psig 001 elaboración, control y divulgación de la documentación del sig

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, CONTROL Y

DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG

Código PSIG-001Versión: 2Página 1 de 16

Fecha Aplicación: 10-10-2012

Proceso: Mejora SIG

1. OBJETIVO

Definir la metodología para elaborar, controlar, administrar, proteger, actualizar, divulgar e implementar toda la documentación asociada al sistema integrado de gestión SQS de CEISA.

2. ALCANCE

Aplica a toda la documentación, interna y externa que hace parte del sistema integrado de gestión SQS de CEISA.

3. RESPONSABILIDADES

Los documentos relacionados con el sistema integrado de gestión SQS de CEISA, son responsabilidad integral de la empresa, el Presidente debe ser responsable por el sistema implementado. El control de la documentación es responsabilidad del Coordinador SQS (Representante de la Dirección).

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS O DE REFERENCIA

NTC ISO-9000:2005, Sistemas De Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario

NTC ISO-9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos

NTC ISO-14001:2004, Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su Uso.

NTC OHSAS-18001:2007, Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos

UNE 66177:2005, Guía para la Integración de los Sistemas de Gestión.

NC-PAS 99:2008, Especificación de Requisitos comunes del Sistema de Gestión como Marco para la Integración

5. DEFINICIONES

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Revisión: Fecha:Yasmid Cecilia Cuza M.Coordinadora SQS

Julian RevillaPresidente


02 01/10/2012

La impresión de este documento se considerará como copia no controladaLa impresión de este documento se considerará como copia no controlada





Proceso: Mejora SIG

5.1 Autenticación: Es el acto de establecimiento o confirmación de un documento.

5.2 Aprobación: Actividad que manifiesta la aceptación y conformidad con un documento.

5.3 Control de Documentos: Proceso que coordina la identificación, codificación, mantenimiento, distribución y control de la documentación del sistema integrado de gestión.

5.4 Documento. (NC-PAS99:2008) medio de soporte de la información producida o recibida por la empresa.

Nota: El medio puede ser papel, magnético, disco electrónico de computadora, fotografía o muestra maestra, o una combinación

de los mismos (NC-PAS99:2008).

5.5 Documentos Externos: Aquellos generados por organismos externos, que establecen compromisos que debe cumplir la empresa, o normas que utiliza para el desarrollo de las actividades relacionadas con el sistema integrado de gestión.

5.6 Documentos Internos: Aquellos generados por la empresa y que establecen disposiciones sobre el desarrollo de actividades relacionadas con el sistema integrado de gestión.

5.7 Documento Obsoleto: Aquel documento de anterior versión o revisión, luego de ser actualizado o cambiado.

5.8 Manual SIG: Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestión y sus procesos, así como una referencia a los documentos y al alcance de la certificación.




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

NOTA: Los manuales pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular.

5.9 Mapa de procesos: Representación gráfica de la secuencia e interacción de los diferentes procesos que tienen lugar en una organización.

Nota: el mapa de procesos es una herramienta de gran utilidad para la evaluación de los procesos de trabajo, contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una organización de una forma distinta a como normalmente se percibe.

5.10 Objetivo: Condiciones futuras documentadas que la organización desea alcanzar.

5.11 Organización: (3.3.1 ISO9000:2005) conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.

EJEMPLO: Compañía, corporación, firma, empresa, institución, empresa unipersonal, asociación o parte o una combinación de las anteriores.

5.12 Procedimiento: (3.4.5. ISO9000:2005) forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.1. ISO9000:2005).

Nota: los procedimientos pueden estar documentados o no.

5.13 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en elementos de salida.

5.14 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

5.15 Revisión: Es la actividad de evaluación del contenido y aplicación de un documento.




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

5.16 SIG: Sistema Integrado de Gestión. Conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. Forma de presentación de la documentación

La documentación del SIG de CEISA se encuentra ubicada en la red en la carpeta denominada “Sistema Integrado de Gestión SQS CEISA 2012” en “Procesos Compartidos”, organizada en subcarpetas de acuerdo a los requisitos de la documentación, disponible y accesible para consulta, para todos los funcionarios de la organización. La impresión, sin autorización del Responsable de la documentación, de cualquier documento se considerará como copia no controlada.

6.2. Estructura de la documentación

Para el correcto desarrollo del control de los documentos en el sistema integrado de gestión de CEISA, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones que son aplicables a todos los documentos del sistema, garantizando su coherencia y homogeneidad.

Nivel I: Política de Calidad, Objetivos y Manual Integrado de Gestión.Definen los lineamientos para el desarrollo de las actividades de la organización, que inciden sobre el desempeño en calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, haciendo referencia a la estructura organizacional, los procesos y procedimientos.

Nivel II: Procedimientos




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

Estandarizan la ejecución de un proceso o tarea. Los procedimientos están diseñaos para fines operativos o de aseguramiento.

Nivel III: RegistrosDan la evidencia de actividades desempeñadas o los resultados obtenidos. En este nivel también se consideran las instrucciones de trabajo y fichas técnicas utilizadas en la organización.

6.3. Presentación de la Documentación

La documentación del SIG de CEISA, debe ser elaborada en formato de fuente Verdana, tamaño 12, con espacio interlineal de 1,15 y configuración de página así:

Tamaño de papel: CartaMárgenes: Superior, 3 cm

Inferior, 3 cm




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

Izquierdo, 4 cmDerecho, 3 cm

Encabezado de página:1.2 cmPie de Página: 0.84 cmPárrafo: Justificado

Los documentos deben elaborarse en un formato que contenga la siguiente información:

Un encabezado con información que contribuya a la identificación del documento, así:

1. Logotipo de la organización.

2. Nombre del proceso dueño del procedimiento de acuerdo al criterio descrito en el apartado 6.4 de este procedimiento.

3. Nombre del documento (Manual, Procedimiento, Instructivo, Ficha Técnica).

4. Se indicará el código del documento de acuerdo a los criterios descritos en el apartado 6.4 de este procedimiento.

5. Versión del documento, donde ## es el número empleado para discriminar los cambios realizados al contenido del documento.




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

6. Consecutivo de páginas que tenga el documento, donde H es página actual y Q total de páginas que tiene el documento.

7. Fecha en la que se emite el documento o su revisión, se diligencia de la siguiente forma:

DD/MM/AAAA

DD: Dígitos que representan el día.MM: Dígitos que representan el número del mes.AAAA: Corresponde a los cuatro dígitos del año.

Adicionalmente el formato de la documentación contará con un Pié de Página con la siguiente información:

1. Nombre y Cargo de quien elabora o realiza las modificaciones del formato de la documentación.

2. Nombre y Cargo de quien revisa el formato de la documentación.

3. Nombre y Cargo de quien aprueba el formato de la documentación.

4. Número consecutivo empleado para discriminar los cambios realizados al formato de la documentación.

5. Fecha en que se implementa el formato de la documentación o se realiza la modificación.

6. Nota, acerca de la presentación en forma impresa del documento, el cual debe ser controlado.




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

6.4. Estructura de la codificación de la documentación

La siguiente es la estructura para codificar la documentación:

X Tipo de documento al cual corresponde, así:

Código DocumentoMI Manual Integrado SQSMF Manual de FuncionesP ProcedimientoI Instructivo

FT Ficha TécnicaG GuíaC CaracterizacionesPR ProtocoloF Formato

Y Sigla del Sistema Integrado de Gestión (SIG), seguida de un guión ( - )

### Número consecutivo de tres dígitos, iniciando desde001 a 999, que registra al documento en el “Listado Maestro de Documentos del SIG”.

Para el caso de los Instructivos y Registros, la estructura es la siguiente:

XYZ-###, dónde:

X Tipo de documento al cual corresponde, en este caso F.

Y Código del Procedimiento que aplica al formato.

Z Código del Proceso que aplica el procedimiento, seguida de un guión ( - )

### Número consecutivo de tres dígitos, que registra aldocumento en el “Listado Maestro de Documentos delSIG”.




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

La siguiente es la estructura de los procesos de CEISA:

Y se identificarán en la documentación, así:

ProcesoNombre para

DocumentaciónEstratégico - Planificación PlanificaciónEstratégico – Mejora del SIG Mejora SIGComercialización ComercialGeneración del Producto Unidad TécnicaGerencia Administrativa y Financiera GAFRecursos Humanos RRHHMantenimiento Mantenimiento

6.5. Revisiones a los documentos

Las revisiones a los documentos del SIG de CEISA, se realizarán cada vez que sea necesario, tomando en consideración las




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

recomendaciones indicadas en los reportes de auditorías, sugerencias de funcionarios de la organización o cuando se considere oportuno efectuar modificaciones para mejorar la efectividad del sistema.

Cuando se efectúe un cambio de contenido o de forma en algún documento del SIG de CEISA, este debe ser registrado en la sección “Histórico de Revisiones” del documento, así:

HISTÓRICO DE REVISIONES

No. REV. FECHA CAUSAS RESPONSABLE

00 6/05/2009 Primer Ejemplar Jaime Franco Asesor Externo AC&C

Si una vez realizada la revisión, se considera que el documento es obsoleto, se retira de la carpeta de ubicación en la red, al tiempo que se hace el registro de la revisión vigente en el listado maestro de documentos o formatos y se elimina el documento obsoleto.

Se verifica periódicamente que se encuentre disponible en la red, para los funcionarios de CEISA, la versión vigente de los documentos del SIG que apliquen a cada área cuando se realicen cambios.

6.6. El formato de la documentación aplica para:

Manuales Procedimientos Instructivos Fichas Técnicas Guías Caracterizaciones Protocolos




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

Formatos Planes

No aplica para:

Actas Informes Circulares Reglamentos Políticas Cartas Memorandos

6.7. Después de aprobar el documento se realiza el registro en el listado maestro de documentos o de formatos, según sea el caso, y se genera la copia para la carpeta de la documentación del sistema en la red de CEISA.

6.8. CEISA debe mantener copias magnéticas de toda la documentación vigente del SIG. Además de estar en la red interna, debe estar en un medio magnético para su conservación a posibles inconvenientes que se puedan presentar, y serán custodiadas por el Responsable de la documentación.

7. CUERPO DEL DOCUMENTO

Todos los documentos del SIG de CEISA, exceptuando la Política Integrada, los Planes y los Registros, se elaboran teniendo en cuenta la estructura detallada en el siguiente cuadro:

CAPÍTULOS MANUAL PROCEDIMIENTOPortada XContenido XObjetivo X X




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

Alcance X XResponsabilidades X XDocumentos Asociados o de Referencia

X (opcional)

X (opcional)

Definiciones X (opcional) X (opcional)Condiciones Generales X X (opcional)Descripción X XRevisiones del Documento X X

a. Objetivo: indica para qué se hace el documento.

b. Alcance: Indica el ámbito de aplicación del documento (área, proceso o actividad).

c. Responsabilidades: Quien lo debe hacer.

d. Documentos asociados o de referencia: Otros documentos del SIG que aplican al manual, procedimiento o instructivo.

e. Definiciones: Para aclarar y unificar términos a los usuarios del documento.

f. Condiciones generales: Son los parámetros o lineamientos que deben tenerse en cuenta para el desarrollo de las actividades del manual, procedimiento o instructivo.

g. Descripción: Número de actividad, actividad: cómo hacerlo, responsable: quién lo hace y referencia: documento guía o de registro de la actividad.

h. Revisión del documento: Histórico de revisiones o control de cambios.

8. NECESIDAD DE CREAR DOCUMENTOS EN EL SIG




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

Para generar un documento para el SIG de CEISA, el funcionario que identifique la necesidad, debe presentar un borrador al Jefe del Proceso donde se presente la necesidad, este borrador debe cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

9. REVISIÓN, APROBACIÓN, AUTENTICACIÓN, DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS

9.1. Revisión

La revisión del documento la debe hacer el Jefe del Proceso donde se presenta la necesidad en conjunto con el Responsable de la documentación y/o el Presidente de CEISA. Estos deben revisar el borrador del documento y solicitar los ajustes necesarios hasta que el documento esté listo para su aprobación.

9.2. Aprobación

La aprobación del documento la debe realizar el Presidente de CEISA.

9.3. Autenticación, divulgación y publicación

9.3.1. Autenticación

Una vez aprobado, se envía un correo electrónico al Responsable de la documentación con el archivo del documento solicitando su autenticación, la cual consiste en la asignación del código de acuerdo a los lineamientos definidos en el presente procedimiento y su registro en el “Listado Maestro de Documentos del SIG”.

9.3.2. Divulgación

Todos los documentos del SIG de CEISA, se divulgarán mediante correo interno a cada una de las áreas o responsables




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG

involucrados en dicho documento. Igualmente se divulgarán los cambios, novedades, nuevos documentos o nuevas versiones a través de un correo electrónico. Es responsabilidad de cada Jefe de Proceso garantizar que estas comunicaciones lleguen a todos los colaboradores a cargo.

9.3.3. Publicación

Se publica el documento en la carpeta correspondiente al SIG en la red de CEISA, previo su registro en el “Listado Maestro de Documentos del SIG”.

10. MANEJO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos, es decir todo documento ajeno a CEISA, que incida o brinde información relevante para el desarrollo de las actividades de la organización; y que la Presidencia o Jefes de Procesos consideren importante incluir en el SIG, debe ser controlado mediante la aplicación del Procedimiento PSIG-003 “Recepción y Despacho de Documentos Externos”.

11. REGISTROS




02 01/10/2012


Registros Responsable de Archivo

Listado Maestro de Documentos del SIG

Coordinador SQS





Proceso: Mejora SIG

Las revisiones que se han dado de este procedimiento, las fechas y causas son las siguientes:

HISTÓRICO DE REVISIONES

No. REV.

FECHA CAUSAS RESPONSABLE

00 6/03/2009 Primer Ejemplar

Carlos Ignacio UndaDirector ComercialJaime FrancoAsesor Externo AC&C

01 09/10/2012

Modificación del procedimiento al tomar la Alta Dirección la decisión de integrar los sistemas de Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a disposiciones normativas, cambiando todo el esquema de la documentación.

Yasmid Cecilia Cuza M.Coordinadora SQS




02 01/10/2012






Proceso: Mejora SIG




02 01/10/2012


psig 001 elaboración, control y divulgación de la documentación del sig

Documents