PUNTOS BASICOS DE UN PLAN DE NEGOCIOSPUNTOS BASICOS DE UN PLAN DE NEGOCIOSLa Planeación es la actividad conceptual, racional y creativa de anticiparse al futuro y definir acciones de antemano a fin de lograr que dicho futuro resulte lo más beneficioso posible para quien planifica. Dicho de otra forma, es el proceso de fijar metas y objetivos y definir los caminos para alcanzarlos, teniendo en cuenta las restricciones actuales y las esperadas para el futuro."Fail to plan, plan to fail""Si fallas al planificar, planificarás fallar" Con base en el conocimiento absoluto de la situación en la que se encuentre la empresa, éste será un proceso que, animado por un objetivo, busque que la gente asuma el compromiso de alcanzar los fines y objetivos que puedan determinar a su vez la instrumentación y la comunicación tanto en lo interno como en lo externo.Siempre se ha recurrido a tres preguntas llanas para dar sentido al proceso de planeación:¿Dónde estamos en este momento?¿Adónde queremos llegar?¿Cómo vamos a llegar a ese punto?

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La planeación es un proceso que se dirige hacia la producción de uno o más estados futuros deseados y que no es probable que ocurran a menos que se haga algo al respecto. Resumiendo, la planeación es un proceso que supone la elaboración y evaluación de cada parte de un conjunto interrelacionado de decisiones antes de que se inicie una acción". Resumiendo: si comenzáramos hoy a planificar los destinos de nuestra empresa, aparece como lógico partir de un adecuado conocimiento de la situación actual, en términos prácticos, responder a la pregunta ... ¿En dónde estamos parados?Esto implica analizar la situación interna de la empresa, las fortalezas y debilidades, el entorno en el que se opera, los mercados, los clientes, los proveedores, los competidores, la situación macroeconómica, etc. ()

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Un segundo paso, luego de delinear la situación actual, es definir: ¿A dónde queremos ir? o ¿Cómo nos gustaría estar en un futuro?, lo que implica definir la misión de la empresa, los objetivos y metas tanto cuantitativos como cualitativos, los valores y prioridades, etc.Un tercer aspecto es definir ¿cómo vamos a hacer para llegar desde la situación actual a la deseada? Esto es, definir la estrategia general de la empresa y las estrategias particulares de cada área o función de la misma. Estrategia entendida como la selección de un camino alternativo entre varios posibles. Implica desarrollar los planes de acción, los programas de trabajo, las estimaciones de tiempo, etc.Finalmente, se debe solucionar el problema de las restricciones, especialmente: ¿Qué recursos necesitamos y cómo vamos a financiar el abastecimiento y uso de dichos recursos? Esto implica, seleccionar el personal, el equipamiento, la tecnología, la masa de dinero necesaria para cumplir el plan, las fuentes de financiamiento, etc.

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Un plan estratégico de negocios es aquel plan que expone el método para llevar a cabo cierta actividad en cierto periodo de tiempo.En un plan se revisa por lo común el estado actual que guarda una empresa y se describe una estrategia general de negocios para, digamos, cinco años, junto con un plan operativo más detallado y el presupuesto para un año. La estrategia y el plan abarcan todas las áreas del negocio. Los asuntos de mayor importancia cambian de una compañía a otra, pero en general, el punto central son la gerencia, el producto, la mercadotecnia y las ventas. Para realizar una gestión exitosa tenemos que trabajar con eficacia y, al mismo tiempo, en la consecución de objetivos en tres horizontes diferentes: a corto, medio y largo plazo, y además en la gestión de las emergencias. Esto significa que hay que gestionar simultáneamente actividades cuyos resultados impactarán en diferentes «momentos» en el tiempo (Gráfico 3.1).

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Ahora ... cómo suele ser este proceso de planeamiento en las PyME?Generalmente es informal. Si existe un análisis detallado de la situación actual, por lo común, no queda documentado en algún informe en particular.Los objetivos suelen estar en la "mente" del número uno de la compañía y a lo sumo, en su grupo más allegado, sin que se vuelquen por escrito.Además, muchas veces, directamente no se definen objetivos y metas y se vive el “día a día”; viendo qué es lo que pasa, bajo un fuerte deseo de "ganar la mayor cantidad de plata posible; sin una dirección muy clara y apareciendo las metas como "borrosas o confusas". Salvo por la claridad de querer ganar dinero (objetivo obvio de toda organización con fines de lucro), la forma de lograrlo no suele estar profundamente analizada.

PUNTOS BASICOS DE UN PLAN DE NEGOCIOSPUNTOS BASICOS DE UN PLAN DE NEGOCIOS Diez pasos para formular un plan de negocios exitoso:

1. Defina las actividades de su negocio. 2. Defina el estado que guarda actualmente el negocio. 3. Defina el mercado externo, la competencia que enfrenta y su

posicionamiento de mercado. 4. Defina sus objetivos para el periodo que cubra el plan. 5. Formule una estrategia para lograr los objetivos. 6. Identifique los riesgos y las oportunidades. 7. Trace una estrategia para limitar los riesgos y explotar las

oportunidades. 8. Depure las estrategias hasta obtener planes de trabajo. 9. Proyecte los costos y los ingresos, y desarrolle un plan financiero. 10. Documéntelo con concisión.

Dos pasos más para hacerlo funcionar A los diez puntos anteriores puede sumarse otros dos:

11. Conseguir que el plan se apruebe y 12. Aplicarlo.

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PÓNGALO POR ESCRITO Definido el plan, necesita ponerlo por escrito, lo cual no implica un

ejercicio sencillo, pero de fácil ejecución si se ve desde el ángulo adecuado. No encuentro del todo agradable decir esto, pero planear cómo redactar el plan estratégico de negocios es casi tan importante como la manera en que usted planeó el negocio en un principio. En tan pocas páginas como sea posible, usted ha de hacer cristalizar años de experiencia y, quizás, meses de análisis, definición de estrategias y planeación.

Al llevarlo a cabo, es probable que advierta que debe resolver diferencias entre el plan y su documentación. Las estrategias que sobre un pizarrón parezcan atinadas podrían no serlo tanto al ser analizadas y documentadas, debido en parte a que las labores de documentación y planeación son iterativas.

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Diez pasos para documentar su plan:

1. Comience por ciertas cuestiones preliminares inevitables (contenido, contactos, definiciones).

2. Aporte un resumen ejecutivo.3. Defina el escenario describiendo la empresa.4. Considere el mercado, la competencia que usted enfrenta y el

posicionamiento de mercado.5. Explique su visión, su misión y sus objetivos.6. Describa su estrategia.7. Explique sus planes para desarrollar sus productos o servicios (o

ambos, dado el caso).8. Exponga sus proyecciones financieras.9. Ponga de manifiesto los riesgos y las oportunidades.10. Llegue a una conclusión.

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Cinco cosas que pueden incluirse como anexos: Los planes de negocios deben ser concisos y de fácil lectura. ¿Qué

hacer cuando se tiene que incluir material rico en contenido? Si es posible, incluya un resumen en el texto principal y los detalles en los anexos. Éstas son algunas cosas que pueden incluirse en los anexos:

1. Material de apoyo que informe a su lector de procesos o conceptos especializados de primera importancia para el plan y que sean más que simples definiciones o términos.

2. Especificaciones detalladas del producto. 3. Folletos de mercadotecnia. 4. Análisis financiero detallado. 5. Biografía completa o principal.

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QUIEN ELABORA EL PLAN ESTRATEGICO DE NEGOCIOS El ejecutivo principal del negocio, o de la unidad de negocio, debe

asumir la completa responsabilidad del plan, pero los mejores planes de negocios deben ser elaborados por todo el grupo de trabajo. Algunas compañías optan por proceder de arriba abajo: los altos gerentes formulan la estrategia y los subordinados elaboran el plan. Otras corporaciones recurren a una metodología de abajo arriba: los gerentes operativos formulan los planes y los remiten a sus superiores para que éstos planeen estrategias más bien simbólicas. No cabe duda de que la mejor política debe ser combinar ambos enfoques -de arriba abajo, de abajo arriba-: la gerencia de mayor nivel formula la estrategia, los gerentes operativos elaboran sus planes de acuerdo con ésta y luego la alta gerencia revisa, enmienda de ser necesario y aprueba todo el trabajo.

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UNA PRESENTACION TRIUNFADORA Un plan de negocios debe invitar a la lectura y ser de fácil

comprensión. Usted trabajará arduamente en el proceso de elaborar su plan de negocios y necesita comunicar sus ideas con tanta concisión y eficacia como sea posible. Esto podría sonar obvio, pero sorprende enterarse de cuántos planes son presentados con deficiencias y son incapaces de mantener el interés. Hay tres cosas que deben tomarse en cuenta:

1. La presentación del documento 2. La información que éste contiene 3. Los trucos para lograr que el mensaje se transmita.

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FORMATO ESTÁNDAR:

INFORMACIÓN PRELIMINAR

Todo informe se inaugura con cierta información estándar, a menudo conocida como "preliminares" (también llamados "principios"). Trabaje en ello siguiendo el orden esbozado a continuación:

Portada Huelga decir que la portada o cubierta debe indicar qué contiene el

documento, como "Plan de negocios de Megaproyectos S.A. para los años 2012 a 2015". Si el plan atiende a un propósito muy específico, expréselo: por ejemplo, "Propuesta para ganar 10 millones mediante la emisión de 100 mil acciones ordinarias al precio de 100 cada una".

Es posible que también desee agregar una nota que indique quién preparó el documento o para quién se escribió.

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Contenido La primera página del documento deberá presentar un índice o

contenido, el cual indica al lector qué materiales encontrará y en qué parte. Es fácil componer contenidos notables mediante programas de procesamiento de textos y de edición. Sin embargo, no exagere. Basta con una lista de los títulos de las secciones principales.

Lo único que el lector necesita son los detalles que basten para encontrar con cierta facilidad la información que busca. Si su informe presenta ilustraciones o tablas llamativas sobre las que usted desee llamar la atención, puede incluir una lista de tablas, cuadros, ilustraciones, etcétera. Este punto queda a su juicio.

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Contactos Asiente con toda claridad con qué persona podría comunicarse quien

así lo deseara; incluye también en detalle referencias para los lectores que deseen mayor información. El plan, las cartas acompañantes y las tarjetas de presentación pueden desperdigarse con el uso.

Control del documento Ya hemos comentado que usted quizá no desee incluir información

sobre el control del documento en las entregas externas del plan de negocios. Si decide incluirla, hágalo en este punto. Como ya se dijo, esa información podría contener datos sobre la propiedad intelectual, las aprobaciones, la historia de las revisiones y los destinatarios.

PUNTOS BASICOS DE UN PLAN DE NEGOCIOSPUNTOS BASICOS DE UN PLAN DE NEGOCIOS Referencias En cuanto a un plan destinado a salir de su empresa, es posible que

necesite agregar una lista de los asesores o consultores profesionales y los datos de éstos. Entre ellos estarían banqueros, contadores, auditores y abogados. Si busca usted financiamiento externo, sus patrocinadores buscarán referencias antes de desprenderse de su dinero. Si su situación es incipiente, siempre ayudará que se sepa que usted está en buenos términos con asesores de renombre.

Definiciones Para trabajar parta del pretexto realista de que nadie conoce su

empresa mejor que usted. Las siglas, los términos de jerga y los poco conocidos deben definirse en un glosario. No resulta mala idea incluir éste en este punto, justo al inicio del cuerpo del documento. Tome en cuenta a los destinatarios desde todos los ángulos. Cierto, debe preverse que los banqueros no entenderán de terminología de manufactura y que los gerentes de producción no estarán familiarizados con los rimbombantes términos financieros.

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En lo que atañe a las definiciones, es conveniente mencionar la necesidad de la consistencia. Trate de que la terminología empleada sea uniforme. Si menciona el departamento de ventas no aluda a éste como división de ventas en otro lado. Si se refiere a dimensiones, apéguese al sistema métrico, al imperial o a cualquiera que sea el que convenga a sus lectores. Si es necesario, incluya conversiones. Un informe escrito en Europa que especifique distancias en kilómetros incluirá con toda razón las equivalencias en millas si hay la posibilidad de que lo lean en Estados Unidos.

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El cuerpo del plan La disposición del cuerpo del informe quedó establecida cuando

usted configuró la página maestra. El único punto que resta es decidir si desea emplear separadores de sección; hojas que anteceden cada sección, casi en blanco, excepto por leyendas del tipo "Sección Nueve. Análisis de riesgos". Si su intención es tener en sus manos un informe en extremo conciso de, digamos, 20 carillas, omita separadores de sección y consigne el título de la sección en la primera página de texto de cada una.

Anexos Los separadores de los anexos podrían ser del mismo diseño de los

separadores de sección, de los que hablamos con anterioridad.