Proceso administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas de la administración misma; estas fases se interrelacionan formando un proceso integral, consistente en cuatro etapas o funciones claves.El desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:

Planificación

ControlAdministración de un

negocioOrganización

Dirección

Figura 1. Ciclo administrativo.

Por lo tanto, las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático se entienden de la siguiente manera:

Planear Organizar Dirigir Controlar

Figura 2. Funciones del Administrador.

En la siguiente imagen se presenta un resumen de las principales funciones que se realizan en cada etapa del proceso administrativo:

Planificación Decisión sobre los objetos.

Definición de planes para alcanzarlos. Programa de Actividades.

Organización Recursos y Actividades para alcanzar los objetivos. Órganos y Cargos. Atribución de autoridades y responsabilidad.

Dirección Designación de cargos. Comunicación, liderazgo y motivación de personal. Dirección para los objetivos.

Controlar Definición de estándares para medir el desempeño. Corregir deslavaciones y garantizar que se realice la

planeación.Figura 3. Funciones que se realizan en el proceso administrativo.

Fuente: Chiavenato, I. (2001). Introducción a la teoría general de la administración

Estos elementos del proceso administrativo se aplican en todo tipo de organizaciones y empresas, así como se aplican también en la vida personal.

Por ejemplo, cuando vas a organizar una fiesta o reunión con tus amigos: ¿qué acciones realizarías en cada etapa del proceso administrativo?

Importancia del proceso administrativoEl proceso administrativo es muy importante para la toma de decisiones. Imagina que eres el gerente de una empresa que está atravesando por problemas de disminución de sus ventas, ¿cómo tomarías decisiones respecto a lo que se debe hacer para incrementar las ventas?

La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución por hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, por sí misma, una decisión.

Pasos de la toma de decisiones:

Paso 1.Reconocer el problema: ante la existencia de un problema, se necesita hacer una elección, de lo contrario surgen obstáculos para alcanzar la meta empresarial.

Paso 2.Identificar alternativas: se hace un esfuerzo sistemático por identificar las opciones disponibles.Por lo general, existe un número limitado de restringidas, además, por el tiempo y los monetarios. ejemplo, cuando vas a organizar una fiesta o reunión con tus amigos: ¿qué acciones realizarías en cada etapa del proceso administrativo?

Paso 3.Especificar las fuentes de incertidumbre: se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles sucesos que pueden ocurrir. Hasta donde sea posible, se prevén las posibilidades o probabilidades asociadas a esos sucesos.

Paso 4.Escoger un criterio: se elige el criterio conforme se van evaluando las alternativas. Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen de contribución, la tasa de rendimiento o el que presente una mayor relación costo-beneficio.

Paso 5.Considerar el riesgo: se toma en consideración el punto hasta donde la dirección está dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, la dirección considera la proporción entre el riesgo y el rendimiento.¿Cuál es el mayor rendimiento que brindará una alternativa riesgosa para que pueda justificar su riesgo inherente?

Paso 6.Evaluar alternativas: a la luz del menú de opciones del paso 2, las fuentes de incertidumbre identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias del riesgo precisadas en el paso 5, se determina el resultado final asociado con la alternativa.

Paso 7.Elegir la mejor alternativa: la evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la elección de una alternativa.

Paso 8.Implementar el curso de acción seleccionado: se implementan las acciones aprobadas para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad.

Planeación

La planeación es el primer paso del proceso administrativo. Es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contexto futuro. Implica desarrollar los objetivos y elegir uno o más cursos de acción para lograrlos. La planeación en la organización comprende los siguientes pasos:

A. Establecer los objetivos de la empresa.B. Definir la situación actual y determinar con qué recursos se cuenta.C. Elegir uno o más cursos de acción para alcanzar los objetivos.D. Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones.E. Replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

Uno de los aspectos más importantes de la planeación relacionada con la toma de decisiones, implica manejar adecuadamente las variables controlables pertinentes y aprovechar la ventaja de las variables no controlables pertinentes que puedan influir en el éxito operacional a largo plazo.

Las variables pueden ser clasificadas bajo 3 categorías:1. Externas (tales como la competencia, el PIB, la población, los aspectos macroeconómicos, etc.) o Internas (por ejemplo, los métodos de venta de la empresa, la publicidad que se utiliza, la estructura de costos que maneja la empresa).2. De acuerdo al tiempo (corto plazo, mediano plazo y largo plazo).3. Controlables o no controlables. Conforme al análisis de estas variables se plantean las estrategias convenientes para el futuro de la empresa.

Las variables no controlables deben ser proyectadas y planificadas para lograr el pleno provecho de sus consecuencias favorables previstas, y manejar adecuadamente las consecuencias desfavorables.

Tipos de planesA continuación se describirán los principales tipos de planes que se utilizan en una organización:

a) Propósito o misión:Consiste en determinar qué se debe hacer para llegar al futuro deseable. Se trata de definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo.b) Objetivos:Son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad. Los objetivos dan dirección a los esfuerzos que realiza la organización. Se formulan para la organización, pero también para cada uno de los departamentos y además, suponen la definición de los objetivos de las personas que contribuyen a su logro.

¿Cómo deben ser los objetivos?

De acuerdo con el autor Doménec Biosca, en su libro Dirigir con eficacia, los objetivos deben tener las siguientes características:

• Claros, entendibles por quien los tiene que desarrollar.• Públicos, para facilitar la coordinación entre cliente y proveedor interno.• Medibles, para saber si se consiguen.• Alcanzables, para que sea factible lograrlos.• Flexibles, para que puedan ser adaptados a cada realidad.• Auditables, para poder comprobar su medida.• Premiables, para que la conducta esforzada y exitosa se repita.• Tener plazo, para saber cuándo hacerlo.• Tener prioridad, para saber qué hacer y en qué orden.• Pactables, para que comprometan.• Coherentes con la estrategia de la empresa.• Motivantes, para que motiven a las personas.

Si no respetamos estas características, corremos el riesgo de fracasar.

Fuente: Biosca, D. (2000). Dirigir con eficacia. En Garza, J. G. (Ed.), Administración contemporánea (p. 92). México: McGraw-Hill.

c) Políticas:Son enunciados generales que guían las acciones y decisiones de las organizaciones. Son los criterios de acción emprendidos por la empresa.

Existen muchos tipos de políticas; por ejemplo: las políticas para contratar ingenieros si cuentan con el título universitario; las políticas para motivar al personal para que realice sugerencias para mejorar la cooperación; las políticas para cubrir las vacantes del personal; las políticas para fijar precios competitivos a los productos, la política de vender sólo al contado, entre muchas otras.

d) Planes estratégicos y planes tácticos:Los planes por lo general se clasifican en planes estratégicos y planes operativos (o tácticos), como se muestra en el siguiente cuadro:

Tipo Dimensión del tiempo

Características

Estratégico (desarrollado por la alta administración)

Largo plazo(más de un año)

Se concentra en los objetivos de la empresa y sus estrategias globales; afectan a todas las funciones de la administración; entraña consecuencias de alcance general y de largo plazo.

Táctico u operativos (desarrollado participativamente por todos los niveles de la administración)

Corto plazo(hasta un año)

Afina los objetivos de la empresa para desarrollar programas, políticas y expectativas de desempeño; implica tiempos entre el mediano y el corto plazo; se concentra en los niveles de autoridad y responsabilidad asignadas; proporciona información sobre el presupuesto para efectos de los informes de desempeño.

Tabla 1. Planes estratégicos y planes tácticos.

e) Programas:Los programas son actividades que perduran en la organización, pues su realización no tiene una fecha límite en la que pueda darse por concluida o que provoque su caducidad. Por ejemplo, se habla de programas de capacitación, de financiamiento, de captación de recursos, etc., porque son actividadespermanentes o recurrentes en la empresa.

f) Proyectos: Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo. Tienen un principio, pero deben tener una fase de conclusión. Por ejemplo, el proyecto de construir un edificio, el proyecto de diseñar un producto, el proyecto de instalar un negocio en una ciudad, etc.

g) Presupuestos:Considerado como plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en términos numéricos. Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación de acciones. Algunos ejemplos de presupuestos son:

• Presupuesto de operación: incluye la planeación de las operaciones para el siguiente periodo.• Presupuesto de capital: demuestra la planeación de los cambios en los activos fijos.• Presupuesto financiero: establece el origen y aplicación de fondos, trata acerca de los movimientos de efectivo.h) Procedimientos

Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad, son guías de acción más que de pensamiento. Son aquellos planes formulados dentro de las políticas establecidas, cuya finalidad es la de señalar la secuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada función concreta realizada dentro de una empresa o grupo social. En el procedimiento debe incluirse la descripción de cómo cada una de las series de tareas se deben llevar a cabo.

Ejemplos de procedimientos son: el conjunto de instrucciones específicas para procesar las órdenes de los clientes en un restaurante; todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa mercantil.

i) Métodos:Un método es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma posible, ejemplo: la técnica específica en la aplicación de un test de aptitudes es un método; mientras que la secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento. Con el empleo de métodos adecuados un gerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar fácilmente los rendimientos, laborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad uniforme de productos o servicios, etc.

j) Reglas:Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al “procedimiento” y al “método”; las reglas por tanto, son normas que se refieren a una acción específica y definida; es decir, una regla dice con exactitud qué se debe y qué no se debe hacer.

Referencias Chiavenato, I. (2001). Introducción a la teoría general de la administración.

México: McGraw-Hill Interamericana. Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed.). México:

McGraw- Hill. Robbins, S. R., y de Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administración.

México: Prentice Hall. Stoner, J., y Freeman, E. (1998). Administración. México: Prentice Hall. Thompson, M., y Antezana, J. (2006). El proceso administrativo. Recuperado

el 30 de junio de 2009, de http://www.promonegocios.net/administracion/procesoadministrativo.html