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Project - ecommerce – Portillo Proyecto e-commerce 1

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Proyecto para la aprobacion de la materia final del CENT N°18

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Page 1: Project Ecommerce Portillo

Project - ecommerce – Portillo

Proyectoe-commerce

Implementación Portillo

CENT N 18

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Project - ecommerce – Portillo

Introducción y Entrevistas

Proyectoe-commerce

Implementación Portillo

CENT N 18

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Project - ecommerce – Portillo

Project Ecommerce Portillo.

Descripción de proyecto: Fuimos contactados por el Sr. Alberto Portillo quien nos comento sobre su intención de ampliar su negocio y crear una nueva unidad de negocios de venta por internet.

Nuestra empresa webactions.com.ar cuenta con un sistema genérico de ecommerce propio, pensado para ser modificado fácilmente y poder adaptarse a las necesidades de cada cliente.

El Sr. Portillo ya era cliente nuestro ya que posee una empresa de acondicionamiento de aire: http://www.porclima.com.ar

En diciembre de 2003 se comenzó con la tarea del relevamiento y entrevistas.

Diciembre 2003Entrevista inicial :¿Qué podemos hacer por usted?El Sr. Portillo nos comento sobre su intención de poder comercializar productos de librería por internet, hacer pedidos, ver precios y mostrar fotos de los productos.

¿Qué tipo de servicio quiere brindar por internet?El Cliente quería ofrecer a sus clientes la posibilidad de poder conectarse a una pagina de internet en donde pudiesen ver los artículos que el comercializa, y además poder hacer pedidos.

¿Cómo quiere facturar los pedidos, la compra se cierra por internet, piensa incluir algún tipo de pago con tarjeta de crédito?No, la idea es cerrar la venta por teléfono, el cliente no quiere cerrar la venta por internet, esto fue a raíz de la explicación que dimos al respecto, para poder vender por internet y cobrar con tarjeta de crédito, es necesario contratar un servicio como por ejemplo VeriSign esta empresa se encarga de toda la validación de la compra y se hace todo a través de ellos, pero exigen un porcentaje de la venta a modo de comisión. Esta modalidad no fue conveniente para el usuario y decidió cerrar la venta en forma telefonica.

¿Necesita actualizar los precios de los productos por su cuenta o dar de alta productos, modificarlos o eliminarlos?El cliente nos explico que es muy común variaciones en los precios, se le ofreció un manager para administrar los artículos pero llegamos a un acuerdo por el cual

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las modificaciones estarían a nuestro cargo con un plazo de 48 horas y un costo mensual.

¿Cuenta con computadoras en su empresa?El cliente cuenta con 2 PC AMD K6 como los requerimientos del software es tener solo un browser como por ejemplo el internet explorer, esas computadoras cumplen con lo necesario. En el futuro si se hace alguna aplicación que baje los datos de los pedidos a una computadora local, se reverá el tema y se dará la consultoría necesaria.

¿Cuál es el presupuesto con el que cuenta la empresa?El cliente nos manifestó que estaba dispuesto a pagar mil pesos por el ecommerce.

¿Qué cantidad de gente prevé usted que pueda llegar a visitar el ecommece?El cliente nos comento que no tenia previsto mucho trafico para el sitio y que no creía que mucha gente valla a conectarse al mismo tiempo. Lo que nos dejo claro es q mas allá de la cantidad de gente que visite el emcommerce, el necesitaba modernizar la manera en que los pedidos llegaban, quería brindar a la gente una manera mas practica y simple de poder hacer los pedidos. Es por esto que pensó en esta opcion de internet.

¿Tiene intenciones de manejar el stock de los productos que va a comercializar por medio del mismo sistema?El cliente nos manifestó que por el momento solo quería que el sistema fuera capaz de permitirle a la gente hacer pedidos y q debería contar con algún mecanismo para que el pueda deshabilitar los productos en el caso con no contar con stock para el mismo, que si en el futuro el sistema evolucionaría y agregaríamos mas módulos como stock y facturación.

¿Cuál es tiempo del cual disponemos para desarrollar el sistema?El Cliente nos Explico que no tenia intenciones de implementar el sistema inmediatamente pero que le gustaría que el sistema este implementado y funcionando para marzo del 2004. Nos explico que es la época en donde hacen balance y quería empezar desde ahí en mas con el nuevo sistema para poder medir resultados de manera mas efectiva. Nos explico que en realidad tenia intenciones de generar algún tipo de informe desde adentro del sistema el cual le Informara sobre la cantidad de pedidos hechos, la cantidad de pedidos aceptados, cantidad de pedidos facturados.

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Project - ecommerce – Portillo

En ese momento entendimos que de alguna manera debía haber algún tipo de interfase con su sistema de gestión contable. En el peor de los casos el cliente tendía que ingresar los detalles de la facturación, fecha, importe y numero en algún modulo de nuestro sistema.

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Project - ecommerce – Portillo

Segunda entrevista

Si bien teníamos información como para ir empezando a planificar el sistema, coordinamos una entrevista mas con el Sr. Portillo en donde investigamos un poco sobre la estructura formal de la empresa y sobre la actividad que esta desarrolla.

Nuestra estrategia consistió en analizar las distintas tareas que realizaban los diferentes departamentos para poder tener entrevistas individuales con los jefes de cada sector de la empresa.

En realidad nos apresuramos bastante para tener esta segunda entrevista ya que se acercaban las fiestas y sabíamos por seguro que perderíamos 15 días y para el plazo que de tiempo impuesto por el cliente estábamos un poco ajustados.

Fue entonces que a mediados de Diciembre nos reunimos y hablamos con el Sr. Portillo sobre los siguientes temas:

Mediados de Diciembre 2003

¿Por que no nos cuenta un poco sobre la estructura de la empresa?EL Cliente nos explico sobre la estructura de la siguiente manera:

Jorge Portillo Presidente

Manuel Campos Damián H. Harispe Gerencia Comercial Gerencia Financiera

Ventas FacturacionDiego Olivares Diego OlivaresM. Luciana Pastor

Operaciones J. Carlos Romero

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Project - ecommerce – Portillo

El Señor Portillo nos paso a explicar en esta reunión sobre la estructura de su empresa y un detalle de las funciones de cada departamento. El sentido de informarnos sobre esto fue para tener información detallada a la hora de relevar el circuito de información sobre que departamento realiza tal o cual tarea. Como podemos ver según el organigrama la estructura es claramente jerárquica y las líneas de mando están bien definidas.

Jorge Portillo – Presidente:La Función del Sr. Portillo es el gerenciamiento y la toma de decisiones, por el pasan prácticamente todo el tráfico de información de la empresa, tiene la ultima palabra a la hora de tomar decisiones. Es también la persona encargada de realizar las compras Y de definir cuales van a ser lo productos a comercializarse. A el responden directamente la gerencia de Finanzas y la gerencia comercial.

Manuel Campos – Gerencia Comercial:El Señor campos se desempeña dentro de la empresa como gerente comercial.Es su función la comercialización de los productos y captar nuevos clientes, tambien es su función la fidelización de los clientes. Esta persona es quien controla al departamento de ventas.Con el Sr. Campos vamos a coordinar los datos necesarios para poder efectuar los pedidos para lo cual vamos a tener una entrevista individual al respecto.En la Entrevista vamos a definir los siguientes puntos:

Datos necesarios de los clientes 1. Datos de los clientes2. Posibles listados 3. Si es o no necesario que el cliente cuente con sus datos dentro

del sistema.4. La incorporación de los datos es a cargo del cliente o de un

operario del sistema.

Datos necesarios para el armado del pedido para pasarlo a operaciones1. Codificación de los artículos2. Datos de los artículos 3. Definición de pro forma para operaciones. La pro forma es un

documento que el departamento de ventas va a pasar al departamento de operaciones para poder llevar a cabo el embalaje y despacho del mismo.

4. Definiciones para el sistema de Stock

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Diego Olivares – Ventas:Si bien son dos las personas en el departamento de ventas. Vamos a realizar el relevamiento con el Sr. Olivares que es una persona con mas antigüedad dentro de la empresa y además tiene a cargo a la otra persona de su mismo departamento. El Sr. Olivares cumple con las tareas operativas del sector de ventas esto es, todo lo que hace al proceso de ventas desde tomar el pedido hasta, pasar la orden a operaciones para luego pasar la información necesaria para la facturación. Tambien en este caso vamos a coordinar con el Sr. Olivares una entrevista individua en la cual vamos a definir los siguientes puntos:

Datos Necesarios para facturar1. Datos de facturación2. Listados posibles

Datos Necesarios para facturar1. Datos necesarios para pasar a operaciones para que realicen el

embalaje.2. Listados posibles.

Juan Carlos Romero – Operaciones:EL Sr. Romero coordina el departamento de operaciones. El recibe la orden con un detalles de los productos incluidos en el pedido. Se verifica la existencia en stock y después de que facturación da el okay el pedido es embalado y enviado. En algunos casos los pedidos son retirados por los clientes desde el local, toda esta información es provista por ventas.Enumeramos los pasos ya que no consideramos necesaria otra entrevista ya que no había mucha información para relevar.Procesos:

Operaciones recibe una pro forma del departamento de Ventas con un numero de identificación este es la referencia del pedido dentro de toda la empresa.

Primero verifica el stock o la disponibilidad del pedido. Da el ok de disponibilidad a ventas. Ventas da el ok para el embalaje, también es posible que cancele el

pedido o que lo suspenda hasta nuevo aviso, de ser así una vez que se vuelve a solicitar se verifica el stock de nuevo.

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Damián H. Harispe – Finanzas:El Sr. Harispe se encarga del departamento de finanzas, Su función en empresa es todo lo relacionado con la parte financiera. Sus tareas son las de previsionar para distintos gastos, hacer presupuesto y tomar decisiones con respecto a lo que es dinero dentro la empresa, se relaciona con la gerencia comercial, ya que esta lo consulta todo el tiempo para la aprobación de presupuestos a la hora de realizar alguna acción de marketing o cualquier otro tipo acción que requiera dinero. También supervisa el departamento de facturación.

Diego Olivares – Facturación:El Sr. Olivares realiza la facturación, a continuación vamos a detallar las actividades que realiza, ya que no consideramos necesaria otra entrevista con el.Procesos necesarios para la facturación:

Llega una orden de ventas con confirmación de operaciones sobre la situación del stock de los artículos solicitados.

Para que llegue la orden tiene que haber stock sino vuelve a ventas. Si el cliente no debe facturas se procede a la facturación del mismo

y se informa a operaciones si este retira el pedido, si se debe enviar o si se tiene que almacenar hasta que se efectué el pago para hacer el envió.

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Bases de Datos

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Base de Datos:

Nombre: bd_ecommerce

Realizada : MySql 3.6

Cantidad de tablas : 8

Tablas

Artículos Carro Facturación_enc Facturación_linea Stock Rubros

Subrubros Usuarios usuarios_manager

Campos:

-Articulos:

id_articulo - INT(4) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTid_subrubro - INT(4)nombre_art - VARCHAR(250)codigo_art - INT(20)precio_art - INT(20)foto - VARCHAR(250)descripción_art - VARCHAR(250)iva - DECIMAL(4,3)es_oferta – CHAR(1)

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Page 12: Project Ecommerce Portillo

Project - ecommerce – Portillo

-Carro:

id_carro - INT(4) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTid_session - INT(4)id_usuario - INT(4)id_art - INT(4)cant_art - INT(4)fecha - DATE

-Facturacion_enc:

id_factura_enc - INT(5) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTid_usuario - INT(4)fecha – DATE

-Facturación_linea:

Id_factura_linea - INT(6) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTId_factura_enc - INT(5)nombre_art - VARCHAR(250)codigo_art - INT(20)precio_art - INT(20)descripción_art - VARCHAR(250)iva - DECIMAL(4,3)

-Rubros:

id_rubro - INT(4) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTnombre_rubro - VARCHAR(250)tiene_subrubro – CHAR(1)

-Subrubro:

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Page 13: Project Ecommerce Portillo

Project - ecommerce – Portillo

id_subrubro - INT(4) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTid_rubro - INT(4)es_subrubro_de - INT(4)nombre_subrubro - VARCHAR(250)

-Usuarios:

id_usuario - INT(4) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTlogin – VARCHAR(100)pass – VARCHAR(100)mail – VARCHAR(100)cuenta_activa – CHAR(1)fecha - DATEnombre – VARCHAR(100)apellido – VARCHAR(100)razon_social – VARCHAR(100)sector – VARCHAR(100)calle – VARCHAR(100)nro – INT(7)piso – INT(7)dpto –VARCHAR(10)cod_postal –VARCHAR(20)localidad –VARCHAR(100)provincia –VARCHAR(100)pais –VARCHAR(100)telefono –VARCHAR(100)telefono_interno –VARCHAR(100)fax –VARCHAR(100)fax_interno –VARCHAR(100)nro_doc –VARCHAR(100)tipo_doc –VARCHAR(100)cond_fiscal –VARCHAR(250)

-Stock:

id_stock - INT(4) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTid_articulo - INT(4)

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Page 14: Project Ecommerce Portillo

Project - ecommerce – Portillo

cant_articulos - INT(10) fecha_ult_modif – DATEid_usuario - INT(4)

-Usuarios_manager:

id_user_mng - INT(4) . NOT NULL . AUTO_INCREMENTlogin – VARCHAR(100)pass – VARCHAR(100)mail – VARCHAR(100)nombre – VARCHAR(100)apellido – VARCHAR(100)razon_social – VARCHAR(100)sector – VARCHAR(100)calle – VARCHAR(100)nro – INT(7)piso – INT(7)dpto –VARCHAR(10)cod_postal –VARCHAR(20)localidad –VARCHAR(100)provincia –VARCHAR(100)pais –VARCHAR(100)telefono –VARCHAR(100)telefono_interno –VARCHAR(100)fax –VARCHAR(100)fax_interno –VARCHAR(100)nro_doc –VARCHAR(100)tipo_doc –VARCHAR(100)

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Project - ecommerce – Portillo

Relaciones:

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Project - ecommerce – Portillo

Cursogramas, DTDs

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Cursograma

Sectores que intervienen en el cursograma:

-Internos de la Empresa:GerenciaSuministros

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VentasDistribución

-Externos a la Empresa:Cliente

Movimiento de papeles en los diferentes sectores:

El cliente realiza el pedido atravez de una pagina en Internet (e-commerce), seleccionando los productos y por ultimno enviando el pedido por medio del sistema de e-commerce..

La gerencia recibe el mail enviado por el cliente con los siguientes datos:

-Datos del Cliente:NombreApellido Dirección (piso , n°, dpto)E-mailTelefonoFaxCondicion FiscalDNI

-Datos de los Productos:CodigoNombreDescripciónPrecio p/uCantidad de Productos

-Datos para factura a realizar:Total de la compraIVA (dependiendo de la condición fiscal del cliente)Tipo de Factura (A, B ; etc...)

La gerencia envia el pedido al sector ventas .

En ventas se hace un duplicado del pedido y el pedido original es archivado para tener un control de los pedidos recibidos, el duplicado del pedido (pedido2) es enviado a suministros donde controlan que halla Stock de los productos seleccionados.

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Project - ecommerce – Portillo

Si hay stock de productos, suministros envia el pedido2 a ventas con la confirmación de que hay StockEl sector ventas recibe la confirmación y realiza una llamada telefónica al cliente que hizo el pedido.

El cliente recibe la llamada y se pone de acuerdo con ventas con:La forma del envioLa forma del pago.Etc....

Condicion: Si el cliente no esta de acuerdo con alguna forma de las antes mencionadas, o si por algun motivo quiere cancelar la compra, el sector ventas al terminar la conversación telefonica elimina el duplicado del pedido (pedido2) y acatermina el movimiento de papeles dentro de la empresa (fin del ciclo).

Condicion:Si el cliente esta de acuerdo con las formas antes mencionadas (envio, pago, etc..) , el sector ventas al terminar la conversación telefónica realiza la factura y un duplicado de la misma.

El duplicado de la factura (factura2) es enviado desde ventas al sector gerencia donde es archivado.

La factura original es enviada desde ventas al sector de distribución donde se realiza el embalaje de los productos pedidos.

Luego el sector distribucion realiza el envio de los productos (antes embalados) con su respectiva factura al cliente.

El cliente recibe los productos y la factura en su domicilio, realiza el pago al empleado del sector distribución encargado de la entrega de pedidos.

Por ultimo el sector distribución envia el pago al sector de ventas , donde termina el movimiento de papeles dentro de la empresa (fin del ciclo).

Diccionario de datos del cursograma:

pedido:Es un mail que llega a la gerencia, que el cliente realiza desde el e-commerce (una pagina web donde el usuario puede elegir los productos que necesita).

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Project - ecommerce – Portillo

El pedido (cuerpo del mail) esta compuesto por los siguientes datos:

-Datos del Cliente:NombreApellido Dirección (piso , n°, dpto)E-mailTelefonoFaxCondicion FiscalDNI

-Datos de los Productos:CodigoNombreDescripciónPrecio p/uCantidad de Productos

-Datos para factura a realizar:Total de la compraIVA (dependiendo de la condición fiscal del cliente)Tipo de Factura (A, B ; etc...)

pedido2: duplicado de Pedido

llam_tel: Llamada telefónica al cliente que realizo el pedido, para confirmar los productos pedidos y la forma de envio (dependiendo si es al interior , Capital , Gran BS AS, etc...)

com_tel:Cominicacion con el cliente para confirmar el envio.

factura:La factura que realiza el sector de ventas, para darsela al cliente en el momento de la entrega.

factura2:Duplicado de factura

embalaje:

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Se embalan los productos a entregar.

entrega:Entrega del embalaje (con los productos pedidos) y la factura al cliente en su domicilio.

pago:Pago del cliente a la persona que realiza la entrega (sector distribucion).

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DFD

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DFD NIVEL 2

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Interfases

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Interfaz grafica del e-commerce:

Pagina principal:

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Registracion:

Formulario de Contactos:

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Ofertas:

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Encuestas

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Encuesta de relevamiento pre-implementación

1. En las actividades que desarrolla UD. Actualmente. ¿Tiene contacto con los clientes?

2. ¿Ha utilizado alguna vez un e-commerce?

SINO

3. La idea de implementar un e-commerce, le parece….

MALAREGULARBUENAMUY BUENAEXELENTE

¿Por qué?

4. ¿Está UD. familiarizado con el uso de computadoras?

5. ¿Que herramienta debería tener el sistema para facilitar sus labores?

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Encuesta de relevamiento post -implementación

1. ¿Que cambios ha notado en su metodología de trabajo? De haber cambio indique si son positivos o negativos.

2. ¿Ha notado mejoras en las ventas?

SINO

3. La comunicación con el cliente actualmente es…

MALAREGULARBUENAMUY BUENAEXELENTE

Comparar con la comunicación existente antes de la implementación del sistema, y comentar.

4. ¿Que cambio propondría para una futura mejora?

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Encuesta para los clientes

1. ¿Conoce el sistema de compras por Internet?

SINO

¿Cree que emplear este sistema de compras le ahorraría tiempo?

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