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PROCEDIMIENTO GENERAL

DE CERTIFICACIÓN

Noruega E9-21 y Suiza, Quito-Ecuador

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Quality Certification Services (QCS) -Ecuador

PROCEDIMIENTO PG/ QCS /03

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Edición Septiembre 2018

Quality Certification Services (QCS)-Ecuador Dirección: Noruega E9-21 Quito- Ecuador

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INDICE

1 Objeto 2 Alcance 3 Referencias 4 General 4.1 Definiciones

4.2 Abreviaciones 5 Descripción

5.1 Alcance de Certificación

5.2 Principios de la producción y manejo orgánico

5.3 Aplicabilidad y Requisitos Adicionales

5.3.1 Aplicabilidad

5.4 Reciprocidad

5.5 Procedimientos y políticas

5.5.1 Procedimiento de certificación

5.5.1.1 Procedimientos de revisión de las aplicaciones

5.5.1.2 Inspecciones

5.5.1.3Concesión, Negación, Suspensión de la certificación y

medidas sancionadoras

5.5.1.4 Tabla 1: Medidas Sancionadoras en el proceso de

certificación.

5.5.2 Renovación, Retiro y Renuncia de la certificación

5.5.2.1 Renovación y Adición/Reducción de la certificación

5.5.2.2 Retiro de la Aplicación y Cancelación de la certificación

5.5.2.3 Renuncia a la Certificación

5.5.3 Cuadro del flujo de aplicación de certificación

5.5.4 Etiquetado y composición del producto

5.5.4.1 Utilización del término “orgánico” 5.5.4.2 Composición del producto

5.5.4.3 Calculo del porcentaje de ingredientes orgánicamente producidos

5.5.5 Uso de los sellos y logos 5.5.5.1 Logo de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador

5.5.6 Investigaciones e incumplimientos 5.5.6.1 Investigación de operaciones certificadas 5.5.6.2 Procedimiento de cumplimiento de las normas certificadas 5.5.6.3 Procedimientos por incumplimientos para operaciones

certificadas 5.5.6.4 Mediación 5.5.6.5 Apelaciones

5.5.7 Enmiendas o Rectificaciones 5.5.8 Declaración de conflicto de interés 5.5.9 Confidencialidad


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5.5.10 Costos de certificación

5.5.10.1 Estructura de Tarifas de Certificación

5.5.10.2 Proformas de Certificación

5.5.10.3 Certificados de Transacción

5.5.10.4 Costos Adicionales

5.5.10.5 Política de Colección de Tarifas

5.5.11 Variaciones Temporales 5.5.12 Información Pública

6 Producción Orgánica y Requisitos de Manejo

6.1 Mantenimiento de registros de operaciones certificadas 6.2 Métodos, practicas, sustancias e ingredientes permitidos y prohibidos en

la producción y manejo orgánico. 6.3 Plan del Sistema Orgánico de Producción y Manejo

7 Requisitos Orgánicos para Agricultura

7.1 Requisitos de la tierra. 7.2 Prácticas para la fertilidad de suelo y manejo de nutrientes. 7.3 Otros requerimientos con relación a la producción agrícola orgánica

8 Requisitos Orgánicos para Ganadería 9 Requisitos Orgánicos para Procesamiento y Manejo 10 Fuente y Uso de Materiales

11 Muestreo, pruebas, análisis, exámenes y exclusión de venta 11.1 Inspección y análisis de los productos agrícolas que se venderán como

orgánicos 11.2 Muestreo, pruebas, exámenes y análisis de residuos 11.3 Costos de las pruebas 11.4 Exclusiones de venta

12 Decisión de certificación

13 Modificación de los Requisitos de Certificación Anexo 1: Procedimiento de quejas o reclamos.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre Andrea Yerovi Juan Carlos Benitez Andrea Yerovi

Firma

Fecha 07/09/2018 07/09/2018 07/09/2018


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1 Objeto

El objetivo de este documento es describir de forma general el sistema implementado por Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador para llevar a cabo la certificación de productos orgánicos y

para evaluar el cumplimiento por parte de sus clientes certificados en relación a los requisitos de

producción y elaboración de los mismos de acuerdo con la(s) norma(s) o regulaciones(s) aplicable(s).

Este procedimiento se ha elaborado de forma tal que el mismo asegure la adecuada competencia

técnica, así como la necesaria imparcialidad e independencia en el proceso de certificación gestionado

por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.

2 Alcance

En el presente procedimiento se describe las actividades de certificación orgánica realizadas por

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.

3 Referencias

Como referencias básicas para la elaboración de este procedimiento se han tomado los criterios

establecidos en los siguientes documentos:

Manual de la Calidad de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador (M.C.), Capítulo

12. Proceso de Certificación.

PG/QCS /01 “Procedimiento para la gestión de la documentación”.

Normas o Regulaciones Orgánicas aplicables:

a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica

del Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de

Ecuador 2013)

Web:http://www.agrocalidad.gob.ec/inocuidad/inocuidad/Registro/BaseLegal/Reglamento.pdf

b) Otras normas internacionales aplicables;

4. General

4.1 Definiciones

El cliente deberá hacer referencia a la norma o regulación orgánica vigente en Ecuador y/o a la

regulación internacional aplicable al país de destino del producto certificado, para la cual este

solicitando certificación con el objetivo de obtener las definiciones correctas y actualizadas para la

utilización adecuada de cada término involucrado y usado en la certificación orgánica respectiva.

Los documentos a utilizarse para este propósito son:

http://www.agrocalidad.gob.ec/inocuidad/inocuidad/Registro/BaseLegal/Reglamento.pdf


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a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica del

Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Ecuador

2013)

Web: http://www.agrocalidad.gob.ec/inocuidad/inocuidad/Registro/BaseLegal/Reglamento.pdf

b) Cualquier otra norma o regulación internacional aplicable al país de destino del producto

certificado, para la cual se este solicitando certificación.

QCS entregará al cliente con su paquete de aplicación, cualquiera que este fuere (electrónico), todas

las normas o regulaciones vigentes al momento de la solicitud de información con respecto a la

certificación orgánica. Es responsabilidad del cliente verificar que las versiones de las normas o

regulaciones aplicables utilizadas sean las más actualizadas y vigentes.

4.2 Abreviaturas

Se utilizan las siguientes abreviaturas QCS Quality Certification Services – Ecuador M.C. Manual de la Calidad. PG./ PG.s Procedimiento(s) General(es) IG./ II.s Instrucción(es) General(es). F./ FF. Formato/ Formatos RI Revisor Inicial RF Revisor Final Ins. Inspector.

5 Descripción

5.1 Alcance de Certificación

Los alcances o categorías de certificación orgánica bajo los cuales Quality Certification

Services – Ecuador certifica son los siguientes:

A: Agricultura

a.1: Recolección Silvestre

B: Ganadería

C Procesamiento

La certificación orgánica no es una declaración de calidad, seguridad alimentaria, o una garantía

absoluta de ausencia de residuos. Es un proceso de verificación y determinación de que los

productos que dicen ser orgánicos están en cumplimiento con las distintas normas o regulaciones



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aplicables. La certificación de Quality Certification Services – Ecuador, puede ser solamente

concedida, mantenida, extendida, suspendida o retirada por Quality Certification Services –

Ecuador o por la respectiva autoridad competente de acuerdo con las normas o regulaciones

orgánicas aplicables.

5.2 Principios de la producción y manejo orgánico

El cliente deberá hacer referencia a la norma o regulación nacional o internacional aplicable,

para la cual este solicitando certificación con el objetivo de cumplir con los requisitos vigentes

involucrados en la producción y certificación orgánica respectiva.

Los documentos a utilizarse para este propósito son:

a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica del

Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Ecuador

2013)

Web: http://www.agrocalidad.gob.ec/inocuidad/inocuidad/Registro/BaseLegal/Reglamento.pdf

b) Cualquier otra norma o regulación internacional aplicable al país de destino del producto

certificado, para la cual se esté solicitando certificación.

5.3 Aplicabilidad y Requisitos Adicionales

5.3.1 Aplicabilidad

La certificación orgánica cubierta en este manual aplica a: Las personas naturales o

jurídicas que intervengan en cualquier parte del proceso, desde la producción hasta la

comercialización, de productos que lleven o vayan a llevar cualquier indicación referente

al método considerado como producción orgánica:

a) Los productos agrícolas vegetales no transformados;

b) Los animales y productos animales no transformados;

c) Productos agrícolas vegetales y productos animales transformados destinados a la

alimentación humana, preparados básicamente a partir de uno o más ingredientes

de origen vegetal, animal o de origen no agrícola permitidos bajo cada norma o

regulación aplicable.

d) Alimentos para animales, piensos compuestos y materias primas para la

alimentación animal permitidos bajo cada norma o regulación aplicable.



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Cada operación (o porción de una operación) que produce o maneja cultivos, ganadería,

productos de ganadería u otros productos agrícolas que están destinados a ser vendidos,

etiquetados o representados como “orgánico” deben ser producidos de conformidad con

cada norma o regulación aplicable a dicha operación o producto.

Cualquier operación (o una porción específica de una operación) que haya sido

certificada por Quality Certification Services – Ecuador se considera certificada bajo la

norma o regulación aplicable hasta que se cumpla un año de la certificación.

Cualquier operación que a sabiendas vende o etiquete un producto como orgánico, sin

cumplir con las normas o regulaciones de certificación aplicables, estará prohibida de

comercializar dichos productos durante un periodo definido bajo dicha(s) regulación(es).

Cualquier operación que cometa una infracción que conlleve una acción fraudulenta que

afecte la confiabilidad de su sistema orgánico será referida a la autoridad competente

respectiva descrita en cada norma o regulación aplicable. Quality Certification Services-

Ecuador impondrá las respectivas sanciones, cumpliendo con las instancias del debido

proceso y pondrá la infracción en conocimiento de las autoridades competentes. Como

resultado, la operación puede ser privada de su capacidad como operador orgánico.

a) Requisitos Adicionales de Comercialización:

1) Exportación:

Los productores certificados que desean exportar productos orgánicos deberán

consultar las normas o regulaciones específicas del país de destino. Quality

Certification Services – Ecuador ofrece distintas verificaciones dependiendo del

destino final del producto certificado. El cliente deberá comunicarse con Quality

Certification Services – Ecuador para obtener, más información con respecto a

la exportación de productos certificados.

2) Declaraciones Adicionales de Comercialización referentes al etiquetado de

productos:

Los productores certificados por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador

pueden acceder a otras certificaciones, además de las aplicables bajo las

normas orgánicas, con el fin de llevar etiquetas adicionales en sus productos.

Estas certificaciones adicionales incluyen: justicia social en agricultura

orgánica, certificación orgánica amigable con las aves, acuacultura orgánica,


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etc. Por favor comuníquese con la oficina de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador para más información.

3) Estado de transición/conversión:

Los productos que cumplen los requerimientos de Ecuador (artículos 17, 28, 49,

70 y 97 de la Normativa General para promover y regular la producción orgánica-

ecológica-biológica en el Ecuador) y de las regulaciones específicas del país de

destino., bajo la definición de transición/conversión orgánica pueden etiquetar

sus productos como “ en transición a la agricultura orgánica” en el caso del

Reglamento de la normativa de la producción orgánica agropecuaria en el

Ecuador Por favor comuníquese con la oficina de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador para más información con respecto a periodos de

conversión/transición bajo otras regulaciones internacionales.

4) Certificación para Ganadería Libre de Hormonas y Antibióticos:

Todos los animales y productos animales vendidos, faenados o etiquetados

como libre de hormonas y antibióticos serán criados de acuerdo con todas las

disposiciones de etiquetado orgánico con la excepción de que el productor no

necesita que la alimentación de tales animales sea producida orgánicamente, y

no es necesario que los pastos sean manejados de manera orgánica.

5) Grupo de Productores

Quality Certification Services (QCS) –Ecuador define la certificación de grupos

como la de un grupo de agricultores que cumplen el siguiente criterio:

Los cultivos y prácticas de agricultura de los productores deben ser

uniformes y reflejar un proceso y metodología consistente, utilizando

los mismos insumos.

El grupo debe ser manejado como una entidad legal bajo una

administración central que sea uniforme y consistente.

La participación en el grupo es limitada para productores que

comercialicen toda su producción orgánica a través del grupo.

Los productores que están certificados como parte del grupo agricultor

no poseen certificados individuales. Por el contrario, están certificados

como una unidad.


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Los grupos de agricultores establecen e implementan un sistema de

control interno (sistema de calidad), con la supervisión y

documentación de las prácticas de producción e insumos utilizados en

cada operación de cada productor para garantizar el cumplimiento con

la Normativa Orgánica Ecuatoriana.

Los grupos de agricultores deben garantizar que todos los miembros

entiendan las normas orgánicas pertinentes y como éstas se aplican a

sus operaciones específicas.

Los grupos de agricultores deben mantener instalaciones de

procesamiento (cuando aplique), distribución y sistemas de

comercialización centralizadas

Quality Certification Services (QCS) –Ecuador desarrollará planes de inspección

especializados para proyectos que cumplan las necesidades de grupos

individuales los cuales entran en esta definición. Para cada grupo de agricultores

que certifique, Quality Certification Services (QCS) –Ecuador debe documentar su

método para determinar el número de agricultores que van a ser inspeccionados.

Esta determinación debe incluir consideraciones de:

El número de operaciones que están participando en el grupo de agricultores;

El tamaño de la superficie de operación del grupo de agricultores,

El grado de uniformidad entre las operaciones del grupo;

La complejidad del (los) sistema(s) de producción del grupo; y

La estructura de manejo del sistema de control interno del grupo.

Típicamente, 15% a 20% con un mínimo de 10 inspecciones, de los

campos serán inspeccionados anualmente.

a1) Aplicación del Grupo de Agricultores

Los grupos de agricultores a menudo son muy complejos. Ellos pueden incluir

cientos, sino miles, de productores. Este tipo de operaciones no encajan fácilmente


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en inspecciones normales. Por lo tanto, más información suplementaria es

necesaria en adición a los documentos normales de inspección.

La siguiente es una lista de la información que los grupos de agricultores deben

suministrar a Quality Certification Services (QCS) –Ecuador antes de una

inspección:

Mapa general indicando la región en donde está localizado el grupo agricultor

Un mapa más detallado indicando la localización de cada una de los

productores a ser inspeccionadas.

La lista de los agricultores por grupo, enumerando los productores, códigos de

productor, cultivos, rendimiento estimado, e historia de producciones pasadas.

Muchos grupos de agricultores mantienen registros de producción individuales

tales como mapas de las parcelas y acuerdos de agricultor, los cuales son

generalmente revisados al momento de la inspección.

Aplicación y plan del sistema orgánico.

Nombre de las personas de contacto con números de teléfonos, de casa y

trabajo. Esto es importante para tener acceso a por lo menos dos contactos

en caso de que la persona principal de contacto no pueda ser localizada.

Una descripción del proyecto para entender como está organizado. Un reporte

de inspección previo deberá ser proporcionado para las actualizaciones de

certificación.

Planes de manejo, cuestionarios/aplicaciones, si es que existe algún

procesamiento, (Muchos grupos de agricultores tienen procesamientos y/o

instalaciones de almacenamiento.)

Información sobre las ventas finales y distribución. Esto es importante para

determinar si alguna instalación de exportación o almacenaje fuera del lugar

necesita ser inspeccionada.

En el caso de actualizaciones de certificación, el inspector deberá ser

proporcionado con la carta de certificación pasada que contenga todas las

condiciones de certificación claramente establecidas. Como se indico, el

reporte de inspección pasado puede ser extremadamente valioso y debe ser

revisado.


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a2) Revisión de documentos de control internos

Una vez que se llega al lugar de inspección, el inspector deberá reunirse con el

administrador u encargado para planificar el itinerario de inspección. El inspector

debe claramente entender la organización de manejo del proyecto antes de partir

al campo. Los inspectores necesitaran la documentación del sistema de control

interno para poder realizar una verificación local apropiada de los esfuerzos de

supervisión, programas de educación, flujo del producto, y prácticas de producción.

a3) Selección del lugar de visita

Los inspectores deben estar seguros de que tienen la libertad de seleccionar

cualquier parte del proyecto para realizar la inspección. Los administradores del

Grupo de Agricultores no deben “dirigir” la inspección. Quality Certification Services

(QCS) –Ecuador alienta a los inspectores a hacer intentos adecuados de visitar a

productores apartados, y así realizar una mejor evaluación del sistema (esto

depende de la zona o influencia de acción).

a4) Entrevista a miembros del Grupo de Agricultores

Una vez que la inspección comienza, el proceso recomendado es seguir el flujo del

producto empezando con los lugares de producción, seguido por el procesamiento

principal, procesamiento final, envasado, almacenamiento, y distribución. Cuando

se visita a los productores, aparte de observar las prácticas de producción y puntos

de control orgánicos específicos de la operación, el inspector debe verificar

aspectos críticos de todo el proyecto. Los productores serán entrevistados

directamente, no solo en relación sus fincas, sino también acerca de proyectos en

los programas.

Los productores deben entender claramente cuales sustancias están prohibidas.

La integridad individual de la granja usualmente refleja el entendimiento del

productor sobre la certificación orgánica, la cual está directamente ligada al

proyecto total de educación y esfuerzos de supervisión.

a5) Auditoria de oficina

Una vez que todos los aspectos del proyecto han sido inspeccionados, una visita a

la oficina del proyecto será requerida para realizar una auditoría. La auditoria del

proyecto completo es mejor realizarla al final de la inspección, cuando el inspector

tiene un mejor entendimiento de la operación completa. Además, es necesario


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para verificar las distintas partes de la información recogida durante la inspección

de campo.

a6) Entrevista final o de salida

Una entrevista final con el encargado del proyecto es necesaria con el fin de

responder preguntas restantes. Esto da al inspector oportunidad de obtener

información faltante, obtener firmas requeridas, aclarar confusiones,

inconsistencias, o información inexacta, y comunicar temas de interés.

Se entregará al cliente junto con el procedimiento de certificación una copia de la Política de

Grupo de Agricultores P03-00.

5.4 Reciprocidad

Las entidades certificadas por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador deben obtener

un certificado orgánico válido para todos los ingredientes o productos (por ejemplo, alimento

orgánico para ganado o ingredientes en un producto terminado con múltiples ingredientes) que

pretendan usar en su operación orgánica y que no sean certificados por Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador. Para ser aceptados por QCS, dichos certificados deben ser

otorgados por agencias certificadoras acreditadas por el organismo respectivo, especificado

bajo la norma o regulación aplicable al lugar de destino del producto. El cliente deberá hacer

referencia a la norma o regulación vigente aplicable, para la cual este solicitando certificación

con el objetivo de cumplir con los requisitos vigentes involucrados en la producción y

certificación orgánica respectiva.

5.5 Procedimientos y Políticas

5.5.1 Procedimientos de Certificación

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador aceptará todas las aplicaciones (plan de sistema

orgánico) que entren dentro de los distintos alcances de certificación orgánica y certificará a todos

los clientes calificados en la medida que su capacidad administrativa lo permita. Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador no hará ningún tipo de diferenciación con respecto al tamaño de la

operación o afiliación del cliente al momento de proporcionar sus servicios de certificación.

5.5.1.1 Procedimientos de Revisión de las Aplicaciones

a) Al momento de iniciar el proceso de certificación el cliente recibirá el paquete de

certificación orgánica de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador. Este

paquete puede será entregado en versión electrónica (sin costo - gratuitamente) a


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cualquier cliente. El paquete incluye una aplicación completa para el alcance

solicitado, el Procedimiento de Certificación Orgánica de QCS (PG/QCS/03) y todas

las normas o regulaciones aplicables. Todos los materiales del paquete de

certificación están disponibles en la página web de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador.

Los tipos de aplicaciones disponibles dependen del alcance de certificación y estos

son:

Plan Agrícola Orgánico PAO (FFPG0301)

Plan para Grupo de Productores (FFPG0301a)

Plan de Ganadería Orgánico PGO (FFPG0302)

Plan de Procesamiento Orgánico PPO (FFPG0303)

Plan de Apicultura Orgánica POA (FFPG0330)

b) El cliente que solicita la certificación orgánica debe completar y responder todas

las preguntas del plan del sistema orgánico aplicable a su operación, incluyendo:

1) El nombre de la persona que completa la aplicación y que será

responsable de la certificación orgánica en el futuro. De ser este el caso

el nombre del negocio a certificarse, con su respectiva dirección, número

de teléfono y documentación legal aplicable. Si la persona que firma no

es el gerente o dueño de la finca debe enviar una carta delegando

autoridad a la persona que firmara todos los documentos de certificación.

2) El(los) nombre(s) de cualquier agencia de certificación con la cual haya

aplicado anteriormente para obtener la certificación orgánica, con su

respectivo año(s) de aplicación. Además, incluirá una copia de cualquier

notificación de no conformidad, negación o suspensión de la certificación

y una descripción de las acciones tomadas por el cliente para corregir

dichas no conformidades.

3) El Plan del Sistema Orgánico (PSO) como se describe en la sección 6.3.

4) Llenar la afirmación de conformidad dependiendo de la norma bajo la

cual está aplicando y el alcance de certificación;

Plan Agrícola Orgánico


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a) FFPG0331-0 Afirmación de Conformidad UE

b) FFPG0332-0 Afirmación de Conformidad Nacional

c) FFPG0333-0 Afirmación de Conformidad JAPON

d) FFPG0334-0 Afirmación de Conformidad CAN

Plan de Ganadería Orgánica

Se encuentran dentro de la aplicación FFPG0302-0 Plan de

Ganadería Orgánica

Plan de Procesamiento Orgánico

Se encuentran dentro de la aplicación FFPG0303-0 Plan de

Procesamiento Orgánico

Plan grupo de productores

a) FFPG0331-0 Afirmación de Conformidad UE

b) FFPG0332-0 Afirmación de Conformidad Nacional

c) FFPG0333-0 Afirmación de Conformidad JAPON

d) FFPG0334-0 Afirmación de Conformidad CAN

e) FFPG0347 Lista de Productores para Grupos

5) Documentos indispensables: Declaración jurada del uso previo de la

tierra (FFPG0335) y contrato (FFPG0344), firmados, mapas de las

parcelas e instalación(es), historia de los campos, perfiles individuales de

los productos y documentos adjuntos adicionales.

6) Cualquier otra información necesaria para determinar el cumplimiento de

las normas y regulaciones aplicables.

c) Una vez que el cliente ha llenado la aplicación debe enviarla a la oficina de Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador. La aplicación entregada debe tener

firmado el Contrato de Certificación Orgánica y Autorización de Uso de la Marca

QCS (FFPG0344), además debe estar acompañada por el pago inicial (mínimo

70% de la tarifa total de certificación), el cual esta descrito en la proforma de

servicios que emite QCS al cliente). Quality Certification Services (QCS) – Ecuador

requiere que el cliente mantenga una copia adicional de la aplicación enviada para

sus archivos. Las aplicaciones enviadas a Quality Certification Services (QCS) –


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Ecuador sin documentos firmados o incompletos, tendrán que ser completadas y

entregadas por el cliente para empezar el proceso de certificación. Los clientes

serán notificados de la recepción de su aplicación (FFPG0304) y junto con dicha

notificación se enviará el Contrato de Certificación Orgánica y Autorización de Uso

de la Marca QCS firmado por el representante de Quality Certification Services

(QCS) - Ecuador.

El periodo aproximado de certificación es usualmente de 45 días desde que QCS

recibe el reporte de inspección firmado por parte del cliente y la información

adicional de haber sido requerida. El tiempo exacto de certificación varía

dependiendo de factores como la complejidad de la operación, cuan completa es la

documentación recibida, de la disponibilidad del inspector, y de la colaboración por

parte del cliente para obtener cualquier información adicional requerida.

d) Cada aplicación será revisada por un Coordinador de Certificación (revisor inicial)

para garantizar que toda la información requerida este incluida y determinar si el

cliente cumple o tiene la capacidad de cumplir con las normas o regulaciones

aplicables antes de la inspección.

Durante la revisión inicial, el Coordinador de Certificación verificará si el cliente ha

aplicado anteriormente con otra agencia de certificación, de ser así procederá a

verificar si recibió alguna notificación de no conformidad, de negación o si se le

otorgó la certificación, el CC verificará la documentación que compruebe la

corrección de dicha no conformidad y se comunicará con la agencia de certificación

con la cual trabajaba el cliente y verificará que la información entregada por el

cliente es verdadera.

En caso de que el Coordinador de Certificación (revisor inicial) necesite información

adicional para evaluar la conformidad de la operación, esta deberá ser solicitada al

cliente por medio de una carta de información adicional (FFPG0305) la cual debe

ser respondida en un plazo de 15 días.

Si el Coordinador de Certificación encuentra que la operación que está aplicando a

la certificación orgánica no cumple con las normas o regulaciones respectivas, el

cliente será notificado de dichos incumplimientos o no conformidades y podrá tomar

las medidas descritas en la sección 5.5.1.3 g). Si no se han tomado ninguna

medida en un plazo de 30 días, la aplicación se considerará inactiva y el personal


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de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador empezará los procedimientos

para negar o suspender la certificación.

Si se recibe alguna respuesta a la no conformidad Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador actuará conforme la sección 5.5.1.3 h).

e) Una vez que toda la información pertinente a la aplicación ha sido recibida y todos

los documentos necesarios han sido adjuntados y aprobados, el personal de

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador se encargará de programar la

inspección o auditoria INS SITU para verificar que la información proporcionada en

la aplicación sea correcta. Este proceso se llevará a cabo siempre en un plazo

razonable, salvo que la inspección se retrase hasta 6 meses para cumplir con los

requerimientos necesarios para resolver un incumplimiento o no conformidad. El

personal de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador enviará una copia de la

aplicación con todos los documentos respectivos al inspector asignado para realizar

la auditoria IN SITU. Además, se incluirá en los documentos para el inspector, las

instrucciones especiales redactadas por el Coordinador de Certificación (revisor

inicial) (FFPG0308).

5.5.1.2 Inspecciones

Una vez que el inspector ha sido asignado, este coordinará con el cliente la inspección

de la operación. Una vez coordinada la inspección, el inspector enviará al cliente el

Plan de Inspección (plan para las actividades de evaluación) (FFPG0327), el mismo

que describe los puntos que se abordará durante esta etapa. Si existiera un cambio en

la planificación por motivos mayores, sea por parte de QCS o del cliente, el inspector

debe modificar el plan y enviarlo nuevamente al cliente, y actualizar la carpeta del

cliente en Google drive.

5.5.1.2.1 Inspección de la operación

a) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, llevará a cabo la inspección de

cada operación de producción, incluyendo todas las instalaciones y lugares donde

se produzcan o procesen productos orgánicos, que hayan sido incluidos y descritos

por la operación y para los cuales se solicite la certificación. Dicha inspección se

llevará a cabo anualmente en toda operación certificada que produzca o procese


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productos orgánicos con el propósito de determinar el cumplimiento por parte de la

operación.

b) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, podrá llevar a cabo inspecciones

adicionales de la operación certificada con el propósito de determinar el

cumplimiento de las normas o regulaciones aplicables.

(ii) La autoridad competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s) podrá

requerir que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador lleve a cabo

inspecciones adicionales de la operación certificada con el propósito de

determinar el cumplimiento de las normas o regulaciones aplicables.

(iii) Todas las inspecciones adicionales se podrían anunciar o no con anticipación a

discreción de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o tal como sea

requerido por la autoridad competente establecida en las normas o

regulaciones aplicables.

5.5.1.2.2 Reporte de Inspección

El reporte de inspección tiene un formato específico diseñado para cada alcance y

ámbito de certificación:

Lista de chequeo - Inspección agrícola (FFPG0309)

Lista de chequeo - Inspección ganadera (FFPG0310)

Lista de chequeo - Inspección procesamiento (FFPG0311)

Adicionalmente, el inspector deberá enviar junto con el reporte de inspección el

apéndice de la norma o regulación correspondiente:

Apéndice agrícola Nacional (FFPG0312a)

Apéndice ganadería Nacional(FFPG0312b)

Apéndice procesamiento Nacional (FFPG0312c)

Apéndice Grupo de productores (FFPG0346)

Lista de productores para Grupos (FFPG0347)

Para mayor información por favor referirse al documento PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN

PG/QCSES/09 el cual podrá estar a su alcance comunicándose con el personal de QCS-

Ecuador.

5.5.1.3 Concesión, Negación, Suspensión de la Certificación y Medidas Sancionadoras.


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a) Una vez que el reporte de inspección de la operación que solicita la certificación

ha sido recibido, se envía una copia al cliente la cual debe ser firmada por el

mismo y enviada a las oficinas de QCS. El Coordinador de Certificación (revisor

final) de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador revisará en detalle el

reporte de inspección, el formulario de entrevista final, además de cualquier

información adicional o documento obtenido por el inspector, así como cualquier

resultado de análisis de suelo, tejido o muestra de producto examinada. El revisor

final debe solicitar al laboratorio los resultados de los análisis de muestras antes

de emitir una recomendación. Adicionalmente, el cliente puede solicitar por

escrito a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador los resultados de

cualquier análisis de las muestras tomadas por el inspector.

EL revisor final revisará los documentos entregados por el inspector sobre todo el

reporte y el formulario de entrevista final con las observaciones, en caso de que

necesite información adicional para evaluar la conformidad de la operación, esta

deberá ser solicitada al cliente por medio de una carta de información adicional

(FFPG0305) que debe ser respondida en 15 días. Caso contrario se procederá a

la emisión de una Notificación de No Conformidad. Si la información no es

completa o adecuada, queda a discreción del coordinador de certificación si se

emite una Notificación de No Conformidad o se solicita mayor información.

Todas las no conformidades serán registradas en Google drive calendar para

mantener un mejor control de verificaicon del envio por parte del cliente del cierre

de las mismas en el tiempo que QCS establecio.

La revisión de toda la información y decisión de certificación de una operación

deberá ser realizada por una persona diferente a la que condujo la inspección de

la operación y la revisión final.

Si el plan del sistema orgánico y todos las prácticas, procedimientos y actividades

de la operación del cliente se encuentran en cumplimiento con los requisitos de

las normas o regulaciones orgánicas aplicables y Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador determina que el cliente ha sido y es capaz de operar en

conformidad con su plan del sistema orgánico, el revisor realizara una

recomendación al Gerente quien tomara la decisión de certificación final.

b) La concesión de certificación orgánica puede incluir observaciones que serán

revisadas el año siguiente o si el revisor final Estas observaciones deben ser


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resueltas mediante una respuesta escrita dentro de un periodo de 30 días c

Todas las no conformidades u observaciones serán registradas en Google drive

calendar para mantener un mejor control de verificación del envío por parte del

cliente del cierre de las mismas en el tiempo que QCS estableció.

Si se recibe las acciones correctivas, dentro de los 30 días asignados para cerrar

una no conformidad, Quality Certification Services (QCS) – Ecuador evaluará la

información. Si la información presentada no es suficiente para determinar el cierre

de una no conformidad el encargado de la revisión final pedirá al cliente, por escrito,

información adicional. El cliente tendrá 15 días para enviar la información solicitada.

En caso de no recibir la información en el tiempo determinado se procederá a negar

o suspender la certificación. El cliente podrá solicitar una extensión al periodo de

respuesta de una no conformidad para que dicha solicitud de extensión sea

evaluada por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.

Nota: El revisor final de un cliente debe ser una persona distinta a quien hizo la inspección

y la revisión inicial.

Una vez que la certificación es concedida, Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador emitirá un certificado orgánico de la operación dependiendo de la norma

o regulación aplicable. El certificado orgánico de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador cuenta con las siguientes partes:

1) Certificado(s):

Certificado Nacional (FFPG0314)

Certificado de Transición Nacional(FFPG0315)

*Dicho certificado especificará como mínimo:

- El nombre legal y dirección de la operación certificada.

- Si el cliente lo requiere poner el nombre de la Finca en la página

principal del certificado.

- La fecha efectiva de la certificación / la fecha de expiración

- El alcance de certificación orgánica (Agricultura incluido

recolección silvestre, Ganadería y Procesamiento)

- Nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador,

dirección y número de teléfono.

- Categoría del producto (100% orgánico, Orgánico, Conversión,

Transición)


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* Fechas del Certificado

Fecha efectiva: fecha del primer año de certificación del cliente

con QCS (fecha de emisión del primero año de certificación)

Fecha de la última inspección: Fecha en que se realizó la última

inspección.

Fecha Aniversario: Fecha de la primera inspección que se

realizó al cliente.

Fecha expiración: Fecha de emisión del certificado

Fecha emisión: Fecha en que se emite el certificado.

2) Formulario de verificación de productos

Formulario de Verificación de Productos Agrícolas y Ganaderos

(FFPG0318)

Formulario de Verificación de Productos Procesamiento

(FFPG0319)

Formulario de Verificación de Productos en Conversión o transición

(FFPG0320)

c) Junto con el certificado orgánico de la operación también se hará entrega de los

siguientes documentos:

1) Formulario de Decisión de Certificación (FFPG0321)

e) La certificación de una operación orgánica tendrá la validez de un año a partir de

la fecha efectiva, es decir la fecha de la emisión del certificado por primera vez.

Además cada año se realizará una inspección de verificación. La certificación de

una operación podrá también ser suspendida, o revocada por Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador, por el administrador del programa orgánico aplicable y

en vigencia, o por autoridad competente de una norma o regulación específica. La

certificación orgánica de una operación deberá ser renovada durante el plazo

especificado en la norma o regulación respectiva aplicable (ver sección 5.5.2.).

f) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador al determinar que el cliente no ha

cumplido o no es capaz de cumplir con los requisitos establecidos en la(s)

norma(s) o regulación(es) orgánicas aplicable(s), emitirá por escrito una

notificación de no conformidad (FFPG0306-1). Si Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador ha determinado que la acción correctiva de una no conformidad


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no es posible por parte del cliente, se emitirá una Notificación de Propuesta de

Suspensión/Revocatoria (FFPG0324) en el caso de ser un cliente ya certificado, o

una Notificación de Negación (FFPG0307) de la certificación en el caso de ser un

cliente nuevo. En este caso (la acción correctiva de una no conformidad no es

posible) se pueden combinar las dos notificaciones en un solo documento:

Notificación de No Conformidad y Negación (FFPG0328) o Notificación de No

conformidad y Propuesta de Suspensión/Revocatoria (FFPG0329).

Una notificación de no conformidad proporcionará la información descrita en la

sección 5.5.6.3 a).

g) Una vez recibida la notificación de no conformidad, el cliente puede:

1) Corregir los incumplimientos y enviar a Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador una descripción de las acciones correctivas ejecutadas

junto con su respectiva documentación de sustento;

2) Corregir los incumplimientos y aplicar a la certificación orgánica con otra

agencia de certificación. Siempre y cuando, el cliente incluya en su

aplicación su plan del sistema orgánico completo, la notificación de no

conformidad recibida de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador,

y una descripción de las acciones correctivas ejecutadas junto con su

respectiva documentación de sustento; o

3) Refutar de forma escrita la no conformidad con Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador.

4) Solicitar una extensión para que esta sea evaluada.

5) Si el cliente está renovando su certificación puede renunciar a la misma

en cualquier momento mediante FFPG0348-0 Carta de Renuncia

h) Después de emitir una notificación de no conformidad, Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador:

1) Evaluará las acciones correctivas tomadas por el cliente y la

documentación de apoyo enviada para sustentar cada corrección(es) y

realizará una inspección de la operación de ser necesario.


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2) Evaluará la refutación presentada por el cliente y realizará una

inspección de la operación de ser necesario.

3) Cuando la(s) acción(es) correctiva(s) o la refutación presentada(s) por el

cliente se considera(n) suficiente(s) para otorgar, obtener o mantener la

certificación orgánica, se continuará con el proceso de certificación; o

4) Cuando la(s) acción(es) correctiva(s) o refutación(es) presentada(s) por

el cliente no se considere(n) como suficiente para obtener la certificación

orgánica aplicable, Quality Certification Services (QCS) – Ecuador:

emitirá y enviará al cliente, una notificación por escrito de la Negación de

la certificación o la Propuesta de Suspensión/Revocatoria.

5) Emitirá por escrito una Notificación de Negación o Propuesta de

Suspensión de la certificación al cliente que no respondiere en el plazo

establecido, a la Notificación de no Conformidad (FFPG0306) enviada

por parte de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.

6) Dará aviso de la aprobación o negación de la certificación orgánica al

organismo o entidad correspondiente según la norma o regulación

aplicable.

i) La Notificación de Negación de la certificación o debe establecer las razones y

motivos de dicha Negación y especificará los derechos del cliente para:

1) Volver a aplicar a la certificación orgánica en virtud a la sección 5.5.1 y

párrafo (j) de esta sección.

2) Solicitar la mediación en virtud a la sección 5.5.6.4 de este procedimiento o

de conformidad al programa orgánico aplicable; o

3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a 5.5.6.5

de este procedimiento o de conformidad al programa orgánico aplicable; o

En el caso de la Propuesta de Suspensión o Revocatoria:

1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para

resolver la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del

plazo especificado, o


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2) Solicitar la mediación en virtud a la sección 5.5.6.4 o de conformidad al

programa orgánico aplicable

3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la

sección 5.5.6.5 o de conformidad al programa orgánico aplicable

4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir una propuesta por escrito.

j) El cliente que solicita la certificación, y haya recibido una notificación escrita de

No Conformidad o de Negación, puede aplicar otra vez a la certificación en

cualquier momento con Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o cualquier

agencia de certificación, de acuerdo con lo establecido en 5.5.1.3 párrafo (g) (2) y

el presente párrafo. Cuando el cliente envía una nueva aplicación a Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador, deberá incluir una copia de la notificación

de No Conformidad o de Negación, de la certificación además de una descripción

escrita de las acciones correctivas ejecutadas junto con su respectiva

documentación de sustento;

K) El cliente que recibió una Notificación de Suspensión debe solicitar un

restablecimiento de la certificación a QCS, la decisión tomada se comunicará a la

autoridad competente.

l) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador considerará cualquier aplicación

que incluya una notificación de no conformidad o de negación, de la certificación

como una nueva aplicación e iniciará un nuevo proceso de aplicación en virtud a

la sección 5.5.1.

m) No obstante con lo dispuesto en el párrafo (f) de esta sección, si Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador tiene una razón válida para creer que un

cliente ha hecho voluntariamente una declaración falsa o de otro modo

deliberadamente incorrecta, puede iniciar el proceso de suspensión, revocación o

negación de la certificación, combinando en una sola notificación la No

Conformidad y la Negación o Propuesta de suspensión.

n) Los clientes quienes anteriormente han aplicado con otras agencias de

certificación y han recibido una notificación de no conformidad, negación o

suspensión, deben revelar todas estas notificaciones a Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador en el momento de la aplicación y proporcionar

información que demuestre que la no conformidad ha sido corregida.


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o) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador notificará al organismo o

entidad correspondiente la aprobación, negación, suspensión o revocatoria de la

certificación según la norma o regulación aplicable.

5.5.1.4 Tabla 1: Medidas sancionadoras en el proceso de certificación

Medida

Sancionadora

(Notificaciones)

Plazo para

recibir respuesta

de cada medida

sancionadora

Disposiciones a seguir por parte del

AGENTE CERTIFICADOR

Opciones a seguir por parte del OPERADOR

ORGANICO

1) NO

CONFORMIDAD

Plazo de 30 días

para recibir una

notificación por

escrito de una de

las acciones a

tomar por parte

del operador.

1) Información recibida suficiente. Emitir

Notificación de Resolución de No

conformidad resuelta.

Continúa el proceso de certificación.

2) Información recibida insuficiente o falta de

respuesta. Emitir:

a) Negación. (Para clientes nuevos)

b) Suspensión o Revocación (clientes que

renuevan)

1) Presentar una descripción de las medidas

correctivas adoptadas para abordar la no

conformidad, junto con la documentación de

apoyo dentro del plazo especificado;

2) Presentar una nueva solicitud a otra agencia

de certificación en cualquier momento,

siempre que, se incluya una solicitud completa

adjuntando la presente y cualquier otra

notificación de no conformidad pendiente de

QCS-Ecuador, una descripción de las

acciones correctivas tomadas y la respectiva

documentación de apoyo; o

3) Enviar información por escrito a QCS-

Ecuador para refutar la no conformidad.

2) NO

CONFORMIDAD

Y NEGACION

COMBIANDA EN

UNA SOLA

NOTIFICACION.

* Para clientes

cuya decisión ha

sido tomada por

primera vez.

Plazo de 30 días

para recibir una

notificación por

escrito de una de

las acciones a

tomar por parte

del operador.

1) Emitir la Notificación de no conformidad y

negación

En el caso de que una acción correctiva de

la no conformidad no sea posible se pueden

combinar las dos notificaciones en un solo

documento.

5) Aplicar a una nueva certificación orgánica con

QCS o con otra agencia certificadora de

acuerdo a la sección 5.5.1.

6) Solicitar la mediación en virtud a la sección

5.5.6.4 o de conformidad al programa

orgánico aplicable.

7) Presentar una apelación a la negación de la

certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o de

conformidad al programa orgánico aplicable.

3) NEGACION DE

LA

CERTIFICACION

*Para clientes

cuya decisión ha

Plazo de 30 días

para recibir una

notificación por

escrito de una de

las acciones a

tomar por parte

1) Emitir la Negación de la Certificación.

Si se ha determinado que la acción

correctiva de una no conformidad no es

suficiente para resolver el incumplimiento

dentro del periodo de tiempo establecido, se

1) Aplicar a una nueva certificación orgánica con QCS o con otra agencia certificadora de acuerdo a la sección 5.5.1.

2) Solicitar la mediación en virtud a la sección 5.5.6.4 o de conformidad al programa orgánico aplicable.


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sido tomada por

primera vez.

del operador. emitirá una Notificación de Negación

(FFPG0307) en el caso de ser un cliente

que se esté certificación por primera vez.

3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o de conformidad al programa orgánico aplicable.

4) NO

CONFORMIDAD

Y PROPUESTA

DE SUSPENSION

O REVOCATORIA

COMBINADA EN

UNA SOLA

NOTIFICACION

*Para clientes ya

certificados, cuya

no conformidad

NO pueda ser

resuelta.

Plazo de 30 días

para recibir una

notificación por

escrito de una de

las acciones a

tomar por parte

del operador.

1) Emitir la Notificación de No conformidad

junto con la Propuesta de Suspensión o

Revocatoria en un solo documento.

En el caso de que la corrección de la no

conformidad no sea posible se pueden

combinar las dos notificaciones en un solo

documento (Notificación de no Conformidad

junto con la Propuesta de Suspensión).

*Para clientes ya certificados, cuya no

conformidad NO pueda ser resuelta.

1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para abordar la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del plazo especificado, o



orgánico aplicable


certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o

de conformidad al programa orgánico

aplicable

4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir

una propuesta por escrito.

5) PROPUESTA

DE SUSPENSION

O REVOCATORIA

*Para clientes ya

certificados,

Plazo de 30 días

para recibir una

notificación por

escrito de una de

las acciones a

tomar por parte

del operador.

Si se ha determinado que la acción

correctiva de una no conformidad no es

suficiente para resolver el incumplimiento

dentro del periodo de tiempo establecido, se

emitirá una Propuesta de Suspensión

(FFPG0307).

1) Información recibida suficiente. Emitir

Notificación de Resolución.

Continúa el proceso de certificación.

2) Información recibida insuficiente o falta de

respuesta. Emitir Notificación de Suspensión

o Revocatoria.

1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para abordar la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del plazo especificado, o



orgánico aplicable


certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o

de conformidad al programa orgánico

aplicable

4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir

una propuesta por escrito.


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6) SUSPENSION

O REVOCATORIA

*Para clientes ya

certificados,

Plazo de 30 días

para recibir una

notificación por

escrito de una de

las acciones a

tomar por parte

del operador.

1) Suspensión o revocatoria de la

certificación.

Si una operación no ha respondido o la

acción correctiva no es suficiente para

resolver el incumplimiento dentro del periodo

de tiempo establecido en una propuesta de

suspensión o en una notificación de no

conformidad y propuesta de suspensión

combinada QCS suspenderá a la operación.

1) Solicitar el restablecimiento de la certificación

a QCS que a su vez se comunicara con la

autoridad competente.

5.5.2 Renovación, Retiros, y Renuncias de la Certificación

5.5.2.1 Renovación y Adiciones/Reducciones de la certificación

5.5.2.1.1 Renovación de la Certificación

a) Para renovar y continuar con la certificación, el cliente ya certificado y su

operación deben pagar anualmente la tarifa de certificación respectiva y enviar

completo el Plan de Manejo Orgánico según su alcance.

El cliente debe llenar y enviar a QCS el PSO actualizados para que QCS pueda enviar

estos y al mismo tiempo revisar que no existan más cambio o necesidad de cualquier

otro tipo de formulario no indicado en la declaración.

Por favor estar consientes que si durante la inspección anual se identifica una falla en la

revelación de un cambio en el PSO o falla en la actualización del formulario apropiado

del PSO se emitirá una Notificación de No Conformidad o Notificación de Propuesta de

Suspensión. La resolución de dicha no conformidad requerirá, como mínimo, el envío del

formulario del PSO correspondiente al aspecto de la operación que ha cambiado.

QCS cobrara como costo adicional (20 dólares por hora) por la revisión de cualquier

formulario del PSO enviado para resolver una no conformidad emitida por falta de

actualización del PSO durante el proceso regular anual. Los formularios del PSO

enviados fuera del proceso anual de actualización y enviados antes que se emita una

Notificación de No Conformidad no serán cobrados.

QCS se reserva el derecho de requerir al cliente completar todo el PSO en cualquier año

como QCS estime conveniente por cualquier razón, incluyendo antecedentes de no


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actualizar el OSP según se requiere o al completar esta declaración jurada de manera

inexacta o engañosa.

b) Una vez que la información mencionada previamente ha sido recibida, Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador iniciara nuevamente las respectivas partes

aplicables del Procedimiento de Revisión de las Aplicaciones convenido en la

sección 5.5.1.1 de este manual. Posteriormente y dentro de un tiempo razonable

organizará y conducirá la inspección de la operación certificada en virtud de la

sección 5.5.1.2 de este manual. En el caso de que por cualquier situación sea

imposible para Quality Certification Services (QCS) – Ecuador conducir la

inspección anual de la operación, puede permitir la continuación de la

certificación y extender el uso del certificado orgánico existente a la operación

orgánica certificada basándose en la información enviada por el cliente y en la

información de la inspección llevada a cabo durante los últimos 12 meses,

siempre y cuando, la inspección anual de la operación, sea realizada dentro de

los siguientes seis meses posteriores a la fecha prevista para la renovación anual

de la operación certificada.

c) En el caso de que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, basándose en

la inspección de la operación y en la revisión de la información especificada en la

sección 5.5.1.1 de este manual, considere que la operación certificada no esté

cumpliendo con las normas o regulaciones aplicables o con el presente

Procedimiento de Certificación Orgánica, emitirá por escrito una notificación de no

conformidad a dicha operación, en virtud a la sección 5.5.1.3 (b) y (f) de este

manual.

d) Si Quality Certification Services (QCS) – Ecuador determina que la operación

certificada cumple con las normas o regulaciones aplicables para las cuales ha

solicitado renovación o certificación, emitirá la decisión de certificación

correspondiente y el certificado actualizado para dicha operación orgánica.

5.5.2.1.2 Adición del Alcance de Certificación

Cuando un cliente desea adicionar un alcance de certificación bajo la cual su

operación se certifique debe seguir los siguientes pasos:

a) Enviar el PSO correspondiente al alcance de certificación que se desea adicionar


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b) QCS al recibir el PSO empezara el proceso de certificación descrito en la sección

5.5. El costo para adicionar un alcance de certificación se puede observar en las

tarifas de certificación que se encuentran en la página web (las estructuras de

tarifas son las mismas que las de renovación o aplicación).

Cuando un grupo de productores quiere adicionar más productores debe:

a) Enviar a QCS

FFPG0301-0 PAO 2 Solicitud para la Certificación de la Parcela

FFPG0301-0 PAO 3 Historia de la Parcela & Rotación de Cultivos

FFPG0335-0 Declaración jurada del uso previo de la tierra (si aplica)

Cualquier otro documento que QCS crea necesario dependiendo del

caso.

b) QCS al recibir el PSO empezara el proceso de certificación descrito en

la sección 5.5. El costo para adicionar un alcance de certificación se

puede observar en las tarifas de certificación que se encuentran en la

página web (las estructuras de tarifas son las mismas que las de

renovación o aplicación).

5.5.2.1.3 Reducción del Alcance de Certificación

Cuando un cliente desee reducir su alcance de certificación debe:

a) Enviar una carta a QCS describiendo cual es el alcance que quiere retirar de la

certificación.

b) QCS luego de recibir dicha carta procederá a emitir un nuevo certificado donde

solo constará el alcance certificado por QCS.

c) El cliente debe enviar su certificado anterior a las oficinas de QCS antes de recibir

el certificado actualizado

Si un cliente utiliza el certificado anterior se procederá como describe la sección

5.5.5.1 (c) de este procedimiento.

5.5.2.2 Retiro de la Aplicación y Cancelación del Proceso de Certificación.


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El cliente podrá retirar su aplicación del proceso de certificación en cualquier

momento y deberá informar a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador por

escrito (FFPG0354) de su decisión para que el retiro sea efectivo. El cliente que

retire su aplicación será responsable de los costos de servicios proporcionados

hasta el momento del retiro de la aplicación. Los clientes que voluntariamente

retiren su aplicación del proceso de certificación antes de la emisión de una

Notificación de No conformidad (FFPG0306) no recibirán ni se les emitirá dicho

documento. Así mismo un cliente que voluntariamente retire su aplicación antes de

la emisión de una Notificación de Negación (FFPG0307) según la norma o

regulación aplicable tampoco se le emitirá dicho documento.

Cuando un cliente retire su aplicación se le emitirá una Notificación de

retiro/renuncia de la aplicación/del certificado (FFPG0345)

5.5.2.3 Renuncia a la Certificación.

Las operaciones certificadas que se encuentren al día en sus pagos pueden

renunciar a su certificación en cualquier momento. La solicitud de renuncia

(FFPG0348-0 Carta de Renuncia) debe ser enviada por escrito para ser aprobada

por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador. Todas las tarifas y cargos

pendientes por servicios prestados por parte de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador deben estar cancelados al momento de la renuncia del

certificado para que esta sea aceptada por Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador. Igualmente, el cliente deberá devolver su certificado y retirar del

producto cualquier referencia al método de producción orgánico, ecológico o

biológico.

Cuando un cliente retire su aplicación se le emitirá una Notificación de

retiro/renuncia de la aplicación/del certificado (FFPG0345)


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5.5.3 Cuadro del Flujo de Aplicación de Certificación

APLICACIÓN RETIRADA

APLICACIÓN ENVIADA POR QCS

Las aplicaciones se envían cuando es necesario.

Digital o Impreso

APLICACIÓN NO DEVUELTA

No se toma ninguna acción

NO Archivo en espera

hasta recibir las tarifas

APLICACIÓN DE RECERTIFICACIÓN ENVIADA POR QCS

Las aplicaciones se envían una vez por mes

APLICACIÓN RECIBIDA

¿Se recibió también las tarifas?

APLICACIÓN NO DEVUELTA ¿Ser recibió las tarifas?

APLICACIÓN RECIBIDA ¿Ser recibió las tarifas?

SI Se

procede

NO No se toma acción en este momento- Pero

se factura al cliente las tarifas.

SI Se procede

SI No se toma ninguna acción en este momento-Pero el cliente tiene 6 meses para

enviar la aplicación

ARCHIVO PARA SER REVISADO

ARICHIVO PARA SER REVISADO

RETIRO DE LA APLICACION

El cliente envía una carta solicitando retirar su aplicación

y si el inspector no ha sido asignado, se reembolsa la

mitad de la tarifa.

INFORMACIÓN RECIBIDA

APLICACIÓN RETENIDA POR ADMINISTRACIÓN

Se necesita más información para que la aplicación sea adecuadamente

revisada

ARCHIVO REVISADO

RECEPCIÓN Y REVISIÓN DEL REPORTE DE

INSPECCIÓN

RETIRO DE LA APLICACION

El cliente envía una carta solicitando retirar su aplicación, no hay reembolso de la tarifa.

ABANDONO DE LA APLICACIÓN

El cliente no logra programas la inspección o no se presenta en la

inspección

APLICACIÓN RETENIDA POR ADMINISTRACIÓN

APLICACIÓN NEGADA

SOLICITUD DE LA APLICACIÓN Solicite su aplicación por teléfono,

internet, correo electrónico Envío Electrónico– Gratis Copia impreso en papel

APLICACIÓN DE RECERTIFICACIÓN

La aplicación es enviada automáticamente al cliente 120-150 días antes de la fecha de expiración

NEGACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN

INSPECTOR ASIGNADO

CERTIFICACIÓN

CONCEDIDA

ARCHIVO PARA SER ASIGNADO A INSPECTOR


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5.5.4 Etiquetado y Composición del Producto

5.5.4.1 Utilización del término “orgánico”

Los términos “orgánico”, “ecológico” o “biológico”, se podrán utilizar únicamente en el

etiquetado de productos agrícolas crudos o procesados. Igualmente, estos términos se

podrán utilizar en el etiquetado de ingredientes que hayan sido producidos y manejados de

acuerdo con las normas o regulaciones aplicables.

Los productos destinados a la exportación deben ser etiquetados según las normas o

regulaciones aplicables del país de destino. Para más información por favor consulte las

normas o regulaciones aplicables o comuníquese con la oficina de Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador.

5.5.4.2 Composición del producto

Existen diversas categorías en relación a la composición del producto orgánico y estas varían

dependiendo de las normas o regulaciones aplicables para las cuales el cliente solicita

certificación. Para que un producto califique dentro de una categoría determinada debe

cumplir con los requisitos de dichas normas o regulaciones. Por favor consulte las distintas

normas o regulaciones bajo la(s) cual(es) desea certificarse y verifique la categoría

correspondiente a su(s) producto(s).

5.5.4.3 Calculo del porcentaje de ingredientes orgánicamente producidos.

Para etiquetar un producto orgánico se debe calcular el porcentaje de todos los ingredientes

producidos orgánicamente en relación al total de todos los ingredientes del producto. Para

determinar como realizar este cálculo el cliente debe referirse a las normas o regulaciones

aplicables bajo las cuales busca certificarse.


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5.5.5 Uso de los Sellos y Logos

FIGURA 1: Logos de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador: versión a color y blanco y negro



5.5.5.1 Logo de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador

El logo y nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede ser utilizado

únicamente para la comercialización de productos orgánicos producidos o manejados

por entidades que cumplan con las normas o regulaciones aplicables. Las entidades que

completen exitosamente y favorablemente su proceso de certificación recibirán su(s)

certificado(s) orgánico(s) impreso(s) con el logo oficial de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador que se muestra en la figura 1 de esa sección (5.5.5).

Todos los productos orgánicos certificados por Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador, producidos y vendidos bajo las normas o regulaciones aplicables pueden ser

identificados con el logo oficial de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador

(figura1).

a) Lugares donde puede aparecer y mostrarse el logo de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador:

1) En productos frescos individuales (tales como: sandia, melones, etc.)

cuando se considere práctico para las partes interesadas.


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2) En unidades o envases de comercialización individuales tales como,

contenedores plásticos o de otros materiales permitidos bajo las normas o

regulaciones aplicables (tales como recipientes para fresas, productos en

bolsas, cartones de jugos, y frascos).

3) En productos vendidos a granel que contengan un panel de información

principal.

b) Venta y/o publicidad de terceros

A pesar de que solo la entidad certificada tiene el derecho de utilizar el logo o

nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, este permiso se

extenderá a terceras partes que publiciten productos certificados por Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador. Es responsabilidad del cliente certificado

el asegurarse de que se cumplan las siguientes condiciones:

1) Cualquier anuncio o material publicitario que muestre el logo o nombre de

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador debe especificar el producto

o grupo de productos que son certificados por Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador.

2) Cualquier publicidad utilizada por una tercera parte puede mostrar el logo o

nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador si se hace

referencia a productos certificados por Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador. Únicamente los productos certificados por Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador podrán hacer referencia al logo o nombre.

c) Puesta en vigor y aplicación

Cualquier uso del certificado o logo de Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador que no esté mencionado anteriormente es considerado fraudulento y

estará sujeto a la penalidad provista por las normas o regulaciones aplicables y por

cualquier ley civil o penal del sitio donde se cometa la infracción. Ver sección 5.5.6

5.5.6 Investigaciones e Incumplimientos

5.5.6.1 Investigación de operaciones certificadas

a) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede investigar cualquier reclamo

de incumplimiento de los términos establecidos en este documento u otros


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documentos involucrados en el proceso de certificación y que conciernan a las

operaciones certificadas como orgánicas por Quality Certification Services (QCS)

- Ecuador.

b) Además de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, cualquier funcionario

especificado o mencionado en las normas o regulaciones aplicables a la

certificación solicitada por el cliente, podrá también investigar dichos reclamos.

5.5.6.2 Procedimiento de cumplimiento de las normas certificadas

a) La autoridad competente o mencionada en las normas o regulaciones aplicables a

cargo de controlar, administrar o regular el programa orgánico respectivo, puede

auditar, evaluar o inspeccionar a las operaciones certificadas y a las agencias

certificadoras acreditadas, para verificar el cumplimiento de las normas o

regulaciones aplicables.

b) La autoridad competente o mencionada en las normas o regulaciones aplicables a

cargo de controlar, administrar o regular el programa orgánico respectivo, puede

iniciar la suspensión o revocación de la acreditación de Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador, si Quality Certification Services (QCS) – Ecuador falla

al cumplir, conducir, o mantener los requerimientos de la acreditación

establecidos en las normas o regulaciones aplicables.

c) De acuerdo con lo establecido en 5.5.1.3, 5.5.6.3 y 5.5.6.4 Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador debe enviar los siguientes documentos a su respectivo

destinatario y además debe verificar la recepción de dichas notificaciones y sus

respectivas respuestas:

- Notificación de No Conformidad (FFPG0306)

- Notificación de Resolución (FFPG0323)

- Notificación de Propuesta de Suspensión/Revocación (FFPG0324)

- Notificación de Suspensión/Revocatoria (FFPG0325)

- Notificación de Negación (FFPG0307)

-Notificación de No conformidad y Negación (FFPG0328)


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- Notificación de No conformidad y Propuesta de Suspensión (FFPG0329)

5.5.6.3 Procedimientos por incumplimientos para operaciones certificadas

a) Notificación de No Conformidad.

Al momento en que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador durante la

revisión o inspección de una operación buscando certificación o ya certificada,

encuentre un incumplimiento según las normas o regulaciones aplicables, enviará

por escrito una Notificación de No Conformidad (FFPG0306) a dicha operación.

La Notificación de No Conformidad (FFPG0306) proporcionará la siguiente

información:

1) Una descripción de cada no conformidad y los detalles específicos del

incumplimiento por parte del cliente y su operación.

2) El (los) punto(s) específicos de la normativa o regulación aplicable en la

cual se basa la no conformidad.

3) La fecha límite en la cual el cliente debe refutar o presentar una acción

correctiva por escrito para cada no conformidad además de la

documentación que sustente cada corrección(es).

b) Resolución de No Conformidad.

Al momento en que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador determine que

la operación demuestra que todas las no conformidades han sido resueltas,

enviará de forma escrita una Notificación de Resolución (FFPG0323) de la no

conformidad a la operación certificada.

c) Propuesta de Suspensión/Revocatoria

Al momento en que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador determine que

una impugnación o corrección de no conformidad no ha sido suficiente para

resolver el incumplimiento dentro del periodo de tiempo establecido, enviará por

escrito a la operación certificada una Notificación de Propuesta de

Suspensión/Revocatoria (FFPG0324) de la certificación aplicable a toda la

operación o a una parte de la misma, según corresponda. En el caso de que la


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corrección de la no conformidad no sea posible, los siguientes documentos:

Notificación de No Conformidad (FFPG0306) y Notificación de Propuesta de

Suspensión/Revocatoria (Formato FFPG0324) pueden ser combinados en una

sola notificación. Esta notificación establecerá:

1) La razón de la propuesta suspensión/revocatoria;

2) La fecha propuesta para la suspensión/revocatoria;

3) Las consecuencias de una suspensión o revocatoria, con respecto a la

elegibilidad a futuro en cuanto a la certificaron orgánica para la operación

involucrada dependiendo de las normas o regulaciones aplicables.

4) El derecho para solicitar y presentar una apelación en virtud a 5.5.6.5

dependiendo de las normas o regulaciones aplicables.

5) El derecho para solicitar mediación en virtud a la sección 5.5.6.4

d) Suspensión/Revocatoria

Dentro del proceso de certificación o renovación de la certificación, Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador le enviará a la operación certificada por

escrito una Notificación de Suspensión/Revocatoria (FFPG0325) si:

: 1) La operación certificada no corrige una no conformidad emitida a la misma.

2) La operación certificada no resuelve el incumplimiento suscitado a raíz de la

no conformidad por medio de una refutación.

3) La operación certificada no presenta una apelación a la propuesta de

suspensión/revocación de la certificación.

4) La operación certificada no solicita una mediación a la propuesta de

suspensión/revocación de la certificación.

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador no enviará una notificación de

suspensión/revocatoria a una operación certificada si la misma ha presentado

una apelación en virtud a 5.5.6.5, mientras la resolución final este pendiente.

f) Violaciones a una Norma o Regulación Aplicable – Consecuencias Legales.


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Todas las operaciones certificadas por Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador, además de recibir una Notificación de Suspensión/Revocatoria

(FFPG0325), estará sujeta a sanciones aplicables de acuerdo a la ley cuando:

1) A sabiendas, venda o etiquete falsamente un producto como orgánico.

2) Haga una declaración falsa a Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador o a una autoridad competente o funcionario del Gobierno.

Todas las medidas arriban descritas serán informadas Agrocalidad 5 días hábiles después

de haber sido emitida, así también cuando un cliente no renueve sus certificados.

5.5.6.4 Mediación

Todas las operaciones certificadas por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador tienen

la opción de resolver cualquier disputa con respecto a una Notificación de Negación

(FFPG0307) de la certificación, una Notificación de Propuesta de Suspensión/Revocatoria

(FFPG0324) o una Notificación de Suspensión/Revocatoria (FFPG0325) mediante un

proceso de mediación. Cualquiera que fuere la notificación emitida con respecto a las

situaciones mencionadas anteriormente, puede ser mediada después de una petición por

parte de la operación certificada a través de su respectivo representante y con la aceptación

de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.

Dicha mediación será solicitada por escrito a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador

y de ser rechazada Quality Certification Services (QCS) – Ecuador proporcionará una

Notificación de Solicitud de Apelación (FFPG0326) a la operación certificada. Dicha

notificación escrita dará aviso al cliente de su derecho de solicitud de apelación, en virtud a

5.5.6.5, dentro del plazo de 30 días después de la fecha de la negación de la solicitud de

mediación.

Si la mediación es aceptada por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, se llevará a

cabo con la asistencia de un mediador calificado acordado mutuamente por las dos partes.

Las partes involucradas, tendrán un máximo de 30 días para llegar a un acuerdo después de

una sesión de mediación. Si la medicación no es exitosa, el cliente y la operación certificada

tendrán 30 días a partir de la finalización de la mediación para apelar la decisión de Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador en virtud a 5.5.6.5. Cualquier acuerdo al que se

llegue durante o como resultado del proceso de mediación, estará siempre sujeto a las

normas o regulaciones aplicables. Toda autoridad pertinente que esté involucrada de


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acuerdo con una norma o regulación aplicable, podrá revisar cualquier acuerdo de mediación

para evaluar la conformidad con dichas normas y podrá además rechazar cualquier acuerdo

o disposición que no estén en conformidad con las mismas.

5.5.6.5 Apelaciones

Todo cliente certificado, sujeto a una norma o regulación aplicable a su operación, que se

considere perjudicado por una decisión emitida por Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador podrá siempre apelar dicha decisión.

Toda comunicación entre las partes implicadas en el proceso de apelación debe ser enviada

a cada destinatario, de forma escrita y se debe verificar la recepción de dichas notificaciones.

Todas las apelaciones serán revisadas y evaluadas, por personas no involucradas en dicha

apelación.

a) Apelaciones de certificación.

Todo cliente puede apelar a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador con respecto a

una: Notificación de Negación (FFPG0307), Notificación de Propuesta de

Suspensión/Revocatoria (FFPG0324) o una Notificación de Suspensión/Revocatoria

(FFPG0325) aplicable a su certificación,

1) Si la revisión y evaluación de la apelación favorece al cliente, Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador emitirá el correspondiente certificado orgánico.

2) Si la revisión y evaluación de la apelación no es favorable al cliente, Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador iniciará un proceso administrativo formal para

negar, suspender o revocar la certificación.

5.5.7 Enmiendas o Rectificaciones

De encontrarse un error en un certificado o documento emitido por Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador, el cliente solicitará la enmienda de dicho documento por medio de una

notificación escrita, detallando el error cometido. Una vez que se reciba dicha notificación Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador enviará el documento corregido y este quedará registrado

en el archivo físico y electrónico del cliente. Además, la oficina de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador marcará al documento anterior como obsoleto.

Nota: revisar el anexo 1 para conocer sobre el procedimiento de quejas.


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5.5.8 Declaración de conflicto de interés.

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, con el fin de prevenir que un conflicto de interés se

produzca, requiere siempre que todo su personal interno, miembros del Comité de Certificación,

inspectores y demás personal subcontratado complete y actualice de ser necesario, la Declaración

de Conflictos de Interés (FFMC0404). Esta declaración revelará cualquier relación contractual,

actividad laboral o consultoría realizada entre el cliente y las partes involucradas con Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador previamente mencionadas, que podrían beneficiarse o

perjudicarse por las decisiones de certificación.

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador prohíbe terminantemente a todos sus empleados,

personal interno, inspectores, y demás personal subcontratado, aceptar pagos, regalos, coimas,

sobornos o favores de ningún tipo por parte de cualquier persona o entidad involucrada en el

proceso de certificación o en la operación del cliente.

5.5.9 Confidencialidad

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador requiere que todo su personal, miembros del

Comité de Certificación, inspectores y demás personal subcontratado firme una declaración de

confidencialidad (FFMC0404) como requisito para trabajar en Quality Certification Services (QCS)

– Ecuador. Dicho acuerdo declara que la persona firmante, no revelará ninguna información

confidencial relacionada con o de propiedad de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o

de cualquiera de sus clientes siguiendo las provisiones detalladas en dicho documento.

5.5.10 Costos de certificación

5.5.10.1 Estructura de Tarifas de Certificación

Las tarifas de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador se evalúan periódicamente y

están sujetas a cambios y ajustes. Los documentos a continuación especifican en detalle los

costos para los distintos alcances de certificación dependiendo del tipo de operación

orgánica:

Ecuador:

a) Estructura de tarifas QCS de certificación expedita-Ecuador (RIG0102)

b) Estructura de tarifas QCS para Agricultura y Ganadería - Ecuador (RIG0106)

c) Estructura de tarifas QCS para Procesamiento -Ecuador (RIG0104)

Exportación:


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a) Estructura de tarifas QCS de certificación expedita Exportación (RIG0101)

b) Estructura de tarifas QCS para Agricultura y Ganadería Exportación (RIG0103)

c) Estructura de tarifas QCS para Procesamiento Exportación (RIG0105)

5.5.10.2 Proformas de Certificación

El cliente que esta interesado en conocer el costo de certificaicon de su operación debe llenar

el Formulario de Oferta de Servicios (RIG0126-0) que será enviado por el departamento de

marketing y ventas. Una vez que el cliente llena este formulario el departamento de marketing

y ventas envía la Proforma de Servicios (sin codigo) la cual indica el costo de certificación.

5.5.10.3 Certificados de Transacción

Los certificados de transacción son documentos emitidos por Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador a las entidades certificadas que exportan productos orgánicos a distintos

destinos en el mundo.

El cliente solicitará la emisión de un certificado de transacción por medio de una notificación

escrita. Una vez que se reciba dicha notificación y Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador verifique que el cliente certificado tenga sus documentos en orden y cumpla con la

norma o regulación aplicable del lugar de destino, se emitirá el documento solicitado.

Los certificados de transacción domestico tienen un costo adicional de $5 y los certificados

de transacción internacional de $35.00 cada uno si los documentos se envían por correo

regular, si el cliente desea que los documentos sean enviados por Courier el costo será de

$35 mas el costo de envío, además de cualquier tarifa administrativa adicional relacionada

con dichos certificados. Estos valores serán notificados al cliente por medio de una factura.

5.5.10.4 Costos Adicionales

Los costos administrativos adicionales incluyen, pero no se limitan a: copias adicionales u

omitidas, carta de Cumplimiento (FFPG0352), etc. A todas las operaciones que requieran de

servicios adicionales se les cobrará la tarifa real de copiar y enviar información, así como un

promedio por hora del tiempo trabajado por el personal de Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador para proveer estos servicios, siendo el mínimo tiempo a considerarse de

una hora.

La tarifa de los costos adicionales es de 20 dólares la hora.

5.5.10.4.1 Carta de Cumplimiento (FFPG0352)


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Esta carta es emitida para aquellas operaciones que su certificado a caducado y

necesitan seguir comercializando.

La carta es emitida siempre y cuando:

(a) Se haya realizado la inpeccion anual correspondiente y no exista

ningún hallazgo que pueda comprometer la integridad organica.

(b) Se hayan obtenido los resultados de los análisis de muestra (si

aplica).

Con esta carta se podrá seguir emitiendo los certificados de transacción.

5.5.10.5 Política de Colección de Tarifas

Las tarifas de certificación serán canceladas por parte del cliente que solicita la

certificación en dos partes: el 70% del costo total de certificación se recibirá junto con

la aplicación completa y el 30% restante se cobrará una vez terminado el proceso de

certificación y con la decisión final de certificación realizada.

El costo de las tarifas de certificación no incluye el valor de los viáticos del inspector ni IVA.

QCS ofrece tres posibilidades de cubrir los costos de inspección:

1) El cliente cubre los costos durante la inspección

2) El inspector cubre sus gastos durante la inspección y luego QCS cobra los gastos al

cliente y se reembolsa al inspector.

3) El cliente y el inspector cubren gastos durante la inspección. Los gastos cubiertos por

el inspector QCS facturará al cliente y reembolsará al inspector.

Los gastos que deben ser cubiertos durante una inspección son;

a) Transporte

b) Alimentación (incluye todas las comidas y bebidas que el inspector necesite).

c) Equipo necesario dependiendo de la ubicación de las instalaciones de la operación a

inspeccionar. (botas, poncho de agua, etc).

d) Hospedaje (en el caso de ser necesario).

Un depósito a ser aplicado a los viáticos puede ser requerido en algunos casos, como por

ejemplo en el caso de inspecciones internacionales. Una vez cancelados todos los valores

pendientes Quality Certification Services (QCS) – Ecuador entregará todos los documentos

de certificación correspondientes.


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Los cheques deben hacerse a nombre de Quality Certification Services Cia Ltda. y deben ser

enviados a nuestras oficinas

5.5.11 Variaciones Temporales

a) Las variaciones temporales de los requisitos en la sección 7.0, 8.0, 9.0 y 10.0

pueden ser establecidas por distintas razones. Dichas razones serán detalladas

en la norma o regulación aplicable.

b) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede recomendar o solicitar por

escrito a la autoridad competente una variación temporal a una norma o

regulación aplicable y estas deben basarse en las razones o circunstancias

enumeradas en dicho documento.

c) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, notificará una variación temporal a

cada operación certificada a la cual esta se aplique.

d) Las variaciones temporales no serán concedidas para ninguna práctica, material,

o procedimiento prohibido y estarán sujetas al periodo de tiempo aplicable de las

mismas dependiendo de la norma o regulación aplicable.

5.5.12 Información Pública y comunicaciones

La información considerada como pública y rutinariamente puesta a disposición del público por

parte de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador será determinada por el organismo

acreditador o de control, según la norma o regulación aplicable y en general incluye, pero no se

encuentra limitada a:

a) La lista de clientes certificados incluyendo el nombre de cada operación, el

alcance de certificación y los productos certificados.

c) Todos los documentos que se entregan a un solicitante interesado en el proceso de

certificación.

Así también QCS ingresara la información de los certificados emitidos incluyendo información

básica del cliente cada vez que un certificado se emita en la página del Servicio de Acreditación

Ecuatoriano.

Además, QCS notificara al SAE y Agrocalidad cualquier cambio dentro de la Agencia de

Certificación dentro de 15 días de realizado el cambio.


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Así también comunicara Agro calidad toda entidad o persona natural que ya no renueve su

certificado con QCS, dentro de los cinco días después de recibida la carta de renuncia.

6 Producción Orgánica y Requisitos de Manejo

Los requisitos descritos en esta sección se aplican igualmente a todos los operadores involucrados

en los distintos alcances de producción orgánica y serán descritos específicamente en las siguientes

secciones a continuación: 7.0 para agricultura, 8.0 para ganadería y 9.0 para procesamiento. Las

prácticas implementadas por los distintos operadores de acuerdo con los requisitos de dichas

secciones, deberán cumplir con requerimientos específicos delineados en las normas o regulaciones

aplicables.

Los clientes deberán siempre y sin ningún pretexto notificar a Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador cualquier incumplimiento intencional o no intencional relacionado con las normas o

regulaciones aplicables a cualquier unidad de producción, campo, terreno o parcela, instalación,

ganado, o producto que se considere parte de su operación. Adicionalmente, deberán notificar a

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador de cualquier cambio o actualización relacionado con

la operación o cualquier porción de una operación certificada que pueda afectar su cumplimiento con

las normas o regulaciones aplicables, previo a la implementación de dicho(s) cambio(s).

NOTA ACLARATORIA:

Debido a que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador certifica bajo las normas y regulaciones

orgánicas de distintos países alrededor del mundo, las secciones y puntos a tratarse a continuación

tendrán que ser referenciados directamente con la norma o regulación aplicable para la cual un

cliente este solicitando certificación.

6.1 Mantenimiento de registros de operaciones certificadas

a) Una operación certificada tiene como obligación el mantener registros referentes a

la producción, y manejo de todos los productos agrícolas que son o serán

vendidos, etiquetados, o representados con el término “orgánico”, “ecológico”, o

“biológico”.

b) Tales registros tienen que seguir los parámetros y requerimientos establecidos en

la(s) norma(s) o regulación(es) aplicable(s) y ser suficientes para demostrar el

cumplimiento de la operación certificada en relación a dicha norma o regulación.

c) La operación certificada debe asegurarse que dichos registros estén siempre

disponibles para ser revisados y auditados durante las horas de operación


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normales de la compañía, por parte de los representantes autorizados de Quality

Certification Services (QCS) – Ecuador o de cualquier autoridad competente

mencionada en la regulación o norma aplicable.

6.2 Métodos, practicas, sustancias e ingredientes permitidos y prohibidos en la producción

y manejo orgánico.

Es la obligación de toda operación certificada orgánica por Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador el obtener y mantenerse actualizada con respecto a los métodos, prácticas, sustancias e

ingredientes permitidos y prohibidos en la producción y manejo orgánico. Para una lista

actualizada dichos métodos, prácticas, sustancias e ingredientes permitidos y prohibidos en la

producción y manejo orgánico el cliente deberá referirse siempre a las versiones vigentes de la

norma o regulación aplicable.

6.3 Plan del Sistema Orgánico de Producción y Manejo

a) El cliente certificado a cargo de la producción o manejo de una operación cuyo

objetivo sea vender, etiquetar o representar productos agrícolas como “orgánico”,

“ecológico” o “biológico” tendrá que desarrollar un plan del sistema orgánico

(PSO) de producción o manejo, acordado entre Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador y dicho cliente. Un plan del sistema orgánico de producción o

manejo deberá incluir:

(1) Una descripción de las prácticas y procesos, incluyendo la frecuencia con

que se llevarán a cabo, además de los procedimientos y registros a

mantenerse,

(2) Una lista de sustancias a ser utilizadas como insumos para la producción o

manejo, indicando su composición, fuente, sitio o área(s) dónde se usará,

documentación de disponibilidad comercial, y compra de las mismas según

sea aplicable;

(3) Una descripción de las prácticas de monitoreo y de los procedimientos a

realizarse y a ser mantenidos por parte de la operación, incluyendo la

frecuencia con la cual se realizarán, para verificar que el plan se este

implementado efectivamente;


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(4) Una descripción del sistema de mantenimiento de registros;

(5) Una descripción de las prácticas de manejo y las barreras físicas

establecidas para prevenir, de ser este el caso, la contaminación o mezcla

de productos orgánicos y convencionales. Igualmente, una descripción de

las prácticas establecidas para evitar la contaminación con sustancias

prohibidas; y

6) Una declaración legal firmada que indique que la operación cumple con la

norma aplicable y que la información proporcionada a Quality Certification

Services (QCS) – Ecuador es exacta, verdadera, y completa.

7) Cualquier información adicional que Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador considere necesaria para evaluar el cumplimiento de las normas

aplicables.

b) Las distintas aplicaciones listadas en la sección 5.5.1.1 para cada alcance de

certificación han sido diseñadas por Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador para servir como el plan del sistema orgánico del operador certificado

con el fin de cumplir con todos los requisitos de las regulaciones o normas

aplicables.

7 Requisitos Orgánicos para Agricultura

Para conocer los requisitos de la producción agrícola orgánica, el cliente deberá hacer referencia a la

norma o regulación vigente, para la cual esta aplicando, con el objetivo de obtener las directrices

correctas y actualizadas aplicables a su operación.

Los documentos a utilizarse para este propósito están listados en la sección 5.2 de este manual.

7.1 Requisitos de la tierra.

Cualquier campo, terreno o parcela cuya cosecha tenga la intención de ser o actualmente sea

vendida, etiquetada o representada de alguna forma como “orgánica”, “biológica” o “ecológica”

tiene que:

b) No haber recibido aplicaciones de sustancias prohibidas, por el período

establecido en la norma o regulación aplicable; y


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a) Haber sido y actualmente ser manejada de acuerdo con las normas o

regulaciones aplicables para la cual el cliente u operador este solicitando

certificación orgánica, sin excepción alguna.

7.2 Prácticas para la fertilidad de suelo y manejo de nutrientes.

El cliente u operador tiene y deberá manejar los nutrientes del cultivo y la fertilidad del suelo

según lo establecido en la norma o regulación aplicable para la cual el cliente u operador este

solicitando certificación orgánica, sin excepción alguna. Asimismo, todos los materiales y

sustancias utilizadas para mantener o mejorar la calidad del suelo y proveer de nutrientes al

cultivo deben estar permitidos por la norma o la regulación aplicable.

7.3 Otros requerimientos con relación a la producción agrícola orgánica

Todos los otros requisitos de producción y manejo relacionados con la producción agrícola

orgánica se realizarán según lo establecido en la norma o regulación aplicable.

8 Requisitos Orgánicos para Ganadería

Para conocer los requisitos de la producción animal o ganadera orgánica, el cliente deberá hacer

referencia a la norma o regulación vigente, para la cual esta aplicando, con el objetivo de obtener las

directrices correctas y actualizadas aplicables a su operación.


9 Requisitos Orgánicos para Procesamiento y Manejo

Para conocer los requisitos de la producción procesamiento y manejo orgánico, el cliente deberá hacer

referencia a la norma o regulación vigente, para la cual esta aplicando, con el objetivo de obtener las

directrices correctas y actualizadas aplicables a su operación.


10 Fuente y Uso de Materiales

La lista de materiales permitidos en agricultura, ganadería y procesamiento orgánico se encuentra

en las normas respectivas. Quality Certification Services (QCS) – Ecuador verificará que los

materiales utilizados por el cliente cumplan con las normas o regulaciones aplicables, según sea el

caso.


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La Lista de Sustancias Permitidas o Prohibidas se encuentra en las secciones especificadas a

continuación en cada norma o regulación:

a) Reglamento de la normativa de la producción orgánica agropecuaria en el Ecuador

Anexo 1: Sustancias Permitidas para la producción agrícola orgánica.

Anexo 2: Ingredientes de origen no agrícola y Coadyuvantes de elaboración que

pueden ser empleados para la elaboración / Preparación de los productos de

origen agrícola.

11 Muestreo, pruebas, análisis, exámenes y exclusión de venta

11.1 Inspección y análisis de productos certificados que se venderán como orgánicos

(a) Todos los clientes de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador están

sujetos y deben poner a disposición de Quality Certification Services (QCS) –

Ecuador o de la autoridad competente establecida en la(s) regulación(es)

aplicable(s), todos sus productos certificados que se vendan, etiqueten o

representen como “orgánico”, “ecológico” o “biológico” para cualquier prueba,

análisis o examen de así determinarse necesario.

(b) El agente certificador o la autoridad competente establecida en la(s)

regulación(es) aplicable(s), podrán requerir pruebas previas o posteriores a la

cosecha. Dichas pruebas serán aplicables a cualquier insumo utilizado o

producto agrícola producido que será vendido, etiquetado, o representado como

“orgánico”, “ecológico” o “biológico” cuando haya cualquier razón para creer que

el insumo o el producto agrícola han tenido contacto con una sustancia

prohibida o se lo ha producido sin cumplir cualquier norma o regulación

aplicable.

(c) La recolección de muestras antes o después de la cosecha de conformidad con

el párrafo (b) de esta sección, se tienen que llevar a cabo por parte de un

inspector que representa a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o a la

autoridad competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s). La

integridad de la muestra se tiene que mantener dentro de una cadena de

custodia y las pruebas, análisis o exámenes de residuos se llevarán a cabo en


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un laboratorio previamente aceptado por la autoridad competente establecida

en la(s) regulación(es) aplicable(s).

(d) Si los resultados de las pruebas indican que un producto agrícola específico contiene

residuos de pesticidas o de contaminantes ambientales que excedan 0.01 ppm, (según el valor

mínimo de los Límites Máximos de Residualidad de Pesticidas para Europa), que es el límite

establecido por QCS, Quality Certification Services (QCS) – Ecuador tomará las medidas

sancionadoras pertinentes dependiendo del caso, pedir una explicación al cliente del porque podría

haber salido contaminada y mandar a laboratorio la contra muestra.

Si la contra muestra sale contaminada se podrá regresar para realizar una nueva toma para enviar

nuevamente al laboratorio. Si volviese salir contaminada QCS tomara las medidas sancionadoras

del caso.

11.2 Muestreo, pruebas, exámenes y análisis de residuos

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede requerir muestras de suelo, agua, residuos

vegetativos o cualquier muestra aplicable al tipo de producción certificada cuando:

a) Un Coordinador de Certificación involucrado en la revisión del plan de sistema

orgánico (PSO), a su juicio ha determinado que hay razón para sospechar el

incumplimiento de una entidad certificada con las provisiones establecidas en

la(s) regulación(es) aplicable(s), o si cualquier dato ambiental disponible indica

que el aspirante está situado en un área de alta contaminación con productos

químicos de cualquier origen.

b) Se reciba alguna información concerniente a la exposición del producto o de la(s)

unidad(es) de producción certificadas, a cualquier material prohibido a través de

medios indirectos tales como: una desviación o deriva por fumigación, el uso de

cualquier insumo contaminado, o en respuesta a una queja escrita presentada

oficialmente a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o a la autoridad

competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s).

c) Se reciban resultados positivos de residuos en una muestra tomada a otro

operador relacionado con la operación certificada,

Se hace un seguimiento de los resultados positivos de residuos en una muestra o

prueba realizada por una insitutcion gubernamental, o por la autoridad competente

establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s).


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e) Las políticas internas de Quality Certification Services (QCS)-Ecuador lo

requieran.

El costo de cualquier muestreo de residuos requerido será cubierto por el cliente a menos que

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador indique lo contrario.

Considerando y tomando en cuenta las limitaciones analíticas de cualquier prueba residual,

Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, según lo establecido anteriormente, podrá

requerir las siguientes pruebas:

a) Análisis de macro, micro nutrientes y cualquier condición agronómica relacionada

con el suelo.

b) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas que determinen la

presencia de cualquier sustancia cuestionada, dependiendo de la situación

específica y en base al caso particular a analizarse.

c) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas en ingredientes o

cualquier materia prima.

d) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas en productos

procesados.

e) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas en tejidos vivos.

f) Análisis y pruebas para determinar la presencia de Organismos Genéticamente

Modificados (OGM).

Además de estas pruebas de residuos utilizadas comúnmente, Quality Certification Services

(QCS) – Ecuador puede requerir una prueba selectiva adicional cuando las circunstancias y

condiciones lo ameriten. Generalmente estas pruebas se seleccionan de una amplia lista de

opciones existentes y mediante el uso de cualquier método de análisis asignado por la autoridad

competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s). Dichas pruebas pueden incluir pero

no se encuentran limitadas a: productos químicos y metales pesados de los desechos peligrosos

además de patógenos peligrosos u otros asuntos relacionados con la salud humana en general.

Como parte de su Plan de Sistema Orgánico, el cliente también puede presentar análisis de

laboratorios que incluyen, pero no se limitan a, análisis de suelo, agua, y tejidos. Estos análisis

deben proceder de laboratorios acreditados bajo la ISO/IEC 17025 en el ámbito aplicable.

11.3 Costos de las pruebas


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En caso de que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, requiera realizar algún análisis

con un propósito regulador de conformidad, el costo del análisis será cubierto por el cliente.

11.4 Exclusiones de venta

Cuando las pruebas de residuos determinen o detecten la presencia de sustancias prohibidas en

niveles mayores de un 5 por ciento de tolerancia permisible por contaminación ambiental o residual

inevitable o ineludible, el producto agrícola no podrá ser vendido, etiquetado, o representado como

“orgánico”, “biológico” o “ecológico”. Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o la autoridad

competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s) podrán llevar a cabo una investigación

de la operación certificada para determinar la causa de presencia de dicha sustancia prohibida.

12 Decisión de certificación

El Gerente General de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador es el encargado de tomar la

decisión de certificar o no un producto solo bajo la norma ecuatoriana, para la toma de decisión de

normas internacionales se remitirá a QCS- Florida. Para la toma de decisión el Gerente General como

el encargado en Florida se basará en la información obtenida durante el proceso de evaluación y

cualquier otra información pertinente. Para ello estudiará y evaluará toda aquella documentación

obtenida incluyendo:

Información recogida en el Plan del Sistema Orgánico (PSO)

Informe de inspección

Informe del análisis del laboratorio (si aplica)

Las condiciones de certificación, así como las medidas sancionadoras aplicables en el caso de

encontrar no conformidades con las normas aplicables, estarán documentadas en este procedimiento.

Cuando se proceda a la certificación del producto (es decir, cumplimiento con las normas aplicables),

Quality Certification Services (QCS) –Ecuador emitirá un certificado según lo establecido en 5.5.1.3(c).

NOTA: El Gerente General de Quality Certification Services (QCS) –Ecuador será el responsable de

decidir si se ha de repetir alguna actividad del proceso de certificación (por ejemplo: revisión de la

documentación, realización de inspecciones, toma de muestra, etc.)

13 Modificación de los Requisitos de Certificación


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Quality Certification Services (QCS) – Ecuador notificará cualquier cambio o modificación que realice en

los requisitos de certificación vía e-mail, una vez tomada la decisión, se publicara los requisitos

modificados, se verificará que cada productor o fabricante inscrito reajuste sus procedimientos en un

periodo de tiempo impuesto para ello.

El tiempo impuesto varía dependiendo de la modificación, pero estará entre un mes para cambios

sencillos hasta un año, si es que la norma u autoridades no establecen periodos.


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ANEXO 1

Procedimiento de Quejas o Reclamos

Los clientes podrán realizar reclamos o quejas de cualquier ámbito o departamento de la empresa con

el que no se sientan conformes.

1.- Recepción

a) Los clientes pueden reclamar por cualquier vía (fax, carta, e-mail, pagina web,

teléfono o personalmente), siempre y cuando el responsable del mismo se

identifique claramente y se responsabilice por el mismo.

En el caso de que la queja se realice de forma verbal, se solicitará

posteriormente su documentación escrita para proceder a tramitar el reclamo

presentado.

b) Cualquier persona que trabaje para QCS podrá receptar el reclamo, dicha

persona será responsable de registrar en la "Hoja de Reclamos", (formato

FFMC1101).

c) Dichos reclamos se entregarán al gerente quien procederá a designar a una

persona ajena al departamento o ámbito contra el cual se realiza el reclamo

para que evalúe y determine si procede o no. En caso negativo se comunicará

esto al cliente por escrito explicando la razón de su decisión. En caso positivo

se continuará con las siguientes acciones.

d) La persona a la cual se le designo el reclamo emitirá un informe escrito que

será presentado al Gerente con la determinación de si procede o no el

reclamo.

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