Bogotá, 16 de Diciembre de 2010

COTIZACIÓN No. 340-10

Señores:A quien interese

Referencia: Cotización Software Contable “INTER_paciolo”Combo Contable

En atención a su solicitud, con gusto le estamos cotizando el programa de Contabilidad Sistematizada “INTER_paciolo” según las siguientes características y condiciones:

1- MÓDULOS QUE COMPONEN EL COMBO ACADÉMICO :

- Contabilidad General- Documentos (Tesorería, Recibos de Ingreso / Egreso)- Cuentas por Cobrar- Cuentas por Pagar- Nómina- Inventarios- Intangibles (Servicios)- Académico (Gedusoft, Pensiones, Matrículas, Notas)- Presupuesto

El software es una solución real contable/administrativa ya que integra los diferentes módulos y está en capacidad de personalizarlos de acuerdo a las características propias de cada institución.

2) ASISTENCIA TÉCNICA:

Los usuarios de INTER_paciolo cuentan con las siguientes modalidades de Asistencia Técnica:

1- Manuales2- Ayudas en Línea3- Asesoría Telefónica 4- Asesoría Internet5- Asistencia Directa mediante Visita Programada6- Opciones Directas Incluidas en el Programa7- Curso y Asesoría para el Montaje Inicial del Sistema

1- Asistencia Técnica mediante Manuales de uso del programa INTER-paciolo, así como de sus diferentes módulos y funciones se encuentran incluidos en formatos Disponibles (Principalmente Word y Excel) , los cuales pueden ser consultados y/o impresos por los usuarios para tener una visión general de los procedimientos a llevarse a cabo.

2- Asistencia Técnica mediante Ayuda en Línea. Cada uno de los formatos (pantallazos) del programa se encuentras provistos de una ayuda inmediata que se puede visualizar mediante la tecla clásica F1 y que le facilitan al usuario resolver inmediatamente la mayor parte de los inconvenientes de compresión del funcionamiento del paquete.

3- Asistencia Técnica mediante Asesoría Telefónica. El usuario de INTER_paciolo puede solicitar ayuda telefónica directa mediante teléfono fijo y/o celular, con el fin de resolver cualquier duda o inquietud que tenga. El horario para dicha asesoría es flexible (generalmente horario de oficina)

4- Asistencia Técnica mediante Internet. Si el usuario cuenta con servicio de Internet Banda Ancha, puede solicitar ayuda directa mediante la modalidad de ASISTENCIA REMOTA con utilitarios especiales tales como Windows Live Messenger, TeamViewer y otros que le permiten mediante los puertos de Internet acceder directamente a Personal de SOFT_station al equipo del Usuario para efectuar tareas de Mantenimiento Preventivo, Correctivo, Configuración y Actualizaciones.

5- Asistencia Técnica Directa mediante Visita Programada. En el caso de ser necesario, se puede acordar una cita con personal de SOFT_station para que mediante una visita a domicilio, preste la asesoría requerida.

6- Opciones Directas Incluidas en el Programa. El software tiene opciones muy útiles para el usuario que pueden servir para : a) Efectuar Mantenimiento Preventivo a la Base de datos, b) Efectuar Mantenimiento Correctivo y c) Efectuar Auditoria de la consistencia Informática y Contable.

7- Curso y Asesoría para el Montaje Inicial del Sistema. Una vez que el usuario adquiera el programa, se acuerda la primera cita para capacitar al personal que va a montar el sistema y a manejarlo normalmente. Esta asesoría se extiende generalmente los dos primeros meses hasta que el usuario parametrice e incluya la información inicial requerida para el manejo normal de la información contable.

La asistencia técnica directa viene incluida en el valor del programa por el primer año. Después el usuario puede optar por solicitar actualizaciones anuales, cuyo costo es del 30% del valor del software al momento de la respectiva actualización.

El software tiene tres grandes fortalezas :

- Precio altamente competitivo. Difícilmente se encuentra en mercado otra solución informática específica de ésta calidad y con estos precios

- Facilidad de Personalizaciones. Dado que el software lo distribuye directamente los desarrolladores del mismo, se pueden efectuar adaptaciones acorde con las necesidades propias de cada institución. Las adaptaciones se hacen directamente en el código (fuente) no en el objeto; por lo cual que garantiza que su efectividad sea real.

- La flexibilidad de su manejo y calidad de sus reportes. Dado que el software es 100% Windows, se puede migrar desde y hacia el programa con formatos tipo Excel.

3- VALOR DE LA INVERSIÓN:

Item Descripción Valor $1 Licencia para Un servidor (Versión 2010 A Estándar

Multiusuario Plataforma Win)3,000,000

Nota: Si no se va a trabajar las funciones de notas (calificaciones) de todas formas se debe efectuar la matrícula del alumno para control de pagos en cuyo caso se descuenta 1’200.000 o sea que el valor sin funciones de notas es de 1’800.000 (con todas las características contables)

IMPORTANTE:Si las operaciones a personalizar no requieren el desarrollo de funciones nuevas, no se cobra su desarrollo, de lo contrario se debe contratar por aparte dichas adecuaciones.

- Después de la Fecha Válida de la Oferta, los precios pueden variar sin previo aviso.- Precios Fijos no negociables, excepto para módulos nuevos y personalizados- La licencia se entrega por cada equipo de cómputo.- Estos precios solamente incluyen precios de transporte para instalación del

programa y capacitación y puesta en marcha inicial, no incluyen Gastos de Transporte adicionales para fuera de Bogotá

FORMA DE PAGO:

50% Al solicitar la instalación y 50% con cheque a un mes

Si se contratan funciones personalizadas, estas se cobran así:

50% a la firma del contrato respectivo y 50% contra entrega a satisfacción

3- VALOR DE ACTUALIZACIONES

La licencia de uso se entrega por 10 años

- Durante el primer año después de adquirido el módulo, se entregan las actualizaciones que sean del caso sin costo adicional

- Después del primer año, el valor de la actualización es del 30% sobre el valor comercial del módulo al momento de la actualización. Este valor cubre no solamente la actualización sino el soporte. Pero no incluye nuevas funciones o personalizaciones que no se hayan acordado al momento de la compra inicial.

En Interpaciolo Puede Instalar Varias Empresas (Colegios)

El programa tiene restriccione de Acces por medio de Claves

El sistema de Selección de Opciones se efectúa mediante Menús…

Se puede cambiar fácilmente la parametrización Contable y Académica

Puede personalizarse la forma de configuración de Notas y Matrículas…

Tiene parametrización por Modalidades

Se puede parametrizar las Jornadas y / o tipos de formación

Tiene su tabla propia para codificación de Profesores

Tiene la opción para Asignación de profesores a las diferentes asignaturas y para imprimir listados para notas

Los listados son muy importantes para facilitar el trabajo de edición de Notas…

Se pueden crear los cursos que se requieran…

De un curso se pueden crear los grupos que se necesiten…

El programa cuenta con la opción para codificar cualquier Area _Académica

Una vez codificada un Area, se puede codificar cualquier asignatura que dependa de dicho item.

Es posible codificar diferentes periodos de acuerdo a la valoración anual…

InterPaciolo tiene la forma de parametrizar los rangos de Calificaciones en formaDescriptiva y Valorativa.

Se puede codificar observaciones de Grupo (Hechas por el Director de Grupo).

El sistema posee su propia codificación de Observaciones y Recomendaciones a Padres de Familia.

El programa maneja diferentes tipos de valoraciones como Logros, Recomendaciones, Deficiencias y Fortalezas…

Es posible inclusive, codificar las observaciones finales a los alumnos…

Si se maneja el software integrado Académico con la Parte contable, se pueden establecer los Ítems de Matrícula y vincularlos con el curso correspondiente…

El software tiene su propio menú para el manejo de matrículas…

El programa tiene opciones para facilitar la matrícula de alumnos antiguos y Nuevos…

La información solicitada de Acudientes y padres de Familia es muy completa.

En el momento de la matrícula se puede crear/seleccionar el Nit responsable de los pagos y costos académicos

En el momento de la matrícula se pueden establecer los costos educativos y vincularlos con el area contable.

Se puede editar cualquier observación pertinente a la hora de la matrícula…

Una vez el alumno es matriculado, se genera automáticamente el acta de matrícula…

Es posible imprimir desde el sistema el Libro de Matrículas…

4-SOPORTE TÉCNICO

a El programa cuenta con sus respecitos manuales (Generalmente en Formato Word)- b-Para ayudas, se tiene el sistema de ayuda en línea (por pantalla tecla F1)c-Se dicta la capacitación necesaria para la puesta en marcha del sistemad- Se presta Soporte Técnico por teléfono o Internet e- De requerirse o ser indispensable, se efectúan visitas directamente a domicilio

5- FUNCIONES INTEGRALES DEL SOFTWARE CONTABLE/ACADÉMICO

El software es intergral, es decir que integra a través de interfaces; las funciones contables con las administrativas y académicas

Por ejemplo, al elaborar la matrícula del alumno, se genera automáticamente el pago por los diferentes conceptos

En la matrícula se solicitan todos los datos pertinentes Véase los pantallazoa de ejemplo siguientes :

Los costos académicos se pueden programar, observemos algunos de los incluidos :

Tan pronto se genere la matrícula, se puede elaborar el correspondiente recibo de ingreso por matrícula y otros conceptos relacionados

Mensualmente el sistema tiene una función de causación de ingresos, es decir que aquellos rubros que se cobran mensualmente quedan causados en contabilidad para que al momento de elaborar el recibo de ingreso respectivo, se descargue de cuentas por cobrar.

El sistema puede generar un recibo de ingreso normal o uno tipo pos (punto de venta)

Otra característica administrativa / contable importante es la forma como se utiliza el código del alumno.

El código del alumno (denominado código administrativo) se emplea estilo universidad, es decir que tan pronto el alumno se matricula el código queda registrado y será UNICO hasta que el alumno salga de la institución (no se podrá emplear para otro alumno).

Esto facilita la gestión académica y contable, ya que en el momento de la matrícula, también se asigna el nit (persona) responsable de los costos académicos,

Por lo tanto el sistema maneja la identificación del responsable de costos y además maneja el código del estudiante. Esto en la práctica significa que el acudiente puede solicitar un estado de cuenta completo (por nit) o por cada uno de sus acudidos (estudiantes)

Dadas las características anteriores, el sistema es completamente operativo y flexible inclusive para ser adaptado a otros sistemas similares.

En el diseño del sistema, también se puede observar cómo el sistema integra las funciones propiamente académicas (notas, matrículas) con las puramente contables (recibo de ingresos, causación de ingresos)

6- CARACTERÍSTICAS DEL SUB-MÓDULO DE NOTAS

El software Inter_paciolo cuenta con dos sistemas de notas o calificaciones y de ser el caso se puede elaborar otro sistema personalizado de acuerdo a las necesidades de cada institución académica.

- El módulo cuenta con su propia parametrización y configuración general- Trabaja a través de tablas y/o listas codificadas como:

Codificación de Modalidades Codificación de Jornadas y/o Tipos de Formación Codificación de Profesores Codificación de Cursos Codificación de Grupos Codificación de Periodos de Estudio Codificación de Rango de Calificaciones (Codificación con

resultados de Excelente, Sobresaliente, Aceptable, Insuficiente y Deficiente)

Codificación de Observaciones

Codificación de Areas y Asignaturas Codificación de Evaluaciones (Logros, Recomendaciones,

Deficiencias, Fortalezas) Codificación de Alumnos (Dicha codificación se obtiene de las

matrículas)

- Las Areas se pueden clasificar en Materia Normal, Proceso de Desarrollo, Conducta/Disciplina

- Edición de Evaluaciones y Fallas- Edición de Notas- Edición de Observaciones por alumno/periodo- Edición de Notas de Comportamiento y observaciones a padres de familia- Impresión de Boletines parciales y definitivos- Opcionalmente, los informes pueden tener la foto del alumno. (previamente

escaneada y que debe estar en una base de datos con el código del alumno)

El programa además cuenta con una serie de utilidades que facilitan el manejo del módulo como son:

- Facilidad de Importación y exportación (A archivo txt, plano y/o Excel)- Utilidades para creación y actualización de libros de matrículas, libros de notas - Actualización de Registro de Notas- Recalculo de Evaluaciones y notas generales (Calcula Promedio del alumno en el

grupo y en el colegio)- Exporta formatos en Excel para edición de notas, evaluaciones y observaciones por

parte de los profesores- Permite importar datos directamente en formato Excel - Niveles de seguridad para usuarios con funciones de consulta y edición de datos- Facilidades de copias de seguridad y backups- Trabaja en Red - Se puede interconectar con datos de otros módulos y/o empresas instalados en la

aplicación- Los boletines pueden ser impresos en cualquier impresora, pero por razones de

calidad y economía, se recomienda impresora laser.- El papel para imprimir los boletines puede ser preimpreso (parte superior y/o

inferior) o también en hoja en blanco- El programa se entrega con manual del usuario, manual en pantalla, ayudas y

licencia de uso- La aplicación tiene en cuenta la normatividad respectiva, tal como :

Artículo 79 de la Ley 115 de 1994 Artículo 148 de la Ley 115 de 1994 Decreto 0230 del 11 de febrero de 2002 Y otros relacionados con los criterios de evaluación.

El aspecto más importante del módulo es que se puede parametrizar y configurar en forma PERSONALIZADA de acuerdo a los requerimientos Solicitados.

ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA INTER_PACIOLO :

RESEÑA DE LA EMPRESA : SOFT_station

SOFT_station es una empresa de programación Colombiana, gerenciada por el Doctor Hugo Cortés, quien tiene más de 20 años de experiencia en programación de software comercial y educativo. La empresa cuenta con un equipo de profesionales y asesores de diferentes ramas como contaduría, ingeniería de sistemas, economistas, ingenieros electrónicos, y Abogados etc...

Actualmente la empresa se encuentra empeñada en la popularización del Software específico de contabilidad SOFT_station y por ello está ofreciendo uno de los mejores productos integrados en ambiente Windows a un costo moderado y con posibilidades de personalización según el tipo de requerimiento de cada usuario.

Características generales del Programa:

1.- SOFTWARE COLOMBIANO : Es un programa 100% colombiano, lo cual garantiza que se ajusta a las leyes contables vigentes, especialmente a las relativas a impuestos y plan contable. El programa tiene derechos de autor, registrados en el Ministerio del Interior (No. Radicación : 2008045 folio 4 Dir. Nal. Derechos de Autor)

2.- AYUDAS AL USUARIO : Se entrega con manual del usuario, el sistema viene con el sistema de ayudas en línea (por formulario o pantalla) y un curso personalizado para puesta en marcha sin costo adicional. 3.- CARTILLA CONTABLE : Cuenta con tres tipos de planes contables :

- Puc Comercial- Solidario (Cooperativas)- Entidades de Salud

Nota: Para los usuarios que adquieran el Modulo del Sector Público (Módulo Personalizado) se incorpora el Plan del Sector Público

4- LICENCIA PARA INSTALACIÓN DE EMPRESAS:La licencia de uso del programa se entrega para un solo computador, con dicha licencia puede instalar más de 30.000 empresas sin necesidad de claves o restricciones de usuario.Si se desea trabajar en red, se debe adquirir licencia adicional por cada punto de red

5 – PROCESOS ESPECIALES : Efectúa opciones de : Ajustes por inflación mensual, Cierres anuales y cierre de saldos originales. Puede trabajar la contabilidad por varios periodos sin necesidad de cerrar libros contables

6.- OPCIONES DE ASIENTOS : Permite efectuar asientos contables normales y modulares totalmente integrados incluyendo los documentos. Tiene control de balance por

comprobante (no permite guardar definitivamente un movimiento hasta tanto no se logre el balance del asiento contable). La integración contable de los diferentes módulos se efectúa a través de cuentas interfaz. La mayorización contable y agregación por nivel se efectúa automáticamente. Permite imprimir los comprobantes en tiempo real y también guardar comprobantes temporales (no terminados de contabilizar para luego completarlos). También tiene la función de crear comprobantes repetitivos para asientos normales (no modulares ni documentales). Tiene opciones especiales de masificación como : Creación de varios meses, borrado de varios comprobantes etc... 7- IMPUESTOSPermite efectuar registros especiales de impuestos con reportes según rango de fechas así:

- IVA (Cuatro Conceptos: Ventas, Compras, Retención a Terceros y de Terceros)- RETEFUENTE (Dos conceptos: Pasivo, Activo)- ICA (Dos conceptos)- Permite reportar los siguientes certificados: Retefuente, Reteiva, Reteica

8.- FECHA RESTRICTIVA DE PROCESO : Puede restringir el sistema para no permitir la entrada de asientos de periodos o fechas ya reportadas o cerradas oficialmente.

9.- REGISTROS ESPECIALES : Maneja los siguientes tipos de registros especiales: Registro de iva (4 opciones: Iva venta Bienes y Servicios Db, Iva descontable compra de bienes y servicios Cr, Iva retenciones por venta que le practicaron, Iva retenciones que hizo por compras), registro de Impuesto de Industria y Comercio (2 opciones: Ica retenciones que le practicaron, Ica retenciones que hizo), Registro de Retención en la fuente (Débito, Crédito y Salarios), registro de entrada y salida de cheques, entrada y salida de unidades físicas – activos fijos-.

10.- MANEJO DE TERCEROS Y CENTROS DE COSTOS : Facilita el manejo de centros de costos con estructura de árbol según definición en el plan contable, lo mismo que control de pagos e ingresos de terceros por Nit. La codificación de nit se facilita, al efectuarse en un solo formulario, pudiéndose clasificar por proveedor, cliente, empleado etc...

11 OPCIONES DE ANULADO Y BORRADO DE ASIENTOS : Puede borrar y/o anular comprobantes según tipo de comprobante y numeración consecutiva. Tiene opción Multiproceso, es decir que puede borrar un rango de comprobantes de un mismo tipo.

12.- MANEJO DE DOCUMENTACIÓN : Posibilita la elaboración de recibos de ingreso, egreso, caja menor, certificados de retención en la fuente, cotizaciones, facturación por computador o preimpresa ya sea en formato personalizado o en formato prediseñado. También se pueden elaborar y/o contabilizar cheques.

13.- UTILIZADES DE CODIFICACIÓN : Posee un sistema de zonificación y codificación de monedas, formas de pago, listas de precios e identificadores para inventarios. Lo anterior facilita la zonificación de clientes, proveedores, vendedores etc...

14.- NIVELES DE SEGURIDAD DE ACCESO AL SISTEMA : Restringe el acceso de usuarios no autorizados. La autorización del manejo de las diferentes opciones se maneja a través del la personalización de los menús según autorización previa.

15. REPORTES Y CONSULTAS : La información se permite reportar directamente a impresora, a pantalla, previsualización o crear archivos en formato excel. Los reportes más importantes por impresora se pueden sacar con calidad normal (para impresoras de inyección y/o laser) e impresión de calidad baja (para impresión en matriz de punto y/o reportes de prueba y borradores). Además, el usuario puede solicitar la inclusión de reportes e informes especiales de acuerdo con las características propias de cada empresa y actividad económica.

REPORTES MÁS COMUNES : Reporta la mayor parte de los informes contables normales como:

- Libro diario Oficial (Tres tipos de formato)- Comprobante diario de Contabilidad- Libros auxiliares de cualquier cuenta detallada- Libro de Bancos- Balance de Prueba- Estado de Pérdidas y ganancias (Según formato estándar y/o personalizado- Balance contable general y/o detallado- Libro de Inventario y Balance- Libro Mayor- Kárdex por artículo- Reporte de Iva, Ica, y Retefuente según periodo solicitados- Reportes de Centros de Costos y Terceros- Informe de Ventas por vendedor Etc...

16.- RESTRICCIONES DEL SISTEMA : No tiene restricciones en cuanto al número de registros por asiento contable, codificación de inventarios, bodegas, creación de listas de precios, formas de pago, identificadores para inventario etc...

17.- INTEGRIDAD CONTABLE Y DEL SISTEMA : Posee un menú completo de test, lo cual permite verificar en cualquier momento la confiabilidad e integridad de la información contable : - Test de Registros, Movimiento, Plan contable, Cuentas de Ajustes por Inflación, Pagos a Terceros, Movimiento de Centros de Costos, Mayorización, Etc...Además, tiene un mecanismo de indexación y recuperación de información.

Para los usuarios de multiproceso maneja un sistema de mantenimiento de red y un control de acceso a comprobantes, nit y documentos estableciendo reservas de código para evitar errores de duplicación de funciones.

18.- UTILIDADES VARIAS : - Opción para Copias de Seguridad Internas sin comprimir y comprimidas- Configuración personalizada de logotipo de la empresa para pantallas y para

reportes impresos- Calendario/Agenda

- Calculadora- Elaboración de Folios para registro de libros en la Cámara de Comercio- Reporte de Numeración Consecutiva- Borrado de Archivos Temporales- Mantenimiento del sistema y de la red- Indexado y recuperación de Datos- Opción de Aproximación de Cifras- Ambiente amigable, agradable y gráfico

19.- CARACTERISTISCAS DE EQUIPO REQUERIDO : - Computador Pentium o equivalente, Procesador 1Gb- Sistema operativo Xp o superior- Tarjeta de Video y Monitor Super Vga Color con resolución 640x480 Pixeles- Ram 2 Gb- Unidad Cd- Rom (para instalación y actualizaciones, preferiblemente quemador

para copias de seguridad externas)- Disco duro con 5 Gb mínimo libres (Se necesita espacio adicional para copias de

seguridad internas)- Periférico Microsoft Mouse o compatible- Drive de 3½ pulgadas de Alta densidad- Dispositivo para copias de seguridad externas que pueden ser sustituido por

quemador para cd o disco duro adicional (o computador en red)- Impresoras (Preferiblemente laser o de inyección y carro ancho) pero también se

pueden efectuar reportes con impresoras de matriz de punto

Nota : si se necesita emplear un servidor con varias terminales, se requiere que el servidor tenga la máxima potencia posible (preferiblemente tipo Intel coreldual 4. Gb de ram). Esto con el fin de no agilizar los procesos de las terminales.

20.- POLÍTICAS DE LICENCIAMIENTO : Las versiones ofrecidas son: Estándar, Académica (Para estudiantes y entidades educativas), Demo (Shareware) en calidad de demostración, Oem (para equipo de cómputo nuevo). Se puede adquirir la versión monousuario (para un solo equipo de computo) o MULTIUSUARIO para trabajo en red. La licencia de uso se otorga por cada equipo

21.- INCLUSIÓN DEL PAQUETE : El paquete se entrega con :- Cd de instalación- Licencia de Uso Legalizada- Resumenes del Manual del usuario (Formato Word)- Curso de entrenamiento cuya intensidad depende del No. De Módulos Adquiridos

Para tomar la capacitación, el usuario debe tener conocimientos básicos de :

- Introducción a los computadores y sistema operativo Windows - Contabilidad Manual a nivel básico e intermedio

Si el usuario no cumple con dichos requisitos, debe tomar los cursos de entrenamiento pertinentes cuyo costo no está incluido en la presente cotización

22.- GARANTIA DE FÁBRICA : El software se encuentra suficientemente probado y ha pasado por controles de calidad y seguridad estándar. Se garantiza la consistencia y estabilidad del paquete.

1. La garantía es de 1 año acorde con el tipo de licencia de uso otorgada y el manual del usuario.

2. El programa requiere actualización de tablas Retefuente Anualmente3. Las actualizaciones de ley se entregan sin costo adicional durante el primer

año4. Soporte telefónico sin costo adicional5. Después del primer año de garantía, si se desean actualizaciones del

programa, se cobra el 30% del costo actualizado.

Nota : Los costos de desplazamiento de nuestro personal fuera de la ciudad de Bogotá corren por cuenta del usuario

23. HERRAMIENTA DE DESARROLLO : El software se encuentra desarrollado en uno de los motores de bases de datos más poderosos del mercado, como lo es FOXPRO de MICROSOFT

MODULO DE CONTABILIDAD :

HERRAMIENTA DE DESARROLLO : El software se encuentra desarrollado en uno de los motores de bases de datos más poderosos del mercado, como lo es VISUAL FOXPRO de MICROSOFT

CARTILLA CONTABLE : Cuenta con tres tipos de planes contables : - Puc Comercial- Solidario (Cooperativas)- Entidades de Salud

Nota: Para los usuarios que adquieran el Modulo del Sector Público (Módulo Personalizado) se incorpora el Plan del Sector Público

AYUDAS AL USUARIO : Se entrega con manual del usuario, el sistema viene con el sistema de ayudas en línea (por formulario o pantalla)

LICENCIA PARA INSTALACIÓN DE EMPRESAS: La licencia de uso del programa se entrega para un solo computador, con dicha licencia puede instalar más de 30.000 empresas sin necesidad de claves o restricciones de usuario.

Si se desea trabajar en red, se debe adquirir licencia adicional por cada punto de red

PROCESOS ESPECIALES : Efectúa opciones de : Ajustes por inflación mensual, Cierres anuales y cierre de saldos originales. Permite entrar los saldos originales de cuentas auxiliares discriminado por terceros (ya sea Balance General o Balance de Prueba). Puede trabajar la contabilidad por varios periodos sin necesidad de cerrar libros contables.

OPCIONES DE ASIENTOS : Permite efectuar asientos contables normales y modulares totalmente integrados incluyendo los documentos. Tiene control de balance por comprobante (no permite guardar definitivamente un movimiento hasta tanto no se logre el balance del asiento contable). La integración contable de los diferentes módulos se efectúa a través de cuentas interfaz. La mayorización contable y agregación por nivel se efectúa automáticamente. Permite imprimir los comprobantes en tiempo real y también guardar comprobantes temporales (no terminados de contabilizar para luego completarlos). También tiene la función de crear comprobantes repetitivos para asientos normales (no modulares ni documentales). Tiene opciones especiales de masificación como : Creación de varios meses, borrado de varios comprobantes etc...Facilita el cambio de conceptos (Detalle del Asiento) antes o después de guardado el comprobante. IMPUESTOS : Permite efectuar registros especiales de impuestos con reportes según rango de fechas así:

- IVA (Cuatro Conceptos: Ventas, Compras, Retención a Terceros y de Terceros)- RETEFUENTE (Dos conceptos: Pasivo, Activo)- ICA (Dos conceptos)- Permite reportar los siguientes certificados: Retefuente, Reteiva, Reteica

FECHA RESTRICTIVA DE PROCESO : Puede restringir el sistema para no permitir la entrada de asientos de periodos o fechas ya reportadas o cerradas oficialmente.

REGISTROS ESPECIALES : Maneja los siguientes tipos de registros especiales: Registro de iva (4 opciones: Iva venta Bienes y Servicios Db, Iva descontable compra de bienes y servicios Cr, Iva retenciones por venta que le practicaron, Iva retenciones que hizo por compras), registro de Impuesto de Industria y Comercio (2 opciones: Ica retenciones que le practicaron, Ica retenciones que hizo), Registro de Retención en la fuente (Débito, Crédito y Salarios), registro de entrada y salida de cheques

MANEJO DE TERCEROS Y CENTROS DE COSTOS : Facilita el manejo de centros de costos con estructura de árbol según definición en el plan contable, lo mismo que control de pagos e ingresos de terceros por Nit. La codificación de nit se facilita, al efectuarse en un solo formulario, pudiéndose clasificar por proveedor, cliente, empleado etc...

La codificación de Nit cumple con los requerimientos establecidos por la DIAN para Reporte de Medios Magnéticos tales como : Clasificación del Tipo de Nit, Desagregación del Tercero por Apellidos y Nombres, Especificación de Código Divipola (División Político Administrativa de los Departamentos, Municipios y Poblados)

OPCIONES DE ANULADO Y BORRADO DE ASIENTOS : Puede borrar y/o anular comprobantes según tipo de comprobante y numeración consecutiva. Tiene opción Multiproceso, es decir que puede borrar un rango de comprobantes de un mismo tipo.

NIVELES DE SEGURIDAD DE ACCESO AL SISTEMA : Restringe el acceso de usuarios no autorizados. La autorización del manejo de las diferentes opciones se maneja a través del la personalización de los menús según autorización previa.

REPORTES Y CONSULTAS : La información se permite reportar directamente a impresora, a pantalla, previsualización o crear archivos en formato excel. Los reportes más importantes por impresora se pueden sacar con calidad normal (para impresoras de inyección y/o laser) e impresión de calidad baja (para impresión en matriz de punto y/o reportes de prueba y borradores). Además, el usuario puede solicitar la inclusión de reportes e informes especiales de acuerdo con las características propias de cada empresa y actividad económica.

REPORTES CONTABLES MÁS COMUNES : Reporta la mayor parte de los informes contables normales como:

- Libro diario Oficial (Cinco tipos de formato)- Comprobante diario de Contabilidad- Libro Cuenta /Comprobante- Libros auxiliares de cualquier cuenta detallada- Libro de Bancos- Balance de Prueba- Estado de Pérdidas y ganancias Detallado, (Según formato estándar y/o

personalizado)- Balance Acumulado Mensual- Balance contable general y/o detallado- Libro de Inventario y Balance- Libro Mayor y Balance (Cuatro Formatos)- Movimiento de Saldos originales y Mayorizado- Movimiento de Ajustes por Inflación y Cierres Anuales- Reporte de Iva, Ica, y Retefuente según periodo solicitados y de sus Certificados- Reportes de Centros de Costos y Terceros- Consulta y Reportes de Movimiento y Acumulado en el Mayor, con las siguientes

Característicaso Filtrado de Meses con Asientoso Puede seleccionar Fecha Desde / Hastao Filtros por Cuenta, Nit, Tipo de Comprobante, Comprobante, Valor de

Movimiento (Db, Cr), Documento, No. Cheque, Base Gravable, Centro de

Costos, Concepto, Según Lista de Tipos de Comprobantes, Según Lista de Cuentas Auxiliares,

o Permite Reportar en Pantalla, Archivo excel o Impresora.o Puede Reportar Movimiento y Mayorizado de una cuenta General

- Reportes de Terceros: Balance de Prueba, Estado de Cuenta, Auxiliar por Cuenta, Etc...

- Permite la elaboración de Folios para registro de libros en la Cámara de Comercio- Reporte de Numeración Consecutiva (Consecutivos)- Reportes de Listas Precodificadas y Personalizadas de Usuario- Reportes de configuración y parametrización de Empresa- Reportes de Codificación de Plan Contable, Nits, Centros de Costos, etc...- Reportes de Paag (Ajustes por Inflación)

RESTRICCIONES DEL SISTEMA : No tiene restricciones en cuanto al número de registros por asiento contable, codificación de inventarios, bodegas, creación de listas de precios, formas de pago, identificadores para inventario etc...

INTEGRIDAD CONTABLE Y DEL SISTEMA : Posee un menú completo de test, lo cual permite verificar en cualquier momento la confiabilidad e integridad de la información contable : - Test de Registros, Movimiento, Plan contable, Cuentas de Ajustes por Inflación, Pagos a Terceros, Movimiento de Centros de Costos, Mayorización, Etc...Además, tiene un mecanismo de indexación y recuperación de información.Posee un sistema de auditoría de Consecutivos para Comprobantes

Para los usuarios de multiproceso maneja un sistema de mantenimiento de red y un control de acceso a comprobantes, nit y documentos estableciendo reservas de código para evitar errores de duplicación de funciones.

- UTILIDADES VARIAS : - Opción para Copias de Seguridad Internas sin comprimir y comprimidas- Configuración personalizada de logotipo de la empresa para pantallas y para

reportes impresos- Calendario/Agenda- Calculadora- Borrado de Archivos Temporales- Mantenimiento del sistema y de la red- Indexado y recuperación de Datos- Opción de Aproximación de Cifras- Ambiente amigable, agradable y gráfico

FUNCIONES GENERALES DE TENEDURÍA DE LIBROS: En el módulo contable básico puede efectuar las siguientes transacciones:

a.- Asientos Normalesb.- Asientos Con Registros Especiales (Opciones para Registros Especiales)c.- Asientos con Registros del Módulo de Cuentas por Pagar y/o Cuentas por

Cobrar (Documentos de Cuentas por Pagar y Por Cobrar)d.- Asientos con Registros del Módulo Inventarios (Movimiento de

Inventarios)e.- Asientos con Registros del Módulo Tesorería

Los Asientos Con Registros Especiales son aquellos que tienen determinadas características o datos adicionales tales como :

- Retención en la Fuente- Impuesto Sobre las Ventas- Impuesto de Industria y Comercio- Cheques (Registro de Entradas y Salidas de Cheques)- El código contable maneja hasta 14 dígitos (8 niveles de desagregación)- Produce reportes por pantalla (tablas), pre-impresión, impresión y en

formato excel - Tiene utilidades generales de mantenimiento como copias de seguridad,

indexado y reindexado de bases de datos.- Puede manejar un número prácticamente indefinido de contabilidades

en un mismo equipo de cómputo - La grabación de asientos contables se realiza mediante el principio de

balance contable por transacción para evitar descuadres- No tiene limitación en cuanto al No. De registros por asiento contable- Permite la personalización de logotipos de la empresa para pantalla y

reportes impresos- En el proceso de generación de asientos, permite crear nit, adicionar

cuentas al plan contable, Modificación de comprobantes no modulares.- Cuenta con la función de crear asientos repetitivos y temporales

UTILIZADES DE CODIFICACIÓN : Posee un sistema de zonificación y codificación de monedas, formas de pago, listas de precios e identificadores para inventarios. Lo anterior facilita la zonificación de clientes, proveedores, vendedores etc...

MANEJO DE DOCUMENTACIÓN : De acuerdo a los Módulos Adquiridos, posibilita la elaboración de recibos de ingreso, egreso, caja menor, certificados de retención en la fuente, cotizaciones, facturación por computador o preimpresa ya sea en formato personalizado o en formato prediseñado. También se pueden elaborar y/o contabilizar cheques.

MÓDULO DE DOCUMENTOS :

Permite configurar, contabilizar e imprimir directamente y en tiempo real; recibos de Ingreso, Egreso y Caja Menor

Si se tienen los módulos de Cartera (Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar), posibilita el cruce de cuentas con opciones modulares.

MODULOS DE CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR :

- Trabaja a tres niveles: Documento, Cuenta y Cuota de pagoPermite efectuar las siguientes operaciones básicas:

- Entrar Saldos Originales- Crear un Documento- Debitarlo- Acreditarlo- Redistribuir las cuotas de pago- Cancelar varios documentos (Opción Multidocumento)

En el Módulo de Cuentas por Cobrar se pueden calcular/causar los intereses de mora automáticamente

En el módulo de Cuentas por Cobrar se pueden trabajar amortizaciones, con las siguientes opciones:

- Codificación de Nits- Codificación de Rubros- Establecimiento de Cuuotas por nit/código admón./rubro- Acusación de Rubros

MODULO DE NOMINA

- Codificación según nit de Empleados, Vendedores, Entidades de Salud, Fondos de Empleados, Bancos para Nómina, Cajas de Compensación y Empleados (Relación Laboral)

- Permite la parametrización de los compenentes variables de nómina como recargo por horas extras, porcentajes de aportes a Cajas de Compensación, Sena, ICBF etc...

- Las condiciones laborales por empleado trabaja las principales características de los items que influyen en la nómina como afiliación a fondos de pensión, Administradoras de Riesgos, Entidades Promotoras de salud, fondos de Empleados Etc... La codificación de los empleados trabaja los centros de costos y otras variables especificas por nit.

- Se pueden parametrizar diferentes componentes devengados/deducidos como La retención en la fuente, Subsidio de Transporte etc...

- Calcula automáticamente los diferentes item devengados/deducidos y permite editarlos después del cálculo, con el fin de especificar valores especiales.

- Se puede elaborar la Pre-Nómina con base en una ya elaborada previamente o realizarla totalmente nueva.

- Tiene una amplia gama de reportes ya sea directamente a impresora – pre-impresión y exportación en formato para excel

- Las adaptaciones de Nómina Generales (no personalizadas) no tienen ningún costo en los primeros tres meses después de la fecha de la licencia de uso.

Nota: La integración contable es personalizada, ya que cada empresa debe establecer los parámetros generales, cuentas y condiciones contables (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Terceros, Causación etc...)

MODULO DE FACTURACIÓN POR COMPUTADOR Y/O PREIMPRESA

Este módulo permite configurar y efectuar el registro contable e imprimir las facturas por computador o en forma preimpresa (papel). Desagrega ítems como anticipos, iva, retefuente, reteica. En combinación con los módulos de inventarios e intangibles permite desagregar los bienes y/o servicios facturados.

FACTURACIÓN EN PAPEL (PREIMPRESA)

FACTURACIÓN POR COMPUTADOR:

Para facturar por computador se requiere de la autorización de la DIAN que tiene los siguientes elementos:

- Numero inicial- Numero Final - Prefijo (opcional)- Fecha de la Resolución- Número de Resolución

Dada la legislación existente en materia de facturación por computador, se requiere discriminar los conceptos facturados; ya sean bienes o servicios, por lo tanto se este módulo se debe trabajar conjuntamente con los de inventarios e intangibles (servicios)

Tiene las funciones básicas de facturación y emite el combrobante diario, el cual se debe imprimir al finalizar la jornada diaria. También reporta el Medio magnético.

Se rige por la legislación aplicable para el caso, como :

- Resolución 5709 de 1996- Resolución 3878 de 1996- Decreto No. 1165 de 1996- Decreto No. 1094 de 1996- Resolución No. 6305 de 1998- Decreto No. 1798 de 1990- Resolución No. 4022 de 1998- Resolución No. 2022 de 1997

Para el caso de entidades que facturen ingresos recibidos para terceros – como el caso de las inmobiliarias –; el sistema permite imprimir documentos diferentes al formato tradicional de facturación propia.

MODULO DE INVENTARIOS : Los Asientos con Registros del Módulo Inventarios principales manejados son:

- Entradas de mercancía: Compras Devolución en Ventas Otras Entradas (Ajustes)

- Salidas de Mercancía: Ventas Devolución en Compras Otras Salidas (Ajustes)

- Revalorización de Inventarios

- Traslado entre Bodegas

MODULO DE INTANGIBLES (SERVICIOS) :

Permite parametrizar y codificar los servicios, los cuales se pueden facturar.Tiene opción de editar descripción extensa de servicios.

MODULO DE PRESUPUESTO

Permite editar el presupuesto proyectado mensual y proyectarlo a través de un factor de expansión anual. Compara el presupuesto proyectado con el ejecutado.

LISTADO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA “INTER_PACIOLO” DE SOFTSTATION.

El software no solamente se distribuye para instituciones educativas, sino que cubre gran parte de los sectores económicos:

A continuación referenciamos varios de nuestros actuales usuarios

- Colegio Gimnasio el Lago Tel.430 30 83- Colegio Sagrado Corazón. Tel 783 98 90 - - Coopensionados, Pedro Martín (Gerente), Yenny Bohórquez (Contadora)

Dirección: Cra 7 No. 17 Of 735, Tel. 342 00 18, 283 96 80- Service Master (Lavandería), Pastor Barbosa, Gerente

Dirección: Tels.625 64 39 – 258 59 67- Grupo Industrial Metalmecánico Ltda. Tels. 2519811-2243132

Dirección : Calle 70 No. 73 A-75/83- Asotransnorte, Bogotá (Transporte de Carga), Manuel Gonzalez, Tel 337 8012

Dirección: Clle 10 -42-38 - Gimnasio El Lago, Tels 43 03083,Dirección : Calle 74 A No. 73ª-85 - Cootracom (Cooperativa Trabajadores Iserra,100) Ramiro Serna. Tel

Dirección : Cra 15 No. 123-30 Of. 403 Unicentro. Tel 629 86 73- 629 86 74- Comunicaciones Cia Ltda.. Nelson Enrique Olaya Rodríguez. Tel 481 0018 -340

53 22 - Alexander Velez, Tarjetas Prepago. Tel 370 39 74 – 311 513 05 49

Germar Gmg Ltda.. Diag. 115 A No. 70 B -17 Tel 613 5499 – 311 537 9639- Eduardo Bermúdez López (Comercialición de Productos Lácteos) Tel 2 900 950- Precooperativa de Trabajadores Asociados, Ludogara, Tel. 620 68 58, - Precooperativa de Trabajadores Asociados Homoludens, Tel. 428 06 66- Precooperativa de Trabajadores Asociados Osapi, Tel. 313 34 58

- María Auxiliadora Cabrera, Contadora, Tel. 433 08 95- Geoadinpro Ltda., Tel. 545 97 88- Daira Grised Gamino Garcìa, Contadora, Tel. 689 04 80- Conjunto Residencial Primavera (Manzana 14), Tel. 401 50 38- AGP, Ingeniería E.U., Margarita Rodríguez Perdomo, Tel. 2358164- System Net Ingeniería Ltda.. Javier A. Hernández Campos, Tel. 228 18 69- Maribel Molina Cuplle, Contadora, Tel. 276 92 70- Luis Germán Romero Ramos, Contador, Tel. 624 34 70- Inversiones Satélite Ltda.. Tel. 245 42 70- Federico Cepeda, Contador, Tel. 226 13 97- Alianza de Propiedad Ortiz Bonilla Ltda. (Inmobiliaria) Tel. 263 21 23- María Consuelo Roa (Contadora Propiedad Horizontal) Tel. 549 04 84- Alimentos Naturales Nutripharma Ltda.. Tel. 224 45 16- Fundación Laudes Infantis. Tel. 342 09 34- José Isai Vasquez (Contador) Tels: 288 41 81 – 288 43 58 – 615 67 41- Rosalva Melo Ríos (Contadora) Tels. 436 2021 – 415 809 1242- Gineco Ltda. (Centro Médico) Tel. 760 01 50 Duitama (Boyacá)- Colombia Educando Ltda. (Material Didáctico) Tel. 274 6560- Alberto Guzmán (Contador) 2 790 392- Miguel Enrique Diaz Moreno, Contador, Tel. 6794615- Sociedad Nal. De Amigos Empresarios SONAEMPRESS. Tel. 245 71 01- Alianza de Propietarios Ortiz B (Copropiedad). Tel. 612 05 65- Astrid Diaz. (Contadora), Tel 527 56 63

OTROS ASPECTOS IMPORTANTES DE LA PROPUESTA:

- El software es totalmente legal, por lo tanto se entrega licencia de uso y manual del usuario, conjuntamente con las ayudas de pantalla respectivas.

- El sistema puede adaptase para vincular la codificación de los estudiantes con el Nit del acudiente y generar automáticamente la acusación de ingresos en cuentas por cobrar, por diferentes conceptos como : Matrícula, Pensión, Otros conceptos (no importa la cantidad) como transporte, alimentación, etc... El sistema puede generar el recibo de ingreso y ser adaptado a un estilo PUNTO DE VENTA en el cual el recibo de pago (o de ingreso) salga con formato especializado, descargando de cartera el valor recaudado.

- El sistema también puede calcular intereses de mora por ciertos conceptos y cargarlos a cartera.

- El sistema puede tener otras personalizaciones de acuerdo a los requerimientos del Usuario.

- Una vez entregado el aplicativo con las adaptaciones expresamente solicitadas, se da una garantía de un año, pero la licencia de uso se entrega por 10 años.

- Después de entregado el software con las personalizaciones del caso, cualquier otra modificación tiene un costo adicional que será acordado entre las partes. Por ello es conveniente que desde un comienzo se determinen claramente cuales son las adaptaciones que se requieren puesto que las no expuestas desde el principio serán cobradas por aparte ya que requieren adaptaciones posteriores.

OFERTA VÁLIDA : 15 Días Calendario

DEMOSTRACIÓN DE SOFTWARE :

El programa puede ser visto en calidad demo, para ello se debe solicitar cita previa.Para mayor información, favor comunicarse con

“SOFT_station”: HUGO ORLANDO CORTES H: Av. caracas No. 33-50 Piso 2Tel 2 32 75 09 – Celular 311 20 81 603

E-mail pesfom@yahoo.comPágina Web : http://www.interpaciolo.com

En espera de poderles contribuir en la sistematización de su empresa,

Att:

Hugo Orlando CortésGerente