proyecto final
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PROYECTO FINALDesarrollo del Plan Estratégico de SI/TI para Advanced Systems Supply
SITUACIÓN ACTUALESTRATEGIA DE ADVSYSADIAGNÓSTICO
ENTORNO
ADVSYSA
Proveedores: Chinos y Koreanos Americanos de
renombre
Socios: Empresa Familiar
Gobierno:Aduanas, Panamá
Compras, ACP
Clientes: Industrias, Casinos, Comercios y
Residencias
Competencia: Creciente empresas
pequeñas de bajo costo operativo, grandes
empresas que diversifican en el rubro de la seguridad
ESTRUCTURA ORGANIZACIONALGerente General
Finanzas
Contabilidad
Cuentas por Cobrar
Compras
Operativa
Servicio al Cliente
Taller
Inventario
Comercial
Ventas Residenciales
Ventas Comerciales
Pre Venta (Ingenieria)
Post Venta
Base de Datos y Nuevas Lineas
Administrativa
Recursos Humanos
Capacitacion
IT
Instalaciones
Asistente
FLUJO DE INFORMACIÓN
Ventas
Servicio al Cliente Post Venta
Base de Datos y Nuevas Líneas
Gerencia General
Manejadores de Proyecto (PM)
Recursos Humanos
Inventario
Taller
IT
Pre Venta
Compras
Cuentas por Cobrar
Contabilidad
Capacitación
Admin. Y Gestión; Cobros; Inventario;Taller;MensajeríaRecursos humanos: Personal admin., Personal Técnico, Finanzas, Contabilidad
Tecnología: Sist. De Información y Redes
Sistema de Cotizaciones vía WEB
Venta de productos a través de vendedores con catalogos electrónicos. Instalación de los equipos que se venden. Gestión de las instalaciones yy ventas a través de softwares.
Compras
Equipo para la ventaPago a proveedoresCobro a clientesContratos de alquiler
Marketing
Publicidad, Ferias. Política de descuentos a clientes.
Sistema de Mercadeo
Servicio de instalación a nivel nacional.
Gestión de Calidad y Control de Servicios.
Taller de Reparación de equipos. Flota de vehículos.
Atención al Cliente. Call Center
CréditoAlquileres Leasing
Margen
Margen
Actividadesdeapoyo
Actividadesprimarias
CADENA DE VALORADVACED SYSTEMS SUPPLY
Mantenimento de Instalaciones
SISTEMA DE INFORMACIÓN EN ADVSYSA
Venta
Finanzas
Inventario
Serv. al Cliente
Taller
Instalación
Sistema de Cotizaciones
MAGIC
LOFIS
Cotizaciones
Visuales
Reportes de
Gestión de
Proyectos
Reportes Financier
os Compras Servicio
OPERACIÓN INFRAESTRUCTURA PRESENTACIÓN
MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A MERCADOTECNIA
ADMINISTRACIONY CONTROL DE LA
FUERZA DE VENTAS
ANALISIS Y SERVICIO ACLIENTES
GESTIÓN DE PROYECTO DE INSTALACIÓNANALISIS DE
REND. Y EFECT.DE VENTAS Y
PRONOSTICOS
INVESTIGACIONDE MERCADO Y
DE INTELIGENCIA
PRESUPUESTO
PROMOCION
ANALISIS DE PRODUCTOS YESTRATEGIAS
MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A FINANZAS
COTIZACIONES APROBADAS
CUENTAS POR
COBRAR
MAGIC. Plataforma de Gestión
ACTIVOS FIJOSY DEPRECIACION
MAYORGENERAL PLANILLA
ORDENES DE COMPRA Y
RECIBO
ADMON DE INVENTARIOS
CUENTASPOR
PAGAR
MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE APOYA INSTALACIÓN
TIEMPO DE ENTREGA DE PROYECTOS
DISEÑO EINGENIERIA
CONTROL DEINVENTARIO DE
EQUIPOS Y MATERIALES
PLANEAMIENTODE REQ. DE
MATERIALES
FACTURA DEMATERIALES
COSTOSESTANDARES
PLANEAMIENTODE REQ. DE CAPACIDAD
CONTROL DE INSTALACIÓN
COSTOS DELTRABAJO
RENDIMIENTODEL
REC. HUMANO
NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Reportes adecuados al volumen del crecimiento del negocio.
Unificar la plataforma de Inventario, Servicio, Finanzas (MAGIC) con la de Instalaciones y Ventas (LOFIS).
Instruir a las personas en el uso de la herramienta.
Evaluar empresas de consultoría de Herramientas Tecnológicas.
NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Gerente general: Estados financieros. Pronósticos de Venta Análisis de Inventario de mercancía que se
compra en el extranjero. Finanzas
Realización de los estados financieros Contabilidad diaria de la empresa Órdenes de Compra contra proyectos abiertos. Órdenes de compra contra análisis de inventario
vs pronóstico de venta
NECESIDADES DE INFORMACIÓN Operativa
Informe de indicadores de servicio al cliente. Apertura y cierre de tiquetes. Bitácora de llamadas.
Apertura y Cierre de tiquetes de servicio de taller Bitácora de atención de técnicos a clientes Sistema para llevar el inventario. Notas de salida firmadas por
cada equipo que se despacha diariamente a los técnicos para ser instalado en los clientes.
Comercial Apertura de Proyectos Realización de cotizaciones Pre venta trabaja soluciones complejas para clientes a través de
ingenieros. Post Venta se encarga de cotizar y venderle al cliente menudencias
como piezas, reparaciones y reubicaciones. Base de Datos y nuevas líneas. Le da mantenimiento al catálogo
de equipos y servicios que se ofrece. Realiza adicional la investigación y desarrolla la competencia para traer nuevos productos.
NECESIDADES DE INFORMACIÓN Administrativa
Gerente administrativa controla el mantenimiento del edificio. En ese sentido no utiliza ninguno de los software de gestión
Recursos humanos. Utiliza un programa llamado Mit dot para hacer pruebas de integridad a nuevos candidatos
Capacitación se encarga de realzar la inducción. Prepara cursos en diferentes niveles. Enseña a usar las diferentes herramientas o sistemas que existen para trabajar, enseña sobre los equipos. Da seminarios técnicos, seminarios de ventas. Organiza seminarios administrativos. Envía boletines mensuales con información importante y resumen de las capacitaciones dadas en el mes.
IT se encarga de la red interna de la compañía y de las sucursales, tiene el help desk y maneja todo lo que es tecnología exceptuando los software de gestión que los administra base de datos.
NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Instalaciones Departamento se encarga de realizar las
instalaciones y administrar los subcontratistas. Utiliza el software de administración de
proyectos LOFIS. Donde indica los equipos que va a usar, lleva controles de entrega con inventario, da entrada de gastos que va teniendo en el proyecto y cuando lo finaliza envía el proyecto a facturación para cerrar el mismo.
Maneja personal técnico y Project managers
INFRAESTRUCTURA: EFICIENTE
Se ha logrado adquirir la tecnología para manejar el crecimiento de la empresa.
La tecnología se utiliza para que los procesos se cumplan.
El grado de desconexión se da por la rotación de personal. Hay que enseñarle las herramientas y toma tiempo que las usen correctamente.
ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓNAPLICACIÓN DE LA ESTRATEGIAPropuesta Estratégica
LA PERSPECTIVA DE NIVEL DE SERVICIO
Estrategia de Negocio
Estrategia de Tecnología de Información
Infraestructura de Tecnología
de Información
Infraestructura Organizacional
Ancla
PivoteImpacto
ENCUESTA A LOS USUARIOS SOBRE LOS SI POR DEPARTAMENTO
Fina
nzas
Vent
as
Inst
alac
ione
s
Serv
icio
al c
lient
e
0
2
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6
8
10
Satisfaccion Uso
Satisfaccion Uso
METAS
Lograr bajar el gasto de oficina. Impresiones y Documentos de archivo
Reducir el tiempo que se demora en Gestionar la parte administrativa de un Proyecto.
Aumentar las ventas con la diversificación de productos.
Agilizar los cobros. Mejora en la atención de servicio
al cliente. Mejorar las respuestas de
Garantías Mejorar los tiempos de entrega de
equipos (Gestión de Compras). Crecer en las sucursales.
Digitalización de Documentos Tener un solo software de Gestión
para evitar duplicidad de trabajo. Envío automático de Facturas vía
email. Programa de Gestión vinculado con
la central telefónica. Llevar controles de inventario con
código de barras. Y salidas de equipo contra número de series.
Realizar forecast automáticos y reportes que puedan generar acciones de compras de equipo s diarias.
Herramientas de Seguimiento de Ventas
Herramientas de Control de Calidad y Servicio
Intranet con capacitaciones que lleven puntaje de las personas.
Video Conferencias entre Sucursales.
Metas Organizacionales Metas de SI/TI
CONTROL DE RIESGO DE LOS PROYECTOS# Proyectos Estructura Nivel
Tecnológico
Tamaño Grado de
Riesgo
1 Digitalización de Documentos Alta Alto Pequeño Mediano-Bajo
2 Tener un solo software de Gestión para evitar duplicidad de trabajo
Baja Alto Pequeño Alta
3 Envío automático de Facturas vía email. Alta Bajo Pequeño Muy Bajo
4 Programa de Gestión vinculado con la central telefónica.
Alta Alta Grande Mediano
5 ERP - Llevar controles de inventario con código de barras. Y salidas de equipo contra número de series.
Bajo Alta Grande Muy Alto
6 Realizar forecast automáticos y reportes que puedan generar acciones de compras de equipos diarias.
Alto Bajo Pequeño Muy Bajo
7 CRM – Software de Administración de la Relación con los Clientes
Bajo Alto Pequeño Alto
8 Herramientas de Control de Calidad y Servicio Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo
9 Intranet con capacitaciones que lleven puntaje de las personas.
Bajo Alto Pequeño Alto
10 Video Conferencias entre Sucursales. Alta Alta Grande Mediano
ANÁLISIS DE RIESGO VS BENEFICIO
Riesgo del proyectoAlto
Bajo
Altos
Bajos
Be
ne
ficio
s
po
ten
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les
pa
ra l
a
co
mp
añ
ía12
3
89
4
5
7
6
10
HOJAS DE REQUERIMIENTOPlaneamiento Estratégico SI/TI
HOJA DE TRABAJO PARA PRIORIZAR REQUERIMIENTOS
Nombre Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO
Digitalización de Documentos 8 2 8 6.0 7 6 5 6 8 6.4
Tener un solo software de Gestión para evitar duplicidad de trabajo
10 4 8 7.3 8 4 8 9 4 6.6
Envío automático de Facturas vía email. 7 8 1 5.3 5 5 2 8 2 4.4
Programa de Gestión vinculado con la central telefónica. 5 7 1 4.3 8 7 5 2 2 4.8
ERP - Llevar controles de inventario con código de barras. Y salidas de equipo contra número de series.
9 7 8 8.0 8 10 4 8 7 7.4
Realizar forecast automáticos y reportes que puedan generar acciones de compras de equipos diarias.
9 8 8 8.3 9 8 5 8 7 7.4
CRM – Software de Administración de la Relación con los Clientes
8 6 5 6.3 8 7 5 7 8 7.0
Herramientas de Control de Calidad y Servicio 7 6 7 6.7 7 7 6 7 7 6.8
Intranet con capacitaciones que lleven puntaje de las personas.
6 6 2 4.7 5 1 2 5 4 3.4
Video Conferencias entre Sucursales. 6 5 1 4.0 8 8 2 5 3 5.2
FACTORES ESTRATÉGICOS:P- PRODUCTIVIDADD- DIFERENCIACIÓNTD-TOMA DECISIONES
FACTORES FACTIBILIDAD:T-TÉCNICAE-ECONÓMICAL-LEGALO-OPERACIONALC-CALENDARIO
GRÁFICA DE PRIORIDADES DE PROYECTOS SI/TI
FAC
TO
RES E
STR
ATÉG
ICO
S
FACTORES DE FACTIBILIDAD
RECHAZAR (0,0)
(0,10)PRIORIDADBAJA
(0,10)PRIORIDADBAJA
(10,10)PRIORIDAD ALTA
5 10
5
10
1
2
38
94
5
7
6
10
IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA
ANÁLISIS DE RESISTENCIA AL CAMBIO
Tarea
Personas - Tareas
Personas
Personas - Estructura
Estructura
Estructura -Tecnologia
Tecnologia
Tegnologia-Tarea
0
5
10
Avance Falta por trabajar
RESULTADO DE PROYECTO
# Proyectos Resultado Estrategia de Desarrollo
1 Digitalización de Documentos Prioridad Alta IT realizara planificación
2 Tener un solo software de Gestión para evitar duplicidad de trabajo
Prioridad Alta Outsourcing
3 Envío automático de Facturas vía email. Prioridad Baja IT realizara planificación
4 Programa de Gestión vinculado con la central telefónica.
Rechazar -------
5 ERP - Llevar controles de inventario con código de barras. Y salidas de equipo contra número de series.
Prioridad Alta Outsourcing
6 Realizar forecast automáticos y reportes que puedan generar acciones de compras de equipos diarias.
Prioridad Alta IT realizara planificación con Cía.. Existente.
7 CRM – Software de Administración de la Relación con los Clientes
Prioridad Alta Outsourcing
8 Herramientas de Control de Calidad y Servicio Prioridad Alta IT realizará planificación
9 Intranet con capacitaciones que lleven puntaje de las personas.
Rechazar ----------
10 Video Conferencias entre Sucursales. Prioridad Baja IT planificará y se buscará el presupuesto
PROYECTOS EN OUTSOURCING – CÍA. A EVALUAR.
# Compañía C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C12 Total1 Infosgroup 10 10 8 10 8 10 7 10 6 7 5 912 ADR Technology 10 10 8 10 8 9 7 10 6 7 5 903 Arango Softw 10 10 8 10 8 10 7 10 6 3 5 874 Tecnasa 10 7 6 10 7 10 7 10 7 5 5 84
RESUMEN DEL PLIEGO DE CARGOSOLICITUD DE PROPUESTAS
Propietario: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.
Dirección: Calle 77A, Urb. La Sabanas
Contactos: Sergio Gómez – Teléfono: 269-2841
Correo Electrónico: [email protected]
Hyara Apolayo Telefono 20951515
Correo Electrónico: [email protected]
Aracellys Alvarenga Telefono: 65269290
Correo Electrónico: [email protected]
Por este medio le invitamos a participar en la solicitud de propuestas por los trabajos abajo descritos y de acuerdo con todas las provisiones de este documento y los siguientes puntos mencionados abajo. El trabajo consiste en servicios de OUTSOURCING en Sistemas y Tecnología de Información. Los trabajos descritos en el presente documento deben cotizarse como Suma Global Esta invitación a licitar se compone de las siguientes partes: 1. TRABAJO A REALIZARSE (Términos de Referencia): Con excepción a lo especificado en otras partes de esta licitación, EL CONTRATISTA deberá suministrar toda la asistencia administrativa, servicio técnico y profesional y realizar todas las operaciones incluyendo la provisión y supervisión de todo el personal técnico y laboral y el suministro de todo el equipo, material, herramientas, alojamiento y transporte para el desarrollo de manera satisfactoria de los Trabajos. La información y plan incluidos en esta solicitud de propuestas tienen la intención de mostrar todos los requerimientos para los servicios a realizarse desde la fecha establecida hasta finalización del contrato. Cualquier trabajo que razonablemente pueda deducirse del alcance de los trabajos como requerido para producir el resultado satisfactorio esperado por ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. ya sea que esté o no mencionado específicamente en este documento será realizado por EL CONTRATISTA. Es responsabilidad del PROPONENTE asegurar que esta solicitud de oferta incluye todos los bienes y servicios que considera necesarios para la ejecución de los servicios. En el evento de una adjudicación de contrato, ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. no aceptará cambio en los costos ofertados durante la ejecución del contrato
2. REQUISITOS DE SEGURIDAD: El PROPONENTE debe saber que antes de los inicios de los trabajos en la obra, todo el personal de EL CONTRATISTA debe ser sometido a un Curso de Inducción de Seguridad y Cursos de Entrenamiento relacionados a Seguridad. 3. PERIODO DE VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas serán válidas durante un período de NOVENTA (90) días de vigencia, a partir de la fecha entrega de las Propuestas. 4. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE: Para todos los propósitos, es responsabilidad de EL PROPONENTE haber obtenido toda la información necesaria, local o de otro origen en cuanto a los riesgos, contingencias u otras circunstancias que pudiesen en cualquier forma influir o afectar su propuesta. 5. PRESENTACIÓN DEL SOBRE CERRADO: El sobre cerrado, que contiene la propuesta, se presentará con la siguiente identificación e información en el sobre: “DOCUMENTOS Y PRECIOS”SEÑORES: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.PROPONENTE: ______________________________________ SOLICITUD DE PROPUESTAS SERVICIOS DE OUTSOURCING EN SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Fecha: Sábado 4 de Septiembre de 2010Hora Límite de Entrega de Propuesta: 5:00 pm. Dentro del sobre cerrado debe incluir los siguientes documentos: Desglose de Precios.Relación de trabajos similares realizados. Tres cartas mínimas de referencias de trabajos similares.Certificaciones que muestren idoneidad y calificaciones para los servicios solicitados.Información que compruebe los años de la empresa en el mercado realizando este tipo de trabajo. (Registro de la Empresa y Certificado de Operación).Adjuntar preforma de Contrato de mantenimiento por un año el cual debe estar incluido en el precio final.Carta de apoyo de los fabricantes de las marcas que ofrece en esta licitación. Personal a no menos de 15 km de las áreas de sucursales. Demostrable. Fianza de Cumplimiento por un valor de 10% del Contrato. 10. IDIOMA OFICIAL: Las propuestas, así como cualquier otra documentación, serán presentadas en idioma español, salvo catálogos y/o folletos que pueden ser presentados en idioma español o en inglés. 11. CONDICIONES DE PAGO: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. ofrecerá condiciones de pago a 15 días neto contra la aprobación de la factura. 15. SUBCONTRATOS: No se le permitirá a EL CONTRATISTA subcontratar ninguna parte del trabajo, sin una aprobación expresa y por escrito por parte de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. 19. FECHAS IMPORTANTES: 20 de Agosto de 2010 – Reunión de Homologación. Oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. 4 de Septiembre 2010 – Entrega de Propuestas en las Oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. o por vía electrónica hasta las 5:00 pm. Este día se estarán recibiendo las propuestas desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 pm en las oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.. ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.
PROYECTOS A REALIZAR POR DEPARTAMENTO DE TI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Es importante involucrar a la empresa completa en cada uno de los procesos de toma de decisiones de Tecnología. Por que no es solo el departamento que lo solicita quien lo va a usar, es la totalidad de la empresa.
La Planificación estratégica de proyectos de tecnología deben llevar al crecimiento de la empresa y no deben tomarse proyectos que no tengan beneficios en el negocio.
La primera forma de sobrellevar la reticencia la cambio es involucrando a las personas dentro del proyecto.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La falta de conocimiento es la mayor amenaza de las empresas modernas, es por esto la importancia de poder utilizar herramientas tecnológicas para el apalancamiento del negocio. Las herramientas te permiten acortar distancias y tiempos en un mundo globalizado.
Planear es parte integral de poder ser exitosos, pero medirse como va uno durante la ejecución del plan es lo que te deja alcanzar la meta.