PROGRAMA DE LAS NACIONES PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLOUNIDAS PARA EL DESARROLLO

MÉXICOMÉXICO

““ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS”LOS ACTIVOS”

17 DE MAYO DE 201217 DE MAYO DE 2012

• Bien con vida útil de 3 años o más con valor de 500 dólares o superior

• BIENES ENTREGADOS EN CUSTODIA Bienes No Capitales: Valor menor a 500 dólares. (Resguardo)

• EQUIPAMIENTO PARA EL PROYECTO Registros en inventario

Métodos de adquisición: Compra - Traspaso - Donación

Información en nuevo formato de inventario:

Tipo de bien (muebles y accesorios, vehículo, maquinaria pesada, información y telecomunicaciones)

Descripción Número de Serie y número de etiqueta Precio de compra Ubicación Responsable

ADQUISICIÓN DE ACTIVOSADQUISICIÓN DE ACTIVOS

El equipo, mobiliario y vehículos que

hayan cubierto su vida útil deberán ser considerados para su enajenación.

Clase Vida útilEquipos de

comunicaciones y TI4 años

Maquinaria pesada y otros equipos

10 años

Vehículos 6 años o 100,000 kms

Muebles y accesorios

8 años

El Representante Residente autoriza el retiro de artículos del inventario que hayan sido perdidos o robados, obsoletos o irreparables con valor superior a 500 dólares a través del Formulario RADT firmado por: Coordinador Proyecto y Oficial de Programa

• Determinar valor de la pérdida y grado de recuperación financiera para PNUD.

• Responsabilidad personal: Entre un 30% y 100% dependiendo grado de negligencia

• Negligencia ordinaria: Omisión de cuidado• Negligencia grave: No ejecución de un

deber manifiesto• Acto intencional. Conocimiento e

infringimiento deliberado de daño o pérdida a la propiedad del PNUD

1. El valor total en dólares será determinado: 30%-100% del costo en caso de pérdida.

2. Personal Local no superará: un mes de salario en negligencia ordinaria y tres meses en negligencia grave.

3. Personal Internacional – no hay límites

4. Pérdida o robo intencional – se emprenderán acciones disciplinarias por separado

• Personal del equipo asignado entrega informe

• Coordinador Proyecto realiza investigación y completa formulario RADT

• Informe y Formulario se envía a PNUD• PNUD determina sanción, informa al

Coordinador y dispone la recuperación del monto

Aumenta el umbral para las compras de pequeño valor, pasa de USD2,500 a USD$5,000 para la adquisición de bienes y servicios

Método informal y competitivo mucho más rápido y más sencillo que la SDC

Solicitud de al menos 2 cotizaciones por teléfono, internet, catálogos o a través de proveedores locales y registrar sus resultados en un formato simple

Proceso que se puede completar en 1 día

Elaboración obligatoria de requisición y PO para la adquisición de activos mayores a USD 500

Uso mandatorio del E-procurement catalogue

1. Adquisición 2. Depreciación y Amortización (solo

lo capitalizable) entra en vigor en 2013

3. Verificación física para considerar el “impairment” entra en vigor en 2013

4. Transferencia 5. Enajenación

• VENTA AL CONTADO Efectivo o cheque

• LICITACIÓN PÚBLICA Activo de 2,500 dólares o más

• EXCEPCIÓN A LA LICITACIÓN Bienes con valor menor a 2,500 dólares

ACTIVO INFERIOR A USD 2,500: aprobación del Representante Residente

ACTIVO MAYOR A USD 2,500 y MENOR A USD 30,000: aprobación del CAP

ACTIVO SUPERIOR A USD 30,000:• Revisión y aprobación del CAP (Comité

de Contratos, Bienes y Adquisiciones) y del ACP (Comité Consultivo Regional de Adquisiciones)

• COMPUTADORAS – Venta, Transferencia o Donación

• MOBILIARIO – Remoción de mobiliario obsoleto mediante solicitud del formato RADT

• VEHICULOS – Venta por licitación o transferencia

• Equipo adquirido con fondos de los proyectos está bajo la custodia del proyecto y es propiedad del PNUD hasta la transferencia o enajenación

• El equipo se puede transferir en cualquier momento de la vida del proyecto.

• La entidad de ejecución debe solicitar al PNUD la transferencia por escrito

• El equipo puede confiarse en custodia al PNUD hasta por nueve meses

• Se puede transferir a otro proyecto o al Gobierno, o puede ser vendido de acuerdo a procedimientos PNUD

• En todos los casos se requiere firmar un documento de transferencia por las tres partes

La Secretaría de Hacienda y Crédito Público autoriza al PNUD y sus proyectos la devolución del Impuesto al Valor Agregado en la adquisición de los conceptos señalados en la Regla I.5.1.8 de la Resolución Miscelánea Fiscal, que aplican:

a) Vehiculos emplacados y registrados ante la Secretaria de Relaciones Exteriores, gasolina y pólizas de seguros para los mismos

b) Equipo de cómputo y de oficina, así como mobiliario destinado a uso oficial, cuyo valor rebase la cantidad de $5,500 pesos por factura antes de IVA.

• Renta de inmuebles o de equipo

• Gastos de mantenimiento • Gastos de mano de obra en reparación de vehículos

• Pasajes de avión• Software para cómputo• Papelería • Toners

Los financiados con fondos de proyectos del PNUD son propiedad del PNUD hasta que el vehículo sea transferido Custodia temporal del RR y no puede ser mayor a 9 meses

Normas de gestión para el uso adecuado de los vehículos institucionales del PNUD:

Su uso está autorizado sólo para asuntos oficiales del PNUD

Se mantendrán en buenas condiciones operacionales para garantizar máxima eficiencia y seguridad

El conductor oficial, o cualquier funcionario autorizado, deberá ser titular de una licencia para conducir válida en el lugar de destino

Fuera del horario laboral o cuando no estén en uso, los vehículos oficiales quedarán estacionados dentro del recinto oficial

No está permitido fumar en los vehículos institucionales.

Consideraciones para formular las especificaciones técnicas:

Definir las especificaciones de manera clara, genérica y detallada

 Tener presente los aspectos relacionados con la uniformidad del parque automotor y su gestión (ejemplo: color blanco o neutro)

Los conductores deben realizar las siguientes tareas:

Limpiar el vehículo diariamente Asegurarse de que cuenta con botiquín de

primeros auxilios Verificar todos los días los niveles de aceite,

agua, presión de los neumáticos y batería Llenar completamente el estanque de

combustible en cada recarga. Llenar la bitácora diaria después de cada viaje Solicitar dinero o cupones para combustible

cuando sea necesario

Revisar la bitácora diariamente Estar pendientes del mantenimiento anual para

cada vehículo Al recibir un nuevo vehículo, crear una Hoja de

vida Registrar el consumo promedio de combustible

mensual en la hoja de vida Registrar en la hoja de vida el costo de

reparaciones, mantenimiento y revisiones cada vez que ocurran

Informar al PNUD sobre problemas de rendimiento, consumo de combustible y reparaciones cuando sea necesario

Cuando se firma un contrato de arrendamiento de un edificio/terreno u oficina es necesario que toda la documentación se envíe al PNUD