protocolo empresarial en desayunos, almuerzos y cenas de negocios

2014

Cristhian Elías Sandoval Aguirre

ITFIP

Administración de Empresas

Comunicación Empresarial

IX Semestre

15/11/2014

PROTOCOLO EMPRESARIAL EN DESAYUNOS, ALMUERZOS Y CENAS

Cristhian Elías Sandoval Aguirre Administración De Empresas IX Semestre

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INTRODUCCION

En esencia el entendimiento, respeto, comunicación e interrelación, cortesía, jerarquización, un

adecuado comportamiento y sobre todo, el establecimiento de la armonía en las buenas

relaciones de manera profesional son en síntesis el protocolo. En la actualidad el protocolo no

debe ser solo hechos aislados que frecuentan personalidades exclusivas, sino que ha traspasado

esa frontera y hoy en día se emplea en otros ámbitos, (empresarial, deportivo, universitario,

social, etc.).

En los negocios es de punto importante el comprender de manera totalitaria todos los

comportamientos en las diferentes situaciones que son extrapolares del profesionalismo o campo

de acción en el que se encuentra directamente en su trabajo por ejemplo en las diferentes

reuniones sociales realizadas por la empresa y las cenas de trabajo a las que en cualquier

momento pueda verse participe; así que es de vital importancia tener los conocimientos previos

de las normas mínimas y básicas de comportamiento a ejercer en dichas reuniones de tal manera

que pueda sacarle el total provecho a dichos espacios extra oficiales.


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PROTOCOLO EMPRESARIAL EN DESAYUNOS, ALMUERZOS Y CENAS

“Dentro de la empresa, como en la sociedad, las cosas han cambiado en cuanto a las relaciones

entre las personas.” Anónimo.

1. ASPECTOS GENERALES:

a) Citas:

Las citas se deben programar con dos o tres semanas de antelación. Siempre hay que tratar de

que le reciban los ejecutivos de mayor nivel o los propios gerentes del negocio.

Forma de concertar citas:

La forma de concertar las citas suelen ser el teléfono o el fax, aunque empieza a tomar auge las

peticiones por medio del correo electrónico. Todas las citas deben ser confirmadas y aceptadas

antes de pasa a su agenda.

b) Saludo Inicial:

El saludo habitual tanto en el plano social como en el laboral es dar la mano. Un apretón corto y

enérgico. Si ya se conocen con anterioridad se puede optar por dar un abrazo, para los hombres y

un beso o dos a la mujer.

Después de las presentaciones y los saludos, se suele tener una conversación introductoria en la

que se profundiza en el conocimiento mutuo de las personas. Nunca deben hacerse preguntas

demasiado personales.


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Siempre que hable con otras personas debe mantener el contacto visual en todo momento con

ella. Apartar la mirada puede ser interpretado como falta de interés, inseguridad e incluso

desconfianza. Mire a su interlocutor en todo momento.

Cuide con los gestos y acciones como bostezar, hurgarse en la nariz, en los oídos, rascarse, etc.

Si tiene que bostezar o estornudar no se olvide poner su mano delante o bien utilizar un pañuelo.

No debe señala con su dedo índice sino con toda la mano.

c) Cuando nos presentan personas:

Siempre es recomendable tener ciertos conocimientos generales sobre los diversos aspectos del

país que visitamos: su historia, su cultura, su gastronomía, etc. Le será de mucha utilidad en

algunas ocasiones. Estos temas son bastantes neutros y se pueden sacar a la conversación en

cualquier momento.

d) Hablar de negocios:

Si es invitado a comer (almuerzo o cena) nunca debe hablar sobre temas de negocios cuando

empieza una conversación. Deben ser sus anfitriones los que deben iniciar el tema si quieren

hablar de ello. Una vez iniciado el tema se puede hablar con toda tranquilidad sobre ello.

En los encuentros sociales, no se debe hablar de negocios, sobre todo si está con otras personas

ajenas al tema. Si luego en un corro o grupo aparte, alguno de sus anfitriones desea charlar sobre

el tema, puede sacarlo a la conversación; no debe ser usted el que saque el tema.

e) Temas que se deben evitar:

Entre los temas que es mejor evitar está el tema de la religión, política nacional, terrorismo,

guerrilla y droga, críticas al país o comparaciones entre otros países y Colombia, críticas a


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tradiciones como las corridas de toros, etc. Tampoco tome partido en discusiones políticas, sobre

deportes (como el futbol) y en cualquier otro tema delicado.

f) Modo de uso de los cubiertos:

Basándonos siempre en personas diestras (si es una persona zurda, simplemente, hay que invertir

la posición), los cubiertos son fáciles de utilizar. Los cubiertos deben ser de la misma cubertería

para que guarden la misma proporción en tamaño, tengan el mismo diseño y sean del mismo

material.

Procure utilizar los dedos y nunca toda la mano para tomar los cubiertos, encuentre dentro de las

normas aquí establecidas la posición que le resulte más cómoda.


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En el caso de que un cubierto se caiga al suelo, lo mejor es solicitar otro pero no limpiarlo con la

servilleta, el mantel o cualquier otro elemento. Los cubiertos propios nunca se utilizar para

“acceder” o tomar alimentos de recipientes comunes (fuentes, ensaladeras, salseras, etc.). Cada

uno de estos recipientes debe contar con sus propios cubiertos para el servicio común de los

comensales. Tampoco se gesticula con los cubiertos en la mano.

g) Propinas:

Las propinas suelen incluirse en la cuenta, al menos en muchos restaurantes. De todas maneras

usted puede dejar a mayores un importe adicional si considera que el servicio ha sido muy

bueno. También se suele dar propina a los repartidores, botones, porteros, recaderos, etc. No hay

cantidades estipuladas, por lo tanto los importes son totalmente discrecionales.

h) Cuidado personal:

El cuidado persona incluye el lavado de la boca y el uso de enjuague bucal, para preservar el mal

aliento frente a sus interlocutores.


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2. ASPECTOS EN LA MESA:

a) El mantel:

El mantel debe cubrir al completo la mesa, pero sin colgar hasta el suelo. Regla general es que

solamente debe colgar, como mucho, un tercio de la distancia que haya desde la mesa hasta el

suelo. Por supuesto, tampoco deberá quedar corto, dejando al descubierto una parte de la mesa o

quedando al “ras” de la mesa, tapando justamente el borde de la misma. Si el mantel es calado es

obligatorio poner un muletón o “fondo” para evitar que se vea la mesa.

b) La vajilla:

Es un elemento imprescindible en la mesa, tanto a diario como en ocasiones especiales. Aunque

existen diversidad de materiales, las vajillas más habituales son de porcelano y loza. Igual nos

ocurre con los diseños y los tamaños. Las modas y los fabricantes han dado lugar a una liberta

total en cuanto a tamaños y diseños. La mejor opción será escoger, algún diseño clásico, valido

para cualquier ocasión, pues se pasan menos de moda, y son más fáciles de combinar. La vajilla

cuanto más sencilla mejor, y siempre de buena calidad.

c) Los cubiertos:

En nuestra cubertería deberíamos contar al menos con: cucharas, tenedores, cuchillos y cubiertos

de postre. Algún cucharon y cacillo para servir. Si queremos tener algo más sofisticado, o

necesitamos tenerlo por los compromisos que acuden a la reunión, sería bueno contar con:

cubiertos para pescado, cucharillas para helado o sorbete, cuchara salsera y alguna otra pieza.

d) Decoración de la mesa:


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La decoración es el complemento ideal para rematar una elegante puesta de mesa. Una mesa

elegante no es una mesa recargada. Recuerde que un adorno nunca sebe ser un estorbo. La regla

de oro para decorar una mesa debería ser: no se crean barreras con la decoración. Evite aislar a

sus invitados con elementos decorativos demasiado voluminosos. Calcule el número de invitados

y el espacio disponible en las mesas para saber con qué espacio cuenta para poder decorar la

mesa.

Los candelabros y los centros de mesa, son elementos más utilizados en la decoración. Las

velas de los candelabros deberán ser blancas o de color marfil. En determinadas ocasiones, como

Navidad, se permiten velas de color rojo, por ejemplo. Las velas solo deben ponerse en las cenas,

y si se encienden, se hace después de que los invitados se han sentado a la mesa. Las velas

deberán ser de cera inodora. En la mayoría de los casos las velas y candelabros se utilizan como

mera decoración y no se suelen encender.

3. DESAYUNOS DE NEGOCIOS:

Los desayunos de trabajo no suelen ser habituales en Colombia aunque si admitidos. Suelen

hacerse a partir de las 9 de la mañana, y suelen ser bastante ligeros; café, te e infusiones y algo

de bollería. Si los invitados son extranjeros puede que se dispongan otros tipos de desayuno mas

internacionales.

El desayuno de trabajo cada vez cobra más importancia cuando una empresa quiere ofrecer algún

tipo de reunión informal con los medios o con otro tipo de asistentes -empresarios, empleados,

estudiantes, etc. La duración de un desayuno de este tipo no debería superar los cuarenta y cinco

minutos (45Min), llegando como tope a los sesenta minutos (60Min).


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El lugar de celebración de un desayuno de trabajo puede ser en la propia empresa, una sala de

reunión, un comedor de empresa, etc. o bien en una dependencia externa a la empresa, una

cafetería, un salón de hotel, etc.

Las personas que participan de forma activa, o los protagonistas de estos desayunos de trabajo

deben medir sus tiempos de intervención para no alargar el acto más de la cuenta. Si se admiten

preguntas, también hay que estar atentos al tiempo transcurrido.

4. ALMUERZOS DE NEGOCIOS:

El horario para almorzar es durante la pausa del trabajo de 12:30 ó 1:00 del mediodía a 2:30 ó

3:00 de la tarde. Se sugiere realizar la invitación a un lugar cerca del trabajo de su invitado, como

una muestra de consideración y cortesía.

Pagar. No insista en pagar la cuenta. Puede indicarlo en el momento de pagar, pero no insistir.

Generalmente, paga quien invita. No sea insistente. Lo mejor es devolver la invitación en una

ocasión o jornada posterior. Eso si, recuerde que cuando devuelva la invitación, deberá ser un

sitio de categoría similar. Nada de quedar como un rácano, o nada de tratar de quedar por

encima. En su justa medida.

¿Qué pedir? Puede fiarse de las recomendaciones de sus anfitriones, sobre todo, si son clientes

de ese restaurante al que habrán acudido más veces y conocen cual son sus mejores platos. Si no,

puede fiarse de las recomendaciones de la casa o bien de su propio gusto. Por supuesto, no se le

ocurra pedir los platos más caros de la carta. Hay que ser prudentes. Si le piden que elija el vino,


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elija uno que tenga un precio moderado y una calidad ajustada al menú pedido. No pida platos

complicados de comer, como ciertos tipos de pasta.

Conocimiento personal. Aunque se llamen almuerzos de negocios, verdaderamente la mesa es

para comer, y no debe desplegar carpetas, documentos, etc. como si fuera la mesa de la oficina.

Salvo que se lo pidan, no saque documentos o cualquier otro elemento (el ordenador personal,

una agenda, etc.). En la mesa se habla de todo un poco, pero principalmente sirve como un

medio para conocerse un poco mejor unos a otros. Es difícil que una persona haga negocios con

alguien que no se sabe comportar en la mesa y en sociedad.

5. CENAS DE NEGOCIOS:

El horario para la cena de negocios va desde las 7 de la tarde hasta las 9 ó las 10 de la noche,

aunque puede alargarse hasta algo más tarde. Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la

madrugada charlando y, en algunos casos, bailando. Puede retirarse antes si tiene alguna buena

excusa (viaje al día siguiente, otros compromisos a hora temprana, etc.).

No estás en una fiesta, es una cena serie, incluso si en teoría no lo sea. Debes mantener siempre

la profesionalidad. La clave es la elegancia; asiste con un atuendo conservador y limpio. En

cualquier situación, el contexto puede cambiar alguna de estas líneas de conducta, pero en

general mantener un ojo en tu objetivo profesional ayudará.

Estás ahí para compartir un rato con tus compañeros, no para planear lo que vas a hacer al día

siguiente. Apaga el teléfono y mantén la atención en la mesa. No mucho, al menos. Es

perfectamente aceptable beber un vaso de vino o champán en una cena de gala, pero si te pasas,

no se olvidará. Perderás toda credibilidad a los ojos de tus compañeros. El trabajo en red es


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fundamental, ¿verdad? Haz un esfuerzo para hablar con todo el mundo posible. Sé educado y

mantén una actitud adecuada.

6. INVITACION A RESTAURANTES:

Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga quien invita. Si es usted el que invita, intente

pagar de forma discreta, de los contrario, sus anfitriones querrán abonar la cuenta al ser usted de

fuera. Aunque la invitación no sea en una casa, al día siguiente es correcto llamar para dar la

gracias, o enviar una nota de agradecimiento con unas flores.

7. LOS REGALOS:

Los regalos tienen una finalidad muy concreta en todas las ocasiones, y suelen ser comunes en

cualquier ámbito: agradecer, agradar y, en algunas ocasiones, sorprender. Los regalos se

agradecen en el momento, y se suelen abrir en el momento, aunque haya personas que no los

abren y prefieren hacerlo en privado.

Regalos empresariales: Los regalos se agradecen en el momento en el que se reciben.

Pero no se debe regalar nada en las primeras reuniones o encuentros. Hay que dejar que

las relaciones, tanto profesionales como personales, avancen. Puede llevar un detalle

publicitario de su empresa en las primeras reuniones, pero no de otro tipo de regalos.

¿Qué Regalar?: Si tiene que hacer un regalo, piense en objetos de escritorio, de uso

profesional (como agendas, dietarios, etc.), libros de arte y temas similares, vinos o


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licores de buena calidad, algún tipo de producto típico de su país de origen y en general

aquellos que tengan una cierta utilidad práctica para uso cotidiano de su profesión.

No Regale: No es demasiado adecuado optar por regalos personales (ropa interior,

perfumes, etc.), joyas, cerveza extranjera (pues tienen una excelente cerveza), objetos

para la casa, regalos ostentosos o de mucho valor y cualquier producto típico de su propio

pais.

8. TRATAMIENTOS DE CORTESIA:

Salvo que sea una persona muy cercana o de gran confianza, familiar o allegado no se debe

dirigir a nadie por su nombre de pila o nombre propio. Los tratamientos de cortesía utilizados en

Colombia son los mismos que en otros muchos países latinos: Señor para los hombres, Señoras

para las mujeres casadas y mayores, y Señoritas para las chicas jóvenes y señoras solteras. Estas

fórmulas de cortesía se utilizan siempre seguidas del apellido para los hombres y para las

mujeres por su nombre.

Colombia no suele utilizar los títulos profesionales como tratamiento de cortesía salvo el título

de “Doctor”. Este título no quiere decir que la persona tenga un doctorado. Suele ser muy

utilizado para todas las personas que tienen un título profesional. Se exceptúa el de ingeniero y

arquitecto, que se les dice así.


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9. EL TU, EL USTEDY EL SUMERCÉ:

Si dese utilizar el nombre de pila (nombre propio) deberá utilizar el tratamiento de cortesía Don

o Doña. No es demasiado utilizado aunque formalmente si es adecuado. Por nada en el mundo

tutee a una persona que no conoce de nada. Siempre debe utilizarse el “usted” para un contacto

inicial, para dirigirse a personas mayores, a las señoras y a cualquier persona que no se conozca.

Luego cada persona puede pedirle a su interlocutor que emplee otro tratamiento.

El sumercé es una expresión de consideración, respeto y aprecio hacia una persona muy especial,

para quien le dice sumercé. Sigue utilizando es correcto, aunque solo para personas muy

especiales. No debe tomarse como burla.

10. NORMSD BASICAS PARA LA ETIQUETA EN LA MESA:

Para el caso de la etiqueta sobre la mesa podemos agregar que es el conjunto de normas que cada

cultura adopta como pautas de educación a la hora de comer, las mismas que incluyen el correcto

manejo de los utensilios de comer y las precedencias a respetar en una mesa.

El listado siguiente se preparó con el fin de orientar su aplicación bajo algunas recomendaciones

que no se pueden pasar por alto:

1) Al sentarse a una mesa, evite dejarse caer en la silla. La postura correcta es con la espalda

recta si recostarse sobre el respaldo como si estuviera cansado y con los antebrazos apoyados

en la mesa.

2) No se balancee al sentarse, los pies se colocan juntos delante de la silla, no se cruzan, ni

colocan enganchados en las patas.


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3) Es de caballeros jalar la silla para ayudar a sentarse a una dama.

4) Para disponer una mesa, se empiezan a colocar los cubiertos según el orden de la comida,

sobre los lados de afuera hacia adentro. A la derecha cucharas y cuchillos, a la izquierda los

tenedores según el menú.

5) La servilleta va al lado izquierdo del comensal y al empezar a usarla se coloca sobre el

regazo, nunca como un babero, eso solo lo hacen los niños pequeños. Jamás debe utilizarse

como si fuera un pañuelo, solo se utiliza para limpiarse los labios antes y después de beber, y

para limpiar cualquier pequeño residuo de comida de los labios.

6) Al levantarse de la mesa, la servilleta se coloca, ligeramente arrugada en el lado derecho del

plato, no se intenta doblar como si no se hubiese utilizado.

7) Al llegar el momento de usar los cubiertos, fuera los codos de la mesa.

8) Los vasos con agua se servirán antes que los comensales se sienten a la mesa.

9) Las bebidas en la mesa deben ser servidas por la derecha y arriba de los cubiertos.

10) Se colocan las copas siempre al frente, ordenándolas de derecha a izquierda, vino blanco o

tinto y al final la copa de agua.

11) Se mastica con la boca cerrada y mientras lo hace no se habla, pero tampoco se vaya al

extremo y se dedique solo a comer y a comer un bocado tras otro.

12) Le gustó mucho la comida, ¡qué bien!, pero nunca introduzca el pan al plato para limpiarlo.

13) Es preferible no pedir repetición de la comida, pues puede poner en aprietos al anfitrión.

14) “Nunca, jamás” se chupe los dedos, ni se limpie los dientes con la lengua o las uñas.

15) Nunca coma, beba o ejecute una acción con una mano, mientras sostiene con la otra un

cubierto, un vaso o una taza.


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16) Jugar con los cubiertos o hablar manipulándolos, no es lo adecuado. Es correcto conversar

con el cuchillo y el tenedor en las manos mientras come, pero no lo es accionar o jugar con

ellos.

17) Parta la carne conforme la ingiere, no toda a la vez.

18) Para enfriar la sopa no se sopla, ni se llena la cuchara y dejar caer el chorro en el plato o la

taza, simplemente espere, o bien, muévala un poco con la cuchara. Empiece a tomar la sopa

por la orilla del plato.

19) Al comer no se debe hacer ruido con los cubiertos golpeando el plato, hay que procurar

usarlos suavemente.

20) Son los alimentos los que se llevan a la boca y no la boca a los alimentos, solo inclínese

ligeramente al comer.

21) Si al servirse se le cae algo fuera del plato, recójalo con el cuchillo y póngalo a la orilla del

plato, lo que no debe hacer es comerlo, recogerlo con la mano o devolverlo al plato. No

comente el hecho, actúe con discreción.

22) Mostrar ansiedad frente a un plato de comida, porque le gusta mucho o porque tiene mucha

hambre, es de mal gusto. La naturalidad es el mejor principio de la educación.

23) Levante ligeramente la cabeza cuando tome líquidos, pues el borde del vaso o tasa no debe

tocar su nariz. Nunca empine el vaso o la copa para tratar de tomar hasta la última gota.

24) Una de las faltas más graves que puede cometer es tomar líquidos cuando aún tenga comida

en la boca.

25) Ningún alimento blando se corta con cuchillo, por ejemplo: el huevo.

26) Cuando termina con la sopa, deje la cuchara en el plato, con el mango hacia la derecha.

27) Siempre parta el pan con sus dedos.


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28) Nunca se lleve el cuchillo a la boca.

29) Cuando le pongan o retiren el plato, aparte amablemente el brazo correspondiente a fin de

facilitar el servicio, no agradezca constantemente.

30) No hay necesidad de comer hasta el último arroz que le sirvan, pero tampoco es cierto el mito

que dice “es mejor dejar un poco de comida en el plato y no comer todo por educación”.

31) No gire el plato para comer lo del otro extremo, coma lo que tenga frente a usted y de

izquierda a derecha y de abajo hacia arriba.

32) No haga preguntas a una persona en el preciso momento en que se lleva el bocado a la boca,

la pondría en apuros.

33) En una reunión, conversar sólo con una persona que le interesa olvidándose de las demás, es

mala educación.

34) Recuerde que en un sitio público no debe hablar con voz muy alta.

35) Si desea hablar con una persona que está lejos de usted, evite hacerlo por la espalda de

quienes están cerca de usted.

36) En la mesa no hable de muertes, accidentes, política, ni de cualquier tema que genere

polémica. Modere su lenguaje.

37) Cuando algo le cause mucha risa en la mesa, procure no reírse estruendosamente, sino con

mesura.

38) Para pasar algo a una tercera persona, es mejor pedir a quien está cerca de usted que por

favor lo haga.

39) No es adecuado tocarse el cabello ni la cara mientras come.

40) Jamás” retocar en la mesa, ni en público el maquillaje, ni tampoco arreglarse el cabello.


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41) Antes de servir el postre, se despejará la mesa de platos y cubiertos, incluso los que no se

usó.

42) Si al terminar toma café o té recuerde que las tazas tienen asa para que tome de ella. No se

caliente las manos con el calor de la taza.

43) Sírvase el azúcar que necesite, pues una vez mojada la cuchara no es correcto meterla

nuevamente en la azucarera, a menos que haya una especial dentro de la misma.

44) Si toma café o té sin estar sentado a la mesa, sostenga el plato y taza en la mano izquierda y

lleve la taza a la boca con la mano derecha.

45) Nunca deje la cucharita dentro de la taza, su lugar está a la derecha, sobre el plato.

46) Si fuma asegúrese de no incomodar a los presentes, cuide que el humo no llegue a la cara de

otras personas, si así sucede, no deje de disculparse.

47) Las plantas, los platos, etc., no son lugares apropiados para tirar la ceniza, solicite un

cenicero.

48) Nunca se levante de la mesa si el anfitrión o anfitriona no lo han hecho.

49) Si usted tiene que retirarse enseguida, no abandone el comedor sin antes ofrecer una excusa.

50) Para despedirse estando en una reunión, no es necesario que se entere todo el mundo, pero sí

debe despedirse de sus anfitriones y luego retirarse en silencio.


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WEBGRAFIA:

http://es.slideshare.net/jant/urbanidad-de-carreo

http://www.protocolo.org

http://www.protocolo.org/laboral/empresarial/el_desayuno_de_trabajo_actos_de_empres

a.html

http://es.slideshare.net/adrysilvav/protocolo-empresarial-ok

http://etiquetaysociedad.blogspot.com/2013/07/normas-para- la-etiqueta-en- la-mesa.html

http://es.slideshare.net/jant/urbanidad-de-carreo

http://www.protocolo.org/

http://www.protocolo.org/laboral/empresarial/el_desayuno_de_trabajo_actos_de_empresa.html

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http://etiquetaysociedad.blogspot.com/2013/07/normas-para-la-etiqueta-en-la-mesa.html

protocolo empresarial en desayunos, almuerzos y cenas de negocios

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