PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN PARA UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

JULIÁN ANDRÉS CORREA D.

LUISA FERNANDA GUEVARA O.

PRESENTADO A:

PAULA ANDREA GARCÍA

TECNOLOGIA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

575299

SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

ARMENIA QUINDIO

2015

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..........................................................................................6

JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................................7

OBJETIVO GENERAL....................................................................................................................8

OBJETIVOS ESPECIFICOS..........................................................................................................9

PROPUESTA.................................................................................................................................10

INTRODUCCIÓN

Gracias a la ley del Cero (0) papel, podremos utilizar nuevas herramientas para digitalizar y/o Microfilmar documentos que se encuentran en su estado físico para ser convertidos a un medio magnético, para su posterior ahorro de tiempo y espacio a la hora de trabajar en un archivo.

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, quien regula el Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

Evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax.

Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.

Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

Ahorro de costos en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata.

El Decreto 2527-1950

“por el cual se autoriza el permiso para la microfilmación en los archivos y concede el valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados”.

Decreto 3354-1954

“registra la adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados”.

Ley 80-1989

“creación del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN” ART 63: información de medios magnéticos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad la Gestión Documental en el periódico EL TIEMPO está representado en un 90% a través de soporte físico, por ende las implicaciones que este tiene en garantizar los tiempos en distribución de documentos, manipulación de la información y conservación de la misma, de los diferentes documentos consignados en la organización.

JUSTIFICACIÓN

Durante las últimas décadas, se ha observado un avance inalcanzable en la tecnología de la información y la comunicación, lo que ha ocasionado la interconexión de informaciones a nivel global. Produciendo el desenlace del sistema de comunicación tradicional, en especial a la documentación de carácter histórico que reposan en instituciones públicas y/o privadas.

Además del poco conocimiento que presenta cada empresa, no se ha podido implementar las digitalización y microfilmación de los documentos, pues sabemos que suele destacarse como uno de los procesos más importantes para la ejecución del personal.

OBJETIVO GENERAL

Elaborar una propuesta para crear un sistema de archivo moderno Mediante la implementación de la digitalización y microfilmación de los documentos.

Diagnosticar las condiciones actuales del Fondo Documental del Periódico EL TIEMPO.

Orientar a la entidad periódico EL TIEMPO hacer más eficientes su implantación.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Presentar una propuesta que solucione problemas de espacio, ahorro de tiempo y que también permitan su posterior conservación de los documentos, en caso de ser requerida para procesos futuros

Orientar a la empresa el Periódico EL TIEMPO sobre el proceso de Microfilmación y Digitalización de los documentos

Indicar los procedimientos que se deben contemplar para los procesos de la digitalización de los documentos

PROPUESTA

Esta propuesta busca la implementación de un programa de gestión documental y digitalización de documentos, para el periódico el TIEMPO, basándose en ella la normatividad vigente que rige el Archivo General de la Nación.

En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, del PGD, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.

Llevándose a cabo un proceso de digitalización de los documentos, que brinda una mejor calidad hacia la información. Dando así a la empresa el bajo costo de papel, ahorra tiempo y le da a la documentación una mejor conservación y durabilidad.

El gran interés que nos ha llevado a realizarlo es el cómo deben estar organizados los archivos de dicha empresa.

Busca convertir una forma correcta para la prestación del servicio y la atención al usuario, extendiendo una red de servicios con apoyo técnico y tecnológico.

La digitalización y la microfilmación, son en la actualidad las herramientas de prevención de documentos más completas y satisfactorias que nos brinda la tecnología; Nos permite además conservar un documento original en un formato estándar para su posterior recuperación y lectura.

Por esto queremos brindar y asesorar a la empresa del PERIODICO EL TIEMPO a que haga mejor su conservación y preservación de sus documentos; ya que la utilización de estas herramientas son fundamentales y satisfactorias para la ejecución laboral. Debemos de tener en cuenta que la digitalización y microfilmación es eficiente y rentable para almacenar no solo lectura si no también imágenes no importando su tamaño.