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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A.
MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO
AUTORA: Br. AUDRY ALDANA C. I. Nº 17.393.178
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE
LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA
MAYO; 2010
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A.
MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO
AUTORA: Br. AUDRY ALDANA C. I. Nº 17.393.178
TUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA Msc
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE
LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA
MAYO; 2010
iv
DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen quienes me guían cada día y me dan fuerza,
salud y entendimiento para lograr esta meta tan anhelada.
A mi Mamá y a mi Papá, seres incondicionales que fueron fuente
de inspiración para lograr esta meta, gracias por guiar mis pasos apoyarme y
confiar en mí en todo momento este y todos mis logros serán para ustedes.
Los Amo.
A mi Hermana Angelín, gracias por estar conmigo apoyándome y
dándome tus consejos este triunfo también es tuyo. Te Quiero.
A mi Abuelas (os), que con sus bendiciones, oraciones y su cariño
me han acompañado a lo largo de mi vida. Los Quiero. A mis Tías (os), por su apoyo, sus consejos, y sus bendiciones, cada
uno de ustedes tiene un lugar muy importante en mi vida. Los Quiero Mucho.
A mis Primas (os), con quienes he compartido alegrías y tristezas,
que este triunfo les sirva de ejemplo para que cumplan sus sueños. A todos
los quiero mucho.
A mis Amigos (as), Marchan, Gregory, Daniela, Daniel, Marianggy,
Maria, Karen, Katty, Luis, Julio, Jorge, Raúl, Fernando, Frans, Nerduim,
Héctor, Guzmary, Gabriel, Ildemarys, Argexa, Rosana y Yoel los cuales
siempre me apoyaron, me escucharon y estuvieron conmigo en todo
momento gracias por sus consejos. Los Quiero Mucho.
A todas aquellas personas que de una u otra manera me han apoyado
a lo largo del camino, siempre les estaré agradecida. Dios les pague.
v
AGRADECIMIENTO
A Dios por iluminarme el camino en la meta a seguir y darme la
fortaleza para luchar cada día y seguir adelante.
A la Universidad de Los Andes, por haberme abierto sus
puertas y ser mí segunda casa. Casa de estudio donde adquirí los mejores conocimientos.
A mi Tutora Yohana Mendoza, por haberme brindado sus
conocimientos y apoyarme en este paso tan importante para la culminación de mi carrera. Dios le pague.
A la Empresa Casa Alfonso, por la ayuda y colaboración prestada
para el desarrollo de la investigación.
A la Familia Valero Coronado, por brindarme un entorno familiar
agradable y apoyarme en todo momento para el logro de esta meta. Los Quiero.
A la Sra. Xiomara Valero, por siempre estar pendiente de mi,
apoyándome en todo momento gracias por tus consejos y el cariño tan
grande que me tienes. Dios te bendiga.
Al Movimiento Hooligans, por apoyarme y siempre estar hay
cuando los necesite, gracias por sus consejos, enseñanzas y por confiar en
mí en todo momento. Los Aprecio.
A todos muchas gracias…
Audry Aldana
vi
ÍNDICE GENERAL
Pág.
ACTA VEREDICTO iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
ÍNDICE GENERAL…………………………………………………... vi
ÍNDICE DE TABLAS ix
INDICE DE CUADRO x
ÍNDICE DE GRÁFICOS xi RESUMEN INTRODUCCIÓN……………………………………………………..
xii 1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA……………………………………………………… 3
Planteamiento del problema 3
Formulación del problema…. 8
Sistematización del problema…… 8
Objetivos de la investigación…….. 8
Justificación de la investigación……………. 9
Delimitación de la investigación……. 10
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO…………………………………………………... 11
Antecedentes de la investigación…
………..
11
vii
Bases teóricas…
Proceso contable
Objetivos de los procesos contables
La administración
Objetivos de la administración
Principios generales de la administración
Administración de inventarios
El control de inventarios
El sistema de registro del inventarios
Método de valoración de los inventarios
Beneficios que se generan en los procesos contables de
la administración del inventario……………..
14 14
22
25
25
26
27
31
35
39
46
Bases legales
Código de comercio
Ley de impuesto sobre la renta
Ley de impuesto de valor agregado
Definición de términos básicos
… Mapa de variables……
……...
48 48
49
49
50
52
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO………………………………………… 53 Tipo de investigación……………………………… 53
Diseño de la investigación……………………….. 54
Población……………………………………………………….. 54
Técnica e instrumento para la recolección de datos 55
Validez del instrumento 56
Técnicas de procesamiento y análisis de datos……
56
viii
CAPÍTULO IV
PRESENTACION Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Objetivo 1: Funcionamiento del proceso contable en el
inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el
municipio Valera, estado Trujillo.
Objetivo 2: Sistema de administración del inventario que
lleva la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo.
Objetivo 3: Beneficios que genera el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso,
C.A, ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
57
58
65
73
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 77
Conclusiones 77
Recomendaciones 80
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS… …………………………….
81
ANEXOS A. Cuestionario
B. Constancias de Validación
85 86
87
ix
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Utilización de comprobantes diarios 58
Tabla 2. Registro en los comprobantes diarios 59
Tabla 3. Códigos de cuentas 60
Tabla 4. Formas de registro 60
Tabla 5. Software para el registro de comprobantes diarios 61
Tabla 6. Validación de la información 62
Tabla 7. Emisión de información 63
Tabla 8. Actualización de los registros 64
Tabla 9. Políticas de inventario 65
Tabla 10. Métodos de valoración del inventario 66
Tabla 11. Sistema de registro del inventario 67
Tabla 12. Formatos manejados 67
Tabla 13. Mecanismos de control 68
Tabla 14. Informe sobre recepción de mercancía 70
Tabla 15. Verificación sobre almacenamiento de la mercancía 71
Tabla 16. Verificación sobre salida de la mercancía 72
Tabla 17. Control de registro de los inventarios 72
Tabla 18. Registro de entrada de mercancía 73
Tabla 19. Almacenamiento de la mercancía 75
Tabla 20. Salida de la mercancía 75
x
ÍNDICE DE CUADRO
Cuadro 1. Mapa de variables 52
xi
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Utilización de los comprobantes diarios 58
Gráfico 2. Registro en los comprobantes diarios 59
Gráfico 3. Software para el registro de los comprobantes
diarios
61
Gráfico 4. Emisión de la información 63
Gráfico 5. Actualización de los registros 64
Gráfico 6. Políticas de inventario 65
Gráfico 7. Formatos manejados 68
Gráfico 8. Mecanismos de control 69
Gráfico 9. Informe sobre recepción de mercancía 70
Gráfico 10. Verificación sobre almacenamiento de la
mercancía
71
Gráfico 11. Control del registro de los inventarios 73
Gráfico 12. Registro de entrada de mercancía 74
Gráfico 13. Salida de la mercancía 76
xii
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A. MUNICIPIO VALERA EDO.
TRUJILLO
AUTORA: Br. AUDRY ALDANA TUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA Msc
AÑO: 2010
RESUMEN
El objetivo de esta investigación se: analizò el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., del municipio Valera, estado Trujillo. La población estuvo representada por la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el Municipio Valera del estado Trujillo. El tipo de investigación fue estudio de caso y el diseño de campo no experimental. Como técnica de recolección de información se utilizó la encuesta, asimismo se diseño un (1) cuestionario de 20 ítems con preguntas cerradas y de alternativas múltiples, el cual fue examinado por tres (03) expertos para su validación. Para procesar la información, se aplicó estadística descriptiva, la cual permitió el diseño de tablas con frecuencias absolutas y relativas, además de la presentación de gráficos para ilustrar los resultados. Finalmente, analizò el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo que el proceso contable es óptimo, al igual que el sistema de administración llevado por la empresa, lo cual les permite obtener beneficios, particularmente en lo que respecta al registro, almacenamiento y salida de mercancía para la toma de decisiones. Su mayor debilidad se encuentra en el sistema automatizado actualmente utilizado. Palabras Claves: Proceso contable, administración de inventarios, empresas comerciales.
1
INTRODUCCIÓN
La contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide,
registra y comunica la información económica de una organización o empresa,
con el fin de que los gestores puedan evaluar su situación, dentro de ella se
encuentran varias ramas: la contabilidad financiera, la contabilidad de costos y
la contabilidad de gestión, las cuales, se fundamentan en gran medida en el
control de las operaciones que una empresa realiza durante un determinado
periodo.
No obstante, el avance de las ciencias contables, aún existen multitud de
empresas que no aplican con precisión las técnicas contables o utilizan las
herramientas de control contable, porque no saben cómo se realizan, y por
tanto, no crecen sino más bien, se estancan en determinado momento.
Ahora bien, para las empresas de cualquier naturaleza, la adecuación de
los nuevos tiempos y el empleo de procesos y estrategias financieras, aunado
a la contratación de personal calificado, contribuyen a que las finanzas sean
más prosperas, pues sin duda, el aspecto económico – contable es el reflejo de
cada una de los movimientos de la empresa, es la expresión y huella de los
planes, cuyo espejo es la contabilidad.
Por lo tanto, los procesos contables pasan a ser parte fundamental del
desarrollo y sostenimiento de las empresas, sobre todo, porque permiten
evaluar los resultados económicos de la actividad empresarial, por tanto, facilita
el proceso de decisión a nivel gerencial. De tal forma, el proceso contable
representa la columna vertebral de la organización, sobre todo, porque ofrece
una medida de control sobre las transacciones y particularmente permite una
sana administración, entre otros aspectos, de los inventarios.
Los inventarios, simbolizan para las organizaciones uno de los temas
más delicados, pues éstos se caracterizan por ser voluminosos, lo que en
términos financieros, implica que la empresa invierte grandes cantidades de
dinero para mantenerlo y a través de éste, responder a las demandas del
mercado y mantenerse competitivo.
2
Partiendo de esta premisa, se entiende que el proceso contable es
fundamental en la realimentación de la información que genera el movimiento
de los inventarios, por tanto, el registro de las entradas y salidas de
mercancías, así como también, la forma en que éste fluctúa, no se pudiera
obtener en forma precisa, si el proceso contable, no se realiza de manera
adecuada. De ahí, surge la principal inquietud de esta investigación, la cual
tiene como objetivo principal analizar el proceso contable en la administración
de los inventarios de la empresa Casa Alfonso C.A, en la ciudad de Valera
estado Trujillo. En tal sentido, este proyecto está estructurado de la siguiente
manera:
Capitulo I: en donde se presenta el planteamiento del problema, los
objetivos, la justificación y delimitación.
Capitulo II: comprende los antecedentes de la investigación, el
basamento teórico, las definiciones conceptuales y el cuadro operativo de
variables que sustentan y argumentan la investigación.
Capitulo III, conformado por los aspectos metodológicos a seguir en la
investigación, señalando entre otros aspectos, el tipo y diseño de la
investigación, la población, las técnicas de recolección de información,
detallando los instrumentos a ser utilizados para recolectar los datos; así como
también, las técnicas utilizadas para analizar los resultados.
Capitulo IV, se refiere a la interpretación y el análisis de los resultados,
los cuales fueron desarrollados según el orden de los objetivos específicos y
sus respectivas dimensiones.
Capítulo V, en el cual se plasman las conclusiones y recomendaciones
del presente estudio. Finalmente, se adjunta la bibliografía consultada y anexos
correspondientes.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA Planteamiento del problema
Las organizaciones son subsistemas que coexisten en un entorno en
donde el manejo de información es de vital importancia, pues a través de la
misma, se logran tomar decisiones que ayudan a enfrentar los cambios
económicos, tecnológicos y sociales que afectan de una u otra forma sus
diferentes gestiones. En tal sentido, resulta imprescindible que dentro de las
organizaciones empresariales, exista diversidad de procesos, entre estos los
contables, que ayuden a establecer lineamientos enfocados a manejar con
eficiencia y eficacia la información financiera dentro de una organización.
De manera general, se entienden los procesos contables como
normas, instrucciones o reglas que se utilizan para asentar las actividades u
operaciones que realiza la empresa. Sobre este concepto, se considera
pertinente resaltar el enfoque de Rosenberg (1994) quien explica que el
proceso contable, “… es el método para transformar datos contables en
informes que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de
elaboración de decisiones; a menudo se conoce también como ciclo
contable”.
De tal manera, se entiende que todo proceso contable lleva implícito
una serie de aspectos que son necesarios a la hora de realizar un registro,
como son: la documentación, los sistemas y métodos de registros, los
manuales que tienen gran importancia como herramienta para el manejo
4
planificación de los recursos organizacionales, sean éstos humanos o
materiales.
Ahora bien, la secuencia de los procesos contables utilizados para
registrar, clasificar y resumir la información, se inicia con los registros
iniciales de las transacciones comerciales y concluye con la preparación de
los estados financieros, en función de resumir los efectos de las
transacciones efectuadas por la empresa sobre los activos, pasivos y
patrimonio.
Según la opinión de algunos autores, entre ellos López (2003) señalan
que el proceso contable se divide en fases, una fase inicial que depura la
información financiera a ser registrada, una segunda fase, constituida por la
evaluación y cuantificación de los recursos y obligaciones; una tercera fase,
que se concentra en la elaboración de los estados financieros resultantes de
las transacciones; una cuarta fase, en la cual se produce la evaluación de la
información presentada en los mencionados informes y una quinta y última
fase, en donde se comunica la información financiera obtenida por la
contabilidad.
En esencia, se puede entender que el proceso contable, proporciona
los datos necesarios a los administradores para analizar la situación de la
empresa en un momento determinado, identificar deficiencias, descubrir
patrones o tendencias que les permitan formular objetivos apropiados y así,
tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos de la organización,
tanto humanos, como financieros y materiales.
A este respecto, se conoce que en Venezuela, sobre todo a partir de
los años 80’ se produce una transformación en las empresas básicamente
relacionada con la automatización de los procesos, lo cual incluye el
procesamiento de la información contable, haciendo que la generación de la
misma, sea más precisa y oportuna. Esta tendencia, según se entiende, ha
creado beneficios, sobre todo al momento de generar información para la
toma de decisiones.
5
Ahora bien, el proceso contable que en Venezuela se ha tornado
automatizado para la mayoría de las empresas, incluye como parte focal de
su esquema, la generación de información sobre las partidas o cuentas de
mayor vulnerabilidad para las empresas, tal es el caso del efectivo y los
inventarios.
En ese orden de ideas, se conoce que los inventarios constituyen una
partida de inversión cuantiosa, que amerita una administración financiera
planificada, a fin de que aporte los máximos beneficios, con el mínimo de
gastos. Esto requiere, que el registro de la información contable
correspondiente a este rubro o partida, se realice en la forma más eficiente
posible, dado que a través de los datos que generen los estados financieros
sobre los inventarios, se puede visualizar parte importante de la situación
financiera de la empresa.
En tal sentido, la administración de inventarios, al igual que la
administración de efectivo, presentan la siguiente particularidad; por una
parte, las empresas requieren minimizar la inversión del inventario, puesto
que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros
rubros. Por la otra, hay que asegurarse que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando ésta se presente y para
que las operaciones de venta, funcionen sin obstáculos.
La administración de los inventarios resulta entonces una herramienta
vital, sobre todo, cuando las empresas corren el riesgo de no poder satisfacer
la demanda, al manejar bajos niveles de inventario o por el contrario, al
manejar grandes cantidades, se disminuyen las probabilidades de no poder
hacer frente a la demanda, pero también se aumenta la inversión.
Sobre este aspecto, se considera importante resaltar, que algunas
empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados; sin embargo, es necesario mantener un
nivel mínimo de inventario porque la demanda no se puede pronosticar con
6
certeza y se requiere de un cierto tiempo para posicionar o comercializar un
producto.
En este sentido, según cifras revisadas en la página web del Instituto
Nacional de Estadística INE (2009) las importaciones de mercancías (ropa,
calzado y accesorios) se ha mantenido, lo cual indica que las empresas
venezolanas de naturaleza comercial mantienen stock de inventarios
permanentes; sin embargo, por la restricción de las divisas, sugiere Jerez
(citado por Montiel, 2007) que las empresas venezolanas han establecido
intercambios comerciales (compra y venta de mercancía) con empresas
nacionales, lo cual les ha permitido mantener sus inventarios en volúmenes
representativos.
De esta realidad no escapan las empresas comerciales del municipio
Valera, en especial las que se dedican a la compra y venta de mercancía.
Una de las empresas de este tipo con mayor trascendencia y renombre es
Casa Alfonso, C.A. Ésta es una de las casas comerciales mejor posicionadas
en la mente de los consumidores trujillanos, su principal objetivo es la
compra venta de ropa para damas, caballeros y niños, además de
accesorios.
Durante años, Casa Alfonso, C.A., ha mantenido una clientela
constante, particularmente por el trato preferencial que brinda a los
consumidores de sus productos y los descuentos que realizan por la compra
de mercancía; su filosofía se ha fundamentado en las necesidades y
requerimientos de los clientes. Según información obtenida en el área
administrativa de las mismas, la empresa es un contribuyente ordinario, lo
que indica que sus ventas sobrepasan las 3000 UT. Igualmente, se logró
precisar que este tipo de empresa, genera empleo directo, manteniendo una
nómina de veinte (20) empleados fijos y en épocas como la decembrina en la
cual aumenta la demanda de sus productos, generan empleos indirectos. Por ser una empresa comercial, líder en el mercado, se consideró
conveniente realizar una observación cercana a los procesos contables y la
7
administración de inventarios que la misma lleva; percibiéndose que los
ciclos de la demanda de la mercancía y accesorios que ofrece la misma
varía, es decir, es estacionario, según la época del año la demanda de los
productos que allí se comercializan aumenta o disminuye, lo cual hace que el
proceso contable también fluctué en proporción al volumen de información
que se registra, clasifica y emite en determinadas épocas del año, como
navidad, carnaval o período escolar.
Por su parte, esta empresa maneja un inventario voluminoso, pues
según se logró evidenciar mediante entrevista informal sostenida con el
encargado de la misma, es política de la gerencia que los inventarios se
mantengan en sus límites máximos, en función de responder con eficiencia
las demandas de los clientes, aun en épocas que las ventas se consideran
bajas.
Igualmente, la política de mantener inventarios altos durante todo el
año, pareciera generarle a la vez algunos inconvenientes, ya que les es difícil
controlar con precisión las entradas y salidas del inventario. Es decir, ante un
inventario tan voluminoso, la merma de mercancía es prácticamente
imperceptible, por lo que al realizar el levantamiento físico del mismo al cierre
del ejercicio económico, por lo general precisan faltas de mercancía, lo que
se convierte en pérdida para la empresa.
Ahora bien, entre las posibles causas que originan las situaciones
descritas anteriormente se logra percibir que existen debilidades en el
proceso contable, las cuales generalmente se producen al momento de
efectuar el registro contable del ingreso de la mercancía.
También, la razón por la cual mantienen inventarios representativos,
es para responder rápidamente a la demanda de los clientes, lo cual hace
que la empresa no sólo almacene inventario suficiente para satisfacer la
demanda que se espera, si no una cantidad adicional; no obstante, la
situación económica actual del país, tal como lo confirmó el encargado de la
empresa, se ha tornado crítica, lo que ha traído como consecuencia que las
8
ventas disminuyan, por tanto, el mantener inventarios altos, ya no les resulta
tan ventajoso como años anteriores, pues produce el estancamiento de la
inversión.
Por su parte, la ausencia de controles que coadyuven en la
administración del inventario es por lo general, la causa por la cual, se
produce la merma del mismo, trayendo como consecuencia posibles
pérdidas o disminución en las utilidades de la empresa.
Sobre la situación anteriormente descrita, se percibe que la empresa
Casa Alfonso, C.A, atraviesa por cambios producidos por el entorno, que les
genera la necesidad de reajustar su proceso contable, así como también la
gestión de los inventarios, pues de continuar presentándose estas
situaciones, podrían enfrentar series dificultades que afectarían su situación
económica y financiera.
Al respecto, es importante resaltar que la meta del proceso contable
es proporcionar información veraz y oportuna sobre los inventarios y
asegurar que éstos sean suficientes para sostener las operaciones de la
empresa al más bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe
seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario es implementar
controles que les permitan manejar eficientemente los costos que intervienen
en la compra y mantenimiento de la mercancía; de allí, la importancia de
desarrollar una investigación que permita analizar el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada
en el municipio Valera, estado Trujillo.
Formulación del problema
¿Cómo es el proceso contable en la administración de los inventarios
de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?
9
Sistematización del problema
• ¿Cómo es el funcionamiento del proceso contable en el inventario de
la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?
• ¿Cuál es el sistema de administración de los inventarios que lleva la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo?
• ¿Cuáles son los beneficios que genera el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo? Objetivos de la investigación Objetivo General
Analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de
la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
Objetivos Específicos
• Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
• Describir el sistema de administración de los inventarios que lleva la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo.
• Precisar los beneficios que genera el proceso contable en la
administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
10
Justificación de la investigación Esta investigación abordo dos variables, la primera: el proceso
contable y la segunda: la administración de los inventarios, lo cual requiere
de una exigente labor de indagación y consulta a diferentes enfoques, entre
ellos, los señalados por Catacora (1997); Rosenberg (1994); López (2003),
entre otros. Dicha indagación genero nuevos conocimientos sobre el tema,
permitiendo perfilar un enfoque propio sobre la variable objeto de estudio.
El aporte metodológico de esta investigación es el desarrollo de
instrumentos que permitan el análisis y la interpretación de resultados
cualitativos y cuantitativos. Para lograrlo, se requiere del diseño de un
instrumento, que por sus características podrá servir de guía para el
desarrollo de otras investigaciones de naturaleza similar.
Mediante esta investigación, se espera generar recomendaciones para
que la empresa Casa Alfonso, C.A., mejore sus procesos contables y la
administración de sus inventarios, de tal forma que la toma de decisiones se
torne mucho más acertada.
Delimitación de la investigación
La investigación analizo el proceso contable en la administración de
los inventarios, de ahí que la misma encaje en la línea generada por el
Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables de la
Universidad de los Andes, Núcleo “Rafael Rangel”, denominada: Normas,
Principios y Sistemas de Información Contables y Administrativos. Como
unidad de análisis, se selecciono la empresa Casa Alfonso, C.A., la cual se
encuentra ubicada en la avenida 9 entre calle 10 y 11 N°10-30 del Municipio
Valera parroquia Mercedes Díaz del estado Trujillo y como sujetos
informantes se realizo la encuesta al encargado de la tienda y al contador
que los asesora.
11
CAPITULO II
MARCO TEORICO
En esta parte de la investigación se puede destacar la ubicación
objeto de estudio dentro de un conjunto de ideas y teorías existentes
precisando las características y necesidades de la investigación. En tal
sentido Hernández; Fernández y Baptista (2006) explican que el marco
teórico:
… comprende el conjunto de artículos, libros y otros documentos que describen el estado pasado y actual del conocimiento sobre el problema de estudio. Contribuye a documentar como la investigación agrega valor a la literatura existente. Así mismo, proporciona ideas nuevas y útiles para compartir los descubrimientos recientes de otras investigaciones.
Siguiendo esta referencia, a continuación se presentan los antecedentes
de la investigación:
Antecedentes de la investigación
De acuerdo a Hernández; Fernández y Baptista (2006) los
antecedentes de investigación tienen como finalidad, determinar los puntos
de diferencias y coincidencias entre las investigaciones, así como evitar
repetir aspectos que se encuentran desarrollados. Por ello, se presentan los
siguientes:
Avendaño (2008) realizó una investigación titulada “El Método utilizado
en la Administración del Inventario de Materia Prima en las Industrias
Panaderas del Municipio Trujillo”, para responder a las interrogantes del
estudio se siguieron las pautas de la metodología descriptiva; el diseño fue
12
de campo. La población estuvo representada por los gerentes de siete (07)
Industria Panaderas, a quienes se les aplicó un cuestionario elaborado para
requerir la información, validados por el juicio de tres (3) expertos en el área.
Se concluyó que las industrias panaderas del Municipio Trujillo, conocen los
objetivos de la administración del inventario de materia prima, y se interesan
en cumplirlos para su beneficio, tienen personal capacitado para dirigir y
controlar sus inventarios. Al mismo tiempo trabajan en conjunto para aclarar
los puntos de vista que mas convengan a la empresa con respecto al nivel
adecuado del inventario. Se analiza que los inventarios son controlados
favorablemente. Se recomienda a los gerentes cerciorarse bien si conservan
cierto número de unidades de inventario adicional, para evitar problemas y
que obtengan los formatos adecuados para realizar controles de entradas y
salidas del almacén, ya que es una manera más confiable de mantener la
revisión.
En este antecedente se puede apreciar según lo descrito en las
conclusiones que los gerentes de las diferentes industrias poseen un
personal capacitado para dirigir y controlar los inventarios tomando en cuenta
las diferentes normativas que se establecen para ellos, además se hace
necesario de la utilización de formatos adecuados para llevar un buen control
de las entradas y salidas de mercancía y de esta manera no quedarse en la
obsolescencia que en cuanto a los nuevos paradigmas contables se refiere.
Esta conclusión genera aportes a esta investigación, particularmente porque
orienta sobre algunas fortalezas y debilidades en materia de procesos
administrativos y contables.
Montiel (2007) realizó un estudio titulado “Sistema de Control Interno
de Inventario de Mercancías en las PYMES del Municipio Trujillo, Estado
Trujillo”, los objetivos específicos comprendieron la descripción de las
características de las PYMES, procedimientos, condiciones y lineamientos
13
del sistema. Para alcanzar los objetivos, se realizo una investigación de tipo
descriptivo con diseño de campo. La población estuvo conformada por 16
PYMES comerciales del Municipio Trujillo según datos aportados por la
cámara de comercio del estado Trujillo. Se le aplicó como instrumento de
recolección de datos un cuestionario de 19 ítems, el cual fue previamente
validado por expertos. Del análisis de resultados se concluye que: el Sistema
de Control Interno de Inventario de Mercancías que poseen las PYMES del
Municipio Trujillo, estado Trujillo, es primario, pues la mayor parte de los
procesos relacionados con el mismo, se realizan mutuamente.
De acuerdo al antecedente anterior se puede deducir que las PYMES
del Municipio Trujillo llevan un control de inventario de mercancía primario, lo
que nos da una idea de que existen la unificación de criterios en cuanto los
métodos y técnicas de manejo de inventario, originando una concentración
de información en una sola línea no permitiéndoles a los empresarios la toma
de decisiones independientes que en cuanto a la administración de recursos
se refiere; ofreciendo entonces una perspectiva amplia sobre los métodos,
técnicas y procedimientos de la administración de inventarios.
Fernández (2006) realizo un estudio sobre “Sistemas de Información
Contable en el Manejo del Inventario de Mercancías de las Empresas
Farmacéuticas del Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo”. Según este
objetivo se presento un tipo de investigación descriptivo con un diseño de
campo, la población estuvo conformada por un total de (5) empresas
farmacéuticas que operan en el Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo,
según datos aportados por la Alcaldía de dicho municipio. Como instrumento
se diseño un cuestionario, con un total de 40 ítems, los mismo respondieron
a la variable y dimensiones expuestos en el mapa de variables. Para la
validez se acudió al juicio de tres expertos y la confiabilidad se halló
mediante la aplicación del Coeficiente de Cronbach. Como técnica de análisis
14
se utilizo la estadística descriptiva, obteniendo como resultado final que la
eficiencia de los Sistemas de Información Contable en el Manejo del
Inventario de Mercancías de las Empresas Farmacéuticas del Municipio
Rafael Rangel del Estado Trujillo, se ve limitada por ser completamente
manual, aislándolos de los beneficios que trae consigo la automatización de
la información contable.
Según este autor las empresas farmacéuticas el Municipio Rafael
Rangel del Estado Trujillo no se han puesto a tono con las nuevas
tecnologías de los procesos automatizados de los sistemas administrativos
ya que todavía llevan sus registros de inventarios en forma manual lo que
trae como consecuencia la poca objetividad y legalidad de los registros
contables, por lo que se hace necesario la utilización de estrategias para
instruir sobre los beneficios que traen la automatización de dichas empresas;
representando este resultado un aporte de relevancia para esta
investigación.
Bases teóricas
En toda investigación existen parámetros teóricos en donde el
investigador se basa para sustentar su propósito y lograr dar compresión al
problema de investigación en sus múltiples facetas y dimensiones. En tal
sentido Ramírez (1999) explica que: “… es el conjunto de teorías que se han
elaborado para interpretar el objeto de estudio y sus relaciones con otros
fenómenos de la realidad”.
Proceso contable
Según Whittington y Pany (2000) el proceso contable consiste “… en
los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos,
pasivos y patrimonios relacionados a las actividades financieras”.
En otras palabras, un sistema de contabilidad no es más que normas,
15
pautas, procedimientos para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras que se suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso
que su estructura y configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red
de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal
manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.
En tal sentido, el proceso contable comprende los métodos,
procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de
las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones. Por tal razón, Fernández (1997), expresa que “…un sistema de
información aplica normas vigentes utilizando una técnica específica para el
procesamiento de los datos por medio de cuentas generando información
contable para uso de terceros”.
De esta manera, los registros y libros que se llevan, llegan a convertirse
en una fuente importante de información para tomar la decisión más
aceptada. Por ello se dice, que los sistemas contables son el eje alrededor
del cual se toman la mayoría de decisiones financieras. Al establecer un
sistema contable bien organizado, que se adapte a las características
particulares de las empresas, se podrían conocer en un momento dado,
cómo están funcionando las partidas, para de esa manera tomar decisiones
lógicas y acertadas.
Ahora bien, el funcionamiento de un proceso contable, según
Whittington y Pany (2000), “…sigue un modelo básico ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio”.
Dicho en otras palabras, el sistema contable de cualquier empresa
16
independientemente del sistema contable que utilicé, funciona mediante tres
pasos básicos, estos son:
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe
llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en
términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción
se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden
medir y describir objetivamente en términos monetarios.
2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de
datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las
personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información
de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar
aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga
dinero.
3. Resumen de la información: para quienes toman las decisiones en la
empresa, la información contable debe ser resumida, es decir
condensada, por rubros o partidas, para así facilitar los procesos
decisionales.
Los tres pasos descritos: registro, clasificación y resumen, constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo,
en opinión de estos autores, el proceso contable incluye algo más que la
creación de información, también involucra la comunicación de esta
información a quienes estén interesados y la interpretación de la información
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. También, un
sistema contable que funcione de manera eficiente debe proporcionar
información a los gerentes y varios usuarios externos que tienen interés en
17
las actividades financieras de la empresa.
Por otra parte, Catacora (1997), explica el funcionamiento del proceso
contable mediante un esquema cuyo orden debe ser estrictamente el
presentado en la siguiente figura:
Figura 1. Esquema de funcionamiento de un proceso contable
Fuente: Catacora (1997: 111)
En lo que respecta al ingreso de los datos en un sistema contable, se
relaciona con el proceso mediante el cual el sistema de información toma los
datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas; en el caso de que sean manuales, éstas se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas
son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos, esto último se denomina inter fases automáticas. Por otra parte, las unidades típicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de
diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles
al tacto, el teclado y el mouse, entre otras, y en cuanto al ingreso como tal,
se toman en consideración generalmente los siguientes datos:
• Información general del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente.
• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago.
Comprobantes de Diario
Comprobantes de Diario
Listado de Validación
Diario General
Mayor General
Balance General
Ganancias y Pérdidas
Ingreso de Datos Validación Actualización de Registros
Emisión de Reportes
Comprobantes de Diario
Comprobantes de Diario
Listado de Validación
Diario General
Mayor General
Balance General
Ganancias y Pérdidas
Ingreso de Datos Validación Actualización de Registros
Emisión de Reportes
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• Facturas.
• Pagos, depuraciones, entre otros.
En ese mismo orden, el ingreso de datos se realiza a través de un
comprobante de diario, pues tal como lo expone Catacora (1997) cada
comprobante de diario contiene dos o más registros (débitos o créditos), los
cuales se denominan asientos de diario y pueden ser de dos tipos: Manuales
y mecanizados, tal como se plasma en el siguiente cuadro:
Cuadro 1. Tipos de asientos de diario
Manuales
Implica que los registros en él realizados, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
Fecha de Operación
Fecha en que realmente se ejecutaron o realizaron las transacciones o registros.
Número
Éste deberá ser consecutivo por cada tipo de operación contable
Mecanizados
Implica que se debe usar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros en los comprobantes de diario.
Software Contable
Programa para la transferencia de información.
Fuente: Adaptado de Catacora (1997: 111)
La validación, verifica que los datos ingresados cumplan con ciertos
parámetros previamente establecidos para el control desde el punto de vista
de la consistencia de la información. Un aspecto importante, reseñado por
Catacora (1997), es el de “…asegurar que no fallan los controles sobre la
19
integridad de los datos”; ya que uno de los mayores problemas que se
presentan en los sistemas de información contable se relaciona con la
captura de todas las transacciones, esto debido a errores en la transferencia
de datos no corregidos antes de la prelación de los estados financieros.
No obstante, el control debe ser efectuado en todas las etapas
relacionadas con el funcionamiento del sistema de información contable.
Para ello, generalmente se trabaja a través de códigos contables que
permiten detectar los errores en la fase de validación de los datos; en la
mayoría de los casos, estos códigos son expresados a través del plan de
cuentas, lo que permite identificar las partidas y los movimientos de acuerdo
a la naturaleza de la operación contable. Otro punto importante destacado
por Catacora (Ob.cit., 115), “…se relaciona con la calidad de los
procedimientos manuales”, destacando que la verificación de la secuencia
numérica establece la correlatividad del comprobante, de allí la conveniencia
de establecer programas de validación que permitan determinar el status del
comprobante. Aunado a esto, existen listados de excepciones, que son
reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se
tiene algún tipo de discrepancia u observación, entre los más comunes están:
Error en la secuencia de comprobantes, fecha de documento no válido,
cuenta no existente, movimiento sin referencia, entre otros.
Por su parte, el proceso de actualización de registros en un sistema
contable consiste a juicio de este mismo autor, en el traspaso de los
movimientos de diario general, a cada una de las cuentas de mayor; dicha
actualización, puede efectuarse de dos maneras: Interactivamente y por
lotes. Ambos tipos de actualizaciones tienen en común algunas operaciones
tales como: Operaciones de entrada, de procesamiento, de almacenamiento
de datos, de salida y de mantenimiento de datos.
Particularmente, el procesamiento en lotes se caracteriza según lo
expone Catacora (1997), “…porque las transacciones son agrupadas en lotes
20
y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento”.
De igual forma, el procesamiento interactivo, es una forma de procesar
la información en un sistema de cómputo que consiste en actualizar la
información de forma inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja,
reside en la rápida capacidad de respuesta ante el ingreso de un dato
específico, dado que la actualización es inmediata.
Estos sistemas, son llamados on line o sistemas en línea y los mismos
se han incrementado por su facilidad para interactuar con la información
almacenada en el computador y otros usuarios.
Por último, la emisión de reportes es una de las funciones principales
de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la información
contable que ha sido grabada, validada y actualizada y que luego es
expuesta a través de resúmenes. Entre los más comunes están los que se
muestran en la figura 2:
Figura 2. Estructura básica de reportes de un sistema contable
Fuente: Catacora (1997: 118)
Por su parte, y en concordancia con lo expuesto por Catacora (1997) el
autor Gómez (2002) esquematiza el ciclo o proceso contable de la siguiente
forma:
Contabilidad General
Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados Financieros
MODULOS
REPORTES
Listado Código Contable Resumido
Listado de Comprobantes
Resumido
Balance de Comprobación
Resumido
Análisis de Movimientos Resumido
Balance General
Listado Código Contable Detallado
Listado de Comprobantes
Detallado
Balance de Comprobación por
Niveles
Análisis de Movimientos Detallados
Estado de Ganancias y Pérdidas
Estado de Movimiento del Efectivo Listado de
Comprobantes por rango
Contabilidad General
Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados Financieros
Contabilidad General
Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados Financieros
MODULOS
REPORTES
Listado Código Contable Resumido
Listado de Comprobantes
Resumido
Balance de Comprobación
Resumido
Análisis de Movimientos Resumido
Balance General
Listado Código Contable Detallado
Listado de Comprobantes
Detallado
Balance de Comprobación por
Niveles
Análisis de Movimientos Detallados
Estado de Ganancias y Pérdidas
Estado de Movimiento del Efectivo Listado de
Comprobantes por rango
21
1. Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes
del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el
inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el
comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura
que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
2. Movimiento
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa
deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el
comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de
contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus
necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o
mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de
prueba.
3. Cierre
En esta etapa se elabora lo siguiente:
a. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los
libros principales y auxiliares.
b. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base
para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de
Resultados.
c. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las
22
cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y
auxiliares.
El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados
en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance
general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.
Según lo plantea Gómez (2002), el no tener la información en el
momento oportuno puede desatar una serie de problemas que en el largo
plazo incidirán con el correcto funcionamiento de la empresa, pero sobre todo
con la toma de decisiones financieras y gerenciales
Objetivos de los procesos contables
Catacora (1997) afirma que los sistemas de información contable deben
servir fundamentalmente para:
• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente
económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros
entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo.
• Predecir flujos de efectivo.
• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y
dirección de los negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y
tarifas.
• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la
actividad económica representa para el entorno.
23
Uno de los objetivos principales de los sistemas de información
contable, es el verificar que la información procesada por el sistema se está
efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa.
Cuando se nombra los estándares establecidos, este autor hace referencia a
toda una filosofía que la empresa refleja en manuales, instructivos,
comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde
se plasmen principalmente las políticas que de alguna forma, pudieran
afectar el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de
la información contable
Así pues, se entiende que el objetivo final del sistema de información
contable, según Fernández (1997), “…es la emisión de los estados
financieros. Un creciente interés en el análisis de los sistemas contables se
origina debido a un factor que es una constante en el actual mundo de los
negocios: el cambio constante”. Un ambiente cambiante obliga a que se deba
estar analizando constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el
esquema de funcionamiento que se adapte a las nuevas condiciones
reinantes.
Desde esta perspectiva, el análisis de un sistema contable debe estar
enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos principales:
• Asegurar la integridad de los datos.
• Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
• Presentar la información financiera en forma confiable.
• Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
Asegurar la integridad de los datos
El primer objetivo del análisis de un sistema contable está relacionado
directamente con el aseguramiento de la integridad de los datos, el cual
establece que todas las transacciones que deben ser registradas, lo estén.
24
Una de las causas más frecuentes de errores de inconsistencia en la
información financiera es la falta de integridad de los datos contables. Una
empresa debe tener establecidos controles que aseguren que todas las
transacciones se están registrando e incluyendo en los registros financieros.
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones
El segundo objetivo que debe cumplir el análisis de un sistema contable
se refiere al adecuado registro y procesamiento de las operaciones, esto
significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos
aprobados por la gerencia. Cualquier empresa, debe fijar políticas o
parámetros para el registro de los desembolsos, es decir, a partir de qué
monto y bajo qué condiciones puede considerarse un pago como
capitalizable en el rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no
poseen guías o pautas para este tipo de decisiones que son relativamente
sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la información
financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en
forma diferente.
Presentar la información financiera en forma confiable
El tercer objetivo de análisis se refiere a la confiabilidad de la
información financiera, y establece que los estados financieros deben tener
un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y que éstas se
encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de
contabilidad. Muchas de las grandes quiebras y descalabros financieros de
las empresas han sucedido debido a una asignación de confianza a estados
financieros que no reflejaban las cifras razonablemente correctas de una
empresa.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la
25
información, no menos importante que los anteriores, establece que la
información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una
sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones.
Para que una decisión sea efectiva y eficaz, ésta tiene que ser soportada
necesariamente por información que llegue en forma oportuna.
La administración
De acuerdo a Chiavenato (1994), “… la administración significa la
acción de prestar servicios o ayudar”. La administración representa no solo el
gobierno y la conducción de una empresa, sino también todas las actividades
relacionadas con la planeación, organización, dirección y control de la
actividad empresarial. De acuerdo a esto administrar es una condición
indispensable, es la solución a la mayor parte de los problemas que afligen a
la empresa. Y esta surge como una respuesta a: el crecimiento acelerado y
desorganizado de las empresas, que comenzaron a exigir un una
administración científica capaz de sustituir el empirismo y la improvisación y
por la necesidad de una mayor eficiencia y productividad de las empresas,
para hacer frente a la intensa rivalidad y competencia en el mercado.
Objetivos de la administración
La administración tiene dos objetivos principales: proporcionar
eficiencia y eficacia a las empresas. La eficiencia se refiere a los medios;
los métodos, los procesos, las reglas y los reglamentos sobre la manera en
que deben hacerse las cosas en la empresa, con el fin de que los recursos
sean adecuadamente utilizados, por su parte la eficacia se refiere a los
fines, los objetivos y resultados por alcanzar, obviamente cada empresa tiene
sus propios objetivos. La tarea de la administración consiste en interpretar los
objetivos propuestos por la empresa y establecer las maneras de alcanzarlos
por medio de la acción administrativa, esta acción se divide en planeación,
26
organización, dirección y control, que constituyen las funciones
administrativas.
Principios generales de la administración
Como lo señala Chiavenato (1994): “… la administración no es una
ciencia. No se basa en leyes rígidas. Al contrario, necesita fundamentarse en
principios generales flexibles capaces de ser aplicados a situaciones
diferentes”. De tal forma que estos principios son condiciones o normas
dentro de las cuales el proceso administrativo debe ser puesto en acción o
desarrollado. Se destacan los siguientes:
a) Principio de división del trabajo y especialización, el cual explica
que todo trabajo debe ser dividido con el fin de permitir la
especialización de las personas en alguna actividad.
b) Principio de Autoridad y Responsabilidad; en lo que respecta a al
autoridad es el derecho de dar ordenes y exigir obediencia,
cuestiones indispensables en la actividad administrativa, la
autoridad emana del superior hacia el subordinado, mientras que la
responsabilidad emana del subordinado hacia el superior, por lo
tanto la autoridad debe corresponder a la responsabilidad.
c) Principio de Jerarquía o cadena escalar, la jerarquía representa el
volumen de autoridad y responsabilidad de cada persona u
organismo en la empresa. A medida que se asciende en la escala
jerárquica aumenta el volumen de autoridad y de responsabilidad.
d) Principio de Unidad de Mando; cada persona debe subordinarse
solamente solamente a su superior. Es el principio de autoridad
única, que buscar evitar confusiones u ordenes dobles. Cada
subordinado debe tener un solo jefe.
27
e) Principio de amplitud administrativa: es lo inverso del principio
anterior. Cada superior debe tener una cantidad adecuada de
subordinados, o sea, un número conveniente de personas que
mandar.
Administración de inventarios
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los
sistemas de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, pues son
estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un
periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que
le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro
del activo organizacional. Para Buffa (1995), la administración de inventarios
es
…la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, pues a través de todo esto se determinan los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
Es decir, la administración del inventario se refiere a la determinación
de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se
deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá
ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las
ventas son necesarias para las utilidades.
La administración de inventario implica según Dell'agnolo (citado por
Buffa, E.; 1995), la determinación de la cantidad de inventario que deberá
mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades
de unidades a ordenar. En opinión del autor, existen dos factores importantes
28
que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de
inventario:
a- Minimización de la inversión en inventarios: el inventario mínimo es
cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no
resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe
satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al
tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener
ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y
las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de
financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que
soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.
b- Afrontando la demanda: si la finalidad de la administración de
inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la
demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del
producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción
ni la perdida de un cliente. Sin embargo, resulta extremadamente costoso
tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con
provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en
términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en
faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
Del mismo modo, agrega Chauvel (citado por Buffa, E.; 1995), la
administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos
básicos:
29
…cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado; en qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario; qué artículos del inventario merecen una atención especial; y, puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo pues ni la producción ni la entrega
pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las
cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Ello posibilita
hacer frente a la competencia; si la empresa no satisface la demanda del
cliente sé ira con la competencia, lo cual incide en que no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda esperada, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
Igualmente, el inventario permite reducir los costos a que da lugar a la
falta de continuidad en le proceso de producción. Además de ser una
protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia
prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las
materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad
suficiente al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como
consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena
destreza de inventario.
Ahora bien, la administración de inventario es primordial pues existen
diversos procedimientos que garantizan como empresa, lograr la satisfacción
para llegar a obtener un nivel óptimo de ventas. Dicha política consiste en el
conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de las
ventas de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de productos e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento.
30
También es posible establecer relaciones exactas entre las
necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos,
definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la
categoría adecuada, mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel
posible y un nivel adecuado de inventario. De esa manera, se podrá
satisfacer rápidamente la demanda.
Otro procedimiento es recurrir a la informática. Algunas empresas
consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque
mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener
algún tipo de inventario porque:
La demanda no se puede pronosticar con certeza. Se requiere de un
cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los
inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los
competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y
de esta manera se pierde el negocio. Aunado a ello, la administración de
inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas,
compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar
al fracaso financiero.
En definitiva, la meta de la administración de inventario es
proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones al más
bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe seguirse para
determinar su nivel óptimo es, los costos que intervienen en su compra y su
mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar
estos costos.
El control de los inventarios
31
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo
primordial de toda empresa: obtener utilidades; a la vez, la obtención de
utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor
de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con
efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente
se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que
en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse
registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a
esta fácil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios,
dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a
mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las
utilidades.
En este orden de ideas, Everett y Ronald (1991), señala que el control
interno de inventario es la técnica que permite mantener la existencia de los
productos a niveles deseados.
Por otra parte, es una de las actividades mas complejas, su
planificación y ejecución implica la participación de varios segmentos de la
organización tales como: ventas, finanzas, producción, compras y
contabilidad, cuyo resultado final se incluye en la posición financiera y
competitiva de la organización, ya que afecta directamente a la clientela, a
los costos de fabricación, utilidades y a la liquidez del capital de trabajo.
También, los sistemas de control interno del inventario pueden estar
conformados por una totalidad de medidas administrativas y contables que
están relacionadas con los distintos ciclos operacionales que ocurren dentro
de una organización. Al respecto Arens y Loebbecke (1996), señalan cinco
funciones que forman el ciclo de inventarios y controles internos:
* Procesamiento de órdenes de compra: se inicia la compra cuando el
32
personal del almacén emite una requisición de mercancía ya sea por
haber llegado a su existencia física o para satisfacer la demanda de
algún cliente. Dicha requisición es enviada al departamento de
compras que se encargara de elaborar la orden de compra con el
propósito de adquirir el producto. Dichas órdenes deberán tener las
respectivas autorizaciones.
* Recepción de mercancía nueva: Consiste en recibir la mercancía, la
cual deberá ser inspeccionada en cuanto a su cantidad y calidad. En
algunas empresas se elaboran reportes de recepción de mercancía.
* Procesamiento de artículos: La parte de procesamiento del ciclo de
inventario y de almacenamiento varía mucho de empresa a
empresa. La determinación de las partidas y la cantidad a producirse
se basa, por lo general, en órdenes especificas de clientes,
pronósticos de ventas o niveles predeterminados de inventarios de
artículos terminados. Con frecuencia, un departamento separado del
control de la producción es el responsable de la determinación del
tipo y cantidades de producción. Igualmente el departamento de
producción debe generar reportes de producción y desperdicios para
que el departamento de contabilidad de costos pueda reflejar el
movimiento de los materiales en los libros y determinar costos
precisos de producción.
* Almacenamiento de productos terminados: en la medida que los
productos son terminados, estos son pasados al almacén de
productos terminados con el propósito que sean despachados a los
clientes que los han solicitado. En compañías con buenos controles
internos, los artículos terminados se guardan con control físico en un
área separada de acceso limitado.
* Archivo maestro de inventario perpetuo: incluye información acerca
de las unidades de inventario adquiridas y vendidas, o también
33
incluye información acerca de los costos unitarios. Este archivo se
actualiza cada vez que existe una transacción ya sea de compra de
materia prima, transferencia o venta del producto terminado.
Igualmente, los autores citados, hablan de una serie de controles
básicos que se deben considerar para un adecuado manejo de los
inventarios, refiriéndose a:
* Uso de áreas de almacenamiento separadas físicamente, con
acceso limitado para las materias primas, productos en proceso y
productos terminados.
* La asignación a personas especificas de las responsabilidades de la
custodia del inventario de materiales.
* Documentos foliados aprobados para la autorización del movimiento
de inventario.
* Los archivos maestros de inventario perpetuos deben ser
mantenidos por personas que no tienen custodia o acceso a los
activos.
Adicionalmente los mismos autores precisan que es necesaria la
realización de conteos físicos de las partidas que conforman el inventario.
Estos pueden hacerse a fecha de cierre de balance o en el transcurso del
año. Además, resaltan la planificación de la toma física del inventario, la cual
incluye instrucciones para el conteo físico, supervisión por parte del personal
responsable, verificación interna independiente de los totales de cada
partida, conciliaciones independientes del conteo físico con los archivos
maestros de inventario perpetuo y control adecuado sobre las hojas o
etiquetas de conteo.
Estos autores aunque no hacen referencia expresa al inventario, si
señalan elementos esenciales que deben estar presentes en un adecuado
sistema de control interno de inventario, como lo es: la segregación de
34
funciones y asignación de responsabilidades, custodia física, adecuada
aprobación y supervisión de las actividades.
Por su parte Cook y Winkle (1987), en su libro de auditoria, señalan que
es indicación de un buen control contable sobre los inventarios, si las
funciones de los empleados están separadas de tal modo que las personas
que controlan los inventarios no están también a cargo de la elaboración de
las facturas o del registro de las compras.
Además, no se deben despachar mercancías hasta tanto la venta no
este aprobada y las facturas de compras no deben ser registradas y
aprobadas para realizar el pago, sino hasta que se determine que los
informes de recepción concuerdan con los artículos relacionados en las
facturas de compras.
Igualmente hacen referencia al control físico; es decir al conteo de las
existencias para determinar algún faltante, y a la presencia de medidas de
protección contra robo o deterioro. Estas medidas abarcan la presencia de
alarmas contra robos, vigilancia, cercas, cerraduras, orden y limpieza en las
áreas donde se encuentra almacenada la mercancía
El sistema de registro del inventario
Continuo: es un sistema de registro permanente de entradas y salidas
de mercancía y materiales.
Gómez (2002), lo define de la siguiente forma:
…es una forma de registrar los movimientos de las mercancías de manera que permita obtenerse las siguientes informaciones; la existencia de mercancía, es decir, el inventario final, en todo
35
momento; el costo de las ventas, en cada instante también; la utilidad (o perdida bruta), luego de cada venta de mercancía.
En este sistema el inventario es una cuenta de activo circulante, que se
llevara al precio de costo, que registrara el movimiento u operaciones de
mercancía que se causen. Esta cuenta se cargara por aquellas operaciones
que signifiquen un aumento tanto en unidades como en precio, tales como,
las compras al iniciarse el negocio, con el monto de cada compra con los
fletes y demás gastos de compra y las devoluciones en venta. Y se
acreditara por todas las operaciones que impliquen una disminución tanto en
unidades como en precio, tales como las ventas, por las devoluciones y
rebajas en compras.
Además de la cuenta de inventario, el sistema continuo utiliza las
cuentas de ventas y costo de ventas.
Ventas: es una cuenta de mercancía de saldo acreedor, se abona por
las ventas efectuadas a precio de venta y se carga por todas las rebajas y
devoluciones en ventas. Su saldo indicará el monto de las ventas efectuadas
en cualquier momento del periodo o al final del ejercicio económico.
Costo de venta: es una cuenta nominal de egreso que se llevara a
precio de costo. Se cargara cada vez que se haga una venta y se abonara
cuando ocurra una devolución en venta. Su saldo será deudor y reflejara el
costo de todas las mercancías vendidas, en cualquier momento del periodo o
al final del ejercicio económico.
Periódico: según Gómez (2002), “… consiste en el conteo físico de las
mercancías y la asignación de sus respectivos valores al final de cada
ejercicio económico”.
El sistema de inventario periódico puede llevarse aun cuando la
36
empresa lleve un sistema de inventario continuo, con el objeto de verificar las
existencias físicas con las contables, en un momento determinado.
Por este método, la mercancía que entra se registra en la cuenta de
compras. No se lleva ningún registro activo del importe del inventario en
existencia; es decir, no sufre cambios por compras, fletes de compras,
descuentos, bonificaciones, rebajas y devoluciones en compras, gastos de
importación, entre otros., ya que cada una de estas operaciones se registran
en sus respectivas cuentas.
El costo de ventas se determina realizando un asiento de ajuste para
acumularlo en una cuenta por separado. Este ajuste se determina sumándole
a las compras netas el inventario inicial y restándole el inventario final.
La cuenta inventario solo se moviliza en el momento de cierre, cuando
se elimina el valor del inventario inicial y se abre con el saldo correspondiente
al valor resultante del conteo físico.
Este método es utilizado comúnmente por empresas que venden
productos a bajos costos y de gran variedad.
Según Gómez (2002) la importancia que ejercen los inventarios en las
organizaciones afecta a distintos de departamentos los cuales deben
considerarse entre si para el logro de un control interno eficiente. Estas
funciones generales son:
Compras: se deben enviar requisiciones de materiales al departamento
o gerencia a fin de que la ordene. Los empleados del departamento de
compras actúan como agentes o intermediarios y no inician la compra. Para
esto, el personal de almacén elabora la requisición cuando la existencia ha
llegado a un nivel determinado o hay la necesidad de satisfacer la necesidad
de algún cliente.
37
En un adecuado sistema de control interno, el departamento de compra
o el encargado de realizarla no puede ser el responsable tanto de ordenar la
compra, confirmar la llegada de la mercancía, aprobar su pago y autorizar su
despacho. Tal mezcla de funciones hace fácil entrar en acuerdos extraños, a
la compañía, con los proveedores o apoderarse y ocultar irregularidades no
registrando debidamente la recepción y el despacho de las mercancías.
Recepción: todos los bienes recibidos por la empresa, sin excepción
alguna, debe pasar por el departamento de recepción, independientemente
de los departamentos de compras, almacenaje y embarque.
Este departamento es responsable de:
∗ Determinar que la cantidad y la calidad de los bienes recibidos
respeten el pedido.
∗ Separar mercancía dañada o defectuosa. ∗ Preparar un informe de recepción. ∗ Transferir oportunamente los bienes recibidos a las bodegas.
Almacenaje: la determinación de responsabilidades, principio básico
del control interno, es extremadamente importante en la función del
almacenaje. Las materias primas, productos semi terminados, productos
terminados y refacciones deben, todos ellos, ser controlados por
almacenistas que tengan clara conciencia de sus responsabilidades.
Cuando estén en uso numerosas bodegas, un almacenista
independiente debe ser designado responsable de cada una de ellas,
debiendo emplearse cuentas control, por separado, para cada almacén. A
medida que los bienes son entregados a las bodegas, se cuentan,
inspeccionan y reciben.
Los responsables de las bodegas deben informar directamente al
38
departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado.
Al llevar a cabo estas funciones el almacenista hace una importante
contribución al control general de inventario: al firmar por los bienes
recibidos, fija su responsabilidad, y al notificar al departamento de
contabilidad el importe de los bienes almacenados, proporciona elementos
para verificar el trabajo del departamento de recepción.
Según Gómez (2002) en cuanto a la seguridad del almacén, un
adecuado sistema de control interno debe considerar lo siguiente:
∗ Protección Física: Las áreas de los almacenes deben estar bien
cerradas y protegidas de tal manera de minimizar la entrada de
personas o intrusos. Hay que tratar que las áreas de depósito estén
bien iluminadas.
∗ Control de Acceso: establecer acceso restringido a las zonas del
almacén, es decir, no permitir la entrada de personas o empleados
que no tengan que ver con la actividad del almacén. Esto se debe
hacer con el propósito de identificar las responsabilidades del
personal involucrado en el manejo físico del inventario. ∗ Presencia de equipos de protección contra incendios.
Salidas: es necesario que las salidas de mercancías se efectúen con
base en una requisición autorizada. El almacenista, como responsable de
todos los bienes que están bajo su control, debe insistir en que por todas las
partidas que salgan, se le proporcione una requisición autorizada
acompañada de un recibo firmado por quien recibió los bienes.
La requisición es, usualmente, preparada por triplicado. Una copia es
retenida por el departamento que la emite; otra sirve de recibo para el
almacenista, y una tercera, de notificación al departamento de contabilidad o
39
de costos, para la distribución del costo.
Registro de los inventarios: una estructura de control interno debe
considerar:
∗ “Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los
elementos del costo…” para asegurarse de la correcta valuación de
los inventarios y la determinación del costo de venta del ejercicio.
∗ Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en
almacenes de la empresa como de terceros, proporciona un control
permanente y la verificación mediante recuentos físicos que
permiten conocer faltantes, mermas, entre otros.
Método de valoración de los inventarios
Como consecuencia de las fluctuaciones del precio del mercado en
relación al costo de artículos y la importancia que tiene el inventario sobre los
resultados de la gestión de una empresa, los especialistas en esta materia se
han visto en la necesidad de establecer formas o métodos de valuación de
inventarios, que le permiten determinar el costo de las mercancías en
existencias y de las vendidas.
En la elección del método de valuación del inventario hay que tomar en
cuenta las características particulares de la empresa y los factores externos
que inciden en la variación de estos artículos; la economicidad y simplicidad
de su funcionamiento, esto implica que la aplicación del método mas fácil sea
funcional para la empresa, así como también la repercusión que tenga la
utilización de este método en los costos, es decir, la sub o sobre estimación
del valor del inventario, ya que si el inventario final es valorado a un precio
inferior del que realmente tiene, la utilidad neta obtenida en el ejercicio
disminuirá al aumentar el costo de las mercancías vendidas y viceversa.
40
Es importante señalar que para la valorización de los inventarios hay
que tener presente el principio contable de consistencia, el cual se interpreta
así: una vez escogido un método o base de valuación del inventario (tal como
lo establece la NIC 2) éste, debe seguir siendo aplicado en los periodos
subsiguientes ya que un cambio en el mismo, originaria una fluctuación en
los resultados de la empresa impropios de su actividad. Hay que hacer la
salvedad de que si se toma la decisión de cambiar en el siguiente ejercicio
económico el método utilizado para valorar el inventario en una empresa,
este debe hacerse constar mediante una nota al pie en los estados
financieros de ese ejercicio.
Por lo general, la selección de un método particular de valuación del
inventario dependía principalmente de las características específicas de la
empresa, en cuanto a las clases de productos que componen el inventario, el
volumen del mismo, los recursos financieros y humanos con que contara la
empresa, no obstante, a partir del 1ero de enero del año 2005 con la puesta
en práctica de la NIC 2, se observan cambios fundamentales en cuanto a los
métodos de valuación de inventarios.
De tal manera que, anteriormente a la NIC 2 los métodos de valuación
de inventarios eran:
Figura 2. Métodos de valuación de inventarios
MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
P.E.P.S
PROMEDIO SIMPLE
U.E.P.S
PROMEDIO MÓVIL
41
Fuente: Rodríguez (2004)
Según Redondo (2002):
P.E.P.S: Este método de valuación supone que los primeros artículos
que entran al inventario son los primeros en salir; de allí que el inventario en
existencia este valorado a las ultimas entradas. Ofrece la ventaja de que al
valuarse los inventarios a los costos más recientes, permite seguir la
tendencia de los costos en el mercado.
Promedio Móvil: este método de valuación supone el cálculo de
nuevos costos unitarios, cada vez que se realiza una entrada de mercancía.
Es utilizado generalmente en empresas que utilizan un sistema de
inventario continuo.
Para calcular el costo unitario del promedio móvil, basta con determinar
el saldo en unidades y bolívares, después de cada compra y dividir el importe
en bolívares entre el número de unidades en existencia.
El promedio móvil es fácil aplicación por la rapidez y simplicidad con
que se determinan los costos; pero también tiene sus fallas en el sentido de
que al hacerse una venta debe suponerse que la misma tiene una parte de
PROMEDIO PONDERADO
IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA
AL PRECIO DE VENTA O MERCADO
AL COSTO O MERCADO AL
MÁS BAJO
42
mercancía correspondiente a cada compra anterior.
Promedio Ponderado: por medio de este método de valuación de
inventario, el costo unitario se obtiene multiplicando el número de unidades
por su respectivo costo, sumándose luego los resultados y dividiendo este
saldo entre el número de unidades en existencia.
Promedio Simple: Según Álvarez (citado por Redondo A., 2002), el
promedio simple se define de la siguiente manera:
“Este método consiste en determinar la media aritmética de los costos
unitarios de las partidas que existen y calcular a ese costo medio todas las
salidas, hasta tanto no haya una nueva entrada de material”.
El promedio simple se calcula sumando los costos unitarios de cada
compra realizada, más los costos unitarios del inventario inicial y dividir este
resultado entre el numero total de compras más uno (inventario inicial). Este
costo promedio obtenido se multiplicara por el número de unidades en
existencia, para así determinar el valor del inventario final.
Este método no es recomendable usarlo porque a los precios unitarios
aplicables tanto a las compras importantes como a las pequeñas se les da la
misma ponderación en el calculo, lo que puede conducir a una sobre
estimación o sub estimación en la valuación del inventario.
U.E.P.S: Este método supone que las últimas mercancías que entran al
inventario son las primeras en salir lo cual indica que el inventario en
existencia estará valuado a los costos más antiguos, correspondientes a los
primeros artículos adquiridos. Dicho método debe ser utilizado en empresas
que manejan inventarios relativamente grandes.
43
Por medio de este, las empresas asignan a las ventas costos actuales,
lo que es recomendable en aquellos casos donde los precios sufren
constantes variaciones, de allí que el costo de las mercancías vendidas estén
acorde con los precios existentes en el mercado y se tenga como resultado
una sub estimación de las utilidades del ejercicio económico de una
empresa, lo cual le es favorable en materia de impuesto. No obstante, con la
aplicación de la NIC 2, éste método queda eliminado, pues según el alcance
de esta norma, el costo de los inventarios de productos que no son
habitualmente intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios
producidos y segregados para proyectos específicos, se determinará a través
de la identificación específica de sus costos individuales.
NIC 2, hace referencia a la identificación específica del costo y explica
que cada tipo de costo concreto se distribuye entre ciertas partidas
identificadas dentro de los inventarios. Resalta también entre los párrafos 21
al 26 que este es el tratamiento adecuado para los productos que se
segregan para un proyecto específico, con independencia de que hayan sido
comprados o producidos.
Sin embargo, la identificación específica de costos resultará inadecuada
cuando, en los inventarios, haya un gran número de productos que sean
habitualmente intercambiables. En estas circunstancias, el método para
seleccionar qué productos individuales van a permanecer en la existencia
final, podría ser usado para obtener efectos predeterminados en el resultado
del periodo.
Particularmente, el párrafo 25 de la NIC 2 destaca que el costo de los
inventarios, distintos de los tratados en el párrafo 23, se asignará utilizando
los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio
ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los
44
inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios
con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de
fórmulas de costo también diferentes.
La fórmula FIFO o PEPS, tal como se explicó en líneas anteriores
asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes,
serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que
queden en la existencia final serán los producidos o comprados más
recientemente. Si se utiliza el método o fórmula del costo promedio
ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del
promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio
del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos
durante el periodo. El promedio puede calcularse periódicamente o después
de recibir cada envío adicional, dependiendo de las circunstancias de la
entidad.
Identificación específica:
Según Finney y Millar (1991), “… la Identificación especifica exige que
se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos
con toda precisión y determinarse sus costos con exactitud”.
El costo real de facturación se utiliza en aquellas empresas comerciales
cuyo inventario no se compone de mercancías idénticas y que sean partidas
fáciles de identificar y controlar.
Se caracteriza por la asignación de una tarjeta individual que identifique
el costo de adquisición del artículo que muestra la factura y todos aquellos
gastos y acarreos en que se incurran para su compra. Dentro de este método
se pueden encontrar:
Al costo o mercado al más bajo: El costo o mercado al más bajo
45
aplicado en muchas empresas para la valuación de sus inventarios, consiste
en valorar las existencias de mercancías al precio inferior del costo real de
adquisición y el costo de mercado. De esta forma la empresa cumple con los
principios contables del conservativismo, es decir, de no anticipar beneficios
y prevenir perdidas.
Solamente valora el inventario al costo si el valor de mercado de dicho
inventario es igual o mayor que el costo en una fecha determinada, por el
contrario, si el valor de mercado es menor que el costo, se usa este valor de
mercado.
Al precio de venta o mercado: Como su nombre lo indica, este
método valora las existencias, las compras y las ventas de los artículos al
precio de venta, relegando a un segundo lugar las unidades de lo artículos.
Comúnmente es utilizado en aquellas empresas que manejan enormes
volúmenes de artículos diversos, tales como tiendas por departamentos,
abastos y ferreterías.
Para la aplicación de este método es necesario que la empresa,
después de comprar mercancías y registrar su costo en los libros le asigne a
cada artículo un precio de venta, por lo cual fijara un porcentaje de ganancia
bruta bien determinado, que deberá ser mantenido por la empresa. A los
precios de costo se le sumaran estos porcentajes para así obtener el valor
del inventario a precio de venta.
Tiene como ventaja la estimación de inventarios con la frecuencia
deseada y elimina el problema de la valuación de inventario conformado por
los mismos artículos adquiridos a diferentes precios.
Beneficios que se generan en los procesos contables de la administración del inventario.
46
En toda empresa los inventarios es el principal factor que origina el
efectivo dentro de la organización. De acuerdo a Higuerey (2007)
explica que ya que el inventario es una inversión al igual que en la administración de cuentas por cobrar, dentro de los objetivos de la administración de inventario se deben tener en cuenta dos aspectos que son: minimizar la inversión en inventarios puestos que los recursos que no se destinan a este fin pueden ser invertidos en otros proyectos aceptables que de otro modo no podrían financiarse y asegurarse de que la empresa cuente con un inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos. Esto nos indica que la inversión en el inventario va a depender del nivel
de las ventas proyectadas, de la longitud y naturaleza técnica del proceso de
producción, de la durabilidad y las condiciones perecederas de los productos
finales, de la facilidad de recargar los inventarios y de las consecuencias de
carecer de algún producto.
Partiendo de lo anteriormente expuesto podemos considerar que entre
los beneficios que se originan al aplicar los procesos contables en la
administración de inventario están:
1. Mantener el control oportuno de las compras y ventas de bienes y
servicios.
2. Conocer en forma confiable la situación económica de la empresa.
3. Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios de la
empresa.
4. Permitir satisfacer las necesidades reales de la empresa.
5. Satisfacer la demanda de los clientes asegurándose de poseer un
inventario estable y suficiente.
6. Protegerse contra aumentó de precios y escases de materia prima.
Por otra parte; Pérez (2009) explica que:
47
Los beneficios esperados al aplicar procesos contables son: Rapidez, sencillez y estandarización de la información contable, Automatización de las tareas manuales. Disponibilidad de la información. Confiabilidad, Auditoria permanente a los procesos del negocio, Liberación de talento en el personal del área contable, Agregar valor a la organización, Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales, Cambio en el rol del contador tradicional hacia el rol de estratega, Cambio en el rol del contador tradicional hacia un agente de mejora continua.
Tomando en consideración lo expuesto por el autor, el hecho de aplicar
los procesos contables podemos obtener una serie de beneficios que se
convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que
conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el
constituir una empresa determinada, es decir, el proceso contable va mas
allá del proceso de creación de registros e informes. Si los gerentes,
inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso
eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento
acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte
importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad
Bases legales
El Código de Comercio (1955) regula las operaciones mercantiles y
actitos de comercio que realizan los comerciantes. En algunos de sus
artículos presenta disposiciones que, de alguna forma, pueden interpretarse
como controles básicos o primarios que deben contemplar cualquier empresa
en Venezuela.
El artículo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante a llevar
libros de contabilidad (diario, mayor e inventario), así como los auxiliares que
48
estime necesarios para llevar en forma clara y ordenada el registro de todas
las operaciones financieras que realice.
El artículo 34 del mismo código, señala que todo comerciante al finalizar
de su ejercicio económico debe elaborar su balance donde presente todos
sus bienes y obligaciones; así como el estado de ganancias y pérdidas
donde se muestren los beneficios obtenidos de sus actividades. De igual
manera el artículo 36 dicta ciertas normas de orden y presentación en cuanto
al uso adecuado de los libros de contabilidad.
Así pues, existe una normativa y regulación por parte del estado
Venezolano para que las empresas tengan un control básico de sus
actividades y de esta forma pueden rendir cuentas de sus resultados ya sea
a sus socios, propietarios o terceras personas, incluido el estado
Venezolano.
Estos controles básicos, tipificados en el código de comercio tales
como: poseer un sistema contable para registrar todas las operaciones de la
empresa y elaborar estados financieros por lo menos una vez por año, donde
se muestran los bienes, obligaciones y resultados de las operaciones de la
empresa durante su ejercicio económico, permiten establecer las bases
fundamentales de un adecuado sistema de control interno dentro de
cualquier organización. Por otro lado, si se considera el supuesto de que una
empresa no tome en cuenta estos dos elementos (sistema contable y
elaboración de estados financieros), simplemente adolecería de los
instrumentos primarios para medir su desempeño y grado de cumplimiento
de sus metas y objetivos; el resultado lógico seria su inevitable desaparición.
La Ley de Impuesto Sobre la Renta (2001) en su artículo 82 señala la
obligación que tienen los contribuyentes de llevar en forma ordenada y
ajustada a los principios de contabilidad generalmente aceptados, los libros y
49
registros que constituyan medios de control y comprobación de todos sus
activos, pasivos y resultados de sus operaciones. Igualmente, señala la
obligación de mantener los documentos que den fe o apoyen todas las
operaciones comerciales que realice la organización. Por lo tanto la ley
obliga, a través de este articulo, a las empresas a incorporar elementos
básicos de un sistema de control interno, que contribuirán tanto a
salvaguardar sus activos como lograr la exactitud y confiabilidad de sus
registros contables.
Por otra parte, la ley del Impuesto al Valor Agregado (2005) señala en
el artículo 56, la obligatoriedad que tienen los contribuyentes ordinarios de
este impuesto de llevar los libros y registros necesarios para un adecuado
control del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la referida ley,
así como en su reglamento. Siendo necesario, que el contribuyente abra en
su contabilidad cuentas especiales para el registro y control de los impuestos
correspondientes a los débitos y créditos fiscales.
Además, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (artículos 91 hasta el 113),
establece los ajustes inicial y regular por inflación que deben hacer los
contribuyentes sobre sus activos y pasivos no monetarios y sobre el
patrimonio, al final de su ejercicio económico lo que obliga a las empresas a
tomar medidas de control que le permitan mantener sus inventarios de
productos en los niveles óptimos y de esa forma atenuar los efectos fiscales,
(aumento de la renta gravable) como consecuencia de la aplicación de dicha
normativa. Por otro lado la ley.
Definición de términos básicos
Toda investigación contiene en su informe términos, palabras y
expresiones cuyo significado probablemente requiere aclaración para
establecerlo de manera unívoca y para beneficio de los lectores del informe.
50
Por ello es necesario elaborar una relación alfabética de los términos,
palabras y/o expresiones que, a juicio del investigador, requieran aclarar su
significado, entre estos encontramos:
Proceso contable: método para transformar datos contables en informes
contables que pueden ser interpretado y utilizado en los procesos de
elaboración de decisiones. (Rosenberg. 1994).
Administración: vocablo que se utiliza para referirse a las personas que
determinan los objetivos y las políticas de una organización. (Rosenberg.
1994).
Costos: valor que tienen los artículos importados, producidos, o servicios
prestados en cada actividad de comercio, industria o servicio. (Lozza. 1979).
Valuación o valoración: acción o efecto a través del cual se establece el
grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o
proporcionar bienestar o deleite, generalmente mensurable en dinero. (Banco
Provincial. 1992).
Inventario: análisis demostrativo de las existencias que componen el capital
de trabajo de un comerciante, empresa o sociedad. Para su validez se lo
registra en le Libro de Inventarios y Balances. (Lozza. 1979).
Activo: todo lo que el comerciante o sociedad poseen y deben. Forma parte
de su patrimonio, hacienda o bienes patrimoniales. (Lozza. 1979).
Beneficio: remuneración a favor del empresario por los riesgos asumidos
por el o su establecimiento en las operaciones y direcciones de una empresa.
(Rosenberg. 1994).
52
Cuadro 1. Mapa de Variables
Objetivo General: Analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Sistematización Objetivos Específicos Variable Dimensión Indicadores Ítems
¿Cómo es funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Proceso contable en la administración
de los inventarios
Funcionamiento Ingreso de Datos Validación de la información Emisión de información Actualización de los registros
1,2,3,4,5 6 7 8
¿Cuál es el sistema de administración de los inventarios que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
Describir el sistema de administración del inventario que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Sistema de administración de los
inventarios
Políticas de inventario Métodos de valoración del inventario Sistema de registro del inventario Mecanismos de control
9 10 11
12,13,14,15,16,17
¿Cuáles son los beneficios que genera el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
Precisar los beneficios que genera el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Beneficios del proceso contable en la administración de
los inventarios
Registro de entrada de mercancía Almacenamiento de la mercancía Salida de la mercancía
18 19 20
Fuente: Elaboración Propia (2010).
53
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En el siguiente capítulo, se desarrolla la estructura metodológica que
sustenta la información, por lo cual se establecen aspectos como el tipo y
diseño de la investigación, población, técnicas e instrumento para la
recolección de datos, validez del instrumento, técnica de procesamiento y
análisis de la información.
Tipo de Investigación
Para cumplir con los objetivos propuestos en el estudio, es importante
establecer que esta investigación, corresponde a un estudio de caso, ya que
se circunscribe a la realidad que experimenta la empresa Casa Alfonso, C.A.,
con relación al proceso contable y la administración de sus inventarios. A
este respecto, el autor Méndez (2001) explica en forma somera que los
estudios de caso, conllevan una investigación controlada y crítica, ya que se
exploran las características peculiares de una sola unidad de estudio, sin
tener otros puntos de referencia que permitan una interpretación general de
una población estándar, sino más bien, permite levantar registros precisos
sobre las formas de conducta y comportamientos concretos de una unidad de
estudio en particular.
Al respecto, Arias (1997) opina de manera similar sobre los estudios de
caso, señalando que los mismos, permiten representar hechos y fenómenos
de un determinado ámbito. En tal sentido, se logró a través de esta
investigación, absorber la situación real de la empresa objeto de estudio, en
cuanto al proceso contable en la administración de los inventarios.
54
Diseño de la investigación
Según los objetivos y el tipo de investigación que se plantean, el diseño
que corresponde es el de campo, no experimental; porque en este tipo de
investigación se observan los hechos tal y como se dan en su contexto
natural, en este caso se observó el entorno de la empresa Casa Alfonso,
C.A., ubicada en el municipio Valera del estado Trujillo, en lo que al proceso
contable en la administración de los inventarios se refiere. Hurtado (2000:
230) señala que los estudios de campo tienen como propósito “… describir
un evento obteniendo los datos de fuentes vivas o directas, en su ambiente
natural, es decir, en el contexto habitual al cual ellos pertenecen, sin
introducir modificaciones de ningún tipo a dicho contexto”. Por lo cual, es
propicio decir que al analizar el proceso contable en la administración de los
inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo, los datos fueron tomado a la realidad que enfrenta día
a día este tipo de organización, sin intervenir en el ámbito investigativo.
Población
Para Selltiz (1996:78) “… una población es el conjunto de todos los
casos que concuerdan con una serie de especificaciones”. En este orden de
ideas Hernández, et. al. (1998:265) hacen hincapié en “…la necesidad de
establecer claramente las características de la población, a fin de delimitar
cuáles serán los parámetros muéstrales”.
En este un estudio, la población queda circunscrita a la empresa Casa
Alfonso, C.A., la cual califica como una empresa comercial ubicada en el
municipio Valera del estado Trujillo. Entre los informantes, se estima
encuestar al encargado de la tienda y al contador que los asesora.
55
Técnica e Instrumento para la recolección de datos
La técnica de recolección de datos, según Sabino (1992:218) “… es
aquella que permite al investigador seleccionar un instrumento de medición,
aplicarlo y preparar las mediciones obtenidas para que puedan realizarse
correctamente”. En tal sentido, después de seleccionado el diseño de
investigación y los sujetos informantes acorde con el problema de estudio, se
procede a recolectar la información pertinente y cercana a las categorías de
análisis involucradas en el mismo, considerando que la selección de las
técnicas e instrumentos para la búsqueda de estas evidencias, deben ser las
que garanticen un mayor grado de credibilidad; en tal sentido, se
seleccionará la encuesta como técnica que mejor responde al objetivo que se
requiera alcanzar, ya que la misma, tal como la describe Arias (2004:29) “…
es una estrategia cuyo propósito es obtener información”, conforme a ello se
entiende como un sondeo de opinión en el que se consulta directamente a
las unidades de análisis sobre la problemática en estudio.
Siendo la encuesta, una técnica a aplicar, el instrumento ideal para
recolectar la información en esta investigación es el cuestionario, del cual
Sabino (1992:220), señala “....se constituye en un instrumento indispensable
para llevar a cabo preguntas formalizadas, puede sin embargo, usarse
independientemente de estas”. En consecuencia, la recolección de datos se
hizo mediante un cuestionario conformado por 20 ítems de preguntas
cerradas y alternativas múltiples, las cuales serán respondidas por los
encuestados.
Por otro lado, se emplearán otros recursos para obtener información,
tales como textos, internet y entrevistas con el representante de la empresa
objeto de estudio, con el fin de afianzar los conocimientos teóricos sobre el
tema y así lograr un mejor análisis de la información que se recolectará.
56
Validez del Instrumento Para realizar la validez, el instrumento se someterá junto al cuadro de
variables y el planteamiento del problema, al correspondiente y separado
juicio de tres (03) expertos, quienes determinaron la validez de contenido; es
decir, revisaran con detenimiento cada uno de los ítems y alternativas del
instrumento para precisar en que grado, éstos responden a los indicadores,
dimensiones y objetivos de los cuales se originan. Estos expertos serán: Un
(01) Metodólogo, y dos (02) expertos de contenido; los mismos, determinarán
la validez del instrumento, lo que concuerda con lo expuesto por Hernández,
et. al. (1998: 268) quienes exponen que “…la validez se refiere al grado en
que un instrumento de medición mide realmente la(s) variable(s) que
pretende medir”. Con el fin de expresar su criterio sobre la pertinencia,
suficiencia y claridad de los ítems diseñados para el instrumento, los
mencionados expertos realizaron ajustes a las preguntas e indicadores que
consideraron necesarios, y posteriormente se dio la aprobación del mismo.
Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos
Chávez (2001: 207) describe las técnicas de procesamiento y análisis
de datos como “…los medios que utiliza el investigador para medir el
comportamiento de las variables”. Para la presente investigación, el análisis
de datos se estableció mediante la estadística descriptiva, lo que implica el
ordenamiento de la información para ser procesada y cuantificada por ítems
y agrupada por variables. Por tanto, a través de esta técnica se registraron
los cálculos, construyendo tablas con frecuencias y gráficos ilustrativos que
generarán la información para su respectivo análisis.
57
CAPITULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
En este capítulo, se plasma la interpretación y el análisis de los datos
recolectados a objeto de analizar el proceso contable en la administración de
los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio
Valera, estado Trujillo.
Dicha información, se presenta en el mismo orden en que fueron
diseñados los objetivos específicos, así como también, sus respectivas
dimensiones. En tal sentido, inicialmente se aborda los ítems relacionados
con el proceso contable, luego los ítems concernientes al sistema de
administración de los inventarios, y por último se aborda la dimensión
correspondiente a los beneficios del proceso contable en la administración de
los inventarios.
Vale la pena destacar, que se aplicó un (1) instrumento de un mismo
contenido, para que éstos fueran respondidos por el gerente y el contador de
la empresa Casa Alfonso, C.A.; por tanto, el análisis y la interpretación de
cada ítems, se muestra en forma comparativa, en función de visualizar las
respuesta obtenida de cada sujeto clave. Además de ello, cada ítem se
acompaña de una tabla que muestra en forma de frecuencia absoluta y
relativa las tendencias de las respuestas, así como también, en los ítems que
se consideró pertinente se agregaron gráficos, para ilustrar mejor el análisis
de la información.
58
Objetivo 1: Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Tabla 1. Utilización de Comprobantes Diarios
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 1. Utilización de Comprobantes Diarios
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100% 100% 100% a1
a2
a3
a4
Gerente Contador
Fuente: Tabla 1
En lo que respecta al uso de comprobantes diarios para el registro de la
información contable, ambos (100%) sujetos claves afirmaron utilizarlo; el
gerente, cada vez que se genera un movimiento y el contador en forma
mensual.
Según el análisis realizado a esta respuesta, se logra entender que
tanto el gerente como el contador, reconocen el comprobante de diario, como
un formato estándar para el registro de la información, lo cual resulta correcto
y acertado, pues tal como lo indica Catacora, F. (1997) los comprobantes de
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Si 1 100% 1 100%
a1 Cada vez que se genera un movimiento 1 100% 0 0%a2 Al finalizar la semana 0 0% 0 0%a3 Mensualmente 0 0% 1 100%a4 Nunca 0 0% 0 0%b No 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
1.- ¿Utiliza usted comprobantes diarios para registrar la información contable?Gerente Contador
Alternativas de Respuesta
Totales
Indique con qué periodicidad lo hace:
59
diarios deben ser utilizados para asegurar el ingreso de los datos a un
sistema contable.
Tabla 2. Registro en los Comprobantes Diarios
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 2. Registro en los Comprobantes Diarios
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100% 100% 100% 100% 100%100% a
b
c
d
e
Gerente Contador
Fuente: Tabla 2
Sobre el registro de los comprobantes diarios, el gerente respondió que
en un 100% toma en consideración los siguientes datos: fecha de la
operación, cuentas acreedoras o deudoras, numeración del comprobante y
descripción de la transacción; alternativa ésta que resultó común en un
(100%) para la respuesta del contador.
La información generada en el Gráfico 2, muestra que dentro del
proceso contable y específicamente para realizar el registro inicial de las
transacciones, ambos encuestados toman en consideración el formato
comprobante de diario. Esto se considera acertado, dado que les permite,
por una parte al gerente obtener información detallada sobre la transacción
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Fecha de la operación 1 100% 0 0%b Cuentas acreedoras y deudoras 1 100% 0 0%c Descripción de la transacción 1 100% 1 100%d Numeración del comprobante 1 100% 0 0%e Otro 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
2.- Al realizar el registro del comprobante diario, toma en consideración los siguientes datos:
Alternativas de RespuestaGerente Contador
Casos Validados
60
(venta o compra) efectuada y por otro, al contador, obtener una descripción
pormenorizada de la transacción, lo cual permite a nivel contable, realizar en
forma correcta el registro de la información contable.
Tabla 3. Códigos de Cuentas
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Según el 100% de los encuestados, el registro de la información del
inventario se realiza a través de códigos de cuentas.
Esta respuesta, indica que la empresa Casa Alfonso, C.A., utiliza como
parte del proceso contable, un plan de cuentas y a través del mismo, asigna
códigos a las partidas o cuentas que maneja el negocio. Esto se considera
acertado, ya que permite una mayor precisión en la clasificación de los
movimientos y tal como lo señala Catacora, F. (1997), permite identificar las
partidas y los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la operación
contable.
Tabla 4. Formas de Registro
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Según el 100% de los encuestados, en la empresa Casa Alfonso, C.A.,
el registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma
automatizada.
La respuesta generada por los encuestados, indica que el ingreso de
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Si 1 100% 1 100%b No 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
3.- ¿Realiza el registro de información de los inventarios a través de códigos de cuentas? Gerente ContadorAlternativas de Respuesta
Totales
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Manual 0 0% 0 0%b Automatizada 1 100% 1 100%
1 100% 1 100%
4.- El registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma:
Alternativas de RespuestaGerente Contador
Totales
61
datos, se realiza a través de un sistema automatizado, lo cual tiene ventajas,
pues tal como lo señala Catacora, F. (1997) este tipo de sistema, minimiza
los errores de transcripción y registro de la información contable, ejerciendo
un mayor control sobre el asiento de la información.
Tabla 5. Software para el Registro de Comprobantes Diarios
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 3. Software para el Registro de Comprobantes Diarios
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
0%
100% 100% a
b
c
d
Gerente Contador
Fuente: Tabla 5
Al preguntar sobre el programa utilizado para realizar el registro del
comprobante de diario, el gerente respondió en un 100% utilizar el sistema
automatizado Saint, mientras que el contador, señaló en un 100% utilizar el
programa Excel.
Al analizar dichas respuestas e intercambiar información con los
encuestados, se logró precisar que el sistema de registro utilizado por la
empresa Casa Alfonso, C.A., es el Saint y que el mismo permite generar
reportes para el análisis contable que realiza el contador público, no
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Galac 0 0% 0 0%b Saint 1 100% 0 0%c Profit 0 0% 0 0%d Otro: Excel 0 0% 1 100%
1 100% 1 100%
5.- ¿Qué programa utiliza para realizar el registro del comprobante diario?
Alternativas de RespuestaGerente Contador
Totales
62
obstante, éste, acompaña la generación de información, por cuadros
diseñados en Excel, para complementar la información contable; lo que
indica que dicho sistema, aun cuando tiene la ventaja de ser automatizado,
no satisface los requerimientos del sistema contable ideal para esta
empresa, por lo cual, el contador, debe agregar mediante el programa Excel,
información relacionada con el inventario, que éste considera importante,
particularmente para la toma de decisiones.
Tabla 6. Validación de la Información
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
En cuanto a la validación de la información, el 100% de los encuestados
señaló que entre los parámetros que verifican para asegurar la consistencia
de la información, se encuentra la fecha acorde a la ejecución de las
operaciones.
Según la respuesta obtenida, un parámetro relevante para el gerente y
el contador de la empresa Casa Alfonso, C.A., para asegurar la consistencia
de la información es el registro de la fecha, según se den las transacciones,
lo cual se considera correcto, más no suficiente, ya que obvian otros
aspectos, tales como la verificación de los totales y los controles para evitar
la duplicidad de la información; lo cuales, son importantes, pues tal como lo
indica Catacora, F. (1997) éstos en conjunto permiten asegurar que no fallan
los controles sobre la integridad de los datos.
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Totales iguales 0 0% 0 0%b Controles para evitar la duplicidad de datos 0 0% 0 0%c Fecha acorde a la ejecución de las operaciones 1 100% 1 100%d Otro 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
6.- ¿Verifica que los datos ingresados cumplan con los siguientes parámetros para el control desdeel punto de vista de la consistencia de la información?
ContadorAlternativas de Respuesta
Gerente
Totales
63
Tabla 7. Emisión de Información
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 4. Emisión de Información
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%100% 100% 100%100%
a
b
c
d
e
f
g
Gerente Contador
Fuente: Tabla 7
Según el gerente, entre los reportes generados por el sistema contable
de la empresa Casa Alfonso, C.A., se emiten en un 100% el listado de
cuentas, la existencia y los mínimos y máximos. El contador, genera en un
100% el reporte que indique las existencias.
Tal como fue explicado por cada uno de los encuestados durante la
encuesta, el gerente requiere la generación de más reportes, en virtud de
que la empresa objeto de estudio, maneja un inventario elevado de
mercancía, por tanto, la generación de reportes que le indiquen las cuentas
por cobrar y las cuentas por pagar, además del movimiento del almacén
(máximos y mínimos) y la existencia, le permiten conocer, tal como lo señala
Gómez, F. (2002), el funcionamiento de la empresa, además de acertar en la
toma de decisiones financieras y gerenciales. Por su parte, el contador, se
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Listado de cuentas 1 100% 0 0%b Resumen de comprobantes 0 0% 0 0%c Libros contables 0 0% 0 0%d Existencias 1 100% 1 100%e Mínimos y máximos 1 100% 0 0%f Estados Financieros 0 0% 0 0%g Otro 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
7.- ¿Qué tipo de reportes genera el sistema contable para emitir información del inventario?
Alternativas de RespuestaGerente Contador
Casos Validados
64
concentra en los reportes relacionados con la existencia, esto para efectos
de mantener el registro de los inventarios actualizado y generar información
certera a la gerencia.
Tabla 8. Actualización de los Registros
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 5. Actualización de los Registros
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100% 100% 100% a
b
c
d
Gerente Contador
Fuente: Tabla 8
En lo que respecta a los registros contables, el gerente respondió en un
100% que siempre los mantiene actualizados, mientras que el contador,
respondió en un 100% realizar la actualización casi siempre.
Esto se debe a que es en la tienda, justo al momento de realizarse la
compra o la venta, en que se realiza el registro en el comprobante diario, lo
que permite realimentar el sistema contable de forma permanente; siendo
sólo una vez al mes, cuando le corresponde al contador, realizar los
chequeos de los registros contables, y de haber ocurrido cualquier falla en
dicho registro, este procede a actualizarlo, lo cual, según la opinión del
propios contador ocurre con muy poca frecuencia.
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Siempre 1 100% 0 0%b Casi siempre 0 0% 1 100%c Algunas veces 0 0% 0 0%d Nunca 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
8.- ¿Actualiza la información o los registros contables?
Alternativas de Respuesta
Totales
Gerente Contador
65
Objetivo 2: Describir el sistema de administración del inventario que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Tabla 9. Políticas de Inventario
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 6. Políticas de Inventario
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
0%
100%100%a
b
c
d
e
f
Gerente Contador
Fuente: Tabla 9
Para el gerente de Casa Alfonso, C.A., entre las políticas de inventario
resalta en un 100% registrar diariamente las entradas y salidas del
inventario, mientras que para el contador de la empresa, prevalece como
política, el mantenimiento de los máximos y mínimos en el inventario.
Al analizar las respuestas obtenidas, se puede inferir que las mismas se
complementan, pues al registrar diariamente las entradas y salidas del
inventario, los reportes generados por el sistema, permitirán visualizar con
exactitud el movimiento de la mercancía y por tanto, controlar los mínimos y
máximos en el almacén. Asi pues, ambos criterios, concuerdan con el de
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Los inventarios deben mantenerse elevados para hacerfrente a las exigencias del mercado 0 0% 0 0%
b Minimizar los costos de las compras 0 0% 0 0%c Mantener mínimos y máximos en el inventario 0 0% 1 100%d Registrar diariamente las entradas y salidas del inventario 1 100% 0 0%e Otro 0 0% 0 0%f No se aplica ninguna política 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
9.- ¿Cuál(es) de las siguientes políticas es utilizada para el manejo del inventario?
Totales
Alternativas de Respuesta Gerente Contador
66
Buffa, E. (1995) el cual señala que la administración del inventario se refiere
a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener
(entradas y salidas), la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada
vez (mínimos y máximos), entre otros.
Tabla 10. Métodos de Valoración del Inventario
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Según el 100% de los encuestados, el método de valoración del
inventario utilizado por la empresa Casa Alfonso, C.A., es el Promedio Móvil.
Al indagar sobre el por qué dicho método es aplicado en la empresa, la
respuesta unánime fue éste les permite, obtener los costos unitarios, cada
vez que se realiza la compra de mercancía; lo cual indica que la empresa
objeto de estudio, determina con rapidez sus costos; aunque tal como lo
señala Redondo A. (2002) este método, también tiene sus fallas, en el
sentido de que al hacerse una venta debe suponerse que la misma tiene una
parte de mercancía correspondiente a cada compra anterior.
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a PEPS (Primero en entrar, primero en salir) 0 0% 0 0%b UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir) 0 0% 0 0%
c Promedio Móvil (Cálculo de los costos unitarios, cada vezque se realiza una entrada de mercancía) 1 100% 1 100%
d Promedio Simple (Hallar la media aritmética de los costosunitarios y calcular a ese costo todas las salidas) 0 0% 0 0%
e Identificación específica (Registros para identificar losartículos con toda precisión y determinar sus costos)
0 0% 0 0%
f Otro 0 0% 0 0%1 100% 1 100%
10.- ¿Cuál de los siguientes métodos de valoración del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso,C.A.? y explique porqué:
Gerente ContadorAlternativas de Respuesta
Totales
67
Tabla 11. Sistema de Registro del Inventario
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Sobre el sistema de registro del inventario, 100% de los encuestados
señalaron que la empresa Casa Alfonso, C.A., mantiene un sistema de
registro del inventario continúo.
Esta respuesta, complementa la anterior, pues por lo general, al utilizar
un método de valoración del inventario, como el promedio móvil, es común
utilizar un sistema de inventario continuo, ya que el mismo les permite, tal
como lo señala Redondo A. (2002), realizar el registro permanente del
inventario, lo cual se ha vuelto práctica común en la mayoría de las
empresas, ya que les permite, obtener información permanente sobre la
existencia de mercancía, el costo de las ventas y la utilidad (o perdida bruta),
luego de cada venta de mercancía.
Tabla 12. Formatos Manejados
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Periódico (Registro del inventario cada determinado tiempo) 0 0% 0 0%
b Continuo (Registro del inventario en forma permanente) 1 100% 1 100%1 100% 1 100%
11.- ¿Cuál de los siguientes sistemas de registro del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso,C.A.?
Gerente ContadorAlternativas de Respuesta
Totales
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Requisiciones de materiales 0 0% 0 0%b Órdenes de compra 0 0% 0 0%c Órdenes de pago 0 0% 0 0%d Todos los anteriores 1 100% 1 100%
1 100% 1 100%Casos Validados
Alternativas de RespuestaGerente Contador
12.- ¿Cuál(es) de los siguientes formatos maneja Casa Alfonso, C.A.?
68
Gráfico 7. Formatos Manejados
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
0% 0% 0% 0%
100% a
b
c
d
Gerente Contador
Fuente: Tabla 12
Según el 100% de los encuestados, los formatos manejados por la
empresa Casa Alfonso, C.A., son los siguientes: requisiciones de mercancía,
órdenes de compra y órdenes de pago.
Por las respuestas obtenidas, se entiende que entre los mecanismos de
control manejados por la empresa objeto de estudio, se encuentra la
utilización de formatos, que según lo explicado, permiten mantener vigilancia
permanente sobre los inventarios, ya que los mismos generan información al
sistema contable sobre la existencia de mercancía, al saber que se compra y
que se vende.
Tabla 13. Mecanismos de Control
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Verifica que la cantidad y la calidad de la mercancía recibidasea igual a la del pedido
1 100% 0 0%
b Separa la mercancía dañada o defectuosa 1 100% 0 0%c Elabora un informe de recepción para la gerencia 1 100% 0 0%
d Transfiere oportunamente la mercancía recibida al almacén 1 100% 0 0%
e Reporta las fallas de inventario 1 100% 1 100%1 100% 1 100%Casos Validados
13.- Al recibir mercancía, aplica los siguientes mecanismos de control:
Alternativas de Respuesta Gerente Contador
69
Gráfico 8. Mecanismos de Control
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100% 100% 100% 100% 100%
0%
100% a
b
c
d
e
Gerente Contador
Fuente: Tabla 13
Según el gerente de Casa Alfonso, C.A., entre los mecanismos de
control aplicados se encuentran aplicados en un 100%: verificación de la
cantidad y calidad de la mercancía recibida, separación de la mercancía
defectuosa, generación de informes, transferencia de mercancías y reportes
de fallo. Por su parte, el contador, se concentra en un 100% en reportar las
fallas del inventario.
Tal como se entiende, la empresa Casa Alfonso, C.A., mantiene un
control estricto sobre el movimiento de los inventarios, lo cual se considera
acertado, pues según la opinión de Everett, A. y Ronald, E. (1991), el control
interno de inventario es la técnica que permite mantener la existencia de los
productos a niveles deseados. Por su parte, se considera acertado que el
contador, se concentre en realizar el registro de los fallos, pues al generar
información sobre los inventarios, ésta estará acorde a la realidad y les
permitirá una mejor toma de decisiones a la gerencia.
70
Tabla 14. Informe sobre Recepción de Mercancía
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 9. Informe sobre Recepción de Mercancía
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
0% 0% 0%
a
b
c
d
Gerente Contador
Fuente: Tabla 14
Al indagar sobre los informes de recepción de mercancía, el 100% de
los encuestados coincidió en afirmar que casi siempre generan información a
contabilidad sobre el importe recibido y el almacenamiento.
De manera general, se entiende que el gerente registra y genera
información de forma permanente, no obstante, los reportes sobre los
importes recibidos y el almacenamiento de la mercancía, no siempre se
realiza en forma inmediata, dado que el contador es externo, por tanto,
dichos reportes son realizados al momento en que éste se presenta en la
empresa, o en su defecto, es enviada, en un lapso no mayor de tres (3) días,
con el fin de que este realice el registro en el sistema contable.
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Siempre 0 0% 0 0%b Casi siempre 1 100% 1 100%c Algunas veces 0 0% 0 0%d Nunca 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
Gerente Contador
Totales
14.- ¿Al recibir la mercancía, informa directamente al departamento de contabilidad sobre el importede lo recibido y almacenado para su procesamiento?
Alternativas de Respuesta
71
Tabla 15. Verificación sobre Almacenamiento de la Mercancía
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Gráfico 10. Verificación sobre Almacenamiento de la Mercancía
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%100%100% 100% a
b
c
d
e
Gerente Contador
Fuente: Tabla 15
Sobre el almacenamiento de la mercancía, el gerente confirmó que en
un 100% verifica que los dispositivos de seguridad este instalados y
funcionen, así como también, que las pólizas de seguro sean contratadas.
Por su parte, el contador, se concentra 100% en sugerir como medida de
control que las entradas y salidas de los almacenes sean seguras.
Todos los mecanismos de control aplicados tanto por el gerente como
por el contador de la empresa Casa Alfonso, C.A., se consideran acertados,
pues tal como lo señalan Arens, A. y Loebbecke. J. (1996), los sistemas de
control interno del inventario pueden estar conformados por una totalidad de
medidas administrativas y contables que están relacionadas con los distintos
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Que las entradasy salidas del almacénesténbien cerradasyprotegidas 0 0% 1 100%
b Se establece acceso restringido al área del almacén 0 0% 0 0%
c Mantienen instalados en el almacén dispositivos deseguridad 1 100% 0 0%
d Contratan pólizas de seguro para minimizar lasconsecuencias de un siniestro 1 100% 0 0%
e Otro 0 0% 0 0%1 100% 1 100%
15.- Comoparte de los mecanismosde controlaplicadosal momentode almacenarla mercancía,severifica lo siguiente:
Gerente ContadorAlternativas de Respuesta
Casos Validados
72
ciclos operacionales que ocurren dentro de una organización.
Tabla 16. Verificación sobre Salida de la Mercancía
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Entre los mecanismos de control aplicados al momento de dar salida a
la mercancía, el 100% de los encuestados, señaló que verifican que se
realice el registro contable de la rebaja de la existencia física.
Aspecto que se considera acertado, por cuanto Arens, A. y Loebbecke.
J. (1996) hacen referencia al control físico de los inventarios, es decir, a que
se establezcan los controles necesarios, como el registro de las rebajas de la
existencia física, para mantener información exacta y actualizada sobre el
inventario, lo que indica una sana administración del mismo.
Tabla 17. Control del Registro de los Inventarios
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Que la requisición de la mercancía esté debidamenteautorizada
0 0% 0 0%
b Que se realice el registro contable de la rebaja de laexistencia física
1 100% 1 100%
cQue sea debidamente distribuida la requisición de salida alos diferentes departamentos para realizar la rebaja de lamercancía del inventario
0 0% 0 0%
d Otro 0 0% 0 0%1 100% 1 100%
16.- Como parte de los mecanismos de control aplicados al momento de dar salida a la mercancía, severifica lo siguiente:
Alternativas de RespuestaGerente Contador
Totales
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a A través de kardex 0 0% 0 0%b En formatos manuales 0 0% 0 0%c Mediante el registro automatizado de las compras y ventas 1 100% 1 100%d Otro 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%Totales
Alternativas de Respuesta Gerente Contador17.- ¿De qué manera lleva el control del registro de los inventarios?
73
Gráfico 11. Control del Registro de los Inventarios
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
0% 0%0%
100% a
b
c
d
Gerente Contador
Fuente: Tabla 17
En lo que respecta al control del registro de los inventarios, 100% de los
encuestados indicó que éste se lleva a través del registro automatizado de
las compras y las ventas.
Como se explicó en ítems anteriores, el llevar un sistema de registro
automatizado minimiza las posibilidades de error, así como también permite
la generación de información oportuna y veraz, en tal sentido, llevar el
registro automatizado de las compras y las ventas, evidentemente ofrece un
mayor control de los inventarios.
Objetivo 3: Precisar los beneficios que genera la aplicación del proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Tabla 18. Registro de Entrada de la Información
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Asegura la integridad de los datos 0 0% 0 0%
b Permite establecer controles que minimicen los errores almomento de registrar la entrada de la mercancía comprada
0 0% 0 0%
c Permite la actualización fácil y rápida de la información 0 0% 0 0%d Todas las anteriores 1 100% 1 100%
1 100% 1 100%Casos Validados
Alternativas de RespuestaGerente Contador
18.- Considera que el proceso contable que realiza para registrar la entrada de mercancía lo beneficiaporque:
74
Gráfico 12. Registro de Entrada de Mercancía
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
0% 0%0% 0%0%
a
b
c
d
Gerente Contador
Fuente: Tabla 18
Sobre el registro de entrada de mercancía, 100% de los encuestados
señaló que el proceso contable que realiza le permite: asegurar la integridad
de los datos, establecer controles que minimicen los errores y generación de
información rápida y actualizada.
Tal como lo muestran los resultados obtenidos, la empresa Casa
Alfonso, C.A., obtiene beneficios del proceso contable en la administración
de los inventarios, tales como los señalados anteriormente, lo que se
considera positivo, pues tal como lo señala Everett, A. y Ronald, E. (1991) el
control del inventario es uno de los aspectos más relevantes dentro de la
administración de inventarios y si éstos se aplican con regularidad, los
resultados son ventajosos para las empresas.
75
Tabla 19. Almacenamiento de la Mercancía
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Sobre la fase de almacenamiento de la mercancía, el 100% de los
encuestados indicó que entre los beneficios que brinda el proceso contable
allí, se encuentra que el conteo físico de la mercancía sea más exacto.
Se logra entender, que la custodia física de la mercancía, la adecuada
aprobación y supervisión de las entradas y salidas de la misma, generan
confiabilidad en el registro de la información contable y por tanto, produce
beneficios palpables en los datos que para la toma de decisiones de allí se
generan.
Tabla 20. Salida de la Mercancía
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a Permite que el conteo físico de la mercancía sea más exacto 1 100% 1 100%
b Permite el ordenamiento de la mercancía por tipo ocaracterísticas
0 0% 0 0%
c Permite establecer controles para establecerresponsabilidades
0 0% 0 0%
d Asegura la creación de cuentas control 0 0% 0 0%e Otro 0 0% 0 0%
1 100% 1 100%
19.- ¿Qué beneficios brinda el proceso contable en la fase de almacenamiento de la mercancía?
Alternativas de RespuestaGerente Contador
Totales
Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje
a La generación de reportes diarios y actualizados 1 100% 1 100%
b Permite obtener información sobre la mercancía recibida yalmacenada
0 0% 0 0%
c Proporciona elementos para verificar el tiempo y movimientode la mercancía 0 0% 0 0%
d Otro 0 0% 0 0%1 100% 1 100%Casos Validados
Alternativas de RespuestaGerente Contador
20.- ¿Qué beneficios brinda el proceso contable en cuanto a la salida de la mercancía?
76
Gráfico 13. Salida de la Mercancía
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100% 100% 100%
0% 0%
a
b
c
d
Gerente Contador
Fuente: Tabla 20
Según el 100% de los encuestados, los beneficios que brinda el
proceso contable en cuanto a la salida de mercancía, tienen que ver con la
generación de reportes diarios y actualizados.
Éstos, según la opinión de los encuestados permiten generar
información sobre el movimiento del inventario para reabastecerlo y así, tal
como lo explica Gómez, F. (2002), la empresa logra satisfacer la demanda de
los clientes asegurándose de poseer un inventario estable y suficiente.
77
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Al analizar el proceso contable en la administración de los inventarios
de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado
Trujillo, se obtuvieron los siguientes resultados:
Conclusiones:
En lo que respecta al primer objetivo, el proceso contable en la empresa
Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, se
caracteriza por los siguientes aspectos: el ingreso de datos, se realiza a
través de comprobantes de diarios para registrar la información contable y
estos se emiten cada vez que se genera un movimiento en la empresa y se
registran contablemente de manera mensual. Durante dicho registro, se
toman en consideración la fecha de operación, las cuentas acreedoras y
deudoras, la descripción de la transacción, lo cual es objetivo común para la
gerencia y el contador, así como también, la numeración de los
comprobantes emitidos.
Otra característica relevante es que el registro de información de los
inventarios se realiza a través de códigos de cuentas, lo cual les permite
identificar las partidas y los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la
operación contable. Igualmente, el sistema de registro de los comprobantes
es automatizado, lo que les provee ventajas en tiempo y minimización de
errores manuales. El software utilizado por la empresa Casa Alfonso, C.A.,
es el Saint, además de ello, el contador utiliza el Excel, para complementar
78
algunos reportes y generar formatos propios para el registro de la
información contable de la empresa, lo que indica que existe una debilidad en
el alcance del mismo.
No obstante a ello, el sistema automatizado, les permite verificar la
consistencia de la información mediante el registro de la fecha en que
ocurren las transacciones, lo cual se considera correcto, más no suficiente,
ya que obvian otros aspectos, tales como la verificación de los totales y los
controles para evitar la duplicidad de la información.
En cuanto a la emisión de información, en la empresa objeto de estudio,
se generan listado de cuentas, listado de existencias y reportes de máximos
y mínimos, lo cual, ha contribuido a mejorar, el funcionamiento de la
empresa, pues les permite mantener el registro de los inventarios actualizado
y generar información certera a la gerencia.
En lo referente al segundo objetivo, se pudo describir en el sistema de
administración de los inventarios que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, lo siguiente: Allí, se
mantienen políticas de inventario, entre ellas, el registro diario de entradas y
salidas del inventario, lo que les permite visualizar con exactitud el
movimiento de la mercancía y por tanto, controlar los mínimos y máximos en
el almacén.
El método de valoración aplicado es el promedio móvil, ya que éste, les
permite obtener los costos unitarios, cada vez que se realiza la compra de
mercancía; lo cual indica que la empresa objeto de estudio, determina con
rapidez sus costos. En cuanto al sistema de registro del inventario, el mismo
es acorde al método de valoración, pues éste es continúo, lo que indica que
realizan el registro permanente del inventario.
Entre los formatos manejados por la empresa, se encuentran:
requisiciones de mercancía, órdenes de compra y órdenes de pago; los
cuales les permiten mantener vigilancia permanente sobre los inventarios.
También, entre los mecanismos de control, se logran describir: la verificación
79
de la cantidad y calidad de la mercancía recibida, separación de la mercancía
defectuosa, generación de informes, transferencia de mercancías y reportes
de fallo. Por su parte, el informe sobre recepción de mercancía, permite el
registro y generación de información de forma permanente, no obstante, los
reportes sobre los importes recibidos y el almacenamiento de la mercancía,
no siempre se realiza en forma inmediata, dado que el contador es externo,
por tanto, dichos reportes son realizados al momento en que éste se
presenta en la empresa, o en su defecto, es enviada, en un lapso no mayor
de tres (3) días, con el fin de que este realice el registro en el sistema
contable.
Como parte de los mecanismos de control aplicados para almacenar la
mercancía, se logran describir: los dispositivos de seguridad y las pólizas de
seguro. Por su parte, el contador, se concentra en sugerir como medida de
control que las entradas y salidas de los almacenes sean seguras. La
verificación sobre salida de la mercancía, se realiza a través del registro
contable de la rebaja de la existencia.
El Control del registro de los Inventarios, es automatizado, lo cual
minimiza las posibilidades de error, así como también permite la generación
de información oportuna y veraz, en tal sentido, llevar el registro
automatizado de las compras y las ventas, evidentemente ofrece un mayor
control de los inventarios.
En el tercer objetivo, se logro precisar los beneficios que genera la
aplicación del proceso contable en la administración de los inventarios de la
empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo,
entre ellos: el registro de entrada de la información, durante el proceso
contable permite asegurar la integridad de los datos, establecer controles que
minimicen los errores y generación de información rápida y actualizada.
Sobre la fase de almacenamiento de la mercancía, los beneficios que brinda
el proceso contable, se concentran en que el conteo físico de la mercancía
sea más exacto; y los beneficios que brinda el proceso contable en cuanto a
80
la salida de mercancía, tienen que ver con la generación de reportes diarios y
actualizados.
Como conclusión general se obtuvo, al analizar el proceso contable en
la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,
ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo que el proceso contable es
optimo, al igual que el sistema de administración llevado por la empresa, lo
cual les permite obtener beneficios, particularmente en lo que respecta al
registro, almacenamiento y salida de información para la toma de decisiones.
Su mayor debilidad se encuentra en el sistema automatizado actualmente
utilizado.
Recomendaciones:
• Deben realizar un análisis detallado sobre los requerimientos y
necesidades de la empresa y el alcance del sistema Saint.
• Ampliar el número de reportes para generar una visión más extensa
del comportamiento de los inventarios.
• Las políticas de inventario deben ser más mayores.
• Incrementar los mecanismos de control de los inventarios.
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
Trujillo, _____ de ______________ de 2010.
Cordiales saludos
A continuación se presenta un cuestionario conformado por una serie
de ítems, los cuales se les pide, contesten con la mayor sinceridad posible a
fin de obtener datos verdaderos para la realización del trabajo de
investigación titulado: PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A., MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO, el cual es un requisito indispensable para optar
al título de Licenciada en Contaduría Pública de la Universidad de Los
Andes, Núcleo “Rafael Rangel”.
Agradeciendo su segura colaboración, me suscribo.
Atentamente,
Br. Audry Aldana C.I. Nº 17.393.178
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
CUESTIONARIO Dirigido al encargado y contador de la empresa CASA ALFONSO, C.A.
Instrucciones: lea detenidamente cada una de las preguntas y luego marque con una equis (X) la opción de acuerdo a su criterio; en caso de que no entienda alguna pregunta, consulte a la investigadora. La información que suministre, es confidencial y anónima. 1.- ¿Utiliza usted comprobantes diarios para registrar la información del inventario? a.- __ Si b.- __ No Si su respuesta es afirmativa, indique con qué periodicidad lo hace; si no pase al ítem 3.
a.- __ Cada vez que se genera un movimiento b.- __ Al finalizar la semana c.- __ Mensualmente d.- __ Nunca
2.- Al realizar el registro del inventario en el comprobante diario, toma en consideración los siguientes datos: a.- __ Fecha de la operación b.- __ Cuentas acreedoras y deudoras c.- __ Descripción de la transacción d.- __ Numeración del comprobante e.- __ Otro. Indique: _________________________________________________ 3.- ¿Realiza el registro de información de los inventarios a través de códigos de cuentas? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ___________________________________________ 4.- El registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma: a.- __ Manual b.- __ Automatizada Si su respuesta corresponde a la opción “a” por favor, responda a partir del ítem 6.
5.- ¿Qué programa utiliza para realizar el registro de los comprobantes diarios del inventario?: a.- __ Galac b.- __ Saint c.- __ Profit d.- __ Otro. Indique cuál: _________________________________________________ 6.- ¿Verifica que los datos ingresados cumplan con los siguientes parámetros para el control desde el punto de vista de la consistencia de la información? a.- __ Totales iguales b.- __ Controles para evitar la duplicidad de datos c.- __ Fecha acorde a la ejecución de las operaciones d.- __ Otro. Indique: __________________________________________________________ 7.- ¿Qué tipo de reportes genera el sistema contable para emitir información del inventario? a.- __ Listado de cuentas b.- __ Resumen de comprobantes c.- __ Libros contables d.- __ Existencias e.- __ Mínimos y máximos f .- __ Estados Financieros g.- __ Otro. Indique: _________________________________________________ 8.- ¿Actualiza la información o los registros contables?: a.- __ Siempre b.- __ Casi siempre c.- __ Algunas veces d.- __ Nunca 9.- ¿Cuál (es) de las siguientes políticas es utilizada para el manejo del inventario?
a.- __ Los inventarios deben mantenerse elevados para hacer frente a las exigencias del mercado. b.- __ Minimizar los costos de mantenimiento del inventario c.- __ Mantener mínimos y máximos en el inventario d.- __ Registrar diariamente las entradas y salidas del inventario e.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________ f.- __ No se aplica ninguna política
10.- ¿Cuál de los siguientes métodos de valoración del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso, C.A.? a.- __ PEPS (Primero en entrar, primero en salir) b.- __ UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir) c.- __ Promedio Móvil (Cálculo de los costos unitarios, cada vez que se realiza una entrada de mercancía) d.- __ Promedio Simple (Hallar la media aritmética de los costos unitarios y calcular a ese costo todas las salidas) e.- __ Identificación específica (Registros para identificar los artículos con toda precisión y determinar sus costos) f.- __ Otro. Indique: ________________________________________________________ 11.- ¿Cuál de los siguientes sistemas de registro del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso, C.A.?: a.- __ Periódico (Registro del inventario cada determinado tiempo) b.- __ Continuo (Registro del inventario en forma permanente) 12.- ¿Cuál(es) de los siguientes formatos maneja Casa Alfonso, C.A. : a.- __ Requisiciones de materiales b.- __ Órdenes de compra c.- __ Órdenes de pago d.- __ Todos los anteriores e.- __ Ninguno de los anteriores f.- __ Otro. ¿Cuáles? ______________________________________________________ 13.- Al recibir mercancía, aplica los siguientes mecanismos de control: a.- __ Verifica que la cantidad y la calidad de la mercancía recibida sea igual a la del pedido. b.- __ Separa la mercancía dañada o defectuosa. c.- __ Elabora un informe de recepción para la gerencia. d.- __ Transfiere oportunamente la mercancía recibida al almacén e.- __ Reporta las fallas de inventario 14.- ¿Al recibir la mercancía, informa directamente al departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado para su procesamiento? a.- __ Siempre b.- __ Casi siempre c.- __ Algunas veces d.- __ Nunca 15.- Como parte de los mecanismos de control aplicados al momento de almacenar la mercancía, se verifica lo siguiente: a.- __ Que las entradas y salidas del almacén estén bien cerradas y protegidas b.- __ Se establece acceso restringido al área del almacén c.- __ Mantienen instalados en el almacén dispositivos de seguridad d.- __ Contratan pólizas de seguro para minimizar los riesgos de un siniestro. e.- __ Otro. Indique: _______________________________________________________
16.- Como parte de los mecanismos de control aplicados al momento de dar salida a la mercancía, se verifica lo siguiente: a.- __ Que la requisición de la mercancía esté debidamente autorizada b.- __ Que se realice el registro contable de la rebaja de la existencia física c.- __ Que sea debidamente distribuida la requisición de salida a los diferentes departamentos para realizar la rebaja de la mercancía del inventario d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________ 17.- ¿De qué manera lleva el control del registro de los inventarios? a.- __ A través de kardex b.- __ En formatos manuales c.- __ Mediante el registro automatizado de las compras y ventas d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________ 18.- Considera que el proceso contable que realiza para registrar la entrada de mercancía lo beneficia porque: a.- __ Asegura la integridad de los datos b.- __ Permite establecer controles que minimicen los errores al momento de registrar la entrada de la mercancía comprada. c.- __ Permite la actualización fácil y rápida de la información d.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________ 19.- ¿Qué beneficios brinda el proceso contable en la fase de almacenamiento de la mercancía?: a.- __ Permite que el conteo físico de la mercancía sea más exacto b.- __ Permite el ordenamiento de la mercancía por tipo o características c.- __ Permite establecer controles para establecer responsabilidades d.- __ Asegura la creación de cuentas control e.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________________ 20.- ¿Qué beneficios brinda el proceso contable en cuanto a la salida de la mercancía?: a.- __ La generación de reportes diarios y actualizados b.- __ Permite obtener información sobre la mercancía recibida y almacenada c.- __ Proporciona elementos para verificar el tiempo y movimiento de la mercancía d.- __ Otro. Indique: __________________________________________________________ Fin del cuestionario… Muchas gracias.