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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO AL PROCESO DE CAPACITACIÓN EN EL ÁREA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO
SAN IGNACIO A PARTIR DEL DECRETO 4665 DE 2007
ISIS VANESSA RIAÑO BOLÍVAR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ALTERNATIVA PRÁCTICAS
BOGOTÁ 2019
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO AL PROCESO DE CAPACITACIÓN EN EL AREA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO
SAN IGNACIO A PARTIR DEL DECRETO 4665 DE 2007
ISIS VANESSA RIAÑO BOLÍVAR
Trabajo de Grado para optar al título de Ingeniero Industrial
Directora Adriana Patricia Luque León
Msc. Pensamiento Estratégico y Prospectiva
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ALTERNATIVA PRÁCTICAS
BOGOTÁ 2019
3
4
Nota de Aceptación ________________________ ________________________
________________________ ________________________ ________________________
____________________________ Firma del presidente del jurado
____________________________ Firma del jurado
____________________________ Firma del jurado
Bogotá, 24, noviembre, 2019
5
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN 13
1. GENERALIDADES 13
1.1 ANTECEDENTES 13
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14
1.2.1 Descripción del Problema 14
1.2.2 Formulación del Problema 15
1.3 OBJETIVOS 15
1.3.1 Objetivo General. El objetivo general es: 15
1.3.2 Objetivos Específicos. 15
1.2 JUSTIFICACIÓN 16
1.5 DELIMITACIÓN 16
1.5.1 Espacio 16
1.5.2 Tiempo 17
1.5.3 Contenido 17
1.5.4 Alcance 17
1.3 MARCO REFERENCIAL 17
1.3.1 Conceptos básicos de capacitación 18
1.3.1.1 Definición de Capacitación 18
1.3.1.2 ¿Por qué es necesaria la capacitación? 18
1.3.1.3 La planeación estratégica y la capacitación 19
1.3.1.4 Estructura de modelos o procesos de capacitación 19
1.3.1.5 Planes Institucionales de Capacitación (PIC) 23
1.3.1 Fundamento Teórico 24
1.3.2.1 Enfoque Constructivista 24
1.3.2.2 Fases para la implementación del PIC 25
1.4 MARCO CONCEPTUAL 29
1.4MARCO LEGAL 30
1.6 METODOLOGÍA 31
1.6.1 Tipo de Estudio 31
1.6.2 Fuentes de Información. 31
2. DISEÑO METODOLÓGICO DIAGNÓSTICO GENERAL DE LOS PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS EXISTENTES DE CAPACITACIÓN DE LA INSTITUCIÓN 31
2.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 32
2.1.2 Visión 33
2.1.3 Organigrama del Hospital Universitario San Ignacio 33
2.1.4 Organigrama de Dirección de Gestión Humana 34
6
pág.
2.2 ÁREA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL HUSI 34
2.2.1 Ejes temáticos del plan institucional de formación y capacitación PIC 34
2.2.2 Procedimiento del plan institucional de capacitación en el HUSI 34
3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN E
IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA ALINEADO AL DECRETO 4665
DE 2007 44
3.1 LISTA DE VERIFICACIÓN 41
3.1.2 Metodología del diagnóstico 41
4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA DE FORMACIÓN Y
DESARROLLO 42
4.1 FASE I: SENSIBILIZAR A LOS EMPLEADOS SOBRE LA CAPACITACIÓN PARA EL
DESARROLLO DE COMPETENCIAS CON BASE EN LOS PROYECTOS DE
APRENDIZAJE 45
4.2FASE II: FORMULAR PROYECTOS DE
APRENDIZAJE 45
4.3 FASE III: CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS PROYECTOS DE
APRENDIZAJE EN EQUIPO FORMULADOS EN LA ENTIDAD. 49
4.4 FASE IV: PROGRAMAR EL PIC INSTITUCIONAL CON BASE EN LOS
PROYECTOS DE APRENDIZAJE 50
4.5 FASE V: EJECUCIÓN DEL PIC 50
4.6 CAPITULO V: INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DEL PLAN DE
CAPACITACIÓN-PIC 50
CONCLUSIONES 52
BIBLIOGRAFIA 52 RECOMENDACIONES 53
7
LISTA DE FIGURAS
pág. Figura 1. Sede calle 41 del HUSI 17
Figura 2. Etapas de procesos de un proceso de capacitación 21
Figura 3. Sistema AG de capacitación para la excelencia 22
Figura 4. Sistema de educación a partir de la teoría constructivista 25
Figura 5. Fases del PIC 26
Figura 6. Responsables y responsabilidades en las diferentes fases de formulación del
PIC 28
Figura 7. Organigrama del Hospital Universitario San Ignacio 33
Figura 8. Organigrama de la Dirección de Gestión Humana 34
Figura 9. Ejes temáticos del PIC 35
Figura 10. Porcentaje de cumplimiento de PIC 42
Figura 11. Diagrama de causa y efecto 47
8
LISTA DE CUADROS pág.
Cuadro 1. Matriz Dofa 43
Cuadro 2. Matriz de Prioridades 46
Cuadro 3. Criterios de priorización 48
Cuadro 4. Indicadores para evaluación de desempeño del PIC 51
9
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A. Diagnóstico del plan de formación y capacitación del Hospital Universitario San
Ignacio 57
Anexo B. Propuesta del plan de Capacitación del Hospital Universitario San Ignacio 66
Anexo C. Acta de Confirmación para Necesidades de Capacitación 87
Anexo D. Informe Consolidado de resultados por área 88
Anexo E. Matriz de consolidación del Plan de Formación y Capacitación 89
Anexo F. Matriz de priorización de proyectos de capacitación por área 90
10
GLOSARIO CAPACITACION: Proceso educativo orientadas a ampliar conocimiento, fortalecer habilidades y aptitudes del personal que labora en una empresa. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC): Conjunto de acciones coherentes de capacitación y formación que facilitan el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos para conseguir los resultados y metas institucionales. FACILITADOR: Empleado de la entidad que por sus conocimientos y habilidades puede
orientar la temática escogida por el equipo de trabajo. EL PROYECTO DE APRENDIZAJE EN EQUIPO: Comprende un conjunto de acciones
programadas y desarrolladas por un grupo de empleados para resolver necesidades de aprendizaje y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral. APRENDIZAJE COLABORATIVO: Actividad de intercambio de información en relación a los conocimientos, experiencias e intereses aprendidos entre compañeros de trabajo por medio de un dialogo en pequeños grupos de participación.
11
RESUMEN
Los proyectos de aprendizaje son actividades que conforman el Plan Institucional de Capacitación que ayudan a la alineación y contribución del cumplimiento de los objetivos personales como organizacionales que buscan mejorar la satisfacción y motivación que generen ambientes de trabajo más positivos provocando un aumento en la calidad y productividad en sus tareas laborales. Con base en lo anterior el siguiente trabajo tiene como objetivo desarrollar una propuesta de mejora al Plan Institucional de Capacitación y Formulación de acuerdo con el decreto 4665 de 2007 al Hospital Universitario San Ignacio, utilizando herramientas de diagnóstico que permitan analizar la información suministrada para poder mejorar su proceso de Capacitación y así mismo cumplir con la normatividad vigente del estado colombiano. Palabras claves: Proyectos de aprendizaje, Capacitación, Plan Institucional de Capacitación y formación.
ABSTRACT Learning projects are activities that make up the Institutional Training Plan that help align
and contribute to the fulfillment of personal objectives as organizations that seek to
improve satisfaction and motivation to generate more positive work environments causing
an increase in quality and productivity in their work tasks.
Based on the above, the following work aims to develop a proposal to improve the
Institutional Training and Formulation Plan in accordance with Decree 4665 of 2007,
using diagnostic tools that analyze the information added by the San Ignacio University
Hospital to be able to improve its Training process and also comply with the regulations
in force in the Colombian state.
Keywords: Learning projects, Training, Institutional Training and Training Plan.
12
INTRODUCCIÓN
Actualmente diversas empresas cuentan con áreas de formación y desarrollo que garantizan procesos de estudio y aprendizaje continuo en la búsqueda de la inserción y actualización laboral, con el objetivo de aumentar el conocimiento y habilidades de los colaboradores que permiten el desarrollo de las competencias requeridas en el desempeño del trabajo y afrontar los retos y las diferentes situaciones que se presenten día a día. El Hospital Universitario San Ignacio presta servicios de salud de alta complejidad
complementario en el cuidado de la salud de carácter médico humano. Actualmente tiene
2635 empleados vinculados directamente y 461 personas que prestan servicios dentro
del hospital distribuido entre dependencias administrativas y asistenciales, la cual
requieren de actividades de formación y desarrollo que se imparten en capacitaciones.
Por ende, es necesario vincular a todos los colaboradores en procesos de aprendizaje
basado en una propuesta pedagógica y con enfoque de aprendizaje en equipo por medio
de una herramienta metodológica que proporcione los pasos, instrumentos, formatos,
ejemplos y explicaciones para entender el aprendizaje basado en problemas.
Como herramienta metodológica se emplea el Decreto 4665 de 2007 la cual es la
actualización de la ley 1567 de 1998 en la que es aplicada para entidades públicas, el
Hospital Universitario San Ignacio al ser una entidad privada no está obligada al
cumplimiento del 100% de las actividades que se mencionan en la Guía de formulación
PIC, sin embargo, por petición y requerimiento del hospital se establece como guía para
la formulación del plan para así mismo generar una mayor confiabilidad frente al proceso
realizado.
La presente investigación mostrará, si existen falencias en el proceso de capacitación
del Hospital, por medio de una observación directa sobre el objeto de estudio a partir de
la guía metodológica mencionada anteriormente. De acuerdo con los resultados
obtenidos en la investigación, se realizarán propuestas que permitan mejorar el proceso
de capacitación, elevando así los niveles de compromiso y satisfacción para la mejora
continua del Hospital.
Por último, la propuesta de mejoramiento depende directamente del grado de involucramiento de los funcionarios en la implementación de sistema dirigido al éxito o fracaso.
13
1. GENERALIDADES
1.1 ANTECEDENTES
En base a investigaciones realizadas, se da a conocer la adherencia del uso del Plan Institucional de Capacitación en entidades hospitalarias públicas a nivel nacional, que adoptan esta herramienta con el fin de desarrollar y mejorar las competencias laborales basadas en las necesidades de la capacitación detectadas por diversas áreas del hospital y a su vez sirven de apoyo en esta investigación la cual serán descritas a continuación: El plan institucional de Capacitación del Hospital La Buena Esperanza de Yumbo Empresa Social del Estado E.S.E., a través de los líderes de proceso/subprocesos y personal directivo, evidenció y determinó las necesidades existentes en el fortalecimiento del conocimiento en temas específicos de los diferentes procesos del Hospital en el año 2018. Se tuvo en cuenta las necesidades manifestadas de los funcionarios de la entidad, por medio de auditorías interna y externas; así como aquellas capacitaciones vitales para el buen desempeño de cada uno de los cargos basadas de acuerdo a los objetivos estratégicos de la institución1. El Hospital Federico Lleras Acosta de Ibagué, elaboró para el año 2019 el Plan Institucional de Capacitación con el objetivo de lograr una mayor profesionalización del talento humano en esta entidad, bajo los fundamentos de las políticas institucionales y procesos de modernización tanto para la habilitación y acreditación. Dentro del análisis se contempló las necesidades de aprendizaje individuales manifestadas en conocimientos, habilidades y actitudes requeridas para el desempeño de los funcionarios evaluados en 6 niveles que apuntan a diversos objetivos relacionados por la satisfacción de los participantes, apropiación de los conocimientos y aplicación de lo aprendido, analizados en indicadores de calidad como lo son la productividad, la efectividad y relacionados en base al cargo o al rol que desempeñan cada funcionario2. Cada entidad debe planear, ejecutar y realizar seguimiento al Plan Institucional de
Capacitación, para el año 2019 el Hospital Militar Central mediante esta herramienta
reconoció las necesidades en los temas y solicitudes presentadas por los profesionales
encargados de las diferentes áreas a través de una encuesta de bienestar y capacitación.
La implementación de esta herramienta permitió clasificar y determinar las necesidades
más relevantes de los temas específicos y de vital importancia para el desarrollo de
habilidades de sus propios colaboradores y el fortalecimiento de competencias
1 SANCHEZ Alcalde, en Plan Institucional de Capacitación, Hospital la Buena Esperanza de Yumbo – Valle
E.S.E. Vigencia 2018. 2 GALEANO Bergaño, en Plan Institucional de Capacitación, Hospital Federico Lleras Acosta, Ibagué
Tolima E.S.E Vigencia 2019.
14
específicas por medio de un cronograma de capacitaciones anual con alianzas
estratégicas y participación de entidades del Estado que hacen parte de la Red
Institucional de Capacitación con el fin de optimizar los recursos para el desarrollo de
estas actividades. Los temas identificados con esta herramienta que impactaron fueron
la humanización de servicios en salud y el desarrollo de la inteligencia emocional en lo
personal y laboral planificado para todos los meses3.
El Hospital Civil de Ipiales E.S.E. en la implementación del Plan Institucional de
Capacitación (PIC) como una estrategia para formar, fortalecer o potencializar las
competencias y según las necesidades evidenciadas, se abordaron temas de Seguridad
del paciente, SG – SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo) y Salud
Pública por medio de la estrategia PAE (proyecto de aprendizaje en equipo) que
comprende un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de
colaboradores para resolver necesidades de aprendizaje y al mismo tiempo, transformar
y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral. Con la implementación del
PIC se tuvo en cuenta mejoras como el uso alternativo de plataformas Web como
MOODLE en la realización cursos virtuales o capacitaciones virtuales, charlas
específicas por áreas de carácter mensual certificadas4.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1 Descripción del Problema. En la actualidad el Hospital Universitario San Ignacio
cuenta con 2635 empleados vinculados directamente y 461 contratistas, que prestan
servicios dentro del hospital, los cuales requieren de actividades de formación y
desarrollo que se imparten en capacitaciones para su mejora continua con el fin de
fortalecer las habilidades, competencias y destrezas de los empleados, colaboradores,
prestadores de servicio, estudiantes y residentes respondiendo a los objetivos
estratégicos de la institución y las necesidades de los servicios y oficinas.
En el primer semestre del año 2019, el área de formación y desarrollo de la oficina de Gestión Humana realizó 136 capacitaciones realizadas a los empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes y residentes con una asistencia promedio de 25 a 45 personas por sesión presentándose falencias como las siguientes:
Considerar que la capacitación resuelve todo. La necesidad de capacitación del personal debería estar basada en un análisis de causa raíz de los problemas que afectan la productividad de un área y concluir con un estudio que permita evaluar el impacto posterior de la misma.
3 GALVIS Esperanza, en Plan Institucional de Capacitación, Hospital Militar Central Vigencia 2019. 4 Sistema de Gestión de Calidad HCI- año 2019, Hospital Civil de Ipiales E.S.E.
15
Desconexión entre la gestión organizacional y el desarrollo de las personas. Existe la desconexión entre la gestión organizacional y capacitación lo que generan errores que, en ocasiones, son de alto costo. Esto refiere al hecho de que la capacitación es solo de apoyo administrativo y en temas de gestión y estrategia no se les consideran sino hasta que ya se han implementado nuevos procesos y/o tecnologías; se “piensa” en capacitar, incluso sin siquiera considerar un período de ambientación o de transición. Para evitar esto, se requiere desde el diseño hasta la implementación estrategias marcadas en procesos institucionales.
La falta de estructura del proceso y su evaluación. Se considera que la gestión
de la capacitación sólo se refiere a “hacer cursos”, sin considerar que es un proceso
continuo. No se determinan las necesidades y en ocasiones no se comparan con
indicadores de resultados. No hay un diseño de las acciones requeridas para satisfacer
la necesidad conllevando a problemas con relación costo, beneficio, tiempo, recursos
etc. por parte de la institución.
Es necesario analizar el estado en el que se encuentra actualmente el proceso de capacitación implementado por el área de formación y desarrollo del Hospital Universitario San Ignacio con el fin de determinar la existencia de algunas de las falencias descritas anteriormente y ofrecer propuestas de mejoramiento, que beneficie al hospital y a sus colaboradores de manera efectiva.
1.2.2 Formulación del Problema.
¿Cómo mejorar el proceso de capacitación implementado por el área de formación y
desarrollo del Hospital Universitario San Ignacio, contribuyendo con el desarrollo de
competencias y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los colaboradores a nivel
individual y de equipo?
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 General Objetivo. El objetivo general es:
Proponer una mejora al proceso de capacitación implementado por el área de formación y desarrollo del Hospital Universitario San Ignacio para todos sus colaboradores.
1.3.2 Objetivos Específicos.
Reunir información de los procesos y procedimientos que actualmente se tiene
implementado para el plan de capacitación y formación del Hospital Universitario San
Ignacio.
16
Realizar el diagnóstico del proceso de capacitación implementado por el área de
Gestión Humana mediante el Decreto 4665 de 2007.
Elaborar las propuestas de mejoramiento obtenidas a través del análisis planteado en
base a la guía metodológica para la formulación del Plan Institucional de Capacitación.
1.4 JUSTIFICACIÓN
El programa de formación y desarrollo corporativo como lo son las capacitaciones,
seminarios, talleres y conferencias son orientados al desempeño y aprendizaje en cada
uno de los participantes para garantizar los resultados necesarios en alcanzar los
diversos desafíos declarados en la planificación estratégica y el cumplimiento de los
objetivos, así mismo reducir los procesos o procedimientos inadecuados.
Por medio de esta investigación se busca la aplicación de los conocimientos adquiridos en la carrera, que permitirán identificar una posible mejora al proceso de capacitación del hospital y encontrar explicaciones a situaciones internas y del entorno que puedan afectar evaluadas por medio de una matriz DOFA. Es importante lograr el cumplimiento de los objetivos del trabajo, por ende, la guía para la formulación del plan institucional de capacitación PIC-, adoptada mediante el Decreto 4665 de 2007, se comparará con el actual proceso de capacitación instaurado por el área de formación y desarrollo del Hospital Universitario San Ignacio para la búsqueda de posibles fallos en el proceso y brindar propuestas de mejoramiento. Teniendo en cuenta lo anterior, estas propuestas se realizarán de acuerdo a las necesidades detectadas en la realización de la labor, en la ejecución de sus acciones, la evaluación de los resultados y la alineación de estos con el plan estratégico del hospital con el fin de mejorar su proceso actual que supla a las necesidades de conocimiento y experiencia de los actuales y nuevos colaboradores para el desarrollo de habilidades con lineamientos pedagógicos basados en problemas, con estrategias para potenciar el aprendizaje y conceder resultados en personas más comprometidas, eficaces y productivas para óptimos resultados en el hospital.
1.5 DELIMITACIÓN
1.5.1 Espacio. El Hospital Universitario San Ignacio está ubicado en la ciudad de Bogotá
en la localidad de Teusaquillo, el cual cuenta con varias sedes dentro de esta localidad.
El presente trabajo está dirigido al área de formación y desarrollo del hospital, la cual
pertenece a una sub área del departamento de la Oficina de Gestión Humana, ubicado
en la Calle 41 # 13-06 piso 6.
17
Figura 1. Sede calle 41 del HUSI
Fuente. HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN IGNACIO. Sedes [en línea]. Bogotá, La empresa [citado 11 agosto, 2019]. Disponible en internet: <URL: https://www.HUSI.org.co/nuestras-sedes>
1.5.2 Tiempo. Este proyecto será realizado durante el segundo semestre académico del
2019-3.
1.5.3 Contenido.
● Generalidades ● Diagnóstico general de los procedimientos existentes de capacitación de la institución ● Análisis de la situación actual del proceso de capacitación e identificando las oportunidades de mejora alineado al Decreto 4665 de 2007. ● Propuesta de mejoramiento para el área de formación y desarrollo. ● Conclusiones ● Recomendaciones
1.5.4 Alcance. Este proyecto tiene como inicio la recopilación de información con
respecto al plan actual de formación y capacitación del Hospital Universitario San Ignacio
comparado con la Guía para la Formulación del Plan Institucional de Capacitación, que
incluye un análisis del ítem que cumplen con las acciones inmersas en las fases de esta
guía y determinar las posibles mejoras al proceso actual que maneja el Hospital con base
a las competencias individuales.
1.6 MARCO REFERENCIAL
El marco referencial que se presenta a continuación, tiene como propósito de reunir los aspectos importantes de la capacitación en información expuesta que proporcione las herramientas requeridas para llevar a cabo el proyecto actual y a su vez muestre la importancia del tema para el desarrollo y éxito de los objetivos del mismo.
18
1.6.1 Conceptos básicos de capacitación
1.6.1.1 Definición de Capacitación. En Colombia en relación al decreto ley 1567 de
1998 en el artículo 4° se define como capacitación:
“El conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral”5.
Otra definición de capacitación es dada por el autor Gary Dessler en su libro de administración de Gestión Humana s con enfoque latinoamericano define: “Proceso de enseñar a los trabajadores nuevos las habilidades básicas que necesitan para realizar sus labores”6. Y “La capacitación consiste en proporcionar a los empleados nuevos o actuales, las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Proceso de enseñanza de las aptitudes básicas que los nuevos empleados necesitan para realizar su trabajo”7. “La capacitación se define como el conjunto de actividades didácticas, orientadas a ampliar los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que labora en una empresa. La capacitación les permite a los trabajadores poder tener un mejor desempeño en sus actuales y futuros cargos, adaptándose a las exigencias cambiantes del entorno”8. Dadas las definiciones anteriores, se concluye que la capacitación es una herramienta que tienen las empresas, para el desarrollo de habilidades y competencias en sus colaboradores, con el fin de propiciar mejores niveles de desempeño y contribuir con los objetivos de la organización de manera eficiente y efectiva. 1.3.1.2 ¿Por qué es necesaria la capacitación? Según García, “Si realmente el éxito
competitivo de las organizaciones se logra a través de la gente, [esto es], que la fuerza
laboral sea realmente una fuente cada vez más importante de ventaja competitiva,
entonces es importante crear una fuerza laboral con la habilidad de lograr el éxito
competitivo y que no pueda ser copiado con facilidad por la competencia… [Sin
5 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto Ley 1567. (10, agosto 1998). Por el cual se crea
el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. Bogotá,
1998. no. 43.358. p. 2 6DESSLER, Gary. Administración de recursos humanos. Enfoque latinoamericano. 5 ed. México:
Prentice Hill 2011. p.500. 7 DESSLER, Administración de Personal. Op.cit., p. 249. 8 Concepto Definición. [en línea]. Bogotá: Definición de Capacitación [citado 28 septiembre, 2019]. Disponible en Internet: <URL https://conceptodefinicion.de/capacitacion/.>
19
embargo], es más fácil [y recomendable] conservar a las personas en el empleo si tienen
múltiples habilidades y pueden hacer cosas diferentes”9.
Contar con un buen sistema integral de capacitación permite el desarrollo de los conocimientos en el personal, las habilidades y/o competencias necesarias para que la organización pueda implementar sus estrategias para el logro de los objetivos institucionales, derivados de la planeación estratégica. Werther Jr, y Davis10 resaltan la importancia de realizar un sistema integral de capacitación ya que permite:
1) “Ayuda a mejorar las aptitudes y las actitudes, 2) Eleva los conocimientos de los ocupantes de los puestos en todos los niveles organizacionales, 3) Mejora la moral y la satisfacción de la fuerza de trabajo, 4) Guía al personal a identificarse con los objetivos de la organización, 5) Crea una mejor imagen tanto del personal como de la organización, 6) Mejora las relaciones entre jefes y subordinados, 7) Ayuda a sistematizar el trabajo, 8) Fluyen mejor la toma de decisiones y la solución de problemas, 9) Propicia el desarrollo y las promociones, 10) Es la mejor herramienta para incrementar la productividad y la calidad, 11) Contribuye a mantener bajos los costos de operación en muchas áreas, 12) Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones 13) Permite el establecimiento y logro de metas individuales”11.
1.3.1.3 La planeación estratégica y la capacitación. La planeación estratégica es un
proceso sistemático de desarrollo e implementación enmarcado en un plan unificado,
compresible e integral que permite alcanzar propósitos u objetivos de la organización.
Integra a su vez las principales metas objetivo y políticas de una organización,
establecido en una secuencia lógica de las acciones a realizar. La capacitación debe ser
parte de la planeación estratégica y a su vez también deberá ser planeada
estratégicamente.
1.3.1.4 Estructura de modelos o procesos de capacitación. Formar y educar de
manera sistemática a los funcionarios o trabajadores es unos de los propósitos de la
capacitación, por ende, debe ser efectiva en una organización basado en un proceso
planeado, constante y permanente.
9 GARCIA, José. El proceso de capacitación, sus etapas e implementación para mejorar el desempeño del recurso humano en las organizaciones. Contribuciones a la Economía, 2011 Disponible en - biblioteca.iplacex.cl. 10 WERTHER, Jr., WILLIAM B. y DAVIS, Keith, Administración de personal y recursos humanos, 4ª edición, Mc Graw-Hill Interamericana de México, México, D. F., 1998. 11 Ibid., p. 211
20
Para que la capacitación sea efectiva en una organización, ésta deberá estar enfocada a cumplir con una función muy importante en la empresa, formar y educar en forma sistémica a los trabajadores; adquirir las competencias necesarias para el buen desempeño a favor de la organización, adquirir valores, trabajo en equipo, entre otras. Por consiguiente, la capacitación requiere de una planeación y preparación de una serie de pasos integrados en un proceso sistemático, continuo, planteado, coordinado e impartido con el propósito de aprovechar al máximo sus ventajas y minimizar los costos o inversión. De acuerdo con Werther Jr. y Davis12, nos indican los pasos preliminares necesarios para contar con un buen programa de capacitación:
1) “Detectar las necesidades de capacitación conocida esta etapa también como diagnóstico. 2) Determinar los objetivos de la capacitación y desarrollo, en esta etapa también deberán identificarse los elementos a considerar en la etapa de la evaluación. 3) Diseño de los contenidos de programas y principios pedagógicos a considerar durante la impartición de la misma. 4) La impartición para desarrollar las habilidades (aptitudes y actitudes) y la evaluación, que puede ser. Antes: durante y posterior a las capacitaciones”11.
Por otra parte, Chiavenato13, proponen un sistema de capacitación efectiva en toda organización a partir de un modelo en el que se aprecia las etapas en que se debe operar al impartir la capacitación:
1. “Diagnóstico de las necesidades de capacitación 2. Desarrollo de planes y programas 2.1. Establecimiento de objetivos de la capacitación 2.2. Estructuración de contenidos de la capacitación 2.3. Diseño de actividades de instrucción 2.4. Selección de recursos didácticos 2.5. Diseño de un programa o curso de capacitación 3. Impartición o ejecución de la capacitación 4. Determinación del proceso de evaluación de los resultados”12.
La capacitación es un proceso determinante en aseguramiento de la calidad de los productos que deben cumplir con sus estándares de calidad basado en la normatividad ISO 9000; como anexo a esta normatividad se tiene el grupo de las ISO 10015, que hacen referencia al diagrama de Shewart, mejor conocido como ciclo de Deming. La norma ISO 10015 enfatiza la importancia de la gestión del recurso humano y la necesidad de formación adecuada para la calidad que deberá contar con las siguientes
12 CHIAVENATO, Idalberto, Administración de personal, el capital humano de las organizaciones, 8ª edición, Mc Graw-Hill, México, d. F., 2007. 13 ARIAS G., Fernando y HEREDIA E. Víctor, Administración de recursos humanos, para el alto desempeño, 6ª edición, Trillas, México, D. F., 2006.
21
fases: analizar, planear, hacer y evaluar. Basado en esta disposición y en el proceso de capacitación propuesto por Chiavenato se propone un modelo sencillo, fácil de estructurar y de seguir para administrarlo con mayor efectividad (Véase figura N° 2). Figura 2. Etapas de procesos de un proceso de capacitación.
Fuente. Adaptado de: Chiavenato, Idalberto, Administración de Gestión Humana s, el capital humano en las organizaciones, p. 389.
El modelo de Chiavenato, se complementó con las normas ISO 10015. Señala 4 etapas de precisión que se deben aplicar en todo proceso de capacitación para implementar y garantizar la calidad de los procesos productivos. Por otra parte Arias Galicia y Heredia Espinosa14, proponen un modelo denominado “Sistema AG” de capacitación para la excelencia. Modelo que permite detectar problemas y sus posibles causas como paso inicial, para resolverlo mediante la manipulación de las posibles causas y, por último, para determinar si la dificultad se solventó y si ocurrió gracias a las actividades emprendidas (Ver figura N° 3).
14 COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP. Guía para la Formulación del Plan Nacional de Capacitación –PIC – 2008. [Consultado: 1 de octubre de 2019]. Disponible en: URL: <https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/GuiaFormulacionPlanInstitucionalCapacitacionPIC.pdf/7e32ce9f-8ee1-4944-b4cd-e3cdf3703c37>
22
Figura 3. Sistema AG de capacitación para la excelencia.
Fuente. Adaptado de: Arias Galicia, Fernando y Heredia Espinoza, Víctor, Administración de Gestión Humana s, para el alto desempeño, p. 511. Es pertinente aclarar que los pasos enunciados en la figura N° 3, no siempre tienen una misma secuencia rígida; lo cual es un poco confuso y que en algunas circunstancias alguno puede variar su posición en el proceso, además en diversos casos algunas etapas pueden y deben efectuarse al unísono. Sin embargo, cuenta con los cuatro pasos mínimos que tienen la mayoría de los modelos de capacitación. A continuación, se expone la herramienta de Planes Institucionales de Capacitación (PIC), como principal herramienta para la elaboración de este proyecto y que junto con los tres modelos mencionados y analizados anteriormente coinciden en los cuatro pasos básicos señalados, aunque con otros nombres.
23
1.3.1.5 Planes Institucionales de Capacitación (PIC). Es una herramienta que
proporciona las acciones de capacitación y formación a partir de unos objetivos
específicos. Facilita el mejoramiento de los procesos institucionales, el desarrollo de
competencias y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados de manera
grupal e individual para así obtener los resultados y metas institucionales establecidas
en una entidad pública15.
El PIC se encuentra inmerso en la El Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias, que de manera integral proporciona los pasos, los instrumentos, los formatos, ejemplos y explicaciones para entender el aprendizaje basado en problemas. El Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias fue adoptado mediante Decreto 4665 de 200716 y de conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 3° del Decreto 1567 de 1998: “Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada Entidad formulará, con una periodicidad mínima de un año, su Plan Institucional de Capacitación”17. Por ende, el PIC es una herramienta que anualmente que permite estructurar programas articulados basados en lineamientos pedagógicos que contemplan: • La educación basada en problemas • La programación de la capacitación en forma de proyectos de aprendizaje • El establecimiento de estrategias internas y externas para potenciar el aprendizaje de los equipos • Las evidencias de desarrollo individual para la evaluación de aprendizajes. Utiliza a su vez el enfoque constructivista como fundamento teórico en la orientación del PIC.
15COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 4665 (29,
noviembre, 2007). Por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para
los empleados del Estado. [en línea]. Santa Fe de Bogotá, D.C.: El Ministerio, 1998. 1 p. [Consultado: 1 de
octubre de 2019]. Disponible en: URL:
<https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=27750> 16 COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto ley 1567 (10, agosto, 1998). por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos. [en línea]. Santa Fe de Bogotá, D.C.: El Ministerio, 2007. 1 p. [Consultado: 1 de octubre de 2019]. Disponible en: URL: <https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=1246> 17 ARAYA, Valeria; ALFARO, Manuela y ANDONEGUI, Martin. Constructivismo: orígenes y perspectivas. En: Laurus revista De educación. Caracas Venezuela: Universidad Pedagógica Experimental Libertador, mayo-agosto, 2007, Vol (13), nro. 24. p. 76 - 92. ISSN: 1315-883X.
24
1.3.1 Fundamento Teórico
1.3.2.1 Enfoque Constructivista. Teoría aplicada a la educación, con antecedentes
filosóficos que sirven de origen y con sus expresiones en el orden antropológico y
epistemológico. Esta metodología teórica ofrece explicaciones en torno a la formación
del conocimiento. Concibe la educación como un proceso permanente, donde cada
individuo en el pasar del tiempo descubre, elabora, reinventa y adquiere conocimiento
para organizar las actividades en torno a problemas. El individuo aprende a aprender, ya
que es capaz de razonar por sí mismo, desarrolla su propia capacidad de deducir por
medio de una interacción activa y productiva entre los significados que el individuo ya
posee y diferentes informaciones que le llegan desde su exterior, sometida a una revisión
permanente18.
En la formulación del PIC se propone la participación activa de los empleados en su propio aprendizaje. Desde la experiencia permite la construcción de conocimiento con relación con su realidad e intereses, condiciones que produce aprendizaje18. El PIC incorpora la educación basada en problemas para relacionar enseñanza e investigación en la búsqueda de respuestas a preguntas que orienta a la resolución de problemas por medio del aprendizaje colaborativo y la estrategia de proyectos de aprendizaje en equipo19. (Véase Figura N° 4).
18 COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y LA ESCUELA
SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP, Guía para la Formulación del Plan Nacional de Capacitación –PIC – 2008 Op. cit. p. 14. 19 Ibíd., p. 15.
25
Figura 4. Sistema de educación a partir de la teoría constructivista
Fuente. Adaptado de: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, ESAP, Guía para la Formulación del Plan Nacional de Capacitación –PIC – 2008, p. 15.
El Aprendizaje Colaborativo es aquella actividad de intercambio de información en relación a los conocimientos, experiencias e intereses aprendidos entre compañeros de trabajo por medio de un dialogo en pequeños grupos de participación. Proyectos de aprendizaje, son aquellas estrategias de enseñanza y aprendizaje para que los empleados planeen, ejecuten y evalúen proyectos aplicados en el mundo laboral que les permita ampliar sus conocimientos. Lo expuesto, sirve de sustento para que el PIC sea implementado como una estrategia de aprendizaje, donde se propicie el trabajo colaborativo, participativo y activo de los empleados para su formación y desarrollo.
1.3.2.2 Fases para la implementación del PIC. En base a las etapas de las estructuras
o procesos de capacitación, el PIC no es ajeno a esto; se presenta modelos tradicionales
de diagnóstico, programación, ejecución y evaluación que involucra tanto a jefes,
empleados, la participación de diferentes áreas de trabajo y orientación de Gestión
Humanas. (Véase Figura N° 5).
26
Figura 5. Fases del PIC
Fuente. Adaptado de: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, ESAP, Guía para la Formulación del Plan Nacional de Capacitación –PIC – 2008, p. 19.
27
FASE 1: Sensibilizar a los Empleados sobre la Capacitación para el Desarrollo de Competencias con base en los Proyectos de Aprendizaje.
Es la búsqueda de preparar y motivar a la totalidad del personal de la entidad en base a las orientaciones de la política y la capacitación por competencias20. FASE 2: Formular Proyectos de Aprendizaje
Consiste en la formación de equipos de aprendizaje por área, proceso u criterio que de manera organizada trabajen en la solución de problemas a través de la formulación de proyectos de aprendizaje. El área de Gestión Humanas orienta al equipo directivo para establecer las necesidades institucionales y asesoramiento en la formulación de proyectos de aprendizaje21. FASE 3: Consolidar la información de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo formulados en la entidad En esta fase el área de Gestión Humanas recoge y clasifica la información de los proyectos de aprendizaje con el fin de con el fin de organizarla, analizarla y facilitar la fijación de prioridades de las acciones a realizar para incluirlas en la formulación del PIC. Lo importante es disponer de los datos necesarios para tomar decisiones y comparar en un cuadro o matriz en la cual se organice la información de los proyectos22. FASE 4. Programar el PIC Institucional con base en los Proyectos de Aprendizaje Es la toma de decisiones sobre los problemas de aprendizaje que serán atendidos, organizar las actividades de capacitación a desarrollar y determinar la mejor distribución de los recursos y medios disponibles23. FASE 5. Ejecución del PIC Consiste en realizar acciones para garantizar la realización de las estrategias o métodos de aprendizaje previstos en los proyectos de aprendizaje24.
20 Ibíd., p. 20. 21 Ibíd., p. 21. 22 Ibíd., p. 23. 23 Ibíd., p. 25. 24 Ibíd., p. 26.
28
Figura 6. Responsables y responsabilidades en las diferentes fases de formulación del PIC.
Fuente. Adaptado de: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, ESAP, Guía para la Formulación del Plan Nacional de Capacitación –PIC – 2008, p. 27-28.
29
1.4 MARCO CONCEPTUAL
Capacitación:” Consiste en la creación de espacios de acción donde se ejerciten las habilidades que se desea desarrollar, creando un ámbito de ampliación de las capacitadas de hacer en el reflexión sobre ese hace como parte del vivir que se vive y desea vivir ”25 Competencias: “Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes
contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores y actitudes.”26 Diagnóstico de necesidades de aprendizaje: “Consiste en identificar las carencias de conocimientos, habilidades y destrezas de los servidores públicos, que les permitan ejecutar sus funciones o alcanzar las competencias que requiere el cargo”.27 Sensibilización: Estrategia en el que busca incentivar, educar, motivar o crear perspectivas acerca de un contexto o problemática para generar actitud positiva frente a un proceso.28 Formación: “La formación, es entendida en la referida normatividad sobre capacitación como los procesos que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa.”29 Indicadores: Es una variable que permite la comparación de datos en forma cualitativa o cuantitativa para valorar el grado de cumplimiento o de satisfacción de algún proceso.30
25HUMBERTO MATURANA, Sima Nisi. Formación Humana y Capacitación. Chile: Dolmen, 2007. 132 P. 26 ICETEX. Plan Institucional de Capacitación 2018 [en línea]. Bogotá D.C: La empresa [citado 19 septiembre, 2019] Disponible en: URL: <https://portal.icetex.gov.co/Portal/docs/default-source/talento-humano/planes/plan-de-capacitacion-2018.pdf?sfvrsn=2> 27 ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Plan Institucional de Capacitación [en línea]. Bogotá D.C: La empresa [Consultado: 19 de septiembre de 2019]. Disponible en: URL: <https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/planeacion/plan-de-capacitacion-2019-resolucion-051-2019.pdf> 28 BARRERA GAVIRIA, Andrés Enrique. El proceso de sensibilización como metodología para la aceptación y reconocimiento del ser. En: Revista Senderos Pedagógicos. Enero-diciembre 2012. No. 3, p. 64 29 ICETEX, Op. Cit., p 4 30 OFICINA INTERNACIONAL DEL TRABAJO. Guía para la evaluación de impacto [en línea]: España: [citado 19 septiembre, 2019] Disponible en: URL: <http://guia.oitcinterfor.org/como-evaluar/como-se-construyen-indicadores>
30
1.4 MARCO LEGAL
Decreto 1567 de 1998. “Se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de
estímulos para los empleados del estado”31. Este decreto define los componentes y
desarrollo para la elaboración del PIC para las entidades públicas que a su vez es
adaptado para entidad privadas por elección, por lo cual es la normativa más importante
dentro de este trabajo ya que en esta ley es fundamento la propuesta de mejoramiento.
Decreto 4665 de 2007. “Adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos, formulado por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, a que hace referencia la parte motiva de este decreto, el cual hace parte integral del presente decreto”.32
Ley número 1122 de 2007. “La presente ley tiene como objeto realizar ajustes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, teniendo como prioridad el mejoramiento en la prestación de los servicios a los usuarios.”33
Decreto 1011 de 2006. Es aplicado a Prestadores de Servicios de Salud, las Entidades Promotoras de Salud, las Administradoras del Régimen Subsidiado, las Entidades Adaptadas, las Empresas de Medicina Prepagada y a las Entidades Departamentales, Distritales y Municipales de Salud con el fin de garantizar la calidad de atención frente al sistema de salud y seguridad social en salud.34
Ley 115 de 1994, por la cual se expide la Ley General de Educación.
Ley 1064 de 2006, por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.
31 GESTOR NORMATIVO. Decreto ley 1567. (05, septiembre,1998). Por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado, Bogotá, Departamento Administrativo de la Función Pública, p. 2 32 GESTOR NORMATIVO. Decreto ley 4665. (29, noviembre, 2007). Por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos. Bogotá, Departamento Administrativo de la Función Pública, p. 4. 33 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. Ley 1122. (09, enero, 2007). Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. Bogotá: Ministerio, p. 3. 34 MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL. Decreto 1011. (03, abril, 2006). Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud, Bogotá. Presidente de la república de Colombia, p.2.
31
1.6 METODOLOGÍA
1.6.1 Tipo de Estudio. El proyecto se realiza con un estudio descriptivo, por método
observacional, en donde se requiere describir y explicar el comportamiento del proceso.
1.6.2 Fuentes de Información.
Fuentes Primarias. Actividades con la información del personal del área de formación y desarrollo, para la estructura y diagnóstico del proceso y bases de datos suministradas por parte de Hospital Universitario San Ignacio del personal activo, además de del Decreto ley
Fuentes Secundarias. Por medio de trabajos de grado, artículos, libros sobre procesos, manual de código de barras, trabajos, bibliografía, entrevistas y videos a fines al tema.
1.7 DISEÑO METODOLÓGICO
Para el desarrollo de los objetivos de este proyecto se plantean tres fases:
Conocer los datos generales del HospitalUniversitario San Ignacio.
Realizar una lista de verificación para determinarlos requisitos que actualmente cumplen, Nocumplen, Cumplen parcialmente y no aplican.
Análizar la situación actual del proceso de capacitación e identificar oportunidades de mejora alineado al Decreto 4665 de 2007.
Realizar el proceso en relación a las oportunidades de mejora.
32
2. DIAGNÓSTICO GENERAL DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
EXISTENTES DE CAPACITACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
2.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
El Hospital Universitario San Ignacio HUSI, fue fundado el 7 de mayo de 1942 por el
padre Félix Restrepo junto con un grupo de médicos con el fin de crear un campo de
práctica para médicos y estudiantes de la Pontificia Universidad Javeriana además de
prestar un servicio de salud a los más vulnerables.
Actualmente el HUSI cuenta con 7 sedes la cuales se explicarán a continuación: ● Sede Principal. Está ubicada en la Carrera 7 # 40-62, la cual contiene 9 pisos con 23 dependencias de 50. Esta sede es la sede más importante ya que es el centro de atención a usuarios, que brinda cuidados médicos. ● Centro de Atención Integral en Cuidado Paliativo. Está ubicada en la dirección, Diagonal 40 A # 14 - 92 en Bogotá, en la cual brinda atención a la población que padece enfermedades crónicas, con el objetivo de brindar un apoyo y cubrimiento a sus necesidades mentales, física y espirituales, prestando un servicio a adultos-pediátricos, fisiatría, psicología, nutrición y patología oral. En esta sede se puede encontrar servicios como, gimnasio de rehabilitación, sala de transfusión, consulta externa y sala de procedimiento.
● Centro Javeriano de Oncología. Es un centro integral de tratamientos de cáncer que brinda cuidados interdisciplinarios, en el que ofrecen servicios especializados en oncología clínica y quimioterapia, radio-oncología y física médica, hematología y trasplante de médula ósea, cirugía oncológica en todas sus subespecialidades y soporte para el cuidado del paciente oncológico este centro se encuentra ubicado en la Carrera 7 # 40-62. ● Sede Administrativa l. En esta sede se puede encontrar oficinas como: Oficina de
Contabilidad, Oficina Comercial, Oficina de Planeación Financiera, Oficina de Cartera, Oficina de Facturación y Secretaría General y Jurídica. La sede administrativa I se encuentra ubicada en la Carrera 13ª # 41-01.
● Sede Administrativa II: Esta sede está ubicada en la Carrera 13ª # 41-36, aquí se
pueden encontrar oficinas como: Oficina Administrativa No POS, Oficina de Cuentas Médicas, Autorizaciones y Auditoría de EPS.
● Intellectus Centro de Memoria y Cognición. Es una dependencia del HUSI que ofrece atención integral para personas con problemas cognitivos y comportamientos de demencia, trauma craneoencefálico, secuelas de enfermedad cerebrovascular y
33
enfermedades neurodegenerativas. La sede de Intellectus Centro de Memoria y Cognición se encuentra ubicada en la Calle 93 # 19B-94.
● Sede Calle 41. Ubicada en la calle 41 # 13-06 en el que se puede encontrar oficinas
como, unidad de Infectología, programa VIH y Salud Pública, unidad de Endocrinología y Cirugía Bariátrica, oficina de Tecnología de la Información, oficina de Garantía de Calidad, oficina Jurídica y oficina de Gestión Humana.
2.1.1 Misión.
● “Somos un Hospital Universitario fundado y regentado por la Compañía de Jesús.
● Como prestador complementario brindamos cuidado médico humano, seguro y
eficiente con énfasis en alta complejidad.
● En un entorno académico para la formación de estudiantes de la Pontificia
Universidad Javeriana.
● Como institución líder, desarrollamos investigación, realizamos aportes
innovadores y sostenibles al sistema de salud y a la comunidad.”35
2.1.2 Visión. “En el 2021, el HUSI como Centro Médico Académico certificado
internacionalmente, liderará desde sus nuevas instalaciones una red integrada de
atención en salud, y de docencia e investigación al servicio de los usuarios del Sistema
General de Seguridad Social y de la Pontificia Universidad Javeriana, manteniendo la
acreditación como Hospital Universitario”36.
2.1.3 Organigrama del Hospital Universitario San Ignacio. El organigrama del HUSI
está formado de la siguiente manera: (Véase Figura N° 7).
Figura 7. Organigrama del Hospital Universitario San Ignacio
Fuente. Hospital Universitario San Ignacio
35 HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN IGNACIO. Sedes [en línea]. Bogotá, La empresa [citado 11 agosto, 2019]. Disponible en internet: <URL: https://www.husi.org.co/nuestras-sedes> 36 Ibid..
34
2.1.4 Organigrama de Dirección de Gestión Humana. El organigrama del
Departamento de Gestión Humana está formado de la siguiente manera:
Figura 8. Organigrama de la Dirección de Gestión Humana
Fuente. Hospital Universitario San Ignacio
2.2 ÁREA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL HUSI
2.2.1 Ejes temáticos del plan institucional de formación y capacitación PIC
El Hospital Universitario San Ignacio se centran en 4 ejes fundamentales para el desarrollo del PIC las cuales son: ● Formación Técnica o específica: Encaminada a desarrollar habilidades y aptitudes
para el desempeño de funciones, principalmente a los requerimientos de ley y las necesidades expresadas por los responsables de área. ● Formación Estratégica: Compuestas por las actividades en pro del cambio cultural,
la vivencia de los valores y políticas institucionales ● Formación para el Bienestar: Actividades encaminadas a mejorar el clima de Bienestar, encaminadas a mejorar el clima laboral y satisfacción de los empleados. ● Formación para el Desarrollo: Actividades encaminadas a fortalecer el desarrollo
de competencias asociadas a los diferentes cargos. actividades asociadas a los diferentes.
35
Figura 9. Ejes temáticos del PIC
Fuente. El Autor
2.2.2 Procedimiento del plan institucional de capacitación en el HUSI
Actualmente el Hospital Universitario San Ignacio tiene estructurado un procedimiento encaminado al cumplimiento del plan de Formación y Desarrollo, encaminadas, a los colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes y residentes del Hospital Universitario San Ignacio.
1. Se identifican y se analizan las necesidades de formación a través de:
Direccionamiento estratégico.
Plan operativo de los Servicios y Oficinas y necesidades adicionales.
Necesidades de Formación y Desarrollo manifestadas por los empleados y validadas con los líderes de las áreas.
Resultados de Estudio de Clima Organizacional.
Peticiones, quejas y reclamos.
Resultados de encuestas de Necesidades de Formación y Desarrollo.
La evaluación de desempeño anual y de período de prueba.
Requerimientos de Ley que apliquen. Responsable: Coordinador de Formación y Desarrollo
2. El Director de la Oficina de Gestión Humana junto con el Coordinador de Formación y Desarrollo establecen la herramienta o herramientas que serán utilizadas en la detección de necesidades de Formación y Desarrollo del personal. Responsable: Director de Gestión Humana/Coordinador Formación y Desarrollo
Ejes temáticos
Formación técnica o especifica
Formación
para el bienestar
Formación estratégica
Formación
para el desarrollo
36
3. Se aplica una encuesta que se entregara al 35% del personal de cada área aleatoriamente, donde se formulara preguntas abiertas que indaguen acerca de las necesidades que tiene el empleado en cuanto a Formación y Desarrollo que se refiera a tres aspectos:
Nivel Individual: Temas específicos en los que el empleado necesita capacitarse para mejorar la calidad de su trabajo y el desempeño de sus funciones.
Nivel de Área: Temas específicos en los que debe ser capacitado el personal del área en la que se trabaja.
Nivel General: Temas específicos desligados del ámbito laboral en los que al empleado le gustaría recibir capacitación.
El encargado de entregar las encuestas debe pasar unas horas después a recogerlas. NOTA Nª 01: El porcentaje para la realización de las encuestas fue establecido por el
Director de la oficina de Gestión Humana. NOTA Nª 02: Las encuestas serán aplicadas cada tres (3) años. Responsable: Coordinador Formación y Desarrollo/Auxiliar de Formación y Desarrollo 4. Al tener todas las encuestas que se planearon realizar debidamente diligenciadas, se procede a realizar la tabulación de los datos contenidos en ellas. Se debe utilizar Microsoft Excel para realizar un informe a partir de las diferentes respuestas que se obtuvieron según el tipo de intereses:
Intereses a nivel individual
Intereses a nivel de área Intereses a nivel general Al tabular dichos datos se debe hacer un consolidado de los resultados de todas las preguntas para cada área del Hospital. Auxiliar de Formación y Desarrollo Responsable: Auxiliar de Formación y Desarrollo
5. Según los lapsos establecidos por ley se realizarán las evaluaciones de período de prueba y sobre los resultados obtenidos se tomarán acciones encaminadas a incorporar actividades en el Plan de Formación y Desarrollo. La evaluación de Desempeño se aplicará a los empleados del Hospital y tendrá una periodicidad anual. Responsable: Coordinador Formación y Desarrollo / Jefe Unidad o Servicio 6. Establecer los requerimientos de Formación y Desarrollo con cada Jefe de la Oficina o Servicio asesorado por la Oficina de Gestión Humana para establecer las necesidades
37
en cuanto a Formación y Desarrollo con base en los objetivos estratégicos y planes operativos definidos en el Hospital. NOTA Nª 01: El Jefe de la Dependencia podrá reportar necesidades de Formación y Desarrollo fuera del proceso que ser realiza cada 3 años de encuesta de necesidades. Responsable: Jefe Oficina o Servicio 7. Cuando se tienen los resultados de las encuestas, y el requerimiento del Jefe de la Dependencia, se informa a los Jefes de Área los resultados mediante el Acta de Confirmación para Necesidades de Formación y Desarrollo en la cual se consignan las necesidades de Formación y Desarrollo que se identificaron en la Oficina o Servicio. NOTA Nª 01: El Jefe de Área informará al Coordinador de Formación y Desarrollo sobre
la aprobación de las necesidades de Formación y Desarrollo identificadas. Responsable: Coordinador Formación y Desarrollo 8. La Coordinación de Formación y Desarrollo reporta a la Dirección de Gestión Humana las necesidades de Formación y Desarrollo recabadas para su conocimiento. Responsable: Coordinador Formación y Desarrollo
9. Priorizar los temas de Formación y Desarrollo a incluir en el Plan anual fundamentado en:
Requerimientos de ley asociados a formación y desarrollo.
El presupuesto asignado para la ejecución del plan de formación y desarrollo.
El Direccionamiento estratégico.
El Plan operativo de los Servicios y Oficinas y necesidades adicionales. Responsable: Coordinador Formación y Desarrollo
10. El Coordinador de Formación y Desarrollo presentará al Director de Gestión Humana el Plan de formación y Desarrollo para su aprobación Responsable: Director de Gestión Humana 11. Una vez se ha diseñado el Plan Anual de Formación y Desarrollo, se gestiona con el Director General el presupuesto a asignar para la realización del plan estipulado. Responsable: Director de Gestión Humana
38
12. Contactar a diferentes proveedores de acuerdo a cada curso y sus temas, con el fin de solicitar varias cotizaciones y así seleccionar la mejor opción teniendo en cuenta la relación entre costo y calidad. Responsable: Coordinador de Formación y Desarrollo
13. Una vez se tiene estructurado el Plan de Formación y Desarrollo anual, los proveedores escogidos por el Coordinador de Formación y Desarrollo, se evalúa la relación Costo Vs. Calidad, teniendo en cuenta el presupuesto asignado. Responsable: Dirección Oficina de Gestión Humana
14. Se elige al proveedor que reúna las características de calidad y costo correspondientes, previa aprobación de la Dirección de Gestión Humana. Responsable: Coordinador de Formación y Desarrollo 15. Citar a los a los empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes o residentes a las capacitaciones por correo electrónico, comunicación escrita o través de los jefes el día, la hora y el lugar donde será impartida la capacitación. NOTA Nª 01: Para capacitaciones que requieren inscripción por parte de los empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes o residentes se envía un correo masivo con la información correspondiente sobre la Formación y Desarrollo y se inscribe de acuerdo al orden de llegada hasta completar los cupos requeridos. Responsable: Coordinador de Formación y Desarrollo/ Auxiliar de Formación y
Desarrollo 16. En aquellas actividades que tengan definido en el Plan de Formación y Desarrollo se aplicarán prueba de conocimiento. Responsable: Responsable de Capacitación
17. Una vez empieza la actividad de Formación y Desarrollo se supervisa el adecuado cumplimiento del programa de Formación y Desarrollo verificando la intensidad horaria, la temática, la asistencia del empleado etc. En aquellas actividades que aplique entregará el certificado de asistencia, previamente elaborado por la Auxiliar de Formación y Desarrollo o el proveedor de capacitación. NOTA Nª 01: Durante el desarrollo de la Formación y Desarrollo los asistentes deberán firmar el formato GTH-R-51 Control de Asistencia a Capacitación y diligenciar el formato GTH-R-52 Evaluación de Satisfacción de Capacitación.
39
Responsable: Coordinador de Formación y Desarrollo/ Auxiliar de formación
18. Se deberá tabular los resultados de las encuestas de satisfacción y digitalizar los listados de asistencia. Para aquellas capacitaciones que cuenten con certificados el Auxiliar de gestión Humana debe tomarle copia y dejarlo con el Auxiliar de Archivo para ingresar en Hoja de Vida. Para los entrenamientos certificados ser realiza el registro en un Base de datos, sobre la cual se debe hacer control del vencimiento de los mismos. Coordinador de Responsable: Formación y Desarrollo/ Auxiliar de formación y Desarrollo 19. Se realizará seguimiento mensual de los indicadores definidos en el Plan de Formación y las metas establecidas en el Plan Operativo de la Oficina de Gestión Humana. Adicionalmente se realizarán comités de seguimiento con la dirección de Gestión Humana. Sobre la base de estos dos seguimientos se realizarán las modificaciones y mejoras al Plan de Formación y Desarrollo que se consideren pertinentes. Responsable: Coordinador de Formación y Desarrollo, Director de Gestión Humana
20. Evaluar Impacto de la capacitación: El Coordinador de Formación y Desarrollo con el fin de verificar el éxito del Plan de Formación y desarrollo, debe confirmar los indicadores de las diferentes áreas los cuales son impactados por las capacitaciones impartidas según lo definido en el Plan de Formación y Desarrollo. Responsable: Coordinador de Formación y Desarrollo
2.2.3 Procedimiento para el desarrollo de capacitaciones para los empleados del
HUSI
1. Organizar y preparar los proyectos de aprendizaje teniendo en cuenta el cronograma mensual planteado en el PIC previamente programado y aprobado por la oficina de Gestión Humana. Responsable: Auxiliar de formación y Desarrollo 2. Coordinar la disponibilidad de las personas a capacitar con los jefes y coordinadores de las diferentes dependencias. Una vez confirmada la información de disponibilidad se procede a entregar los comunicados a los empleados con los datos del proyecto de aprendizaje para recordarles e informales de su asistencia. Responsable: Auxiliar de formación y Desarrollo
40
3. Solicitar espacios, refrigerios y vales de alimentación requeridos para los capacitadores,
Espacios: Se solicitan a través del aplicativo de la Pontifica Universidad Javeriana, de no encontrar disponibilidad se procede a buscar espacios con la facultad de medicina, edificio bienestar HUSI, centro Javeriano de oncología o auditorios del Hospital. Refrigerios: Se solicitan a través del aplicativo de la Pontifica Universidad Javeriana o por medio de la empresa de alimentación del HUSI Sodexo. Vales de alimentación: Se solicitan mensualmente vales de alimentación con la secretaria de la oficina de Gestión Humana a través del formato de entrega de vales por capacitación.
Responsable: Auxiliar de formación y Desarrollo 4. Alistar el material que se requiera para las capacitaciones, tablero, marcadores, listas, hojas, folletos etc. Responsable: Auxiliar de formación y Desarrollo
5. Transcribir el registro, control y verificación de la asistencia a las capacitaciones en un archivo Excel, con el fin de tabular y tener soportes magnéticos para la búsqueda de información del personal que asistió a dicha capacitación.
2.2.4 Modelo de Gestión por Competencias del HUSI. El Hospital Universitario San
Ignacio tiene como fundamento el siguiente modelo de gestión por competencias:
Trabajo de equipo: Capacidad para trabajar de manera efectiva con los demás,
consciencia de que la contribución de otros, permite alcanzar objetivos por encima de lo
esperado. En razón de lo cual integra a las personas para la consecución de metas
comunes.
Orientación al servicio: Decisión permanente de ayudar y servir con excelencia
actuando con sensibilidad ante las necesidades de los usuarios, comprendiendo
adecuadamente sus demandas y generando soluciones afectivas.
Comunicación Efectiva: Capacidad de influir sobre los otros, escuchar, comprender
el mensaje y expresar con claridad las ideas garantizando que sea comprendida la
información, en dirección del cumplimiento de los objetivos del Hospital.
Aprendizaje Continuo: Capacidad y disposición constante de adquirir, comprender,
apropiar y aplicar nuevos conocimientos, aprender del error y plantear estrategias que le
permitan mejorar su desempeño laboral.
41
3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN
E IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA ALINEADO AL
DECRETO 4665 DE 2007
3.1 LISTA DE VERIFICACIÓN
Las listas de verificación son formatos creados para identificar y recolectar información que sirven para analizar e inspeccionar la situación en las que se encuentra algún producto, actividad o sistema a través de preguntas con enfoque cualitativo y cuantitativo. Para realizar una lista de verificación lo primero que se debe tener en cuenta es el objetivo del estudio para así formular las preguntas o ítem que deben ser evaluados o verificar.
3.1.2 Metodología del diagnóstico
De acuerdo con la Guía de Formación del Plan Institucional de Capacitación emitida por la Escuela Superior de Administración Pública y por el Departamento Administrativa de la Función Pública, se realiza una lista de verificación con base al diagnóstico inicial y de manera descriptiva observación (Véase anexo A) con criterios de avalúo cumple, no cumple, cumple parcialmente y no aplica, con la respectiva justificación de cada ítem. La información a recolectar, se obtendrá por medio de fuentes primarias, de acuerdo a la revisión existente de la documentación física, digital, publicada en la intranet y página Web, registros del proceso y entrevistas al personal del área.
a. DIAGNÓSTICO DEL PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN ACTUAL DEL
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN IGNACIO.
Una vez realizada la lista de verificación se evidenció:
41 ítems del Capítulo III y Capítulo V del PIC, el 64.44% cumple con los criterios establecidos por el mismo.
El 22,22% NO aplican para los criterios establecidos por la guía, ya que estas son basadas en las competencias por equipo.
El 13.33% actualmente NO cumplen/Cumple parcialmente con los criterios establecidos por el PIC, que se desglosa continuación en la tabla 1.
42
Tabla 1. Resumen de diagnóstico del PIC actual del HUSI
DIAGNÓSTICO DEL PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN IGNACIO
CRITERIOS ITEMS PORCENTAJE DE ADHERENCIA
Cumple 29 64,44%
No cumple 4 8,89%
Cumple Parcialmente 2 4,44%
No aplica 10 22,22%
TOTAL 45 100,00%
Fuente. El autor
Figura 10. Porcentaje de cumplimiento de PIC
Fuente. El autor
3.2 MATRIZ DOFA
La matriz DOFA es un instrumento o herramienta que permite el análisis o evaluación de los procesos que permite la exploración del entorno en cuando a debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades para la planificación de estrategias, formulaciones y evaluaciones para el mejoramiento del proceso.
“El análisis DOFA es una evaluación subjetiva de datos organizados en el formato DOFA, que los coloca en un orden lógico que ayuda a comprender, presentar, discutir y tomar decisiones. Puede ser utilizado en cualquier tipo de toma de decisiones, ya que la
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00% 64,44%
8,89%4,44%
22,22%
DIAGNÓSTICO DEL PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN
IGNACIO
Cumple
No cumple
Cumple Parcialmente
No aplica
43
plantilla estimula a pensar pro-activamente, en lugar de las comunes reacciones instintivas.”37 Cuadro 1. Matriz DOFA
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS
1. Capacitaciones continuas
frente a las diferentes
necesidades de los servicios.
2. Equipos de trabajo altamente
calificados.
3. Disposición por parte de la
alta gerencia para mejorar y
contribuir con el crecimiento
del personal.
4. Se cumple con el 83% de las
actividades que están
categorizadas como aplican
de acuerdo a las
competencias del hospital.
5. Se genera Certificaciones de
asistencia por lo cual
aumenta el perfil y
competencias de los
empleados.
DEBILIDADES
1. Falta de interés de los
funcionarios en la
participación de los proyectos
a realizar.
2. No tener conformado el PIC
como sistema sino como
actividad.
3. Fallas de identificación en el
diagnóstico de necesidades
por área.
4. Poco personal en el área de
formación y desarrollo que
genera procesos acumulados
y posibles incumplimientos.
5. Desinformación por parte de
los empleados del hospital,
frente a los proyectos a
realizar
OPORTUNIDAD
1. Reconocimientos
externos por la labor
realizada frente al
proceso de formación.
2. Mayor confiabilidad de sus
procesos de acuerdo a la
acreditación de alta
calidad.
3. Tener personal más
capacitado y apta para
suplir con las
necesidades del hospital.
FORTALEZAS-
OPORTUNIDADES
1. Buscar alianzas con otras
entidades de salud para
realizar capacitaciones tanto
del personal asistencial como
administrativo para el
crecimiento e intercambio de
ideas que contribuyan al
hospital.
2. Generar estrategias de
fortalecimiento en el
desarrollo de los proyectos
DEBILIDADES-
OPORTUNIDADES
1. Crear actividades de
sensibilización para que el
personal identifique la
importancia de las
capacitaciones y asistencias a
ellas, así mismo se pueda
lograr con más facilidad la
acreditación de alta calidad.
2. Contratar o elegir personal
como apoyo en el área de
formación y desarrollo para
37 CHAPMAN, Alan. Análisis DOFA y Análisis PEST. En Eduardo leyton. Santiago de chile, 2004 [citado 22 octubre, 2019], p.1.
44
realizados que contribuyan al
cumplimiento de los objetivos
estratégicos del hospital para
fortalecer el proceso de
formación
que no se presente
incumplimiento en el proceso
y cumplan con los proyectos
planteados y aprobados.
AMENAZAS
1. Cambios en el marco
legal y normatividad
colombiano.
2. No cumplimiento de la
normatividad y políticas
relacionadas con el
Plan Institucional y de
Capacitación.
FORTALEZAS-AMENAZAS
1. Adaptación a los nuevos
cambios frente a la normativa y
políticas del Plan Institucional y
de Capacitación con ayuda de
la alta gerencia.
2. Comparar el PIC con las
actividades ya realizadas, para
así mismo completar el 100%
del cumplimiento de la norma.
DEBILIDADES-AMENAZAS
1. Construir el sistema de Plan
Institucional de Capacitación y
Formación de acuerdo a la
normatividad vigente del PIC.
2. Determinar estrategias de
acuerdo a la normatividad del
Plan de Capacitación para el
diagnóstico de necesidades
por área.
3. Conformar el PIC y así mismo
publicar en los diferentes
medios electrónicos o físicos
para la información y
divulgación de los proyectos a
realizar.
Fuente. El autor
Continuación cuadro 1
45
4. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA DE FORMACIÓN Y
DESARROLLO
A continuación, se describe las propuestas de mejora con base a las fases contempladas
en el PIC.
4.1 FASE I: SENSIBILIZAR A LOS EMPLEADOS SOBRE LA CAPACITACIÓN PARA
EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS CON BASE EN LOS PROYECTOS DE
APRENDIZAJE
Como búsqueda en la preparación y motivación en la totalidad de personal
orientados en la capacitación por competencias, se diseñaron las siguientes estrategias
con base a la sensibilización y reflexión:
Periódico institucional con preguntas del contenido del PIC.
Feria Institucional sobre los proyectos de aprendizaje.
Noticiero institucional con información de resultados los proyectos de
aprendizajes ya realizados y los que se realizan.
Plantillas institucionales con información de las capacitaciones que están
programadas durante el mes.
Ejercicios lúdicos sobre los proyectos de aprendizaje.
Dentro de estas metodologías pedagógicas, lúdicas y vivenciales con respecto a las
actividades anteriormente mencionadas se encuentran descriptas ampliamente en el
Anexo B Punto 5.2
Dando cumplimiento a las fases establecidas se presenta la guía temática contenida
en el PIC, sin embargo, se hace hincapié en que los ejes temáticos para la formulación
del Plan de Capacitación del Hospital seguirán siendo los 4 ejes que actualmente se
tienen establecidos. Se deja a consideración y decisión del Hospital la implementación
de alguno de los ejes temáticos del PIC en el Plan de Formación y Desarrollo del HUSI.
4.2 FASE II: FORMULAR PROYECTOS DE APRENDIZAJE
Como proceso o criterio en la solución de problemas por medio de la formulación de los proyectos de aprendizaje se diseña las siguientes estrategias.
Se propone la implementación de una matriz de priorización de problemas o retos institucionales de acuerdo a las fuentes de necesidades que el hospital tiene para la formulación de Plan Institucional de Capacitación las cuales son:
46
Plan operativo de los Servicios de Oficinas y necesidades adicionales. Necesidades de Formación y Desarrollo manifestadas por los empleados y validadas con los líderes de las áreas Resultados de Estudio de Clima Organizacional. Peticiones, quejas y reclamos Planes de mejora realizadas por el área Entrevistas de retiro Evaluación de desempeño anual y de período de prueba
Los criterios de calificación de estas fuentes son: Capacitaciones de ley, el costo o presupuesto para el proyecto de aprendizaje, facilidad de acceso en cuanto a contratación de capacitadores y ejecución del proyecto de aprendizaje, número de personas que se vean involucrado con el proyecto, el direccionamiento estratégico, táctico y operativo. Estas fuentes y criterios fueron calificados de acuerdo al nivel de impacto que tienen cada una de ellas en el cambio del Plan de Formación Y Desarrollo con un nivel de 0 a 3 siendo 0 el menor de los impactos y 3 el más alto de los impactos (véase cuadro 2). Cuadro 2. Matriz de Prioridades
Fuentes C
ap
acita
cio
ne
s d
e le
y
Costo
Fa
cili
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ctico
Dir
eccio
na
mie
nto
Op
era
tivo
To
tal
Plan operativo de los Servicios de Oficinas y necesidades adicionales. 3 3 3 2 2 2 3 18
Necesidades de Formación y Desarrollo manifestadas por los empleados y validadas con los líderes de las áreas.
3 3 1 3 2 3 3 18
Resultados de Estudio de Clima Organizacional. 3 2 2 3 2 1 3 16
Peticiones, quejas y reclamos. 2 1 2 2 2 1 1 11
Planes de mejora realizadas por el área 2 3 3 3 3 3 3 20
Entrevistas de retiro. 0 0 2 1 3 1 1 8
La evaluación de desempeño anual y de período de prueba. 2 2 2 1 3 2 3 15
Fuente. El Autor
NIVEL DE IMPACTO 0= Ningún impacto 1= Poco Impacto 2= Mediano Impacto 3= Alto Impacto
47
Como estrategia en la detención de necesidades por área se plantea la implementación del análisis causa raíz de los problemas que afectan la productividad del área en el que se construye con una estrategia de mejora. La metodología que se propone es la siguiente:
Diligenciar el formato de plan de mejora cada vez que se detecte o se presente fallas en el desarrollo laboral. Este debe ser diligenciado por el empleado junto con el jefe de cada área. Este plan de mejora está constituido por: El origen del plan de mejora, hallazgo, análisis de la causa, la oportunidad de mejora, los criterios de priorización en cuanto a riesgos, costos y volumen, acción de mejora en base al ciclo PHVA, nombre del empleado o persona quien comente la falla, fecha de inicio de la acción de mejora y fecha tentativa de finalización, el responsable del seguimiento al plan de mejora, el estado y análisis de los seguimientos a la acción propuesta. Una vez detectada el origen y el análisis de la causa se realiza una espina de pescado en que se clasifican las causas del problema enmarcadas por la maquinaria, materiales, mano de obra, método, mediciones y medio ambiente.
Figura 11. Diagrama de causa y efecto
48
Continuación figura 1
Fuente. El autor
Los criterios de priorización en cuanto al riesgo, costos y volumen se definen de 1 a 5 de la siguiente forma: Cuadro 3. Criterios de priorización
RIESGO COSTO VOLUMEN
Califique como 1 o 2 cuando la institución, el usuario y/o los
clientes internos no corren ningún riesgo o existe un riesgo leve si no
se efectúa la acción de mejoramiento
Califique como 1 o 2 si al no realizarse el mejoramiento no se
afectan o se afectan levemente las finanzas y la imagen de la
institución.
Califique como 1 o 2 si la ejecución del mejoramiento no tendría una cobertura o alcance amplio en la institución o en los usuarios internos o externos o
el impacto es leve
Califique como 3 cuando la institución, el usuario y/o los
clientes internos corren un riesgo medio si no se efectúa la acción de
mejoramiento
Califique como 3 si al no realizarse el mejoramiento se afectan
moderadamente las finanzas y la imagen de la institución.
Califique como 3 si la ejecución de la acción de mejoramiento
tendría una cobertura o alcance medio
en la institución o en los usuarios internos o externos.
Califique como 4 o 5 cuando la institución, el usuario y/o los
clientes internos corren un riesgo alto o se puede presentar un
evento adverso o incidente si no se efectúa
la acción de mejoramiento
Califique como 4 o 5 si al no realizarse el mejoramiento se afectan notablemente las finanzas y la imagen
de la institución.
Califique como 4 o 5 si la ejecución de la acción de mejoramiento tendría una
cobertura o alcance amplio en la institución o en los usuarios
internos o externos.
Fuente. FUNDACIÓN HOSPITAL SAN CARLOS. Plan de mejora, procesos internos de calidad.
Los jefes de cada área deberán unificar en una sola base los planes de mejora realizados durante el año y realizar el diagrama de causa y efecto, para determinar la raíz de los fallos presentados en el área. Una vez analizada la información y detectada
49
la necesidad se deberá llenar el siguiente informe para priorizar los problemas o retos por área que serán presentados para la formulación del Plan de Formación y Desarrollo.
Cuadro 4. Matriz priorización de proyectos de capacitación por área.
INFORME PARA PRIORIZAR PROBLEMAS O RETOS POR ÁREA
Departamento: Área:
Proyecto de aprendizaje Objetivo del proyecto de
aprendizaje ¿Con esta capacitación que se
espera contrarrestar? Resultado de la evaluación
del desempeño
Fuente. El Autor
Dando solución a la Fase II punto E, G y F se describe las estrategias para dar cumplimiento y método de mejora al proceso actual. (Ver Anexo B)
Se reúne la información y se describe para la ejecución de la guía presentada en este trabajo.
4.3 FASE III: CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS PROYECTOS DE
APRENDIZAJE EN EQUIPO FORMULADOS EN LA ENTIDAD.
De acuerdo a la información recolectada se evidencia que para la fase 3 de la guía de
formulación del PIC no fue necesario realizar ninguna mejora al proceso actual sin
embargo se contempla y describe esta fase para estructurar la guía del Plan Institucional
de Capacitación y Formulación del Hospital Universitario San Ignacio. (Ver anexo B punto
5.3.2)
50
4.4 FASE IV: PROGRAMAR EL PIC INSTITUCIONAL CON BASE EN LOS
PROYECTOS DE APRENDIZAJE
Como plan de mejora de acuerdo a la fase 4 del Plan Institucional de Capacitación se establece el objetivo general dando justificación en relación al logro de los objetivos institucionales. En esta fase también se da cumplimiento y mejora al ítem J “Registrar la programación realizada en un documento que sintetice el PIC. Cada entidad según sus procedimientos de planeación adoptará el formulario para presentar el documento del PIC.” 38 En el que se procede al registro, programación y adaptación del PIC donde se plasma el proceso, presupuesto, cronograma, estrategias y todas las fases relacionas en la guía de formulación en base a los proyectos de aprendizaje en equipos, la cual es regida por el decreto 4665 del 2007. Para la realización de este documento se tomó como referencia formatos, descripciones, procedimientos, instructivos y recolección de información encontrada en el intranet del Hospital para consolidar todo lo encontrado y documentar el sistema.
4.5 FASE V: EJECUCIÓN DEL PIC
Con el análisis realizado se evidencia que para esta fase no fue necesario realizar
ninguna mejora al proceso actual sin embargo se describe para estructurar la guía del
Plan Institucional de Capacitación y Formulación del Hospital Universitario San Ignacio.
(Ver anexo B punto 5.4)
4.6 CAPITULO V: INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DEL PLAN DE
CAPACITACIÓN-PIC
Para la evaluación de impactos en cuanto a los resultados obtenidos en las capacitaciones de mejoramiento del desempeño organizacional, se define que los indicadores darán seguimiento y evaluación al PIC con el fin de ampliar conocimientos de orientaciones conceptuales y procedimentales. Se realiza una tabla en la que se relaciona los indicadores, formula, unidad de medición, responsable y meta, también se adiciona un indicador con el cual permitirá la evaluación o nivel de difusión del PIC.
38 COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP, Guía para la Formulación del Plan Nacional de Capacitación –PIC – 2008 Op. cit. p. 26
51
Cuadro 5. Indicadores para evaluación de desempeño del PIC
Nombre del indicador
Formula Unidad
de medición
Responsable Periodicidad Meta
Cobertura Plan de Formación y Desarrollo.
( Número de empleados, colaboradores, residentes y estudiantes que participan en las actividades del plan de Formación y Desarrollo institucional en el período / Total de empleados, colaboradores, residentes y estudiantes programados por la institución en el mismo período )*100
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Mensual 80%
Cumplimiento del plan de Formación y Desarrollo
( Numero de actividades del Plan de Formación y Desarrollo ejecutadas en el período / Número de actividades programadas en el plan de formación y desarrollo )*100
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Mensual 49%
Nivel de difusión del PNFC y sus metodologías
(Número de acciones de sensibilización realizadas/Número de acciones previstas) *100.
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Semestralmente 89%
Cobertura de inducción Presencial
( Número de empleados participantes en las actividades programadas de inducción en el período / Número total de trabajadores que ingresaron a la institución en el mismo período )*100
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Trimestral 100
Fuente. El autor
52
CONCLUSIONES
En el diagnóstico realizado a los procesos y procedimientos existentes del área de
formación y desarrollo, se evidenció una ausencia de manual o guía que contemplara el
PIC, lo cual generaba confusiones y actividades dispersas que no daban un tratamiento
ni cumplimiento adecuado a la normatividad vigente.
Mediante la lista de verificación que se desarrolló para el análisis del proceso actual
alineados con la guía metodológica mencionada en el Decreto 4665 de 2007 se evidenció
que el 85% de las actividades que maneja el hospital dan un cumplimiento favorable, el
15% restante corresponden a las actividades que se cumplen parcialmente o que no
cumplen.
Se evidencio una falencia en el diagnóstico de necesidades por área ya que no se tenía
conformada una matriz que registrara las necesidades del servicio para el desarrollo y
planteamiento anual del PIC.
Mediante la propuesta de mejoramiento se recopilo toda la información de las actividades
generando un sistema más integrado de forma descriptiva en el que se espera una mayor
claridad en el funcionamiento del proceso que se realiza en el área de formación y
desarrollo.
Se planearon algunas estrategias de sensibilización (Véase anexo B) para que los
empleados conozcan y se pueda divulgar el sistema o guía PIC con el fin de generar
cultura institucional de la importancia y asistencia a las capacitaciones.
53
RECOMENDACIONES
Se recomienda definir los procesos de inducción y reinducción e incluirlos en Plan
Institucional de Capacitación.
Para futuros trabajos o actualización del PIC se debe contemplar la formación con
base en proyectos de aprendizaje en equipos para dar mayor cumplimiento a la
normatividad y así mismo mejorar el diagnóstico de necesidades y mantener al personal
más involucrado en el proceso.
Para el proceso de registro, control y verificación de asistencia a las capacitaciones la
cual es parte fundamental como evidencia al cumplimiento del PIC, se recomienda
generar o implementar un sistema de códigos de barras para generar confiabilidad en
los datos suministrados y así mismo optimizar el proceso.
54
BIBLIOGRAFÍA
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55
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56
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57
ANEXOS
Anexo A. Diagnóstico del plan de formación y capacitación del Hospital Universitario San Ignacio
DIAGNÓSTICO DEL PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN IGNACIO
CAPÍTULO III: FASES PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE CAPACITACIÓN – PIC CUMPLE NO CUMPLE
CUMPLE PARCIALMENTE
NO APLICA Justificación
3.1. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 3º del Decreto 1567 de 1998: “Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará, con una periodicidad mínima de un año, su plan institucional de capacitación”.
1 Cada año los jefes del área de formación y desarrollo se reúne con las diferentes áreas para identificar las capacitaciones que se impartirán durante el año.
3.2. Fases para la Formulación del PIC
FASE 1: Sensibilizar a los Empleados sobre la Capacitación para el Desarrollo de Competencias con base en los Proyectos de Aprendizaje
A. Establecer un cronograma de trabajo para la sensibilización sobre la capacitación por competencias y los proyectos de aprendizaje en equipo.
1
Se tiene establecido un cronograma de sensibilización para fortalecer las capacitaciones por competencias en la cual se trabaja una de las cuatro competencias definida por el hospital: TOCA. Los proyectos de aprendizaje en equipo no son una prioridad en este momento para el hospital.
B. Sensibilizar a la alta dirección de la entidad sobre la contribución de los proyectos de aprendizaje en equipo al desarrollo de los procesos y el logro de resultados institucionales y comprometerla con su implementación.
1 La alta dirección proporciona, recursos, presupuesto y un área exclusiva para la organización y desarrollo de estos eventos de capacitación.
58
C. Diseñar las estrategias de sensibilización donde se implica varias actividades que informen y permitan reflexionar; entre otras, pueden ejecutarse las siguientes: Carteles alusivos agradables y con mensajes claros y motivadores; un noticiero, ejercicios de tipo lúdico, etc.; en general deben utilizarse metodologías pedagógicas lúdicas y vivenciales
1 No se tienen estrategias de sensibilización ni divulgación actualmente.
D. Orientar la identificación de facilitadores internos por parte de los equipos de aprendizaje, según las fortalezas para atender los temas y problemas institucionales seleccionados.
1 Actualmente el plan de formación se basa en las competencias individuales mas no por equipos.
E. Brindar las herramientas y orientaciones necesarias para que los facilitadores que cumplan con su labor dentro de los equipos de aprendizaje.
1 Actualmente el plan de formación se basa en las competencias individuales mas no por equipos.
FASE 2: Formular Proyectos de Aprendizaje
A. Orientar al equipo directivo para el establecimiento de necesidades y retos institucionales estratégicos como información necesaria para que se formulen los proyectos de aprendizaje en Equipo
1 Actualmente el plan de formación se basa en las competencias individuales mas no por equipos.
B. Planear el proceso de formulación de los proyectos de aprendizaje, coordinando con las áreas las fechas de reunión y elaboración.
1 La formulación del PIC se realiza junto con los directores de cada departamento.
59
C. Asesorar y proporcionar información para que los empleados de las diferentes áreas o dependencias de la entidad, identifiquen los problemas o retos institucionales de su interés
1
Identifican y analizan las necesidades de formación del Hospital través de necesidades de Formación y Desarrollo manifestadas por los empleados y validadas con los líderes de las áreas, peticiones, quejas y reclamos, resultados de encuestas de necesidades de formación y desarrollo.
D. Suministrar a las áreas o dependencias de la entidad la información contenida en la matriz sobre prioridades institucionales
1 No está definida la matriz de prioridades institucionales, por lo tanto, no hay divulgación de la misma.
E. Presentar la guía temática contenida en el PIC haciendo hincapié en que los temas relacionados en esta pueden ser convertidos en problemas de aprendizaje en sí mismos, o pueden hacer parte de las soluciones a dichos problemas.
1 La guía temática del PIC tiene como eje de desarrollo
F. Facilitar a cada una de las áreas el Manual Específico de las Funciones y Competencias Laborales de la Entidad, para que los equipos de aprendizaje analicen las competencias funcionales relacionadas con los problemas o retos institucionales identificados en los proyectos.
1 Actualmente el plan de formación se basa en las competencias individuales mas no por equipos.
G. Presentar a los jefes de área, en forma detallada y por escrito, los resultados de la medición de la brecha de las competencias comportamentales incluidas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Entidad.
1
Los jefe de la dependencia, les informa a los jefes de área los resultados mediante el Acta de Confirmación para necesidades de formación y desarrollo en la cual se consignan las necesidades de formación y desarrollo que se identificaron en la oficina o servicio.
60
H. Orientar a los jefes de área, dependencia o proceso en la priorización y validación de los proyectos formulados por los equipos de trabajo bajo su responsabilidad.
1
Basándose en el cronograma que se realiza cada año, el área de formación y desarrollo antes de la fecha propuesta para la capacitación verifica, recuerda y ayuda a los jefes de área para que se lleven a cabo los proyectos formulados.
I.Revisar que los proyectos de aprendizaje estén formulados según los criterios técnicos y necesidades institucionales, valorando si los objetivos, las estrategias y método de aprendizaje y recursos formulados en los proyectos, son los adecuados para resolver las necesidades de capacitación
1 Los proyectos de aprendizaje se basan en los cuatro ejes fundamentales planteados para el cumplimiento de los objetivos estratégicos del HUSI.
FASE 3: Consolidar la información de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo formulados en la entidad
A. Clasificar la información de los proyectos de aprendizaje de acuerdo con las categorías definidas, teniendo siempre presente la pertinencia e importancia de las mismas para facilitar el proceso de priorización.
1
Se clasifica los proyectos de aprendizaje en una matriz donde se identifican los criterios de acuerdo a la fuente de necesidad, horas para el desarrollo, recursos, temas y objetivos del proyecto.
B. Analizar la información registrada en la matriz nivel jerárquico o funciones (ejemplo: gestión de la contratación).
1
En el cronograma de PIC se analiza la información por cada proyecto de aprendizaje de acuerdo a la fuente de necesidad, si requiere de capacitador externo, presupuesto y objetivo del proyecto.
C. Presentar el consolidado de la información al comité de capacitación y/o a la Comisión de Personal a fin de que se tenga toda la información necesaria para tomar decisiones ajustadas a las necesidades y capacidades institucionales
1 El comité de personal de acuerdo a la ley 909 de 2004 se establece que este comité de capacitación es para entidades públicas y competencias grupales.
61
D. Participar en la priorización de actividades de capacitación que deben ser incorporadas en el PIC, dando prelación a situaciones problema de los proyectos de aprendizaje que se relacionen directamente con los procesos y proyectos establecidos como necesidad institucional y a aquellos que tengan mayor cobertura por nivel jerárquico y número de personas.
1
Se prioriza las capacitaciones en base a los requerimientos de ley asociados a formación y desarrollo, el presupuesto asignado para la ejecución del plan de formación y desarrollo, el Direccionamiento estratégico y el plan operativo de los Servicios y Oficinas y necesidades adicionales.
E. Informar a las áreas sobre los proyectos de aprendizaje aprobados y no aprobados, así como sobre los temas y métodos de capacitación que tendrán apoyo económico de acuerdo con la priorización realizada.
1 Se les informa a los jefes de cada dependencia las capacitaciones que fueron aprobados y avalados para que puedan replicar la información a los jefes de área.
F. Finalmente, los proyectos de aprendizaje que queden después de la priorización se integrarán al Plan Institucional de Capacitación – PIC
1
No se descarta ninguna capacitación que este dentro del PIC, el objetivo del HUSI es cumplir y realizar todas las capacitaciones en las fechas y horarios programadas.
FASE 4: Programar el PIC Institucional con base en los Proyectos de Aprendizaje
A. Organizar la programación del PIC, con base en las prioridades realizadas conjuntamente con la Comisión de personal, para ello deben agruparse los proyectos de aprendizaje por áreas de trabajo, procesos institucionales o temas transversales que agrupen empleados por
1 No existe una comisión de personal y no es una prioridad para el hospital crear uno, ya que estas son competencias grupales.
B. Establecer objetivo general del PIC y justificar el propósito del mismo en relación con su nivel de incidencia en el logro de los objetivos institucionales
1 No se tiene definido un objetivo general del PIC
62
C. Establecer objetivos específicos del PIC con los cambios que se esperan en las áreas de trabajo como resultado de los proyectos de aprendizaje en equipo.
1 Actualmente el plan de formación se basa en las competencias individuales mas no por equipos.
D. Analizar y decidir las estrategias o métodos de aprendizaje propuestos por los equipos y clasificarlos, según se requieran recursos internos o externos para adelantar la capacitación.
1 Se analiza por cada actividad los recursos necesarios para llevar a cabo las capacitaciones, número de personas que asistirán y hora estimadas.
E. Elaborar el presupuesto del PIC y prever todos los recursos financieros y no financieros para la realización de las actividades de capacitación previstas en los Proyectos de Aprendizaje priorizados
1
Todas las actividades dentro del Cronograma ya aprobadas por la Directora de Gestión Humana, pasa al Director General para autorizar y solicitar el presupuesto de ejecución del PIC.
F. Aprobar los proyectos de aprendizaje e informar a las áreas.
1 El Coordinador de Formación y Desarrollo presentará al Director de Gestión Humana el Plan de formación y Desarrollo para su aprobación.
G. Programar los eventos previstos en los proyectos de aprendizaje, organizando los cronogramas de ejecución en coordinación con las áreas
1
Para la ejecución de los proyectos de aprendizaje primero se confirma y se organiza con las jefes de cada áreas para coordinar el personal que asistirá a la capacitación.
H. Programar la evaluación y el seguimiento del PIC e identificar los indicadores a utilizar, las fechas de registro y las fuentes de información (ver capítulo 5 sobre indicadores).
1
Se realiza una evaluación de satisfacción después de cada capación realizada con el fin de manejar indicadores de seguimiento y cumplimiento los cuales son subidos a la plataforma del HUSI, mensualmente.
I. Programar el seguimiento a la implementación de los proyectos de aprendizaje en equipo
1 Actualmente el plan de formación se basa en las competencias individuales mas no por equipos.
63
J. Registrar la programación realizada en un documento que sintetice el PIC. Cada entidad según sus procedimientos de planeación adoptará el formulario para presentar el documento del PIC.
1 El Hospital no cuenta con ningún documento que sintetice o muestre el Plan de capacitación y formación.
FASE 5: Ejecución del PIC
A. Elaborar términos de referencia o requisitos para contratar la capacitación externa para que esta cumpla con el enfoque pedagógico de capacitación para el desarrollo de competencias laborales
1 Empresas certificadas con experiencia en el área de formación en el que cuentan con personal capacitación.
B. Identificar los capacitadores internos, externos y los centros de enseñanza que cumplan con los criterios pedagógicos de capacitación por competencias.
1
Se contacta a diferentes proveedores de acuerdo a cada curso y sus temas, con el fin de solicitar varias cotizaciones y así seleccionar la mejor opción teniendo en cuenta la relación entre costo y calidad.
c. Reclutar a los capacitadores internos o externos.
1 Se elige al proveedor que reúna las características de calidad y costo correspondientes, previa aprobación de la Dirección de Gestión Humana.
d. Presupuestar, programar y ejecutar las acciones de capacitación externas.
1 Se refleja en el cronograma de PIC del Hospital.
e. Proporcionar o garantizar que los capacitadores tengan la formación y la cualificación técnica necesarias bajo el enfoque de competencias.
1
Cualquier proveedor potencial de capacitación, será sujeto a un análisis comparativo, que permita evaluar su grado de experiencia, costos, flexibilidad en los horarios. Para lo anterior debe presentar su propuesta junto con sus certificaciones requeridas. Cuando es un proveedor nuevo se solicitaran mínimo dos cotizaciones u ofertas de servicios para realizar el análisis comparativo.
64
f. Organizar y proporcionar los recursos materiales indispensables.
1
Se verifica el material y elementos que se requieren para las capacitaciones y de acuerdo los elementos necesarios se solicita a la oficina de Dirección Humana recursos por medio de la solicitud de caja menor.
g. Facilitar y garantizar el acceso de los empleados a las estrategias de aprendizaje previstas.
1
Se informa a los empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes o residentes por correo electrónico, comunicación escrita o través de los jefes el día, la hora y el lugar donde será impartida la capacitación.
h. Ordenar, coordinar y controlar la acción de aprendizaje y la evaluación prevista en los proyectos de aprendizaje.
1 Actualmente el plan de formación se basa en las competencias individuales mas no por equipos.
i. Coordinar los procesos de multiplicación o réplica de las capacitaciones externas recibidas por los empleados.
1 Los jefes y coordinadores que reciben capacitaciones externas, capacitan al resto del personal por medio de la formación que reciben.
j. Realizar la evaluación y el seguimiento del PIC aplicando y analizando los indicadores seleccionados.
1
El Coordinador de Formación y Desarrollo con el fin de verificar el éxito del Plan de Formación y desarrollo, debe confirmar los indicadores de las diferentes áreas los cuales son impactados por las capacitaciones impartidas según lo definido en el Plan de Formación y Desarrollo.
k. Realizar el seguimiento a la implementación de los proyectos de aprendizaje en equipo.
1 Actualmente el plan de formación se basa en competencias individuales.
l. Presentar informes sobre el avance del PIC y el logro de resultados e impactos.
1 Mensualmente envían un informe a Dirección General con los avances y logros del PIC
65
CAPÍTULO V: INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL – PIC
5.1. Indicadores para evaluar la gestión del PIC
1
Se generó un indicador con base a la efectividad del PIC en el que esta se mide el (Número de actividades del Plan de Formación y Desarrollo ejecutadas en el período / Número de actividades programadas en el plan de formación y desarrollo )*100
5.2. Indicadores para evaluar el impacto del PIC
1
Se generó un indicador en el que mida el nivel de Impacto de las capacitaciones realizadas (Promedio puntos obtenidos en la encuesta de capacitación muy satisfecho en el periodo + Promedio puntos obtenidos en la encuesta de capacitación satisfecho en el periodo)
TOTAL 29 4 2 10 45
66
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y
FORMACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN
IGNACIO
Anexo B. Propuesta del plan de Capacitación del Hospital Universitario San Ignacio
67
MARCO DE REFERENCIA
1.1 Marco Normativo
Constitución Política de Colombia de 1991.
Decreto 4665 de 2007, por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos.
Decreto Ley 1567 de 1998, el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.
Decreto 1011 de 2006. Por medio del cual se definen los componentes del Sistema Obligatorio de Garantía para la calidad en Salud.
Ley 115 de 1994, por la cual se expide la Ley General de Educación.
Decreto 1011 de 2006. Por medio del cual se definen los componentes del Sistema Obligatorio de Garantía para la calidad en Salud.
Ley 1064 de 2006, por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.
Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de2004 y el Decreto Ley 1567 de 1998.
Ley 909 de 2005, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
Ley 1438 de 2011. Por medio de la cual se modifica parcialmente ley 1122 de 2007 y se dan otras disposiciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
68
1.2 ALINEACIÓN CON LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
1.2.1 Política de Gestión del Talento Humano
El HUSI reconoce la importancia del talento humano como eje fundamental para el logro
de sus objetivos estratégicos. Es así como, ratifica su compromiso con sus empleados a
través de procesos tendientes a crear un ambiente laboral que propicie su desarrollo
integral, sobre la base de construir identidad con el direccionamiento estratégico. Lo
anterior a través de procesos imparciales de selección, vinculación, seguimiento,
compensación, bienestar y formación.
1.2.2 Plataforma Estratégica Hospital Universitario San Ignacio.
Visión
Visión
En el 2021 el HUSI como Centro Médico Académico reconocido internacionalmente, liderará desde sus nuevas instalaciones una red integrada de atención en salud, y de docencia e investigación al servicio de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social y la Pontificia Universidad Javeriana, manteniendo la acreditación como Hospital Universitario. Tendrá una producción intelectual creciente. Con excedentes que le permitirán sostener su crecimiento y ampliar sus programas médicos, de proyección social y de extensión.
• Misión. • Visión. • 4 Valores. • 6 Objetivos
Estratégicos. • 10 Políticas
Institucionales.
Somos un Hospital Universitario Fundado
y regentado por la
Compañía de Jesús.
Como prestador complementario
brindamos cuidado médico humano,
seguro y eficiente con énfasis en alta complejidad.
Misión
En un entorno académico para la formación de estudiantes de la
Pontificia Universidad Javeriana.
En un entorno académico para la formación de estudiantes de la
Pontificia Universidad Javeriana.
Inspirados en una ecología integral buscamos el desarrollo
en la consecución de un progreso más sano, más humano
y más social.
69
2. OBJETIVO
2.1 Objetivo General
Fortalecer las habilidades, competencias y destrezas de los empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes y residentes del Hospital Universitario San Ignacio respondiendo a los objetivos estratégicos de la institución y las necesidades de los
servicios y oficinas.
2.2 Justificación del Objetivo
Teniendo en cuenta que en el Hospital Universitario San Ignacio es importante atraer y
fidelizar el talento humano para el logro de los objetivos estratégicos, se desarrolla un
Plan de Formación y Desarrollo en el que diariamente se trabaja mediante unas
estrategias que apuntan al cumplimiento de los proyectos de aprendizaje que el HUSI
tiene dispuesto para cada uno de nuestros colaboradores, en el cual pueden encontrar
un acceso a la formación continua que aplican a cada una de sus habilidades.
Dicho esto, se hace énfasis en la importancia de dicho programa ya que permite contar
con un personal totalmente apto y capacitado para suplir cada necesidad del Hospital,
enfocándose en el bienestar de los usuarios, empleados y estudiantes.
3. MAPA DE PROCESOS
El Área de formación y desarrollo es la encargada de desarrollar, organizar y realizar las
actividades de aprendizaje que serán impartidas a los empleados del Hospital
Universitario San Ignacio, esta Área está dentro del departamento de Gestión Humana y
dando cumplimiento a la ISO 9001 2015 se presenta a continuación el mapa de procesos.
70
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Formación39: es el conjunto de acciones encaminadas a responder a las necesidades de capacitación de los servicios y oficinas con base en el plan estratégico del Hospital y las competencias organizacionales. Capacitación40: son todas actividades estructuradas encaminados a transmitir
conocimientos y habilidades de forma organizada, planificada y evaluable. Desarrollo41: es el conjunto de actividades encaminadas al mejoramiento de las
competencias de los empleados para el desempeño de sus funciones. Competencia42: Conjunto integrado de conocimientos, habilidades, experiencias,
actitudes, motivaciones y valores que permiten a los empleados desarrollar exitosamente las funciones propias de cada cargo. (HUSI). Encuesta: conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa, para averiguar estados de opinión o diversas cuestiones de hecho. Evaluación de Desempeño: instrumento de valoración del cumplimiento de los objetivos planteados, cuyo resultado permite tomar decisiones objetivas de formación desarrollo y otros con respecto al Talento Humano. Necesidades de Formación y Desarrollo: son aquellos conocimientos, habilidades,
competencias y actitudes que necesitan ser desarrollados por un empleado para realizar de manera eficiente su trabajo y generar mayor valor agregado dentro de la Institución. Plan Anual de Formación y Desarrollo: modelo sistemático de actividades dirigido a empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes y residentes respondiendo a los objetivos estratégicos de la institución y las necesidades de los servicios y oficinas. Direccionamiento estratégico: está compuesto por la misión, visión, políticas, valores y objetivos estratégicos de la institución. Requerimientos de ley: son aquellos requisitos de formación y desarrollo que están presentes en las normas de habilitación y acreditación para los diferentes cargos del Hospital.
39 ALLES Martha. Dirección Estratégica de Gestión Humana s. Ed, 2. 2009 40 IDEM. 41 IDEM. 42 RUBIO LLANO María Fernanda, Directora de Gestión Humana, Definición de Competencia, Bogotá 2012.
71
5. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN
5.1 Estructura del Programa de Formación y Capacitación del Hospital Universitario
San Ignacio
El Plan de Formación y Desarrollo del Hospital se estructura en planes de gestión anual,
desarrollados por la Oficina de Gestión Humana a través de la Coordinación de
Formación y Desarrollo, los cuales serán aprobados por la Dirección General. Este plan
podrá modificarse en cualquier momento debido a requerimientos puntuales identificados
en los diferentes Servicios y Oficinas del Hospital.
Este plan de Formación y Desarrollo cuenta con cuatro ejes fundamentales
Formación Técnica o específica: compuesta principalmente por actividades encaminadas a desarrollar habilidades y aptitudes para el desempeño de funciones. Estas actividades se determinan principalmente por los requerimientos de ley y las necesidades expresadas por los responsables de áreas.
Formación Estratégica: compuesta por las actividades en pro del cambio cultural, la vivencia de los valores y políticas instituciones.
Formación de Bienestar: compuesta por actividades encaminadas a mejorar el clima laboral y la satisfacción de los empleados dentro del marco del balance entre la vida personal y laboral.
Formación para el Desarrollo: compuesta por actividades encaminadas al desarrollo de competencias asociadas a los diferentes cargos.
5.1.1 Guía temática del PIC A continuación, se muestra la guía temática contenida en el PIC en base a las necesidades y problemáticas territoriales sobre los propósitos de modernización del Estado.
Componentes Ejes de desarrollo
DESARROLLO INSTITUCIONAL
1. Planificación 2. Inversión Pública 3. Organización Administrativa 4 Gobernabilidad
CUMPLIMIENTO DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
1. Administración al servicio del ciudadano 2. Lucha contra la corrupción 3. Mejoramiento continuo 4. Gobierno de la información 5. Innovación institucional 6. Gestión por resultados
Fuente: Fuente. Adaptado de: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, ESAP, Guía para la Formulación del Plan Nacional de Capacitación –PIC – 2008, p.6.
72
5.2 Sensibilización al Plan de Capacitación y Formulación
Como estrategias de sensibilización a los planes de capación se tendrá en cuenta el
siguiente cronograma en el cual permitirá a los empleados, colaboradores, prestadores
de servicio, estudiantes y residentes del Hospital Universitario San Ignacio conocer,
familiarizarse e identificar la importancia del PIC, así como la programación de algunas
de estas actividades para que puedan acceder a ellas.
Actividad Fecha Responsable Recursos
Necesarios
Periódico institucional con preguntas del contenido del PIC.
Cada 45 días Área de
Comunicaciones
Papel Periódico, Imágenes y Lista de actividades del
PIC.
Feria Institucional sobre los proyectos de aprendizaje
Una vez al año Área de
formación y desarrollo
Juegos dinámicos
Noticiero institucional con información de resultados los proyectos de aprendizajes ya realizados y los que se realizan.
IV Semana de cada mes
Área de comunicación
junto con un área elegida
Cámara, Computador E
Imágenes o videos de las actividades.
Plantillas institucionales con información de las capacitaciones que están programadas durante el mes
I Semana de cada mes
Área de formación y desarrollo
Computador y Cronograma del
PIC.
Ejercicios lúdicos sobre los proyectos de aprendizaje
Una vez cada trimestre
Jefes de cada departamento
Los necesarios para realizar las actividades que
elija cada departamento
5.2.1 Sensibilización por competencias institucionales
Se establece un cronograma de sensibilización en el que se presentan las evidencias de
las ventajas y de las dificultades para poner en práctica las competencias TOCA
realizando dinámicas que permitan generar interacción y pongan en evidencia el grado
de desarrollo de las competencias, estas actividades están dirigida al personal que se
iinscriba a estos talleres con el fin de sensibilizar a la institución.
73
Cronograma
T
Desarrollo de Competencias:
Trabajo en Equipo
Asistencia Satisfacción
Variable de Integración entre
áreas de clima
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1 Sesión de 4 horas
Desarrollo de Competencias
TOCA
O
Desarrollo de Competencia: Orientación Al
Servicio
Asistencia Satisfacción del usuario
1 Sesión de
4 horas
Desarrollo de Competencias
TOCA
C
Desarrollo de Competencia: Comunicación
Efectiva
Asistencia Satisfacción Variable de
Comunicación en clima
1 Sesión de
4 horas
Desarrollo de Competencias
TOCA
A
Desarrollo de Competencia: Aprendizaje
Continuo
Asistencia Satisfacción
1 Sesión de
4 horas
Desarrollo de Competencias
TOCA
74
5.2.1 Diagnóstico de Necesidades
En el diagnóstico de necesidades se implementan varias estrategias como herramienta
que permitan orientar la estructura y desarrollo a un plan de formación y capacitación
contribuyendo al fortalecimiento de competencias, conocimientos y actitudes, con el fin
de cumplir con los objetivos institucionales y estratégicos de la organización como
también aportar en el aprendizaje continuo de todos los empleados y servidores del HUSI.
Como estrategia para el diagnóstico y recolección de información frente a las brechas de
conocimiento que presentan los funcionarios del Hospital Universitario San Ignacio, se
tienen en cuenta varias variables para el análisis y formulación del Plan de Capacitación
y Formación.
1. Plan operativo de los Servicios y Oficinas y necesidades adicionales. 2. Necesidades de Formación y Desarrollo manifestadas por los empleados y validadas
con los líderes de las áreas. 3. Resultados de Estudio de Clima Organizacional. 4. Peticiones, quejas y reclamos. 5. Encuestas de Necesidades de Formación y Desarrollo. 6. Entrevistas de retiro. 7. La evaluación de desempeño anual y de período de prueba. 8. Requerimientos de Ley que apliquen.
5.3 Formulación del plan institucional de capacitación
5.3.1 Formulación de los proyectos de aprendizaje
Dando cumplimiento al decreto 4665 de 2007 este Plan de Formación se formulará con
una periodicidad máxima de un año en el que se contempla toda la información
suministrada por los jefes de cada área, empleado y colaborador.
Como estrategias metodológicas en el diagnóstico de necesidades y sobre las
necesidades recolectadas se establecen los criterios de priorización teniendo en cuenta:
1. Requerimientos de ley asociados a formación y desarrollo. 2. El presupuesto asignado para la ejecución del Plan de Formación y desarrollo. 3. El Direccionamiento estratégico. 4. El Plan operativo de los Servicios y Oficinas y necesidades adicionales.
Para la priorización en la formulación de problemas de aprendizaje por área se decide
realizar la matriz de priorización de problemas o retos en las que se califica de acuerdo
al nivel de impacto que tienen cada una de ellas en el cambio del Plan de Formación Y
Desarrollo con un nivel de 0 a 3 siendo 0 el menor de los impactos y 3 el más alto de los
impactos
75
Fuentes C
ap
acita
cio
ne
s d
e le
y
Costo
Fa
cili
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cce
so
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Dir
eccio
na
mie
nto
Op
era
tivo
To
tal
Plan operativo de los Servicios de Oficinas y necesidades adicionales. 3 3 3 2 2 3 1 18
Necesidades de Formación y Desarrollo manifestadas por los empleados y validadas con los líderes de las áreas. 3 3 1 3 2 3 3 18
Resultados de Estudio de Clima Organizacional. 3 2 2 3 2 1 3 16
Peticiones, quejas y reclamos. 2 1 2 2 2 1 1 11
Planes de mejora realizadas por el área 2 3 3 3 3 3 3 20
Entrevistas de retiro. 0 0 2 1 3 1 1 8
La evaluación de desempeño anual y de período de prueba. 2 2 2 1 3 2 3 15
Una vez formulado el PIC se le informará a cada área o director de departamento los
proyectos aprobados por Dirección General para su divulgación, así como también se
subirá al Intranet del HUSI esta guía temática y los resultados de las brechas de las
competencias comportamentales por medio del Acta de Confirmación para Necesidades
de Formación y Desarrollo.
5.3.2 Consolidación de información para los proyectos de aprendizaje
Para los proyectos que fueron aprobados de acuerdo a la matriz de priorización
problemas o retos institucionales se realiza un análisis clasificando la información en una
matriz donde permita identificar en cada uno de estos la dependencia, oficina o área de
trabajo, nombre del proyecto de aprendizaje, fase de ejecución, número de personas
estimadas a asistir, fecha de ejecución, número de horas para su desarrollo, presupuesto,
fuente de necesidad y capacitador (Ver Anexo Nº E).
Una vez clasificada la información y analizada por cada uno de los proyectos se procede
a priorizar las actividades que dan cumplimiento de acuerdo al criterios y fuentes de
priorización e informar a las áreas sobre los proyectos aprobados por medio del Acta de
Confirmación para Necesidades de Capacitación.
NIVEL DE IMPACTO 0= Ningún impacto 1= Poco Impacto 2= Mediano
Impacto 3= Alto Impacto
76
5.4 Plan Institucional de Capacitación y Formación
Mediante el Plan Institucional de Capacitación y Formación se busca planear, proyectar y ejecutar, actividades que permita que los empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes y residentes del Hospital Universitario San Ignacio logren incrementar sus conocimientos en diferentes áreas que dentro de sus funciones laborales son importantes para un buen desempeño, esto con el fin de responder a los objetivos estratégicos de la institución, aumentando la capacidad individual y colectiva. Los proyectos de aprendizaje dentro del PIC responden a las necesidades encontradas a través de las diferentes herramientas empleadas para su diagnóstico, dando solución a temáticas dentro de las competencias internas y externas. Estos proyectos de aprendizaje están divididos con base a los 4 ejes principales de estructura del PIC y de acuerdo a ello se determina la fuente de necesidad, presupuesto y objetivo de cada uno de estos proyectos. También es importante y teniendo en cuenta que los funcionarios dentro de las diferentes áreas del HUSI cuentan con conocimientos importantes para el desarrollo de los proyectos que contribuyen con los objetivos, se contemplan actividades para que los funcionarios capacitados sean quien las dirijan. Para la elección de capacitadores externos se contractará con diferentes proveedores,
estos deben ser sujetos a un análisis comparativo, que permita evaluar su grado de
experiencia, costos y flexibilidad en los horarios. Para lo anterior debe presentar su
propuesta junto con sus certificaciones requeridas, de este modo se seleccionará la mejor
opción teniendo en cuenta la relación entre costo y calidad, así como previa aprobación
de la Dirección de Gestión Humana.
Para proveedores con los cuales se han realizado capacitaciones y se han tenido buenos
resultados, evidenciados en las encuestas de satisfacción no se realizará análisis
comparativo.
Para garantizar la asistencia a los proyectos de aprendizaje una vez organizada y pronto
a la ejecución de cada capacitación, taller o actividad se les recordara a los funcionarios,
empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes o residentes las
capacitaciones con su respectivo horario y lugar por medio de piezas institucionales de
recordatorio vía email.
5.4.1 Asistencia y Evaluación a Capacitaciones.
Durante el desarrollo de las capacitaciones los asistentes deben diligenciar el formato
GTH-R-51 Control de Asistencia a Formación y Desarrollo para contar con el registro de
su asistencia a la Formación programada, de igual manera al término de la Formación
debe diligenciar el formato GTH-R-52 Evaluación de Satisfacción de Formación con el fin
de recoger las percepciones de los empleados frente a la Formación impartida.
77
5.4.2 Involucramiento de los empleados, colaboradores, prestadores de servicio, estudiantes o residentes el Programa de Formación y Desarrollo.
Los empleados, estudiantes y contratistas del Hospital tienen el derecho y el deber de
acceder al programa de formación y desarrollo según las citaciones y convocatorias
recibidas. Se llevará control de asistencia de las actividades derivadas del proceso de
formación y desarrollo y se realizará seguimiento a las mismas mediante los indicadores
de cobertura. Sobre la asistencia obligatoria se definirán medidas disciplinarias para
aquellas personas que no cumplan con la misma sin excusa válida.
5.4.3 Modalidades de Capacitación del Plan Institucional de Capacitación
La Gerencia, Gestión Humana s, Planeación y Calidad han definido estrategias en las
cuales permitan que todos los funcionarios, empleados y colaboradores accedan a los
proyectos de aprendizaje, facilitando tiempos y desplazamientos, contemplando en el
Plan Institucional de Capacitación dos modalidades para el desarrollo de los proyectos
de aprendizaje.
Modalidad Presencial: Esta modalidad les permite a los funcionarios, servidores,
estudiantes y colaboradores acceder a las actividades propuestas en el PIC de forma
catedrática, lúdica y dinámica a talleres, cursos, seminarios o conferencias que le
permitirán interactuar con los expertos que dirigen cada uno de estos proyectos como
también de compartir espacios con sus compañeros.
Modalidad virtual: En esta modalidad se utilizarán medios electrónicos para acceder a los
cursos, reinducciones, conferencias y entre otras actividades que por temática serán más
fácil la transmisión y asimilación de conocimiento impartidas en el aula de aprendizaje del
HUSI.
5.5 Cronograma de Capacitación Institucional
El cronograma de actividades y tiempos de ejecución para las actividades de capacitación
y formación definidas en el plan institucional de capacitación vigencia 2019, estará sujeta
a ajustes de acuerdo a nuevas necesidades identificadas durante la ejecución del mismo.
78
Formación Nombre Tipo Fuente de Necesidad
Tiempo programado de
Ejecución Capacitador
Formación Técnica Especifica
líderes de Evacuación Presencial Acreditación Habilitación
Mayo Noviembre
Liseth Bolívar (nuevo Fisioterapeuta)
Formación Técnica Especifica
Curso de Salud Pública
Virtual Habilitación Febrero a Enero Nick - Soporte e
Informes Calidad
Formación Técnica Especifica
Curso de Seguridad en Resonancia
Virtual Interno Febrero a Enero Dr. Luis Felipe Uriza
Md. Radiólogo
Formación Técnica Especifica
Curso Virtual Seguridad del
Paciente Virtual Habilitación Febrero a Enero
Calidad y Gestión Humana
Formación Técnica Especifica
Medicina Transfusional
Virtual Habilitación Febrero a Enero
Aleyda Constanza Esteban
Coordinadora de Banco de Sangre
Formación Técnica Especifica
Curso Manejo de Paciente Oncológico
Virtual Habilitación Febrero a Enero Sandra Paola Vargas
Manzanares
Formación Técnica Especifica
Curso de Infectología Virtual Habilitación Febrero a Enero Dra. Valderrama
Formación Técnica Especifica
Manipulación de Alimentos
Presencial Habilitación Marzo y Agosto Jefe Gladis Niño
Lactario Geraldine Vargas
Formación Técnica Especifica
ACLS Presencial Habilitación Junio Julio
Claudia Prada Ext. 80 - 3514
Educación Continua
Formación Técnica Especifica
BLS Presencial Habilitación Marzo - Abril -
Mayo Claudia Prada
Educación Continua
Formación Técnica Especifica
Fase Virtual Entrenamiento
Enfermería Virtual SGSST Febrero - Marzo
Gestión Humana y Dirección de Enfermería
Formación Técnica Especifica
Plan de Emergencia
Video en Revisión del
Dr. Castellanos
SGSST Acreditación
Abril a Enero Liseth Bolívar
Formación Técnica Especifica
Formación de Brigadistas
Presencial SGSST
Acreditación Febrero a Noviembre
Liseth Bolívar (Dayana Osorio)
Formación Técnica Especifica
Lista de Personal
Prevención de Accidentes
“Conociendo al otro y a sí mismo”
Presencial SGSST Marzo, junio y
Octubre Liseth Bolívar
Presencial Liseth Bolívar
79
Formación Técnica Especifica
Curso de Radio protección
Habitación SGSST
Pendiente por Definir
Formación Técnica Especifica
Riesgo Químico Presencial SGSST Abril, junio y Septiembre
Liseth Bolívar
Formación Técnica Específica
Gestión Integral de Residuos
Sol y HUSI Presencial
Cumplimiento Normativo Ambiental
Marzo a Enero Liseth Bolívar
Formación Técnica Específica
Manejo de Cargas Presencial Interna Abril a Diciembre Liseth Bolívar
Formación Técnica Específica
Aplicación del módulo de enfermería. Liderazgo en
enfermería y temas clínicos a definir.
Presencial Interna marzo 20 y 27 Gladys Niño y Lida
Roncancio
Formación Técnica Específica
Capacitación en trasplante
haploidentico de progenitores
hematopoyéticos
Presencial Interna Julio/Agosto Diana Molina y Dr. Julio
Cesar Solano
Formación Técnica Específica
Catéteres intravasculares en
paciente pediátricos: Presencial Interna febrero
Magali Alexandra Vargas
Formación Técnica Específica
Manejo de paciente hospitalizado en
Domicilio Presencial Interna Agosto Ruth Rodríguez
Formación Técnica Específica
Jornada Enfermería de Neumología
Entrenamiento máquina
procesamiento gases sanguíneos
Presencial Interna Enero Lucy Yaquelin Sánchez
Tuberculina : Actualización
Presencial Interna febrero Lucy Yaquelin Sánchez
Uso de medicación Inhalada
Presencial Interna Julio Lucy Yaquelin Sánchez
Compasión y comunicación
Presencial Interna Agosto Lucy Yaquelin Sánchez
y Servicio espiritual
Rehabilitación Pulmonar :
Particularidades de pacientes
Presencial Interna Agosto Lucy Yaquelin Sánchez
Tuberculosis : Actualización
Presencial Interna Julio Lucy Yaquelin Sánchez
Desinfección de endoscopios y
accesorios Presencial Interna julio Lucy Yaquelin Sánchez
Protocolo de servicio Presencial Interna Agosto Lucy Yaquelin Sánchez
Almacenamiento de información y
seguridad en la tecnología
Presencial Interna septiembre Lucy Yaquelin Sánchez
y TI
80
Protocolo toma de muestras para
análisis de gases sanguíneos
Presencial Interna noviembre Lucy Yaquelin Sánchez
Novedades personal HUSI
Presencial Interna noviembre Lucy Yaquelin Sánchez
y gestión humana
Manejo de finanzas Presencial Interna diciembre Lucy Yaquelin Sánchez
Formación Técnica Específica
Jornada Enfermería Gastroenterología
Reprocesamiento de equipos
Presencial Interna marzo y
noviembre Yaneth Escobar
Manejo adecuado de Stent biliar y clips.
Presencial Interna marzo Yaneth Escobar
Clips stent plástico y auto expandibles
Presencial Interna Agosto Yaneth Escobar
Manejo de pacientes en recuperación
Presencial Interna Agosto Yaneth Escobar
Formación Técnica Específica
Jornada Enfermería Cardiología
Papel de enfermería en la realización de
pruebas de detección de isquemia.
Presencial Interna Agosto Cielo Acevedo
Papel de enfermería en la realización EKG y reconocimiento de
carro de paro.
Presencial Interna noviembre Cielo Acevedo
Formación Técnica Específica
Jornada Enfermería Nefrología
Habilitación Enfermería
Jornada de certificación en la
atención del paciente en diálisis.
Presencial Interna febrero, marzo, julio y agosto
María Fernanda Pérez Mendoza
Formación Técnica Específica
Jornada Hemato-oncología
Cuidado de enfermería: De lo
general a lo especifico
Presencial Interna mayo Sandra Paola Vargas
Formación Técnica Específica
Jornada Enfermería Aislamientos
Actualización del personal de
enfermería del Servicio de
Aislamientos cancelado
Presencial Interna mayo Sandra Jimena
Hernández
Manejo de quimioterapia en paciente crítico
Presencial Interna noviembre Marcela Liliana Morán
y Zaida Ortega
Manejo e intervenciones del
paciente cardiovascular
Presencial Interna Septiembre Marcela Liliana Morán
y Zaida Ortega
81
Manejo e intervenciones del
paciente cardiovascular
Presencial Interna Septiembre Marcela Liliana Morán
y Zaida Ortega
Formación Técnica Específica
Jornada actualización enfermería medicina interna y observación hombres y mujeres
Presencial Interna julio Jacqueline Flórez
Formación Técnica Específica
Jornada Gineco-obstetricia critica -
Simposio Presencial Interna Septiembre
Julián Andrés Jiménez y Diana Daza
Formación Técnica Específica
Jornada de actualización de
Enfermería Unidad de Recién Nacidos
Presencial Interna Marzo Magali Alexandra
Vargas
Formación Técnica Específica
Jornada de actualización de
Enfermería Psiquiatría y salud
mental
Presencial Interna Marzo Olga Lucia Ramos
Formación Técnica Específica
Jornada de actualización de
Enfermería Psiquiatría y salud
mental
Presencial Interna Agosto Olga Lucia Ramos
Formación Técnica Específica
Conociendo las unidades
especializadas del servicio de Radiología
Presencial Interna julio Gerly Fernanda Giraldo
Formación Técnica Específica
Buenas prácticas de enfermería en el
paciente de Radiología
Presencial Interna Agosto Gerly Fernanda Giraldo
Formación Técnica Específica
Dificultad respiratoria en el paciente
pediátrico. Presencial Interna Agosto
Magali Alexandra Vargas
Formación Técnica Específica
Jornada de actualización de CAICP Centro
Atención Integral Cuidado Paliativo
Presencial Interna Septiembre Paula María Zamora
Presencial Interna Mayo Claudia Janeth Linares
82
Formación Técnica Específica
Protocolo de venopunción
periférica
Formación Técnica Específica
Protocolo de prevención de
neumonía nosocomial Presencial Interna mayo
Claudia Janeth Linares o Ángela Patricia
González
Formación Técnica Específica
Protocolo de limpieza y desinfección
Herramientas de Liderazgo o trabajo
en equipo
Presencial Interna Julio Claudia Janeth Linares
Formación Técnica Específica
Protocolo de prevención del
torrente sanguíneo asociada al catéter
central.
Presencial Interna Agosto Claudia Janeth Linares
Formación Técnica Específica
Prevención de infección
Presencial Interna agosto Claudia Janeth Linares
o Ángela Patricia González
Formación Técnica Específica
Guía de higiene de manos
Presencial Interna septiembre Claudia Janeth Linares
o Ángela Patricia González
Formación Técnica Específica
Protocolo de aislamientos hospitalarios
Presencial Interna octubre Claudia Janeth Linares
o Ángela Patricia González
Formación Técnica Específica
Capacitación de catéter subcutáneo
Presencial Interna noviembre Claudia Janeth Linares
o Ángela Patricia González
Formación Técnica Específica
Jornada de Actualización
Camilleros Presencial Interna marzo Marleny Repizo Correa
Formación Técnica Específica
Jornada de Actualización
Camilleros Presencial Interna julio Marleny Repizo Correa
Formación Técnica Específica
Jornada de Actualización
Camilleros Presencial Interna noviembre Marleny Repizo Correa
Formación Técnica Específica
Habilitación Enfermería
Certificado de formación del cuidado
del paciente trasplantado
Presencial Interna Pendiente por
Definir Gestión humana
83
Formación Técnica Específica
Manipulación de Alimentos
Presencial Interna Pendiente por
Definir Gladys Niño y Adriana
Gómez
Formación Técnica Específica
Neumología — Laboratorio de
función pulmonar Presencial Interna
Pendiente por Definir
Lucy Yaqueline Sánchez
Formación de Desarrollo
Programa Mentoring Facilitadores Senior y
J Generación 4 Presencial Interna Abril a Diciembre Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Programa Modelo de Enfermería Grupo 1
Presencial Interna Abril a Diciembre Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Programa Modelo de Enfermería Grupo 2
Presencial Interna Abril a Diciembre Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Programa Modelo de Enfermería Grupo 3
Presencial Interna Abril a Diciembre Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Programa Humanización (Formación de
nuevos Líderes de Humanización)
Presencial Interna Junio Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Programa de Humanización - Gestión Humana
Presencial Interna Por Definir Formación y Desarrollo
Formación Estratégica Transversal
Desarrollo de Competencia: Orientación Al
Servicio
Presencial Interna Mayo- Septiembre
-Enero Formación y Desarrollo
Formación Estratégica Transversal
Desarrollo de Competencia: Comunicación
Efectiva
Presencial Interna Febrero-Junio-
Octubre Formación y Desarrollo
Formación Estratégica Transversal
Toca Terceros presencial Interna Junio Marcela Uribe
84
Formación de Desarrollo
Manejo y prevención de Agresiones
Presencial Interna Septiembre Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Empoderamiento y Autoestima (Área
Específica) Presencial Interna Mayo Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Empoderamiento y Autoestima
(Convocatoria Abierta)
Presencial Interna Junio Gestión Humana
Formación Estratégica Transversal
Talleres Madurez Gerencial y Emocional
Presencial Interna 19 de Junio Formación y Desarrollo
Formación Estratégica Transversal
Taller Gestión de Desempeño como
Herramienta de Liderazgo Grupo V
Presencial Interna
13 y 14 de Mayo 19 y 20 de Junio
14 y 15 de Agosto 16 y 17 de Octubre
Formación y Desarrollo
Formación Estratégica Transversal
Sesiones Acompañamientos Jefes Grupo V de
Gestión de desempeño
Presencial Interna
17 y 18 de Junio 12 y 13 de Agosto
15 de Octubre 25 y 26 de noviembre
Formación y Desarrollo
Formación Estratégica Transversal
Desdoblamiento de objetivos y acuerdos de desempeño (para
4 áreas)
Presencial Interna Pendiente por
Definir Formación y Desarrollo
Formación de Desarrollo
Aprender a Escuchar Presencial Interna Febrero 14, 15 y
16 José Luis Martínez
Formación de Desarrollo (Servicio
Espiritual)
Acompañando a las personas en Duelo
Presencial Interna Abril 25 y 26 José Luis Martínez
Formación de Desarrollo (Servicio
Espiritual)
Acompañamiento Espiritual a enfermos
y familias en Instituciones de salud
Presencial Interna Junio 6, 7 y 8 José Luis Martínez
Formación de Desarrollo (Servicio
Espiritual)
Especialización en Habilidades en
relación de ayuda Virtual Interna
Del 15 de febrero al 15 de Mayo
José Luis Martínez
Formación de Desarrollo (Servicio
Espiritual)
Especialización en la Intervención en
procesos de duelo Virtual Interna
Del 15 de Marzo al 15 de Junio
José Luis Martínez
Formación de Desarrollo (Servicio
Espiritual)
Humanización de la Asistencia Sanitaria
Virtual Interna Del 1 de Junio al
1 de Julio José Luis Martínez
Formación de Desarrollo (Servicio
Espiritual)
Curso Intensivo de Pastoral de la Salud
Presencial Interna Del 1 al 5 de julio
de 2019 José Luis Martínez
85
Formación de Desarrollo
Talleres Cómo nos comunicamos
(solicitado por el Jefe Julián Jiménez)
Presencial Interna pendiente por
definir Jefe Julián Jiménez
Formación de Desarrollo
Curso de Comunicación
Efectiva en Situaciones de
Conflicto
Presencial Interna
Martes 18 y martes 25 de
junio, de 2:00 pm a 6:00 pm
Gestión Humana
Formación en Bienestar Curso Administración Efectiva del Tiempo
Presencial Interna
Primer Curso: Jueves 23 y lunes 27 de mayo, de 2:00 a 6:00 pm
Segundo Curso: Jueves 8 y lunes 12 de agosto, de
8:00 am a 12:00am
Gestión Humana
Formación Técnica Específica
Curso básico de Lengua de Señas
Colombianas Presencial Interna
Pendiente por Definir
Diana Espitia
Formación Técnica Específica
Protocolo de servicio Presencial Interna Agosto
1 sesión de 2 horas
Diana Espitia
Formación Técnica Específica
Manejo del Estilo de Ejercicio de la
Autoridad
Presencial Interna Mayo Dr. Hernán Santacruz
y Gestión Humana
5.6 Presupuesto
El Director de Gestión Humana en conjunto con el Coordinador de Formación y Desarrollo
realiza el control del presupuesto mensualmente, de acuerdo al cronograma del plan de
Formación y Desarrollo establecido al inicio del año.
Este seguimiento se realiza en las reuniones de seguimiento y en el informe mensual
entregado por la Coordinación de Formación y Desarrollo.
86
5.7 Indicadores
5.7.1 Medición del cumplimiento del Plan de Formación y Desarrollo. Anualmente en el Plan de Formación y Desarrollo se definirán para cada actividad del
plan, su objetivo, pilar estratégico a impactar y los indicadores de cobertura, conocimiento
y eficacia.
De los resultados de los indicadores establecidos se realizará seguimiento en las
reuniones de seguimiento y en el informe mensual entregado por la Coordinación de
Formación y Desarrollo a la dirección de Gestión Humana.
Nombre del indicador
Formula Unidad
de medición
Responsable Frecuencia Meta
Cobertura Plan de Formación y Desarrollo.
( Número de empleados, colaboradores, residentes y estudiantes que participan en las actividades del plan de Formación y Desarrollo institucional en el período / Total de empleados, colaboradores, residentes y estudiantes programados por la institución en el mismo período )*100
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Mensual 80%
Cumplimiento del plan de Formación y Desarrollo
( Numero de actividades del Plan de Formación y Desarrollo ejecutadas en el período / Número de actividades programadas en el plan de formación y desarrollo )*100
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Mensual 49.57%
Nivel de difusión del PNFC y sus metodologías
(Número de acciones de sensibilización realizadas/Número de acciones previstas) *100.
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Semestral 89%
Cobertura de inducción Presencial
( Número de empleados participantes en las actividades programadas de inducción en el período / Número total de trabajadores que ingresaron a la institución en el mismo período )*100
%
Jefe de Formación y Desarrollo (Oficina de Gestión Humana)
Trimestral 100%
87
Anexo C. Acta de Confirmación para Necesidades de Capacitación
Acta de Confirmación para Necesidades de
Capacitación Versión 0
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN IGNACIO
COORDINACIÓN DE FORMACIÓN Y DESARROLLO
Número de Acta: Fecha:
Área: Responsable:
CAPACITACIONES IDENTIFICADAS
Enuncie en orden de prioridad el tema de las capacitaciones de acuerdo al tipo de interés
al cual pertenece cada una.
1. Intereses a nivel individual 2. Intereses a nivel de área 3. Intereses a nivel general
COMENTARIOS ADICIONALES
Por favor incluya en este espacio observaciones o comentarios adicionales respecto a la
información suministrada.
APROBACIÓN CAPACITACIONES
Por favor enuncie en orden de prioridad cuales capacitaciones aprueba para ser impartidas
en su área.
FIRMA
Responsable Firma
88
Anexo D. Informe Consolidado de resultados por área
Informe Consolidado de Resultados por
Área Versión 0
HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN IGNACIO
COORDINACIÓN DE FORMACIÓN Y DESARROLLO
El presente informe refleja las necesidades de Formación y Desarrollo en orden de prioridad
identificadas en cada una de las áreas del Hospital Universitario San Ignacio donde se
aplicó la encuesta establecida para tal fin.
ÁREA
CAPACITACIONES IDENTIFICADAS
Nivel Individual Nivel de Área Nivel General
COMENTARIOS ADICIONALES
Por favor incluya en este espacio observaciones o comentarios encontrados durante la
tabulación de las encuestas
FIRMA
Responsable Tabulación Firma
89
Anexo E. Matriz de consolidación del Plan de Formación y Capacitación
Nombre del proyecto Población Metodología Pilar estratégico
Eje de Acreditación
Indicadores Presupuesto
Form
ació
n T
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Form
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Form
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Form
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90
Anexo F. Registro de priorización de proyectos de capacitación por área
INFORME PARA PRIORIZAR PROBLEMAS O RETOS INSTITUCIONALES EN PROYECTOS DE APRENDIZAJE
Departamento: Área:
Proyecto de aprendizaje Objetivo del proyecto o
del Plan Estratégico Evaluación de control
interno Resultado de la evaluación
del desempeño
____________________________ Nombre: Isis Vanessa Riaño Bolívar Código: 539457
______________________________ Firma Asesor del Trabajo de Grado Nombre: