PROTOCOLO DE OPERACIÓN DE CUENTA CORRIENTE

Comité de Administración – Condominio El Rodeo de Chicauma

CONTROL DEL DOCUMENTOSUMARIO DE CAMBIOSVersión

#Fecha de

la Versión

Naturaleza del Cambio Revisión #

Fecha de Aprobación

1.0 11-01-2015 Borrador Inicial 1

APROBADORESRol Nombre Dirección

Presidente

Tesorero

Secretario

Miembro Comité

Miembro Comité

Miembro Comité

Miembro Comité

Miembro Comité

Miembro Comité

REVISIONESEste documento será revisado y actualizado según se indica a continuación:

Como requerimiento para corregir o mejorar el contenido. Como consecuencia de cambios en la organización o reestructuración. Como consecuencia de revisiones anuales.

DISTRIBUCIÓNLa información contenida en este documento es propiedad del Comité de Administración, su contenido puede ser comunicado a cada propietario que lo requiera.

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OBJETIVOEl presente documento tiene por objetivo definir un procedimiento de operación de la cuenta corriente del condominio, que asegure que los egresos de fondos se realicen en forma segura, controlada y confiable.

RESTRICCIONES Sólo el administrador puede solicitar egresos de fondos, los cuales deben estar

debidamente justificados y de acuerdo a los márgenes de presupuesto predefinidos por el comité.

Sólo el tesorero puede autorizar los gastos solicitados por el administrador. Los egresos de fondos solo pueden ser ejecutados en conjunto por dos miembros del

comité distintos al tesorero. Los operadores de la cuenta corriente no deben estar habilitados para ejecutar pagos

unilateralmente, si las funcionalidades operativas de la interfaz web del banco no lo permiten, deberán acordar con el comité un mecanismo que permita distribuir esta responsabilidad.

No se deben transferir fondos de la comunidad a cuentas personales de los miembros del comité.

La caja chica del condominio deberá ser custodiada por el tesorero, para ello se debe utilizar una segunda cuenta bancaria del condominio.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Administrador:

De acuerdo a las responsabilidades descritas en el reglamento de copropiedad, se desprenden las siguientes responsabilidades particulares para el procedimiento:

Responsable de comunicar en tiempo y forma al Tesorero los distintos gastos operativos de la comunidad: fijos, mantenimiento o emergencia.

Controlar en conjunto con el Tesorero, que los egresos de fondos se realizan por los operadores de la cuenta corriente de acuerdo a las solitudes de egresos de fondos, es decir, según los gastos de la comunidad autorizados por el tesorero o quien se defina según tipo de gasto, y los tiempos requeridos para cada uno.

Comunicar en forma inmediata al comité cualquier incumplimiento al presente procedimiento, por parte del resto de involucrados.

Mantener un registro histórico y actualizado de ingresos y egresos de fondos de la comunidad, para consulta de la comunidad.

Velar porque los egresos de fondos se ajusten a los márgenes presupuestados por cada tipo de gasto.

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Controlar que los fondos operacionales o caja chica del condominio se mantengan en el tiempo.

Custodiar la contraseña de acceso a la web de operación de la cuenta

Tesorero:

Proponer al comité los márgenes presupuestarios para cada tipo de gasto. Supervisar que los egresos de fondos solicitados por el administrador se justifican y se

ajustan a los márgenes de costos presupuestados por cada ítem. Tiene la autoridad para denegar gastos no justificados.

Autorizar por escrito, y solicitar los egresos de fondos a los operadores de la cuenta (solicitud de egreso firmado)

Mantener un registro histórico y actualizado de egresos solicitados por el administrador y los ejecutados por los operadores de la cuenta.

Controlar en conjunto con el administrador, que los egresos de fondos se realizan por los operadores de la cuenta corriente de acuerdo a las solicitudes de egresos de fondos, es decir, según los gastos de la comunidad autorizados por el tesorero o quien se defina según tipo de gasto, y los tiempos requeridos para cada uno.

Comunicar en forma inmediata al comité cualquier incumplimiento al presente procedimiento, por parte del resto de involucrados.

En conjunto con un operador de la cuenta corriente, representar al condominio ante las entidades bancarias.

Operar la caja chica del condominio y dar cuenta a comité y propietarios que el monto de operación definido se mantenga en el tiempo.

Custodiar la contraseña de acceso a la web de operación de las cuentas.

Operador de la cuenta corriente

Ejecutar solo los gastos autorizados por el Tesorero. Corresponde al último punto de control.

Custodiar las chequeras de la cuenta corriente. Custodiar dispositivo multipass, token, icode, etc., el responsable que se defina no puede

conocer la contraseña de autenticación a la web de operación de la cuenta. En conjunto con un operador de la cuenta corriente o tesorero, representar al condominio

ante las entidades bancarias. Comunicar en forma inmediata al comité cualquier incumplimiento al presente

procedimiento, por parte del resto de involucrados. Custodiar la contraseña de acceso a la web de operación de la cuenta (operador distinto

al que maneja el token).

falta incluir el rol / responsabilidad del administrador central de la cuenta corriente, que no esta definido en este procedimiento.

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CONTROLESSe aplican los siguientes controles:

Informes mensuales por parte del administrador y tesorero Los que defina el Comité Revisor de cuentas

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