préstamo de recursos bibliográficos · 2017-11-17 · material audiovisual que incluye...

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Préstamo de recursos bibliográficos PRO-23-1-01-01

FECHA PUBLICACIÓN 16/11/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Servicios de Información Bibliográfica

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ............................................................................................ 2

2. ALCANCE ............................................................................................ 2

3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................ 2

3.2. Lineamientos ..................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ........................................................................ 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................... 2

5. DEFINICIONES ....................................................................................... 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ........................................ 3

6.1. Diagrama de flujo ................................................................................ 3

6.2. Descripción de actividades ...................................................................... 3

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 5

8. INDICADORES ....................................................................................... 6

9. RIESGOS ............................................................................................. 6

10. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................... 7

11. APROBACIÓN ..................................................................................... 7






1. OBJETIVO

Ejecutar las actividades necesarias para poder facilitar el servicio de préstamo de material

bibliográfico perteneciente al Sistema de Bibliotecas, a usuarios registrados y habilitados en el

sistema.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la solicitud del préstamo de material bibliográfico por parte del usuario, y

finaliza una vez se le entregué el material solicitado.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI 2016-2020 Liderazgo Académico: 1.7:

Contar con los recursos e infraestructura de apoyo académico para el desarrollo de las

actividades de docencia e investigación/creación.

Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas

3.2. Lineamientos

El periodo de préstamo y el número de volúmenes varía dependiendo del perfil de usuarios y

de colección.

Únicamente se pueden facilitar en préstamo material bibliográfico, a usuarios habilitados y

registrados en Symphony.

Si el usuario tiene una sanción económica o disciplinaria, no se puede realizar el préstamo

del material.

Se deben revisar las notas que contiene el registro del material bibliográfico en Symphony,

para verificar si se encuentran registrados los daños leves del mismo, antes de proceder con

el proceso de préstamo.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015

4.2. Responsabilidades

Auxiliar de Biblioteca:






Realizar el procedimiento establecido para el proceso de préstamo de recursos bibliográficos,

en lo referente a recepción del carné del solicitante, asignación del material bibliográfico al

solicitante indicado, establecimiento de fechas según sistema u orden administrativa y entrega

del recurso bibliográfico en las condiciones aceptables para su uso.

Coordinación de Servicios de Información:

Controlar y evaluar la cantidad de préstamos permitidos a un usuario, asegurándose del

cumplimiento de las normas establecidas para este proceso.

Gestor de Servicios de Información:

Verificar que los procesos de préstamo se realicen bajo el reglamento establecido, se realice

el proceso de préstamo con la suficiente información al usuario y solucionar los casos de

inhabilidad que se puedan presentar por fallas en el sistema de préstamo.

Utilizar otro medio alternativo de control de préstamo en caso de caída de red o fallas en el

sistema Symphony

Usuario:

Antes de recibir el recurso bibliográfico solicitado en préstamo, deben verificar su estado

físico. Retirado del área de préstamo, es su responsabilidad el buen uso y la devolución del

préstamo, en las mismas condiciones que le fue facilitado.

5. DEFINICIONES

Colección abierta: Recursos bibliográficos en formato libro o impresas, cuya consulta interna se

puede hacer sin solicitud de préstamo, por tener una ubicación en estantería abierta. Si el

usuario requiere su consulta externa, se exige su solicitud de préstamo.

Colección de reserva: Recursos bibliográficos presentados en formato audiovisual o impresa con

tiempo límite de préstamo: dos (2) horas, para cuya consulta es necesario solicitar en préstamo.

Préstamo: Acción de facilitar material bibliográfico ubicado en las colecciones del Sistema de

Bibliotecas, requerido por un usuario para consulta académica.

Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los

recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo - Préstamo de recursos bibliográficos

6.2. Descripción de actividades - Préstamo de recursos bibliográfico

sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-01-01 Préstamo de recursos bibliográficos.jpg.jpg






ENTRADA Solicitud de préstamo de material bibliográfico.

PROVEEDOR Usuario: Estudiante, profesor, egresado o empleado

SALIDA Material prestado

CLIENTE Usuario: Estudiante, profesor, egresado o empleado

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1

Entregar material o

realizar solicitud

acompañada del carné

Para los recursos bibliográficos de

reserva, el usuario presenta la Ficha de

Solicitud del Material o a través de

cualquier medio (ficha de solicitud,

visualización a través de su dispositivo

móvil, si conoce la signatura exacta

solicitud verbal o en sitios donde la

colección esta visible puede señalar el

material). Para los recursos

bibliográficos de colección abierta, se

entrega el material. Adicionalmente

debe presentar el carné vigente. Se

pueden solicitar los siguientes tipos de

materiales bibliográficos: libros,

computadores, salas de estudio y

material audiovisual que incluye

microfichas, videos, partituras, mapas,

planos, CD, entre otros.

USUARIO(S)

Ficha de solicitud

de material

bibliográfico

2

Recibir ficha de

solicitud de material y

carné

Se recibe y se verifica el estado de

vigencia del carné. Adicionalmente, se

recibe Ficha de Solicitud o la

información del Material Bibliográfico

por los medios mencionados en la

actividad 1.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

Ficha de solicitud

de material

bibliográfico

3 Verificar si el usuario

está habilitado

Para validar si el usuario está habilitado o

no, el carné se debe pasar por una

máquina lectora para que la información

se cargue en el sistema (Symphony). Una

vez cargada, se identifica si existe

inhabilidad (multa, privilegios vencidos,

bloqueo).

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

Symphony






4 Notificar al usuario que

no está habilitado

Se le notifica al usuario la razón del por

qué no puede continuar el proceso de

solicitud de préstamo. Si es el caso, se

activa el proceso PRO-23-1-03-09

Actualización de perfiles, invitados y

excepciones.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

5 Buscar el Material

En Symphony se busca si el material

solicitado de colección cerrada (colección

de reserva y audiovisuales), está

disponible para préstamo.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

Symphony

6

Notificar al usuario la

no disponibilidad del

material

Se le indica al usuario que el material no

está disponible.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

7 Verificar estado de

material

Se verifica el estado del material

bibliográfico a entregar y se le comunica al

usuario cualquier observación pertinente.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

8

Cargar al usuario el

material en el sistema y

generar Ficha de

Préstamo

En Symphony se realiza la lectura del

código(s) del material bibliográfico para

cargarlo al usuario. Automáticamente se

genera la Ficha de Préstamo en donde

está registrado el nombre del usuario,

nombre del recurso, fecha de préstamo y

fecha de devolución. En este momento se

desensibiliza el material bibliográfico.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

Symphony

9

Entrega de material,

carné, y ficha de

préstamo

Se le entrega al usuario el material

solicitado, su carné y la Ficha de Préstamo.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

Ficha de

Préstamo del

material

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad

académica, administrativa, entidad)

PRO-23-1-03-07 Conciliación y pago de multas

REG-23-1-01-01 Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas

MAN-23-1-01-01 Manual para el registro de notas en Symphony

MAN-23-1-01-02 Manual atención a usuarios

MAN-23-1-01-04 Manual de servicios de circulación, préstamo y

devolución

No aplica.






MAN-23-1-01-05 Manual de uso de tesis en sala de servicios de aprendizaje

e investigación

PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020

Ficha de Solicitud de material

Ficha de préstamo de material

8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

PRÉSTAMOS DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS

Código del indicador IND-23-1-01-011

Responsable del

indicador Coordinación de Servicios de información

Objetivo Establecer el promedio de préstamos de material bibliográfico en las diferentes

colecciones que posee el Sistema de Bibliotecas.

Método de Medición Se suman los préstamos y las renovaciones totales y se dividen en el total de la

población del año analizado.

Unidad de Medida Unidades

Fórmula # préstamos realizados en el año

# población del año

Variables Numerador: # préstamos realizados en el año

Denominador: Población de usuarios total

Limitaciones No aplica.

Fuente de datos Symphony

Datos estadísticos de la Dirección de Planeación y Dirección

Granularidad Unidad

Periodicidad Anual

Meta 15 libros por usuario.

Observaciones

9. RIESGOS

OPERATIVO

· Facilitar en préstamo material bibliográfico a otro usuario no solicitante.

· No registrar el material prestado al perfil del usuario.

· No desactivar o activar las bandas de seguridad.






CALIDAD DE SERVICIO

Reclamo de usuarios afirmando no haber tomado en préstamo material bibliográfico del Sistema de Biblioteca.

SEGURIDAD

· Facilitar en préstamo material bibliográfico a un usuario no registrado.

· Prestar material bibliográfico sin cargarlo al perfil del usuario.

ADMINISTRATIVO

No identificar recursos bibliográficos habilitados en los reportes de préstamos.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 13/05/2015

Publicación 12/01/2016

1

2

Elaboración 06/03/2017

Publicación

Elaboración

Publicación

02/06/2017

14/11/2017

16/11/2017

11. APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) -

PROY - 10006394 06/03/2017






REVISÓ

Ricardo Flórez JEFE SERVICIOS - SBSER -

10001993 12/05/2017

Alberto Monsalve COORDINADOR SERVICIOS -

SERSB - 10002015 12/05/2017

APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 19/05/2017

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