programa de control de documentos una buena práctica en los archivo
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Programa de Control de Documentos una buena práctica en los Archivo
Mg. Soledad Carol Arteaga PaniaguaProfesional en Archivos
NORMATIVIDAD
Norma general del Sistema Nacional de Norma general del Sistema Nacional de Archivos la S.N.A. 04 :Archivos la S.N.A. 04 :
“ “La selección es un proceso archivístico que La selección es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada todas las series documentales de cada organización para predeterminar sus organización para predeterminar sus períodos de retención, en base a los cuales se períodos de retención, en base a los cuales se formulará el formulará el Programa de Control de Programa de Control de DocumentosDocumentos”. ”.
DIRECTIVA 004-86-AGN-DGAINORMAS PARA LA FORMULACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL
NTP 15489NTP 15489
¿Qué es el PCD?
• Instrumento de gestión archivística,• Es de obligatorio cumplimiento,• Es el conjunto de acciones a realizar en forma
ordenada y concretas,• Se establecerá los criterios de valoración,• Se indicara las acciones necesarias para la
transferencia o eliminación; así como los lineamientos para la depuración.
¿Qué es el PCD?
• Este debe estar aprobado por el Comité Evaluador de Documentos y reconocido por Resolución.
• Estará compuesto de los siguientes documentos:– Inventario de las Series Documentales,– Tabla General de Retención de Documentos,– Índice Alfabético.
VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION
• Protección del Patrimonio Documental,• Estandarización y regulación de los
procedimientos de selección documental.• Orientar la ejecución de la aplicación de
los procedimientos.• Proporciona información de los valores de
la documentación y su retención en cada nivel.
ANALISIS DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN
• Se debe tener en cuenta los antecedentes, hechos y
situaciones que produjo el acervo documental.
• Permiten conocer los orígenes del organismo, su
organización y evolución.
• Analizar aquellos documentos que permitan dar a
conocer el origen de las funciones que los generaron
leyes, reglamentos, normas y procedimientos
• Los documentos de planes, actividades, metas
propuestas por la Organización para cumplir con sus
funciones.
ASPECTOS GENERALES DEL PCD
ROF• Reglamento de Organización y funciones,• Es a nivel de unidades orgánicas.
MOF• Manual de Organización y funciones,• Es a nivel de responsabilidades.
TUPA• Texto Único de Procedimientos Administrativos.• Procesos o procedimientos establecidos.
CRITERIOS
Analizar si son documentos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, jurídicos u otros derechos de las personas, organizaciones.
Considerar la frecuencia de consulta.
Analizar las normas legales que establezcan periodos de retención o que nos permitan analizar los posibles periodos de retención.
VALORACION DE LAS SERIES VALORACION DE LAS SERIES
VALORES Y SUS FACETAS
VALORES Y SUS FACETAS
TIEMPOS DE RETENCION
• Es el período en el cual deben conservarse los documentos de acuerdo a sus funciones, actividades y/o procesos.
• El documento durante la vigencia expresamente demandara o exigirá un cumplimiento de funciones, actividades y/o procesos.
Determinación de vigencia
• Cuando prescriben de acuerdo a un dispositivo legal, este puede ser de forma expresa o por contenido.
TIEMPOS DE RETENCION
Determinación de vigencia
EL PLAZO PRECAUCIONAL
• Es el tiempo que debe conservarse el documento después de concluida la vigencia para salvaguarda ante eventualidades.
• El plazo es mayormente subjetivo.• No es uniforme.• Este debe ser breve.
Es un instrumento de control,
Permite y define conocer las series documentales,
Permitirá controlar la producción documental.
INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES
INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES
TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS
Este instrumento compilara la información recogida en los inventarios de series documentales, la cual ha sido previamente evaluada por la Comisión Evaluadora de Documentos.
TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS
• Permite conocer las series documentales que han sido generadas.
• Identificar las unidades orgánicas que las generan.
INDICE ALFABETICO DE SERIES DOCUMENTALES
• Permite conocer las series documentales que han sido generadas en el JNE,
• Identificar las unidades orgánicas que las generan,
INDICE ALFABETICO DE SERIES DOCUMENTALES
PREGUNTAS
