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PROPUESTA DE CONTABILIDAD PUBLICA PARA LA CONTRALORIA
GENERAL DEL MUNICIPIO DE SAN JOSE DE CUCUTA
GERARDO ALBERTO GONZALEZ COLMENARES
Trabajo de grado para optar al titulo de Especialista
en Finanzas Públicas
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA
POSTGRADO EN FINANZAS PUBLICAS
SAN JOSE DE CUCUTA
1.999
DEDICATORIA
A Dios quien con su gran poder e infinita misericordia permitió que se presentará
felizmente este trabajo dentro de la razón y el entendimiento.
A mi esposa e hija, quienes con su apoyo y comprensión formaron las bases para
el logro de esta meta.
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 1. MARCO TEORICO 13 1.1 ANTECEDENTES 17 1.2 NORMAS QUE RIGEN LA CONTABILIDAD PUBLICA 18 1.2.1 Cartas Circulares 19 1.2.2 Circulares Externas 20 1.2.3 Instructivos 24 1.2.4 Resoluciones 25 2. PLAN CONTABLE 27 3. CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE CONTABLE 43 3.1 Flexibilidad 43 3.2 Compatibilidad 44 3.2 Fácil Manejo 45 3.3 Seguridad 46 3.4 Reportes Básicos Requeridos 46
CONCLUSIONES 47
RECOMENDACIONES 49
BIBLIOGRAFIA 50
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta contable para la Contraloría General del Municipio de San
José de Cúcuta, con el fin de dar cumplimiento a lo preceptuado en la norma legal
vigente “Ley 298 del 23 de Julio de 1.996”.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Establecer las normas reguladoras que sobre la Contabilidad Pública existen, y
determinar las que rigen para la Contraloría General de San José de Cúcuta,
conforme a la Ley.
Establecer un plan de cuentas que busque la uniformidad en el registro de las
operaciones, y que éste ajustado con las características presupuestales de la
Contraloría General del Municipio de Cúcuta.
Reconocer y sugerir algunas características que se deben tener en cuenta para la
selección de un buen Software contable, que permita registrar y suministrar
información confiable, oportuna y veraz.
INTRODUCCION
Desde el nacimiento del Estado colombiano no habido una organización en los
sistemas de registro de las finanzas públicas, entre aquella época y 1.990 sólo se
ejecutaron acciones de poco alcance que permitieran afirmar que Colombia nunca
presenta una estructura contable pública de carácter nacional. Esa probabilidad se
cristalizó cuando se hicieron impostergables las profundas transformaciones y la
modernización del aparato interno del Estado y su relación con el resto de la
sociedad.
En Colombia antes de 1.923 de hecho no se llevaba ningún tipo de contabilidad en
el sentido serio de la expresión aunque si existió algún esbozo. A partir de ese año
la contabilidad pública se formaliza al ponerse en práctica las recomendaciones de
la “Misión KEMMERER, que propuso, entre otras cosas, la creación del
Departamento de Contraloría. Con la expedición de la Ley 42 de ese año, se le
otorgaron atribuciones exclusivas al Contralor General en todos los asuntos
referentes al examen, glosa y fenecimiento de cuentas de los funcionarios
encargados de recibir, pagar y custodiar fondos o bienes de la nación. Igualmente
le encomendó la prescripción de los métodos de contabilidad y la manera de rendir
todos los informes financieros de las entidades públicas de la época”1.
Las funciones de expedir normas y consolidar la contabilidad de la nación por
parte de la Contraloría siempre fueron materia de intensos debates por parte de
sus contradictores, porque ellos afirmaban que esto le restaba independencia para
pronunciarse sobre la inconsistencia de los estados financieros. Y que a su vez
actuaba como juez y parte, determinándose al final que la entidad no cumplía a
cabalidad ninguno de los dos papeles.
Mucho tiempo después, en el año 1.968, el Acto Legislativo No 1 de ese mismo
año determinó que la Contraloría llevaría la contabilidad, hasta tanto una Ley
especificara el organismo que se encargaría de esos menesteres. No obstante lo
anterior, por circunstancias desconocidas, la contabilidad gubernamental siguió en
manos de la Contraloría General en lo que se refería al nivel nacional, y de las
contralorías departamentales o municipal en el ámbito territorial.
1 Mendoza Hernández, José Francisco. Elementos de la Contabilidad Gubernamental. Centro de Publicaciones ESAP, Santa fe de Bogotá, 1998. Pág. 33.
El propósito de este trabajo es el de presentar una propuesta para la Contraloría
General del Municipio de San José de Cúcuta, con el fin de que sus
administradores tengan una mejor visión sobre el manejo y comportamiento de las
finanzas de la entidad que administran, a objeto de que su gestión al frente de la
misma cumpla con los principios de eficiencia, eficacia, economía, publicidad y
moralidad. Asimismo que pueda servir como marco de referencia para aquellas
entidades con similares condiciones dentro del mismo nivel u orden, que no estén
aplicando en la actualidad las normas referentes al tema.
Se ha demostrado hasta la fecha por parte de la Contaduría General de la Nación,
que por lo menos el 20% de los entes públicos a todo nivel no están cumpliendo
con las normas vigentes sobre la materia; lo que lleva a pensar y a sugerir que se
debe tomar medidas drásticas por parte de está entidad rectora sobre el asunto;
con el fin de encaminar la administración pública hacia el acatamiento de las
mismas.
El presente trabajo se desarrolla solamente en la parte teórica y práctica. En la
primera, se relaciona todo lo referente al marco teórico, normas y antecedentes, y
en la segunda se plantea el desarrollo de un plan contable que busque la
uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los
directivos o gerentes, con el fin de acreditar la transparencia de información y, por
consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Además de un sistema
de información basado en la adquisición de un software que satisfaga las propias
necesidades de procesamiento de la información y permita registrar con agilidad y
seguridad los movimientos contables de la entidad.
La metodología aplicada se basa en las referencias del marco teórico y normativo
sobre el tema, utilizando para ello la experiencia profesional en el campo contable
en la parte pública.
Se hallaron algunas limitaciones para realizar el presente trabajo como son la
escasa bibliografía sobre el tema, además de las frecuentes modificaciones que
sufren las circulares que se expiden por parte de la Contaduría General de la
Nación, para la aplicación de la contabilidad pública en las entidades del Estado.
JUSTIFICACION
A NIVEL TEORICO: El presente trabajo coadyuva a cumplir con la finalidad de la
Ley 298 de 1.996, como es el de implementar y adelantar estudios que propicien
el desarrollo de la ciencia contable; además de contribuir a que la contabilidad sea
aplicada en los entes públicos de cualquier nivel, igualmente de cooperar a aportar
información, análisis y proyecciones en las finanzas públicas del Estado.
Institucionalmente a cumplir con la razón de la educación superior en la de aportar
a la investigación en cualquiera de sus formas, en la búsqueda de consolidar una
gestión pública en materia contable y financiera más eficiente y eficaz
A NIVEL PRACTICO: Se busca construir un sistema de información entre lo
contable y lo presupuestal que permita generar la información necesaria para la
toma de decisiones administrativa y financiera de la Contraloría General del
Municipio de Cúcuta, con el fin de cumplir con las normas vigentes estipuladas por
la Contaduría General de la Nación; en busca de fortalecer el sistema contable en
el sector público, en razón de la aplicación de la reglamentación que admita un
proceso de ajuste y de retroalimentación, en donde se pueda llegar a concluir que
la consolidación del sistema de información financiera requiera de todos los
mecanismos de adaptabilidad de acuerdo a los requerimientos de la economía del
mercado y de su objeto social.
A NIVEL PROFESIONAL: Como contador titulado y con alguna experiencia en el
campo de lo público, se ha palpado la real problemática que se vive frente a los
sistemas de información contable y financiera y por ello, al no lograr alcanzar los
objetivos y metas propuestas que contribuyan al desarrollo profesional, estas irán
cerrando los campos de acción de nuestra actividad laboral; obstaculizando
también con ello la buena marcha de la entidad, Además de impedir que se
alcance una excelente gestión en bien de la administración y sus administrados.
El actual trabajo tiene su campo de aplicación en la Contraloría General del
Municipio de San José de Cúcuta, de acuerdo a la normatividad legal existente,
buscando adaptar los principios básicos, normas técnicas, reglamentación
contable sobre el presupuesto público.
En su alcance conceptual se busca implementar la metodología, las normas y
sugerencias para encaminar a la entidad hacia la información contable, oportuna,
homogénea y veraz para la elaboración y presentación de estados financieros.
El valor agregado obtenido durante la especialización, fue la elaboración del
presente trabajo; que esta soportado por las diferentes cátedras recibidas durante
los dos semestres de estudio, en especial en la cátedra de Contabilidad Pública.
1. MARCO TEORICO
En nuestro País, los gobiernos de turno hasta los años 90°s nunca se preocuparon
ni dieron apoyo suficiente a lo que tenía que ver con la contabilidad pública,
tampoco promovieron estudios al respecto ni prestaron apoyo técnico y financiero
a las entidades en estas materias.
A partir de la Constitución Política de 1.991, se introdujo una de las más
importantes innovaciones, que fue la creación de un órgano autónomo e
independiente que se encargara de los asuntos contables del Estado, opuesto
desde todo punto de vista a la entidad que realiza el control fiscal.
Desde la parte legal la contabilidad pública empieza a dar sus primeros pasos en
Colombia con la promulgación de la Constitución Política de 1.991 por que,
aunque mantuvo la precedente estructura del poder público en tres ramas
(Ejecutivo, legislativo y Judicial), rediseñó su marco institucional al otorgar vida a
nuevas entidades de control y manejo de la información, con el anhelo de que se
constituyeran en componente esencial de una rejuvenecida legitimidad. Las
14
fuerzas orientadoras de la Asamblea Nacional Constituyente conformaron el telón
de fondo que permitió movilizar la propuesta de consagrar en el artículo 354 de la
nueva Carta, la figura del Contador General de la Nación con las funciones de
“unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pública en los entes
descentralizados, territorialmente o por servicios, elaborar el balance general y
determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley”2.
Posteriormente, en julio de 1.996 se expidió la Ley 298 de 1.996, por medio de la
cual se creó la Contaduría General de la Nación, como una Unidad Administrativa
Especial, con personería jurídica, autonomía presupuestal, técnica y
administrativa.
Esta nueva dimensión permitió a la entidad dotarse a partir de 1.997, de recursos
económicos propios, una planta de personal más amplia y un alto grado de
especialización en los temas de su competencia. En ejercicio de esa autonomía,
se empezaron a desarrollar normas para la elaboración y presentación de estados
contables, que evidenciaran la realidad financiera de las entidades públicas.
2 Constitución Política de Colombia, Art. 354.
15
A la contabilidad pública en Colombia, después de la expedición de las normas
arriba mencionadas, se le ha intentado dar el status que se merece como
herramienta administrativa y de control. Anteriormente sólo se le daba importancia
al registro de las operaciones presupuestales, porque a los gerentes públicos les
interesaba permanentemente saber con cuántos recursos disponían para gastar,
pero no advertir el costo definitivo de sus actuaciones.
El fin primordial que persigue la contabilidad gubernamental es el de proporcionar,
en forma oportuna, la información financiera que requieran los administradores
públicos, para ayudarles a ejecutar los planes, programas, proyectos y actividades
del sector donde se desempeñan, en la forma más eficiente, eficaz y económica.
Desde el punto de vista integral la Contraloría General del Municipio de San José
de Cúcuta, en la actualidad no dispone con una división de contabilidad o área
financiera, en donde se garanticen los registros contables de las diversas
operaciones realizadas por la entidad en su respectivo periodo fiscal; por el
contrario solo realiza lo concerniente a los registros sobre la base de un sistema
de formulación y ejecución presupuestal.
16
Lo anterior conlleva a que la entidad esté incurriendo en la violación de unas
normas de carácter obligatorio que pueden acarrear severas sanciones tanto para
la entidad como para su representante legal, ya que no sé esta dando
cumplimiento con lo preceptuado en el artículo 5° de la ley 298 de 1.996 que al
literal dice: “Dentro de los (6) meses siguientes a la promulgación de la presente
Ley, las autoridades competentes reestructurarán las áreas financieras y contables
actualmente existentes con el objeto de que asuman la función de contaduría en
cada una de las entidades u organismos que integran la administración pública” 3.
Por lo expuesto anteriormente se hace necesario elaborar una propuesta contable
para éste organismo fiscalizador del orden municipal, dentro del marco de la
normatividad vigente aplicable; igualmente de establecer un plan de cuentas para
el organismo acorde a su presupuesto, además de identificar algunas pautas para
la selección de un software contable que coadyuven a la adquisición del mismo en
un futuro; dentro de un marco gerencial que incorpore los conceptos modernos de
administración pública como la transparencia, focalización de esfuerzos,
racionalización y selección de prioridades, que deben constituirse en herramientas
para la gestión.
3 Congreso de Colombia, Ley 298 de 1996, Por el cual se desarrolla el Artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, se crea la Contaduría General de la Nación.
17
1. 1 ANTECEDENTES.
La implementación de la contabilidad pública por parte de los organismos de
control del orden municipal, entre ellos la Contraloría de Santiago de Cali, Medellín
y Pereira; les ha proporcionado algunos resultados satisfactorios durante este
corto tiempo, ya que les a permitido proyectarse y ordenarse a través de sus
estados financieros, e informes contables la gestión encomendada.
De acuerdo a la información general suministrada por estos entes, el alcance
hasta ahora obtenido por la contabilidad pública; reconoce la totalidad de los
hechos financieros, económicos y sociales que suceden, porque admite que todas
las operaciones originadas en la entidad, como resultado del desarrollo de su
misión, se registren en el sistema de contabilidad, debidamente soportadas en
documentos fuentes.
Igualmente instaura el obligado reconocimiento de los derechos, bienes y
obligaciones de la entidad. Indiferentemente de los conceptos de transferencia y
pago. La contabilidad pública le ha permitido a estos organismos de control
conocer sus derechos y obligaciones visualizando con ello, una mejor toma en las
decisiones y en su capacidad de ejecución de las obligaciones reconocidas.
18
Asimismo, propicia que los bienes comprados, construidos o cedidos, sean
registrado debidamente favoreciendo con ello, su destinación en beneficio de la
entidad y de salvaguardarlos de usos indebidos. Por otra parte, confirma y evalúa
la situación de esos bienes y derechos que poseen, y el resultado de esos
procedimientos durante un tiempo determinado, ya que si estos no se encuentran
registrados, se inhibe el debido control que deba ejercerse sobre los mimos.
Además permite conocer situaciones pasadas, presentes y futuras de las
entidades, porque registra histórica y permanentemente los hechos sucedidos en
cualquier momento.
1.2 NORMAS QUE RIGEN LA CONTABILIDAD PUBLICA.
Con la sanción de la Ley 298 del 23 de julio de 1.996, se desarrolla el artículo 354
de la Constitución Política, por la cual crea la Contaduría General de la Nación,
igualmente determina en sus artículos 3° y 4° las funciones propias que fomentará
esta Unidad Administrativa Especial, además de las Contador General de la
Nación.
A partir de este momento se empezaron a expedir las normas técnicas generales y
especificas, sustantivas y procedimentales que debían regir en el país, las cuales
obligaban a reconocer, registrar y revelar la información de los organismos
públicos.
19
1.2.1 CARTAS CIRCULARES
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
001 23/09/95 Solicitud a los Gobernadores
sobre información 1.995
002 23/09/95 Idem. a la anterior, dirigida a los
alcaldes.
003 23/09/95 Idem. a la anterior, dirigida a los
representantes legales.
004 07/12/ 95 Resolución 3425
Circular Externa 001 del 25
de agosto de 1995
Instrucciones para garantizar la
razonabilidad y consistencia de la
información financiera remitida.
005 19/01/96 Resolución 3425
Circulares Externas 005 y
006 del 5 de enero de 1.996
Alcance de las notas explicativas
a los Estados financieros.
006 08/03/96 Características técnicas de
paquetes de software contable,
financiero y presupuestal.
007 24/04/96 Instrucciones para el envío de la
información financiera,
económica y social.
008 21/06/96 Jefe de control Interno, informe
sobre implantación del P.G.C.P.
009 26/06/96 Circular Externa 007 del 11
de abril de 1.996 Numeral 3
Instrucciones para el registro de
los libros principales de
contabilidad.
010 25/10/96 Instrucciones para la
presentación de la información
financiera, económica y social
con corte al 30/09/96 y 31/12/96.
011 20/01/97 Información sobre
reestructuración de las áreas
financiera y contables.
20
012 26/02/97 Auditoría del Balance General del
Departamento, Distrito o
Municipio con corte a 31/12/96.
013 31/12/97 Instrucciones sobre la
presentación de la información
financiera, económica y social a
31/06/97.
014 16/01/98 Numeral 6.2.3.3.4 del
P.G.C.P.
Información sobre la participación
patrimonial.
015 05/10/98 Identificación del código de una
entidad.
016 08/01/99 Numeral 6.2.3.3.8 del
P.G.C.P.
Informe sobre el control interno
contable.
017 08/01/99 Instrucciones operativas
preliminares, para las entidades
de la Administración Central.
Instructivo 10
1.2.2 CIRCULARES EXTERNAS
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
001 25/08/95 Resolución 3425 del 25 de
agosto de 1..995
Procedimiento para el
diligenciamiento de los formatos
y documentos.
002 15/09/95 Artículo 3 Resolución 3694
del 12 de septiembre de
1.995
Procedimiento para la
elaboración del Balance General
y anexos, por parte entidades
públicas territoriales.
003 07/12/95 Adición a la Circular
Externa 002 de 1.995
Diligenciamiento y presentación
de la información financiera y
contable a 31/12/95, por parte de
las entidades públicas
territoriales.
21
004 04/01/96 Resolución 4444 del 21 de
noviembre de 1.995
Homologación de cuentas del
Manual de Contabilidad
Gubernamental N° 223 con el
Catalogo general de Cuentas del
P.G.C.P.
005 05/01/96 Resolución 3425 de agosto
25 de 1.995
Instrucciones para el
diligenciamiento de los formatos
que contienen la información
contable al 31/12/95 Sector
Descentralizado Nacional.
006 05/01/96 Resolución 3425 de agosto
de 1.995
Instrucciones para el
diligenciamiento de los formatos
de información contable al
31/12/95 sector central.
007 11/04/96 Numeral 5.7.3 del P.G.C.P. Normas técnicas relativas a los
libros de contabilidad.
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
008 24/04/96 Numeral 5.7. del Plan
General Contabilidad
Pública.
Presentación de la información
financiera, económica y social del
periodo de 1.996
009 29/07/96 Numeral 5.7. del Plan
General Contabilidad
Pública.
Presentación de la información
financiera del 2° y 3° trimestre.
010 31/10/96 Circular Externa 007 del 11
abril de 1.996, y Carta
Circular 009 del 26 de junio
de 1.996
Modificación de los
numerales2.1, 2.2 y 3 de la
Circular Externa 007 y Carta
Circular 009
011 15/11/96 Numerales 5.7.2.1 y 6.2.3.2
del Plan General de
Contabilidad Pública.
Depreciación, Agotamiento,
Amortización y provisión.
22
012 02/12/96 Numerales 6.2.3.1 del Plan
General de Contabilidad
Pública.
Instrucciones para el registro
contable del proceso de
causación, recaudo y
consignación de los ingresos de
la Nación y conciliación saldos
operaciones reciprocas.
Instructivo 03
013 02/12/96 Numerales 6.2.1.1.1 del
Plan
General de Contabilidad
Pública.
Instrucciones para el debido
reconocimiento, valuación y
revelación de las operaciones
financieras, económicas y
sociales.
014 17/12/96 Numeral 5.7.1.1.3 y
6.2.2.1.2 del Plan General
Contabilidad Pública.
Normas técnicas relativas a la
aplicación de los ajustes por
inflación.
Instructivo 04
015 30/12/96 Numerales 5.7.2.6 y
6.2.2.2.3 del P.G.C.P.
Instrucciones para el registro
contable de las cuentas de
presupuesto en la clase 0
016 30/12/96 Numerales 5.6 y 5.7.2 y
6.2.1.2.1 del Plan General
Contabilidad Pública.
Normas técnicas relativas a la
aplicación de los ajustes por
inflación.
Instructivo 07
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
017 13/03/97 Artículo 3 Resolución 4444
del 21 de noviembre de
1.995
Normas técnicas sobre
sociedades de economía mixta
sometidas al régimen de
empresas industriales y
comerciales del estado.
018 16/03/97 Plan General de
Contabilidad Pública.
Fechas de corte y presentación
de informes financieros,
económicos y social año 1.997
019 06/09/97 Numeral 5.6, 5.7.2.1 y
6.2.1.2.2 del Plan general
de Contabilidad Pública.
Normas técnicas relativas a la
valoración de las inversiones a
precios de mercado.
Instructivo 05
23
020 22/12/97 Numeral 6.2.1.2.2. del Plan
General de Contabilidad
Pública.
Modificación a la Circular Externa
019 del 6 de noviembre de 1.997
sobre normas técnicas de
valoración de inversiones.
Instructivo 05
021 13/02/98 Numerales 5.7 y 6.2.2.1.1.
del Plan General de
Contabilidad Pública.
Normas técnicas de contabilidad
relativas a los estados contables
básicos individuales y
consolidados.
Instructivo 06
022 18/02/98 Plan General de
Contabilidad Pública.
Normas – otros activos, cargos
diferidos y vinculadas.
023 16/03/98 Numerales 5.7.2.1 y
6.2.2.2.1.1. del Plan
General Contabilidad
Pública.
Reconocimiento de los Recursos
naturales y del medio Ambiente.
Instructivo 07
024 24/07/98 Numerales 5.7.2.2 y
6.2.2.2.2.1. del P.G.C.P.
Norma sobre pasivos
pensionales.
Instructivo 08
025 18/08/98 Numeral 6.2.3.3.6 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Medidas precautelativas respecto
a los “paquetes” contables para
el año 2000
026 26/11/98 Numeral 5.7.2.1 del
P.G.C.P.
Normas técnicas relativas a los
inventarios.
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
027 21/12/98 Plan General de
Contabilidad Pública.
Tratamiento contable de la
contribución sobre transacciones
financieras.
028 21/12/98 Numeral 6.2.3.2 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Normas relativas a Depreciación
y ajustes por inflación para el
caso de propiedades, plantas y
Equipos de menor cuantía.
029 18/02/99 Numeral 6.2.3.3.7 del Plan
General Contabilidad
Identificación de los bienes
inmuebles que poseen las
Instructivo 09
24
Pública. entidades públicas del país.
030 15/03/99 Plan General Contabilidad
Pública.
Modificaciones a la estructura del
Catálogo General de Cuentas
que deben aplicar las entidades
que formen parte SIIF.
1.2.3 INSTRUCTIVOS
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
001 18/10/96 Numeral 6.2.3.3.1 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Instructivo operacional para el
correcto diligenciamiento del
modelo C.G.N. 001/96
denominado catalogo de
Cuentas.
002 18/10/96 Numeral 6.2.3.3.3 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Instructivo operacional para el
correcto diligenciamiento del
modelo C.G.N. 002/96
denominado información sobre
saldos de operaciones
recíprocas.
003 02/12/96 Numeral 6.2.3.1 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Instrucciones para el registro
contable del proceso de
causación, recaudo y
consignación de los ingresos de
la nación.
004 17/12/96 Numerales 5.7.1.1.3 y
6.2.2.1.2 del Plan General
Contabilidad Pública.
Instrucciones para la elaboración
y presentación de las Notas a los
Estados Financieros.
005 06/11/97 Numeral 6.2.1.2.2 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Instrucciones para la valoración
de inversión a precios de
mercado. Circular Externa 019 y
020 de 1.997
25
006 13/02/98 Numeral 6.2.2.1.1 del Plan
general Contabilidad
Pública.
Elementos para la estructura de
los Estados contables Circular
Externa 021
007 18/02/98 Numeral 6.2.1.2.1 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Determinación y registro de los
ajustes por inflación.
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
008 24/06/98 Numeral 6.2.2.2.2.1 del
Plan General Contabilidad
Pública.
Procedimiento para el
reconocimiento de los pasivos
pensionales del sector público de
que trata la Circular Externa 024
de julio de 1.998
009 18/02/99 Numeral 6.2.3.3.7 del Plan
General Contabilidad
Pública.
Procedimiento general para el
diligenciamiento del formato, en
archivo ASCII, denominado
“Relación de bienes inmuebles”.
010 18/02/99 Numeral 3.2 de la Carta
Circular 017 de 08/01/99
Instructivo operacional para la
homologación de la información
contable básica al 01/01/99
1.2.4 RESOLUCIONES
NUMERO FECHA NORMA REFERENCIADA REFERENCIA INSTRUCTIVO
4444 21/11/95 Aprobación del Plan General
Contabilidad Pública.
152 25/07/97 Numeral 6.2.3.3.5 del Plan
General Contabilidad
Pública
Se establecen obligaciones de
información para los Entes
Públicos de los Niveles Nacional
y territorial.
26
320 14/12/98 Numeral 6.2.3.3.5 del Plan
General Contabilidad
Publica.
Por la cual se modifica la
resolución 152 en cuanto a
plazos para la presentación de la
información Financiera,
Económica y Social.
40 15/03/99 Por la cual se incorporan
adiciones y modificaciones al
Marco conceptual y al modelo
instrumental del P.G.C.P.
27
Una vez establecidas las normas que regulan la contabilidad pública en Colombia,
se determino entre ellas cuales son aplicables a la Contraloría General del
Municipio de San José de Cúcuta; encontrándose las siguientes:
CARTAS CIRCULARES
004 – 005 – 007 – 009 – 011 – 015
CIRCULARES EXTERNAS
004 – 007 – 010 – 011 – 013 – 014 – 015 – 016 – 018 – 021 – 025 – 026 – 027 –
028 – 030
INSTRUCTIVOS
001 – 002 – 004
RESOLUCIONES
4444–152–320–40
2. PLAN CONTABLE
El objetivo del Plan Contable es buscar la uniformidad en el registro de las
operaciones económicas que realice la entidad, con el fin de permitir la
transparencia de la información contable y, por consiguiente, su claridad,
confiabilidad y comparabilidad.
Su contenido esta dado por un catálogo de cuentas el cual contiene una relación
ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo,
Patrimonio, Ingresos y Gastos y Cuentas de Orden; identificadas con un código
numérico, adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán
utilizarse las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades de la
entidad; y todo lo anterior deberá observarse en el registro contable de las
operaciones o transacciones económicas.
El Plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:
Clase El primer dígito
Grupo Los dos primeros dígitos
Cuenta Los cuatro primeros dígitos
29
Subcuenta Los seis primeros dígitos
Auxiliares Con siete o más dígitos
Las clases que identifica el primer dígito, son:
Clase 1 Activo
Clase 2 Pasivo
Clase 3 Patrimonio
Clase 4 Ingresos
Clase 5 Gastos
Clase 8 Cuentas de Orden deudoras
Clase 9 Cuentas de Orden Acreedoras
Las clases 1, 2, y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General;
las clases 4, 5, y 6 corresponden a las cuentas del Estado de la Actividad
Económica y Social, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
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Código Cuenta
1 ACTIVO
11 EFECTIVO
1105 CAJA
110501 Caja Principal
110502 Caja Menores
1110 BANCO Y CORPORACIONES
111001 BANCOS
11100101 Bancafé
11100102 Estado
11100103 Tequendama
11100104 Bogotá
12 INVERSIONES
1205 DE RENTA FIJA
120508 Certificados de Deposito a Término
1220 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS
14 DEUDORES
1410 APORTES X CANCELAR A ENTIDADES
141090 Otros Aportes por Cobrar
1415 PRESTAMOS CONCEDIDOS
31
141505 Cartera de Créditos Financieros
141507 Prestamos Educativo
1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS
142004 Anticipos sobre Contratos
142011 Anticipo x Viáticos y Gastos de Viaje
1470 OTROS DEUDORES
147009 Reclamaciones e Indemnizaciones
147009 Otros Deudores
16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS
1625 MAQUINARIA, P Y EQUIPO EN TRÁNSITO
162507 Muebles y Enseres y Equipos de Oficina
162599 Ajustes por Inflación
1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFIC.
166501 Muebles y Enseres
166502 Equipo y Maquinaria de Oficina
166590 Otros Muebles, Enseres y Equipos Oficina
166599 Ajustes por Inflación
1670 EQUIPOS DE COMUNICACION COMPUTACION
167001 Equipo de Comunicación
167002 Equipo de Computación
32
167003 Líneas Telefónicas
167090 Otros Equipos de Comunicación y Computación
167099 Ajustes por Inflación
1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION ELECTRICO
167502 Terrestre
167599 Ajustes por inflación
1680 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA Y DESPENSA
168002 Maquinaria y Equipo de Restaurante y cafetería
168099 Ajustes por Inflación
1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR)
168506 Muebles, Enseres y Equipos de Oficina
168507 Equipo de comunicación y Computación
168508 Equipo de Transporte, Tracción y Eléctrico
168599 Ajustes por Inflación
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO
1715 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES
171505 Bibliotecas
19 OTROS ACTIVOS
1905 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
190501 Seguros
33
190505 Suscripciones y Afiliaciones
1910 CARGOS DIFERIDOS
191001 Materiales y Suministros
1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS
192005 Bienes Muebles en Comodato
192099 Ajustes por Inflación
1925 AMORT. ACUM. DE BIENES ENTREGADOS A TERC.
192505 Bienes muebles en Comodato
192599 Ajustes por Inflación
1950 RESPONSABILIDADES
195001 Responsabilidades en Proceso
195002 Responsabilidades Fiscales
1955 PROVISION PARA RESPONSABILIDADES (CR)
195501 Responsabilidades en Proceso
195502 Responsabilidades Fiscales
1960 BIENES DE ARTE Y CULTURA
196001 Obras de Arte
196002 Bibliotecas
196099 Ajustes por Inflación
1970 INTANGIBLES
34
197008 Software
197099 Ajustes por Inflación
2 PASIVO
24 CUENTAS POR PAGAR
2410 CONTRATISTAS
241001 Compra de Bienes
241002 Prestación de Servicios
241090 Otros Contratistas
2425 ACREEDORES
242504 Servicios Públicos
242518 Aportes a Fondos Pensionales
242519 Aportes a Seguridad Social
242520 Aportes al I.C.B.F, SENA y CAJAS
242521 Sindicatos
242523 Fondos de Empleados
242524 Embargos Judiciales
242527 Fondos Especiales
242532 Riesgos Profesionales
242535 Libranzas
35
242590 Otros Acreedores
2436 RETENCION EN LA FUENTE
243601 Sueldos
243603 Honorarios
243605 Servicios
243606 Arrendamientos
243608 Compras
243625 Impuestos a la Venta Retenido
243690 Otras Retenciones
25 OBLIGACIONES LABORALES
2505 SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES
250501 Nomina por Pagar
250502 Cesantías
250503 Intereses Sobre Cesantías
250504 Vacaciones
250505 Prima de Vacaciones
250507 Prima de Navidad
250508 Indemnizaciones
27 PASIVOS ESTIMADOS
2715 PROVISION PRESTACIONES SOCIALES
36
271501 Cesantías
271502 Intereses sobre cesantías
271503 Vacaciones
271509 Prima de Navidad
29 OTROS PASIVOS
2905 RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS
290590 Otros recaudos a Favor de Terceros
3 PATRIMONIO
31 HACIENDA PUBLICA
3110 RESULTADO DEL EJERCICIO
311001 Excedente del Ejercicio
311002 Déficit del Ejercicio
3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO
312501 Efectivo
312506 Propiedad Planta y Equipo
312509 Otros Activos
312513 Obligaciones laborales (DB)
3130 REVALORIZACION HACIENDA PUBLICA
313003 Patrimonio Público Incorporado
37
3135 AJUSTES POR INFLACION
313506 Propiedad Planta Y Equipo
313507 Otros Activos
313509 Patrimonio (DB)
313510 Depreciación acumulada (DB)
313512 Amortización Acumulada (DB)
4 INGRESOS
43 VENTA DE SERVICIOS
4330 SERVICIO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE
433002 Revisión
433099 Ajustes por Inflación
47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
4705 APORTES Y TRANSFERENCIAS FONDOS REC.
470501 Gastos de Personal
470502 Gastos Generales
48 OTROS INGRESOS
4805 FINANCIEROS
480590 Otros Ingresos Financieros
4810 EXTRAORDINARIOS
38
481008 Recuperaciones
481090 Otros Ingresos extraordinarios
5 GASTOS
51 ADMINISTRACION
5105 SERVICIOS PERSONALES
510501 Sueldos del Personal
510504 Incapacidades
510505 Gastos de Representación
510506 Remuneración Servicios Técnicos
510507 Personal Supernumerario
510509 Honorarios
510513 Prima de Vacaciones
510514 Prima de Navidad
510518 Vacaciones
510523 Auxilios de Transporte
510524 Cesantías
510525 Intereses a las Cesantías
510529 Indemnizaciones
510530 Capacitación
39
510531 Dotación y Suministro de Trabajo
510532 Seguros
510533 Gastos Deportivos y Recreativos
510534 Aportes a Fondos Pensionales
510535 Aportes Cajas Compensación Familiar
510536 Aportes al I.C.B.F.
510537 Aportes A Seguridad Social
510538 Aportes al SENA
510540 Otros Aportes
510544 Riesgos Profesionales
510548 Gastos de Viaje
5110 GENERALES
511013 Suscripciones y Afiliaciones
511015 Obras y Mejoras Propiedades Ajenas
511017 Materiales y Suministros
511018 Mantenimiento
511019 Reparaciones
511020 Servicios Públicos
511021 Arrendamientos
511022 Viáticos y Gastos de Viaje
40
511023 Publicidad y Propaganda
511024 Impresos y Publicaciones
511026 Comunicaciones y Transporte
511027 Seguros
511030 Contribuciones
511033 Otros Impuestos
511034 Imprevistos
511090 Otros Gastos Generales
53 PROVISION, AGOTAMIENTO Y DEPRECIACIONES
5305 PROVISIONES
530508 Provisiones Responsabilidades
5315 DEPRECIACION
531506 Depreciación Muebles, Enseres y Equipo Oficina
531507 Depreciación Equipo Comunicación y Computadores
531508 Depreciación Equipo Transporte, Tracción y Elevación
531509 Depreciación Equipo de Comedor, Cocina Y Despensa
5320 AMORTIZACIONES
532007 Amortización Bienes Entregados a Terceros
58 OTROS GASTOS
5805 FINANCIEROS
41
580590 Otros Gastos Financieros
5810 EXTRAORDINARIOS
581001 Perdida en Venta o Baja de Bienes
5815 AJUSTES EJERCICIOS ANTERIORES
581501 Ajustes a Gastos de Administración
581503 Ajustes a Provisiones, Agotamiento, Depreciación y
Amortizaciones
59 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
5905 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
590501 Cierre de Ingresos, Gastos y Costos
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
8115 BIENES EN PODER DE TERCEROS
811511 Muebles y Enseres y Equipos de Oficina
82 DEUDORAS FISCALES
83 DEUDORAS DE CONTROL
8315 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOTOTAL
831506 Muebles y Enseres y Equipos de Oficina
8390 OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTRA
89 DEUDORAS POR EL CONTRA (CR)
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8905 DERECHOS CONTINGENTES POR EL CONTRA
890511 Muebles y Enseres y Equipos de Oficina
8915 DEUDORAS DE CONTROL POR EL CONTRA
891506 Muebles y Enseres y Equipos de Oficina
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
91 RESPONSABILIDADES CONTIGENTES
9130 EMPRESTITOS POR RECIBIR
9135 RESERVAS PRESUPUESTALES
913501 Reservas Presupuestales
99 ACREEDORAS POR CUENTA (DB)
9905 RESPONSABILIDAD CONTINGENTE X CONTRA (DB)
990500 Reservas Presupuestales
3. CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE CONTABLE
En la actualidad la mayoría de las entidades del sector público han empezado a
sistematizar el departamento de contabilidad, con el fin de manejar mayor
información contable de una manera rápida, exacta y oportuna en sus registros y
entrega de información.
Para la implementación de la contabilidad pública sistematizada por parte de la
Contraloría General del Municipio de San José de Cúcuta, se recomienda que ésta
adquiera un programa que posea en el más alto grado las siguientes
características:
3.1 FLEXIBILIDAD:
El esquema del programa debe ser integrado, es decir por tener un solo punto de
captura a nivel de documento fuente afecte todos los procesos, produciendo
información automática sobre las distintas áreas de operación. Además que la
edición del plan de cuentas este de acuerdo con las normas, necesidades del Plan
44
General de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación,
y que a su vez el paquete permita, de forma fácil su actualización.
Por otra parte se deben determinar los documentos que sean de mayor utilización
para la entidad, igualmente que exista posibilidad de cambio de formatos y fuentes
para la presentación de informes. Asimismo teniendo en cuenta las disposiciones
legales que enmarcan los procedimientos del manejo financiero que pueden
cambiar en cualquier momento, es necesario que el software este construido bajo
el criterio de parametrización, lo cual permite modificar fácil y directamente por
parte del usuario las bases de su funcionamiento.
3.2 COMPATIBILIDAD:
Que exista con otros programas contables y financieros utilizados, tales como el
Office, Windows y otros.
Que la clase de información que produzca el sistema cumpla los requerimientos
de la entidad y también permita producir la información necesaria para reportes
externos tanto regionales como nacionales.
3.3 FÁCIL MANEJO:
45
Que no se requiera personal especializado en computación para el manejo del
programa. Además que permita la consulta inmediata de información contable a
cualquier nivel, igualmente la definición de consultas especiales y que contenga la
capacidad de búsqueda por cualquier campo (Fecha, NIT, Código de Cuenta y
Concepto).
Asimismo que actualice automáticamente los saldos y manipule los documentos
en forma de objetos.
3.4 SEGURIDAD:
El software debe contar al menos con el mínimo nivel de seguridad, como es una
clave de acceso por perfil de usuario (de solo consulta, de modificación, de
transmisión) la cual debe ser cambiada frecuentemente. De la misma manera
debe contar con rastros de Auditoria, con el fin de conocer quien, desde donde,
cuando, a que hora y que información fue innovada.
Por otra parte el software sólo debe permitir la imputación de cuentas auxiliares o
de último nivel.
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3.5 REPORTES BASICOS REQUERIDOS:
El programa debe suministrar como mínimo los siguientes documentos:
Libro Diario
Mayor y Balance
Libros Auxiliares
Estados Financieros (Balance General y Estado de la Actividad Económica
Y Social)
Balance de Comprobación
Reportes de Terceros
CONCLUSIONES
Actualmente la Contraloría General de San José de Cúcuta no tiene implementada
la contabilidad pública, lo que conlleva a que no se estén generando estados e
informes que contribuyan a aumentar la eficiencia y toma de decisiones por parte
de sus administradores.
Es innegable que la contabilidad dentro sus objetivos propende por la
transparencia y el fortalecimiento de las operaciones. Así se ha entendido en el
sector público y es elocuente su impacto a nivel de cualquier entidad que busque
su crecimiento y desarrollo.
De otra forma concreta, se puede determinar que la existencia de información
contable en el sector público, facilita el conocimiento del valor de los recursos y
bienes disponibles y existentes, el origen de las obligaciones adquiridas, la
ubicación física de los bienes y las áreas responsables, las personas vinculadas
en todas y cada una de las transacciones, además de la evidencia documental
realizada en las mismas.
48
El presente trabajo busca que la Contraloría General de San José de Cúcuta
adopte la propuesta desarrollada, con el fin de establecer elementos, prácticas
adecuadas y efectivas que contribuya al mejoramiento de la gestión pública.
RECOMENDACIONES
El desarrollo del presente trabajo recomienda y sugiere la aplicación de las
normas contables expedidas por la Contaduría General de la Nación, entre ellas
las cartas circulares, circulares externas, instructivos y resoluciones, las cuales
permiten la implementación de la contabilidad pública en la Contraloría General de
San José de Cúcuta; buscando como objetivo primordial la presentación de
informes financieros actualizados; que le permitan a sus administradores elaborar
Planes de Desarrollo y presupuestos sobre bases objetivas. Además de señalar la
importancia que tiene la contabilidad pública con respecto a las actividades de
control interno, fiscal y ciudadano con el fin de superar el flagelo de corrupción que
actualmente se observa en las entidades del Estado.
También se hace necesario aconsejar a la entidad dar cumplimiento a lo
preceptuado en el artículo 5 de la Ley 298 de 1.996, en lo relacionado con la
reestructuración o creación de las áreas financieras y contables con el fin de
propender por el desempeño profesional de los contadores públicos y con el de las
finanzas. Lo cual puede llegar a generar futuras sanciones o multas por parte de la
Contaduría General de la Nación a la entidad o sus administradores.
BIBLIOGRAFIA
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, Constitución Política de Colombia. Santa fe
de Bogotá, Impreso los Andes S.A., 1.991
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION, La contabilidad Pública. Santa fe de
Bogotá, Imprenta Nacional de Colombia, 1.998
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION, Circulares e instructivos diversos.
HARGADON, Bernard, MUNERA CARDENAS, Armando. Principios de
contabilidad. Editorial Norma, Medellín, primera edición.
GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia, CORAL DELGADO, Lucy del Carmen.
Contabilidad Universitaria. Editorial McGraw-Hill, Santa fe de Bogotá, Tercera
edición, 1.998
MENDOZA HERNANDEZ, José Francisco, Elementos de Contabilidad
Gubernamental, Centro de publicaciones ESAP, Santa fe de Bogotá, 1.998
51
52
MARCO TEORICO
En lo personal creo que el presente trabajo sobre la Contabilidad Pública para la
Contraloría General del Municipio de San José de Cúcuta, permitirá identificar
instrumentos y mecanismos que contribuyan con mayor eficacia a la adopción de nuevas
decisiones para la gestión en el sector público. Porque a partir de ella es factible el
suministro oportuno y adecuado de la información, igualmente permitirá la práctica de
exámenes dinámicos de las cuentas, a sí mismo la inspección fiscal, política y legal del
manejo de los recursos administrados, y por lo tanto velar por los propósitos de una
verdadera gestión moderna, eficiente, eficaz, gerencial y transparente de la entidad.
La Contabilidad Pública se asienta dentro de un marco Constitucional y legal propios de los
fines de nuestro modelo de Estado, al mismo tiempo describe las formas como soporta
principalmente las funciones públicas de control interno y fiscal que se ejercen a través de
organismos encargados de vigilar, investigar y sancionar a los funcionarios cuando la
gestión administrativa que se les asigna, no se efectúa bajo los principios rectores de
eficiencia, eficacia y economía.
Hoy, cuando el mundo gira en torno de nuevos modelos organizacionales que le permiten
desarrollar paradigmas de eficiencia, eficacia y economía, con el objeto de incrementar su
competitividad y plusvalía en este mundo de globalización, el desconocimiento por parte de
un sinnúmero de gerentes y directivos de nuestras empresas públicas, acerca de la
importancia de la Contabilidad y de su uso, así como de los beneficios que otorgan los
servicios de los sistemas contables como herramienta para la toma de decisiones,
contribuyen a una enorme limitante para la modernización del Estado y sus empresas.
Además, cabe señalar que un sistema de información contable actualizado permite la
adopción de un adecuado sistema presupuestal, y a su vez garantiza la existencia de
53
aquellos registros financieros y contables debidamente soportados, El registro contable y el
soporte, crea las condiciones para un real seguimiento, esto es, para la presencia eficiente y
eficaz de la auditoria por parte de los responsables de la función de control, así como la
medida de su cumplimiento; al igual que la validez de las estructuras organizacionales.
Todo lo anterior asociado a la estructura de modelos de control adecuados que permitan
evitar la realización de fraudes, la ocurrencia de robos y de daños injustificados y la
malversación de fondos, en la medida en que así sea, los márgenes para el manejo indebido
de los bienes del Estado se reducirán sustancialmente por cuanto las obligaciones reales
adquiridas por los distintos organismos públicos son definidamente ident ificables desde los
distintos entes gubernamentales. Aquí radican parte de las bondades respecto a la lucha
contra la corrupción administrativa y frente al manejo eficiente de los bienes del estado.
En este sentido, se debe recordar que la administración pública moderna se debe sustentar
en la información, la cual no debe considerar a la contabilidad como una simple cuestión
financiera que valida el resultado histórico de las operaciones, mediante la representación
cuántica de una determinada partida en lo s Estados Financieros. Si no por el contrario, la
debe mirar como un instrumento vital para la medición de las actividades, de sus costos y
resultados, así como de los recursos involucrados y los rendimientos que se generen. Por lo
tanto la contabilidad pública implica una responsabilidad de importancia significativa para
la entidad como para el directivo, como herramienta información para la gerencia.
ANTECEDENTES
54
En la Contraloría General del Municipio de San José de Cúcuta, los procesos de obtenció n,
registro y control de la información financiera y contable se han venido desarrollando
presupuestalmente durante respectivo año fiscal; con fundamento en el proceso en donde se
condensan las etapas que van desde su programación hasta su ejecución, en concordancia
con la propuesta constitucional de administrar los entes del orden municipal dentro del
contexto de la descentralización.
El registro legal de las operaciones tiene un control en los actos de la administración
pública, porque conlleva a verificar la aplicación del conjunto de normas que rigen en la
conformación, aprobación, ejecución y control del presupuesto. Así también en determinar
la responsabilidad de los diferentes agentes en procura de alcanzar la eficiencia, eficacia y
la transparencia en la gestión de la entidad.