proyecto sociointegrador terminado daniela niria irene manuel lad4400
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proyecto, basado en la realizacion de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el área de Almacén de la unidad educativa Jose Atanacio Giradot . parroquia Cuji, barquisimeto- estado alraTRANSCRIPT
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT
Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tutor Asesor: William Rodríguez
Tutor Externo: Meilidy Arrieche
Noviembre, 2012
INDICE GENERAL
PP
INDICE DE CUADROS IV
RESUMEN V
I PARTE
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1 Diagnóstico Situacional 6
1.1Descripción del Contexto 6
1.1.1 Razón Social 6
1.1.2 Naturaleza de la Organización: 6
1.1.3 Localización Geográfica 6
1.1.4 Historia de Vida de la Comunidad 6
1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto 9
1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto 9
1.2.1 Descripción del Diagnóstico Situacional 9
1.2.2 Jerarquización e Identificación de las Necesidades 11
1.2.3 Selección del Problema o Necesidad 13
1.2.4 Alternativas de Solución 13
2 Justificación e Impacto Social 13
2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto13
2.1.1 Desde el Punto de Vista Teórico y sus Aportes al
Conocimiento 14
2.1.2 Desde el Punto de Vista Técnico – Ámbito de Acción 19
2.1.3 Desde la Razón Legal 20
2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad 22
2.1.5 Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación 2007-2013, líneas de investigación del PNF
y Transversalidad 23
2.2 Población Beneficiada 26
2.2.1 Directa 26
2.2.2 Indirecta 27
3 Objetivos del Proyecto 27
II PÀRTE
PLANIFICACION DEL PROYECTO
4 Plan de Acción 28
5 Cronograma de Actividades 34
III PÀRTE
RESULTADOS Y LOGROS
6 Conclusiones y Recomendaciones 41
6.1 Conclusiones 41
6.2 Recomendaciones 42
IV PARTE
PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
1. Objetivos de la Propuesta. 43
2. Metodología Empleada 43
3. Memoria Descriptiva 43
3.1 Descripción del Producto 43
3.2 Presentación del Producto 43
INDICE DE CUADROS
Nro Cuadro PP
1 Población Benificiada Directa 26
2 Población Beneficiada Indirecta 27
3 Plan de Acción 30
4 Plan de Acción 32
5 Plan de Acción 33
6 Cronograma de Actividades 34
7 Cronograma de Actividades 37
8 Cronograma de Actividades 38
v
EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT
Participantes: Tacoa Irene
Vivas Niria Torres Daniela
Perozo Manuel
Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Meilidy Arrieche Fecha: Noviembre 2012
RESUMEN
El presente Proyecto Socio-Integrador tiene como objetivo general evaluar un manual de normas y procedimientos para la Unidad Educativa José Atanasio Girardot. Esto con el fin de optimizar los procesos administrativos, específicamente de control de insumos entrantes y salientes de dicho plantel educativo. Todo esto se relaciona con la línea nº 2 del Plan Nacional de Formación en Administración 2007 – 2013; el cual describe a la Suprema Felicidad Social como garante de la eficiencia, armonía, cooperación, unión, dentro de la unidad educativa. Además, se vincula a las necesidades de transformación con respecto al Plan estratégico de la nación Simón Bolívar 2007-2013. Metodológicamente, el estudio se baso en un proyecto de aprendizaje, bajo la modalidad de una investigación cualitativa de acción participante, según el manual del informe final de proyectos socio-integradores de los programas nacionales de formación que da respuesta las necesidades, tanto de la unidad objeto de estudio como del equipo participante. Después de haber atravesado el proceso de evaluación del manual, se recomienda la aplicación del procedimiento de almacenaje bajo el enfoque de las 5S para mejorar la gestión administrativa en cuanto a los insumos que les son suministrados a la misma. Descriptores: Manual de Procedimiento, Normas y Control de Procedimientos Administrativos,Evaluación.
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PARTE I
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1 Diagnóstico Situacional
1.1 Descripción del Contexto
1.1.1 Razón Social:
Unidad Educativa “José Atanasio Girardot”.
1.1.2 Naturaleza de la Organización:
La Unidad Educativa José Atanasio Girardot tiene como fin esencial la
formación integral de forjar el futuro del mañana con un nivel de educación
que garantice el futuro del país, con valores, competentes, emprendedores e
innovadores capaces de generar respuesta a las expectativas de la sociedad
mientras que la Dirección es una Unidad de apoyo responsable de las
políticas de personal en las áreas profesional, técnica, administrativas y de
servicio de la unidad educativa.
1.1.3 Localización Geográfica:
La escuela se encuentra ubicada en el caserío el Cují a 07 kilómetros
de Barquisimeto, vía Duaca, parroquia el Cují, Municipio Iribarren,
Barquisimeto Estado Lara.
1.1.4 Historia de Vida de la Comunidad:
La Unidad Educativa José Atanasio Girardot la construcción fue
fundada en el año 1957, durante la Dictadura del General Marcos Pérez
Jiménez, con el nombre de escuela iniciándose en la misma la educadora
7
Sirila Gómez, con una matrícula de 35 alumnos. Fue creada en el año
de 1962 su estructura física fue ampliada , contando así con ocho maestros,
en 1.969 pasa a ser una escuela graduada, nombrándose como director al
educador Jesús María Perdomo, resaltando durante su estadía el haber
conseguido el puesto de alimentación. Para el Año escolar 01-10-1971 es
Maestro Coordinador el Prof. Pedro Colombo, quien ejerció hasta Enero de
1980.
Para el año 1978 siendo Gobernadora la Sra. Dori Parra de Orellana y
según decreto la escuela toma el nombre de José Atanasio Girardot. Con
todas las dificultades propias de una institución escolar, en sus aulas se han
formado jóvenes que hoy en día son profesionales universitarios. Con el
aumento poblacional y las nuevas exigencias de la educación, su planta
física ha ido creciendo de tal manera que para esta fecha se está culminando
una edificación de dos (02) plantas que luce imponente, delante de aquellas
dos aulas que tenían por timbre un ring con un pedacito de hierro.
Corría la década del año 30, cuando se inicia la educación en esta
localidad y la misma era impartida por dos (02) maestros voluntarios: Eladio
Suarez y Jesús María Garmendia. Honor y Gloria para estos hombres que en
tiempos tan difíciles realizaron esta noble tarea y quizás, sin saberlo,
materializaron el pensamiento de Gran Maestro “Don Cecilio Acosta”, la luz
que aprovecha un pueblo no es la que se encuentra sino la que se difunde.
Ya iniciada la educación en esta forma y a mediados del 20 de
Septiembre año cuarenta y cinco según Gaceta 1.390, decreto 18 Resolución
N° 50 escuela concentrada N° 109, es nombrada Maestra Titular la señora
Petra Antich, luego a la señora Silvia Castillo de Mendoza, Antonia de Tovar
y Mercedes Mogollón. Esta escuela tuvo su primera sede en la casa
conocida como la Chata y después en la casa de Teja. Esta última estaba
situada donde se construyo la plaza de la cocuiza, ambas propiedad de la
compañía Ferrocarril Bolívar.
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En una incipiente democracia y a través de las luchas de la liga
Campesina, idealizada por Bernardo Milán, Francisco Otilio Leoncio, Pedro
Pérez, Aníbal Suarez, entre otros, se solicita la construcción de un local
para la escuela y se construyo en bienhechurías cedidas por la familia
Gudiño y para Octubre del año 1.958 se inicia el año escolar con dos (2)
aulas, siendo nombrada como maestra de la Escuela Unitaria El Cují, la Sra.
Emma de García, según decreto 125, Gaceta Oficial 1.573 del 18-10-58,
gobernador Dr. Froilán Álvarez Yepez. Para el año lectivo 59-60, son
nombrados maestros Don Pedro Torrealba y la Sra. Cirila de Arias de ramos,
El maestro Pedro Torrealba al ingresar al plantel gestiona la creación de un
comedor, cubriendo una matrícula de cincuenta (50) alumnos.
Eran beneficiados los que Vivian distantes y lo de bajo peso. Al frente
de este importante servicio estaba mi recordada madre Raimunda Palacios,
hasta el año 1.979, cuando es jubilada y se encarga la señora Trina de
Álvarez. La institución pertenecía al Núcleo escolar 135, siendo su directora
la Prof. Teresa de León y la Prof. Carmen de Briseño se desempeñaba como
instructora de Manualidades y Carpintería, enseñanza que se le impartía
también a los miembros de la Comunidad, en la actualidad la Unidad
Educativa se encuentra cercada y consta de 1133 alumnos y a su vez cuenta
con una cancha deportiva, mini parqué infantil y una biblioteca.
Seguidamente se presenta la Visión y Misión de la Unidad mencionada:
Visión: Transcender en el contexto nacional, regional y local como
primera institución de formación integral de niños y niñas, de elevada calidad
y compromiso educativo.
Misión: Formar integralmente a la población estudiantil del sector el
cují, parroquia el cují en los niveles preescolar y educación básica, a través
de un personal docente especializado y con valores morales, que transmitan
principios de libertad, igualdad y justicia, permitiendo a los niños y niñas
concebir, aprovechar y difundir su aprendizaje en su nueva etapa de
9
educación y que hacer comunitario, forjando una mejor calidad de vida en su
núcleo familiar.
Consolidada por un personal en constante capacitación, actualizado por
los constantes programas educativos gubernamentales y dotados de la mejor
infraestructura, mobiliario tecnología, adaptada a los requerimientos técnicos
y ambientales de la actualidad.
1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto de la Unidad Educativa
“José Atanasio Girardot”:
Dentro de las organizaciones vinculadas con el Proyecto Socio
Integrador de Aprendizaje se presentan los organismos que proporcionan
apoyo para la realización del mismo las cuales se menciona a continuación:
a) Ministerio del Poder Popular para la Educación: En cuanto al presupuesto
anual, b) Funda escolar: En la dotación de materiales de oficina, productos
de limpieza, c) Infraestructura: el apoyo que le presta a dicha unidad es en la
construcción de aulas, d) Coorpolec: aporta en las instalaciones de lámparas
y en el alumbrado general, e) Hidrolara: ayuda en relación a las limpiezas de
las cañerías, f) UPTAEB: apoya a través de la realización del presente
proyecto.
1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto
1.2.1 Descripción del Diagnóstico Situacional
Este diagnostico presenta conocer de primera fuente las necesidades
de una empresa o institución, al respecto según la fuente: Aporte Cátedra
Metodología Intervención Social II, Escuela Trabajo Social Teresa Quiroz
define que el diagnostico situacional es el proceso de construcción de
conocimiento acerca de una realidad particular, elaborado con la
participación de los actores que están involucrados en ella y con la finalidad
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de levantar una estrategia de intervención pertinente y sustentable orientada
a la transformación de esa realidad.
Partiendo de este concepto el presente Proyecto Socio Integrador, se
realizó en la Unidad Educativa José Atanasio Girardot, a través de un
diagnóstico, el cual se efectuó de la siguiente manera primero se realizo
visitas preliminares (Evidencia 1). Para formalizar la realización del proyecto.
Luego se concreto una visita para realizar observaciones y aplicación de
entrevista (Evidencia 2). Posteriormente se aplico la observación directa en el
Almacén (Evidencia 3), la entrevista fue con el Jefe de Almacén y
Subdirectora (Evidencia 4). Este Levantamiento de confirmación sirvió para
detectar la manera de cómo se llevan a cabo los procesos administrativos
tanto de planificación, organización de control detectando ausencia de un
manual de normas y procedimientos administrativo en la unidad de almacén
lo que ocasiona duplicidad de funciones y desconocimientos de las tareas
hacer realizadas por los funcionarios adscritos a la misma, no está
organizado la entrada y salida de mercancías, no están codificados los
materiales que ingresan, no hay control de las entradas y salidas de
mercancías, no existen formatos para mejorar el proceso administrativo en la
unidad antes mencionada, entre otros.
Una vez detectado los problemas se conoció una serie de: Fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas que tiene la institución y que
ayudaran al mejoramiento del almacén. Seguidamente se presenta una lista:
a) Fortalezas: Personal altamente capacitado dentro de la unidad, el
ambiente de trabajo es agradable y existe colaboración entre los
trabajadores de la Unidad Educativa, apoyo del personal directivo,
administrativo, obrero, vigilancia, b). Debilidades: Espacio físico reducido,
falta de manuales de normas y procedimientos administrativos, c).
Oportunidades: Desarrollo de Proyectos, población relativamente joven,
aplicación de nuevas tecnologías, d). Amenazas: Falta de presupuesto,
cambios políticos que se generen en el entorno.
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Se evidenció de lo expuesto que en la unidad de almacén de la Unidad
Educativa José Atanasio Girardot, posee un talento humano capaz de
comprender y ajustarse a los cambios y por ende solventar la problemática
existente solo que es necesario la evaluación uso de herramientas que
contribuyan a subsanar las dudas la cual se lograría por medio de un manual
de normas y procedimientos administrativos que servirían como una guía
para los problemas que se presenten.
1.2.2 Jerarquización e Identificación de las Necesidades
A través del diagnóstico realizado en la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot, y el análisis de la lista antes mencionada se evidenció que
en la misma existen diversas debilidades que deben ser solucionadas, por lo
que fue necesario jerarquizarlas, tal como se muestra a continuación:
(1) Ausencia de Manuales de Normas y Procedimientos en la Unidad
Educativa, específicamente en la Unidad de Almacén lo cual influye en la
capacidad de llevar un control más adecuado de la misma.
(2) Falta de continuidad en los procesos administrativos.
(3) Duplicidad de funciones y procedimientos en la Unidad de Almacén.
(4) Debilidades en el proceso de planificación y organización.
Seguidamente se muestra el árbol de necesidades donde se verán
reflejadas las necesidades que presenta la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot específicamente en la Unidad de Almacén lo cual amerita ser
subsanadas para que así la unidad antes mencionada pueda convertir todas
esas debilidades, amenazas en fortalezas.
A continuación se presenta el árbol de necesidades.
12
EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT
Figura 1: Árbol de Necesidades
Ausencia de un
Manual de Normas y
Procedimientos en la
Unidad de Almacén
Falta de continuidad
en los procesos
administrativos.
Duplicidad de
funciones y
procedimientos en la
Unidad de Almacén.
Debilidades en el
proceso de
planificación y
organización.
13
1.2.3 Selección del Problema o Necesidad
En primera instancia se realizó una visita a la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot y se contactó a la subdirectora del plantel, luego de haber
sostenido conversaciones con esta autoridad se llegó a el diagnóstico,
específicamente a la falta de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos que especifiquen los procedimientos específicos en la Unidad
de Almacén. Además de las funciones y el responsable de esta Unidad.
1.2.4 Alternativas de Solución
Entre las alternativas que darán solución a la necesidad seleccionada
se tiene a el diseño y evaluación de un Manual de Normas y Procedimientos
dirigido a la Unidad de Almacén de la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot Barquisimeto, Estado Lara, con el propósito de mejorar el
desempeño de los trabajadores que integran la misma y a su vez optimizar el
proceso de inventario llevado a cabo en el área de almacén, así mismo se
van a diseñar y a evaluar algunos formatos para el registro estratégico que
surgirán a medida que se evolucione el proyecto socio integrador, los mismos
serán de utilidad para aprovechar al máximo los recursos tanto materiales
como humanos y además darle la oportunidad a todos en igualdad de
condiciones, para así consolidar la búsqueda de eficacia y eficaz.
2 Justificación e Impacto Social
2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto
Una vez que se ha seleccionado el tema del proyecto, ya definido por el
planteamiento del problema y establecido los objetivos, se deben determinar
las motivaciones que llevan a desarrollar el proyecto. Méndez Álvarez Carlos
E (2001) señala que la justificación de la investigación son las “Razones por
las cuales se plantean la Investigación” (P. 103). Por lo que se afirma que el
presente proyecto resulta de vital importancia, ya que genera soluciones
14
administrativas e impacto social en la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot.
Además la propuesta generada por los participantes de diseñar un
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la Unidad de
Almacén permitirá tener un control de las entradas y salidas de los insumos
que les son asignados.
2.1.1 Desde el Punto de Vista Teórico y sus Aportes al Conocimiento
Este Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje se justifica por las
siguientes razones: desde el punto de vista teórico el mismo es relevante en
el área administrativa, por cuanto de allí surgen los procesos administrativos
más relevantes en cuanto a planificación, organización, dirección y control
los cuales se llevaran a la práctica al implementar el Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos.
Por otra parte, será de gran utilidad para otros proyectos relacionados a
este tópico. En este proyecto Socio Integrador llevaremos a cabo cada uno
de estos procesos ya que al planificar, dirigirá el recorrido concreto de la
acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientar, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de
tiempos para su realización; así mismo se organiza al ordenar las actividades
necesarias para alcanzar los fines establecidos, asignado en este caso
jerarquizando las actividades de la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot.
Partiendo de lo expuesto Chiavenato (2003), describe el proceso de
dirección y control considerando el proceso administrativo como un ciclo que
permite la corrección y el ajuste continúo mediante la retroalimentación, en
todo momento de la vida de una organización se dan, completándose,
influyéndose mutuamente e integrándose, se dan los diversos aspectos de la
administración.
15
Por otra parte Ramón V. Melinkoff (1999), define los procesos
administrativos como medio, instrumento por excelencia, para alcanzar los
fines, objetivos y metas de toda organización, los procesos se contemplan de
una manera admirable y puede decidirse que no tienen carácter excluyente.
Según el Licenciado y Magister en Administración Haroldo Herrera
define los manuales administrativos como documentos escritos que
concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con
el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Son considerados uno de
los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,
ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución,
pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los
esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
En otras palabras los Manuales Administrativos representan una guía
práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual
se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administración. Los participantes del Proyecto Socio Integrador
proporcionan esta alternativa por sus ventajas para dar solución de varias de
las necesidades plasmadas en los resultados obtenidos lo cual aportará un
mejor manejo al existir un Manual de Normas y Procedimientos en la Unidad
Educativa lo que permitirá un mejoramiento de la calidad de vida de la
Comunidad.
Según Franklin Fincowsky Enrique Benjamín un manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades
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que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas.
(1) El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
(2) Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.
(3) En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
(4) Los mimos son de gran utilidad ya que a su vez permite conocer el
funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
(5) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.
(6) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
(7) Interviene en la consulta de todo el personal.
(8) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
(9) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
(10) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.
(11) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
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(12) Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su
evaluación.
(13) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
(14) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
(15) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Manual de Procedimientos: Describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su
ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización
compatibles con dichos procedimientos.
(1) La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
Carátula de Presentación: indicando Tema, Nº de Procedimiento,
Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante, Objetivos y Alcance
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de
actualización.
(2) Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma:
representación gráfica que describe en forma clara y lógica los
sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las
áreas involucradas (IRAM: 34503), Grupos de Símbolos para la
representación gráfica (IRAM 34501).
(3) Descripción de los Procedimientos, Formularios, Modelos e instructivos
sobre su contenido, Glosario, Índice Temático, Fecha de Emisión,
Vigencia, Reemplazo y Revisión.
Planificación: (Murdick, 1994: consiste en decir con anticipación lo que
hay que hacer, quien tiene que hacerlo, y como deberá hacerse. Se erige
como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde
queremos ir.
Dirección: Según Cluester Bornor: considera la dirección como los
esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo. Se
18
hace notar debido que es I parte esencial y central de la administración, a la
cual se debe ordenar los demás elementos.
Robert B. Buchele, define el control como el proceso de medir los
actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de
las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
Por otra parte Pedro Ahumada Acevedo define la evaluación como la
determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o
alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas. La
evaluación a menudo se usa para caracterizar y evaluar temas de interés en
una amplia gama de las empresas humanas, incluyendo las artes, la
educación, la justicia, la salud, las fundaciones y organizaciones sin fines de
lucro, los gobiernos y otros servicios humanos
La Importancia de los manuales para el desarrollo y crecimiento que las
empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados
que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la información relacionada
con el funcionamiento de un área o proyecto en particular, es necesario que
la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la información
operativa a través de manuales funcionales que le faciliten:
(a) La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.
(b) La toma de decisiones.
(c) El orden y la mejora administrativa.
(d) La certificación en la calidad del servicio que se ofrece.
Es por ello necesario que las empresas integren la información de su
Manual de Políticas y Procedimientos y del Manual de Organización en el
Manual de Operación. La recolección de datos: se refiere al uso de una gran
diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el
analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser
utilizados los siguientes instrumentos como lo son la entrevistas, la encuesta,
el cuestionario, la observación.
19
Las entrevistas, se utilizan para recabar información en forma verbal, a
través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser
gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema
existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta.
La encuesta, es un estudio observacional en el cual el investigador
busca recaudar datos por medio de un cuestionario prediseñado, y no
modifica el entorno ni controla el proceso que está en observación (como sí
lo hace en un experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un
conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o
al conjunto total de la población estadística en estudio, formada a menudo
por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer
estados de opinión, características o hechos específicos.
El cuestionario, es un documento formado por un conjunto de preguntas
que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas,
secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificación,
con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información que
se precisa.
La observación, consiste en observar a las personas cuando efectúan
su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia
aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales
utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en
sus actividades de grupo y como miembros de la organización.
2.1.2 Desde el Punto de Vista Técnico – Ámbito de Acción:
Desde la perspectiva técnica, el proyecto aporta a la comunidad
información que permite utilizar con propiedad manuales administrativos
donde se estandaricen las Normas y Procedimientos administrativos de la
Unidad Educativa José Atanasio Girardot, de forma de optimizar los recursos
con eficiencia y eficacia.
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Considerando pertinente señalar, que los manuales de procedimientos
administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la organización, unificando los
criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para
cumplir con los objetivos trazados. Es importante resaltar, que Incluyen las
normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
2.1.3 Desde la Razón Legal
En el ámbito legal el proyecto socio integrador permitirá dar
cumplimiento con las legislaciones legales, entre ellas se destacan:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Ley del Estatuto de
la Función Pública, financiamiento de la Educación. De allí se observa que
al diseñar el Manual de Normas y Procedimientos.
Administrativos la Unidad Educativa dará cumplimiento a lo establecido
en la normativa legal, por ello la relevancia de este estudio.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
En la carta magna de la República Bolivariana de Venezuela surgen las
diferentes legislaciones que deben cumplirse en el territorio venezolano, por
ello toda investigación debe regirse por el mismo, con el fin de hacer cumplir
la norma constitucional. En tal sentido, a continuación se cita el siguiente
artículo:
Artículo 102: “La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos sus niveles y modalidades, y como instrumento de conocimiento científico, humanístico y tecnológico al servicio de la sociedad. La educación es un servicio público y está fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrática basada
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en la valoración ética del trabajo y en la participación activa, consciente y solidaria en los procesos de transformación social consustanciados con los valores de la identidad nacional, y con una visión latinoamericana y universal. El Estado, con la participación de las familias y la sociedad, promoverá el proceso de educación ciudadana de acuerdo con los principios contenidos de esta Constitución y en la ley”.
De lo antes expuesto, el artículo nos indica principalmente uno de los
derechos como seres humanos y con gran importancia social puesto que la
educación es fundamental para nuestro desarrollo personal, profesional y en
lo social. Por tal razón en cualquier ámbito se relaciona bien sea educativo,
legislativo, judicial administrativo ya que la misma nos permite buscar
herramientas para la solución de cualquier problemática a cualquier
circunstancia.
Ley del Estatuto de la Función Pública (2001)
Artículo 73: “El desarrollo del personal se logra mediante su formación y capacitación y comprende el mejoramiento técnico, profesional y moral de los funcionarios públicos; su preparación para el desempeño de funciones más complejas, incorporar nuevas tecnologías y corregir deficiencias detectadas en la evaluación; habilitarlo para que asuma nuevas responsabilidades, se adapte a los cambios culturales y de las organizaciones, y progresar en la carrera como funcionario público.”
En otras palabras, este articulo tiene en gran parte correlación con el
art.102 de la carta magna ya que ambos nos indican que el desarrollo
personal se obtiene a través de nuestra formación integral
independientemente cual sea la mención del eje central es formularse
estrategias para la mejora de deficiencias que puedan existir conllevándolas
a respuestas por lo tanto se vinculan con lo administrativo creando
propuestas para que a través de normativas se lleve un mejor control dentro
de la institución en una parte como lo es el almacén, evaluando el ingreso y
egreso de diferentes artículos y en calidad de autogestión.
22
Financiamiento de la Educación (2009)
Artículo 50: “El Estado garantiza una inversión prioritaria de crecimiento progresivo anual para la Educación. Esta inversión está orientada hacia la construcción, ampliación, rehabilitación, equipamiento, mantenimiento, y sostenimiento de edificaciones escolares integrales contextualizadas en lo geográfico-cultural, así como la dotación de servicios, equipos, herramientas, maquinarias, insumos, programas telemáticos y otras necesidades derivadas de las innovaciones culturales y educativas. Los servicios, equipos e insumos referidos, incluyen los vinculados con los programas de salud integral, deporte, recreación y cultura del sistema Educativo”.
En lo que respeta a la cita, nos señala el objetivo y responsabilidad que
tiene el estado para nuestras instituciones educativas, es decir no solo ser
gratuita sino que debe estar dotada de todo lo necesario en todo el ámbito
escolar. He aquí la relación de la guía de procedimiento es necesaria y
obligatoria poseer una dentro de cada institución ya que la misma nos
ayudara a beneficiar que cantidad es donada, si es mensual, anual o no
llega. Si los insumos son regularizados, entre otras cosas tan indispensables
que forman parte del crecimiento profesional y que por lo tanto es plasmado
en la carta magna como un derecho y deber obligatorio.
2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad
Se interactuó con la comunidad que hace vida en común en la Unidad
Educativa José Atanasio Girardot la cual se encuentra conformada por la
Sub. Directora, personal administrativo, docentes, obreros, entre otros, en
ella se dio a conocer la situación o la problemática que presenta la Unidad
Educativa antes mencionada, el trato hacia el equipo participante fue
satisfactorio, se pudo conocer las potencialidades de las personas que allí
laboran e incluso surgieron posibles soluciones y aspiraciones en cuanto a la
Unidad de Almacén.
23
2.1.5 Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación 2007-2013, líneas de investigación del PNF y
Transversalidad
El presente Proyecto Socio Integrador referido al diseño de un manual
de normas y procedimientos administrativos, se vincula con el Plan de
Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013, específicamente con
la primera línea de la nueva ética socialista principio que se considera ya que
se espera que la organización y control que implemente la Unidad de
Almacén en el manejo de proyectos, recursos y servicios a la comunidad
conlleve a una transparencia en la gestión del mismo.
Estableciendo entre sus miembros la corresponsabilidad, cooperación,
solidaridad social, justicia, equidad, ética. Igualmente, se vincula con la
segunda línea de la suprema felicidad social, ya que en este proyecto socio
integrador se diseña un modelo social incluyente que beneficie a todos los
actores sociales que constituyen la colectividad; con el objeto de superar las
brechas y déficit persistentes, logrando la construcción de una nueva
estructura social.
Además, el mismo busca satisfacer las necesidades sociales, porque
sólo en la medida en que los trabajadores en Venezuela contribuyan con la
producción de la riqueza social según sus capacidades y con el desarrollo de
sus potencialidades creadoras, aumentan las probabilidades de satisfacer las
necesidades sociales. En otro orden de ideas, se resalta que todo proceso
de transformación social, requiere en primer término de la transformación de
los individuos que la integran, como resultado de la auto reflexión crítica y la
sustitución de antiguos paradigmas por nuevas formas de concebir la
realidad. Estos procesos de transformación individual solo son posibles
cuando se generan en un colectivo, a partir del debate de ideas y el
aprendizaje colaborativo.
24
En tal sentido, el presente Proyecto Socio Integrador busca generar en
el colectivo la transformación conjunta del entorno, es decir, el mismo
constituye un espacio de reconocimiento del entorno de convivencia
comunitaria del participante y los necesarios procesos de reflexión crítica y
de transformación de la misma. Es por ello que se promueve, desde el inicio
del proceso de formación, la acción comprometida y responsable del
participante en su entorno social, con el objeto de nutrir con sus logros, los
posibles entornos laborales de su comunidad. Dichos logros serán el
producto del manual generado para la comunidad en estudio.
Ahora bien, en cuanto a la línea de investigación del Programa Nacional
de Formación en Administración, el Proyecto Socio Integrador se vincula con
la Tercera Línea de investigación, referido al modelo de Estado socialista del
socialismo del siglo XXI que facilite la eficiencia de los procesos
administrativos en el ámbito de la gestión pública. En este sentido, el diseño
y evaluación de un Manual de Normas y Procedimientos administrativos para
la unidad educativa José Atanasio Girardot se beneficiará, logrando la
eficacia institucional.
Cabe destacar, que la implementación del Manual de Normas y
Procedimientos en la unidad de almacén de la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot , se desarrollará conciencia socialista, además de, agilizar
los procesos administrativos dentro de la organización, y así erradicar la
corrupción obteniendo una distribución digna del presupuesto, logrando de
esta manera un bienestar colectivo y la suprema felicidad. Por otra parte, se
vincula con los ejes transversales de la siguiente forma:
1. Con el Eje Profesional (Ser), se propone el Diseño de un Manual de
Normas y Procedimientos Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacén de
la Unidad Educativa José Atanasio Girardot”, esto es, con la finalidad de
agilizar los las actividades desarrolladas por cada miembro que integra dicha
Unidad, y dar respuesta inmediata a las necesidades requeridas por parte de
25
las demás Unidades que conforman la Institución, así como también a las
personas que los visitan.
2. En el Eje Proyecto (Hacer), se busca implementar la propuesta
mediante la Elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacén de la “Unidad Educativa
José Atanasio Girardot”, esto es con el propósito de solventar o resolver la
problemática existente en dicha Unidad. Con el desarrollo de este manual se
busca registrar y transmitir sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitando las labores
de auditoría, la evaluación y control interno, así como, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
3. Así mismo, en el Eje Socio-crítico (convivir), se pretende realzar o
consolidar los valores como solidaridad, cooperación, responsabilidad,
participación dentro de la Organización, esto motiva a sus empleados a
desenvolverse mejor en sus actividades. Cabe destacar, que el manual de
normas y procedimientos administrativo, servirá como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información, precisando las funciones y relaciones
de los recursos que les son asignados a la unidad para fijar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, la implementación
de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas y procedimientos administrativos.
El mismo guarda estrecha relación con los ejes ya que como
profesionales se está diseñando y evaluando un Manual de Normas y
Procedimientos Administrativo para el Almacén donde tendrán una eficacia o
eficiencia en la entrada y salida de insumos ya que se busca resolver la
problemática en dicha unidad, debido que persigue promover la prevención
de distorsión mediante estricto control del manual en almacén así se dará el
buen control ya que se facilita las labores y a su vez evaluando esa dotación
26
de insumos. Con la participación dentro de la organización esto motiva a
desenvolverse mejor en sus actividades con responsabilidad, cooperativismo
y solidaridad ya que los manuales servirá como medio de comunicación y
coordinación que les permitirá registrar en forma ordenada y sistemática la
información precisando las funciones y relaciones de los recursos que le son
suministrados a la Unidad Educativa.
2.2 Población Beneficiada
2.2.1 Directa:
Se beneficia en forma directa todo el talento humano que labora en la
Unidad Educativa, tanto personal administrativo como docente, aunado a
toda la comunidad estudiantil. Cabe destacar, que con la puesta en práctica
del proyecto socio integrador, el personal logrará la eficacia laboral, debido a
que el proceso de respuesta será más eficiente y oportuno, lo cual permitirá
la eficacia en los procesos administrativos de dicha unidad, asi como también
el manejo favorable del enfoque de las 5’s adaptado a la unidad de almacén,
Seguidamente se muestra la población directa e indirecta.
EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT
Cuadro 1
Población Beneficiada Directa
Cargos Número de Personas
Personal Administrativo 08
Total Población Beneficiada 08
Fuente: Participantes (2012)
27
2.2.2 Indirecta:
Cuadro 2
Población Beneficiada Indirecta
Comunidad Número de Personas
Estudiantes 1.300
Personal Docente 108
Personal obrero 46
Total Población Beneficiada 1.454
Fuente: Participantes (2012)
3 Objetivos del Proyecto
3.1 Objetivo General
Evaluar Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la
Unidad de Almacén de la Unidad Educativa José Atanasio Girardot,
Barquisimeto, Estado Lara.
3.2 Objetivos Específicos
(1) Diagnosticar la situación actual en cuanto a los procedimientos que se
realizan en la unidad de Almacén de la Unidad Educativa.
(2) Determinar los elementos que se necesitan para construcción del
manual propuesto.
(3) Elaborar el flujograma de procedimiento para la Unidad de almacén.
(4) Proponer formatos alusivos al procedimiento de almacén.
(5) Evaluar el uso del manual de normas y procedimientos.
28
II PARTE
PLANIFICACION DEL PROYECTO
4 Plan de Acción:
Planificación: Charles Betteim (1990), define la planificación como el
conjunto de disposiciones tomadas con vista a la ejecución de un proyecto.
Con respecto a lo expuesto la planificación es muy importante para
cualquier organización ya que la misma consiste en un ordenamiento
racional de los recursos, la cual nos permite canalizar los esfuerzos y crear
una organización acorde con el trabajo que se va a ejecutar.
Kroeger (2000), un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las
iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De
esta manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía que
brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.
(p.2).
En otras palabras el plan de acción establece quienes serán los
responsables que se encargaran de su cumplimiento en tiempo y forma. Por
lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y
control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen
el camino correcto.
El siguiente proyecto se ejecutara en la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot, con el cual se ha interactuado previamente, y dichos
integrantes manifestaron sus necesidades más prioritarias, seguidamente se
presenta el cuadro 1 con el Plan de Acción y el cuadro 2 con el Cronograma
de Actividades.
29
Evaluación: Decimos que es aquel análisis que se determina para
establecer resultados, se realiza la valoración de resultados, medida de
capacidad, apreciación del todo.
30
Cuadro 3
Plan de Acción
Fuente: Participantes (2011)
QUÉ CÓMO CUÁNDO DÓNDE QUIÉNES CON QUÉ
Acuerdo para permiso del
proyecto Visto Bueno.
Visita a la Sub-Directora
Encargada.
21/02/2011 Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
- Mediante solicitud por
escrito.
Acuerdo para permiso del
proyecto Visto Bueno.
A través de la consulta de diferentes
medios (bibliografías,
internet)
02/03/2011
Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
- Mediante solicitud por
escrito.
Entrevista con la Sub. Directora Administrativa
De manera verbal y escrita a través de una
reunión
18/03/2011 Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Formalización del Proyecto
Verificar si hay manuales de control de los
insumos
Visita a la Sub-Directora
Encargada
22/03/2011 Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Mediante Entrevista de forma verbal y
fotografías
Entrevista con la Sub. Directora Administrativa Encargado del
almacén
Visita a la Sub-Directora
Encargada
12/04/11 Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Mediante cuestionario
Reunión para el desarrollo de la
información recolectada de la
Unidad Educativa
Participante del
equipo
12/04/11
Biblioteca de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Con toda la Información Recolectada
Entrega de primera parte del Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje
De forma escrita 28/05/11 Edif. Rio de las 7
Estrellas
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Con toda la Información.
instrumentos y técnicas,
investigaciones Realizadas.
31
…..Continuación (Cuadro3)
Fuente: Participantes (2011)
Reunión con el Tutor
Participante del equipo
21/09/11 Dpto. de Administrac
ión de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Con toda la Información del
Proyecto.
Entrega de la segunda parte del Proyecto
Participante del equipo
24/09/11 Dpto. de Administració
n de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Mediante informe previo.
Reunión con el Tutor
Participante del equipo
19/10/11 Dpto. de Administració
n de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Con toda la Información del
Proyecto.
Reunión con la Tutora Tic
Participante del equipo
22/10/11 Dpto. de Administració
n de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Observaciones del proyecto y pendón.
Antesala de defensa del
proyecto
Participante del equipo
05/11/11 Laboratorio de la
UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Mediante Exposición o
defensa formal
Entrega del Proyecto al
Tutor
Participante del equipo
06/11/11 Dpto. de Administració
n de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Con toda la información.
Feria de Pendones con
los jurados.
Participante del equipo
13/11/11 Dpto. de Administració
n de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Exposición y defensa formal.
32
Cuadro 4
Plan de Acción
QUÉ CÓMO CUÁNDO DÓNDE QUIÉNES CON QUÉ
Entrega del Manual
Visita a la Sub-Directora Encargada.
17/01/2012 Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
- Mediante una Entrevista de firma Verbal.
Seguimiento Del Manual proyecto.
Visita a la Sub-Directora
Encargada
22/02/2012
Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
- Mediante Entrevista de Forma Verbal.
Aceptación Del Manual proyecto
Visto Bueno
Visita a la Sub-Directora
Encargada
21/03/2012 Unidad Educativa
José Atanasio Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Aprobación del Manual Atravez De fotografías.
Asesoría por parte de los
tutores académicos de la
UPTAEB
En forma física
24/03/2012 Dpto. de Administració
n de la UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los materiales
Revisión de las Correpciones
Reunión grupal
06/04/2012 Residencia de participante
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los materiales
finiquitaciones pre a
conversatorio
Reunión grupal
27/04/2012 Residencia de participante
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los materiales
Conversatorio Con los Tutores
Académicos
05/05/2012 UPTAEB Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los materiales
Entrega de borrador con
correcciones por realizar
Tutor a cargo 12/07/2012 UPTAEB Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los materiales
Revisión de las Correcciones
Reunión grupal
21/07/2012 UPTAEB Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los materiales
Ejecución de correcciones
Reunion grupal
04/08/2012 Residencia de participante
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los materiales
Fuente: Participantes (2012)
33
Cuadro 5
Plan de Acción
QUÉ CÓMO CUÁNDO DÓNDE QUIÉNES CON QUÉ
Profesor de proyecto, indica acuerdo
propuesto por los tutores ,nuevos
esquemas a realizar
Reunión profesor de
proyecto
22/09/2012 Aula de clases
UPTAEB
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano
Visita a la unidad
educativa para la
ejecución de encuesta
Visita a la
Sub-
Directora
Encargada
19/10/2012 Unidad
Educativa
José Atanasio
Girardot
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento
humano y
recursos de
los
materiales
Realización de conclusiones y
recomendaciones
Reunión grupal
21/10/2012 Residencia de participante
Tacoa Irene Vivas Niria
Torres Daniela Perozo Manuel
Talento humano y
recursos de los
materiales
Fuente: Participantes (2012)
34
5 Cronograma de Actividades
Cuadro 6
Cronograma de Actividades
Febrero
2011
Marzo 2011
Abril 2011
Mayo 2011
Septiembre
2011
Octubre
2011
Noviembre
2011
Diciembre
2011
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Se realizo visitas preliminares (Evidencia 1). Para formalizar la realización del proyecto
Se concreto una visita para realizar observaciones y aplicación de entrevista (Evidencia 2).
se aplico la observación directa en el Almacén
35
(Evidencia 3),
Entrevista con el Jefe de Almacén y Subdirectora (Evidencia 4).
Reunión para el desarrollo de la información recolectada de la Unidad Educativa
Reunión para el desarrollo de la información recolectada de la Unidad Educativa los participantes
Entrega de primera parte del Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje
Reunión de los participantes con el tutor
36
Entrega de la segunda parte del proyecto
Reunión con el tutor los participantes en el dpto.
Reunión con la profesora de tic para hacer observaciones de los pendones
Antesala de proyecto exposición formal
Entrega de proyecto al tutor academico
Feria de pendones y defensa del proyecto
Fuente: Participantes (2011)
37
Cuadro 7
Cronograma de Actividades
Cronograma de Actividades
Enero 2012
Febrero
2012
Marzo 2012
Abril 2012
Mayo 2012
Junio 2012
Julio 2012
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3
Se realizo visita a la Unidad Educativa para la entrega del Manual
Se concreto una visita para realizar observaciones del Manual
Toma de fotografía y entrevista con la Sub. Directora de la Unidad Educativa (Aprobación del Manual)
Tutorías Académicas Coordinador de trayecto IV Fase I
Conversatorio con los Tutores Académicos
38
Entrega de borrador con correcciones a tutor
Revisión de las correcciones
Fuente: Participantes (2012)
39
Cuadro 8
Cronograma de Actividades
Cronograma de Actividades
Agosto
2012
Septiembre
2012
Octubre
2012
Noviembre
2012
1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4
Ejecución de correcciones
Profesor de proyecto, indica acuerdo propuesto por los tutores ,nuevos esquemas a realizar
Visita a la Unidad José
Atanasio Girardot para
ejecución de la encuesta
Realización de las
conclusiones y
recomendaciones de propuesta
Entrega de proyecto final con
Manual completo de las
40
cuatros fases.
Finiquitacion, pre defensa
conversatorio del proyecto
Defensa final con los tutores
académicos
Fuente: Participantes (2012)
41
III PARTE
RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO
6 Conclusiones y Recomendaciones
6.1 Conclusiones
En virtud del diseño, aplicación y análisis del cuestionario aplicado a los
miembros directivo y custodia de almacén de la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot Estado-Lara, dando repuesta a los objetivos específicos
del presente proyecto socio integrador y considerando que la unidad de
almacén de la unidad educativa representa un área de mucha importancia
para la institución educativa ya que en ella se resguardan, administran y
distribuyen diferentes insumos necesarios para la dotación institucional que
conforma la red educativa. En función de esto se establecieron objetivos
sobre los cuales se diseño y evaluó el manual de normas y procedimientos
administrativos con el objeto de concluir lo siguiente:
(1) La Unidad carece de una cultura organizacional formalmente
establecida.
(2) Inexactitud en la definición de la visión.
(3) En la unidad educativa existe ausencia de Departamentalización.
(4) La estructura organizacional debe ser reestructurada en función de las
actividades y destino del almacén.
(5) Existe dualidad de mando.
(6) Falta de definición en los cargos gerenciales.
42
(7) Se deben establecer parámetros necesarios para el uso y
administración del almacén.
(8) .Velar por el uso, cuido, mantenimiento y actualización del manual de
normas y procedimientos administrativos.
Todo lo anterior permite concluir que aun cuando los niveles de
eficiencia y eficacia de los procesos de control de insumos y/o inventarios
actuales oscilaran en rango de desempeño aceptables, los mismos deben
orientarse hacia la optimización en su ejecución a fin de cumplir con
aspectos relacionados con la misión institucional, sentido de pertinencia al
cual vincula directamente con garantizar la eficiencia ,eficacia y equidad en la
administración de los recursos e insumos dándoles solución oportunas a las
problemáticas presentadas en la Unidad José Atanasio Girardot.
6.2 Recomendaciones
En este sentido y considerando cada unos de los objetivos específicos
establecidos en el presente trabajo, se presentan las siguientes
recomendaciones:
(1) Proponer en todo los niveles de la institución los componentes
estratégicos gerenciales de la institución: Misión, Visión, Valores,
Objetivos y metas a través de mecanismo idóneos que garanticen su
divulgación entre todo el personal.
(2) Mejorar la infraestructura del almacén, procurando que la misma reúna
las condiciones físicas u estructurales de higiene y seguridad acordes al
volumen e importancia de los insumos que se resguardan.
(3) Revisar el contenido del manual de Normas y procedimientos y hacer
las correcciones y actualizaciones pertinentes a fin de que este
instrumento sea preciso en la descripción de las operaciones y así
facilitar su utilización entre el personal encargado de almacén.
43
(4) Establecer modelos cuantitativos para la evaluación de las operaciones
a través de indicadores de gestión que permitan determinar con mayor
precisión los niveles de eficiencia, eficacia y economía en cada uno de
los procesos que se desarrollen en la institución o departamento.
(5) Establecer programas de capacitación y adiestramientos que permitan
el desempeño de recurso humano y por consiguiente el mejor
aprovechamiento del tiempo y de los recursos.
(6) Se recomienda cuidar el manual en cuanto al uso y conservación del
mismo.
44
IV PARTE
PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
1. Objetivos de la Propuesta
Partiendo de el requisito a cumplir como participantes del programa
Nacional de Formación de Administración, de la Universidad Politécnica
territorial de Lara Andrés Eloy Blanco, esta establece realizar un Proyecto
Socio integrador donde el estudiantado se relacione con la comunidad, para
así resolver, aplicar planes de desarrollos que ayudan a solventar las
necesidades de la colectividad o comunidad donde sea aplicado dicho
proyecto.
2. Metodología Empleada
Luego de una búsqueda extensa de organizaciones sociales o
comunidades que ameriten de necesidades en el área administrativas, El
presente proyecto socio integrador de Aprendizaje propicia una herramienta
muy novedosa que contribuye al desarrollo social e innovador para ser
aplicadas en esta área para satisfacer y cumplir su necesidad. Es por ello
que el equipo participante se dirigió a la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot”, esta se encuentra ubicada en el caserío el Cují a 07 kilómetros de
Barquisimeto, vía Duaca, Municipio Iribarren, Barquisimeto estado Lara.
Luego de aplicar diferentes métodos de investigación metodológicos dimos
como resultado la deficiencia de Control de inventario en el departamento de
Almacén, donde no cuentan con un registro sistemático de organización los
productos e insumos que les son suministrados a la unidad educativa.
45
3. Memoria Descriptiva
Comenzando de la definición de La administración que dice que es la
ciencia que se encarga de organizar, planificar, controlar y direccionar tareas
para llevar a cabo un mejor procedimiento, nos basamos en los
conocimientos adquiridos a la hora de aplicar dicho proyecto.
Proceso Integral de Transformación
Descripción
Ubicación Proceso Estado Final
. La Unidad
Educativa José
Atanasio Girardot”,
esta se encuentra
ubicada en el
caserío el Cují a 07
kilómetros de
Barquisimeto, vía
Duaca, Municipio
Iribarren,
Barquisimeto estado
Lara.
Evaluar de Un
manual de
Procedimiento
Administrativo
dirigido al
departamento
de Almacén de
la Unidad
Educativa José
Atanasio
Girardot.
Almacén con un sistema de
inventario bajo la filosofía de las
5’S que permita conocer la
situación actual y aplicar medidas
correctivas que conlleven a una
mayor efectividad de las gestiones,
asegurando un control
Administrativo, en la unidad
educativa José Atanasio Girardot,
para así llevar un registro de
entradas y salidas por medio de
manuales y métodos de
innovación.
Fuente: Participante (2012)
46
3.1 Descripción del Producto
El manual de normas y procedimientos administrativos representa una
alternativa para el control interno del inventario de la Unidad Educativa. Es
por ello que el equipo participante del UPTAEB aportan tan valiosa
herramienta con el fin de optimizar tal proceso administrativo.
47
Programa Nacional de Formación en Administración.
EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT
Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Barquisimeto, Noviembre 2012.
48
Dirigido a la Unidad de Almacén
De la
Unidad Educativa
José Atanasio Girardot.
Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos
Normas y Procedimientos
Administrativos
Enfocado bajo las 5’S
Barquisimeto, 2012.
49
Contenido
Introducción.
Justificación.
Misión y Visión.
Objetivos de la Propuesta.
General.
Específicos.
Normas.
Estructura
Procedimiento de Recepción del Materiales e Insumos.
Formulario.
Proceso Como elaborar un Manual.
Flujograma.
Simbología
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S
50
Introducción
Los inventarios son el eje de casi todas las empresas, ya que a través de la calidad del
servicio se puede asegurar la cadena de clientela satisfecha por el mismo. Pero el
control de inventario no deja de constituir un factor de gran importancia porque mediante
él se evitan errores, fraudes, descuidos y desperdicios. Cabe destacar, que toda
organización requieren de herramientas de control que le permitan recolectar, analizar,
procesar y evaluar toda la información relativa a la existencia de materia prima y/o
productos terminados.
En la actualidad, la gran mayoría de las organizaciones deben mantener un control
sobre los inventarios,, manteniendo un seguimiento sobre las cantidades físicas que se
llevan a través de las entradas y salidas de mercancías, asegurando el mejor correcto de
las mismas por medio del uso de formularios, para así obtener información confiable y
precisa.
Dentro de esta perspectiva, radica la importancia de esta propuesta, ya que por
medio de la Creación de un Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5’S.
El Presente Manual constituye una herramienta que proporciona información a los
entes involucrados en los procedimientos inherentes a la Departamento de Almacén de
la Unidad Educativa José Atanasio Girardot.
Por otra parte, el Manual permitirá dar cumplimiento a los pasos establecidos, de
forma ordenada y eficiente, definiendo las responsabilidades correspondientes a cada
ente involucrado en los procesos, así como la coordinación del tiempo para evitar
duplicidades.
51
Justificación
Así mismo cabe resaltar que dicho manual es ejemplar, indispensable en todos los
vínculos de acción a ejecutar, es decir en todas las áreas o diferentes departamentos
que se desea efectuar es sinónimo de una buena gestión de organización.
De acuerdo a lo planteado, se justifica la necesidad de crear un Sistema de Control de Inventario
bajo el enfoque de las 5’S los cuales son, La integración de las 5S satisface múltiples objetivos.
Cada 'S' tiene un objetivo particular:
Concepto Objetivo Particular
Clasificación Separar
innecesarios
Eliminar del espacio de trabajo lo que sea
inútil
Orden Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma
eficaz
Limpieza Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
Normalización Señalizar
anomalías
Prevenir la aparición de la suciedad y el
desorden
Mantener la
disciplina Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido
Tomando en cuenta las 5´S ayuda a las deficiencias en cuanto a la entrada y salida de los insumos
del departamento de almacén de la Unidad Educativa José Atanasio Girardot; es importante señalar que, lo que se pretende con tal diseño es lograr un Control adecuado y de gran provecho y rendimiento de los recursos existentes en el almacén, a fin de que éste le proporcione la seguridad y confianza que requiera en un momento dado del mismo.
Las 5S tienen aplicaciones en el ámbito educativo, ya que permite la formación de hábitos de limpieza y
orden entre alumnos, docentes y directivos de los centros escolares. Al utilizar la técnica de las 5S en la
escuela, nos estamos refiriendo a la implementación de las mismas para mantener los salones de clase y
áreas de trabajo limpio, ordenado y solamente con lo necesario. Además, se estandariza lo que se hace
con los alumnos, docentes, directivos y padres de familia y se promueve la disciplina y nuevos métodos de
trabajo que permiten mejorar los resultados de aprendizaje. El fundamento psicopedagógico de esta
técnica está referido al paradigma de la mejora continua para promover un cambio de cultura en las
instituciones escolares a partir de los rituales implementados por todos los integrantes de una comunidad
escolar.
52
Objetivos
General:
Controlar de forma Sistemática las normas y procedimientos llevados en el
departamento de Almacén bajo el enfoque de las 5’S, en la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot.
Específicos:
Registrar todo los artículos que entran y salen del almacén, a través de un
Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5’S, para Facilitar las
actividades rutinarias en el departamento de almacén de la Unidad Educativa
José Atanasio Girardot.
Organizar los insumos que le son suministrado, para luego ser apuntados en el
Manual de Control de Procedimientos Administrativos.
Mantener el área de almacén limpio y ordenado.
Inventario
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Normas para el Almacén
Controlar y Registrar las Entradas y Salidas de los insumos en el manual.
El horario de trabajo está comprendido de 07:00am a 12:00 m y de 01:00 pm
a 05:00 pm.
No se entrega materiales y equipos sin la solicitud y oficio correspondiente.
Mantener el adecuado orden de los materiales y insumos.
Mantener limpio toda el área de almacén.
No entrar al área de almacén sin autorización.
No ingerir alimentos ni bebidas dentro del área de almacén.
Normas
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Procedimiento de Recepción
Formulario:
Fecha Descripción Art Cód. Cantidad Observaciones
Elaborado por:
Tacoa Irene
Vivas Niria Torres Daniela
Perozo Manuel
Periodo:
Firma y Sello:
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Procedimiento de Recepción
Proceso:
Para ser solicitado un producto o insumo al departamento de almacén se debe
llenar dicho formulario, con las fechas, descripción, código, y cantidad requerida; para
luego ser firmado y sellado por la máxima autoridad es decir la directora del plantel
educativo o persona encargada de la misma.
Después de haber sido llenado el formato con las descripciones antes
mencionadas puede dirigirse a hacer la solicitud de retiro de los insumos solicitados al
departamento de Almacen.
El encargado de departamento de Almacén recibe el formato, este verifica si
los procedimientos fueron escritos correctamente, toma nota en su libro de Control
este Archiva, para luego buscar el producto y así hace efectivo dicho procedimiento, es
decir se le hace entrega de la solicitud consignada.
Así mismo se presenta un flujograma donde explica el proceso a realizar con
su respectiva identificación de su cada simbología
56
Flujograma
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente
hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Sintética:
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
Simbolizada:
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretación.
De forma visible a un sistema o un proceso:
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o
proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y
que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
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58
SIMBOLOGIA
59
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S
Con la intención de que el procedimiento de almacenaje se efectúe debidamente,
es preciso que se considere el enfoque de las 5’S. Para implementar tal
herramienta dentro del Sistema de Control de Inventario se debe tomar en cuenta
el empleo del ciclo Planear- Hacer- Verificar y Actuar; conocido como PDCA.
1. Definir los objetivos que la organización desea alcanzar con la herramienta 5’S.
2. Definir el plan de la utilización de la herramienta 5’S (objetivos y acciones).
3. Definir un plan de educación y entrenamiento para todo el personal.
4. Los sectores ejecutan el plan y recogen los datos relacionados con el
funcionamiento de la implementación de las 5’S.
5. Analizar y comparar los datos obtenidos.
6. Si se encuentran desvíos, se deben identificar las causas para actuar sobre éstas.
60
7. Definir los objetivos que la organización desea alcanzar con la herramienta 5’S.
8. Definir el plan de la utilización de la herramienta 5’S (objetivos y acciones).
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S
Sentido de la Utilización:
¿Qué Hacer?
-Identificar las áreas y espacios de
trabajo conque cuenta el área de
almacén.
-Determinar los insumos
realmente necesarios en el
almacén.
-Conocer las condiciones físicas.
¿Para Qué?
-Liberar espacios para diversos
fines del almacén.
-Optimizar los recursos.
¿Cómo?
-Buscando las causas de acumulación de objetos innecesarios y evitándolas. -Separando lo que realmente es necesario para la realización de las actividades de recepción, almacenaje y entrega de los materiales. -Concientizando y educando al personal del área de almacén, a través de la identificación y solución de problemas en equipo. .
61
13. Definir los objetivos que la organización desea alcanzar con la herramienta 5’S.
14. Definir el plan de la utilización de la herramienta 5’S (objetivos y acciones).
15. Definir un plan de educación y entrenamiento para todo el personal.
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S Sentido del Orden:
¿Qué Hacer?
-Identificar herramientas e insumos para que puedan ser guardados en lugares adecuados y de fácil acceso. -Buscar el compromiso de todos para el mantenimiento del orden.
¿Para Qué? -Facilitar el acceso a las herramientas, insumos y todo lo necesario para el desarrollo de las actividades del almacén. -Economizar tiempo y así despachar más rápido los pedidos de otras divisiones.
¿Cómo?
-Identificando las áreas o lugares en donde los insumos, herramientas y materiales serán almacenados. -Codificación y buena ubicación de los insumos que son guardados en el almacén.
62
19. Definir los objetivos que la organización desea alcanzar con la herramienta 5’S.
20. Definir el plan de la utilización de la herramienta 5’S (objetivos y acciones).
21. Definir un plan de educación y entrenamiento para todo el personal.
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S Sentido de la Limpieza:
¿Qué Hacer?
-Practicar la limpieza en todas
las áreas del almacén, de
manera habitual y rutinaria.
¿Para Qué?
-Crear un ambiente de seguridad en el área de trabajo. -Prevenir accidentes. Mantener en excelentes condiciones y en un buen sitio agradable. -Aumentar las condiciones de salud. -Crear un ambiente laboral más
agradable.
¿Cómo?
-Estableciendo un horario, para llevar a cabo el programa de limpieza. -Dotando el área de los implementos de trabajo e insumos para limpieza. -Realizando una campaña de limpieza
que permita poner en práctica un
mantenimiento permanente para
concientizar al personal del almacén,
de la importancia que tiene trabajar en
un ambiente aseado.
63
25. Definir los objetivos que la organización desea alcanzar con la herramienta 5’S.
26. Definir el plan de la utilización de la herramienta 5’S (objetivos y acciones).
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S Sentido de la Higiene:
¿Qué Hacer?
-Visualizar factores de riesgo en el ambiente de trabajo. -Reconocer fuentes de contaminación existentes en el almacén. Identificar la necesidad de implementos de seguridad en el almacén.
¿Para Qué?
-Prevenir enfermedades a los
empleados.
Aumentar las condiciones de
seguridad de toda la institución.
-Armonizar el lugar de trabajo.
¿Cómo?
-Eliminando situaciones
inseguras para los trabajadores,
e institución, mediante el
cumplimiento de las normas de
higiene y seguridad industrial.
-Manteniendo excelentes
condiciones de higiene en el
almacén.
64
31. Definir los objetivos que la organización desea alcanzar con la herramienta 5’S.
32. Definir el plan de la utilización de la herramienta 5’S (objetivos y acciones).
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S Sentido de la Autodisciplina:
¿Qué Hacer?
-Comprometer a todo el personal a cumplir con los cuatro (4) sentidos anteriores. - Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos
¿Para Qué?
-Mejorar el ambiente de trabajo.
-Aumentar la eficiencia y eficacia de las operaciones efectuadas en el almacén. -Incentivar la participación espontánea de los trabajadores. -Crear un clima de confianza, mediante la motivación. -Crear interés por el mejoramiento continuo.
¿Cómo?
-Cultivando actitudes positivas
entre todos los empleados.
-Practicando continuamente las
5’S en el Área del Departamento
de Almacén de La Unidad
educativa José Atanasio Girardot.
65
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S
Es importante recordar que los 5 Sentidos se encuentran interconectados
conformando un sistema:
Sentido de la Utilización
Sentido del Orden Sentido de la Limpieza
Sentido de Higiene
Sentido de la Autodisciplina
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REFERENCIAS
Plan de Desarrollo Económico y social de la Nación 2007 – 2013.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 1999 Caracas.
(Gaceta Oficial, 36.860)
Ley del Estatuto del Función Pública Gaceta Oficial N° 5557 del 13 de
Noviembre (2001).
Ley Orgánica de Educación. Gaceta Oficial Num.5929.
Chiavenato I (2004).Administración. X edición. México: Mc - Graw-Hill.
Franklin fincowsky enrique benjamín México, fca – unam: "manuales
administrativos: guía para su elaboración"
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ANEXOS
68
ANEXO 1
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN.
EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT
Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tutor Asesor: William Rodríguez
Tutor Externo: Meilidy Arrieche
Noviembre, 2012
69
INSTRUCCIONES:
1. Lea cuidadosamente el instrumento de evaluación.
2. Marque con una (X) la respuesta correcta de acuerdo a su experiencia.
3. Si no comprende alguna parte, pregunte al encuestador.
4. Si su respuesta es NO justifique el porqué.
Nombre del Facilitador:_________________________________________________
Función que cumple en la Unidad Educativa José Atanasio Girardot:_____________
___________________________________________________________________
70
ÍTEMS
1. ¿Conoce usted un manual de normas y procedimientos
administrativos en su área de desempeño?
Si_____________ No______________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
2. ¿Considera Beneficioso el Manual asignado en su área laboral,
impartido por los participantes?
Si_____________ No________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
3. ¿Considera de Orientación y herramienta el manual de normas y
procedimientos a futuros talento humano que ocupen cargos en dicha
unidad?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
4. ¿Considera de Importancia y de Conocimiento aplicar dicho Manual
en otras unidades de la unidad educativa?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
71
5. ¿Le pareció de fácil entendimiento y coherencia el uso del manual?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
6. ¿Cree usted que a través del uso del manual habrá una mejor
planificación y control a la unidad de almacén de la unidad educativa?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
7. Al Momento de poner en práctica dicho Manual ¿cree usted, que se
empleara una buena organización en el área de almacén?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
8. ¿Cree usted, que se establezca una buena dirección y orientación al
establecer el manual como instrumento de apoyo?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
72
9. ¿Tiene usted conocimiento de cómo controlar de forma sistemática
las normas y procedimientos llevados en el área de almacén bajo el
enfoque de las 5’S?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
10. ¿Considera usted elemental la aplicación de las 5’S en la Unidad
de Almacén en la unidad educativa?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
73
ANEXO 2
1- ¿Conoce usted un manual de normas y procedimientos
administrativos en su área de desempeño?
Grafico 1: Se puede considerar que hay gran desconocimiento de que haya
manuales de normas y procedimientos administrativos, en las áreas que
fueron consideras y tomadas en cuenta para realizar el instrumento, donde
da con un margen de 0.80%, así mismo un 0,20% si tienen conocimientos de
que existan manuales en su área de desempeño.
0,20%
0,80%
SI
NO
74
2-¿Considera Beneficioso el Manual asignado en su área laboral,
impartido por los participantes?
Grafico 2: Cabe destacar, que en un 0.90% considera beneficioso la
implementación del manual de normas y procedimientos administrativos
impartido por los participantes, esto quiere decir que hubo un porcentaje
considerable que esta activo y creen que es de gran provecho para su área
laboral la asignación del mismo. Es por ello que con un 0.10% de los
encuestados consideran que no es beneficioso, esto quiere decir que aun
existe desconocimiento de dicho manual.
0,90%
0,10%
SI
NO
75
3-¿Considera de Orientación y herramienta el manual de normas y
procedimientos a futuros talento humano que ocupen cargos en dicha
unidad?
Grafico 3: un 0.90% considera de herramienta y orientación el manual de
normas y procedimientos, para que este sea enseñado a los futuros
empleados de dicha unidad, dando así a conocer que es de gran beneficio y
guía, para el mejor manejo de área.
0,90%
0,10%
SI
NO
76
4- ¿Considera de Importancia y de Conocimiento aplicar dicho Manual
en otras unidades de la unidad educativa?
Grafico 4: un 0.99% arroja de importante y noción, la aplicación de dicho
manual en las otras áreas de la unidad educativa, dando como significativo la
mejora de otras áreas a tener una guía como esta siendo un buen instructivo.
0,99%
0,00%
SI
NO
77
5- ¿Le pareció de fácil entendimiento y coherencia el uso del manual?
Grafico 5: un 0.80 % de los encuestados, considera de fácil entendimiento y
con coherencia el uso y manejo de dicho manual, sin embargo un 0.20 %
considera que le dificultoso la utilización del mismo, cabe destacar que la
muestra tomada en cuenta para la realización de dicha encuesta, son adultos
mayores es decir la información para que sea interpretada a estas personas
tiene que ser llevada a cabo con mas consideración y lentitud, sin embargo
consideran que es coherente y fácil si se lleva a la práctica diariamente.
0,20%
0,80%
SI
NO
78
6- ¿Cree usted que a través del uso del manual habrá una mejor
planificación y control a la unidad de almacén de la unidad educativa?
Grafico 6: un 0.90% considera que a través del uso de manual habrá una
mejor planificación y control de las áreas donde desempeñan, dando
monitoreo y lograr mejor los objetivos a la hora de ejecutar una actividad en
la misma.
La planificación es decidir con anticipación lo que hay que hacer, quien tiene
que hacerlo y como debe hacerse, con la implementación del manual se
toma las decisiones de manera controlada e inspeccionada.
0,90%
0,10%
SI
NO
79
7- Al Momento de poner en práctica dicho Manual ¿cree usted, que se
empleara una buena organización en el área de almacén?
Grafico 7: la mayoría de los encuestados arroja con 0.90% que es
considerable la buena organización, alineación y clasificación con la
implementación del manual impartido por los participantes del UPTAEB, en
esta área ya no arroja el ordenamiento y distribución deseada.
0,90%
0,10%
SI
NO
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8-¿Cree usted, que se establezca una buena dirección y orientación al
establecer el manual como instrumento de apoyo?
Grafico 8: un 0.99% consideró una buena dirección y orientación al
establecer el manual como instrumento de apoyo, ya que les permite regirse
y direccionarse a través de este, ya que el mismo explica el conjunto de
procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades
orgánicas que forman parte de la organización.
0,00%
0,99%
SI
NO
81
9- ¿Tiene usted conocimiento de cómo controlar de forma sistemática
las normas y procedimientos llevados en el área de almacén bajo el
enfoque de las 5’S?
Grafico 9: el 0.99% no posee conocimiento de las 5`S, ya que es una
técnica no muy popular en las áreas administrativas y ajenas en las
organizaciones. Antes de ser aplicado el Manual no poseían conocimientos
de los mismos.
0,00%
0,99%
SI
NO
82
10-¿Considera usted elemental la aplicación de las 5’S en la Unidad de
Almacén en la unidad educativa?
Grafico 10: el 0.99% de los encuestados, considera elemental la aplicación
de estas técnicas de organización en dicho plantel educativo, Sin embargo
después de las charlas, técnicas y manual dado por los participantes de
dicha institución, donde se da a conocer dicho enfoque, dan de gran
fortalecimiento al personal y buena organización y control en la escuela.
0,99%
0,00%
SI
NO