ramón hernández [email protected] tips y recomendaciones para crear una solución de...

Ramón Herná[email protected]

Tips y Recomendaciones para crear una solución de Business Intelligence (BI)

exitosa

• Globalización competidores más grandes y fuertes

• Los tratados comerciales en nuestro país han abierto las puertas a nuevos competidores

• Usuarios más sofisticados y selectivos - servicio y calidad

• En este entorno, las compañías que trabajen “inteligentemente” tendrán una ventaja competitva

• Globalización competidores más grandes y fuertes

• Los tratados comerciales en nuestro país han abierto las puertas a nuevos competidores

• Usuarios más sofisticados y selectivos - servicio y calidad

• En este entorno, las compañías que trabajen “inteligentemente” tendrán una ventaja competitva

LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BI EN EL MUNDO ACTUAL

• Su arma secreta es la INFORMACIÓN, específicamente información altamente integrada que les permite:• visualizar en detalle su negocio • optimizar sus procesos• alcanzar sus metas y objetivos

• Las compañías “inteligentes”:• Evitan la “Administración del Caos” – reaccionar, anticipar• Aplican una “Cultura de Prevención de Desastres” – detectan,

resuelven• Visualizan oportunidades• Realizan reingeniería interna

• Su arma secreta es la INFORMACIÓN, específicamente información altamente integrada que les permite:• visualizar en detalle su negocio • optimizar sus procesos• alcanzar sus metas y objetivos

• Las compañías “inteligentes”:• Evitan la “Administración del Caos” – reaccionar, anticipar• Aplican una “Cultura de Prevención de Desastres” – detectan,

resuelven• Visualizan oportunidades• Realizan reingeniería interna

LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BICompañías “Inteligentes”

ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI La “Refinería de Datos”

Acciones

PlanesReglas

ConocimientoTendencias, patrones y excepciones

InformaciónExtracción e Integración

Aprendizaje

Datos

Eventos

Sistemas OperacionalesOLTP

Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI

DWH

OLTP

OLTP

OLTP

ModelarExtraerLimpiar

TransformarCargar

Entorno Data Warehousing Entorno Analítico

ConsultasReportesAnálisisMinería


ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Entorno Data Warehousing

Incr

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1

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Operación

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•Ajustar y adaptar•Desarrollo Incremental•Arquitectura

• Se recomienda que cada proyecto dure de 3 a 4 meses y produzca un valor importante para el negocio

• Se recomienda que cada proyecto dure de 3 a 4 meses y produzca un valor importante para el negocio


ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI

DWH

OLTP

OLTP

OLTP

ModelarExtraerLimpiar

TransformarCargar

Entorno Data Warehousing Entorno Analítico

ConsultasReportesAnálisisMinería


ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Entorno Analítico

Datos Históricos (Data Warehouse)

75%REPORTES¿Qué pasó?

5%PREDECIR

¿Qué pasará?

20%ANALIZAR¿Por qué

pasó?

Sofisticación del Análisis y Herramientas

Dominios del Análisis Táctico y Estratégico

• Decisiones Tácticas, siguiente semana o mes• Decisiones Estratégicas, siguiente semestre o año

• Decisiones Tácticas, siguiente semana o mes• Decisiones Estratégicas, siguiente semestre o año


ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Diferencias en el Diseño (OLTP vs BI)

Sistemas Transaccionales (OLTP)

Solución de Business Intelligence (BI - OLAP)

Automatizar el proceso Soportar la toma de decisiones

Diseñado para ser eficiente - tiempos de respuesta

Diseñado para ser efectivo - información deseada

Estructura al negocio - cambia solo si lo hace el negocio

Se adapta el negocio - para responder nuevas preguntas

Reacciona a eventos Se anticipa a eventos

Optimizado para transacciones Optimizado para consultas

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI

1. Omitir el levantamiento de requerimientos El equipo técnico no levanta requerimientos porque:

Usuarios no saben lo que quieren porque no entienden los aspectos técnicos – IT desarrollo & mantto appls

El equipo de IT piensa que sabe lo que el usuario necesita - reportes Una solución de BI sin la participación del negocio, se hace una

solución de BI de IT que resuelve problemas de IT

2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización Los usuarios tienen múltiples definiciones para el mismo término

– ventas totales Definir cada término desde la perspectiva del negocio – ejemplos

positivos y negativos, pedir siempre definición de términos para detectar diferencias

1. Omitir el levantamiento de requerimientos El equipo técnico no levanta requerimientos porque:

Usuarios no saben lo que quieren porque no entienden los aspectos técnicos – IT desarrollo & mantto appls

El equipo de IT piensa que sabe lo que el usuario necesita - reportes Una solución de BI sin la participación del negocio, se hace una

solución de BI de IT que resuelve problemas de IT

2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización Los usuarios tienen múltiples definiciones para el mismo término

– ventas totales Definir cada término desde la perspectiva del negocio – ejemplos

positivos y negativos, pedir siempre definición de términos para detectar diferencias

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI…

3. Entrevistar a los usuarios incorrectos Se requiere información de todos los niveles de usuarios y grupos

dentro de la organización - solución que de respuestas a toda la organización

4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios El uso de términos técnicos puede dificultar el levantamiento de

requerimientos Evitar discutir con los usuarios sobre temas técnicos – estructura

de bd, diseño físico, herramientas de ETL, OLAP, etc. El equipo técnico se debe esforzar en formular preguntas de

negocio y escuchar respuestas del mismo tipo

3. Entrevistar a los usuarios incorrectos Se requiere información de todos los niveles de usuarios y grupos

dentro de la organización - solución que de respuestas a toda la organización

4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios El uso de términos técnicos puede dificultar el levantamiento de

requerimientos Evitar discutir con los usuarios sobre temas técnicos – estructura

de bd, diseño físico, herramientas de ETL, OLAP, etc. El equipo técnico se debe esforzar en formular preguntas de

negocio y escuchar respuestas del mismo tipo


5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información CRÍTICAS de los usuarios “Quiero todo” – no habrá otro proyecto (incremento), garantía de

éxito Identificar el valor para el negocio de cada dato y el impacto de

no tenerlo – “have to do” y “nice to have”

6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios Definir y utilizar templates para el levantamiento de

requerimientos – consolidar y analizar información, incrementos

5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información CRÍTICAS de los usuarios “Quiero todo” – no habrá otro proyecto (incremento), garantía de

éxito Identificar el valor para el negocio de cada dato y el impacto de

no tenerlo – “have to do” y “nice to have”

6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios Definir y utilizar templates para el levantamiento de

requerimientos – consolidar y analizar información, incrementos


7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información Dar al usuario la oportunidad de revisar en “blanco y negro” los

resultados del levantamiento de requerimientos – cambios, aclaraciones, omisiones, aprobación

8. No prepararse para las entrevistas con usuarios Fallar al definir al inicio el propósito de la entrevista No tener el control del desarrollo de la entrevista – sin script Desarrollar el conjunto de preguntas que se harán

7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información Dar al usuario la oportunidad de revisar en “blanco y negro” los

resultados del levantamiento de requerimientos – cambios, aclaraciones, omisiones, aprobación

8. No prepararse para las entrevistas con usuarios Fallar al definir al inicio el propósito de la entrevista No tener el control del desarrollo de la entrevista – sin script Desarrollar el conjunto de preguntas que se harán


9. Entrevistas deficientes Tomar la primer respuesta de un usuario sin investigar más Permitir que se convierta en una sesión técnica de diseño en

lugar de una sesión de levantamiento de requerimientos

10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos Usar únicamente cuestionarios o encuestas para el levantamiento

de requerimientosNo hay interacción – clarificaciónNo son completados – lo ven poco prioritario o importante

Completar con una sesión de revisión de resultados

9. Entrevistas deficientes Tomar la primer respuesta de un usuario sin investigar más Permitir que se convierta en una sesión técnica de diseño en

lugar de una sesión de levantamiento de requerimientos

10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos Usar únicamente cuestionarios o encuestas para el levantamiento

de requerimientosNo hay interacción – clarificaciónNo son completados – lo ven poco prioritario o importante

Completar con una sesión de revisión de resultados


1. Omitir el levantamiento de requerimientos

2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización

3. Entrevistar a los usuarios incorrectos

4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios

5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información críticas de los usuarios

6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios

7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información

8. No prepararse para las entrevistas con usuarios

9. Entrevistas deficientes

10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos

1. Omitir el levantamiento de requerimientos

2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización

3. Entrevistar a los usuarios incorrectos

4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios

5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información críticas de los usuarios

6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios

7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información

8. No prepararse para las entrevistas con usuarios

9. Entrevistas deficientes

10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos

6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA

1. Establecer la visión y patrocinio• La visión y el patrocinio debe venir de la alta dirección del

negocio – al 100%• El patrocinio jamás debe provenir del área de IT• Haz de tu patrocinador un héroe

2. Evangelizar la visión• Identificar los involucrados claves que pueden hacer fracasar al

proyecto (activa o pasivamente)• Explicar beneficios y que se espera de ellos• No crear expectativas muy altas por el afán de evangelizar

1. Establecer la visión y patrocinio• La visión y el patrocinio debe venir de la alta dirección del

negocio – al 100%• El patrocinio jamás debe provenir del área de IT• Haz de tu patrocinador un héroe

2. Evangelizar la visión• Identificar los involucrados claves que pueden hacer fracasar al

proyecto (activa o pasivamente)• Explicar beneficios y que se espera de ellos• No crear expectativas muy altas por el afán de evangelizar


3. Priorizar portafolio de proyectos de BI• Dividir la solución en varios proyectos, priorizarlos• Ejecutar primero proyectos de alto valor para el negocio• Establecer Comité de BI – negocio e IT, guiar, cambios

prioridades

4. Conseguir recursos suficientes• Más dinero no es una garantía de éxito• Presupuesto vs. Alcance

Reducido vs. Reducido

• Contratar y retener profesionales altamente experimentados y con las habilidades en BI

3. Priorizar portafolio de proyectos de BI• Dividir la solución en varios proyectos, priorizarlos• Ejecutar primero proyectos de alto valor para el negocio• Establecer Comité de BI – negocio e IT, guiar, cambios

prioridades

4. Conseguir recursos suficientes• Más dinero no es una garantía de éxito• Presupuesto vs. Alcance

Reducido vs. Reducido

• Contratar y retener profesionales altamente experimentados y con las habilidades en BI


5. Alinear a los usuarios y el equipo técnico• Asegurar que el negocio y área de IT trabajen como un solo

equipo - procesos, datos• Equipo técnico con conocimiento del negocio - reuniones

6. Generar credibilidad en el sistema• La más elegante y sofisticada solución de BI aporta muy poco

valor al negocio si nadie la usa• Hay pocas maneras de ganar la credibilidad en un sistema, pero

cientos de formas de perderla

5. Alinear a los usuarios y el equipo técnico• Asegurar que el negocio y área de IT trabajen como un solo

equipo - procesos, datos• Equipo técnico con conocimiento del negocio - reuniones

6. Generar credibilidad en el sistema• La más elegante y sofisticada solución de BI aporta muy poco

valor al negocio si nadie la usa• Hay pocas maneras de ganar la credibilidad en un sistema, pero

cientos de formas de perderla

1. Establecer la visión y patrocinio

2. Evangelizar la visión

3. Priorizar portafolio de proyectos de BI

4. Conseguir recursos suficientes

5. Alinear al negocio y equipo técnico

6. Generar credibilidad en el sistema

1. Establecer la visión y patrocinio

2. Evangelizar la visión

3. Priorizar portafolio de proyectos de BI

4. Conseguir recursos suficientes

5. Alinear al negocio y equipo técnico

6. Generar credibilidad en el sistema


INDICADORES DE ÉXITO DE UNA SOLUCIÓN DE BI

• Los siguientes tres atributos identifican a una solución de BI que entrega un valor importante al negocio

¿Mi solución de BI soporta procesos críticos del negocio que corren diariamente?

¿Mis usuarios consideran la solución de BI de misión crítica? (por ejemplo, reportan inmediatamente si el sistema está abajo)

¿En qué grado la solución de BI es utilizada para obtener información necesaria para las juntas de usuarios?

• Los siguientes tres atributos identifican a una solución de BI que entrega un valor importante al negocio

¿Mi solución de BI soporta procesos críticos del negocio que corren diariamente?

¿Mis usuarios consideran la solución de BI de misión crítica? (por ejemplo, reportan inmediatamente si el sistema está abajo)

¿En qué grado la solución de BI es utilizada para obtener información necesaria para las juntas de usuarios?

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