programación de los procesos de formación - ibb

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-PERFIL DEL RESPONSABLE DE FORMACIÓN –

Conocimientos Funcionales

PROGRAMACIPROGRAMACIÓÓN DE LOS PROCESOS DE FORMACIN DE LOS PROCESOS DE FORMACIÓÓNN(Extracto del curso: PlanificaciPlanificacióón Estratn Estratéégica y Gestigica y Gestióón Integral de la Formacin Integral de la Formacióónn)

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ÍNDICE

n La Agenda de Formación

n Planificación de las Actividades

n Programación de las Actividades

n La Clave: Los Plazos para la Detección

n Errores a evitar en la Programación

n Soluciones a los problemas de Programación

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Recuerde que este documento sólo es un extracto del curso PLANIFICACIPLANIFICACIÓÓN ESTRATN ESTRATÉÉGICA Y GESTIGICA Y GESTIÓÓN N

INTEGRAL DE LA FORMACIINTEGRAL DE LA FORMACIÓÓNNIBB estIBB estáá realizando numerosas convocatoriasrealizando numerosas convocatorias

Open / inter e In Company / Intra en las que se transmiten la metodología, las herramientas y los criterios para organizar y/o auditar el Departamento de Formación.

Igualmente ponemos en práctica la Organización y la Auditoría de Departamentos de Formación en diferentes trabajos de Consultoren diferentes trabajos de Consultoríía.a.


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Cuando pensamos en el Proceso de FormaciProceso de Formacióón y los Subprocesosn y los Subprocesos que lo componen tenemos tendencia a representarlos en un

orden cronolorden cronolóógicogico según su fecha de aparición en escenarespecto a la misma accimisma accióón de formacin de formacióónn, y es lógico.

Pero la agenda diariaagenda diaria de los Técnicos y Responsables de Formación es mmáás complejas compleja que lo que parece transmitir el sencillo csencillo cíírculo sin finrculo sin fin

con el que se representan los procesos a realizar.

LA AGENDA DE FORMACIÓN - I

DETECCIDETECCIÓÓN DE N DE NECESIDADES NECESIDADES FORMATIVASFORMATIVAS

DISEDISEÑÑO DE LA O DE LA FORMACIFORMACIÓÓNN

REALIZACIREALIZACIÓÓN DE N DE ACCIONES ACCIONES

FORMATIVASFORMATIVAS

EVALUACIEVALUACIÓÓN DE N DE RESULTADOSRESULTADOS

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Este orden puede dar una visivisióónn demasiado simplista y lineal: sesgadasesgada.

Los Procesos, en la pren la práácticactica,con numerosas Acciones que emprender y

consecutivos Planes que realizar,han de llevarse en paraleloen paralelo.

Todo ProcesoTodo Proceso y Proyecto necesita ser planificadoplanificado y programadoprogramado.Dos conceptos distintos e inseparables y

ambos condición sine qua nonpara tener oportunidades de éxito.

LA AGENDA DE FORMACIÓN - II

ACTIVIDAD ACTIVIDADACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD

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PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - I

PlanificaciPlanificacióón:n:

DefiniciDefinicióón segn segúún el DRAEn el DRAE (Diccionario de la Real Academia Española), en una de sus acepciones:

“Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como …, … el funcionamiento de una industria, etc.”

DefiniciDefinicióón en tn en téérminos de Management:rminos de Management:

IdentificaciIdentificacióón y descripcin y descripcióón de las actividadesn de las actividadesque va a ser necesario realizar para conseguir los objetivos deseados.

Se trata de describir el camino a seguir yprever qué cosas se van a efectuar

a lo largo del desarrollo del proceso o del proyecto.Representa la soluciRepresenta la solucióón tn téécnica.cnica. DETECCIDETECCIÓÓN DE N DE

NECESIDADES NECESIDADES FORMATIVASFORMATIVAS

DISEDISEÑÑO DE LA O DE LA FORMACIFORMACIÓÓNN

REALIZACIREALIZACIÓÓN N DE ACCIONES DE ACCIONES FORMATIVASFORMATIVAS

EVALUACIEVALUACIÓÓN N DE DE

RESULTADOSRESULTADOS

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PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN

Homologación

ProveedoresAnálisis de

Necesidades

Logística

Comunicación

y Divulgación

Diseño de Acciones

Programación

de Acciones

Elaboración del Plan

PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - II

Impartición

Análisis Transferencia

Medida del Impacto

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PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - I

ProgramaciProgramacióónnDefiniciDefinicióón segn segúún el DRAEn el DRAE (Diccionario de la Real Academia Española), en una de sus acepciones:

“Acción y efecto de programar”Programar: “Idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto”

DefiniciDefinicióón en tn en téérminos de Management:rminos de Management:

Situar actividades y recursos en el tiempotiempo,es decir,

fijar lo planificado en el calendario.fijar lo planificado en el calendario.Establecer las relaciones de precedenciaprecedencia entre las actividades de un

proceso y los plazosplazos necesarios para conseguir los objetivos.

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1 ANÁLISIS DE NECESIDADES

2 ELABORACIÓN DEL PLAN

3 HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES4 DISSEÑO DE ACCIONES

5 PROGRAMACIÓN DE ACCIONES6 COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

7 LOGISTICA DE LAS ACCIONES8 IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO

9 ANÀLISIS RESULTADOS Y TRANSFERFENCIA10 MEDIDA DEL IMPACTO

JULIO DICIEMBRENO VIEMBREO CTUBRE JUNIOMAYOENERO FEBRERO MARZO ABRILSEPTIEMBRE

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PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - II

La mayoría de Actividades o Subprocesosse pueden y se deben realizar en paraleloen paralelo a lo largo del año,

pero la clave siemprela clave siempre seráhaber realizado la Deteccila Deteccióón de Necesidades a tiempon de Necesidades a tiempo

para comenzar el año con elPlan de Formación aprobado, incluido el Presupuesto.

Análisis de NecesidadesNecesidadesElaboración del PlanPlan

Homologación de ProveedoresProveedoresDiseDiseññoo de Acciones

ProgramaciProgramacióónn de AccionesComunicaciComunicacióónn y Divulgación

LogLogíísticastica de las AccionesImparticiImparticióónn y su Entorno

Análisis de ResultadosResultados y de la TransferenciaTransferenciaMedida del ImpactoImpacto

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9 ANÀLISIS RESULTADOS Y TRANSFERFENCIA10 MEDIDA DEL IMPACTO


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9 ANÀLISIS RESULTADO - TRANSFERFENCIA10 MEDIDA DEL IMPACTO

ABRILSEPTIEMBREJULIO DICIEMBRENO VIEMBREO CTUBRE ENERO FEBRERO MARZO

PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - III

Para empezar a impartir Formaciimpartir Formacióón el dn el díía 2 de Eneroa 2 de Enero se debe hacer la DetecciDeteccióón de Necesidades a lo largo de todo el segundo semestre,n de Necesidades a lo largo de todo el segundo semestre,

a la vez que se realizan otras Actividades / Procesosy tenerla lista a final de Noviembre.

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LA CLAVE: LOS PLAZOS PARA LA DETECCIÓN - I

Seamos realistas: muy a pesar de nuestra defensa a ultranza,la utilidadutilidad de la Formación Continua siempre ha sido y es cuestionadaha sido y es cuestionada,

en silencio claro ya que no sería políticamente correctohacerlo de otra manera.

¿Y cómo vamos a defender algo que siempre es aplazableaplazablesin la menor consecuencia,que sólo se mide a pesose mide a peso,

y cuyos profesionales parecen no trabajarparecen no trabajar durante parte del año?

ProgramandoProgramando.Esa es la respuesta. Especialmente programando

la DetecciDeteccióón de Necesidades de Formacin de Necesidades de Formacióónn.

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3 HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES4 DIS S EÑO DE ACCIONES


7 LOGIS TICA DE LAS ACCIONES8 IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO

9 ANÀLISIS RESULTADOS Y TRANS FERFENCIA10 MEDIDA DEL IMPACTO


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LA CLAVE: LOS PLAZOS PARA LA DETECCIÓN - II

¿¿Que pensarQue pensarííamosamos deun Departamento de ComprasCompras que para la Produccipara la Produccióónn durante un tiempo porque no ha hecho la previsión de stocks, o de

un Responsable de NNóóminasminas que no pagano paga puntualmente cada mes porque no le da tiempo a definir los conceptos a remunerar, o de

un Departamento de VentasVentas que paraliza los pedidosparaliza los pedidos de Clientes hasta que analice los resultados del anterior ejercicio y marque los nuevos objetivos anuales??

Parece de chiste, da risada risa.Y si consideramos la posibilidad de que llegue a ser cierto da miedoda miedo;

pero eso es exactamente lo que ocurreen los Departamentos de Formación que no empiezan a impartirimpartir

FormaciFormacióón el dn el díía 2 de Eneroa 2 de Enero.1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4








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ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - I

Hay quien intenta justificar la inactividad de, posiblemente,la única tarea clavetarea clave sobre la que se sustentan todas las demás,

la ImparticiImparticióónn de Formación,diciendo con naturalidad que todavía

no han hecho la Detección de Necesidades.

Y por supuesto que hay que hacer laDetección de Necesidades antes de impartir una sola hora de formación.

Es imprescindible,ya que la FormaciFormacióón Continua no es un fin en sn Continua no es un fin en síí mismamisma

sino que debe estar al servicio de los interesesde la Empresa y del Trabajador;

pero eso no significa que no se pueda hacer laDetecciDeteccióón de Necesidadesn de Necesidades del próximo año,

en paralelo a la Imparticien paralelo a la Imparticióónn de la Formación del presente año.1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4








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ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - II

Es más, podrían preguntarse en otros departamentos¿¿QuQuéé hace el Departamento de Formacihace el Departamento de Formacióónn

mientras se estmientras se estáá impartiendo la Formaciimpartiendo la Formacióón?n?Porque no la imparten ellos ¿O sí? La conveniencia o no de Impartir Formación con Personal propio es una

tesitura que merece un documento aparte.

Muchas cosasMuchas cosas, es la respuesta.Y lo sabemos los que nos dedicamos a ello.

Podríamos enumerar muchas tareas derivadas de la Impartición;peropero por alguna extraña razón

hay quien no realiza en paralelo la Deteccihay quien no realiza en paralelo la Deteccióón.n.

Seríamos el único departamento que paraliza las tareas que dan el tareas que dan el ééxitoxito,las que es necesario hacer muy bien,

para dedicarnos a las tareas que no lo impidentareas que no lo impiden,las que es necesario no hacer mal,

las que son necesarias pero no suficientes. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4








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ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - III

Esto si no lo cambiamos ya, puede costarnos el puesto de trabajo,más temprano que tarde,

en una época de vacas flacas como la que ya estamos.

Si no hemos logrado demostrar los resultados, el impacto,Si no hemos logrado demostrar los resultados, el impacto,que no se nos pueda cuestionar por la actividad.que no se nos pueda cuestionar por la actividad.

Por cierto que el impacto se puede medir en las pequeel impacto se puede medir en las pequeññas cosas,as cosas,como la innovación,

pero estamos empeñados en buscar fórmulas magistralesque midan las grandes revoluciones que jamás haremos.

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ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - IV

Tampoco son una soluciTampoco son una solucióón los planes de Formacin los planes de Formacióón plurianualesn plurianuales,ni siquiera bianuales,

mas bien son el mayor de lo erroreserrores que se pueden cometeren Formación Continua. En otro documento hablaremos de ello.

En nuestra mano está demostrar nuestra utilidaddemostrar nuestra utilidad.Y no es el camino más apropiado decir que no hacemos Formación

porque los demás no atienden nuestros requerimientos.

¿Justificaría esto la inactividad de Compras, Ventas, Producción o Nóminas? Estamos tirando piedras a nuestro tejado.

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SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DE PROGRAMACIÓN

Analizar y simplificarsimplificar los Procesos de Formación.

EstandarizarEstandarizar y divulgar los Procesos de Formación.

ProgramarProgramar rigurosamente todas las actividades y subprocesos.

Analizar y distribuirdistribuir las Tareas a realizar.

DimensionarDimensionar el Departamento de Formación.

EducarEducar a nuestros Clientes.

ObligarObligar, hay muchas formas, al cumplimiento de plazos.

Establecer indicadoresindicadores de cada Proceso.

Crear el Cuadro de MandoCuadro de Mando del Departamento.

Demostrar la actividadactividad del Departamento de Formación.

Demostrar los resultadosresultados del Departamento de Formación.

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Recuerde que este documento sólo es un extracto del curso PLANIFICACIPLANIFICACIÓÓN ESTRATN ESTRATÉÉGICA Y GESTIGICA Y GESTIÓÓN N

INTEGRAL DE LA FORMACIINTEGRAL DE LA FORMACIÓÓNNIBB estIBB estáá realizando numerosas convocatoriasrealizando numerosas convocatorias

Open / inter e In Company / Intra en las que se transmiten la metodología, las herramientas y los criterios para organizar y/o auditar el Departamento de Formación.

Igualmente ponemos en práctica la Organización y la Auditoría de Departamentos de Formación en diferentes trabajos de Consultoren diferentes trabajos de Consultoríía.a.


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