programa de gestiÓn documental fecha actualización

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

4-12-14 GDO for 008

Fecha actualización: Febrero 23 de 2010

Revisión No. 9

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1 Revisoría Fiscal – Control Interno

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL

TIEMPO DE

RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

1-1 ACTAS 2 18 X X

1-1-1 Acta de Junta Directiva

1-1-2 Acta Comité de Gerencia

1-1-3 Acta Comité de Control Interno

1-1-4 Acta Comité de Calidad

1-2 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA

2 18 X X

1-3

RESOLUCIONES

2 18 X X

1-4 INFORMES

1-4-1 Informe de Gestión 3 2 X X

1-4-2 Informe de Revisoría Fiscal 3 2 X

Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección


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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1 Revisoría Fiscal – Control Interno


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

12 PROGRAMA

1-12-1 Programa del Sistema de Gestión de la Calidad 2 8 X Se conservan uno por cada 3 años

*Manual de Procesos y Procedimientos

*Mapa de Riesgos

*Informe de Revisión Gerencial del Sistema de Gestión de Calidad

1-12-2 Proceso de Control Interno 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Acta Auditoria Clínica

*Instrumentos de Autoevaluación

*Plan de Acción

*Auditorias de Gestión



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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1 Mercadeo - Comunicaciones – Servicio de Atención al Cliente


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Normograma

*Informe de Auditoria Interna

1-12-3 Atención al usuario 2 3 X Se elimina por ser de valor administrativo

*Encuesta de Satisfacción de Usuarios

*Actas (A.c.d, A.c.a.s, A.R.d.P. B.T)

*Sugerencias, Quejas y Reclamos

*Investigación de Quejas

*Respuesta a Quejas

*Informes

1-12-4 Proceso de Control Disciplinario 5 10 X X

Se debe hacer conforme a los términos estipulados en el proceso de Control disciplinario Interno regido por la Ley 734 de 2002.

*Auto de Admisión o Inadmisión

Convenciones: Ct = Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección


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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO:1


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Auto Inhibitorio

*Auto de Indagación Preliminar

*Solicitud para Pruebas

*Declaraciones o testimonios

*Auto de investigación Disciplinaria

*Auto de Archivo

*Auto de Suspensión Provisional

*Auto Negando o Admitiendo Recurso o Prueba

*Fallo de Primera Instancia

*Fallo de Segunda Instancia

*Informes



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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Planeaciòn – Calidad


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

1-5 DERECHOS DE PETICION 3 5 X Se elimina por su valor legal

*Solicitud

*Respuesta a Solicitud

1-6 PLANES

1-6-1 Plan Operativo 2 3 X

*Tablero de Mando

1-6-2 Plan Estratégico 2 3 X

*Estructura Organizacional

*Mapa de Procesos

1-6-3 Plan de Comunicaciones 2 8 X

*Fotografías

*Boletín Institucional



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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Planeaciòn – Calidad


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Videos

*Archivo Sonoro

*Plan de Acción

*Informes

1-6-4 Plan de Mercadeo 2 3 X Se elimina por estar contenido en el Plan Operativo

*Plan de Acción

*Informes

1- 07 CONTRATOS Y/O ORDENES DE SERVICIOS 2 18 X

Digitalización y se conservaran 5 contratos físicos por año aleatoria mente

*Contrato y / o Orden de Servicio

*Certificado de Disponibilidad Presupuestal



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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Jurídica


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Análisis de Conveniencia y Justificación para Contratar

*Carta de Invitación a Presentar oferta o propuesta

*Carta de Interventor o Supervisor del Contrato

*Propuestas u Ofertas (Cotizaciones)

*Acta de Evaluación y/o Comparación de Precios del Mercado.

*Resolución Declaración de adjudicación ó Desierta

* Notificación de Adjudicación

*Reserva Presupuestal

*Garantía Única de Cumplimiento (Pólizas)

*Carta de Aprobación de Póliza

*Comprobante de Publicación ( si Aplica)

*Acta de Iniciación

*Prorroga o Contrato Adicional (Otro si)



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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Acta de Suspensión/Reanudación ( si aplica)

* Acta de Liquidación

*Hoja de Vida Persona Natural o Jurídica

*Certificaciones Académicas (si Aplica)

*Nit. Persona Jurídica

*Registro Único del Trabajador (RUT)

*Copia de la Libreta Militar

*Antecedentes Disciplinarios

*Copia de Pasado Judicial

*Certificado de Existencia y Representación Legal ( Si aplica)

*Registro de Proponentes ( Si aplica)

*Boletín de Deudores Morosos del Estado Contraloría

*Comprobante de Pago de Timbre ( si aplica)



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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Autoliquidación EPS, Pensión y A.R.P

*Certificado de Parafiscales

*Carta del Órgano Directivo para Contratar

*Invitación a Cotizar y/o Pliegos de Condiciones

*Cotizaciones

*Declaración Juramentada de Bienes y Rentas


*Carta de Aprobación de Pólizas

*Designación de Interventor o Supervisor del Contrato

*Acta del buen manejo del Anticipo (Si aplica)

*Informe de Interventoría.

*Acta de pago

*Otro si (Prorroga - Adición - Modificación).

* Acta de Reinicio (Si aplica)



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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Respuestas a Tutelas

*Conceptos Jurídicos

*Informes

1- 8 CONVENIOS 2 18 X

Digitalización y se conservaran 5 Convenios físicos por año aleatoria mente

*Convenio

*Certificado de Disponibilidad Presupuestal

*Análisis de Conveniencia y Justificación para Contratar

*Carta de Invitación a Presentar Oferta o Propuesta

*Carta de Interventor o Supervisor del contrato

*Propuestas u Ofertas

*Acta de Evaluación y/o Comparación Precios del Mercado



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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Resolución Declaración Desierto

*Notificación de Adjudicación


*Pólizas

*Carta de Aprobación de Pólizas

*Comprobante de Publicación

*Acta de Iniciación

*Prorroga o Contrato Adicional

*Acta de Suspensión/Reanudación

*Acta de Liquidación

*Hoja de Vida Persona Natural

*Certificaciones Académicas

*Nit Persona Jurídica

*Antecedentes Disciplinarios



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OFICINAPRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 1 Jurídica


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Pasado Judicial

*Certificado de Existencia y Representación Legal

*Registro de Proponentes

*Boletín de Deudores Morosos del Estado

*Comprobante de Consignación Para Expedición del Boletín

*Autoliquidación EPS, Pensión y A.R.P

*Certificado de Parafiscales

*Carta del Órgano Directivo para Contratar

*Cotizaciones

*Declaración Juramentada de Bienes

*Constancia Rentas y Actividad Económica Privada

*Declaración Juramentada de No Deudas con el Estado



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Jurídica


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

1- 9 PROYECTOS 2 8 X

*Investigaciones

*Informes

2- 4 INFORMES

2-4-1 *Informe de Gestión 2 3 X Se encuentra consolidado en el informe de gestión de la Gerencia

*Actas de Reunión

2-12 PROGRAMAS

2-12-5 Programa Niño 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años

*Programa Detección Temprana de la Agudeza Visual

*Programa Promoción y Prevención Salud oral



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OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA DE PROMOCION Y PREVENCION CODIGO: 2


TIEMPO DE

RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Programa Ampliado de Inmunizaciones (PAI)

*Programa Detección Temprana de Alteraciones del Crecimiento y Desarrollo del Menor

*Ficha Epidemiológica

*Programa Manejo Enfermedad Diarreica Aguda (EDA) (AIEPI) (IAMI)

*Programa Manejo Infección Respiratoria Aguda (IRA) (AIEPI) (IAMI)

*Plan operativo

*Plan de Acción

*Informes

2-12-6 Programa Mujer 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años

*Programa Atención en la Salud Sexual Reproductiva




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Revisión No. 9

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TIEMPO DE


Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Programa Promoción y Prevención salud Oral

*Registro de detección del Cáncer

*Programa de Detección de Alteraciones del Embarazo (IAMI)


*Manejo Sindromico de Infección de Transmisión Sexual (ITS)

*Programa Detección Temprana Cáncer Cuello Uterino

*Plan operativo

*Plan de acción

*Informes

2-12-7 Programa Joven y Adulto 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años




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Revisión No. 9

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TIEMPO DE


Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Programa Promoción y Prevención Salud Oral

*Programa de Detección Temprana de Alteraciones al Joven

*Programa de Detección Temprana de Alteraciones del Adulto


*Programa Atención Diabetes Tipo I y Tipo II

*Programa Atención Hipertensión Arterial

*Programa Manejo Tuberculosis (TBC)

*Manejo Sindromico de Infección de Transmisión Sexual (ITS)

*Programa Manejo de Leishmaniasis

*Programa Manejo de Dengue

*Programa Manejo de Malaria

*Programa Manejo de Lepra



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE


Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Plan operativo

*Informes

*Plan de Acción

2- 12- 8 Programa de Salud Mental 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años

*Planes (acción – operativo)

*Actas (U. A, R.B.C)

*Informes

3 -1 ACTA 2 18 X X

3-1-5 Acta Comité Científico

3-1-6 Acta Comitê Ampliado (Comitê de Ética Hospitalaria Comitê de Infecciones)

3-1-7 Acta Comitê de Vigilância Epidemiológica (COVE)



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OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA ASISTENCIAL CODIGO: 3


TIEMPO DE


Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

3-1-8 Acta Comité Historias Clínicas

3-4 INFORMES

3-4-1 Informe de Gestión 2 3 X Se encuentra consolidado en el informe de gestión de la Gerencia

3-4-3 Informe de Indicadores del Sistema de información de Calidad en salud

2 3 X

3-10 ESTADISTICAS 2 8 X

3-10-1 Consolidado de Actividades

3-10-2 Estado de Salud de la Comunidad

3-10-3 Socioeconómicas

3-10-4 Informes

3-12 PROGRAMAS



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TIEMPO DE


PROCEDIMIENTO

Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

3-12-9 Programa Consulta Externa

*Plan operativo

*Plan de acción

*Informes

3-12-10 Programa de Hospitalización 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Plan operativo

*Plan de acción

*Informes

3-12-11 Programa de Cirugía 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Plan operativo

*Plan de acción

*Informes



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TIEMPO DE


PROCEDIMIENTO

Archivo

Gestión

Archivo

Central Ct E M S

3-12-12 Programa de Partos 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Plan Operativo

*Plan de Acción

*informes

3-12-13 Programa de Complementación Terapéutica 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Programa Terapia del Lenguaje

*Programa Fisioterapia *Programa de Terapia Ocupacional

*Programa de Terapia Respiratoria

*Plan operativo

*Plan de acción

*informes



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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

3-11 LABORATORIO 2 8 X Se conservará uno por cada 3

años

*Plan operativo

*Plan de acción

*informes

3-13 FARMACIA 2 8 X

Se conservará uno por cada 3

años

*Inventarios

*Plan de acción

*informes

3-14 HISTORIAS

3-14-1 Historia Clínica 5 15 X Se conservaran las que tengan carácter de investigación científica



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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Atención Infantil y Preescolar

*Escala Abreviada en Desarrollo

*Historia de Planificación Familiar Antecedentes

*Programa de Planificación Familiar Inserción DIU

*Encuesta Desarrollo Infantil

*Historia Anticoncepcional

*Historia Odontológica Consulta Externa

*Historia Clínica Odontológica no Programada Urgências

*Hoja de Evolución

*Historia Clínica de Atención de Urgencias

*Epicrisis

*Historia Clínica de Consulta Externa por Primera Vez

*Autorización para Intervención Quirúrgica

*Declaración de Retiro Voluntario



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Historia Aiepi

*Estrategia AIEPI Niños y Niñas Menores de 2 Meses

*Estrategia AIEPI Niños y Niñas de 2 meses a 4 Años

*Ficha Única de Notificación y Casos de Tuberculosis (TBC)

*Programa Control Infección Respiratoria Aguda (IRA)

*Historia Clínica Pacientes con Enfermedad Diarreica (EDA)

*Resultado de Tamizaje Visual

*Resultado de Citología

*Historia Pediátrica

*Historia Perinatal

*Altura Uterina en Función de la Edad Estacionaria

*Grafica de Implemento de Peso para Embarazadas



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Nomograma para Clasificación de la Relación peso

–talla

*Primera Entrevista por Auxiliar de Enfermería

*Atención del Puerperio en Consulta Externa

*Evaluación del Consejero

*Registro Conserjería Pre Prueba VIH SIDA

4 - 1 ACTAS 2 18 X

4- 1- 9 Acta Comité Técnico- Administrativo

4-1-10 Acta Comité de Incentivos

4-1-11 Acta Comité de Capacitación

4-1-12 Acta Comité de Archivo

4-1-13 Acta Comité de Estímulos

4-1-14 Acta de Comité de Bienestar Social

4-1-15 Acta Comité Paritario de Salud Ocupacional



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OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 4


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4-1-16 *Acta Comisión de Personal

4-4 INFORMES

4 -4 -1 Informe de Gestión 2 3 X

Se encuentra consolidado en el informe de gestión de la Gerencia

4 - 4 - 4 Informe Financiero 3 17 X Se conservará uno por cada 3 años

*Informe de Caja Menor

*Resoluciones

*Relación de Gastos

*Auditoria Financiera

*Relación de Cartera

*Informe Diario de Bancos

*Conciliación Bancaria

*Consolidado de Ingreso de Efectivo Diario

*Traslados Bancarios



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OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINACIERA CODIGO: 4


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Notas Contables

*Relación Comprobantes Servicios Prestados

*Boletín de Ingresos IPS

*Facturas Anuladas

*Informe mensual de ingresos y giros

*Impuestos

*Recibos de Caja

*Consignaciones

*Relación de cheques girados

*Informe de Costos

4-15 LIBROS 3 17 X Digitalización

4 - 15 -1 Libro Mayor y Balances

4-15-2 Libro de Cuentas Por Cobrar



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4-15-3 Libro Diario Columnario

4-15-4 Libro Auxiliar de Caja

4-15-5 Libro Auxiliar de Bancos

4-20 ESTADOS FINANCIEROS 3 17 X

*Balance de Comprobación

*Balance General

*Estado de actividad financiera económica y social

*Notas a los Estados Financieros

4-16 COMPROBANTES 3 17 X Se conservarán dos comprobantes por año

4 - 16 – 1 Comprobante de Ingresos

*Comprobante

*Factura



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4 - 16 - 2 Comprobante de Egreso

*Comprobante

*Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

*Análisis Conveniencia y Justificación

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

*Certificado de Reserva Presupuestal

*Copia del Contrato, Convenio u orden de servicio

*Factura o Cuenta de Cobro

*Orden de giro

*Resoluciones

*Notificación de Adjudicación

*Comprobante de Publicación



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Declaraciones Tributarias

4-14 HISTORIAS

4 -14 - 2 Historia Laboral 5 90 X Digitalización

*Hoja de Vida Formato Único

*Documento de Identificación

*Certificados de Estudio

*Copia de Fondo de Pensiones

*Acta de Posesión

*Afiliación EPS

*Afiliación A.R.P

*Afiliación a Caja de compensación

*Resoluciones

* Certificado de Inscripción como profesional en la S.S.D (si aplica)



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Solicitud Extraordinaria de Inscripción y Actualización en el registro Público de carrera Administrativa

*Actualización y Control de Registro publico de Carrera administrativa.

*Inscripción a carrera Administrativa

*Evaluación de desempeño

*Evaluación de Competencias Laborales

*Declaración de Bienes y Rentas

*Certificado de antecedentes disciplinario

*Pasado judicial

*Reconocimiento de Cesantías

*Incapacidades

*Liquidaciones

*investigación de Accidentes Laborales

*Ficha Medica ocupacional



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Revisión No. 9

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OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO:04


TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4-6 PLAN

4-6-6 Plan Estratégico de Recursos Humanos 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años

*Manual de Funciones y Competencias Laborales

*Modelo de Competencias Laborales

*Reglamento Interno de Trabajo

*Relación de Cargos por Programa

*Plan de Acción

*Informes

4 -6- 7 Plan de Incentivos 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años

*Plan de Acción

*Informes



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4-6-8 Plan Institucional de Capacitación 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años

*Plan de Acción

*Informes

4-6-9 Plan de Compras 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

4-6-9-1 Ejecución Plan de Compras

*Ordenes de Compra

*Cuadro comparativo

*Cotizaciones

*Solicitud de compra ( si aplica )

*Evaluación a proveedores

*Plan de Acción

*Informes



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4-6-10 Plan de Mantenimiento 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Solicitud de mantenimiento

*Historia de Equipos (Ficha técnica, Reporte de mantenimiento)

*Plan de Acción

*Informes

4-12 PROGRAMA

4-12-14 Programa de Gestión Documental 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Tabla de Retención Documental

*Actas

*Solicitud de Cambio en la T.R.D

*Plan de Acción

*Paz y Salvo Documental



4-12-14 GDO for 008


Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Informes

4-12-15 Programa de Bienestar Social 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Plan de Acción

*Informes

4-12-16 Programa de Salud Ocupacional 2 8 X Se conservará uno por cada 3 años

*Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

*Panorama de Riesgos

*Plan de Acción

*Informes

4-12-17 Programa para Gestión del Medio Ambiente 2 3 X Se conservará uno por cada 3 años

*Permisos y Estudios Ambientales

*Actas

*Ejecución del Plan de Acción



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Informes

4-17 NOMINA 2 18 X

Se digitaliza las planillas de

nomina

*Planilla de Nomina

*Informe de Conceptos de Nomina

*Informe Variación Mensual Nómina

*Planilla Pago Entidad Promotora Salud

*Planilla de Pago Fondo de Pensiones

*Planilla de Pago Riesgos Profesionales

*Informe de Movimiento de Cesantías

4-18 INVENTARIOS

4-18-1 Inventario Físicos 3 7 X Digitalización



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Revisión No. 9

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CÓDIGO

SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL

TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

*Entradas de Almacén

*Salidas de almacén

*Actas (activos fijos, conteo de inventarios etc)

*Reporte Inventario Físico

*Paz y Salvo

*Planos

*Informe de Bienes inmuebles

*Seguros por Catástrofe

*Registro fotográfico

*Denuncios

*Plan de Acción

*Informes



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4 -18- 2 Inventario Software 3 7 X Se cambiara de soporte a la par con el avance tecnológico

*Bases de Datos Facturación

*Bases de Datos Asistencial

*Bases de Datos Costos

*Módulo Activos Fijos

*Instaladores de Software

*Reportes de Movilidad

*Sistemas Operativos

*Sistemas Aplicativos

*Plan de Acción

*Informes



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Revisión No. 9

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TIEMPO DE



Gestión

Archivo

Central Ct E M S

4 -18 -3 Inventario Documental 3 7 X

Inventario Historias Clínicas

Inventario Documental

4-19 INSTRUMENTOS DE CONTROL 3 2 X Se elimina ya que encuentran en el sistema

*Radicador de Comunicaciones Oficiales

*Registro de Comunicaciones Oficiales

*Registro préstamo de documentos

Convenciones: Ct= Conservación Total. E= Eliminación. M= Microfilmación. S= Selección Subgerente Administrativo y Financiero Responsable de Gestión Documental


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Revisión No. 9

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programa de gestiÓn documental fecha actualización

Documents