proyecto final - planeamiento estrategico las meninas

Proyecto Final: Planeamiento Estratégico

Ana Belén De Castro

Belén Cambefort de Grajales

Heiddis Palma

Wanda Bennasar

Datos de la Empresa

Agencia de Publicidad: DIAZ NEXOS

Díaz I Nexos es una agencia de publicidad con más de 30 años en el mercado panameño.

Fue fundada por Rogelio Díaz F. entre los años 1978 y 1979. A mediados de los años 80 se convierte en Rogelio Díaz Publicidad.

A principios de 2000, luego de trabajar con múltiples redes internacionales, Rogelio Díaz Publicidad amplia sus servicios de comunicación y se convierte en DIAZ I NEXOS.

Actualmente Díaz I Nexos maneja la publicidad de Copa Airlines a través de una operación con redes en 44 destinos de 24 países.

Cuenta con un equipo de 22 colaboradores

Actualmente continúa su crecimiento adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.

FODA

FORTALEZA OPORTUNIDAD

• Experiencia (Más de 30 años)• Conocimiento del Negocios• Maneja cuentas de empresas a nivel nacional

e internacional. • Equipo Estratega• Conocer a fondo la marca a publicitar, su

función y utilidad, que le permita un mejor entendimiento con el cliente para satisfacer sus necesidades.

• El mercado ha ido creciendo: todos los productos necesitan comunicar sus ventajas para ser competitivos.

• Crecimiento: adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.

• Leyes que se están por aprobarse en la Asamblea y necesitan su divulgación.

DEBILIDAD AMENAZA

• El poder esta centrado en una sola persona. • Otras agencias ofrecen servicios de

optimización de medios• Servicios generales que deben ser

contratados outsourcing (tiempo de respuesta mayor)

• Falta de Leyes que regulen la profesión

• El mercado de publicidad es muy competitivo.• Reducción del mercado debido a la crisis

financiera a nivel mundial (lo primero que se recorta es la publicidad)

• Nuevos competidores• Operación desleal por parte de medios y otros

competidores

Clientes

Atención a Clientes / Ejecutivas de Cuentas

Departamento De Medios

Medios de Comunicación

Contabilidad / Facturación

CreatividadProducción

Tráfico Diseño

Proveedores

Proceso de Negocio

Clientes

DIAZ NEXOS

Empresa

Proveedores

Gobierno

Presidencia

Administración

Cuentas

Creatividad

Contabilidad

Tráfico

Diagrama de Funciones

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Dirección de Cuentas

Creatividad y Producción

Trafico

Contabilidad

ORGANIZACIÓN

PROCESO

Gerencia Administrativa

Atención a Clientes Tráfico Medios Contabilidad

X Responsabilidad / Toma de Decisión I Implicado en el Proceso P Poca Implicación en el Proceso

Análisis de Procesos

Necesidades de Información

Procesamiento y registro de ordenes de trabajo (actualmente es manual)

Procesamiento y registro de planes de medios (sistema de optimización)

Procesamiento y registro de ordenes de medios

Generación de reportes de consumo de producción y medios de clientes de acuerdo a la información procesada

Información de cuentas por cobrar / pagar de acuerdo a clientes, proveedores y medios.

Acceso múltiple a documentos e información

– Procesos Manuales

– No se cuenta con ningún plan tecnológico para el mejoramiento continuo

– Limitado acceso a información

Impacto Tecnológico

EVALUACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOSNombre del Proyecto Estructura Nivel Tecnológico Tamaño Grado de Riesgo Herramienta de

administración de proyecto

1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas

Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de planeación formal

2.Ampliación Red de Datos Baja Alta Pequeño Alto Alta integración interna

3.Protección acceso a la red Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Uso intenso de control formal

4.Proyecto Portafolio de Inversiones

Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de control formal

5.Planes estratégicos para el Marketing

Bajo Bajo Grande Bajo Uso intenso de planeación formal

6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias

Alta Alta Pequeño Mediano-Bajo Alta integración interna

7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos

Alta bajo Grande bajo Uso intenso de planeación formal

GRÁFICA DE ANÁLISIS DE RIEGOS VS BENEFICIOS

Riesgo del proyecto

Bene

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a

1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas

2. Ampliación Red de Datos

3. Protección acceso a la red

4. Proyecto Portafolio de Inversiones

5. Planes estratégicos para el Marketing

6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias

7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos

PRIORIZACIÓN DE REQUERIMIENTO

Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO

1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas

8 9 10 9.0 8 9 7 9 8 8.2

2.Ampliación Red de Datos 8 9 9 8.7 8 8 8 9 8 8.2

3.Protección acceso a la red 7 7 8 7.3 8 8 7 8 8 7.8

4.Proyecto Portafolio de Inversiones

9 9 10 9.3 9 9 8 9 8 8.6

5.Planes estratégicos para el Marketing

8 9 10 9.0 9 8 8 8 9 8.4

6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias

9 9 10 9.3 9 9 8 9 9 8.8

7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos

9 7 9 8.3 7 8 8 9 8 8.0

FACTORES ESTRATEGICOS:P- ProductividadD- Diferenciación TD- Toma de DecisionesPRO- Promedio

FACTORES FACTIBILIDAD:T- Técnica O- OperacionalE- Económica C- CalendarioL- Legal PRO- Promedio

GRÁFICAS PRIORIDADES DE PROYECTOS

1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas

2. Ampliación Red de Datos

3. Protección acceso a la red

4. Proyecto Portafolio de Inversiones

5. Planes estratégicos para el Marketing

6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias

7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos

Planeación Estratégica

OrganizaciónResponsables e Involucrados Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Informatica

Objetivos1.Evaluar las necesidades de implementacion de sistemas2.Establecer sistemas informaticos adecuados con los requerimientos3.Establecer programas de capacitacion para el personal4.Desarrollar metodos de evaluacion de la efectividad del sistema5.Informes de productividad/eficiencia antes y despues

Forma de comunicacion de los objetivos1.Programa de comunicacion interna en la organizacion2.Programa de capacitacion de los colaboradores

Informacion Interna Requerida1.Estudio de procesos actuales2.Necesidades de mejora de la organizacion3.Informacion sobre los equipos utilizados actualmente4.Objetivos de productividad y desempeno esperados

Informacion Externa Requerida1.Empresas de informatica relacionadas con empresas publicitarias2.Ranking de las mejores empresas en ese campo3.Benchmarking4.Analisis de costos vers. resultados

Planeacion de Tiempos:1.Procesos (6 meses)2.Necesidades de mejora (2 meses)3.Informacion de los equipo s (1 semana)4.Objetivos (2 semanas)5.Empresas Outsourcing (2 semanas)6.Ranking (2 semanas)7.Benchmarking (2 meses)8.Analisis de costos (1 semana)

Recursos y responsabilidades:1. Procesos (Depto. De Calidad/RH)2. Objetivos (Management Team)3. Data de equipos (IT Department)4. Benchmarking (Consultant

company)5. Analisis de costos (Finance)

Entrenamiento:1.Management Team: Entrenamiento de IT2.Personal del Proyecto: Entrenamiento con el Management Team para trabajar en base a los objetivos de la compania.

Análisis Competitivo y Evaluación de posición

Analisis de posicion actual:Basado en la trayectoria que tiene Diaz Nexos la empresa es muy solida en el ambito publicitario y tiene clientes de gran renombre que avalan la calida de su trabajo.

Factores de exito en la industria:1.Credibilidad 2.Productos de Calidad3.Eficiencia4.Excelente servicio al cliente

Fortalezas :1.Gran trayectoria2.Renombre3.ClientesDebilidades:1.Decisiones centralizadas2.Falta de mejoras con el tiempo3.Falta de IT actualizada

Resumen de la posicion en la industria:Esta en 14 paisesTiene afiliaciones con fuertes publiciariasClientes de renombre internacional

Análisis del ambiente y proyección

Mercado:En relacion con el mercado la compania necesita actualizar ciertas herramientas y procesos para estar la vanguardia con la velocidad en que se mueve el dia a dia.

Tecnologia:A pesar de que Diaz Nexcos cuenta con cierta programacion a nivel de diseno, no esta equipada para los procesos administrativos que requieren mayor velocidad y eficiencia.

Economia y politica:En lo referente a la politica no existe una influencia tangible, sin embargo en terminos economicos el impacto es importante ya que tiene un efecto sobre los costos, la eficiencia y otros aspectos que involucran directamente a los clientes de la publicitaria.

Proyeccion AmbientalEn base a los cambios que se pueden hacer en el área de tecnologia, la proyeccion con respecto a la competencia y el mercado es muy positiva ya que posibilitara el crecimiento de la empresa en un mercado de rapido crecimiento.

Factores Externos Claves1.Benchmarking. Esta herramienta nos permitira poder copiar modelos ya utiles en otras organizacionales de publicidad para acercanos a los objetivos.2.Tecnologia de punta. Estas herramientas seran el puente que nos catapultara a los resultados deseados, al estar unido a una buena capacitacion.3.Empresas Consultoras. La evaluacion y diseno de cambios que pueden hacer este tipo de empresas son de gran beneficio para pequeas organizaciones que nos constan de mucha informacion en el tema.

Desarrollo Estratégico

Estrategias Alternativas1.Contratar a una empresa consultora para la mejora de los procesos internos.2.Generación de lluvia de ideas entre los colaboradores para buscar formas mas eficientes de entregar el trabajo.3.Estudiar la posibilidad de realizar algunos procesos outsourcing, si cupiera la idea. 4.Contratar personas con perfiles creativos para desarrollar estrategias nuevas de trabajo.

Tiempos y recursos requeridos1.Contratación de consultora . 1 mes de evaluación, consenso de todo el management team.2.Lluvia de idea. 1 semana para estudiar como desarrollarlo, 1 salón con tablero y pilotos.3.Procesos Outsourcing. 2 meses para estudio de la propuesta.4.Contratación. 3 meses, una psicóloga, pruebas de personalidad , facilidades para el proceso de reclutamiento y budget para realizar la gestión.

Evaluación y selección de estrategia1.Costos2.Tiempos3.Recursos4.Factibilidad5.Velocidad6.Esfuerzo vs.. Eficiencia7.Aceptabilidad organizacional

Objetivos y Metas

Definir meta del negocio1.Establecer procesos de mayor eficiencia2.Establecer herramientas de IT de mayor rapidez para mejorar la respuesta a clientes y procesos internos.3.Crear sistemas de trabajo de vanguardia para aumentar la competitividad en el mercado actual.

Desarrollo de objetivos y factores de éxito1.Consultoría2.Estrategia organizacional3.Desarrollo de planes de crecimiento en IT4.Estrategias a nivel gerencial para el desarrollo de la empresa a futuro5.Benchmarking

Comunicación de objetivos y factores de éxito1.Campana organizacional orientada a la aceptación de los colaboradores2.Lluvia de ideas constantes para medir el nivel de satisfacción de los colaboradores con las decisiones tomadas3.Planes de capacitación exhaustivos para mejorar la sensación de aprendizaje

Desarrollo del Plan

Responsabilidades1.Gerencia General. Incentivar a los colaboradores en el proceso de implementación de las nuevas tecnologías y mostrar su apoyo2.Recursos Humanos. Desarrollar los entrenamientos pertinentes, las sesiones de lluvia de ideas y la comunicación interna para la aceptación de los colaboradores de las nuevas ideas.3.IT . Establecimiento de nuevas tecnologías en la organización. 4.Lideres claves en la organización. Apoyo con las nuevas reformas en el aspecto laboral.

Plan Estratégico1.Definir Objetivos2.Establecer responsabilidades3.Establecer tiempos4.Resultados deseados5.Formas de implementación6.Planes de contingencia7.Proceso de capacitación8.Costos9.Formas de evaluación10.Medición del clima organizacional

Proceso de aprobación del Gerente General1.Presentar la propuesta escrita2.Realizar una reunión de presentación de propuesta3.Cambios o correcciones necesarias4.Aprobacion final5.Puesta en marcha

Implementación

Actividades de planeación1.Campanas organizacionales2.Establecer fechas de lluvia de ideas3.Establecer formas de selección de los invitados a la lluvia de ideas4.Desarrollo de invitaciones

Sistemas de Monitoreo1.Cada persona encargada de su área debe reportar cada semana un informe de seguimiento al Gerente General2.Reuniones bisemanales para establecer el adelanto del proyecto

Base para presupuesto anual1.Costos de tecnología2.Costos de capacitación3.Costos de consultoría

Aprobacion de implementación1.Presentar la propuesta escrita2.Realizar una reunión de presentación de propuesta3.Cambios o correcciones necesarias4.Aprobacion final5.Puesta en marcha

Planificación de la Información

Estrategia de Negocios

Revisión de Operacionesa.Realizar Auditorías

b.Revisión de Condiciones de Trabajo

Revisión de los Planes Estratégicos

a.Influencia de Clientes Potencialesb.Ampliar cartera existente, para captar a

nuevas empresas

Revisión de los Planes de Información

Existentesa.Plan a largo plazo de tecnología

de informaciónb.Evaluación de los Sistemas

Existentes

Problemas de estrategia de Documentos y las aplicaciones en los

sistemas

Crear Estrategias para asignar prioridades:

a.Saber asignar recursosb.. definir el rumbo de la empresa

Organización

Establecer comité consultivo de Gestión

a.Gestión de Riesgosb.Control interno

c. Gestionar e implementar proyectos

Establecer trabajo en equipoa.Aprender a escuchar

b.Tomar decisiones inteligentesc.Establecer objetivos claros

Organizar los proyectosa.Enfoqueb.Técnicac.método

Necesidades de Información

Evaluar las Tendencias:*información: aprendizaje y reflexión

critica*procesamiento: finalidad

*industria: análisis de mercado y estadísticas

*funcionales: analizar entorno competitivo

Gestión de la Entrevista

Requisitos y necesidades de información

a.Establecer criterios de búsqueda

b.Modelo de búsqueda con distintas fuentes

Identificar los efectos de la organización en Generala.Identificar factores internos de la

organizationb.Identificar factores externos de la

organización

Los objetivos de información de

documentos para revisión de la gestión

Estatus Presente

Sistemas de Información del Documento Actual

a. información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones

Evaluar estándares actuales y métodos

a. proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.

Evaluar adecuación de los sistemas actuales

a.Eficienciab.eficacia

Evaluar operaciones de computadoras y capacidad

a.Determinar capacidad y uso de los servidoresb.Evaluar costos y procedimientos

Habilidades del presente documento

*Realizar*Costo

*Análisis

Estrategia de la Organización

Desarrollar Estrategia de la Organización

a.Reducción de Costosb.Apoyar en sistemas de Información para

realizar sus operaciones básicasc.Reemplazar procesos manuales , para ofrecer

rapidez en procesos a un menor costo

Desarrollar Plan de Personal:*"La empresa que verdaderamente sobresaldrá en el futuro, será aquella que descubra cómo explotar el

compromiso del personal y su capacidad para aprender en todos los niveles“

a.Métodos para que el individuo alcance su desarrollob.Definir propósito de trabajo

c.Establecer escala de tiempo para realizar un trabajo.

Aplicación de la Estrategia

Desarrollar modelos de datosa.Para función específica

b.Entender estado actual de los datos de la empresa

Desarrollar descripción del modelo inicial

a. Realizar trabajo de manera efectiva

Desarrollar sistemas generales de arquitecturaa.diseño de más alto nivel de la estructura de un sistema.b.La Arquitectura de Software establece los fundamentos

para que analistas, diseñadores, programadores, etc. trabajen en una línea común que permita alcanzar los

objetivos del sistema de información, cubriendo todas las necesidades

Definir el enfoque de desarrolloa.Definir metas

b.Definir periodo de Tiempo

Estrategia de Equipos y Programas

Desarrollar Estrategia de Oficinaa.Crear óptimo desempeño

b.Avance tecnológico

Desarrollar Estrategia de Programa y base de Datos

a. Poseer copia de seguridad siempre

Desarrollar Estrategia de Equipoa. Aplicar estrategia de la Compañía

a.Tener claro oportunidades del entorno de la empresac.Poseer enfoque

Desarrollar Estrategias de la Comunicación

a. Comunicación sea funcionalB. Expedita

Empresa SeleccionadaSolusoft

•Resulta una de las empresas que más experiencia tiene en el área de Agencias Publicitarias, por tanto conoce las necesidades particulares del negocio.

•Es capaz de diseñar una solución a la medida de las necesidades que presentamos y del presupuesto con el que contamos.

•Su oferta incluye el desarrollo e instalación de software y equipos y la capacitación al personal.

•Su oferta incluye el soporte técnico

La industria publicitaria mostrado un crecimiento notorio convirtiéndose así en una industria tremendamente competitiva.

Resulta esta una industria compleja, donde los sistemas de pagos, comisiones, retenciones, pagos, créditos y procesos son particulares y el factor tiempo resulta trascendental. Por lo que es necesario buscar una solución particular, a la medida de las necesidades que hemos presentado.

Uno de los objetivos principales en este negocio (y en casi todos) resulta ser eficiente al menor costo posible, cuidando la calidad del producto que se ofrece y teniendo muy en cuenta el servicio al cliente.

Conclusiones

A través del análisis de los procesos y el entendimiento total del funcionamiento general, pudimos detectar los problemas y logramos priorizar los mismos para la búsqueda de soluciones.

A través de una empresa outsourcing, la cual presentamos anteriormente, pretendemos presentar a la empresa una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la misma.

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