quinta cumbre de las amÉricas · el uso personal, libre de impuestos. estos productos se limitan...

Distribución: General Fecha: 26 de enero de 2009

Original: Inglés

QUINTA CUMBRE DE LAS AMÉRICAS Puerto España, Trinidad y Tobago

17 al 19 de abril de 2009

Boletín Informativo No. 2

Quinta Cumbre de las Américas Boletín Informativo No. 2 2

ÍÍÍNNNDDDIIICCCEEE

1. PROPÓSITO .......................................................................................................................................4 2. REQUISITOS PARA INGRESAR A LA REPÚBLICA DE TRINIDAD Y TOBAGO...........................................5

PASAPORTES .........................................................................................................................................5 VISAS ..................................................................................................................................................5 VACUNACIONES .....................................................................................................................................6

3. SEDE DE LA CUMBRE .........................................................................................................................6 4. ÁREA DE SERVICIOS GENERALES........................................................................................................6 5. TRANSPORTE AÉREO ..........................................................................................................................8

AEROLÍNEAS COMERCIALES........................................................................................................................8 AERONAVES NO COMERCIALES ...................................................................................................................8 ESTACIONAMIENTO DE AERONAVES NO COMERCIALES ......................................................................................9 CARGA DE COMBUSTIBLE PARA AERONAVES NO COMERCIALES ............................................................................9

6. INGRESO DE BIENES LIBRES DE IMPUESTO DE ADUANA (DUTY FREE)..............................................10 7. IMPORTACIÓN Y USO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIONES...........................................................10

REQUISITOS DE LA POLICÍA ......................................................................................................................10 REQUISITOS ADUANEROS ........................................................................................................................11

8. RECEPCIÓN EN EL AEROPUERTO ......................................................................................................12 RECEPCIONES DE BIENVENIDA ..................................................................................................................12

9. COORDINADOR DE DELEGACIÓN.....................................................................................................13 10. EQUIPAJE .......................................................................................................................................13 11. OFICIALES DE PROTOCOLO Y ENLACE ............................................................................................14 12. TRANSPORTE.................................................................................................................................16 13. ACREDITACIÓN ..............................................................................................................................16

REGISTRO PREVIO A LA CONFERENCIA.........................................................................................................16 ACREDITACIÓN EN EL LUGAR ....................................................................................................................17 ACREDITACIÓN DE VEHÍCULOS ..................................................................................................................18 ACREDITACIÓN DE LOS MEDIOS.................................................................................................................18

14. ACCESO A LA SEDE OFICIAL DE LA CUMBRE ...................................................................................20 ACCESO A REUNIONES/EVENTOS OFICIALES ................................................................................................20

15. ALOJAMIENTO...............................................................................................................................21 HOTEL DESIGNADO PARA LOS JEFES DE ESTADO Y/O DE GOBIERNO O JEFES DE DELEGACIÓN ....................................22 ORGANIZACIONES INTERNACIONALES MIEMBROS DEL GRUPO DE TRABAJO CONJUNTO DE CUMBRES (GTCC) ..............22 RESERVAS ...........................................................................................................................................22 CRUCEROS ..........................................................................................................................................23 ALOJAMIENTO PARA LOS MEDIOS: .............................................................................................................24

16. TELECOMUNICACIONES.................................................................................................................24 17. INSTALACIONES DE LOS MEDIOS ....................................................................................................25

ÁREAS DE TRABAJO Y CUBÍCULOS EN EL CENTRO DE MEDIOS ............................................................................26 INTERPRETACIÓN ..................................................................................................................................26


TRANSPORTE PARA LOS REPRESENTANTES DE LOS MEDIOS ...............................................................................26 ACCESO A LAS INSTALACIONES DE LA CUMBRE ..............................................................................................26 CANAL DE LAS AMÉRICAS........................................................................................................................27

18. SEGURIDAD ...................................................................................................................................27 19. SERVICIOS MÉDICOS......................................................................................................................28 20. ACCESO PARA PERSONAS CON DISCAPACIDADES..........................................................................28 21. FOROS PREVIOS A LA CUMBRE ......................................................................................................28

FORO DEL SECTOR PRIVADO .....................................................................................................................29 FORO DE LA SOCIEDAD CIVIL....................................................................................................................29 FORO DE LOS JÓVENES DE LAS AMÉRICAS ....................................................................................................29

22. “REVERDECIMIENTO” DE LA QUINTA CUMBRE DE LAS AMÉRICAS .................................................30 23. ANEXOS..........................................................................................................................................31

ANEXO A: PROGRAMA PROVISIONAL PARA LOS JEFES DE ESTADO Y/O DE GOBIERNO, O JEFES DE DELEGACIÓN – JUEVES, 16 DE ABRIL – LUNES, 20 DE ABRIL DE 2009 ...............................................................................................31 ANEXO B: PROGRAMA PROVISIONAL PARA CÓNYUGES..................................................................................33 ANEXO C: DIRECTRICES DE BUENA FE PARA LOS REPRESENTANTES DE LOS MEDIOS ..............................................34 ANEXO D: PLANOS..............................................................................................................................36 ANEXO E: SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES OFRECIDOS POR TSTT .............................................................41


1. Propósito El propósito de este boletín es ofrecer información detallada logística sobre la Quinta Cumbre de las Américas, que se celebrará del 17 al 19 de abril de 2009, en Puerto España, República de Trinidad y Tobago.


2. Requisitos para ingresar a la República de Trinidad y Tobago

Pasaportes

Todos los participantes en la Quinta Cumbre de las Américas deberán tener un pasaporte válido y llenar la Tarjeta de Entrada y Salida (TES) para ingresar a la República de Trinidad y Tobago. Esta tarjeta será suministrada por las aerolíneas comerciales a su arribo al país. Para las personas que viajen en aviones no comerciales, habrá personal designado en el Aeropuerto Internacional Piarco para suministrarles esta tarjeta y ayudarles a completarla.

Visas

Los portadores de pasaportes de los siguientes países deberán obtener visa para ingresar a la República de Trinidad y Tobago:

Bolivia Haití Paraguay

No se requiere visa para ingresar a la República de Trinidad y Tobago a los portadores de pasaportes de los siguientes países, hasta por un periodo de noventa (90) días, en viaje de vacaciones o de negocios:

Argentina Brasil Canadá Chile Colombia Costa Rica Ecuador El Salvador Estados Unidos de América Guatemala Honduras México Nicaragua Panamá Perú República Dominicana Uruguay Venezuela

No se les requiere visas a los ciudadanos de la CARICOM, excepto Haití.


Los Delegados que se encuentren en tránsito en otro país deberán ponerse en contacto con las autoridades de migración pertinentes, con respecto a los requisitos de visa.

Vacunaciones

Los viajeros provenientes de países con riesgo de transmisión de fiebre amarilla, deberán poseer un certificado de vacuna contra fiebre amarilla, salvo los menores de un año de edad. 3. Sede de la Cumbre El Hyatt Regency Trinidad y el Diplomatic Centre han sido identificados como la sede oficial de la Quinta Cumbre de las Américas. Sus direcciones son las siguientes: Hyatt Regency Trinidad1 No. 1 Wrightson Road Port of Spain República de Trinidad y Tobago www.trinidad.hyatt.com Diplomatic Centre La Fantasie Road St Anns Port of Spain República de Trinidad y Tobago 4. Área de servicios generales Para atender todas las necesidades de logística de las personas que participan en la Quinta Cumbre de las Américas, se establecerá un área de servicios generales en el International Financial Centre (IFC), el cual está ubicado en el mismo complejo del Hyatt Regency Trinidad en la siguiente dirección: International Financial Centre No. 1 A Wrightson Road Port of Spain República de Trinidad y Tobago

1 Los planos del Hyatt Regency Trinidad están en los Anexos D3 y D4.


Los siguientes servicios estarán disponibles en el IFC:

Escritorios de información: Habrá escritorios de información en el área de servicios generales en el International Financial Centre. También se podrá obtener información en los escritorios de los conserjes y en los mostradores de recepción en los hoteles designados.

Cajeros automáticos (ATMs): Habrá servicio de cajeros automáticos las 24

horas del día para las transacciones en efectivo. Se aceptarán todas las principales tarjetas de crédito.

Cambio de moneda: Habrá servicio para el cambio de moneda. Para este tipo

de transacciones se deberá presentar el pasaporte.

Servicios de correo y mensajería: Habrá servicio de correo y de distribución de documentos y paquetes.

Agencia de viajes: Habrá una agencia de viajes accesible para manejar todos los

arreglos de viaje.

Alquiler de vehículo: Habrá un servicio de alquiler de automóviles disponible para los participantes.

Alquiler y compra de teléfonos móviles: Habrá disponible servicios de alquiler

y venta de teléfonos móviles, junto con la venta de tiempo en el aire a través de tarjetas prepagas para celulares.

Oficinas para las Delegaciones: Cada delegación dispondrá de una oficina

equipada con una (1) computadora, una (1) impresora y una (1) línea telefónica para llamadas locales. Los arreglos para hacer llamadas internacionales deberán ser realizados por cada delegación y éstas serán responsables por su costo, de conformidad con los procedimientos que constan en la Sección 13 de este Boletín.

Las Delegaciones que requieran espacio o equipo adicional se deberán poner en contacto a más tardar el 28 de febrero de 2009, con la persona que se menciona a continuación: Sra. Meera Ramesar Jefa de Alojamiento [email protected]


5. Transporte aéreo

Aerolíneas comerciales

A continuación se presenta la lista de las aerolíneas que operan en Trinidad y Tobago. Se aconseja a los participantes en la Quinta Cumbre de las Américas que utilicen aerolíneas comerciales y que hagan sus reservas con la debida antelación para asegurar su fecha de viaje. AEROLÍNEAS AIR TAHOMA INC. AIRBORNE EXPRESS INC. AMERICAN AIRLINES INC. AMERICAN EAGLE INC. AMERIFLIGHT INC. AMERIJET INTERNATIONAL AVIONES DE ORIENTE BRITISH AIRWAYS BRITISH AIRWAYS CARIBBEAN AIRLINES COMPANIA PANAMENA DE AVIACISA CONTINENTAL AIRLINES INC CONVIASA CORPORATE AIR INC. DELTA KING FISHER AIR SERVICES LEEWARD ISLANDS AIR TRANSPORT RORAIMA AIRWAYS SKY SERVICE SPIRIT SURINAAMSE LUCHTVAART MAATSCHAPPIJ VENEZOLANA SERVICIOS EXPRESOS DE CAREGA

Aeronaves no comerciales

Para ingresar al territorio de la República de Trinidad y Tobago en aviones no comerciales se requiere la aprobación del Gobierno. Las Delegaciones deberán hacer los arreglos de sobrevuelo y de aterrizaje de aeronaves antes del 28 de febrero de 2009, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Trinidad y Tobago, y luego deberán informar a la Secretaría Nacional a través del Director de Protocolo.


Sr. Carl Francis Director de Protocolo [email protected] Las Delegaciones serán responsables por todos los arreglos relacionados con el uso de aeronaves no comerciales, incluido el servicio de tierra y de combustibles, así como por todos los gastos incurridos en este proceso. Cuando se requiera, se harán arreglos para facilitar el estacionamiento de aeronaves en el Aeropuerto Internacional Piarco. Se solicita a las Delegaciones que hagan estos arreglos con las Autoridades de los Aeropuertos de la República de Trinidad y Tobago, a más tardar el 28 de febrero de 2009.

Estacionamiento de aeronaves no comerciales

El Aeropuerto Internacional Piarco, Caroni North Bank Road, Trinidad, ha sido designado como el punto de entrada y partida de para los Jefes de Estado y/o de Gobierno y las Delegaciones que asisten a la Quinta Cumbre de las Américas (Véase el Anexo D1 que presenta un mapa en el cual se indica la ubicación del Aeropuerto Internacional Piarco en relación con la sede de la Cumbre). Se están haciendo arreglos para facilitar el estacionamiento de los aeronaves no comerciales en el Aeropuerto Internacional Piarco (Véase en el Anexo D2 el plano de las terminales y el estacionamiento en el Aeropuerto Internacional Piarco). En el caso que se necesite más espacio, en el Boletín Nro. 3 se brindará información sobre los detalles de arreglos alternativos. El Aeropuerto Internacional Piarco tiene dos terminales principales, la Terminal Norte y la Terminal Sur. Se ha designado a la Terminal Norte como el punto principal de arribo y partida de las Delegaciones y de todas las aerolíneas comerciales, en tanto que la Terminal Sur ha sido designada como el único punto de arribo y partida para los Jefes de Estado y/o de Gobierno y sus acompañantes en sus respectivas aeronaves privadas (Véase en el Anexo D2 el plano de las terminales).

Carga de combustible para aeronaves no comerciales

La carga de combustible será facilitada de la siguiente manera:

1. Con Tarjetas de Combustible (se brindarán detalles en el Boletín Nro. 3) 2. Contacto directo con la National Petroleum Company Limited of Trinidad

and Tobago (NP). Hay información disponible en la página de la NP en la web, en http://www.np.co.tt/; y

3. Contacto directo con World Fuel Services o Chevron Texaco.


6. Ingreso de bienes libres de impuesto de aduana (Duty free) La República de Trinidad y Tobago permite que los visitantes ingresen artículos para su uso personal. Estos artículos están exentos de impuestos aduaneros si son declarados al arribar y se llevan consigo al salir del país. Entre estos artículos personales se incluyen, ropa, computadoras personales y máquinas fotográficas. También se permite el ingreso de una cantidad limitada de bebidas alcohólicas y productos de tabaco para el uso personal, libre de impuestos. Estos productos se limitan de la siguiente manera: Bebidas alcohólicas (cantidad limitada por persona):

vinos o licores que no excedan 1,5 litros Productos de tabaco (cantidad limitada por persona):

tabaco que no exceda los 250 gramos o cigarros que no excedan un límite de 50 o cigarrillos que no excedan un límite de 200 cigarrillos

Las Delegaciones que deseen ingresar una cantidad superior a las mencionadas, deberán notificar a la Secretaría Nacional, por lo menos dos semanas antes de su arribo a la República de Trinidad y Tobago. 7. Importación y uso de armas de fuego y municiones La importación y uso de armas de fuego y municiones por parte del personal de seguridad está sujeta a los siguientes procedimientos:

Requisitos de la policía

Se deberá presentar una solicitud al Comisionado de la Policía para obtener un Permiso de Importación de Armas de fuego, en el que conste la cantidad, tipo, número de serie y calibre de las armas de fuego y municiones. También se debe presentar una solicitud al Comisionado de la Policía para obtener una Licencia para Usar Armas de Fuego. La solicitud deberá ser acompañada por dos (2) fotografías en colores tipo pasaporte de la persona a quien se le otorgará la licencia, quien deberá firmar la solicitud. Además, para volver a sacar el arma de fuego del país, se deberá presentar una solicitud al Comisionado de la Policía, describiendo el tipo, calibre, número de serie, razón y destino del arma y de las municiones. Este trámite es necesario para todas las armas de fuego que salgan del país.


En el Boletín Nro. 3 se incluirá toda la documentación requerida para la presentación de estas solicitudes. Estos formularios deberán presentarse con una carta del Ministerio de Relaciones Exteriores, indicando las fechas y horas de arribo y partida del personal de seguridad. Los formularios de solicitud deberán ser presentados para su trámite y aprobación por lo menos un (1) mes antes del inicio de la Cumbre. Sin embargo, se aconseja que las solicitudes sean presentadas con antelación para asegurar su trámite antes del arribo de las Delegaciones. El Comisionado de la Policía asignará a un oficial de policía de alto rango para entregar los permisos y certificados al personal de seguridad a su arribo a la República de Trinidad y Tobago, antes de su presentación ante las autoridades aduaneras. Una vez que se entreguen los documentos aprobados, el personal portador de armas deberá mantenerlos y llevarlos consigo mientras se encuentre en la República de Trinidad y Tobago y los deberán devolver al Oficial de Aduanas designado, en el punto de partida. Se debe señalar que la Sección 34 (1) de la Ley sobre Armas de Fuego de la República de Trinidad y Tobago, considera un delito que cualquier persona sin la autorización legal correspondiente, porte o tenga bajo su control personal, un arma de fuego o municiones, al abordar o intentar abordar o al desembarcar de cualquier medio de transporte aéreo.

Requisitos aduaneros

La Sección 17 de la Ley sobre Armas de Fuego de Trinidad y Tobago le otorga al Comisionado de la Policía la discreción para otorgar todas las licencias, certificados o permisos relacionados con la importación, exportación y porte de cualquier tipo de armas y municiones. Además, la Sección 31 (1) establece que ninguna persona podrá importar a la República de Trinidad y Tobago un arma de fuego o municiones, excepto de conformidad y sujeto a las condiciones previstas en el Permiso de Importación de Armas. Al arribar al país, tanto el Capitán/Master de la aeronave o embarcación y el pasajero que importa el/los artículo(s) deberán declararlos en la División de Aduanas e Impuestos. El pasajero deberá declarar el/los artículo(s) en su Formulario de Arribo del Pasajero y el Capitán/Master deberá hacer la declaración en el manifiesto de vuelo y entregarlo al Oficial de Aduanas autorizado.


La División de Aduanas e Impuestos deberá hacer una inspección física total de las armas de fuego para verificar el tipo, cantidad y, cuando corresponda, número de serie de los artículos de conformidad con el permiso de importación antes de ser admitidos. También se deberá obtener una licencia de exportación para volver a sacar el arma de fuego y las municiones fuera del país, junto con una inspección física. Las armas de fuego y municiones que se encuentren a bordo de aeronaves o embarcaciones militares están exentas del requisito antes mencionado. Una vez que se haya cumplido con todos estos requisitos, la División de Aduanas e Impuestos facilitará el trámite correspondiente en forma oportuna y expedita. 8. Recepción en el aeropuerto Se llevará a cabo una Ceremonia de Bienvenida breve, en el Aeropuerto Internacional Piarco para todos los Jefes de Estado y/o de Gobierno y sus cónyuges. Otos miembros de las Delegaciones serán recibidos en el aeropuerto. Se proveerá transporte para sus respectivos hoteles.

Recepciones de bienvenida

Las recepciones de bienvenida para los Jefes de Estado y/o de Gobierno y sus cónyuges incluirán la participación de los principales representantes del Gobierno de la República de Trinidad y Tobago, y el respectivo Jefe de Misión acreditado ante la República de Trinidad y Tobago. Los Representantes de las Misiones Diplomáticas y Consulares que deseen dar la bienvenida a otros delegados deberán dirigir sus solicitudes al Director de Protocolo de la Secretaría Nacional, con por lo menos dos semanas antes del arribo de estos pasajeros, de forma de hacer los arreglos correspondientes para que puedan tener acceso a las áreas restringidas. El número de representantes por Misión se limitará a dos (2) personas. Para coordinar los arribos y partidas, se deberá suministrar al Director de Protocolo de la Secretaría Nacional la información siguiente:

Los itinerarios de vuelo; Información correspondiente a los vuelos no comerciales; y Número y composición de las Delegaciones que acompañan al Jefe de Estado

y/o de Gobierno.


Toda la información deberá ser enviada a la Secretaría Nacional a través del Director de Protocolo. La persona que será el punto de contacto en la Secretaría Nacional para todas las cuestiones relacionadas con la Recepción en el Aeropuerto Internacional Piarco es: Sr. Carl Francis Director de Protocolo [email protected] 9. Coordinador de Delegación Todas las Delegaciones deberán designar un Coordinador de Delegación (CD), quien actuará como el punto oficial de contacto para la coordinación de todos los aspectos de logística para la participación de la Delegación en la Cumbre. Este coordinar tendrá total responsabilidad por la acreditación de los delegados y será la única persona autorizada para verificar dicha acreditación. Asimismo, el CD tendrá también la responsabilidad general por los arreglos de alojamiento y equipaje. Se solicita a los países que tengan a bien presentar el nombre e información correspondiente a su respectivo Coordinador de Delegación, a más tardar el 8 de febrero de 2009. 10. Equipaje Se recomienda que cada Delegación designe un Coordinador de Equipajes para que trabaje estrechamente con el Coordinación de Delegación y sea responsable por recibir el equipaje de los delegados y acompañarlo hasta su alojamiento respectivo. La Secretaría Nacional distribuirá tarjetas especiales para el equipaje a los delegados con antelación a su arribo a la República de Trinidad y Tobago. Jefes de Estado y/o de Gobierno El equipaje de cada Jefe de Estado y/o de Gobierno o Jefe de Delegación será trasladado en vehículos que se les asignará y la responsabilidad le corresponderá a su servicio de seguridad. Delegados El Coordinador de Equipajes será responsable por acompañar el equipaje a través del proceso de revisación y recibirá la asistencia de personal para movilizarlo durante ese procedimiento.


Se proveerán vehículos en el Aeropuerto Internacional Piarco para transportar el equipaje de los delegados a los hoteles y cruceros. El Coordinador de Equipajes acompañará el equipaje de los delegados desde el área de revisación hasta los vehículos y luego a los hoteles respectivos. El equipaje de los delegados que se hospeden en los cruceros será depositado en un lugar seguro en el puerto de Puerto España, antes de ser enviado a las habitaciones de los delegados. 11. Oficiales de protocolo y enlace Se designarán Oficiales de Protocolo y Enlace para facilitar la comunicación entre las Delegaciones y la Secretaría Nacional. Se designarán Oficiales de Protocolo y/o de Enlace a cada delegación de la siguiente manera:

1 Oficial de Protocolo para el Jefe de Estado y/o de Gobierno o Jefe de Delegación;

1 Oficial de Protocolo para el cónyuge del Jefe de Estado y/o de Gobierno; 1 o 2 Oficiales de Enlace para los otros miembros de cada delegación, sujeto al

número de delegados. Los nombres de los Oficiales de Protocolo y/o de Enlace serán suministrados al Coordinador de Delegación a su arribo en la República de Trinidad y Tobago. Los Oficiales de Enlace serán presentados a sus respectivas Delegaciones al llegar al hotel respectivo. Entre los servicios que prestarán los Oficiales de Enlace se incluyen los siguientes:

Facilitar la comunicación entre la Delegación y la Secretaría Nacional; Prestar apoyo logístico a las Delegaciones que participen en la Cumbre; Brindar información a las Delegaciones relacionada con, inter alia, reuniones,

lugares donde se llevan a cabo los eventos, hoteles, programas, ajustes de la hora, transporte, información sobre vuelos, cuestiones de seguridad, proceso de acreditación y eventos sociales y culturales; y

Suministrar información general sobre Trinidad y Tobago, y en particular sobre su capital, Puerto España.

Todas las preguntas relacionadas con los Oficiales de Protocolo y/o Enlace deberán ser dirigidas al Director de Protocolo:


Sr. Carl Francis Director de Protocolo [email protected]


12. Transporte El Gobierno de la República de Trinidad y Tobago proporcionará vehículos oficiales a las siguientes personas:

Cada Jefe de Estado y/o de Gobierno, o Jefe de Delegación; Cónyuge Jefe de Estado y/o de Gobierno; Ministros de Relaciones Exteriores, y Jefes de Organizaciones Internacionales.

Los vehículos oficiales estarán a disposición desde el momento del arribo hasta la partida. Habrá un servicio de cortesía de autobuses entre el Aeropuerto Internacional Piarco y los hoteles designados, para los delegados, representantes de los medios y organizaciones acreditadas para este evento. Además, habrá un servicio de autobuses expresos entre los hoteles designados y la sede de la Cumbre. 13. Acreditación Todas las personas que participen en la Cumbre de las Américas deberán ser acreditadas por la Secretaría Nacional. Se expedirá a cada participante una tarjeta de identificación no transferible. Esta tarjeta deberá ser colocada en un lugar claramente visible, todo el tiempo, para poder acceder a los lugares oficiales de la Cumbre. Las Delegaciones deberán tener en cuenta que se otorgarán diferentes niveles de acceso a los lugares de celebración de la Cumbre y a los eventos que se realicen.

Registro previo a la conferencia

A fin de garantizar su acreditación, cada participante deberá registrarse antes del 15 de marzo de 2009. Los formularios de acreditación que se reciban después de esta fecha límite estarán sujetos a demoras para ser procesados y la Secretaría Nacional no garantiza que esa acreditación pueda ser realizada a tiempo para la Cumbre. Se podrá registrar “on-line”. La Secretaría Nacional suministrará a cada Coordinador de Delegación la dirección electrónica, el código y la clave requeridos para registrar a todos los participantes de su Delegación. El registro de delegados deberá estar autorizado por el CD para que pueda procederse con el trámite correspondiente. El registro de los delegados “on-line” comenzará el 15 de febrero de 2009. La información correspondiente al enlace en Internet será suministrado el 9 de febrero de 2009. Todas las preguntas relacionadas con la acreditación deberán dirigirse a:


Sr. Wayne Ngui Jefe de Acreditación [email protected] El Jefe de Acreditación también actuará como punto de contacto para el CD en la Secretaría Nacional. El CD y el Jefe de Acreditación se mantendrán en contacto regular durante todo el proceso de acreditación, a fin de facilitar el registro de los delegados y asegurar la exactitud de la información suministrada. El CE deberá proporcionarle al Jefe de Acreditación la siguiente información:

Nombre e información de contacto del Coordinador de Delegación; Formularios de acreditación completos de cada delegado; Itinerarios de viaje, arribos/partidas; Información sobre aeronaves State/Dedicated; y Lista del orden de precedencia de la Delegación.

Los Coordinadores de Delegación deberán adjuntar una fotografía digital de cada una de las personas registradas. Las fotografías deberán cumplir don las siguientes especificaciones:

Formato JPEG, no mayor de 50KB; De color y de tamaño para pasaporte (50 mm x 70 mm); Tomada durante los últimos seis meses; La imagen debe ser clara, bien definida y limpia; La imagen debe ser contrastada con un fondo de color claro, fondo liso, y debe

ocupar por lo menos dos tercios del espacio; El nombre del archivo de las fotografías digitales deberá ser identificado así:

apellido_nombre_fecha de nacimiento; Todas las fotografías impresas deberán ser identificadas en el reverso con el

apellido, el nombre y la fecha de nacimiento. Las Tarjetas de Identificación (TI) de los participantes que se hayan acreditado antes de su arribo al país, serán entregadas al CD al llegar a Puerto España. Se le fijará una cita al CD en el Centro de Acreditaciones y allí se verificarán y firmarán todas las TI y el CD las recibirá para su distribución a los delegados. Se le solicitará al CD que se identifique con el personal de Acreditación, presentando su pasaporte o una identificación oficial. Después de recibir sus tarjetas de identificación en el lugar de la Conferencia, se le entregará a cada delegado un paquete de información.

Acreditación en el lugar

Habrá un Centro de Acreditación ubicado en Puerto España durante el evento para tratar cualquier asunto relacionado con la acreditación. Estará en funcionamiento del


13 al 19 de abril de 2009. En el Boletín Nro. 3 se informará sobre el horario de funcionamiento. Aquellos delegados que arriben a Puerto España sin la acreditación previa podrán dirigirse al Centro de Acreditación donde se les facilitará el trámite. El CD deberá acompañarlos al Centro a fin de autorizar el inicio del proceso de acreditación, el cual se llevará a cabo una vez que él haya firmado el formulario de registro del delegado. Una vez que el CD haya autorizado la acreditación, el delegado deberá aproximarse al mostrador donde se tomará la fotografía, previa presentación de su pasaporte o identificación oficial válidos. Al mismo tiempo se hará el ingreso de datos. El personal del Centro de Acreditación le entregará al delegado su Tarjeta de Identificación (TI). Por cualquier modificación de las tarjetas impresas o para informar sobre una tarjeta perdida o sustraída, los delegados deberán presentar la información pertinente en persona en el Centro de Acreditación.

Acreditación de vehículos

Todos los vehículos que se vayan a utilizar en las actividades relacionadas con la Quinta Cumbre de las Américas, salvo aquellos que hayan sido designados oficialmente a las Delegaciones, deberán ser registrados en la Secretaría Nacional. El CD será responsable por estos arreglos en el Centro de Acreditación. Sólo los vehículos acreditados podrán tener acceso a la zona de seguridad donde se celebra la Cumbre.

Acreditación de los medios

Los miembros de los medios que desean cubrir la Quinta Cumbre de las Américas deberán tener en cuenta lo siguiente:

Los formularios de acreditación estarán disponibles en tres categorías: medios nacionales, de CARICOM y medios internacionales;

Los formularios estarán disponibles en la página de la Quinta Cumbre de las Américas en la web y cada miembro de los medios podrá obtenerlos, completarlos y firmarlos antes de su presentación en el Centro de Acreditación de la Secretaría Nacional;

Al firmar el formulario se autoriza a la Secretaría Nacional a conducir una investigación de antecedentes para fines de seguridad, lo cual es un requisito para otorgar una acreditación a los participantes;


Cada representante de los medios deberá cumplir con las directrices de buena fe de la Secretaría Nacional (Favor véase el Anexo F); y

Una vez que se cumpla con los criterios de buena fe y seguridad, el Jefe de Acreditación enviará un mensaje al representante de los medios informándole que su acreditación ha sido aprobada.

Junto con el formulario de acreditación, cada representante de los medios deberá adjuntar una fotografía digital de la persona que se va a registrar. Las fotografías deberán cumplir con las siguientes especificaciones:

Formato JPEG, no mayor de 50KB; De color y de tamaño para pasaporte (50 mm x 70 mm); Tomada durante los últimos seis meses; La imagen debe ser clara, bien definida y limpia; La imagen debe ser contrastada con un fondo de color claro, fondo plano, y

debe ocupar por lo menos dos tercios del espacio; El nombre del archivo de las fotografías digitales deberá ser identificado así:

apellido_nombre_fecha de nacimiento; Todas las fotografías impresas deberán ser identificadas en el reverso con el

apellido, el nombre y la fecha de nacimiento. Habrá un Centro de Acreditación para los Medios ubicado en Puerto España en un lugar que se confirmará por medio del Boletín Nro.3. Estará en funcionamiento del 13 al 19 de abril de 2009. En el Boletín Nro. 3 se informará sobre el horario de funcionamiento. Al arribar a Puerto España, cada representante de los medios deberá presentarse al Centro de Acreditación e identificarse con un documento válido que tenga su fotografía, a fin de obtener su Tarjeta de Identificación para asistir a la Cumbre. En ese momento se les distribuirá un paquete con información. Los representantes de los medios que no se hayan registrado con antelación o cuya información de acreditación es incompleta, se podrán acreditar en el lugar. Deberán presentar una identificación válida con una fotografía para procesar su solicitud. Por mayor información sobre la acreditación de los medios, sírvase ponerse en contacto con: Sr. Wayne Ngui Jefe de Acreditación [email protected]


14. Acceso a la sede oficial de la Cumbre El acceso a los lugares oficiales de la Cumbre (indicados en la Sección 2 de este Boletín) será controlado a través del proceso de acreditación. Todas las Delegaciones que participen en la Cumbre deberán acreditarse de conformidad con el procedimiento oficial de acreditación. El acceso a las sesiones plenarias será restringido a un máximo de cinco personas por delegación. Los Jefes de Estado y/o de Gobierno y los Ministros de Relaciones Exteriores recibirán una insignia especial de identificación. Se suministrarán tres pases especiales a los otros miembros de la delegación. Las personas que no tengan pases especiales no podrán ser admitidas a las sesiones plenarias. Dos de estos pases especiales serán transferibles de manera que se les permita a los delegados alternos ingresar al salón de plenarias. Además, se expedirán dos pases por delegación para poder acceder a la sala de espera para los delegados alternos, junto al salón de plenarias. El acceso a los lugares de los eventos oficiales durante la Quinta Cumbre de las Américas será restringido por razones de seguridad y lo mismo ocurrirá con los hoteles designados a las diferentes Delegaciones. Es importante señalar que para tener acceso a las reuniones o eventos, los participantes deberán portar sus tarjetas de identificación en forma muy clara y visible.

Acceso a Reuniones/Eventos Oficiales

Fecha Reunión/Evento Lugar Participantes Viernes, 17 de abril de 2009

Ceremonia de Apertura y Espectáculo Cultural

Hyatt Regency Trinidad:

Regency Ballroom

- Jefe de Estado y/o de Gobierno más 4 pases - Cónyuge más 1 pase - Organizaciones GTCC: 3 pases

Hyatt Regency Trinidad Port of Spain Ballroom

- Jefes De Estado y/ de Gobierno más 4 pases - Organizaciones GTCC: 2 pases

Primera Sesión Plenaria

Holding Room para Alternos

- Delegación: 2 pases - Organizaciones GTCC: 1 pase

Almuerzo de trabajo

Ofrecido por el Primer Ministro de la República

de Trinidad y Tobago


Regency Ballroom

Se brindarán detalles en el Boletín Nro. 3


Hyatt Regency Trinidad: Port of Spain Ballroom

- Jefe de Estado y/o de Gobierno más 4 pases - Organizaciones GTCC: 2 pases

Segunda Sesión Plenaria

Holding Room para

Alternos


Hyatt Regency Trinidad: Port of Spain Ballroom

- Jefe de Estado y/o de Gobierno más 4 pases - Organizaciones GTCC: 2 pases

Tercera Sesión Plenaria

Holding Room para

Alternos


Sábado, 18 de abril de 2009

Cena oficial

Ofrecida por el Primer Ministro de la República

de Trinidad y Tobago


Regency Ballroom

- Jefes de Estado y/o de Gobierno más 5 pases - Organizaciones GTCC: 2 pases

Retiro para Jefes de Estado y/o de Gobierno

Salón de Conferencias:

Diplomatic Centre

Solamente Jefes de

Estado y/o de Gobierno No se otorgarán pases adicionales para esta sesión

Ceremonia de Clausura y Firma de la Declaración

de Compromiso de Puerto España

Diplomatic Centre:

Ballroom

- Jefes de Estado y/o de Gobierno más 4 pases - Cónyuge más 1 pase - Organizaciones GTCC: 2 pases

Domingo, 19 de abril de 2009

Conferencia de Prensa

final

Diplomatic Centre:

Press Room

- Los medios y los delegados. Se ofrecerán

detalles en el Boletín Nro. 3

15. Alojamiento Se recomienda que cada delegación designe a un Coordinador de Alojamiento, quien se responsabilizará de preparar y presentar una lista de los delegados a la Secretaría Nacional.


Hotel designado para los Jefes de Estado y/o de Gobierno o Jefes de Delegación

A la delegación de cada país se le asignará una suite para el Jefe de Estado y/o de Gobierno o Jefe de Delegación y seis (6) habitaciones adicionales en el Hyatt Regency Trinidad, lugar donde se celebrarán las Ceremonias de Apertura y Clausura y las sesiones plenarias de la Quinta Cumbre de las Américas. La suite para el Jefe de Delegación más una habitación ejecutiva serán suministradas como cortesía del Gobierno de la República de Trinidad y Tobago. El costo de las otras cinco habitaciones asignadas a cada delegación es de responsabilidad de la delegación respectiva.

Organizaciones Internacionales miembros del Grupo de Trabajo Conjunto de Cumbres (GTCC)

A las Organizaciones que son miembros del Grupo de Trabajo Conjunto de Cumbres se les asignará dos (2) habitaciones a cada una en el Hyatt Regency Trinidad. Cada organización será responsable por el pago del alojamiento. Hay habitaciones adicionales disponibles en los cruceros, según se indicó en la sección correspondiente a cruceros.

Reservas

Las reservas de habitaciones en el Hyatt Regency Trinidad se deberán hacer a través de la Secretaría Nacional. Los códigos de confirmación de las habitaciones respectivas serán entregados por la Secretaría Nacional al Coordinador de Alojamiento de cada delegación. Las reservas de suites y habitaciones en el Hyatt Regency Trinidad deberán hacerse a más tardar el 28 de febrero de 2009. Las habitaciones que no hayan sido confirmadas hasta esa fecha en el Hyatt Regency Trinidad serán reasignadas a otros delegados. Las Delegaciones que requieran habitaciones adicionales en el Hyatt Regency Trinidad deberán presentar una solicitud formal a la Secretaría Nacional, a más tardar el 28 de febrero de 2009. La asignación de habitaciones adicionales estará sujeta a la disponibilidad de lugar. Cualquier información y solicitud con respecto al alojamiento deberá ser dirigida directamente a la Jefa de Alojamiento en la Secretaría Nacional: Sra. Meera Ramesar Jefa de Alojamiento [email protected]


Cruceros

Se ofrecerá alojamiento adicional para las Delegaciones, organizaciones internacionales y representantes del sector privado, sociedad civil, y Foro de Jóvenes de las Américas, en los cruceros Caribbean Princess y Carnival Victory. Estos barcos estarán anclados en el puerto de Puerto España, lugar cercano al Hyatt Regency Trinidad. Procedimiento para hacer reservas en los cruceros

A las Delegaciones que se alojen en los cruceros, Caribbean Princess y Carnival Victory, se les facilitará todas las reservas, incluidos los pagos, a través de un enlace en la web “Cruise Ship Reservations”, en la página de la Quinta Cumbre de las Américas www.fifthsummitoftheamericas.org.tt. Se espera que las reservas “on-line” comiencen el 16 de febrero de 2009 o antes y se cierren el 16 de marzo de 2009. Las personas que se registren después de la fecha límite del 16 de marzo de 2009 no se les podrá garantizar el alojamiento en ninguno de estos barcos. A fin de asegurar el acceso de las Delegaciones a habitaciones ubicadas lo más cerca posible a la sede de la Cumbre, la Secretaría Nacional ha empezado a asignar algunas habitaciones a bordo de los cruceros por delegación, con base en los siguientes criterios:

Categorías de habitaciones disponibles (suites, habitaciones interiores); Tamaño de la delegación y requisitos de alojamiento (habitaciones dobles o

sencillas); y Procurar mantener a todos los miembros de cada delegación en habitaciones lo

más cercano posible. Se solicita que los participantes confirmen el número de la delegación y los requisitos de alojamiento con la Jefa de Alojamiento de la Secretaría Nacional, a más tardar el 6 de febrero de 2009. Registro y salida de los cruceros (Check in and Check out) Caribbean Princess y

Carnival Victory

Los delegados podrán registrarse en el Caribbean Princess y en el Carnival Victory a partir de las 8:00 p.m. del 13 de abril de 2009. Todos los delegados deberán retirarse de los cruceros al mediodía (12:00 horas) del 20 de abril de 2009. Por cualquier información relacionada con el alojamiento en los cruceros, deberá dirigirse a la Jefa de Alojamiento. Sra. Meera Ramesar Jefa de Alojamiento


[email protected]

Alojamiento para los medios:

El alojamiento para los medios será asignado exclusivamente en el crucero Carnival Victory, el cual estará anclado en el puerto de Puerto España, lugar cercano al Centro de Conferencias. Procedimiento para reservas de alojamiento para los representantes de los medios El procedimiento para las reservas de los representantes de los medios en el Carnival Victory se describió supra. Todos los medios deberán informar a la señora Meera Ramesar, Jefa de Alojamiento ([email protected]), sobre el número de su grupo, a más tardar el 6 de febrero de 2009. 16. Telecomunicaciones Los Servicios de Telecomunicaciones de Trinidad y Tobago, (TSTT, siglas en inglés), presta todo tipo de servicios de comunicaciones y cubrirá todas las necesidades de comunicaciones de los participantes en la Cumbre. Entre estos servicios se incluyen los siguientes:

Líneas fijas; Móviles, banda ancha fija e inalámbrica; y Servicios de videoconferencias y soluciones integrales.

TSTT instala redes inalámbricas y por cable de próxima generación con capacidad de multimedios. La gama de servicios que presta TSTT es muy variada. En caso que necesite mayor información, sírvase dirigirse a: 1-868-800-TSTT o [email protected]. También se puede obtener más información en su página en la web: www.tstttntconferences2009.co.tt. Productos y servicios de TSTT Con el propósito de optimizar la entrega oportuna de servicios, TSTT aceptará órdenes de servicios para la Quinta Cumbre de las Américas hasta el 14 de febrero de 2009. Todas las órdenes que se reciban después de esa fecha serán tratadas en base a “el mejor esfuerzo” comercial posible. Sin embargo, no se puede garantizar la prestación


de servicios a tiempo para la Cumbre si las solicitudes se presentan después del 14 de febrero de 2009. Información detallada sobre todos los servicios que ofrece TSTT y su costo, se puede encontrar en el Anexo E. Cualquier información adicional sobre todos los servicios disponibles de TSTT e información de contacto para facilitar la compra de servicios, está disponible en la página de TSTT en la web. 17. Instalaciones de los Medios El Centro Internacional de Medios para la Quinta Cumbre de las Américas estará ubicado en: International Financial Centre No. 1 A Wrightson Road Port of Spain República de Trinidad y Tobago El International Media Centre estará disponible y se podrá acceder a usarlo desde el 14 al 20 de abril de 2009 y funcionará las 24 horas del día. Los servicios ofrecidos incluyen lo siguiente:

Sala de prensa; Áreas de trabajo/cubículos con acceso a computadoras; Conexiones de Dial-up (laptop); Conexiones de red (laptop); Impresoras; Máquinas de fax; Servicios de fotocopias; Televisión de circuito cerrado; Salas para reuniones informativas; Áreas privadas de trabajo; Distribuidor de señales; Banda base (señal internacional a la cabina); Área para entrevistas personales; Servicios de edición; Servicios de copias; y Áreas para las unidades móviles y el equipo de transmisión.

Es importante señalar que los costos de los servicios mencionados deberán ser abonados de antemano al Host Broadcaster. Se colocará la información sobre estas


tarifas en la página de la Secretaría Nacional en la web: www.fifthsummitoftheamericas.org

Áreas de trabajo y cubículos en el Centro de Medios

Los representantes de los medios que deseen reservar un área/cubículo deberá presentar una solicitud al Host Broadcaster de la Secretaría Nacional, llenando un formulario que se colocará en la página de la Secretaría Nacional en la web: www.fifthsummitoftheamericas.org Los servicios disponibles en el área/cubículo de trabajo incluyen: Circuitos de video y audio (señal internacional a la cabina); Televisión de circuito cerrado; Líneas telefónicas; Puntos de red Ethernet; Comunicaciones al Centro de Control; Servicios de edición.

Centro de Medios – solicitud de espacio adicional En los casos en que haya necesidad de disponer de espacio adicional para las unidades móviles y el equipo de transmisión, se deberá presentar el formulario correspondiente al Host Broadcaster para solicitar el espacio adicional y la aprobación para mover equipo adicional hacia adentro y hacia afuera del Centro Internacional de Medios. Los formularios estarán disponibles en la página de la Secretaría Nacional en: www.fifthsummitoftheamericas.org

Interpretación

Habrá interpretación simultánea en las reuniones oficiales en los siguientes idiomas: inglés, español, francés y portugués.

Transporte para los representantes de los medios

Se ofrecerá un servicio de autobuses gratuito a los representantes de los medios, desde el Aeropuerto Internacional Piarco hasta el crucero. Asimismo habrá servicio especial de autobuses entre los hoteles y la Cumbre.

Acceso a las instalaciones de la Cumbre

El acceso de la prensa a los lugares de reunión de la Cumbre será permitido solamente en forma de pools de prensa. Todos los miembros de un Pool de prensa aprobado deberán reunirse en un lugar determinado designado por el Gerente del Centro


Internacional de Medios. Deberán pasar por seguridad antes de ser acompañados a los eventos de la Cumbre. Al finalizar cada evento, el grupo será acompañado otra vez al punto de reunión. Ningún miembro de un Pool podrá tener acceso a los lugares de reunión por sí solo, y no podrá abandonar el lugar antes de que finalice la reunión. Se brindará más información sobre los pools de prensa en el siguiente boletín.

Canal de las Américas

Las fechas y horas de transmisión del Canal de las Américas se indicarán en el Boletín Nro. 3. La programación estará basada en las actividades de la Cumbre e incluirá cortos informativos sobre la República de Trinidad y Tobago y el evento en general. Todos los formularios estarán disponibles en la página web de la Secretaría Nacional: www.fifthsummitoftheamericas.org La persona de contacto en la Secretaría Nacional para todos los asuntos relacionados con los medios es: Sr. Felipe Noguera Coordinador de Comunicaciones [email protected] 18. Seguridad De conformidad con los requisitos de seguridad para la celebración de la Cumbre, el Gobierno de la República de Trinidad y Tobago ha movilizado recursos locales, regionales e internacionales para asegurar la máxima seguridad a la Cumbre y a todos los lugares y eventos relacionados con esta conferencia. Además, se harán arreglos adecuados para una estrecha protección de cada Jefe de Estado y/o de Gobierno y sus cónyuges respectivos. Los detalles relacionados con las cuestiones de seguridad se comunicarán directamente al personal de seguridad pertinente de las Delegaciones participantes. La persona de contacto en la Secretaría Nacional para todas las cuestiones relacionadas con la seguridad es: Mayor Dexter Francis Coordinador de Seguridad [email protected]


19. Servicios médicos La República de Trinidad y Tobago cuenta con una red de servicios de atención de la salud para adultos y niños. Los servicios médicos están disponibles las 24 horas del día, tanto en instalaciones públicas como privadas. Se recomienda que los participantes tenga un seguro de salud internacional. Los servicios de atención de la salud en la instituciones públicas son gratuitos, incluidos los medicamentos. Sin embargo, los servicios de salud, así como los medicamentos, en las instituciones privadas estarán disponibles y los participantes deberán asumir su costo. También habrá servicios médicos en el lugar donde se celebra la Cumbre y los eventos, con servicio de ambulancia para el transporte en caso necesario. El servicio de emergencia estará disponible a toda hora. Se recomienda a los participantes que viajen con su historial médico y sus medicamentos. También habrá disponible un servicio de ambulancia aérea para casos de emergencia. 20. Acceso para personas con discapacidades El Gobierno de la República de Trinidad y Tobago hará todos los arreglos necesarios para que todos los participantes tengan acceso pleno a los bienes, servicios y lugares de interés durante su participación en las funciones y programas organizados por la Secretaría Nacional. En los eventos de la Cumbre se dispondrá de equipo para personas con deficiencias auditivas, interpretación de lenguaje de señas, y otros arreglos para personas con discapacidades. Las personas que tienen necesidades particulares o especiales deberán ponerse en contacto con la señora Meera Ramesar, [email protected], en la Secretaría Nacional, con aproximadamente un mes de anticipación. 21. Foros previos a la Cumbre Durante los días previos a la Quinta Cumbre de las Américas, se realizarán tres foros; a saber, de organizaciones del sector privado, la sociedad civil y de jóvenes de las Américas; con participantes procedentes de diversos lugares del Hemisferio. Estos foros se llevarán a cabo en forma simultánea, los días 15 y 16 de abril de 2009, a bordo de los dos cruceros, el Caribbean Princess y el Carnival Victory.


Foro del sector privado Este foro que reunirá a los líderes del sector empresarial e inversores de diversos lugares de las Américas, tiene los siguientes objetivos: promover el diálogo sobre una nueva agenda competitiva a la luz de la actual

crisis financiera y frente a la incierta situación económica mundial; examinar los casos de éxito e intercambiar experiencias e ideas sobre las

maneras en que las empresas pueden enfrentar estos desafíos y mantenerse competitivas;

identificar áreas para establecer alianzas de los sectores público y privado; y brindar una oportunidad para que se relacionen los empresarios de diversos

lugares de las Américas. La persona de contacto en la Secretaría Nacional para todas las cuestiones relacionadas con el foro del Sector Privado es: Sr. Richard Ramsawak Especialista de apoyo a la Cumbre (Sector privado) [email protected] Foro de la Sociedad Civil El Foro de la Sociedad Civil reunirá a representantes y organizaciones de la sociedad civil de diversos lugares del Hemisferio, con el objetivo de deliberar sobre los temas relacionados con la agenda de la Cumbre. El Foro tiene los siguientes objetivos: Fomentar la capacidad de los miembros de la sociedad civil para incrementar su

papel en gobernabilidad y en particular en la implementación de los mandatos emanados de la Cumbre; y

Alentar la colaboración entre los representantes de la sociedad civil en las Américas.

La persona de contacto en la Secretaría Nacional para todas las cuestiones relacionadas con el Foro de la Sociedad Civil es: Sra. Maxine Harris Asesora (Sociedad Civil) [email protected] Foro de los Jóvenes de las Américas Este Foro reúne jóvenes de diversos lugares de las Américas, con el objetivo de promover el liderazgo, el espíritu empresarial, la innovación y el autoempoderamiento.


La persona de contacto en la Secretaría Nacional sobre todas las cuestiones relacionadas con el Foro de los Jóvenes de las América es: Sra. Christalle Gemon Especialista de apoyo a la Cumbre (Foro de Jóvenes) [email protected] 22. “Reverdecimiento” de la Quinta Cumbre de las Américas De conformidad con el lema de la Cumbre, “Asegurar el futuro de nuestros ciudadanos promoviendo la prosperidad humana, la seguridad energética y la sostenibilidad ambiental," el gobierno de la República de Trinidad y Tobago se complace en anunciar su plan “reverdecimiento” de la Quinta Cumbre de las Américas. Se realizan esfuerzos para integrar los aspectos de desarrollo sostenible en todo lo concerniente a las operaciones y proceso de toma de decisiones de la Cumbre. Se está implementando el programa “reverdecimiento” para reducir la enorme cantidad de papel, promover el reciclaje y el uso de materiales ecológicamente racionales en todas las actividades de la Cumbre. El programa también incluye el uso de papel 100% reciclado para todos los documentos de trabajo, y se están haciendo arreglos con los hoteles y los lugares de reunión de la Cumbre para alentar el uso adecuado y racional de agua y electricidad. El Manual para Delegados que estará disponible a fines de febrero de 2009, contendrá los detalles del programa “reverdecer”. El Gobierno de la República de Trinidad y Tobago los invita a compartir esta iniciativa de la Quinta Cumbre de las Américas.


23. ANEXOS

ANEXO A: Programa provisional para los Jefes de Estado y/o de Gobierno, o Jefes de Delegación – Jueves, 16 de abril – Lunes, 20 de abril de 2009 Jueves, 16 de abril Todo el día Arribo de los Jefes de Estado y/o de Gobierno, o Jefes de

Delegación Reuniones bilaterales y/o Reuniones informativas Viernes, 17 de abril Todo el día Arribo de los Jefes de Estado y/o de Gobierno, o Jefes de

Delegación 5:00-6:00 p.m. Ceremonia de apertura 6:00- 7:00 p.m. Espectáculo cultural 7:00-9:00 p.m. Cóctel de bienvenida para los Jefes de Estado y/o de Gobierno

o Jefes de Delegación, sus cónyuges e invitados especiales, ofrecido por el Primer Ministro de la República de Trinidad y Tobago, el Excelentísimo señor Patrick Manning y la Senadora y Excelentísima señora Hazel Manning

Sábado, 18 de abril 8:00- 9:30 a.m. Discusiones bilaterales 9:30– 12:30 p.m. Primera sesión plenaria 12:30 p.m. Fotografía oficial de los Jefes de Estado y/o de Gobierno o Jefes

de Delegación 12:30-3:00 p.m. Almuerzo de trabajo 3:00- 5:15 p.m. Segunda sesión plenaria 5:15- 6:45 p.m. Tercera sesión plenaria


8:00 p.m. Cena oficial y Espectáculo Cultural ofrecido por el Primer Ministro de la República de Trinidad y Tobago, el Excelentísimo señor Patrick Manning y la Senadora y Excelentísima señora Hazel Manning, en honor a los Jefes de Estado y/o de Gobierno, o Jefes de Delegación, sus cónyuges e invitados especiales

Domingo, 19 de abril 8:00- 11.00 p.m. Retiro 11:00- 12:00 p.m. Ceremonia de Clausura 12.15 p.m. Conferencia de prensa Partida de los Jefes de Estado y/o de Gobierno Lunes, 20 de abril Todo el día Partida de los Jefes de Estado y/o de Gobierno, y Delegaciones


ANEXO B: Programa provisional para cónyuges

El Programa para los cónyuges que asisten a la Quinta Cumbre de las Américas ha sido preparado para ofrecer a los cónyuges de los Jefes de Estado y/o de Gobierno de las Américas la oportunidad de observar el camino innovador hacia el desarrollo que ha adoptado el país y participar en discusiones pertinentes relacionadas con el desarrollo de sus propias naciones. Programa Día 1- Viernes, 17 de abril Todo el día Arribo de los Jefes de Estado y/o de Gobierno y sus cónyuges Aeropuerto Internacional Piarco 5:00- 7:30 p.m. Ceremonia de Apertura Espectáculo cultural 7:00-9:00 p.m. Cóctel de bienvenida para los Jefes de Estado y/o de Gobierno

o Jefes de Delegación, sus cónyuges e invitados especiales, ofrecido por el Primer Ministro de la República de Trinidad y Tobago, el Excelentísimo señor Patrick Manning y la Senadora y Excelentísima señora Hazel Manning

Día 2- Sábado, 18 de abril 8:30 a.m. Traslado de Puerto España a la Reserva Natural 9:45 a.m.-12:10 p.m. Retiro informal 12:10- 12:30 p.m. Fotografía oficial 12:30-1:45 p.m. Almuerzo 2:00-3:00 p.m. Paseo por la Reserva Natural 4:30 p.m. Regreso al Hotel Hyatt Regency Trinidad 8:00 p.m. Cena oficial y Espectáculo Cultural ofrecido por el Primer

Ministro de la República de Trinidad y Tobago, el Excelentísimo señor Patrick Manning y la Senadora y Excelentísima señora


Hazel Manning, en honor a los Jefes de Estado y/o de Gobierno, o Jefes de Delegación, sus cónyuges e invitados especiales

Día 3 Domingo, 19 de abril 9:30 a.m. Paseo por la Ciudad de Puerto España 10:00 a.m. Discurso de un invitado especial, Desfile de Modas y Almuerzo 1:30 p.m. Regreso al Hyatt Regency Trinidad

ANEXO C: Directrices de buena fe para los Representantes de los Medios

1. Para ser acreditados ante la Quinta Cumbre de las Américas, los representantes

de los medios deberán presentar una carta de designación de una agencia de

noticias reconocida y completar el formulario de acreditación que podrá

obtenerse “on-line”.

2. Este formulario deberá ser completado y firmado por el gerente de la agencia

de noticias.

3. Los formularios deberán ser enviados por correo a la Unidad de

Comunicaciones de la Secretaría Nacional, con las debidas fotografías

solicitadas (con el nombre impreso en el reverso) dirigidas al Coordinador de

Acreditación de los Medios (Sr. Wayne Ngui, [email protected] ).

4. Las solicitudes de acreditación son presentadas en el entendido de que su

otorgamiento estará sujeto a la discreción de la Secretaría Nacional para la

Quinta Cumbre de las Américas.

5. La información solicitada en el formulario de acreditación es suministrada en

forma voluntaria y será utilizada para determinar si el solicitante es elegible o


no para obtener su acreditación. En caso que el solicitante no suministre la

información solicitada, no se le podrá otorgar la acreditación.

6. Al firmar el formulario completo el solicitante dará su consentimiento para que

se realice una investigación sobre sus antecedentes penales y de seguridad.

7. El personal de organizaciones privadas, los funcionarios gubernamentales y los

observadores no podrán ser acreditados como representantes de los medios.

8. No se aceptarán las solicitudes que se presenten después de la fecha límite.

9. Los solicitantes serán notificados por correo electrónico o fax sobre la

denegación o aprobación con una declaración general formulada solamente

por el Coordinador de Acreditación de Medios.

10. Una vez aceptado, se le suministrará al solicitante detalles específicos para que

confirme sus arreglos de alojamiento y deberá usar su propia tarjeta de crédito.

Cronograma/plazo límite para la presentación de los formularios de acreditación

1. Todos los formularios y directrices serán colocados en la página de la Cumbre,

www.fifthsummitoftheamericas.org el 5 de febrero de 2009

2. El plazo límite para recibir los formularios de Acreditación de los Medios es el

25 de marzo de 2009

3. Se colocará un recordatorio en la página web el 1 de marzo de 2009

4. La distribución de las tarjetas de identificación comenzará el 13 de abril de

2009


ANEXO D: Planos ANEXO D1: Ubicación geográfica de Trinidad y Tobago y mapa que indica la ruta desde el Aeropuerto Internacional Piarco hasta el puerto de Puerto España

UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE TRINIDD Y TOBAGO Y MAPA DE LA RUTA DESDE EL AEROPUERTO INTERNACIONAL PIARCO HASTA EL PUERTO DE

PUERTO ESPAÑA


ANEXO D2: Aeropuerto Internacional Piarco – Terminales y estacionamiento

AEROPUERTO INTERNACIONAL PIARCO TERMINALES Y ESTACIONAMIENTO


ANEXO D3: Sede de la Cumbre

SEDE DE LA CUMBRE


ANEXO D4: Hyatt Regency – Segundo nivel

HYATT REGENCY SEGUNDO NIVEL


ANEXO D5: Puerto España y sus alrededores

PUERTO ESPAÑA Y SUS ALREDEDORES


ANEXO E: Servicios de telecomunicaciones ofrecidos por TSTT Líneas directas comerciales Habrá cuatro tipos de líneas directas comerciales a disposición de las Delegaciones: 1. Línea directa comercial que se carga a la cuenta de TSTT - (Clientes actuales)

Para aquellos clientes que tienen actualmente una cuenta mensual con TSTT, el contrato, arrendamiento, servicio medido y gastos de llamadas a larga distancia solicitados durante este evento serán cargados a través de su cuenta mensual vigente. Los cargos por llamadas de larga distancia se cargan de acuerdo al plan de descuentos contratado.

Todas las tarifas se presentan en dólares de Trinidad y Tobago

Nota: *Esto no incluye las cuestiones adicionales especiales que constituyen un costo adicional.

2. Líneas directas comerciales cargadas a una tarjeta de crédito - (Nuevos clientes)

Para los clientes que no tienen un contrato mensual con TSTT, los precios incluyen: Línea comercial; Cableado interno; Servicio de arrendamiento durante el evento; y Equipo.


Nota: Las llamadas telefónicas de larga distancia, junto con las llamadas con servicio de medición, serán cargadas y calculadas de acuerdo al uso.

3. Tarjetas telefónicas prepagas para uso de líneas fijas

Servicio Tarifa única de instalación

*Alquiler mensual

Línea directa $419.00 $203.55 Línea principal $419.00 $304.75

Servicio Tarifa única-incluye instalación y alquiler Una línea directa temporal

$826.85 (Pago por adelantado)


Las tarjetas telefónicas prepagas para facilitar las llamadas locales e internacionales desde una línea fija o un teléfono público, están disponibles y a la venta en todo el país. Las tarjetas telefónicas “Companion” para llamadas de larga distancia al exterior pueden ser compradas en varios lugares, incluido el Aeropuerto Internacional Piarco, en las tiendas bmobile, y en algunos hoteles.

4. Servicios prepagos de línea fija – Clientes nuevos y actuales

A solicitud del cliente, TSTT puede instalar líneas fijas para facilitar el recibo de llamadas y al mismo tiempo restringir las llamadas hacia afuera, limitándolas únicamente al uso de tarjetas prepagas. Por cualquier tipo de servicio adicional de telecomunicaciones que no se haya incluido en este documento, sírvase ponerse en contacto con TSTT en: 1-868-800-TSTT o por correo electrónico a [email protected]

Acceso a Internet TSTT instalará múltiples modalidades de acceso a Internet que estarán disponible para los delegados. 1. Acceso básico Dial-Up

Este es un servicio de acceso a Internet a través de una línea telefónica comercial directa, para lo cual se utiliza un código personal asignado por la empresa cuando se contrata el servicio. Este servicio se cobra por minuto de uso y no requiere que el usuario tenga una cuenta con TSTT.

2. Acceso a banda ancha

El servicio de banda ancha fija (BLINK Broadband) está disponible donde hay una conexión disponible de línea fija, permanente o temporal. Los precios y velocidades de este servicio son los siguientes:


Velocidad Alquiler 1Mb $1,249.00 1Mb (sincrónico) $1,799.00 2Mb $2,099.00 3Mb $2,399.00 4Mb $2,599.00 6Mb $4,793.62

Este servicio incluye una conexión permanente de banda ancha a Internet con doble funcionalidad. Una línea telefónica permite el acceso simultáneo de voz y de Internet. Los cargos se aplican únicamente a las llamadas telefónicas de voz y no hay cargos relacionados con las conexiones a Internet.


3. Banda ancha móvil e inalámbrica

Mobile Blink Broadband o “Blink On-The-Go” le permitirá el servicio de banda ancha inalámbrica móvil.


Descripción del servicio Cuota mensual por Mega Bytes (Mb) /mes 2000 Mb Costo por Mega Byte (Mb) después de la cuota $0.40 Costo de activación $600.00 Costo del modem $1,200.00

4. WiFi

Los visitantes que tengan dispositivos compatibles con WiFi, incluidos celulares, podrán tener acceso a estos servicios en los lugares que se indique su disponibilidad. Antes de la Cumbre se pondrá a disposición de las Delegaciones, a través de la Secretaría Nacional, los nombres de usuarios y códigos, o los usuarios podrán tener acceso al servicio en una red abierta.

Se podrá utilizar el mismo nombre de usuario y código en todos los lugares donde TSTT instale este sistema, por el valor agregado de una experiencia en roaming.

TSTT instalará WiFi en varios restaurantes, hoteles, clubes, casas de huéspedes y otros negocios que serán frecuentados por los delegados y el personal de apoyo, de manera que la cobertura de banda ancha inalámbrica se extenderá más allá de las áreas donde se celebre la conferencia.

El WIFI estándar disponible es IEEE 802.11 B y G.

Por cualquier tipo de servicio de telecomunicaciones adicional que no se haya incluido en este documento, sírvase ponerse en contacto con TSTT en: 1-868-800-TSTT o por correo electrónico a [email protected]

Servicios móviles 1. Roaming

TSTT opera actualmente una red móvil con la marca bMobile con servicio GSM de tres (3) bandas, 850/1900/1800 MHz, así como un servicio de voz limitado internacional de roaming en una red CDMA 850. Para facilitar la accesibilidad perfecta a los participantes en la Quinta Cumbre de las Américas, TSTT tiene acuerdos y alianzas de roaming con portadores de 302 GSM, así como portadores CDMA.

Esas alianzas/acuerdos facilitarán recibir llamadas a los participantes en la Quinta Cumbre de las Américas permitiéndoles un acceso fácil con sus propios móviles


que operen en cualquiera de esas frecuencias. En toda la isla se podrá acceder a la Internet móvil, así como a servicios de Blackberry, llamadas de voz o cualquier otro tipo de servicio móvil. Sin embargo, para aquellos participantes que prefieran no utilizar el servicio de roaming, TSTT distribuirá una tarjeta gratis bMobile GSH SIM para ser utilizada en Trinidad y Tobago. (Favor tomar nota de que los delegadas que accedan a la tarjeta GSM deberán poseer un teléfono portátil GSM no bloqueado.)

Además, se les entregará a todos los delegados a la Quinta Cumbre de las Américas un cupón de bMobile que les permitirá obtener tarjetas GSM SIM cargadas con tiempo disponible. Esta tarjeta GSM SIM será válida durante un (1) mes. Estos cupones de bMobile serán distribuidos en los paquetes a través de la Secretaría Nacional.

2. Centro de Telecomunicaciones para los Delegados

Para maximizar la productividad durante la conferencia, TSTT facilitará la asistencia in situ de los siguientes servicios móviles:

Venta de equipo móvil GSM; Venta de tarjetas GSM SIM prepagas (para las personas que deseen obtener

sus tarjetas SIM personales una vez finalizado el evento); Venta de tiempo móvil GSM; y Venta de tarjetas telefónicas prepagas.

Desde el Mostrador de Ayuda en Telecomunicaciones, manejado por personal de TSTT en el International Financial Centre, se asistirá a los delegados sobre cualquier cuestión técnica.

Tarjetas prepagas para teléfonos móviles

Los visitantes tendrán acceso a los servicios móviles a través de la compra de tarjetas prepagas GSM. Con precios que varían desde $5.00 hasta $575.00 dólares trinitarios (no incluye IVA), estas tarjetas pueden fácilmente satisfacer las necesidades de los delegados.

Los respectivos paquetes de tiempo en el aire se describen a continuación:

Costo de tiempo disponible (TT$)

Tiempo disponible (minutos) Precio por minuto (TT$) llamadas locales)

TT$ 5.00 Promedio 5 minutos (llamadas locales)

$1.00 por minuto

TT$575.00 Promedio 575 minutos (llamadas locales)

$1.00 por minuto

Costo de llamadas locales del servicio TSTT bMobile (TT$)

Plan Voz Voz Voz fin de SMS SMS


Día Noche semana a Bmobile a otras redes

Plan de conferencia

$1.00 $1.00 $1.00 $0.30 $0.50

El costo para las llamadas después de los tres primeros minutos es de $0.50, incluyendo llamadas dentro de la red bMobile, así como a líneas fijas y a móviles de otras redes de servicio móvil. Este precio no incluye IVA

Costo de llamadas internacionales del servicio TSTT (bMobile) (TT$)

Descripción (TT$) (TT$) (TT$) Destino Día Noche Fin de semana EEUU, Canadá, Reino Unido e Irlanda $1.25 $1.00 $0.50 Caribe, Venezuela & India $1.50 $1.00 $0.75 Resto del mundo (Ver excepciones en Nota 2 a continuación) * $2.50 $2.00 $1.50 Notas: Las llamadas internacionales que se realicen a otros teléfonos móviles, tienen un cargo adicional de $1,00 por minuto, excepto para aquellos teléfonos móviles con planes donde el que recibe la llamada la paga, como los existentes en Estados Unidos o Canadá. Un cargo de $6.00 por minuto se aplicará a las llamadas realizadas a los siguientes países: Antártida, Isla Ascensión, Islas Christmas & Cocos, Comoros, Isla Cook, Cuba, Islas Malvinas (Falkland Islands), Groenlandia, Guinea Bissau, Kiribati, Isla Nauru, Isla Niue, Islas Norfolk, Papua Nueva Guinea, Santo Tomé y Príncipe, Islas Salomón, Somalia, St Helena, Tokelau, Tuvalu, Vanuatu, Wallis y Futuna. Las tarifas no incluyen IVA

3. Tienda electrónica (e-Store) y Paquetes Especiales

TSTT tendrá una página web exclusiva en (www.tstttntconferences2009.co.tt), la cual permitirá el fácil acceso a la información relacionada a los servicios de telecomunicaciones, así como una tienda electrónica especial (e-Store).

La página en la web facilitará el acceso en línea a los paquetes de conferencia para los Delegados y personal de los medios que asisten a la Quinta Cumbre de las Américas. El paquete de Conferencia incluye lo siguiente:


Venta de equipo móvil GSM, tarjetas GSM SISM prepagas y tiempo disponible que incluye tasas de llamadas internacionales y locales;

Servicio de envío de los paquetes a los respectivos hoteles o coordinación para su entrega en los puertos de entrada (aeropuerto o puerto marítimo) o en el sitio de la Conferencia (edificio IFC);

descripción detallada sobre todos los servicios bMobile ofrecidos, incluyendo roaming y otros servicios móviles; y

Un mapa interactivo describiendo las rutas principales desde el aeropuerto o puerto marítimo a otras áreas de interés para las Delegaciones, tales como los hoteles participantes, tiendas bMobile y lugares importantes que se encuentran a lo largo de dicha ruta.

Servicio y asistencia al cliente Los siguientes servicios de asistencia estarán disponibles antes del inicio de la Cumbre para asegurar el acceso a los servicios de telecomunicaciones y servicio de apoyo completo: 1. Servicios locales

Personal capacitado en telecomunicaciones se encontrará disponible en los sitios principales donde se celebre la conferencia. Estos Representantes del Servicio al Cliente (RSC) podrán contestar todas las preguntas relacionadas con los productos y servicios que TSTT ofrece, y estarán apoyados por un equipo técnico dedicado exclusivamente a brindar apoyo.

2. Línea de ayuda personalizada

TSTT tendrá disponible una línea de ayuda personalizada para el rápido y fácil acceso a los servicios. El número es el 1-868-800-TSTT. Esta línea estará disponible diariamente de 8.00 a.m. a 4.00 p.m. durante la celebración de la Quinta Cumbre de las Américas.

3. Menúes multilingües

Para un acceso fácil, TSTT proveerá un menú multilingüe para todos sus servicios una semana previa a la celebración de la conferencia y durante la misma.

4. Apoyo técnico

Un servicio de apoyo técnico telefónico estará disponible las 24 horas del día y proveerá todos los servicios una vez que los sitios locales hayan cerrado.

5. Servicios de interpretación

Desde la semana previa a la Conferencia, habrá intérpretes que trabajarán desde los puntos clave de servicio al cliente para facilitar el intercambio con los RSC. Estos intérpretes no solo estarán ubicados en el lugar de la conferencia sino que también colaborarán con el personal del Directorio Telefónico, los servicios móviles, Internet (con cable e inalámbrico) y con la Operadora Internacional, en caso que fuere necesario el uso de alguno de estos servicios.


Otros servicios de telecomunicaciones Si se necesitan servicios de telecomunicaciones que no están incluidos aquí, sírvase ponerse en contacto con Telecommunications Services of Trinidad and Tobago – TSTT. Información de contacto Teléfono 1-868-800-TSTT Correo electrónico [email protected] Sitio en la web www.tstttntconferences2009.co.tt

NOTA: Cualquier arreglo de negocios entre el proveedor de servicios telefónicos y las Delegaciones es de responsabilidad directa de ambas partes.

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