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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

CÓDIGO:

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FECHA DE VIGENCIA:

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ

FECHA VIGENCIA VERSIÓN

Elaboración Segunda Versión

Sandra Milena Arévalo Rubiano 2016-2020 02

1 de 39


CÓDIGO: MC-P05

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FECHA DE VIGENCIA: 2013-09-03

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. ALCANCE

3. OBJETIVO

4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

5. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

6. REQUISITOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

6.1. NORMATIVOS

6.2. TÉCNICOS

6.2.1 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL –TRD

6.3. ADMINISTRATIVOS

6.4. FISICOS

6.5. ECONÓMICOS.

6.6. TECNOLÓGICOS

7. GESTIÓN DOCUMENTAL

7.1. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

7.1.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD

7.1.2. PLANEACION DOCUMENTAL

1 Decreto 2609 de 2012. Página 2


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7.1.3. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

7.1.4. GESTIÓN Y TRÁMITE

7.1.5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

7.1.6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

7.1.7. DISPOSICIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN

7.1.8. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

7.1.9. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

7.1.10.VALORACIÓN DOCUMENTAL

8. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

8.1. METAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO

8.2. PROGRAMAS ESPECIFICOS

9. ARMONIZACIÓN DEL PGD CON OTROS SISTEMAS DE LA ENTIDAD

9.1. MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD

9.2. PRESUPUESTO ANUAL PARA EL SEGUIMIENTO DEL PGD

10. BIBLIOGRAFIA



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1. INTRODUCCIÓN.

Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas y Decreto 2609 de 2012, Capítulo II, artículo 10, Obligatoriedad del programa de Gestión Documental , el Instituto Distrital de Turismo diseña este Programa de Gestión Documental, como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos de Correspondencia, Archivo de Gestión y Central.

La gestión documental, entendida como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación; supone la definición de una serie de lineamientos que apliquen en la administración de las comunicaciones oficiales, los actos administrativos y todos los documentos generados en cumplimiento de las funciones del Instituto Distrital de Turismo -IDT para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustenten una óptima toma de decisiones al interior de la entidad.

2. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental, surge a partir de la elaboración del diagnóstico, por medio del cual se identifican las necesidades de gestión documental del instituto en cada uno de las fases que comprenden el proceso de gestión documental, como son la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración; independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental –TRD. El programa pretende normalizar el flujo documental al interior del IDT y optimizar la gestión documental para asegurar su manejo eficaz y eficiente y a su vez, permita la toma oportuna de decisiones; como también, disponer la información para consulta por parte de los usuarios.

3. OBJETIVO



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Dotar al Instituto Distrital de Turismo – IDT, de una herramienta archivística estratégica para la gestión documental, que permita definir metas a corto, mediano y largo plazo durante las etapas del ciclo de vida de la documentación en cumplimiento con el Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012.

4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO.

El Programa de Gestión Documental se encuentra dirigido a todo el personal que labore en el Instituto Distrital de Turismo; y que por tratarse de una herramienta regulada por la normatividad archivística vigente; es de obligatorio cumplimiento y aplicación, en todos los niveles del instituto y en todas las dependencias que lo conforman; para el desarrollo de todas las actividades concernientes al procesos de gestión documental.

5. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Instituto Distrital de Turismo se compromete a garantizar en forma permanente la debida organización y conservación de sus documentos, como un activo y derecho de la comunidad y patrimonio de la ciudad, desde los principios y las técnicas modernas de la administración de documentos y con el debido cumplimiento de la normatividad legal impartida por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la entidad; como también, las directrices y metodologías establecidas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Dirección Distrital del Archivo de Bogotá.

Lo anterior con el fin de lograr los niveles de eficiencia, eficacia y transparencia inherentes la gestión administrativa del Instituto.

6. REQUISITOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

6.1. NORMATIVOS

Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser desarrollado de manera apropiada, es necesario que el Instituto responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por el Archivo de Bogotá, así como las demás normas aplicables a la entidad.

A continuación se citan algunas de las principales normas de carácter general, aplicables en el proceso de gestión documental:

Constitución Política de Colombia. Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”. Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.



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Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. Numeral 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional Artículos 15, Programa de Gestión Documental y Artículo 17, Sistemas de Información.



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Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 060 de 2001 (Art. 3, 5, 8,11 y12). Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas.

Decreto 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.

Acuerdo 004 del 15 de Marzo de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo 006 de1 15 de Octubre de 2014. Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 003 de 17 de Febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012.

6.2. TÉCNICOS

Es importante contar con los instrumentos técnicos como son manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, organigrama institucional y tablas de retención documental; la adopción de normas técnicas y normatividad en general de gestión documental; la existencia de archivos en las tres fases del ciclo vital; además, se deberá cumplir los siguientes requisitos:


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/file/Acuerdo%20004%20de%202013%20AGN%20TRD.pdf


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Contar con el Comité Interno de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones.

Contar con la Unidad de Correspondencia y la ventanilla única para la recepción, radicación, recepción, distribución de correspondencia y la gestión de comunicaciones oficiales.

Definir el proceso y los procedimientos de gestión documental. Implementar las Tablas de Retención Documental -TRD, debidamente aprobadas por

el Comité Interno de Archivo.

6.2.1 Tablas de Retención Documental -TRD

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión y central del Instituto, éstas, deben ser aprobadas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión y central; se debe realizar con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, el Cronograma de Transferencias Documentales y los procedimientos de limpieza de la documentación al igual que la eliminación del material metálico e identificación de material afectado por biodeterioro.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el responsable del archivo de la dependencia productora de la información.

6.3. ADMINISTRATIVOS

El Programa de Gestión Documental (PGD), integra todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con las aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración en atención a las siguientes consideraciones:



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La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad; en especial la alta dirección, quien deberá garantizar los recursos necesarios y la expedición de las políticas internas, acordes con la normatividad vigente del orden nacional y distrital; con el fin de desarrollar todos los programas y subprogramas que hacen parte del Programa de Gestión Documental.

Para el desarrollo del proceso de gestión documental, el Instituto Distrital de Turismo –IDT, debe contar con el personal idóneo requerido en todos sus niveles (profesional, técnico y de apoyo); que cumpla con los requisitos y competencias laborales necesarias que le permitan garantizar el desarrollo de la gestión archivística, lo cual también requiere la dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

Para la actualización del Programa de Gestión Documental se tuvieron en cuenta los siguientes documentos:

Encuesta del Decreto 514 de 2006 realizada por el Archivo de Bogotá. Informes de Control Interno. Informes de seguimiento realizados por el Archivo de Bogotá. Seguimiento a los archivos de gestión. Matriz de Riesgos de la entidad. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. Anteproyectos de Inversión y funcionamiento.



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6.4. FISICOS

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.

De acuerdo con los requerimientos antes señalados; el IDT cuenta con espacios y el mobiliario adecuado para el almacenamiento de la documentación según Acuerdo 049 de 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

6.5. ECONÓMICOS.

La gestión de documentos debe contar con el presupuesto necesario para cumplir con los lineamientos para la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y Valoración de la documentación, para el desarrollo de proyectos encaminados al fortalecimiento de la función archivística; igualmente, el proceso de gestión documental debe estar encaminada a la reducción de costos derivados de la acertada aplicación de las Tablas de Retención Documental, a partir de las cuales se evitará la conservación de documentos innecesarios y la optimización de los recursos destinados para la gestión documental.

6.6. TECNOLÓGICOS

El programa de gestión documental (PGD) tendrá como principio la modernización para lo cual la alta gerencia propiciará el fortalecimiento de la función archivística del Instituto, a través de la aplicación de prácticas y técnicas acertadas de gestión documental, al interior del Instituto, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones; garantizando la habilidad de transferir y utilizar la información de manera trasversal y de este modo, ser más eficiente con relación a la gestión e intercambio de información con otras organizaciones; a partir de las aplicaciones de sistemas, la estandarización de formatos y la definición de metadatos que permitan la búsqueda y recuperación de la información; que reciba, produzca y administre el Instituto Distrital de Turismo, en desarrollo de sus funciones.

Por lo anterior, es necesario establecer el entorno tecnológico con los que cuenta el Instituto Distrital de Turismo, con el fin de garantizar la gestión documental electrónica que permita el acceso, conservación y consulta de la información.



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7. GESTIÓN DOCUMENTAL

7.1. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

El análisis comprende a los procesos Archivísticos, el modelo de gestión aplicado, la asignación de responsabilidad, los recursos, talento humano del Instituto basados en el contexto de sistema de calidad el cual debe contemplar todas las actividades del proceso de gestión Documental requiere para su correcto funcionamiento y que el Instituto requiere del proceso, en concordancia con la normatividad archivística vigente.

7.1.1. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL SISTEMA DE CALIDAD.

Dentro del mapa de procesos del Instituto, se encuentra el Proceso de Administración Documental, caracterizado como un proceso de apoyo a los procesos misionales y los estratégicos y éste a su vez, es evaluado por el proceso de control y seguimiento.

El proceso de Administración Documental tiene establecidos los procedimientos propios inherentes a la gestión documental, en donde cada uno cuenta con el diagrama de flujo respectivo, la descripción de las actividades, la normatividad aplicable y los responsables de cada uno de ellos.

Es importante señalar que la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario cuenta con grupos funcionales entre ellos el de Gestión Documental, Talento Humano, Financiera, Control Disciplinario y Logística. Cada uno de ellos tiene definidos sus indicadores de gestión; por medio de los cuales se refleja el desarrollo de la gestión de acuerdo con el Plan Operativo Anual-POA; es de anotar, que el seguimiento a la gestión, es realizado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y los resultados se encuentran publicados en la página web del IDT.

7.1.2. PLANEACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

La creación, diseño de formas, formularios, redacción y control de la producción de documentos, éstos se encuentran articulados con el Sistema Integrado de Gestión de



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Calidad y con la Gestión Documental de la entidad, la cual se fundamenta en las Tablas de Retención Documental y en la creación de registros.

Los formatos y procedimientos, son los regulados y aplicados de acuerdo al Decreto 213 de Mayo 24 de 2007, "Por medio del cual se adoptan el Manual de Identidad Visual "Bogotá sin Indiferencia", el Manual de Identidad Visual Corporativa de la administración Distrital y el Manual de Estilo "Producción y elaboración de actos administrativos" de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., adoptados por el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.

Acciones

Con el fin de darle cumplimiento al Decreto 103 de 2015, la entidad cuenta con el Cuadro de Caracterización Documental – activos de Información de cada una de las dependencias en los cuales se ve reflejada la información clasificada, reservada y publicada en la página web http://www.bogotaturismo.gov.co/ conforme señala la norma.

Las formas y formatos se encuentran normalizados en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad-SIG al igual que los lineamientos para el diseño, creación, mantenimiento, difusión, administración de los documentos.

Actividades a ejecutar

Diseñar y estandarizar los formatos que se requieran para el desarrollo de las funciones institucionales; los cuales deben ser registrados dentro del Sistema Integrado de Gestión – SIG y deben concordar con las TRD de la entidad.

Diseñar los instructivos asociados a los formatos registrados en el SIG.

Mantener actualizada toda la información del SIG con el fin de evitar el uso de formatos correspondientes a versiones obsoletas.

Realizar la socialización a toda la entidad, cada vez que se efectúen cambios o inclusiones de nuevos formatos en el SIG.

Conservar y mantener a disposición de todos los servidores públicos del IDT, los formatos registrados en el SIG, para cuando éstos se requieran.

Implementar estrategias para el uso racional del papel.

Documentos asociados a esta actividad según el Sistema Integrado de Gestión:

MC-P06 Procedimiento Administración y Control Documental V.12 (21-09-2015) MC-P07 Control de Registros V.06 (20-05-2015)


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/MC-P07%20V06%20ACTUALIZADO_1.pdf

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/procedimiento%20administracion%20documental%2029_09_2015ultimo%20definitivo_1.pdf

http://www.bogotaturismo.gov.co/


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GA-M01 V04 (05-01-2015) Plan Institucional de Gestión Ambiental GA-P01 V03 (13-05-2015) Procedimiento Identificación de Aspectos y Evaluación

de Impactos Ambientales.

7.1.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. (Decreto 2609 de 2012)

Acciones

Producir los documentos de acuerdo con lo establecido en el instructivo para la Producción Documental y Gestión de Correspondencia; en el que se definen los tipos de soportes, las directrices que aseguran la integridad y durabilidad de los documentos y otros aspectos.

Definir y mantener actualizadas las directrices necesarias para la producción documental, con el fin de garantizar la conservación de los documentos de archivo en el corto, mediano y largo plazo; independientemente del tipo de soporte en el que sean producidos.

Establecer el uso de tipologías documentales y metadatos, que permitan la recuperación y consulta de los documentos de archivo, en el menor tiempo posible.

Definir las políticas relacionadas con la migración de información y/o cambio de formatos digitales; con el fin de garantizar el acceso y conservación de la información, pese a la obsolescencia tecnológica.

Articular la producción documental independientemente del medio en el que se produzca o se reciba.

La página web posee el vínculo “Contáctenos” para envío de PQRS con el fin de que el ciudadano realice la petición y/o queja, de igual manera se cuenta con los tiempos de respuesta publicados en la página web http://www.bogotaturismo.gov.co/servicio-al-cliente

Actividades a ejecutar 1 Decreto 2609 de 2012. Página 13

http://www.bogotaturismo.gov.co/servicio-al-cliente

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/GA-P01%20-%20V3.pdf


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/GA-M01%20V4%20PLAN%20INSTITUCIONAL%20DE%20GESTION%20AMBIENTAL_0.pdf


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Socialización del procedimiento para la producción de documentos. Realizar seguimientos periódicos a las dependencias sobre la producción de

documentos. Creación de espacios web, para la interacción con el ciudadano.

Los documentos asociados a esta actividad según el Sistema Integrado de Gestión:

MC-P06 Procedimiento Administración y Control Documental V.12 (21-09-2015) MC-P07 Control de Registros V.06 (20-05-2015) GA-P01 V03 (13-05-2015) Procedimiento Identificación de Aspectos y Evaluación

de Impactos Ambientales SI-M04 Manual de Lineamientos y Políticas de Seguridad para la Gestión de

Sistemas de Información y Tecnología V.01 (28-08-2015) SIT-P02 Recuperación de Información V.01 (20-05-2015) SIT-P04 Copias de Seguridad V.01 (20-05-2015)

7.1.4. GESTIÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Acciones

La distribución comprende todas aquellas actividades encaminadas a garantizar que los documentos lleguen a su destino y destinatario; por lo tanto, la distribución puede ser interna y externa, se controlan mediante el uso de planillas de entrega; las cuales cada funcionario que recibe la documentación debe registrar su nombre, la fecha y hora en que recibe los documentos; con el fin de dejar constancia sobre la entrega y recibo de los mismos; y a su vez, se pueda dar inicio del trámite a los documentos, dentro de los tiempos establecidos.

Es responsabilidad de la persona que custodia y administra el archivo de la dependencia; revisar y finalizar los trámites en el sistema que se emplee para el control y gestión de correspondencia.


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/SIT-P04%20V01%20-%20ACTUALIZADO.pdf


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/STI%20-M04%20POLITICA%20DE%20SEGURIDAD%20INFORM%C3%81TICA%2003_09_2015.pdf







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Cabe agregar que al momento de ser desvinculado o trasladado de su cargo, se verificará que todos los trámites se encuentren finalizados en el sistema empleado para la gestión de correspondencia y a partir de ello, se expedirá el correspondiente certificado de paz y salvo. Para la distribución de las comunicaciones oficiales, se tiene establecido dentro del sistema de correspondencia la siguiente clasificación:

IE: Documentos Internos enviadosER: Documentos Externos RecibidosEE: Documentos Externos Enviados.

Radicación: En el sistema empleado para el control de la correspondencia; al momento de la radicación de comunicaciones oficiales, se le asigna un número consecutivo a los documentos recibidos, tal y como lo establece el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.

El número de radicación cuenta con la siguiente estructura: Año – sigla – número de consecutivo. Por ejemplo: 2015IE3520

Recepción de documentos: se verifica que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Verificación número de folios, copias, anexos, firmas dentro del documento y sus anexos si aplica: que ingresan con el documento que se radica.

Ingreso al sistema de registro. Se realiza en el sistema de correspondencia denominado CORDIS; en el que ingresan los datos requeridos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001, tales como: nombre de la persona y / o entidad remitente o destinataria, nombre de la dependencia competente, número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos.

Los canales habilitados por el IDT para la recepción de las comunicaciones y documentos son: ventanilla de correspondencia, mensajería, correos electrónicos, fax y página web institucional.

El IDT cuenta con una persona encargada de la recepción, registro y radicación de la correspondencia de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:00 p.m., en jornada continua.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos forman parte sus respectivas series documentales; según lo establecido en las Tablas de Retención Documental –TRD.



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En cuanto a los tiempos máximos establecidos para dar el trámite oportuno y respuesta a las comunicaciones oficiales que la requieren; éstos se encuentran acorde con los tiempos establecidos en la normatividad vigente.

En desarrollo de este procedimiento, este proceso se realiza las siguientes actividades:

Recepción de solicitud o trámite

Identificación del documento.

Determinación de competencia, según funciones de las dependencias (quien es el responsable del cumplimiento del trámite, según manual de funciones).

Proyección y preparación de la respuesta.

Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto (radicación y envió de la respuesta).

Hacer seguimiento a la empresa de mensajería, y los demás medios empleados para la distribución de las comunicaciones oficiales; con el fin de garantizar que la entrega se realicen dentro de los tiempos establecidos y de manera efectiva.

Entrega de la copia de las comunicaciones oficiales enviadas, con firma de recibido o prueba de entrega; a la oficina que realizo el trámite para su disposición y conservación final.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos; se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.

Las actividades básicas en esta fase son:

Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por

conservación.

Estrategia de búsqueda

Inventario documental actualizado y sistematizado Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información.



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Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos.

Respuesta a consulta

Atención y servicio al usuario.


AD-P04 Procedimiento Recepción, Radicación, Distribución y Envío de comunicaciones oficiales V.06 (19-05-2015)

AD-I06 Instructivo para la Producción Documental y Gestión de Correspondencia V01 (2014-06-16)


de Impactos Ambientales. SI-M04 Manual de Lineamientos y Políticas de Seguridad para la Gestión de



Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta, y con la tecnología necesaria para la expedición de copias y demás utilización de medios, como escáner, fax, internet.)

Elaborar y/o actualizar los indicadores de gestión y niveles de cumplimiento, relacionados con la consulta de usuarios internos y externos, los cuales resultan importantes para evaluar y medir el desarrollo de la gestión de la entidad.

Definir los lineamientos relacionados con la consulta y préstamos de los documentos de archivo.

Disponibilidad de inventarios en la intranet y página web.

Elaboración del reglamento de Archivo.

Identificación de los tipos de trámite.

Trazabilidad de la información










http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/Instructivo-para-produccion-documental-gestion-de-Correspondencia-Junio.pdf


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/AD-P04-V6_0.pdf

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/AD-P04-V6_0.pdf


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Realizar seguimiento periódicos a la gestión que se realiza.

7.1.5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo apropiadamente.

Acciones

La entidad en la implementación de esta herramienta ha capacitado al personal con el fin de sensibilizarlo en el tema y dar cumplimiento al Artículo 14. Decreto 2609 de 2012. Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad. Dentro de la organización documental de desarrollan las siguientes acciones:

Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”

Aplicación de las Tablas de Retención Documental: conformación de series y subseries documentales.

Identificación de tipos documentales de la tabla de retención.

Actividades técnicas y operativas relacionadas con el tratamiento y organización de los documentos (clasificación, ordenación, retiro del material metálico y materiales que no se consideran documentos de archivo; encarpetado y legajado los documentos al interior de las unidades de conservación).

Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la consulta y el producto de ella son los inventarios documentales o instrumentos de descripción y consulta. En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Etiquetado de cada unidad de conservación; es decir la identificación las carpetas. Identificación de las cajas y/o unidades de almacenamiento. Análisis documental Levantamiento o descripción de los documentos en el inventario documental.



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01



Actualizar las Tablas de Retención Documental cuando existan modificaciones a la estructura orgánica o asignación nuevas funciones o creación de nuevas series documentales.

Capacitar al personal para dar a conocer los conceptos básicos de gestión documental y las técnicas archivísticas para la organización de documentos de archivo.

Elaboración de un esquema de metadatos o taxonomías documentales; donde se evidencien las fases y niveles de descripción durante el ciclo de vida del documento.

Elaborar el procedimiento para la digitalización de documentos


AD-I06 Instructivo para la Producción Documental y Gestión de Correspondencia V01 (2014-06-16)

AD-P07 Procedimiento Organización Documental con base en la Tabla de Retención Documental V.03 (19-05-2015).




7.1.6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.










http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/AD-P07%20-V3%20Final.pdf





CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


Acciones

Para la realización de las transferencias de documentos en soporte papel; la entidad cuenta con el Cronograma de Transferencias Documentales Primarias; en donde se establece la fecha de la transferencia al Archivo Central anualmente.


Elaborar cronograma de transferencias documentales para cada una de las dependencias.

Presentar el cronograma de transferencias, por medio de comunicación oficial.

Capacitar al personal para el desarrollo de las transferencias documentales al archivo central de la entidad.

Verificar los inventarios documentales con relación a los documentos físicos entregados por cada dependencia.

Asignar ubicación topográfica en los depósitos del archivo central, a todos los documentos transferidos.

Unificar los inventarios de todas las transferencias documentales realizadas por las dependencias al archivo central, en una carpeta virtual dentro de uno de los servidores institucionales; con la posibilidad que dicha carpeta sea administrada por Gestión documental.

Cargue de los inventarios y actualización de las bases de datos para posteriores consultas.

Continuar con la adquisición del mobiliario para la organización de los documentos transferidos por las dependencias al archivo central.


AD-P10 Procedimiento Transferencias Documentales V.02 (19-05-2015) . MC-P06 Procedimiento Administración y Control Documental V.12 (21-09-2015) MC-P07 Control de Registros V.06 (20-05-2015) GA-P01 V03 (13-05-2015) Procedimiento Identificación de Aspectos y Evaluación

de Impactos Ambientales. SI-M04 Manual de Lineamientos y Políticas de Seguridad para la Gestión de

Sistemas de Información y Tecnología V.01 (28-08-2015)








http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/AD-P010%20-V2.pdf


CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


SIT-P02 Recuperación de Información V.01 (20-05-2015) SIT-P04 Copias de Seguridad V.01 (20-05-2015)

7.1.7. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Según el Acuerdo 027 de 2006, expedido por el AGN, la disposición final de documentos es la “Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción”.

Conservación Total

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Acciones

Identificar los expedientes que de acuerdo con las TRD, se estableció que deben ser conservados totalmente.

Realizar el alistamiento de la documentación a transferir y diligenciar el formato único de inventario documental - FUID.

Los responsables de los archivos de gestión, deben realizar la transferencia primaria al archivo central.

En el archivo central se verifica el inventario documental respecto a los documentos físicos entregados por cada dependencia.

Firmar el inventario documental en donde se avala la transferencia.

En archivo central se deberá asignar ubicación topográfica para los documentos recibidos.

Actualizar el inventario general de documentos en el archivo central.

Archivar soportes en la respectiva serie documental.

Selección

El Archivo General de la Nación la define como “Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de





CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también "depuración" y "expurgo".”


Identificar las series o subseries documentales que de acuerdo con las TRD, deben ser seleccionadas.

Aplicar el criterio de selección definido en el procedimiento de la TRD; es decir, que la muestra seleccionada debe corresponder con el porcentaje indicado y los demás criterios definidos previamente.

Los responsables de los archivos de gestión, deben realizar la transferencia primaria al archivo central.

Realizar los demás pasos indicados para los documentos de conservación total.


7.1.8. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (Acuerdo 027 de 2006, AGN).

Acciones

Identificar los documentos que serán sometidos a eliminación de acuerdo con los tiempos establecidos en la TRD; lo mismo que identificar toda la documentación clasificada de apoyo.

Realizar el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental FUID, de acuerdo con las TRD.

Elaborar el Acta de Eliminación de documentos y verificar anexos.



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


Realizar el proceso de destrucción física de los documentos; de acuerdo con el sistema aprobado por el Instituto; dejar los respectivos soportes documentales.


Otros medio de conservación

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Archivo electrónico y así acogerse a las directrices cero papel presidencial y decreto 2609/2012 Ministerio de la Cultura.

Determinación de la metodología y plan de trabajo. Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso.


Aplicación de las Tablas de Retención Documental para la selección de la documentación a eliminar, con aprobación del Comité Interno de Archivo de la entidad y acompañamiento de Asesor de Control Interno.

Publicación de los documentos eliminados por Tabla de Retención Documental en la página web de la entidad, al igual que las actas de aprobación de dicha labor.

Publicación de los inventarios documentales


AD-P10 Procedimiento Transferencias Documentales V.02 (19-05-2015) . MC-P06 Procedimiento Administración y Control Documental V.12 (21-09-2015) MC-P07 Control de Registros V.06 (20-05-2015) GA-P01 V03 (13-05-2015) Procedimiento Identificación de Aspectos y Evaluación



7.1.9. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO










http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/AD-P010%20-V2.pdf


CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independendientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Acciones

En cuanto a la información electrónica está documentada la reglamentación respecto a la utilización de internet dentro del Manual de Políticas para administración y uso de las tecnologías de la información, pero no esta integrado dentro del proceso de Gestión Documental ya que el actual requiere de ajustes y/o Modernización Tecnológica.

Definir las políticas de preservación documental a largo plazo según lo indicado en el Acuerdo 006 de 2014, del AGN.

Establecer y desarrollar el Sistema Integrado de Conservación para el instituto, teniendo en cuenta lo estipulado en el Acuerdo 006 de 2014. (Plan de Conservación Documental, Plan de Preservación Digital), establecidos en el PINAR.


Elaborar y socializar la política de preservación a largo plazo de documentos electrónicos (soporte análogo, digital y electrónico, ni la firma autógrafa o certificado digital) con el fin de conservarlos documentos auténticos, accesibles e inteligibles en un contexto de constantes cambios tecnológicos.

Elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación

Administrar el Plan de Conservación Documental –(Conservación Preventiva)

Diseñar el Plan de Preservación Digital con el fin de que el documento se conserve independientemente de su formato, para garantizar su preservación, acceso y disponibilidad a largo plazo.

Asegurar la reproducción y recuperación de los Backups hasta tanto no se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de información, de igual manera la migración de la información o conversiones a otras tecnologías que garanticen la integridad de la información guardada y su reproducción exacta.

Elaborar el procedimiento de Conservación Documental en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad.



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01



Plan Institucional de Archivos PINAR MC-P06 Procedimiento Administración y Control Documental V.12 (21-09-2015) MC-P07 Control de Registros V.06 (20-05-2015) GA-P01 V03 (13-05-2015) Procedimiento Identificación de Aspectos y Evaluación


Sistemas de Información y Tecnología V.01 (28-08-2015) SIT-P02 Recuperación de Información V.01 (20-05-2015) SIT-P04 Copias de Seguridad V.01 (20-05-2015) SI-M02 Manual Plan de Informática / Plan Estratégico de Sistemas de Información

V.04 (2011-04-04)

7.1.10. VALORACIÓN DOCUMENTAL

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

El objetivo principal de la valoración documental, es establecer cuales documentos poseen valores secundarios y por consiguientes, deberán ser conservados por siempre ya que forman parte del patrimonio documental institucional y del distrito.

Asimismo, con la valoración documental pretende liberar espacio en los depósitos de archivo, ya que a partir de ella se puede establecer qué documentos deben ser eliminados por pérdida de los valores primarios o en su defecto, porque definitivamente no poseen ningún valor archivístico para la ciencia, la historia o la cultura. Actividades a ejecutar

Elaborar las fichas de valoración documental para cada una de las series definidas en las respectivas Tablas de Retención Documental.

Definir los criterios que deben ser tenidos en cuenta al momento de evaluar la autenticidad e integridad de los documentos sujetos a valoración; de acuerdo con el tipo de soporte en el que están contenidos.

Revisar y tener en cuenta las Tablas de Retención Documental y/o Valoración y el Cuadro de clasificación-Activos de Información; al momento de realizar la valoración documental.


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/file/SI-M02%20V04%20(2010-04-04).pdf

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/file/SI-M02%20V04%20(2010-04-04).pdf










CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01



AD-P07 Procedimiento Organización Documental con base en la Tabla de Retención Documental V.03 (19-05-2015).




8. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD.

El Programa de Gestión Documental del Instituto Distrital de Turismo, se encuentra articulado con el Plan Estratégico Institucional y el Plan Institucional de Archivos PINAR, en el cual se definen las actividades a desarrollar en el corto, mediano y largo plazo.

Para la implementación del PGD se tendrá en cuenta el método de gestión del ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), ya que permite la mejora continua desde la fase de planeación hasta su implementación y seguimiento; con el propósito de mantenerlo actualizado y acorde la normatividad vigente en materia de gestión documental; que expida el gobierno nacional y distrital.

En la siguiente tabla se describen las actividades que deben ser desarrolladas en el corto, mediano y largo plazo, para la implementación del PGD y se encuentran acordes con lo establecido en el Manual para la implementación del Programa de Gestión Documental – PGD del Archivo General de la Nación. (2014).













CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01




CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


8.1. METAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO

En las tablas siguientes, se establecen las actividades del Programa de Gestión Documental para realizar en el corto, mediano y largo plazo; y que se encuentran armonizadas con lo establecido en el Plan Institucional de Archivos – PINAR.

PROCEDIMIENTO METAS A CORTO PLAZO (UN AÑO)

Todos los procedimientos Desarrollar las actividades establecidas para en cada uno de los procedimientos inherentes a la gestión documental.

Todos los procedimientos Elaborar los respectivos indicadores de gestión del proceso de Gestión Documental.

Todos los procedimientos Implementar estrategias para el uso racional del papel.

Todos los procedimientos Socializar de los formatos del proceso de Administración Documental

Consulta y préstamo de documentos de archivo

Elaborar el procedimiento para el acceso, consulta y préstamo de documentos.

Consulta y préstamo de documentos de archivo

Identificar y documentar los tipos de trámites del proceso de gestión documental. Publicar inventarios documentales

Todos los procedimientos Desarrollar capacitaciones sobre el proceso y los procedimientos de gestión documental

Transferencias documentales

Capacitar al personal para el desarrollo de las transferencias documentales en la entidadRealizar acompañamiento y recibir las transferencias documentales primarias.

Producción y conservación documental Aplicar las Tablas de Retención Documental.

Conservación documental

Adquirir los equipos necesarios que permitan monitorear y mantener estables las condiciones de humedad y temperatura relativa dentro del archivo.Realizar monitoreo y control de las condiciones ambientales en el Archivo Central.Realizar Saneamiento ambiental en el Archivo Central (contra insectos y roedores en depósitos y áreas circundantes al archivos)

Disposición final Eliminar la documentación que cumplió el tiempo de retención y que no posee valores secundarios.

Todos los procedimientos Elaborar del reglamento de Archivo.Preservación documental Elaborar el procedimiento de digitalización de documentos

Todos los procedimientos Cumplir con las directrices del cero papel expedidas por Presidencia.



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


Todos los procedimientos Realizar seguimiento a los archivos de gestiónRecepción, registro, radicación y distribución Realizar seguimiento a la Unidad de Correspondencia

Todos los procedimientos Mantener actualizada la matriz de riesgos del proceso de gestión documental.

PROCEDIMIENTO METAS AL MEDIANO PLAZO (TRES AÑOS)Producción documental Implementar estrategias para el uso racional del papel.

PlaneaciónMantener actualizado los procedimientos del proceso de gestión documental con sus respectivos formatos, los cuales deben estar aprobados en el sistema de calidad.

Consulta y préstamo Propiciar la creación de espacios web, para la interacción con el ciudadano.

Consulta y préstamoDefinir y adquirir la infraestructura necesaria que permita garantizar los servicios de archivo (consulta, préstamo y reprografía de documentos).

PlaneaciónEvaluar la infraestructura tecnológica para desarrollar sistemas de información de Gestión Documental de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 2609 de 2012.

Conservación Continuar con la adquisición del mobiliario para la organización de los documentos de archivo.

Consulta y préstamo Publicar los inventarios de eliminación.

Producción documental Actualizar y aplicar las Tablas de Retención Documental.

Conservación Administrar el Plan de Conservación Documental –(Conservación Preventiva)

Consulta y préstamo Establecer el Centro de Documentación de Información Turística de Bogotá.

ConservaciónElaborar el procedimiento para la reconstrucción de expedientes en caso de pérdidas; tal y como lo señala el Acuerdo 007 de 2014 del AGN.

Producción documental Elaborar instructivo para el tratamiento de las comunicaciones oficiales en forma electrónica.

Preservación documentalComprobar la existencia de backups de los inventarios documentales producidos en desarrollo del proceso de gestión documental.



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


PROCEDIMIENTO METAS A LARGO PLAZO (CUATRO AÑOS EN ADELANTE)

Conservación documental Desarrollar las actividades establecidas en el Plan de Conservación Documental

Todos los procedimientos

Realizar estudio técnico con el fin de establecer la viabilidad para la adquisición de un sistema de gestión documental; que permita realizar la administración y control de los documentos de archivo, durante todo su ciclo vital; acorde con las Tablas de Retención Documental.

Producción documental Actualizar y aplicar las Tablas de Retención Documental.Producción documental Actualizar cuadro de clasificación documental

Consulta y préstamo Elaboración de un esquema de metadatos donde se evidencien las fases y niveles de descripción durante el ciclo de vida del documento.

Preservación documental Desarrollar las actividades establecidas en el Plan de Preservación Digital

Todos los procedimientosRealizar la administración documental a partir de la herramienta de sistemas definida en el Plan Estratégico de Sistemas.

Producción, consulta y préstamo

Elaboración de las Tablas de Control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Transferencia documental Definir el procedimiento para el desarrollo de las transferencias documentales electrónicas.

Todos los procedimientos

Definir y normalizar los requisitos esenciales para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, de los documentos electrónicos expedientes mixtos (híbridos), digitales durante el ciclo de vida.

8.2. PROGRAMAS ESPECIFICOS

El Instituto Distrital de Turismo – IDT implementará los siguientes programas específicos, los que complementan al Programa de Gestión Documental:

a. Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


El Instituto Distrital de Turismo IDT, cuenta con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad en el cual se encuentran normalizados los procesos y procedimientos, con sus respectivas formas y formularios para documentos físicos y que son producidos las dependencias, en desarrollo de sus funciones asignadas.

b. Programa de documentos vitales o esenciales (asociado al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia).

Objetivo: Establecer las políticas institucionales y el procedimiento con el fin de identificar, seleccionar, describir y conservar los documentos vitales o activos de información del Instituto Distrital de Turismo – IDT; a partir de los cuales, la entidad podrá contar con la información necesaria para recuperarse de los desastres que se puedan presentar en un determinado momento.

Actividades a desarrollar

1. Identificar y caracterizar todos los documentos vitales o activos de información y documentar su importancia.

2. Clasificar la información por el tipo de formato, la ubicación el tipo de soporte en el que está contenida y su importancia para el proceso en el que se producen.

3. Establecer el método de conservación de los documentos vitales.4. Definir los protocolos de seguridad para los documentos vitales.5. Establecer la periodicidad con la que deben ser actualizados los documentos

vitales.6. Elaborar y mantener actualizado el repositorio de documentos vitales.7. Elaborar y desarrollar el cronograma de actividades antes señaladas.8. Realizar mesas de seguimiento a los avances de la implementación.

c. Programa de gestión de documentos electrónicos.

Objetivo: Establecer las políticas en el Instituto Distrital de Turismo – IDT, que permitan garantizar criterios de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, seguridad y acceso; lo mismo que la preservación de los documentos electrónicos, desde su producción hasta su disposición final; a partir de la plataforma tecnológica con que cuenta el Instituto.


1. Caracterizar la producción documental electrónica en de cada una de las dependencias (formatos, aplicaciones de sistemas, procesos en los que se producen los documentos, etc.)



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


2. Establecer los requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos de archivo, en cada una de sus fases dentro del ciclo vital.

3. Identificar posibles usuarios potenciales de los documentos electrónicos tanto internos como externos.

4. Definir los protocolos de seguridad tanto para los documentos electrónicos, como para las aplicaciones de sistemas, en las que se producen.

5. Definir el equipo de trabajo que participará en la implementación del programa de gestión de documentos electrónicos.

6. Elaborar y desarrollar el cronograma de actividades.7. Socializar a todo el personal respecto a la implementación del mencionado

programa.8. Realizar mesas de seguimiento a los avances de la implementación.

d. Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, etc.).

Objetivo: Definir los lineamientos archivísticos que se debe aplicar a todos los documentos especiales o no textuales y que se encuentran contenidos en soportes no convencionales, que exigen procedimientos específicos para su procesamiento técnico, conservación y preservación y cuyo acceso depende del uso de quipos tecnológicos. (Archivo General de la Nación - Colombia)


1. Identificar y caracterizar los documentos especiales que se producen en el Instituto Distrital de Turismo - IDT.

2. Clasificar la información por el tipo de formato, la ubicación el tipo de soporte en el que está contenida y su importancia para el proceso en el que se producen.

3. Definir el método de conservación de los documentos especiales, para lo cual se deberá tener en cuenta lo establecido en los Acuerdos 037 de 2002 y 006 de 2014, del Archivo General de la Nación.

4. Definir los protocolos de seguridad y consulta para los documentos especiales.

5. Elaborar y desarrollar el cronograma de actividades antes señaladas.

6. Realizar mesas de seguimiento a los avances de la implementación del programa de documentos especiales.



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


e. Plan Institucional de Capacitación.

Objetivo: De acuerdo con la Función Pública, el objetivo principal del Plan Institucional de Capacitación – PIC, es contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo las competencias laborales, conocimientos, habilidades de formación y capacitación expresadas por los servidores en la detección de necesidades.


1. Realizar el diagnóstico de las necesidades de capacitación, en la entidad sobre temas de gestión documental. (Se recomienda tener en cuenta la Guía para la Formulación del Plan Institucional de Capacitación - PIC). Es necesario, tener en cuenta que las necesidades de capacitación deben estar ligadas a los Proyectos de Aprendizaje en Equipos - PAE.

2. Establecer los recursos necesarios para el desarrollo del programa de capacitación.

3. Definir el cronograma de capacitaciones y socializarlo por los distintos canales de comunicación.

4. Desarrollar el cronograma de capacitación.

5. Realizar evaluación y seguimiento sobre el impacto de la capacitación en los servidores públicos frente al desarrollo de actividades de gestión documental.

Nota: Es necesario tener en cuenta que este programa debe ser articulado y coordinado con la Oficina de Recursos Humanos o quien haga sus veces.

f. Programa de auditoría y control.

Objetivo: Verificar el grado de cumplimiento las políticas y procedimientos de gestión documental, por parte de las dependencias del Instituto Distrital de Turismo – IDT.


1. Proyectar cronograma de seguimiento a las dependencias a cerca del desarrollo del proceso de administración documental.



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


2. Desarrollar cronograma de seguimientos.

3. Preparar y presentar informe a los jefes de cada dependencia.

9. ARMONIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON OTROS SISTEMAS DE LA ENTIDAD

El Instituto Distrital de Turismo cuenta con siete (7) Subsistemas, los cuales se tratan de articular con el PGD y el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA Y LOS DEMÀS Subsistemas de la entidad.

Gestión de Calidad (SGC). Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).Responsabilidad Social (SRS). Gestión Ambiental (SGA).Control Interno (SCI).



CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


Además, el Instituto Distrital de Turismo – IDT, con el fin de dar cumplimiento al marco normativo expedido por el ente rector en materia de gestión documental, ha expedido y/o adoptado los siguientes actos administrativos, que le permiten el desarrollo del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA; y a su vez, lo articula con los demás subsistemas de la entidad:

Resolución 305 del 20 de Octubre de 2008: "Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre".

Decreto 4485 del 18 de Noviembre de 2009: "Por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública".


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=37853

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33486


CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


Resolución 139 del 29 de diciembre de 2009: "Por la cual se deroga la Resolución No. 013 del 14 de marzo de 2008 y se dictan otras disposiciones" (Manual de procesos y procedimientos).

Resolución 036 del 23 de marzo de 2010: "Por la cual se designa el defensor del ciudadano en el Instituto Distrital de Turismo".

Resolución 017 del 4 de marzo de 2011: "Por la cual se modifica la resolución 50 del 13 de agosto de 2007"

Resolución 074 del 15 de Junio de 2011: "Por la cual se modifica la resolución 036 del 23 de marzo de 2010"

Resolución 022 del 16 de febrero de 2012: "Por la cual se adopta el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)".

Resolución 096 del 6 de Julio de 2015: “Por la cual se sustituye la resolución número 077 de 2013. Que crea el Comité interno de Archivo del Instituto Distrital de Turismo y la Resolución No. 089 de 2013 que da alcance a la misma”.

9.1. MAPA DE PROCESOSINSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO –IDT


http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/Resoluci%C3%B3n%2096%20de%202015%20(IDT)_0.pdf

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/Resoluci%C3%B3n%20022%20de%202012%20(IDT).pdf

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/file/R.074.2011.pdf






CÓDIGO: MC-P05

VERSIÓN: 01


9.2. PRESUPUESTO ANUAL PARA EL SEGUIMIENTO DEL PGD EN EL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO



CÓDIGO: MC-P05

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CÓDIGO: MC-P05

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10. BIBLIOGRAFÍA

Ley 594 de 2000 “Por el cual se crea la Ley General de Archivos”. Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del Derecho del acceso a la

información pública nacional. Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V DE LA Ley 594 de 2000,

parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado.

Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red NACIONAL DE Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la Administración de los archivos del Estado”.

Acuerdo 004 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Circular 003, Secretaría General Dirección de Archivo de Bogotá, 2012 Informe Final del Diagnóstico Integral de Archivos para el Instituto Distrital de

Turismo, Secretaría General Dirección de Archivo de Bogotá, octubre 2011. Informe Técnico de visita de seguimiento a la Administración Documental por el

Archivo de Bogotá.


programa de gestión documental · web viewdecreto 2609 de 2012. por el cual se reglamenta el...

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