PROTOCOLO GESTIÓN WEB

INTRODUCCIÓN

El presente protocolo entregado el 03 de abril de 2018 es el resultado del análisis de métricas de uso y estadísticas de rendimiento técnico del portal web de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A. y de un trabajo minucioso de investigación realizado con todas las Direcciones y Facultades de la institución con respecto al proceso de gestión y actualización para el nuevo portal web.

Esperamos que este protocolo formalice un proceso estandarizado y de conocimiento global por parte de los miembros de la Institución.

CONTENIDO

1. Información General2. Información Específica

2.1. Categoría NoticiasFormato de solicitud Diagrama de flujoCronograma de tiempo

2.2. Categoría eventosFormato de solicitud Diagrama de flujoCronograma de tiempo

2.3. Categoría actualización de contenido o funcionalidadFormato de solicitud Diagrama de flujoCronograma de tiempo

2.4. Categoría creación o rediseño de seccionesFormato de solicitud Diagrama de flujoCronograma de tiempo

3. Recomendaciones 4. Beneficios de implementar este protocolo

1. INFORMACIÓN GENERAL

El protocolo de comunicaciones del portal web de la Universidad se define como el conjunto de lineamientos, instrucciones, herramientas, roles, responsables y tiempos establecidos para determinar el funcionamiento ideal del proceso de mantenimiento y actualización de este espacio virtual que posee la U.D.C.A.

Este protocolo igualmente tiene como objetivo optimizar tiempos y reducir obstáculos en el proceso de montaje de contenidos al portal web, generando unos plazos prudentes y acordes tanto para el solicitante, como para el equipo de montaje y por supuesto para la visibilización de las distintas actividades, eventos, noticias, y demás contenidos que se deban reflejar en este espacio.

Existen dos actores claves en el desarrollo de este protocolo definidos en los siguientes perfiles:

- Solicitante: Se refiere al recurso humano seleccionado por cada facultad y dirección para activar el protocolo de montaje o actualización de contenido en el portal web.- Equipo de montaje: Corresponde a todo el recurso humano y técnico establecidos en los roles que se reflejarán dentro de este protocolo. Este recurso podrá ser propio de la Universidad o de empresas especializadas en apoyar este proceso previamente seleccionadas por la Universidad.

El proceso establecido en este protocolo comprende de una serie de requerimientos obligatorios para el solicitante (Facultades y Direcciones) que determinarán el buen desarrollo del montaje del mismo. Así mismo se establecieron 4 categorías de contenido que determinan el flujo de información que nutre el portal, estas categorías corresponde a:

- Categoría noticias: Información sobre algo que se considera relevante para la comunidad. - Categoría eventos: Suceso importate programado o agendado y que ocurrirá en un futuro próximo.- Categoría actualización de contenido o funcionalidad: Modificación o actualzación de textos, imagenes o corrección/verificación de funcionalidades del sitio.- Categoría creación o rediseño de secciones: Análisis, estructutación y desarrollo de nuevas secciones o rediseño de existentes.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA

2.1. Categoría Noticias:

Esta información específica del protocolo define las etapas, actividades a realizar, responsables, tiempos y aspectos claves para cada una de las categorías de contenido mencionadas en el numeral 1 (Información General).

Para conocer los elementos que componen cada categoría, este protocolo nos permite contar con formato de solicitud único para cada categoría, cronograma detallado con los tiempos de montaje y una diagrama de flujo de actividades, para cada una de las categorías, que serán la hoja de ruta de implementación de este proceso de actualización y montaje del portal web de la U.D.C.A.

Esta categoría consta de un formato de solicitud al cual se puede acceder en cualquier momento desde el sitio web de la U.D.C.A, un diagrama de flujo del proceso donde se evidencian las distintas etapas y un cronograma de actividades.

Para radicar una solicitud de montaje de noticias en el portal web, el solicitante debe adjuntar la siguiente información por medio del formato correspondiente:

- Nombre de la Facultad o Dirección- Correo institucional- Perfiles de usuario a quien va dirigida la noticia- Título de la Noticia- Texto de la noticia: El texto debe estar revisado en redacción y estilos y encontrarse en formato word y tener una extensión máxima de 4.500 caracteres incluidos espacios (no incluir archivos pdf, ppt, xls). Ningún texto debe estar en mayúsculas sostenidas.- Imagenes o fotografías

Cada una de estas categorías constan de un proceso personalizado y diferencial entre sí, ya que cada proceso comprenden etapas, formato de solicitud, requerimientos y tiempos distintos que están propuestos en este protocolo según la categoría correspondiente.

Esta categoría consta de un proceso de 2 días en estado normal, es decir, en el caso que el solicitante ha enviado la información completa según los requisitos específicos enunciados en el formato de solicitud. En el caso de que la solicitud no cuente con piezas gráficas, estás deberán ser diseñadas y aprobadas, y el proceso tomará 2 días adicionales.

Gráfica 1. Diagrama de flujo proceso de montaje de noticias portal web

Como se puede observar en la gráfica 2, el proceso de montaje de noticias en el portal web posee algunos tiempos recomendados para la agilidad del mismo. Las herramientas y responsables se pueden identificar para cada una de las actividades.

Gráfica 2. Cronograma de tiempos proceso de montaje de noticias portal web

2.2. Categoría eventos

Esta categoría consta de un formato de solicitud al cual se puede acceder en cualquier momento desde el sitio web de la U.D.C.A, un diagrama de flujo del proceso donde se evidencian las distintas etapas y un cronograma de actividades.

Para radicar una solicitud de montaje de eventos en el portal web, el solicitante debe adjuntar la siguiente información por medio del formato correspondiente:

- Nombre de la Facultad o Dirección- Correo institucional

Gráfica 3. Diagrama de flujo proceso de montaje de eventos portal web

Gráfica 4. Cronograma de tiempos proceso de montaje de eventos portal web

- Perfiles de usuario a quien va dirigida la noticia- Nombre del evento- Fecha y Hora del evento- Si el evento es en la U.D.C.A, seleccionar las sedes que aplican- Si el evento es fuera de la U.D.C.A, indicar dirección completa, ciudad y nombre del sitio- Enlace al formulario de inscripción (si aplica)- Costo del evento (dejar en blanco si es gratuito)- Texto descriptivo del evento: El texto debe estar revisado en redacción y estilos y encontrarse en formato word y tener una extensión máxima de 2.500 caracteres incluidos espacios (no incluir archivos pdf, ppt, xls). Ningún texto debe estar en mayúsculas sostenidas.- Imagen o fotografía del evento (si se tiene): En caso que no se cuenta con pieza gráfica se debe realizar la creación de la misma a través del Diseñador encargado.- Logos en fondo transparente de los patrocinadores o aliados del evento.

Como se puede observar en la gráfica 4, el proceso de montaje de eventos en el portal web posee algunos horarios recomendados para la agilidad del mismo. Las herramientas y responsables se pueden identificar para cada una de las actividades.

2.3. Categoría actualización de contenido o funcionalidad

Esta categoría consta de un formato de solicitud al cual se puede acceder en cualquier momento desde el sitio web de la U.D.C.A, un diagrama de flujo del proceso donde se evidencian las distintas etapas y un cronograma de actividades. Dentro de esta categoría los usuarios pueden solicitar actualización de textos, imágenes, miembros del equipo de trabajo o planta docente y solicitar revisión o corrección de problemas funcionales del sitio web.

Para radicar una solicitud de actualización de contenido o funcionalidad en el portal web, el solicitante debe adjuntar la siguiente información por medio del formato correspondiente:

- Nombre de la Facultad o Dirección- Correo institucional- URL de la sección que desea actualizar o donde se debe revisar la funcionalidad- Contenidos que desea actualizar o la funcionalidad que desea que sea revisada- Texto que se desea actualizar- Pieza gráfica que desea actualizar en el sitio web- Solicitud de creación de pieza gráfica- Solicitud de actualización de equipo de trabajo o planta docente: el solicitante debe adjuntar el archivo en Word con la información correspondiente a Nombre, Apellidos, correo institucional, cargo, fotografía y extensión telefónica).

Esta categoría consta de un proceso de 4 días en estado normal, es decir, en el caso que el solicitante ha enviado la información completa según los requisitos específicos enunciados en el formato de solicitud. En el caso dado de que la solicitud no cuente con piezas gráficas, estás deberán ser diseñadas y aprobadas, y el proceso tomará 2 días adicionales.

Gráfica 5. Diagrama de flujo proceso de actualización de contenido o funcionalidad

Como se puede observar en la gráfica 6, el proceso de montaje de noticias en el portal web posee algunos tiempos recomendados para la agilidad del mismo. Las herramientas y responsables se pueden identificar para cada una de las actividades.

Gráfica 6. Cronograma de tiempos proceso de actualización de contenido o funcionalidad

2.4. Categoría creación o rediseño de seccionesEsta categoría consta de un formato de solicitud al cual se puede acceder en cualquier momento desde el sitio web de la U.D.C.A, un diagrama de flujo del proceso donde se evidencian las distintas etapas y un cronograma de actividades. Para poder definir correctamente la estructura y requerimientos específicos de la nueva sección, es necesario llevar a cabo una reunión presencial con el equipo de trabajo encargado.

Para radicar una solicitud de creación o rediseño de secciones en el portal web, el solicitante debe adjuntar la siguiente información por medio del formato correspondiente:

- Nombre de la Facultad o Dirección- Correo institucional- Objetivo general de la nueva sección- Fecha y Hora propuesta para reunión de definición

Gráfica 7. Diagrama de flujo proceso de creación o rediseño de secciones

Gráfica 8. Cronograma de tiempos proceso de creación o rediseño de secciones

Como se puede observar en la gráfica 8, el proceso de creación o rediseño de secciones en el portal web posee algunos tiempos recomendados para la agilidad del mismo. Las herramientas y responsables se pueden identificar para cada una de las actividades.

Esta categoría consta de un proceso de 20 días en estado normal, es decir, en el caso que el solicitante ha enviado la información completa según los requisitos específicos enunciados en el formato de solicitud. En el caso que la solicitud no cuente con piezas gráficas, estás deberán ser diseñadas y aprobadas, y el proceso tomará 2 días adicionales.

3. RECOMENDACIONES

- Este protocolo debe difundirse de manera física y virtual a las personas encargadas por cada Dirección y Facultad de la Universidad para este rol.

- El solicitante mencionado en el numeral 1 (Información General) debe ser el recurso humano seleccionado y autorizado por cada Dirección y Facultad, quien tendrá el rol de realizar las solicitudes, conocer este protocolo, así como activarlo en pro de la difusión de información en el portal web de la U.D.C.A.

- Se debe crear un correo de contacto específico para la recepción de información. Este correo estará enlazado con los distintos formatos creados para las categorías de información identificadas.

- Para la categoría eventos es ideal el envío de estos por parte de las facultades y direcciones desde comienzo de cada semestre, si así se tienen agendados los eventos. De no ser así se debe enviar según los tiempos establecidos en este protocolo.

4. BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR ESTE PROTOCOLO

- Estandarización de solicitudes.

- Obtención de datos para el análisis de métricas y oportunidades de mejoramiento.

- Métricas de satisfacción por parte de los usuarios internos respecto al Protocolo de Gestión Web.

- Los formatos elaborados para cada categoría recogen información clave para la identificación de necesidades del solicitante e incluso para el hallazgo de oportunidades de mejora en este proceso.

- Cultura organizacional en el proceso de manejo de imagen institucional y gestión del portal web de la Universidad.

- Disminución en tiempos de montaje y difusión de información que genera la Universidad.

- Tiempos establecidos para su cumplimiento.