project manager handbook manual del jefe de proyectos...

1er. Congreso de DIRECCIÓN DE PROYECTOS 24-Feb-04

MANUAL DEL JEFE DE PROYECTOS -1-

Título de la Ponencia: Project Manager Handbook

Manual del Jefe de Proyectos Ponentes:

Diego Jódar Ogáyar [email protected] Anna Casals Castells [email protected]



Diego Jódar Ogáyar Ingeniero Superior Aeronáutico (ETSIA Madrid), Programa Desarrollo Alta Dirección de Empresas (IESE Barcelona), Consejero Científico de Gestión (EAE Barcelona), Secretario del Departamento de Empresa y Tecnología (La Salle U. RAMON LLUL), Coordinador del Master en Gestión Tecnologías Información (La Salle URL), Codirector del Master en Project Management (La Salle URL), Profesor de Control de Gestión y Gestión de Proyectos (La Salle URL) y Socio Senior de ATI (Asociación Técnicos Informática).

Con anterioridad ha ocupado las posiciones de Director de Proceso de Datos (Grupo BOEHRINGER INGELHEIM), Director de Sistemas de Información DiverseyLever, S.A. (Grupo UNILEVER), Socio y Director Técnico (SPC), Jefe de Análisis y Programación (SENER División Naval), Presidente de GUIDE IBÉRICA (Asociación usuarios IBM), Presidente del Grupo USI (Usuarios Sistemas Informáticos) y Ex Coordinador Técnico de COMMON EUROPE España (Asociación usuarios IBM)

Anna Casals Castells Ingeniería Superior en Informática (La Salle: Ramón Llull) Ingeniería Técnica en Informática de Sistemas (La Salle: Ramón Llull) Generalitat de Catalunya: Departamento de Agricultura Ramaderia y Pesca. Desarrollando la Tesis Doctoral en el ámbito de Project Management. Investigación del Manual del Jefe de Proyectos e implementación de una herramienta para el Jefe de Proyectos.



ABSTRACT

La evolución en el mundo empresarial, gracias en gran parte a las nuevas tecnologías, ha aportado una división y planificación del trabajo a realizar mediante Proyectos, independientemente del ámbito de la Empresa en el que éstos se encuentren. Para llevar a cabo estos Proyectos de una forma organizada y óptima, se debe realizar una Definición, Planificación y Seguimiento adecuados. La persona encargada del éxito de cada Proyecto, el Jefe del Proyecto, tiene que tener en cuenta cada vez más aspectos, tanto humanos así como técnicos o científicos, dependiendo del marco del Proyecto. Se presenta un Project Management Handbook general para todo tipo de Proyectos. Este Manual del Jefe de Proyectos se complementa con una herramienta de gestión y planificación, que permite al Jefe de Proyectos realizar un trabajo eficaz y eficiente. Tanto el Manual como la herramienta de gestión aportan los Documentos necesarios para la correcta comunicación entre el Jefe del Proyecto y el resto de los implicados en un Proyecto. El Project Management Handbook, así como la herramienta de ayuda al Jefe de Proyectos, han sido desarrollados desde una perspectiva fundamentalmente práctica, basada en una investigación teórica, pero basada también en la experiencia profesional adquirida por los ponentes.



ÍNDICE

ABSTRACT .............................................................................................................................. 3

ÍNDICE ..................................................................................................................................... 4

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 5

PROJECT MANAGER HANDBOOK (PMH) ..................................................................... 5 SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE TAREAS .......................................... 6

FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA.......................................................................................... 6 FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA........................................................................................................... 8 FASE 3: PLANIFICACIÓN Y LANZAMIENTO.................................................................................. 9 FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................................................................... 11 FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA............................................................................... 12

PROJECT MANAGER APPLICATION (PMA) ............................................................... 13 PARTE 1: REGISTRO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS...................................... 13

REGISTRO DEL PERSONAL............................................................................................................. 13 REGISTRO DEL PROYECTO............................................................................................................. 14

PARTE 2: PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .............................. 15 FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA........................................................................................ 15 FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA......................................................................................................... 16 FASE 3: PLANIFICACIÓN Y LANZAMIENTO................................................................................ 17 FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................................................................... 19 FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA............................................................................... 21

CARACTERÍSTICAS DEL PMA....................................................................................... 22 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PMA.................................................................. 23

PERFILES............................................................................................................................................. 23 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL SISTEMA .............................................................................. 23



INTRODUCCIÓN

Todo Proyecto, ya sea de Gestión, Investigación, Informático, Telecomunicaciones, Arquitectura, … se puede considerar como un conjunto de tareas que aportan un valor añadido en algún aspecto de la Empresa. También se puede afirmar que todo Proyecto implica la relación entre Personas de diferentes índoles, Departamentos e incluso Empresas. Por este motivo es imprescindible hacer uso de una Metodología que marque las directrices a seguir en la propuesta, desarrollo y finalización del Proyecto. El correcto uso por el Jefe de Proyectos de una Metodología de Gestión y de una Herramienta que se adapte a dicha Metodología permitirá aumentar el grado de Proyectos finalizados exitosamente.

PROJECT MANAGER HANDBOOK (PMH) El Manual del Jefe de Proyectos ha surgido de un trabajo de investigación que se inició en el PFC (Proyecto Final de Carrera) y se continua en el DET (Departamento de Empresa y Tecnología). El principal objetivo del Manual es el de cubrir todos los aspectos de un Proyecto para que el Jefe de Proyectos pueda gestionarlos de forma sencilla y eficaz, identificando cinco fases que representan el Ciclo de Vida de todo Proyecto:

Estudio Previo / Preventa Definición / Venta Planificación y Lanzamiento Ejecución y Seguimiento Terminación y Transferencia

La Metodología propuesta por el Manual del Jefe de Proyectos contempla ocho de las áreas del PMBOK que se citan a continuación

Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management

Project Quality Management Project Human Resources Management Project Communications Management Project Risk Management

Project Procurement Management no se ha incluido ya que se considera muy especifica de cada Empresa y quitaría generalidad al Manual. Con el fin de que el Manual se adapte a todo tipo de Proyecto se ha realizado una clasificación, desde el punto de vista del tamaño, analizando el Proceso que debe seguir el Jefe de Proyectos ante Proyectos Grandes, Medianos o Pequeños. Finalmente, decir que el Manual se ha centrado en la figura del Jefe del Proyecto pero su alcance incluye a los principales participantes de un Proyecto:

Equipo de Trabajo. Patrocinador (Sponsor) Comité de Seguimiento Cliente / Usuario Implicados (Stakeholders)



SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE TAREAS El Manual y la Herramienta del Jefe de Proyectos tienen como objetivo ayudar a la Gestión, al control de la Documentación y aportar ideas a la Planificación. Pero para ser utilizadas de un modo adecuado hay que conocer todas sus posibilidades. Para ello se proponen unas guías que indican el camino recomendado para gestionar el Proyecto, siguiendo el Manual y usando la Herramienta. La Planificación y Control de Tareas se presenta dividida en cada una de las cinco fases. En cada una de ellas se aporta un esquema de utilización. En él se indican los Entregables y las Tareas que forman parte, así como los Objetivos buscados. El esquema general con el modelo del Ciclo de Vida se encuentra en el anexo, y todos los documentos indicados están integrados en el Manual y en la Herramienta. La leyenda de los símbolos utilizados nos muestra dos tipos de recuadros. Los rectángulos indican los pasos que se llevarán a cabo a lo largo del Proyecto que involucran a las Personas (reuniones, trabajo personal, decisiones, etc). Los recuadros asimétricos representan los Entregables (actas, documentación diversa, manuales, etc) relacionados en cada Actividad o Tarea. A la derecha de los pasos o de los Entregables se indican cuales son los Objetivos que habría que cumplimentar antes de pasar a la siguiente Tarea. FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA

Grupo Trabajo

Solicitud de Proyecto

* Identificar el Perfil de los participanetes en el Proyecto* Seleccionar el Grupo de Trabajo

Comité de Seguimiento * Identificar implicados en el Proyecto* Seleccionar los Miembros del Comité de Seguimiento

Objetivos

* Identificar el Problema u Oportunidad* Identificar el Producto a Realizar* Identificar los Beneficios y las Necesidades esperadas* Identificar las Restricciones iniciales

Alcance

* Identificar/Analizar lo que Hacer* Identificar/Analizar lo que No se debe Hacer* Verificar con el Cliente/Usuario que se ha definido correctamente

Requerimientos

* Identificar y Analizar los Objetivos del Proyecto* Verificar con el Cliente/Usuario que se han EntendidoReunión

DefiniciónObjetivos

ReuniónDefinición

Requerimientos* Identificar y Analizar los Requerimientos del Proyecto* Validar las decisiones con el Cliente

ReuniónDefiniciónAlcance



Alternativa de Solución

Riesgos

Puntos Fuertes yDébiles Proyecto

Estudio Viabilidad

Seleccionar Alternativa

Sponsor

StakeHolders

Jefe del Proyecto

Comite de Seguimiento

* Analizar la Alternativa* Listar posibles Riesgos

* Analizar la Alternativa* Listar los Puntos Fuertes* Listar los Puntos Débiles

Puntos FuertesPuntos Débiles

Riesgos

* Estimar el Tiempo Necesario* Estimar los Recursos Necesarios* Estimar el Coste de la Solución

* Identificar Perfil Sponsor* Seleccionar Sponsor

* Identificar Perfil Stakeholder* Seleccionar Stakeholders

* Identificar Perfil Jefe Proyecto* Proponer Jefe del Proyecto

* Identificar Perfil Comité Seg.* Seleccionar Comité Seguimiento

Entregables * Analizar los Objetivos / Requerimientos / Alcance* Identificar el Resultado del Proyecto

Selección Proyecto ReuniónEvaluaciónPropuesta

Plan por Fases

Plan de Comunicación

Plan de Entregables

Descripción Proyecto

AprobaciónEstudio Previo Reunión Aprobación

* Reunir el Comité de Seguimiento* Evaluar las Propuestas de Solución* Seleccionar una Propuesta

* Analizar la Evaluación de la Propuesta* Identificar las Fases del Proyecto* Identificar el Plan del Proyecto

* Analizar los Participantes del Proyecto* Identificar los Criterios de Comunicación

* Identificar los Distintos Entregables del Proyecto* Identificar la fecha límite de finalización de cada Entregable

* Recoger en un único informe toda la información relavante del Estudio Previo del Proyecto

* Reunir al Comité de Seguimiento* Evaluar la evolución del Estudio Previo* Aprobar la continuación del Proyecto



FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA

Equipo Trabajo * Identificar Personal que se adapta al Perfil del Proyecto* Especificar el Equipo de Trabajo

Matriz deResponsabilidades

Reunión Kick-Off

Normas yProcedimientos

Objetivos

Alcance

CondicionesRestriccionesSuposiciones

Plan de Calidad

Plan de Formación

Plan de Riesgos Riesgos

Formación

Calidad

Normas

Plan de Recursos Recursos

* Analizar el Perfil / Experiéncia de cada Trabajador* Especificar las Responsabilidades de cada Trabajador

* Presentar al Equipo los Nuevos Trabajadores* Realizar una breve descripción del Proyecto* Revisar el Documento: Descripción del Proyecto

* Analizar las Normas de la Empresa* Analizar las características del Proyecto* Especificar las Normas y Procedimientos

* Analizar los Objetivos especificados en la Fase de Estudio Previo* Rectificar los Objetivos en caso de ser Necesario

* Analizar el Alcance especificado en la Fase de Estudio Previo* Rectificar el Alcance en caso de ser Necesario

* Determinar las Condiciones del Proyecto* Determinar las Restricciones del Proyecto* Determinar las Suposiciones del Proyecto

* Analizar las Especificaciones y Entregables* Implantar los Canales de Comunicación* Asegurar la Calidad del Proyecto / Producto / Servicio

* Analizar los conocimientos de los Trabajadores* Analizar las características del Proyecto* Identificar los Cursos de Formación* Identificar los Participantes del Curso

* Analizar los Riesgos identificados en la Fase de Estudio Previo* Rectificar y Completar el listado de Riesgos* Clasificar los Riesgos segun la probabilidad / Impacto / Importáncia* Especificar para cada uno de ellos las Acciones Preventivas* Especificar para cada uno de ellos las Acciones Correctivas

* Analizar los Recursos Humanos para la Realización del Proyecto* Analizar los Recursos Materiales para la Realización del Proyecto



Estimación del Coste

* Especificar el Coste para cada uno de los Trabajadores dependiendo del Esfuerzo* Estimar el Coste de los Materiales a usar* Estimar el Coste de las Subcontrataciones* Estimar otros Gastos

Estimación del Precio

Análisis Rentabilidad

Aprobación Fase

Presupuesto

AprobaciónReunión

* Especificar los Costes en que se estma el Proyecto

* Documentar de forma formal el Presupuesto del Proyecto consultando la Estimación de Costes y la Estimación del Precio

* Verificar que el Proyecto aportará Beneficios Cuantitativos

* Reunir el Comité de Seguimiento* Evaluar la evolución de la Fase de Definición* Aprobar la continuación del Proyecto

Definición Proyecto * Recopilar toda la información más importante de la Fase de Definición en un informe

FASE 3: PLANIFICACIÓN Y LANZAMIENTO

Alcance * Revisar el Alcance del Proyecto* Actualizar la Definición del Proyecto

Plan Calidad * Revisar el Plan de Calidad* Actualizar el Plan de Calidad

Presupuesto* Revisar el Coste Humano dependendiendo del Esfuerzo* Revisar el Coste Material* Rectificar el Documento de Presupuesto en caso de se Necesario

Riesgos

* Revisar los Riesgos definidos en la Fase de Planificación* Identificar Nuevos Riesgos* Actualizar las Acciones Preventivas* Actualizar las Acciones Correctivas

RevisiónDefinición Proyecto

AprobaciónPlanificación

ReuniónLanzamiento

Aprobación

* Reunir el Comité de Seguimiento y Grupo de Trabajo* Evaluar y Aprovar el Plan del Proyecto* Aprobar las Funciones y Responsabilidades* Realizar el Plan de Acción





Reunión Kick-Off

Paquetes Trabajo


PlanificaciónTemporal

* Analizar el Trabajo a Realizar* Definir Unidades de Trabajo

* Listar las actividades* Especificar las Dependéncias entre las Actividades* Estimar el Esfuerzo de cada una de las Actividades

PlanificaciónRecursos

* Determinar los Recursos Necesarios para cada Actividad* Resolver los Confilictos de Recursos* Verificar que no hay sobrecarga de Recursos

Planificaciónde Hitos

* Determinar los Puntos de Control del Proyecto* Especificar cuando se realizarán

Planificaciónde Pruebas

* Determinar que Pruebas se realizarán para Garantizar la Calidad del Producto* Especificar el Objetivo de cada una de las Pruebas* Especificar Como se realizarán* Especificar Cuando se realizarán

Paquete Trabajo

Plan Temporal

Plan Recursos

Plan Pruebas

Plan Hitos

Planificaciónde Reuniones

Plan Reuniones* Determinar las Reuniones de Seguimiento con el Equipo de Trabajo* Especificar cada cuando se deben realizar* Deteminar las Reuniones de Seguimiento con el Comité de Seguimiento* Especificar cada cuando se deben realizar

* Presentar al Equipo los Nuevos Trabajadores* Realizar una breve descripción del Proyecto* Revisar el Documento: Definición del Proyecto

* Recopilar principal información, asociada a la Fase de Planificación, en un informePlan del Proyecto



FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO



Reunión Kick-Off

Cambio


* Analizar la Propuesta del Cambio* Analizar la Propuesta de Solución* Analizar las variaciones en el Plan Temporal* Actualizar el Plan Temporal en caso de ser necesario* Analizar las variaciones en el Presupuesto* Actualizar el Presupuesto en caso de ser necesario* Reunir el Comité de Seguimiento para Aprobarlo* Documentar la Propuesta / Registro / Aprobación del Cambio

* Presentar al Equipo los Nuevos Trabajadores* Realizar una breve descripción del Proyecto* Revisar los Documentos: Definición y Plan del Proyecto

Reunión

PropuestaCambio

RegistroCambio

AprobaciónCambio

Incidencia

* Detectar la Incidencia* Analizar las variaciones en el Plan Temporal* Actualizar el Plan Temporal (en caso de ser necesario)* Analizar las variaciones en el Presupuesto* Actualizar el Presupuesto (en caso de ser necesario)* Proponer una solución para la Incidencia* Reunir el Comité de Seg. para Aprobar la Solución* Documentar la Incidencia

Reunión

RegistroIncidencia

Riesgos

CatálogoIncidencia

Reunión

RegistroRiesgo

CatálogoRiesgos

* Detectar el Riesgo* Analizar las variaciones en el Plan Temporal* Actualizar el Plan Temporal en caso de ser necesario* Analizar las variaciones en el Presupuesto* Actualizar el Presupuesto en caso de ser necesario* Determinar las Acciones Correctivas* Reunir el Comité de Seg. para Aprobar la Solución* Documentar la Incidencia

Entregables

* Documentar el Entregable* Especificar a quien se le proporcionará* Especificar como se le entregará* Especificar si ha sido entregado

Seguimiento

* Analizar las posibles desviaciones en el Plan del Proyecto* Analizar las posibles desviaciones en el Presupuesto del Proyecto* Identificar el Plan de Contingencia en caso de haber desviaciones* Analizar la motivación del Equipo de Trabajo

AprobaciónPlanificación Reunión Aprobación

* Reunir el Comité de Seguimiento* Evaluar la evolución de la Ejecución del Proyecto* Aprobar la continuación del Proyecto



FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA




Lecciones Aprendidas

Presupuesto

CertificadoCierre Proyecto

SatisfacciónEquipo Proyecto

SatisfacciónCliente/Usuario

TransferenciaResponsabilidades

* Determinar los Errores cometidos en el transcurso del Proyecto* Determinar como se podria haber mejorado el Proyecto

Resultado Proyecto

* Documentar en Terminos generales la evolución del Proyecto* Resaltando:

* El Alcance del Proyecto* El Plan Temporal / Recursos* El Presupuesto* El Resultado obtenido* La impresión del Usuario* La impresión del Equipo de Trabajo

* Determinar los Costes Finales del Proyecto* Determinar el Precio Final del Proyecto* Analizar los Beneficios Resultante del Proyecto

* Especificar Formalmente el Cierre del Proyecto

* Documentar las experiencias del Equipo de Trabajo* Indicar que mejorarian* Indicar cuales han sido los Errores

* Especificar la Impresión del Cliente / Usuario* Indicar que mejorarian* Indicar cuales han sido los Errores

* Determinar el Equipo / Empresa encargado del Mantenimiento del Producto

Implantación* Instalación del Producto Resultante en las instalaciones del Cliente* Verificar que todo Funciona Correctamente* Formar al Usuario del Funcionamiento del nuevo Producto



PROJECT MANAGER APPLICATION (PMA)

En este apartado damos una visión genérica de la Herramienta implementada, con el fin de facilitar la interpretación de todos los aspectos que se han ido proporcionando anteriormente. El objetivo no es el de mostrar cada una de las pantallas e informes de la Herramienta, ya que el volumen de la Documentación crecería demasiado. La Herramienta tiene dos partes diferenciadas, pero accesibles en cualquier momento del desarrollo del Proyecto. Por un lado se permite el Registro necesario para la Gestión de los Proyectos: Empresas, Clientes y Recursos. Por otro lado se permite la Planificación y Seguimiento de los Proyectos mediante los formularios involucrados en los mismos. PARTE 1: REGISTRO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS REGISTRO DEL PERSONAL

Registro del Personal

Filiación del Empresa Cliente

Filiación del Cliente / Usuario

Filiación del Trabajador

Filiación de la Empresa Todo Cliente/Usuario y Trabajador pertenece a una Empresa u Organización. Se recogen los datos de la Empresa, por ejemplo su dirección, pagina web, teléfono y persona de contacto. Filiación del Trabajador Gestiona los Recursos Humanos: externos e internos que participan en el Proyecto. Recoge la información referente al Trabajador desde sus conocimientos sobre las distintas herramientas tecnológicas hasta su precio/hora. Filiación del Cliente / Usuario Proporciona información del Cliente/Usuario, indicando con que Proyectos están relacionado, con el fin de obtener los datos necesarios para poder mantener una comunicación fluida.



REGISTRO DEL PROYECTO

Registro del Proyecto

Solicitud del Proyecto

Filiación del Proyecto

Gestión de Reuniones

Catálogo de Reuniones

Convocatoria de Reunión

Acta de Reunión

Informes

Solicitud del Proyecto Recoge a grandes rasgos, para cada uno de los Proyectos que se proponen, la necesidad de realizarlo, como se podría acometer, el coste asociado, etc. Filiación del Proyecto Especifica los datos más genéricos del Proyecto como su nombre, el Cliente/Usuario que lo ha solicitado, el tipo de Proyecto, la prioridad, etc. Catálogo de Reuniones El Catálogo de Reuniones es una gestión que se realizará a lo largo de todo el Proyecto, cuyo objetivo es el de tener un control de todas las reuniones realizadas y planificadas. Convocatoria de Reunión La convocatoria de Reunión, tal como su nombre indica, registra los Miembros convocados a una reunión y los Temas que se tratarán. Acta de Reunión El Acta de Reunión recoge las Conclusiones que se han llegado, es decir, las acciones futuras para solventar los Temas Tratados. Informes

- Solicitud del Proyecto - Catálogo de Reuniones - Convocatoria de Reunión



PARTE 2: PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO FASE 1: ESTUDIO PREVIO / PREVENTA

Estudio Previo / Preventa

Sistema Organizativo

Estudio Previo

Informes

Sistema Organizativo Especifica el Equipo de Trabajo inicial del Proyecto así como el resto de participantes del Proyecto. Estudio Previo El formulario de Estudio Previo pretende recoger toda la información previa a la Definición de un Proyecto:

Estudio Previo desde el punto de vista del Negocio: Justifica y Determina los Riesgos y los Costes desde el enfoque del Negocio.

Definición: Definición previa del Proyecto especificando los Riesgos, Suposiciones, Restricciones, Objetivos, Alcance y Entregables del Proyecto sin entrar en detalle.

Planificación: Planificación previa del Proyecto especificando los Recursos tanto Humanos como Materiales y Económicos para su realización.

Organización: Determina el Comité de Seguimiento previsto así como los Stakeholders

Autorización: Indicando si el Estudio Previo se ha aprobado para su realización y quienes lo han aprobado.

Informes Descripción del Proyecto: Informe que consiste en una descripción general de la necesidad

planteada, y se estudian las posibles restricciones de carácter económico, técnico y operativo que puedan afectar al sistema. En otras palabras especifica en términos generales el porqué realizar el Proyecto, qué debe hacer y qué Beneficios son los esperados.

Aprobación de la Fase: Informe que manifiesta la aprobación, por parte del Comité de Seguimiento, la Fase de Estudio Previo / Preventa marcando el inicio de la siguiente fase Definición / Venta.



FASE 2: DEFINICIÓN / VENTA

Definición / Venta


Definición del Alcance

Definición del Presupuesto

Plan de Comunicación

Plan de Formación

Lista de Distribución

Informes

Sistema Organizativo En ocasiones, es necesario incorporar nuevo personal a trabajar en la Fase de Definición, siendo tarea del Jefe del Proyecto identificar el nuevo Equipo de Trabajo. La herramienta permitirá especificar el Equipo de Trabajo y la Matriz de Responsabilidades para cada una de las Fases del Proyecto. Definición del Alcance Análisis del Alcance; entendiendo como Alcance la descripción de las fronteras del Proyecto, es decir, la descripción de lo que el Proyecto entregará y lo que no. Definición del Presupuesto Permite realizar una primera evaluación del coste estimado del Proyecto y los beneficios esperados. Plan de Formación Especifica los cursos de formación previstos, tanto al Equipo de Trabajo como al Cliente / Usuario durante la realización del Proyecto, indicando el objeto de materia del Proyecto y los asistentes.



Plan de Comunicación El PMA presta una especial atención al Plan de Comunicación ya que se considera que es uno de los puntos clave para el éxito del Proyecto. El Plan de Comunicación permitirá al Jefe de Proyectos definir los entregables que se deben transmitir y por que canal, permitiendo el envío automático de correos electrónicos. Lista de Distribución Permite llevar un control de los entregables entregados o pendientes de entregar según los criterios definidos en el Plan de Comunicación. Informes Definición del Proyecto: Es un informe crucial para el correcto desarrollo del Proyecto en

el que se describe principalmente el Objetivo del Proyecto, el Resultado esperado, cómo se obtendrá dicho Resultado y su Coste económico.

Presupuesto del Proyecto: Informe que de forma sencilla permite evaluar el presupuesto de un proyecto. Especificando el coste del proyecto que se estima como la suma de los costes de personal, subcontrataciones y gastos varios, cada uno afectado por un porcentaje para Contingencias y Riesgos.

Aprobación de la Fase: Informe que manifiesta la aprobación, por parte del Comité de Seguimiento, la Fase de Definición / Venta marcando el inicio de la siguiente fase Planificación y Lanzamiento.

FASE 3: PLANIFICACIÓN Y LANZAMIENTO

Planificación y Lanzamiento


Revisión de la Fase deDefinición/Venta del Proyecto

Plan Temporal

Descripción de Actividades

Planificación del Riesgo

Informes

Sistema Organizativo Especifica el Equipo de Trabajo que realizará la Fase de Planificación y Lanzamiento indicando la Matriz de Responsabilidades de cada uno de los Trabajadores. Revisión de la Fase de Definición/Venta Tanto en la Reunión de Lanzamiento como a lo largo de esta Fase se irá perfilando la Definición del Proyecto, permitiendo tener un histórico de la evolución de la misma. Plan Temporal Es uno de los puntos clave del Proyecto donde el Jefe de Proyectos deberá definir las distintas Actividades / Tareas que componen el Proyecto, los Recursos Humanos que las realizarán, el esfuerzo necesario, teniendo en cuenta las dependencias que presentan entre las Actividades / Tareas.



El Plan Temporal tiene en cuenta un conjunto de aspectos que se describen a continuación: El horario del Trabajador (media jornada / jornada completa). El porcentaje de dedicación del Trabajador a cada una de las Tareas La sobrecarga de los Recursos Humanos, se considera que un trabajador con dedicación

del 100% no puede realizar dos tareas de forma paralela, de esta forma la herramienta de forma automática serializará las tareas.

La Detección de Dependencias Cíclicas. Descripción de Actividades Permite concretar cada una de las actividades definiendo cuales son sus entradas / salidas, el resultado esperado, etc. Planificación del Riesgo Permite analizar con mayor profundidad los Riesgos identificados en la Fase de Definición, especificando el impacto del riesgo, las acciones preventivas para evitar el Riesgo y las acciones correctivas en caso de que apareciera. Informes Diagrama de Gantt: El Diagrama de Gantt es un gráfico, que se genera de forma

automática, que muestra el plan de ejecución del proyecto definido en el formulario Plan Temporal. El formato del informe es una hoja Excel, apto para ser modificado por el Jefe del Proyecto.

Recurso Humano: Genera un informe indicando para cada uno de los participantes del Proyecto que actividades / tareas debe participar y la duración de cada una de ellas. El formato del informe es una hoja Excel.

Aprobación de la Fase: Informe que manifiesta la aprobación, por parte del Comité de Seguimiento, la Fase de Planificación y Lanzamiento marcando el inicio de la siguiente fase Ejecución y Seguimiento.



FASE 4: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

Ejecución y Seguimiento


Definición del Proyecto

Revisión

Planificación Temporal

Seguimiento Actividad

Presupuesto

Catálogo de Entregables

Registro de Incidencias

Registro del Cambio

Informes

Gestión del Cambio

Gestión de Incidencias

Sistema Organizativo Especifica el Equipo de Trabajo que realizará la Fase de Ejecución y Seguimiento indicando la Matriz de Responsabilidades de cada uno de los Trabajadores. Revisión: Definición del Proyecto A lo largo de esta Fase se irá perfilando la Definición del Proyecto, permitiendo tener un histórico de dicha evolución. Revisión: Planificación Temporal Seguimiento de la planificación del proyecto, permitiendo anotar la ejecución real de este y rectificando la planificación inicial según su evolución.



Gestión del Riesgo

Desviación del Presupuesto

Recursos Humano

Diagrama de Gantt

Aprobacón de la Fase

Seguimiento de las Actividades Permite llevar un seguimiento de cada una de las actividades, el porcentaje realizado, dificultades encontradas, acciones futuras, etc. Revisión: Presupuesto A partir de las Actividades y Recursos que constituyen el Proyecto permite realizar un ajuste del Presupuesto. Catálogo de Entregables Permite llevar un control de los entregables que se han entregado así como por quien han sido aprobados o rechazados.

Gestión del Cambio Toda modificación debe ser registrada evaluada y aprobada, la herramienta permite realizar el seguimiento del Cambio. Gestión de Incidencias Toda Incidencia/Problema debe ser notificada y resuelta lo antes posible, la herramienta permite realizar el seguimiento de la Incidencia. Gestión de Riesgos En el momento que aparezca un riesgo se deberá evaluar las consecuencias y aplicar el plan correctivo. El PMA permite realizar el seguimiento del Riesgo. Informes: Gestión del Cambio: Conjunto de informes que permiten realizar el seguimiento de los

cambios realizados en el Proyecto. − Propuesta del Cambio − Aceptación del Cambio − Catálogo de Cambios

Gestión del Incidencias: Conjunto de informes que permiten realizar el seguimiento de las Incidencias que surgen a lo largo del proyecto.

− Registro de la Incidencia − Resolución de la Incidencia − Catálogo de Incidencias

Gestión del Riesgo: Conjunto de informes que permiten realizar el seguimiento de los Riesgos abiertos.

− Registro del Riesgo − Resolución del Riesgo − Catálogo del Riesgo

Desviación del Presupuesto: Informe que evalúa el presupuesto inicial presentado en la Fase de Planificación con el presupuesto real del Proyecto.

Recurso Humano: Permite obtener dos tipos de informes, un estudio comparativo de la desviación planificada de la real por cada uno de los miembros del Equipo de Trabajo o un diagrama de Gantt por trabajador.



Diagrama de Gantt: Permite realizar un seguimiento de la planificación temporal del proyecto con la real.

Aprobación de la Fase: Informe que manifiesta la aprobación, por parte del Comité de Seguimiento, la Fase de Ejecución y Seguimiento marcando el inicio de la siguiente fase Terminación y Transferencia.

FASE 5: TERMINACIÓN Y TRANSFERENCIA

Terminación y Transferencia


Transferencia del Proyecto

Informes

Sistema Organizativo Especifica el Equipo de Trabajo que realizará la Fase de Terminación y Transferencia indicando la Matriz de Responsabilidades de cada uno de los Trabajadores. Terminación y Transferencia del Proyecto Determina los procesos que tomaran parte en la Terminación y Transferencia del Proyecto. Informes Certificado de Cierre: Documento que

formaliza la finalización y aprobación por parte del Cliente/Usuario del Proyecto.

Lecciones Aprendidas: Informe que recoge las situaciones críticas que han surgido como se han solucionado y como se pueden evitar.

Satisfacción del Cliente/Usuario: Recoge la impresión del Cliente/Usuario de la Evolución del Proyecto.

Satisfacción del Equipo de Trabajo: Recoge la impresión del Equipo de Trabajo de la Evolución del Proyecto.



CARACTERÍSTICAS DEL PMA A continuación se hace una descripción de las principales características de la herramienta para ayudar al Jefe de Proyectos, siguiendo el Manual del Jefe de Proyectos.

Simplicidad Herramienta sencilla e intuitiva que permite gestionar toda la información necesaria con el fin de poder dirigir de forma exitosa el Proyecto.

Multiplicidad de Proyectos Permite la gestión de múltiples Proyectos a la vez dentro de la Organización

Gestión de los Recursos Humanos Definición del Perfil de cada uno de los miembros del Equipo de Trabajo especificando la jornada laboral y permitiendo su participación en distintos Proyectos a la vez.

Gestión Remota del Proyecto La herramienta está adaptada para poder acceder a una base de datos remota con el fin de poder Gestionar los Proyectos desde distintos puntos geográficos

Permisos de Acceso Gestión de los diferentes roles dentro de la herramienta proporcionando una alta flexibilidad al Jefe del Proyecto. Permite definir el perfil de cada uno de los participantes del Proyecto.

Gestión de Calendarios Definición de los días festivos de la organización, así como los horarios de los días laborables.

Generación y Gestión Automática de Informes A partir de la información introducida del Proyecto se realizan un conjunto de informes y estudios estadísticos con la finalidad de facilitar al Jefe de Proyectos la toma de decisiones.

Notificaciones por Correo Facilita la comunicación entre los participantes del Proyecto con el envió automático de correos electrónicos notificando los eventos más importantes del Proyecto. Gestión del Proyecto Seguimiento de la Metodología propuesta para la Gestión del Proyecto.



Gestión del Proyecto Seguimiento de la Metodología propuesta para la Gestión del Proyecto.

Gestión Reuniones Gestión Sistema Organizativo Gestión Alcance Gestión Presupuesto Gestión Plan de Formación

Gestión Plan de Comunicación Gestión Plan Temporal Gestión Riesgo Gestión Incidencias Gestión Cambio

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PMA PERFILES Perfil del Administrador El perfil de Administrador es el encargado de dar de alta a

los usuarios y definir los permisos del usuario en la aplicación de Gestión de Proyectos, realizando además el mantenimiento del aplicativo

Perfil del Jefe del Proyecto El perfil de Jefe del Proyecto es el encargado de crear y planificar el proyecto, convocar reuniones, etc. El rasgo más significante desde el punto de vista del Jefe del Proyecto es el hecho de tener una visión completa de la evolución del proyecto facilitándole la toma de decisiones.

Perfil del Equipo de Trabajo El perfil del Equipo de Trabajo corresponde a todos los participantes del proyecto pero sus privilegios dependerán de los especificados por el Jefe del Proyecto.

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL SISTEMA Procesador Ordenador personal (PC) con un procesador Pentinum II, 450

megahertz (MHz)

Sistema Operativo Microsoft Windows NT® 4.0 o Superior

Memoria Microsoft Windows® XP Profesional 160 MB de RAM

Windows 2000 Professional 96 MB de RAM

Windows NT 4.0 workstation 64 MB de RAM

Windows NT 4.0 server 160 MB de RAM

Disco Duro 2,5 GB en la unidad de instalación, que incluye 500 MB en la unidad de sistema.

Video Monitor Super VGA (800 x 600) con 256 colores o de alta resolución.


Propuesta delProyecto

Evaluación de laPropuesta

Selección deProyectos

PlanificaciónInicial

Aprobación de laFase

SolicitudServicio

SolicitudProyecto

Criterio deEvaluación

Criterio deSelección

DescripciónProyecto

Plan deComunicación

AutorizaciónProyecto

PreparaciónFase Definición

Alcance delProyecto

PlanificaciónAlto nivel

EstudioEconómico


ProjectCharter

Definición delProyecto

AprobaciónFase

PresupuestoPreliminar

Alcance

Lista Proy .Seleccionado

Planteamientopropuesta

PreparaciónFase

Planificación

RevisiónDefinición

Planificación


MatrizResponsabili.

MatrizResponsabili.

Plan delProyecto

AprobaciónFase

Organización(Propuesta)

MatrizResponsabili.

Organización(Proyecto)

Plan deRecursos

WBS

CatálogoRiesgos

Plan deCalidad

Plan deFormación

CalendarioTemporal

CalendarioRecursos

CalendarioHitos

Gestión deRiesgos

Plan dePruebas

Plan deReuniones

PreparaciónFase Ejecución /

Seguimiento

RevisiónProyecto

GestiónEjecuciónProyecto

Estudio EvolutivoProyecto


MatrizResponsabili.

RegistroInicidéncia

RegistroCambio

RegistroRiesgo

DefiniciónProyecto

DefiniciónProyecto

Plan Proyecto

RegistroEntregables

DefiniciónProyecto

Plan Proyecto

Informe deSeguimiento

AprobaciónFase

Transferencia

Aceptación

Terminación

AcpetaciónProyecto

Estudio Previo / Preventa Definición / Venta Planificación y Lanzamiento Ejecución y Seguimiento Terminación y Transferencia

ResultadosProyecto

LeccionesAprendidas

Análisis de laSatisfacción

Ciere Acta de Cierre

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