proceso de afiliaciones y traslados
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Proceso de afiliaciones y traslados
2019
Conocer políticas, formatos y proceso de vinculación a los diferentes productos.
Objetivo1Objetivo
¿Por qué es importante este tema?
• Viabilidad de vinculación a productos
• Inicio de relación con el cliente
• Apertura de contratos
• Datos para contacto
• Impacto en comisiones
1Objetivo
Procesos
Área de afiliaciones
Asegurar el proceso de vinculación, reportando
información a bases de datos (RUAF, SIAFP)
Procesar traslados de entrada y salida
actualizando historial de aportes
Liquidar comisiones de ventas a la fuerza de
distribución
2Procesos
3Normas
→ Decreto 2513 de 1987- Fondo Voluntario
→ Ley 50 de 1990- Cesantías
→ Ley 100 de 1993- Pensiones Obligatorias
→ Ley 797 de 2003- Pensiones Obligatorias
→ Código de Comercio- Seguros
→ Decreto 3995 de 2008
→ Resolución 1328 de 2009 SFC
→ Circular Externa 022 de 2007 SFC
→ Circular Externa 022 de 2014 SFC
→ Circular Externa 050 de 2015 SFC
→ Decreto 959 de 2018 – Multifondos
→ Resoluciones 060 y 090 de 2015DIAN -FATCA-CRS
Normas
Marco legal
Cinco (5)días hábiles siguientes a la firma del formulario
RETRACTO
Aportes de no vinculadosVinculación por empleador
INACTIVO
Contrato Pensión Obligatoria sin pago los útimos 6 meses
TRASLADO
AFP cada 6 mesesRÉGIMEN cada 5 años (Antes de 10 años para pensión (57 mujer / 62 hombre)
VIABILIDAD
Factibilidad para realizar la afiliación REZAGO
Primera afiliación al régimen de pensiones
VINCULACIÓNINICIAL
Recordemos
Algunos conceptos
4ACTIVIDAD
¿Qué sabemos?
Se recibirán únicamente las versiones actualizadas de los formatos de afiliación, con los nexos requeridos.
El diligenciamiento del formulario debe realizarlo el potencial cliente con tinta negra, libre de tachones, borrones o enmendaduras.
Toda afiliación diligenciada debe ser enviada a Skandia lo más pronto posible para que sea procesada.
Todo formato de afiliación deberá radicarse en ORIGINALen la oficina Old Mutual de cada ciudad, FIRMADO y
diligenciado con letra LEGIBLE
Si no se cumplen las precondiciones y políticas se efectuará la devolución respectiva.
5Políticas
Proceso de afiliaciones
Pólizas de seguros con prima mensual inferior a 1smlmv no requieren como anexo soporte financiero. Aplica únicamente para Seguro de Vida con Ahorro, y Crea Patrimonio.
Agencias o agentes no deben custodiar o almacenar información o documentos de clientesv
La información es validada por las áreas de Afiliaciones y FCP-
Listas vinculantes (Clinton , OFAC, etc. )
Para vinculaciones a través de la APP se requiere claridad en el audio (equivalente a firma ) y calidad en la
imágen de los anexos
Si hay devoluciones por documentos anexos se deben entregar dentro de los 10 días hábiles siguientes para legalizar vinculación en caso contrario será rechazada
5Políticas
Proceso de afiliaciones
Realizar siempre la entrevista al futuro cliente de forma presencial e identificar si el prospecto es una Figura
Pública
1 año de vigencia para información de conocimiento del cliente y soportes financieros. (Regulado por SFC)
Validar que la información suministrada por el cliente respecto a su identificación, actividad económica,
información financiera y origen de los recursos corresponde con la información diligenciada en los
formatos de afiliación.
Old Mutual, se abstendrá de llevar a cabo operaciones o establecer relaciones comerciales con las personas o
entidades registradas en listas vinculantes o prospectos que no cumplan requisitos (SARLAFT)
5Precondiciones
Fuerza comercial
Diligenciamientode formatos
Cliente/ Comercial
Radicaciónen correspondencia o
afiliaciones
2Procesamiento
de la solicitud 3
4 Validación y aseguramiento de calidad
21
Formatos completamente diligenciados en letra legible , tinta negra, sin
enmendaduras ni tachones.
Formatos para cada producto con los anexos del cliente y soportes
financieros
Revisión y organización de documentos, captura de información en los sistemas, digitalización, generación de contratos (
apertura de cuenta )
Verificación interna o reporte externo según producto
*Proceso aplica para la creación de contratos de las diferentes compañías y productos.
Verificación FCP para Persona
Jurídica
5
FILENET
6Proceso
Emisión de pólizas
Tarjeta de CréditoEgreso Periódico
PSE
Llamada Bienvenida
Pre -Suscripción
Radicación
2
Emisión (Suscripción estándar)
Informaciónadicional
5Exámenes
MédicosSegún disponibilidad
del cliente
3
5 Póliza Emitida
Débito Automático
Nómina
21 Formatos completamente diligenciados en letra legible sin enmendaduras ni tachones.
Información básicaCopia de identificaciónSolicitud de AsegurabilidadSoporte financiero (Prima > SMMLV)
Declaración FATCA (Tomador PJ)Simulación Póliza
Soporte financiero: Declaración de renta Certificado de ingresos Carta de no declarante Certificación laboral
WelcomeKit
Recaudo
Formato Único de Recaudo
Que cumpla:•Estado de salud dentro de los parámetros de suscripción•Políticas de Producto
•Interés asegurable•Ampliación de la información medica•Ocupación – Profesión•Información que este fuera de la suscripción estándar
•Cumulo asegurado mayor de 640.000.000.•Mayor a 400.000.000. de valor asegurado (En una o más solicitudes)
Si el tomador es Persona Jurídica, la solicitud debe ser validada por FCP (3 días)
Acre
dit
ació
n
Incu
mp
lim
ien
to
Consultas:[email protected]
Reaseguro
•Valor asegurado a partir de 1,400 millones•condiciones especiales
6Proceso
Emisión de pólizas
Vinculación a losproductos
Conocimiento del cliente
Información adicionaly cumplimientoregulatorio
Anexos
7Formatos y Anexos
Conocimiento del cliente
• Datos de identidad (edad, género) con la fotocopia del documento.
• fecha y lugar de expedición del documento físico contra el informado
Verificar
7Formatos y Anexos
La información de la afiliación y los soportessuministran elementos de juicio objetivos para:
Información y anexos
Verificar
EvaluarComparar
Analizar
Prospecto para entablar vínculo comercial
Congruencia de información vs soportes
Actividad económica vs transacciones
Transacciones inusuales
PEPS y Vinculados IDENTIFICAR
7Formatos y Anexos
Conocimiento del cliente
Información básica
Información peps
Información financiera, tributaria, crs y fatca
Datos básicos del cliente PN o PJ Datos de contacto (celular- correo)
• Datos financieros y tributarios • Ingresos• Transacciones en moneda
extranjera y domicilio fiscal • FATCA (Foreign Account Tax
Compliance Act - CRS (Common Reporting Standard) - Transparencia fiscal
Manejo de recursos públicos -SFCPersonajes -reconocimiento público
7Formatos y Anexos
Información económica y laboral• Sarlaft (Circular 055 dic
2016 SFC).• PEP’s para la vinculación a
todos los productos.• Información verificada en
centrales de riesgo.
Padres-tutores-apoderados
Cuentas a registrar
Apoderados no se aceptan para vinculaciones de Seguros
A nombre del titular
7Formatos y Anexos
Tratamiento de información personal
Contacto para información comercial de otras Compañías o Productos
Declaraciones
• Veracidad de datos • Actualización de información• Asesoría7
Formatos y Anexos
Firma del inversionista
Contacto para información comercial de otras Compañías o Productos
Constancia de entrevista personal
• Veracidad de la información • Consistencia de la
información • Origen de los recursos • Presentación del cliente • Responsabilidad
7Formatos y Anexos
Y ANEXOS
FORMATOS
Formato físico
VinculaciónElectrónica App
Vinculación para cadaproducto7
Formatos y Anexos
Formato actualizado
Encuesta perfil de inversión y riesgo
Información comercial: Clave, Agencia, datos del distribuidor
Persona Jurídica:• Representante legal• Persona contacto
Tener en cuenta
Información consistente
Categorización del inversionista o (FICS)
Simulación para vinculación a seguros
Estado de salud e información médica
Poder para vinculación a Seguros (no se acepta)
Diligenciamiento y firma del formato
Información financiera
vigente 1 año
Calidad de la imagen (APP)
Fotocopia legible (FÍSICO)
7Formatos y Anexos
Fondo de cesantías
Tener en cuenta
Vinculación afiliado dependiente.
Vinculación afiliado Independiente.
No existe multivinculación.
Traslados 15 días calendario posteriores a la recepción de la solicitud por parte del cliente.
Planilla de relación de empleados.
7Formatos y Anexos
Fondo obligatoriode pensiones
Tener en cuenta
Datos del empleador
Registro de los beneficiarios
Información financiera
Declaración de origen de fondos
Firma del empleador Firma del afiliado y voluntad de afiliación
7Formatos y Anexos
Tiempo en AFP 6 meses
Tiempo en Régimen 5 años
Edad pensión 10 años
Traslado viable:
7Formatos y Anexos
Consulta viabilidad SIAFP
Consulta viabilidadSIAFP- no viable
7Formatos y Anexos
Consulta viabilidadSIAFP - no viable
7Formatos y Anexos
Tener en cuenta
Selección del programa de Inversión
Distribución de portafolio
Encuesta perfil de riesgo
Autorización de recaudo electrónico
Fondo voluntarioDe pensionesVinculación
7Formatos y Anexos
Fondo voluntarioDe pensionesTraslado
Tener en cuenta
¿Quienes pueden trasladarse ?Personas naturales, titulares de la cuenta a trasladar.
CLASES DE TRASLADOS
Interno: Traslados entre productos Old Mutual
Externo: Traslados entre AFPS
7Formatos y Anexos
Declaración de asegurabilidadSeguros de Vida
Tener en cuenta
Menores de edad no son asegurables.
No se aceptan apoderados para vinculación.
Información completa sobre estado de salud.
Beneficiarios. Beneficiario Oneroso (OMSVI). Cuentas para recaudo. Formatos CREA PATRIMONIO-C+S
OMSVI-CREA.
7Formatos y Anexos
Vinculación electrónicaSeguros y Fondo VoluntarioApp
Tener en cuenta
Más ágil, fácil y amigable para cliente, distribuidor y operaciones
No hay lugar a tachones, enmendaduras, errores de digitación y pérdida de documentos
Información en línea.
no se almacena información en los dispositivos
Voz e imágenes clarasAplica para Ipad IOS 9 o Superior. Cámara de 5 mega pixeles (deseable con auto
focus), micrófono integrado.
7Formatos y Anexos
Fondo voluntariode pensiones traslado
Tener en cuenta
¿Quienes pueden trasladarse?Personas naturales, titulares de la cuenta a trasladar.
Clases de traslados
Interno: Traslados entre productos Old Mutual
Externo: Traslados entre AFPS
7Formatos y Anexos
Productos
Formatos
Documentación
Anexos
AnexosPersona natural y persona jurídica
7Formatos y Anexos
Ø Consulta SIAFP no viable
Ø Registro en listas vinculantes
Ø Firma no coincide con la registrada.
Ø Sin huella digital.
Ø Sin origen de los fondos.
Ø Formato de administradora equivocado.
Ø Anexos
Ø Si hay carta de retracto dentro de los 5 días hábiles posteriores a la radicación de la solicitud) firmada por el titular NO procede el traslado7
Formatos y Anexos
Causales de rechazo
8Actividad
¿Qué aprendimos?
8Actividad
¿Qué aprendimos?
Fecha de vinculación errada
Firma del empleador
8Actividad
¿Qué aprendimos?
Copia ilegible Copia legible
8Actividad
¿Qué aprendimos?
Falta AFP
Huella
8Actividad
¿Qué aprendimos?
Tiempos
Proceso de vinculación
* Sin exámen médico
9Procesos
Tiempos
Herramientas
para tu gestión
Pipeline 3.0
Pipeline 2.0
Apoyo en oficinas
Apoyo con vinculación electrónica IPAD (Bogotá )
Control de pólizas emitidas en página pública
Guía de operaciones
10Herramientas
Formatos vigentes
Información completa
Fechas de proceso
Imágenes y voz claras
Viabilidad de vinculación
Datos correctos
Letra legible
Diligenciamiento correcto
Anexos
Equipo
Afiliaciones , traslados y comisiones
11Tips
Taller
Practiquemos lo aprendido
12Taller
Ahorro e Inversión / Pensiones y Cesantías
Negocios Fiduciarios / Seguros de Vida y de Pensiones / Fondos de Inversión Colectiva
OFICINA PRINCIPAL
Dirección: Av. 19 No. 109 A – 30
Teléfonos: (571)658 4000 / 01800517526