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INSTITUTO PARA LA CALIDAD © 2009. Prohibida su reproducción total o parcial sin permiso del autor y del Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú.

Programa de Herramientas de Gestión para el Despacho Fiscal

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO



1ra. sesión4 horas

• Definición de Administración del Tiempo. Características

• El valor del tiempo

• Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo

• Los enfoques tradicionales de administración del tiempo


“todos sabemos lo que queremos

expresar con el término tiempo, pero

no podemos decir lo que es”San Agustín


� Empleo bien el tiempo.

� No tengo tiempo de ir a

verlo.

� Hace tiempo que no le

envío un e-mail.

� A su tiempo.

� A tiempo.

� Al mismo tiempo.

� Con tiempo.

� De tiempo en tiempo.

� Fuera de tiempo.

� Darse buen tiempo.

� Matar el tiempo.

Tiempo


Tiempo

• El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro.

• La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.


Tiempo

• Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado.

• Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

• Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.


Conjunto de acciones y cosas que se emplean para conseguir alguna cosa o resolver algún asunto.

Conjunto de acciones y cosas que se emplean para conseguir alguna cosa o resolver algún asunto.

Recurso no renovable muy importante en nuestras vidas.

Recurso no renovable muy importante en nuestras vidas.

GESTIÓNGESTIÓN TIEMPOTIEMPO

Período durante el cual una acción o proceso continua

Período durante el cual una acción o proceso continua

Administración del Tiempo


Características del Tiempo

1º El tiempo pasa rápidamente.

2ª El tiempo que ha pasado nunca retornará, ni puede ser compensado.

3ª El tiempo es la cosa más preciosa que poseemos.


Características del Tiempo

• El más importante de los recursos.

• El más atípico de los recursos.

• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.

• Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba.

• Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.

• El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo.

• Recurso insustituible.

• Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.

• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.

• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.


El valor del tiempo

Vivimos en un mundo ligado en todo al tiempo: 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día, 7 días en una semana, 365 días en un año.


El valor del tiempo

Para darse cuenta del valor de UN AÑO, pídale su opinión a un colegial que repitió el año.

Para darse cuenta del valor de UN MES, pregúntale a la madre que tuvo un bebé prematuro.

Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA, converse con el editor de un semanario.

Para apreciar el valor de UNA HORA, pregúntales a los enamorados que están esperando para encontrarse.

Para comprender el valor de UN MINUTO, pregúntele a quien perdió el tren.

Para darse cuenta del valor de UN SEGUNDO, pregúntele a quien acaba de escapar de un accidente.

Para apreciar el valor de UN MILISEGUNDO, pregúntele a quien ganóuna medalla de plata en las Olimpiadas.


Duración ilimitada

Duración limitada

El tiempo no es el mismo mirando en el tiempo

El valor del tiempo


� ESTRÉS

Prevenir el estrés al que nos lleva el mundo moderno.

� EQUILIBRIO

Tiempo y energía para trabajo, familia y yo mismo.

� PRODUCTIVIDAD

Si eres efectivo en tu tiempo, tu productividad aumenta.

Propósitos de la Administración del Tiempo


Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

• Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

• El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.



• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y planes, más que por la pura casualidad.

• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos, ayuda a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.



• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debeser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.



• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.


Los enfoques tradicionales Administración del Tiempo

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de corto plazo.

Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:

• Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y la “velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".



• Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás.

• Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar.

• La confianza mutua es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.



• Chronos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida.

• Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. Con este vocablo kairos los griegos definían al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor en la competencia de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las oportunidades que se nos presentan para nuestra superación personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición secuencial del tiempo chronos.



• Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que también nos rodean.

• Cuando más en sintonía estén nuestros valores con estos principios, mayor felicidad y significado tendrán nuestras vidas



• Administración: el modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La administración es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los problemas no son de administración, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo. En realidad mantener firme el rumbo sólo empeora las cosas. A veces hay que buscar otros rumbos y esto significa liderar.


AUTOEVALUACIÓN

Entre 13 y 28: Mal, tienes serios

problemas, debes disciplinarte!.

Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.

Entre 37 y 44: Muy bien.

Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.



2da. sesión4 horas

• Lo urgente y lo importante. Podemos cambiar nuestros hábitos, índices de urgencias.

• Principales ladrones del tiempo

• ¿Cómo planear el tiempo?


Lo urgente y lo importante

• Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata.

• Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización


Matriz deAdministración del Tiempo

“Un tiempo bien organizado es la señal más

clara de una mente bien organizada”


LA URGENCIA

Urgente significa que necesita atención inmediata. Las cosas

urgentes actúan sobre nosotros. Ejm. El teléfono

– Las materias urgentes nos presionan, reclaman acción.

– A menudo complacen a otros.

– Por lo general las tenemos ante nuestras narices.

– Suelen ser agradables, fáciles y divertidas.

– Pero con la misma frecuencia carecen de importancia.

NO URGENTE URGENTE


LA IMPORTANCIA

Tiene que ver con los resultados. Si algo es importante aporta a

nuestra misión, a nuestras metas y a nuestros valores.

– Hay que priorizar. Ejercicio

– Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren

más iniciativa (proactividad).

– Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, con

facilidad nos veremos obligados a responder ante lo urgente.

NO IMPORTANTE IMPORTANTE


Básicamente, dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades siguientes:

URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

I II

III IV

NO URGENTE


Actividades por cuadrante

I• Crisis• Problemas apremiantes• Proyectos cuyas fechas

vencen

II• Prevención• Construir relaciones• Reconocer nuevas

oportunidades• Planificación, recreación

III• Interrupciones, algunas

llamadas• Correo, algunos informes• Algunas reuniones• Cuestiones inmediatas• Actividades populares

IV• Trivialidades, ajetreo inútil• Algunas cartas y llamadas

telefónicas• Pérdidas de tiempo• Actividades agradables

URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

NO URGENTE


“Urgente e importante”(Permanecen 90% en I, 10% en IV)

I Resultados• Estrés

• Agotamiento

• Administración de crisis

• Siempre apagando

incendios

I Resultados• Estrés

• Agotamiento

• Administración de crisis

• Siempre apagando

incendios

II

III IV

URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

NO URGENTE


Cuadrante II“Cultivar la Proactividad y el 80 / 20”

I

II Resultados• Visión, perspectiva

• Equilibrio

• Disciplina

• Control

• Pocas crisis

II Resultados• Visión, perspectiva

• Equilibrio

• Disciplina

• Control

• Pocas crisis

III IV

(Permanecen fuera del III y IV)

URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

NO URGENTE


“Urgente, pero no importante”(Pensando que están en I)

I II

III Resultados• Concentración en corto plazo• Administración de crisis• Carácter de Camaleón, atento a

la reputación• Metas y planes no valen la

pena• Impotente, excluido del control• Relaciones muy frágiles o rotas

III Resultados• Concentración en corto plazo• Administración de crisis• Carácter de Camaleón, atento a

la reputación• Metas y planes no valen la

pena• Impotente, excluido del control• Relaciones muy frágiles o rotas

IV

URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

NO URGENTE


Los irresponsables

I II

III

IV Resultados• Total irresponsabilidad• Despido de los

empleados• Dependiendo de otros o

gobernado por apremios básicos

IV Resultados• Total irresponsabilidad• Despido de los

empleados• Dependiendo de otros o

gobernado por apremios básicos

URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

NO URGENTE


Podemos cambiar nuestros hábitos

• el hábito se transforma de "una manera" de hacer las cosas, en "la única" manera de hacer las cosas.

• Los hábitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse.


Ladrones de su Tiempo

A) Impuestos sobre Ud.:

1) Interrupciones. 2) Esperar por respuestas. 3) Indefinición del trabajo a realizar. 4) Trabajo excesivo. 5) Comunicaciones deficientes. 6) Cambio continuo de prioridades. 7) Procesos burocráticos. 8) Reuniones innecesarias. 9) Baja moral. 10) Fallas frecuentes en los equipos.11) Jefe desorganizado.

12) Prioridades en conflicto.


Ladrones de su Tiempo

B) Autoimpuestos por Ud. mismo:

13) Incapacidad para delegar. 14) Desorden personal. 15) Falta de concentración. 16) No saber escuchar. 17) Falta de autodisciplina. 18) No tomar decisiones. 19) No completar las tareas ya iniciadas. 20) Postergar frecuentemente las tareas. 21) Fatiga. 22) Excesiva socialización en el trabajo. 23) Actitud negativa hacia el trabajo. 24) No deshacerse rápidamente de los documentos que le llegan.


Enemigos del Tiempo

¿A cuántos enemigos identifica?


Enemigos del Tiempo

• Excesivo flujo de papeles. • Teléfono. • Visitantes. • Reuniones. • Fallas de comunicación. • Políticas y procedimientos. • Información. (Falta / exceso)


¿Cómo planear el tiempo?

• El tiempo para planear, a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria-.

• Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.

• Tener objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.



Puedo realizar una planificación eficaz si:

• Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

• Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.

• Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.

• Organizo mis tareas por orden de prioridad.



Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

• Estén en línea con mis valores.

• Sean de tiempo definido.

• Estén definidas clara y específicamente.

• Sean completamente mías.

• Sean realistas.


EL MÉTODO DE LOS 5 PASOS PARA ALCANZAR OBJETIVOS

“El propósito de la vidaes una vida con propósito”


Primer paso

“Formarse una clara imagenmental del resultado”

– Mientras más clara es la imagen mental, más efectivo será el proceso.

– Formarse una imagen mental del resultado todas las mañanas, recién levantado, llena de vitalidad y energía.


Segundo paso

“Someterse a sí mismo apresiones positivas”

– El compromiso público.

– La presión no siempre es algomalo. Puede inspirarte parahacer grandes cosas.

– La gente suele conseguir cosasimportantes cuando está entre la espada y la pared y se le obliga a echar mano del potencial que lleva en su interior.


Tercer paso

“Nunca te marques una meta sin fijar un plazo”

– Un objetivo no es tal, si no lo anotas por escrito.

– Cómprate un cuaderno o diario y denomínalo “Cuaderno de sueños”.Divídelo en secciones: Objetivos financieros, espirituales, sociales y de relación.Incluye imágenes de cosas que quieres lograr y/o personas que admiras.


Cuarto paso

“La Regla Mágica del 21”

– Para que un comportamiento nuevo cristalice en hábito, hay que realizar esa tarea durante 21 días seguidos.

– Todo ritual tiene un poder tremendo.


Quinto paso

“Debes disfrutar del proceso”

– Este último paso es aplicable en la medida que avanzas por la vida.

– Un ardiente sentido de la pasión es lo que mejor puede propulsar tus sueños.

– “Un día sin risa o un día sin amor, era un día sin vida”.



3ra. sesión4 horas

• Definición de roles y objetivos

• Como trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás

• Tiempo en las reuniones


LA PIRÁMIDE DE LA PRODUCTIVIDAD

1. Descubrir lo que es más

importante

2. Planificar lo que es más

importante

3. Actuar de acuerdo a lo que

es más importante

descubrir

planificar

actuar


DESCUBRIR lo que es más importante

1.Identificar valores gobernantes:Honestidad – Integridad – Profesionalismo –

Relaciones familiares – Independencia económica – Trabajo en equipo –

Servicio – Buena salud

2.Determinar roles claves:Esposo – Gerente – Líder – Empleado - Padre –

Amigo – Profesor – Consultor

3.Escribir su misión personal“La misión personal” descubrir


Uso del tiempo

• Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando.

• En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora.

• Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el café, usualmente se convierte en 30


PLANIFICAR lo que es más importante

1. Establecer metas a largo plazo

2. Hacer la planificación semanal y diaria

3. Dedicar 30 minutos al iniciar la semana y

15 minutos por día para la planificaciónplanificar


Planificación eficaz

• Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

• Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. Establecer fechas de seguimiento

• Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.

• Organizo mis tareas por orden de prioridad.


Planificación eficaz

• Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

• Iniciar cada jornada preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

• Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados

• También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacidad”.

• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.


ACTUAR según lo que es más importante

1. Utilizar el Planificador y sus

herramientas a plenitud

2. Sus componentes están diseñados

para maximizar su efectividad

actuar


Agenda

• Citas.

• Proyectos.

• Actividades por realizar.

• Marcar actividades en – (A) Urgentes e Importantes,

– (B) Importantes No Urgentes o

– (C) Urgentes No Importantes.


Uso del teléfono

• Antes de llamar, planifica la conversación.

• Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.

• Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.

• Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.

• Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia


Interrupciones y visitantes inesperados

• Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

• No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.

• Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.

• No contribuyas a conversaciones innecesarias.

• Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.

• Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.


Reuniones

• Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

• Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.

• Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

• Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

• Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias


• Los directivos estudiados opinaron que el 38% de los puntos discutidos podrían haber sido resueltos a través de otras formas de actividad de dirección (comunicaciones escritas, teléfonos, etc.)


Tiempo en las reuniones

OBJETIVOS DIRECTOS:

• dar información general,

• coordinar actividades,

• intercambiar información,

• solucionar problemas y tomar decisiones.


Tiempo en las reuniones

OBJETIVOS INDIRECTOS:

• unificar criterios,

• facilitar el conocimiento y acercamiento mutuo,

• motivar al grupo, educar y formar.


Trabajo en Equipo

Es una forma organizativa que desafía la burocracia con

el fin de abrazar la innovación y el cambio.

Grandes ventajas!!


Equipos de trabajo

• Las personas reconocen la interdependencia para alcanzar las metas

• El servicio es producto del trabajo colectivo

• Los miembros se consideran personas completas (hacer, pensar y sentir al grupo)

• Miembros involucrados y conocen y negocian contribuciones a tarea común

• Comunicación abierta, comprometida y honesta

• El conflicto es parte de la vida y se resuelve.


Roles del Equipo

• Roles mentales

• Roles de acción

• Roles sociales


Tareas del Director de Equipo


Conclusiones

• El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.

• Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en quéy cómo lo estás utilizando actualmente.

• Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.

• La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.

• Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.

• Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudará a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecución de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo

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