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“PROYECTOS Y CONTRATOS LLAVE EN MANO EN
PLANTAS DE CEMENTO.”
Ing. Ricardo Ceballos
1) OBJETIVO
2) CONCEPTO
3) CARACTERÍSTICAS
4) FASES
5) VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA EL PROPIETARIO
6) RIESGOS DE LOS CONTRATOS LLAVE EN MANO
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
AGENDA
PROYECTOS LLAVE EN MANO:
SÍ o NO ?
Conocer los lineamientos de esta modalidad de contratación.
Conocer los aspectos a tener en cuenta en este tipo de contratación “llave en mano” y en sus distintas etapas.
Conocer las ventajas y desventajas de los contratos llave en mano.
Conocer los riesgos del Propietario en un contrato llave en mano.
Recomendaciones y conclusiones.
1) OBJETIVO
El “Contrato Llave en mano" , o “Turnkey Contract" o EPC , es aquel contrato en que el Contratista se obliga frente al Propietario, a cambio de un Precio, generalmente alzado, para concebir , construir y poner en funcionamiento una obra determinada que él mismo previamente ha proyectado.
2) CONCEPTO
2) CONCEPTO (Cont.)
La obligación global del Contratista (*)
Ingeniería
Suministro de materiales y maquinaria
Flete de los equipos y materiales
Realización de las obras civiles
Montaje de los equipos
Pruebas en vacío y la puesta en marcha
Formación del personal de Planta
Asistencia Técnica
(*) de conformidad a lo estipulado en el contrato.
Puede incluirse en algunos casos (*)
La fusión de las misiones de concepción y ejecución de la obra en una persona jurídica (el Contratista).
La obligación global asumida por el Contratista frente al Propietario de entregar una obra completamente equipada y en perfecto estado de funcionamiento.
Implica la celebración de un solo y único contrato realizado entre el Propietario y el Contratista.
3) CARACTERÍSTICAS
En los contratos "llave en mano", el Contratista asume la concepción y la ejecución de la obra, que condiciona no solo el procedimiento de adjudicación del contrato, generalmente un procedimiento restringido o negociado, sino también la determinación del objeto y la función del Propietario.
Como la ingeniería de detalle del proyecto tiene lugar una vez concluido el contrato, este hecho que justifica conceder al Contratista un derecho a introducir modificaciones en sus planos, a su propio coste y riesgo y siempre que se respeten los parámetros contractuales acordados (calidad, capacidad, rendimientos, especificaciones, normas, fichas técnicas, criterios de diseño, estándares) sin que sea necesaria a tal efecto la propia aprobación del cliente.
3) CARACTERÍSTICAS (Cont.)
Implica a su vez una pérdida de control sobre el proyecto por parte del Propietario y una reducción considerable en las funciones del equipo del Propietario, como representante del mismo, siendo posible incluso en los casos más extremos que se prescinda de su participación.
Finalmente, la obligación global que se deriva de los contratos "llave en mano" para el Contratista influye de manera decisiva en la determinación del precio, que no puede ser, más que un precio alzado.
3) CARACTERÍSTICAS (Cont.)
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4) FASES
• En términos generales se distinguen tres fases principales:
i. Fase Pre-contractual:
ii. Fase de Ejecución del contrato:
iii. Fase Post-contractual:.
i. Fase Precontractual:
Es la de preparación del tender , en la que se determinan los objetivos del cliente, se selecciona al contratista y se negocia con él los términos contractuales.
Incluye:
la preparación de los documentos de invitación para la presentación de ofertas (tender).
en determinado caso, elaborar las especificaciones generales del proyecto en las que se indicará las condiciones técnicas exigidas por el Propietario.
la evaluación, comparación y calificación de ofertas.
selección y negociación con el Contratista y firma de Carta de Intención (LOI).
elaboración y entrada en vigencia del contrato.
4) FASES (Cont.)
ii. Fase Contractual (Ejecución del contrato)
Comprende el comienzo de los trabajos, el desarrollo progresivo de la obra y su completa realización, funcionamiento y aceptación.
Incluye también :
Comprobaciones Finales
Puesta en Marcha en Vacío y con Material
Pruebas de Rendimiento
Recepción Definitiva por Parte del Propietario
Responsabilidad por Defectos: Finalización de Trabajos Pendientes y Subsanación de Defectos
4) FASES (Cont.)
iii. Fase Post-Contractual
Comprende el cierre del contrato, su liquidación y seguimiento de pólizas o garantías de calidad , dentro de los plazos y términos que señale el contrato.
Incluye:
Período de Garantías
Cierre del contrato
4) FASES (Cont.)
Ventajas:
El Contratista asume la total responsabilidad respecto a lo siguiente:
• Costo de finalización si es una suma alzada (sujeto a ajustes limitados). • Plazo de término (sujeto a extensiones de tiempo). • Calidad de diseño y construcción y logro de desempeño (sujeto a
exclusiones). • Implica que el potencial de múltiples disputas es evitado.
Concentran en un solo Contratista todas las prestaciones que son objeto del contrato.
La responsabilidad global del Contratista le obliga a dar un buen resultado.
5) VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA EL PROPIETARIO
Desventajas:
La ingeniería de detalle es atribución y responsabilidad del Contratista.
El precio, que generalmente es elevado ( sin embargo, por el costo beneficio, esto es relativo).
El Propietario o sus representantes no puede intervenir en la gestión del proyecto.
La selección de equipos, materiales , y empresas subcontratistas son de distintos posibles suplidores y no de la preferencia particular del Propietario.
Hay veces que es difícil encontrar especialistas en un determinado proyecto, etc.
5) VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA EL PROPIETARIO ( Cont.)
Los principales riesgos que se identifican en todo tipo de contratos llave en mano y con la posibilidad de ser desarrollado por contratistas extranjeros son:
• Riesgo Político:
Estabilidad política y social en el país donde se desenvuelve el contrato.
• Riesgo Legal: Referido a la estabilidad e invariabilidad de la legislación interior en el país en que se desenvuelve el contrato.
En temas tributarios: por variación o modificación de impuestos , tasas
, contribuciones durante la vigencia del contrato. En temas financieros ( restricción de efectivo, de transferencias,
encajes, inflación). En temas laborales ( requisitos para empresas y trabajadores ) También la existencia de garantías judiciales y procesales a los cuales
pueda acudir el Contratista.
6) RIESGOS DE LOS CONTRATOS LLAVE EN MANO
• Riesgo Cambiario: Referido a la fluctuación de la moneda del país en el que se desarrolla el proyecto, por causas internas o externas que inciden en la tasas de cambio internacional.
• Riesgo de Construcción: Lo constituyen todas aquellas variables técnicas , de calidad del suelo, de mano de obra, de equipos, de materiales, de logística y transporte, etc. que afectan la correcta ejecución de la obra y que inciden en la calidad y/o en el retraso de la entrega de la obra.
• Riesgo Tecnológico: Corresponde a la vigencia, compatibilidad , recursos tecnológicos, actualizaciones que permitan un servicio constante bajo los estándares del proyecto. Afecta a la entrega y/o operación de equipos o maquinaria.
6) RIESGOS DE LOS CONTRATOS LLAVE EN MANO (Cont.)
• Riesgo por Fuerza Mayor: Corresponde a los efectos sobre el proyecto que pueda afectarse por situaciones extraordinarias o imprevisibles, ajenas a las partes y que afectan la ejecución y desarrollo de la obra o proyecto. Por ejemplo inundaciones, terremotos, erupciones volcánicas, bloqueos, huelgas, etc.
6) RIESGOS DE LOS CONTRATOS LLAVE EN MANO (Cont.)
6) RIESGOS DE LOS CONTRATOS LLAVE EN MANO (Cont.)
• De debe identificar claramente los riesgos generales y particulares que puedan incidir en la ejecución del contrato.
• Hay riesgos previsibles e imprevisibles. • Sobre los distintos riesgos, hay que dar tratamiento adecuado entre las
partes , Propietario y Contratista, con una adecuada gestión del riesgo, para ser analizados y mitigados.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
PROYECTOS LLAVE EN MANO :
SÍ o NO ?
La decisión de optar por el Contrato Llave en Mano dependerá del análisis de una serie de factores, tales como:
Optimización del Plazo
Minimización de la Organización del Propietario
Responsabilidad Técnica por la totalidad del Proyecto
Fluidez de Gestión Propietario-Contratista
Exposición al Riesgo-Situación del Mercado
Mejor utilización de la especialización
Minimización de Interferencias
Optimización del Costo
Flexibilidad ante los Cambios en el Proyecto
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
Si nuestra respuesta es SÍ a un Proyecto Llave en Mano:
Considerar estas recomendaciones en cada una de estas etapas:
a. Preparación del Tender
b. Reunión con suplidores para aclaraciones
c. Revisión de Ofertas
d. Negociación del Contrato
e. Preparación del Contrato
f. Durante la ingeniería.
g. Durante el control de calidad de los equipos.
h. Durante la construcción.
i. Durante la Pruebas en Vacío y con material
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
a. Preparación del Tender :
Es crítico tener constituída la estructura base del equipo técnico del Propietario , con experiencia en proyectos llave en mano, antes de iniciar esta etapa de preparación del Tender.
En la preparación de las ofertas participa por los Oferentes , el equipo Cotizaciones y Contratos.
Revisión cuidadosa de los documentos a entregar a los Oferentes, incluyendo todas las especificaciones, criterios de diseño , normas al detalle, que deben ser considerados en la oferta.
Validación con el Propietario, previo al envío a los Oferentes de estándares, layout, mass-flow, diagramas de flujo, etc.
Tener completos los estudios de factibilidad, materias primas, permisos, reportes de suelos, topografía, diseño de layout, plataformas del proyecto, estudios de taludes, vialidades principales, drenajes, línea eléctrica, etc.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
b. Reunión con los Oferentes:
Preparación previa del equipo del Propietario.
Normalmente participa por los Oferentes , el equipo de Cotizaciones y Contratos.
Preparación de agenda con temas a discutir y a todos los participantes ( seguros, legal, financiero , técnico, importaciones, impuestos , logística, suministros).
Participación del Propietario durante las reuniones para aceptación de cambios en la propuesta y que surjan durante cada reunión.
Elaboración de minuta con los temas tratados , cambios sugeridos y con firma de todos los participantes.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
c. Revisión de Ofertas :
Revisión detallada de cada una de las Ofertas según tipos de documentos y por especialidad ( seguros, legal, financiero, técnico, importaciones, impuestos , logística, suministros), coordinados por el líder del equipo del Propietario.
Preparar listado para aclaraciones , correcciones, cambios, etc. para envío a Oferentes.
Coordinar reunión de aclaraciones técnicas con todos los Oferentes, para poder nivelar las ofertas.
Una vez niveladas, hacer comparativo de ofertas ( cantidades de obra , pesos, equipos, etc.)
Evaluación final de ofertas.
Presentación al Propietario justificando la calificación de cada una de las ofertas técnicas y comerciales.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
d. Negociación del Contrato
Elaborar estrategia de negociación y definir el Target Price.
Si el precio de las ofertas excede el presupuesto autorizado, evaluar previamente alternativas de reducir alcance, difiriéndolo en etapas parte del alcance del proyecto.
Firma de la Carta de Intención (LOI), con los acuerdos básicos, para la preparación del contrato. ( Precio, Forma de Pago, Programa, Diagrama de flujo, Layout , Acuerdo para elaboración del Contrato , etc.).
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
e. Preparación del Contrato:
Definir la estructura del Contrato y sus documentos.
En los documentos técnicos, revisión detallada de cada uno de ellos nuevamente antes de firmar (de cada ficha técnica de equipos, cada plano, cada especificación, etc.)
Dejar previstos en el contrato mecanismos de revisión y comentarios de documentos, planos de arreglos generales, de ingeniería de detalle, de especificación de equipos, etc.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
Todos los acuerdos alcanzados en la revisión de la oferta con el Contratista, deben estar incluidos explícitamente en los documentos del contrato.
Documentos claves a trabajar en detalle son la Condiciones Generales del Contrato, Descripción del Proyecto, el D.O.R., la fichas técnicas , la lista de subcontratistas, la lista de exclusiones , etc.
En lo posible , nada debe quedar indefinido o impreciso, ya que será punto de discusión y reclamos de variación de precio por parte del Contratista.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
f. Durante la Ingeniería:
El Equipo del Contratista ya no es el mismo del Contrato.
El equipo del Propietario debe ser el mismo que en las etapas anteriores , ya que conoce a detalle el Contrato , su letra chica y todo su alcance .
Reuniones frecuentes y revisión de los estándares del Contratista versus los estándares del Cliente y acordar criterios únicos para acelerar ingeniería.
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
Revisión y comentarios del Cliente a detalle de cada documento , ficha técnica, plano , estudios técnicos, especificaciones siguiendo lo especificado según Contrato. Establecer los mecanismos para acelerar este proceso.
“ Check and review” de todos los planos con todo el equipo técnico del Propietario.
Cualquier acuerdo posterior aceptado por ambas partes, , modifica el acuerdo contractual original, siempre que haya sido estipulado en el mismo.
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
g. Durante el Control de Calidad de Fabricación
Plan detallado del Programa de Control de Calidad del Contratista, respecto de fabricaciones de equipos propios y de terceros.
Auditoría de Control de Calidad de parte del Cliente al Proceso de Calidad del Contratista y sus Subcontratistas.
Visitas periódicas programadas a talleres para auditar la calidad y avance de la fabricación junto con el Inspector del Contratista.
Establecer los Protocolos de Control de Calidad de los distintos equipos.
Establecer y documentar cada una de las visitas y los controles efectuados, las no conformidades, el avance de los trabajos, etc.
Seguimiento y control de toda la documentación de inspección de fabricación, hasta su entrega oficial por parte del Contratista.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
h. Durante la Construcción
El rol en la Obra del equipo del Propietario es el CONTROL y ASEGURAMIENTO de la CALIDAD , el CUMPLIMIENTO de las NORMAS de SEGURIDAD y la EXCELENCIA en CAPACITACIÓN del PERSONAL de OPERACIONES.
El Contratista vuelve a cambiar su equipo y aparece ahora el Equipo de Obra.
La figura el Director del Obra de Contratista será clave en el resultado del proyecto.
Es clave el entrenamiento previo de toda la supervisión de obra del Propietario , con todos los documentos para construcción y especificaciones y acuerdos contractuales.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
Es importante tener toda la ingeniería lo más completa y revisada y con planos aptos para construcción.
Establecer un control rígido de tiempos y calidad sobre los talleres asignados a la fabricación por el Contratista , para no atrasar el programa de montajes.
Asegurar que el Contratista conozca la capacidad y calidad de los RRHH de sus subcontratistas, respecto al conocimiento de la cultura laboral, social y legal vigente en el lugar de la obra.
Acordar previamente con el Contratista los puntos de control de calidad por ambas partes , de manera de evitar el doble control.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
Determinar previamente el lugar de instalación y punto de entrega del los servicios acordados ( del agua , de agregados, del concreto, acopio de materiales de obra, áreas de almacenamiento temporal, áreas de los equipos que requieren protección contra intemperie, manejo de residuos, manejo de chatarra, instalación de los obradores del contratista y subcontratistas etc.)
Evitar interferencias en los trabajos que ejecuta el Propietario y el Contratista, buscando las coordinaciones necesarias.
Elaboración de Punch List Preliminares “preventivos” , por parte del equipo del Propietario, de manera de prevenir faltas a la calidad y retrabajos que afecten el avance de la obra.
La capacitación, Involucramiento e integración plena del equipo de operaciones del Propietario, desde el inicio de la Obra, facilitará la entrega final del proyecto .
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
i. Durante las Pruebas en Vacío y con material.
Entrenamiento previo de todo el personal de operaciones del Propietario para asegurar un arranque sin complicaciones.
Minimizar la Lista de pendientes que comprometan la marcha normal de Planta ( pueden llegar a durar hasta 2 años posteriores a la firma del Certificado de Recepción) .
Tener asegurada la calidad y preparación de la cantera y sus materiales , con las materias primas definidas en el contrato y confirmadas para el arranque de la planta .
Establecer procedimientos de contingencia en caso de daños , roturas, de equipos e instalaciones en las puesta en marcha en vacío y con material , para evitar grandes retrasos.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
Un arranque en época seca , las materias primas no estarán en su máxima humedad, y facilitará la puesta en marcha.
Un arranque en época de lluvias , evaluará al máximo las condiciones de diseño en cuanto al flujo máximo en tolvas, chutes, diverter gates, el secado de materias primas, las facilidades de manejo y operación de materiales, etc.
El Propietario debe asegurarse que todas las precondiciones para la Comprobación de Garantías estén cumplidas , para poder iniciar dentro del plazo establecido en el Contrato.
Mantener la estructura base del equipo técnico del Propietario hasta el final de la etapa contractual, para la elaboración final del Punch List Final, seguimiento de los trabajos de la Lista de Pendientes, para la entrega de documentación as-built y hasta el cierre final del Proyecto para la entrega final al Propietario.
7) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Cont.)
