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PROCESO ADMINISTRATIVO
Johanna Brenke
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Proceso Administrativo
Serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
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Fases del Proceso Administrativo
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Proceso Administrativo
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PLANEACIÓN
1era ETAPA
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Planeación
Planear es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlo de manera adecuada.
Proceso mediante el cual se determinan los objetivos y cursos de acción que permitan el logro eficiente de los mismos.
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Planeación Método por el cual el administrador
ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece objetivos. Joseph Massie.
Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
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Planeación
SITUACIÓNACTUAL
SITUACIÓN DESEADA
(Objetivos)
Propósitos
Proporcionar un sentido de direcciónReduce los niveles de incertidumbrePromueve la eficiencia al eliminar la improvisación.Establece un sistema racional para la toma de decisiones.Canalizar el uso de los recursosOptimizar el uso de los recursosPermite evaluar logro de los objetivos
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Planeación
La planeación decide: Cuándo Dónde Quién
Incluye elaborar: Pronósticos Establecer metas Seleccionar los
procedimientos para llevar a cabo las decisiones.
¿Qué Hay que hacer? (Fines)
¿Cómo debe Hacerse? (Medios)
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Premisas
Presente
Dónde estamos ahora
SituaciónActual
Futuro
Planes
Planeación
Objetivos por alcanzar
Adónde Pretendemos
llegar
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Principios de la Planeación
Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad.
Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos.
Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.
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Principios de la Planeación
Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.
Del cambio de Estrategia: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente.
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Pasos de la Planeación
1. Fijar objetivos
2. Hacer al diagnóstico administrativo
3. Elaborar planes y programas
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Tipos de Planes
1. Estratégicos
2. Tácticos
3. Operativos
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Tipos de Planes
1. Estratégicos: Conjunto de objetivos aplicables a toda la organización.
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Tipos de Planes
2. Tácticos: Conjunto de objetivos que permiten orientar el trabajo de una división de la organización hacia el logro de los objetivos corporativos.
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Tipos de Planes
3. Operativos: Conjunto de objetivos que indican de manera detallada el como deben lograrse los objetivos de orden superior.
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Tipos de Planes
Planeación Contenido Período Amplitud
ESTRATÉGICO Genérico, sintético y global
Largo Plazo Aborda la empresa como totalidad
TÁCTICOMenos genérico y más detallada
Mediano Plazo
Aborda por separado cada unidad de la empresa
OPERACIONALDetallado, específico y analítico
Corto plazo Aborda sólo cada tarea u operación.
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Herramientas de la Planeación
1. Presupuestos
2. Programas
3. Procedimientos
4. Reglas o reglamentos
5. Políticas
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Herramientas de la Planeación
1. Presupuestos
Plan a desarrollar en términos económicos o materiales, determinando el origen y asignación de recursos para lograr los objetivos.
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Herramientas de la Planeación
2. Programas: Esquema que establece una secuencia de actividades para realizar objetivos en determinado tiempo.
Planes extensos que reúnen un conjunto integrado de planes relacionados con asuntos diferentes entre sí.
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Herramientas de la Planeación
3. Procedimientos: secuencias para efectuar las actividades en orden cronológico, incluyendo el método de cómo llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo.
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Herramientas de la Planeación
4. Reglas o reglamentos: especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones
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Herramientas de la Planeación
5. Políticas: guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de decisiones
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Métodos PROCEDIMIENTOS Métodos de trabajo
Dinero
Tiempo
Comportamiento
PRESUPUESTOS
PROGRAMAS
REGLAS
Ingreso/gasto en determinado
período
Correlación entre tiempo y actividades
Cómo deben comportarse las personas
Herramientas
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Diagrama Gantt
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
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Planificación Estratégica
Proceso mediante el cuál quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente, su competitividad, para anticipar y decidir sobre el futuro de la institución.
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1. ¿ Dónde queremos ir ?
2. ¿ Dónde estamos hoy ?
3. ¿ A dónde debemos ir ?
4. ¿A dónde podemos ir ?
5. ¿ Adónde iremos ?
6. ¿ Cómo estamos llegando a nuestras metas ?
Planificación Estratégica
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Componentes
1. Los Estrategas
2. El Direccionamiento
3. El Diagnóstico
4. Las Opciones
5. La Formulación Estratégica
6. La Auditoría Estratégica
Planificación Estratégica
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1. Los Estrategas:
Aquellas personas o funcionarios ubicados en la alta dirección de la empresa a quienes corresponde la definición de los objetivos y políticas de la organización.
Planificación Estratégica
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2. El Direccionamiento:Lo integran los principios corporativos, la visión y misión de la organización.
Planificación Estratégica
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Misión Organizacional
Formulación explícita de los propósitos de la organización , así como la identificación de sus tareas y los actores principales en el logro de los objetivos de la organización.
Expresa la razón de ser de la organización.
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Misión Organizacional
Es una expresión del propósito de la Empresa, su alcance y el grado de excelencia requerido.
Debe ser una expresión general de la que se desea en relación a la Empresa
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Misión Organizacional
Características:
1. Debe definir lo que la organización es
2. Debe ser específica.
3. De carácter distintivo
4. Marco de evaluación para actividades presentes y futuras
5. Formulada en términos claros.
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Misión Organizacional
Componentes
1. Clientes2. Productos o servicios3. Mercados4. Tecnología5. Filosofía corporativa6. Autoconcepto7. Preocupación por la imagen pública8. Calidad inspiradora.
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MISIÓN
¿Cuáles son los elementos diferenciales?
¿Quiénes son nuestros clientes?¿Cuáles son sus
principios?
¿Cuáles son los deberes y derechos de sus colaboradores?
¿Cuál es su negocio?
¿Para qué existe la
Organización?
¿Cuáles son sus productos en el mercado?
¿Cuáles son sus Objetivos?
¿Cuál es su responsabilidad como ciudadano corporativo?
Misión Organizacional
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Visión Organizacional
Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización espera ver en el futuro.
Define el tipo de Organización que se quiere en el futuro
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Visión Organizacional
Capacidad de imaginar uno o varios escenarios realistas que pueden ser cumplidos.
La Diferencia entre soñar y visionar reside en la dimensión de realismo que debe presentar la visión
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Visión Organizacional
Requisitos:1. Imaginable2. Flexible3. Deseable4. Viable5. Localizable6. Comunicable
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Visión Organizacional
Elementos:
1. Formulado por los líderes de la organización2. Tiene dimensión de tiempo3. Integradora4. Amplia y detallada5. Positiva y alentadora6. Realista y posible7. Consistente8. Debe ser difundida interna y externamente9. Compartida por el equipo de trabajo10. Debe determinar el destino
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Filosofía de la Organización
Guía que orienta los proyectos, los procesos y las practicas de trabajo.
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Filosofía de la Organización
Elementos:
1. Los Objetivos y las metas1. Deben ser claros2. Expresarse mediante verbos
infinitivos3. Ser compatibles4. Realistas5. Medibles6. Comprensibles
2. Los valores las creencias y los principios
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3. El Diagnóstico Estratégico:
El análisis de oportunidades y amenazas ha de conducir a la matriz DOFA, lo cual permite a la organización definir estrategias para aprovechar sus fortalezas, revisar y prevenir el efecto de sus debilidades, anticiparse y prepararse para las oportunidades y cauteloso ante las amenazas.
Planificación Estratégica
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Auditoría Externa: Proceso que busca determinar las Oportunidades y Amenazas que presenta el entorno a la organización.
OPORTUNIDADES: Eventos, hechos y tendencias en el entorno que podrían beneficiar en forma significativa a la organización.
AMENAZAS: Eventos del entorno potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futura de la organización.
Planificación Estratégica
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Auditoría Interna:
Proceso que busca determinar las Fortalezas y Debilidades de la organización.
FORTALEZAS: Actividades y atributos internos de la organización que generan una ventaja competitiva.
DEBILIDADES: Actividades o atributos internos que limitan o inhiben el éxito general de la organización.
Planificación Estratégica
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Matriz DOFA
Instrumento metodológico que sirve para identificar acciones viables mediante el cruce de variables.
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Matriz DOFA
DebilidadesSon de carácter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes.
OportunidadesSon de carácter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno.
FortalezasSon de carácter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organización.
AmenazasSon de carácter externo e involucran los inconvenientes para cumplir los objetivos.
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Matriz DOFA
Oportunidades Amenazas
Acceso a tecnología más avanzada
La competencia.
Fortalezas Debilidades
El personal cuenta con una cultura de alto nivel de
trabajo en equipo.
Falta de pertenencia y responsabilidad en la
compañía por parte del personal.
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Matriz DOFA
Fortalezas (F)
Debilidades (D)
Oportunidades (O)
Amenazas (A)
Lista de Fortalezas
Lista de Debilidades
Lista de Oportunidades
Lista de Amenazas
Estrategias FO
Estrategias DO
Estrategias FA Estrategias DA
Uso de fortalezas para aprovechar las oportunidades
Vencer las debilidades aprovechando las oportunidades
Usar las fortalezas para evitar amenazas
Reducir a un mínimo las debilidades y evitar amenazas
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EVALUACIÓN
MISIÓN Y VISIÓN
AUDITORÍA INTERNA
AUDITORÍA EXTERNA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
FORMULACIÓN
POLÍTICAS
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS
METAS
ASIGNACIÓN RECURSOS
EV
AL
UA
CIÓ
N R
ES
ULTA
DO
S
Planificación Estratégica
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Planificación Contemporánea
V
M
PE
PO
PT PT
PO PO PO PO PO PO
Visión
Plan Estratégico
Misión
Planes Tácticos
Planes Operativos