PRODUCTIVIDAD PERSONAL Y GESTIÓN DEL TIEMPO

60

3´600

86´400

31´536´000

Para darse cuenta del valor de UN AÑO, pídale su opinión a un colegial que repitió el año. Para darse cuenta del valor de UN MES, pregúntale a la madre que tuvo un bebé prematuro. Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA, converse con el editor de un semanario. Para apreciar el valor de UNA HORA, pregúntales a los enamorados que están esperando para encontrarse. Para comprender el valor de UN MINUTO, pregúntele a quien perdió el tren. Para darse cuenta del valor de UN SEGUNDO, pregúntele a quien acaba de escapar de un accidente. Para apreciar el valor de UN MILISEGUNDO, pregúntele a quien ganó una medalla de plata en las Olimpiadas. ¡Atesore cada momento que tenga! Y atesórelo más porque lo compartió con alguien especial, tan especial como para que le haya dado su tiempo.

Administracion del tiempo.

Organización del tiempo.

Introducción.

Que es productividad?

“conseguir unos mejores resultados”, ¡más con menos recursos disponibles!”.

Por qué es importante la gestión del tiempo?

Evita el estrés (urgencias, exigencias, limitaciones)

Facilita la consecución de objetivos.

Si trato de gestionar el tiempo considerar la realidad de la situación, que es:

Q El tiempo es una circunstancia de la vida: el escenario en el que se desarrolla.

Q Ignoro los recursos disponibles.

Q Considero que las prioridades están claras siempre y son estáticas.

Q Ignoro el impacto de los imprevistos, interrupciones, cambios de prioridad, relaciones con los otros.

Q No tengo en cuenta al protagonista de esa gestión, que soy yo como persona que elije ser responsable para hacer o no hacer algo.

Q No tengo en cuenta cómo procesa el cerebro la información y, por lo tanto, cómo atendemos, seleccionamos, comprendemos, nos motivamos y, en definitiva, hacemos.

el tiempo es irrecuperable e irremplazable.

La gente que se valora mucho, distribuye cuidadosamente su tiempo. Si amas tu vida, amas cada minuto de ella y te cuidas mucho de malgastar cualquiera de los preciosos minutos y horas de cada día.

El conocimiento precede al cambio y si no cuestionas las actividades a las que

dedicas el tiempo, nunca descubrirás que hay otras que merecen más tu energía.

Si piensas en las cosas a las que dedicas tu tiempo no solo lograrás ser más

eficaz, sino que lograras comprenderte mejor.

Para tener tiempo para hacer lo que hay que hacer, para llegar a donde quieres

llegar, hay que centrarse en lo valioso. El tiempo que dediques a acercarte a

tu visión está bien empleado. Aceptando lo valioso rechazas lo innecesario.

Cuanto más tiempo dediques a las actividades de gran rendimiento menos tiempo

te quedará para todas esas urgentes tonterías que absorben tu tiempo. Es fácil

rechazar algo cuando hay algo mejor que hacer

Personalmente no concibo una persona efectiva si no gestiona bien su tiempo. La

mayoría de las personas están tan ocupadas que no se paran a pensar cómo

mejorar su eficacia. Para pasar de estar ocupado a lograr resultados e

incrementar tu productividad debes tener absolutamente claro lo que

debes alcanzar e identificar el mejor modo de conseguirlo.

1.  Lo primero que tenemos que hacer es identificar nuestra visión

personal y profesional así como las metas que contribuyen a

alcanzarlas. Todo aquello que no contribuya a mi visión y mis metas no

debería hacerlo.

2. Realiza un inventario en detalle del tiempo que le dedicas a las

tareas que realizas diariamente durante al menos una semana.

3. Para cada tarea identificada, la clasificas en función de su

importancia y su urgencia (1 urgente e importante, 2 importante pero no

urgente, 3 urgente pero no importante y 4 ni urgente ni importante). Esta

clasificación debería atender en función de su contribución al cumplimiento

de la visión y las metas

1. Tras la clasificación, comprueba si las tareas han contribuido a que

alcances tu visión y tus metas y cuánto tiempo has empleado en

ello.

2. Una vez que has tomado conciencia a que dedicas el tiempo y donde lo

desperdicias, disciplínate para dejar de hacer cosas urgentes pero no

importantes y las que no son ni urgentes ni importantes. Eso se

consigue pensando y eligiendo antes de actuar. Evita a  los ladrones de

tiempo y aprende a decir NO con diplomacia. Es importante que establezcas

un método de revisión del correo a ciertas horas y solo atiendas a las

llamadas importantes para no ser un esclavo de tu correo y tu teléfono.

3. Con el tiempo que dispones tras haber realizado el paso 5,

establece un plan de acción para invertirlo en las tareas más

importantes. Recuerda la ley de Pareto  que dice que el 20% de tus

actividades generan el 80% de tus resultados. Aplícate con las importantes y

urgentes y  dedica el mayor tiempo posible  a las importantes y no urgentes.

Cuanto más tiempo las dediques, más eficaz y mayor rendimiento tendrás, a

largo plazo, ya que evitarás que se conviertan en urgentes.

4. Se proactivo y planifícate la semana (el domingo por la noche o el lunes

por la mañana) En esta planificación debes revisar tu visión de futuro, las

metas anuales que has establecido para alcanzar la visión y debes

establecer los objetivos semanales asignando tiempos razonables para su

realización. Cada día revisa tu lista.

http://www.projectcoaching.es/

un factor clave de la improductividad, la falta de motivación y entusiasmo de las personas por la actividad o función que desempeñan.

El trabajo les pesa, les duele y lo sufren. Muchas personas tienen un empleo sólo para ganar dinero; es decir, no es parte de un plan personal de crecimiento o desarrollo personal ni profesional.

¿Cómo entonces se espera que las tareas se realicen con calidad, productividad y seguridad? Incluso en aquellas organizaciones en las que las condiciones laborales no son las ideales, o en que el trato, la cultura o el estilo de liderazgo es agresivo o denigrante para la persona, “esperan que las cosas mejoren por arte de magia”, ignorando la importancia de su contribución para la mejora o, si ya se hizo lo posible, esperando que sea la organización la que tome la decisión de su separación laboral

Otro aspecto es la falta de aprendizaje continuo,

dependencia de un instructor, tutor o maestro que les enseñe u “obligue” a dedicar tiempo para estudiar, investigar o practicar un nuevo conocimiento o habilidad. 

el tercer factor  de la falta de productividad personal es el generado por las distracciones y falta de concentración en el trabajo o actividades laborales.

Es importante reconocer que existen personas comprometidas con la productividad y que, a pesar de sus esfuerzos por concentrarse y lograr mejoras, no logran un resultado positivo.

Esas personas que quieren y no pueden, es muy probable que enfrenten un problema fisiológico, provocado principalmente por malos hábitos de alimentación y de descanso. El dicho Mente sana en Cuerpo sano; es fundamental para la productividad personal y laboral. Nuestro cuerpo requiere de nutrientes para estar a la altura de las circunstancias; en un entorno adverso, los requerimientos nutricionales son clave para el éxito. Sin una buena alimentación las capacidades intelectuales se ven mermadas; la tolerancia a cambios, urgencias y conflictos en el trabajo puede disminuirse significativamente, afectando con ello su rendimiento, capacidad de aprendizaje y hasta su entusiasmo por hacer las cosas bien y a la primera.

Consejos y sugerencias para sacar mayor rentabilidad del tiempo.

En definitiva, la productividad personal es el resultado de aplicar un conjunto de técnicas orientadas a la consecución de resultados eficientes. Si hace 30 años a un directivo se le enseñaba a delegar, dejar de hacer cosas, decir que no y gestionar así su tiempo, hace 20 el interés iba más en cómo hacer lo prioritario, lo primero, de la mano del fantástico libro de Stephen Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz”. Hace cinco, con el impacto de la neurociencia, se empezó a poner el énfasis en cómo pensamos las personas y, por lo tanto, cómo nos hacemos cargo de nuestras tareas; y ahora, se hace hincapié en la persona que eres ante tus tareas, en el observador que mira lo que hace y lo que quiere hacer, en la responsa-

bilidad personal de elegir, y esto es el aspecto diferencial que se aborda en el coaching.

señala dos aspectos cruciales para la productividad.

El primero es el reto que supone identificar los niveles superiores: valores, misión, visión de nuestra vida.

El segundo es el compromiso que se tiene con hacer las cosas que se dice se van a hacer, considerando el contexto, tiempo y energía disponibles.

Es en estos aspectos donde más importancia adquiere la labor del coach, facilitando la clarificación y la acción. Al margen de las circunstancias personales, lo que diferencia la productividad de las personas es en qué medida son conscientes de las elecciones que hacen y tienen claro el resultado que quieren lograr, por lo que eligen cada acción que les lleva a conseguirlo. Consciencia, autoconocimiento, compromiso y acción son las claves que nos llevan a organizarnos y ser productivos de forma extraordinaria. )

Tomemos pues los cuatro aspectos revisados:

falta de motivación y entusiasmo falta de aprendizaje continuo distracciones y falta de concentración malos hábitos de alimentación y de descanso

y establezcamos acciones de mejora para cada uno de ellos. La Auto Conciencia será la habilidad principal para que, de manera personal, logremos cambios importantes en nuestra perspectiva laboral.

Si hacemos la tarea, nuestra productividad, tanto de manera personal como en el trabajo; nos acercará sin lugar a dudas, a ese soñado lugar llamado éxito.

1. Ubicar la escalera.

Dice Stephen Covey que “Si la escalera no está apoyada en la

pared correcta, lo único que hará es llevarnos antes al lugar

erróneo” Y así es, ¡¿De qué sirve hacer muchas cosas, si no

nos están dando ningún resultado?! Así, lo primero que hay

que hacer es plantearse metas. Éstas deben ser reales,

medibles y alcanzables. El camino más corto, el más fácil es

preguntarse “¿Qué es lo que realmente quiero en la vida?” La

respuesta a esta pregunta sentará las bases de dirección y el

lugar en donde se quiere apoyar la escalera y de esta manera

las actividades que se realicen día con día, deberán estar

enfocadas a lograr obtener lo que se quiere de la vida.

2. Escribir pendientes.

La escalera nos ayuda a definir el qué, el escribir los

pendientes nos ayuda al cómo. El hacer una lista implica no

manejar muchos papelitos, saber en dónde lo anotamos y tener

en un solo lugar las actividades que queremos realizar, incluso

las que no son tan importantes, pero tenerlas anotadas ayudan

a ocupar la mente en cosas importantes y no en los

pendientes. Cuando vemos los pendientes enlistados, nos

damos cuenta que en realidad no eran tantos y eso ayuda a

descansar la mente.

3. Descansar la mente.

La mente igual que el cuerpo, necesita descansar. Si está

acostumbrado a trabajar jornadas interminables, pregúntese:

“Si me quedo, ¿lo termino y se me quita un pendiente?”, si la

respuesta es afirmativa, entonces vale la pena quedarse,

terminar y quitarse un pendiente; ¡Ah! Pero si la respuesta es

negativa, el quedarse no lo vale. ¿Por qué? Porque si no se va

a acabar, no se va a comer bien, se va a salir tarde, se va a

cansar, se tiene que llegar temprano para terminar y por si

fuera poco se va a dormir mal por la preocupación de no haber

terminado lo que sea en lo que estuviera trabajando ¡¿Para

qué quedarse?! Vale más descansar la mente, disfrutar a los

seres queridos, cenar a gusto, dormir para descansar y llegar

temprano descansado y despejado.

4. Una sola cosa a la vez.

No se trata de hacer una sola actividad, sino de tener la mente

en un solo lugar. El hecho de estar en casa pensando en la

oficina o viceversa, o de estar en alguna reunión esperando o

atendiendo una llamada lo único que hace es desequilibrarnos

porque ni estamos en un lugar, ni en otro y por lo tanto

perdemos vida con nuestros seres queridos o con nosotros

mismos. En fin, se pueden hacer tantas actividades como

intereses o capacidades se tengan, el secreto está en no

mezclar pendientes ni actividades, es decir, un lugar para cada

cosa y cada cosa en su lugar.

5. Limpiar para descansar.

Este punto se refiere a que hay que mantener el escritorio o el

lugar de trabajo despejado de papeles, tener únicamente lo que

se está ocupando, porque un lugar saturado cansa la mente y

además genera estrés. ¿Qué hacer para lograr tener un lugar

despejado? Hay que hacer uso de lo que he llamado DATT y

que se refiere a no mover un papel si no se tiene la intención

de hacer algo con él. Esto es, cada vez que nos llegue un

documento (o e-mail, aplica igual) lo que se puede hacer se

reduce a: Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar. Pero haga lo que

haga, maneje los papeles Una sola vez para mantener el lugar

de trabajo y la mente despejados.

6. Empezar por el principio.

Suena tan obvio, que precisamente por eso no se realiza.

¿Cómo saber cuál es el principio? Muy fácil, la respuesta está

en tener claro a dónde quiere llegar al subir la escalera. El

saberlo determinará actividades que serán importantes pues lo

llevarán a donde quiere, todo aquello que nos aleje por urgente

que sea, sólo nos quitará vida. Aprenda a enfocarse en la

meta.

7. Aprender a decir que No.

Cuando tenemos claro el rumbo a donde se va ¡es tan fácil

decir que No! que lo único que tendrá que hacer es

preguntarse, ¿Qué pasa si no hago esto? Si la respuesta es

nada, ¡No lo haga!, y usted podrá disfrutar su vida. Decir que

NO es mucho más importante si el pendiente es de alguien

más y no propio.

8. Usar la agenda.

El secreto no es programar actividades, sino cumplir las

programadas. Una agenda no es sólo de trabajo, dado que ya

vimos que lo que se administra es la vida, llevar una agenda se

vuelve una programación personal y entonces se vuelve tan

importante agendar un café con un(a) amigo(a), asignar tiempo

para el deporte, para algún pasatiempo, para actividades

familiares, o simplemente tiempo para uno mismo. Lo más

importante en este punto de la agenda es el aprender a decir

que NO a actividades que interrumpan esta programación.

9. No posponer.

El decir “al rato lo hago” es tan grave como no saber decir que

no. Imagine un gran contenedor denominado “Al Rato” y

después imagine que todo aquello que decide no hacer en el

momento se va a ese contendor. No dudo que finalmente al

tenerlo frente a Ud. y ver la cantidad de cosas que se dejaron

ahí haga que en lugar de vivir afuera de dicho contenedor, en

equilibrio; viva inmerso en “Todo lo que se tiene que hacer” y

que generalmente resulta que era “para ayer”.

10. Administrarse a sí mismo.

Finalmente el hecho de que no es lo mismo administrar “el

tiempo”, que administrarse a uno mismo, implica que si se

hacen o no las cosas, depende únicamente de uno y de nadie

más. Y desde esta perspectiva si se decidió no hacerlas es

porque uno está determinando que no valen la pena en la vida

y desde mi perspectiva, uno no “se da el tiempo para hacerlas”.

[GestioPolis te recomienda el artículo “Gestionarse a sí

mismo” de Peter Drucker para obtener más conocimiento

sobre la ‘gerencia de nosotros mismos’]

Espero que los diez tips repercutan en un equilibrio en su vida.

Hay cosas que se deben hacer “Hoy”, pero muchas veces esas

situaciones no trascienden para “la vida” y en lo que debemos

centrarnos es en lo que es importante “En la Vida” así es que

mi último consejo es que si se enfrenta a una situación y no

sabe si debe o no decir que no, pregúntese ¿esta situación es

para hoy o para la vida? Sobra decir que si la respuesta es

“Para hoy” quizá sólo se esté alejando de sus verdaderas

metas, no les invierta ni tiempo, ni emociones. Por otro lado, si

su respuesta es “para la vida” no lo posponga, no lo deje ir.

Quizá el mayor secreto para administrar su tiempo es

preguntarse “¿Hoy o en la Vida?”.