Información Confidencial

Proceso de Desempeño Fase II

Retroalimentación intermedia

Gerencia Atracción y Gestión del Talento.

Junio 2015

Información Confidencial

1

Objetivos

Proceso Desempeño

Beneficios Fase II

Criterios para cambiar objetivos

Proceso de Desempeño en Sistema META

Proceso de Desempeño F II Manual

Premisas

Plan de trabajo

Apoyo requerido

Recursos adicionales

Taller de Retroalimentación

Formatos.

ÍNDICE

Información Confidencial

2

•Que los jefes cuenten con una

herramienta que les facilite la

dirección, seguimiento y

retroalimentación del desempeño de

cada uno de los integrantes de su

equipo, impulsando su desarrollo y la

mejora de la productividad.

OBJETIVOS

Información Confidencial

3

Fase I DOE

Fase III Evaluación

Proceso de Desempeño

Fase IISeguimiento

EvaluarPlanear Desplegar Documentar Monitorear

Objetivos

Revisar Clarificar Revisar

Comportamientos Retroalimentar Evaluar

Retroalimentar Monitorear

Competencias

Información Confidencial

4

Fases del Proceso de Desempeño Fases Concluidas

Planeación

Fase I Despliegue Objetivos Estratégicos (DOE)

Fase II(Seguimiento)

Fase III(Evaluación)

Evaluación

Ago-Nov Dic-Ene

Despliegue

Dic-Ene

Documentación

Feb

Monitoreo

Mar-Dic

Definición de lineamientos estratégicos

Definición de objetivos estratégicos de Empresa

Alineación de objetivos del Comité Directivo y UN

Alineación de objetivos de Gerentes y su Equipo de trabajo

Capacitación a usuario finalista en el Proceso de Desempeño y Sistema Meta

Captura objetivos y KPI´s individuales en Sistema META

Establecimiento de objetivos y KPI´s en formato ( Excel)

Elaborar planes de trabajo

Actualizar mensualmente avances de objetivos y KPI´s.

Monitoreo

Ago-Dic

Retroalimenta-

ción

Jul

Información Confidencial

5

Planeación

Fase I Despliegue Objetivos Estratégicos (DOE)

Fase II(Seguimiento)

Fase III(Evaluación)

Ago-Nov

Despliegue

Dic-Ene

Documentación

Feb

Monitoreo

Mar-Dic

Retroalimenta-

ción

Jul

Fases del Proceso de Desempeño

Evaluación

Dic-Ene

Revisar el avance de cumplimiento de objetivos a mitad del año.

Podrás modificar objetivos, KPI´s, metas, etc, validados por tu jefe.

Revisar las Fortalezas y áreas de Oportunidad del colaborador en las

competencias del puesto.

Recibir y documentar Retroalimentación del jefe.

Información Confidencial

6

Los cambios se pueden realizar solo bajo las siguientes circunstancias de negocio:

Fusiones o adquisiciones de negocio.

Crisis del negocio que impacten en los resultados del mismo.

Proyectos no autorizados.

Criterios para realizar cambios en objetivos

Información Confidencial

7

Retroalimentar es la parte más importante del proceso ya

que permite la reflexión sobre los KPI´S que está logrando elcolaborador, las fortalezas y áreas de oportunidad que tiene

en competencias.

Verificar si los objetivos siguen vigentes o es necesario

cambiarlos y reorientar esfuerzos, de acuerdo a las

estrategias o prioridades del negocio, siempre y cuando

cumpla los criterios para realizar modificaciones a objetivos.

Verificar que los cambios realizados en objetivos, sigan

alineados a la estrategia del negocio.

Beneficios Fase II Retroalimentación Intermedia Proceso de Desempeño

Información Confidencial

8

Ponderación de los Factores

RESULTADO DE A:

INSUFICIENTE 0% 79.99%

INFERIOR A ESPERADO 80% 94.99%

ESPERADO 95% 104.99%

SUPERIOR 105% al 120%

Resultado de Desempeño

Objetivos

Competencias

Información Confidencial

9

Proceso de Desempeño

FASE I

• Enviar objetivos para su

autorización

• Validar Competencias

• Realizar cambios a Objetivos /

Fichas Técnicas

• Autorizar Objetivos

• Actualizar Avances Mensualmente

FASE II

• Retroalimentación Intermedia

• Actualizar Avances Mensualmente

FASE III

• Evaluación Final

• Retroalimentación Final

•

DESEMPEÑO

FASE I

• Captura de Objetivos

• Capturar ficha técnica (KPI)

• Compartir Objetivos

• Delegar Objetivos

OBJETIVOS

MODULOS

Información Confidencial

10

Jefe

• Actualiza avances de cada objetivo en las fechas del 10 al 18 de cada mes.

SESION DE RETROALIMENTACION

PROCESO

• Ingresa al Sistema

• Actualiza avances de JUNIO.

• JULIO hacer click en botón siguiente fase

• Ingresa a Desempeño

• Envía formulario al jefe

Colaborador

• Ingresa al Sistema

• Revisa avances del colaborador

• Valida o solicita cambios

• Prepara Retroalimentación para el colaborador en el formato Retroalimentación Intermedia.

Jefe

• Captura comentarios que su jefe le compartió sobre su desempeño.

• Realiza los cambios que le solicitaron en objetivos

• Envía formulario para su autorización.

Colaborador

• Complementa comentarios en el apartado de Retroalimentación

• Autoriza y cierra proceso.

Colaborador

Información Confidencial

11

1.Colaborador realiza la auto revisión respecto a su desempeñoen el logro de objetivos y competencias.

2.Jefe programa sesión de retroalimentación al colaboradorclarificando fortalezas y áreas de oportunidad en su

desempeño y valida o cambia evaluación que realizó el

colaborador.

3.Jefe y colaborador acuerdan las acciones que elcolaborador realizará y las facilidades y apoyo que recibirá

para mejorar el desempeño y lograr los KPI´s.

4.Colaborador llena el formato de retroalimentación en excel,de acuerdo a la sesión de retroalimentación que tuvo con su

jefe con las observaciones que le hizo.

5.Colaborador entrega formato de Desempeño y deRetroalimentación a Jefes de Desarrollo en las UN o Jefe de

Talento en el Corporativo.

Fase II para Personal sin mando y Administrativo

Información Confidencial

12

Acceso al Sistema

Portal URL PropiaMETA Pro http://meta.bachoco.net

Información Confidencial

13

Proceso

Información Confidencial

14

Editar objetivo

Información Confidencial

15

o Puedes realizar cada fase del proceso en el Sistema Meta, consultando los manuales que se encuentran disponibles en el mosaico de Entrenamiento, en el Sistema.

Manuales del Proceso para Usuario Final.

Información Confidencial

16

1. Se RETROALIMENTA todo el personal que estableció objetivos y KPI´S.Personal de nivel Jefatura a Ejecutivo, realizan el proceso en el Sistema META,personal de los otros niveles, realiza el proceso en los formatos excel.

2. Aun cuando el personal sea de nuevo ingreso, es oportuno reciba de partedel Jefe comentarios sobre las expectativas de desempeño para el cierre deaño.

4. El comité de KPI´s, realizará el proceso de Sanity Check verificando loscambios que hubo y si son viables o en su caso, verificará con el Gerente deUnidad de Negocio o Director, para que los autoricen o se corrijan.

Premisas Proceso Desempeño Fase II

2015

Información Confidencial

17

Apoyos requeridos

1. Revisar el desempeño de sus colaboradores y asegurarse que todos

los integrantes de la UN, reciban retroalimentación.

2. Brindar la retroalimentación a sus colaboradores sobre el logro de

objetivos y KPI´s, las fortalezas y áreas de oportunidad que observan

en su desempeño.

3. Realizar el proceso oportunamente y para personal sin mando

entregar los formatos en los tiempos que se establecen para la Fase II:

Fecha Límite: 30 de Julio 2015

Información Confidencial

18

1. Taller de Capacitación Proceso Desempeño Fase II.

2. Taller de Capacitación en Sistema META.

3. Manual del Usuario Fase II en Sistema META

4. Campaña de comunicación a través de:

Mensajes electrónicos

Pendones

Carteles

5. Manual del Usuario Final, Sistema META

6. Asesoría para la realización correcta del proceso en Sistema META,

Proceso Manual y Retroalimentación del Desempeño.

Recursos Adicionales

Información Confidencial

2015

Retroalimentación del Desempeño

Información Confidencial

20

I. ¿Qué es Retroalimentación?

II. ¿Por qué es importante la Retroalimentación?

III. Pasos para la Retroalimentación

IV. Mejores prácticas

Contenido

Información Confidencial

¿QUE ES RETROALIMENTACION?

Información Confidencial

La Retroalimentación también denominada Feedback, es

desde el punto de vista social y psicológico el proceso de

compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias,

con la intención de mejorar el funcionamiento de una

organización, una persona o un proceso.

Retroalimentación

Información Confidencial

En las sesiones de revisión del desempeño la parte más importante del proceso, escuando se recibe o brinda la RETROALIMENTACION .

El proceso de RETROALIMENTACION es: comentar el desempeño de loscolaboradores y los progresos que han tenido en un periodo definido.

No solo permite analizar los resultados, sino encontrar en conjunto: Jefe yColaborador, opciones para mejorar el desempeño.

El proceso de RETROALIMENTACION, mejora la comunicación entre el Jefe y elColaborador, permitiendo un momento de reflexión y es oportunidad paraintercambiar puntos de vista.

¿Por qué es importantes la Retroalimentación?

Información Confidencial

Pasos para la Retroalimentación

I. Rompe el hielo:

Inicia el proceso de entrevista preguntando sobre algún tema en general, no te enfoques aún a resultados u objetivos.

Algunas preguntas que sugerimos:

Preguntas sobre: a) Su familia

b) Sus vacaciones pasadasc) Pasatiempos

Esto se realiza para crear un ambiente de confianza y

no llegar directo al tema de retroalimentación.

Información Confidencial

Pasos de Retroalimentación

II. Clarifica el propósito de la entrevista:

Explica al colaborador cual es el motivo dela reunión.

Aun cuando ya le has avisado a través de la cita pararetroalimentación, es importante confirmarlo.

Comenta con el colaborador que este proceso es una oportunidadque nos otorga la Empresa para hacer una reflexión sobre eldesempeño que ha mostrado.

Refuerza los aspectos que se revisan: objetivos y competencias.

Información Confidencial

Toma en cuenta el comportamiento típico delcolaborador, no te bases solamente en hechosrecientes, ni en hechos del año pasado.

Pasos de Retroalimentación

26

Una Retroalimentación siempre debe iniciar resaltando las fortalezas y virtudes que observas en tu colaborador, abordando posteriormente los aspectos que requiere mejorar.

Por cada fortaleza que le compartas, acompáñale de un ejemplo.

III. Resalta las fortalezas

Información Confidencial

Aclara cuales fueron los resultados que no selograron y sus causas.

Cuando abordes áreas de oportunidad, solo describe los hechos, sin juicio, sin etiqueta ni interpretación.

Cuando tengas que informarle al colaborador que su desempeño no es satisfactorio, habla claro y conciso.

Retroalimenta en términos de resultados y conductas específicas, no en calificativos de la persona. Ejemplo: usa “No es adecuado que llegues tarde por…", en lugar del calificativo: "eres un impuntual”, “Observo que no te importa..” “eres irresponsable” o cualquier otra interpretación que tengas.

No uses frases como « A todos nos pasa» o minimices el comportamiento con la palabra «un poco» o utilices la palabra siento, solo le resta claridad a lo que vas a compartirle.

Pasos de Retroalimentación

IV. Clarifica las áreas de oportunidad

Información Confidencial

Clarifica que es lo que se espera del desempeño, en cuanto a resultados y competencias.

Es necesario abordar claramente que desempeño esperas, sobre todo cuando le has compartido áreas de oportunidad.

Este punto es muy importante, de la claridad con que lo plantees depende el enfoque a resultados de tu colaborador o modificación del comportamiento.

Pasos de Retroalimentación

28

V. Especifica el desempeño esperado

Información Confidencial

La mejora del desempeño del colaborador no recae en el jefe

inmediato, ni en Recursos Humanos o Talento, es responsabilidad decada individuo emprender acciones para su desarrollo y mejora deresultados.

Para lograr los resultados es necesario definir entre ambaspartes: A donde se quiere llegar a fin de año, que se esperarealizar, como se espera alcanzar los objetivos planteados.

Para cada colaborador implica su convencimiento y compromiso.

Solicita el punto de vista del colaborador para mejorar eldesempeño y dale oportunidad de que genere compromisos.

Pasos de Retroalimentación

VI. Establece acuerdos

Información Confidencial

La sesión de retroalimentación, brinda elementos para el mejoramiento deldesempeño del colaborador.

Solicítale o proponle a tu colaborador o un plan de acción, quepuede ser:

Plan de entrenamiento en su puesto. Involucrarlo en proyectos que refuercen las competencias a desarrollar. Conocimiento de sus procesos dentro de la Empresa o fuera. Capacitación interna o externa.

Guía o entrenamiento de tu parte. Lectura de artículos.

Pasos de Retroalimentación

VII. Solicita acciones para mejorar

Recuerda que no todo se mejora con cursos decapacitación, hay otras acciones que también soncapacitación o entrenamiento y contribuyen a lamejora de manera más efectiva.

Información Confidencial

Resume el desempeño que le observas y lo que debereforzar.

Agradece la apertura al proceso y reitera tu apoyo para ellogro de los objetivos.

Cierra la sesión con una actitudpositiva.

Recuerda que es muy importante no dejar ninguna duda delproceso que acaban de realizar.

Solicita que realice los cambios en el formato o sistemacorrespondiente.

Pasos de Retroalimentación

IX. Agradece la sesión de retroalimentación.

Información Confidencial

Mejores prácticas de Retroalimentación

Durante la Sesión de retroalimentación.

1. Se cordial.

2. Habla claro

3. Resalta los aspectos positivo antes de los negativos. (fortalezas)

4. Indica claramente las áreas de oportunidad. (áreas a mejorar)

5. Ratifica o modifica la calificación con la que el colaborador cerro avances enJunio

6. Solicita o sugiere acciones para mejorar el desempeño.

7. Establece la fecha en la que te enviará el formato de retroalimentación, osubirá los comentarios de retroalimentación al sistema META.

8. Agradece entrevista y

9. Cierra la sesión.

Antes de la sesión de retroalimentación.

1. Establece cita formal

2. Prepara la retroalimentación (usando el formato)

Información Confidencial

Pasos a realizar Verificación

Antes de la entrevista de Retroalimentación

Establece la cita

Prepara la retroalimentación

Durante la Entrevista:

Rompe el hielo

Clarifica el propósito de la entrevista

Resalta fortalezas y usa ejemplos

Clarifica áreas de oportunidad y usa ejemplos

Especifica el desempeño esperado.

Establece acuerdos para mejorar (Qué va hacer el jefe, y qué le toca al colaborador)

Solicita o sugiere acciones de mejora o desarrollo (Recuerda que no solo el curso formal es capacitación: modelo 70-20-10

Asegúrate que tu colaborador llena su formato de retroalimentación con los comentarios que le has compartido.

Cierra entrevista y agradece el proceso

Solicita realice los cambios acordados ( en el formato de Desempeño)o en el Sistema META o formato físico.

Solicita a tu colaborador envíe el formato de Desempeño y la retroalimentación, vía correo.

Guía rápida de retroalimentación.

Información Confidencial

34

Información Confidencial

35

Formatos

Información Confidencial

36

Formatos