Modulo: Administración I

Universidad Valle del Momboy

UNIDAD 03

PROCESO ADMINISTRATIVO

LA PLANEACION

LICDA. ZAIDA KASSAR

Modulo: Administración I

QUE ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos, técnicos, materiales, entre otros,

con los que cuenta la empresa.

?

Modulo: Administración I

VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

2. Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.

5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.

6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

7. Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.

8. Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de sus aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

Modulo Administración I

Planear – Organizar – Dirigir – Controlar

El “PROCESO ADMINISTRATIVO” Planear, es la primera función administrativa; que

sirve de base a las demás.Definición – es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso.Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación.

Modulo Administración I

Planeacion

Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas,

presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste en determinar lo que va a hacerse.

Modulo Administración I

Fases de la Planificación

1. Determinación de Objetivos a alcanzar

2. Toma de decisiones3. Elaboración de planes4. Acciones empresariales

Modulo: Administración I

Determinación de Objetivos

Es la primera actividad: saber adónde pretendemos llegar.Los “objetivos” son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro.Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso.

Cátedra de Introducción a las Organizaciones

Red de Objetivos en la Organización

Jerarquía de objetivos – algunos son más importantes y predominan. Objetivos organizacionales Objetivos de la división Objetivos del departamento Objetivos operacionales

El resultado es una red jerárquica e integrada que orienta la acción de la organización en dirección de los objetivos organizacionales.

Toma de decisiones

Debemos “tomar decisiones” para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un “proceso” de comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas.

Diagnóstico – Alternativas posibles – Evaluación de alternativas – Selección – Ejecución (Resultados)

Diferentes Tipos de Planeación

PLANEACION ESTRATEGICA:

Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados.Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tácticas y procedimientos empleados para el logro de un objetivo especifico o determinado, se planifica a largo plazo más de 5 años.

Planificación Estratégica

Está definida en la cúpula estratégica.Abarca a la organización en su totalidadEstá proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro.Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas).Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)

Planificación Operativa

Está definida en el centro operativo para cada tarea o actividad.Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones diarias de la empresa.Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes.Proyectado para el futuro inmediato.Metas específicas; muestra actividades por separado.

Clases de Planes

Programas – consideración de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo.Presupuestos – expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero.Proyectos – programas específicos.Políticas – son guías para las decisiones.Procedimientos – son instrucciones para una acción. Relacionados con los métodos.Reglas – medidas específicas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

Misión - Visión

Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación:

Visión Misión

Planeamiento Estratégico

Misión - Visión

Visión – se define con los siguientes elementos:

Propósito principal de la empresa Su futuro Definición de mercados a atender Valores, conductas y actitudes deseadas Escenarios esperados

Misión - Visión

Misión – la declaración de la misión incluye:

Que es lo que hacemos (cuál es el negocio) En dónde lo hacemos (cuál es el mercado) Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos

y cómo lo hacemos)

Misión - Visión

Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1):

Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad”Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”

(1) KPMG Uruguay – tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

Principios de administración aplicados a la Planificación

Definición del objetivo – la finalidad de la planificación es determinar quién, cómo y cuando se alcanzará la idea o el objetivo.Flexibilidad en la planeación – la planeación es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

Principales características de la Planeación - I

Es un proceso permanente y continuo Está siempre orientado hacia el futuro Busca la racionalidad en la toma de

decisiones Busca seleccionar un curso de acción entre

varias alternativas La planeación es “sistémica” – considera

sistemas y subsistemas que la conforman

Principales características de la Planeación - II

La planeación es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor

Es una técnica de asignación de recursos Es cíclica, permite evaluación y medición

para establecer nueva planeación Es una función del proceso que interactúa

con las demás Es una técnica de coordinación e integración Es una técnica de cambio e innovación

Importancia de la Planeacion

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión

Partes del proceso de planeación

1. FINES: especificar metas y objetivos.2. MEDIOS: elegir políticas, programas, procedimientos y prácticas con las que han de alcanzarse los objetivos.3. RECURSOS: determinar tipos (humanos, técnicos, de capital) y cantidades de recursos que se necesitan; definir como se habrán de adquirir ó generar y como habrán de asignarse a las actividades.4. REALIZACIÓN: diseñar los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse.5. CONTROL: diseñar un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas del plan, así como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.

Análisis FODA

Para lograr una mejor comprensión, es necesario definir los anteriores componentes:Fortalezas. Son aquellas características propias de la empresa, que le facilitan o favorecen el logro de los objetivos organizacionales.Oportunidades. Son aquellas situaciones que se presentan en el entorno de la empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos organizacionales.Debilidades. Son aquellas características propias de la empresa, que constituyen obstáculos internos al logro de los objetivos organizacionales.Amenazas. Son aquellas situaciones que se presentan en el medio ambiente de las empresas y que podrían afectar negativamente, las posibilidades de logro de los objetivos organizacionales.

Análisis FODA

Análisis ambiental – Oportunidades y AmenazasAnálisis:

De la industria y el mercado De los competidores Político y regulatorio Social – aspectos sociales y grupos de interés De recursos humanos Macroeconómico Tecnológico

Análisis FODA

Análisis de recursos internos – Fortalezas y DebilidadesAnálisis:

Financiero Evaluación de recursos humanos De comercialización y marketing De operaciones De otros recursos internos – administración, I + D,

compras, informática

Nada es fácil, nada se regala en este mundo, todo tiene que aprenderse con mucho esfuerzo. Un hombre que va en busca del conocimiento debe comportarse de la misma manera que un soldado que va a la guerra: bien despierto, con miedo, con respeto, y con absoluta confianza. Siguiendo estos requisitos, podrá perder alguna que otra batalla, pero nunca se lamentará de su destino.

Pierre BonnardP