proyecto de investigación
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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
“PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL PARA MEJORAR LOS INVENTARIOS EN EL AREA DE ALMACEN DE LA UNIDAD EJECUTORA 303 EDUCACION
BAGUA, PARA EL AÑO 2016”
I. GENERALIDADES:
Titulo:
“PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL PARA MEJORAR LOS INVENTARIOS EN EL AREA DE ALMACEN DE LA UNIDAD EJECUTORA 303 EDUCACION BAGUA, PARA EL AÑO 2016”
Tipo de investigación:
Prospectiva, Cuantitativa descriptiva simple
INTRODUCCIÓN.1. REALIDAD PROBLEMÁTICA
La importancia y la calidad de la gestión administrativa que ha
adquirido la Unidad Ejecutora 301 UGEL Bagua en muchas de sus
área a pesar de ser una institución joven creada sin presupuesto,
pero con el trascurrir del tiempo con la gestión de sus directores ha
ido implementando cada una de sus área con personal y con vienen
y servicios.
La Unidad Ejecutora 301 UGEL Bagua, en el área de
abastecimiento y almacén se dedica a la adquisición de vienen y
servicios así como a su distribución para mejorar la gestión de la
educación como es adquisiciones de materiales educativos, cuenta
con un inventario de materiales, suministros, herramientas, y
equipos que son indispensables para la ejecución de sus metas y
compromisos de manera eficiente.
Mediante estudio previo realizado en la en la Institución, ésta carece
de controles internos en cuanto al manejo de los inventarios que le
permitan lograr una mayor eficiencia de control en la ejecución de
sus labores, de manera tal que la pérdida de algunos materiales
herramientas y equipos que son entregados a los trabajadores para
la ejecución de sus funciones no son devueltos a la institución a la
fecha del término o finiquito del contrato, de los representantes de
cada una de las áreas que conforman la estructura de la UGEL
BAGUA no hay un manejo adecuado de los almacenes así mismo
están desorganizados, hay exceso de sobrantes, faltantes y
materiales deteriorados por las malas condiciones de
almacenamiento. Los almaceneros no reportan en el sistema los
consumos y transferencias de materiales en la fecha indicada,
originando un atraso en la contabilidad.
La LUGEL BAGUA, no ha desarrollado y formalizado de manera
suficiente las medidas organizativas que le permitan tener una
estructura de sistema de control interno bien definido, que le
garantice el adecuado uso y manejo del inventario en el almacenen
así como de las áreas relacionadas con éste, tales como: compras,
contabilidad, etc.
En consecuencia, se hace necesario que en la Unidad Ejecutora 303
Bagua se diseñe y aplique un conjunto de medidas organizativas y
operativas, con el fin de establecer un sistema de control interno
operativo, que permita una adecuada protección de los inventarios
en el área de abastecimiento y de almacén.
El problema principal que afrontan la institución es que no cuentan
con un sólido control interno, de inventarios especialmente en el
área de almacén lo cual se traduce el desorden del registro de los
bienes y servicios en faltantes y sobrantes de inventario, caducidad
de productos no hay control adecuado.
Por los considerandos planteados, nuestro objetivo es solucionar la
problemática antes descrita y beneficiar así al desarrollo y
crecimiento de estas empresas
La implementación y el uso adecuado de inventarios garantizara el
control de los inventarios del almacén, donde el responsable tomara
decisiones en la distribución oportuna de los materiales a las
diferentes Instituciones Educativas del ámbito jurisdiccional de la
Unidad Ejecutora 303-Educacion Bagua, es por ello que se diseñara
la propuesta denominada implementación de un sistema de control
para mejorar los inventarios en el área de almacén de la Unidad
Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año 2016.
1.2. TRABAJOS PREVIOS.
Los trabajos previos que respaldan a la investigación son de alcance
local, nacional e internacional como se detalla a continuación:
VERA, V.S. (2011) Ecuador en su tesis “diseño de un control interno
de inventario para la empresa xyz” que concluyo en los siguiente.
La realización de este proyecto, permitió elaborar una Propuesta de
un Diseño para el Control del Inventario, el cual fue desarrollado
como una manera de darle solución a las falencias presentadas en la
empresa al realizar el control de inventario. El control interno en una
entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades,
las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término
irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los
controles internos deben brindar una confianza razonable de que los
estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de
controles que disminuyan la probabilidad de tener errores
sustanciales en los mismos. La elaboración y aplicación de los
manuales administrativo y contable, son piezas fundamentales para
proteger los recursos de la empresa, garantizar la eficacia, eficiencia
y economía en todas las operaciones de la organización
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las operaciones y
punto de partida, para conocer la eficiencia del sistema de control
interno y poder evaluarlo. Los manuales que se elaboran están
orientados a las políticas administrativas, los métodos y
procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el
debido acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la
adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración
y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones. 148 El
costo de un sistema de control interno se debe diferencia.
VARGAS, P. (2007) Ecuadir en su tesis titulada “Examen de
auditoría realizada a las cuentas: Activos Fijos e Inventarios de una
Institución Pública ubicada en la ciudad de Guayaquil”, que arribo a
las siguientes conclusiones:
1. La empresa AAA, en cuanto a la efectividad en el Control Interno,
procedimiento relacionado con la Cuentas Activos Fijos e
Inventarios ha sido calificada como moderadamente confiable en
controles, dado que son fiscalizadas por un Organismo Superior a
la Institución. Entre los factores que más importantes que estén
afectando el control interno se encuentra:
A pesar de que se realizan constataciones físicas en el
inventario anualmente por una persona independiente a la
empresa, se constató que no fueron dado de baja
apropiadamente varios materiales de construcción.
La validación de la información procesada es realizada, sin
embargo se detectó error en los registros de bienes de
administración.
La empresa no posee indicadores de gestión, siendo una
herramienta que facilita la toma de decisiones basada en
información adecuada.
2. Los índices financieros y el indicador de gestión, aplicados para la
empresa AAA, reflejan:
La rotación de existencias de inventario es baja debido a la
naturaleza de la cuenta ya que éstos son destinados para el
consumo por concepto de construcción.
AAA posee estabilidad continuar sus operaciones ya que por
cada $1 invertido por terceros, AAA terminó el año invirtiendo
$ 47.14.
La cobertura patrimonial sobre los Activos Fijos invertidos es
del 100%, representado el 72% en edificios y residencias.
Al finalizar el año, se ejecutó el 81% del presupuesto asignado
para las existencias para consumo de materiales de
construcción.
ANCHALUISA, D.F.(2012) En Ecuador en su tesis Titulada
“Implementación de un control interno para inventarios aplicado a la
empresa “Quimicolours S.A.”, dedicada a la comercialización de
colorantes textiles”, se arribó a las conclusiones siguientes.
La presente tesis describe los procesos para realizar un efectivo y
adecuado manejo de Control de Inventarios, y así proceder a
describir todas las operaciones y controles de los productos que se
comercializan. El propósito del control de inventarios es registrar y
controlar todas las operaciones que se realizan en las bodegas
donde se encuentran depositados los productos y así establecer los
controles adecuados que permitirán proporcionar información real
sobre el estado de los productos, tanto en calidad, cantidad y valor.
Hemeryth, F. (2013).Perú en su tesis Titulada “Implementación de un
sistema de control interno operativo en los almacenes, para mejorar
la gestión de inventarios de la Constructora a&a s.a.c. de la ciudad
de Trujillo – 2013”, que concluye en lo siguiente:
Ante la falta de una estructura organizativa definida en la empresa y
por la carencia de un Manual de Organización y Funciones, se
diseñó la estructura organizativa a nivel de almacenes definiéndose
las obligaciones del personal que integran esta área.
El personal de almacenes tienen un nivel de educación bajo para el
trabajo que realizan, por lo que están en proceso de aprendizaje
gracias a capacitaciones otorgadas por la empresa, existiendo un
alto grado de compromiso con la labor que desempeñan dentro de la
misma.
Se encontraron deficiencias en los procesos dentro de loa
almacenes, por lo que se definieron y documentaron, teniendo claro
la secuencia de actividades a realizar por cada uno y permitiendo un
mejor control de los inventarios.
En los almacenes de Obras se encontró desorganización; ya que los
materiales no tenían un sitio especifico de almacenamiento, lo que
generaba desorden y congestionamiento en dicha área. Esto nos
conllevo a proponer una buena distribución física de los almacenes y
llevar en práctica la Filosofía de las “5S”que permitió tener más orden
y cuidado en la manipulación de los materiales sin que eso lleve a
pérdidas por deterioro.
1.3. TEORIAS Y MODELOS QUE SE RELACIONADOS CON EL TEMA
A continuación se presenta aspectos de gran importancia entre los
cuales cabe destacar todo lo referente a almacén, las bases teóricas,
y la definición a todo lo concerniente de la clasificación ABC.
TEORIA DE LAS ESTRATEGIAS DE CONTROL DE INVENTARIO
Ambe J.(2013) En su teoría antes mencionada plantea que la
eterna conducta de la humanidad nos ha llevado a resguardar,
almacenar y acumular todos aquellos materiales y productos de
los cuales no controlamos totalmente su abasto. Desde los
primeros asentamientos comunitarios, las cosechas debían ser
cuidadosamente procuradas y resguardadas hasta que se
requirieran para su consumo. Esta teoría inicial de control de
inventarios fue lo que propició que los pueblos dejarán de ser
nómadas y pudieran establecerse en zonas en las que pudieron
acumular los productos y materiales requeridos para su
sustento en las épocas de bajo abastecimiento de los ciclos
anuales.
En nuestros días, con la modernización y automatización de los
procesos de manufactura, se han alcanzado niveles de
productividad que dan oportunidad a las organizaciones de
cubrir mayores mercados, a su vez que las obliga a controlar el
resguardo de inventarios para atender la demanda de sus
productos de manera ágil y rápida.
Para que un consumidor común tenga la posibilidad de adquirir
una lata de abarrotes en un supermercado en el momento en
que requiere su consumo, ha tenido que haber un
acumulamiento de inventarios en cada uno de los eslabones de
la cadena de suministro que le anteceden, desde el agricultor y
productor de las hortalizas, los procesadores, distribuidores y
finalmente el mismo supermercado en el que se adquiere dicho
producto.
Las organizaciones modernas invierten buena parte de sus
recursos en acumular inventarios y crear sistemas eficaces para
su almacenaje, control y distribución. Esto les permiten ser más
ágiles que sus competidores al ofrecer un mejor nivel de
servicio al mercado, pero, ¿cuánto inventario se debe
acumular?, ¿cuáles son los niveles óptimos de inventario que
una empresa debe resguardar?, ¿cómo asegurar que la
inversión en la generación y almacenaje de estos productos
brinden el mayor retorno?
Son preguntas que en el mundo han generado grandes
industrias relacionadas con temas desde la automatización de
los pronósticos de inventarios, hasta las tecnologías que
permiten a las empresas contar con centros de distribución de
más de 20 metros de altura para el almacenaje y distribución
sistematizada de productos; esto sin contemplar las enormes
inversiones en sistemas de distribución nacionales e
internacionales.
En la mayoría de los casos, los niveles de inventario en las
empresas carecen de equilibrio, teniendo en ocasiones mucho
más producto que el necesario y en otras no teniendo lo mínimo
indispensable para cubrir la demanda, cayendo en la paradoja
de tener “mucho inventario” y al mismo tiempo “bajos niveles de
servicio por falta del inventario adecuado”. En términos de
inversión, se tiene dinero acumulado en productos de baja
demanda que impide a la organización invertir en aquellos
artículos que sí son requeridos por sus mercados.
El error principal en el que caen estas organizaciones es no
contar con ninguna estrategia inteligente de control de
inventarios o, en el otro extremo, tener una gran estrategia de
control de todos sus artículos aunque la demanda y mercado de
cada uno de ellos sea distinto.
Explico cada caso. Al no tener ninguna estrategia de control de
inventarios, las organizaciones quedan expuestas a los niveles
que comercialmente se consideren adecuados, es decir, a
expensas de sus proveedores que constantemente dan “ofertas”
a las empresas para que estas acumulen más inventario del
que realmente necesitan, invirtiendo dinero que carece de un
retorno justificado y creando cada vez más y más grandes
almacenes y centros de resguardo para el siempre creciente
inventario.
Por otra parte, aquellas empresas que cuentan con una
estrategia de control de inventarios pero la aplican de forma
idéntica para el 100% de sus artículos, olvidan que la
naturaleza de los productos manejados en su organización
puede ser distinta, dividida en diferentes características como
pueden ser productos básicos, de moda, estacionales y
promocionales, entre otros.
Cada tipo de artículo, dependiendo de su origen, tiempo de
ciclo, estacionalidad y demanda debe contar con una propia
estrategia de control, asegurando así el equilibrio adecuado en
todas las líneas de producto.
Las empresas líderes a nivel mundial han entendido este reto y
han creado distintas estrategias de manejo de inventario para
cada tipo de producto, conocido en algunas industrias como
“Category Management”.
Antes de implementar o automatizar las estrategias de manejo
de inventario, se deben reconocer las diferentes categorías y
familias de producto según sus características y entonces
desarrollar la o las metodologías que aseguren el equilibrio en
la inversión en inventarios y logrando la liberación de recursos
económicos para ser utilizados en fines más estratégicos dentro
de la organización. Ambe, J.(2013).
MODELO DE GESTIÓN: "JUST IN TIME"
Justo a Tiempo ó Just in Time fue desarrollado por Toyota
inicialmente para después trasladarse a muchas otras empresas
de Japón y del mundo, ha sido el mayor factor de contribución al
impresionante desarrollo de las empresas japonesas. Esto ha
propiciado que las empresas de otras latitudes se interesen por
conocer como es esta técnica.
El Justo a Tiempo más que un sistema de producción es un sistema
de inventarios, donde su meta es la de eliminar todo desperdicio. El
desperdicio se define por lo general, como todo lo que no sea el
mínimo absoluto de recursos de materiales, máquinas y mano de obra
requeridos para añadir un valor al producto en proceso.
Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema
justo a tiempo da como resultado importantes reducciones en todas
las formas de inventario. Dichas formas abarcan los inventarios de
piezas compradas, sub-ensambles, trabajos en proceso (WIP, por sus
siglas en ingles) y los bienes terminados. Tales reducciones de
inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de
compras, sino también de programación de la producción.
El Justo a tiempo necesita que se hagan modificaciones importantes a
los métodos tradicionales con los que se consiguen las piezas. Se
eligen los proveedores preferentes para cada una de las piezas por
conseguir. Se estructuran arreglos contractuales especiales para los
pedidos pequeños. Estos pedidos se entregan en los momentos
exactos en que los necesita el programa de producción del usuario y
en las pequeñas cantidades que basten para periodos muy cortos.
Las entregas diarias o semanales de las piezas compradas no son
algo inusuales en los sistemas Justo a tiempo. Los proveedores
acuerdan, por contrato, entregar las piezas que se ajustan a los
niveles de calidad preestablecidos, con lo que se elimina la necesidad
de que el comprador inspeccione las piezas que ingresan. El tiempo
de llegada de tales entregas es de extrema importancia. Si llegan
demasiado pronto, el comprador debe llevar un inventario por
separado, pero si llegan demasiado tarde, las existencias pueden
agotarse y detener la producción programada.
A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores costos
unitarios para que se les entreguen de esta forma. Mientras que los
costos de oportunidad de estructurar el contrato de compra pueden
ser importantes, el costo subsecuente de conseguir lotes de piezas
individuales, diaria o semanalmente, puede reducirse a niveles
cercanos a cero. Al no tener que inspeccionar las piezas de ingreso,
el comprador puede lograr una mayor calidad en el producto y
menores costos de inspección.
La producción de las piezas por fabricar se programa de tal forma que
se minimice el inventario de trabajo en proceso (WIP), así como las
reservas de bienes terminados. Las normas del justo a tiempo fuerzan
al fabricante a solucionar los cuellos de botella de la producción y los
problemas de diseño que antes se cubrían manteniendo existencias
de reserva.
Debido a que la incertidumbre ha sido eliminada, el control de calidad
es esencial para el éxito de la instrumentación del "Justo a Tiempo".
Además, ya que el sistema no funcionará si ocurren fallas frecuentes
y largas, crea la ineludible necesidad de maximizar el tiempo efectivo
y minimizar los defectos. A su vez, se requiere de un programa
vigoroso de mantenimiento. La mayoría de las plantas japonesas
operan con sólo dos turnos, lo que permite un mantenimiento
completo durante el tiempo no productivo y tiene como resultado una
tasa mucho más baja de fallas y deterioro de maquinaria que en
Estados Unidos.
La presión para eliminar los defectos se hace sentir, no en la
programación del mantenimiento, sino en las relaciones de los
fabricantes con los proveedores y en el trabajo cotidiano en línea. La
producción de justo a tiempo no permite una inspección minuciosa de
las partes que arriban. Por ello, los proveedores deben mantener
niveles de calidad altos y consistentes, y los trabajadores deben tener
la autoridad para detener las operaciones si identifican defectos u
otros problemas de producción.
MODELOS DE GESTION DE INVENTARIOS.
Los modelos en que basar la planificación de aprovisionamiento se
agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean
dependientes o independientes.
Modelos para Reaprovisionamiento no programado, en los que la
demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de
las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística
(clientes o consumidores), el modelo más común es el Lote
Económico de Compras.
Modelos para Reaprovisionamiento programado, en los que la
demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de
producción o ventas. Responden a peticiones de
Reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en
técnicas de optimización o simulación.
A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos
categorías:
Modelos de Reaprovisionamiento continuo, en los que se lanza una
orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta
magnitud o "punto de pedido". La cantidad a pedir es el "lote
económico de compra".
Modelos de Reaprovisionamiento periódico, en los que se lanza una
orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La
cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de
existencias nivel objetivo.
Estos últimos modelos podrían, a su vez, subdividirse en función de
demanda es determinista o probabilista, constante o variable que no
aportan diferencias metodológicas relevantes. Se utilizaron por
muchos años los modelos clásicos de Reaprovisionamiento no
programados, lo que producía resultados anómalos y extendía en las
empresas ciertas dudas sobre la bondad de los modelos analíticos
como sustitutos del buen hacer, intuitivo de los gestores de
inventarios. Hasta que en 1965 se definió los conceptos de demanda
dependiente y demanda independiente era claro que los modelos
clásicos eran los únicos aplicables a casos de demanda no
programada o independiente. Silva A. (S.F).
1.4. MARCO CONCEPTUALA. SISTEMA DE INVENTARIO
Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles que
supervisan los niveles de inventario y establece cuales son los
niveles que debe mantenerse, cuando hay que ordenar un pedido y
de qué tamaño deben hacerse. Una forma práctica de establecer
un sistema de inventario es llevar la cuenta de cada artículo que
sale del almacén y colocar una orden por mas existencias cuando
los inventarios lleguen a un nivel predeterminado. Cuando la
demanda es variable (como para nuestro caso de estudio) no se
sabe por adelantado cuando se terminara el inventario o que tan
rápido se hará. Es difícil establecer una doctrina de operaciones
económica cuando varía la demanda, y aún más difícil cuando
también varía el tiempo de reordenar. Cuando la demanda o el
tiempo de reordenar varían el intervalo entre orden varia, pero la
cantidad ordenada siempre permanecen constante. Herrera, A.
(2006).
B. ALMACÉN.Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía, es decir, es un lugar específicamente estructurado y
planificado para custodiar, proteger y controlar los activos
fijos variable de la empresa, antes de ser requerido para la
administración, la producción o la venta de artículos o
mercancías.
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados, ofreciendo el resguardo físico adecuado para
proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a
procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos.
La formulación de una política de inventario para un departamento
de almacén depende de la información respecto a tipos de
almacenes disponibilidad de materiales, tendencias en
los precios y materiales de compras.
a. FUNCION DE ALMACENES. Resguardar la materia prima de incendios, robos y deterioro.
Permite a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
Mantienen en constante información al departamento de
compras, sobre las existencias reales de materia prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias
primas (entradas y salidas).
Vigila que no se agoten los materiales (máximos y mínimos).
b. CLASIFICACIÓN DEL ALMACÉN.
SEGÚN SU TIPO DE ORGANIZACIÓNLos almacenes pueden centralizados o descentralizados.
Se da el primer caso cuando del establecimiento (fabrica)
reúne en su propia sede todos sus almacenes, mientras
que se presenta el segundo caso cuando existe sectores
del almacén situados en otras partes.
En cuanto a la conformidad interna, los almacenes pueden
estar constituidos por locales unidos o por serie de locales
separados o secciones comunica las posibilidades de un
local único obliga a tener reunido a todos los materiales,
por lo que su control se hace más fácil específicamente si
tal local resulta muy grande.
SEGÚN EL MOVIMIENTO DE MATERIALDesde un punto vista del movimiento de materiales
podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado
(fijo, semi-fijo,móviles) más o menos elevados y almacenes
sin mecanización.
SEGÚN EL TECHOAquellos que están formados por una extensión
de tierra o suelo a la intemperie sin necesidad alguna de
techo, para salvaguardar bienes de la empresa, de los
cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las
inclemencias del tiempo.
Los techados son estructuras metálicas sin paredes de
contención y los almacenes techados tipo de depósito o
bóveda que son mas utilizados en todas las empresas para
resguardar los bienes en inventario que se pueden soportar
severas condiciones del tiempo.
C. TECNICAS DE ALMACENAJEEs un conjunto de actividades relacionadas entre si, las cuales se
ocupan de la colocación de una mercancía en donde pueda ser
racionalmente conservada, y consiste en aquellos tratamientos
protectores y preventivos, los cuales permiten la entrada de una
mercancía a la sección o a la persona que deba utilizarla, con sus
características.
EL ESTUDIO DE L TÉCNICA DE ALMACENAJE ES NECESARIO
1. Conocer a fondo la mercancía, identificando las eventualidades
de alteración que pueda presentarse.
2. Proceder a la investigación sistemática de las causas de dicha
alteración.
3. Establecer criterios de control del estado de conversación de las
mercancías.
4. Establecer cuáles son los criterios a adoptar para conservar
dichas mercancías sin que sufra daño alguno.
5. Fijar los criterios de emergencia a adoptar en los casos iníciales
averías.
6. Establecer los criterios de utilización de las partidas de
mercancías averías.
La mala recepción de los materiales es un lujo que no puede
permitirse ni las empresas mas prosperas.
La aceptación de materiales que no reúnan los requisitos
debidos, pueda dar lugar a devoluciones por partes del
departamento de producción, a rechazos de fabricación y a
rendimiento inferiores a los previstos
D. INVENTARIO.Se denominan existencias o inventarios a la variedad de
materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus
almacenes alas espera de ser utilizado, vendidos o consumidos,
permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vea
afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la
demora de entrega por parte del proveedor.
Los inventarios varían a razón de su consumos o ala venta de
cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de
la existencia por lo ingresos de nuevas cantidades y salidas de a
solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales
y la generación de utilidades en función de dicha rotación.
a. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS. INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA Comprende los elementos básicos o principales que entran en
la elaboración del producto. En toda actividad industrial se
presenta una variedad de artículos (materia prima) y
materiales, los que serían sometidos a un proceso para obtener
al final un artículo terminado. A los materiales que intervienen
en mayor grado en la producción se le considera "Materia
Prima", ya que su uso se hace en cantidades lo
suficientemente importante del producto acabado. La materia
prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESOS. El inventario de productos en procesos consiste en todos los
artículos o elementos que se utilizan en el proceso de
producción, es decir, son productos parcialmente terminados
que se encuentran en un grado intermedio de producción y a
los cuales se les aplico la labor directa de los gastos indirectos
inherentes al proceso de producción en un momento dado.
Una de las características del inventario de producto en
proceso es que va aumentando el valor a medida que es
transformado de materia prima en el producto terminado como
consecuencia del proceso de producción total y que a hora de
la toma física de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, que todavía no han sido vendidos .el nivel
del inventario de productos terminados va a depender
directamente de las ventas, es decir su nivel está dado por la
demanda.
INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS En el inventario de materiales y sumisitos se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían
según el tipo de industria.
Artículos destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los más
importantes son los destinados a las operaciones, y están
formados por los combustibles y lubricantes, estos en
las industrias tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de
maquinarias y aparatos operativos pos su
gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente.
b. TIPOS DE INVENTARIOS. Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pensar o
medir para luego anotar y registrar todas y cada una de de las
diferentes clase de bienes (artículos) que se encuentren en
existencia en la fecha del inventario.
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo
con las exigencias en el almacén, por medio de
un registro detallado, donde se llevan a cabo los importes en
las unidades monetarias y en cantidades físicas.
Inventario Inicial: es aquel que se realiza al dar inicio a las
operaciones.
Inventario final: es aquel que realiza el responsable al cierre
ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo o a lo
contable, u sirve para determinar una nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas, después de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de es periodo.
Inventario máximo: Debido al enfoque del control de masas
empleado, existe el riego que el nivel del inventario puede
llegar demasiado alto para artículos. Por lo tanto se establece
un inventario a ser máximo.
Inventario mínimo: es la cantidad mínima de inventario a ser
mantenida en le almacén.
Inventario de seguridad: son aquello que existe en un lugar
dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la
demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Estos inventarios
con relación a materias primas, protegen contra riesgos
inherentes de proveedores, debido a factores como el tiempo
de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala
calidad no podrán ser aceptadas.se utilizan para prevenir
faltantes debido a fluctuaciones inciertas de demanda.
Inventario de prevención: se tiene con el fin de cubrir una
necesidad futura permanente definida. Se diferencia con
respecto a los de seguridad, porque a luz las necesidad que se
conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un
menor riesgo.
c. FUNCIÓN DE LOS INVENTARIOS Ayuda a la independencia de operaciones.
Permite la continuidad de las variaciones de demanda.
Determina la óptima secuencia de las operaciones.
Permite el uso óptimo de las capacidades productivas.
Determina condiciones económicas de aprovechamiento.
d. IMPORTANCIA DEL INVENTARIOPermite verificar las diferencias entre los registros de existencia
en los ficheros de existencia y excelencia físicas (cantidad real en
existencia).
Permite verificar las diferencias y las excelencias físicas
contables, en valores monetarios.
Proporciona la aproximación del valor total de las existencias
(contables), para efectos de balance, cuando el inventario se
realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.
e. LAS NECESIDADES DEL INVENTARIO FÍSICO SE FUNDAMENTAN EN DOS RAZONES:
1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben
ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface las necesidades contables, para
verificar en realidad, la existencia de material la aproximación del
consumo real. Turmero, I.(S.F)
1.5. FORMULACION DEL PROBLEMA.
¿De qué manera Implementar una propuesta de un sistema de
control mejoraría los inventarios en el área de almacén de la Unidad
Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año 2016?
1.6. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
El planteamiento inicial de nuestra investigación se debe a una
observación empírica que hemos realizado durante algunos días en
la área de almacén de la Unidad Ejecutora 303 Educación Bagua
que desarrolla este tipo de servicio, motivo por el cual creemos que
las instituciones pueden obtener ventajas de control de sus bienes y
servicios a través de sistemas de control de inventarios
Esta situación, de transformaciones constantes del ambiente de
servicio hace necesario que las institución, para mantener e
incrementar su participación de brindar un buen servicio, deban
tener claro la forma de cómo analizar y evaluar los procesos de
control de sus bienes y servicios, es decir, deben tener conocimiento
del adecuado manejo de los insumos necesarios para la adquisición
y disposición de sus bienes y servicios.
Este manejo adecuado de los recursos, daría como resultado medir,
evaluar, ajustar y regular las actividades de la institución, con el
objetivo de que la misma llegue a buenos resultados de la gestión
que se traducirán en beneficios para la institución y sus usuarios y
la colectividad en general.
1.7. Hipótesis.
1.7.1.Hipótesis Afirmativa
Si se implementa una propuesta de implementación de un
sistema de control entonces se mejorará los inventarios en el
área de almacén de la Unidad Ejecutora 303 Educación Bagua,
para el año 2016
1.7.2. Hipótesis Negativa.
Si no se implementa una propuesta de implementación de un
sistema de control entonces no se mejorará los inventarios en
el área de almacén de la Unidad Ejecutora 303 Educación
Bagua, para el año 2016
1.8. Objetivos.
1.8.1. Objetivos generales.
Implementar un sistema de control para mejorará los
inventarios en el área de almacén de la Unidad
Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año 2016
1.8.2. Objetivos específicos.
Diagnosticar el funcionamiento administrativo de un
sistema de control para mejorará los inventarios en el
área de almacén de la Unidad Ejecutora 303 Educación
Bagua, para el año 2016.
Determinar los resultados del diagnóstico e identificar
estrategias para implementar el sistema de control para
mejorará los inventarios en el área de almacén de la
Unidad Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año
2016
Planificar la elaboración del sistema de control para
mejorará los inventarios en el área de almacén de la
Unidad Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año
2016
Elaborar el sistema de control para mejorará los
inventarios en el área de almacén de la Unidad
Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año 2016
Evaluar los procesos de elaboración del sistema de
control para mejorará los inventarios en el área de
almacén de la Unidad Ejecutora 303 Educación Bagua,
para el año 2016
II. METODOS.
II.1 Tipo de la investigación.
Por el tipo de investigación, el presente estudio reúne las
condiciones necesarias para ser denominado como investigación
aplicada, este se centró en el nivel descriptivo-explicativo,
complementándose con el análisis y síntesis, entre otros.
II.2 Diseño de la investigación.
Por la naturaleza de la investigación se ha considerado Descriptiva
Prospectiva, porque la recolección de información se hará luego de
planificar el estudio. El inicio del estudio es anterior a los hechos
estudiados. Los datos se recogen a medida que van sucediendo.
El grafico que empleamos para alcanzar los objetivos de esta
investigación corresponde al descriptivo prospectivo, porque la
o x
observación es igual a la propuesta (O = X) según se explica en el
esquema.
Esquema:
Donde:
O = Observación de sistema de control para mejorará
los inventarios en el área de almacén de la Unidad
Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año 2016
X = Propuesta elaboración del sistema de control para
mejorará los inventarios en el área de almacén de la
Unidad Ejecutora 303 Educación Bagua, para el año
2016
2.3. Variables, operacionalización
VARIABLE INDEPENDIENTE
ÁREA DE ALMACEN
VARIABLE DEPENDIENTE SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS
Lugares donde se guardan los diferentes tipos de bienes, es decir, es un lugar específicamente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los activos fijos variable de la Unidad Ejecutora, antes de ser requerido para la administración, la distribución a los usuarios
Conjunto de políticas y controles que supervisan los niveles de inventario y establece cuales son los niveles que debe mantenerse, cuando hay que ordenar un pedido y de qué tamaño deben hacerse
2.3.1. Operacionalizacion de variables.
VARIABLE DEFINICION CONCEPTUA
DEFINICION OPERACIOANL DIMENCIONES INDICADORES ESCALA DE
MEDICIÓN
VARIABLE INDEPENDIENTE
ÁREA DE ALMACEN
Lugares donde se guardan los diferentes tipos de bienes, es decir, es un lugar específicamente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los activos fijos variable de la Unidad Ejecutora, antes de ser requerido para la administración, la distribución a los usuarios
Los bienes que se guardan en el almacén serán medidos con una escala de medición de.SINONO SABENO OPINA
Existencia del almacen Sistema de control
SINONO SABENO OPINA
Bienes para uso de escritorio
Materiales de escritorio
SINONO SABENO OPINA
Bienes para uso educativo Materiales educativos
SINONO SABENO OPINA
Bienes para uso de limpieza Materiales de limpieza
SINONO SABENO OPINA
Bienes para el uso tecnológico Materiales tecnológico
SINONO SABENO OPINA
Bienes deteriorados Material inservible
SINONO SABENO OPINA
VARIABLE DEPENDIENTE
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Conjunto de políticas y controles que supervisan los niveles de inventario y establece cuales son los niveles que debe mantenerse, cuando hay que ordenar un pedido y de qué tamaño
Los bienes del almacén serán controlados por un sistema de control de los bienes, mediantes registro sistemático, revisión física, y el proceso de control
Sistema de control de bienes Registro sistemático
SINONO SABENO OPINA
Revisiones físicasSINONO SABENO OPINA
Proceso de control SINONO SABENO OPINA
25
deben hacerse
26
2.4. Población y muestra.
A. Población: la población, objeto de estudio, está constituida por 70
trabajadores entre docentes y administrativos de la Unidad
Ejecutora 303 Bagua, tal como se detalla en el siguiente cuadro:
Fuente: Base de tatos de la Unidad Ejecutora 303 Bagua 2016.
2.4.1. Muestra. Muestreo: Se desarrolló un muestreo no probabilístico por
conveniencia y lo conforma el área de administración a la cual
pertenece almacén
Fuente: Base de tatos de la Unidad Ejecutora 303 Bagua 2016.
2.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad.
Variable Técnica Instrumento
27
Secciones Sexo
TOTALM F
Área de dirección 01 02 03
Área de personal 04 06 10
Área de Gestión pedagógica 13 07 20
Área administración 14 06 20
Área gestión institucional 11 06 17
total 26 14 40
Secciones Sexo
TOTALM F
Área administración 14 06 20
total 14 06 20
Independiente:
Manejo Administrativo Y Económico
Encuesta
Cuestionário
Dependiente:
Sistema de ControlEncuesta
Cuestionario
2.5.1. Validación y confiabilidad de los instrumentos:
Del mismo modo, la escala valorativa presenta su respectiva
ficha técnica y ha sido validada por juicio de expertos y
estadísticamente La Encuesta presenta su respectiva ficha
técnica y ha sido validada por juicio de expertos.
2.6. Métodos de análisis de datos.
Se tabulará la información a partir de los datos obtenidos, haciendo uso
del programa computacional SPSS (Statistical Packagefor Social
Sciencies), Versión 19, del modelo de correlación de Pearson y nivel de
confianza del 90%.
Para el análisis de los resultados se utilizarán tablas e indicadores
estadísticos.
2.7. Aspectos éticos.
En el desarrollo de la presente tesis se ha tomado en cuenta los
principios éticos fundamentales considerados en: la ética empresarial
y la ética del Contador Público suministrado por la Facultad de
Ciencias Empresariales Escuela Académica Profesional de
Contabilidad
.
3. ASPECTO ADMINISTRATIVO.
3.3. Recursos y presupuesto.
3.3.1. Recursos humanos:
28
a) Investigadores:
AURELINA CRUZ PEREZ
b). ASESOR:
- Ms. DR. ERNETO LIMONCHI FALEN
b) Estadístico:
- MG: GUZMÁN VÁSQUEZ SÁNCHEZ
3.3.2. Recursos materiales
- Papel bond 80 g.
- Caja de lapiceros.
- Unidades de fólders.
- Correctores.
- Resaltadores.
- USB.
- Tinta de impresora.
3.4. Financiamiento.
La investigación será financiada con recursos propios de las investigadoras.
a) Bienes disponibles
Materiales Cantidad
Precio unitario (S/.)
Precio Total (S/.)
Precio global (S/.)
Materiales de escritorio
Millar de papel bond 80 g Caja de lapiceros Unidades de fólders Correctores Resaltadores
3
2
30
6
6
25.00
15.00
0.50
2.50
2.50
75.00
30.00
12.00
15.00
15.00
147.00
Suministros
USB Tinta de impresora
3 25.00 75.00235.00
29
2 80.00 160.00
TOTAL 500.00 382.00
Fuente: Estimación propia de las investigadoras.
b) Servicios disponibles:
Descripción Cantidad Precio unitario
Precio Total (S/)
Precio global (S/)
1.Movilidad
Pasajes movilidad local200 S/ 1.50 300.00 300.00
2.Servicio de tipeado
Hojas de tipeo
Espiralado de proyecto
1000
6
S/ 1.00
5.00
1 000.00
30.00
1030.00
3. Asesoramiento 1 000.00 1 000.00
TOTAL 2 330.00
Fuente: Estimación propia de las investigadoras.
c) Cuadro resumen:
Rubro Total Gasto Total
Por bienes 382.00S/. 2, 712.00
Por servicios 2 330.00
Fuente: Estimación propia de las investigadoras.
3.5. Cronograma de ejecución
N° ACTIVIDADESRESPONSAB.
2016
E F M A M J J A S O N D
I. Fase de Planeamiento:Planteamiento del problema, objetivos, justificación y Determinación del problema.
Investigador x x
30
Revisión bibliográfica. Investigador x x
Elaboración del proyecto. Investigador x x
Diseño y elaboración de instrumentos.
Investigador x x
Presentación del Proyecto. Investigador x x
Aprobación del Proyecto. UCV x
II. Fase de Ejecución:Aplicación de instrumentos. Investigador x x x X x
Recojo de información (datos).
Investigador x x x X x
Tratamiento de los datos investigado X X x
Análisis de los resultados, diseño de implementación de la propuesta e interpretación de datos.
Investigador x x
III. Fase de Comunicación:Formulación de conclusiones y recomendaciones.
Investigador X X X x
Elaboración del informe final. Investigador x x x X x x
Presentación del informe final.
Investigador x
Sustentación de tesis. Investigador x
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA
31
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“Implementación de un control interno para inventarios aplicado a la
empresa “Quimicolours S.A.”, dedicada a la comercialización de
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eficiencia administrativa, Editorial Diana, México.
33
ANEXOS
Instrumento
Autor: Jorge Gonzales
34