programa de acceso y calidad de la educaciÓn superior ... · el nivel de educación superior,...
TRANSCRIPT
0
PROGRAMA DE ACCESO Y CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR
MANUAL OPERATIVO (CAPÍTULOS ECOSISTEMA
CIENTÍFICO)
Septiembre de 2017
1
DICCIONARIO DE ABREVIACIONES Y ACRÓNIMOS
ACCES: Acceso con Calidad a la Educación Superior
ACTI: Actividades de ciencia, tecnología e innovación
BANCOLDEX: Banco de desarrollo empresarial
BIRF: Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
CNA: Consejo Nacional de Acreditación
COLCIENCIAS: Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación
CTeI: Ciencia, Tecnología e Innovación
CUIF: Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión
DFI: Dirección de Fomento a la Investigación
DNP: Departamento Nacional de Planeación
IES: Instituciones de Educación Superior ICETEX: Instituto Colombiano de Crédito
Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior
INNPULSA: Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial del Gobierno Nacional
IFR: Informes Financieros Internos
EEP: Entidad Ejecutora del Programa
EGBM: Equipo de Gestión de Banca Multilateral
FFJC: Fondo Francisco José de Caldas
MEN: Ministerio de Educación Nacional
MIDE IDI: Modelo de Indicadores del desempeño de la Educación. Investigación,
Docencia e Internacionalización
MINCIT: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
MOP: Manual Operativo del Programa
OAP: Oficina Asesora de Planeación
ORI: Oficina de Relaciones Internacionales
PACES: Programa de Acceso y Calidad de la Educación Superior
PND: Plan Nacional de Desarrollo
2
POAI: Plan Operativo Anual de Inversiones
PPI: Plan de Pueblos Indígenas
PUC: Plan Único de Cuentas Financiero
ROA: Retorno sobre los Activos
ROE: Retorno sobre el patrimonio
SISBEN: Sistema de Potenciales Beneficiarios para programas sociales
SNCCTI: Sistema Nacional de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación
TIC: tecnologías de la información y la comunicación
VCC: Vicepresidencia de Crédito y Cobranza
VFA: Vicepresidencia de Fondos en Administración
VFN: Vicepresidencia Financiera
VOT: Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología
UCP: Unidad Coordinadora del Programa
3
4
Tabla de Contenido
DICCIONARIO DE ABREVIACIONES Y ACRÓNIMOS .............................................................................. 1
CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA PACES ...................................................... 11
2.1. Antecedentes ......................................................................................................................... 11
2.2. Justificación del Programa ..................................................................................................... 13
2.3. Objetivo general del Programa .............................................................................................. 16
2.4. Componentes ......................................................................................................................... 16
CAPÍTULO 3. ARREGLOS INSTITUCIONALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PACES ........................ 18
3.1. Entidades participantes .......................................................................................................... 18
3.2. Esquema organizacional ........................................................................................................ 18
3.3.1. Gerencia del Programa ................................................................................................... 21
3.3.2. Unidad Coordinadora de Programa ................................................................................ 21
3.3.3. Nivel operativo del Programa .......................................................................................... 25
3.4. Marco de operación para Colombia Científica ....................................................................... 29
3.4.1. Convenio Interadministrativo Marco ................................................................................ 29
3.4.2. Convenio Especial de Cooperación (tripartito) ................................................................ 30
3.4.3. Contratos Derivados ........................................................................................................ 32
CAPÍTULO 5. COMPONENTE 2. FONDOS CONCURSABLES PARA INVESTIGACIÓN, DESARROLLO
EXPERIMENTAL, TECNOLÓGICO O INNOVACIÓN (ECOSISTEMA CIENTÍFICO) .................................. 33
5.1. Descripción ............................................................................................................................. 33
5.2. Objetivo general ..................................................................................................................... 34
5.3. Objetivos específicos ............................................................................................................. 34
5.4. Convocatoria y componentes ................................................................................................. 34
5.4.1. Dirigido a ......................................................................................................................... 35
5.4.2. Requisitos ........................................................................................................................ 36
5.4.3 Condiciones inhabilitantes ................................................................................................ 40
5.4.4 Duración y financiación .................................................................................................... 40
5.4.5 Focos estratégicos y retos ............................................................................................... 40
5.4.6 Contenidos del programa ................................................................................................. 43
5.4.7 Procedimiento de inscripción ........................................................................................... 50
5.4.8 Criterios de evaluación ..................................................................................................... 52
5.4.9 Procedimiento de evaluación ........................................................................................... 78
5.4.10 Conformación del Banco de elegibles ............................................................................ 80
5.5. Descripción de productos y resultados esperados ................................................................ 81
5.6. Contratación de beneficiarios ................................................................................................. 92
5.7. Seguimiento a la ejecución. ................................................................................................... 93
5.6. Evaluación final y liquidación ................................................................................................. 94
CAPÍTULO 6. COMPONENTE 3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ................................................ 96
6.1. Objetivo del componente........................................................................................................ 96
6.2. Subcomponente 3.1. Gestión y monitoreo del Programa ...................................................... 96
5
6.3. Subcomponente 3.2. Desarrollo de capacidades y sostenibilidad ........................................ 96
6.3.1. Core Bancario.................................................................................................................. 96
6.3.2. Nuevas alianzas .............................................................................................................. 97
6.3.3. Innovación financiera ...................................................................................................... 97
6.3.4. Consejería académica ..................................................................................................... 97
6.3.5. Evaluación de resultados y/o Impacto ............................................................................ 98
CAPÍTULO 7. GESTIÓN FINANCIERA .................................................................................................. 99
7.1. Manejo de los recursos del Programa ................................................................................... 99
7.1.1. Costo y fuentes de financiación ...................................................................................... 99
7.1.2. Programación presupuestal ............................................................................................ 99
7.1.3. Flujo de recursos y desembolsos .................................................................................. 100
7.1.3.1 Métodos de desembolso ............................................................................................. 100
7.1.3.2 Cuenta designada ....................................................................................................... 100
7.1.4. Gastos elegibles para financiación con cargo a los recursos del Banco Mundial ........ 101
7.1.5. Procedimiento para solicitud de desembolsos .............................................................. 101
7.1.6 Procedimiento para justificación de gastos por concepto de anticipos.......................... 104
7.1.7. Contrapartida y cofinanciación ...................................................................................... 104
7.2 Sistema de administración y control de gestión .................................................................... 105
7.2.1. Objetivos ........................................................................................................................ 105
7.2.2. Planificación del Programa ............................................................................................ 105
7.2.3. Estructura organizacional financiera ............................................................................. 105
7.2.4. Diseño y control de presupuesto ................................................................................... 107
7.2.5. Sistema financiero ......................................................................................................... 108
7.2.6. Contabilidad................................................................................................................... 110
7.2.7. Tesorería ....................................................................................................................... 112
7.2.8. Informes financieros del programa ................................................................................ 112
7.2.9. Conciliaciones con las IES – Componente 1 ................................................................ 115
7.2.10 Gestión documental ..................................................................................................... 116
7.2.11. Auditoría y control interno del Programa ..................................................................... 116
CAPÍTULO 8. SALVAGUARDAS ......................................................................................................... 119
8.1. Antecedentes sobre las Políticas de Salvaguardas del Banco Mundial .............................. 119
8.2. La Política Operacional OP 4.10 de Pueblos Indígenas y su activación en PACES ........... 119
8.3. El Plan de Pueblos Indígenas de PACES ............................................................................ 120
8.3.1. Objetivo general del PPI ................................................................................................ 123
8.3.2. Objetivos específicos del PPI ........................................................................................ 123
8.3.3 Seguimiento a la implementación del PPI ...................................................................... 123
CAPÍTULO 9. ADQUISICIONES .......................................................................................................... 124
9.1. Marco legal ........................................................................................................................... 124
9.2. Métodos de adquisición ........................................................................................................ 124
9.3. Subcomponentes ICETEX ................................................................................................... 126
9.4. Subcomponente Ecosistema Científico ............................................................................... 126
6
9.4.1 Esquema organizacional de las adquisiciones .............................................................. 126
CAPÍTULO 10. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PACES ................................................................... 138
10.1. Monitoreo integral de PACES ............................................................................................ 138
10.1.1. Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones ................................................. 138
10.1.2. Monitoreo de la gestión y resultados .......................................................................... 140
10.3. Informes obligatorios .......................................................................................................... 143
10.3.1. Informes trimestrales de indicadores .......................................................................... 143
10.3.2. Informes semestrales de gestión y resultados ............................................................ 144
10.3.3. Informe de cierre del Programa................................................................................... 144
10.4. Evaluación del Programa ................................................................................................... 144
10.5. Coordinación, actores y responsables del monitoreo ........................................................ 145
LISTA DE ANEXOS ............................................................................................................................ 147
7
8
ÍNDICE DE GRÁFICAS
Gráfica 1 Esquema Organizacional Programa PACES ........................................................................ 20
Gráfica 2 Esquema operativo Ecosistema Científico ......................................................................... 26
Gráfica 3 Conformación de Ecosistemas Científicos. Alianzas .......................................................... 36
Gráfica 4 Conformación Equipo Ejecutor de la propuesta del programa. ........................................ 39
Gráfica 5 Diagrama de flujo del proceso de evaluación. ................................................................... 79
Gráfica 6 Flujo de recursos a las Alianzas ........................................................................................ 100
Gráfica 7 Estructura Financiera COLCIENCIAS ................................................................................. 106
Gráfica 8 Estructura IES Ancla - Alianzas ......................................................................................... 107
Gráfica 9 Estructura gestión de adquisiciones COLCIENCIAS .......................................................... 127
Gráfica 10 Variables a verificar mediante el monitoreo a la gestión .............................................. 139
Gráfica 11 Variables a verificar mediante el monitoreo de resultados .......................................... 141
9
10
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Criterios de evaluación componente Técnico Científico Presupuestal ................................ 53
Tabla 2 Puntajes por criterio ............................................................................................................. 54
Tabla 3 Criterios de evaluación componente Fortalecimiento Institucional .................................... 54
Tabla 4 Categorías de evaluación para evaluadores componente Técnico Científico ...................... 64
Tabla 5 Categorías de evaluación para evaluadores componente Fortalecimiento Institucional .... 67
Tabla 6 Categorías de evaluación para evaluadores ......................................................................... 69
Tabla 7 Valor Cobertura por Departamento ..................................................................................... 71
Tabla 8 Subcriterio Capacidad y Calidad de las Instituciones .......................................................... 72
Tabla 9 Integralidad Nuevos Investigadores ..................................................................................... 75
Tabla 10 Coherencia plan de fortalecimiento ................................................................................... 77
Tabla 11 Productos Investigación y Desarrollo ................................................................................. 83
Tabla 12 Productos Desarrollo Tecnológico e Innovación ................................................................ 84
Tabla 13 Productos Apropiación Social ............................................................................................. 86
Tabla 14 Formación de Recurso Humano ......................................................................................... 88
Tabla 15 Ponderación Productos Fortalecimiento Institucional ....................................................... 90
Tabla 16 Costos programa PACES ..................................................................................................... 99
Tabla 17 Recursos contrapartida PACES ......................................................................................... 104
Tabla 18 Métodos para la realización de adquisiciones ................................................................. 126
Tabla 19 Gastos elegibles y categorías de gastos............................................................................ 131
Tabla 20 Métodos de adquisición para Bienes y Servicios de No Consultoría ................................ 133
Tabla 21 Métodos de revisión previa y posterior ........................................................................... 134
Tabla 22 Métodos de adquisición para servicios de consultoría .................................................... 134
Tabla 23 Métodos de revisión previa y posterior ........................................................................... 136
11
CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA PACES
2.1. Antecedentes
El país ha venido tomando cada vez mayor conciencia de la necesidad de fortalecer la educación superior y el desarrollo de actividades de ciencia, tecnología e innovación como estrategia para generar una economía más sofisticada, productiva y competitiva.
Así las cosas, el país ha realizado importantes esfuerzos para impulsar políticas e instrumentos sectoriales, en el ámbito de la demanda y la oferta de la educación y del fortalecimiento de la ciencia, tecnología y la innovación. Esfuerzos que si bien son importantes, se les debe dar continuidad para lograr un verdadero impacto en el desarrollo económico y social del país en el mediano y largo plazo.
En materia de la demanda de la educación superior, la cobertura ha aumentado en los últimos años, pasando de 37,1% en 2010 a 51,5% en 2016. El Proyecto de Acceso con Calidad a la Educación Superior – ACCES, creado desde 2002, ha sido un instrumento fundamental en la ampliación del acceso a la educación superior mediante líneas de financiamiento de largo plazo. En 2007 se le dio continuidad al proyecto, y mediante el Conpes 3496 de ese año se autorizó la contratación de una operación de crédito público con la Banca Multilateral hasta por US$ 500 millones, destinados a financiar parcialmente el Programa Acceso con Calidad a la Educación Superior en Colombia, originalmente planeado en dos fases, de la cual se ejecutó la primera fase del proyecto ACCES II (Fase 1), con US$ 300 millones ejecutados hasta 2013.
La incorporación de estos recursos se orientó a otorgar 170.000 créditos nuevos (durante los siguientes 6 años a la aprobación de la contratación), de los cuales 110.000 debían ser cupos nuevos, priorizando a los estudiantes de la Red Unidos (en su momento Red Juntos), la población de niveles 1 y 2 de SISBEN II, y los estudiantes de programas técnicos y tecnológicos. Estos recursos se dirigieron igualmente a financiar cerca de 900.000 desembolsos correspondientes a las renovaciones sucesivas de los créditos semestrales durante todo el programa de estudios de cada beneficiario.
La segunda fase del proyecto ACCES II, involucró la ejecución de US$200 millones provenientes del crédito con el Banco Mundial, completando de esta forma el desarrollo del proyecto ACCES en su totalidad. Con esta segunda fase se han beneficiado a 2016 cerca de 116 mil nuevos estudiantes en las líneas ACCES y más de 600 mil renovaciones que se traducen en permanencia en la educación superior, incluyendo el apoyo a población de bajos recursos y de comunidades de especial protección constitucional.
Con base en los avances registrados, el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para Todos” (Capítulo IV Igualdad de Oportunidades) reiteró la importancia del apoyo financiero otorgado por el ICETEX como estrategia para incrementar la demanda por estudios superiores. Asimismo, El Plan Nacional de Desarrollo resalta la necesidad de avanzar en dos aspectos: i) mejorar la focalización de los créditos y subsidios priorizando el acceso a población pobre y vulnerable y ii) contribuir a reducir las brechas regionales mediante una mayor inclusión de beneficiarios de zonas apartadas donde los niveles de cobertura en educación superior han sido tradicionalmente bajos.
12
Por su parte, el Plan Sectorial de Educación “Educación de Calidad el Camino para la Prosperidad 2010-2014”, dentro de sus estrategias para mitigar la deserción estudiantil en el nivel de educación superior, reafirma la necesidad de disponer de créditos educativos en condiciones más favorables en todas las líneas ofrecidas por el ICETEX.
Para dar cumplimiento a los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Sectorial de Educación, la Ley 1547 de 20121 definió el subsidio de la tasa de interés para todo el periodo del crédito, estudios y amortización, en el mínimo posible con una tasa igual al IPC para los estratos 1, 2 y 3. De esta forma, los estudiantes sólo tienen que devolver el capital que les fue financiado y la corrección del poder de compra del dinero. Esta misma Ley amplió las condiciones de subsidio (que con anterioridad a la misma estaban definidas para personas identificadas como potenciales beneficiarios mediante el instrumento de focalización Sisbén), estableciendo condonaciones del 25% del monto financiado a aquellos estudiantes en condiciones socioeconómicas vulnerables que se titulen y condonaciones del 100% a aquellos estudiantes vulnerables que se encuentren en los puestos más altos de las pruebas de estado Saber Pro.
Por lo anterior, el artículo 32 de la citada Ley, dispuso que la Nación garantiza y destina al ICETEX los recursos necesarios para compensar los ingresos que deja de percibir por conceptos de intereses, con el fin de incentivar la titulación exitosa y el resultado educativo dentro de la población más vulnerable.
Para profundizar el impacto de las políticas anteriormente mencionadas, y para garantizar la operatividad de los beneficios otorgados por el ICETEX como instrumento para reducir la inequidad en el acceso a la educación superior, aumentar su cobertura y reducir las brechas regionales, entre otros, se propuso la implementación de la segunda fase del Proyecto de Acceso con Calidad en la Educación Superior.
La confluencia de estas acciones de apoyo al fomento de la educación superior con el impulso otorgado a la Ciencia, la tecnología y la innovación, es clave para potenciar la dinamización de ecosistemas que requiere de un recurso humano adecuado para la producción de valor a través del conocimiento, algunos antecedentes interesantes en este sentido, se relacionan con las convocatorias realizadas por COLCIENCIAS para apoyar la conformación de centros de excelencia entre los años 2004 al 2008, que favorecieron la generación de redes nacionales de grupos de investigación del más alto nivel, articulados alrededor de un programa común de trabajo en un área científica y tecnológica considerada como estratégica para el país. Cada uno de los grupos que hicieron parte de Centros de Excelencia desarrolló investigación de frontera, transfirieron el conocimiento generado al aparato productivo, presentaron los resultados de su trabajo en publicaciones internacionales y se comprometieron en procesos de patentamiento y de innovación en lo social y económico.
Acciones como la creación en 2012 de iNNpulsa Colombia al interior del Bancóldex con el fin de asignar recursos para financiar programas de innovación en empresas de etapa
1 Por la cual se otorgan beneficios a estudiantes de pregrado, con calidad de estudiantes a partir de la vigencia de esta ley, de estratos socioeconómicos 1, 2 ó 3 y se dictan otras disposiciones. 2 La Nación garantizará y destinará al ICETEX los recursos requeridos para compensar los ingresos que deja de percibir por los conceptos anteriores.
13
temprana o, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y el SENA que han venido haciendo esfuerzos en pro del desarrollo de políticas y estrategias sectoriales específicas, destinadas a fortalecer la innovación, son una muestra del dinamismo en el cual, el Recurso Humano es motor fundamental.
Recientemente, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, lanzó una convocatoria con el fin de apoyar la conformación de Centros de Excelencia y Apropiación-CEA en dos temáticas: Internet de las cosas y Big Data, definiéndolos como espacios creados para el desarrollo de soluciones TIC innovadoras y el fortalecimiento de nuevas tecnologías para brindar valor agregado a sectores estratégicos del país, en donde confluyen grandes jugadores que permiten acercar las tecnologías a sectores estratégicos de la mano de un capital humano capacitado y del reconocimiento de oportunidades TIC de otras industrias para la gestación de propuestas de soluciones a las oportunidades existentes.
2.2. Justificación del Programa
El Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2014-2018 “Todos por un nuevo país” tiene como objetivo construir una Colombia en paz, equitativa y educada, en armonía con los propósitos del Gobierno Nacional, con las mejores prácticas y estándares internacionales, y con la visión de planificación de largo plazo prevista por los objetivos de desarrollo sostenible.
Colombia se ha propuesto ser el país más educado de América Latina para el 2025, con un capital humano capaz de responder a las necesidades locales y globales, y de adaptarse a cambios en el entorno social, económico, cultural y ambiental, como agentes productivos, capacitados y con oportunidad de desarrollar plenamente sus competencias, en el marco de una sociedad con igualdad de oportunidades. Para hacer realidad esta visión, se planteó como objetivo cerrar las brechas en acceso y calidad al sistema educativo, entre individuos, grupos poblacionales y entre regiones, acercando al país a altos estándares internacionales y logrando la igualdad de oportunidades para todos los ciudadanos.
Para Colombia, promover el desarrollo de la educación superior y de las actividades de ciencia, tecnología e innovación es hoy en día un objetivo estratégico de mediano y largo plazo, dado que estas actividades, dentro de las cuales se incluye la Investigación y Desarrollo (I+D), están fuertemente relacionadas con aumentos de productividad y competitividad en la economía. En donde, un crecimiento y fortalecimiento de las actividades de CTeI no garantiza por sí mismo un aumento en la competitividad del país, si no se desarrolla al mismo tiempo un ecosistema de aprovechamiento y aplicación de ese conocimiento en la actividad productiva, razón por la que se deben generar fortalezas y sinergias en la Educación Superior, la ciencia y la tecnología, y el sector productivo.
Además, el PND plantea que para el 2018 Colombia será considerada como una de las economías más productivas de la región. Para ello, la política de desarrollo productivo debe consolidar apuestas regionales a partir de un uso sostenible y eficiente de sus ventajas comparativas y competitivas; y una oferta más amplia de bienes y servicios para atender un consumidor más exigente y globalizado. Como consecuencia de estas iniciativas, entre el 2018 y el 2022, el país deberá potencializar las mejores y mayores capacidades
14
existentes y empezar a multiplicar los resultados e impactos en materia de educación, investigación e innovación.
En este orden de ideas, a través del Programa de Acceso y Calidad de la Educación Superior - PACES se busca aumentar el acceso de las poblaciones en situación socioeconómica desfavorable a programas de educación superior de calidad, promover la formación de capital humano altamente calificado en el exterior, y mejorar la calidad de las instituciones de educación superior.
Actualmente, en Colombia hay 289 Instituciones de Educación Superior – IES, de las cuales 42 cuentan con acreditación institucional de alta calidad y 5 se encuentran en proceso de renovación. De las primeras, 4 tienen acreditación vigente por diez años, 8 por ocho años, 10 por seis años y 20 por cuatro años. No obstante, de los 397.294 nuevos estudiantes que accedieron a la educación superior para el año 2015, solo el 32.67% lo hicieron en IES acreditadas. A continuación, se presenta la distribución de matrículas en las IES por estrato socioeconómico para el año 2015:
Reporte estrato socioeconómico
% de matrícula en IES acreditadas
% de matrícula en IES no acreditadas
Estrato 1 25,49 74,51
Estrato 2 27,67 72,33
Estrato 3 36,61 63,39
Estrato 4 57,23 42,77
Estrato 5 68,65 31,35
Estrato 6 77,97 22,03
Promedio Nacional 32,67 67,33
Tabla 1 Porcentaje de matrícula en IES por estrato socioeconómico, 2015.
Cálculos propios. Fuente SNIES - MEN.
También, se puede observar la inequidad regional en la calidad de la educación superior en Colombia. A continuación, se presenta la tasa de cobertura bruta de matrícula en IES acreditadas por regiones en el país:
Región % Tasa bruta de cobertura en
IES acreditadas País 17,43
Centro Oriente 26,1
Caribe 11,1
15
Centro Sur 4,3
Eje Cafetero 25,4
Pacífico 11,3
Llanos orientales 3,6
Tabla 2 Participación por regiones en el total de matrículas, 2015.
Cálculos propios. Fuente SNIES - MEN.
Lo anterior coincide con el hecho de que los departamentos con menores tasas de matrícula acreditada tienen mayor concentración de minorías étnicas y raciales; población afrodescendiente e indígena y, particularmente, alto riesgo de victimización a causa del conflicto armado. De hecho, las IES colombianas, han sido víctimas y escenario violencia en el país, al punto tal que la Universidad de Córdoba fuese declarada sujeto de reparación colectiva. En consecuencia, hay una apremiante necesidad de generar un mayor impacto en las IES de aquellas regiones en las que las alternativas de acceso a una educación superior de alta calidad son limitadas o inexistentes.
De su parte, a partir de los rankings internacionales se podría inferir la posición de las IES colombianas en Latinoamérica y en el mundo. En la mayoría de ellos, las IES colombianas ocupan el quinto lugar en la región. En el conocido ranking de Shanghái, Brasil, Argentina y México cuentan con instituciones entre las 200 mejores del mundo, Chile aparece con una institución entre las mejores 400 y Colombia aún no posiciona a ninguna de sus universidades.
En términos generales, las IES colombianas que más han avanzado en posiciones y reconocimiento en los rankings son aquellas con mejores indicadores IDI - Investigación, Docencia e Internacionalización - y que cuentan con más años de acreditación institucional.
En el mismo sentido, en el documento CONPES 3866 de 2016 de Política Nacional de Desarrollo Productivo3 se realiza el diagnóstico de la productividad en Colombia y de la oferta de bienes y servicios con que cuenta el país, identificando que la Productividad Total de los Factores - PTF - tuvo un crecimiento anual nulo o negativo durante 12 años en el período 1991 – 2015, y que nuestra oferta se concentra en bienes agrícolas y minero-energéticos. Por esto, la Política Nacional de Desarrollo Productivo tiene como objetivo aumentar la productividad y la diversificación del aparato productivo colombiano hacia bienes y servicios más sofisticados. Esto solo es posible a través del mejoramiento de las capacidades de innovar, absorber y transferir conocimiento y tecnología a las unidades productoras, y del aumento de su eficiencia y efectividad en la provisión de capital humano con altos niveles de formación.
Lo anterior evidencia la necesidad de promover la articulación entre los sectores de educación, CTeI y productivo, en el marco de alianzas entre las IES, las empresas y entidades del sector, con el fin de incentivar sinergias que permitan generar desarrollo y competitividad en la economía colombiana, en todo su territorio.
3 Disponible en: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Conpes/Econ%C3%B3micos/3866.pdf
16
A partir del 2022, Colombia deberá estar en capacidad de crear y consolidar redes de ciencia, tecnología e innovación. Con el trabajo sistemático en las áreas focalizadas, se crearán clústeres tecnológicos y ciudades con vocación marcada hacia la generación permanente de conocimiento y de innovación, así como empresas y tecnologías que serán estratégicos para la competitividad del país en el largo plazo. Estas serán plataformas para que los colombianos encuentren oportunidades de empleo de alta calidad y de emprendimientos dinámicos y sostenibles, aportando a la construcción de un país más equitativo.
Para apoyar los propósitos de impulso de la ciencia, tecnología e innovación en el país, el PND le da al ICETEX “la función de financiar o cofinanciar programas y proyectos específicos que contribuyan al desarrollo científico, académico y administrativo de las instituciones de educación superior de que trata el artículo 16 de la Ley 30 de 1992; al fortalecimiento de su infraestructura física, y a la renovación y adquisición de equipos y dotaciones”.
Finalmente, para el logro de los distintos retos estratégicos planteados para el impulso de la demanda y la oferta de la educación superior, en materia de acceso y calidad, así como el fortalecimiento de la ciencia, tecnología e innovación, se ha estructurado este Programa, con apoyo técnico y financiero de la Banca Multilateral en un período de actividades de seis años (2017-2022), las cuales serán desarrolladas en el marco de tres componentes que comprenden: i) Apoyo a estudiantes a través de préstamos educativos para la educación superior terciaria; ii) Mejoramiento de la calidad de las instituciones y programas de educación superior terciaria; y iii) Fortalecimiento institucional.
2.3. Objetivo general del Programa
Mejorar la calidad de la educación terciaria e incrementar el acceso de los estudiantes en situación socioeconómica desfavorable a programas de calidad.
2.4. Componentes
El Programa de Acceso y Calidad de la Educación Superior - PACES, cuenta con tres componentes:
● Componente 1: Préstamos estudiantiles y créditos educativos parcialmente condonables para la educación superior
o Subcomponente 1.1: Préstamos estudiantiles para programas de pregrado o Subcomponente 1.2: Créditos educativos parcialmente condonables para
estudiantes de posgrado (Pasaporte a la Ciencia) ● Componente 2: Fondos concursables para investigación, desarrollo experimental,
tecnológico o innovación (Ecosistema Científico)
● Componente 3: Fortalecimiento Institucional o Subcomponente 3.1: Gestión y monitoreo del programa o Subcomponente 3.2: Desarrollo de capacidades y sostenibilidad
17
Los ítems 1.2 y 2 de PACES, previamente mencionados, hacen parte del programa denominado ‘Colombia Científica’ que busca mejorar la calidad de las Instituciones de Educación Superior en las dimensiones de Investigación, Docencia e Internacionalización, de una parte y de otra, apoyar a la consolidación de un sistema de investigación e innovación de excelencia científica articulada con el sector productivo que contribuya a mejorar la competitividad, productividad y desarrollo social.
18
CAPÍTULO 3. ARREGLOS INSTITUCIONALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PACES
3.1. Entidades participantes
PACES es un programa estratégico del Gobierno colombiano que promueve el acceso y la calidad en la Educación Superior, en el cual participan entidades líderes de sectores que son fundamentales para el desarrollo socioeconómico del país. Estas entidades tienen responsabilidades sectoriales en los temas relativos a Educación, Ciencia, Tecnología e Innovación y Sector Productivo.
Es así, como en este esfuerzo de país, convergen las siguientes entidades:
1. Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX 2. Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS 3. Ministerio de Educación Nacional 4. Ministerio de Comercio Industria y Turismo
El ICETEX es la entidad que recibe el préstamo del Banco Mundial y por ende lidera la ejecución de PACES.
3.2. Esquema organizacional
PACES se ha diseñado teniendo en cuenta la interacción de diferentes entidades participantes, instancias y acciones específicas que requieren un modelo básico de operación e interacción entre los diferentes componentes. El ICETEX es la entidad líder de la ejecución del programa y tiene a su cargo dos de los tres componentes definidos.
A su vez, COLCIENCIAS como ente rector de ciencia y tecnología del país, será el responsable de la ejecución del componente Ecosistema Científico y quien, para su ejecución, suscribirá un convenio especial de cooperación con el ICETEX y con el Fondo Francisco José de Caldas, para la transferencia de los recursos del préstamo.
En ese sentido, se han establecido arreglos institucionales para la operación integral de PACES, como se describe a continuación:
El esquema organizacional de PACES está encabezado por una Gerencia del Programa, responsable de la ejecución integral y punto focal ante el Banco Mundial; a continuación de la cual, se encuentra una Unidad Coordinadora ubicada en el ICETEX, que cuenta con tres líderes coordinadores encargados de asegurar la adecuada operatividad de los subcomponentes. Dicha Unidad Coordinadora, contará a su vez con un equipo de apoyo para garantizar la articulación, gestión y control integral del programa.
El nivel estratégico para la ejecución de los componentes de apoyo a estudiantes y de fortalecimiento institucional y la línea de crédito a IES, está ligado a la dirección del ICETEX.
Por su parte, Colombia Científica contempla un nivel estratégico compuesto por un Comité Directivo con participación del Ministro de Educación Nacional o su delegado, el Presidente
19
de ICETEX o su delegado, el Director del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS o su delegado y el Ministro de Comercio, Industria y Turismo o su delegado, en el cual se definen los lineamientos de política pública y se identifican las acciones estratégicas que impactarán positivamente su ejecución.
Debajo del nivel estratégico está la Unidad de Colombia Científica en el Ministerio de Educación Nacional que acompañará los procesos de construcción y operación de los lineamientos y ejecución del programa y apoyará el monitoreo de los indicadores de objetivo referentes a los Ecosistemas Científicos, a través del MIDE IDI.
En el nivel operativo de Colombia Científica existe un Comité Técnico Operativo compuesto por representantes de las entidades participantes, en el cual se establece un espacio de diálogo interinstitucional, de concertación y seguimiento sobre aspectos técnicos relativos a la operación de Colombia Científica. (Ver funciones Comité Técnico en la sección 3.4.1)
20
Gráfica 1 Esquema Organizacional Programa PACES
UNIDAD COORDINADORA
PROGRAMA PACES (UCP)
ICETEX
ICETEX VICEPRESIDENCIA DE
CREDITO Y COBRANZA
Gestión del Programa
ICETEX OFICINA DE RELACIONES
INTERNACIONALES
Pasaporte a la Ciencia Ecosistema Científico
EJECUCIÓN
Componente 1: Apoyo a estudiantes
COMITÉ TÉCNICO COLOMBIA CIENTIFICA: MEN - ICETEX – COLCIENCIAS -MINCIT
Préstamos estudiantiles
EJECUCIÓN
Componente 2: Apoyo a IES
COLCIENCIAS DIRECCIÓN FOMENTO
INVESTIGACIÓN
EJECUCIÓN
Componente 3: Fortalecimiento institucional
Desarrollo de capacidades
GERENTE PROGRAMA PACES
(JEFE OFICINA PLANEACION) ICETEX
ICETEX
BANCO MUNDIAL
COMITÉ DIRECTIVO COLOMBIA CIENTIFICA
ICETEX OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN
UNIDAD COLOMBIA CIENTIFICA MEN
EQUIPO DE APOYO UCP
21
3.3.1. Gerencia del Programa
La Gerencia del Programa será asumida por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación del ICETEX, la cual está encargada de realizar la supervisión general de los componentes de PACES y propender por su adecuada, eficiente y oportuna ejecución. Tendrá un rol de punto focal ante el Banco Mundial para las comunicaciones oficiales, solicitudes y requerimientos en el marco de la ejecución del programa.
3.3.2. Unidad Coordinadora de Programa
La Unidad Coordinadora del Programa, en adelante UCP, es la instancia de coordinación operativa de todos los componentes del programa, la cual funciona dentro del ICETEX y sus funciones principales son:
• Responder a los lineamientos de la Gerencia del Programa, los requerimientos del Banco Mundial y las disposiciones contenidas en el Manual Operativo para la ejecución de PACES.
• Coordinar el plan de acción u operativo para la adecuada implementación de los componentes de PACES.
• Realizar el seguimiento y control a las actividades de gestión del programa (POAI, Indicadores).
• Preparar y organizar las misiones de supervisión del Banco Mundial. • Liderar la interlocución con los actores, partes interesadas y expertos (internos y
externos) para la implementación del programa. • Coordinación y acompañamiento a la implementación de las acciones de los
componentes del programa. • Preparar y consolidar los informes financieros y de gestión del programa para
reporte al Banco Mundial. • Reportar periódicamente los indicadores y avance del programa. • Coordinar la implementación de las auditorías externas y la evaluación de resultados
y/o de impacto del programa.
La UCP estará compuesta por tres líderes coordinadores que tienen las siguientes funciones principales:
1. Coordinador de PACES - Líder préstamos estudiantiles y fortalecimiento institucional
• Apoyar las actividades de gestión del programa siguiendo los lineamientos del Gerente de Programa, los requerimientos del Banco Mundial y las disposiciones contenidas en el Manual Operativo.
• Apoyar a la Gerencia en el rol de punto focal ante el Banco Mundial para efecto de comunicaciones, solicitudes y requerimientos en el marco de la ejecución del programa.
• Asegurar la articulación eficiente y oportuna de las unidades de ejecución del componente de préstamos estudiantiles y fortalecimiento institucional de PACES.
• Coordinar las misiones de supervisión del programa por parte del Banco Mundial.
22
• Compilar la información necesaria para la elaboración de los informes de gestión y reportes requeridos por el Banco Mundial.
• Liderar los procesos de implementación de las auditorías externas y estudio de resultados y/o impacto del programa.
2. Jefe de Relaciones Internacionales
• Diseñar, implementar y supervisar la operación administrativa y presupuestal relativa a Colombia Científica que se haga al interior de la estructura de la Oficina de Relaciones Internacionales.
• Supervisar la contratación de personas naturales y jurídicas para el cumplimiento de los objetivos generales y específicos del programa que sean contratadas al interior de la estructura de la Oficina de Relaciones Internacionales.
• Coordinar administrativamente la integración de los procesos del equipo de apoyo de la Unidad Coordinadora del Programa con otras dependencias de la entidad.
• Liderar internacionalmente las Alianzas y convenios a suscribir con el fin de generar sinergias para los componentes de Pasaporte a la Ciencia y ecosistema científico.
• Articular la estrategia de formación de alto nivel en el exterior dando prioridad a la consecución de recursos, ayudas financieras, becas o ayudantías para programas enfocados en ciencia, tecnología e innovación.
• Constituir la Consejería Académica para estudios en el exterior e integrar los procesos a la operación general de la Oficina de Relaciones Internacionales.
3. Líder de Colombia Científica
• Articular las unidades ejecutoras de Colombia Científica y asegurar la eficiente y oportuna implementación del programa.
• Coordinar el equipo de apoyo para Colombia Científica en el ICETEX. • Liderar el nivel estratégico y operativo del programa Colombia Científica para la
adecuada ejecución y seguimiento. • Articular a las instituciones participantes para el desarrollo de las actividades de
consolidación técnica y financiera de los Ecosistemas Científicos y Pasaporte a la Ciencia.
• Liderar y articular con el ICETEX, Ministerio de Educación, COLCIENCIAS y Ministerio de Comercio Industria y Turismo, las estrategias de apoyo para los futuros beneficiarios de los programas de Formación de Alto Nivel y los mecanismos para la difusión del programa.
• Liderar y articular los procesos de implementación del programa Colombia Científica y la incorporación de la formación de alto nivel, en las mejores Universidades del Mundo que desarrollen capacidades de investigación.
• Articular la implementación del programa Colombia Científica, en relación con la fomentación de calidad de las IES que realicen procesos de Investigación.
• Compilar la información necesaria para el seguimiento al cumplimiento de las metas asociadas al programa, programas y beneficiarios que resulten en la ejecución del programa.
23
Adicionalmente, la UCP contará con un Equipo de Apoyo para garantizar una coordinación eficiente del programa:
1. Sub-coordinador de Seguimiento y Monitoreo PACES
• Revisar y apoyar la recolección, procesamiento y análisis de la información cuantitativa y cualitativa de seguimiento, suministrada por las diferentes unidades ejecutoras, verificando su veracidad y oportunidad y proponiendo estrategias o mecanismos para subsanar las posibles fallas que se encuentren.
• Preparar los informes y apoyar la atención de las misiones y visitas de seguimiento del Banco Mundial.
• Mantener actualizada la información del programa en cuanto a planeación, programación, seguimiento, monitoreo, evolución de los indicadores, según los ajustes que se requieran durante su ejecución, y los acuerdos con el Banco.
• Realizar y presentar los reportes e informes que se requieran por parte de la Gerencia, el Coordinador del Programa y los entes gubernamentales.
2. Contador del Programa (Vicepresidencia Financiera)
• Contabilizar y mantener actualizado el registro de operaciones financieras de PACES; consolidar movimientos contables mensuales, aportes en contrapartida y generar conciliaciones y reportes de inversión de recursos y saldos disponibles.
• Preparar las solicitudes de desembolso y gestionar su proceso a través de la plataforma del Banco Mundial (Client connection).
• Elaborar y certificar los informes financieros requeridos por el Banco Mundial de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Manual Operativo.
• Atender los requerimientos de información financiera y las misiones de supervisión del programa por parte del Banco Mundial.
3. Asesor de Alianzas para Pasaporte a la Ciencia
• Acompañar, desde la experiencia, procesos específicos de admisión y calificación necesarios para que ciudadanos colombianos puedan acceder a programas en las mejores Universidades del mundo.
• Apoyar el desarrollo de procesos y el cumplimiento de los requerimientos de la banca multilateral para el diseño y puesta en marcha del programa Colombia Científica.
• Apoyar el diseño y puesta en marcha de las actividades de Colombia Científica y particularmente de Pasaporte a la Ciencia.
• Apoyar el proceso de calificación y selección de los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia.
• Apoyar el seguimiento a los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia en todo el proceso.
• Apoyar a la Unidad Coordinadora en la organización de reuniones y eventos relacionados con el programa.
24
4. Asesor de Pasaporte a la Ciencia y Consejería académica
• Crear e implementar una estrategia de acompañamiento que le permita a los interesados contar con la admisión a programas de alto nivel en las mejores universidades del mundo teniendo énfasis sobre las primeras 500 instituciones de educación superior del Ranking de Shanghái.
• Acompañar la ejecución de las actividades de Pasaporte a la Ciencia, para responder a los requerimientos de la banca multilateral.
• Hacer seguimiento a los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia, para comprobar su rendimiento académico.
• Realizar el acompañamiento de los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia en el exterior, con el fin de supervisar la adaptación académica, social y cultural.
• Apoyar y asesorar el proceso de calificación y selección de los beneficiarios. 5. Asesor articulador de Ecosistema Científico
• Ser el punto focal y enlace operativo del ICETEX para las actividades de ejecución del componente de Ecosistema Científico que llevará a cabo COLCIENCIAS.
• Apoyar el desarrollo de las actividades encaminadas a alcanzar la consolidación técnica y financiera de los Ecosistemas Científicos.
• Dar seguimiento a los procesos de las convocatorias a las Alianzas, así como la evaluación y selección de propuestas
• Apoyar las actualizaciones del manual Operativo PACES en los componentes del programa de Colombia Científica y recomendar las acciones a emprender para el logro de sus objetivos de acuerdo con lo aprobado por el Banco Mundial.
• Apoyar la implementación de un programa que fomente la calidad de las IES a través de procesos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación y coordinar las acciones con el MEN, COLCIENCIAS y MinCIT.
• Brindar información y comunicación a los actores interesados en presentarse al componente Ecosistema Científico.
• Revisar el seguimiento y evaluación a la ejecución de las Alianzas seleccionadas para el cumplimiento de los indicadores, de acuerdo con las expectativas de las regiones y del Gobierno Nacional y al cumplimiento de los convenios suscritos con las Alianzas y con COLCIENCIAS.
• Verificar que COLCIENCIAS mantiene en todo momento los arreglos institucionales requeridos para la implementación del programa.
• Preparar informes de seguimiento y evaluación, anexando los informes técnicos y financieros generados periódicamente por las Alianzas (indicadores e información).
• Participar los Comités Técnicos Operativos en el cual apoyará la planificación y seguimiento a las actividades para el cumplimiento de indicadores de las Alianzas.
6. Asesor Abogado de Convenios y Contratos
25
• Adelantar los procesos contractuales ante el área encargada del ICETEX.
• Revisar y gestionar los diferentes convenios y/o Alianzas internacionales que se requieran para la implementación del programa Colombia Científica.
• Apoyar y orientar las solicitudes de adición, modificación y suspensión de convenios y/o Alianzas.
• Apoyar la realización de los documentos que se requieran para la firma de convenios y/o Alianzas internacionales.
• Presentar las propuestas de cooperación que se requieran ante las entidades o áreas establecidas.
• Revisar la figura jurídica a utilizar en las propuestas que realicen las IES Ancla.
3.3.3. Nivel operativo del Programa
En el nivel operativo, cada subcomponente de PACES cuenta con unidades dentro de las agencias ejecutoras (ICETEX y COLCIENCIAS) encargadas de la implementación del programa. A continuación, se describen los roles de estas unidades dentro de cada componente:
Componente 1. Subcomponente 1.1. Préstamos estudiantiles para programas de pregrado. La Vicepresidencia de Crédito y Cobranza (VCC) del ICETEX implementa políticas, estrategias, procesos, procedimientos, mecanismos, herramientas y cualquier otra acción para asignar, aprobar y certificar préstamos estudiantiles administrados por ICETEX. La Oficina Comercial y de Mercado (OCM) coordina la estrategia comercial y promociona el crédito educativo. La VCC y OCM brindarán toda la información relevante a la UCP y a cualquier otra unidad involucrada que se requiera para el cumplimiento de sus funciones y compromisos bajo el programa.
En la implementación de este subcomponente también participan otras dependencias del ICETEX. La Vicepresidencia Financiera (VFN) está a cargo de dirigir, coordinar y controlar todas las actividades presupuestarias, contables y de tesorería de ICETEX, así como de proponer las reglas para las operaciones financieras. La Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología (VOT), administra los sistemas de información de la Entidad y rinde cuentas por el desembolso oportuno de las aprobaciones y renovaciones de créditos dirigidos a las IES o a los estudiantes.
Componente 1. Subcomponente 1.2. Créditos educativos parcialmente condonables para estudiantes de posgrado (Pasaporte a la Ciencia). La Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) del ICETEX será la responsable de ejecutar el subcomponente de créditos condonables de maestría y doctorado (Pasaporte a la Ciencia) y de enlazarse con COLCIENCIAS, que será la entidad encargada de ejecutar el componente de Ecosistema Científico. La ORI contará con el Equipo de Apoyo de la UCP para desarrollar una adecuada ejecución de Pasaporte a la Ciencia.
Componente 2. Fondos concursables para investigación, desarrollo experimental, tecnológico o innovación (Ecosistema Científico). La Dirección de Fomento a la Investigación (DFI) de COLCIENCIAS es la dependencia que lidera la implementación de este componente. Los recursos del préstamo de Banco Mundial serán transferidos por ICETEX al Fondo Francisco José de Caldas, que administra COLCIENCIAS, para la
26
ejecución de Ecosistema Científico. Para regular este proceso de transferencia de recursos se formalizará un convenio especial de cooperación entre ICETEX, COLCIENCIAS y el Fondo Caldas (ver sección 3.4.2).
COLCIENCIAS contará con el personal idóneo para la adecuada implementación del programa, incluyendo un experto en adquisiciones y un experto financiero que cumpla con los requerimientos del Banco Mundial.
Para la ejecución del componente Ecosistema Científico, adicionalmente participan en COLCIENCIAS las siguientes áreas: (i) Dirección General; (ii) Subdirección General; (iii) Secretaría General; (iv) Dirección Administrativa y Financiera con grupo de Gestión de Recursos – FFJC; (v) El Equipo de Gestión de Banca Multilateral (EGBM) y (vi) Los Programas Nacionales de CTel adscritos a la Dirección de Fomento a la Investigación.
Gráfica 2 Esquema operativo Ecosistema Científico
La Dirección General en calidad de cabeza de entidad hace parte del Comité Directivo del Programa y a partir de ahí la Subdirección General será la instancia aprobatoria internamente del instrumento y los términos de referencia que se deriven, cuya responsabilidad en el diseño desde COLCIENCIAS está a cargo de la Dirección de Fomento a la Investigación, quien posteriormente será el encargado de la operación de la Convocatoria Ecosistema (Alianzas) a través de los equipos especializados en los Programas Nacionales de CTeI en cada una de las áreas técnicas (Energía, Alimentos, Salud, Sociedad y Bioeconomía) con formación a nivel de maestría y doctorado en cada una de las áreas y amplia trayectoria en gestión de programas de CTeI.
Como unidades de apoyo se encuentran la Dirección Administrativa y Financiera quien a través de su equipo hará todo el acompañamiento en lo relacionado con el Fondo Francisco José de Caldas para efectos de administración del recurso y la contratación; y con el equipo de Banca (EGBM) a través de los especialistas financiero y de adquisiciones de conformidad con los requerimientos del Banco Mundial, para realizar un adecuado
27
seguimiento a la operatividad de las Alianzas del Ecosistema Científico. Así mismo, la Secretaría General brindará todo el acompañamiento jurídico requerido para efectos de la elaboración y gestión de los contratos con las IES Ancla. (Ver numeral 3.4.3 – Contratos derivados).
La figura de administración de recursos por parte de las Alianzas se especifica en el capítulo 5, sección 5.4.1 (Convocatoria y componentes - Integrantes de las Alianzas).
El Equipo de Gestión de Banca Multilateral (EGBM) que tiene por misión brindar apoyo administrativo a COLCIENCIAS y a las Alianzas, en la correcta aplicación de los procedimientos fiduciarios, de adquisiciones y contrataciones con Normas del Banco Mundial, estará integrado como mínimo por:
• Especialista de Adquisiciones: Consultor especializado en el tema de adquisiciones con normas Banco Mundial, quien será el responsable de realizar los procesos de selección y contratación que se requieran y garantizará la correcta aplicación de los procedimientos. Este especialista tiene la responsabilidad de capacitar y supervisar las operaciones de adquisiciones de las Alianzas.
• Especialista Financiero: consultor especializado en temas fiduciarios con normas Banco Mundial, quien será el responsable del manejo financiero/contable de los fondos del componente de Ecosistema Científico. Este especialista tiene la responsabilidad de capacitar y supervisar las operaciones financieras de las Alianzas.
• Contador: consultor especializado en temas contables con normas Banco Mundial, quien será el responsable de la generación de la información contable de los fondos del componente de Ecosistema Científico. Este contador tiene la responsabilidad de generar los reportes contables del componente Ecosistema Científico.
Por lo anterior, las principales actividades del Equipo Operador de Ecosistema Científico en COLCIENCIAS son:
• Interlocutor entre COLCIENCIAS e ICETEX para los aspectos operativos y financieros del programa.
• Mantener actualizado el Manual Operativo en lo relacionado con el componente Ecosistema Científico.
• Asegurar que la Oficina de Planeación de ICETEX esté informada de las necesidades y prioridades presupuestarias del programa.
• Evaluar la capacidad administrativa, financiera y de adquisiciones de las IES Ancla previo a la transferencia de fondos a las mismas.
• Llevar registros contables y preparar los informes financieros, y cualquier información adicional requerida por el ICETEX o el Banco Mundial.
• Preparar las solicitudes de desembolso del crédito para enviar al ICETEX. • Preparar las Guías de Adquisiciones para las Alianzas. • Revisar los Planes de Adquisiciones de la Alianzas. • Capacitar a las IES Ancla en los aspectos de procedimientos financieros y de
adquisiciones con recursos de Banco Mundial. • Dar seguimiento a los Planes Operativos y de Adquisiciones de las Alianzas.
28
• Aprobar los procedimientos de adquisiciones de las Alianzas que por su monto tengan revisión previa.
• Hacer seguimiento a la firma de los contratos con las Alianzas. • Revisar y aprobar los informes técnicos y financieros que envíen las Alianzas. • Hacer seguimiento a los desembolsos a las Alianzas. • Realizar supervisiones periódicas a las IES Ancla, revisar que los informes
financieros están respaldados en registros contables y documentación adecuada. • Proveer asistencia técnica/capacitación a las Alianzas en los aspectos financieros y
de adquisiciones. • Hacer seguimiento a la liquidación de los contratos con las IES Ancla. • Hacer seguimiento al reintegro de recursos no justificados y/o utilizados por parte
de las Alianzas. • Monitorear el cumplimiento de los indicadores del componente de Ecosistema
Científico.
COLCIENCIAS deberá preparar y reportar a la UCP del ICETEX todos los documentos e informes requeridos para el adecuado seguimiento a la operación de este componente, así como todos los reportes y formatos que el Banco Mundial requiera para su seguimiento al programa, convenidos en este Manual Operativo.
Componente 3. Fortalecimiento institucional. Subcomponente 3.1. Gestión del programa y monitoreo. La UCP coordinará las actividades de gestión de PACES. La Oficina Asesora de Planeación (OAP) del ICETEX sería responsable por la contratación y seguimiento de las auditorías externas del programa.
Cada unidad implementadora dentro de ICETEX estaría a cargo de definir y dar seguimiento a las estrategias de control para las actividades, operaciones, funciones, procesos y procedimientos de ICETEX. La Oficina de Control Interno (OCI) realizaría auditorías internas de acuerdo con su plan, que incluye los fondos financiados por el Banco, y efectuaría seguimiento a los planes de mejoramiento resultantes de las recomendaciones debidamente comunicadas a las áreas, producto de las auditorías externas.
Componente 3. Subcomponente 3.2. Desarrollo de capacidades y sostenibilidad. La Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología (VOT) estaría a cargo de los sistemas de información mejorados. Buscará la implementación de todos los desarrollos posibles para el mejoramiento de la eficiencia y capacidad del ICETEX. Los desarrollos incluirán, entre otros, implementar un nuevo Core bancario.
La Vicepresidencia Financiera (VFN) del ICETEX continuará estudiando diferentes alternativas de financiamiento, incluyendo, entre otras, el diseño de un producto de fondo de inversión en educación que permita obtener recursos de capital privado. Adicionalmente, ICETEX adelantaría el desarrollo de los estudios que permitan obtener el diagnóstico y diseño para la potencial implementación de un esquema de financiación contingente al ingreso, con el apoyo de consultores especializados.
29
La Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) del ICETEX implementará el programa de Consejería Académica para estudios en el exterior, el cual apoyará a los profesionales en su proceso de selección y aplicación a Pasaporte a la Ciencia.
La Vicepresidencia de Fondos en Administración (VFA) se encargará de gestionar nuevas Alianzas con entidades públicas o privadas para otorgar préstamos estudiantiles y fortalecer la educación superior en las regiones con pertinencia y calidad.
La Oficina Asesora de Planeación (OAP) del ICETEX, en conjunto con la UCP será responsable por la coordinación para la realización del estudio de evaluación de resultados y/o de impacto del programa.
3.4. Marco de operación para Colombia Científica
3.4.1. Convenio Interadministrativo Marco
Mediante este convenio se busca aunar esfuerzos entre el MEN, MinCIT, COLCIENCIAS e ICETEX con el propósito de gestionar recursos suficientes para desarrollar las actividades pertinentes al diseño, implementación y ejecución del programa Colombia Científica, así como su ejecución, para el logro de los objetivos planteados, en el sentido de:
• Consolidar y fortalecer la capacidad investigativa de las IES a nivel regional y nacional.
• Fortalecer los sistemas regionales de Ciencia, Tecnología e Innovación para que a través de la creación de conocimiento puedan proponer soluciones innovadoras a problemáticas y necesidades locales y nacionales.
• Aportar al mejoramiento de la competitividad y productividad del país. • Generar estrategias para formación de talento humano de alto nivel. • Facilitar la articulación entre las IES nacionales e internacionales con la industria
colombiana y visibilizar y posicionar las IES colombianas a nivel internacional. Los roles de cada entidad serán los siguientes:
• COLCIENCIAS: se encargará de la formación, articulación con el sector productivo y administración y liderazgo en convocatorias públicas, que permitirán entregar los recursos que se gestionen y destinen para este fin, con criterio de calidad y mérito, como parte del componente Ecosistema Científico.
• ICETEX: facilitará el financiamiento de programas de educación superior. • Ministerio de Comercio Industria y Turismo: ayudará en la vinculación y
articulación del sector productivo con el programa, para que hagan parte de los Ecosistemas Científicos que se conformen y generen oportunidades para los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia.
• Ministerio de Educación Nacional: dará la definición de la Política Educativa.
Este convenio establece la creación de un Comité Directivo, encargado de dar los lineamientos que orienten la ejecución y seguimiento del programa, y un Comité Técnico
30
Operativo, encargado del seguimiento al avance de las actividades propias del programa. Estos Comités se pueden observar en el organigrama general de PACES (sección 3.3). El Comité Técnico Operativo está integrado por:
1. Director de Fomento a la Investigación de COLCIENCIAS o su delegado. 2. Director de Fomento a la Educación Superior del MEN o su delegado/ designado. 3. Director de Productividad y Competitividad del Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo o su delegado. 4. Jefe de Relaciones Internacionales de ICETEX o su delegado.
Actuará como secretario del Comité el Líder/Gerente de Colombia Científica designado por el ICETEX o su delegado. A las sesiones del comité operativo podrán asistir los funcionarios o asesores que las partes consideren necesarios para su desarrollo. Dichas personas tendrán voz, pero no voto.
Funciones del Comité Técnico Operativo:
• Elaborar y presentar para aprobación del Comité Directivo el documento técnico del programa Colombia Científica para la operación del convenio.
• Evaluar y recomendar las adiciones y modificaciones que sea necesario introducir al programa Colombia Científica.
• Establecer los criterios para la realización de las actividades programadas y verificar su cumplimiento.
• Diseñar mecanismos de seguimiento que permitan garantizar el cabal cumplimiento de las metas propuestas con ocasión del convenio marco establecido entre el MEN, el ICETEX, COLCIENCIAS y MINCIT.
• Coordinar y evaluar el desarrollo del programa Colombia Científica.
• Verificar y controlar el proceso de ejecución del programa Colombia Científica, con el fin de que se cumpla en la forma más oportuna y eficaz su objeto.
• Solicitar los informes técnicos, administrativos y financieros que considere pertinentes sobre la ejecución del programa Colombia Científica.
• Las demás que se consideren necesarias para cumplir con los objetivos del convenio marco establecido entre el MEN, el ICETEX, COLCIENCIAS y MINCIT.
Este Comité Técnico se reunirá ordinariamente una (1) vez al mes y extraordinariamente cuando sea necesario, previa citación por parte de la secretaría del Comité.
3.4.2. Convenio Especial de Cooperación (tripartito)
Este convenio nace de la necesidad de regular la relación de las entidades participantes donde se establecen las características principales de aplicación del convenio. El cual está integrado por el ICETEX, la FIDUPREVISORA S.A. ACTUANDO COMO VOCERA Y ADMINISTRADORA DEL FONDO NACIONAL DE FINANCIAMIENTO PARA LA CIENCIA, LA TECNOLOGÍA Y LA INNOVACIÓN, FONDO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS y COLCIENCIAS teniendo como objeto principal aunar esfuerzos y recursos financieros para el desarrollo y financiamiento de los programas de ciencia y tecnología correspondientes al componente de Ecosistema Científico del programa Colombia Científica.
31
Este convenio estará regulado por las normas del derecho privado y las disposiciones especiales vigentes sobre convenios especiales de cooperación, en particular las consagradas por la ley 29 de 1990, la ley 1286 de 2009, los artículos vigentes de los decretos 393 y 591 de 1991.
La modalidad especial obedece a que el objeto del convenio es impulsar programas y diferentes actividades de interés público, con la finalidad de asociar recursos, capacidades y competencias, así como la financiación del proyecto que conlleva la ejecución de actividades de ciencia y tecnología.
Los roles serán los siguientes:
ICETEX: Realizar los aportes al PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO FRANCISCO JOSE DE CALDAS correspondientes a los recursos del crédito BIRF que, según lo acordado con el BANCO MUNDIAL, se destinen a financiar, el proyecto COLOMBIA CIENTIFICA, específicamente el componente de Ecosistema Científico.
COLCIENCIAS: Disponer del equipo humano calificado con el perfil aprobado por el Banco Mundial, para la ejecución y seguimiento técnico-operativo y financiero de las Alianzas para la implementación de los Ecosistemas Científicos.
F.F.J. de CALDAS: Administración y desembolso de recursos.
Comité de Seguimiento al Convenio Especial de Cooperación
El Comité de seguimiento del presente convenio se reunirá trimestralmente y extraordinariamente cuando sea necesario, previa citación por parte de la secretaria del Comité. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de sus integrantes siendo de carácter obligatorio para las partes del convenio, siempre y cuando estén en concordancia con lo establecido en el convenio y el manual operativo.
1. Director (a) de Fomento a la investigación de COLCIENCIAS o su delegado. 2. Jefe de Oficina de Relaciones Internacionales del ICETEX o su delegado 3. Jefe de Oficina Asesora de Planeación de ICETEX o su delegado.
Actuará como secretario del Comité el Gerente/Líder de Colombia Científica designado por el ICETEX. A las sesiones del comité podrán asistir los funcionarios o asesores que las partes consideren necesarios para su desarrollo. Dichas personas tendrán voz, pero no voto.
Funciones del Comité de Seguimiento:
• Decidir en relación con los casos especiales identificados y reportados por COLCIENCIAS, que influyan con el correcto desarrollo de la ejecución de los proyectos por parte de las Alianzas.
• Recomendar las acciones correctivas a desarrollar por las Alianzas, si llegara a requerirse por incumplimiento de contratos derivados y/o las obligaciones
32
contractuales asumidas, o resultantes de las auditorías externas y supervisión del Banco Mundial
• Vigilar la correcta inversión de los rendimientos financieros de los recursos desembolsados al Fondo Francisco José de Caldas.
• Emitir concepto sobre las solicitudes de prórroga, modificación, adición al presente convenio, así como de los contratos derivados.
• Las demás que correspondan a la naturaleza de este comité y sean necesarias para la ejecución satisfactoria del Convenio.
3.4.3. Contratos Derivados
Nacen de la necesidad de contratar a las Alianzas que ejecutarán los ecosistemas científicos donde quedarán establecidas las obligaciones técnicas y financieras además de los alcances que tendrán estos frente a los objetivos propuestos y a los productos esperados que fueron presentados y aprobados en la convocatoria realizada por COLCIENCIAS y la negociación posterior.
El tipo de contrato a suscribir sería de Recuperación Contingente. Este tipo de contrato es utilizado por COLCIENCIAS para otorgar una línea de financiamiento a proyectos cuyo desarrollo no genera beneficios económicos directos. La Institución de Educación Superior encargada de administrar los recursos, deberá establecer conversaciones con COLCIENCIAS para definir las condiciones del uso de los recursos de acuerdo con las normas BANCO. Se tendrán en cuenta las instancias y lineamientos acordados entre todas las entidades que hacen parte de PACES y la normatividad vigente al respecto. Cuando a juicio de COLCIENCIAS se determine que el tercero ha incurrido en el incumplimiento de alguna de sus obligaciones, podrá declararse el incumplimiento del contrato, en cuyo caso se exigirá el reintegro del capital dado en financiamiento más intereses cuando haya lugar a éstos últimos.
En la suscripción de estos contratos derivados participará COLCIENCIAS, FIDUPREVISORA S.A. ACTUANDO COMO VOCERA Y ADMINISTRADORA DEL FONDO NACIONAL DE FINANCIAMIENTO PARA LA CIENCIA, LA TECNOLOGÍA Y LA INNOVACIÓN, FONDO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, y la Institución de Educación Superior Ancla. Para el caso de la institución internacional la Institución de Educación Superior Ancla asumirá sus responsabilidades. Cada contrato a suscribir está enmarcado en las actividades a desarrollar conjuntamente entre COLCIENCIAS y el FONDO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, de acuerdo con el Convenio Especial de Cooperación para apoyar proyectos que conduzcan a mejorar la calidad de las instituciones de educación superior buscando incorporar un nuevo conocimiento científico y tecnológico desarrollado localmente y que al mismo tiempo contribuyan a fortalecer los vínculos y la transferencia de tecnología entre universidades y/o centros de investigación y/o desarrollo tecnológico y/o innovación con empresas de diferentes sectores productivos, para la innovación de alto potencial comercial en el país, de tal forma que estas empresas tengan una mayor probabilidad de crecer de forma extraordinaria.
Ver Anexos Capítulo 3: Convenios Colombia Científica
33
CAPÍTULO 5. COMPONENTE 2. FONDOS CONCURSABLES PARA INVESTIGACIÓN, DESARROLLO EXPERIMENTAL, TECNOLÓGICO O
INNOVACIÓN (ECOSISTEMA CIENTÍFICO)
5.1. Descripción
El componente Ecosistema Científico busca mejorar la calidad de las Instituciones de Educación Superior en las dimensiones de investigación, docencia e internacionalización de una parte y, de otra parte, apoyar a la consolidación de un sistema de investigación e innovación de excelencia científica articulada con el sector productivo que contribuya a mejorar la competitividad, productividad y desarrollo social. Estos programas se enmarcan en PACES.
Específicamente el Ecosistema se define como una red de actores nacionales e internacionales que se articulan alrededor de áreas y retos comunes, para generar y usar conocimiento en función del desarrollo social y productivo del país y para dinamizar las relaciones entre estos actores.
Los ecosistemas científicos se constituyen en un territorio, donde las alianzas actúan como “ingenieros de ecosistemas” que producen transformaciones en las instituciones, comunidades académicas, en el sector productivo y su entorno, a través de actividades de ciencia, tecnología e innovación que generan procesos de intercambio de recursos, personas, materia, energía, información, experiencia, saberes y conocimiento, con el fin de mejorar la calidad de la educación, la productividad y competitividad de las empresas, el desarrollo sostenible y el bienestar de la población.
En consecuencia, al menos cuatro características son deseables en los ecosistemas científicos:
Capacidad de adaptar y adaptarse a un territorio; en términos de incidir positivamente sobre el bienestar de su población.
Flujo de recursos, personas, materia, energía, información, experiencia, saberes y conocimiento; en términos de intercambio, absorción y transferencia de conocimientos, tecnología, experiencia, saberes, formación y articulación que genere trabajo colaborativo efectivo.
Diversidad; en términos de condiciones sociodemográficas, regionales, cadenas científicas y productivas, niveles de acreditación de programas e institucional, niveles de formación y áreas del conocimiento.
Sostenibilidad; en términos de desarrollo de capacidades, consolidación institucional y resultados perdurables en el tiempo.
Para tal fin, cada uno de los Ecosistemas deberá desarrollar programas de investigación, desarrollo experimental, desarrollo tecnológico y/o innovación, que incentiven la generación de nuevo conocimiento para traspasar la frontera, y la transferencia de conocimiento y tecnología que permitan presentar los resultados de investigación en publicaciones
34
internacionales de corriente principal, apoyar la vinculación de recursos humanos de posgrado, comprometer los procesos de protección de la propiedad intelectual y del patentamiento necesarios y transferir el conocimiento disponible y generado al sector productivo.
Desde este ámbito de actuación, los impactos deseados del programa se deben visualizar desde varios frentes: 1. La constitución de un sistema de universidades que sea el núcleo de la investigación científica colombiana de alto nivel y que avance efectivamente en el reconocimiento internacional en términos de excelencia académica y producción de nuevo conocimiento útil y pertinente; 2. El incremento substancial en el desarrollo de actividades de I+D+i y la calidad de las IES en las regiones por debajo del promedio nacional en matrícula acreditada, producción científica y tecnológica y con alta incidencia de poblaciones vulnerables; 3. El aumento de la productividad y la generación de bienes y servicios con valor agregado a través de la innovación, la absorción y transferencia de conocimiento y tecnología y la vinculación al sector productivo de capital humano de alto nivel; 4. El crecimiento y desarrollo económico local y regional en los territorios donde se constituya el foco de impacto de la alianza; 5. La pertinencia de los procesos de CTeI para contribuir al desarrollo local y; 6. La mejora en el bienestar de la población.
5.2. Objetivo general
Contribuir al mejoramiento de la calidad de las IES colombianas participantes, a partir de la conformación de alianzas que impulsen el desarrollo regional y respondan a los retos del desarrollo social y productivo del país, mediante programas de I+D+i, en los focos estratégicos establecidos, con resultados perdurables y sostenibles en el tiempo.
5.3. Objetivos específicos
• Fortalecer las capacidades en I+D+i de las IES colombianas que contribuyan al mejoramiento de sus indicadores de Investigación, Docencia e Internacionalización -IDI-.
• Fortalecer las redes de conocimiento y las capacidades en I+D+i de las Instituciones de Educación Superior a nivel regional en los focos estratégicos definidos.
• Articular las IES nacionales con instituciones internacionales y con el sector productivo nacional, a través de programas de I+D+i que generen y transfieran conocimiento y tecnología, que contribuyan al desarrollo sostenible de las regiones, al bienestar de su población, a la mejora de la productividad y competitividad y al crecimiento económico.
• Mejorar el posicionamiento y visibilidad de las IES colombianas a nivel internacional.
5.4. Convocatoria y componentes
Para la financiación de las Alianzas se hará uso de la Convocatoria, entendida como el instrumento de política pública por excelencia para efectos de asegurar la igualdad de oportunidades al acceso del financiamiento y de garantizar la transparencia en la asignación de recursos.
35
Este instrumento será diseñado por COLCIENCIAS, y debe contar con la aprobación de ICETEX y la no objeción del Banco.
La unidad de formulación de las propuestas por parte de cada Alianza proponente será a través de programas, entendidos como un conjunto articulado y coherente de componentes, que contarán con una serie de actividades, orientadas a dar respuesta a las necesidades y problemas nacionales seleccionados desde una perspectiva interdisciplinaria, interinstitucional y/o intersectorial.
Los componentes de la convocatoria que se tendrán como mínimo en el instrumento son:
• Dirigido a
• Requisitos
• Condiciones inhabilitantes
• Duración y financiación
• Focos estratégicos
• Contenidos del programa
• Procedimiento de inscripción
• Criterios de evaluación
• Procedimiento de evaluación
• Conformación del Banco de elegibles
5.4.1. Dirigido a
Alianzas estratégicas conformadas por: al menos dos IES nacionales con acreditación institucional de alta calidad (una de ellas con una vigencia de seis años o más), al menos una IES nacional no acreditada, al menos una institución o centro de investigación y/o desarrollo tecnológico y/o innovación internacional, y al menos una entidad del sector productivo nacional.
Integrantes de la Alianza
● IES acreditadas: IES colombianas con acreditación institucional de alta calidad vigente
al momento de presentarse a la convocatoria, expedida por el Consejo Nacional de Acreditación - CNA.
La IES Ancla, quien deberá tener acreditación vigente de alta calidad de mínimo seis (6) años, será la encargada de presentar la propuesta, administrar los recursos de acuerdo con las regulaciones del Banco Mundial, coordinar las acciones entre los integrantes de la alianza de acuerdo con el modelo de gobernanza, y presentar informes técnicos y financieros de avance y un informe final.
● IES no acreditadas: IES colombianas con registro calificado vigente que no cuenten
con acreditación institucional del Consejo Nacional de Acreditación. ● Institución y/o Centro de investigación, desarrollo tecnológico y/o innovación
internacional: Institución internacional ubicada dentro de cualquiera de los
36
escalafones ARWU (Academic Ranking of World Universities): ARWU 2016, ARWU-Field 2016 o ARWU Subject Ranking 2016, o centros de investigación, desarrollo tecnológico y/o innovación, ubicados dentro de los 25 primeros puestos publicados por el Thomson Reuters 2017, que cuente con experiencia demostrada en el área de la línea temática del foco estratégico seleccionado.
● Sector productivo: Referente a entidad articulada con la alianza que puede ser
persona jurídica de economía mixta, pública o privada o gremio, entre los que se identifican los siguientes tipos de actores potenciales: empresas, Cámaras de Comercio, organizaciones sin ánimo de lucro, asociaciones o corporaciones, fundaciones, agremiaciones y organizaciones solidarias de desarrollo; que viabilicen la adopción y adaptación de conocimiento y tecnología en el interior de las empresas o entidades y la vinculación de personal con formación de alto nivel para fortalecer los procesos productivos y solucionar retos a nivel de país.
Gráfica 3 Conformación de Ecosistemas Científicos. Alianzas
5.4.2. Requisitos
Preinscribir la propuesta antes de la fecha límite establecida para tal fin, en alguno de los focos estratégicos. La ficha de preinscripción deberá contener la información requerida en Contenidos de la Propuesta. Cumplir con lo establecido en el numeral 5.4.1 “Dirigido a”. La alianza estratégica se podrá conformar a través de alguna de las siguientes figuras: a) acuerdo de colaboración, b) consorcio, unión temporal o cualquier tipo de sociedad conforme a la ley colombiana, c) persona jurídica independiente.
37
Presentar carta de aval unificada y compromiso institucional, debidamente diligenciada y firmada por los representantes legales de las entidades nacionales participantes. El representante legal de la IES Ancla garantizará el cumplimiento de los compromisos de la(s) institución(es) internacional(es). Presentar una propuesta de fortalecimiento institucional de las entidades que conforman la alianza. Evidenciar para las IES acreditadas, la acreditación institucional de alta calidad vigente, soportada mediante resolución expedida por el CNA. Evidenciar para la IES Ancla capacidad operativa para la administración de recursos, personal, infraestructura, sistemas técnicos y tecnológicos. Evidenciar que las entidades del sector productivo participantes en la alianza hayan sido constituidas como mínimo hace cinco (5) años, lo cual se verificará a través del registro mercantil o el acto administrativo de creación. Así mismo, no deben encontrarse en proceso de liquidación, lo cual se deberá constar a través de certificados emitidos por contadores o revisores fiscales. Si alguna entidad tiene constitución fuera del país, se deberá demostrar sucursal con personería jurídica en Colombia. Evidenciar que las entidades nacionales que integran el número mínimo requerido para conformar la alianza hayan generado resultados derivados de la realización de proyectos de I+D+i en los últimos cinco (5) años. Presentar un modelo de gobernanza de la alianza, suscrito por los representantes legales de todas las entidades nacionales, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:
• Estructura de coordinación y cooperación interinstitucional para el logro de los resultados esperados.
• Definición del modelo de operación formal de la alianza a nivel legal, administrativo, financiero y de la propiedad intelectual
• Instancia de coordinación técnica para la toma de decisiones, roles y mecanismos de seguimiento y control (Comité Técnico de la Alianza).
• Mecanismo de gestión de adquisiciones y transferencias de bienes y servicios entre la IES Ancla y las otras entidades de la alianza.
• Estrategia de sostenibilidad de la alianza durante y después del desarrollo del mismo. Comprometer una contrapartida en efectivo y/o especie por un monto mínimo del 30% del valor solicitado. En este sentido, todas las entidades que la conformen estarán obligadas a realizar un aporte que soporte su participación.
38
Conformar un equipo ejecutor para llevar a cabo la propuesta. Este equipo deberá tener la siguiente composición para el personal científico:
• Mínimo trece (13) investigadores pertenecientes a las IES acreditadas, con reconocimiento vigente por Colciencias y con vinculación de tiempo completo a sus respectivas entidades. De estos 13 investigadores uno será el Director Científico del Programa, entendido como el líder técnico-científico del equipo ejecutor y responsable de la gestión de la sostenibilidad de la alianza, quien deberá tener reconocimiento vigente de investigador Senior y estar vinculado como personal de planta a alguna de las IES acreditadas de las integrantes de la alianza. Así mismo, uno de los 13 investigadores será el Subdirector de Fortalecimiento Institucional, con experiencia en dirección académica de mínimo 2 años y encargado de gestionar el componente de fortalecimiento institucional.
• Mínimo cinco (5) investigadores pertenecientes a las IES no acreditadas con vinculación de tiempo completo a sus respectivas entidades, con formación de posgrado mínimo a nivel de maestría y experiencia en investigación, o investigadores reconocidos por Colciencias.
• Mínimo un (1) investigador vinculado laboralmente a una de las empresas o entidades participantes del sector productivo, con dedicación mínima de medio tiempo al programa en alguno(s) de su(s) proyectos, con experiencia en actividades de I+D+i.
• Mínimo un (1) investigador vinculado a la institución o centro internacional en tiempo completo con categoría de Profesor Asociado o superior, o su equivalente.4
• De los veinte (20) investigadores mínimos relacionados anteriormente, se deberán designar los investigadores principales para cada uno de los proyectos que conformen el programa. En el rol de investigador principal, un investigador podrá fungir como tal hasta en dos proyectos durante la ejecución del programa.
• Adicionalmente, se espera que la alianza incorpore dentro de su equipo ejecutor integrantes vinculados en procesos de formación en los distintos niveles (estudiantes de pregrado, de maestría, de doctorado y jóvenes investigadores). El equipo ejecutor también deberá incluir el siguiente personal vinculado a la IES Ancla, para apoyar la gestión administrativa y financiera del programa, conforme a los lineamientos y regulaciones del Banco Mundial:
• Un (1) profesional especializado en gerencia de proyectos, con más de cinco (5) años de experiencia y preferiblemente certificación en PMP (Project Management Professional), que fungirá como Coordinador Administrativo.
• Un (1) profesional con experiencia general mínima de cinco (5) años en contrataciones y específica mínima de un (1) año en contrataciones en CTeI, preferiblemente con
4 Si el investigador ha sido galardonado con premio Nobel, medalla Fields o hace parte de la lista de investigadores altamente citados, se permitirá que su vinculación a la institución internacional sea en tiempo parcial y no se encuentre escalafonado. Para más información ver Highly Cited Researchers disponible en http://www.highlycited.com/.
39
conocimientos y experiencia en la realización de procesos de selección y contratación con políticas y normas del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) o del Banco Mundial.
• Un (1) profesional con experiencia específica mínima de tres (3) años en seguimiento financiero de proyectos, preferiblemente con experiencia en planeación estratégica y conocimientos en políticas y regulaciones de la Banco Mundial.
Gráfica 4 Conformación Equipo Ejecutor de la propuesta del programa.
La información de identificación, roles y responsabilidades de todos los integrantes del equipo ejecutor deberá quedar claramente estipulada en el formulario diligenciado. Todo el personal científico debe crear o actualizar su CvLAC, previo a la presentación de la propuesta. Para el caso de investigadores internacionales o personal no científico, se deberán incluir sus hojas de vida dentro de la documentación a presentar con la propuesta. Para los casos en los que no se cuenta con el nombre de la persona para un perfil establecido, una vez ésta sea seleccionada deberá crear o actualizar su CvLAC u hoja de vida, y el Director Científico deberá informar a COLCIENCIAS para recibir aprobación previa a la vinculación de esta persona. Presentar concepto de un comité de ética/bioética, cuando aplique, donde se especifique que el programa ha sido revisado y avalado. En caso de que ninguna de las instituciones que conforman la alianza cuente con un comité de ética, podrá solicitar el concepto ante otra entidad que sí cuente con uno. Asegurar que se cuente con los permisos y licencias respectivos para el cumplimiento de la normatividad colombiana vigente en relación con el objeto y desarrollo de la propuesta.
40
5.4.3 Condiciones inhabilitantes
● En calidad de Ancla, una IES podrá presentar hasta dos propuestas, siempre que sea en focos diferentes. Si se presenta más de una propuesta en un mismo foco, solo se tendrá en cuenta la primera registrada. Si se presentan más de dos propuestas en focos diferentes, solo se tendrán en cuenta las dos primeras registradas en focos diferentes.
● En calidad de Director Científico, un investigador podrá fungir en una (1) sola propuesta. Si como Director Científico participa en más de una propuesta, solo se tendrá en cuenta la primera propuesta registrada.
● Las IES que cuenten con más de una sede o presencia nacional, todas bajo un mismo NIT, no podrán establecer alianzas entre sí, con el único propósito de cumplir el mínimo de entidades establecidas en la presente Convocatoria. Si esto sucede, la propuesta no será considerada.
● En calidad de empresa o entidad del sector productivo, una IES no podrá hacer parte de una alianza. Si esto sucede, la propuesta no será considerada.
5.4.4 Duración y financiación
El término de duración de las propuestas a financiar será entre treinta y seis (36) y cuarenta y ocho (48) meses.
Se realizarán dos convocatorias, cada una por valor de hasta setenta y seis mil millones de pesos m/cte. ($76.000.000.000), para financiar propuestas de hasta diecinueve mil millones de pesos m/cte. ($19.000.000.000).
5.4.5 Focos estratégicos y retos
Una de las prioridades del programa Colombia Científica en el componente de Ecosistema Científico está concentrada en generar resultados transformadores para el contexto regional en el que se atiendan retos de país, a partir de los resultados de la ejecución de programas de I+D+i en los focos estratégicos definidos. La definición de dichos focos tuvo en cuenta aquellos incluidos en la propuesta de Política Nacional de Ciencia y Tecnología, documento borrador CONPES 2016-2025, en la cual se precisa que para aumentar la generación de conocimiento científico de alto impacto se promoverán prioritariamente el desarrollo de los focos de Salud, Alimentos, Energía Sostenible y Sociedad, identificados como fundamentales para el desarrollo sostenible del país en el mediano y largo plazo.
Se contempla adicionalmente el foco de Bioeconomía, a partir de las directrices del CONPES 3582 de 2009 que proponen como estrategias de focalización aprovechar sosteniblemente el potencial de la biodiversidad, unido a las directrices del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 donde se establece la Estrategia Nacional de Crecimiento Verde.
41
Asimismo, se tuvo en cuenta el CONPES 3866 de 2016 de Política Nacional de Desarrollo Productivo que, con el fin de incrementar la productividad y generar productos con mayor valor agregado, propone priorizar apuestas productivas a nivel regional para focalizar instrumentos y recursos en productos que, a pesar de su alto potencial de crecimiento, presentan fallas de mercado, de gobierno o de articulación que impiden su desarrollo. Por esto, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el CONPES, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo realizó en conjunto con las regiones el proceso de priorización de apuestas productivas, y del resultado de este ejercicio se destacan las cadenas de agro alimentos y turismo que fueron priorizados en 28 y 32 departamentos, respectivamente. En estas cadenas sobresalen productos como cacao, café, aguacate hass, mango, piña, banano y limón y servicios como turismo cultural, de naturaleza y ecoturismo.
Para cada foco se definieron una serie de retos a partir de los 17 objetivos de desarrollo sostenible de la ONU y de acuerdo con las metas asociadas a cada uno para el periodo 2020-2030. Se llevó a cabo un ejercicio de revisión detallada de oportunidades frente a necesidades de país, teniendo en cuenta referentes supranacionales, nacionales y sectoriales en cada foco.
Como resultado de lo anterior, se presentan a continuación los retos definidos en cada foco, su descripción y las temáticas orientadoras; donde se requerirá que cada propuesta presentada a la Convocatoria aborde al menos uno de los retos dentro del foco elegido, y a su vez al menos una de las temáticas asociadas a estos.
Alimentos
Reto: Seguridad alimentaria y sistemas productivos sostenibles
El objetivo específico de este reto es garantizar, a través de procesos de I+D+i y de transferencia tecnológica y de conocimiento, un abastecimiento suficiente de alimentos con calidad, inocuidad y alto valor nutricional, mediante el desarrollo de sistemas productivos sostenibles y la reducción de la brecha entre tecnologías innovadoras y su implementación a lo largo de la cadena de valor, integrando preferiblemente el aprovechamiento de la agro biodiversidad local, o los conocimientos tradicionales y/o ancestrales, adaptados a las condiciones de territorios específicos.
Salud
Reto 1: Colombia bien nutrida
El objetivo principal de este reto es generar conocimiento que contribuya a disminuir la morbimortalidad por malnutrición, a través de acciones de promoción, prevención e intervención en los siguientes ejes temáticos
Reto 2: Vida saludable bajo condiciones crónicas no transmisibles
El objetivo principal de este reto es fomentar acciones dirigidas a la reducción y control de la carga de las enfermedades crónicas no transmisibles de mayor prevalencia en el país,
42
para el mejoramiento y disfrute de una vida saludable. Para ello se contempla, la generación de estrategias en términos de prevención, diagnóstico y tratamiento oportuno de enfermedades crónicas no transmisibles, específicamente Cáncer, enfermedades cardio-cerebrovasculares, diabetes y Enfermedad Pulmonar Obstructiva Crónica (EPOC).
Reto 3: Vida saludable libre de condiciones transmisibles e infecciosas
El objetivo principal de este reto es reducir la carga de la enfermedad asociada a condiciones transmisibles e infecciosas mediante planes de manejo integral (promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación) para garantizar el disfrute de una vida saludable.
Energía sostenible Reto 1: Diversificación de la canasta energética El objetivo de este reto es avanzar en la incorporación de Fuentes no Convencionales de Energía Renovables -FNCER-, en el sistema energético nacional, garantizando disponibilidad, calidad, eficiencia, seguridad y viabilidad económica.
Reto 2: Uso más eficiente de la energía El objetivo de este reto es propiciar el desarrollo de soluciones para el uso más eficiente de la energía en sus diferentes aplicaciones y sectores, como el de transporte, industrial, comercial y residencial.
Sociedad Reto 1: Construcción de una paz estable y duradera El objetivo de este reto es generar innovaciones sociales, institucionales y tecnológicas tendientes a: mejorar y hacer más eficientes los sistemas de participación ciudadana y comunitaria, mejorar la gobernanza y gobernabilidad democrática, implementar formas más eficientes de combatir la corrupción y la violencia en todas sus manifestaciones, con una apuesta multisectorial y enfoque territorial para construir una sociedad colombiana pacífica.
Reto 2: Innovación social para el desarrollo económico y la inclusión productiva El objetivo consiste en aprovechar la capacidad transformadora y creativa de distintas generaciones de colombianos, para comprender el modo en que las formas de innovación se implementan e impactan el desarrollo humano, la productividad y competitividad de poblaciones excluidas y víctimas de las distintas formas de violencia con el fin de lograr su inserción en el desarrollo productivo y social, y propiciar la equidad rural y urbana del país.
Bioeconomía Reto 1: Gestión integral de la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos para la toma de decisiones
43
El objetivo de este reto es contribuir al desarrollo de acciones para la gestión integral de la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos (continental y marina), con el fin de incorporarlos a los procesos de toma de decisiones, generación de políticas, estrategias de reducción la pobreza, desarrollo económico sostenible y bienestar humano.
Reto 2: Instrumentos económicos y valoración de la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos El objetivo de este reto es incorporar los procesos de valoración de la biodiversidad y los servicios ecosistémicos (económicas e integrales) en los sistemas contables nacionales, en decisiones sobre los medios de vida de las comunidades, la planificación y el desarrollo económico; los subsidios e incentivos financieros que influyen en decisiones que afectan a la diversidad biológica; y las modalidades de consumo y producción que determinan cómo se utilizan los recursos naturales para satisfacer las demandas de nuestras formas cotidianas de vida.
Reto 3: Potencial económico sostenible de la biodiversidad El objetivo de este reto es contribuir a la generación de bienes y servicios en el marco del uso sostenible de los recursos biológicos, genéticos y derivados para el mejoramiento de la competitividad, los modos de vida comunitarios y la promoción de procesos de desarrollo económico sostenible. Reto 4: Bioproductos El objetivo de este reto es contribuir a la identificación y la generación de productos tecnológicos de alto valor agregado, mediante el uso de ciencias ómicas, bioinformática, biología sintética y de sistemas para la generación de prototipos, bajo esquemas de distribución justa y equitativa de beneficios de acuerdo con lo establecido en el Protocolo de Nagoya.
5.4.6 Contenidos del programa La propuesta deberá estar conformada por dos componentes:
1. El componente científico-técnico, que relaciona el conjunto de proyectos articulados entre sí que conforman el programa para atender al menos un reto establecido en alguno de los focos estratégicos definidos en la Convocatoria.
2. El componente de fortalecimiento institucional, que permitirá identificar las capacidades actuales de las entidades miembro de la alianza y su equipo, así como de sus resultados esperados en términos de indicadores IDI.
Previo al envío final de la propuesta, se requiere una preinscripción de la misma, a través del diligenciamiento de una ficha técnica resumen del programa en el Sistema. Los contenidos de esta ficha se describen a continuación:
• Titulo
• Foco
44
• Reto
• Temática orientadora
• Componente (Investigación científica, Desarrollo tecnológico e Innovación).
• Entidades participantes
• Objetivo del programa
• Monto solicitado (Aproximado)
• Resumen ejecutivo (máximo 500 palabras) La propuesta deberá incluir un componente científico-técnico, financiero y de fortalecimiento institucional como se detalla a continuación.
Componente científico-técnico de la propuesta del programa Los siguientes ítems relacionan los aspectos científicos y técnicos del programa que se deben incluir en la propuesta:
Identificación del programa:
● Título ● Programa(s) Nacional(es) de CTeI ● Foco estratégico ● Retos ● Componentes de I+D+i ● Duración ● Lugar de ejecución
Generalidades y antecedentes del programa
● Resumen ejecutivo ● Palabras claves ● Planteamiento del problema ● Análisis situacional: Describir los antecedentes y la situación actual del objeto de
estudio en los contextos científico, tecnológico, social, cultural, legal, etc., que evidencien una línea base en los escenarios regional, nacional e internacional.
Componente técnico del programa
● Objetivo General ● Objetivos específicos ● Metodología ● Proyectos asociados al programa ● Resultados esperados ● Apropiación y transferencia de resultados ● Impactos esperados ● Cronograma consolidado de ejecución de los proyectos ● Posibles riesgos y dificultades ● Bibliografía
45
Componente Operativo del programa: ● Director Científico del Programa ● Distribución de responsabilidades de las entidades ● Conformación del equipo de trabajo ● Antecedentes y trayectoria del equipo de trabajo ● Capacidades de las entidades.
Componente científico-técnico de la propuesta del programa de los proyectos Los siguientes ítems relacionan los aspectos científicos y técnicos que se deben incluir en cada uno de los proyectos que conforman el programa:
Identificación del proyecto
● Título ● Duración ● Lugar de ejecución
Generalidades del proyecto
● Resumen ejecutivo ● Planteamiento del problema ● Estado del arte ● Marco conceptual
Componente técnico del proyecto
● Objetivo general ● Objetivos específicos ● Metodología ● Resultados esperados ● Productos esperados ● Cronograma de actividades ● Efectos sobre el medio ambiente y la salud humana ● Bibliografía.
Componente Operativo del proyecto:
● Investigador principal ● Equipo de trabajo Componente financiero y presupuestal (Programa y Proyectos) Gastos de inversión: Rubros financiables Los siguientes ítems relacionan los rubros que hacen parte del presupuesto de la propuesta y que pueden ser cubiertos tanto con recursos de financiación como de
46
contrapartida. Se deben detallar y sustentar debidamente a través del Sistema de COLCIENCIAS:
Bienes Equipos: Aquellos necesarios para el desarrollo del proyecto, los cuales pueden ser adquiridos a cualquier título. La financiación para compra de equipos nuevos deberá estar sustentada en la estricta necesidad de los mismos para el desarrollo del proyecto. Se incluye la instalación, servicios conexos y puesta en funcionamiento cuando así lo requieran. La entidad receptora del equipo debe garantizar el buen uso y el mantenimiento de los mismos.
Materiales e insumos: Adquisición de insumos, bienes fungibles y demás elementos necesarios para el desarrollo de actividades previstas. Se contempla materiales e insumos para la construcción de equipos no existentes en el mercado, así como prototipos. Deben presentarse a manera de listado detallado agrupado por categorías sobre las cuales debe hacerse una justificación de su necesidad y cantidad (Ej. reactivos, herramientas, elementos de protección, controles e instrumentación accesoria, material biológico, audiovisual, de laboratorio, agrícolas y consumible, etc.).
Material bibliográfico: Adquisición de libros, revistas, artículos, entre otros, de carácter científico o tecnológico que sean estrictamente necesarios para la ejecución del proyecto. Incluye suscripciones a libros, revistas, bases de datos u otros. Software especializado: Adquisición de licencias de software especializado para las actividades de CTeI propias del desarrollo del proyecto. Su necesidad y cantidad debe soportarse en justificaciones técnicas detalladas. No se considerará financiable dentro de este rubro software de uso cotidiano, como por ejemplo procesadores de texto, hojas de cálculo, software para presentaciones, sistemas operativos, etc.
Servicios de consultoría
Consultoría especializada: Contratación de personas naturales o jurídicas para realizar actividades científicas y/o tecnológicas nacionales o internacionales de corta duración que son relevantes para al desarrollo del proyecto. Se incluyen asesorías técnicas, jurídicas relacionadas con aspectos de propiedad intelectual, negociación tecnológica, capacitaciones por expertos en temas específicos relacionados con la propuesta, entre otros.
Servicios de no consultoría
Eventos académicos y de capacitación: Gastos de logística, tales como alquiler de locaciones, audio, video, etc., ocasionados por la organización de eventos (paneles, cursos, simposios, talleres, seminarios, congresos, ferias de CTeI) que permitan presentar o divulgar los productos y resultados del programa. En este rubro también se contempla el pago de inscripción a eventos, congresos o cursos especializados a los que asistan los miembros del grupo de trabajo.
47
Publicaciones y difusión de resultados: Costos de diseño, elaboración y publicación de artículos científicos en revistas indexadas con un alto factor de impacto, libros, manuales, videos, cartillas, posters, etc., que presenten los resultados del programa y sirvan como estrategia de divulgación o apropiación social. Gastos operativos Personal: Gastos de honorarios de personal científico que hace parte del grupo de trabajo y realiza actividades de CTeI definidas en el marco del programa (investigadores, estudiantes de pregrado, maestría, doctorado o especialidades médicas y jóvenes investigadores); así como personal de apoyo (personal formado en carreras técnicas y tecnológicas con capacidades para apoyar la ejecución de actividades de CTeI). Los recursos de financiación destinados para el sostenimiento de personal de formación de alto nivel en programas académicos nacionales (maestría, especialidades médicas o doctorado) no podrán exceder el 5% de los recursos asignados por COLCIENCIAS; y las asignaciones mensuales por persona serán de hasta tres millones de pesos ($ 3.000.000), por un periodo correspondiente a la duración del programa académico sin exceder el tiempo de ejecución de la propuesta. Servicios técnicos y tecnológicos: Contrataciones para la prestación de servicios altamente especializados y cuya necesidad esté suficientemente justificada para el desarrollo del proyecto. Por ejemplo: ensayos, pruebas, análisis, simulaciones, caracterizaciones, desarrollo de software, traducciones, diseño, desarrollo y mantenimiento de un portal web, prototipo, construcción de equipos o partes que la entidad no esté en capacidad de realizar etc. No constituye gastos de personal. Salidas de campo: Costos asociados al levantamiento de información en campo, desde fuentes primarias o secundarias para la consecución de los objetivos del Programa/proyectos. Se incluyen gastos como: Alimentación, refrigerios, hospedaje, tiquetes de desplazamiento, alquiler de medios de transporte, gasolina, papelería y demás materiales necesarios para el trabajo en campo. Viajes: Se refiere a los gastos de transporte (pasajes nacionales e internacionales) y viáticos relacionados con las actividades propuestas en el componente científico- técnico del programa (capacitaciones, estancias en instituciones académicas nacionales o extranjeras, presentación de ponencias en eventos especializados, etc.) y que son estrictamente necesarios para la ejecución exitosa del Programa. Los gastos con recursos de financiación en este rubro no podrán exceder el 5% de los recursos otorgados por COLCIENCIAS. Gastos de administración: Son las erogaciones o gastos tales como: personal administrativo y financiero de dedicación exclusiva al proyecto (gerente de proyectos, profesional financiero, profesional de adquisiciones, personal de campo, personal de apoyo en laboratorio, etc.), material de oficina, etc. Este rubro corresponderá al 6% del total financiado y no se podrán realizar traslados de otros rubros a gastos de administración. Registros y certificaciones. Gastos por la obtención de certificaciones o evaluaciones
48
de cumplimiento de normas de aseguramiento de la calidad o requisitos necesarios para el desarrollo del proyecto, incluyendo los gastos de implementación de dichas normas. (se reconocerá si son una actividad necesaria para la ejecución o como resultado del programa). Comprende, entre otros: certificaciones de calidad, certificaciones que garanticen calidad e inocuidad, certificaciones de buenas prácticas de producción agrícola, certificaciones de buenas prácticas de manufactura, bioseguridad y sostenibilidad ambiental de las tecnologías, registro de variedad vegetal, registro de nueva raza animal, entre otros. Gastos de propiedad intelectual: Se entenderán todos aquellos que se relacionen directamente con la búsqueda en el estado del arte, búsqueda en el estado de la técnica, antecedentes marcarios y demás actuaciones tendientes a la protección de los de resultados en las diferentes modalidades de propiedad intelectual, así como los demás relacionados con la redacción, traducciones, pago de tasas y demás gastos inherentes a la protección. De igual forma se entenderán como gastos de propiedad intelectual todos aquellos que se relacionen directamente con las solicitudes a nivel nacional e internacional. Es decir que, en caso de optarse por la protección en el exterior, está también deberá hacerse en Colombia. Apoyo a formación doctoral: Formación de docentes de IES no acreditadas y personal del sector productivo, con vinculación permanente, en programas de doctorado nacional de instituciones de la alianza incluidos en los bancos de programas elegibles de las convocatorias 727 de 2015 y 757 de 2016 de COLCIENCIAS. Este rubro no podrá exceder el 3% del valor solicitado a COLCIENCIAS y comprende matrícula hasta por seis millones de pesos m/cte ($6.000.000) por semestre, por un máximo de ocho (8) semestres y tiquete internacional para pasantía de hasta seis millones de pesos m/cte ($6.000.000). El sostenimiento y los valores que superen estos montos podrán ser asumidos por contrapartida y no podrá ser pagado del rubro de personal destinado para sostenimiento.
Rubros no financiables
El personal que sea beneficiario actual de los Programas “Jóvenes investigadores” o “Formación de alto nivel” de COLCIENCIAS, podrá ser vinculado a las actividades investigativas previstas para la ejecución del proyecto, pero en ningún caso podrá ser contratado con los recursos de financiación provenientes de COLCIENCIAS asignados a este rubro, en esta convocatoria. No obstante, estos sí podrán ser financiados con recursos de contrapartida. Construcciones, oficinas, infraestructura, terrenos, imprevistos, seguros, adquisición de vehículos en general, maquinaria, mobiliario de oficina, elementos decorativos y membresías a sociedades científicas.
Oficinas o espacios para estudiantes de doctorado, obras menores especiales para instrumentos científicos que requieran acondicionamiento de aire o condiciones especiales de seguridad biológicas, modificación de espacios para el aprendizaje activo de estudiantes, acondicionamiento de salas de clases y/o de aprendizaje (mobiliario, TIC,
49
etc.).
Honorarios, prestaciones sociales, parafiscales, seguridad social o bonificaciones especiales a personal de nómina de tiempo completo, o de entidades pertenecientes a la alianza. No obstante, estos sí podrán ser financiados con recursos de contrapartida.
Costos fijos de operación institucional. Pago de pasivos y obligaciones financieras, pago de dividendos y aumento del capital social.
Estudios que no estén asociados al desarrollo del proyecto.
Adquisición de materia prima, maquinaria y equipo no determinantes para el proyecto.
Gastos de legalización del contrato.
Compras y/o pagos de bienes y servicios que requiera la Alianza ajenas al programa.
Necesidades de caja ajenas al programa. Financiación de gastos de manera temporal.
Adquisiciones de los siguientes bienes: Bebidas alcohólicas; Tabaco, tabaco en bruto; Residuos de tabaco; Tabaco manufacturado; ya sea que contenga o no substitutos de tabaco; Materiales radioactivos, y materiales afines; Perlas, piedras preciosas o semipreciosas, en bruto o trabajadas; Reactores nucleares y sus partes; elementos de combustibles (cartuchos) sin irradiación para reactores nucleares; Joyas de oro, plata o metales del grupo de platino con excepción de relojes y cajas de relojes; artículos de orfebrería y platería incluyendo gemas montadas; Oro no monetario (excepto minerales y concentrados de oro).
Intereses bancarios que se generen de las adquisiciones de bienes o servicios que se adquieran con financiamiento.
Adquisiciones de bienes suntuarios.
Adquisiciones de armas.
Adquisiciones de bienes para uso de las fuerzas armadas.
Consultores Individuales que presenten conflicto de intereses.
Firmas declaradas inelegibles por fraude o corrupción.
Compra de material agrícola (insumos de producción no inherentes al proyecto).
Adquisiciones de bienes o servicios no relacionados con los objetivos del programa.
50
Componente de fortalecimiento institucional:
El proyecto de fortalecimiento institucional debe contener:
• Título
• Duración • Lugar de ejecución • Subdirector de fortalecimiento institucional • Equipo de trabajo • Vinculación de la IES internacional con IES colombianas: Cada Institución y/o
Centro o Institutos de Investigación internacionales miembro de la alianza deben indicar su nivel de vínculo y relacionamiento con Colombia, sus actividades de CTeI y sus IES en los últimos 5 años, en términos de:
o Convenios ▪ Transferencia de créditos ▪ Doble titulación ▪ Co-terminal ▪ Pasantías ▪ Intercambio de estudiantes, docentes o investigadores
o Coautoría y demás mecanismos y resultados de procesos de colaboración y trabajo conjunto inter-institucional
o Número de estudiantes, docentes o investigadores colombianos vinculados a la institución
o Movilidad entrante y saliente de colombianos • Experiencia de las entidades del sector productivo en la vinculación de capital
humano de alto nivel. • Investigadores con título de formación doctoral. ● Pertinencia y diversidad del equipo de trabajo. ● Resumen ejecutivo ● Planteamiento del problema ● Estado del arte ● Marco conceptual ● Objetivo general ● Objetivos específicos ● Metodología ● Resultados y Productos esperados ● Cronograma de actividades ● Efectos sobre el medio ambiente y la salud humana ● Bibliografía
5.4.7 Procedimiento de inscripción Teniendo en cuenta que los programas están conformados por un conjunto articulado de proyectos, debe diligenciar la información de los contenidos técnico y financiero del
51
programa, así como de cada uno de los proyectos que lo integran en un formulario en línea. La plataforma estará habilitada durante todo el tiempo de apertura de la convocatoria.
Las siguientes son las instrucciones para el diligenciamiento de la información:
1. Ingresar a la página web de COLCIENCIAS (www.colciencias.gov.co). 2. Ingresar al icono de sistemas de información ubicado en la parte derecha de la
página web (http://www.colciencias.gov.co/scienti). 3. Hacer clic en la opción Formulario en línea para registro de entidades ubicado en la
parte derecha. En caso de haberla registrado previamente, continuar con el paso número 5.
4. Realizar el pre-registro de las entidades participantes en el programa con la información solicitada. COLCIENCIAS en un periodo de 2 días hábiles remitirá a su correo electrónico de contacto las credenciales de acceso para el ingreso al sistema de registro de entidades.
5. Ingresar al módulo de entidades con sus credenciales y registrar la información de la entidad ejecutora y entidades participantes en el proyecto. En caso de encontrarse registradas las entidades en este sistema, no se requiere de un nuevo registro, sin embargo, podrá actualizar la información.
6. Una vez finalizado el registro de la entidad, Ingresar al link de Formulario de Proyectos y/o programas.
7. Una vez enviada la ficha técnica puede proceder a registrar la información del programa, y antes de enviar el programa al sistema, debe registrar y enviar los proyectos asociados. Debe diligenciar uno a uno los proyectos en el link anteriormente relacionado, el sistema le pide que seleccione a que programa pertenece, una vez registre esta información, podrá seguir con el diligenciamiento de cada uno de los proyectos y recibirá las credenciales de acceso al correo electrónico que previamente registró.
Debe ingresar al link tanto para el registro del programa como para el registro de cada uno de los proyectos, los cuales deben ser registrados de forma independiente pero siempre asociados al programa.
Para recibir las credenciales de acceso por correo electrónico deberá registrar como mínimo el título del programa o proyecto dependiendo del caso, la entidad ejecutora, convocatoria, el tipo de proyecto y correo electrónico.
8. Una vez se haya diligenciado la información de cada uno de los proyectos asociados al programa, así como la información correspondiente al programa y antes de que este sea validado y enviado el programa debe adjuntar todos los documentos que soportan los requisitos. Si para un requisito requiere anexar más de un documento, guárdelos en una sola carpeta y adjúntela como archivo comprimido .ZIP o .RAR en el campo correspondiente al requisito. Si requiere cambiar algún archivo de los que previamente adjuntó, puede hacerlo examinando y adjuntando el documento deseado. Es importante resaltar que el tamaño de cada archivo anexado de cada uno de los requisitos, cuenta con una capacidad máxima de 3MB; para el requisito “Otros adjuntos” tiene una capacidad máxima de 10 MB.
9. Para validar y enviar, por favor hacer clic en la opción Validar y Enviar ubicado en la parte inferior del menú. Si la información registrada cumple con los criterios
52
solicitados por la convocatoria, la validación será exitosa y se activará la opción de enviar formulario, en caso contrario se mostrará en pantalla la información que no cumple con los criterios definidos en la convocatoria.
10. Una vez se oprime el botón de enviar formulario, el sistema registrará el programa y/o proyecto y generará su respectivo código del programa y/o proyecto. Para realizar seguimiento a la propuesta, deberá ingresar al formulario con el usuario y contraseña enviados mediante el correo electrónico al momento de registrar la propuesta en el sistema, y por el menú de requisitos podrá consultar las observaciones realizadas a los requisitos del programa, con el fin de que sean subsanadas por el proponente.
Notas:
• Se aceptarán únicamente las propuestas que se presenten a través del formulario en línea con toda la información solicitada en la presente convocatoria.
• No se tendrá en cuenta para el proceso de evaluación y selección, la información enviada en medios distintos al SIGP (correo postal, fax, correo electrónico otro), ni posterior a la fecha y hora límite establecida.
• Si requieren anexar documentación adicional del proyecto como: tablas, fórmulas, gráficas, anexos, cartas, etc., guárdelos en una sola carpeta y adjúntelas como archivo .ZIP o .RAR (archivo comprimido), en el requisito de Otros adjuntos. Si requieren cambiar algún archivo de los que previamente adjuntó, puede hacerlo examinando y adjuntando el documento deseado.
• Para remitir toda la documentación relacionada con cada uno de los requisitos, el tamaño máximo de envío es de 3 MB, en caso de requerir información adicional al proyecto, puede utilizar la opción llamada “Otros adjuntos” y contará con un tamaño máximo de 10 Mb.
En caso de que se presenten errores en el aplicativo SIGP durante el proceso de inscripción y envío de la propuesta o del cargue de la documentación soporte, y por esta razón después de efectuados varios intentos no pueda enviarse el programa y/o proyecto de forma normal dentro del plazo establecido, por favor capturar las pantallas con el mensaje de error junto con la fecha y hora en que se presentó el inconveniente que soporte el problema. Remitir antes de la fecha de cierre establecida en el Cronograma de los presentes términos de referencia, todas las evidencias de la falla presentada al correo [email protected], explicando en el cuerpo de dicha comunicación los inconvenientes ocurridos durante el envío. COLCIENCIAS, por medio de la Oficina de Sistemas verificará el error reportado, lo analizará y en caso de evidenciarse inconvenientes con el sistema se buscará la forma de permitir el envío de la información por parte del proponente. 5.4.8 Criterios de evaluación
Las propuestas inscritas dentro de los plazos establecidos para las convocatorias y que cumplan con la totalidad de los requisitos se someterán a los siguientes criterios de evaluación:
• Componente técnico, científico y presupuestal de la propuesta:
53
Criterios y subcriterios Puntaje Máximo
CALIDAD Y CONSISTENCIA DE LA PROPUESTA: En este criterio se tienen en cuenta aspectos referentes a la formulación, antecedentes y justificación que dan origen al programa. Igualmente, la coherencia entre los objetivos, la metodología, el plan de actividades, los recursos solicitados, los resultados y productos esperados e impacto de los proyectos que conforman el programa; y su articulación para dar respuesta a la pregunta/problema a abordar respondiendo a la necesidad de país contextualizada en la región.
Antecedentes y formulación del problema a abordar en la propuesta 10 puntos
50
Coherencia y estructura del programa 10 puntos
Pertinencia y viabilidad del programa 7 puntos
Resultados esperados 9 puntos
Productos esperados 9 puntos
Impactos esperados 5 puntos
CAPACIDAD DEL EQUIPO EJECUTOR DE LA PROPUESTA DE PROGRAMA DE I+D+i: Se evaluará la conformación y pertinencia del equipo, el sistema de gobernanza, la trayectoria y las capacidades técnicas de los integrantes del equipo. Adicionalmente, para la IES Ancla se evaluará la capacidad administrativa, financiera y de adquisiciones, experiencia previa en gestión de proyectos de CTeI y capacidad operativa, para la administración de los recursos. Ambos aspectos deberán responder al programa propuesto.
Conformación y capacidades del equipo de trabajo para ejecutar el programa de I+D+i. 20 puntos
30
Modelo de gobernanza para la ejecución del programa 10 puntos
COHERENCIA ENTRE EL PRESUPUESTO, EL FLUJO DE RECURSOS Y LOS RESULTADOS ESPERADOS: En este criterio se tienen en cuenta aspectos referentes a la concordancia entre el presupuesto total de las actividades y la contrapartida propuesta, así como la alineación de los objetivos y resultados esperados del proyecto con la justificación adecuada de los rubros, cantidad, montos solicitados y el flujo de recursos proyectado, de acuerdo con la metodología y la duración del Programa.
Justificación y coherencia del presupuesto. 8 puntos
20 Coherencia entre el presupuesto y el plan de actividades para dar cumplimiento a los objetivos y resultados esperados. 12 puntos
Total 100
Tabla 1 Criterios de evaluación componente Técnico Científico Presupuestal
No. Criterio Puntaje máximo
Puntaje mínimo5
1 Calidad y consistencia. 50 37,5
2 Conformación y capacidad del equipo ejecutor. 30 22,5
3 Coherencia entre el presupuesto, el flujo de recursos y los resultados esperados.
20 15,0
Total 100 75,0
5 Puntaje mínimo de panel requerido para continuar en el proceso de evaluación.
54
Tabla 2 Puntajes por criterio
• Componente de fortalecimiento institucional de la propuesta:
Calidad y potencial de la estructura de la alianza: En este aspecto se evalúa la cobertura regional, organizacional y población de la alianza, la fortaleza institucional de sus miembros y su capacidad de articularse para satisfacer las expectativas del programa en los ámbitos académico, científico, tecnológico, innovador y de competitividad y productividad.
Cobertura departamental de la alianza en departamentos con baja tasa de cobertura de matrícula acreditada y producción en CTeI 20 puntos
100
Capacidad y calidad de las Instituciones participantes de la alianza en términos de producción/ experiencia científica, tecnológica, innovadora y de cobertura de población vulnerable y de bajos ingresos. 35 puntos
Integralidad en el esfuerzo en la formación de nuevos investigadores. 15 puntos
Coherencia entre el plan de fortalecimiento institucional y los procesos de intercambio y articulación y resultados deseados y esperados en el corto y largo plazo a través de las actividades de la alianza, especialmente las de I+D+i. 30 puntos
Total 100
Tabla 3 Criterios de evaluación componente Fortalecimiento Institucional
Criterio Subcriterio Puntaje
máximo
Puntaje
mínimo
Calidad y potencial de
la estructura de la
alianza.
Cobertura departamental de la alianza en
departamentos con baja tasa de cobertura de
matrícula acreditada y producción en CTeI.
20 No aplica
Capacidad y calidad de los actores de la alianza
participantes en términos de producción/
experiencia científica, tecnológica, innovadora y
de cobertura de población vulnerable y de bajos
ingresos.
35 No aplica
Integralidad en el esfuerzo en la formación de
nuevos investigadores. 15 No aplica
55
Coherencia entre el plan de fortalecimiento
institucional y los procesos de intercambio y
articulación y resultados deseados y esperados
en el corto y largo plazo a través de las
actividades de la alianza, especialmente las de
I+D+i.
30 10
Total 100 10
Categorías de evaluación
Los evaluadores asignarán los puntajes de acuerdo con el valor máximo establecido en los criterios de evaluación, para todas las propuestas que cumplieron con los requisitos mínimos. Cada propuesta quedará evaluada de acuerdo con la suma de los puntajes de los criterios evaluados para ubicarse en una de las siguientes categorías:
- Incompleto (0): La propuesta no aborda el criterio en forma adecuada. Falta información relevante.
- Deficiente (25): La propuesta aborda el criterio de forma inadecuada o presenta serias debilidades.
- Aceptable (50): Aunque la propuesta aborda el criterio en términos generales, se aprecian debilidades significativas. Se requieren mejoras.
- Bueno (75): La propuesta aborda el criterio muy bien, pero ciertas mejoras son todavía posibles.
- Sobresaliente (100): La propuesta aborda completamente todos los aspectos relevantes del criterio.
Categoría Valor
Incompleto 0
Deficiente 25
Aceptable 50
Bueno 75
Sobresaliente 100
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
1. CALIDAD Y CONSISTENCIA 50
1.1. Antecedentes y formulación del problema a abordar en la propuesta 10
56
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
¿Los antecedentes contextualizan el objeto de estudio e incluyen una línea base soportada en una revisión completa y sistemática en los ámbitos regional, nacional e internacional?
3
¿El estado del arte de cada uno de los proyectos que conforman el programa es actual, completo y pertinente, y su estructuración incluye los fundamentos y desarrollos teóricos, metodológicos y de prácticas existentes en el ámbito de estudio?
3
¿El problema formulado es explícito, claro y contribuye a la generación de nuevo conocimiento, desarrollo tecnológico y/o innovación en el foco estratégico?
4
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
1.2. Coherencia y estructura del programa 10 ¿Se evidencia coherencia interna y calidad técnica entre el problema de investigación, los objetivos, el diseño metodológico y el cronograma de actividades de cada uno de los proyectos que conforman el programa, para alcanzar los resultados esperados?
4
¿Existe articulación entre los diferentes proyectos, objetivos y plan de actividades para el logro del objetivo del programa?
4
57
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
¿En la propuesta se evidencia multidisciplinariedad, interdisciplinaridad o transdisciplinariedad para abordar el reto planteado dentro del foco estratégico?
2
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
1.3. Pertinencia y viabilidad del programa 7 ¿El programa atiende al menos uno de los retos priorizados y definidos en el foco estratégico, y responde a una necesidad de país o de región?
3
¿Se evidencia viabilidad para la ejecución y culminación del programa, considerando las características del mismo (cronograma, metodologías consideradas, presupuesto e idoneidad del equipo proponente)?
4
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
1.4. Resultados esperados 9 ¿Los resultados esperados contribuyen a la solución del reto (s) en el foco estratégico, son claros y pertinentes e incluyen indicadores de logros medibles y verificables de acuerdo con los objetivos planteados?
3
¿Los resultados esperados contribuyen al fortalecimiento de las capacidades en I+D+i de las IES nacionales?
3
58
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
¿Se evidencia una estrategia para la transferencia o apropiación de los resultados, que conduzca al incremento de la productividad y la competitividad de la(s) entidad(es) del sector productivo participantes en la alianza, o al mejoramiento de la calidad de vida de la población objetivo?
3
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
1.5. Productos esperados 9 ¿Los productos planteados de nuevo conocimiento, desarrollo tecnológico e innovación, son acordes con el tiempo y el alcance (componentes de I+D+i) del programa y en concordancia con el modelo de medición de grupos y reconocimiento de investigadores (Convocatoria 737-2015 de COLCIENCIAS)?
3
¿Los productos de formación de recurso humano (vinculación de jóvenes investigadores, estudiantes de pregrado, maestría y doctorado) son acordes con el tiempo y el alcance del programa, y cumplen con el número mínimo (20) exigido para esta Convocatoria?
3
¿Los productos de apropiación social del conocimiento son acordes con el tiempo y el alcance del programa y están en
2
59
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
concordancia con el modelo de medición de grupos y reconocimiento de investigadores (Convocatoria 737-2015 de COLCIENCIAS)?
¿Los productos esperados contribuyen al fortalecimiento de las capacidades en I+D+i de las IES nacionales, así como al mejoramiento de la productividad y la competitividad de las entidades del sector productivo participantes en la alianza?
1
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
1.6. Impactos esperados
5
¿Se identifican impactos científicos y tecnológicos que dinamizan las capacidades de los grupos nacionales de I+D+i para avanzar en la solución de retos relacionados con el foco estratégico?
1
¿Se identifican impactos sociales coherentes con la aplicación de los conocimientos generados y estos favorecen a una población o región objetivo?
1
¿Se identifican impactos sobre el medio ambiente, la salud o el bienestar humano coherentes con la aplicación de los conocimientos o tecnologías generados?
1
¿Se identifican impactos sobre la competitividad y la productividad del (los)
1
60
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
sector(es) relacionados con el foco estratégico, coherentes con la aplicación de los conocimientos o tecnologías generados?
¿Se identifican impactos sobre la generación de políticas sectoriales relacionadas con el foco estratégico?
1
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
2. CONFORMACIÓN Y CAPACIDAD DEL EQUIPO EJECUTOR 30 2.1. Conformación y capacidades del equipo de trabajo para ejecutar el programa
de I+D+i. 20
¿Se describen las responsabilidades que asume cada entidad, estas son coherentes con su capacidad institucional, con los recursos de contrapartida, y fomentan la ejecución conjunta y articulada del programa?
2
¿La IES Ancla cuenta con las capacidades administrativas, financieras y de adquisiciones, así como con experiencia previa en gestión de proyectos de CTeI, para la administración de los recursos y la coordinación de la ejecución de la propuesta?
2
¿Las entidades participantes de la alianza cuentan con
1
61
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
experiencia en ejecución de proyectos de I+D+i relacionados con el foco estratégico del programa, que viabilice la ejecución exitosa del mismo?
¿La entidad del sector productivo que acredita experiencia en gestión y/o ejecución de proyectos de I+D+i, refleja capacidades y potencial para contribuir a la ejecución del programa y al mejoramiento de la competitividad del sector?
2
¿En la estrategia de sostenibilidad de la alianza se evidencia potencial para dar continuidad al trabajo colaborativo en el mediano y largo plazo?
1
¿Se evidencia aporte y complementariedad disciplinar de los grupos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación que participan en el equipo de trabajo?
2
¿Se evidencia excelencia y calidad en la trayectoria de los investigadores y grupos de investigación nacionales vinculados al equipo de trabajo, a través de su producción científica?
2
¿Se evidencia excelencia y calidad en la trayectoria del
2
62
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
investigador líder internacional, a través de su producción científica?
¿Se evidencia excelencia y calidad en la trayectoria del investigador líder del sector productivo?
2
¿El personal técnico, administrativo y financiero vinculado al equipo de trabajo cuenta con la experiencia, formación y trayectoria idóneas para lograr el objeto del programa?
1
¿El Director Científico del programa cuenta con el perfil y la trayectoria investigativa idónea, para cumplir funciones técnicas y administrativas que permitan coordinar la ejecución del programa?
1
¿La dedicación del personal y responsabilidades asignadas son acordes con su perfil y funciones dentro del programa?
2
2.2. Modelo de gobernanza para la ejecución del programa 10 ¿La estructura de coordinación y cooperación interinstitucional es coherente y adecuada para el logro de los resultados esperados?
3
¿Se define claramente el modelo de operación formal de la alianza a nivel legal,
2
63
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
administrativo, financiero y manejo de la propiedad intelectual?
¿Se establece de manera clara y coherente el mecanismo de coordinación técnica para la ejecución del programa?
2
¿Se evidencia un modelo para la gestión de adquisiciones y transferencias de bienes y servicios entre la IES Ancla y las otras entidades de la alianza?
2
¿Se presentan de manera clara las instancias para la toma de decisiones, roles y mecanismos para dirimir diferencias en el funcionamiento del programa?
1
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
3. COHERENCIA ENTRE EL PRESUPUESTO, EL FLUJO DE RECURSOS Y LOS RESULTADOS ESPERADOS
20
3.1. Justificación y coherencia del presupuesto 8 ¿Los recursos de financiación solicitados y de contrapartida aportados están debidamente justificados y estimados en cada uno de los rubros, bajo los principios de eficiencia y economía?
3
¿Los presupuestos de los proyectos que conforman el programa contemplan los
5
64
Criterios y subcriterios de
evaluación Preguntas
orientadores
Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75
Sobre-saliente
100
recursos materiales y humanos necesarios, y son suficientes para cumplir con los objetivos y resultados esperados del programa?
3.2. Coherencia entre el presupuesto y el plan de actividades para dar cumplimiento a los objetivos y resultados esperados
12
¿Existe concordancia entre el presupuesto, los objetivos, las actividades y el tiempo de ejecución para alcanzar los resultados esperados?
6
¿La distribución anual del gasto presupuestal es correspondiente con la ejecución técnica y financiera esperada para cada período, así como con la programación de desembolsos establecida en los términos de referencia de la Convocatoria?
6
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)
Concepto argumentado general de la propuesta:
Tabla 4 Categorías de evaluación para evaluadores componente Técnico Científico
Para la evaluación del subcritetrio Coherencia entre el plan de fortalecimiento institucional y los procesos de intercambio y articulación y resultados deseados y esperados en el corto y largo plazo a través de las actividades de la alianza, especialmente las de I+D+i, correspondiente al componente de Fortalecimiento Institucional se maneja la siguiente tabla:
65
Evaluación Descripción del
Subcriterio Incompleto
0 Deficiente
25 Aceptable
50 Bueno
75 Sobresaliente
100 Puntaje máximo
Propuesta de consolidación institucional de la alianza
¿De acuerdo con la propuesta, los resultados de la alianza serán superiores, en comparación con la sumatoria de la capacidad individual de cada una de las instituciones?
3
Propuesta de articulación IES nacionales e internacionales
¿La propuesta permite concluir que, efectivamente, habrá intercambio de estudiantes, profesores, investigadores, recursos, conocimientos, experiencias y saberes entre las IES nacionales e internacionales, que contribuyan al mejoramiento del posicionamiento a nivel internacional de las primeras?
3
Propuesta de articulación IES acreditadas y no acreditadas
¿La propuesta permite concluir que, efectivamente, habrá intercambio de estudiantes, profesores, investigadores, recursos, conocimientos, experiencias y saberes entre las IES acreditadas y no acreditadas, que contribuyan a la acreditación de estas últimas?
3
66
Propuesta de articulación IES y sector productivo
¿La propuesta presenta una estrategia, plan acción y mecanismos claros para el intercambio, relacionamiento, apropiación y transferencia de actividades y de los resultados esperados que conlleven al incremento de la productividad y la competitividad del sector productivo relacionado y sus participantes?
3
Propuesta de mejora en los indicadores IDI
¿La propuesta permite concluir que, efectivamente, las IES participantes incrementarán sus indicadores de internacionalización, docencia e investigación?
3
Propuesta de avance en el proceso de acreditación y reconocimiento de calidad de las IES participantes en el ecosistema.
¿La propuesta permite concluir que, efectivamente, las IES participantes avanzarán en su proceso de acreditación de programas, acreditación internacional y posicionamiento internacional?
3
Propuesta de incremento en resultados de investigación, desarrollo tecnológico e innovación de todos los actores de la alianza.
¿Se referencian los resultados directos, medibles y cuantificables que se relacionan directamente con el cumplimiento del plan de fortalecimiento, y que están definidos
3
67
por el nuevo conocimiento que se genere, por los desarrollos tecnológicos que se logren, por la obtención de nuevos productos o procesos, o por la mejora significativa de aquellos existentes?
Propuestas de mejora en el bienestar de la población y la sostenibilidad del territorio.
¿La propuesta presentada indica cómo mejorar en el bienestar de la población y la sostenibilidad del territorio, a través de mecanismos, indicadores, recursos y estrategias?
3
Propuesta de incremento en la productividad, competitividad y sostenibilidad de las empresas y entidades del sector productivo participantes.
¿Se evidencia un liderazgo efectivo del sector productivo frente a la implementación y ejecución de la estrategia de trasferencia?
3
Coherencia entre el plan a de fortalecimiento institucional y las metas que deben cumplir por parte de las alianzas y los resultados esperados y deseados propuestos.
¿Existe coherencia metodológica entre el plan de fortalecimiento institucional y las metas que deben cumplir por parte de las alianzas, los resultados esperados y deseados propuestos?
3
TOTAL 30
Tabla 5 Categorías de evaluación para evaluadores componente Fortalecimiento Institucional
68
A continuación, se describe como se realizará la evaluación de cada uno de los subcriterios del componente de Fortalecimiento Institucional.
Sub-criterio Evaluación Puntaje máximo
Cobertura
departamental de la
alianza en
departamentos con
baja tasa de cobertura
de matrícula acreditada
y producción en CTeI
Cobertura de la alianza en departamentos por tasas
de cobertura bruta de matrícula acreditada
Anexo matrícula acreditada y cobertura
10
Cobertura de la alianza en departamentos de
acuerdo con los resultados del IDIC6 – Índice
Departamental de Innovación para Colombia
Anexo experiencia en proyectos de I + D + i de
las IES y entidades del sector productivo.
Además, el sector productivo podrá anexar
certificación(es) que conste(n) la vinculación de
doctores por dos años o más, para obtener
puntos de bonificación.
10
De acuerdo con el anexo de “contexto y justificación del Ecosistema Científico”, en el país se observan importantes inequidades regionales en términos de cobertura de matrícula acreditada y resultados de actividades de CTeI. Este sub-criterio de evaluación pretende impulsar que en la conformación de las alianzas hagan parte IES y entidades del sector productivo provenientes de los departamentos donde se observan las más bajas tasas de estos indicadores.
Para evaluar el enfoque departamental en relación con la cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los resultados del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia, se revisará la experiencia que poseen las IES y las entidades del sector productivo en actividades de I+D+i. Así mismo, se dará una bonificación para aquellas alianzas donde las entidades del sector productivo demuestren la vinculación de doctores por dos o más años. A continuación, se describe la metodología de la evaluación en este su criterio:
Cobertura de la alianza en departamentos por tasas de cobertura bruta de matrícula
acreditada.
Por cada departamento se asignará el siguiente valor, de acuerdo con la tasa de cobertura bruta en IES acreditadas:
6 Para mayor información, consultar: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Prensa/Publicaciones/Índice%20de%20Innovación%20Departamental%20para%20Colombia.pdf
69
Descripción Departamentos Valor
departamental
Por cada departamento con tasa de cobertura
bruta de matrícula acreditada entre 0 y 5%
que, dentro de los miembros de la alianza
haya, al menos, una IES cuya sede principal
se encuentre en el departamento
Caquetá, Casanare, Chocó, Cesar,
Córdoba, Huila, La Guajira, Nariño,
Putumayo, San Andrés y Providencia y
Sucre. Anexo matrícula acreditada y
cobertura
5
Por cada departamento con tasa de cobertura
bruta de matrícula acreditada entre 5 y 10%
que, dentro de los miembros de la alianza
haya, al menos, una IES cuya sede principal
se encuentre en el departamento
Meta, Norte de Santander, Quindío y
Tolima
Anexo matrícula acreditada y
cobertura
4
Por cada departamento con tasa de cobertura
bruta de matrícula acreditada entre 10 y 15%
que, dentro de los miembros de la alianza
haya, al menos, una IES cuya sede principal
se encuentre en el departamento
Bolívar y Cauca
Anexo matrícula acreditada y
cobertura
3
Por cada departamento con tasa de cobertura
bruta de matrícula acreditada entre 15 y 20%
que, dentro de los miembros de la alianza
haya, al menos, una IES cuya sede principal
se encuentre en el Departamento.
Valle del Cauca
Anexo matrícula acreditada y
cobertura
2
Por cada departamento donde ninguna IES
tenga sede principal, pero, al menos, una IES
de la alianza tenga presencia a través de
sedes o programas.
Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare,
Vichada y Vaupés
Anexo matrícula acreditada y
cobertura
1.5
Por cada departamento con tasa de cobertura
bruta de matrícula acreditada superior al 20%
que, dentro de los miembros de la alianza
haya, al menos, una IES cuya sede principal
se encuentre en el departamento.
Antioquia, Atlántico, Boyacá, Caldas,
Cundinamarca, Magdalena, Risaralda
y Santander
Anexo matrícula acreditada y
cobertura
1
Tabla 6 Categorías de evaluación para evaluadores
A la alianza con el mayor valor de cobertura departamental se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃𝑐𝑖 =𝑉𝑟𝑐𝑖
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟𝑐)∗ 𝑝𝑐𝑑, donde
70
Pci es el puntaje de cobertura de la alianza en departamentos por tasas de cobertura bruta de matrícula acreditada asignado a la alianza i
𝑉𝑟𝑐𝑖 = ∑ 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑗32𝑗=1 , donde
El valor del departamentoj se asigna conforme a los criterios de la tabla anterior y es igual a 0 en los departamentos donde ninguna IES de la alianza tiene sede principal o, siendo un departamento donde ninguna IES tiene sede principal, ninguna IES de la alianza hace presencia a través de sedes o programas.
pcd es el puntaje máximo de cobertura de la alianza en departamentos por tasas de cobertura bruta de matrícula acreditada, es decir, es igual a 10.
Cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los resultados del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia
Por cada departamento se asignará un valor departamental, conforme a su nivel de avance en su indicador IDIC de acuerdo con los parámetros que se describen en la siguiente tabla, así mismo se asigna una bonificación para la alianza que certifique la vinculación laboral de doctores en las entidades del sector productivo miembros de la alianza:
Descripción Departamentos Valor cobertura
departamental
Bonificación al
sector
productivo
Por cada departamento con bajo
desempeño o en proceso de consolidar
información en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
menos, una IES con sede principal o
representante del sector productivo,
que demuestre resultados en
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento
Amazonas, Arauca,
Caquetá, Chocó,
Guainía, Guaviare, La
Guajira, Putumayo, San
Andrés y Providencia,
Vichada y Vaupés
5
+3 por cada
doctor, hasta un
máximo de 6 por
departamento
Por cada departamento con medio-bajo
desempeño en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
menos, una IES con sede principal o
representante del sector productivo,
que demuestre resultados en
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento
Cesar, Nariño, Huila,
Magdalena, Córdoba,
Sucre y Norte de
Santander
4
+2 por cada
doctor, hasta un
máximo de 6 por
departamento
Por cada departamento con medio
desempeño en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
menos, una IES con sede principal o
Quindío, Cauca, Bolívar,
Boyacá, Casanare,
Tolima y Meta
3 +2 por cada
doctor, hasta un
71
Descripción Departamentos Valor cobertura
departamental
Bonificación al
sector
productivo
representante del sector productivo,
que demuestre resultados en
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento
máximo de 6 por
departamento
Por cada departamento con medio alto
desempeño en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
menos, una IES con sede principal o
representante del sector productivo,
que demuestre resultados en
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento
Santander,
Cundinamarca, Caldas,
Risaralda, Valle del
Cauca y Atlántico
2
+1 por cada
doctor, hasta un
máximo de 6 por
departamento
Por cada departamento con alto
desempeño en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
menos, una IES con sede principal o
representante del sector productivo,
que demuestre resultados en
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento
Bogotá D.C. y Antioquia 1
+1 por cada
doctor, hasta un
máximo de 6 por
departamento
Tabla 7 Valor Cobertura por Departamento
Nota: Para otorgar el valor departamental se debe adjuntar el registro mercantil, cámara de comercio o resolución de creación de la entidad del sector productivo que hace parte de la alianza, así como la experiencia en proyectos para cada IES con sede principal y para cada entidad del sector productivo participante en el programa.
Por su parte la bonificación se dará a cada una de las entidades del sector productivo que hayan tenido vinculado personal con formación a nivel de doctorado en tiempo completo por dos años o más, se requiere que las entidades adjunten un certificado que haga constar el tiempo de vinculación laboral de los doctores, el cual será validado a través de la plataforma de COLCIENCIAS.
Cabe aclarar, que para determinar el valor de cobertura departamental por cada programa, se asignará un único puntaje por departamento independientemente de la cantidad de actores (IES o sector productivo) que pertenezcan al mismo. Es decir que, para acceder a este valor departamental, deberá tener al menos una IES o una entidad del sector productivo con domicilio principal en el departamento.
72
A la alianza con el mayor valor de cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los resultados del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃𝑐𝑖 =𝑉𝑟𝑐𝑖
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟𝑐)∗ 𝑝𝑐𝑑, donde
Pci es el puntaje de cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los resultados del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia asignado a la alianza i
𝑉𝑟𝑐𝑖 = ∑ 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑗32𝑗=1 , donde
El valor del departamentoj se asigna conforme a los criterios de la tabla anterior y es igual a 0 en los departamentos donde ninguna IES o representante del sector productivo de la alianza tiene sede o domicilio principal.
pcd es el puntaje máximo de cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los resultados del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia, es decir, es igual a 10.
Sub-criterio Evaluación Puntaje máximo
Capacidad y calidad de los
Instituciones de la alianza
participantes en términos de
producción/ experiencia científica,
tecnológica, innovadora y de
cobertura de población vulnerable
y de bajos ingresos.
Producción de productos top de
las IES de la alianza entre 2011 y
2015, Anexo Producción Top
10
Porcentaje de matriculados en
estrato 1 y 2 y víctimas del
conflicto por tasa de graduación
por cohorte de las IES
acreditadas de la alianza, Anexo
Matrícula primer curso
10
Tasa de programas acreditados
sobre acreditables de las IES no
acreditadas de la alianza, Anexo
Programas acreditados y
acreditables
5
Porcentaje de matriculados en
estrato 1 y 2 y víctimas del
conflicto por tasa de graduación
por cohorte de las IES no
acreditadas de la alianza. Anexo
Matrícula primer curso
10
Tabla 8 Subcriterio Capacidad y Calidad de las Instituciones
Dentro del propósito de crear un sistema de Educación Superior, Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación se requiere crear un núcleo con las IES de mayor capacidad
73
científica, tecnológica y de innovación que impulse el mejoramiento de calidad de las demás IES del sistema. Este sub-criterio, pretende identificar los mejores actores a nivel institucional para asignar los recursos en términos de: su capacidad de producción y el avance dentro de su proceso de acreditación, a la vez que, de nuevo, intenta impactar al sistema, principalmente, sobre las IES con las mayores tasas de cobertura en los estratos 1 y 2 y población vulnerable.
Producción de productos top de las IES de la alianza entre 2011 y 2015
El primer criterio de evaluación de este sub-criterio corresponde a la capacidad de producción científica, tecnológica y de innovación de las IES de la alianza. Esta medición se realiza a través de la producción entre los años 2011 y 2015 de los productos top definidos por COLCIENCIAS.
A la alianza con la mayor producción de productos top se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃_𝑝𝑟𝑜𝑑𝑖 =𝑉𝑟_𝑝𝑟𝑜𝑑𝑖
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑝𝑟𝑜𝑑)∗ 𝑝_𝑝𝑟𝑜𝑑, donde
P_prodi es el puntaje de producción de productos top de las IES de la alianza entre 2011 y 2015, asignado a la alianza i
𝑉𝑟_𝑝𝑟𝑜𝑑𝑖 = ∑ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑡𝑜𝑝 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒 2011 𝑦 2015 𝑝𝑜𝑟 𝑙𝑎 𝐼𝐸𝑆𝑗𝑛𝑗=1 ,
donde
Los “Productos Top” son los resultados de actividades de generación de nuevo conocimiento con la más alta calidad, es decir, tipo A1, A y A2, de acuerdo con la clasificación de COLCIENCIAS.
P_prod es el puntaje máximo de producción de productos top de las IES de la alianza entre 2011 y 2015, es decir, es igual a 10.
Porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES acreditadas de la alianza
El segundo criterio, hace referencia a la población de estratos 1 y 2 y víctimas del conflicto que atienden las instituciones acreditadas de la alianza. A la alianza con el mayor porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES acreditadas de la alianza se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃_𝑒𝑠𝑡𝐴𝑖 =𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝐴𝑖
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝐴)∗ 𝑝_𝑒𝑠𝑡𝐴, donde
74
P_estAi es el puntaje de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES acreditadas de la alianza, asignado a la alianza i
𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝐴𝑖 =∑ 𝑒𝑠𝑡1𝑦2𝑣𝐴𝑗∗(1−𝑑𝑒𝑠𝑒𝑟𝐴𝑗)𝑚
𝑗=1
∑ 𝑒𝑠𝑡𝐴𝑗𝑚𝑗=1
, donde
Est1y2vAj es el número de matriculados en las IESj acreditadas en el año 2015 provenientes de estratos socioeconómicos 1 y 2 y víctimas del conflicto.
deserAj es la tasa de deserción por cohorte de las IESj acreditadas en el año 2015
estAj es el número total de matriculados en las IESj acreditadas en el año 2015
P_estA es el puntaje máximo de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES acreditadas de la alianza, es decir, es igual a 10.
Tasa de programas acreditados sobre acreditables de las IES no acreditadas de la alianza
A la alianza con la mayor tasa de programas acreditados sobre acreditables de las IES no acreditadas de la alianza se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔𝑖 =𝑉𝑟_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔𝑖
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔)∗ 𝑝_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔, donde
P_ac_progi es el puntaje de la tasa de programas acreditados sobre acreditables de las IES no acreditadas de la alianza, asignado a la alianza i
𝑉𝑟_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔𝑖 =∑ 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑐𝑟𝑒𝑑𝑖𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝐼𝐸𝑆𝑗
𝑙𝑗=1
∑ 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑐𝑟𝑒𝑑𝑖𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝐼𝐸𝑆𝑗𝑙𝑗=1
p_ac_prog es el puntaje máximo de la tasa de programas acreditados sobre acreditables de las IES no acreditadas de la alianza, es decir, es igual a 5.
Porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza
El cuarto criterio, hace referencia a la población de estratos 1 y 2 y víctimas del conflicto que atienden las instituciones no acreditadas de la alianza. A la alianza con el mayor porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑖 =𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑖
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴)∗ 𝑝_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴, donde
75
P_estAi es el puntaje de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza, asignado a la alianza i
𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑖 =∑ 𝑒𝑠𝑡1𝑦2𝑣𝑁𝐴𝑗∗(1−𝑑𝑒𝑠𝑒𝑟𝑁𝐴𝑗)𝑚
𝑗=1
∑ 𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑗𝑚𝑗=1
, donde
Est1y2vAj es el número de matriculados en las IESj no acreditadas en el año 2015 provenientes de estratos socioeconómicos 1 y 2 y víctimas del conflicto.
deserAj es la tasa de deserción por cohorte de las IESj no acreditadas en el año 2015.
estAj es el número total de matriculados en las IESj no acreditadas en el año 2015.
P_estA es el puntaje máximo de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza, es decir, es igual a 10.
Sub-criterio Evaluación Puntaje máximo
Integralidad en el esfuerzo en la
formación de nuevos
investigadores
Crecimiento de la matrícula de
programas de doctorado
Anexo Matrícula Maestría y
Doctorado
5
Crecimiento de la matrícula de
programas de maestría
Anexo Matrícula Maestría y
Doctorado
5
Apoyo a proyectos del programa
ondas
Anexo Apoyo a Ondas
5
Tabla 9 Integralidad Nuevos Investigadores
Los dos subcriterios anteriores han evaluado los departamentos y las instituciones foco del programa. Corresponde a este criterio evaluar la integralidad en el esfuerzo realizado por las Instituciones de Educación Superior en la formación de nuevos investigadores, Así, se evalúa a partir de la formación de maestría, Doctorado y apoyo al programa Ondas, la contribución a la formación de investigadores en nuestro país.
Crecimiento de la matrícula de programas de doctorado
76
A la alianza con el mayor puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de doctorado se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃_ (∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1)
𝑖 =
(∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1)
𝑖
𝑀𝑎𝑥(∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1)
∗ 𝑝_𝑚𝑎𝑥 (∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1), donde
𝑃_ (∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1)
𝑖 es el puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de doctorado
asignado a la alianza i
(∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1)
𝑖= min (1,
∑ (𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷𝑗−𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1𝑗)𝑛
𝑗=1
∑ 𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1𝑗𝑛𝑗=1
), donde j corresponde a cada institución de la
alianza i
Crecimiento de la matrícula de programas de maestría
A la alianza con el mayor puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de maestría se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃_ (∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1)
𝑖 =
(∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1)
𝑖
𝑀𝑎𝑥(∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1)
∗ 𝑝_𝑚𝑎𝑥 (∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1), donde
𝑃_ (∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1)
𝑖 es el puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de doctorado
asignado a la alianza i
(∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1)
𝑖= min (1,
∑ (𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴𝑗−𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴1𝑗)𝑛𝑗=1
∑ 𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1𝑗𝑛𝑗=1
), donde j corresponde a cada institución de la
alianza i
Apoyo al programa ondas registrado
A la alianza con el mayor número de proyectos ondas apoyados se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑃_𝐴𝑃𝑂𝑖 =𝑉𝑟_𝐴𝑃𝑂𝑖
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝐴𝑃𝑂)∗ 𝑝_𝑚𝑎𝑥_𝐴𝑃𝑂, donde
P_APOi es el puntaje de proyectos de ondas apoyados asignado a la alianza i
𝑉𝑟_𝐴𝑃𝑂𝑖 = ∑ 𝐴𝑝𝑜𝑦𝑜𝑠 𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎 𝑂𝑛𝑑𝑎𝑠𝑗10𝑗=1 , donde j corresponde a cada institución de la
alianza i
77
Sub-criterio Evaluación Puntaje
máximo
Coherencia entre el plan de fortalecimiento
institucional y los procesos de intercambio y
articulación y resultados deseados y
esperados en el corto y largo plazo a través
de las actividades de la alianza,
especialmente las de I+D+i.
Propuesta de consolidación
institucional de la alianza 3
Propuesta de articulación IES
nacionales e internacionales 3
Propuesta de articulación IES
acreditadas y no acreditadas 3
Propuesta de articulación IES y
sector productivo 3
Propuesta de mejora en los
indicadores IDI 3
Propuesta de avance en el proceso
de acreditación y reconocimiento de
calidad de las IES participantes en
el ecosistema.
3
Propuesta de incremento en
resultados de investigación,
desarrollo tecnológico e innovación
de todos los actores de la alianza.
3
Propuestas de mejora en el
bienestar de la población y la
sostenibilidad del territorio.
3
Propuesta de incremento en la
productividad, competitividad y
sostenibilidad de las empresas y
entidades del sector productivo
participantes.
3
Coherencia entre el plan a de
fortalecimiento institucional y las
metas que deben cumplir por parte
de las alianzas y los resultados
esperados y deseados propuestos.
3
Tabla 10 Coherencia plan de fortalecimiento
Los resultados obtenidos tras la evaluación del componente de Fortalecimiento Institucional, serán los insumos que permitirán el desarrollo de un panel presencial de pares de expertos con amplia experiencia y trayectoria en procesos de articulación institucional y
78
empresarial, quienes valorarán las propuestas del componente de fortalecimiento institucional, con base en los elementos de evaluación arriba presentados, para finalmente determinar lo programas que harán parte de un Banco de Programas de I+D+i elegibles que contribuyan al Mejoramiento de la Calidad de las Instituciones de Educación Superior Colombianas - 2017.
Nota: Cada convocatoria, establecerá los subcriterios y la evaluación de los mismos
5.4.9 Procedimiento de evaluación
Las propuestas inscritas dentro de los plazos establecidos y que cumplan con los requisitos de la presente convocatoria surtirán las siguientes dos fases de evaluación: del componente técnico, científico y presupuestal, y del componente de fortalecimiento institucional.
Fase 1: Evaluación del componente técnico, científico y presupuestal
Esta fase estará a cargo de COLCIENCIAS. Se realizará teniendo en cuenta los criterios del componente técnico, científico y presupuestal de la propuesta, descritos en CRITERIOS DE EVALUACIÓN, de acuerdo con las siguientes etapas: evaluación por pares y, posteriormente, evaluación en panel.
1.1. Evaluación por pares: Realizada por expertos internacionales, seleccionados según criterios de calidad y competencia dispuestos por COLCIENCIAS. Las evaluaciones realizadas constituirán un insumo para la siguiente etapa.
1.2. Evaluación en panel: Para todas las propuestas que hayan surtido la etapa de
evaluación previa. Se conformarán paneles de evaluación para cada foco estratégico establecido en la presente Convocatoria, los cuales estarán integrados por expertos temáticos y transversales. Las propuestas que en esta etapa superen los puntajes mínimos del componente técnico, científico y presupuestal establecidos en CRITERIOS DE EVALUACIÓN, continuarán con la Fase 2 del proceso de evaluación.
Fase 2: Evaluación del componente de fortalecimiento institucional Las propuestas que superen la primera fase serán evaluadas según los criterios del componente de fortalecimiento institucional de la propuesta descritos en CRITERIOS DE EVALUACIÓN. Con esta fase se continua el proceso de evaluación para dar cumplimiento al objetivo de las convocatorias, siguiendo tres etapas: la primera etapa consiste en la conformación del banco de evaluadores, la segunda etapa comprende la realización de la evaluación cuantitativa y la construcción de la línea base IDI y la tercera etapa, comprende la realización de la evaluación cualitativa. Esta segunda fase se desarrolla con base en las fuentes de datos oficiales del MEN, MinCIT, COLCIENCIAS, el Observatorio Nacional de Ciencia y Tecnología, información proporcionada por los proponentes entre otras.
79
Teniendo en cuenta, que esta evaluación de fortalecimiento Institucional pretende conceptuar respecto de la participación, articulación y beneficios obtenidos tanto por las instituciones de Educación Superior, como por las entidades del sector productivo, el banco de evaluadores contará con evaluadores idóneos para evaluar la propuesta desde dos puntos de vista:
- La alianza, su conformación y los beneficios obtenidos para la mejora de la calidad de las IES participantes.
- La alianza, su conformación y los beneficios derivados para los participantes del sector productivo.
Como resultados finales de la evaluación de Fortalecimiento Institucional se obtendrán:
- Evaluaciones conjuntas de los pares del sector productivo y académico.
- Acta del panel de evaluación con los conceptos finales y puntajes por programa.
- Lista de programas en orden de mayor a menor calificación.
- Documentos de soporte de las diferentes etapas de evaluación del proceso de Fortalecimiento Institucional.
Nota: Cada convocatoria establecerá el mecanismo o la configuración de la evaluación
Gráfica 5 Diagrama de flujo del proceso de evaluación.
Técnico
Científico Umbral Fortalecimiento
Institucional
Sí
Banco
Programas
I+D+i
Elegibles
No
Fin
MEN y MinCIT
Evaluación
pares
Evaluación
Panel
Evaluación
de
expertos
Umbral
Fin
No
Sí
Visita de verificación
COLCIENCIAS
80
Notas:
• Toda la información proporcionada para el proceso de evaluación es de carácter confidencial y no será utilizada para ningún fin diferente a la realización de la evaluación. Los expertos evaluadores estarán cobijados por cláusulas de confidencialidad y de no conflicto de interés.
• Los procesos anteriormente descritos, serán revisados, evaluados y ajustados de acuerdo con la experiencia de la primera Convocatoria con el fin de garantizar la calidad y la pertinencia de la segunda Convocatoria de Ecosistema Científico.
5.4.10 Conformación del Banco de elegibles
Las propuestas que en la Fase 2 del proceso de evaluación hayan superado el puntaje mínimo del componente de fortalecimiento institucional, conformarán el Banco de Elegibles. Se ordenarán de forma descendente las propuestas por cada foco, teniendo como criterio su evaluación del componente de fortalecimiento institucional y se aplicará el siguiente procedimiento: a. Se toma la primera propuesta de cada foco, se ordenan sus puntajes de evaluación del componente de fortalecimiento institucional y se asignan recursos en estricto orden descendente (una vez se cuente con la disponibilidad presupuestal). b. En caso de que en el paso anterior queden recursos sin asignar, se toma la segunda propuesta de cada foco, se ordenan sus puntajes de evaluación del componente de fortalecimiento institucional y se asignan recursos en estricto orden descendente. c. El paso anterior se repetirá con las terceras, cuartas o n-simas propuestas de cada foco, hasta agotar los recursos disponibles. En caso de empate se procederá de la siguiente manera: Al mayor puntaje en el criterio Calidad y Consistencia del componente técnico, científico y presupuestal de la propuesta. Si el empate persiste, se seguirá con el mayor puntaje en el subcriterio Cobertura Departamental de la Alianza en Departamentos con Baja Tasa de Cobertura de Matrícula en IES Acreditadas y Producción en CTeI del componente de fortalecimiento institucional de la propuesta. Si el empate persiste, se seguirá con el mayor puntaje en el criterio Conformación y Capacidad del Equipo Ejecutor del componente técnico, científico y presupuestal de la propuesta. Si el empate persiste, se seguirá con el mayor puntaje en el subcriterio Capacidad y Calidad de los Actores de la Alianza Participantes en Términos de: Producción y Experiencia
81
Científica, Tecnológica, Innovadora; y de Cobertura a Población Vulnerable y de Bajos Ingresos del componente de fortalecimiento institucional de la propuesta. Los resultados de la Convocatoria se publicarán en la página web de COLCIENCIAS (http://www.colciencias.gov.co) en las fechas establecidas. En el cronograma de la Convocatoria, se concederá un término para solicitar aclaraciones y/o modificaciones a la publicación preliminar del banco de elegibles. Una vez éstas sean resueltas, se procederá a la publicación definitiva del banco de programas elegibles. Una vez se formalice el contrato de préstamo entre el Banco Mundial y el ICETEX para el Programa de Acceso y Calidad de Educación Superior – PACES y la suscripción del Convenio Tripartito a celebrarse entre el ICETEX, COLCIENCIAS y el Fondo Francisco José de Caldas, COLCIENCIAS informará la fecha de publicación de programas financiables, realizando una incorporación al cronograma de la Convocatoria. Posteriormente se informará mediante comunicación escrita y/o electrónica a los beneficiarios que hayan sido seleccionados para ser financiados, indicando las instrucciones y condiciones para suscribir el contrato. A partir de la fecha de comunicación, se contará con quince (15) días calendario como plazo máximo para que el beneficiario remita a COLCIENCIAS los documentos solicitados. Vencido el término, en caso de que el beneficiario no remita la documentación, se entenderá que desiste de su interés por contratar con COLCIENCIAS y se procederá a financiar el siguiente programa del banco definitivo de elegibles. Una vez remitida la minuta del contrato al beneficiario, este contará con un plazo máximo de treinta (30) días calendario para devolverla firmada a COLCIENCIAS. Vencido el término anterior, si el beneficiario no remite el contrato firmado, se entenderá que desiste de su interés por contratar y se procederá a seleccionar el siguiente en orden descendente de la lista del banco definitivo de elegibles.
5.5. Descripción de productos y resultados esperados
El documento conceptual del Modelo de Medición de Grupos de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación y de Reconocimiento de Investigadores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, Año 2015, clasifica los productos resultados de las actividades de ciencia, tecnología e innovación en cuatro tipologías7: los productos resultados de actividades de generación de nuevo conocimiento, los productos resultados de actividades de desarrollo tecnológico e innovación, los productos resultados de actividades de apropiación social del conocimiento, y los productos de actividades
7 http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/noticias/mediciondegrupos-actene2015.pdf
82
relacionadas con la formación de recurso humano para CTeI. Este modelo también define los requerimientos de existencia y calidad de todos los subtipos de productos asociados.
Con base en ese modelo y a partir del objetivo de mejorar la calidad de las IES, se definen a continuación los productos que se esperarían para las propuestas a presentarse en la presente Convocatoria. Los productos declarados en cada propuesta deberán ser acordes con los alcances y componentes de I+D+i de las mismas, lo cual será considerado en el proceso de evaluación, así como el número y calidad de los productos.
Productos resultados de actividades de generación de nuevo conocimiento
Se consideran productos resultados de actividades de generación de nuevo conocimiento aquellos aportes significativos al estado del arte de un área de conocimiento, que han sido discutidos y validados para llegar a ser incorporados a la discusión científica, al desarrollo de las actividades de investigación, al desarrollo tecnológico, y que pueden ser fuente de innovaciones. Este tipo de productos se caracterizan por involucrar mecanismos de estandarización que permiten corroborar la existencia de una evaluación que verifique la generación de nuevo conocimiento.
En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria, cuyos alcances incluyan resultados de investigación y desarrollo, se esperan productos de los relacionados a continuación:
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
Artículo de investigación
Los siguientes productos publicados o aceptados para publicación en revistas científicas indexadas en alguno de los índices bibliográficos de citaciones ISI - Web Of Knowledge (Science Citation Index [SCI] y Social Sciences Citation Index [SSCI]) o SCOPUS.
a. Artículos categoría A1. b. Artículos categoría A2. c. Artículos categoría B. d. Artículos categoría C.
Los artículos categoría C también son aquellos publicados en revistas científicas indexadas en índices bibliográficos Índex Medicus, PsycINFO, Arts. & Humantes Citación Index (A&HCI).
Copia del artículo publicado o carta de aceptación de publicación del artículo expedida por el comité editorial de la revista.
Libro resultado de
investigación
Los siguientes productos publicados o aceptados para publicación:
a. Libros categoría A. b. Libros categoría A1 c. Libros categoría B.
No están incluidas las siguientes publicaciones aun en el caso de que hayan pasado por un proceso de evaluación por pares académicos: resúmenes, estados del arte, presentación de hallazgos de investigaciones no concluidas, libros de texto, libros de apoyo pedagógico, libros
Ejemplar del libro resultado de la investigación o carta de aceptación de publicación del libro expedida por el comité editorial.
83
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
de enseñanza de idiomas, entrevistas, manuales, guías, cartillas, ensayos, ponencias, memorias de eventos, libros de poesía y novelas, ni traducciones.
Capítulo en libro resultado
de investigación
Los siguientes productos publicados o aceptados para publicación:
a. Capítulos de libro categoría A. b. Capítulos de libro categoría A1. c. Capítulos de libro categoría B.
No están incluidas las siguientes publicaciones aun en el caso de que hayan pasado por un proceso de evaluación por pares académicos: resúmenes, estados del arte, presentación de hallazgos de investigaciones no concluidas, libros de texto, libros de apoyo pedagógico, libros de enseñanza de idiomas, entrevistas, manuales, guías, cartillas, ensayos, ponencias, memorias de eventos, libros de poesía y novelas, ni traducciones.
Copia del capítulo publicado o carta de aceptación de publicación del capítulo expedida por el comité editorial.
Producto tecnológico
patentado o en proceso de solicitud de
patente
Los siguientes productos obtenidos o solicitados vía PCT o vía tradicional, con o sin contrato de explotación:
a. Patentes de invención o modelos de utilidad obtenidos.
b. Patentes de invención o modelos de utilidad solicitados o en proceso de concesión.
Certificado o solicitud del registro de patente o modelo de utilidad.
Variedad vegetal
Los siguientes productos obtenidos con designación genérica:
a. Variedades vegetales nuevas de ciclo largo.
b. Variedades vegetales nuevas de ciclo corto.
Certificado o solicitud de certificación expedido por el Instituto Colombiano Agropecuario - ICA.
Producto de investigación-creación en
artes, arquitectura y
diseño
Los siguientes productos debidamente avaladas por organizaciones de reconocido prestigio institucional de carácter local, regional, nacional o internacional:
a. Obras o creaciones efímeras. b. Obras o creaciones. c. Obras o creaciones procesuales.
Certificación institucional de la obra con existencia de soportes de la creación en repositorio (de la institución que avala el producto), y/o certificado expedido por la entidad convocante a premios o distinciones donde la obra haya participado.
Tabla 11 Productos Investigación y Desarrollo
Las propuestas podrán declarar otros productos distintos a los señalados anteriormente, que a juicio del proponente correspondan a la tipología de generación de nuevo conocimiento, y para los cuales se estipulen requerimientos de existencia y calidad. La valoración de estos productos quedará a discreción de los evaluadores.
84
Productos resultados de actividades de desarrollo tecnológico e innovación
Estos productos dan cuenta de la generación de ideas, métodos y herramientas que impactan el desarrollo económico y generan transformaciones en la sociedad. En el desarrollo de estos métodos y herramientas está implícita la investigación que genera el conocimiento enfocado en la solución de problemas sociales, técnicos y económicos.
En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria, cuyos alcances incluyan resultados de desarrollo tecnológico o innovación, se esperan productos de los relacionados a continuación:
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
Producto tecnológico certificado o
validado
Los siguientes productos con registro nacional o internacional de una institución formalmente constituida para este fin:
a. Diseños industriales. b. Esquemas de circuito integrado. c. Software. d. Plantas piloto. e. Prototipos industriales. f. Signos distintivos.
Certificación de registro aprobado por la institución otorgante, o copia de contratos de desarrollo para el caso de planta piloto.
Producto empresarial
Los siguientes productos con los debidos registros y certificaciones:
a. Secretos empresariales. b. Empresas de base tecnológica (spin off o start-up). c. Empresas creativas y culturales. d. Innovaciones generadas en la gestión empresarial. e. Innovaciones en procesos y servicios.
Registro del producto o de la empresa ante la entidad competente, certificación institucional firmada por el representante legal que declare la implementación de la innovación en pequeñas, medianas y grandes empresas.
Regulación, norma, reglamento o
legislación
Los siguientes productos emitidos por una entidad competente, adoptados por una comunidad específica y cuya generación sea apoyada en la actividad científica o tecnológica:
a. Normas técnicas. b. Reglamentos técnicos. c. Guías de práctica clínica. d. Proyectos de ley.
Certificación de la entidad competente que emite la reglamentación o normatividad, en la que se indique la participación del grupo de investigación o de alguno de sus integrantes en la construcción.
Tabla 12 Productos Desarrollo Tecnológico e Innovación
Las propuestas podrán declarar otros productos distintos a los señalados anteriormente, que a juicio del proponente correspondan a la tipología de desarrollo tecnológico e innovación, y para los cuales se estipulen requerimientos de existencia y calidad. La valoración de estos productos quedará a discreción de los evaluadores.
85
Productos resultados de actividades de apropiación social del conocimiento
Se espera que los procesos investigativos incorporen prácticas incluyentes, donde investigadores propicien la participación de ciudadanos y comunidades con quienes conjuntamente desarrollan iniciativas de apropiación social de la ciencia, la tecnología y la innovación.
En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria se esperan productos de los relacionados a continuación:
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
Participación ciudadana en CTeI
Los siguientes productos obtenidos a partir del trabajo realizado con comunidades:
a. Participación ciudadana en proyectos de CTeI. b. Espacios de participación ciudadana en CTeI.
Documento del proyecto de investigación que evidencie la participación de la(s) comunidad(es) en su ejecución, o documento del evento que evidencie la participación en el mismo de la(s) comunidad(es). En cualquier caso, se requiere también constancia de la participación o aval de dicha comunidad para su inclusión en el proyecto o espacio de CTeI.
Estrategias pedagógicas para el fomento de la
CTeI y la creación
Los siguientes productos obtenidos a partir del intercambio y transferencia de conocimiento que formen capacidades y fomenten cultura científica y creativa:
a. Estrategias pedagógicas para el fomento de la CTeI. b. Alianzas con centros dedicados a la apropiación social del
conocimiento.
Documentación de la estrategia o proceso realizado, así como certificado expedido por la institución especificando el tipo de participación del grupo de investigación en la estrategia pedagógica de fomento de la CTeI (creación, organización, liderazgo, apoyo, vinculación o asistencia).
Comunicación con enfoque en las
relaciones entre ciencia, tecnología
y sociedad
Los siguientes productos obtenidos a partir de mediaciones que generen análisis y reflexión sobre las aplicaciones del conocimiento científico-tecnológico en la realidad social y cotidiana:
a. Estrategias de comunicación del conocimiento. b. Generación de contenidos impresos, multimedia y
virtuales.
Documentación de la estrategia de comunicación, así como certificación firmada por el representante legal de la institución que se vinculó a la estrategia y por el líder la comunidad participante. Para los productos de generación de contenidos, se
86
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
requiere la evidencia del material (libro, artículo, cartilla, audiovisuales, portales web, micrositios, blogs, etc.).
Circulación de conocimiento especializado
Los siguientes productos generados a partir de actividades y procesos de circulación del conocimiento especializado entre las comunidades de expertos:
a. Participaciones u organizaciones de eventos científicos, tecnológicos y de innovación (congresos, seminarios, foros, conversatorios, talleres, entre otros).
b. Participaciones o creaciones de redes de conocimiento. c. Participaciones en talleres de creación. d. Participación en eventos culturales y artísticos. e. Documentos de trabajo (working papers). f. Boletines divulgativos de resultado de investigación.
Documento de la publicación (ponencia, póster, memorias editadas como libro o revista, boletín, etc.), junto con certificados, diplomas, registros de obras o creación finalizadas.
Tabla 13 Productos Apropiación Social
Productos de actividades relacionadas con la formación de recurso humano para CTeI
Una de las actividades de los grupos de investigación, desarrollo tecnológico o de innovación es servir de espacio para la formación de nuevos investigadores.
En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria se esperan productos de los relacionados a continuación:
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
Estudiante de doctorado
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las actividades de CTeI:
a. Formación de estudiantes de doctorado. b. Vinculación de estudiantes de doctorado.
Para el caso de formación, diploma o acta de grado, y certificación emitida por la institución indicando que la tesis culminada se realizó en el marco del programa. Para el caso de vinculación, certificación emitida por la institución indicando que la tesis o actividades del estudiante se realizan en el marco del programa, así como informe de actividades realizadas.
Estudiante de maestría
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las actividades de CTeI:
Para el caso de formación, diploma o acta de grado, y
87
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
a. Formación de estudiantes de maestría. b. Vinculación de estudiantes de maestría.
certificación emitida por la institución indicando que la tesis culminada se realizó en el marco del programa. Para el caso de vinculación, certificación emitida por la institución indicando que la tesis o actividades del estudiante se realizan en el marco del programa, así como informe de actividades realizadas.
Estudiante de especialidad
médica
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las actividades de CTeI:
a. Formación de estudiantes de especialidad médica. b. Vinculación de estudiantes de especialidad médica.
Para el caso de formación, diploma o acta de grado, y certificación emitida por la institución indicando la participación del residente en el marco del programa. Para el caso de vinculación, certificación emitida por la institución indicando la participación del residente en el marco del programa, así como informe de actividades realizadas.
Joven investigador Vinculación de jóvenes investigadores mediante becas-pasantías a las actividades de CTeI.
Contrato de vinculación del joven investigador e informe de las actividades desarrolladas en el marco del programa.
Estudiante de pregrado
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las actividades de CTeI:
a. Formación de estudiantes de pregrado. b. Vinculación de estudiantes de pregrado.
Para el caso de formación, diploma o acta de grado, y certificación emitida por la institución indicando la participación del estudiante en el marco del programa. Para el caso de vinculación, certificación emitida por la institución indicando la participación del estudiante en el marco del programa, así como informe de actividades realizadas.
Apoyo a la creación de programas y
cursos de
Los siguientes productos logrados como resultados de los programas y cursos de posgrado gestionados dentro de las actividades de CTeI:
Resolución expedida por la institución académica a la cual pertenece el
88
Subtipo de producto
Descripción del producto Medio de verificación
formación de investigadores
a. Apoyo a creación de programas de doctorado. b. Apoyo a creación de programas de maestría o de
especialidades médicas. c. Apoyo a creación de programas de pregrado. d. Apoyo a creación de cursos de doctorado. e. Apoyo a creación de cursos de maestría o de
especialidades médicas.
programa. Certificación expedida por el respectivo programa académico para el caso de creación de cursos.
Acompañamiento y asesoría de línea
temática del Programa Ondas
Nombre del proyecto; registro de la base de datos de proyectos aprobados por el Programa Ondas; la institución donde se realiza el proyecto; el municipio o departamento donde se realiza el proyecto y los resultados de investigación socializados en ferias o en la comunidad virtual.
Iniciativa reconocida en la comunidad de pares del Programa Ondas; iniciativa que haya participado en las Ferias de la ciencia en los niveles municipales, departamentales, regionales, nacionales e internacionales.
Tabla 14 Formación de Recurso Humano
Resultados y Productos esperados del componente Fortalecimiento Institucional Cada actividad mencionada en la “Metodología” debe tener como mínimo un resultado esperado definido mediante un indicador verificable, una meta y un plazo de cumplimiento. Los resultados esperados deben incluir las metas del ecosistema y los resultados esperados en términos de relacionamiento, interacción e intercambio.
Las alianzas deben alcanzar las siguientes metas:
o Mejora en los indicadores IDI de las IES colombianas participantes en el ecosistema (mínimo el 80% de las IES participantes deben mostrar mejoría en el índice IDI, compuesto por los siguientes indicadores):
o Investigación:
▪ Número de artículos por docente ▪ Número de obras artísticas por docente ▪ Número de patentes por docente ▪ Número de citaciones por docente ▪ Número de investigadores reconocidos por COLCIENCIAS
o Docencia: ▪ Proporción de docentes con posgrado sobre el número total
de docentes ▪ Proporción de docentes con doctorado sobre el número total
de docentes ▪ Relación alumno-docente
o Internacionalización:
▪ Coautorías internacionales
89
▪ Nivel de inglés de sus egresados
o Avance en el proceso de acreditación y reconocimiento de calidad de las IES participantes en el ecosistema:
o Incremento en el número de programas acreditados o Inicio del proceso de acreditación institucional (al menos una de las
IES participantes debe iniciar, durante el tiempo de duración del programa, el proceso de acreditación institucional)
o Aprobación de condiciones iniciales dentro del proceso de acreditación institucional
o Recibir, de parte del CNA, certificado de acreditación internacional o Incrementar el número de años de su acreditación institucional,
durante el proceso de recertificación de las IES acreditadas participantes en la alianza
o Avanzar en su posición en ranking internacionales.
o Incremento en resultados de investigación (el grupo de investigadores debe, al menos, duplicar sus resultados actuales en investigación al final del programa):
“Duplicación de los Resultados de Investigación”, información sobre la línea base para la evaluación de la meta Duplicación de los resultados de investigación del grupo de investigadores al final del Programa. La Línea Base (LB) se calculará como la suma ponderada de los productos de nuevo conocimiento y desarrollo tecnológico e innovación, validados y calificados en la Convocatoria 737 de 2015, y generados por los investigadores miembros del equipo ejecutor de la propuesta durante el periodo comprendido entre el 1º de agosto de 2013 y 31 de julio de 2015. Cada producto será contabilizado solamente una vez en la eventualidad que se encuentre registrado en varias hojas de vida de integrantes del equipo ejecutor. Los Resultados de Investigación por parte de la Alianza (RA) se calcularán como la suma ponderada de los productos generados por los investigadores miembros del equipo ejecutor durante los dos últimos años de ejecución del programa, que sean validados y calificados por COLCIENCIAS.8 Las ponderaciones a utilizar para cada uno de los productos se presentan en la siguiente tabla9
8 Se tendrá en cuenta que una vez generado un producto por la alianza, se requerirá un plazo para que las instancias o instituciones correspondientes realicen su respectiva evaluación y formalización. 9 Estos valores se establecen a partir de los pesos globales e individuales de los productos consignados en la tabla 3 (pág. 78) y las tablas del Anexo I del Documento conceptual del Modelo de Medición de grupos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación y de reconocimiento de investigadores del Sistema Nacional de CTeI de la Convocatoria 781 de 2017 de Colciencias.
90
Equivalencia de los productos con respecto al Artículo de investigación con calidad A1 Nuevo conocimiento
Peso
Artículos de investigación con Calidad A1 1,00
Artículos de investigación con Calidad A 0,60
Artículos de investigación con Calidad B 0,35
Artículos de investigación con Calidad C 0,20
Libros resultados de investigación con Calidad A1 3,00
Libros resultados de investigación con Calidad A 2,70
Libros resultados de investigación con Calidad B 2,40
Capítulos de libro A1 0,60
Capítulos de libro A 0,54
Capítulos de libro B 0,48
Patentes de invención con calidad A1 5,00
Modelos de utilidad con calidad A1 3,50
Variedad vegetal con calidad A1 5,00
Variedad vegetal con calidad A 3,00
Nueva raza animal con calidad A 3,00
Productos de creación en artes, arquitectura y diseño con calidad A1
1,00
Tabla 15 Ponderación Productos Fortalecimiento Institucional
● Otros resultados que se esperan se puedan lograr, del proyecto de fortalecimiento
institucional de las alianzas, en términos de relacionamiento, interacción e intercambio desde el sector productivo y academia son:
o La consolidación institucional de la alianza más allá del periodo de duración del
programa. o La perdurabilidad de su capacidad de producción científica, productiva e
innovadora a lo largo del tiempo. Se espera que el impacto de la alianza sobre el territorio, las organizaciones participantes y las comunidades académicas y no académicas tenga la forma de un escalón y no de un pulso. Es decir, que su impacto sea mayor sobre las capacidades instaladas y los activos productivos científicos y no científicos que sobre el estado de pérdidas y ganancias o el flujo de caja de las instituciones participantes.
o Incremento en la productividad, competitividad y sostenibilidad de las empresas y
entidades del sector productivo participantes, a través de la implementación de procesos de absorción y transferencia de conocimiento o la vinculación de capital humano de alto nivel.
o Número, estrategias e inversión de empresas o entidades del sector productivo
para implementar procesos de absorción y transferencia de conocimiento y tecnología o vinculación y formación de capital humano de alto nivel.
o Crecimiento económico de la región y los territorios impactados.
91
o Incremento en el número de coautorías internacionales y demás trabajo
colaborativo en actividades de I+D+i. o Incremento en las tasas de movilidad entrante y saliente de estudiantes, profesores
y empleados del sector productivo. o Incremento en los procesos de colaboración e intercambio entre los diversos tipos
de formación: técnico, tecnológico y universitario. o Incremento en la transferencia de créditos entre las IES de la alianza. o Incremento en las tasas de tránsito entre niveles de formación y entre las IES de
la alianza; de no acreditadas a acreditadas, de nacionales a internacionales. o Incremento en el número de graduados con doble titulación entre las IES de la
alianza. o Incremento en el número de estudiantes en programas coterminales entre los
diversos niveles de formación y las IES de la alianza. o Incremento en el número de colombianos admitidos a las IES internacionales de
la alianza. o Incremento en el número de pasantías de IES al sector productivo; de IES no
acreditadas a IES acreditadas, y viceversa; de IES nacionales a IES internacionales, y viceversa.
o Incremento en el número de personas vinculadas a procesos de formación, titulada
o no titulada, de las comunidades académicas y no académicas vinculadas a la alianza.
o Incremento en el número de profesores y horas de cátedra de los miembros del
sector productivo de la alianza a las IES de la alianza. o Incremento en la vinculación, de parte del sector productivo, de capital humano en
todas las tipologías y niveles de formación y, particularmente, con formación de alto nivel (magísteres y doctores).
o Mejoras en el bienestar de la población y la sostenibilidad del territorio. o Incremento en la sofisticación de los procesos productivos mejorados con la
participación de las IES a través del fomento de inversiones o acompañamientos empresariales en adquisición, renovación de tecnología y formación de capital humano en las diversas tipologías y niveles, en especial, de alto nivel.
o Mejora en la participación y articulación entre sector productivo y las IES para
92
proteger o acompañar procesos susceptibles de protección por vía propiedad intelectual en la alianza.
o Mejora del desempeño de las empresas con inversión empresarial en I+D+i. o Mejora y fortalecimiento de relaciones de colaboración en procesos de I+D+i entre
las IES y el sector productivo en el marco de la alianza. o Mejoras en los acuerdos para la obtención de patentes en colaboración entre
sector productivo y las IES. o Incrementos en la productividad del sector productivo producida por la articulación
en IES. o Mejora de experiencia exportadora o acompañamiento procesos de exportación de
productos o servicios derivados de la articulación con las IES de la alianza o Incremento de profesores visitantes en las IES de la alianza.
Nota: En el caso de propuestas intensivas en investigación básica, se espera que la articulación con el sector productivo se evidencie a través de procesos de formación de alto nivel, niveles de productividad significativamente superiores en volumen e impacto, contribuciones significativas en la frontera mundial de su área o foco y el desarrollo de capacidades en investigación básica irrigada hacia todas las instituciones de la alianza, donde se debería definir con claridad entidades productoras y entidades receptoras. Nota: Cada proceso de convocatoria establecerá los resultados y metas esperadas
5.6. Contratación de beneficiarios
La contratación se llevará a cabo a través de contratos derivados de financiamiento de recuperación contingente, en el marco de la ley de CTeI suscritos entre el Fondo Francisco José de Caldas a través de la entidad administradora del Fondo (Fiduprevisora), COLCIENCIAS y la IES Ancla.
La IES Ancla se hará responsable de la participación de la institución internacional miembro de la alianza, lo cual será declarado en la fase de postulación a la convocatoria a través de la carta de aval y compromiso institucional.
En el contrato a suscribir con las IES Ancla se establecerán las cláusulas necesarias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, la sujeción a la reglamentación del Banco y el compromiso de lucha contra la corrupción. Posterior al perfeccionamiento y legalización de dichos contratos se llevará a cabo el primer desembolso previa aprobación del plan de adquisiciones y la proyección del flujo de desembolsos por parte de COLCIENCIAS. Dicho monto hace parte del esquema de desembolsos en proyecciones semestrales, estimado con la siguiente estructura:
93
Año 1: dos desembolsos en total de hasta el 35% del valor financiado por la convocatoria. Año 2: dos desembolsos en total de hasta el 30% del valor financiado por la convocatoria. Año 3: dos desembolsos en total de hasta el 25% del valor financiado por la convocatoria. Año 4: dos desembolsos en total de hasta el 10% del valor financiado por la convocatoria. Nota: Esta estructura de flujo de desembolsos puede estar sujeta a revisión teniendo en cuenta el desarrollo de la ejecución de las Alianzas.
5.7. Seguimiento a la ejecución.
El seguimiento a la ejecución de los programas por parte de las IES Ancla, será realizado por equipos técnicos de profesionales de gestión adscritos a los Programas Nacionales de CTeI de COLCIENCIAS, directamente relacionados con cada foco. Para el seguimiento a cada IES Ancla, COLCIENCIAS contará con dos profesionales a saber: el gestor del Programa Nacional y un profesional de gestión de proyectos de CTeI, encargados de supervisar y acompañar respectivamente la ejecución técnica y financiera (presupuesto y ejecución), este último de la mano del Equipo de Gestión de Banca Multilateral conformado por el especialista financiero, de adquisiciones y un contador.
Para efectos de dicho seguimiento, cada IES Ancla debe presentar cada seis meses un informe técnico- financiero y cada tres meses un informe financiero en consonancia con el plan de actividades y de adquisiciones propuesto por las IES Ancla. De igual forma, se tienen proyectadas visitas de seguimiento al programa por parte de los pares internacionales quienes emitirán un primer concepto de tipo técnico.
Así mismo, el seguimiento incluye visitas periódicas por parte de COLCIENCIAS, que permitan proporcionar asistencia técnica, financiera y de adquisiciones para asegurar el adecuado manejo de los recursos asignados y los soportes respectivo de los informes presentados, los cuales servirán de base para la justificación de gastos ante el ICETEX y el Banco Mundial
La emisión del concepto del seguimiento a la ejecución de los programas se llevará a cabo de acuerdo con las siguientes categorías:
Categorías de cumplimiento
Descripción
Satisfactorio
Se ha dado cabal cumplimiento a resultados, indicadores, hitos, metas y compromisos técnicos y financieros conforme a lo acordado en el contrato. Se desembolsan los recursos previstos a las IES Ancla con base en las proyecciones semestrales.
Satisfactorio con alerta
Se ha dado cumplimiento a resultados, indicadores, hitos, metas y compromisos técnicos y financieros, pero no de conformidad a lo acordado en el contrato. Se desembolsan los recursos previstos a las IES Ancla con base en las proyecciones semestrales y según el esquema de desembolsos planteado por año. Sin embargo, se incluye una alerta y se acuerda un plan de choque con el supervisor del contrato.
94
Categorías de cumplimiento
Descripción
Insatisfactorio
No se ha dado cumplimiento a los resultados, indicadores, hitos, metas y compromisos técnicos y financieros conforme a lo acordado en el contrato. No se desembolsan los fondos previstos a la IES Ancla y se acuerda una acción de mejora con el supervisor del contrato. Evaluaciones reiteradas en el nivel insatisfactorio darán paso a un análisis por parte del supervisor del contrato en conjunto con Secretaría General para determinar el posible incumplimiento de las obligaciones contractuales y los pasos a seguir desde el punto de vista legal.
5.6. Evaluación final y liquidación
La fase de evaluación final y liquidación comprende una visita de verificación por parte del supervisor del contrato (COLCIENCIAS) y el delegado del MEN. Dicha visita se realizará contra entrega del informe final (técnico y financiero) por parte de la IES Ancla de cada alianza, el cual será evaluado por: evaluadores internacionales expertos, el equipo técnico y de gestión de Banca Multilateral de COLCIENCIAS, el delegado del MEN, en su rol de verificador del fortalecimiento institucional de las IES.
A partir del concepto emitido de la visita mencionada, se procederá a la realización de una evaluación integral por parte de COLCIENCIAS, la cual será presentada a los supervisores del Convenio Especial de Cooperación (tripartito), para finalmente contar o no con la aprobación para surtir el proceso de liquidación de los contratos suscritos con cada IES Ancla.
Evaluación impacto Convocatoria
La evaluación de impacto de la convocatoria busca identificar los resultados de la conformación de las alianzas para alcanzar resultados entorno a la generación de nuevo conocimiento, desarrollo experimental, desarrollo tecnológico e innovación, así como identificar los impactos generados en los propósitos planteados en cada alianza y en relación con el mejoramiento de la calidad de las IES miembros (fortalecimiento institucional).
Uno de los propósitos de la evaluación es lograr identificar los principales cambios, resultados y efectos generados en los actores que participaron en cada alianza. También se espera identificar si el nivel de impacto posterior a la aplicación del instrumento y su diferencia con aquellas que no fueron seleccionadas, a pesar de contar con condiciones similares (grupo control).
Para realizar el proceso de evaluación, se requiere identificar la cadena de valor de la convocatoria, es decir, identificar bajo un enfoque hipotético lo que se espera mejorar en la población a intervenir. Bajo este enfoque es posible identificar el objetivo de la convocatoria, los insumos, procesos, productos, resultados e impactos que se buscan generar a partir de la implementación del componente de Ecosistema Científico en el marco del programa Colombia Científica.
95
96
CAPÍTULO 6. COMPONENTE 3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PACES tiene un componente de fortalecimiento institucional que comprende aspectos de la gestión integral del programa, desde la planeación hasta la ejecución y el monitoreo del programa. El componente incluye también el desarrollo de capacidades y la sostenibilidad orientada a fortalecer la agencia ejecutora en el mediano y largo plazo.
6.1. Objetivo del componente
El objetivo de este componente es fortalecer las capacidades y prácticas de gestión de ICETEX, fortalecer su sostenibilidad en el largo plazo y promover la toma de decisiones del programa tendiente a incrementar el acceso y la calidad en la educación superior.
6.2. Subcomponente 3.1. Gestión y monitoreo del Programa
Este subcomponente comprende la coordinación general del programa, su implementación y seguimiento. Esto incluye la operación de la Unidad Coordinadora de Programa, responsable por la articulación, la coordinación y el seguimiento del programa. Las auditorías externas que deben llevarse a cabo de manera anual también se incluyen en este subcomponente y serán financiadas con recursos del ICETEX.
6.3. Subcomponente 3.2. Desarrollo de capacidades y sostenibilidad
Este subcomponente apoyará la implementación de acciones en los siguientes aspectos:
6.3.1. Core Bancario
El Core Bancario es una plataforma tecnológica que busca habilitar de manera efectiva la estrategia del ICETEX. Esta herramienta será lo suficientemente robusta, segura, funcional, y modelada acorde con las necesidades del Instituto para poder soportar los procesos misionales con los niveles de oportunidad, disponibilidad, confiabilidad e integridad requeridos. La Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología (VOT) será la unidad encargada de implementar el nuevo Core Bancario.
El Sistema de Información Core Bancario busca cubrir necesidades entre las cuales se encuentran: a) Automatizar y soportar la ejecución procesable y contable de los procesos de cartera de recursos propios del ICETEX y la administrada a fondos y Alianzas; b) Conciliar la información de los procesos de cartera y la contabilidad; c) Integrar los procesos de la cartera con los sistemas actuales del ICETEX para crédito y los demás con los que se requieran comunicar el sistema; d) Disminuir la operatividad en el cargue, búsqueda, acceso y procesamiento de la información; e) Tomar decisiones de manera oportuna y confiable; f) Contar con una fuente única de información integrada; g) Aumentar la eficiencia y efectividad de los procesos para cumplir con su misión Institucional; h) Proveer trazabilidad de la operación; i) Diseñar e implementar controles efectivos para mitigar riesgos del sistema de Información; j) Disminuir el riesgo operativo y el riesgo de vulnerabilidad de la información, garantizando la integridad de los datos; k) Contar con un modelo de arquitectura empresarial integral implementado que permita obtener un modelo de seguridad y escalabilidad óptimo
97
6.3.2. Nuevas alianzas
El fortalecimiento de la capacidad de ICETEX también está orientado a la gestión de su programa de nuevas Alianzas estratégicas con entes del orden nacional o territorial, con Instituciones de Educación Superior u otro tipo de aliado público o privado constituyente de fondos que permitan ampliar los cupos de préstamos estudiantiles y fortalecer la educación en las regiones con pertinencia y calidad.
En las Alianzas estratégicas con entes territoriales, el aliado garantiza los recursos para los primeros semestres de formación y alimenta el Fondo de Garantías que permite al estudiante prescindir de codeudor; mientras el ICETEX complementa el apoyo financiero con los semestres restantes. Las Alianzas se sintonizan con los requerimientos educativos territoriales y sectoriales, vinculando al sector productivo. En las Alianzas estratégicas con las IES, éstas últimas entran a la Alianza aportando, vía descuento, un porcentaje estimado entre el 20% y el 15% del valor total de la matrícula en cada uno de los semestres durante todo el periodo académico y el ICETEX complementa el apoyo con crédito educativo para la proporción restante en cada uno de los semestres. La Vicepresidencia de Fondos en Administración (VFA) es la unidad encargada de las nuevas Alianzas estratégicas y sería fortalecida para la negociación, gestión y seguimiento de las Alianzas, así como para la administración de todo su portafolio de fondos.
6.3.3. Innovación financiera
Los procesos de innovación financiera tienen como finalidad proveer apoyo para la diversificación de los recursos financieros de ICETEX a través de, entre otras actividades, implementar: (i) un programa de fondo de inversión en educación o de donaciones que permita obtener recursos de capital privado, (ii) diseño de productos que permitan diversificar el fondeo, y iii) el desarrollo de los estudios que permitan obtener el diagnóstico y diseño para la potencial implementación de un esquema de financiación contingente al ingreso. La Vicepresidencia Financiera (VFN) será la unidad encargada de implementar estas acciones de fortalecimiento institucional.
6.3.4. Consejería académica
Como apoyo al componente Pasaporte a la Ciencia, que tiene como objetivo otorgar créditos educativos condonables en el exterior para maestrías y doctorados en las 500 mejores universidades del mundo de acuerdo con el ranking de Shanghái, la Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) del ICETEX implementará el programa de Consejería Académica para estudios en el exterior.
Este programa será de carácter gratuito y apoyará a los profesionales colombianos en su proceso de selección y aplicación a un programa de maestría o doctorado en una de las mejores universidades del mundo, enfocado a las listadas en el ranking de Shanghái. Lo hará por medio de la selección y acompañamiento de beneficiarios. Los seleccionados
98
recibirán conferencias con expertos, consejería grupal y podrán asistir a ferias focales para mejoramiento de sus aplicaciones a las universidades en el exterior, entre otros beneficios.
6.3.5. Evaluación de resultados y/o Impacto
Se realizará una evaluación económica y social y/o de impacto de PACES, que incluya el análisis de los efectos de todos los componentes del programa en la mejora del acceso y la calidad de la Educación Superior. El objeto del estudio será evaluar la efectividad de las estrategias, de la inversión de recursos y de los resultados del programa a nivel económico y social.
99
CAPÍTULO 7. GESTIÓN FINANCIERA
7.1. Manejo de los recursos del Programa
7.1.1. Costo y fuentes de financiación
El crédito del Banco Mundial para la cofinanciación de PACES es por un valor total de US$ 320 millones. La primera fase del programa PACES contará con US$ 160 millones para ser ejecutados en los años 2017 al 2022.
Los recursos se destinarán por componente de la siguiente manera:
Sub- Componente
Recursos Fase 1
Recursos Fase 2
Total Componente Ejecutor
Préstamos Estudiantiles
US$ 92 millones US$ 148 millones US$ 240 millones ICETEX
Pasaporte a la Ciencia
US$ 12 millones US$ 12 millones US$ 24 millones ICETEX
Ecosistema Científico
US$ 56 millones US$ 0 millones US$ 56 millones COLCIENCIAS
Total Fase US$ 160 millones US$ 160 millones US$ 320 millones
Tabla 16 Costos programa PACES
Los recursos de contrapartida se detallan en la sección 7.1.7.
7.1.2. Programación presupuestal
Los recursos del programa serán asignados anualmente de acuerdo con el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)10 aprobado por la Gerencia del Programa y por el Banco.
La Unidad Coordinadora de Programa consolida el POAI a partir de los insumos de las unidades ejecutoras. COLCIENCIAS remitirá el POAI del componente de Ecosistema Científico, Alianzas y operativos, a la Unidad Coordinadora para la consolidación del POAI general de PACES, de acuerdo con los requerimientos del Banco.
El POAI se prepara en noviembre/diciembre de cada año proyectando los gastos y el cronograma
de ejecución de la siguiente vigencia. Este Plan Operativo será la base para definir el presupuesto
a ejecutar anualmente.
El flujo de los recursos de crédito programados para ser desembolsados deberá estar previsto en el Presupuesto del ICETEX. Los recursos de contrapartida aportados por el ICETEX deben estar especificados en el POAI.
La ordenación del gasto para el componente de Ecosistema Científico está en cabeza de la Oficina de Relaciones Internacionales del ICETEX.
10
El Plan Operativo Anual de Inversión podrá ser ajustado durante la ejecución del programa, de acuerdo con el avance del mismo.
Los ajustes pertinentes deberán ser enviados al Banco.
100
7.1.3. Flujo de recursos y desembolsos
7.1.3.1 Métodos de desembolso
De conformidad con lo establecido en las directrices del Banco Mundial sobre los desembolsos del programa y las necesidades del programa, los métodos de desembolsos definidos para los recursos provenientes del préstamo de crédito externo para PACES serán: el de reembolso para los subcomponentes de Préstamos Estudiantiles y Pasaporte a la Ciencia, y el de anticipo para el componente de Ecosistema Científico.
La Carta de Desembolsos emitida por el Banco describe los requerimientos de desembolsos y formatos para la justificación de gastos sujetos a IFRs.
7.1.3.2 Cuenta designada
Para la administración y control de los desembolsos a través de anticipos, el ICETEX realiza la apertura de una cuenta bancaria designada en Dólares Americanos y de uso exclusivo para los recursos asignados al componente Ecosistema Científico. Los desembolsos de anticipo en dólares son monetizados a pesos mediante currency swap y los pesos colombianos entran a una cuenta del ICETEX en Colombia, exclusiva para el proyecto.
El techo de la Cuenta Designada será variable de acuerdo con la proyección de gastos para un semestre u otro periodo previamente determinado con el Banco Mundial.
Esta cuenta bancaria será diferente de la cuenta donde se desembolsan a ICETEX, los recursos solicitados a través de reembolsos.
Se presenta a continuación, el flujo de recursos para el componente de Ecosistema Científico:
Gráfica 6 Flujo de recursos a las Alianzas
El flujo de recursos es el siguiente:
Cuenta bancaria
FFJC COP
IES Ancla
Administrador de Ecosistema
Científico
Proveedor de
Bienes y servicios
Evaluadores de propuestas
Operador evaluación de
Impacto
COP en Cuenta
exclusiva
ICETEX
Autorización Banco
Mundial
USD/COP
$USD en Cuenta
Designada
ICETEX
COP
USD
101
• ICETEX realiza apertura de la cuenta designada en Dólares.
• ICETEX gestiona la monetización de los recursos mediante swap y los recursos entran a una cuenta exclusiva del ICETEX en Pesos.
• El ICETEX desembolsa el monto solicitado por COLCIENCIAS desde su cuenta exclusiva en Pesos a la cuenta exclusiva del FFJC, teniendo en cuenta el resultado de monetización.
• El FFJC desembolsa los valores proyectados a la IES Ancla, al Administrador y otros terceros en caso de requerirse.
• La IES Ancla también debe disponer de una cuenta exclusiva para el manejo de estos recursos.
• El FFJC y/o Administrador de Ecosistema Científico desembolsa los honorarios a los evaluadores de las propuestas de Ecosistema Científico y la evaluación de impacto.
7.1.4. Gastos elegibles para financiación con cargo a los recursos del Banco Mundial
7.1.4.1 Componente 1: Préstamos estudiantiles (Tú Eliges)
Serán gastos elegibles únicamente los créditos a estudiantes (nuevos o renovaciones) conferidos para matrícula y/o sostenimiento en educación superior, en las líneas indicadas en el numeral 4.1.6.
7.1.4.2 Subcomponente 1.2: Pasaporte a la Ciencia
Serán gastos elegibles los créditos a estudiantes para maestría y doctorado, destinados para los rubros de matrícula y sostenimiento (que incluye los tiquetes).
7.1.4.3 Componente 2: Ecosistema Científico
Serán gastos elegibles los que presenten las IES Ancla en la propuesta, de acuerdo con los términos de referencia de las convocatorias, los cuales deben ser incluidos en el Plan de Adquisiciones y aprobados por COLCIENCIAS.
Adicionalmente, para la gestión del componente Ecosistema Científico (COLCIENCIAS a nivel central) se tendrán entre otros los siguientes gastos elegibles: contratación de personal, contratación de firmas, adquisición de bienes, arriendo de oficina, adquisición o arriendo de software financiero, contable y de adquisiciones, gastos operativos.
Para los gastos a nivel central, serán gastos retroactivos aquellos gastos elegibles aprobados por el Banco que hayan sido realizados por COLCIENCIAS para la gestión del componente de Ecosistema (categoría 3B) a partir del mes de enero del año 2017 hasta la fecha de firma del contrato de préstamo, pero en ningún caso podrá exceder de un año.
7.1.5. Procedimiento para solicitud de desembolsos
Es responsabilidad de la Vicepresidencia Financiera del ICETEX la preparación de las solicitudes de desembolso al Banco Mundial, con apoyo del Contador y siguiendo los lineamientos de la Carta de Desembolsos del préstamo.
102
7.1.5.1. Reembolso: Préstamos Estudiantiles (Tú Eliges) y Pasaporte a la Ciencia
Las solicitudes de desembolso a través de reembolso serán preparadas y tramitadas por cuantías parciales o totales hasta por el monto de los giros efectuados con recursos de ICETEX durante un período determinado, y que estos hayan sido aplicados en los objetivos del programa. Con el fin de solicitar los desembolsos en la modalidad de reembolso para este componente, se realizan los siguientes pasos:
1. El Contador del Programa en ICETEX carga la solicitud de reembolso al Banco Mundial, en el sistema Client Connection.
2. La solicitud debe estar soportada por el Estado Provisional de Inversión Acumulada (IFR) del componente 1, el cual refleja el total ejecutado con recursos propios.
3. La Vicepresidencia Financiera aprueba la solicitud, mediante la firma electrónica autorizada por el Banco Mundial.
4. El Banco Mundial verifica la solicitud y procede a desembolsar los fondos en la cuenta registrada por el ICETEX para reembolsos.
5. ICETEX verifica el ingreso de los recursos en la cuenta asignada. 7.1.5.2. Anticipo: Ecosistema Científico
Para el componente de Ecosistema Científico, se utiliza el método de anticipo, el cual consiste en otorgar anticipos de los fondos y depositarlos en la cuenta designada en Dólares para el crédito, que maneja el ICETEX.
La solicitud de anticipo puede realizarse para las categorías 3A (IES Ancla) y 3B (COLCIENCIAS a nivel central) establecidas en el Acuerdo de Préstamo con el Banco Mundial. El valor del anticipo será con base en la Programación de Pagos consolidada (IES Ancla y COLCIENCIAS), para el periodo acordado con el Banco Mundial. Como requisito para poder solicitar desembolsos en este componente, además de la programación de pagos, se debe tener previamente aprobado el POAI y el Plan de Adquisiciones. Adicionalmente, las IES Ancla deberán haber firmado el Contrato Derivado (ver numeral 3.4.3) y cumplir con los requisitos mínimos establecidos en la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria “ecosistema científico”.
El desembolso será igual a las proyecciones de pagos menos la disponibilidad de recursos del componente Ecosistema Científico (ICETEX, FFJC y las IES Ancla).
103
ICETEX llevará controles auxiliares en Dólares, tomando en consideración la tasa de cambio a la que fueron transferidos los fondos por ICETEX desde la cuenta designada. Los pasos para el trámite de solicitud de anticipo son los siguientes:
1. La IES Ancla presenta los Informes financieros (IFRs) y técnicos semestrales de progreso, los cuales deben ser revisados y aprobados por el supervisor del Contrato Derivado.
2. El Equipo de Gestión de Banca Multilateral de COLCIENCIAS prepara las solicitudes de anticipo, con base en las Programaciones de Pago presentadas por las IES Ancla, para el periodo acordado. Esta solicitud de anticipo, debe ir aprobada por el Supervisor del Contrato Derivado. (COLCIENCIAS debe incluir en la solicitud de anticipo, la Programación de Pago para la categoría 3B), esta última con aprobación de la Coordinación del Programa Ecosistema Científico en Colciencias.
3. COLCIENCIAS, a través de la Dirección de Fomento a la Investigación, envía la solicitud de anticipo consolidada, con los respectivos soportes a la Oficina Asesora de Planeación (Gerencia del Programa en ICETEX) y a la Oficina de Relaciones Internacionales, en medio físico y electrónico.
4. ICETEX, por intermedio de la Unidad Coordinadora del Programa, revisa la documentación soporte y la remite a la Vicepresidencia Financiera para el trámite de solicitud de anticipo ante el Banco Mundial.
5. La Unidad Coordinadora del Programa solicita al Banco Mundial vía correo electrónico, la aprobación de la Programación de Pagos para habilitar la plataforma de Client Connection para la solicitud de recursos.
6. El Contador del Programa en ICETEX carga la solicitud de anticipo al Banco Mundial, en el sistema Client Connection, adjuntando los respectivos soportes (Programación de Pagos del componente Ecosistema Científico).
7. La Vicepresidencia Financiera aprueba la solicitud, mediante la firma autorizada en el sistema Client Connection.
8. El Banco Mundial verifica la solicitud y procede a desembolsar los fondos en la cuenta designada.
Este método de desembolso por anticipo, será aplicable siempre y cuando las IES Ancla cumplan con un buen desempeño financiero y no existan auditorías pendientes, en caso contrario, el Banco podría suspender los desembolsos con base en IFRs, y/o evaluar la implementación de medidas de mitigación.
104
7.1.6 Procedimiento para justificación de gastos por concepto de anticipos Los pasos para el trámite de justificación de gastos son los siguientes: 1. La IES Ancla prepara y envia a COLCIENCIAS, los Informes Financieros Interinos no Auditados
(IFRs) semestralmente en Pesos colombianos, y los Informes Técnicos de Progreso, en los plazos establecidos en la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria “ecosistema científico”. Los documentos que hacen parte de la justificación de gastos deben ser enviados a Colciencias en medio físico y electrónico.
2. COLCIENCIAS, revisa, consolida y a prueba por el Supervisor del Contrato Derivado los IFRs
y los envía al ICETEX dentro de los 45 días finalizado el semestre, en medio físico y electrónico.
3. El ICETEX recibe, prepara y presenta semestralmente al Banco la documentación de justificación de anticipo.
7.1.7. Contrapartida y cofinanciación
Se entiende por contrapartida los aportes suministrados por el Gobierno Nacional, los recursos propios aportados por la entidad ejecutora y los recursos aportados por las IES para financiación de crédito educativo en las mismas condiciones de ICETEX, los entes territoriales o entidades similares que firmen convenio con el ICETEX para la ejecución del programa, siempre y cuando los gastos hayan sido gastos elegibles realizados en créditos educativos.
El componente de fortalecimiento institucional del programa PACES incluye varios aspectos que financia el ICETEX como contrapartida. Entre otras, se establece la implementación de un nuevo Core Bancario, la innovación financiera y la evaluación de impacto del programa, como elementos que aportan a la sostenibilidad financiera y capacidades operativas y de tomas de decisiones de la Entidad. También puede incluir los costos de auditoría externa.
Los recursos establecidos como contrapartida por parte del prestatario, ICETEX, se resumen en el siguiente cuadro:
Componente Valor Contrapartida Préstamos estudiantiles US$ 300 millones Fortalecimiento institucional
US$ 7 millones
Total US$ 307 millones
Tabla 17 Recursos contrapartida PACES
Adicionalmente, en el marco de la ejecución del componente Ecosistema Científico, se generarán contrapartidas por parte de COLCIENCIAS definida en el Convenio Especial de Cooperación y de las IES Ancla definida en el contrato derivado que suscriban con FFJC y COLCIENCIAS, las cuales serán resportadas de acuerdo con lo señalado en la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria “ecosistema científico”.
105
En el capítulo 6 se detallan los aspectos del componente de fortalecimiento institucional que serán financiados por el ICETEX. 7.2 Sistema de administración y control de gestión 7.2.1. Objetivos
El objetivo del sistema de administración y control consiste en asegurar la culminación del programa dentro del término y de los costos estimados inicialmente. La planificación ayudará al ICETEX a fijar objetivos realistas para cada año de ejecución del programa.
7.2.2. Planificación del Programa
Comprende lo siguiente:
• Vinculación del Plan Operativo Anual de Inversiones a las actividades y procedimientos, así como el cumplimiento de indicadores asociados con el programa.
• Asignación de costos con las actividades relacionadas del programa. • Establecimiento de una metodología de control a las IES para la ejecución del programa.
De esta manera, el ICETEX deberá preparar un Plan Operativo Anual consolidado de Inversión con actividades y metas que incluya:
• Todas las actividades necesarias para ejecutar el programa, su costo de terminación, y el cumplimiento de indicadores.
• Entradas de efectivo del programa (detallando sus diversas fuentes).
Todos los planes operativos y de adquisiciones serán consolidados y remitidos a más tardar el 20 de noviembre a la Unidad Coordinadora de Programa para la revisión y aprobación por parte de la Gerencia del Programa.
Por su parte, las IES Ancla presentarán a COLCIENCIAS a más tardar el 30 de octubre de cada año, su propuesta del Plan Operativo para el año siguiente (año calendario), así como la planificación de adquisiciones. Estos serán revisados y aprobados en el marco del contrato firmado con las IES Ancla y su desempeño financiero y técnico; estos planes incluirán las actividades a realizar, los costos asociados y las metas a lograr, así como un flujo estimado de fondos.
7.2.3. Estructura organizacional financiera
Para poder dar cumplimiento a los anteriores objetivos, el ICETEX, como prestatario, contará con un equipo, compuesto por el Gerente del programa PACES y una Unidad Coordinadora con personal idóneo para que se encargue de llevar el control de gestión y de presentar los informes al Banco y a las entidades nacionales de control. Como parte del equipo del programa se incluye un Especialista/Contador, quien está vinculado a la Dirección de Contabilidad del ICETEX. En el capítulo 3 de este documento, se describe detalladamente la estructura organizacional del programa.
106
La siguiente es la estructura del área financiera del ICETEX:
Gráfica 15. Estructura Organizacional Financiera ICETEX
La estructura del equipo de COLCIENCIAS que intervienen en los procesos financieros, para la ejecución y administración del componente Ecosistema:
Gráfica 7 Estructura Financiera COLCIENCIAS
El Equipo Técnico está compuesto por Gestores de Programas Nacionales de CTeI quienes serán los encargados de hacer la supervisión técnica de los contratos con las IES Ancla. En el Equipo de Gestión de Banca Multilateral contará con una Especialista Financiera y un Contador encargados del manejo financiero y contable.
Adicionalmente y con relación al manejo financiero de las IES Ancla, la Unidad Ejecutora del programa en COLCIENCIAS, deberá realizar las siguientes actividades:
EQUIPO TÉCNICO
EQUIPO DE GESTIÓN DE BANCA MULTILATERAL
Coordinación
Componente Ecosistema
Dirección de Fomento a la Investigación
EspecialistaFinanciera
ContadorGestores de Programa
Nacionales de CTeI
107
• Capacitación del equipo financiero y de adquisiciones • Programación de visitas de seguimiento y supervisión de información que respalda los
IFRs presentados por las Alianzas • Revisión y aprobación de los Informes Financieros.
Por otra parte, la siguiente es la estructura mínima para las IES Ancla que intervienen en los procesos financieros:, para la ejecución y administración de los programas que se ejecuten a través de las IES Ancla.
Gráfica 8 Estructura IES Ancla - Alianzas
7.2.4. Diseño y control de presupuesto
Aspectos legales
- ICETEX
• Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005: Transformación del Instituto en una Entidad Financiera de Naturaleza Especial.
• Decreto 1050 del 6 de abril de 2006: Facultades a la Junta Directiva o N° 15: Aprobar y Modificar el Estatuto del ICETEX, como Entidad Financiera de
Carácter Especial o N° 16 Aprobar el Presupuesto Anual del ICETEX
En el proyecto de presupuesto para cada vigencia anual, la Oficina Asesora de Planeación incorpora los recursos de crédito de Banco Mundial programados para ejecutarse en todos los componentes de PACES.
108
- COLCIENCIAS / FONDO FRANCISCO JOSE DE CALDAS
• La Ley 1286 creó el Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, Fondo Francisco José de Caldas, a cargo del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS.
• La Ley 1286 estableció de manera expresa que los recursos correspondientes al Fondo fueran administrados a través del Patrimonio Autónomo que surgiera con ocasión de la celebración de un Contrato de Fiducia Mercantil entre el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -COLCIENCIAS- y la sociedad fiduciaria que fuera seleccionada a través de un proceso de Licitación Pública.
Como resultado del procedimiento licitatorio se suscribió entre COLCIENCIAS y la FIDUCIARIA LA PREVISORA el contrato de Fiducia Mercantil para la administración de los recursos del Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, Francisco José de Caldas, Patrimonio Autónomo denominado Francisco José de Caldas.
Para el desarrollo y financiamiento de los programas del componente Ecosistema Científico se suscribirá un convenio especial de cooperación entre el ICETEX, COLCIENCIAS y el Fondo Francisco José de Caldas. Por lo anterior, la totalidad de recursos para el componente Ecosistema Científico se incorporan en el presupuesto del ICETEX y en virtud del convenio especial de cooperación serán transferidos al Fondo Francisco José de Caldas, de acuerdo con las solicitudes de desembolsos que COLCIENCIAS presente al ICETEX. En la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria- Ecosistema Científico”, se describirán temas relacionados con presupuesto de las IES Ancla.
7.2.5. Sistema financiero
ICETEX
Las actividades relacionadas con el sistema de administración financiera las lleva a cabo la Vicepresidencia Financiera a través del sistema Apoteosys, el cual incluye presupuesto, contabilidad y tesorería. La Vicepresidencia Financiera estará encargada del seguimiento y la ejecución financiera. El Especialista/Contador elaborará y consolidará los informes financieros del Programa. Los términos del convenio de préstamo entre el Banco Mundial y el ICETEX requieren el mantenimiento de un sistema de administración financiera adecuado, y en este sentido, se mantendrán registros e información confiable y oportuna. Para el componente de apoyo a estudiantes, el sistema de información financiera de ICETEX permite suministrar información contable acerca del ingreso de los recursos por fuente de financiación, así como los pagos por matrículas a los beneficiarios del programa, sean estos
109
directos a los beneficiarios/estudiantes o a través de las transferencias a las Instituciones de Educación Superior (IES). Para el subcomponente de Pasaporte a la Ciencia, como parte del proceso de seguimiento financiero, se generarán dos informes: i) El reporte anual total – Programa Pasaporte a la Ciencia: compilatorio de todos los beneficiarios con montos totalizados por cada tipo de programa reportado (maestría y doctorado) en periodo de un año; y 2) El reporte anual por beneficiario - Programa Pasaporte a la Ciencia: individualizado sobre cada beneficiario en donde se consigne la siguiente información:
1. Identificación del beneficiario. 2. Universidad o centro de investigación destino. 3. Inicio y terminación de periodo de estudios financiado. 4. Monto asignado en las categorías de:
a. Matrícula b. Sostenimiento
Con indicación de parte reembolsable y parte condonable. 5. Fechas y montos de desembolso durante periodo financiado. 6. Informe de tiempo de amortización crédito. 7. Informe de tasa aplicada al crédito en cada etapa del mismo:
a. Periodo de estudios b. Periodo de gracia c. Periodo de amortización d. Tasa por mora
8. Informe de pago a capital y saldo de crédito. 9. Estado de la condonación:
a. En caso de condonarse: (i) Monto condonado (ii) Monto amortizado (iii) Intereses de lo amortizable
b. En caso de no condonación (sin condonación) (i) Monto a amortizar (ii) Intereses de lo amortizable
La Oficina de Relaciones Internacionales llevará copia de los registros auxiliares de los créditos condonables aprobados para maestría y doctorado, y de los desembolsos realizados por cada beneficiario. En resumen, el sistema de gestión financiera del ICETEX debe proporcionar:
• Información esencial en materia de administración, ejecución y supervisión del programa, para sus administradores, los organismos de control y la Banca.
• Seguridad que necesita la Nación y la Banca de que los fondos se estén usando eficientemente y para los fines a los que están destinados.
• Protección contra fraude y corrupción, y cumplimiento con los controles internos establecidos, los requerimientos del préstamo, reglamentos internos del ICETEX, y leyes aplicables.
110
• Información financiera con base en las normas contables aceptables y emanadas de la Superintendencia Financiera de Colombia (CUIF)
COLCIENCIAS COLCIENCIAS para la ejecución del programa implementará un software contable, financiero y de adquisiciones para el control de la ejecución de los recursos que sean entregados por el ICETEX, los recursos que sean girados a las Alianzas, los gastos realizados por COLCIENCIAS en la gestión del componente, así como las justificaciones que realicen las IES Ancla. COLCIENCIAS llevará registros y conciliaciones en pesos de los anticipos y ejecución del componente. ALIANZAS La IES Ancla, deberá contar con un sistema contable/financiero adecuado que permita el registro oportuno, la generación de información financiera de acuerdo con los rubros de inversión/gastos en sus propuestas, el control presupuestario y la generación de informes para la preparación de sus respectivos IFR. Para la preparación de los IFR por parte de las Alianzas, COLCIENCIAS preparará una “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria “ecosistema científico”, que describirá el diligenciamiento de los reportes. 7.2.6. Contabilidad Objetivos Están centrados en generar información de calidad para sus principales usuarios; accionistas, inversionistas, proveedores, clientes y público en general, con el propósito de dar a conocer la situación económica y financiera de la entidad, para la toma de decisiones económicas.
• Implementar los procedimientos administrativos y contables requeridos para el manejo y registro de las operaciones generadas en el desarrollo del programa de ICETEX.
• Ajustar las herramientas administrativas y contables con el fin de adelantar el trámite y registro del uso de los recursos financiados por el Banco Mundial, así como de las contrapartidas nacionales.
En este procedimiento se incluirán las cuentas, subcuentas y auxiliares que serán utilizadas por el ICETEX, en concordancia con las normas colombianas de información financiera NCIF, al igual que en los requerimientos de información especificados por el Banco Mundial. En la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria - Ecosistema Científico”, se describirán temas relacionados con contabilidad de las IES Ancla. Políticas contables
111
El proceso contable del programa guardará los principios de contabilidad, tales como la equidad, universalidad, la esencia sobre forma (realidad jurídica, económica y presupuestal), control de los hechos financieros y cumplimiento de las normas legales. De la misma manera la información contable deberá ser confiable, útil, pertinente (los registros contables guardarán correspondencia con los hechos financieros y económicos del programa), comprensible accesible a los usuarios de la información), comparable (confrontable en el tiempo) y oportuna. El método de contabilidad que será utilizado es el método de causación. Las operaciones financieras del programa se valorarán en Pesos colombianos y/o tasa representativa del mercado suministrada por el Banco de la República. Catálogo Único de Información Financiera con fines de supervisión (CUIF) El CUIF es la clasificación ordenada y pormenorizada de las cuentas o códigos contables a utilizar para el registro de las operaciones financieras del ICETEX en las cuales se encuentran incluidas las del programa. Las clasificaciones y rubros del CUIF del programa estarán armonizadas con las establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, siendo los más importantes los ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio, así como las cuentas de orden deudoras y acreedoras. Los archivos de Presupuesto y de los Estados Financieros de la Entidad se encuentran disponibles en su página web, a través del siguiente vínculo: http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-co/transparenciaeinformaci%C3%B3np%C3%BAblica.aspx
Para efectos de control de los componentes de Pasaporte a la Ciencia, Ecosistema Científico y desembolsos al FFJC, se crearán cuentas contables para su registro y contabilización y adicionalmente se llevará control de la ejecución del programa por fuente financiera y componente en cuentas de orden dentro de la contabilidad del ICETEX. Registro contable en ICETEX de las operaciones de COLCIENCIAS En términos generales, los recursos girados a COLCIENCIAS serán tratados como anticipo a través de una cuenta por cobrar y formarán parte del activo del ICETEX. Entendiéndose que este anticipo actúa como mecanismo de gasto por inversión en el componente Ecosistema Científico del programa, incluye entre otros la financiación de un contrato, la prestación de un servicio por parte de COLCIENCIAS o directamente por las Alianzas. Una vez ejecutado los recursos por parte del beneficiario del giro (COLCIENCIAS – Alianzas) y con base en los IFR presentados por COLCIENCIAS, ICETEX contabilizará los gastos/inversión contra la cuenta por cobrar, con el propósito de realizar la evaluación real de cada operación económica, para su respectivo reconocimiento contable y reporte. En la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria - Ecosistema Científico”, se describirán temas relacionados con contabilidad de las IES Ancla.
112
7.2.7. Tesorería
Componente 1: Préstamos Estudiantiles El ICETEX a través de los procesos de giro y recaudo ejecutados en la Dirección de Tesorería, realizará las transferencias de los créditos aprobados y renovados, y velará por el oportuno pago de los recursos a las IES, así mismo garantizará el respectivo recaudo de los créditos otorgados para la ejecución del programa. En este aspecto deberá:
• Informar el ingreso de nuevos recursos del programa a la Unidad Coordinadora de Programa.
• Garantizar que el recaudo de los recursos por pago de los créditos sea informado oportunamente a las áreas involucradas en el proceso.
• Validar a través del proceso de matrículas de cuentas que la información de la cuenta bancaria corresponda al beneficiario del crédito.
• Abrir cuentas para el recaudo, independientes a las existentes.
Componente 2: Ecosistema Científico La Oficina de Relaciones Internacionales del ICETEX, en su calidad de ordenador del gasto para este componente, tramitará las resoluciones de traslado y/o ordenes de pago que permitan girar los recursos de anticipo de ICETEX al FFJC. En el FFJC Caldas se mantendrá una cuenta separada para el manejo de los recursos de Ecosistema Científico, esta cuenta recibirá los recursos del ICETEX y se entregarán los recursos a las IES Ancla. La autorización de los giros de los recursos a las IES Ancla será realizada por COLCIENCIAS, previa revisión del cumplimiento de requisitos para desembolsos por parte de las IES Ancla. 7.2.8. Informes financieros del programa De acuerdo con el Convenio de Préstamo se debe presentar al Banco reportes Financieros del programa, informes financieros internos no auditados, (IFR) cuyos formatos se incluyen en los Anexos del capítulo 7, que informen sobre los gastos y su financiamiento para verificar la utilización eficiente de los recursos del crédito. Los reportes financieros del programa abarcarán los fondos del Banco y los de la cofinanciación indicando claramente las fuentes de donde provienen. La preparación y consolidación de los reportes financieros (IFR) requeridos en el Convenio de Préstamo son responsabilidad del Contador del programa PACES del ICETEX, y con el visto bueno del Gerente del programa PACES, informe que se enviará al Banco, en conjunto con el informe de gestión. Los reportes se deben preparar en la moneda requerida por el Banco, con corte semestral, y ser enviados al Banco hasta 60 días después de finalizado cada semestre (fechas de cierre semestral: 30 de junio y 31 de diciembre). Por su parte, COLCIENCIAS deberá enviar al ICETEX, los IFR relativos a la ejecución de Ecosistema Científico, 45 días después de terminado cada semestre; para efectos de consolidación en ICETEX y envío del informe integral y consolidado al Banco.
113
Los informes financieros consolidados de PACES incluirán los aportes con fondos propios de ICETEX, y el componente Ecosistema Científico ejecutado por COLCIENCIAS. Los siguientes reportes se prepararán en forma manual tomando la información registrada en la contabilidad del ICETEX:
• Estado de Inversiones Acumuladas consolidado, en la moneda requerida por el Banco.
• Reporte de desembolsos por fuente financiera, registrado y generado a través de cuentas de orden del programa (generado por el sistema contable).
• Conciliación del Estado de Inversiones con cuentas de balance y cuentas de orden.
• Conciliación de la Cuenta Designada.
• Notas a los Estados Financieros. En concordancia con el monitoreo financiero adecuado que debe realizar el Banco, los informes financieros deben incluir los siguientes indicadores:
• Movimiento de la provisión de cartera– Valor Provisiones e índice de provisiones. • Retorno sobre el patrimonio (ROE). • Retorno sobre los Activos – (ROA). • Razón de Castigos = Saldo de capital de los créditos castigados en la vigencia / Saldo de
capital de todos los créditos de la vigencia (DC)
1. Estado de Inversión Acumulada en miles de Pesos: Este reporte refleja los recursos recibidos para el programa y el uso de los mismos, indicando las fuentes de financiamiento, para el caso de los usos desagregados por componente y subcomponente, detallando las inversiones del período informado y el total Acumulado. Igualmente presenta los saldos disponibles al cierre de cada período. La columna “Período Informado” (A) presenta las entradas en efectivo por Recursos del Crédito y Otros Recursos y aplicados durante el semestre por cada fuente de financiamiento, detallados por componentes y subcomponentes definidos en el acuerdo de préstamo. La columna “Total Acumulado “(B) corresponde a las entradas en efectivo por fuentes de financiamiento y las inversiones acumuladas, desde el inicio del programa hasta la fecha de corte del último período informado. La fuente de información para este reporte se obtiene de los movimientos netos del período informado, de las cuentas de orden definidas en el centro de costos que identifican las operaciones del programa. Para la columna de “Total Acumulado” (B) se toma la sumatoria del Total Acumulado del período anterior y la columna del período informado, para los recursos del crédito externo y otros recursos. En otros recursos incluye lo correspondiente a la contrapartida.
114
La columna “Total Plan de Inversiones del PAD u otro Presupuesto (C), representa el valor total del plan de inversiones aprobado para toda la vida del programa, detallado por fuentes de financiamiento y por categorías del gasto, incluidas las modificaciones que se presenten en el desarrollo del mismo. La columna “% de avance (D)” identifica el avance de ejecución del programa por cada una de las categorías del gasto, frente al plan de inversiones. Se obtiene de sacar la relación de la columna “Total Acumulado (B) sobre la columna Total Plan de Inversiones del PAD u otro Presupuesto (C). (D) = (B)/ (C).
2. Reporte de Cuentas de Orden: Este reporte corresponde a la clasificación ordenada y pormenorizada de cuentas contables que reflejarán saldos y movimientos de operaciones programa PACES por fuente financiera y que hacen parte integral de la contabilidad de la entidad ejecutora.
3. Notas a los Estados Financieros: Corresponden a las explicaciones que complementan los reportes financieros y forman parte integral de los mismos. Su objeto es revelar información adicional necesaria de hechos financieros relevantes. Así como aspectos que faciliten la interpretación cuantitativa de valores, de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de cifras significativas. Se debe redactar nota referente a los anticipos entregados, discriminando por antigüedad.
4. Conciliación de la Cuenta Designada: La conciliación de la Cuenta Designada será
preparada por ICETEX con el insumo de la conciliación del anticipo a FFJC, en Pesos, preparada por COLCIENCIAS, componente Ecosistema Científico, de acuerdo con formato del Banco incluido en la Carta de Desembolsos.
Componente 2: Ecosistema Científico COLCIENCIAS deberá aportar los reportes financieros del componente de Ecosistema para la consolidación y elaboración de los IFR integrales de PACES por parte del contador del programa en ICETEX, y cumplir con las condiciones de contenido y tiempos de entrega de estos IFR al Banco. Los siguientes son los reportes que COLCIENCIAS deberá entregar a ICETEX, a más tardar 45 días después del cierre de cada semestre:
• Programación semestral de pagos • Ejecución presupuestal y financiera • Estado de Inversiones Acumuladas, en Pesos • Conciliación Anticipo a FFJC, en Pesos • Conciliación Estado de Inversiones con cuentas de balance en Pesos • Relación de rendimientos financieros • Transferencias a las IES Ancla • Y otros que se consideren necesarios
En el marco de la ejecución del componente de Ecosistema Científico, y con el fin de consolidación de la información financiera del componente 2; las Alianzas deben enviar a COLCIENCIAS, a más
115
tardar 20 días después del cierre de cada semestre, los siguientes reportes que permitan controlar y supervisar la operación:
• Programación semestral de pagos
• Ejecución presupuestal y financiera
• Balance del programa (ICETEX podrá requerirlos con mayor periodicidad)
• Estado de Inversiones Acumuladas
• Conciliación de la cuenta IES Ancla (Anticipo de FFJC)
• Conciliación estado de inversiones acumuladas con cuentas de balance
• Relación acumulada de contratos incluidos los de revisión previa
• Relación acumulada de contratos sujetos a revisión previa
• Relación acumulada de pagos
• Relación de rendimientos financieros
• Notas a los Estados Financieros
• Certificación de que la entidad cuenta con los archivos y registros que soportan la ejecución e informes financieros firmada por Revisor Fiscal o Director Financiero de la Entidad si no hay Revisor Fiscal
• Y otros que se consideren necesarios Ver Anexos capítulo 7: Formatos IFR 7.2.8.1 Informes financieros de la entidad ejecutora - ICETEX Los estados financieros de ICETEX serán auditados por la Revisoría Fiscal, designada por la Junta Directiva y posesionada ante la Superintendencia Financiera. Debido a que la capacidad financiera del ICETEX es vital para la ejecución exitosa del programa y esta además juega un papel importante en el fortalecimiento del ICETEX, se presentarán al Banco Mundial los siguientes estados financieros auditados para periodos anuales, a más tardar el 30 de junio del periodo siguiente al auditado:
• Balance General • Estado de Operaciones o de Resultados • Notas a los Estados Financieros • Información Financiera Complementaria
7.2.9. Conciliaciones con las IES – Componente 1 Los fondos transferidos a las IES sobre matrículas de los estudiantes se realizan con base a las resoluciones por cada IES, aprobadas por la Vicepresidencia de Crédito y Cobranzas (VCC) y detalladas por estudiante, información que se sube a la página web de ICETEX con acceso por la persona autorizada de las IES y con el código asignado. Las trasferencias se realizan semestralmente, durante el semestre y se depositan a la cuenta bancaria designada por las IES. Las IES presentarán semestralmente la conciliación del valor girado por ICETEX y los beneficiarios efectivamente matriculados, dentro de los 3 meses siguientes al cierre del periodo académico. Es
116
responsabilidad de las Oficinas Asesoras Comerciales – Territoriales que las IES cumplan el respectivo contrato y asegurar que el Grupo de Conciliaciones de la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología (VOT) recibe la información de conciliaciones, la cual se valida contra los registros del ICETEX. Esta conciliación es realizada por ICETEX a través del Grupo de Conciliaciones bajo la responsabilidad de la VOT, cuya conciliación debe estar completada dentro de los 90 días de recibida la información enviada por las IES. Los procedimientos con las IES se encuentran descritos en el manual de procesos y procedimientos de la Entidad, y se hace referencia a ellos en el modelo del convenio con las IES. Como parte de los informes semestrales enviados al Banco se debe incluir un reporte sobre las transferencias a las IES. 7.2.10 Gestión documental ICETEX, COLCIENCIAS y las IES Ancla deberán conservar los documentos soporte de los ingresos y gastos (contratos, órdenes, facturas, cuentas, recibos y otros documentos) durante el período en que se generen, además: (i) un año después de que el Banco haya recibido los Estados Financieros auditados abarcando el período durante el cual se realizó el último retiro de la Cuenta del Préstamo y (ii) dos años después de la fecha de cierre del programa. El ICETEX y COLCIENCIAS deberán permitir al Banco y a las auditorías externas, examinar dichos registros. Las IES Ancla deberán permitir al ICETEX, COLCIENCIAS, auditorías externas y al Banco, el acceso a la información de procesos, soportes y archivos relacionados con la ejecución del programa. El Administrador de Proyecto que contrate el FFJC con el proceso de adquisiciones aprobado por el Banco, deberá conservar los documentos de los procesos de contratación, así como los soportes de pagos a proveedores. En materia de gastos admisibles para los componentes bajo su ejecución, ICETEX deberá consevar los siguientes soportes: i) Préstamos estudiantiles: resoluciones de giro a las IES y/o estudiantes por concepto de crédito
para educación superior, por su valor en pesos colombianos, con los respectivos soportes.
ii) Pasaporte a la Ciencia: resoluciones de giro con destino a las IES y/o estudiantes para maestrías y doctorados, por su valor en pesos colombianos (las resoluciones de giro pueden ser para matrícula o sostenimiento), con los respectivos soportes.
7.2.11. Auditoría y control interno del Programa Auditoría del Programa Con objeto de asegurar que los recursos prestados por el Banco sean utilizados a bajo los principios de economía, transparencia, eficacia, eficiencia y atendiendo exclusivamente los
117
propósitos para los cuales fueron proporcionados, se implementarán auditorías externas a los estados financieros de PACES, su estructura de control y los sistemas establecidos para generar la información financiera del programa. La auditoría externa del programa será ejecutada por auditores externos aceptables por el Banco, de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia elaborados para su contratación, previamente aceptados por el Banco Mundial. La contratación de la auditoría externa, está a cargo del ICETEX. Estas auditorías tendrán por objeto emitir un concepto acerca de la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes, documentos y toda aquella información de carácter financiero producida por los procesos, procedimientos y sistemas de la organización en lo relacionado con la ejecución del programa. Las auditorías externas incluirán una revisión interino de Colciencias y de las Alianzas para ser reportado en los plazos establecidos en el cronograma de auditoría y acordado previamente con el Banco Mundial. Se emitirá un informe de control interno preliminar sobre los resultados, y el informe de auditoría anual sobre los estados financieros del programa e información asociada a los mismos. Los auditores deberán presentar un borrador del informe final y el informe anual en los tiempos acordados con ICETEX, de manera que permitan presentar el informe al Banco antes del 30 de junio posterior al año auditado. Seguimiento a recomendaciones de auditoría externa: COLCIENCIAS deberá enviar oportunamente a las IES Ancla las observaciones de auditoría, y dar seguimiento a su implementación, e informar a ICETEX sobre el seguimiento de los planes de acción o mejoramiento respectivos. Para el correcto desarrollo de las auditorías, ICETEX y COLCIENCIAS asegurarán el acceso a la información y archivos requeridos, de manera que se garantice atender los requerimientos de la firma auditora. Sistema de Control Interno Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a la entidad. El cual se fundamenta en una estructura basada en los siguientes componentes funcionales:
• Ambiente de control • Evaluación de riesgos • Actividades de control gerencial • Información y comunicación • Supervisión • Monitoreo y • Evaluación independiente.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993, el Sistema de Control Interno debe formar parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación y operacional; así mismo, debe
118
estar relacionado con la protección de los recursos del programa, buscando su adecuada administración ante riesgos que los puedan afectar. La Oficina de Control Interno del ICETEX desarrollará sus funciones de acuerdo con lo establecido en los procesos y las normas vigentes, para lo cual incorporará dentro de sus planes de trabajo anuales el seguimiento a los planes de mejoramiento del programa producto de las auditorías externas, en los componentes bajo ejecución del ICETEX. COLCIENCIAS, podrá incluir en sus planes de auditoría de Planeación y/o Control Interno, auditorías y hará el seguimiento interno a lo relacionado con el subcomponente de Ecosistema Científico, en el marco de sus competencias y funciones y presentarán el reporte respectivo. Normas anticorrupción Al programa PACES le aplican las “Normas para la prevención y lucha contra el fraude y la corrupción en proyectos financiados con préstamos del BIRF y créditos y donaciones de la AIF”. Texto de octubre de 2006, revisado en enero de 2011.
119
CAPÍTULO 8. SALVAGUARDAS 8.1. Antecedentes sobre las Políticas de Salvaguardas del Banco Mundial Las inversiones del Banco Mundial -BM- en todos los países miembros deben cumplir con las Políticas de Salvaguardas. Su objetivo básico es abordar correctamente y a tiempo, temas clave que puedan afectar el desarrollo sostenible de las intervenciones realizadas con recursos del Banco. “Uno de los pilares del trabajo del Banco en los programas de inversión consiste en contribuir a
garantizar una sólida protección para las personas y el medio ambiente. Para esto, aplica políticas (a menudo denominadas "salvaguardas") que permiten identificar, evitar y minimizar el daño a las personas y el medio ambiente. Estas políticas exigen que los Gobiernos prestatarios aborden ciertos riesgos ambientales y sociales como condición para recibir el apoyo del Banco en programas de inversión”11.
Para la formulación de PACES se revisaron las Políticas de Salvaguardas del Banco con objeto de identificar su aplicación a los distintos componentes y etapas del ciclo del programa, concluyéndose que se activa la política 4.10 o política de pueblos indígenas OP/BP12 en el caso de los Préstamos Estudiantiles, debido fundamentalmente a la potencial presencia de grupos étnicos y víctimas de la violencia entre los posibles beneficiarios. 8.2. La Política Operacional OP 4.10 de Pueblos Indígenas y su activación en PACES La Política Operacional OP 4.10 de Pueblos Indígenas del Banco Mundial -BM-; contribuye al cumplimiento de la misión del BM de reducir la pobreza y lograr un desarrollo sostenible, asegurando que el proceso de desarrollo se lleve a cabo con absoluto respeto de la dignidad, derechos humanos, economías y culturas de los Pueblos Indígenas o pueblos autóctonos. De acuerdo con esta política, en todos los proyectos propuestos para financiamiento por el BM que afectan a Pueblos Indígenas –PI-, el BM exige que el prestatario lleve a cabo un proceso de consulta previa, libre e informada y se incluyan medidas con el propósito de: a) evitar posibles efectos adversos sobre las comunidades indígenas, o b) cuando éstos no puedan evitarse, reducirlos lo más posible, mitigarlos o compensarlos. Adicionalmente, los proyectos financiados por el BM se diseñan de manera que los PI reciban beneficios sociales y económicos que sean culturalmente apropiados, e inclusivos desde el punto de vista intergeneracional y de género.
11 GRUPO BANCO MUNDIAL. “Revisión y actualización de las políticas de salvaguardas del Banco Mundial” Disponible en internet en: https://consultations.worldbank.org/es/consultation/revision-y-actualizacion-politicas-salvaguardia-del-banco-mundial. Consulta realizada en septiembre de 2016. 12 Política que se extiende a otros grupos sociales ya que, de acuerdo con su más reciente revisión, busca resguardar o salvaguardar a comunidades o grupos de los pueblos indígenas o comunidades locales históricamente afectadas o que durante el tiempo de vida de los miembros de la comunidad o grupo, han perdido apego colectivo a hábitats definidos o territorios ancestrales en el área del programa, debido a la separación forzosa, los conflictos, los programas de reasentamiento del Gobierno, el despojo de sus tierras, desastres naturales, entre otros.
120
Una cuestión clave en la aplicación de la Política Operacional 4.10 es la identificación del Pueblo Indígena, por cuanto un paso previo de todo proyecto financiado por el BM es el examen de la presencia de PI. En el documento de Política de Salvaguardas de Pueblos Indígenas OP 4.10 se parte de los siguientes criterios para la identificación de Pueblo Indígena:
• Su propia identificación como miembros de un grupo determinado de cultura autóctona y el reconocimiento de su identidad por otros;
• Un apego colectivo a hábitats geográficamente definidos o territorios ancestrales en la zona del proyecto y a los recursos naturales de esos hábitats o territorios;
• Instituciones consuetudinarias culturales, económicas, sociales o políticas distintas de las de la sociedad y cultura dominantes.
• Una lengua, con frecuencia distinta de la lengua oficial del país o región.
• Comunidades históricamente vulneradas. Mediante esta política “El Banco reconoce que las identidades y culturas de los Pueblos Indígenas están inseparablemente vinculadas a las tierras que habitan y a los recursos naturales de los que dependen. Estas circunstancias peculiares hacen que los Pueblos Indígenas estén expuestos a riesgos y efectos de diversos grados como consecuencia de los proyectos de desarrollo, entre ellos, la pérdida de su identidad, cultura o medios de vida tradicionales, así como a diversas enfermedades”. En PACES se activa la Política Operacional del BM OP 4.10 sobre PI, en el caso de los Préstamos Estudiantiles. Esto debido; en primer lugar, a que su población objetivo es la población de menores ingresos del país y; dentro de este grupo existe a su vez la potencial presencia de comunidades históricamente vulneradas y grupos étnicos autóctonos, tales como víctimas del conflicto armado interno o víctimas de la violencia y comunidades indígenas y afrodescendientes, que en adelante se denominarán poblaciones especiales. 8.3. El Plan de Pueblos Indígenas de PACES Teniendo en cuenta lo anterior, como parte de la formulación de PACES se llevó a cabo un diagnóstico preliminar para identificar la presencia de poblaciones especiales que puedan ser posibles beneficiarios en la zona de implementación del programa, que es en este caso todo el territorio nacional. A partir de un análisis realizado por el Consultor Externo experto en grupos étnicos, y la revisión del Plan de Salvaguardas del proyecto ACCES II fase II, se pudo determinar que la población objetivo sigue siendo la misma, es decir, grupos étnicos y víctimas de la violencia. Posteriormente se diseñó y realizó una Evaluación Social con la participación de potenciales beneficiarios de PACES pertenecientes a grupos especiales. Lo anterior a fin de elaborar el Plan de Pueblos Indígenas –PPI- para el programa. Lo anterior, en tanto el propósito del PPI es contribuir al logro de la misión del Banco de reducir la pobreza y lograr un desarrollo sostenible asegurando que el proceso de desarrollo se lleve a cabo con absoluto respeto de la dignidad, derechos humanos, economías y culturas de los Pueblos Indígenas (Banco Mundial, 2005, página 1) y teniendo en cuenta que son las propias poblaciones
121
especiales objeto de ser beneficiadas quienes pueden brindar la información necesaria para que este objetivo sea alcanzado de manera satisfactoria. La participación y concertación con los potenciales beneficiarios de PACES, pertenecientes a poblaciones especiales como etapa de la formulación del PPI, tuvo como objetivos específicos; en primer lugar, favorecer su empoderamiento frente a la correcta implementación de PACES, además de promover su auto reconocimiento; en segundo lugar, ampliar las posibilidades de impactos positivos gracias a la implementación de PACES y; en tercer lugar, tal como lo plantea la Política Operacional de Pueblos Indígenas 4.10 –OP 4.10- , que las poblaciones especiales reciban beneficios sociales y económicos que sean culturalmente apropiados e inclusivos (Banco Mundial, 2005). El objetivo del Plan de Pueblos Indígenas de PACES es diseñar, promover y adelantar actividades y estrategias de atención, que permitan reducir las barreras de acceso, así como mejorar los niveles de permanencia y titulación de los grupos étnicos y las víctimas del conflicto armado interno en la educación superior en Colombia. En donde el principio de participación permitió que el proceso de diseño del plan cuente con acceso a información más cercana a la realidad, de modo tal que las conclusiones presentadas como acciones a desarrollar se ajustan en efecto a las necesidades, proyecciones y expectativas de los beneficiarios. De acuerdo con las políticas del Banco, la participación se puede dar en diferentes niveles, esto depende fundamentalmente de la naturaleza del proyecto. Como se explica a continuación: “El grado de detalle del PPI dependerá de la complejidad del proyecto propuesto y será proporcional a la naturaleza y dimensión de los posibles efectos del proyecto sobre los Pueblos Indígenas” (Banco Mundial., 2005). En aquellos casos en los cuales las actividades del proyecto dependen del reconocimiento jurídico de derechos de los pueblos indígenas sobre las tierras y los territorios, o el proyecto implica la explotación comercial de recursos naturales en esas tierras o territorios o la explotación de los recursos culturales y los conocimientos de los Pueblos Indígenas, o si los beneficiarios directos del proyecto son sólo o en su inmensa mayoría Pueblos Indígenas, entre otros casos; el Banco exige que se documente el hecho de haber obtenido un amplio apoyo al proyecto por parte de las comunidades indígenas afectadas, en el marco de un proceso de consulta previa, libre e informada y además, que se elaboren planes de acción para mitigar los posibles efectos negativos. No obstante, el PACES no genera ningún tipo de afectación y, por el contrario, genera efectos positivos en la población que demanda créditos estudiantiles y pertenece a grupos étnicos o es víctima de la violencia. De cualquier modo, el programa no afectaría negativamente ninguno de los territorios o zonas de influencia de algún grupo étnico, ni afectaría de manera directa a una comunidad en particular ya sea a nivel económico, social, o cultural. En consecuencia, teniendo clara esta naturaleza de PACES, se acordó con el Consultor del Banco que el nivel de consulta adecuado sería el de una Consulta Participativa, a partir de la cual fue posible tomar en consideración la opinión de una muestra de potenciales beneficiarios representativos de los grupos étnicos y víctimas de la violencia y, de esta manera, integrarla en la formulación del PPI.
122
En este punto cabe señalar que el nuevo PPI pretende fortalecer las estrategias, procesos y actividades existentes en la actualidad para el tratamiento diferencial de las poblaciones especiales a través proyecto ACCES II fase II, también financiado con recursos del Banco Mundial y cuyo propósito coincide con el de PACES en cuanto a la búsqueda del mejoramiento de las condiciones de acceso y permanencia en la educación superior de las poblaciones especiales y de menores ingresos. Adicionalmente, al programa le precede la construcción participativa del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, lo que significa que la consulta previa en materia de política de créditos educativos con los principales representantes y líderes de los grupos étnicos fue realizada bajo las condiciones de la normativa colombiana, semejante a la establecida por el Banco Mundial en materia de consulta previa, libre e informada. La Evaluación Social y la consulta realizadas con los potenciales beneficiarios permitieron evidenciar que existe un amplio apoyo al programa por parte de las diferentes comunidades. Los grupos focales desarrollados con la metodología avalada por el especialista del Banco tuvieron como objetivos principales:
• Informar a los potenciales beneficiarios acerca de la continuidad de los créditos estudiantiles que dan prioridad a poblaciones de menores ingresos, grupos étnicos y víctimas de la violencia a través de un nuevo proyecto que contará también con el apoyo de los recursos del Banco Mundial.
• Informar que para la formulación del nuevo proyecto se tendrían en cuenta sus percepciones y opiniones, a emitir en el ejercicio de los grupos focales.
• Recibir las percepciones y opiniones de los participantes frente a los beneficios de PACES para poblaciones especiales e incluirlas en el análisis para la elaboración del nuevo PPI.
• Generar como respuesta a la consulta, los ajustes necesarios al nuevo PPI. Como se mencionó anteriormente, la OP 4.10 se orienta a evitar o reducir lo más posible los efectos adversos que pudiera tener el proyecto, o mitigar y compensar los que no se pudieran evitar. Pero teniendo en cuenta la experiencia desarrollada por el ICETEX, no se prevé que las poblaciones indígenas identificadas sean, directa o indirectamente, afectadas negativamente por el nuevo proyecto. Al contrario, es de resaltar que PACES facilitará el acceso a la educación superior a las poblaciones especiales y su permanencia en el sistema educativo hasta llegar a la titulación La inclusión y participación de las comunidades indígenas es una prioridad para PACES y en este contexto, uno de los propósitos fundamentales de desarrollar un PPI es asegurar que durante su ejecución, se mantengan e incorporen las especificaciones técnicas y medidas necesarias para asegurar la inclusión de los pueblos indígenas, afrodescendientes y víctimas de la violencia en Colombia. Una vez expuesto lo anterior, a continuación se presentan el objetivo general y los objetivos específicos trazados para generar un Plan de Salvaguardas.
123
8.3.1. Objetivo general del PPI Diseñar, promover y adelantar actividades y estrategias de atención, que permitan reducir las barreras de acceso, así como mejorar los niveles de permanencia y titulación de los grupos étnicos y las víctimas del conflicto armado interno en la educación superior en Colombia. 8.3.2. Objetivos específicos del PPI En el marco de la ejecución de PACES el PPI tiene como objetivos específicos: 1. Promover el acceso a la educación superior de indígenas, afrocolombianos, roms y víctimas de
la violencia. 2. Diseñar y fortalecer instrumentos y herramientas que contribuyan a sostener en el sistema de
educación superior, a los beneficiarios miembros de grupos étnicos y víctimas. 3. Diseñar una estrategia de seguimiento de los beneficiarios miembros de grupos étnicos y
víctimas tanto en la etapa de estudios como de postgraduación. 4. Fomentar la inclusión de los beneficiarios miembros de grupos étnicos y víctimas en los
programas de apoyo al egresado de las IES y las bolsas de empleo de entidades gubernamentales, a fin de contribuir a su vinculación laboral.
5. Garantizar la participación de miembros de grupos étnicos y víctimas beneficiados con créditos estudiantiles del ICETEX en la evaluación de impacto de PACES y la elaboración de análisis que tengan en cuenta sus particularidades económicas, sociales y/o culturales.
8.3.3 Seguimiento a la implementación del PPI El seguimiento a la implementación del PPI hace parte del sistema de monitoreo de PACES y se describe en el capítulo 10.
124
CAPÍTULO 9. ADQUISICIONES El presente capítulo tiene como objetivo principal guiar la operatividad de la adquisición de bienes, servicios de no consultoría y la contratación de consultorías. Para ello, el capítulo se divide en dos subcapítulos de acuerdo con los componentes a cargo de ICETEX y COLCIENCIAS en los cuales se especifican los tipos de procedimientos que se deben realizar según la naturaleza del gasto, el monto involucrado en las adquisiciones y contrataciones, los documentos que se deben utilizar para cada caso, la forma en que se llevará el registro, respaldo y archivo de la información, tanto de revisiones previas (ex ante) como de revisiones posteriores (ex post) y para las que se indican los montos límites sobre los cuales los procedimientos deben someterse a revisiones previas del BIRF o de COLCIENCIAS. Así mismo, se determinan las responsabilidades de cada una de las partes mencionadas. 9.1. Marco legal En Colombia, la aplicación de las regulaciones del Banco Mundial en las adquisiciones y contrataciones que se realicen en los proyectos financiados con recursos del BIRF, se regulan por el siguiente marco normativo: ● La Ley 76 de 1946, por medio de la cual se autoriza la adhesión de Colombia al acuerdo que
crea el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF); ● La Ley 1150 de 2007, la cual en su artículo 20 prevé la Contratación con Organismos
Internacionales. ● El Decreto único Reglamentario –1082 de 2015 del Sector Planeación, Subsección 4, Contratos
o Convenios con organismos internacionales, artículo 2.2.1.2.4.4.1. que establece el régimen aplicable a los Contratos o Convenios de Cooperación Internacional.
Dado lo anterior, la normatividad aplicable para todas las adquisiciones y contrataciones que se financien con recursos del BIRF en desarrollo del proyecto, será la siguiente: ● Disposiciones de adquisiciones contenidas en el Acuerdo Legal (Contrato de Préstamo). ● Plan de Adquisiciones del Programa de la Alianza. ● Regulaciones de Adquisiciones para Prestatarios en proyectos de Inversión. Banco Mundial,
julio 2016. ● Manual Operativo. Si existiera algún conflicto entre lo dispuesto en este Manual Operativo y el contrato de préstamo, prevalecerá lo dispuesto en el contrato de préstamo. 9.2. Métodos de adquisición A continuación, se indican los métodos, enfoque y criterios para su adecuado uso:
CATEGORÍA DE INVERSIÖN
ACCESO AL MERCADO MÉTODO DE ADQUISICIÓN
La escogencia del método dependerá del tipo de contratación, la complejidad de la misma y del estudio de mercado correspondiente. Sin embargo, a continuación, se incluyen los umbrales indicativos para el acceso al mercado y los métodos de adquisiciones.
125
CATEGORÍA DE INVERSIÖN
ACCESO AL MERCADO MÉTODO DE ADQUISICIÓN
BIENES Y SERVICIOS DE NO
CONSULTORÍA
Para procesos iguales o superiores a US$2.000.000, el acceso al mercado será internacional Para procesos menores a US$2.000.000 y mayores a US$100.000 el acceso al mercado será nacional Para procesos Iguales o menores a US$100.000, se utilizará el método de Solicitud de Cotizaciones y el acceso al mercado podrá ser nacional o internacional
Solicitud de Ofertas con
enfoque internacional,
abierto o limitado, en una sola etapa
(un sobre).
Publicidad Internacional y Local
Solicitud de Ofertas con
enfoque nacional, abierto o limitado, en una sola etapa
(un sobre).
Publicidad Local
Solicitud de
cotizaciones con enfoque nacional o internacional,
abierto o limitado en una sola etapa
(un sobre).
Publicidad Local
De manera excepcional se podrá utilizar la Contratación Directa, siempre y cuando se enmarque en las causales de CD de las regulaciones
Contratación directa
SERVICIOS DE CONSULTORÍA
(FIRMAS)
La escogencia del método dependerá de la complejidad de la contratación y del estudio de mercado correspondiente.
Selección Basada en
Calidad y Costo (SBCC)
Selección Basada en
Calidad (SBC)
Selección basada en
Menor Costo (SBMC)
Selección basada en
Presupuesto Fijo (SBPF)
● El enfoque de mercado podrá ser internacional o nacional, abierto con lista corta.
● Lista corta nacional se podrá conformar para procesos menores a US$400.000
Selección
Basada en las Calificaciones
de los Consultores
(SCC)
Selección con base en una
El enfoque de mercado podrá ser internacional o nacional, abierto o limitado, la publicación del aviso de solicitud de EdI no es obligatoria. Solo se podrá utilizar, cuando se enmarque en las causales de CD de las
126
CATEGORÍA DE INVERSIÖN
ACCESO AL MERCADO MÉTODO DE ADQUISICIÓN
sola fuente (SSF)
regulaciones.
SERVICIOS DE CONSULTORÍA
(Consultores Individuales)
Selección de Consultores Individuales: La contratación de Consultores Individuales de manera general se deberá hacer mediante la comparación de hojas de vida sin importar el valor estimado del proceso. De manera excepcional se podrá utilizar la Contratación Directa, siempre y cuando se enmarque en las causales contempladas en las regulaciones.
● Evaluación de hojas de vida competitivas
● Excepcionalmente CD
Tabla 18 Métodos para la realización de adquisiciones
9.3. Subcomponentes ICETEX Para los subcomponentes del programa PACES que ejecuta directamente el ICETEX no se tiene prevista la realización de adquisiciones con recursos del préstamo con el Banco Mundial. 9.4. Subcomponente Ecosistema Científico 9.4.1 Esquema organizacional de las adquisiciones COLCIENCIAS será el ejecutor del Subcomponente de Ecosistema Científico. Para el efecto, se contratará un Administrador de Proyecto a través del Fondo Caldas por solicitud de COLCIENCIAS, cuyas actividades principales consistirán en: ● Contar con las condiciones administrativas y técnicas para el desarrollo de las actividades del
subcomponente de Ecosistema Científico. ● Formalizar las contrataciones, solicitadas por COLCIENCIAS, correspondientes a los equipos
encargados del seguimiento técnico a la ejecución de las Alianzas, del Equipo de Banca Multilateral y las adquisiciones de los bienes y servicios, solicitados por COLCIENCIAS, necesarios para la supervisión de la ejecución de los programas de las Alianzas.
En relación con las Alianzas, en COLCIENCIAS se dispondrá del siguiente equipo para la revisión a la planeación, aprobación y acompañamiento a la ejecución del plan. En relación con las adquisiciones de nivel central, COLICIENCIAS dispondrá del equipo para la planeación, la selección del Administrador Proyecto y de los bienes y servicios de nivel central, la solicitud de contratación y la ordenación de pagos, acordado con el Banco Mundial.
127
Gráfica 9 Estructura gestión de adquisiciones COLCIENCIAS
Los Gestores de los Programas Nacionales de CTeI serán los encargados de supervisar los contratos con las IES Ancla y por lo tanto velarán por la pertinencia técnica de las adquisiciones. El Equipo de Gestión de Banca Multilateral (EGBM) tiene por misión brindar apoyo administrativo a COLCIENCIAS y a las IES Ancla, en la correcta aplicación de los procedimientos fiduciarios, de adquisiciones y contrataciones con las Regulaciones del Banco Mundial. Para el tema de adquisiciones contará como mínimo con un Especialista de Adquisiciones. En particular, el Especialista de Adquisiciones realizará las siguientes actividades: Con relación a las adquisiciones de las Alianzas ● Proporcionar la herramienta o formato a partir del cual las IES Ancla deberán elaborar el Plan
de Adquisiciones. ● Preparar las Guías de Adquisiciones para las Alianzas ● Revisar y aprobar los Planes de Adquisiciones elaborados por las Alianzas. ● Capacitar a las Alianzas en los procedimientos de adquisiciones con recursos de Banco
Mundial. Antes de iniciar la ejecución de las Alianzas, se debe realizar una capacitación en las regulaciones de adquisiciones con recursos de Banco Mundial; luego, durante la ejecución se debe realizar un acompañamiento a las alianzas en sus procesos de adquisiciones y de requerirse se realizarán nuevos procesos de capacitación.
● Realizar un seguimiento permanente al avance y ejecución de los Planes de Adquisiciones de las Alianzas y sus correspondientes modificaciones.
● Supervisar los procedimientos de adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios de consultoría y no consultoría que lleven a cabo las IES Ancla.
● Realizar la revisión previa (ex - ante) de cada una de las etapas de los procedimientos de adquisición de bienes/servicios de no consultoría y consultorías que requieran las alianzas, según las tablas. La revisión de la pertinencia técnica de las adquisiciones la realizarán los Gestores de los Programas Nacionales de CTI, quienes supervisan los contratos de las Alianzas.
EQUIPO TÉCNICO
EQUIPO DE GESTIÓN DE BANCA MULTILATERAL
Coordinación
Componente Ecosistema
Dirección de Fomento a la Investigación
Especialista de
Adquisiciones
Gestores de Programa Nacionales de CTeI
128
● Realizar la revisión posterior (ex - post) de procedimientos de adquisiciones efectuados por las alianzas.
● Revisión física del archivo de los documentos y antecedentes del proceso de adquisición/contratación de las alianzas.
Con relación a las adquisiciones de nivel central ● Asesorar en la elaboración de las especificaciones técnicas y términos de referencia a los
equipos técnicos con referencia a las contrataciones requeridas por COLCIENCIAS. ● Llevar a cabo los procedimientos de selección para las contrataciones que se realizarán en
COLCIENCIAS ● Elaborar y actualizar periódicamente el Plan de Adquisiciones de acuerdo con la solicitud e
insumos técnicos que la Coordinadora del Subcomponente envíe. 9.4.2 Adquisiciones y contrataciones alianzas Una vez aprobada las propuestas y publicada la lista de alianzas financiables, es de suma importancia mantener una relación y coordinación permanente entre el Equipo de Gestión de Banca Multilateral de COLCIENCIAS y el equipo de Adquisiciones de las Alianzas, para lo cual se indican las principales responsabilidades de cada parte: 1. COLCIENCIAS – ESPECIALISTA ADQUISICIONES
● Orientar la elaboración del Plan de Adquisiciones ● Capacitar sobre la herramienta o formato de adquisiciones que se utilizará para la
elaboración del plan. ● Informar a las IES Ancla la aprobación del plan. ● Proporcionar los documentos estándar y simplificados para cada método de
adquisición/contratación; ● Revisar y otorgar la No objeción al procedimiento de adquisiciones o contrataciones y/o
documentos estándar que así lo requieran. ● Orientar permanentemente a las IES Ancla para una correcta identificación del tipo de gasto,
el método de adquisición/contratación y el documento estándar o simplificado asociado. ● Efectuar revisión posterior de los métodos y gastos realizados; ● Realizar visita de inspección y acompañamiento a las Alianzas.
2. Alianza- Responsable Adquisiciones:
● Elaborar el Plan de Adquisiciones. ● Capacitarse en el uso de la herramienta o formato que se indique por COLCIENCIAS para
la elaboración del plan. ● Solicitar la aprobación del plan. ● Mantener actualizada la ejecución de los procedimientos programados en el Plan de
Adquisiciones. ● Utilizar y elaborar el documento estándar o simplificado correspondiente.
129
● Realizar los procesos de selección y contratación, de acuerdo con lo previsto en el presente Manual y/o en la Guía específica que se entregue para la ejecución del programa de la Alianza.
● Someter a revisión previa y No Objeción el procedimiento y documentos de adquisición/contratación que así lo requieran.
● Efectuar las consultas sobre la naturaleza de los gastos, uso de los métodos y de los documentos.
● Mantener un archivo y registro adecuado de la documentación de respaldo de los métodos y gastos realizados.
Plan de Adquisiciones - ¿Qué es el plan? El Plan de Adquisiciones es un instrumento de planeación de las actividades de adquisiciones y contrataciones que ejecutarán las Alianzas en el marco del proyecto durante un tiempo determinado. Para la firma de los contratos con las Alianzas deberá elaborarse un Plan de Adquisiciones definitivo por cada Alianza, para un período de 12 a 18 meses. Este Plan de Adquisiciones de las Alianzas, con anterioridad a su ejecución, será aprobado por COLCIENCIAS. No se podrán realizar procesos que no estén debidamente programados en el Plan de Adquisiciones aprobado. En este contexto, cualquier modificación en el Plan de Adquisiciones debe contar con la aprobación previa de COLCIENCIAS. - ¿Cómo se presenta el Plan de Adquisiciones? El plan deberá ser presentado en el formato o la herramienta definida por COLCIENCIAS, en el cual las Alianzas deberán programar aquellas adquisiciones y contrataciones financiadas con aporte total o parcial del BIRF y aporte total de contrapartida en un período determinado completando los campos estándar con información particular de cada gasto y método. Una vez aprobado el plan, cualquier modificación, deberá ser sometida previamente a aprobación de COLCIENCIAS. Sin perjuicio de lo anterior, es pertinente aclarar que se podrán explorar otras opciones de sistemas o instrumentos de planeación de las adquisiciones que garanticen una programación, control y seguimiento adecuados. La información requerida en el Plan de Adquisiciones es como mínimo la siguiente:
● Tipo de Gasto: Bienes, Servicios de No consultoría, Capacitación. Gastos Operativos, Consultorías (firmas e individuales)
● Monto total estimado de la contratación. ● Método de selección y plazos por tipo de procesos. ● Detalle del Plan de Adquisiciones: Subcomponente y actividades, número del contrato,
Método de adquisición, Estado del proceso, fechas programadas y reales para los diferentes procesos (expresiones de interés, No objeción, publicaciones, fin del contrato, etc.).
- Quienes participan en la elaboración del Plan de Adquisiciones
130
De acuerdo con la propuesta presentada en la convocatoria, el responsable de Adquisiciones de la IES Ancla es el encargado de elaborar el Plan de Adquisiciones, previo acuerdo con el equipo técnico, para su posterior envío por el director de la Alianza para aprobación de COLCIENCIAS. La aprobación de COLCIENCIAS consiste en que: el Especialista de Adquisiciones del Equipo de Gestión de Banca Multilateral de COLCIENCIAS revisa los procedimientos de adquisiciones contemplados en el plan. Los Supervisores de cada uno de los contratos con las IES Ancla revisan la pertinencia técnica de las Adquisiciones. Si el plan no es aprobado, se devuelve a la Entidad Ejecutora para que realice los ajustes correspondientes. - Actualización del Plan El Plan de Adquisiciones deberá ser actualizado por lo menos una vez en el año o las veces que se requiera durante la ejecución de los programas que ejecutarán las alianzas. Gastos elegibles y categorías de gastos Serán elegibles para ser financiados con recursos del programa, los gastos detallados en la siguiente tabla, los cuales se clasifican en dos grupos según se establezca en el respectivo Contrato con la Alianza: (i) Gastos Adquiribles: corresponden a los bienes, servicios de no consultoría y servicios de
consultoría. Lo que define los gastos adquiribles frente a los gastos operativos es que pueden ser contratados con proveedores externos a la Entidad /institución y se deben utilizar las Regulaciones para Adquisiciones del Banco para su selección y contratación.
(ii) Gastos Operativos: corresponde a los gastos rutinarios o frecuentes en la operación/gestión interna de la Entidad. Esta categoría de gasto se refiere a todo gasto interno y recurrente de la institución que permiten mejorar y fortalecer su gestión interna y los recursos materiales y humanos existentes. Para los gastos recurrentes no es necesario utilizar los métodos establecidos en las regulaciones del BM y será permitido utilizar sus propios procedimientos, siempre y cuando se tengan en cuenta las siguientes definiciones. Es importante analizar los fines y volumen de las compras/contrataciones para tomar una correcta decisión respecto de si se trata de un gasto operativo o de un gasto adquirible. Se incluye algunos ejemplos para facilitar la identificación.
De acuerdo con la descripción de rubros financiables para el componente de Ecosistema Científico del capítulo 5, se realiza la clasificación por categorías de gastos así:
Categoría de inversión Definición Ejemplos de Rubros financiables
GASTOS ADQUIRIBLES
BIENES
Son todos los objetos, productos básicos, equipos, etc. requeridos para desarrollar actividades vinculadas con la ejecución y el cumplimiento de los fines del Programa de la Alianza.
• Equipos incluyendo instalación y puesta en funcionamiento.
• Materiales e Insumos
• Material Bibliográfico
• Software especializado
SERVICIOS DE CONSULTORÍA
Servicios de carácter intelectual y de asesoramiento, no permanentes. Constituyen
Contratación consultores pueden ser firmas o individuales
131
Categoría de inversión Definición Ejemplos de Rubros financiables
una opción para atender el desarrollo de productos intelectuales especializados que no puedan ser realizados por los beneficiarios con sus recursos humanos disponibles. No deben utilizarse para reemplazar capacidades ya existentes en las entidades/instituciones beneficiarias. El personal de la institución no es elegible para trabajar en la provisión de servicios de consultoría.
• Consultoría Especializada
• Construcción de prototipo funcional de la tecnología
• Escalamiento o mejoramiento del prototipo para su uso precomercial o comercial
• Desarrollo de Protocolos para la evaluación técnica, económica y financiera del proyecto empresarial para explotación comercial de la tecnología
• Formulación del plan para la explotación comercial de la tecnología
• Asistencia técnica y acompañamiento técnico que sean necesarios para lograr la transferencia efectiva de conocimiento asociado al uso y aplicación de la tecnología, o necesarios para desarrollar alguna de las siguientes actividades: Desarrollo del prototipo, semiescalado o escalado industrial en las instalaciones de la entidad ejecutora-beneficiaria (receptora de la tecnología), asesorías técnicas o jurídicas relacionadas con aspectos de propiedad intelectual y negociación tecnológica, diseño de marca o imagen comercial del producto, proceso o servicio relacionado con la aplicación de la tecnología a escalar o transferir, diseño o validación del modelo de negocio o escalamiento productivo y comercial, Desarrollo del modelo de comercialización, de ventas o de crecimiento del negocio, Valoración económica de las tecnologías expresamente en términos monetarios.
• Capacitación
SERVICIOS DE NO CONSULTORÍA
Servicios que no son de carácter intelectual, ni de asesoramiento, son susceptibles de medición.
• Logística necesaria para realizar eventos académicos y eventos de capacitación
• Difusión de resultados
• Publicaciones
• Mantenimiento preventivo y correctivo de equipamiento e instrumental científico.
GASTOS OPERATIVOS
• Salidas de campo
• Viajes (tiquetes aéreos y transporte terrestre, viáticos)
• Certificaciones
• Trámites de registro y certificaciones que garanticen calidad e inocuidad, buenas prácticas de producción agrícola, buenas prácticas de manufactura, bioseguridad y sostenibilidad ambiental de las tecnologías
• Gastos de Propiedad Intelectual Tabla 19 Gastos elegibles y categorías de gastos
132
GASTOS OPERATIVOS:
Salidas de campo
Se refiere a costos asociados al levantamiento de información en campo, desde fuentes primarias o secundarias para los objetivos del proyecto.
Comprende, entre otros, gastos de toma de muestras, talleres, entrevistas, visitas técnicas para recoger datos y encuestas
Viajes
Se refiere a los gastos de transporte y viáticos relacionados con las actividades propuestas por Alianza para capacitaciones, estancias cortas en instituciones académicas nacionales o extranjeras, presentación de ponencias en eventos especializados y que son estrictamente necesarios para la ejecución exitosa del programa y la generación de productos y resultados
Comprende, entre otros, gastos de pasajes nacionales e internacionales, transporte terrestre, viáticos
Tramites de registro y certificaciones
Obtención de certificaciones o evaluaciones de cumplimiento de normas de aseguramiento de la calidad o requisitos necesarios para el desarrollo del programa, sin incluir los gastos de implementación de dichas normas. (se reconocerá si son una actividad necesaria para la ejecución o como resultado del programa).
Comprende, entre otros, gastos de Certificados de calidad certificaciones que garanticen calidad e inocuidad, certificaciones de buenas prácticas de producción agrícola, certificaciones de buenas prácticas de manufactura, bioseguridad y sostenibilidad ambiental de las tecnologías
Gastos de Propiedad Intelectual
Costos relacionados con los resultados del programa, tales como: búsqueda en el estado de la técnica, solicitud y demás actuaciones tendientes a la obtención de nuevas creaciones en Colombia y/o en el exterior (para acceder al beneficio por inversión en PI, en el exterior, específicamente patentes, se requiere que Colombia sea un país designado dentro de la solicitud PCT), tales como: redacción, traducciones para la solicitud, pago de tasas.
Métodos de adquisición, revisión y documentos a utilizar Para la ejecución de los programas que implementarán las Alianzas, se desarrollará una Guía que contendrá el detalle (paso a paso) de los procedimientos descritos en este Manual. - Bienes y Servicios de No Consultoría A continuación, se detallan los métodos para las adquisiciones de Bienes y Servicios de No Consultoría. Los contratos específicos sujetos a revisión previa del Banco o COLCIENCIAS se establecerán en el Plan de Adquisiciones aprobado por COLCIENCIAS. El Proceso de Revisión Previa es un procedimiento mediante el cual el BIRF o COLCIENCIAS a través de su Equipo de Gestión de Banca Multilateral, expresa su aprobación o No Objeción ante un documento, etapa o método determinado.
133
Método de Adquisición
Revisión Previa BIRF
Revisión Previa COLCIENCIAS
Documentos Estándar a
utilizar
Respaldos que constituyen el archivo
físico Solicitud de Ofertas con enfoque internacional, abierto o limitado, en una sola etapa (un sobre).
Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidades de la IES Ancla.
Sí
Documento Estándar del Banco o documento acordado con el Banco, Correspondencia aclaratoria en etapa de preparación de ofertas; Ofertas recibidas; Garantías bancarias; Evaluación Técnica firmada; Correspondencia aclaratoria en etapa de evaluación de ofertas; Notificación de la intención de adjudicar y de la Adjudicación y Contrato firmado; Garantías bancarias; Notificación de la No Objeción del Banco Mundial o de COLCIENCIAS; Recepción Conforme;
Solicitud de Ofertas con enfoque nacional, abierto o limitado, en una sola etapa (un sobre).
Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidades de la IES Ancla.
No, se deberá
acordar con el BM
Solicitud de cotizaciones con enfoque nacional o internacional, abierto o limitado en una sola etapa (un sobre). Comparación de Precios (CP)
Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidades de la IES Ancla.
No
Documento acordado con el Banco para el Proyecto Cotizaciones recibidas; Informes de Evaluación técnica y económica firmados; Orden de compra/servicios; Recibidos a satisfacción.
Contratación Directa (CD)
Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidades de la IES Ancla.
No
Justificación; Documentos de soporte Cotización Actualizada; Notificación de la No Objeción; Orden de compra o contrato; Recibido a satisfacción
Tabla 20 Métodos de adquisición para Bienes y Servicios de No Consultoría
Etapas y documentos de revisión previa y posterior:
Método de adquisición Etapas y documentos objeto de
Revisión Previa Etapas y documentos objeto de
Revisión Posterior Solicitud de Ofertas con enfoque internacional o nacional, abierto o limitado, en una sola etapa (un sobre).
Documentos de licitación; enmienda, si las hubiera, propuesta de adjudicación de las Ofertas, rechazo de las ofertas recibidas o declaración desierta del proceso; borrador de Contrato; modificación al Contrato
Las señaladas en la revisión previa Ejecución financiera del contrato (pagos) Recibidos a satisfacción e Inspección física de Bienes
134
Método de adquisición Etapas y documentos objeto de
Revisión Previa Etapas y documentos objeto de
Revisión Posterior Solicitud de cotizaciones con enfoque nacional o internacional, abierto o limitado en una sola etapa (un sobre).
Solicitud de cotización y lista de proveedores a invitar, Cotizaciones, Evaluación de las cotizaciones y Propuesta de Adjudicación
Las señaladas en la revisión previa Orden de compra o contrato Recibido a satisfacción e Inspección física
Contratación Directa Solicitud de uso del procedimiento Informe de evaluación Contrato negociado
Las señaladas en la revisión previa Orden de compra o contrato Recibido a satisfacción e Inspección física
Tabla 21 Métodos de revisión previa y posterior
Servicios de Consultoría: A continuación, se detallan los métodos para la contratación de servicios de consultoría. Los contratos específicos sujetos a revisión previa del Banco o COLCIENCIAS se establecerán en el Plan de Adquisiciones aprobado por COLCIENCIAS. El Proceso de Revisión Previa es un procedimiento mediante el cual el BIRF, o COLCIENCIAS a través de su Equipo de Banca Multilateral, expresa su aprobación o No Objeción ante un documento, etapa o método determinado.
Servicio de Consultoría Métodos Revisión Previa
BIRF Revisión previa COLCIENCIAS
Uso obligatorio de Documentos Estándar
Firmas consultoras
SBCC, SBC, SBPF, SBMC, SCC
Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidad.
SI Para SCC se podrá utilizar un Solicitud de propuesta simplificada
SSF Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidad.
SI, Solicitud simplificada de Propuesta Informe de evaluación Contrato Estándar
Consultor Individual
CI, Comparación HV (según los numerales 7.34 – 7.39 de las Regulaciones de Adquisiciones del Banco Mundial).
Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidad.
SI, Informe de evaluación Acta de negociación Contrato acordado con el BM
SSF Según el Plan de Adquisiciones
Según los resultados de la evaluación de capacidad.
SI, Informe de evaluación Acta de negociación Contrato acordado con el BM
Tabla 22 Métodos de adquisición para servicios de consultoría
Etapas y documentos de revisión previa:
135
Método de Contratación
Etapas y documentos objeto de Revisión Previa
Etapas y documentos objeto de Revisión Posterior y que
constituyen el archivo físico
Firmas consultoras
Costo estimado Aviso expresiones de interés; Informe de Evaluación de la Lista Corta; Solicitud Estándar de Propuestas - SEP Informe de evaluación técnica; Informe de evaluación financiera y combinada junto con el nombre de la firma que se propone como ganadora. Protestas o quejas que se hayan presentado Copia del borrador de contrato negociado (la que incluye la versión definitiva de los TDR y condiciones del contrato, las que no deberán diferir considerablemente de los términos y condiciones sobre cuya base se haya invitado a presentar propuesta. Se adjudicará el contrato sólo después de obtener la “no objeción”. Una copia del contrato firmado Modificaciones de Contrato, antes de cualquier modificación en plazos, montos, personal, etc. los responsables de la contratación de las consultorías informarán a COLCIENCIAS/ BIRF para verificar si lo propuesto está en consonancia con las disposiciones del Convenio de Préstamo y/o con el Plan de Adquisiciones. El Prestatario debe enviar a COLCIENCIAS/BIRF, para sus archivos, una copia de todas las enmiendas que se hagan al contrato. Copias de adenda de contrato (modificaciones) firmadas
Publicación de aviso de expresiones de interés Expresiones de interés Última Versión de la Solicitud Estándar de Propuesta - SEP (el que fue enviado a las consultoras) y Acta de apertura de propuestas técnicas. Propuestas técnicas y financieras. Informe de evaluación técnica. Acta de apertura de propuesta financiera. Informe de Evaluación financiera (evaluación financiera, evaluación técnico financiera combinada, recomendación de adjudicación) Informe final de evaluación. Acta de negociación. Contrato firmado Garantía de Anticipos, si corresponde. Modificaciones de contratos firmados (si corresponde). Productos entregados por el consultor Certificación de recibido a satisfacción oportuna de productos y aprobación del pago. Cualquier información adicional, la que deberá mantenerse en archivo a continuación de los documentos citados.
Consultores Individuales
Aviso expresiones de interés (si corresponde) Términos de Referencia (TDR) Hojas de Vida Informe de evaluación Acta de negociación Borrador de contrato negociado; Copia de contrato firmado; Modificaciones de contrato; Copias de modificaciones de contrato firmadas
Publicación de aviso de expresiones de interés (si corresponde) Expresiones de interés (si corresponde) Términos de Referencia HV candidatos Informe de evaluación Acta de negociación Contrato firmado Garantía de Anticipos, si corresponde. Modificaciones de contratos firmados (si corresponde). Productos entregados por el consultor Certificación de recibido a satisfacción oportuna de productos y aprobación del pago. Cualquier información adicional, la que deberá mantenerse en archivo
136
Método de Contratación
Etapas y documentos objeto de Revisión Previa
Etapas y documentos objeto de Revisión Posterior y que
constituyen el archivo físico a continuación de los documentos citados.
Tabla 23 Métodos de revisión previa y posterior
Las Alianzas mantendrán sistemas de archivos adecuados, completos y actualizados de toda la documentación de soporte de las adquisiciones que realicen. 9.4.3 Adquisiciones y contrataciones realizadas desde el nivel central Elaboración y actualización del Plan de Adquisiciones La Coordinadora del Subcomponente Ecosistema en la Dirección de Fomento a la Investigación preparará el Plan de Adquisiciones en coordinación con el equipo técnico de los Programas Nacionales de CTI y el EGBM. El Plan de Adquisiciones deberá ser actualizado por lo menos una vez en el año o las veces que se requiera durante la ejecución del Subcomponente con el fin de reflejar el estado real del Subcomponente Ecosistema Científico. El procedimiento de actualización es el siguiente: Si se requiere hacer un ajuste o modificación al plan, la Dirección de Fomento a la Investigación acordará dicho ajuste con el EGBM, con el fin de determinar la viabilidad técnica, administrativa y presupuestal y el Especialista de Adquisiciones incluirá y actualizará el Plan de Adquisiciones en STEP. Las solicitudes de no objeción al Banco Mundial se realizarán a través de la Unidad Coordinadora del Programa en el ICETEX, previa solicitud de COLCIENCIAS - Coordinadora del Subcomponente Ecosistema en la Dirección de Fomento. A continuación, se incluye los roles y responsabilidades del equipo de COLCIENCIAS:
Actividad Dirección de
Fomento Equipo de Gestión de Banca
Multilateral Administrador
Subcomponente
Plan de Adquisiciones
Elabora Plan de Adquisiciones en coordinación con el EGBM
• Revisa la pertinencia de los métodos y procedimientos incluidos y carga en el STEP
• Envía para aprobación de la Unidad Coordinadora del ICETEX, quien lo remite al Banco Mundial
Actividad
Área Técnica Equipo de Gestión de Banca
Multilateral Administrador
Subcomponente (Dirección de Fomento o
EGBM)
Adquisición Bienes Contratación Servicios No Consultoría Contratación Consultoría
Elabora Especificaciones Técnicas / Términos de Referencia. Da recibo a satisfacción del bien/servicio y ordena pago
- Elabora el documento de la adquisición con base en las Especificaciones Técnicas / Términos de Referencia. - En caso de requerirse no objeción, envía a la Unidad Coordinadora del ICETEX para solicitar la no objeción al BANCO. - Realiza proceso de selección
− Legaliza la contratación - Inicia la ejecución del contrato, adquiere el bien/servicio y entrega a Colciencias
137
- Solicita al administrador del subcomponente la legalización de la contratación.
- Realiza el pago al proveedor
Para realizar el proceso de evaluación de las ofertas/propuestas que se reciban dentro de los procesos de selección, el área técnica conformará un Comité de Evaluación por especialistas en el tema, los cuales revisarán las propuestas y realizarán una recomendación de adjudicación. Selección de evaluadores El proceso de reconocimiento y selección de evaluadores sigue el Procedimiento institucional con código de la Oficina Asesora de Planeación del COLCIENCIAS No. M304PR01 (ver anexos capítulo 4), basado a su vez en la Resolución 685 de 2016 por la cual se unifican y establecen las condiciones para el proceso de evaluación de los programas, proyectos y demás actividades de CTeI que demanden evaluación por pares evaluadores. Es de anotar que, en relación con el reconocimiento monetario al servicio prestado por los pares evaluadores, para el caso de la Convocatoria Ecosistema Científico, la suma no corresponderá a lo contenido en la Resolución, toda vez que se trata de una situación excepcional dada la dimensión y alcance de los programas a evaluar, en el Plan de Adquisiciones se ha incluido el valor estimado preliminar.
138
CAPÍTULO 10. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PACES El presente capítulo tiene el objetivo de precisar los mecanismos a implementarse para llevar a cabo el monitoreo y la evaluación del “Programa de Acceso y Calidad de la Educación Superior (PACES)”. El ICETEX será el encargado del monitoreo a la ejecución de PACES teniendo en cuenta los aspectos técnicos, administrativos y financieros de manera integral. Asimismo, garantizará la realización de una evaluación de impacto y/o de resultados al cierre del programa. Tanto el monitoreo como la evaluación requieren, en términos metodológicos, procedimientos de seguimiento apropiados y definidos desde la etapa de planeación, a fin de asegurar la recolección y análisis sistemático de información clave a lo largo del desarrollo de la operación. Todo esto con el propósito de proveer insumos para la rendición de cuentas; la verificación de la utilización adecuada y eficiente de los recursos; la determinación de posibles alertas y acciones de mejora; la toma de decisiones y; la réplica de buenas prácticas a futuro, entre otras. El monitoreo del programa se realizará a través de un sistema de recopilación, consolidación y análisis de información relevante acera del desarrollo de la operación, basado fundamentalmente en el seguimiento al avance de la ejecución y el procesamiento de datos relacionados; de una parte, con el progreso financiero y; de otra, con el progreso físico y la afectación del programa sobre los beneficiarios. La Unidad Coordinadora de PACES será la encargada de liderar el sistema de monitoreo, así como de consolidar y analizar la información asociada tanto a la ejecución física como a la ejecución financiera. 10.1. Monitoreo integral de PACES El Banco Mundial define el monitoreo como el mecanismo a través del cual un administrador podrá saber cómo una política, programa o proyecto está siendo implementado (THE WORLD BANK-IBRD, 2000). En este orden de ideas y para efectos del Monitoreo Integral al Programa, se llevarán a cabo dos tipos de monitoreo: (i) Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones; (ii) Monitoreo de la gestión y resultados, los cuales se describen a continuación. 10.1.1. Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones Tiene la finalidad de garantizar información sistemática sobre el desarrollo de la ejecución en los aspectos relacionados con las adquisiciones y el manejo de recursos. Este tipo de seguimiento depende en buena parte de la calidad de la información recolectada, la comunicación permanente entre las áreas encargadas de la operación o unidades ejecutoras y las áreas encargadas del seguimiento; así como de las herramientas
139
utilizadas. Para el caso de este programa las herramientas de gestión a implementarse estarán basadas en los requerimientos y buenas prácticas reconocidas por el Banco Mundial. El Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones de PACES se centrará en la obtención y análisis de información acerca del estado de avance de la ejecución, de la planeación presupuestal y financiera; así como al uso transparente, eficiente y efectivo de los recursos y constará de dos categorías: a. Monitoreo a la planeación presupuestal: se realizará seguimiento al cumplimiento del
cronograma y presupuesto para la ejecución de actividades, soportado en el seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI). El seguimiento al POAI se realizará de forma trimestral.
b. Monitoreo a la utilización de los recursos: se llevará a cabo el seguimiento a la ejecución
financiera y los planes de adquisiciones establecidos como parte de la planeación del programa. Estará soportado en herramientas administrativas como: (i) Formatos de información financiera (IFR), de carácter semestral; (ii) Plan de Adquisiciones, de carácter periódico y; (iii) Relación de pagos y contratos, de carácter periódico.
Los distintos componentes del programa elaborarán sus propios planes operativos anuales de inversión, planes de adquisiciones (cuando aplique), relación de pagos y contratos, e informes financieros y los enviarán a la Unidad Coordinadora para su revisión y aprobación. La UCP enviará estos documentos al Banco Mundial para No Objeción cuando se requiera, o a las demás instancias que lo soliciten. Esta categoría de seguimiento tendrá como objetivo específico verificar las variables que se presentan a continuación:
Gráfica 10 Variables a verificar mediante el monitoreo a la gestión
CRONOGRAMA
• CUMPLIMIENTO DELCRONOGRAMA DEACTIVIDADES (a través delseguimiento a los planesoperativos anuales deinversión.)
ADQUISICIONES Y CONTRATOS
•IMPLEMENTACIÓN DE LASPOLÍTICAS DEL BANCO ENMATERIA DE ADQUISICIONES(a través del seguimiento a losplanes de adquisiciones,relaciones de pagos ycontratos e informes desupervisión de los contratos).
RECURSOS
•UTILIZACIÓN ADECUADA DELOS RECURSOS DEL PRÉSTAMOPARA LOS FINES CONCEBIDOS:(a través del seguimiento a lainformación reportada en losformatos establecidos por elBanco Mundial para elseguimiento contable yfinanciero).
140
En donde los controles a los cambios en el Plan de Adquisiciones, el cumplimiento de los compromisos de los contratos celebrados y el reporte de la información financiera presentada por COLCIENCIAS (incluyendo información de las IES Ancla) se realizará por medio de mecanismos internos (tales como reuniones de seguimiento, visitas de supervisión, revisión de muestras de registros y soportes, entre otros) que se acordarán entre la Unidad Coordinadora del ICETEX y el equipo de Banca Multilateral de COLCIENCIAS. Adicionalmente se cuenta con la Auditoría Externa, tal como se señala en el capítulo 7, numeral 7.2.11 del presente Manual. Firma que deberá emitir su opinión independiente sobre la razonabilidad de los Estados Financieros del Programa. COLCIENCIAS consolidará los informes financieros (IFR), los Planes de adquisiciones y los POAI del Nivel central y de las Alianzas, con aprobación del Coordinador del componente en COLCIENCIAS, para su posterior envío a la Unidad Coordinadora del Programa en ICETEX, de acuerdo con lo señalado en el capítulo financiero y la sección 10.3 del presente capítulo. La Unidad Coordinadora del Programa en ICETEX realizará a su vez la consolidación general de estos formatos para su envío al Banco Mundial, cuando aplique. Ver anexos: IFR (capítulo 7), Plan de Adquisiciones (capítulo 9) y POAI (capítulo 10). Seguimiento a la gestión del componente Ecosistema Científico Teniendo en cuenta que el componente de Ecosistema Científico es operado por COLCIENCIAS, requiere de un seguimiento especial; en consecuencia, se estableció un Comité de Seguimiento cuyas características se describen a continuación: Comité de Seguimiento al Convenio Especial de Cooperación: Este comité realizará seguimiento a la ejecución técnica y financiera de las Alianzas y decidirá sobre los casos especiales identificados y reportados por COLCIENCIAS en relación con el proceso de la Convocatoria, que influyan en el correcto desarrollo de la ejecución de los proyectos por parte de las Alianzas (Ver sección 3.4.2). 10.1.2. Monitoreo de la gestión y resultados Se encuentra basado en el seguimiento al logro de los objetivos y metas propuestos en la planeación del programa para la obtención de los productos y resultados esperados; así como en el seguimiento a la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa. Su finalidad es proveer información cualitativa y cuantitativa asociada al análisis del cumplimiento de los objetivos y metas específicas a nivel de cada componente y subcomponente. Este tipo de monitoreo dependerá de la consolidación y análisis periódico de la información que se genere en desarrollo del programa, asociada a la gestión y el cumplimiento de
141
metas; así como de los registros y evidencias de los mismos, que serán aportados desde las distintas unidades ejecutoras a la Unidad Coordinadora. Lo anterior se consignará en un informe integral de gestión y resultados semestral, el cual se describe en el numeral 10.3. Seguimiento a indicadores Un instrumento fundamental de soporte para el monitoreo será la Matriz de Indicadores de Desarrollo e indicadores de Resultados Intermedios establecidos en el PAD o Matriz de Marco Lógico, en donde se presentan en forma resumida los aspectos más importantes del programa. Dicha matriz suministra la siguiente información:
• Un resumen narrativo de los objetivos y las actividades.
• Indicadores (metas y resultados específicos a alcanzar).
• Medios de Verificación establecidos. Esta categoría de seguimiento tendrá como objetivo específico verificar las variables que se presentan a continuación:
Gráfica 11 Variables a verificar mediante el monitoreo de resultados
Los indicadores sirven para observar, medir y verificar los cambios cuantitativos y cualitativos que se presenten, en determinado momento, sobre las metas establecidas, poblaciones afectadas o aspectos puntuales en los cuales se busca incidir. A través del seguimiento a la Matriz de Indicadores de PACES será posible conocer el grado de avance del programa y el cumplimiento con los objetivos generales y específicos establecidos desde el momento de la planeación o formulación del programa.
PRODUCTOS RESULTADOS IMPACTO
Mejoras en las condiciones de vida (resultados de largo plazo).
Efectos intermedios de los productos y servicios
Bienes y/o servicios generados para el cumplimiento de los
objetivos
142
Asimismo, la Matriz de Indicadores será un punto de referencia para la Evaluación de Impacto del programa. Ver Anexos Capítulo 10 Matriz de indicadores. Seguimiento al Plan de Pueblos Indígenas El seguimiento al Plan de Pueblos Indígenas (PPI) de PACES comprende el avance de los indicadores relacionados con la atención a grupos étnicos, víctimas de la violencia y población proveniente de las zonas apartadas del país y sumado a ello, requiere el seguimiento a una serie de acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos del PPI mencionados en el capítulo 8 del presente Manual. Entre las principales acciones para el seguimiento al cumplimiento de los objetivos específicos del Plan de Pueblos Indígenas se implementarán las siguientes:
• Realización de encuestas periódicas a los beneficiarios miembros de grupos étnicos y víctimas y coordinadores de bienestar de las IES.
• Realización de grupos focales diseñados para llevar a cabo consultas libres e informadas y recolectar información o percepciones de los beneficiarios frente al desarrollo de los componentes asociados a créditos estudiantiles.
• Verificación de reportes de peticiones, quejas y reclamos.
• Seguimiento a capacitaciones a los funcionarios del ICETEX en materia de atención diferencial.
• Seguimiento a las Acciones Afirmativas implementadas por las IES con objeto de mejorar la permanencia y titilación de los beneficiarios miembros de grupos étnicos y víctimas.
La descripción de las acciones señaladas y otras acciones de seguimiento pueden consultarse en el PPI. Seguimiento a los resultados de Ecosistema Científico Seguimiento al fortalecimiento institucional de las IES: El Ministerio de Educación -MEN- será el encargado del seguimiento al fortalecimiento institucional en las Alianzas principalmente a través de los siguientes mecanismos:
• La verificación del estado de cumplimiento de los indicadores del MIDE IDI (en materia de docentes, investigación e internacionalización) en cada una de las universidades que conformen las Alianzas y;
• La verificación y acompañamiento relacionados con el proceso formal de acreditación a aquellas universidades que hayan radicado el documento de autoevaluación ante la CNA.
Este seguimiento será realizado por el Viceministerio de Educación Superior, de acuerdo con los procedimientos y criterios establecidos en materia de seguimiento y
143
acompañamiento a las IES para la acreditación de calidad y los criterios establecidos para los indicadores del MIDE IDI. De manera semestral los delegados del MEN junto con las supervisiones de las Alianzas en COLCIENCIAS y un delegado del equipo de apoyo en ICETEX, realizarán al menos una reunión de seguimiento al fortalecimiento institucional en cada IES Ancla. Como resultado de la visita, la IES Ancla realizará un informe con los temas tratados que será remitido al área encargada del seguimiento al programa en el MEN. En resumen, lo objetivos específicos del seguimiento al fortalecimiento institucional son:
• Validar el avance en las actividades definidas por la Alianza para el fortalecimiento institucional.
• Las demás que sean necesarias para la correcta ejecución del convenio. 10.3. Informes obligatorios La Unidad Coordinadora realizará la consolidación de los distintos reportes e informes de cada unidad ejecutora. Ello implicará el procesamiento y análisis de la información; así como la presentación de alertas, en caso de ser necesario. El análisis estará relacionado con el cumplimiento de la planeación y la ejecución financiera, así como el estado de avance de la gestión y las metas establecidas en la Matriz de Indicadores del Programa. Se implementarán dos tipos de informes: 10.3.1. Informes trimestrales de indicadores Las unidades ejecutoras presentarán informes trimestrales sobre el avance de los indicadores a la Unidad Coordinadora del Programa. Los Indicadores de Resultados se reportarán de manera trimestral y los Indicadores de Desarrollo se reportarán anualmente. El consolidado trimestral de avance de los indicadores de las Alianzas deberá incluir tanto los indicadores del programa PACES definidos en la Matriz de indicadores, así como la batería de indicadores correspondiente a cada Alianza. COLCIENCIAS remitirá esta información a la Unidad Coordinadora de Programa en un plazo de veinte (20) días calendario, posteriores al cierre de cada trimestre. Con base en lo anterior, el ICETEX consolidará los informes trimestrales para el Departamento Nacional de Planeación -DNP- e informes semestrales para el Banco Mundial -BM-. Adicionalmente la Unidad Coordinadora podrá realizar la verificación de los soportes acerca del cumplimiento de metas.
144
10.3.2. Informes semestrales de gestión y resultados Las unidades ejecutoras (esto incluye a las IES Ancla) presentarán un informe de gestión de carácter semestral a la Unidad Coordinadora del Programa en el ICETEX. El informe de gestión y resultados reúne todos los aspectos vistos en el numeral 10.1.2. Vale la pena resaltar que el informe de gestión y resultados debe ir acompañado del informe financiero (IFRs) (ver numeral 7.2.8.), el POAI y el Plan de Adquisiciones, para entrega al Banco y solicitud de no objeción. El consolidado COLCIENCIAS / IES Ancla deberá remitirse a la UCP en un plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días calendario, posteriores al cierre de cada semestre (fechas de cierre semestral: 30 de junio y 31 de diciembre). Con base en lo anterior, el ICETEX enviará el informe consolidado al Banco en un plazo máximo de sesenta (60) días calendario, posteriores al cierre de cada semestre. Este informe será elaborado según los lineamientos establecidos por el Banco Mundial y los requerimientos del ICETEX. 10.3.3. Informe de cierre del Programa El documento de cierre se realizará tomando como base los informes semestrales de gestión y resultados, el seguimiento a la Matriz de Indicadores y al Plan de Pueblos Indígenas, así como a los Planes Operativos Anuales de Inversión y los informes de seguimiento a las inversiones y los estados financieros (adjunto a los informes semestrales de gestión). Este informe deberá incluir principalmente: (i) Una descripción de los logros del programa con respecto a los objetivos y resultados de cada componente y subcomponente; (ii) Una descripción de la verificación del cumplimiento de metas, relacionando las fuentes de verificación; (iii) La Matriz de indicadores final; (iv) El detalle y conclusiones acerca del cumplimiento con la planeación y la ejecución financiera de cada año; (v) Conclusiones generales; (vi) Lecciones aprendidas y; (vii) Demás información relevante que sea requerida por el Banco al momento del cierre. El ICETEX enviará al Banco el informe de cierre en un plazo máximo de ciento veinte días (120) días calendario, posteriores a la finalización de la ejecución del programa. 10.4. Evaluación del Programa De acuerdo con el Departamento Nacional de Planeación –DNP- (DNP, 2002), la evaluación es una valoración sobre el diseño, implementación y resultados de un programa, proyecto o política a fin de generar información que ayude a los evaluadores y a los beneficiarios a tomar decisiones y; según la CEPAL (CEPAL, 2005), en la evaluación de políticas y de programas se busca identificar el efecto final de la intervención pública a partir de la aplicación de un conjunto de acciones gubernamentales.
145
En este sentido, llevar a cabo la evaluación de una política pública, un proyecto o un programa requiere de sofisticadas metodologías que deben ser adoptadas con la participación de expertos e implican muchas veces recolección de información primaria en campo. En consecuencia, la evaluación de impacto se realizará a través de convenios o contratos con entidades externas que demuestren una amplia experiencia en la materia. El objetivo de la evaluación de PACES será estimar el impacto y/o los resultados de los componentes del programa a fin de medir los efectos de las intervenciones en la población objetivo y; de esta manera, evidenciar la relevancia, eficiencia, eficacia, efectividad, sostenibilidad o aspectos a mejorar en cuanto a su implementación. Los componentes 1 y 2 serán evaluados de manera independiente, pues las intervenciones son de naturaleza distinta y aunque sus objetivos específicos tienen el propósito común de mejorar el acceso con calidad a la educación superior, operan mediante mecanismos, en el primer caso, orientados a atender la demanda y, en el segundo, orientados a fortalecer la oferta educativa. El ICETEX coordinará la evaluación de impacto y/o resultados del Componente 1, mientras que COLCIENCIAS, en conjunto con el Ministerio de Educación Nacional, coordinarán la evaluación del Componente 2 Ecosistema Científico. Dichas evaluaciones contarán con el diseño metodológico desde el inicio del programa y se llevará a cabo la recolección sistemática de información durante su implementación, a fin de llevar a cabo la medición del impacto y/o resultados de las acciones una vez se haya llegado realizado el cierre del programa. Las bases de datos con la información de los beneficiarios, así como el levantamiento de las líneas base y el seguimiento periódico a los indicadores serán, desarrolladas por las unidades ejecutoras de cada componente y consolidados por la Unidad Coordinadora del Programa. 10.5. Coordinación, actores y responsables del monitoreo Los responsables del monitoreo y la evaluación serán la Gerencia de PACES y su Unidad Coordinadora en conjunto con cada uno de los responsables de las unidades ejecutoras, componentes y subcomponentes. Será responsabilidad de la Unidad Coordinadora de PACES la implementación del sistema de monitoreo y evaluación y la elaboración de los informes y reportes descritos en presente capítulo. Cada unidad ejecutora proveerá el personal necesario para garantizar la implementación del sistema de monitoreo. El Banco Mundial podrá realizar misiones y visitas de supervisión para hacer seguimiento al avance del programa tanto en materia de gestión como de resultados.
146
Referencias bibliográficas -CEPAL. SERIE Manuales N° 45. 2005. -DNP. Dirección de Políticas Públicas. Presentación del Sistema Sinergia. 2002. -THE WORLD BANK-IBRD, Designing and Building a Results-Based Monitoring and Evaluation System, 2000.
147
LISTA DE ANEXOS
ANEXOS CAPÍTULO 3 1. Convenio Interadministrativo Marco 2. Convenio Especial de Cooperación (Tripartito) 3. Modelo de Contrato (Alianzas)
ANEXOS CAPÍTULO 4 Subcomponente Préstamos Estudiantiles 4. Procedimientos Préstamos Estudiantiles
a. Solicitud de crédito educativo b. Generación resoluciones de crédito c. Legalización d. Renovación e. Cierre de cartera
5. Pagaré crédito educativo (aplica también para Pasaporte) 6. Carta de instrucciones (aplica también para Pasaporte) 7. Modelo convenio IES 8. Condiciones políticas de normalización Subcomponente Créditos Condonables (Pasaporte) 9. Formulario de inscripción Pasaporte a la Ciencia 10. Procedimiento de postulación 11. Formato de contrato de mutuo ANEXOS CAPÍTULO 5 12. Formulario de presentación propuestas Alianzas
ANEXOS CAPÍTULO 7 13. Formatos IFRs ANEXOS CAPÍTULO 9 14. Formato Plan de Adquisiciones ANEXOS CAPÍTULO 10 15. Formato Plan Operativo Anual de Inversiones– POAI 16. Matriz de indicadores PACES 17. Formato seguimiento indicadores