proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

1.PLANEAR

2. ORGANIZAR

3. DIRIGIR

4. CONTROLAR

PLANEAR

Es la función más importante, porque es la encargada de establecer los OBJETIVOS de la empresa, determinar el curso de acción y los medios para lograrlos.Proceso por el cual el administrador mira el futuro y descubre cursos alternos de acción.

PLANEAR

Es responder a:

¿Qué vamos a hacer?¿Cómo lo vamos a hacer?¿Con qué recursos?¿Cuándo lo vamos a hacer?¿Quién lo va a llevar a cabo?

ETAPAS DE LAPLANEACION

1.SITUACIÓN ACTUAL. (Diagnóstico) 2. ESTABLECER LOS OBJETIVOS

3. DEFINIR PROCEDIMIENTOS

4. PRESUPUESTAR

5. PROGRAMAR

CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION

1. Es la primera función o actividad.

2. Busca eficacia en el logro de los objetivos.

3. No es sinónimo de evitar riesgo.

4. Busca optimizar el empleo de los recursos:

5. Se concreta en planes: Un plan es un derrotero

o guía para la acción futura.

6. Planear no es predecir.

CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS

• a. Claridad.

• b. Flexibilidad.

• c. Medible o mesurable.

• d. Realista.

• e. Coherente.

• f. Motivador.

• g. Deben ser deseables y confiables.

• h. Deben elaborarse con la participación de todo el personal de la empresa.

CLASIFICACION OBJETIVOS

1.PERSONALES: Placer, familia, Prestigio, tradicción.

2. ECONOMICOS FINANCIEROS: Rentabilidad, Estabilidad, seguridad.

3. TECNOLOGICOS: Innovación, Productividad.

4. SOCIALES: Generación de Empleo, Desarrollo de la Comunidad o Región.

5. MERCADEO: Comercialización de los Productos. .

DESARROLLAR ESTRATEGIAS Y PROGRAMAS

Para lograr el éxito de la empresa, además de señalar los objetivos es indispensable señalar la forma como se van a alcanzar, es decir, diseñar el plan de acción, que consiste en la formulación de estrategías y programas guía.El plan de acción es un listado de ideas con los que pueda cubrir o alcanzar los objetivos propuestos.Ese listado se socializa con empleados y demás personas involucradas en la empresa.

ESTRATEGIAS

• Partiendo del Diagnostico y con base en la misión, visión, objetivos y propósitos se fijan las estrategias necesarias para lograrlos.

• Cada estrategia ira encaminada hacia la consecución de cada uno de los objetivos y lineamientos de la empresa.

• Las estrategias hacen referencia a cómo lograr un objetivo, y estas deberán ser lo más eficiente posible

ESTRATEGIAS

• No olvidemos que casi toda organización dispone de unos recursos limitados los que deben ser correctamente administrados con el fin de maximizar sus utilidades, lo que hace imperativo diseñar unas estrategias con base en la situación real de la empresa.

ESTRATEGIAS• Cuando se inicia una organización las

estrategias se fundamentan en la misión y visión de la empresa, pero cuando las estrategias se van a diseñar en una organización en marcha, se debe partir de la situación real de la empresa con el objetivo de llegar a un punto ideal el cual surgirá se fundamentara igualmente en la misión y visión de la empresa.

ESTRATEGIAS

• Identificado el objetivo y diseñada la estrategia, se procede a elegir el vehículo o medio para llevarla a cabo, por ejemplo si se trata de la ampliación de planta mediante que forma nos financiaremos, ya sea capitalizando o recurriendo al mercado financiero.

DEFINIR PROCEDIMIENTOS Y ASIGNAR RESPONSABILIDADES

Una empresa exitosa se caracteriza por un buen diseño de cargos, condición que se cumple cuando a cada empleado se le ha definido previamenta las tareas, funciones, responsabilidades y procedimientos requeridos para su desempeño.

Por funciones de un cargo se entiende como el conjunto de actividades particulares asignadas al mismo.

ORGANIZACIÓN

ORGANIZAR: Responde a las preguntas

1-¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones.

2-¿Cómo? se va a realizar la tarea.

3- ¿Cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de Procesos.

Establece la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

ORGANIZACIÓN

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización.

Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

ORGANIZACIÓN

Organizar es asignar tareas de acuerdo a la capacidad de cada persona, define tareas y actividades de la empresa, de tal manera que se logren los objetivos de la empresa.

Por medio de la organizacion se logra una distribucion racional del trabajo, pone en orden sus esfuerzos. Busca por medio de la asignacion de funciones y definicion de actitudes de trabajo que las personas se desempeñen eficaz mente.

ORGANIZACIÓN

CARACTERÍSTICAS

1-Caso particular de grupo

• Reglas explícitas

• Grado de formalización

• La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada

• Presenta conductas recurrentes

• La organización es básicamente orden

ORGANIZACIÓNCARACTERÍSTICAS

2- Se orientan a una finalidad.

Generan consecuencias en el Ambiente: Creados en un punto temporal: inicio de

actividad. Orden jerárquico establecido, normas y

reglas que cumplir. Producen y/o venden bienes y servicios

(empresa). Dan y generan trabajo (empresa).

ORGANIZACIÓN

• En la organización se da cierta cultura.

• Generan, transmiten y poseen poder.

• Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.

• Son indicadores de la sociedad actual.

• Producen y transmiten tecnología.

• Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

CLASIFICACION DE LAORGANIZACIÓN

• Finalidad:• con fin de lucro.• Sin fin de lucro.

• Estructura:• formales.• Informales.

• Tamaño:• grande.• Mediana.

• Pequeña.• Micro emprendimiento.• Localización:

• Multinacional – Internacional.

• Nacional.

• Local o regional.


• Localización:• Multinacional –

internacional.• Nacional.• Local o regional.

• Producción:• Bienes.

• Servicios.

• Propiedad:• Publica.• Privada.• Mixta.

• Grado de integración:• Totalmente integrada.

• Parcialmente integrada.


• Actitud frente a los cambios:

• Rígido.

• Flexible.

Recursos De Las Organizaciones

Recursos materiales:

• Dinero para adquirir los recursos.

• Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos denominados bienes o servicios.

• Inmuebles e instalaciones necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las actividades.

• Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.


• Recursos humanos es el elemento activo (dueños, accionistas, socios, trabajadores).

• Recursos naturales, tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas (electricidad, solar, hídrica, combustible).

• Recursos tecnológicos, medios para lograr un objetivo, son los modos de obrar, hacer o producir (métodos, técnicas y procedimientos utilizados en la organización).


• Recursos cognitivos, ideas conocimientos, información originadas en el intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.

• Recursos intangibles, marcas, nombres y prestigio, para acceder y posicionarse en el mercado.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION

• Unidad de objetivos.

• Eficiencia.

• Jerarquia.

• Responsabilidad.

• Unidad de mando.

• División del trabajo.

CAMPOS DE LA ORGANIZACION

• Liderazgo.

• Trabajo en equipo.

• Comunicación.

• Empoderamiento.

• Motivación.

• Creactividad.

• Solucion de conflictos.

• Toma de decisiones.

Es buscar una distribución racional del trabajo, poner en orden los esfuerzos.

Origina una estructura organizativa o administrativa qué hace que la empresa pueda operar eficazmente como un todo, coherente para alcanzar los objetivos.

ORGANIZACIÓN

Actividades de la Organización

1.Establecer la estructura orgánica de la empresa (organigrama).

2.Delinear las relaciones de trabajo permiten definir las lineas de comunicación de tal manera que favorezca el trabajo coordinado.

3.Elaborar las descripciones de los cargos de trabajo, aclarando atribuciones, relaciones, responsabilidades y niveles de autoridad.

4.Fijar los requerimientos y cualidades que debén reunir las personas que desempeñan los cargos de la empresa en términos de experiencia y conocimientos.

DIRIGIR

Dirigir se relaciona con la palabra capacidad del administrador para lograr motivación por el trabajo y sentido de responsabilidad.

Recuerde que el Talento Humano es el más importante y valioso de la Empresa, ademas de los recursos económicos: Maquinaria, equipos, materias primas, insumos, infraestructura física, y otros.

DIRIGIR

La acción de dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro deseado, surge de los pasos de la planificación y la organización.

DIRIGIR

Se puede citar como una influencia bajo la cual los subordinados aceptan voluntariamente la dirección y el control por parte de otra persona o jefe, o bien, es la función del proceso administrativo que consiste en guiar las acciones hacia el logro de los objetivos.

La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

IMPORTANCIA DE DIRIGIR

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

• A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

• La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION

• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. De acuerdo con esto los principios de la dirección son:

• Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar


conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitraria.

De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.


De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.


De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.


Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

CONTROL

Planeación y control se caracterizan por ser conceptos íntimamente relacionados.Si no existe un plan es imposible ejercer el control.

Control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de determinar y prever desviaciones para establecer las médidas correctivas.

CONTROL

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

CONTROL

El control como elemento clave de la administración, permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso.

CONTROL

El control es la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

ELEMENTOS BASICOS DEL CONTROL

1. Se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.

2. Deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.

3. El control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

4. a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.


No debe existir solo el control a posteriori, sino que, que debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.


Siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado.

La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control afectar el proceso de planeación.

CARACTERISTICAS DEL CONTROL

1.Se relaciona estrechamente con lo planeado.

2.Implica medir la actuación y evaluarla a la luz de los planes.

3.Busca detectar desviaciones sobre las cuales adoptar medidas correctivas.

4.Es fundamental en el ejercicio de la tarea administrativa.

TIPOS DE CONTROL

Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

TIPOS DE CONTROL

Permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.

Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

TIPOS DE CONTROL

La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.

Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

TIPOS DE CONTROL Control de retroalimentación, este tipo de control

se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

GRACIAS

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