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Implementación de recomendaciones

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PROPUESTAS DE MEJORA Implementación de recomendaciones Capítulo 8


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Índice

Introducción

8. Implementación de recomendaciones

8.1. Enfoque de implementación

8.2. Programa de seguimiento y evaluación

8.3. Estrategias de comunicación y permanencia

Conclusiones


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El análisis, estudios, comentarios y conclusiones contenidas en el presente estudio son responsabilidad exclusiva de Logistics, Services Network, S.A. de C.V. y no necesariamente reflejan la opinión de las instituciones que participaron en desarrollo del mismo

Introducción

El presente capítulo tiene como objetivo mostrar los mecanismo de implementación de las recomendaciones planteadas en capitulo 6, mismas que conducirán a la consecución de objetivos dando como resultado los diversos beneficios mostrados en el capítulo 7.

Para desarrollar las recomendaciones, se utilizarán diversos esquemas de trabajo que permitirán que las medidas se lleven a cabo, como por ejemplo los Comités Ejecutivo y Operativo que serán de vital importancia para generar una estrategia de continuidad y seguimiento, dando certeza a que lo desarrollado en el presente estudio pueda verse reflejado en los procesos de importación y exportación, mejorando a su vez la competitividad en términos de tiempos y costos. Así mismo, estos comités podrían promover que tanto las propuestas como los resultados del proyecto pudiesen promoverse en el seno del Gabinete de Competitividad, coordinado por la Secretaría de Economía. Adicionalmente se propone desarrollar un programa que permita dar seguimiento y evaluar el desempeño de dichas recomendaciones. El objetivo es que los mismos Comités, tanto Alto Nivel como Operativo, ambos integrados por las diversas dependencias participantes en el Proyecto, más otras que se podrían incorporar, se enfoquen en la aplicación cada propuesta. Paralelamente, se contempla un plan de de comunicación y permanencia en el que se detalle la manera en que se darán a conocer los resultados del estudio, las iniciativas que se implementarán y la forma en que tendrán continuidad en el corto, mediano y largo plazo.


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8. Implementación de recomendaciones

8.1. Enfoque de implementación

El objetivo de esta sección es fortalecer la capacidad del área responsable de dar seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas, con base en las cuales se sugiere crear un Programa de Implementación de Estrategias y Modelos Logísticos de Comercio Exterior, como se mencionó en el capítulo 6.

Para operar el Programa se sugiere conformar un Comité Ejecutivo y uno Operativo, que de alguna forma representan la continuidad del Grupo de Alto Nivel y del Grupo Operativo, que funcionaron durante la elaboración del estudio y que se describen más adelante. Los comités deben mantener el carácter interdisciplinario y contar con una agenda de trabajo y con el compromiso de todos los participantes de que las decisiones consensuadas y aprobadas se implementarán en el ámbito de trabajo de cada uno.

Cuando los temas y proyectos a implantar lo ameriten, se pueden integrar a los comités nuevas dependencias y actores privados. Asimismo, cuando la puesta en marcha de un proyecto requiera la participación de varias dependencias gubernamentales del Ejecutivo o reformas legales trascendentes, las propuestas correspondientes se podrían elevar al Gabinete de Competitividad, que es la máxima instancia del gobierno federal en temas de competitividad y que agrupa a nueve secretarías de Estado bajo la dirección del titular de la Secretaría de Economía.

Los principios metodológicos con base en los cuales se guiarán los comités para la implantación del Programa en todos los niveles, se representan en la siguiente figura.

Figura 8.1. Elementos de la estrategia de implementación


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• SINERGIA: unión de esfuerzos y voluntades en función de las propuestas de mejora, de los actores involucrados y de los responsables. La sinergia implica la vinculación técnica y financiera de las entidades del sector público, del privado y organismos participantes.

• CALIDAD TÉCNICA: conlleva la realización de actividades en forma secuencial, rigurosa y organizada.

• PERTINENCIA: los procesos y las acciones deben responder a las condiciones y características de los actores participantes y del sector exportador.

• PARTICIPACIÓN: los procesos y el plan para la implementación de estrategias y modelos logísticos tendrán sentido de identidad y compromiso en la medida en que los diferentes actores participen y adquieran compromiso.

• EFICIENCIA: orientación de los esfuerzos hacia el uso racional de los recursos que permita una mayor cobertura de los beneficios y compromiso de los participantes en el proceso.

• SOSTENIBILIDAD: desde el inicio del Programa deben generarse las acciones que den sostenibilidad al plan de implementación de las estrategias y los modelos logísticos.

Figura 8.2. Procesos para el desarrollo de la metodología de implementación


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Figura 8.3. Modelo de implementación

Metodología

Figura 8.4. Fase I

Presentación de los resultados del diagnóstico, las propuestas de mejora y la estrategia de comunicación para mejorar los procesos logísticos de comercio exterior.

Identificación de las condiciones de participación técnica y financiera de cada entidad responsable, para el desarrollo del Programa de Implementación de las estrategias de mejora.

Figura 8.5. Fase II


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Identificación de las estrategias de organización y participación técnica y financiera de los comités tanto Ejecutivo como Operativo y de alguna posible estructura en la implementación (comités, equipos de trabajo, alianzas).

Análisis de la capacidad institucional, los avances y las perspectivas en el desarrollo de las propuestas de mejora que permitan su permanencia.

Identificación de estrategias de trabajo para la vinculación de las entidades públicas y privadas en la organización y financiación de las propuesta de mejora y su permanencia, mediante el desarrollo de estrategias y modelos logísticos flexibles.

Acuerdos de organización y compromisos, con el propósito de garantizar la implementación.

Figura 8.6. Fase III

El proceso de formulación del plan de implementación para los actores logísticos y los usuarios del comercio exterior (importadores y exportadores) tiene dos componentes: el diagnóstico y la planeación.

En el diagnóstico se considera la información disponible en el presente reporte en la sección de diagnóstico y en las propuestas de mejora.

La planeación implica un trabajo participativo en dos momentos:

• Elaboración del plan de implementación de estrategias

• Presentación y viabilidad del Programa de Implementación

La planeación está dirigida a la organización de actividades y de recursos y a la determinación de alternativas y estrategias de solución de la problemática de los procesos logísticos del comercio exterior.

Bajo la coordinación del Comité Operativo se detallan alcances, responsables y cronogramas de las sugerencias contenidas en el Programa de Implementación, aplicando estrategias de participación y concertación. En este proceso se hace la planeación técnica y financiera de conformidad con los acuerdos de


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participación; se elabora la programación de asistencia técnica, capacitación y contratación de servicios; se crea un plan y el cronograma de actividades para el desarrollo del Programa, y se suscriben convenios.

El diagnóstico y las recomendaciones del estudio serán revisadas y enriquecidas por el Comité Operativo, que podrá detallarlas y evaluarlas de acuerdo con los criterios de selección que se determinen. Esta evaluación y definición de las recomendaciones será apoyada por las mejores prácticas detectadas en los benchmarking nacional e internacional, a fin de basarlas en soluciones probadas que son factibles de trasladarse al entorno del comercio exterior mexicano. Las recomendaciones seleccionadas serán presentadas al Comité Ejecutivo para la decisión final y la asignación de responsables y recursos. El Comité Operativo definirá, entonces, el plan de implementación detallado y los esquemas de evaluación y seguimiento que aseguren su correcta puesta en marcha.

Figura 8.7. Fase IV

Durante la ejecución se desarrolla el proceso de contratación de consultorías, servicios y adquisición de bienes. Asimismo, los procesos de capacitación y asistencia técnica para la operación del Programa de Implementación, que permitan la mejora de procesos y la permanencia de los cambios sugeridos.


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Figura 8.8. Fase V

El acompañamiento permanente a los actores logísticos durante el desarrollo del Programa de Implementación de estrategias. También se da seguimiento a los convenios de cooperación interinstitucional.

Figura 8.9. Fase VI

La evaluación de resultados y de las etapas del Programa, así como de los convenios interinstitucionales de cooperación.


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Parte fundamental de la evaluación es la periódica aplicación de mediciones de los tiempos y costos logísticos para confirmar que las recomendaciones implantadas logran los efectos pronosticados.

A continuación se enlistan como guía una serie de formatos que servirán para dar seguimiento al Programa:

• Formato A – Visión y desafíos de los procesos logísticos de comercio exterior.

• Formato B – Problemática de los procesos logísticos en cada tipo de tráfico. Análisis de causas y consecuencias.

• Formato C – Priorización de la problemática de los procesos logísticos.

• Formato D – Clasificación de los problemas y desafíos (acceso y permanencia). Situación deseada en uno, tres y cinco años (metas).

• Formato E – Identificación de estrategias con acciones en desarrollo y nuevas (metas).

• Formato F – Justificación de las necesidades de implementación de los modelos logísticos.

• Formato G – Identificación de la capacidad institucional de cada actor y disponibilidad de talento humano, administrativo y financiero para la implementación de los modelos logísticos.

• Formato H – Registro de necesidades de implementación de los modelos logísticos.

• Formato I - Documento compromiso sostenibilidad en la implementación de los modelos logísticos.

8.2. Programa de Seguimiento y Evaluación

Con base en la metodología de implementación, y con objeto de darle viabilidad a la instrumentación de las propuestas de mejora, es importante la operación de un Programa de Seguimiento, fundado en una estructura sólida que le dé soporte.

Durante el desarrollo del proyecto se definieron dos grupos, uno de Alto Nivel y otro Operativo, los cuales sirvieron para orientar el estudio, haciendo


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sugerencias sobre los avances presentados. La participación de estos grupos sirvió para darle solidez a las recomendaciones y enriquecer el análisis, incorporando diferentes puntos de vista.

Una de las decisiones que se tomaron en la etapa de desarrollo del presente estudio fue el diseño de un logotipo del proyecto, que le diera identidad y que permitiera percibirlo como un proyecto independiente de cualquier tipo de institución o gremio.

Figura 8.10. Logotipo

El color azul —un color frío— del logo representa limpieza en la imagen, alude a lo moderno y transmite equilibrio. Las líneas curvas en la imagen del mundo dan volumen y movimiento. La tipografía manifiesta la formalidad que se le está dando al proyecto. El logotipo se explica por sí mismo e incorpora los elementos que se trata de transmitir: optimización, procesos logísticos, importación, exportación y México. Se sugiere que ese logo se mantenga en la etapa de implementación.

El Programa de Seguimiento contempla darle continuidad a la operación de los grupos de Alto Nivel y Operativo, ahora bajo el esquema de comités del Programa de Implementación, los cuales se propone que sean interdisciplinarios y que, además de darle seguimiento a la implementación del Programa, garanticen la consolidación de las propuestas de mejora en el corto y mediano plazos.

El Programa debe estar diseñado con base en las propuestas de mejora y tendrá como objetivo institucionalizar la operación del Programa de Implementación, para lo cual se habrán de realizar las negociaciones necesarias ante las instancias públicas y privadas que deban participar. Los órganos que le darán operatividad al Programa son: el Comité Ejecutivo y Comité Operativo.

La función del Comité Ejecutivo será organizar, planear y dar seguimiento a la implementación del Programa y apoyar la cooperación de las entidades que estén dentro de su ámbito de competencia. Se reunirá periódicamente para revisar los avances y ayudará a enriquecer la dirección y los resultados que se incluyan en el Programa de Mejoras.


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Por su parte, la tarea del Comité Operativo será ejecutar el seguimiento puntual a la implementación de mejoras en cada una de sus etapas, tratando de eliminar las barreras que se vayan presentando. Se reunirá una vez al mes para llevar a cabo sesiones de trabajo de los participantes.

Ambos comités estarán coordinados por un presidente, con el apoyo de un secretario. De acuerdo con el nivel de propuestas, se formarían comisiones encargadas de la implementación de temas específicos.

El Comité Ejecutivo, con la recomendación del Comité Operativo, definirá la agenda para el cumplimiento de compromisos para la implantación de las propuestas de mejora. El Comité Operativo dará seguimiento al cumplimiento de los acuerdos.

En su inicio, los integrantes de los comités deberán ser funcionarios o ejecutivos de la Secretaría de Economía, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, la Comisión de Competitividad de la Cámara de Diputados, la Comisión de Competitividad de la Cámara de Senadores, El Consejo Mexicano de Comercio Exterior (COMCE), El Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO), o la Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales de la República Mexicana (CAAAREM).

En temas específicos se promoverá la participación de representantes de alguno de los gremios en la implementación de mejoras puntuales en cada tipo de tráfico.

Se elaborarán reglas de operación tanto de los comités como de las comisiones, tratando de dar obligatoriedad a los acuerdos. Los avances se reportarán de forma anual al funcionario público de más alto rango, que puede ser el presidente de la República o un secretario de Estado.

8.3. Estrategias de comunicación y permanencia

El Programa de Implementación tendrá un componente de comunicación que apoye la permanencia de la implementación de mejoras. La comunicación se debe dar en diferentes niveles, procurando que los receptores objetivos la reciban y la difundan.

La comunicación es sobre el Programa de Implementación y sus avances. El Comité Operativo será responsable de la puesta en marcha de la estrategia de comunicación y de dar seguimiento a la permanencia de los cambios, tomando


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acciones correctivas ante desviaciones que no le den viabilidad a tal permanencia. El esquema metodológico de la estrategia de comunicación se muestra a continuación.

Figura 8.11. Esquema metodológico de implementación y comunicación

Dentro de la estrategia de comunicación se contempla un plan de difusión del proyecto, considerando varias fases que se desarrollarán en diferentes momentos de acuerdo con las acciones propuestas.

Este rubro es una de las partes más importantes del estudio ya que, derivado de los resultados alcanzados, se requiere generar líneas de acción para que, por un lado, se logre impactar a los actores involucrados en el proceso logístico, mientras que, por el otro, se forme un frente común mediante alianzas, mesas de trabajo, comités técnicos y comisiones.

Los siguientes actores logísticos deben ser parte de la campaña de comunicación:

• Agentes aduanales de la República Mexicana • Cámara de Diputados • Cámara de Senadores • Secretarías de Estado • Administración General de Aduanas • Empresas transportistas • Operadores portuarios • Líneas navieras y aéreas

Trabajo de

campo

Profundizaren etapa

de análisis

Acordar áreas de op.

globales coninvolucrados

Realizar reuniones

(validación,seguimiento)

Acordarmétodo de

validación y seguimiento

Presentar material deldiagnóstico

Realizar junta deapertura

Diseñar Estrategia

de comuni-cación

Definir con PresidenciaObjetivos y alcances

RetroalimentaciónRetroalimentación

- Toma de decisiones- Pasos a seguir- Compromisos- Responsables

- Toma de decisiones- Pasos a seguir- Compromisos- Responsables

Prepararmaterial y

herramientas(validar)

Capacitacióne

implementaciónde

sistemas yestructuras

Capacitacióne

implementaciónde

sistemas yestructuras

Involucramiento directivoInvolucramiento gerencial

Involucramiento masivo

Implementación y monitoreo

- Comités operativos- Comités ejecutivos- Medios de comunicación- Método de evaluación

Validar adetalle estudios

Tipos de comitésIntegrantesFrecuencia

Tipos de comitésIntegrantesFrecuencia

Involucramiento a todos los niveles

Involucramiento a todos los niveles


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• Operadores de almacenes y de recintos fiscalizados

Los elementos más relevantes de la estrategia de comunicación son:

I. Definición de la estrategia de comunicación

II. Definición de un eslogan que se identifique con los resultados del proyecto

III. Determinación de la estrategia de comunicación y su presencia en medios masivos

El papel de los medios en la difusión masiva de los resultados del Programa de Implementación es importante por el alcance que tiene en el comercio exterior. A través de ellos se puede llevar el mensaje deseado a los diferentes públicos y el costo es mínimo si se compara con la cantidad de impactos que recibirá el mercado meta al cual está orientado.

Los medios que se pueden utilizar son los siguientes:

Figura 8.12. Medios

Televisión. Es el medio con mayor presencia; sin embargo, dadas las características del Programa, se sugiere el uso moderado en programas de


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opinión y notas en los diversos espacios noticiosos de las principales cadenas de la República Mexicana.

Internet. La importancia de la red mundial ha sobrepasado por mucho las expectativas que se tenían en torno a ella; se sugiere un uso intensivo de este medio.

Otros medios. Periódicos, trípticos, congresos, conferencias, revistas especializadas, programas de radio, relaciones públicas.


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Conclusiones

Las principales conclusiones de este capítulo son:

1. Para poder dar mayor certidumbre a las propuestas, se requiere la creación e instrumentación de Comités Técnicos y Operativos que se encarguen del seguimiento y permanencia.

2. La metodología del plan de instrumentación engloba diferentes elementos como la sinergia, la calidad técnica, la pertinencia, participación, eficiencia y sostenibilidad, todos estos se amalgaman para darle forma a acceso y pertinencia.

3. Las estrategias de implementación está desarrollada en seis fases bien estructuradas con el objetivo de que el impacto sea mucho más efectivo.

4. El plan de comunicación y permanencia permite dar seguimiento a las propuestas que se están llevando a cabo difundiéndolas con los actores indicados e involucrados y evitando que queden inconclusas.

5. Es importante difundir el proyecto en todos los niveles para que todos los actores logísticos tengan el conocimiento correcto de los proceso de importación y exportación que desarrollan en México.

6. La participación de todos los actores logísticos es de suma importancia para el éxito de las recomendaciones.

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