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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD01

PROCEDIMIENTO PROVISIÓN DE EMPLEOS VERSIÓN 5

ELABORÓ: Profesional Grupo de Talento HumanoProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Coordinador Grupo de Talento HumanoJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ: Secretario General

FECHA: 17/10/2014

FECHA: 24/10/2014

FECHA: 10/12/2014

OBJETIVOGarantizar la legalidad y debido proceso en el acceso, permanencia y ascenso en el servicio público de los servidores de la Superintendencia Nacional de Salud mediante la aplicación de los principios de legalidad, igualdad, mérito, equidad, eficiencia, celeridad, economía, eficacia y transparencia en la administración del personal para el logro de la misión, visión y objetivos institucionales.

ALCANCEInicia al presentarse una vacante definitiva o temporal, en alguno (s) de los empleos de la planta de personal de la entidad, continua con la selección del nuevo funcionario a ocuparlo y finaliza dando aplicación a las etapas determinadas en la ley, de acuerdo con la naturaleza del empleo y el tipo de vinculación a realizar.

AMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

DEFINICIONESConcurso: Proceso de selección para el ingreso o ascenso en el servicio público en el cual primará el mérito con base en la trayectoria académica y laboral de los participantes, así como los resultados de desempeño en sus actividades como servidor público. El concurso de méritos inicia con la apertura de la convocatoria y finaliza con el nombramiento en período de prueba.

Convocatoria: Es la norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración como a los participantes, de la cual no podrán cambiarse sus bases una vez iniciada la inscripción de los aspirantes, salvo las causales señaladas en la ley. La convocatoria debe ser divulgada por medios masivos de comunicación, de acuerdo con los parámetros establecidos en las normas que regulan la carrera administrativa.

Encargo: Situación administrativa que recae en un funcionario de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, por el término que establece la ley para cada caso.

Evaluación del Desempeño: Es un proceso de gestión, a través del cual se lleva a cabo la calificación objetiva, cualitativa, cuantitativa, que realiza el jefe inmediato al funcionario en los formatos existentes para tal fin, de acuerdo con objetivos y compromisos previamente concertados, el propósito del empleo, las contribuciones individuales y las competencias laborales, para determinar el aporte del evaluado al mejoramiento y desarrollo del servicio público, acorde con el cumplimiento de las metas institucionales.

Inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa Específica: Es la declaración expresa que un funcionario ostenta derechos de carrera, la cual se realiza mediante la anotación Pág. 1 de 20



o actualización en el registro público de los datos del funcionario de carrera administrativa específica de las Superintendencias, de conformidad con las normas que regulan la materia.

Lista de Elegibles: Es la relación o listado que se conforma con base en los resultados obtenidos en el concurso o proceso de selección, cuya vigencia es de dos años y en la cual se incluye a los aspirantes que han aprobado el proceso en estricto orden de mérito.

Nombramiento en Período de Prueba: Es la designación que recae en la persona que ha ocupado el primer puesto en la lista de elegibles, por el término de cuatro (4) meses.

Nombramiento Ordinario: Es la designación que recae en una persona para proveer un empleo de libre nombramiento y remoción. La autoridad nominadora, en todo caso, tendrá en cuenta para proveerlos que la persona en quien recaiga el nombramiento reúna las cualidades exigidas para el ejercicio del cargo y el mérito como principio rector. Se cumplirá con los procedimientos señalados por el gobierno nacional para tal fin y las normas que modifiquen o adicionen la materia.

Nombramiento Provisional: Aquella vinculación que se hace a una persona, mientras se surte el proceso de selección convocado, para proveer de manera transitoria, por el término de ocho (8) meses, un empleo de carrera con personal no seleccionado mediante el sistema de mérito.

OPEC: Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa

Período de Prueba: Es el tiempo durante el cual el empleado demostrará su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado, su eficiencia en el desempeño de las funciones y su integración a la cultura institucional.

Pruebas: Son los instrumentos de selección que se aplican para apreciar la capacidad, idoneidad y potencialidad de los aspirantes y establecer una clasificación de los mismos respecto a las calidades requeridas para desempeñar con eficiencia las funciones y responsabilidades de un cargo.

Reclutamiento: Esta es la fase o etapa que tiene como objetivo atraer e inscribir el mayor número de aspirantes que reúnan los requisitos para el desempeño del empleo objeto del concurso.

Registro Público de Carrera Administrativa Específica: Es el conjunto de datos de los funcionarios que han superado el período de prueba y han accedido a los derechos de carrera administrativa, y se encuentra conformado por todos los empleados inscritos.

Traslado: Se produce traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría y para Pág. 2 de 20



el cual se exijan requisitos mínimos similares. También hay traslado cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño. Los traslados o permutas podrán hacerse dentro de la misma entidad o de un organismo a otro, con el lleno de los requisitos previstos en el presente Decreto. Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Decreto Ley 775 de 2005 “Por medio del cual se establece el Sistema Específico de Carrera Administrativa para las Superintendencias de la Administración Pública Nacional.”

Aplican los artículos 1 al 5 del CAPITULO I, Principios y ámbito de aplicaciónAplican los artículos del 6 al 8 del CAPITULO II, Administración y vigilancia del sistema y clasificación de empleosAplican los artículos del 9 al 13 del CAPITULO III, Provisión de los empleosAplican los artículos del 14 al 33 del CAPITULO IV, Sistema Específico de Carrera Administrativa de las Superintendencias

Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”

Establece que será la Comisión Nacional del Servicio Civil, el organismo responsable de la administración, la organización, la actualización y el control del Registro Público de Carrera Administrativa, el cual estará conformado por todos los empleados actualmente inscritos o que se llegaren a inscribir en la carrera administrativa regulada por la Ley 909 de 2004.

Ley 1221 de 2008 “por la cual se establecen normas que regulan y promueven el teletrabajo” Aplica toda la ley

Decreto 2929 de 2005 “Por medio del cual se reglamenta el Decreto- ley 775 de 2005”Aplican los artículos 1 y 2 del Capítulo I, provisión de los empleosAplican los artículos del 3 al 13 del Capítulo II, Procesos de Selección.

Decreto 2935 de 2005 “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos”

Establece las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005. Dispone que las entidades y organismos deberán ajustar sus manuales específicos de funciones y requisitos,

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incluyendo: El contenido funcional de los empleos; las competencias comunes a los empleados públicos y las comportamentales, de acuerdo con lo previsto en los artículos 7º y 8° de este decreto; las competencias funcionales; y los requisitos de estudio y experiencia de acuerdo con lo establecido en el decreto que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo” Aplica en la parte 2 titulo 1 capitulo 5

Decreto 1785 de septiembre 2014 “Por el cual se establecen las funciones y los requisitos generales para los emp1eos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones”

Aplica el artículo 1 del Capítulo I, Disposiciones Generales.Aplican los artículos del 2 al 7 Capítulo II, Funciones de los empleos según el nivel jerárquico.Aplican los artículos del 8 al 15 Capítulo III, Factores y estudios para la determinación de los requisitos.Aplican los artículos del 16 al 21 Capítulo III, Requisitos generales para el ejercicio de los empleosAplica los artículos 26 al 28 del Capítulo V, Equivalencias entre estudios y experiencia.Aplica los artículos 29 al 30 del Capítulo VI, Manual especifico de Funciones y Competencias Laborales

Resolución 115 de enero de 2014, Mediante el cual se adopta el Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los empleos de planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud”

Aplica toda la Resolución

Resolución 001515 de 2014” Por la cual se reglamenta la prestación del servicio de Auxiliar jurídico Ad-Honorem en la Superintendencia Nacional de Salud.” Aplica toda la Resolución

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1- La vinculación de personal se realizará de conformidad con las normas que regulan el ingreso al servicio público para el Sistema Específico de Carrera de las Superintendencias 2- Cuando se presente una solicitud de permiso el funcionario deberá diligenciar de manera obligatoria el formato de ausentismo laboral Código APFT183- La Dependencia que requiera la creación de grupos internos de trabajo deberá diligenciar el formato para su solicitud código APFT19.4- Se debe diligenciar el formato control de ingreso y salida de funcionarios Código APFT21 cuando el reloj biométrico no se encuentre en funcionamiento en la sede principal o regional.5- Se debe diligenciar el formato paz y salvo código APFT53 cuando se requiera el cambio de la dependencia y/o retiro del funcionario de la entidad.

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6- La persona que preste el servicio de Auxiliar Jurídico Ad-Honórem no recibirá remuneración alguna, ni tendrá vinculación laboral con el Estado.7- Para todos los efectos legales, las personas que presten el servicio del Auxiliar Jurídico Ad-Honórem tienen las mismas responsabilidades y obligaciones de los servidores públicos de los

respectivos organismos o entidades.8- Se realizaran reubicaciones de empleos de acuerdo a las necesidades de las dependencias, debiendo el jefe inmediato de la dependencia a la cual es trasladado el funcionario, realizarle

entrenamiento en el puesto de trabajo, dejando constancia mediante el formato ASFT04 Lista de Asistencia, remitiendo copia al Grupo de Talento Humano.

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1 Vincular personal en periodo de prueba

1.1 Levantar el inventario de vacantes definitivas

El profesional del Grupo de Talento Humano determina el número de vacancias definitivas de acuerdo con el Plan Anual de vacantes, por nivel a proveer mediante concurso de méritos.

Se remite al Coordinador de Talento Humano para su respectiva revisión, posteriormente se presenta al Secretario General y Superintendente Nacional de Salud.

Se define la OPEC – Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa.

Grupo de Talento Humano

Profesional Despacho Superintendente Nacional de Salud

Secretaría General

Base de datos de la planta de empleos.

1.2 Realizar Convenio con la Comisión Nacional del Servicio Civil-CNSC, para la provisión de los empleos en vacancia definitiva.

La Entidad y la CNSC suscriben un convenio para que la Comisión Nacional del Servicio Civil, adelante el concurso abierto de méritos; en dicho convenio se establecen las condiciones generales del proceso referente a los costos y tiempos.

Secretaría General

Grupo de Talento Humano.

Despacho Superintendente Nacional de Salud.

Superintendente Nacional de Salud

Secretario General

Coordinador Grupo de Talento

Convenio firmado

Acuerdo de concurso abierto de méritos para proveer los empleos

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Humano vacantes de la Entidad

1.3 Ingresar la información de la Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa en la Plataforma de la Comisión Nacional del Servicio Civil

En el Plan Anual de vacantes, se relacionan las vacancias definitivas de la Planta de empleos de la Entidad, los cuales son los empleos que hacen parte de la OPEC.

Previo a la publicación de la convocatoria por parte de la CNSC, el profesional del Grupo de Talento humano debe ingresar la información correspondiente a cada uno de los empleos que hacen parte de la OPEC, incluyendo denominación del empleo, propósito principal, funciones, requisitos de estudio y experiencia, equivalencias en el sistema de información de la CNSC

Si al revisar y validar la información correspondiente a la OPEC subida en la plataforma de la Comisión Nacional del Servicio Civil, se presenta alguna inconsistencia, se solicita a la CNSC los ajustes y/o modificaciones respectivas.


Profesional Plan anual de vacantes

Información de los empleos que hacen parte de la OPEC

2 Realizar nombramiento en periodo de prueba

2.1 Elaborar proyecto de comunicación

El grupo de Talento Humano recibe las listas de elegibles remitidas por la CNSC para que el profesional del Grupo de Talento Humano elabore la notificación al interesado para formalizar la aceptación o no del cargo.

Luego de recibir la carta de aceptación del cargo por parte del interesado y teniendo en cuenta la fecha específica en que se va a posesionar, el profesional del Grupo de Talento Humano elabora el proyecto de resolución de nombramiento en período de prueba en el formato de resolución código GDFL01, inmediatamente lo revisa el coordinador del Grupo de Talento Humano y el Secretario General, se

Grupo de Talento humano

Coordinador Grupo de talento Humano

Profesional

Despacho Superintendente Nacional de Salud

Secretaría General

Resolución Código GDFL01

Copia de la Comunicación firmada por el interesado.

Carta de Pág. 6 de 20



remite para aprobación y firma del superintendente Nacional de Salud.

El profesional del Grupo de Talento Humano elabora el proyecto de comunicación del nombramiento en período de prueba al interesado para la aprobación por parte del Coordinador del Grupo de Talento Humano.

Antes de realizar la posesión, el interesado deberá traer la carta de aceptación del cargo, Copia de la Comunicación firmada y con los formatos diligenciados Informe Complementario Hoja de Vida Código APFT02, Manifestación Protección a la Familia Código APFT03, Certificación Juramentada de Declarante de Impuesto de Renta Código APFT04.

aceptación del cargo recibida

Informe Complementario Hoja de Vida Código APFT02

Manifestación Protección a la Familia Código APFT03

Certificación Juramentada de Declarante de Impuesto de Renta Código APFT04

2.2.

Realizar la posesión del empleo

El profesional del Grupo de Talento Humano recibe los documentos solicitados al interesado y elabora el acta de posesión Código APFT20 para luego proceder a realizar la posesión del empleo ante el Secretario General.

Posterior a la posesión de empleo provisional, el profesional del Grupo de Talento Humano deberá gestionar la formalización de la afiliación del posesionado con la EPS, CCF, Fondo de Pensiones y Entidad Financiera, y el envío de la novedad al profesional del Grupo de Talento


Profesional Acta de posesión código APFT20

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Humano encargado de la nómina.

El original del acta de posesión Código APFT20, se archiva en la carpeta de actas posesionado y en la historia laboral se archiva la copia del acta de posesión y el acto administrativo de nombramiento en periodo de prueba.

2.3 Registrar funcionario en el reloj biométrico

Luego de realizar la posesión en el empleo, el profesional del Grupo de Talento Humano registra a cada uno de los funcionarios en periodo de prueba en la base de datos de control y su parametrización de huellas en el dispositivo dispuesto para el ingreso y salida de la entidad.


Profesional Todas las dependencias de la entidad

Reportes de entrada y salida.

2.4 Actualizar el inventario de vacantes

Una vez el elegible toma posesión el profesional del Grupo de Talento Humano actualiza el inventario de vacantes por proveer en la base de datos de control de vacantes y se ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo.


Profesional Base datos actualizada

Registro en el sistema de información institucional de nómina

3 Realizar nombramiento ordinario

3.1.

Identificar los empleos de libre nombramiento y remoción en vacancia definitiva.

Consulta de los empleos en vacancia definitiva en el Plan Anual de Vacantes de la Entidad, se deberá informar al Secretario General sobre la(s) vacante(s) que hay que proveer en los empleos de libre nombramiento y remoción.


Profesional Secretaría General

3.2.

Realizar el estudio de la hoja de vida del aspirante para proveer el empleo de libre nombramiento y remoción.

El profesional asignado del Grupo de Talento Humano deberá realizar el estudio técnico de la hoja de vida, utilizando el formato código APFT01, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por ley para desempeñar el cargo y el perfil solicitado.


Profesional Estudio técnico hoja de vida Código APFT01

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3.3 Gestionar el proceso meritocrático con el DAFP

El funcionario del Grupo de Talento Humano elabora la comunicación y envío al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) solicitando la realización del proceso meritocrático, este comunicado deberá estar revisado y firmado por parte del Secretario General o Superintendente Nacional de Salud según corresponda.



Secretaría General

Comunicación proceso meritocrático

3.4 Publicar la hoja de vida del aspirante a ocupar el empleo vacante

El profesional del Grupo de Talento Humano publicará la hoja de vida del aspirante en la página web de Presidencia. Así mismo se publica en la página de la entidad la hoja de vida del aspirante acorde a los parámetros normativos.


Profesional Hoja de Vida

3.5.

Elaborar acto administrativo del nombramiento ordinario y posesión

El profesional elabora el acto administrativo del nombramiento ordinario en el formato Resolución Código GDFL01 para revisión por parte del Secretario General y firma del Superintendente, Luego se entrega la comunicación y copia de la resolución de nombramiento a la persona.

Previa a la realización de posesión del empleo ordinario El funcionario del Grupo de Talento Humano deberá verificar los documentos requeridos para el ingreso, de conformidad con el Formato lista de verificación documentos requeridos para ingreso de personal código APFT14

La posesión se legalizará con el formato acta de posesión código APFT20 la cual será firmada por el posesionado, Secretario General o Superintendente Nacional de Salud, según sea el caso.

Posterior a la posesión en el empleo ordinario, el profesional del Grupo de Talento Humano deberá gestionar la formalización de la afiliación del


Profesional

Secretario General / Superintendente Nacional de Salud

Acto Administrativo Código GDFL01

Copia de la Comunicación firmada por el interesado.

acta de posesión Código APFT20 firmada por posesionado y Secretario General / Superintendente Nacional de Salud

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posesionado con la EPS, CCF, Fondo de Pensiones y Entidad Financiera. El original del acta de posesión se archiva en la carpeta de Actas posesionado y en la historia laboral se archiva la copia del acta de posesión y el acto administrativo de nombramiento.

lista de verificación documentos requeridos para ingreso de personal código APFT14


Luego de realizar la posesión en el empleo, el profesional del Grupo de Talento Humano registra al funcionario de los niveles asesor, profesional, técnico y asistencial en la base de datos de control y su parametrización de huellas en el dispositivo dispuesto para el ingreso y salida de la entidad.



N.A.

3.7 Actualizar el Plan Anual de Vacantes

Una vez se realiza la posesión el profesional del Grupo de Talento Humano actualiza el inventario de vacantes por proveer en la base de datos de control de vacantes y se ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo.


Profesional Plan Anual de Vacantes actualizado

4. Realizar nombramiento provisional

4.1.

Identificar los empleos en vacancia definitiva o temporal.

Previa consulta de los empleos en vacancia definitiva y temporal en la base de datos de la planta de empleos de la Entidad se deberá informar al Secretario General sobre la(s) vacante(s) que hay que proveer mediante nombramiento provisional.


Profesional Secretaría General

Informe de vacantes definitiva y temporal

4.2.

Verificar el cumplimiento de requisitos para proveer

Seleccionar las hojas de vida de los aspirantes que cumplen el perfil requerido. Para proveer los empleos provisionales en vacancia definitiva


Profesional Estudio técnico hoja de vida

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mediante nombramiento provisional.

o temporal de conformidad con el Manual de Funciones Específicas y Competencias Laborales de la Superintendencia Nacional de Salud Código APMN01

El profesional asignado del Grupo de Talento Humano deberá realizar el estudio técnico de la hoja de vida, utilizando el formato código APFT01, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por ley para desempeñar el cargo y el perfil solicitado.

Adicional a esto deberá confirmar todos los documentos requeridos en el Formato lista de verificación de documentos requeridos para ingreso de personal código APFT14.

Código APFT01Informe Complementario Hoja de Vida Código APFT02

Manifestación Protección a la Familia Código APFT03

Certificación Juramentada de Declarante de Impuesto de Renta Código APFT04

Lista de verificación documentos requeridos para ingreso de personal código APFT14

4.3.

Elaborar acto administrativo y realizar posesión

Elabora el acto administrativo del nombramiento provisional en el formato Resolución Código GDFL01 para revisión por parte del Secretario General y firma del Superintendente, Luego se entrega la comunicación y copia de la resolución de nombramiento al funcionario.


Profesional Despacho del Superintendente Nacional de Salud

Acto Administrativo Código GDFL01

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Secretaría General

4.4 Realizar la posesión para nombramiento provisional

La posesión se legalizará con el formato acta de posesión Código APFT20y llevara la firma del posesionado y del Secretario General o Superintendente Nacional de Salud según corresponda.

Posterior a la posesión, el profesional del Grupo de Talento Humano deberá gestionar la formalización de la afiliación del posesionado con la EPS, CCF, Fondo de Pensiones y Entidad Financiera. El original del acta de posesión se archiva en la carpeta de Actas posesionado y en la historia laboral se archiva la copia del acta de posesión y el acto administrativo de nombramiento.



Secretaría General

Acta de posesión Código APFT20


Luego de realizar la posesión en el empleo, el profesional del Grupo de Talento Humano registra al funcionario en la base de datos de control y su parametrización de huellas en el dispositivo dispuesto para el ingreso y salida de la entidad.



4.6 Actualizar el inventario de vacantes

Una vez se realiza la posesión el profesional del Grupo de Talento Humano actualiza el inventario de vacantes por proveer en la base de datos de control de vacantes y se ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo.


Profesional Inventario actualizado

5. Vinculación de Auxiliar Jurídico Ad Honorem

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5.1.

Recopilar la solicitud de necesidad de auxiliares jurídicos ad honorem

Las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud presentan la solicitud de la necesidad de judicantes para el semestre inmediatamente siguiente, por medio de memorando interno, indicando las funciones jurídicas que desempeñará.

El profesional asignado del Grupo de Talento Humano recopilara y consolidara las solicitudes de auxiliares jurídicos recibidas de las dependencias de la Entidad, posteriormente realizara la solicitud de hojas de vida de estudiantes a las Instituciones de Educación Superior oficialmente reconocidas, para que remitan las hojas de vida y los documentos correspondientes, de conformidad con el Formato lista de verificación documentos requeridos para ingreso como auxiliar jurídico ad-honorem Código APFT15.



Memorando interno

Oficio a las instituciones de educación superior

Lista de verificación documentos requeridos para ingreso como auxiliar jurídico ad-honorem Código APFT15

5.2.

Realizar selección de aspirantes a auxiliares jurídicos

El funcionario del Grupo de Talento Humano evalúa la hoja de vida de aspirantes a auxiliar jurídico ad honorem, posteriormente serán enviadas aquellas hojas de vida que cumplieron con los requisitos establecidos a la dependencia solicitante.

El jefe de la dependencia solicitante evaluará la hoja de vida y se pronunciará al respecto, indicando si acepta al estudiante, mediante memorando interno, con el concepto respectivo remitido al Grupo de Talento Humano, a través del sistema de información de gestión documental institucional.


Todas las dependencias de la entidad

Superintendentes Delegados

Jefe de Oficina Asesora

Jefe de Oficina

Profesional


Lista de verificación documentos requeridos para ingreso como auxiliar jurídico ad-honorem Código APFT15

Memorando interno con concepto radicado

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5.3.

Elaborar, aprobar y comunicar el acto administrativo para designación Auxiliar Jurídico Ad-Honorem

El Grupo de Talento Humano previo revisión del cumplimiento de los requisitos por parte del estudiante y con la respectiva aprobación de la dependencia solicitante, realizará el acto administrativo de designación del Auxiliar Jurídico Ad-Honorem en el formato GDFL01, para la correspondiente firma del Superintendente Nacional de Salud

Designado el Judicante, el Grupo de Talento Humano comunicará al interesado, al jefe inmediato y a la Institución de Educación Superior el acto administrativo mediante el cual fue designado para prestar el servicio de Auxiliar Jurídico Ad-Honorem.



Secretaria General

Acto Administrativo aprobado

Oficio que adjunta copia del Acto Administrativo aprobado

5.4.

Realizar posesión y designación de funciones

El Auxiliar Jurídico tomará posesión ante el Secretario General de la Superintendencia Nacional de Salud, mediante el Formato Acta de posesión Código APFT20, antes de iniciar el servicio de Auxiliar Jurídico Ad-Honorem

El jefe inmediato suscribirá con el Auxiliar Jurídico Ad-Honorem acta de inicio para la prestación del servicio de auxiliar jurídico ad- honorem Código APFT16, indicando las funciones jurídicas que desarrollará el judicante durante el periodo de vinculación con la Entidad.



Coordinador

Secretario General

Jefe inmediato de la dependencia


Acta de inicio prestación del servicio de auxiliar jurídico ad- honorem Código APFT16

5.5.

Realizar seguimiento y evaluar el desempeño del auxiliar jurídico ad honorem.

El jefe inmediato evaluará cada trimestre las funciones suscritas en el acta de inicio con el Auxiliar Jurídico Ad-Honorem, utilizando el formato seguimiento funciones auxiliar jurídico ad-honorem Código APFT17, en el cual señalará del cumplimiento de las metas asignadas y las observaciones del desempeño correspondiente.

Al finalizar el periodo de vinculación del auxiliar jurídico, deberá remitirse la calificación en el Formato Seguimiento funciones auxiliar jurídico ad-honorem al Grupo de Talento Humano, mediante memorando interno, a


Todas las Dependencias de la entidad

Profesional

Coordinador

Jefe de Oficina Asesora

Jefe de Oficina


seguimiento funciones auxiliar jurídico ad-honorem Código APFT17

Memorando Interno

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través del sistema de información documental institucional. Superintendente Delegado

5.6.

Expedir certificación de cumplimiento de la judicatura.

Una vez finalizados los nueve (9) meses del servicio Auxiliar Jurídico Ad-Honorem, el funcionario del Grupo de Talento Humano expedirá una certificación en el Formato certificación laboral Código APFL01, con destino a la Institución de Educación Superior respectiva, en la cual dejará constancia del término de duración, horario laboral, dependencia en la que adelantó la judicatura, descripción de las funciones jurídicas desempeñadas y calificaciones trimestrales obtenidas.

Se deberá archivar copia de la certificación expedida en la hoja de vida del auxiliar jurídico y registrar en la base de datos electrónica.


Coordinador

Profesional Certificación laboral Código APFL01Base de datos electrónica actualizada.

6. Realizar encargos

6.1 Identificar los empleos en vacancia definitiva o temporal.

Previa consulta de los empleos en vacancia definitiva y temporal para proveer mediante encargos, en la base de datos de la Planta de Empleos de la Entidad, se deberá informar al Secretario General y al Superintendente Nacional de Salud


Coordinador Grupo de Talento Humano

Profesional Secretario General

SuperintendenteNacional de Salud.

Listado de vacantes

6.2 Estudiar y analizar las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa

El funcionario del Grupo de talento Humano estudia y analiza las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa que cumplen el perfil requerido para proveer el empleo vacante mediante el formato estudio técnico hoja de vida código APFT01


Coordinador

Profesional

Secretaría General

Estudio técnico hoja de vida código APFT01

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Luego el Funcionario del Grupo de Talento Humano elabora el listado en estricto orden de cumplimiento de requisitos para acceder a encargo, formato - Verificación de requisitos para otorgamiento de encargo APFT41.

Verificación de requisitos para otorgamiento de encargo. Formato APFT41.

6.3 Realizar el acto administrativo de encargo y toma de posesión

El profesional del Grupo de Talento Humano elabora el acto administrativo del encargo en el formato GDFL01, para revisión por parte del Secretario General y firma del Superintendente

Luego el profesional del Grupo de Talento Humano elabora y entrega la comunicación y copia de la resolución de encargo al funcionario por medio de memorando interno y finalmente se realiza la toma de posesión y firma el funcionario público, Secretario General o Superintendente Nacional de Salud en el Formato acta de posesión Código APFT20


Coordinador

Profesional

Despacho del Superintendente Nacional de Salud

Secretaría General

Acto administrativo


6.4 Actualizar el inventario de vacantes por proveer e ingreso de la novedad en el SIGEP

Una vez se realiza la posesión, el profesional del Grupo de Talento Humano se ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo..


Profesional Inventario de vacantes actualizado. Nómina actualizada.

Aplicativo SIGEP actualizado.

7 Realizar requerimiento de Teletrabajo

Mediante la guía de Teletrabajo identificada con el código APGU01 se establecen los lineamientos para la selección, seguimiento, evaluación y prórroga de los empleados con modalidad de Teletrabajo Suplementario en la Superintendencia Nacional de Salud.


Profesional Todas las dependencias

Solicitud Incorporación a la Modalidad de Teletrabajo, código APFT31

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Evaluación Solicitud Incorporación a la Modalidad de Teletrabajo - Jefe Inmediato, código APFT32

Entrevista Modalidad Teletrabajo, código APFT33

Autorización de Tratamiento de Datos, código APFT34

Visita Domiciliaria Candidato a Teletrabajador, código APFT35

Lista de Chequeo Prevención - Teletrabajo a

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Domicilio – Administradora de Riesgos Laborales APDE09

Verificación Requerimientos Tecnológicos en Teletrabajo, código APFT36

Acuerdo de Teletrabajo, código APFT37

Auto reporte Condiciones de Teletrabajo, código APFT38

Evaluación Actividades en Teletrabajo-Jefe Inmediato, código APFT39

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

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3.2 Realizar selección de personal para proveer los empleos de libre nombramiento y remoción

Por medio del uso del formato Estudio técnico hoja de vida Código APFT01

Cada vez que se provea una vacante


4.2 Verificar el cumplimiento de requisitos para proveer mediante nombramiento provisional.

Por medio del uso del formato Estudio técnico hoja de vida Código APFT01

Cada vez que se provea una vacante


5.5 Realizar seguimiento y evaluar el desempeño del auxiliar jurídico ad honorem

Por medio del uso del formato seguimiento funciones auxiliar jurídico ad-honorem Código APFT17.

Cada tres meses Profesional seguimiento funciones auxiliar jurídico ad-honorem Código APFT17

ANÁLISIS DE TIEMPO

El estudio de las hojas de vida de los candidatos a nombramientos ordinario, provisional y para encargos se realiza en un tiempo aproximado de treinta (30) minutos

La elaboración del acto administrativo de nombramiento tarda veinte (20) minutos aproximadamente. La elaboración del acta de posesión toma un tiempo de quince (15) minutos aproximadamente

DOCUMENTOS DE REFERENCIAManual de Funciones y Competencias Laborales de la Superintendencia Nacional de Salud Código APMN01

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE CAMBIARON EN

EL DOCUMENTO DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIODD/MM/AAAA VERSIÓN

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Adopción del documento Mediante Resolución 4086 de 2014 se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad. Secretario General 19/12/2014 1

Ajuste de la política de operación número 8

Se ajusta la política de operación número 8 ante requerimiento NURC 3-2015-010247 de 2015. Secretario General 04/06/2015 2

Ajuste del documento Se ajusta redacción del objetivo y alcance ante Requerimiento NURC: 3-2015-014210 de 2015. Secretario General 21/07/2015 3

Ajuste del documento

Mediante memorando NURC: 3-2018-011481 se solicita la modificación de normatividad, creación de la actividad 7, relacionando la guía de Teletrabajo Código APGU01

Mediante memorando NURC: 3-2018-011626 se aprueba la solicitud

Secretario General 12/07/2018 4

Ajuste del documento

Mediante memorando NURC 3-2019-9604, se solicitaron los siguientes cambios:Se revisó la redacción del documento y se ajustó en este sentido el objetivo.Se incluyó como registro en la actividad 6.2 el formato APFT41

Mediante memorando NURC: 3-2019-10308 se aprueba la solicitud

Secretario General 05/06/2019 5

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provisión de empleos · web viewluego de recibir la carta de aceptación del cargo por parte del...

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