PROCESO DE CONSULTORAELEMENTOS FUNDAMENTALES DEL MTODO DE CONSULTORAPor: Venus Maldonado Ulloa Henry

El proceso de consultora es una actividad conjunta del consultor y del cliente destinada a resolver un problema concreto y a aplicar los cambios deseados en la organizacin del cliente. Este proceso tiene un comienzo (se establece la relacin y se inicia el trabajo) y un fin (la partida del consultor). Entre esos dos extremos, el proceso se puede subdividir en varias fases bsicas, lo que induce al consultor y al cliente a ser sistemticos y metdicos y a pasar de una fase a otra y de una operacin a otra, siguiendo una secuencia lgica y temporal.

Aunque se pueden encontrar distintas formas para subdividir el proceso de consultora, nos referiremos a las fases de nuestra temtica:

1. 2. 3. 4. 5.

INICIACIN DIAGNSTICO PLANIFICACIN DE LA ACCIN APLICACIN CIERRE DE LA CONSULTORA O TERMINACIN

OJO: En esta presentacin slo trataremos la primer fase y sus subdivisiones

Contacto inicialEl contacto entre un consultor y un posible cliente puede producirse de una de las siguientes maneras:y Averiguacin directa (un posible cliente busca consultor) y Presentacin espontnea (el consultor se presenta a diversas

organizaciones y ofrece sus servicios a los directores)

yRecomendacin (el consultor es recomendado o presentado a un

posible cliente por un colega, un amigo, un ex cliente, etc.)y Trabajo anterior con el cliente ( el cliente recurre de nuevo a un

consultor cuyo trabajo juzg satisfactorio en otra ocasin; puede tratarse de una prolongacin directa de una tarea reciente o de una nueva tarea sugerida tras la visita subsiguiente del consultor a la organizacin del cliente, etc.)

Las organizaciones de consultora consideran en general que la presentacin espontnea es el tipo de contacto menos productivo y que exige ms tiempo. Un trabajo anterior con el mismo cliente coronado por el xito, y las recomendaciones basadas en los resultados obtenidos en otras organizaciones, son las referencias ms susceptibles de crear nuevos contactos y proporcionar nuevas tareas. Esta es una fase de comunicacin acerca de lo que el cliente desea modificar en su organizacin y cmo lo puede ayudar el consultor. Es una fase preparatoria y de planificacin.

Diagnstico preliminarEl diagnstico preliminar o estudio de la empresa es la primera etapa en la mayora de las tareas de consultora. Su objeto es determinar correctamente el problema para cuya solucin se requiere la ayuda del consultor y preparar propuestas concretas para el cliente sobre los objetivos, la organizacin y el costo de la tarea de consultora.

El estudio de la empresa incluye la recopilacin y el anlisis de informacin sobre las actividades del cliente. Tambin incluye conversaciones con algunos directores, supervisores y otras personas claves, tanto dentro como fuera de la organizacin cliente. Estas conversaciones pueden indicar que ha habido diferencias de opinin entre los directores sobre el carcter del problema y el mejor modo de abordarlo. Tambin dan al personal del cliente una oportunidad de juzgar al consultor y de apreciar su intencin de ayudarle.

En resumen, el objeto del estudio de la empresa es pasar revista a los recursos del cliente, examinar las actividades a que dan lugar, evaluar el funcionamiento de la organizacin e identificar oportunidades de mejorar los resultados obtenidos. Se evala rpidamente el potencial de expansin de la organizacin cliente, se reconocen sus puntos fuertes, se descubren los puntos dbiles que deben remediarse y se definen los problemas fundamentales. Al final del estudio, el consultor debe poseer informacin suficiente para ponerse de acuerdo con el cliente acerca de sus atribuciones.

Sectores que comprende el estudio global de una empresa

Estrategia y planificacin de la tareaLas consideraciones estratgicas se refieren al enfoque global ptimo de la planificacin y ejecucin de la tarea operativa. Hasta cierto punto, la estrategia est predeterminada por los trminos del informe sobre el estudio, especialmente por los objetivos determinados y por las exigencias del cliente.

En general, la estrategia determina: Los puntos de partida de la tarea El ritmo de trabajo El orden en que han de abordarse los problemas y en que han de

formularse propuestas parciales El momento y el modo de presentar conclusiones y soluciones dentro de la organizacin El momento y el modo de aplicar las propuestas Las caractersticas y proporciones del equipo consultivo Las caractersticas del personal del cliente que ha de colaborar con los consultores, el nmero de tales personas y sus formas de participacin

Un elemento de la estrategia es la necesidad de mantener una amplia perspectiva en todo momento y de estar dispuesto a trascender los lmites del estudio diagnstico y la definicin convenida de la tarea. Tambin debe preverse un examen peridico de la estrategia durante la tarea. El cliente es consultado sobre todos los aspectos de la estrategia de la tarea, que debe estar en armona con sus opiniones y prioridades.

El plan global de la tarea abarca todo el periodo de tiempo necesario para su realizacin y establece las principales actividades del equipo operativo en funcin del tiempo (en semanas o das). Determina el principio y fin de las actividades, el volumen de trabajo por periodo de tiempo y las fechas de presentacin de informes y de control de la marcha de la tarea. El plan global puede presentarse en grficos, diagramas de redes, PERT, etc.

Presentacin de propuesta al clienteCuando la elaboracin de propuestas y la evaluacin de alternativas han llegado a una fase avanzada, el consultor tiene que considerar el momento y la forma de someterlas al cliente. Esto depende principalmente del tipo de proyecto emprendido y de las relaciones existentes entre el consultor y el personal directivo y especializado del cliente.

La presentacin puede ser oral, con el apoyo de toda la documentacin escrita y de los elementos audiovisuales necesarios. El grado de persuasin depende de muchos factores que debern preverse e incluirse en la presentacin. El objetivo de la presentacin es lograr que el cliente acepte las recomendaciones.

La decisin del cliente sobre las propuestas del consultor est sujeta a las mismas influencias que cualquier otra decisin de direccin de empresas. El consultor debe tener presentes las preferencias y tendencias personales que influyen en la adopcin de decisiones en la organizacin cliente, lo cual le permite guardarse de presentar propuestas que no seran aceptadas y debe darse cuenta de que el trabajo del consultor no consiste slo en presentar soluciones ptimas, sino que incluye tambin una tarea de persuasin del cliente y su personal a fin de llegar a medidas racionales.

Contrato de consultoraLa decisin tomada con respecto a las propuestas del consultor puede ser el punto final de la tarea de consultora desde el punto de vista del consultor, si el cliente desea encargarse l mismo de aplicarlas inmediatamente o ms adelante; pero si el cliente desea seguir recibiendo la asistencia del consultor, la decisin es el comienzo de una nueva etapa de la tarea.

Para darle formalidad a esta nueva etapa se debe realizar un pacto o concertacin de servicios entre el consultor y la organizacin cliente a travs de un contrato. Este debe contener bien definidas las actividades a realizar, tiempos, costos, metas por alcanzar y todo tipo de detalle importante para ambas partes a travs de clusulas.

Las clusulas de contrato suelen estar suficientemente normalizadas para reunirlas en un documento impreso que se adjunta a los informes sobre estudios preliminares. El principal punto que no est normalizado suele ser la tasa de honorarios, que se deja en blanco a fin de ser rellenada en el momento de presentar el informe.

Por su atencin: GRACIAS!y Bibliografa:

OIT. 1986 La consultora de empresas. Gua de la profesin. M. Kubr. Ed. Limusa. Ginebra.