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FUNCIÓN PÚBLICA

JUNIO DE 2018

Protocolo para la gestión de información estadística

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Lil iana Caballero Durán

Di rectora

Fernando Augusto Medina Gutiérrez

Subdirector

Ángela María González Lozada

Secretaria General

Francisco Camargo Salas

Director de Empleo Públ ico

Juliana Torres Quijano

Di rectora de Gest ión del Conocimiento (E)

Alejandro Becker Rojas

Director de Desarrol lo Organizaciona l

María del Pilar García González

Di rectora de Gest ión y Desempeño Inst i tuc ional

Fernando Augusto Segura Restrepo

Di rector de Part ic ipac ión, Transparencia y Servicio a l Ciudadano

Claudia Hernández León

Di rectora Juríd ica

Luz Stella Patiño Jurado

Jefe de Oficina de Control Interno

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Roger Alonso Quirama García

Jefe de Oficina de Tecnología de la Información y las Comunicaciones

Diana María Bohórquez Losada

Jefe de Oficina Asesora de Comunicaciones

Sonia Stella Romero Torres

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

Equipo de trabajo

Arl ington Fonseca Lemus

Ofic ina Asesora de p laneación

Sergio Mej ia Dussan

Of ic ina Asesora de p laneación

Sebast ian Peña Merchan

Direcc ión de Gest ión del Conocimiento

Jack Leonardo Mart ínez Vanegas

Of ic ina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Edición

Caro l ina Mogol lón Delgado

Direcc ión de Gest ión del Conocimiento

Revisado por

Equipo de Subdirecc ión y Direcciones Técnicas de Función Públ ica

Junio de 2018

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Tabla de contenido

1. Introducción .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2. Problema ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3. Objet ivos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4. Alcance ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5. Siete reglas de oro para la gest ión de la información estadíst ica en Función

Públ ica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

6. Roles, actores y responsabi l idades ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

7. Proceso de gest ión de información estadíst ica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

7.1. Fase 1: Def in ic ión y anál is is de la necesidad de información estadíst ica .. . 11

7.2. Fase 2: Diseño de metodología para sat isfacer la necesidad de in formación

estadíst ica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

7.3. Fase 3: Ejecución de metodología para sat isfacer la necesidad de

información estadíst ica .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

7.4. Fase 4: Va l idac ión de la información estadíst ica producida .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

7.5. Fase 5: Consol idac ión y di fus ión de la información estadíst ica producida .. 25

8. Benef ic ios Esperados de la implementac ión del protocolo .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

9. Glosario de Términos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

10. Bibl iografía .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

11. Anexos ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

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1. Introducción

Este protocolo pone a disposic ión de las dependencias de Función Públ ica el proceso de gest ión de información estadíst ica, que se fundamenta en e l d iseño y ejecución ef ic iente de act iv idades ent re dependencias y la adopción de estándares y buenas práct icas estadíst icas. El proceso establece los l ineamientos para lograr una planeación, administración, d i fus ión y uso que permita el mej or aprovechamiento de la información estadíst ica de la Ent idad.

La implementación del protocolo permit i rá , pr incipa lmente, dar respuesta a las necesidades de información estadíst ica de Función Públ ica, forta lecer la toma de decis iones basada en evidencia y propiciar la generación de act ivos de conocimiento en gest ión públ ica para el país.

El documento se est ructura en ocho (8) secc iones. En las pr imeras cuatro (4) secc iones del documento se establecen el problema, los objet ivos (general y específ icos) y el a lcance del protoco lo. En la quinta secc ión se establecen las reglas generales (obl igator ias) para la gest ión de información estadíst ica. En la sexta secc ión, se estab lecen los ro les y responsabi l idades de cada una de las dependencias involucradas (d irecta o indi rectamente) en e l proceso. En la sépt ima sección, se presenta el d iagrama de f lu jo del proceso, con las act iv idades prop ias de cada fase, insumos, ro les, responsabi l idades y productos. También se hace una pequeña descripción de las reglas especí f icas de una act iv idad o fase en part icular. En la octava, se muestran los benef ic ios esperados de la implementac ión del protocolo . Fina lmente, se incluyen un glosario de términos importantes para la lectura del documento, la b ib l iografía ut i l izada y una desc ripción de los anexos.

Para la construcc ión del protoco lo se inc luyeron y/o adaptaron algunas reg las o especif icac iones de la norma técnica de cal idad del proceso estadíst ico (NTC PE 1000) desarrol lada por el DANE 1 e ICONTEC 2, entre otros. También se integraron los procedimientos de l s is tema de información estadíst ica (SIE) y se tuvieron en cuenta los documentos sobre caracter ización de los grupos de valor, gest ión de requer imientos y la po l í t ica de cal idad de datos de Función Públ ica.

2. Problema

Información estadíst ica de Función Públ i ca desart iculada, inconsistente, inoportuna y subut i l izada. Principales causas:

1. Falta de centra l ización de la información estadíst ica .

1 Departamento Administ rat ivo Nacional de Estadíst ica. 2 Inst i tuto Colombiano de Normas Técnicas y Cert i f icac ión

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2. Defin ic ión inadecuada de los responsables de la información estadíst ica y por ende de sus fuentes organizac ionales.

3. Falta de def in ic ión de parámetros de cal idad y cont ro les para e l aseguramiento de la cal idad de la información estadíst ica.

4. Ausencia de un inventario actua l izado sobre la información estadíst ica que produce Función Públ ica.

5. Ausencia de reg las y procedimientos adecuados para la gest ión de la información estadíst ica (causa general ).

Principales consecuencias:

1. Reprocesos en la gest ión de la información estadíst ica que a su vez generan reprocesos en la gest ión inst i tuc ional.

2. Cal idad def ic iente de la información estadíst ica que afecta las decis iones de la Ent idad.

3. Información estadíst ica inoportuna para la toma de decisiones. 4. Respuestas inadecuadas a las sol ic i tudes de información estadíst ica

recib idas. 5. Dif icu ltad de l intercamb io, anál is is y aprovechamiento de la información

estadíst ica que produce Función Públ ica por parte de sus grupos de valor. 6. Dif icu ltad para mejorar la part ic ipación c iudadana que a su vez forta lece la

gest ión de la Ent idad. 7. Insat is facc ión de las necesidades de información estadíst ica de la Ent idad. 8. Pérdida de cred ibi l idad en la información estadíst ica que produce y administra

Función Públ ica. 9. Dif icu ltad para el for ta lecimiento del conocimiento en gest ión públ ica por

parte de la Ent idad y de sus grupos de va l or.

3. Objetivos

General

Def in ir un con junto de reglas y procedimientos que permitan consol idar una gest ión ef ic iente y ef icaz de la información estadíst ica que produce y admin ist ra Función Públ ica.

Específicos 1. Establecer reg las c laras de art icu lac ión entre las di ferentes dependencias de

Función Públ ica para la gest ión de información estadíst ica . 2. Establecer ro les y niveles de responsabi l idad para la gest ión de la

información estadíst ica . 3. Establecer un proceso para la gest ión ef ic iente y ef icaz de la información

estadíst ica .

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4. Alcance

¿Qué es el protocolo?

Conjunto de reglas y procedimientos que permiten la gest ión ef ic iente y ef icaz de la información estadíst ica que produce y admin ist ra Función Públ ica .

¿Qué no es el protocolo? El presente protocolo no const i tuye ni debe confundirse con :

Un plan de t rabajo.

Un inventar io de información.

Un s istema de información.

Un proceso de gest ión de PQRSD. Sin embargo, lo anterior podría l legar a ser un resultado de la implementac ión del protocolo .

¿A quién aplica? El presente protocolo apl ica a todas las dependencias, serv idores públ icos y contrat istas de Función Públ ica que part ic ipen en e l proceso de gest ión de información estadíst ica .

5. Siete reglas de oro para la

gestión de la información

estadística en Función Pública Las siguientes, son reglas de carácter general para la gest ión de información estadíst ica en Función Públ ica:

1. Toda base de datos debe tener un índice único ( l lave). Para el caso de Función Públ ica , d icho índice debe ser:

a. El cód igo SIGEP para toda base de datos que contenga información sobre ent idades.

b. El número de ident i f icación (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, tar jeta de ident idad, registro c iv i l , ot ro) para bases de datos sobre personas.

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c. El código Div ipola 3 de munic ip io para toda base de datos que contenga información sobre municip ios.

d. El cód igo Div ipola de departamento para toda base de datos que contenga información sobre departamentos.

2. Todo dato que produzca y admin ist re Función Públ ica debe contar con sus respect ivos metadatos.

3. Todas las act iv idades desarrol ladas durante el proceso de gest ión de información estadíst ica deben documentarse 4. Para la información estadíst ica ya existente, debe completarse o ajustarse la documentación requerida en las act iv idades de cada una de las c inco fases de l proceso de gest ión de información estadíst ica.

4. El repositor io de cent ral izac ión de información estadíst ica es el Sistema de Información Est ratégica SIE, y l a información que requ iera inc lu i rse en dicho repositor io de central izac ión debe seguir e l procedimiento def in ido en el Sistema de Información Estratég ica SIE.

5. El Comité Direct ivo de Función Públ ica def ine la dependencia responsable (única) y la per iodic idad para cada fuente de información estadíst ica. Por su carácter est ratégico, la información relacionada con el universo de ent idades públ icas y la caracter izac ión de serv idores públ icos deben actua l izarse con una periodicidad no mayor a 6 meses.

6. El Jefe o Director de la dependencia que produce o administ ra la información estadíst ica es e l responsable f ina l de su cal idad en términos de:

a. Veracidad: Se ref iere a información f iable, que representa verdaderamente la rea l idad.

b. Consistencia: Se ref iere a la estabi l idad y uniformidad de la información estadíst ica de un periodo a ot ro.

c. Oportunidad: Se ref iere a que la información debe alcanzar a sus dest inatarios en el t iempo prestab lecido , de manera que les permita tomar decisiones y def in i r acc iones basados en el la.

d. Accesibi l idad: Se ref iere a la faci l idad con que l a información estadíst ica puede ser ubicada y obten ida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se provee, los medios de difusión, así como la disponib i l idad de los metadatos y los serv ic ios de apoyo para su consulta.

e. Complet i tud: Se ref iere a inf ormación sobre todas las unidades de la población ob jet ivo (e j . ent idades, serv idores públ icos o munic ip ios).

7. La mesa de ayuda (Proact ivanet ) es la herramienta a t ravés de la cua l se regis tra y se hace seguimiento al estado de la gest ión de las necesidades de información estadíst ica def in idas por e l usuario .

3 Divipola (Divis ión Pol ít ico-administ rat iva de Colombia) es un estándar de codif icac ión que permite contar con un l istado organizado y actual izado de la total idad de unidades en que está divid ido el terri torio nacional, dándole a cada departamento, munic ipio, corregimiento departamental y centro poblado, el máximo de estabi l idad en su ident i f icac ión. http:/ /geoportal .dane.gov.co:8084/Divipola/ 4 Con lo cual se garant iza la cont inuidad del proceso de gest ión de información estadíst ica.

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6. Roles, actores y

responsabilidades

Roles Actores Responsabil idades

Usuar io

Serv idores públ icos, contrat istas o dependencias de Función Públ ica Nota: las so l ic i tudes de usuarios externos (grupos de valor) son canal izadas a través de las dependencias de Función Públ ica (acuerdos de nivel de serv ic io).

Defin ir la necesidad de información estadíst ica.

Coord inador Of ic ina Asesora de Planeación

Liderar la centra l izac ión de la información estadíst ica que produce y admin ist ra Función Públ ica.

Admin ist rar funciona lmente el Sistema de Información Estratég ica (SIE).

Apoyar técn icamente (perspect iva estadíst ica) a las dependencias de Función Públ ica.

Rector Comité Direct ivo

Defin ir , en caso de requeri rse, la dependencia responsable (ún ica) para cada fuente de in formación estadíst ica.

Defin ir , conjuntamente con el productor , la period ic idad de la información estadíst ica.

Productor

Dependencias o equipos de trabajo conformados por serv idores públ icos y/o contrat istas de diferentes dependencias de Función Públ ica

Produci r información estadíst ica de cal idad para sat isfacer las necesidades de l usuario.

Propender por e l mejoramiento cont inuo de la información

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Roles Actores Responsabil idades

estadíst ica que produce.

Art iculador Subdirección

Establecer, en caso de requer irse, e l n ive l de part ic ipac ión de las dependencias involucradas en la atención de la necesidad del usuario .

Gestor de conocimiento

Direcc ión de Gest ión del Conocimiento

Apoyar el anál is is de la información estadíst ica que produce y admin ist ra Función Públ ica.

Liderar la gest ión de las necesidades de conocimiento , derivadas de l aná l is is de la información estadíst ica.

Líder tecnológico

Of ic ina de Tecnología de la Información y las Comunicaciones

Desarro l la r y/o admin istrar e l componente tecnológico requer ido por e l productor y e l coordinador para sat is facer las necesidades de l usuario .

Admin ist rar técnicamente el Sistema de Información Estratég ica (SIE).

Apoyar a las dependencias en e l uso del componente tecnológico requer ido para sat isfacer las necesidades de l usuario.

7. Proceso de gestión de

información estadística Para el desarrol lo de este numera l se const ruyó el f lu jograma que hace parte de los

anexos del documento (anexo 1) . Las fases y act iv idades fueron numeradas en e l

f lu jograma para conectar d i rectamente la información descr i ta en esta secc ión .

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A cont inuación, se desarrol lan las act iv idades de cada una de las c inco fases de l

proceso de gest ión de información estadíst ica con sus respect ivos roles y reg las

específ icas de interacción, responsabi l idades, insumos y productos .

7.1. Fase 1: Definición y análisis de la necesidad de información estadística

Toda la información estadíst ica que produce y administra Función Públ ica parte de una necesidad, lo cua l impl ica que el éxi to de l proceso de gest ión de información estadíst ica depende de la correcta ident i f icación y def in ic ión de las necesidades.

7.1.1. Definir la necesidad de información estadística Insumos para esta act iv idad :

1. Documentación, herramientas e instrumentos de las po lí t icas a cargo de Función Públ ica.

2. Canales y medios para la recepción y def in ic ión de las necesidades de información estadíst ica.

3. Necesidades desde la oferta: Corresponde a necesidades ident i f icadas por dependencias, servidores públ icos o cont rat is tas de Función Públ ica desde su rol de productores y su responsabi l idad de mejorar la ofer ta de información estadíst ica a los grupos de valor.

4. Necesidades desde la demanda: Corresponde a necesidades ident i f icadas por los grupos de va lor (ent idades públ icas, servidores públ icos y ciudadanos), dependencias, servidores públ icos o cont rat is tas de Función Públ ica desde su rol de usuar ios de la información estadíst ica .

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : Las necesidades tanto de oferta como de demanda son regist radas a t ravés de los canales y medios d ispuestos por la Ent idad . Poster iormente son asignadas, de acuerdo con su natura leza , a una dependencia (segundo nivel de serv ic io) . El usuario (dependencia as ignada) debe di l igenciar e l anexo 2 a t ravés de Proact ivanet, momento en e l cua l, in ic ia e l proceso de gest ión de información estadíst ica . En d icho anexo se deben describ ir , ent re ot ros, los sigu ientes aspectos:

a. Necesidad de información estadíst ica (¿qué?) b. Usuar ios de la información estadíst ica (¿quién ?) c. Just i f icación de la necesidad de información estadíst ica (¿ por qué?) d. Propósi to de la información estadíst ica (¿ para qué?)

Contro l_1: El coordinador debe veri f icar e l correcto di l igenciamiento del anexo 2 y, en caso de que se requiera completar o ajustar , lo devo lverá al usuario con observaciones para su respect ivo a juste (act iv idad 7.1.1. ) .

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El coordinador debe consultar en el inventario de l s istema de información estratég ica, en adelante SIE, si ex iste información estadíst ica relac ionada con la necesidad def in ida por el usuario (anexo 2) . En caso af irmat ivo, d icha necesidad se atenderá a través de los procedimientos establec idos para el SIE. Cuando no se tenga información en el SIE , e l coordinador remit i rá el anexo 2 a l productor (act iv idad 7.1.4) . En caso de que el productor no haya s ido def in ido por la Ent idad , ver act iv idades 7.1.2 y 7.1.3. Productos de esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet .

7.1.2. Definir la dependencia responsable (única) y las características de la información estadística

Insumos para esta act iv idad:

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : La def in ic ión de la dependencia responsable o productor de la información estadíst ica so l ic i tada, está a cargo de l rector. Ambos actores def inen conjuntamente la period ic idad y las demás caracter íst icas a tener en cuenta en la atención del requer imiento, así como las re lat ivas a l aseguramiento y/o di fusión de la información estadíst ica. Durante la o las ses iones de def in ic ión, los actores pueden d eterminar la inv iabi l idad de producir o generar la información estadíst ica so l ic i tada, caso en e l cual e l productor l levará a cabo la act iv idad 7.1.3. Productos de esta act iv idad :

1. Acta(s) de reunión(es) celebrada(s) para def in i r la producción de la información estadíst ica .

2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información estadíst ica requer ida .

7.1.3. Analizar la necesidad de información estadística Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet.

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2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información estadíst ica requer ida.

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : El productor es responsable de anal izar la necesidad de información estadíst ica descr i ta en e l anexo 2, para lo cual debe tener en cuenta :

1. Si la necesidad de información es viab le de sat is facer . En caso negat ivo, e l productor debe preparar la respuesta para el usuario , en la cual debe just i f icar las razones por las cua les no es posible atender la necesidad. Dicha respuesta debe ser enviada a l coordinador para su respect iva entrega al usuario .

2. Si ya cuenta con información que permita sat isfacer la necesidad, si ésta

requiere algún t ipo de tratamiento (ej . gra f icar, apl icar cá lculos senci l los, organizar en una estructura di ferente…) y s i requiere traba jar con otras dependencias, caso en el cual debe crear una mesa de t rabajo y def in ir responsabi l idades para apl icar e l t ratamiento (act iv idad 7.1.3.1. ) . En caso de que la información d isponible no requiera tratamiento, e l productor debe preparar la respuesta y enviar la a l coordinador para su respect iva entrega al usuario .

3. Si para sat isfacer la necesidad de información estadíst ica requiere trabajar

con otras dependencias. En caso af irmat ivo, e l productor debe ejecutar las act iv idades 7.1.4. y 7.1.5.

Productos de esta act iv idad :

1. Documentación relacionada con la v iabi l idad de produci r la información estadíst ica so l ic i tada.

2. Información estadíst ica relacionada (disponible) y t ratamientos requer idos para atender la necesidad .

3. Plan de traba jo de la dependencia productora .

7.1.4. Crear mesa de trabajo con las dependencias responsables Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información

estadíst ica requer ida. Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : El productor debe convocar a las dependencias requeridas, expl icar la necesidad, crear una mesa de t rabajo y acordar un p lan de t rabajo para la atención de la

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necesidad. En caso de que ex ista a lg una d if icul tad en la def in ic ión de los n iveles de responsabi l idad y part ic ipac ión de cada dependencia para la atención de la necesidad, es el articulador (Subdirecc ión) , la instancia encargada de establecer dicho nivel de responsabi l idad y part ic ipac ión , ver act iv idad 7.1.5 . Productos de esta act iv idad :

1. Actas de reuniones del productor con las demás dependencias responsables de sat isfacer la necesidad .

2. Plan de traba jo con las dependencias responsables.

7.1.5. Definir nivel de responsabilidad y participación de las dependencias responsables

Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información

estadíst ica requer ida . 3. Actas de reuniones de l productor con las demás dependencias responsables

de sat isfacer la necesidad .

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : En caso de requer irse, e l articulador será el encargado de def in i r e l n ivel de responsabi l idad y par t ic ipación de las dependencias responsables de la producción de la información estadíst ica so l ic i tada. Este actor, es también responsable de comunicar a las dependencias dicha concertac ión para su incorporac ión y especif icac ión en e l p lan de trabajo correspondiente. Productos de esta act iv idad :

1. Actas de reun iones de l articulador , e l productor y las demás dependencias responsables.

2. Documentación del n ivel de responsabi l idad y part ic ipac ión de cada dependencia responsable.

7.1.6. Definir equipo de apoyo Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información

estadíst ica requer ida.

3. Plan de trabajo de la dependencia productora y las demás dependencias responsables.

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Roles y responsabi l idades para esta act iv idad: El gestor de conocimiento es el encargado de anal izar y def in ir las herramientas de anál is is de datos e información requer idas para la gest ión de la información estadíst ica requerida y el equipo de apoyo en dicha implementación . Así mismo, deberá conformar las necesidades de conocimiento para su t ratamiento respect ivo . Productos de esta act iv idad :

1. Actas de reuniones de la def in ic ión del equ ipo de apoyo.

7.1.7. Crear mesa de trabajo para diseñar y aplicar tratamiento

Insumos para esta act iv idad:

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Información estadíst ica relacionada (disponible) y t ratamientos requer idos

para atender la necesidad .

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : El productor debe convocar a las dependencias requeridas, expl icar la necesidad, crear una mesa de t rabajo y acordar un p lan de t rabajo para la atención de la necesidad. Productos de esta act iv idad :

1. Actas de reuniones del productor con las demás dependencias respons ables de sat isfacer la necesidad.

2. Plan de traba jo con las dependencias responsables.

7.2. Fase 2: Diseño de metodología para satisfacer la necesidad de información estadística

Una vez se ha def in ido y anal izado la necesidad de in formación estadíst ica , e l equipo de traba jo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) en la fase 1 debe precisar cómo será atendida dicha necesidad.

7.2.1. Definir la metodología para aplicar el tratamiento Insumos para esta act iv idad :

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1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información

estadíst ica requer ida.

3. Actas de reuniones de l productor con las demás dependencias responsables. 4. Plan de trabajo de la dependencia productora y las demás dependencias

responsables. 5. Talento humano idóneo por sus competencias y conocimientos para sat isfacer

la necesidad de información estadíst ica. Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : Esta act iv idad es apl icable so lamente en el caso de que el equipo de trabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) ya cuente con algún t ipo de información , a t ravés de la cual sea fact ib le sat isfacer la necesidad de información estadíst ica de l usuario . En esta act iv idad el equipo de trabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) debe def in i r y documentar la metodología para apl icar e l t ratamiento teniendo en cuenta perf i les , ro les y responsabi l idades de l personal que opera e l t ratamiento, la d ig i ta l ización de la información (s i apl ica) y los mecanismos de cont rol y supervisión. Los t ipos de tratamiento pueden ser:

Elaborar gráf icos u ot ro t ipo de v isua l ización de la información disponible.

Implementar cá lculos senci l los (promedio, var ianza, mediana, moda, percent i les, sumator ias, etc…) a la información disponib le.

Organizar la información d isponible de acuerdo con a lguna est ructura sol ic i tada.

Contro l_2: El equ ipo de trabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) debe veri f icar que la metodología diseñada para apl icar e l t ratamiento respect ivo cumpla con los atr ibutos de cal idad descr i tos en la regla de oro 6 .

Productos de esta act iv idad:

1. Documento con la metodología para ap l icar t ratamiento.

7.2.2. Definir el diseño temático y estadístico Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información

estadíst ica requer ida.

3. Actas de reuniones de l productor con las demás dependencias responsables y con el gestor de conocimiento .

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4. Plan de trabajo de la dependencia productora y las demás dependencias responsables.

5. Talento humano idóneo por sus competencias y conocimientos para sat isfacer la necesidad de información estadíst ica.

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad :

7.2.2.1. El equipo de t rabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) debe def in ir e l t ipo de operación estadíst ica que será ut i l izada para lograr e l objet ivo de sat is facer la necesidad de información estadíst ica del usuario , y que además se const i tuye en el punto de part ida para e l desarrol lo de la fase 2. Tomando como referencia lo establecid o por el DANE, las operac iones estadíst icas pueden clas if icarse en: a) Operación estadíst ica por censo: Corresponde al proceso de

recolecc ión de datos de todas las unidades que conforman la población de interés. Es importante aclarar que un censo puede entend erse como una encuesta para la cual no se se lecciona una muestra, s ino que se observan la tota l idad de unidades de la pob lación de in terés.

b) Operación estadíst ica por muestreo: Es e l método estadíst ico ut i l izado para invest igar y ana l izar un fenómeno median te la se lecc ión de una muestra, para luego infer i r y conclui r sobre el total de la población de interés. Los métodos de selecc ión de muestra se pueden clasif icar en dos t ipos: o Muestreo probabi l íst ico: comprende cua lquier método de selección

de una muestra que esté basado en teoría de probabi l idad, y donde la probabi l idad que t iene cada unidad de ser se leccionada en dicha muest ra s iempre debe ser conocida.

o Muestreo no probabi l íst ico: corresponde a aquel los métodos en donde la probabi l idad de selección de las un idades en la muest ra es desconocida, e inc luso algunas unidades de la poblac ión objet ivo pueden tener una probabi l idad nula de estar en la muestra. En este caso, las unidades son selecc ionadas con base en factores como la experiencia o e l ju ic io de los invest igadores.

c) Operación estadíst ica a part i r de r eg ist ros admin ist rat ivos: Un reg istro admin ist rat ivo se def ine como todo reg ist ro resultante de, ent re otras, necesidades f isca les, t r ibutarias y admin ist rat ivas, creado con la f inal idad de viab i l izar la admin ist rac ión de los programas de gobierno o para f iscal izar e l cumplimiento de obl igac iones legales de la soc iedad. En este sent ido, una operación estadíst ica a part i r de r egistros admin ist rat ivos se def ine como la apl icac ión de un proceso estadíst ico que ut i l iza en la metodología estadíst ica un conjunto de var iables contenidas en uno o más regist ros admin ist ra t ivos.

d) Operación estadíst ica der ivada: Se ref iere a aquel las estadíst icas derivadas de encuestas que usan como fuente de información datos de regis tros admin ist rat ivos. Este t ipo de operación estadíst ica se u t i l iza f recuentemente con el propósito de generar información estadíst ica

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para la toma de decis iones, a part i r de los propios registros admin ist rat ivos de las organizac iones empresaria les y de diferentes técnicas estadíst icas adecuadas al estudio part icular.

7.2.2.2. Una vez def in ido el t ipo de operación estadíst ica, e l equ ipo de t rabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) debe def in ir y documentar e l d iseño temático . A cont inuación, se descr iben los aspectos más importantes a tener en cuenta en esta act iv idad:

7.2.2.2.1. Marco conceptua l: en el cual se deben precisar los principa les referentes nacionales y/o internacionales que existan, los pr inc ipales conceptos de la operación estadíst ica, e l universo de estud io, la población objet ivo y unidades de anál is is, las pr inc ipales var iables, las nomenclaturas y clas i f icac iones a ut i l izar, e l periodo de referencia y los reg ist ros adminis trat ivos a ut i l izar (s i ap l ica).

7.2.2.2.2. Cuadros de sa l ida: corresponde a la est ructura y contenido de los cuadros de sal ida que permiten sat isfacer la necesidad de información estadíst ica.

7.2.2.2.3. Nomencla turas y c lasi f icac iones: se debe asegurar que en la operación estadíst ica se apl ican, según el caso, las nomenclaturas y clas i f icac iones adoptadas y/o adaptadas a n ivel nac ional.

7.2.2.2.4. Pert inencia de las variab les y la fuente: se debe asegurar la pert inencia tan to de las var iables como de su fuente en términos del fenómeno de estudio y de su ut i l idad para sat isfacer la necesidad de información estadíst ica.

7.2.2.2.5. Alcance temático: se ref iere a la del imitac ión de la necesidad de información estadíst ica.

7.2.2.2.6. Cobertura geográf ica: se ref iere a la ub icación geográf ica de la población ob jet ivo.

7.2.2.2.7. Instrumento de recolecc ión: comprende el con junto de procedimientos para la construcc ión, revis ión y red iseño del inst rumento a través del cual se van a capturar los datos necesar io s para sat isfacer la necesidad de información estadíst ica. Dicho inst rumento puede ser un formular io f ís ico o dig i ta l o equipos elect rónicos de reco lecc ión automát ica o manual, y debe ser coherente con la necesidad de información estadíst ica en términos de estructura, es decir, b loques temát icos (s i apl ica) y secuencia lógica de las preguntas, de manera que se fac i l i te y ag i l ice la recolecc ión.

7.2.2.3. Luego de def in i r e l d iseño temát ico, e l equ ipo de traba jo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) debe def in i r e l d iseño estadíst ico requerido. Para ta l f in, se deben tener en cuenta los s iguientes aspectos:

7.2.2.3.1. Marco muestra l o censal (para los t ipos de operación estadíst ica censo y muest reo): se debe establecer y documentar un m arco

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(muestra l o censa l) que permita ident i f icar y ubicar las unidades de anál is is de la poblac ión de estudio. De igual manera, se debe garant izar la cal idad del marco (muestra l o censa l) en términos de complet i tud, actual ización, cobertura geográf ica, exi stencia de información auxi l iar y consis tencia.

7.2.2.3.2. Diseño muestral (para el t ipo de operación estadíst ica muest reo): se debe def in i r y documentar un d iseño muestral consecuente con el d iseño temát ico y con la necesidad de l usuario. El d iseño muestral comprende la prec is ión y nivel de s ignif icancia (para muestreo probabi l íst ico), e l método de muest reo, e l marco muestra l (para muest reo probabi l íst ico), e l tamaño de la muest ra, los parámetros de est imación (para muestreo probabi l íst ico) , medidas de cal idad y el manten imiento de la muest ra.

7.2.2.3.3. Contro l de sesgo (para todos los t ipos de operación estadíst ica) : se debe def in i r y documentar un mecanismo que garant ice complet i tud y veracidad de la información en cada una de las variab les de interés de la operac ión estadíst ica para lo cua l es necesar io : ident i f icar y contro lar las si tuac iones que afecten el proceso de recolecc ión, def in i r un tratamiento para la no respuesta, garant izar e l ent renamiento de l personal que interviene en la producción de la operación estadíst ica y real izar seguimiento y correcc ión sobre inst rumentos de recolección defectuosos.

Productos de esta act iv idad :

1. Documento con la def in ic ión de l t ipo de operac ión estadíst ica, e l d iseño temático y e l d iseño estadíst ico .

7.2.3. Definir el diseño de la ejecución Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información

estadíst ica requer ida.

3. Actas de reuniones de l productor con las demás dependencias responsables y con el gestor de conocimiento .

4. Plan de trabajo de la dependencia productora y las demás dependencias responsables.

5. Documento con la def in ic ión de l t ipo de operac ión estadíst ica, e l d iseño temático y e l d iseño estadíst ico.

6. Talento humano idóneo por sus competencias y conocimientos para sat isfacer la necesidad de información estadíst ica.

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad :

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Una vez def in ido el d iseño temát ico y estadíst ico, e l equipo de trabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables ) debe diseñar cómo e jecutarlo teniendo en cuenta los sigu ientes aspectos:

7.2.3.1. Diseño de la recolección de información: comprende la documentación del método de reco lección y e l inst rumento más apropiado para l levarlo a cabo. El d iseño de la recolecc ión de información debe inc lu i r e l esquema organizat ivo, los perf i les, ro les y responsabi l idades del personal que opera el proceso estadíst ico, la d ig i ta l ización de la información y los mecanismos de contro l y superv is ión.

7.2.3.2. Diseño de la val idac ión de la información: se deben establecer y

documentar reg las de val idación y consistencia de la información.

7.2.3.3. Diseño de l procesamiento de la información: se debe def in ir y documentar la metodología de procesamiento de la información, la cual debe inclu ir las especif icac iones de rut ina para la cod if icación de la información, la edición, la imputación (s i ap l ica), la est imación (si apl ica), la va l idación y la consol idac ión de las bases de datos. De igual manera, se debe tener en cuenta de acuerdo con las característ icas de la operación estadíst ica, la inf raestructura tecnológica necesar ia para e jecutar la operación estadíst ica teniendo en cuenta la captura, d ig i tación, t ransmisión, consol idación, a lmacenamiento, apl icación de técnicas estadíst icas y generac ión de resultados.

7.2.3.4. Diseño de l anál is is: se debe def in ir y documentar la metodología , los procedimientos para comparar los resu ltados histór icos (si apl ica), con otras fuentes de datos simi lares y con los hechos sucedidos en e l universo de estudio, sobre la temática estudiada que den sent ido y s i rvan de val idación para la información estadíst ica obtenida. Adic ionalmente, para esta act iv idad se deben determinar las herramientas tecnológicas requer idas para el aná l is is de la información recolectad a.

Productos de esta act iv idad :

1. Documento con la def in ic ión del d iseño de la ejecución, e l cua l abarca la recolecc ión, va l idac ión, procesamiento y aná l is is de la información .

7.2.4. Definir el diseño de la difusión de la información Insumos para esta act iv idad:

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documentación re lacionada con las caracterís t icas de la información

estadíst ica requer ida.

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3. Equipo de trabajo conformado: productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables.

4. Plan de trabajo de la dependencia productora y las demás dependencias responsables.

5. Talento humano idóneo por sus competencias y conocimientos para sat isfacer la necesidad de información estadíst ica.

6. Documento con la def in ic ión de l t ipo de operac ión estad íst ica, e l d iseño temático y e l d iseño estadíst ico .

7. Documento con la def in ic ión del d iseño de la ejecución, e l cua l abarca la recolecc ión, va l idac ión, procesamiento y aná l is is de la información .

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : Una vez def in ido el d iseño de la e jecución, e l equipo de t rabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables ) debe diseñar una est rategia para di fundi r la información que será producida teniendo en cuenta los sigu ientes aspectos:

7.2.4.1. Cuadros de sal ida. 7.2.4.2. Cronograma de act iv idades de d ifus ión que incluya act iv idades,

responsables y t iempos. 7.2.4.3. Forma de presentac ión de la información estadíst ica . 7.2.4.4. Instrucciones para la lectura, interpretac ión y uso de la información. 7.2.4.5. Medios de difus ión. 7.2.4.6. Metadatos de la operación estadíst ica.

Una vez def in ido el d iseño de la di fusión, se deben consol idar los d iseños temát ico y estadíst ico, de ejecución y de difusión de la información en un solo documento que se const i tuye como la metodología para sat isfac er la necesidad de información estadíst ica del usuario , e l cual, poster iormente debe ser va l idado (Control_ 3) para f inalmente pasar a la fase 3.

Contro l_3: El equ ipo de trabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) debe veri f icar que la metodología diseñada para atender la necesidad de información estadíst ica del usuar io cumpla con los atr ibutos de ca l idad descr i tos en la regla de oro 6 .

Productos de esta act iv idad :

1. Documento con la def in ic ión de l d iseño de la di fus ión. 2. Documento de la metodología para sat isfacer la necesidad de información

estadíst ica del usuario, e l cual conso l ida el d iseño temát ico y estadíst ico, e l d iseño de la e jecución y el d iseño de la di fus ión.

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7.3. Fase 3: Ejecución de metodología para satisfacer la necesidad de información estadística

7.3.1. Aplicar tratamiento

Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documento con la metodología para ap l icar t ratamiento. 3. Talento humano idóneo por sus competencias y conocimientos para sat is facer

la necesidad de información estadíst ica . 4. Documentación re lac ionada con las característ icas de la información

estadíst ica requer ida. 5. Medios tecnológ icos para la e jecución de la metodología .

Las necesidades de conocimiento re queridas por las personas invo lucradas se gest ionan a t ravés del Plan Est ratégico de l Talento Humano de la Ent idad. Asegurar la correcta e jecución de las act iv idades de ejecución posib i l i ta e l éxi to de los procesos de eva luación y cert i f icación de la cal id ad estadíst ica efectuados por ent idades externas. La recolecc ión de la información estadíst ica se puede l levar a cabo a través de su obtención en el SIE, cuando esta se encuentre integrada al s istema, o a t ravés de l uso de bases de datos o información est adíst ica pub l icada en medios externos. En cualquier caso, la Ent idad debe asegurar que los mecanismos de recolección aseguren los cr i ter ios de cal idad def in idos en el presente protocolo. Roles y responsabi l idades para esta act iv idad : Es posib le que la metodología establecida determine la responsabi l idad sobre el t ratamiento en var ias dependencias. En la misma medida que la def in ic ión de la segunda reg la general: Toda la información debe tener un único responsable previamente def in ido ¸ existe una única dependencia responsable de la ap l icación del t ratamiento de la información estadíst ica y esta debe ser nombrada al efectuarse las mesas de traba jo correspondientes (fuente de ver i f icación: actas de reuniones). Para e l desarrol lo del t ratamiento, las mesas de t rabajo deben prec isar la organización y d ivu lgación (ent re sus responsables) de los soportes 5 de ejecución del proyecto o de las tareas encomendadas. La consol idac ión con junta de las sal idas del proyecto es fundamental para la búsqueda futura de inf ormación sobre la apl icación de l t ratamiento.

5 Bases de datos, vers iones prel iminares, documentac ión relacionada, ent re ot ros

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Productos de esta act iv idad: 1. Información estadíst ica producida: los productos de esta act iv idad son las

vers iones f ina les de la ejecución del proyecto o de las tareas encomendadas, entre los que se pueden encontrar: v isua l izac iones de datos, h istor ias con datos, modif icac ión de f ichas de información estadíst ica, inclusión de información estadíst ica en datos abiertos o bases de datos publ icadas, apl icac ión de f i l t ros, incorporac ión de cá lcu los o comparaciones, comunicación entre bases de datos para anál is is propuestos, entre ot ros. Se deben disponer de las vers iones f inales en una dirección de a lmacenamiento previamente estab lec ida (ejemplo: gestor documenta l, carpetas de uso compart ido, etc). Esto con e l prop ósito de faci l i ta r su acceso y la divu lgación a otras personas en la Ent idad para la cua les los resultados de esta act iv idad son relevantes para las funciones que desempeñan.

2. Es producto de esta act iv idad la documentac ión relacionada con e l procesamiento de la información estadíst ica (cá lcu los, est imaciones, c las i f icac ión y/o cod if icac ión de la información, creación de nuevas variab les, condic iones de uso. controles establec idos, empalme de ser ies histór icas, comparab i l idad con ot ras bases de datos, etc).

3. También son consideradas sal idas de esta act iv idad las buenas práct icas en e l t ratamiento de la información estadíst ica, út i les para futuros requer imientos. Por ú l t imo, es importante mencionar que los productos der ivados de esta act iv idad pueden ser insumo de la Fase 2: Diseño de metodología para atender la necesidad de in formación estadíst ica , que por su complej idad requieran ejecutar a lguna de las act iv idades de dicha fase, por e jemplo: a lguna actual izac ión de la información contenida en el SIE, de inf ormación prev iamente publ icada o de información resultante de apl icar un t ratamiento.

7.3.2. Ejecutar metodología para producir información

Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Documento de la metodología para sat is facer la necesidad de información

estadíst ica del usuario , e l cual consol ida el d iseño temático y estadíst ico, e l d iseño de la e jecución y el d iseño de la di fus ión.

3. Talento humano idóneo por sus competencias y conocimi entos para sat is facer la necesidad de información estadíst ica.

4. Documentación re lac ionada con las característ icas de la información estadíst ica requer ida.

5. Medios tecnológ icos para la e jecución de la metodología. Roles y responsabi l idades para esta act iv idad:

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El equipo de traba jo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) debe implementar la metodología diseñada para sat isfacer la necesidad de información estadíst ica del usuario . Así mismo, debe precisar la organizac ión y divulgación de los soportes de ejecución del proyecto o de las tareas encomendadas, entre sus responsables. Productos de esta act iv idad:

1. Información estadíst ica producida: los productos de esta act iv idad son las vers iones f ina les de la ejecución del proyecto o de las tareas encomendadas. La metodología de apl icación para la generación de productos der ivados de la combinación de las act iv idades de d iseño para la producción de información estadíst ica (Fase 2), ent regan la respues ta a la necesidad def in ida, esta combinación puede además generar otros productos de uso interno por parte de la Ent idad.

Se deben disponer de las vers iones f inales en una dirección de a lmacenamiento

previamente establecida (ejemplo: gestor documental, ca rpetas de uso compart ido, etc). Esto con el propósito de fac i l i tar su acceso y la divulgación a otras personas en la Ent idad para la cuales los resul tados de esta act iv idad son relevantes para las func iones que desempeñan.

2. Es producto de esta act iv idad la documentac ión relacionada con el

procesamiento de la información estadíst ica (cálculos, est imaciones, c las i f icac ión y/o cod if icación de la información, creación de nuevas variab les, condic iones de uso, contro les establecidos, empalme de series histór icas, comparab i l idad con otras bases de datos, etc).

3. También son consideradas sa l idas de esta act iv idad las buenas práct icas en

el t ratamiento de la información estadíst ica, út i les para futuros requer imientos.

4. La ejecución de esta act iv idad puede generar la actua l izac ión del inventario

de información estadíst ica de Función Públ ica. 5. La ejecución de las act iv idades de e jecución y diseño (Fase 2) puede

generar la const rucción de documentos (procedimientos, instruct ivos, etc), requer idos para la gest ión de info rmación estadíst ica en Función Públ ica.

6. El procesamiento de la información estadíst ica impl ica que, una vez

obtenidos los resultados de esta act iv idad, pueda ser estab lecido por parte de la mesa de t rabajo alguna necesidad de generación de conocimiento pa ra la Ent idad. En este caso será la dependencia responsable qu ien deberá informar a l gestor de conocimiento para la gest ión respect iva.

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7.4. Fase 4: Validación de la información estadística producida

7.4.1. Validar información producida

Insumos para esta act iv idad :

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Información estadíst ica producida .

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad :

El desarro l lo de las act iv idades de diseño (Fase 2) estab lecen reglas para la producción de la información estadíst ica, las cuales deben asegurar e l cumplimiento de la reg la de oro 6 . Poster iormente, la e jecución de las act iv idades de la Fase 3 debe garant izar e l cumpl imiento de las especif icac iones establecidas en la fase previa.

Sin embargo, es posible que la información estadíst ica generada de la Fase 3 no sea suf ic iente para sat isfacer la necesidad del usuario . Por ta l razón, e l equipo de trabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables) es e l responsable de val idar la información estadíst ica generada para lo cual debe def in ir s i requiere el apoyo de personas de ot ras dependencias.

Para las labores de val idac ión es insumo fundamental la documentación generada por el procesamiento de la información estadíst ica . Se debe veri f icar la def in ic ión de los cálcu los, est imaciones, comparaciones, empalme con ser ies histór icas, etc, versus la información estadíst ica resu ltante . Las labores de val idación efectuadas completan la documentación correspondiente al procesamiento de la información. Así mismo, es posib le que la rev is ión de la documentac ión generé la necesidad de mejorar y/o completar la documentac ión, para lo cual la de pendencia responsable (única) es la encargada de coordinar la actual ización de la documentación.

Es importante determinar que la ejecución de las act iv idades de val idac ión puede resul tar en requer imientos de ajustes al SIE, bases de datos, s istemas informa ción, otras v inculada al cumplimiento de los cr i ter ios de cal idad def in idos, para los cua les el productor y el para su presentación ante las instancias respect ivas a l inter ior de Función Públ ica.

Productos de esta act iv idad :

1. Información estadíst ica val idada. 2. Lecciones aprendidas relacionadas con e l procesamiento de la información

estadíst ica.

7.5. Fase 5: Consolidación y difusión de la información estadística producida

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7.5.1. Registrar y entregar respuesta

Insumos para esta act iv idad:

1. Anexo 2 regist rado y veri f icado en Proact ivanet. 2. Información estadíst ica val idada.

Roles y responsabi l idades para esta act iv idad: Una vez el equ ipo de trabajo conformado (productor , gestor de conocimiento y demás dependencias responsables ) ha val idado la in formación estadíst ica generada, debe remit í rsela al coordinador para su respect iva ent rega al usuario . Así mismo, el coordinador debe def in ir conjuntamente con e l productor s i la información estadíst ica generada requiere consol idarse en el repositor io del SIE, caso en e l cual deben seguir e l procedimiento estab lec ido para ta l f in en e l SIE. Productos de esta act iv idad:

1. Regist ro de respuesta en Proact ivanet: Información estadíst ica ent regada al

usuario .

2 . Información estadíst ica integrada a l repositor io de l SIE.

8. Beneficios Esperados de la

implementación del protocolo La apropiac ión e implementac ión del pro tocolo para la gest ión de información estadíst ica , podría s ignif icar para Función Públ ica:

1. Mejores decis iones (basadas en evidencia) . 2. Información estadíst ica consol idada en un único repositor io de central izac ión

de información. 3. Mayor ef ic ienc ia y ef icacia de la gest ión inst i tucional. 4. Acceso a la información estadíst ica que producen otras dependencias de la

ent idad de forma fác i l y ef ic iente. 5. Información estadíst ica de cal idad en términos de verac idad, consistencia ,

oportunidad, accesibi l idad y complet i tud . 6. Reducción de reprocesos. 7. Mayor product iv idad derivada de la reducción de t iempos en la local izac ión,

acceso y procesamiento de información estadíst ica .

8. Roles y responsabi l idades bien def in id os. 9. Procedimientos claros para la generac ión y so l ic i tud de información

estadíst ica .

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10. Condic iones suf ic ientes para l levar a cabo procesos de cert i f icac ión de cal idad de la información estadíst ica como los que estab lecen el DANE y MinTIC.

11. Transferencia del conocimiento a t ravés de la documentac ión de las act iv idades de l proceso de gest ión de información estadíst ica , que garant iza su cont inu idad.

9. Glosario de Términos

Para los f ines pert inentes a este documento se apl ican , ent re ot ros, los términos y def in ic iones establecidos en la Norma Técnica de Cal idad para la Producc ión Estadíst ica NTC PE 1000 : Análisis de Datos: proceso de l levar orden, estructura y sign if icado a un conjunto de datos recopi lados. Base de Datos: se def ine como una ser ie de datos organizados y re lacionados entre sí , los cua les son reco lectados y exp lotados por los s istemas de in formación de una empresa o negocio en part icular. Calidad estadística : se ref iere al cumplimiento de las propiedades que debe tener el proceso y e l producto estadíst ico para sat isfacer las necesidades de información estadíst ica de los usuarios. Conocimiento: facu ltad del ser humano para comprender por medio de la razón la naturaleza, cual idades y re lac iones de las cosas. Dato: de acuerdo con la real academia de la Lengua Española – RAE, dato se def ine como “Información d ispuesta de manera adecuada para su t ratamiento por una computadora ” . Datos Abiertos: la Carta Internacional de Datos Abiertos def ine los datos abiertos como “datos d ig i ta les que son puestos a disposic ión con las característ icas técn icas y juríd icas necesarias para que puedan ser usados, reut i l izados y redist r ibu idos l ib remente por cua lquier persona, en cua lquier momento y en cualquier lugar”. Estadística Oficial: estadíst icas producidas y di fundidas por las ent idades integrantes del Sistema Estadíst ico Nacional (SEN), que permiten conocer la si tuac ión económica, demográf ica, ambiental y soc ial a n ivel nacional y terr i to r ia l para la toma de decis iones y que cumplen dos condiciones:

1. Que la operación estadíst ica que la genera este incorporada en el P lan Estadíst ico Naciona l.

2. Que la operación estadíst ica que la genera haya aprobado la evaluación de la cal idad estadíst ica establecida para el SEN.

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Fuente de Información: en la universidad de Alcalá def inen las fuentes de información como diversos t ipos de documentos que cont ienen datos út i les para sat isfacer una demanda de información o conocimiento. Gestión de información: Acción o t rámite que, junto con ot ros, se l leva a cabo para conseguir c ier ta información que permita sat isfacer una necesidad o dar respuesta a la sol ic i tud de información. Información: de acuerdo con Wikiped ia, la enciclopedia l ib re, información es un conjunto organizado de datos procesados, que const i tuyen un mensaje que cambia e l estado de conocimiento del suje to o s istema que recibe d icho mensaje. Información estadística: conjunto de resultados y documentación que los soportan, que se obt ienen de operac iones estadíst icas y que describen o expresan caracterís t icas sobre un elemento, fenómeno u objeto de estud io. Integración: de acuerdo con (Winter e t a l . , 2011), la integración descr ibe la unión de las partes para la const i tución de un todo, con cua l idades nuevas, que desarro l lan la funcional idad s istémica necesaria en la vis ión de histor ia electrón ica de salud. La integrac ión se desarrol la a t ravés d e siete nive les. Interoperabil idad: de acuerdo con e l Min ister io de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la interoperab i l idad es la acción, operac ión y colaboración de varias ent idades para intercambiar información que permita brindar serv i c ios en l ínea a los ciudadanos, empresas y otras ent idades mediante una sola venta de atención o un so lo punto de contacto. Es decir , es la forma de ahorrarle a la gente los desplazamientos de un lugar a o tro a la hora de real izar un trámite y de hacer e l proceso menos engorroso. Así mismo, el Vocabular io de Información y Tecnología ISO/IEC 2382 del 2000 def ine interoperab i l idad como “ la capacidad de comunicar, e jecutar programas, o t ransferi r datos entre varias unidades func ionales de forma que el usuario no tenga la necesidad de conocer las característ icas únicas de estas un idades”. Operación estadística: Ap l icación de un proceso estadíst ico sobre un objeto de estudio que conduce a la producción de información estadíst ica. Proceso estadístico: conjunto s istemático de act iv idades encaminadas a la producción de estadíst icas que comprende, entre ot ras, la detección de necesidades, e l d iseño, la reco lecc ión, e l procesamiento, e l anál is is y la d i fus ión. Protocolo de información: conjunto de reglas y procesos para la gest ión ef icaz y ef ic iente de información. Servicio de intercambio de información: es un mecanismo establecido por una ent idad para evi tar que se le sol ic i te información a un ciudadano con la que el la ya

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cuente en sus sistemas de información. Un serv ic io de intercambio de información t iene por característ ica que se rea l iza a t ravés de un medio de transmisión elect rónica, un mecanismo magnét ico, e lect rónico o te lemático para e l intercambio de información, s in que esto genere costo alguno para la ent idad que sol ic i ta la información. Sistema de información: es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un f in común; que permite que la información esté disponib le para sat isfacer las necesidades en una organización, un s istema de información no siempre requiere contar con recuso computacional, aunque la disposic ión del mismo faci l i ta e l manejo e interpretac ión de la información por los usuarios.

10. Bibliografía

Comis ión Económica para Europa de las Naciones Unidas (CEPE). Modelo Gené rico del Proceso Estadíst ico (GSBPM). Versión 5.0 en inglés 2013, versión 1.0 en español. [en l ínea]. Sept iembre de 2016. [c i tado el 01 de febrero de 2017]. Disponible en: ht tp: / /www1.unece.org/s tat /p la t form/disp lay/GSBPM/GSBPM+v5.0 . Departamento Admin is trat ivo Naciona l de Estadíst ica (DANE) . L ineamientos básicos para el desarro l lo de una operación estadíst ica, [en l ínea] . 2013. [c i tado el 01 de febrero de 2017]. Disponib le en: ht tp: / /www.dane.gov.co/f i les/sen/p lanif icac ion/cuaderni l los/Lineamientos_Invest igacion_estadist ica.pdf Departamento Adminis trat ivo Naciona l de Estadíst ica (DANE). L ineamientos para el Proceso Estadíst ico en el Sistema Estadíst ico Nacional , [en l ínea]. [c i tado e l 01 de febrero de 2017]. Disponib le en: https://www.dane.gov.co/f i les/sen/normatividad/Lineamientos_Proceso_Estadistico.pdf Departamento Admin is trat ivo Nacional de Estadíst ica (DANE) . Código Naciona l de Buenas Práct icas del Sistema Estadíst ico Nacional, [en l ínea]. 2017. [c i tado e l 01 de febrero de 2017]. Disponib le en: ht tps: / /www.dane.gov.co/f i les/sen/bp/Codigo_nal_buenas_pract icas.pdf Div is ión de Estadíst ica de las Naciones Unidas. Princ ip ios fundam entales de las estadíst icas of ic ia les. [en l ínea]. [c i tado e l 01 de febrero de 2017]Disponible en ht tp: / /unstats .un.org/unsd/methods/statorg/FP -Spanish.h tm Departamento Adminis trat ivo Nacional de Estadíst ica (DANE) . El ABC del SEN, [en l ínea]. 2017. [c i tado el 01 de febrero de 2017]. Disponib le en: ht tps: / /www.dane.gov.co/f i les/sen/abc -de l-SEN.pdf Departamento Adminis trat ivo Naciona l de Estadíst ica (DANE) , Inst i tuto Colombiano Normas Técnicas y Cert i f icac ión (ICONTEC) . Norma Técnica de la Cal idad del

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ht tp: / /capacitac ion.s iac. ideam.gov.co/SIAC/home/PDF/1400_GI_43_01_PROTOCOLO

_GESTION_INFORMACION_PGI.pdf

11. Anexos

Anexo 1: F lu jograma del proceso de gest ión de información estadíst ica.

Anexo 2: Formato necesidad de información estadíst ica.