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Proceso Administrativo
PROCESO ADMINISTRATIVO
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Sesión No. 11
Nombre: El Control. Primera parte.
Objetivo
El estudiante identificará las características de la fase de control dentro del
proceso de la administración, así como su relación con los principios de la
gerencia para una organización de calidad.
Contextualización
¿Cuál es la importancia del control administrativo en un mundo altamente competitivo?
En la actualidad, la actividad administrativa cubre como un manto a la
sociedad en su conjunto, adquiriendo gran importancia entre los distintos
sectores de la sociedad, sea del ámbito
público, privado o social. Ninguna
organización es ajena a esa actividad; la
diferencia radica en la forma racional y
sistemática de aplicarla.
Su naturaleza es la misma no importando
el tipo de organización, la podemos identificar
en agrupaciones religiosas; en empresas
grandes, medianas o pequeñas, en
organizaciones estudiantiles; deportivas;
sindicatos; asociaciones civiles; organismos
no gubernamentales, entre otras, lo que
marcara la diferencia entre ellas son las necesidades que necesitan satisfacer.
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Para esta asignatura, Proceso Administrativo, la empresa es su objeto de
estudio y a ella nos evocaremos en su análisis interno. Su desempeño, como
organización, dependerá de su capacidad para adaptarse a los cambios del
medio que le rodea. En el entorno interno también requieren adecuar sus
funciones para que su competitividad se haga realidad.
El control, como función administrativa no escapa de esas adecuaciones, su
utilidad es incuestionable por ser el último eslabón en la cadena funcional de la
administración y por mantener una estrecha relación con la planeación y
dirección de actividades.
Introducción al Tema
Cuántas veces hemos escuchado decir: se debe controlar la
emisión de contaminantes; la delincuencia esta está fuera de control; se
estableció un control sanitario contra la gripe aviar en el norte del país;
hay enfermedades que no se curan sólo se controlan,
entre otras.
El concepto
control es una
constante en los ejemplos
anteriores. En la vida cotidiana
estamos familiarizados con él,
pareciera que su connotación es de
orden o se busca manejar alguna
situación.
Pero te has preguntado: ¿Qué es el control para la actividad administrativa?
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El concepto forma parte del proceso administrativo, teoría que nace a inicios
del siglo XX, considerando a Henry Fayol como su fundador. En sesiones
anteriores estudiamos esta teoría administrativa y cómo fue evolucionado a lo
largo del siglo. Actualmente tiene vigencia, pero bajo distinto enfoque debido a
las condiciones del mercado tan cambiantes.
En esta sesión analizaremos la definición de control, y a partir de ella
explicar qué importancia tiene el establecimiento de estándares como modelos a
seguir y el uso de la medición para detectar fallas en el rumbo de la organización.
Explicación Definición y principios de control
La globalización de la economía y la sujeción de
México a las políticas neoliberales mundiales, como lo
fue la firma del Tratado de Libre Comercio con nuestros
vecinos del norte, obligó al país a enfrentarse a una
serie de retos, que forzaron al sector público y privado a
realizar transformaciones en el aparato productivo, para poder integrarse a esta nueva dinámica
mundial. Las empresas se enfrentan a una demanda creciente y a unos
consumidores más exigentes.
La nueva cultura productiva de nuestros días […] incorpora a las cualidades
competitivas de la industria nuevas variables como calidad total, diferenciación
de producto, derivada de un proceso de innovación tecnológica constante,
incorporación de los consumidores y sus necesidades en la toma de decisiones
estratégicas; información especializada; cuidado ambiental; capacidad de
respuesta a situaciones de mercado cambiantes; producción flexible; inteligencia
financiera y vinculación con mercados externos (Vázquez, 1998, p. 116).
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Es así que en la lógica de mercado, las empresas deben considerar estas
variables para sobrevivir. La mejor formar de hacerlo, es adecuarse a los
cambios vertiginosos, que el mundo globalizado establece.
Para llevar a la práctica esa adecuación, debemos considerar los cambios
que ha sufrido la teoría administrativa. Henry Fayol, considerado el iniciador del
estudio del proceso administrativo enumero las funciones administrativas dentro
de la empresa: planeación, organización, dirección, control y coordinación; y que
conocemos como proceso administrativo.
En la actualidad su aportación no ha perdido vigencia, aunque sus
reformadores le han dado un nuevo enfoque basándose en la experiencia de las
grandes empresas. Por ejemplo, el control administrativo pasó de manos de
los empresarios, o dueños del capital, a manos de los administradores;
estableciendo con ello nuevas pautas en el manejo de la organización. En el
caso de las medianas y pequeñas empresas esta función se realiza de manera
distinta.
En la actualidad, el control administrativo, tema que nos ocupa en esta sesión,
se pone en práctica bajo ciertos principios de validez universal, como son el
principio del objetivo, que busca no desviarse de los objetivos establecidos; el
principio que define los estándares y el principio de acción o control;
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actualmente estos responden a una realidad muy distinta a la vivida por el
creador del proceso administrativo. Control:
… es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a
las actividades proyectadas. De hecho, el control está mucho más generalizado
que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de
sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del
proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren
(Stoner, 1996, p. 610).
En esta definición, se le da mayor importancia a esta función administrativa,
relegando en segundo lugar a la planeación.
La pregunta sería, ¿cuándo se hace uso de esta función? Sí el plan se
cumple al 100% ¿es necesario utilizarlo?, si el plan no se cumple en un
porcentaje menor ¿sería útil su aplicación?, o vislumbrando el caso extremo,
que el plan se desvié de sus objetivos.
Utilizarlo en distintos escenarios, hará válida la afirmación del autor de que
“… está mucho más generalizado que la planificación”. ¿Tú qué opinas?
Otro aspecto que debemos rescatar
de la definición es su utilidad para los
gerentes. Ellos, para “…monitorear la
eficacia de sus actividades…”, cuenta
con distintas fuentes de información para
medir el desempeño dentro de la
organización: “…la observación personal,
los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos” (Robbins,
1996, p. 366).
Cada fuente tiene sus ventajas y desventajas, la primera es totalmente subjetiva y bajo un control total del administrador, en las otras tres
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intervienen agentes externos quienes le informarán la situación que prevalece
bajo su propia óptica, la cual será valorada por el responsable, poniendo en
funcionamiento con ello lo canales de autoridad.
Medición
La última parte de la definición hace referencia a la toma de decisiones para aplicar medidas correctivas en el caso de que el plan sufra alguna desviación.
Para ello, los responsables de vigilar y supervisar las actividades de los
empleados o trabajadores, deben contar con estándares previamente
establecidos, que les sirvan de parámetro para comparar los resultados
obtenidos.
De no ser positivos, se tomará la decisión de realizar las correcciones
necesarias bajo un enfoque racionalista. Es decir:
El administrador establece criterios por medio
de los cuales se puede medir y evaluar el
método y los resultados. Estos criterios se
derivan directamente de los objetivos, las
políticas, los programas, el tiempo de las
acciones y los presupuestos que se han
establecido en el plan. (Andrade: 2001:136)
Dentro del control administrativo, qué medir y cómo medir es una gran
responsabilidad para el administrador, dónde recuperar la ruta del plan será su
principal objetivo.
Lo que medimos es con seguridad más importante para el proceso de control
que cómo medimos. Seleccionar el criterio equivocado puede dar como
resultado consecuencias disfuncionales. Además, lo que medimos determina en
gran medida lo que las personas en la organización intentarán supera (Robbins,
1996, p. 368).
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Conclusión Cuando hablamos de control administrativo, nos referimos a la última etapa
que cierra el ciclo, de acuerdo al orden establecido dentro del proceso
administrativo. Es una función administrativa, con principios propios. En él los
gerentes o administradores se aseguran que las distintas actividades se
cumplan y se sujeten al plan establecido.
Para poder llevarlo a cabo, se debe basar en estándares previamente
establecidos que a través de ellos se pueda medir el desempeño, y si existen
desviaciones implementar las correcciones necesarias.
Al ponerlo en práctica, inmediatamente se relaciona con las funciones de
planeación y dirección.
Como se puede observar la relación con las otras etapas del proceso es
estrecha, las fronteras entre ellas no son tan claras; tomemos otro ejemplo, las
actividades de supervisión y vigilancia, consideradas propias del control
administrativo, en la práctica se utilizan también en la planeación. En concreto,
el control no es un proceso aislado, es útil para evaluar la eficacia tanto en la
planeación, como en la organización y dirección.
En la siguiente sesión continuaremos con el tema donde abordaremos los
conceptos: desviaciones, previsión, corrección, retroalimentación y técnicas de
control.
Planeación • Se establece el vínculo cuando se supervisa se
cumpla con lo planeado.
Dirección • Se establece su relación se da cuando se
motiva a los empleados, o cuando se establece
a la autoridad responsable.
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Para aprender más
Perspectiva económica y administrativa
Como se revisó en la sesión, los administradores cuentan con distintas fuentes
de información para medir el desempeño dentro de la organización. La siguiente
lectura es un buen ejemplo del tipo de fuentes que tiene que consultar para
poder tomar una decisión. Por ejemplo, un economista y un administrador tienen
un enfoque distinto sobre un mismo problema, dando resultados diferentes. Esto
lo debe valorar el que toma la decisión para corregir la desviación.
• Vázquez, F. (2011). Análisis comparativo entre la perspectiva económica
y administrativa de la determinación del nivel de producción y beneficios
de la empresa. Consultado el 27 de abril de
2013: http://brd.unid.edu.mx/analisis-comparativo-entre-la-perspectiva...
Control en las decisiones
La siguiente lectura aborda nuevamente el tema: la toma de decisiones, en un
contexto distinto al propuesto en la etapa del control administrativo. El enfoque
que propone el autor será enriquecedor en tu formación al incluir diversas
perspectivas teóricas en las decisiones estratégicas.
• Sierra, J. (2003). La propiedad y el control en las decisiones de
internacionalización de las empresas. Consultado el 27 de abril de
2013:http://brd.unid.edu.mx/la-propiedad-y-el-control-en-las-decisiones...
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Actividad de Aprendizaje
Considerando lo aprendido en esta sesión y con el propósito de que pongas en
práctica el conocimiento teórico, ahora te pediremos llevar a cabo una actividad,
en donde tendrás que reflexionar, analizar y dar tu opinión sobre un tema
administrativo.
Indicaciones:
Te pedimos que hagas una relectura de la sesión y que tomes nota de lo más
importante que tú consideres. Recuerda que una lectura no solamente se lee
una vez, sino que debe tener diversas lecturas porque en cada una encontrarás
nuevos datos o tendrás reinterpretaciones.
Realiza la lectura del siguiente artículo:
Ríos, L. y Mustafá, Y. (2004). Origen de los actuales procesos administrativos.
Consultado el 27 de abril de 2013:
http://brd.unid.edu.mx/origen-de-los-actuales-procesos-administrativos/
Investiga en Internet y lee los 10 principios de gerencia que aplican las
organizaciones con cultura de calidad propuestos por Hernando Mariño
Navarrete.
Reflexión:
Explica cada uno de los 10 principios de gerencia que aplican las
organizaciones con cultura de calidad.
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Explica a qué se refiere el autor cuando afirma: “…a partir de la década de los
noventa encontramos en la mayor parte de los países ideologías administrativas
de tipo normativo denominadas Calidad total y Gerencia de procesos…”
Recomendación:
Te pedimos que en ambos puntos hagas un cruce de conocimientos o de
información, es decir: utiliza la lectura de la presente sesión, la lectura del
artículo y la investigación que realizaste. Así tendrás un texto completo y bases
sólidas para reflexionar, analizar y criticar un tema determinado.
Puedes utilizar citas, aunque trata de no llenar el texto con demasiadas, sobre
todo que sea una opinión tuya.
Entrega:
• El trabajo será un máximo de tres cuartillas.
• El trabajo debe incluir portada.
• Una introducción que describa los dos ejercicios.
• No establezcas relación entre los dos ejercicios, sólo anéxalos.
• Conclusiones. Que refiera a los dos ejercicios.
• Letra Arial, Tamaño de la fuente 12, Espacio 1.5, Justificado, Trabajar en
Word.
Sube tu trabajo a la plataforma.
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Bibliografía • Andrade, S. (2001). Administración, pensamiento y realidad. México:
Universidad Autónoma Metropolitana Xochimilco.
• Robbins, S. y De Censo, D. (1996) Fundamentos de administración.
Conceptos y aplicaciones. México: Prentice Hall.
• Stoner, J., Freeman, E., y Gilbert, D. (1996). Administración. México:
Editorial PEARSON Prentice Hall.
Hemerografía • Ríos, L. y Mustafá, Y. (2004). Origen de los actuales procesos
administrativos. Scientia Et Technica, vol. X, núm. 24, mayo, pp. 231-236,
Universidad Tecnológica de Pereira. (Colombia).
• Vázquez. E., y Lozano, B., (1998) Cómo reflexionar la calidad de la
empresa: ideas y reflexiones preliminares. Revista Gestión y Estrategia,
núm. 14, julio – diciembre, México: Universidad Autónoma Metropolitana
Azcapotzalco.
• Vázquez, F. (2011). Análisis comparativo entre la perspectiva económica
y administrativa de la determinación del nivel de producción y beneficios
de la empresa. Análisis económico, vol. XXVI, núm. 61, PP. 5-19.
Universidad Autónoma Metropolitana Azcapotzalco.
• Sierra, J. (2003). La propiedad y el control en las decisiones de
internacionalización de las empresas. Cuadernos de Administración, vol.
16, núm., 26, julio – diciembre, pp. 99-128, Pontificia Universidad
Javeriana (Colombia).