GUÍA OFICIAL DE TURISMO.

LUIS ARRASCUE.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

RITA MORALES CANESSATEYSON SANTOS GALLARDO.

KARLA CAMPOS LABÁN.

¿QUÉ ES UN EVENTO? “Un proceso diseñado y llevado a

cabo para proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.”

Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final.

Se hace con un propósito Su realización tiene un costo. Alguien debe planificarlo,

organizarlo y llevarlo a cabo.

Un evento involucra 5 variables fundamentales: 1.         Tiempo 2.         Espacio 3.         Personas 4.         Materiales 5.         Dinero

CLASIFICACIONNúmero de participantes

Lugar Propio sitio Actividad Participación

Reuniones Al aire librePrivada Cultural Gratuita

      Deportiva  

Congresos Bajo TechoComercial Social Paga

      Política  

Convenciones 

    Beneficencia  

      Informativa  

En primer lugar, los dueños. En segundo lugar, los participantes. En tercer lugar, Los proveedores de los

diversos servicios.

LOS EVENTOS SE CLASIFICAN ATENDIENDO A: Por su carácter pueden ser: Congresos Foros Conferencias Paneles Simposios Talleres Seminarios Asambleas Convenciones

Por su naturaleza pueden ser: Eventos Internacionales. originados por alguna Institución Internacional ya

sea de carácter regional o mundial y cuya sede se ha decidido que sea nuestro país, por el contenido de sus temas de discusión, por la participación de extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones Internacionales

Eventos Nacionales con participación internacional.

En este caso se trata de congresos generalmente de carácter permite promover una importante participación extranjera y en la mayoría de casos se busca el auspicio de algunos Organismos Internacionales o de personalidades que contribuyan a la promoción de la participación internacional.

Eventos Nacionales. Generados por Instituciones y Organismos con

carácter puramente nacional y que pueden tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye una condición fundamental.

También existe una definición por su origen: Diseño Propio. Sede Captada.

TIPOS DE EVENTOS La manera de organizar tu evento depende en

gran medida del tipo de evento que sea. Cada tipo de evento tiene un objetivo concreto y

por consiguiente debe organizarse de acuerdo con los resultados esperados. No es lo mismo organizar un viaje incentivo que una inauguración de un local.

Talleres temáticos globales Diálogos de la sostenibilidad. Talleres Aliances Cine de la Conservación Café del Conocimiento

Tipos de eventos Institucionales:

* Campañas* Congresos* Seminarios* Talleres* Cursos* Foros* Charlas* Conferencias de Prensa* Inauguraciones* Entregas de Reconocimientos

Comerciales:* Lanzamiento de Productos* Ferias* Stands* Exposiciones Comerciales

Sociales:* Desayunos* Almuerzos* Cenas* Coffee Breaks* Tés* Brindis* Cócteles* Recepciones

Familiares:* Bautizos* Primeras Comuniones* Quince Años* Bodas* Cumpleaños* Funerales

Protocolarios y Ceremoniales:* Condecoraciones* Fiestas Nacionales* Visitas Oficiales* Saludos Oficiales

Deportivos Educativos Eclesiásticos

PRECIOS A SU MEDIDA PARA LOS DIFERENTES EVENTOS QUE NECESITE.

COKTAIL DE BODASRECEPCION• Brindis: Champagne Demi Sec y Romana para el brindis junto a todos sus invitados. (Cocktails para Boda Civil) • Bar Abierto: Pisco Sour, Mango Sour, Amaretto Sour, Vaina, Vino de Aperitivo, Jugos Naturales, Bebidas, Agua Mineral. • Canapés Finos 10: Centolla, Camarones, Salmón de Roca, Palmitos, Espárragos, Jamón Pavo Almendras, Champiñones, Etc.Tapaditos 4: Road Beef - Barros jarpa - Pavo, acompañado de: Mayonesa, Palta, tomate. (Pan Copihue) • Tabla de Quesos: Variedades: Chanco, Edam, Bree, Camembert, Ahumado y Queso de Cabra. acompañado de galletitas y mini tostadas (1 por cada 10 personas). • Brochetas 5: Brochetas Mixtas (Ave - Lomo - Pimentón), Brochetas (Jamón - Piña.) Brochetas (Camarones) • Bocados Calientes 6: Empanaditas Cocktails: Pino, Queso, Camarón, Albondiguitas de Carne en Salsa, Tacitas de Mariscos Parmesana.

• Platillos: Canoas rellenas de Cebiche Salmón Reineta acompañadas de galletas y Mini Tostadas a la Mantequilla. • Buffet de Postres 7: Tartaleta de frutas, Flan, Brochetas de Frutas, Pie de Limón, Torta de Naranja, Almendrado, Mousse de Menta, Carlota de Plátanos, Creppes, Leche Asada, Flan, Bavarois, Fruta al Jugo, Profiteroles, Etc. Salsa de Frambuesa. • Costo $ 17.700 por persona. (No incluye Salón) cocktails ceremonia civil          Horario a convenir:Personal Universitario altamente calificado para su mejor atención, Música envasada dirigida por un DJ. (Música con variedad de épocas).

Condiciones de pago:TODO CONVERSABLEAdicionales Considerados:Mesas, Sillas, Cubre Sillas y Lazos, Mantelería Fina, vajilla, adornos florales en centros de Mesa, protocolización de todo el evento en sus distintas etapas y tiempos, regalo CD con fotos informales del evento por sobre 100 personas.

La Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, según sus siglas en inglés) que constituye una de las asociaciones vinculadas a la industria de los eventos más prestigiosas del mundo, elabora anualmente un ranking que cuantifica eventos organizados por asociaciones internacionales, que tengan lugar en diferentes sedes y que hayan rotado por un número mínimo de tres países.

RANKING ICCA DE LOS PAÍSES Y CIUDADES CON MAYOR CANTIDAD DE EVENTOS

Por países[

Puesto País # Eventos

1 EEUU 507

2 Alemania 402

3 España 347

4 Francia 334

5 Reino Unido 322

Por ciudades

Ciudad # Eventos

París 139

Viena 139

Barcelona 136

Singapore 118

Berlín 100

Terminología en eventos

En las tareas que desarrolla nuestra Empresa, cada evento organizado tiene determinadas características y de acuerdo a ello una denominación específica, que está dentro de los conocimientos que debe tener un "Organizador de Eventos". Debemos saber que es lo que el cliente pretende y de acuerdo a ello podemos encuadrar su denominación:

•Asamblea: Reunión formal de índole general de una Asociación, Club, Empresa u Organización a la que asisten los miembros para decidir elecciones de autoridades o renovación parcial de las mismas, presentación y aprobación de balances. Se labra un Acta la que es rubricada por dos o tres personas presentes.

•Grupos de Debates: Reuniones de pequeños grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre temas fijados de antemano. Son presididas por un coordinador o presidente.

•Coloquio: Reunión informal con el fin de discutir un tema de interés común sin necesidad de llegar a un acuerdo. Los asistentes tienen participación activa formulando preguntas. Un moderador estará a cargo de la misma.

•Congreso: reunión de varias personas en la que los miembros de un Organismo, Asociación u otro Ente se reúnen en fechas y lugares establecidos para tratar asuntos de interés, debatir cuestiones previamente fijadas y acordar conclusiones. Pueden firmarse convenios y labrarse actas.

•Conferencia: reunión para que una persona, grupo u organización (pública o privada), una Institución u Organismo, transmita un tema en particular.

•Convención: reunión formal y genérica de cuerpos legislativos, políticos / sociales, económicos o empresariales que provee información respecto de una situación particular para luego deliberar. Coinciden en una fecha y lugar previsto.

•Cumbre: reunión del más alto nivel cuyos integrantes son los más altos dignatarios representantes de distintos Estados u Organismos Internacionales.

•Foro: Se trata de la conversación o debate de un tema de interés común por profesionales que pueden diferir en sus opiniones. Pueden participar todos los asistentes. Es dirigida por un coordinador. Puede haber conclusiones.•Jornada o Jornadas: Pueden durar un día o varios. Reunión de trabajo de investigación y estudio para responder problemas que se plantean ante un Auditorio y cuyas conclusiones a veces se publican a posterior.•Mesa Redonda: Las componen un número reducido de expertos y exponen un tema en forma individual o conjunta formando parejas. Es coordinado por un moderador y se permiten realizar preguntas a los asistentes.•Panel: Reunión de varias personas para exponer una idea. Un coordinador modera y permite intercalar preguntas.•Seminario: Reunión de carácter académico-docente con expertos que aportan conocimientos y experiencias de un tema ante grupos interesados en el mismo.

•Simposio: Reunión de expertos, técnicos o personas capacitadas en un determinado tema. Exponen individualmente en forma breve (15 ó 20 minutos) su postura. Lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema y lo desarrolle con la mayor profundidad posible.

•Feria: Instalación en la que con determinada periodicidad se exponen servicios y productos industriales o de comercio con el objetivo de promover su conocimiento y venta.