propuesta de un prototipo automatizado para el sistema de información administrativo de la empresa...

Propuesta de un prototipo automatizado para el

Sistema de Información Administrativo de la

empresa Servicom de Lara C.A.

Autor: AdS. Claudia Zammarrelli Farnataro

Tutor: Ing. MSc. Rómulo Domínguez Mónaco

AdS. Claudia Zammarrelli Farnataro

El Problema

Información

recurso que repercute

Éxito o fracaso de los negocios

gestionándola a través

Sistemas de Información Administrativo

Herramientas inexistentes en las PYMES

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Objetivos

General

Proponer un prototipo automatizado para el Sistema Administrativo de la empresa Servicom de Lara C.A.

Diagnosticar los procesos

administrativos llevados a cabo por

la empresa Servicom de Lara

C.A.

Establecer la factibilidad técnica,

económica y operativa de la

implementación de un Sistema de

Información Administrativo para

la empresa Servicom de Lara

C.A.

Elaborar el diseño lógico y físico del

Sistema de Información

Administrativo para la empresa

Servicom de Lara C.A.

Específicos


Justificación e Importancia

Globalización

Necesidad de

adaptarse

Empresas

Herramienta útil

Sistemas de Información

favorecen

Toma de decisiones efectiva

en áreas de gran importancia

Área Administrativa

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http://images.google.co.ve/imgres?imgurl=http://tecnomagazine.net/images/hp-tablet-pc.jpg&imgrefurl=http://tecnomagazine.net/2008/01/07/computadora-portatil-hp-pavilion-tx2000-tablet-pc/&usg=__-b3pj7WVBzpOvR5KE2hJGu-YyrY=&h=350&w=450&sz=29&hl=es&start=9&itbs=1&tbnid=eFNduhjBIUwdZM:&tbnh=99&tbnw=127&prev=/images%3Fq%3Dcomputadoras%26gbv%3D2%26hl%3Des

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Fundamentación Teórica

BASES TEÓRICAS

Procesos Administrativos

Münch (1997)

Sistemas de InformaciónO’Brien (2001)Whitten (2003)Kendall (2005)

Ingeniería delSoftware

Pressman (2002)Sommerville (2005)

Ingeniería deRequisitos

Pressman (2002)Sommerville (2005)

IEEE (s/f)

Diseño de Sistemas

Senn (1992)Pressman (2002)Whitten (2003)Sommerville (2005)

Casos de UsoPressman (2002)Courage (2005)

Plantilla deRequisitos

Montilva (1995)Díaz (s/f)


Variable de Estudio

Variable Dimensión Subdimensión Indicadores

Sistema de Información

Administrativo de la Empresa Servicom de

Lara C.A.

Procesos Administrativos

Recursos

Requerimientos

Diseño delSistema

InventarioComprasVentasCaja

BancoContabilidad

Recursos

Funcionales

No Funcionales

Diseño Lógico

Diseño Físico

EntradasSalidas

ObjetivosNecesidades

PersonasDatos

SoftwareHardware

Redes

De InterfazDe Almacenamiento

De ControlDe Procesamiento

PantallasReportes

Diseño de DatosDiseño de FuncionesDiseño de Procesos


Marco Metodológico

PROYECTO FACTIBLE

FASES

Fase I:Diagnóstico

Fase II:Factibilidad

Fase III:Diseño delProyecto

DESCRIPTIVA DE CAMPO

TIPO DE INVESTIGACIÓN


Marco Metodológico

Fase I: Diagnóstico

Población: Personal

Administrativo: 6 personas

Muestra:Personal

Administrativo: 6 personas

Instrumento:Entrevista

Cuestionario

Análisis:TabulaciónPromedio

Desviación Estándar

PROMEDIO DESVIACIÓN TÍPICA

Intervalo Categoría Intervalo Categoría

4,26 – 5 Muy alta

3,50 – 4,25 Alta 3 – 4 Alta

2,71 – 3,49 Moderada 2 – 2,99 Moderada

1,81 – 2,70 Baja 1 – 1,99 Baja

1 – 1,80 Muy baja 0 – 0.99 Muy baja

Categorías para el análisis:

Fuente: Zammarrelli (2009)


Marco Metodológico

Fase II: Factibilidad

Técnica: HardwareSoftware

Recursos Técnicos

Económica:Recursos

Operativa:Aceptabilidad

Fase III: Diseño del Sistema

Diseño Lógico: Diseño de Datos

Diseño de ProcesosDiseño de Funciones

Diseño Físico:Interfaz


Análisis de los Resultados

Fuente: Zammarrelli (2009).

Distribución de la opinión de los encuestados en relación a los procesos de inventario

Ítem Promedio Categoría Desviación Categoría

Registro de las facturas de compra. 4,5Muy Alta 0,55Muy baja

Registro de las devoluciones, generando una nota de crédito en ventas.

4,8Muy Alta 0,41Muy baja

Registro de las facturas de venta. 5,0Muy Alta 0,00Muy baja

Registro de las devoluciones en compra, mediante el registro de una nota de débito en compras.


Registro del daño de mercancía. 1,5Muy Baja 0,84Muy baja




Distribución de la opinión de los encuestados en relación a los procesos de ventas


Registro de los clientes de la empresa. 5,0Muy Alta 0,00Muy baja

Registro de los clientes afiliados de la empresa. 4,3Muy Alta 0,82Muy baja

Registro del pago total o parcial a facturas de ventas. 4,5Muy Alta 0,55Muy baja

Registro de las retenciones sobre facturas de venta. 4,7Muy Alta 0,52Muy baja

Registro de las notas de débito en ventas para reflejar algún cobro adicional a la venta realizada.





Registro de los proveedores de la empresa. 4,5Muy Alta 0,55Muy Baja

Registro del pago total o parcial a facturas de compra a través de pagos en efectivo.

4,8Muy Alta 0,41Muy Baja

Registro del pago total o parcial a facturas de compra a través de pagos en cheque.


Registro de retenciones de ISLR en compras. 4,3Muy Alta 0,52Muy Baja

Registro de notas de crédito en compras para reflejar algún cobro adicional a la compra realizada.



Distribución de la opinión de los encuestados en relación a los procesos de compras




Distribución de la opinión de los encuestados en relación a los procesos de caja


Registro de las cajas de la empresa. 4,7 Muy Alta 0,52 Muy Baja




Distribución de la opinión de los encuestados en relación a los procesos de banco


Registro de los bancos con los cuales la empresa tiene relación.


Registro de las sucursales donde fueron aperturadas las cuentas bancarias de la empresa.


Registro de las cuentas bancarias que maneja la empresa.


Registro de los depósitos que se realicen en las cuentas bancarias de la empresa.


Registro de los estados de cuenta de las cuentas bancarias de la empresa.


Opción de realizar las conciliaciones bancarias sobre las cuentas bancarias que maneja la empresa.





Distribución de la opinión de los encuestados en relación a los procesos de contabilidad


Registro de las cuentas contables de la empresa. 2,2 Baja 1,17 Baja

Registro de los asientos contables de la empresa. 1,5 Muy Baja 0,84 Muy Baja

Registro de los cierres mensuales de contabilidad. 1,0 Muy Baja 0,00 Muy Baja

Registro de las declaraciones de IVA e ISLR de la empresa.

1,7 Baja 0,52 Muy Baja

Registro de los cierres de ejercicio económico de la empresa.

1,3 Muy Baja 0,52 Muy Baja

Registro de los libros contables de la empresa. 1,5 Muy Baja 0,55 Muy Baja




Distribución de la opinión de los encuestados en relación a los procesos generales


Registro de los IVA que son utilizados en ventas y compras.

4,8 Muy Alta 0,41 Muy Baja

Registro de los tipos de retenciones que maneja la empresa.


Registro de las diferentes formas de pago que maneja la empresa.


Registro de los tipos de retenciones de ISLR que maneja la empresa.


Registro de los empleados de la empresa. 4,8 Muy Alta 0,41 Muy Baja

Registro de los usuarios que manejarán la aplicación. 4,7 Muy Alta 0,52 Muy Baja

Registro de los roles que manejará el sistema. 4,5 Muy Alta 0,84 Muy Baja

Registro de los datos de la empresa. 5,0 Muy Alta 0,00 Muy Baja



Descripción de la Propuesta

Cliente/ Servidor Java Netbeans 6.0

PostgreSQL 8.1 IReport 3.6.1 Red Inalámbrica

Propuesta de Solución de los procesos de inventario, compras, ventas, caja y banco de Servicom de Lara C.A.Fuente: Zammarrelli (2009).



Estudio de Factibilidad

Técnica

ServidorEstaciones de

Trabajo




Económica

Componente Precio (Bs. F)

Procesador Core Quad 2.3 GHz. 1.000,00

Disco duro 500 Gb. 500,00

Tarjeta Madre Intel DG45ID 795,00

Memoria RAM 8 Gb. 1.097,00

Monitor 17’’ 850,00

Case, Teclado, Mouse 160,00

TOTAL 4.402,00

Costo del ServidorFuente: Zammarrelli (2009).




Económica

Costo del Personal para la Implementación e Implantación.Fuente: Zammarrelli (2009).

Perfil Nro. Empleados

Costo Mensual (Bs. F)

Meses de contratación

Costo Total (Bs. F)

Programador 3 1.800 4 21.600




Económica

Costo del Personal nuevo para el área administrativa.Fuente: Zammarrelli (2009).

Perfil Nro. Empleados

Costo Mensual (Bs. F)

Meses de proyección

Costo Total (Bs. F)

Asistentes Administrativos

2 1.200 12 28.800




Operativa

AceptabilidadMejor Desempeño de sus labores

Reducción de carga de trabajo


Diseño de la Propuesta

Caso de Uso Asistente Administrativo.Fuente: Zammarrelli (2009).



Plantilla Use Case Registrar Factura de Compra.Fuente: Zammarrelli (2009).



Diagrama de Clases.Fuente: Zammarrelli (2009).


Conclusiones

• La empresa Servicom de Lara C.A. actualmente lleva registros de sus procesos administrativos de forma manual lo que necesariamente ocasiona una carga de trabajo excesiva para sus empleados y que la información no sea oportuna y confiable.

• En base a lo anterior se realizó un estudio de factibilidad que nos permitiera conocer si resultaba viable la implantación de un Sistema Administrativo dentro de la organización, en tal estudio se determinó que técnica y operativamente es factible, y en lo económico, aún cuando era necesaria la inversión de dinero, la empresa cuenta con los recursos para tal implantación.


Conclusiones

• El presente estudio contempló el diseño lógico y físico del sistema, es decir, diagramas de caso de uso, plantillas use case, diagramas de estado, diagramas de clase, pantallas de la aplicación, por cuanto resta la implementación e implantación del Sistema Administrativo para la empresa Servicom de Lara C.A.


Recomendaciones

• Considerar la propuesta planteada para una futura implementación del sistema de información diseñado en la presente, de manera que sean llevadas a cabo las actividades administrativas de una manera más eficaz y se cuente con información oportuna y confiable.


Recomendaciones

• Realizar periódicamente estudios similares dentro de la empresa a objeto de brindarle un adecuado mantenimiento a las aplicaciones informáticas que se ejecuten dentro de la firma.

• Considerar incluir aspectos contables dentro de la aplicación en función de optimizar dicho proceso.

Gracias por su atención

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