¿Cómo hacer más ágil el Flujo de Operaciones que hay entre las áreas de: Proyectos, Logística y Contabilidad de “Cerámica San Lorenzo” ?

Estudiado por: Estudiado por:

C.P.C. Cynthia Milagros Sánchez Medina C.P.C. Cynthia Milagros Sánchez Medina Egresada de la Universidad Nacional Mayor de San MarcosEgresada de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos

PROYECTO:

PUNTOS A DESARROLLAR:1. EL PROBLEMA

- Formulación del problema.

- Justificación.

- Limitaciones.

- Objetivos de la Investigación.

2. EL MARCO DE REFERENCIA

- Fundamentos Teóricos.

- Antecedentes del Problema.

3. LA METODOLOGÍA

- Diseño de Técnicas de Recolección de Información.

- Población y Muestra.

- Técnicas de Análisis.

PUNTOS A DESARROLLAR:4. RECURSOS

- Recursos Humanos

- Cronograma.

- Presupuesto

5. BIBLIOGRAFIA Y PAGINAS WEB

1. EL PROBLEMA- Los “cuellos de botella” que se han encontrado dentro del Flujo Operativo de distintos negocios.

- Para ello busco:

Generar nuevos flujos que agilicen dichos procesos.

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA

- El 1er “cuello de botella” hallado es en el Área de Proyectos.

- El 2do cuello, es en el Área de Logística.

1ERO 2DO

SE HALLARON “2” CUELLOS DE BOTELLA.

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMASE SABE QUE:

El Jefe de “Proyectos”, revisa en regular tiempo los docum. que le entrega su asistenta:

-FACT

-G.REMISION

-ORD. CONFORMIDAD DE OBRA. Está última debe firmarla para pasar Dctos. a Jefe de Logística.

1) 2)

El Jefe de “Logística”, toma otro tiempo adicional, para dar su aprobación y recién enviar documentos a Contabilidad.

NOTA:NOTA: Por Política de CSL se debe pagar a un proveedor a los 90 días (Desde fecha de O.C- hasta Depósito en Cta. Factoring).

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA

- Existiendo la posibilidad de “acogerse al Factoring, el cual paga aproximadamente a los 20 días” para evitar que se tome tiempo de más en los pagos.

- Sin embargo se han detectado las siguientes observaciones a raíz de la demora en los pagos:

Tesorería señala, que ellos no han recepcionado FACT, puesto que a Contabilidad no les pasan a tiempo las mismas.

1°

Contabilidad menciona, que Logística no les entrega los documentos a tiempo.

2°

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA- Ante el reclamo del Ingeniero residente, al Jefe de

Proyectos, por la demora en sus pagos. Este último señala:

Ya se envió hace 1 sem y ½ los documentos a Logística. Sin embargo el Asistente de ésta última área indica, que los plazos no son correctos.

3°

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA Ante estas 3 situaciones observadas anteriormente, nos formulamos las siguientes interrogantes:

¿Por qué el Jefe de Proyecto, no está cumpliendo con el plazo establecido para la entrega de los documentos al área de Logística?

¿Por qué le toma tanto tiempo al Jefe de Logística en aprobar los 3 documentos que le entrega el área de Proyectos?

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA Reflexionando sobre los puntos anteriores:

- Si se supone que el Jefe de Proyectos, está constantemente supervisando el avance de la obra y asimismo, es a él a quien se le entrega el Trabajo Final. No debería tomarle mucho tiempo en revisar y dar el visto bueno a los mencionados documentos que le pasa su Asistenta.

- Se sobreentiende que el asistente de Logística, le ha informado con la debida anticipación a su jefe, de los trabajos que se están desarrollando y por ende ya no sería necesario que éste último efectúe una 2da revisión de los mismos, ya que los únicos encargados de Supervisar las obras son los Jefes de Proyecto.

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

- Reducir a lo mínimo, el tiempo de las revisiones y aprobaciones de los Jefes mencionados anteriormente.

- Conseguir que el Jefe de Proyectos, priorice los trabajos hechos con anticipación y que den un beneficio a corto plazo a CSL.

- Crear unos programas que permitan, agilizar la conformidad que da el Jefe de Logística a trabajos ya revisados y aprobados por Área de Proyectos.

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

- Conseguir que los asistentes de cada área, se capaciten mejor en temas como: Desarrollo de obras y Cómo Reportar las mismas a sus Superiores. Se proponen usar “Cuadros Estadísticos.”

- Evaluar constantemente el desarrollo y buen funcionamiento de los mencionados programas sistematizados. Se propone evaluar a través de encuestas u otros métodos, a los que los usan y solicitarles sus mejoras.

1.2 JUSTIFICACION

- Poder hacer más llevaderos los procesos, que hay en las 3 áreas claves de ésta organización. PROYECTOS- LOGISTICA Y CONTABILIDAD.

- Conseguir una buena imagen de CSL hacia sus proveedores, y que se sientan a gusto de brindarles sus servicios, puesto que se les paga a tiempo y no les generan cargas laborales.

1.2 LIMITACIONES

- Poder conseguir un trato más directo con el Jefe de Logística, para señalarle de manera más exacta de la necesidad de pagar a los proveedores con prontitud.

- Se sigue presentando un incumplimiento de las Ordenes dadas por el Gerente de Proyectos, debido a que el Jefe de Logística busca imponer a sus allegados en los trabajos que se requieren.

2. EL MARCO DE REFERENCIA

- Por medio de entrevistas personales con los colaboradores de cada área, me enteré que mi propuesta de los Programas era una Innovación para CSL.

- Asimismo, detecté que la mayoría de empleados de dichas áreas son Practicantes y les falta más capacitación, para aportar nuevas ideas “innovadoras”.

2.1 FUNDAMENTOS TEÓRICOS

- Artículos que hablan de cómo Estructurar un Flujo de Procesos.

- Experiencias de otros profesionales, que presentaron casos de sus empresas y que solución le dieron.

- Lectura de los libros “La Quinta Disciplina” y “La Meta”, que tratan el tema de los cuellos de botella.

2.2 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

- Me mantuve informada de casos en que se han generado los Cuellos de botella en diversas organizaciones y recurrí a Lectura de Administración.

- Por medio de encuestas, entrevistas, charlas con allegados a las diversas Jefaturas, obtuve evidencias del origen de dichos problemas.

- La aplicación del proyecto, será a partir del siguiente año, el proceso de investigación durará 6 meses aprox. (Mayo a Oct 2013). El Cronograma se presentará en punto 4.3

3. LA METODOLOGIA3.1 Diseño de Técnicas de Recolección de Información

- Técnica de la entrevista personal.

- Técnica del Cuestionario Auto administrado.

- Técnica del conteo.

- Técnica de la Lluvia de Ideas.

3. LA METODOLOGIA3.1 Diseño de Técnicas de Recolección de Información

• Sobre la Técnica del conteo, nos referimos al del número de FACT pendientes de pago, que reportaron los proveedores más antiguos vía cartas de cobranza. Se hablará más sobre este punto en la Diapositiva 23.

• Sobre la Técnica de la Lluvia de Ideas, decimos que una vez que se instalen los dos nuevos Programas Sistematizados, se solicitará una reunión, con el equipo de integrantes de cada área involucrada, para que presenten sus opciones para mejorar ambos sistemas.

3.2 POBLACION Y MUESTRA

- Un conjunto de 8 personas, entre las distintas áreas involucradas.

- Muestreo de 25/100 personas, de diversas empresas. Que nos presentaron sus casos y soluciones.

3.3 TÉCNICAS DE ANÁLISIS- Entrevista/ Encuesta

Fecha : 22 de Julio de 2013Nombre Entrevistador : Cynthia Sánchez M.Lugar : Dpto. Administrativo CSLFinalidad : Indagar sobre las demoras en los pagos.----------------------------------------------------------------------------------------------------------Nombre de la empresa : Cerámica San LorenzoNombre de entrevistado : Tesorera

1- ¿Cuánto tiempo tiene Ud. en la empresa y en el cargo?

2- ¿ Cuándo es que Ud. empezó a recibir reclamos por parte de los Proveedores?

3- ¿ Qué tipo de proveedores, eran los que le reclamaban?

4- ¿ A quién le reportó sobre la demora en la entrega de las Facturas a su área?

5- ¿ Contabilidad tenía conocimiento que Ud. constantemente recibía dichas llamadas?, ¿ A través de que medios Ud. les informó?

6- ¿Presentó alguna propuesta, para agilizar el tema de los pagos?

COMPETENCIA

ESCALA DE NIVELES

BAJO INTERMEDIO ALTO

1 Nivel de Aprendizaje de los procesos de la empresa.

2 Nivel de Flexibilidad ante los cambios.

3 Nivel de Conocimientos Técnicos que aplica en la empresa.

4 Nivel de Comunicación a su Jefe de las obras realizadas en planta u otros trabajos.

5 Nivel de Orientación al Cliente Interno/Externo.

6 Nivel de Coordinación con otras áreas.

7 Nivel de Capacitación en temas de su área.

8 Nivel de Negociación en distintas situaciones.

9Nivel de Planificación y Organización para alcanzar los distintos objetivos de la empresa.

10 Nivel de Aportación de ideas para la solución de un problema.

ENCUESTA DEL POR QUÉ EN LA DEMORA DE LA REVISION Y APROBACIÒN DE DCTOS.ENCUESTA DEL POR QUÉ EN LA DEMORA DE LA REVISION Y APROBACIÒN DE DCTOS.En este cuestionario, evaluaremos su nivel de Competencias y de que modo influyen en

el Flujo de Operaciones de su área. Marcar con una “X” el nivel de competencia

PUESTO : ASISTENTE DE LOGISTICAFECHA DE ENCUESTA : 03 DE SETIEMBRE DE 2013

CUADRO DE ESTADISTICAS “DEL CONTEO DE FACTURAS CUADRO DE ESTADISTICAS “DEL CONTEO DE FACTURAS PDTES DE PAGO A PROVEEDORES ANTIGUOS”PDTES DE PAGO A PROVEEDORES ANTIGUOS”

NUMERO DE FACT FECHA DE RECEPC. TIEMPO ESTIMADO

FECHA DE DIFERENCIA EN EL

REPORTADAS c/mes DE FACT por Área de Proyectos PARA EL PAGO PAGO DE FACT TIEMPO (días)

PROV 1 50 16/09/2013 24/09/2013 8 14/10/2013 20 28

PROV 2 40 17/09/2013 25/09/2013 8 15/10/2013 20 28

PROV 3 30 17/09/2013 25/09/2013 8 15/10/2013 20 28

PROV 4 20 18/09/2013 26/09/2013 8 16/10/2013 20 28

PROV 5 10 18/09/2013 26/09/2013 8 16/10/2013 20 28

TOTAL 150

LEYENDA: PROYECTOS LOGISTICA CONTABILIDAD TESORERIA

- Sin embargo, no se está cumpliendo el plazo, respectivo, puesto que los dctos son entregados a tesorería a destiempo.

- El plazo que se ha comprobado que demoran en pasar los Dctos de Proyectos a Logística es 1 semana y ½

- El plazo que se demora Logística en pasar a Contabilidad es 1 semana

- El plazo que se demora Contabilidad en pasar a Tesorería es 1 semana

- El plazo que se demora Tesorería en emitir los pagos es 5 días En Conclusión, se han tomado, cerca de un mes, para pagar un conjunto de documentos.

CUADRO DE DISTRIBUCION DE TIEMPOS ENTRE CADA CUADRO DE DISTRIBUCION DE TIEMPOS ENTRE CADA AREA INVOLUCRADAAREA INVOLUCRADA

CUADRO DE DISTRIBUCION DE TIEMPOS ENTRE CADA CUADRO DE DISTRIBUCION DE TIEMPOS ENTRE CADA AREA INVOLUCRADAAREA INVOLUCRADA

Lun 16/09/2013

Mar 17/09/2013

Mier 18/09/2013

Juev 19/09/2013

Vier 20/09/2013

Sab 21/09/2013

Lun 23/09/2013

Mar 24/09/2013

Mie 25/09/2013

Jue 26/09/2013

ft 16/9 25 prov1 25 prov1 25 prov1 25 prov1 25 prov1 25 prov1 25 prov1 25 prov1

ft 17/9 20 prov2 20 prov2 20 prov2 20 prov2 20 prov2 20 prov2 20 prov2 20 prov2

ft 17/9 15 prov3 15 prov3 15 prov3 15 prov3 15 prov3 15 prov3 15 prov3 15 prov3

ft 18/9 10 prov4 10 prov4 10 prov4 10 prov4 10 prov4 10 prov4 10 prov4 10 prov4

ft 18/9 5 prov5 5 prov5 5 prov5 5 prov5 5 prov5 5 prov5 5 prov5 5 prov5

4. RECURSOS

4.1 Recursos Humanos

NOMBRE DEL TRABAJADOR AREA CARGO

FUNCION EN

LA INVESTIGACION

SR. MENDIETA LOGISTICA JEFE DE LOGISTICA ENCUESTADO

SR. SEGOVIA LOGISTICA ASIST. DE LOGISTICA ENCUEST Y ENTREV

INGº LANDEO LOGISTICA ASIST. DE LOGISTICA ENCUEST Y ENTREV

INGº LAURA PROYECTOS JEFE DE PROYECTOS ENCUEST Y ENTREV

SRTA. COSSIO- PRACTICANT PROYECTOS ASIST. DE PROYECTOS ENCUEST Y ENTREV

ASISTENTE 1 CONTABILIDAD ASIST. CONTABLE ENCUEST Y ENTREV

ASISTENTE 2 CONTABILIDAD ASIST. CONTABLE-DETRACC ENTREVISTADO

TESORERA TESORERIA TESORERA ENCUEST Y ENTREV

4.2 PRESUPUESTO

- Basándonos en el modelo de la imagen, se ha estimado, que se gastará en los siguientes conceptos:

PRESUPUESTO

Nombre Cynthia Sánchez Medina DATOS DEL CLIENTE

Direccion San Miguel Nombre C.S.L. SAC

Direccion Lurín

Fecha de Presupuesto: 01/07/2013

Validez : 90 Días

DESCRIPCION UNID PRECIO S/. Dscto por Ret. 4ta (10%) IGV TOTAL S/.

UTILES (Con FACT)

Paquetes de hojas bond (De 500 hojas) 1 13.56 2.44 16.00

Caja de lapices Faber castell 2 10.00 3.60 23.60

Caja de borradores Faber castell (De 40) 2 8.00 2.88 18.88

M.O (5 pers): De 8 am a 4pm (L-V), para encuestar a 100 personas 5

Movilidad a la semana- Por 4 sem de set 4 20.00 - 400.00

Alimentac a la semana- Por 4 sem de set 4 40.00 - 800.00

Alquiler de local, sillas y mesas para efectuar encuestas (Con FACT)

Alquiler de local por mes de Setiembre 4 250.00 180.00 1,180.00

Para Miraflores (40 sillas y mesas) 40 6.00 43.20 283.20

Para San Isidro (60 sillas y mesas) 60 6.00 64.80 424.80

M. O que elaborará el Programa Sistem.

Cantidad de analistas (pasaran Rhon) 2 1 2,000.00 -200.00 1,800.00

Costo por mes S/. 2,000.00 1 2,000.00 -200.00 1,800.00

Cantidad de meses que les tomara 3 entre los dos

0.5 1,000.00 - 1,000.00

0.5 1,000.00 - 1,000.00

Costo de la venta de cada Módulo en 2 pc (Con R. Hon)

Módulo Proyectos ( en cantidad de pc) 2 750.00 16.67 - 1,250.00

Módulo para Logística 2 800.00 16.00 - 1,344.00

TOTAL BRUTO 11,340.48

TOTAL PRESUPUESTO S/. 11,340.48

Nombre de quien elaboro presupuest Acepto el Presupuesto

CYNTHIA SANCHEZ MEDINA GERENTE DE PROYECTOS

4.3 CRONOGRAMA (En los 6 meses que dura la Investigación)

ACTIVIDADES

MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE

1SEM 2SEM 3SEM 4SEM 1SEM 2SEM 3SEM 4SEM 1SEM 2SEM 3SEM 4SEM 1SEM 2SEM 3SEM 4SEM 1SEM 2SEM 3SEM 4SEM 1SEM 2SEM 3SEM 4SEM

Determinacion del Problema

Detección de demoras en los pagos

Evaluar los objetivos de la Investigación

Determinar las Limitaciones

Comenzar a elaborar los programas

Inicio de entrevistas personales

Conversaciones con otros profesionales

Informandome a través de lecturas admin.

Encuestas al personal de dichas áreas

Aplic. de otras técnicas de recolecc de Info.

Presentando los programas sistematizados

Mostrando el Presupuesto, para evaluación

5. BIBLIOGRAFIA

- Águila, Josep; Monguet, Josep Mª (2010).:Porque algunas empresas tienen éxito y otras no. Modelos de Negocio. Ideas claves y herramientas de innovación. Editorial Planeta Deusto

- Goldratt, Eliyahu M., Jeff Cox (1994): La Meta. Estados Unidos: North River Press

- Jeff Cox (2004): La Píldora: Medicina para empresas. Barcelona: Deusto S.A.

5. BIBLIOGRAFIA

- Lozano Zanelly, Glenn: Guía de Investigación. Curso Taller: Primer encuentro de estudiantes investigadores.

- Rondón C., Blanca J (2007).: El Arte de Investigar 1. Programa: Doctorado en educación. Línea : Investigación e Innovaciones educativas.

- Senge, Peter (1994): The Fifth Discipline. Editorial Currency

5. PAGINAS WEB

-http://www.slideshare.net/jl1240/pasos-para-elaborar-un-proyecto

-http://yuraimarti-nez.over-blog.es/article-tecnicas-de-recoleccion-de-informacion-51373854.html

-http://www.buenastareas.com/ensayos/Tecnicas-De-Analisis-De-Datos/1189861.html

5. PAGINAS WEB

-http://www.asmadrid.org/spanish/depto/ling/sint/bg.htm

-http://www.almonte.es/fileadmin/user_upload/mancomunidad_huelva/almonte/paginas_sueltas/PUP_Do_ana/Anexo_9._Modelos_de_entrevista.pdf

-http://sorad.ual.es/mitra/documentos/anexo_perfiles.pdf