racionalización de procedimientos ayuntamiento de ponferrada

Racionalización de procedimientos

Ayuntamiento de Ponferrada

RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENLALEY11/2007

Exposición de motivos“…adaptar los procedimientos a la nueva realidad que imponen las Nuevas Tecnologías”

Artículo 4. Principio de simplificación administrativa“…reducir de manera sustancial los tiempos y plazos de los procedimientos Administrativos, logrando mayor eficacia y eficiencia…”

Artículo 33. Utilización de medios electrónicos“…bajo criterios de simplificación administrativa, se impulsará la aplicación de medios electrónicos a los procesos de trabajo y la gestión de procedimientos…”


Artículo 34. Criterios para la gestión electrónica“La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos irá siempre precedida de la realización de una análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, en el que se consideran especialmente los siguientes aspectos:

a) La supresión o reducción de la documentación requerida.b) La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e

informaciónc) La reducción de plazos y tiempos de respuestad) La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las

comunicaciones internas”

RacionalizarReducir a normas o conceptos racionales / Organizar la producción o el trabajo de manera que aumente los rendimientos o reduzca los costos con el mínimo esfuerzo

SimplificarHacer más sencillo, más fácil o menos complicado algo

NormalizarRegularizar o poner en orden lo que no lo estaba

Proceso Secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas entre si, precisas para dar respuesta o prestar un servicio al cliente (interno o externo)

Procedimiento (administrativo)Es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la consecución de un fin


Gestión funcional vs. Gestión por procesos

Elementos de comparación Gestión funcional Gestión por procesos

Estructura organizativa Jerárquica Sistémica

Resultados Orientados al procedimiento Orientados al ciudadano

¿Qué se debe comprender? El trabajo El proceso

Colaboración Hacer mi trabajo Trabajar en equipo

Pregunta frente a un problema ¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió el error?

Solución al problema Cambiar el empleado Mejorar el proceso

¿Qué se evalúa? El individuo El proceso

Orientación a la gestión por procesosSe abandona la gestión funcional y se adopta una gestión por procesos, donde la administración tiene una figura de facilitadora de servicios con destino a sus clientes, los ciudadanos.


Interpretación global de la LAECSPEnfoque principalmente tecnológico a su aplicación, dejando en segundo plano las implicaciones organizativas y funcionales


Ejemplo. Lo que no debemos hacerProyecto de integración de la Factura Electrónica en la gestión contable del Ayuntamiento de Ponferrada

Enfoque tecnológico• Implantación de un gestor documental, workflow y firma electrónica integrados con la

gestión contable• Herramienta muy potente• No se analiza el proceso y se intenta implantar el procedimiento desde un punto de

vista tecnológico con una gestión claramente funcional (no orientada al proceso)

Implementación inicialLA TEORÍA



Resultado finalLA PRÁCTICA

“La administración ha entrado en el siglo XXI con la estructura organizativa y un modelo de gestión del siglo XIX y con las tecnologías del siglo XXI”


ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

ADMINISTRACIÓNELECTRÓNICA

RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENELMARCODELPROYECTOPONFERRADADIGITAL


Actuación 4. Normalización de procesos internos del Ayuntamiento“La racionalización y simplificación de los procedimientos internos del ayuntamiento facilita la propia gestión de estos procedimientos y permite la progresiva automatización de los mismos y su integración en la administración electrónica.El proceso de normalización conllevará la creación de un inventario automatizado de procedimientos, la simplificación de los mismos y la posterior informatización de estos”

Análisis de riesgos y estudio de viabilidad• Prepuesto limitado. Proyecto orientado a un número determinado de procedimientos.• Informatizar los procedimientos. Adquirir herramienta de workflow que permita

implantar los flujos definidos. Esta herramienta debería estar integrada con el resto de aplicaciones del backoffice (gestor de expedientes, gestor documental, firma electrónica, registro de entrada salida, terceros, contabilidad, etc.) ya que tiene que invocar a estas herramientas

• Integración con el frontoffice.

Proyecto de Racionalización de Procedimientos en Ponferrada Digital

Contrato de racionalización de 20 procedimientos administrativos.

Contrato para el suministro de un gestor de expedientes con soporte de herramientas workflow basadas en la metodología BPM (Business Process Management) y la implantación en el mismo de todos los procedimientos normalizados, así como la integración con todas la herramientas de backoffice y frontoffice implicadas.



En un plan de adaptación a la ley 11/2007 o cualquier otro proyecto de implantación de administración electrónica hay tener una visión global de todas las actuaciones así como las interacciones entre ellas


Fases del proyecto

• Inventariar los procedimientos objeto de normalización y mejora

• Diagnosticar y analizar los procedimientos seleccionados

• Elaborar la propuesta de mejoras a los actuales procedimientos

• Diseñar los nuevos procedimientos• Elaborar el manual de procedimientos• Elaborar el manual de normalización de

documentos• Implantación


Inventariar los procedimientos objeto de normalización y mejora

Para esta tarea se utilizaron herramientas de priorización de procesos, concretamente una Matriz de Selección Ponderada.

Metodología

1. Elaborar un catálogo de procedimientos.2. Seleccionar por consenso los criterios más importantes en base a los cuales se van a

priorizar los procedimientos. 3. A cada criterio se le asigna un peso, normalmente entre 1 y 10, en función del

impacto que se le supone a cada criterio. 4. Para cada procedimiento se considera en que medida satisface cada uno de los

criterios, puntuando estos del 0 al 10.5. La puntación dada a cada procedimiento se multiplica por el peso del criterio

correspondiente y se coloca en la celda. 6. Se suman las puntuaciones de cada procedimiento y se seleccionan los que mayor

puntuación hayan obtenido.


Criterio Expedientes/año

Complejidad Impacto en los ciudadanos

Impacto en la organización

TOTAL

Peso 8 7 10 9

Procedimientos

A 10

80

0

0

4

40

7

63183

B 7

56

8

56

5

50

5

45207

C 5

40

7

49

1

10

9

81180

…

Z 1

8

10

70

1

10

10

90178

Ejemplo de matriz de selección de los procedimientos


Procedimientos seleccionados

Contratación: • Procedimiento de Contrato Menor de Suministro y Servicio. • Procedimiento de Contrato Menor de Obras. • Procedimiento de Gasto Menor de Suministro, Servicio y Obras (según el importe fijado en las Bases de Ejecución

del presupuesto).• Procedimiento de Negociado sin publicidad de Suministro y Servicio. • Procedimiento de Negociado sin publicidad de Obras. • Procedimiento de Negociado con publicidad de Suministro y Servicio. • Procedimiento de Negociado con publicidad de Obras. • Procedimiento abierto de suministro/servicios. • Prórroga de contratos.

Urbanismo: • Licencia urbanística de Obra menor. • Licencia de apertura de actividades sujetas a comunicación. • Licencia de apertura de actividades sujetas a licencia ambiental y apertura con calificación. • Licencia de apertura de actividades sujetas a licencia ambiental y apertura sin calificación. • Licencia cambio de titular. • Licencia urbanística de obras de nueva construcción. Obra Mayor. • Licencia de primera ocupación de inmuebles.

Vía pública: • Licencias para terrazas de veladores • Licencia de ocupación vía pública

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