2.2 Metodologa de la auditoria administrativa.

La metodologa de la auditoria administrativa se ha dividido en diferentes etapas, cada una de las cuales brinda criterios y lineamientos que deben tomarse en cuenta al llevar a cabo la auditoria (Prez, 2006).

Las etapas que integran esta metodologa, son: Planeacin Ejecucin

Evaluacin

Informe

Seguimiento2.2.1 Planeacin.

La etapa de planeacin de la auditoria administrativa contempla los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditoria, con el fin de garantizar que las tareas planificadas para realizarla sean pertinentes y relevantes.

El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la organizacin sobre el funcionamiento de la misma, as como tener un panorama general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas posteriores se logre analizar esta informacin con profundidad y actuar al respecto.

2.2.1.1 Etapas de la planeacin.

Las etapas de la planeacin son:

a) Platica con el encargado. b) Entrevista previa.c) Investigacin preliminar.

d) Determinacin del rea a estudiar.

e) Determinacin de los detalles a estudiar.

A continuacin se hablara de manera particular de cada una de ellas:

a) Platica con el encargado: La finalidad de esta etapa es obtener conocer caractersticas generales de la organizacin y su funcionamiento, as como establecer un vnculo de confianza y comunicacin entre el encargado y el auditor.Esta fase de la planeacin se subdivide en:

1. Datos generales:

- Acta de inicio de la auditoria administrativa.

- Bosquejo histrico de la organizacin, que contempla:

o Evolucin histrica de la organizacin

o Nombre y ubicacin de la organizacin, as como telfono, fax, etc.

o Fecha de fundacino Giro del negocio

o Personal que labora en ella

o Estructura legal y composicin capital

o Horarios de trabajo

o Volumen de operaciones

o Otros datos que se consideren de inters y/o importancia para llevar a cabo la auditoria.- Estructura orgnica de la empresa: Conocimiento del organigrama de la organizacin, revisin de que coincida con la organizacin real y actual de la misma. Cuando la organizacin no tiene un cronograma, se pide informacin sobre su organizacin para elaborar uno.- Directorio: Registro de los datos de los miembros de la organizacin (nombre, puesto, direccin, telfono). Cuando una organizacin cuenta con demasiados empleados, se registran solo los de quienes ocupan los puestos principales.

2. Objetivos y propsitos:

Se pretende conocer el punto de vista de la persona encargada de organizacin, as como su valoracin acerca del funcionamiento de la misma. Se tratan aspectos como: quienes solicitaron la auditoria, las razon es que motivaron esta solicitud, las reas de revisin propuestas, los puntos fuertes y dbiles de la negociacin.

3. Tiempo estimado de duracin:

Se pretende que el encargado de la organizacin conozca el tiempo estimado para llevar a cabo la auditoria y valore si es adecuado o no. Se considera adems el personal necesario para realizar la auditoria y las caractersticas tcnicas que este debe tener.

4. Condiciones de trabajo:

Se hace mencin de las bases sobre las cuales se llevara a cabo la auditoria, informacin que debe ser condensada entre auditor y encargado de la organizacin. Se tratan aspectos como: facilidades otorgadas y limitaciones, horarios de trabajo, lugar fsico de trabajo, coordinacin de actividades,honorarios, fuentes de informacin requeridas, establecer con quien se trataran problemas que surjan durante el proceso y requieran atencin inmediata, as como a quien se le puede dar informacin si se solicita.

b) Entrevista previa: En esta fase se pretende recopilar informacin sobre la perspectiva de los empleados, clientes y dems personas involucradas con la organizacin, acerca del funcionamiento de la misma. Es importante considerar para la realizacin de este tipo de entrevistas aspectos como:- Mantener contacto con las personas de las cuales se requiera informacin que se considere relevante.- Realizar preguntas que permitan que el entrevistado de una respuesta sincera y espontnea.- Ser imparcial al realizar la entrevista.

- Organizar la informacin obtenida.

- Llevar a cabo los resmenes correspondientes de manera clara.

c) Investigacin preliminar: Se realiza mediante la observacin directa y la aplicacin de entrevistas, le permite al auditor tener un panorama general de la manera en como esta operando la organizacin a fin de detectar con mayor exactitud las problemticas de la misma. Se busca obtener informacin como: sistemas y procedimientos de la organizacin, eficiencia administrativa, estructura orgnica y financiera, datos estadsticos de eficiencia y capacitacin del personal.

Esta fase de la planeacin se subdivide en:

1. Investigacin documental: Las muestras de documentos varan de acuerdo con la organizacin y los objetivos del estudio de estos documentos. Se pueden requerir: reglamentos internos, informes, estados financieros, presupuestos, controles, manuales, agenda de clientes, entre otros.2. Investigacin de campo: Realizada por el auditor y dems personal de apoyo

dentro de la organizacin, se recorren las distintas reas de la misma registrando aspectos relevantes, para poder hacer un comentario general de la forma en como se observo que esta funcionando la organizacin, problemticas, etc.

d) Determinacin del rea a estudiar : Se registra la amplitud que tendr la auditoria en mutuo acuerdo con el encargado de la organizacin, se determina si esta ser llevada a cabo de manera parcial o total y las razones que dieron pie a esta decisin. Si se realiza de forma parcial se registraran el o las reas en que se llevara a cabo.

e) Determinacin de los detalles a estudiar: Comprende aquellos aspectos o de la organizacin que debern ser analizados con mayor profundidad y atencin en la siguiente etapa. La informacin expuesta debe ser actual y verdica, proveniente de una fuente confiable y pertinente. Para la realizacin de esta fase de la planeacin se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

- Analizar la informacin recaudada e identificar y registrar los aspectos que requieran mayor estudio o atencin.- Evitar el uso de adjetivos calificativos al registrar la informaci n.

- Incluir estos registros en la auditoria, pues son la base para la realizacin de la siguiente etapa.

2.2.2 Ejecucin.

El objetivo de esta etapa es recopilar informacin de las distintas reas que estn sujetas a revisin, misma que se revisa y analiza posteriormente, con la finalidad de detectar deficiencias o irregularidades administrativas. Es en esta etapa en la que se busca obtener la mayor cantidad de informacin posible, se identifican problemticas y se proponen opciones de solucin.

2.2.2.1 Etapas de la ejecucin.

La etapa de ejecucin se subdivide en las siguientes fases:

a) Obtencin de informacin.

b) Ordenamiento y depuracin de la informacin. c) Anlisis de la informacin.d) Investigacin de las causas de las deficiencias.e) Alternativas de solucin.

f) Anlisis de las posibles mejoras.

A continuacin se hablara de manera particular de cada una de estas fases.

a) Obtencin de informacin: Se recauda la informacin necesaria para llevar a cabo la auditoria administrativa mediante las siguientes h erramientas:

- Cuestionarios: Funcionan como mecanismos para obtener respuestas de forma escrita a ciertas interrogantes. Cabe destacar que toda la informacin obtenida mediante los cuestionarios ser complementaria y verificada por otras herramientas. Para elaborar y aplicar un cuestionario de manera adecuada es importante tener claro a quienes se les podra aplicar (tomando en cuenta las caractersticas propias de este grupo de personas), as como la informacin que se desea conocer y hacer planteamientos claros y sencillos.

- Entrevistas: Es una conversacin que se realiza tomando en cuenta un guin y plan de accin. Dentro de una auditoria administrativa se llevan a cabo entrevistas cuando algunos aspectos de la informacin obtenida de los cuestionarios no son claros o se muestran de forma completa; es encotnces cuando las entrevistas servirn al auditor como una herramienta para obtener informacin especifica acerca de aquellos aspectos que necesiten ser explicados con mayor amplitud o detalle. Las entrevistas debern aplicarse a aquellas personas que tengan relacin directa con el aspecto que se desea estudiar con mayor detalle, de esta forma se podrn ir aclarando las dudas que surjan al respecto. La entrevista debe ser elaborada a partir de la informacin que se desea conocer, durante la aplicacin de esta se debe dar a conocer al entrevistado el fin que tiene la entrevista y establecer un ambiente de confianza y cordialidad, as mismo, es importante el formular las preguntas de manera clara y correcta, registrar las respuestas obtenidas, evitar hacer interrupciones, observar actitudes y reacciones y mantener una posicin neutral ante las ideas y comentarios expresados por el entrevistado.- Observacin directa: Se refiere a la obtencin de informacin mediante la elaboracin de una escala estimativa, el auditor realiza un anlisis detallado de los aspectos a estudiar a fin de conocer las causas de las problemticas o anomalas que presenta la organizacin, as mismo, esta informacin le sirve como base para expresar argumentos sobre el funcionamiento de dicha organizacin. Para realizar la observacin directa es importante tomar en cuenta lo siguiente:

- Determinar los aspectos a estudiar.

- Establecer la escala de valoracin.

- Calificar cada aspecto de acuerdo con la escala establecida y emitir un comentario que justifique dicha calificacin.- Elaborar una grafica particular de cada aspecto a estudiar, y expresar que factores lo afectan.- Realizar un concentrado de los aspectos que se estudiaron con el fin de conocer de manera general el comportamiento de cada uno de estos.

- Lista de confrontacin y verificacin: El auditor hace preguntas sobre la informacin recibida a una o varias personas, ya sea porque parezca exagerada o haya cado en contradicciones. Las preguntas pueden ser: Qu tarea realiza? Cmo lo realiza? Cundo lo hace? Por qu lo hace?Donde lo realiza?, entre otras. La lista de confrontacin y verificacin ser aplicada de acuerdo al criterio de quien realiza la auditoria.

b) Ordenamiento y depuracin de la informacin: Los cuestionarios son tabulados, las entrevistas complementan la informacin brindada por los cuestionarios y el anlisis que se realiza de cada aspecto de la observacin directa permite identificar factores que estn afectando el funcionamiento de la organizacin.

c) Anlisis de la informacin: La informacin se debe a analizar de acuerdo con los aspectos a estudiar previamente definidos, as mismo se deber hacer nfasis es aquella informacin que nos lleve a conocer los factores que afectan a la organizacin. El proceso de anlisis comienza cuando se ha reconocido el o losproblemas, se llevara a cabo el anlisis de cuestionarios, entrevistas, informacin obtenida mediante observacin directa y listas de confrontacin y verificacin (si es que son aplicadas).

d) Investigacin de las causas de las deficiencias: Contando con toda la informacin se investigan las causas de las problemticas o deficiencias encontradas en el funcionamiento de la organizacin. Se debern registrar dichas deficiencias a partir de los factores a estudiar previamente establecidos y si surgieran algunas otras problemticas tambin se har mencin de ellas.

e) Alternativas de solucin: Se darn sugerencias adecuadas para dar solucin a las deficiencias o problemticas encontradas, estas debern ser planteadas de manera objetiva y realista, es decir, tendrn que ser acciones que la organizacin pueda realizar a corto plazo. El auditor decidir cuales son las mejores alternativas de solucin y dar seguimiento a las acciones que la organizacin realice para asegurarse del logro de los objetivos de la misma.

f) Anlisis de las posibles mejoras: Las posibles mejoras son aquellos comentarios que ayudan al buen funcionamiento de la organizacin.

2.2.3 Evaluacin.

El objetivo de esta etapa es conocer la eficiencia bajo la cual funciona la organizacin; los resultados obtenidos del anlisis de la informacin recaudada durante la etapa de ejecucin, servirn al auditor para poder hacer una comparacin entre la situacin actual de la organizacin y el informe de la ltima auditoria realizada (Fernndez, 1991).

2.2.3.1 Etapas de la evaluacin.

La etapa de evaluacin se subdivide en las siguientes fases:

a) Ponderacin de funciones.

b) Determinacin de los factores a evaluar.c) Asignacin de puntos a los factores a evaluar. d) Determinacin de grados.e) Calificacin de funciones.

f) Comentario general del funcionamiento de la empresa.

a) Ponderacin de funciones: Se refiere a la asignacin de un valor a cada una de las funciones de la organizacin, a fin de establecer la influencia que estas tienen en la eficiencia bajo la cual trabaja la organizacin. Al valor que se le asigna a cada funcin se le conoce tcnicamente como peso, es decir, la importancia que una funcin tiene en relacin con las dems, expresadas en porcentaje. Para realizar la ponderacin se considera que las funciones de la organizacin tienen un valor de100%, a partir de ello se expresa un porcentaje para cada funcin.

b) Determinacin de factores a evaluar: Dentro de cada funcin habr diversos factores a evaluar, los factores que se enlistas a continuacin pueden son considerados como tiles para todas las empresas , cabe destacar que podrn integrarse otros de acuerdo con las caractersticas de la organi zacin evaluada:

- Adecuacin y grado de cumplimiento de objetivos.

- Adecuacin y grado de cumplimiento de las polticas.

- Adecuacin de la estructura orgnica.

- Grado de cumplimiento de los controles existentes.

- Manejo de la funcin directiva.

- Grado de cumplimiento de los controles existentes.

- Eficiencia del personal.

- Adecuacin de recursos materiales y financieros.

c) Asignacin de puntos a los factores a evaluar : Son los pesos asignados a las funciones, sirven para dar mayor claridad al juicio de los auditor es as como flexibilidad a la auditoria. Se entiende por punto una unidad arbitrariamente elegida que solo nos servir para medir con mayor precisin la importancia relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las funciones de la organizacin, de tal manera asignaremos mas puntos a un factor cuando lo consideramos mas importante.34

Para obtener los puntos se multiplica el peso de la funcin por 10, ejemplo: Produccin tiene un peso de 40% (40x10=400) le corresponden 400 puntos. Despus de esto se toma el valor total de la funcin y se divide entre el numero de factores que se manejan para obtener un valor promedio, ejemplo: Produccin400/8= 50 puntos promedio. FACTORESA = + 50

B= 50

C= -50

Por ultimo se realiza la distribucin de puntos entre los factores a evaluar, para lo cual se toman como base los puntos anteriores, a juicio del auditor se le agregan o restan puntos de acuerdo a la importancia relativa que estos tengan.

d) Determinacin de grados: Entendemos como grado a cada uno de los nmeros convencionales representativos de una escala de valores. Se considera que un cierto grado corresponde a un estado de eficiencia, po lo tanto los grados superiores corresponden a una elevada eficiencia o excelencia en la actividad analizada.El valor de cada grado servir para ponderar los puntos asignados a cada factor, segn sea su realizacin, puede darse en forma apreciativa o bien en un cierto porcentaje de cumplimiento. Para realizar la determinacin de grados se propone la siguiente escala:

APRECIACINGRADOS% DE CUMPLIMIENTO

Excelente5De 90 a 100%

Muy bien4De 80 a 90 %

Bien3De 60 a 80%

Regular2De 40 a 60 %

Mal1De 20 a 40%

Muy mal0De 0 a 20%

Tabla 2.1 Escala propuesta por Fernndez Arena (1991).e) Calificacin de funciones: Se toma el puntaje obtenido en la asignacin de puntos y se multiplica por los diferentes grados, enseguida el auditor analiza con detenimiento cada factor a evaluar y marca el puntaje que considere conveniente, tomando en cuenta como se desarrolla la funcin que se esta calificando. Por ultimo se suman todos los valores marcados y se obtiene el resultado, con el cual se elabora una regla de tres para saber el grado de eficiencia que tiene la funcin. El resultado se interpretara tomando como base la escala que se manejo para la determinacin de grados.Total de puntaje = 100% Puntaje obtenido = x

f) Comentario general del funcionamiento de la empresa: Es en esta parte cuando se hace la apreciacin por parte del auditor de la forma en como se encuentra funcionando la organizacin, se suman los puntajes obtenidos en las tablas de cada funcin y se establece mediante una regla de tres la evaluacin total de la empresa, por ultimo se hace un comentario del funcionamiento general de la empresa.

2.2.4 Informe.

La importancia de formular y presentar el informe de la auditoria, radica en que este nos sirve para poder realizar mejoras dentrote la organizacin.El objetivo del informe es dar a los administradores o encargados de la organizacin auditada informacin precisa y condensada sobre los resultados obtenidos, para que ellos puedan tomar decisiones adecuadas y realizar las mejoras o adecuaciones necesarias.El informe explica la situacin actual de la organizacin y las probabilidades de superar las dificultades, ya que presenta informacin relevante sobre las prcticas administrativas que se estn llevando a cabo, se menciona tambin la posicin de la organizacin a futuro, hablando de qu se espera alcanzar; es el resumen la auditoria, por lo que se deben presentar evidencias obtenidas de ella.Algunos aspectos que se deben considerar al realizar le informe son:- Los datos deben ser precisos, por lo que la informacin debe ser depurada antes de ser presentada.- La redaccin debe ser clara, con trminos sencillos y comprensibles.

- Se deben hacer recomendaciones constructivas.

- La informacin presentada debe ser verdica, se debe estar seguro de lo que se est informando.

Los informes pueden clasificarse segn las necesidades de cada cliente en:

Ordinarios: Se formulan cuando el cliente lo conviene previamente con el auditor. Puede ser peridicos, que se hacen cada determinado tiempo con el fin de enterar sobre los avances de lo realizado, o finales, que se elaboran al final de realizar la auditoria.

Circunstanciales: Se presentan a la direccin de forma imprevista, se formulan a partir de un hecho ocasional surgido durante el proceso de la investigacin, que debe darse a conocer de forma inmediata.

2.2.4.1 Contenido del Informe.

El diseo y contenido del informe pueden variar en cada organizacin segn el tipo de auditoria, propsito, fallas encontradas y medidas propuestas, si embargo, los puntos principales que debe contener son:

- Propsito de la auditoria: Debe ser claro y conciso, deb e dar una explicacin breve del trabajo desarrollado.- Hechos relevantes a nivel organizacin: Se deben mostrar los hechos relevantes negativos y que requieren medidas correctivas. Deben incluirse comentarios, tablas o graficas que amplen y den muestra de la informacin obtenida.- Hechos relevantes de cada departamento o seccin: Se informa con mayor detalle los hechos, problemticas y/o deficiencias encontradas en cada uno de los departamentos. Se habla de manera especfica de las fallas que s e encontraron.- Recomendaciones: Deben dar una idea general del porque de los beneficios que se originaran una vez aceptados los cambios a implementar.- Anexos: Sirven para ampliar y detallar la informacin contenida en el informe.

2.2.4.2 Procedimiento para realizar el informe final.

Para la correcta realizacin del informe final se deben tomar en cuenta los siguientes pasos:1. Alcance de la auditoria.

2. Apreciacin de los aspectos fundamentales.

3. Evaluacin de la empresa.

4. Anexos.

1. Alcance de la auditoria. Se deben considerar los siguientes datos: Lugar donde se realizo.Periodo que abarco.

Nombre de la empresa, direccin, telfono. Giro de la empresa.rea que abarco la auditoria

Tipo de auditoria (total o parcial)

2. Apreciacin de aspectos fundamentales: La apreciacin se realiza de cada uno de los factores que se investigaron describindolos uno por uno de manera puntual, analizando las causas de las deficiencias, para posteriormente escribir las soluciones propuestas. Si alguno de los factores no tiene deficiencias se hace constar por escrito.

3. Evaluacin de la empresa: Se evala de manera global la empresa u organizacin, se realiza la determinacin del grado de eficiencia y se hace un comentario general de cada rea auditada, se dan a conocer las razones por lo que se asigna el grado de eficiencia.

4. Anexos: Informacin que sirve como respaldo al informe de la auditoria.35