procedimientos+de+control+interno

7/23/2019 PROCEDIMIENTOS+DE+CONTROL+INTERNO

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TESIS

PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIASECONÓMICAS

POR

JOSÉ LUIS VARGAS VELÁSQUEZ

PREVIO A CONFERÍRSELE EL TÍTULO DE

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

“PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL CAPITAL DE

TRABAJO DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS DE

CONSUMO MASIVO”

CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR

EN EL GRADO ACADÉMICO DE

LICENCIADO

Guatea!a a#$%! &e '()'



JUNTA DIRECTIVA FACULTAD

DE CIENCIAS ECONÓMICAS

DECANO L%*+ J,-. R,!a/&, Se*a0&a M,$a!e-

SECRETARIO L%*+ Ca$!,- R,#e$t, Ca#$e$a M,$a!e-

VOCAL PRIMERO L%*+ MS*+ A!#a$, J,e! G%$1/ Ba$a2,/a

VOCAL SEGUNDO L%*+ Ca$!,- A!#e$t, 3e$/4/&e5 G4!6e5

VOCAL TERCERO L%*+ Jua/ A/t,/%, G1e5 M,/te$$,-,

VOCAL CUARTO P+C+ O!%6e$ Au7u-t, Ca$$e$a Lea!

VOCAL 8UINTO P+C+ 9a!te$ O#&u!%, C2%/7u%*21/ B,$,$

PROFESIONALES 8UE REALIZARON

LOS E:;MENES DE ;REAS PR;CTICAS B;SICAS

;REA MATEM;TICA<ESTAD=STICA L%*+ E&7a$ Ra/u!>, Va!&.- Ca-ta?e&a

;REA CONTABILIDAD L%*+ Lu%- A!>$e&, Gu54/ Ma!&,/a&,

;REA AUDITOR=A L%*+ Ma$%, Da/%!, E-@%/,5a Au%/,

PROFESIONALES 8UE REALIZARON EL E:AMEN PRIVADO DE TESIS

PRESIDENTE L%*+ Ma$*, A/t,/%, O!%6a O$e!!a/aSECRETARIO L%*+ M%7ue! ;/7e! L%$a T$u%!!,

E:AMINADOR L%*+ M/,$ Re/. Su$u C,/t$e$a-



DEDICATORIA

A Dios todopoderoso, Nuestro Señor Jesucristo y su Espíritu Santo, por estar siempre a mi lado, por darme todo en la vida y por la bendición de llegar a este

momento importante.

A mis padres: rma !idal !el"s#ue$ %iranda con amor y agradecimiento por darme la vida, todo su apoyo y estar conmigo en los momentos m"s di&íciles demi vida' Eduardo (arrios por su apoyo y motivación.

A mis )i*os: Jos+ uis, -udy abriela y uis Ale*andro por ser la bendición demi vida.

A mis )ermanas: %ayra Julieta, esly -o*anely y lenda Eunice, por su cariñoy apoyo incondicional.

A todos mis &amiliares con muc)o cariño y a&ecto.

A la señora (lanca idia arcía /eyes por su apoyo y motivación constante.

A todos mis amigos de estudio y de traba*o #ue )an contribuido para #uepueda alcan$ar esta meta, en especial a 0arol /amíre$, Jaime 1ot, Jo)nny%uño$, 2ugo 0laudio, Edy /o*as, 0+sar %us)in, Ed3in 4ranco, ucy Agustín,

Edgar 0asuy, uis %alin y Elisa !illatoro.

A la &amilia %uño$ !ielman, por abrirme las puertas de su casa para estudiar con mi grupo de amigos de estudio.

A la 1ricentenaria 5niversidad de San 0arlos de uatemala, 4acultad de0iencias Económicas y a sus e6celentes catedr"ticos, por la oportunidad de&ormarme acad+micamente.

Al icenciado 0+sar Augusto !illela 7+re$, por su orientación y apoyoincondicional.

AGRADECIMIENTO

A las empresas 4armacias 0alderón, S.A., Embotelladora 0entral, S.A. y7apelera nternacional, S.A. por darme la oportunidad de ad#uirir la e6periencia

y aplicar el conocimiento pro&esional para el desarrollo del tema de +sta tesis.



=NDICE P47%/a

INTRODUCCIÓN

CAP=TULO I

EMPRESA MERCANTIL

8.8 C,/*e@t, ()

8.9 O$7a/%5a*%1/ !e7a! ()

8. E@$e-a *,e$*%a! )(

8..8 0omerciali$adora de productos de consumo masivo 88

8..9 Estructura organi$acional 8

8.. Diseño institucional 8;

8..< n&raestructura +tica 9=

8.< Ge-t%1/ *a&e/a &e 6a!,$ '(

8.> Le7%-!a*%1/ a@!%*a#!e '

CAP=TULO II

CAPITAL DE TRABAJO

9.8 De>%/%*%1/ '

9.9 Ca$a*te$0-t%*a- '

9. E!ee/t,- '

9..8 Activos corrientes 9?

9..9 7asivos corrientes 8

9.< A&%/%-t$a*%1/ '

9.<.8 Administración del e&ectivo <

9.<.9 Administración de las cuentas por cobrar @

9.<. Administración de los inventarios <=

9.<.< Administración de las cuentas por pagar <8

9.> Re7%-t$, '

9.>.8 /egistro de ingresos <9



9.>.9 /egistro de egresos <<

9.>. /egistro de las cuentas por cobrar <@

9.>.< /egistro de las cuentas por pagar <;

9.>.> /egistro de los proveedores >=

9.>. /egistro de los inventarios >8

9. C,/t$,!e- H

9..8 0ontrol del e&ectivo ><

9..9 0ontrol de los bancos >

9.. 0ontrol del cobro >@

9..< 0ontrol de inventarios >@

9..> 0ontrol de cuentas por pagar y proveedores >;

9.@ P$e-e/ta*%1/ e/ !,- e-ta&,- >%/a/*%e$,- (9.? A/4!%-%- >%/a/*%e$, &e! *a@%ta! &e t$a#a, )

CAP=TULO III

CONTROL INTERNO

.8 De>%/%*%1/ '

.9 I@,$ta/*%a

. O#et%6,-

.< E-t$u*tu$a &e! *,/t$,! %/te$/,

.<.8 Ambiente de control @<

.<.9 Sistema contable @>

.<. P$,*e&%%e/t,- &e *,/t$,!

.<..8 os procesos y procedimientos @@

.<..9 7olíticas y procedimientos @;

.<.. 5so de los procedimientos ?=.<..< Estructura y &ormato de un procedimiento documentado ?=

.> C,@,/e/te- &e! *,/t$,! %/te$/,

.>.8 Entorno de control ?

.>.9 Evaluación de riesgos ?

.>.9.8 An"lisis y prevención de riesgos ?



.>.9 /iesgo de mercado ?<

.>.9 /iesgo de li#uide$ ?>

.>.9 /iesgo de cr+dito ?A

.>.9 /iesgo operativo ?@

.>.9 /iesgo de siniestros ;=

.>. Actividades de control ;8

.>.< n&ormación y comunicación ;8

.>.> Supervisión y monitoreo ;8

+ P$%/*%@%,- &e! *,/t$,! %/te$/, '

CAP=TULO IV

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL CAPITAL DE


CONSUMO MASIVO

<+) A/te*e&e/te- H

<.9 Met,&,!,70a ut%!%5a&a

<. E-t$u*tu$a ,$7a/%5a*%,/a! &e !a e@$e-a

<.< Dete$%/a*%1/ &e !a *a&e/a &e 6a!,$ )()<.<.8 Actividades primarias 8=8

<.<.9 Actividades secundarias 8=8

<.> P$,*e&%%e/t,- &e *,/t$,! %/te$/, )('

<.>.8 Normas y políticas 8=9

<.>.9 0uestionario B estión de compras 8=<

<.>. 0uestionario B estión de compras B bodega 8=>

<.>.< 0uestionario B estión de ventas 8=

<.>.> 0uestionario B estión de ventas B &acturación 8=@

<.>. 0uestionario B estión de cr+ditos y cobros 8=;

<.>.@ 0uestionario B estión de tesorería 88

<.>.? 0uestionario B 0ontrol interno contable 88

<. I/>,$e &e Au&%t,$0a I/te$/a )'(



<.@ P$,*e&%%e/t,- 7e-t%1/ &e *,@$a- )'

<.? P$,*e&%%e/t,- 7e-t%1/ *,e$*%a! )

<.; P$,*e&%%e/t,- 7e-t%1/ &e *$.&%t,- '('

<.8= P$,*e&%%e/t,- 7e-t%1/ &e te-,$e$0a '

<.88 Aut,$%5a*%1/ '

CONCLUSIONES '

RECOMENDACIONES '

BIBLIOGRAF=A '



INTRODUCCIÓN

En las empresas #ue se dedican a la comerciali$ación de productos de

consumo masivo, se reali$an actividades operativas y administrativas similares

o iguales #ue en cual#uier tipo de empresa mercantil' sin embargo, es comCn

#ue las empresas comerciali$adoras de consumo masivo en uatemala,

care$can de procedimientos documentados #ue guíen correctamente la

e*ecución de estas actividades, y como consecuencia de esta debilidad, se

pone en riesgo la e&ectividad de las operaciones #ue se relacionan

principalmente, con el control interno del capital de traba*o.

El presente traba*o e6pone los aspectos relevantes de la importancia de contar

con procedimientos documentados para la e&ectiva administración, gestión y

control interno del capital de traba*o, aplicados especí&icamente, a una empresa

comerciali$adora de productos de consumo masivo, y el mismo se desarrolla

en cuatro capítulos, de los cuales, en el capítulo , se e6pone lo relacionado

con la empresa mercantil, con en&o#ue en la empresa comercial.

En el capítulo se presenta el tema del capital de traba*o, su de&inición,

características, elementos, administración, registro y control' adem"s, su

presentación en los estados &inancieros y an"lisis.

El capítulo aborda el tema del control interno, de&ini+ndolo apropiadamente y

en&ocando principalmente su estructura #ue )ace +n&asis a los procedimientos

de control' y los componentes del control interno.

En el capítulo ! se desarrolla una evaluación de la estructura organi$acional y

de las políticas y procedimientos actuales, y con base al an"lisis de las

de&iciencias se desarrollan los procedimientos de control interno, y se

presentan los resultados a la empresa comerciali$adora de productos de

consumo masivo investigada.



4inalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones a las #ue se

llegó con los resultados de la investigación, la bibliogra&ía mínima #ue se

consideró necesario consultar para llevar a cabo la investigación documental,

para aplicarla al traba*o de campo y al desarrollo de los procedimientos

elaborados para la correcta administración, gestión y control del capital de

traba*o.



-1-

8.8 C,/*e@t,

CAP=TULO I

EMPRESA MERCANTIL

as empresas mercantiles, son unidades económicas organi$adas para reali$ar

actividades económicas en la industria, el comercio y los servicios con el ob*etivo

de obtener bene&icios económicos con a&"n de lucro.

El código de comercio de uatemala Decreto ey 9@= en su artículo >> de&ine a

la empresa mercantil en los siguientes t+rminos Se entiende por empresa

mercantil el con*unto de traba*o, de elementos materiales y de valores incorpóreos

coordinados, para o&recer al pCblico, con propósito de lucro y de manerasistem"tica, bienes o serviciosF.

8.9 O$7a/%5a*%1/ !e7a!

En uatemala las &ormas de organi$ación legal de las empresas mercantiles, las

norma o regulari$a el código de comercio, el cual en su artículo 8= estipula #ue

son sociedades mercantiles organi$adas ba*o &orma mercantil, e6clusivamente las

siguientes:

aG a sociedad colectiva.

bG a sociedad comandita simple.

cG a sociedad de responsabilidad limitada.

dG a sociedad anónima.

eG a sociedad en comandita por acciones.

0ada una de estas sociedades tiene su de&inición legal, características, &orma de

constitución, venta*as y limitaciones las cuales est"n establecidas en el 0ódigo de

0omercio de uatemala Decreto nCmero 9@= del congreso de la republica de

uatemala.



G La S,*%e&a& C,!e*t%6aK

a De>%/%*%1/ !e7a!K

Artículo >;. Sociedad 0olectiva es a#uella #ue e6iste ba*o una ra$ón social y en

la cual todos los socios responden de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente,

de las obligaciones sociales.

bG Ca$a*te$0-t%*a-K

A$t%*u!, (+ L%%ta*%1/ &e $e-@,/-a#%!%&a&e-K a estipulación de la escritura

#ue e6ima a los socios de la responsabilidad ilimitada, y solidaria no producir"

e&ecto alguno con relación a tercero' pero los socios pueden convenir entre sí #ue

la responsabilidad de alguno o algunos de ellos se limit+ a una porción o cuota

determinada.

A$t0*u!, )+ Ra51/ -,*%a!K a ra$ón social se &orma con el nombre y apellido de

uno de los socios o con los apellidos de dos o m"s de ellos, con el agregado

obligatorio la leyenda' y 0ompañía Sociedad 0olectiva, leyenda #ue podr"

abreviarse: y 0ía. S.0.

cG C,/-t%tu*%1/K

7ara la constitución de las sociedades colectivas se debe observar los artículos 8<

al @ del 0ódigo de 0omercio y artículos 9; al 8 y el < del 0ódigo de Notariado.

5n pro&esional del Derec)o HAsesor legal B AbogadoG debidamente colegiado debe

inicialmente:

Elaborar la escritura de la sociedad' registrarla en su protocolo y posteriormente

llevarla al /egistro %ercantil para iniciar con los tr"mites respectivos.

7ara nombrar al /epresentante egal yIo erente eneral, el abogado debe

solicitar 0+dula de vecindad o D7 y nCmero de identi&icación tributaria HN1G a las

personas #ue )an sido electas para estos cargos.



Elaborar acta de nombramiento del /epresentante legal y erente general, Hpuede

ser la misma persona #uien represente a la empresaG y llevar la misma a registrar

en el /egistro %ercantil.

G La S,*%e&a& e/ C,a/&%ta S%@!e

a De>%/%*%1/ !e7a!K

Artículo ?. Sociedad en 0omandita Simple es la compuesta por uno o varios

socios comanditados #ue responden en &orma subsidiaria, ilimitada y solidaria de

las obligaciones sociales' y por uno o varios socios comanditarios #ue tienen la

responsabilidad limitada al monto de su aportación. as aportaciones no pueden

ser representadas por títulos o acciones.

bG Ca$a*te$0-t%*a-K

A$t0*u!, + Ra51/ -,*%a!K a ra$ón social se &orma con el nombre de uno de los

socios comanditados o con los apellidos de dos o m"s de ellos si &ueren varios y

con el agregado obligatorio de la leyenda: y 0ompañía, Sociedad en 0omandita, la

#ue podr" abreviarse' y 0ía. S. en 0.

cG C,/-t%tu*%1/K

En su constitución se debe observar los artículos 8< a >?, ? a @@ del código de

comercio y 9; a 9 y <? del código de notariado.

5n pro&esional del derec)o HAsesor legal B AbogadoG debidamente colegiado debe

inicialmente:


llevarla al /egistro %ercantil para iniciar los tr"mites respectivos.

7ara nombrar al /epresentante legal yIo erente general, el abogado debe

solicitarles 0edula de vecindad o D7 y nCmero de identi&icación tributaria HN1G a

las personas #ue )an sido electas para estos cargos.



Elaborar acta de nombramiento de /epresentante legal y erente general, Hpuede



G La S,*%e&a& &e Re-@,/-a#%!%&a& L%%ta&aK

a De>%/%*%1/ !e7a!K

Artículo @?. Sociedad de /esponsabilidad imitada es la compuesta por varios

socios #ue solo est"n obligados al pago de sus aportaciones. 7or las obligaciones

sociales responde Cnicamente el patrimonio de la sociedad, y en su caso, la suma

#ue a m"s de las aportaciones convenga la escritura social.

bG Ca$a*te$0-t%*a-KA$t0*u!, + El capital estar" dividido en aportaciones #ue no podr"n incorporarse

a títulos de ninguna naturale$a ni denominarse acciones.

A$t0*u!, + Ne$, &e !,- -,*%,-K El nCmero de los socios no podr" e6ceder

de veinte.

A$t0*u!, (+ Ra51/ , &e/,%/a*%1/ -,*%a!K a sociedad girara ba*o una

denominación o ba*o una ra$ón social. a denominación se &ormara libremente,

pero siempre )ar" re&erencia a la actividad social principal. a ra$ón social se

&ormar" con el nombre completo de uno de los socios o con el apellido de dos o

m"s de ellos. En ambos casos es obligatorio agregar la palabra imitada o la

leyenda: y 0ompañía imitada, las #ue podr"n abreviarse: tda. o 0ía. tda.,

respectivamente.

Si se omiten esas palabras o leyendas, los socios responder"n de modo

subsidiario, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales.



cG C,/-t%tu*%1/K

En su constitución debe observarse los artículos 8< a >?, @? a ?> del 0ódigo de

0omercio, y 9; a 9 del 0ódigo de Notariado.


inicialmente:




solicitarles su 0edula de vecindad o D7, y nCmero de identi&icación tributaria HN1G

a las personas #ue )an sido electas para estos cargos.


ser la misma persona #uien representa a la empresaG y llevar la misma a registrar


!G La S,*%e&a& A/1/%aK

a De>%/%*%1/ !e7a!K

Artículo ?. a Sociedad Anónima es la #ue tiene el capital dividido y

representado por acciones. a responsabilidad de cada accionista est" limitada al

pago de las acciones #ue )ubiere suscrito.

bG Ca$a*te$0-t%*a-K

A$t0*u!, + De/,%/a*%1/K a sociedad anónima se identi&ica con una

denominación, la #ue podr" &ormarse libremente, con el agregado obligatorio de la

leyenda: Sociedad Anónima, #ue podr" abreviarse S.A.

a denominación podr" contener el nombre de un socio &undador o los apellidos

de dos o m"s de ellos, pero en este caso, debe igualmente incluirse la designación

del ob*eto principal de la sociedad.



cG C,/-t%tu*%1/K

En su constitución se observar"n los artículos 8< a >> y ? a 8;< del 0ódigo de

0omercio, y 9; a 9 y <@ del 0ódigo de Notariado.


inicialmente:




solicitarles 0+dula de vecindad y nCmero de identi&icación tributaria HN1G a las

personas #ue )an sido electas para estos cargos.




!G La S,*%e&a& e/ C,a/&%ta @,$ A**%,/e-K

a De>%/%*%1/ !e7a!K

Artículo 8;>. Sociedad en comandita por acciones es a#uella en la cual uno o

varios socios comanditados responden en &orma subsidiaria, ilimitada y solidaria

por las obligaciones sociales, y uno o varios socios comanditados responden en

&orma subsidiaria, ilimitada y solidaria por las obligaciones sociales y uno o varios

socios comanditarios tienen la responsabilidad limitada al monto de la de las

acciones #ue )an suscrito, en la misma &orma #ue los accionistas de una sociedad

anónima. as aportaciones deben ser representadas por acciones.



bG Ca$a*te$0-t%*a-K

A$t0*u!, )+ R.7%e/K a sociedad en comandita por acciones se regir" por las

reglas relativas a la sociedad anónima, salvo lo dispuesto en los artículos

siguientes:

A$t0*u!, )+ Ra51/ -,*%a!K a ra$ón social se &orma con el nombre de uno de

los socios comanditados o con los apellidos de dos o m"s de ellos, si &ueren

varios, y con el agregado obligatorio de la leyenda: y 0ompañía Sociedad en

0omandita por Acciones, la cual podr" abreviarse: y 0ía., S.0.A.

cG C,/-t%tu*%1/K

En su constitución se observan los artículos 8< a >? y 8;> a 9=9 del 0ódigo de0omercio, y 8< a >? y <? del 0ódigo de Notariado.


inicialmente:




solicitarles su 0+dula de vecindad o D7 y nCmero de identi&icación tributaria HN1G

a las personas #ue )an sido electas para estos cargos.




!G Ve/taa- &e-6e/taa-K

7ara seleccionar adecuadamente el tipo de sociedad al organi$ar una empresa,

adem"s de sus características, se deben conocer las venta*as y desventa*as de

cada tipo de sociedad.



aG S,*%e&a& C,!e*t%6a

Ve/taa-

a motivación de cada socio para dedicar su me*or es&uer$o es grande, dado a

#ue participan directamente de los bene&icios' la posibilidad de reunir un mayor

capital para la empresa' son varias las e6periencias #ue se decían a imprimir

dinamismo a la empresa' todos los socios responden de manera subsidiaria,

solidaria e ilimitadamente a las obligaciones de la sociedad' cada socio tiene

derec)o a un voto salvo pactado en lo contrario.

De-6e/taa-K

a sociedad se disuelve con la muerte de uno de sus socios' la admisión de

nuevos socios re#uiere el consentimiento de los otros' el &inanciamiento por incremento de capital social a largo pla$o es m"s di&ícil.

bG S,*%e&a& e/ C,a/&%ta S%@!e

Ve/taa-K

No re#uiere capital mínimo para su constitución' la motivación de cada socio para

dedicar su me*or es&uer$o es grande dado #ue participan directamente en los

bene&icios' la posibilidad de reunir un mayor capital para la empresa' son varias

las e6periencias #ue se dedican a imprimir dinamismo a la empresa' las

responsabilidades ante las obligaciones sociales de la empresa son establecidas

segCn el tipo de socios comanditarios o comanditados.

De-6e/taa-K

os socios comanditarios no pueden votar' los socios comanditarios tienen

pro)ibido cual#uier acto de administración de la sociedad' los socios

comanditados tienen a su cargo la administración de la sociedad y la

representación legal de la misma Hcomandita por accionesG' gran cantidad de

tr"mites, procedimientos y re#uisitos #ue la ley establece. Hcomandita por

accionesG.



cG S,*%e&a& &e Re-@,/-a#%!%&a& L%%ta&a

Ve/taa-K

No re#uiere capital mínimo para su constitución' la motivación de cada socio para

dedicar su me*or es&uer$o es grande dado #ue participan directamente en los

bene&icios' la posibilidad de reunir un mayor capital para la empresa' son varias

las e6periencias #ue se dedican a imprimir dinamismo a la empresa' las

responsabilidades ante las obligaciones sociales de la empresa est"n limitadas al

patrimonio de +sta' la sociedad se mantiene aCn despu+s de la muerte de alguno

de sus socios.

De-6e/taa-K

a admisión de nuevos socios re#uiere del consentimiento de los otros' e6iste unlímite de 9= socios m"6imo' las responsabilidades ante las obligaciones sociales

de la empresa est"n limitadas al patrimonio de +sta' el capital de la empresa no

puede aumentar a menos #ue este sea integra y e&ectivamente pagado, lo #ue

puede ocasionar lentitud en los procesos de e6pansión de la empresa.

dG S,*%e&a& A/1/%a

Ve/taa-K

a motivación de cada socio para dedicar su me*or es&uer$o es grande dado #ue

participan directamente de los bene&icios' son varias las e6periencias #ue se

dedican a imprimir dinamismo a la empresa' la empresa se mantiene aCn despu+s

de la muerte de alguno de sus socios' acciones pueden ad#uirirse por

trans&erencia o )erencia' la responsabilidad de los socios est" limitada a sus

aportaciones' se pueden transmitir las acciones mediante su venta' los acreedores

tienen derec)o sobre los activos de la corporación, no sobre los bienes de los

accionistas' el dinero #ue los accionistas arriesgan al invertir en una sociedad

anónima se limita al valor de su inversión' es relativamente &"cil conseguir capital

considerable, ya #ue puede emitir acciones segCn sus necesidades' le resulta

relativamente &"cil obtener cr+dito a largo pla$o o&reciendo grandes activos como

garantía.



De-6e/taa-K

/e#uiere capital mínimo de >,===.== para su constitución' re#uiere una &orma

m"s comple*a de organi$ación y una Junta de Accionistas al año como mínimo' su

constitución es costosa en relación a las otras &ormas de sociedad' mayor cantidad

relativa de tr"mites, procedimientos y re#uisitos #ue la ley establece.

8. E@$e-a *,e$*%a!

Dentro de las empresas mercantiles se encuentran las empresas comerciales,

este tipo de empresa se dedica al intercambio de productos' es decir, #ue traslada

los productos de la industria o de la tierra a los consumidores &inales o a otras

empresas.

En concordancia con la de&inición anterior, a empresa comercial es la

organi$ación social #ue reali$a un con*unto de actividades relacionadas a la

compra y venta de bienes y utili$a gran variedad de recursos &inancieros,

materiales, tecnológicos y )umanos para lograr determinados ob*etivos como la

satis&acción de una necesidad o deseo de su mercado con la &inalidad de lucrar y

#ue es construida a partir de conversaciones especi&icas basadas en compromisos

mutuos entre las personas #ue la con&ormanF H98:8G.

Estas empresas pertenecen al sector terciario de la economía y son consideradas

intermediarias entre las empresas productoras y las consumidoras o usuarios y

pueden clasi&icarse en empresas comerciales mayoristas, minoristas y

comisionistas.

as empresas comerciales mayoristas son las #ue se dedican a la compra de

bienes y a su venta a las empresas minoristas, a las industrias y a instituciones de

diversa índole. Sus ventas al consumidor individual representan una mínima parte

del total de sus ventas.



as empresas mayoristas tienen almacenados grandes volCmenes de productos,

lo #ue permite su entrega al momento de ser solicitados. 2ay mayoristas

generales y especiali$ados, los generales tienen diversidad de productos, y las

especiali$adas satis&acen necesidades especí&icas. Este tipo de empresas son las

#ue se dedican a la comerciali$ación de productos de consumo masivo.

as empresas comerciales minoristas son las #ue ad#uieren bienes de consumo a

los productores o mayoristas, y los venden a los consumidores al menudeo.

os minoristas son intermediarios b"sicos a los consumidores &inales. 2ay de

diversa índole y tamaño, y van desde una tienda )asta grandes multinacionales.

as empresas comerciales comisionistas se encargan de vender bienes #ue los

productores le dan por consignación, recibiendo una comisión por precio de venta,

normalmente solo se limitan a tomar los pedidos y el transporte corre por cuenta

del productor o consumidor.

8..8 C,e$*%a!%5a&,$a &e @$,&u*t,- &e *,/-u, a-%6,

Despu+s de la segunda uerra %undial, el avance tecnológico en electrónica,

&ísica y #uímica, la mayor disponibilidad de mano de obra ocasionada por el cese

de la guerra y el aumento demogr"&ico, ocasionaron un gran incremento de la

producción industrial.

7ara aumentar y mantener el nivel de ganancias de los empresarios, con esos

volCmenes de producción industrial, &ue necesario implementar estrategias para

elevar el consumo, incorporando a los sectores medios y ba*os en el mercado

consumidor de productos antes reservados a las clases privilegiadas, como

electrodom+sticos y automóviles.



El incremento del consumo, de esos productos, elevó el nivel de vida de los

obreros lo #ue )i$o disminuir los reclamos y posibles con&lictos sociales. A este

modelo, basado en el consumo masivo, se le denominó sociedad de consumo.

Dos elementos &undamentales ayudaron a instalar el consumismo, la publicidad y

las ventas al cr+ditoF H9=:8G.

Estos bienes se caracteri$an por su consumo masivo y &recuente por un alto

porcenta*e de personas y su utilidad se e6tingue con el consumo o uso. os

productos de consumo masivo se clasi&ican en perecederos y no perecederos.

as comerciali$adoras de productos de consumo masivo se dedican a venderlos

de acuerdo a la siguiente clasi&icación:

aG P$,&u*t,- &e *,/-u, @,@u!a$

Son productos de consumo masivo &abricado y destinados a consumidores &inales

sin la necesidad de un proceso industrial adicional. Se encuentran en lugares

accesibles al pCblico en general y se compran regularmente para satis&acer una

necesidad determinadaF H99:8G.

bG P$,&u*t,- , #%e/e- &e *,/6e/%e/*%a

5n producto de conveniencia es un artículo relativamente barato cuya compra

e6ige poco es&uer$o' es decir, #ue un consumidor no est" dispuesto a emprender

una bCs#ueda e6tensa de ese artículo por#ue no es esencial para la subsistencia,

como el caso de los caramelos, re&rescos, peines, aspirinas, pe#ueños artículos

de &erretería, tintorería y lavado de automóviles #ue entran en la categoría de

productos de convenienciaF H99:8G.

cG P$,&u*t,- &e *,@a$a*%1/ , #%e/e- &e *,@$a *,@a$a&aK

Se considera bien de compra comparada un producto tangible del cual el

consumidor #uiere comparar calidad, precio y estilo, para lo cual visita varias



tiendas antes de )acer una compra, e*emplo, la ropa de moda, los muebles, los

aparatos electrodom+sticos caros y los automóvilesF H99:8G.

8..9 E-t$u*tu$a ,$7a/%5a*%,/a!

os di&erentes &actores o &unciones de la empresa necesitan ser coordinados a

trav+s de una estructura organi$ativa, en la #ue se estable$can las di&erentes

"reas o niveles *er"r#uicos de la organi$ación.

Se organi$an las &unciones a reali$ar, se establecen las relaciones entre los

diversos elementos de la organi$ación, se &orman los &lu*os de autoridad,

determinando los distintos niveles de decisiones.

a estructura organi$acional de una empresa comercial puede tener di&erentes

estructuras, pero generalmente las empresas comerciales dedicadas al los

productos de consumo masivo est"n basadas en la siguiente estructura *er"r#uica:

aG A-a#!ea 7e/e$a! &e a**%,/%-ta-

Est" integrada por los accionistas yIo &undadores de la sociedad, es el órgano

supremo de la sociedad y e6presa la voluntad social en materia de su

competencia.

bG C,/-e, &e A&%/%-t$a*%1/

Es nombrado por los accionistas de la sociedad. Es el m"6imo órgano de

dirección responsable de la obtención de resultados y de la supervisión del

rendimiento de los e*ecutivos clave. Su &unción es velar por los resultados de la

empresa con&orme a las condiciones de mercado' garanti$ar la aplicación de las

políticas de la empresa' construir la estrategia de la sociedad, aprobarla y reali$ar

control y seguimiento' de&inir la misión y visión de la sociedad, el plan de mercado,

las políticas laborales, políticas de administración y con&lictos de intereses.



cG Au&%t,$0a %/te$/a

Su &unción b"sica es programar las labores de los auditores y su supervisión en

auditorias &inancieras y operativas, desarrollar la auditoria de sistemas e

in&orm"tica, discutir con erencia eneral los borradores de los reportes e

in&ormes, reportar a Junta Directiva, coordinar la Auditoría E6terna y discutir con el

erente eneral los in&ormes de control interno, reali$ar pruebas sustantivas y

a*ustes a los estados &inancieros.

En el "rea &inanciera, en el período, debe poner especial atención en la evaluación

del control interno reali$ando prueba de ingresos, prueba de egresos,

conciliaciones bancarias, circulari$ación de cuentas por cobrar, prueba de precios

y descuentos, prueba de cobrabilidad, prueba de inventarios &ísicos, pruebas decosto de inventarios, obsolescencia y lento movimiento de inventarios, prueba de

costo de ventas, con&irmación de proveedores, prueba de nominas y planillas,

an"lisis globales de gastos, an"lisis detallados de gastos y evaluaciones &iscales.

dG Ge$e/*%a 7e/e$a!

El erente eneral es el encargado de dirigir todas las operaciones de la

empresa, con el propósito de alcan$ar los ob*etivos y metas de la misma' e*ecutar

los actos y celebrar contratos #ue sean del giro ordinario de la empresa, previa

resolución &avorable del conse*o de administración, velar por #ue se cumplan las

normas y disposiciones por las cuales se rige la empresa, ser el *e&e superior

*er"r#uico del personal y velar por #ue se mantengan las buenas relaciones entre

los traba*adores, y representar legalmente a la empresa en &orma *udicial o

e6tra*udicial.

eG A-%-te/te &e 7e$e/*%a 7e/e$a!

Asistir al erente eneral en todas las actividades relacionadas con el

&uncionamiento de la empresa.



&G A&%/%-t$a*%1/

Se encarga de administrar los departamentos de recursos )umanos, in&orm"tica y

servicios au6iliares #ue la empresa re#uiere, como servicios de seguridad de las

instalaciones, limpie$a, mantenimiento, planta tele&ónica, arc)ivo y mensa*ería.

gG D%$e**%1/ &e ,@e$a*%,/e-

Es la encargada del mane*o, custodia y re#uerimiento de mercaderías para la

venta. Su responsabilidad es mantener disponibles en las bodegas de la empresa

los productos necesarios para la venta, distribución y despac)o' las unidades

administrativas a su cargo son los departamentos de compras y de logística.

)G Ge$e/te &e *,@$a-Su principal &unción es plani&icar las compras, dando prioridad a lo solicitado como

urgente' &irma y autori$ación de solicitudes y órdenes de compra' coti$ar y atender

a proveedores' e*ercer control de compras reali$adas para noti&icarlo al solicitante'

reali$ar control de e6istencia de los inventarios de mercadería, y supervisión de las

importaciones en tr"nsito.

iG Ge$e/te &e !,70-t%*a

Es el e*ecutivo responsable de la administración adecuada de las bodegas,

coordinando, supervisando y dirigiendo las actividades de movimiento &ísico de las

mercaderías por medio del transporte, almacenamiento y manipulación de las

mercaderías, aprovisionamiento de mercaderías y programación de despac)os.

*G D%$e**%1/ *,e$*%a!

/esponsable de la dirección y buen &uncionamiento del "rea de ventas y

mercadeo, así como de la organi$ación, coordinación y evaluación de los planes

operativos y metas tra$adas.



KG Ge$e/te &e e$*a&e, 6e/ta-

Es el responsable de revisar y anali$ar los reportes de los supervisores de ventas,

para aplicar medidas y soluciones inmediatas y precisas' mantenerse in&ormado

respecto a la condiciones del mercado, a la e6istencia de productos similares, para

aprovec)ar las oportunidades, debilidades y &ortale$as de la competencia'

preparar programas de entrenamiento y seminarios de motivación' reali$ar

programas de incentivos económicos para supervisores y vendedores' elaborar

mensualmente gra&icas y datos estadísticos sobre las tendencias de ventas por

ruta, in&ormando a la erencia eneral los resultados obtenidos' revisar constante

y permanentemente los canales de distribución, dictar políticas y estrategias en

relación a la reestructuración de rutas' proponer las metas de venta mensuales a

cubrir' evaluar y corregir presentaciones de ventas' administrar, coordinar yplani&icar todas las actividades y eventos a reali$ar, para #ue +stas sean

desarrollados en la me*or &orma, dando buena imagen a los producto de la

empresa, a trav+s de actividades publicitarias y promocionales.

lG D%$e**%1/ >%/a/*%e$a

Elaborar las normas, políticas y planes &inancieros de la empresa' dirigir y

coordinar las actividades de la contabilidad general y costos' supervisar las

actividades de tesorería, plani&icación y an"lisis &inancieros' mantener relaciones

con instituciones de cr+dito' revisar actividades de tipo &iscal y de seguros'

coordinar el diseño de procedimientos y sistemas de registro y control de las

operaciones contables' evaluar la posición &inanciera de la empresa y rendir

in&ormes periódicos sobre las &inan$as y operaciones' dirigir programas

presupuestarios para toda la empresa' cooperar con los dem"s erentes en

programas de gastos, con&orme al pronóstico de &lu*o de ca*a' recomendar la

elaboración de normas para el establecimiento y mantenimiento de niveles de

e6istencias en los inventarios' cumplir con las normas de control interno

necesarias para un adecuado control de las operaciones de la empresa.



mG Ge$e/te &e *$.&%t,- *,#$,-

Su &unción principal es administrar de &orma conveniente para los intereses de la

empresa la cartera de clientes' elaborar procedimientos y manuales sobre el

mane*o de los cr+ditos y cobros' elaborar y revisar las políticas de cr+dito y cobro'

llevar control del cumplimiento de los re#uisitos establecidos para la li#uidación de

los cobros' revisar las cuentas corrientes y recuperación de cartera' anali$ar y

autori$ar cr+ditos' reali$ar negociaciones para cobros de clientes mayores'

autori$ar pedidos' solucionar problemas de recuperación en cartera general, así

como administrar el sistema de cuentas por cobrar y la base de datos de clientes.

nG Te-,$e$, 7e/e$a!

7ersona encargada del mane*o, control y custodia de valores monetarios de laempresa en general' reali$a operaciones relacionadas con las cuentas bancarias

de a)orro y monetarias de la empresa' prepara reporte diario de ingresos y

egresos para la erencia general y erencia &inanciera' coordina con la erencia

&inanciera los pagos a proveedores' elabora &lu*o proyectado de ingresos y

egresos mensual' prepara y opera la e*ecución mensual del &lu*o de ca*a.

? C,/ta&,$ 7e/e$a!

Su &unción b"sica es velar por #ue los estados &inancieros sean preparados

adecuadamente' evaluar e implementar sistemas contables adecuados, #ue se

adapten a las necesidades de in&ormación de la empresa' revisar el ingreso de la

in&ormación al proceso contable' vigilar el cumplimento de las obligaciones &iscales

vigentes' programar y coordinar inventarios &ísicos mensuales' elaborar estados

&inancieros mensuales.

oG Ge$e/te &e $e*u$-,- 2ua/,-

Este &uncionario es responsable de desarrollar programas de reclutamiento,

selección, contratación e inducción del personal' administrar salarios, prestaciones

de ley y bene&icios adicionales como pr+stamos, medicinas, licencias o permisos'

administrar los programas de capacitación y desarrollo de todo el personal'



supervisar los servicios de recepción y mensa*ería de la empresa' desarrollar

programas comunicativos internos' representar a la empresa en cual#uier con&licto

#ue sur*a de la interpretación y aplicación de las leyes laborales.

pG Ge$e/te &e %/>,$4t%*a

7lani&ica y dirige las actividades de in&orm"tica de la empresa' y las modi&icaciones

a nuevos sistemas' dirige los re#uerimientos de in&orm"tica, servicios de proceso y

desarrollo' organi$a los recursos de computación para proveer un e&iciente servicio

a los usuarios del sistema' es responsable de la e&iciencia y seguridad de los

sistemas y servicios #ue brinda a la empresa' provee soporte a las actividades de

la empresa sobre t+cnicas, m+todos y me*or utili$ación de los recursos' identi&ica

potenciales de me*oramiento en "reas &actibles sobre nuevos o me*ores sistemas'evalCa nueva tecnología )ard3are y so&t3are y &i*a o determina su aplicabilidad a

los re#uerimientos de la empresa.

#G Je>e &e -e$6%*%,- au%!%a$e-

Es el encargado del departamento de servicios au6iliares y su principal &unción es

proporcionar y velar por el constante y buen uso del e#uipo de seguridad para

todos los empleados' mantener revisiones periódicas al e#uipo antiincendios,

principalmente los e6tinguidores, sus recargas y ubicación, observar las

condiciones inseguras de traba*o y procede a elaborar ordenes de traba*o para su

corrección' inspeccionar el e#uipo de traba*o para prevenir riesgos y evitar

p+rdidas materiales y )umanas' velar por #ue el personal mantenga su e#uipo de

traba*o en buenas condiciones' dirigir al personal de limpie$a interna y e6terna'

velar por el buen &uncionamiento de servicios de o&icinas y bodegas en general.



Asamblea General deAccionistas

onse!o deAdministraci"n

A#ditor$aInterna

Gerencia General

Asistente deGerencia

%irecci"n deO&eraciones

%irecci"nomercial

%irecci"n'inanciera

%irecci"nAdministrat

%e&to)%e&to)%e&to)%e&to) dedede*ercadeo +r,ditos + om&rasLo-$sticaVentasobros

%e&to)de Tesorer$a

%e&to) deRec#rsosSer(ontabilidad.#manosIn/orm0ti

G$4>%*a )+ O$7a/%7$aa e-t$u*tu$a! &e u/a e@$e-a *,e$*%a!+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+

)++ D%-e?, %/-t%tu*%,/a!K

Se re&iere a la manera cómo est"n planteados los procesos de traba*o, los

mecanismos de coordinación y toma de decisiones.

En empresas &amiliares y en algunas grandes corporaciones, el traba*o se e*ecuta

sin mayor estandari$ación. a coordinación del traba*o es conte6tual y por lo tanto

arbitraria y poco rutinaria' procesos #ue incentivan la duplicidad de &unciones,

ambigLedad en las responsabilidades o cadenas de decisión poco claras, alientan

los actos des)onestos.



8..< Ét%*a E@$e-a$%a!K

Es un componente esencial en la cultura corporativa de la organi$ación #ue re&le*a

los valores y principios #ue comparten los miembros de una misma organi$ación.

as sociedades implementan mecanismos e&ectivos para &acilitar la prevención, el

mane*o y la divulgación de los con&lictos de inter+s #ue puedan presentarse entre

los asociados, los e*ecutivos, los grupos de inter+s y los miembros de la *unta

directiva' se entiende por con&licto de intereses toda situación o evento en #ue los

intereses personales, directos o indirectos de los accionistas, administradores o

&uncionarios de la sociedad, se encuentren en oposición con los de la sociedad,

inter&ieran con los deberes #ue le competen a ella, o lleven a actuar en su

desempeño por motivaciones di&erentes al recto y real cumplimiento de susresponsabilidades.

as sociedades pro)íben #ue sus e*ecutivos, miembros de *unta directiva y

empleados, incurran en cual#uiera de las siguientes pr"cticas:

aG /ecibir o dar dadivas, o cual#uier otro tipo de compensación en dinero o en

especie #ue a&ecte las decisiones de los &uncionarios.

bG os ob*etivos de la sociedad #uedan completamente in)abilitados para otorgar

compensaciones e6traordinarias a los miembros del 0onse*o de

Administración.

cG 5tili$ar indebidamente in&ormación privilegiada o con&idencial para obtener

provec)o o salvaguardar intereses individuales o de terceros.

dG /eali$ar proselitismo político aprovec)ando cargo, posición o relaciones con la

sociedad.

eG !incular &amiliares a la sociedad sin tener en cuenta los per&iles y políticas

establecidas.

8.< Ge-t%1/ *a&e/a &e 6a!,$

El losario beroamericano de 0ontabilidad de estión plantea #ue la gestión

signi&ica administración u organi$ación de elementos, actividades o personas con

ob*etivos de e&icacia organi$ativa. De modo #ue la gestión, organi$acionalmente



)ablando, se re&iere al desarrollo de las &unciones b"sicas de la administración

#ue son la planeación, la organi$ación, la e*ecución y el control, encaminadas al

cumplimiento de ob*etivos previamente establecidosF H?:G.

a planeación #ue se encarga de determinar los ob*etivos y cursos de acción #ue

van a seguirse' la segunda es la organi$ación, encargada de la distribución del

traba*o entre los miembros del grupo' otra es la e*ecución de las tareas asignadas,

y el control de las actividades de con&ormidad con los planes tra$ados por la

empresa.

En las empresas es comCn )ablar de tres niveles de administración o gestión:

a La Ge-t%1/ e-t$at.7%*aK es el con*unto de decisiones y acciones #ue llevan a la

organi$ación a alcan$ar los ob*etivos corporativos. 1iene directa relación con la

&ormulación, e*ecución y control del plan estrat+gico de la empresa y se basa en la

comprensión y administración de la relación e interacción de la empresa con el

medio en #ue se desenvuelve, es decir, con los proveedores y los clientes por una

parte y por otra, con los dem"s agentes presentes en el entorno como la

competencia y el gobierno.

# La Ge-t%1/ t4*t%*aK involucra el "mbito interno de la organi$ación y tiene como

&inalidad el desarrollo de todas sus actividades internas' es decir, a#uellas #ue

componen la cadena de valor. a cadena de valor enseguida se puso en el &rente

del pensamiento de gestión de empresa como una poderosa )erramienta de

an"lisis para la plani&icación estrat+gica. Entre sus ob*etivos est" ma6imi$ar la

creación de valor mientras se minimi$an los costos, con lo #ue se obtiene la

cadena de valor de una empresa.

La *a&e/a &e 6a!,$ : es una &orma de an"lisis de la actividad empresarial

mediante la cual una empresa disgrega su actividad global en di&erentes partes,



con el ob*etivo de identi&icar &uentes de venta*a competitiva en las actividades #ue

generan valor.

a cadena de valor de una empresa y la &orma en #ue desempeña sus actividades

individuales son un re&le*o de su )istoria, de su estrategia, y de su en&o#ue para

implementar la estrategia. El crear el valor para los compradores #ue e6ceda el

costo de )acerlo es la meta de cual#uier estrategia gen+rica.

Si bien es cierto #ue muc)as actividades rutinarias son simples y repetitivas,

tambi+n e6isten otras altamente comple*as cuya reali$ación re#uiere de

conocimientos especiali$ados de alta categoría' sin embargo unas y otras

independientemente de su categoría, son las actividades #ue )acen posible #ue elnegocio viva' es decir, comprar, &abricar, vender, cobrar, etc. tienen un &ondo

rutinario de importancia indiscutible.

En la cadena de valor se distinguen, &undamentalmente dos tipos de actividades:

A*t%6%&a&e- @$%a$%a-K o de la línea b"sica del negocio, #ue son todas a#uellas a

trav+s de las cuales se desarrolla el bien o servicio #ue va a satis&acer lasnecesidades del cliente y dentro de las cuales se encuentran el aprovisionamiento,

la operación o producción, la distribución, el mercadeo, el servicio, y otros.

A*t%6%&a&e- &e a@,,K las cuales tienen #ue ver con todas las actividades de

soporte a las actividades primarias y en general al &uncionamiento de la empresa,

por e*emplo el personal, suministros, asesoría legal, &inan$as, contabilidad,

in&orm"tica, relaciones pCblicas.

* Ge-t%1/ ,@e$at%6aK los ob*etivos operativos se derivan directamente de los

ob*etivos t"cticos. El nivel operativo involucra cada una de las actividades de la

cadena de valor, tanto primarias como de apoyo' por lo tanto, es posible )ablar de

gestión de aprovisionamiento, gestión de la producción, gestión de distribución,



gestión de mercadeo, gestión de servicio, gestión de personal, gestión de cr+ditos,

gestión &inanciera.

8.> Le7%-!a*%1/ a@!%*a#!e

as empresas comerciali$adoras de productos de consumo masivo como

cual#uier otra sociedad mercantil, para el cumplimiento de sus obligaciones deben

observar las leyes tributarias, laborales y otras vigentes.

1ener una organi$ación legal en la empresa, sencillamente implica cumplir con los

tr"mites de inscripción, registros y operación #ue la ley establece segCn el tipo de

empresa y el giro del negocio' es decir, la actividad económica a la #ue se dedica.

os aspectos m"s importantes de una empresa &ormal, son tener patente decomercio, cumplir con el pago de impuestos y las regulaciones de operación #ue

tienen #ue ver con aspectos laborales, sanitarios y de protección al medio

ambiente.

as leyes y regulaciones, #ue norman y otorgan derec)os y responsabilidades a

las empresas est"n establecidas en el Decreto 9@= del 0ongreso de la /epCblica

de uatemala 0ódigo de 0omercio.

E6isten otras leyes, decretos y reglamentos especí&icos segCn la actividad a la #ue

se dedi#ue la empresa, #ue pro&undi$an en materia &iscal, el 0ódigo 1ributario

regula todo lo concerniente a los impuestos' la ey de 7ropiedad ndustrial #ue

establece las regulaciones #ue rigen las marcas y patentes, y algunas normas

especí&icas regulan la operación de cierto tipo de empresas' entre ellas la norma

t+cnica para la venta de alimentos envasados, del %inisterio de Salud 7ublica' las

regulaciones sanitarias municipales para vender alimentos en mercados o

espacios pCblicos.



En un mundo cada ve$ m"s competitivo, la &ormali$ación empresarial brinda

venta*as y estabilidad a las empresas. Actuar dentro del marco de las leyes del

país con lo cual se obtienen bene&icios y ad#uieren responsabilidades.

Ve/taa-K as empresas mercantiles constituidas legalmente tienen las siguientes

venta*as:

aG Ad#uieren valor para venderse o e6pandirse en el &uturo.

bG 7royectan con&ian$a al cliente.

cG /e&le*an una imagen de +tica y responsabilidad lo #ue proporciona valor

agregado a los productos y servicios.

dG (rinda posibilidades de acceder a cr+ditos y pr+stamos en bancos e

instituciones &inancieras.eG 2acer posible asegurar los bienes de la empresa contra di&erentes riesgos.

&G Est"n &acultadas para cerrar contratos legales con clientes y proveedores.

gG os empresarios serios y responsables )acen negocios con empresas #ue

tienen respaldo legal.

)G 1ienen acceso a nuevos mercados y oportunidades de e6portación.

iG Evitan multas #ue impone el gobierno.

*G Evitan riesgos de cierre por no cumplir con la ley.

KG SegCn el tamaño de la empresa, tanto el propietario o socios y los

traba*adores, go$an de seguro y bene&icios sociales proporcionados por el

gobierno y otras instituciones.

lG Se pueden conocer los resultados a trav+s de su evaluación económica y

contable legalmente.

a organi$ación legal consiste en registrar la empresa en las di&erentes instancias

#ue establece la ley. a empresa se debe registrar como mínimo en el /egistro

%ercantil, Superintendencia de Administración 1ributaria SA1, nstituto

uatemalteco de Seguridad Social SS.

Re7%-t$, Me$*a/t%!K Es la institución de obierno cuya misión es registrar,

certi&icar y dar seguridad *urídica a todos los actos relacionados con las



actividades mercantiles #ue realicen las personas. En esta instancia se registra el

tipo de empresa a inscribir, ya sea como 0omerciante, Empresa ndividual o como

Sociedad %ercantil. a empresa, una ve$ registrada recibe su 7atente de

0omercio, #ue es el documento #ue acredita la inscripción de la empresa ante el

/egistro %ercantil.

Su@e$%/te/&e/*%a &e A&%/%-t$a*%1/ T$%#uta$%a" SATK Es una entidad estatal

descentrali$ada #ue e*erce con e6clusividad las &unciones de administración

tributaria contenidas en la legislación. 1iene como misión recaudar los recursos

necesarios para #ue el Estado provea a la población los servicios indispensables y

brinde mayores oportunidades de desarrollo, mediante la obtención del m"6imo

rendimiento de los impuestos' la aplicación imparcial e íntegra de la legislacióntributaria' y la &acilitación del cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias

de los ciudadanos' sus &unciones son todas a#uellas #ue se vinculan con la

administración tributaria y los ingresos tributarios. 1oda empresa debe registrar

sus operaciones ante la SA1, institución #ue autori$ar" los libros contables,

&acturas y otros documentos relacionados con la actividad mercantil.

a empresas comerciales se rigen de acuerdo a las leyes &iscales como la ley del

mpuesto al !alor Agregado Decreto 9@;9' ley del mpuesto Sobre la /enta,

Decreto 9;9' ley del mpuesto de 1imbres 4iscales y 7apel Sellado Especial

para 7rotocolos, Decreto @;9, 0ódigo 1ributario, Decreto ;8' Decreto 8;9==<'

y la ey del mpuesto de Solidaridad Decreto No. @9==; del 0ongreso de la

/epublica con vigencia a partir del uno de enero de dos mil nueve.

I/-t%tut, Guatea!te*, &e Se7u$%&a& S,*%a! IGSSK os patronos y traba*adores

de acuerdo con la ey, deben estar inscritos como contribuyentes' no deben

evadir esta obligación, para no incurrir en la &alta de previsión social.

a 0onstitución 7olítica de la /epCblica de uatemala, promulgada el 8 de %ayo

de 8;?>, establece en su artículo 8==: MSeguridad Social. El Estado reconoce y



garanti$a el derec)o de la seguridad social para bene&icio de los )abitantes de la

nación. Su r+gimen se instituye como &unción pCblica, en &orma nacional, unitaria

y obligatoriaM.

IRTRAK 4ue creado por el Decreto No. 8>9? del 0ongreso de la /epCblica para

brindar recreación a los traba*adores de la empresa privada y sus &amilias' est"

organi$ada, operada y &inanciada en su totalidad por las empresas de la iniciativa

privada de uatemala.

1oda empresa a&iliada al nstituto uatemalteco de Seguridad Social debe pagar

la contribución al /1/A, segCn la actividad económica a la #ue se dedica, el

impuesto a pagar es el 8 sobre el total de salarios ordinarios y e6traordinariosmensuales, lo #ue le permite obtener los carnets de a&iliación para los traba*adores

con los #ue puede ingresar sin costo, a todos los par#ues recreativos.

INTECAPK En el decreto 8@@9 del 0ongreso de la /epublica se establece #ue

7ara contribuir al &inanciamiento de las labores del nstituto, se establece una tasa

patronal #ue ser" pagada mensualmente por las empresas y entidades privadas, y

por las entidades pCblicas #ue realicen actividades con &ines lucrativos, sobre la

totalidad de las planillas de sueldos y salarios, e6ceptu"ndose a#uellas #ue no

sean su*eto de contribución del nstituto uatemalteco de Seguridad Social

HSSGF.

Actualmente el porcenta*e de la tasa es del 8 del valor de sus planillas

mensuales de sueldos y salarios para el sector industrial, comercial y de servicios.



9.8 De>%/%*%1/

CAP=TULO II

CAPITAL DE TRABAJO

SegCn 4red Oeston en su obra 4undamentos de Administración 4inanciera, +ste

t+rmino se origino con el legendario pacotillero estadounidense, #uien solía cargar

su carro con numerosos bienes y recorrer una ruta para venderlos. Dic)a

mercancía recibía el nombre de capital de traba*o por#ue era lo #ue realmente se

vendía, o lo #ue rotaba por el caminoF para producir utilidades.

El carro y el caballo, por lo tanto eran &inanciados con capital de traba*o, pero el

pacotillero solicitaba en pr+stamo los &ondos necesarios para comprar lamercancía' estos pr+stamos se conocían como pr+stamos de capital de traba*o, y

tenían #ue ser reembolsados despu+s de cada via*e para demostrar al banco #ue

el cr+dito era solido. Si el pacotillero era capa$ de reembolsar el pr+stamo,

entonces los bancos #ue seguían este procedimiento empleaban políticas

bancarias de naturale$a solida.

7ara comprender el t+rmino de me*or &orma, a continuación se presentan algunas

de&iniciones y conceptos del capital de traba*o:

El capital de traba*o puede de&inirse como la di&erencia #ue se presenta entre los

activos y los pasivos corrientes de la empresaF H8:8G

El capital de traba*o es el recurso económico destinado al &uncionamiento inicial y

permanente del negocio, #ue cubre el des&ase natural entre el &lu*o de ingresos y

egresos entre los activos circulantes y los pasivos circulantes.

El capital de traba*o sólo se usa para &inanciar la operación de un negocio y dar

margen a recuperar la cartera de ventas. Es la inversión en activos a corto pla$o y

sus componentes son el e&ectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e

inventario.



El capital de traba*o tambi+n es conocido como &ondo de maniobra, #ue implica

mane*ar de me*or manera sus componentes, de tal manera #ue se puedan

convertir en li#uide$ lo m"s pronto posible.

a Ca@%ta! &e t$a#a, #$ut,K Se re&iere a los rubros #ue integran el activo

circulante, como la ca*a, cuentas por cobrar e inventarios.

# Ca@%ta! &e t$a#a, /et,K El capital neto de traba*o es la di&erencia obtenida al

comparar el total de activos circulantes con el total de pasivos circulantes o de

corto pla$o, en un momento determinadoF H8@:8G.

9.9 Ca$a*te$0-t%*a-a característica principal del capital de traba*o es #ue su periodo de

convertibilidad o la posibilidad de ena*enación ocurre en el corto pla$o' es decir, en

el periodo contable, m"6imo, un año.

El capital de traba*o es la porción del activo corriente #ue es &inanciado por &ondos

de corto pla$o.

9. E!ee/t,-

0on el ob*eto de tener una in&ormación m"s detallada de la distribución del dinero

#ue &luye en la empresa, y establecer los rubros #ue componen la relación

&inanciera y la relación comercial, así como comprender el diseño de las

)erramientas de control interno #ue permitan una adecuada administración del

capital de traba*o, en una empresa comerciali$adora de productos de consumo

masivo. A continuación se enuncia cada uno de los componentes del capital de

traba*o.

'++) A*t%6,- *,$$%e/te-K Son los recursos propiedad de la empresa, representados por

el e&ectivo y sus e#uivalentes, así como las cuentas por cobrar



y los inventarios, principalmente' cuya característica es la disponibilidad para la

operación.

a A*t%6,- !0u%&,-K 0aracteri$ados por la &acilidad absoluta de volverlos e&ectivo,

como la cartera de clientes y el inventario con las ventas al contado.

# E>e*t%6,K Est" constituido por la moneda de curso legal en un país determinado, y

e#uivalentes de e&ectivo como depósitos bancarios, giros, remesas en tr"nsito,

moneda e6tran*era y metales preciosos.

* La- %/6e$-%,/e- te@,$a!e-K Est"n representadas por instrumentos del

mercado de dinero a corto pla$o, #ue ganan intereses y #ue la empresa empleapara obtener un rendimiento sobre &ondos ociosos temporalmente, o cuasi

e&ectivo.

as inversiones temporales se obtienen cuando la empresa recibe los aportes de

capital de los inversionistas, o cuando obtiene la contraparte de los productos

e&ectivamente vendidos por el giro de sus operaciones comerciales, de la venta de

instrumentos de inversión, o cuando se )an contratado pr+stamos con terceros.

& I/6e$-%,/e- /e7,*%a#!e-K Son a#uellos recursos e6cedentes #ue se generan

normalmente por intervalos cortos de tiempo, los cuales se constituyen en

depósitos remunerados o se ad#uieren instrumentos &inancieros, siempre

atendiendo criterios de li#uide$ dentro de los intervalos de tiempo estimados.

e A*t%6,- *,e$*%a!e-K Derivados de la gestión empresarial, su origen est"

locali$ado en la actividad de comerciali$ación o en la necesidad de atender la

demanda. Su periodo de tenencia responde a &actores imputables a la din"mica

de ventas y de pagos por parte de #uienes los )an re#uerido' como los clientes.

Su adecuada gestión implica el uso de instrumentos #ue permitan decidir acerca

de la racionalidad de esta inversión.



> Ca$te$a , *ue/ta- @,$ *,#$a$K Este concepto est" vinculado a las decisiones

&inancieras. 0onsiste en permitir usu&ructuar los productos de la empresa, sin

)aber recibido el importe total del mismo. Esto #uiere decir #ue la empresa,

adem"s de proporcionar el producto ob*eto de su naturale$a, opera tambi+n

como agente &inanciador. Es pertinente anotar #ue, por este motivo, la empresa

asume los riesgos propios de su negocio, riesgo económico' y el de la

disponibilidad de e&ectivo de sus clientes, riesgo de cr+dito. as cuentas por cobrar

son derec)os e6igibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos

de pr+stamos o cual#uier otro concepto an"logo, incluye documentos por cobrar,

representan el cr+dito #ue concede la empresa a sus clientes sin m"s garantías

#ue la promesa de pago en un pla$o determinado. Se clasi&ican atendiendo a su

origen, a cargo de clientes, a cargo de compañías a&iliadas, empleados y otrosdeudores, separando los #ue provengan de ventas y servicios de los #ue tengan

otro origen. 1ambi+n se clasi&ican atendiendo a su disponibilidad, en corto y largo

pla$o.

7 I/6e/ta$%,-K Son recursos dinerarios invertidos temporalmente en e6istencias de

productos terminados disponibles para la venta y trans&ormación y atender

oportunamente la demanda de los usuarios &inales o comerciali$adores,

respectivamente.

Son bienes tangibles #ue se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio

o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior

comerciali$ación. a base de toda empresa comercial es la compra y venta de

bienes o servicios' de a#uí la importancia del mane*o del inventario por parte de la

misma. Este mane*o contable permitir" a la empresa mantener el control

oportunamente, así como tambi+n conocer al &inal del periodo contable un estado

con&iable de la situación económica de la empresaF H8;:9G.

El inventario es el motor de la venta, lo #ue produce la utilidad a trav+s de un

precio superior al costo de ad#uisición o de &abricación. Esta utilidad permite a la



empresa su e6istencia a trav+s del tiempo. os inventarios al igual #ue las cuentas

por cobrar, constituyen la principal inversión dentro de los conceptos #ue dan

origen al capital de traba*o, por el monto de la inversión #ue se re#uiere y por la

comple*idad y grado de di&icultad #ue implica la administración e&ectiva de estos

rubros, cuyo &in es mantener y aumentar la productividad de la empresa, por lo

#ue son necesarios para la operación.

'++' Pa-%6,- *,$$%e/te- , *%$*u!a/te-K Son las obligaciones contraídas e ineludibles

por la empresa, representados por las cuentas por pagar, proveedores, impuestos

por pagar y &inanciamientos, para el giro normal de sus operaciones por lo #ue

deben ser pagados dentro del periodo contable. Su principal característica es la

e6igibilidad para la operación.

El termino pasivo circulante se usa principalmente para designar las obligaciones

cuya li#uidación se espera ra$onablemente #ue re#uiera el uso de recursos

e6istentes propiamente clasi&icables como activos circulantes, o la creación de

otros pasivos circulantes.

a Pa-%6, >%/a/*%e$,K Son partidas a &avor de terceros &ormales intermediarios de

cr+dito y no &ormales otros terceros particulares, inclusive los mismos socios.

Este pasivo se caracteri$a por la emisión de documentos de deuda ya sean

pagares o similares, en donde se e6plicita el compromiso en t+rminos de periodo

de pago y costo de los recursos tomados.

# O#!%7a*%,/e- >%/a/*%e$a-K /ecursos dinerarios utili$ados por la empresa y

destinados al giro normal del negocio, como abastecimiento y pago de nominas.

Normalmente su pago est" distribuido en el tiempo de acuerdo con las

condiciones suscritas en un pagar+.



* Pa-%6,- *,e$*%a!e-K Acumula deudas #ue tienen su origen en el ciclo

operacional. Son deudas de la empresa derivadas de la utili$ación de los &actores

necesarios para llevar a cabo su propósito.

& P$,6ee&,$e-K Es una cuenta de pasivo circulante generada por la compra de

mercaderías al cr+dito. Son productos comprados en el mercado y utili$ados en

el proceso de comerciali$ación, cuyo pago est" su*eto a una temporalidad

negociada entre la empresa y proveedores.

e N,%/a @$e-ta*%,/e- -,*%a!e-K 0orresponden a la utili$ación de la &uer$a de

traba*o del recurso )umano contratado por la empresa, el cual se remunera

directa e indirectamente, de acuerdo con lo establecido en el contrato de traba*o ycuyos desembolsos est"n su*etos a la política de la empresa y a lo prescrito

en la ley.

> I@ue-t,- @,$ @a7a$K Son todas a#uellas erogaciones a cargo de la empresa,

#ue se pagan en concordancia con los t+rminos legalmente establecidos por el

gobierno nacional, departamental o municipal.

9.< A&%/%-t$a*%1/

a administración del capital de traba*o se re&iere al mane*o de las cuentas

corrientes de la empresa #ue incluyen activos y pasivos corrientes' la

administración correcta de estas cuentas es esencial para la dirección y el r+gimen

&inanciero de la empresa. Si la empresa no puede mantener un adecuado control

interno de estos rubros, tendr" di&icultades para la correcta administración de su

capital de traba*o.

os activos circulantes de la empresa deben ser su&icientes para cubrir sus

pasivos circulantes y asegurar un margen de seguridad ra$onable para seguir

operando.



El ob*etivo de la administración del capital de traba*o es controlar cada uno de los

activos y pasivos circulantes de la empresa para #ue +sta se mantenga un nivel

aceptable de recursos para cubrir las operaciones corrientes del negocio. os

principales activos circulantes son el e&ectivo, valores negociables, cuentas por

cobrar e inventarios. 0ada uno de estos activos debe administrarse en &orma

e&iciente para mantener la li#uide$ de la empresa y el e#uilibrio entre los derec)os

y las obligaciones corrientes. os pasivos circulantes b"sicos son las cuentas por

pagar, documentos por pagar, proveedores y pr+stamos de corto pla$o.

El control interno en la administración del capital de traba*o es una de las

&unciones m"s importantes de la administración &inanciera' principalmente las

cuentas por cobrar y el inventario, #ue representan la inversión m"s alta en activosde las empresas comerciali$adoras. El pasivo circulante constituye una &uente de

&inanciamiento importante, debido a lo di&ícil #ue es en ocasiones conseguir

pr+stamos bancarios, y la empresa #ue tiene entradas de ca*a inciertas, debe

mantener un nivel de activos corrientes su&icientes para cubrir sus pasivos

circulantes.

El capital de traba*o representa la primera línea de de&ensa de un negocio contra

la disminución de las ventas, pues ante una declinación de las ventas, poco )ay

#ue )acer por parte del analista &inanciero sobre los compromisos de activos &i*os

o deudas a largo pla$o' sin embargo, puede )acer muc)o con respecto a las

políticas de cr+dito, control de inventario, cuentas por cobrar, renovar los

inventarios con mayor rapide$, adoptar una política m"s agresiva de cobros a &in

de tener mayor li#uide$, e igualmente, se pueden postergar los pagos para contar

con una &uente adicional de &inanciamiento.

En la correcta administración del capital de traba*o se debe considerar aspectos

#ue la )acen especialmente importante para la salud &inanciera de la empresa. a

mayoría de los administradores &inancieros se dedica a las operaciones internas

diarias de la empresa #ue caen ba*o el terreno de la administración del capital de



traba*o, y es ra$onable por#ue los activos circulantes representan un =

apro6imadamente de los activos totales de una empresa.

a administración del capital de traba*o tiene variables de gran importancia, cada

una de ellas son un punto clave para la administración #ue reali$an los directores,

gerentes, *e&es y encargados de la gestión &inanciera, por lo #ue esta actividad es

recurrente, y permite tomar las medidas necesarias para determinar una estructura

&inanciera de capital donde todos los pasivos corrientes &inancien de &orma e&ica$ y

e&iciente los activos corrientes logrando un &inanciamiento óptimo para la

generación de utilidad y bienestar social.F H8:8G

'++) A&%/%-t$a*%1/ &e! e>e*t%6,K 5na de las principales ra$ones de #uiebra de lasempresas, especialmente las comerciales, es la incapacidad de pagar las

obligaciones comerciales en el corto pla$o. ACn cuando las ventas totales son

mayores #ue los costos totales, el riesgo de la operación e6iste cuando el período

del cr+dito otorgado a los clientes es muy superior al período de cr+dito o&recido

por los proveedores. En otras palabras, la empresa puede tener dinero invertido

en cuentas por cobrar e inventarios, pero si no tiene dinero disponible para pagar

a sus proveedores, +stos pueden cerrar el cr+dito, #ue es un riesgo de

incapacidad de continuar como negocio en marc)a.

as empresas con alta generación de e&ectivo tienen +6ito y penetran en el

mercado con cierta &acilidad. a empresa #ue no genera &lu*o de e&ectivo en su

operación est" condenada a desaparecer.

a alta generación de e&ectivo se reali$a con productos con amplio margen de

utilidad y cuyo ciclo &inanciero a corto pla$o es reducido, tal es el caso de las

empresas comerciali$adoras de productos de consumo masivo.



5na medida #ue señala el grado de importancia en #ue los recursos disponibles

pueden )acer &rente a las obligaciones contraídas a corto pla$o se le conoce como

ra$ón de "cido o pago inmediato.

El ob*etivo general de la administración de la ca*a es contribuir a ma6imi$ar el

valor de la empresa. El ob*etivo especí&ico es mantener la li#uide$, de modo #ue

las actividades de la empresa se desarrollen en &orma e&ica$ y e&iciente, y se

pueda, adem"s invertir los mayores saldos disponibles.

7ara la administración adecuada de ca*a se debe considerar el presupuesto de

ca*a, la determinación de las reservas de ca*a, la administración de los ingresos y

egresos de ca*a y la inversión de los saldos ociosos de ca*a.

os aspectos b"sicos a considerar para la preparación del presupuesto de ca*a

son: la estimación de los cobros, las ventas al contado, cobros de pr+stamos

concedidos por la empresa, pago de la nomina, pago de los gastos de

administración, pago a proveedores, ingresos y egresos varios.

aG P,!0t%*a- &e! e>e*t%6,K

1ienen como ob*etivo mantener recursos su&icientes para la operación de la

empresa, con capacidad de maniobra para elevar al m"6imo el rendimiento de la

inversión y establecer los procedimientos adecuados para la planeación y el

control del e&ectivo.

bG P$%/*%@a!e- @,!0t%*a- &e! e>e*t%6,K

%antener el e&ectivo su&iciente por motivos de operación, de seguridad y de

especulación.

1ener un nivel de recursos su&icientes para contar con capacidad de maniobra.

Pbtener rendimientos óptimos en la inversión del e&ectivo y en las inversiones

temporales.

!igilar la e6posición de la empresa ante la in&lación y la devaluación de la moneda.



cG E-t$ate7%a-K

Se necesita contar con una e&iciente administración de e&ectivo, #ue consiste

principalmente en todas las actividades relacionadas con garanti$ar la

disponibilidad de dinero en el momento en #ue es re#uerido. 7ara una e&iciente

administración de e&ectivo las empresas deben utili$ar las estrategias b"sicas

siguientes:

0ubrir las cuentas por pagar lo m"s tarde posible sin dañar la posición crediticia

de la empresa, aprovec)ando cuales#uiera descuentos en e&ectivo #ue resulten

&avorables.

5tili$ar el inventario lo m"s r"pido posible, a &in de evitar e6istencias #ue podríanresultar en una p+rdida de ventas.

0obrar las cuentas pendientes lo m"s r"pido posible, sin perder ventas &uturas

por procedimientos de cobro demasiado apremiantes. 7ara el e&ecto puede

emplearse descuentos por pronto pago, si son económicamente *usti&icables.

%antener en cuentas bancarias generadoras de intereses los e6cesos temporales

de e&ectivo.

%inimi$ar los movimientos internos en los procesos administrativos de recolección

y pagos de e&ectivo.

%antener e6celentes relaciones personales con clientes y proveedores.

as implicaciones globales de estas estrategias, pueden mani&estarse observando

los ciclos de ca*a y la rotación del e&ectivo.



ILO %E TESORER1AI2GRESOS PROVE2IE2TES %E3

A&ortes de a&ital 4 Pr,stamos 5ancarios Ventas al ontado 4 obros a lientes

'inancieros + Le-ales

Pa-o de Intereses

O&eraci"n del 2e-ocio

#entas &or Pa-ar

Pa-o deIm&#estos

Gastos deO&eraci"n

Pa-o dePr,stamos

om&ra deActi(os

Pa-o%i(idendos

om&rasen E/ecti(o

G$4>%*a '+ C%*!, &e te-,$e$0a+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+

'++' A&%/%-t$a*%1/ &e !a- *ue/ta- @,$ *,#$a$K Es innegable la importancia #ue

tienen las cuentas por cobrar en el Estado de Situación 4inanciera de las

empresas, tanto por su materialidad como por el riesgo de incobrabilidad #ue

conllevan, por ello es necesario contar con un control y administración adecuada

para este rubro del capital de traba*o.

a administración &inanciera del capital de traba*o, tiene por ob*eto coordinar loselementos de una empresa para ma6imi$ar el patrimonio y reducir el riesgo de una

crisis de li#uide$ y ventas, mediante el mane*o óptimo de variables tales como

políticas de cr+dito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.



eneralmente en las empresas comerciali$adoras la inversión en cuentas por

cobrar representa una inversión importante por las aplicaciones de recursos #ue

se trans&orman en e&ectivo para determinar el ciclo &inanciero a corto pla$o. a

buena o mala administración de las cuentas por cobrar a&ecta directamente la

li#uide$ de la empresa.

a O#et%6, &e !a- *ue/ta- @,$ *,#$a$K Estimular las ventas y ganar clientes. Se les

considera como un medio para vender productos y superar la competencia

mediante el o&recimiento de &acilidades de cr+dito como parte de los servicios de la

empresa para &avorecer a sus clientes, lo #ue genera para ellos un valor

agregado.

as cuentas por cobrar est"n relacionadas directamente con el giro del negocio y

la competencia. 0uando no e6iste competencia, generalmente la inversión en

cuentas por cobrar dentro del capital de traba*o no es signi&icativa' sin embargo el

cr+dito es utili$ado por las empresas como )erramienta de mercadotecnia para

promover las ventas, las utilidades y para proteger su posición en el mercado.

El aporte de las cuentas por cobrar en el grupo del activo corriente tiene su

incidencia en el capital de traba*o de las empresas. De allí #ue la cartera,

representa en muc)as actividades, el principal ítem de importancia &inanciera en

los activos corrientes de una empresa.

# P,!0t%*a- &e *$.&%t,K 7roceso #ue comprende las actividades encaminadas a la

decisión de conceder y recuperar el cr+dito a clientes, elevar al m"6imo el

rendimiento sobre la inversión. as políticas de cr+dito deben orientarse a captar

clientes, y diversi&icar su otorgamiento en el sentido #ue apli#uen uni&ormemente a

todos los clientes, para #ue los riesgos por &alta de cobro no a&ecten a la empresa

en &orma signi&icativa.



0abe mencionar la tendencia del departamento de ventas a su liberalidad en la

concesión de cr+ditos y pla$os. Si bien una política rígida y estricta de otorgar

cr+ditos, da seguridad del retorno puede muy bien por otra parte )acer perder

oportunidades #ue signi&i#uen la p+rdida o ausencia de clientes permanentes e

importantes' por lo tanto, se debe tener la capacidad analítica para gestionar de

&orma conveniente las negociaciones con los clientes.

cG O#et%6,- &e !a- @,!0t%*a- &e *$.&%t,+

aG /educir al m"6imo la inversión de cuentas por cobrar en días cartera.

bG Administrar el cr+dito con procedimientos "giles y t+rminos competitivos.

cG Evaluar el cr+dito de &orma ob*etiva.

dG %antener la inversión en cuentas por cobrar al corriente y evitar la carteravencida.

eG !igilar la e6posición de las cuentas por cobrar ante la in&lación y la

devaluación.

& Pe$0,&, &e *$.&%t,K El otorgamiento de m"s días cr+dito estimula las ventas, pero

tiene un costo &inanciero al inmovili$ar la inversión en cuentas por cobrar,

aumentando los días de cartera y disminuyendo la rotación. En este caso

conviene no ser tan &le6ible en el otorgamiento de pla$os, se debe anali$ar los

e&ectos #ue producen para responder al cambio de la competencia y así mantener

la participación en el mercado.

os &actores a considerar para otorgar pla$os de cr+dito, son la capacidad de pago

del cliente, el tipo de producto #ue se negocie, el importe de la cuenta, costo de la

administración y el riesgo de cr+dito, principalmente.

e P,!0t%*a- &e *,#$,K Se re&iere a los procedimientos #ue se siguen para

obtener la recuperación de las cuentas por cobrar vencidas o a su vencimiento.

Estas políticas son muy variables y est"n condicionadas al mercado y al giro del



GESTI62O*ERIAL

GESTI62

%E LOG1STIA

I2IIO %EL

PLAZO %E RÉ%ITO

'E.A

TEORIA %E O5RO LIE2TE

GESTI62

%E RÉ%ITOS GESTI62 %ETESORER1A

Venta7In-reso + A#tori8aci"n del Pedido

'act#raci"nse-9n Pro-ramaci"n de entre-a Vencimiento

de 'act#ra

Atrasos enEmisi"n + Entre-a de :e;#e

%e&osito enEntre-a del

PedidoGeosbtir"onddeelorb,rdainto8a

%e&5oasnitco5anco <%is&on

> d$as ? d$a @ d$as B d$as ? d$as d$as

2i(el de Ser(icio Pla8o de r,dito Real

negocio. El cobro e&iciente o de&iciente, re&le*a la e&ectividad de la gestión

&inanciera y operativa de la empresa.

N%6e! &e Se$6%*%,K

Se determina por +l nCmero de días #ue pasan desde el momento en #ue se

reali$a el pedido )asta la entrega de mercancía. Este sistema reduce la

proporciona de pedidos atrasados en el nivel determinado.

G$4>%*a + P$,*e-, &e !a- 6e/ta- a! *$.&%t,+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+

'++ A&%/%-t$a*%1/ &e I/6e/ta$%,-K a base de toda empresa comercial es la compra

y venta de bienes' de a#uí la importancia de la administración del inventario.

os responsables de la administración de los inventarios, deben tener por lomenos un conocimiento del estado actual de los mismos, su locali$ación,

antigLedad, e6istencias actuales, consumo o venta anual, lote óptimo de compra,

m"6imos y mínimos, costos actuales y abastecimientos.



E6iste una regla de oro en cuanto a la administración de inventarios el aumento

de la rotación de inventarios, puede reducir la inversiónF. as principales causas

#ue determinan la inversión en inventarios, son el nivel de ventas, la durabilidad y

la naturale$a de los productos perecederos y estacionales.

a P,!0t%*a- &e %/6e/ta$%,-K Deben tener como ob*etivo, elevar al m"6imo el

rendimiento sobre la inversión y satis&aciendo las necesidades del mercado. as

principales políticas son:

aG /educir al m"6imo la inversión de inventarios en días de inversión, sin

a&ectar las ventas.

bG Pbtener el m"6imo &inanciamiento sin costo a trav+s de los proveedores.

cG 4i*ar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de losclientes.

dG %antener las e6istencias, mediante una administración e&iciente.

eG !igilar la rotación de los inventarios ante la in&lación y la devaluación para

evitar su obsolescencia.

'++ A&%/%-t$a*%1/ &e !a- *ue/ta- @,$ @a7a$K 0onsiste en las actividades

encaminadas a lograr el aprovec)amiento m"6imo del cr+dito' una e&ectiva

administración de las cuentas por pagar, es la #ue logra pagarlas en pla$os

mayores #ue los de la recuperación de las cuentas por cobrar.

os principales proveedores de una empresa comercial son los proveedores de

capital, proveedores de &uer$a de traba*o y proveedores comerciales. a

administración de cuentas por pagar se en&oca en optimi$ar las relaciones con los

proveedores comerciales, para )acer m"s e&iciente la administración de e&ectivo

de la empresa. as relaciones con los proveedores comerciales son de

trascendental importancia, especialmente para las empresas comerciali$adoras. El

comprador y vendedor deben entender #ue el +6ito de uno depende del otro, por

lo #ue son socios de negocios, y como tal deben considerarse amigos leales, #ue

se apoyan mutuamente.



a empresa debe establecer procedimientos para #ue las transacciones

comerciales con sus proveedores sean e&icientes y #ue las comunicaciones sean

claras y e6peditas. Se recomienda para aprovec)ar el auto&inanciamiento #ue se

les pague a los proveedores una ve$ al mes o dos como m"6imo' aun#ue a veces

pare$ca complicado, por lo general todos los proveedores pre&ieren vender,

aun#ue sea a cr+dito, y est"n dispuestos a aceptar el pago ba*o las reglas de la

empresa compradora, siempre y cuando +sta, cumpla con el acuerdo en un cien

por ciento.

7agar a trav+s de internet o pago en línea a los proveedores, pues a ellos les

interesa tener su dinero en su cuenta lo antes posible, y la empresa necesita

disminuir sus movimientos internos' es decir, #ue a ambas partes les bene&iciautili$ar el pago en línea, para agili$ar la operación y evitar el riesgo de e6travío o

robo, en caso se paga la obligación con c)e#ue.

9.> Re7%-t$,

El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del

sistema contable de doble entrada. 0on este sistema se anali$a la estructura

&inanciera de la organi$ación tomando en cuenta el doble e&ecto #ue toda

transacción tiene sobre dic)a estructura' e*emplo, la compra de un bien constituye

el aumento del activo, y el pago, re&le*a una disminución de e&ectivo al reducirse la

cantidad de dinero disponible.

9.>.8 Re7%-t$, &e %/7$e-,-K

a D%-@,/%#!eK El disponible representa recursos &inancieros lí#uidos' es decir, dinero

en e&ectivo #ue tiene la empresa y los saldos en la cuenta corriente de la

empresa.

# Caa 7e/e$a!K Es una cuenta de activo circulante #ue registra todo el movimiento

de e&ectivo o valores #ue lo representan. a cuenta ca*a recibe in&ormación de

movimientos de ingresos.



Re7%-t$, &e 6e/ta- $ea!%5a&a- e/ !a e@$e-a a! *,/ta&, e/ e>e*t%6,+

Pa$t%&a N,+ :

0a*a eneral 88,9==.==

!entas 8=,===.==

!A 8,9==.==

8 ))"'((+(( 8 ))"'((+((

/egistro de ventas al contado.

Re7%-t$, &e !,- %/7$e-,- a! #a/*,+

Pa$t%&a N,+ :

(anco ndustrial, S.A. 88,9==.==

0a*a eneral 88,9==.==

8+ ))"'((+(( 8 ))"'((+((

/egistro del depósito proveniente de las ventas.

* Ba/*,-K 0uenta de activo circulante #ue registra el movimiento de los

ingresos #ue se perciben concepto cobros y pr+stamos

principalmente.

Pa$t%&a N,+

(anco Agromercantil, S.A. 89>,===.==

(anco (anrural, S.A. >>,===.==

(anco de los 1raba*adores, @=,===.==

(anco Q1 0ontinental, S.A. 88>,===.==

(anco ndustrial, S.A. 9<,>==.==

(anco nternacional, S.A. <9,>==.==

(anco /e&ormador, S.A. 88,===.==

0lientes 9,===.==

8 '"(((+(( 8 '"(((+((

/egistro de los cobros depositados en las cuentas bancarias de la empresa.



Pa$t%&a N,+ :

(anco ndustrial, S.A. >==,===.==

7r+stamos (ancarios >==,===.==

8 H(("(((+(( 8 H(("(((+((

/egistro del pr+stamo recibido del (anco ndustrial, S.A.

Pa$t%&a N,+ :

(anco nternacional, S.A. >==.==

ntereses 7roducto >==.==

8+ H((+(( 8 H((+((

/egistro de los intereses ganados en el (anco nternacional, S.A.

'+H+' Re7%-t$, &e e7$e-,-K El pasivo de una empresa est" constituido y representado

por todas a#uellas deudas #ue pesan sobre el activo, y las cuales )an sido

generadas por las propias actividades comerciales' estos compromisos pueden

ser de corto, mediano y largo pla$o.

En el pasivo circulante se agrupan todas a#uellas deudas #ue tienen un

compromiso de pago a corto pla$o, normalmente de un año. Dentro de ellas

#uedan registrados los rubros de cuentas por pagar, proveedores, acreedores,

documentos por pagar y pr+stamos bancarios a corto pla$o.

a Caa *2%*aK Es el &ondo &i*o #ue la empresa crea para pagar todos los gastos

#ue por su naturale$a o monto no ameritan la emisión de c)e#ue.

8G C$ea*%1/ &e! >,/&, >%, &e *aa *2%*aKPa$t%&a N,+ :

0a*a 0)ica >,===.==

(anco ndustrial, S.A. >,===.==

8 H"(((+(( 8 H"(((+((

/egistro de la entrega del &ondo &i*o de ca*a c)ica al señor Juan óme$.



9G L%u%&a*%1/ &e !,- 7a-t,- @a7a&,- *,/ e! >,/&, >%, &e *aa *2%*aK

Pa$t%&a N,+ :

astos enerales ,>==.=

!A <9=.==

0a*a 0)ica ,;9=.==

8+ "'(+(( 8 "'(+((

/egistro de los gastos pagados con el &ondo &i*o de ca*a c)ica durante el mes.

G Re%/te7$, &e !,- 7a-t,- @a7a&,- *,/ e! >,/&, >%, &e *aa *2%*a+

Pa$t%&a N,+ :

0a*a 0)ica ,;9=.==

(anco ndustrial, S.A. ,;9=.==

8 "'(+(( 8 "'(+((

/egistro del reintegro del &ondo &i*o de ca*a c)ica.

N,taK os c)e#ues de reembolso, se emiten por el total de las &acturas pagadas

de ese &ondo, y no por el monto &i*o del mismo.

# Caa 7e/e$a!K Es una cuenta del activo circulante #ue registra todo el movimiento

de e&ectivo o valores #ue lo representan. a cuenta ca*a recibe in&ormación de

movimientos de ingresos y egresos.

* Ba/*,-K as cuentas #ue generan egresos del banco corresponde a los

c)e#ues emitidos por la empresa para reali$ar pagos por di&erentes conceptos.



Pa$t%&a N,+ :

7roveedores 8>=,===.=

0uentas por 7agar 9>,===.==

/etenciones S/ 9,===.==

/etenciones !A 4acturas Especiales ==.==

/etenciones S/ 4acturas Especiales 8>=.==

0uotas 7atronales y aborales SS 89,>>=.==

(anco ndustrial 8;=,===.==

8 )("(((+(( 8 )("(((+((

/egistro de los pagos de los compromisos ad#uiridos por la empresa.

Pa$t%&a N,+ :

Sueldos y Salarios >=,===.=

astos enerales 9,===.==

ntereses asto . >,===.==

(anco ndustrial 9,===.==

8 '"(((+(( 8 '"(((+((

/egistro de gastos pagados con c)e#ue.

C2eue- $e*2a5a&,-K Son los c)e#ues en compensación no pagados por

diversos motivos.

Pa$t%&a N,+ :

0lientes >,===.==

(anco nternacional, S.A. >,===.==

8 H"(((+(( 8 H"(((+((/egistro del c)e#ue rec)a$ado depositado en la cuenta del (anco nternacional,

S.A.

A,$t%5a*%1/ &e @$.-ta,-K El banco descuenta directamente de la cuenta

corriente de la empresa, las cuotas correspondientes al pr+stamo.



Pa$t%&a N,+ :

7r+stamos (ancarios <=,===.==

(anco ndustrial, S.A. <=,===.==

8 ("(((+(( 8 ("(((+((

/egistro de la amorti$ación de pr+stamo recibido del (anco ndustrial, S.A.

I/te$e-e- *,%-%,/e-K 0orresponde a cobros reali$ados por el banco por el uso

de su capital, sobregiros, y servicios prestados, cobros.

Pa$t%&a N,+ :

ntereses asto >,===.==

0omisión (ancaria >==.==

(anco ndustrial, S.A. >,>==.==

8 H"H((+(( 8 H"H((+((

/egistro de los intereses y comisiones debitadas por el banco ndustrial, S.A.

'+H+ Re7%-t$, &e !a- *ue/ta- @,$ *,#$a$K as cuentas por cobrar, o tambi+n

llamada 0lientes, se originan en la actividad comercial' est"n constituidas por

cr+ditos a &avor de la empresa, correspondientes a las ventas, prestación de

servicios y dem"s operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes,

documentos por cobrar, letras por cobrar, entre otros.

as cuentas por cobrar &orman parte del activo circulante e6igible solamente

cuando se espera convertirlas en dinero durante el ciclo operativo o en un periodo

contable determinado.

O$%7e/ &e !a ,@e$a*%1/K

a empresa !ende %uc)oF, durante el mes reali$ó ventas al cr+dito por un total

de 99<,===.== !A incluido de las cuales entregaron un enganc)e o pago inicial

por 99,<==.== y el resto representa para la empresa el registro de clientes #ue

es lo #ue nos #uedan debiendo.



Pa$t%&a N,+ :

0a*a 99,<==.==

0lientes 9=8,==.==

!entas 9==,===.==

!A 9<,===.==

8''"(((+(( 8''"(((+((

/egistro de las ventas al cr+dito del mes, y el ingreso del enganc)e.

Re*u@e$a*%1/ &e !a &eu&aK

A partir del mes siguiente de la venta al cr+dito la empresa empie$a a recibir los

pagos totales o abonos a cuenta de la deuda, con lo cual da origen al siguiente

registro:

a empresa !ende %uc)oF recibió durante el mes por concepto de pagos a

cuenta la cantidad de 8?,===.== de acuerdo al total de todos los recibos

individuales emitidos.

Pa$t%&a N,+ :

0a*a 8?,===.==

0lientes 8?,===.==

8 )"(((+(( 8 )"(((+((

7or el registro de los cobros reali$ados durante el mes.

Ot$a- *au-a- &e a#,/, a !a *ue/ta C!%e/te-K puede ser por devoluciones de

mercadería, descuentos especiales y cuentas incobrables.

aG De6,!u*%,/e- &e e$*a&e$0a $ea!%5a&a- @,$ !,- *!%e/te-+

Pa$t%&a N,+ :

Devoluciones sobre ventas 8=,===.==

!A 8,9==.==

0lientes 88,9==.==

8 ))"'((+(( 8 ))"'((+((

7or el registro de las devoluciones de los clientes durante el mes.



bG De-*ue/t,- e-@e*%a!e- @,$ @$,/t, @a7, *,/*e&%&,- a !,- *!%e/te-+

Pa$t%&a N,+ :

Descuentos sobre ventas <,===.==

!A <?=.==

0lientes <,<?=.==

8 "(+(( 8 "(+((

7or el registro de los descuentos concedidos a los clientes durante el mes.

cG Cue/ta- %/*,#$a#!e- ue @$e6%, e-tu&%, -e7u%%e/t, -e *,/-%&e$e/

*,, ta!K

Pa$t%&a N,+ :

0uentas ncobrables 8,===.==

0lientes 8,===.==

8 )"(((+(( 8 )"(((+((

7or el registro de la cuenta incobrable del señor Juan 7ueblo.

'+H+Re7%-t$, &e !a- *ue/ta- @,$ @a7a$K En esta cuenta se registran todos los gastos

de la empresa pendientes de pago, como la energía el+ctrica, el servicio

tele&ónico y suministros entre otros. En el libro au6iliar de cuentas por pagar debe

registrarse la siguiente in&ormación: &ec)a, nCmero, monto de la &actura, pla$os,

&ec)as de pago, importe del pago, saldos y datos generales del proveedor.

) Re7%-t$, &e 7a-t,-6a$%,-K

Pa$t%&a N,+

astos !arios >,===.=

Suministros >,===.=

!A 8,9==.=

0uentas por 7agar 88,9==.==

8 ))"'((+(( 8 ))"'((+((



' Re7%-t$, &e! @a7, &e 7a-t,- 6a$%,-K

Pa$t%&a N,+ :

0uentas por 7agar 88,9==.==

(anco ndustrial, S.A. 88,9==.==

8 ))"'((+(( 8 ))"'((+((

'+H+HRe7%-t$, &e @$,6ee&,$e-K 7roveedores es una cuenta del pasivo circulante en la

#ue se contabili$an las deudas #ue la empresa ad#uiere con sus proveedores por

la compra de mercaderías destinadas para la venta.

Se lleva un registro au6iliar en donde se clasi&ican los proveedores identi&icados

con un código especí&ico y donde se re&le*en los saldos a cancelar por antigLedad

de &ec)as.

aG Re7%-t$, &e u/a *,@$a a! *$.&%t, &e e$*a&e$0a @a$a !a 6e/taK

Pa$t%&a N,+ :

0ompras 8==,===.==

!A 89,===.==

7roveedores

889,===.==

# Re7%-t$, &e u/a &e6,!u*%1/ &e e$*a&e$0a e/ a! e-ta&,K

Pa$t%&a N,+ :

7roveedores 88,9==.==

Devoluciones sobre compras 8=,===.==

!A 8,9==.==

8 ))"'((+(( 8 ))"'((+((



cG Re7%-t$, &e! @a7, a! @$,6ee&,$K

Pa$t%&a N,+ :

7roveedores 8==,?==.==

(anco ndustrial, S.A. 8==,?==.==

8 )(("((+(( 8 )(("((+((

'+H+ Re7%-t$, &e !,- %/6e/ta$%,-K a contabilidad para los inventarios &orma parte

importante en el sistema de contabilidad de las empresas comerciales y las

industrias, por#ue la producción y venta del inventario es el cora$ón del negocio.

El inventario es por lo general el rubro m"s importante del Estado de Situación' y

los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas en las

empresas comerciales, es el m"s importante en el estado de resultados.

as empresas comerciali$adoras, por ser +sta su principal &unción y la #ue dar"

origen a todas las operaciones restantes, necesitan de una constante in&ormación

resumida y anali$ada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una

serie de cuentas principales y au6iliares relacionadas, para su registro y control.El movimiento de inventarios, se registra de la siguiente manera.

a Ve/ta-K En +sta cuenta controlan todas las ventas de mercancías reali$adas por la

empresa y #ue &ueron compradas con +ste &in.

Pa$t%&a N,+ :

0lientes ;,;=,=?=.==

!entas ?,?<,===.==

!A 8,==,=?=.==

8"("((+(( 8"("((+((

/egistro de las ventas del período reali$adas al cr+dito.



# De6,!u*%,/e- $e#aa- -,#$e 6e/ta-K Se utili$a esta cuenta para registrar las

devoluciones reali$adas por los clientes de la empresa, y los descuentos

concedidos.

Pa$t%&a N,+ :

Devoluciones y reb. sobre ventas <==,===.==

!A <?,===.==

0lientes <<?,===.==

8"(((+(( 8"(((+((

/egistro de las devoluciones y reba*as sobre ventas del período.

* I/6e/ta$%, %/%*%a!K /epresenta el valor de las e6istencias de mercaderías en la

&ec)a #ue inicia el periodo contable o el inicio de la empresa.

Pa$t%&a N,+ :

nventario de %ercaderías 89=,===.==

0apital 89=,===.==

8 )'("(((+(( 8)'("((((+((

/egistro inicial de la aportación del inventario de mercaderías.

& C,@$a-K En esta cuenta se incluyen las mercancías compradas durante el

periodo contable con el ob*eto de volver a venderlas con &ines de lucro. Esta

cuenta tiene saldo deudor, y se cierra contra el resultado o costo de ventas.

Pa$t%&a N,+ :

0ompras ,@>?,<==.==

!A ?88,==?.==

7roveedores @,>;,<=?.==

8"H"(+(( 8"H"(+((

/egistro de las compras al cr+dito reali$adas durante el período.



e Ga-t,- -,#$e *,@$a-K Esta cuenta es generada por los gastos ocasionados por

la compra de mercancías.

Pa$t%&a N,+ :

astos sobre 0ompras <;<,<==.==

!A >;,9?.==

0a*a o (ancos >>,@9?.==

8 HH"'+(( 8 HH"'+((

/egistro de los gastos generados por la compra de mercaderías durante el

período, pagadas en e&ectivo o c)e#ue.

> De6,!u*%,/e- $e#aa- -,#$e *,@$a-K 0uenta creada para re&le*ar toda

a#uella mercancía comprada y #ue la empresa devuelve por cual#uier

circunstancia. Aun#ue esta cuenta disminuye la compra de mercancías, no se

abonar" a la cuenta de compras.

Pa$t%&a N,+ :

7roveedores 8,9<8,?>.==

Devol. y reb. sobre compras 8,8=?,?==.==

!A 8,=>.==

8)"')"H+(( 8)"')"H+((

/egistro de las devoluciones de mercadería reali$adas a los proveedores durante

el período por estar en mal estado.

7 I/6e/ta$%, >%/a!K nventario &ísico de mercaderías #ue se reali$a al &inali$ar un

determinado periodo, y su correspondiente valoración. 7ara determinar el costode las mercaderías vendidas, al inventario inicial registrado se le suman las

compras del periodo y los gastos de compra, y se le restan las reba*as y

devoluciones sobre compras y el inventario &inal.



E@$e-a C,e$*%a!" S+A+E@$e-a Guatea!te*a

Dete$%/a*%/ &e !a Ga/a/*%a e/ Ve/ta- &e! () &e e/e$, a! ) &e &%*%e#$e &e'()( C%>$a- e@$e-a&a- e/ 8uet5a!e-

Ve/ta-!entas (rutas ?,?<,===.=

H G Devoluciones y reb. sobre ventas <==,===.==!entas netas 8 ""(((+(C,-t, &e Ve/ta-nventario inicial de mercaderias 89=,===.==

0ompras ,@>?,<==.==H R G astos sobre compras

0ompras brutas @,9>9,?==.==H G Devoluciones y reb. sobre compras

0ompras netas ,8<<,===.=%ercaderias disponibles ,9<,===.=

H G nventario &inal de mercaderias 8,<@,==.=0osto de !entas <,@;=,<==.=

Ga/a/*%a e/ Ve/ta- 8 ")"((+(

9. C,/t$,!e-

Se entiende por controles, el con*unto de disposiciones metódicas, cuyo &in es

vigilar las &unciones y actitudes en las empresas, para veri&icar #ue todo se realice

con&orme a los programas adoptados, órdenes impartidas y principios admitidos

por la administración.

9..8 C,/t$,! &e! e>e*t%6,+

C,/t$,! &e *aaK 5sualmente la empresa reali$a el an"lisis de las transacciones

del e&ectivo, con el ob*eto de comprobar si se )a contabili$ado todo el e&ectivo

recibido y por lo tanto, el saldo #ue arro*a esta cuenta, corresponde con lo #ue se

encuentra &ísicamente en ca*a, ya sea e&ectivo, &acturas o vales. A este an"lisis se

le denomina ar#ueo de ca*a.

Es &recuente #ue en los ar#ueos de ca*a se detecten &altantes o sobrantes, conrespecto a la cuenta de control del libro mayor. Si estos &altantes son por error en

el registro se operan como &altantes de ca*a, si no es así, se le cargan al

responsable de su administración, en caso se detecten sobrantes, siempre se

operan en esa cuenta en el bene&icio de la empresa, no del empleado.



E! @$e-u@ue-t, &e e>e*t%6,K a construcción del &lu*o de ca*a es el camino m"s

idóneo para e&ectuar una medición de li#uide$, por #ue se prepara de &orma #ue

se prevea en&rentar adecuadamente las necesidades &uturas.

El presupuesto de e&ectivo es un programa #ue muestra los &lu*os de e&ectivo,

entradas, salidas y saldos, de una empresa a lo largo de un periodo de tiempo

determinado. El presupuesto de e&ectivo se usar" para determinar el momento en

#ue la empresa tendr" e6ceso o &altantes de e&ectivo para ayudar a la

administración a planear adecuadamente la &orma de invertir los e6cesos o la

manera de &inanciar los &altantes de &ondos.

a empresa estima sus necesidades de e&ectivo como parte integral de supresupuesto general o de su proceso. 7revee sus re#uerimientos de activos &i*os

y de inventarios *unto con las &ec)as en las #ue deben )acerse los pagos.

Esta in&ormación se combina con las proyecciones acerca de la demora en el

cobro de las cuentas por cobrar, las &ec)as de pagos de los impuestos, las &ec)as

de pago de intereses, dividendos y similares, para lograr una previsión de e&ectivo,

adecuada. eneralmente, las empresas preparan un presupuesto de e&ectivo por

los doce meses del periodo contable, y un presupuesto m"s detallado, diario o

semanal para cada mes presupuestado.

os presupuestos mensuales de e&ectivo se usan para propósitos de planeación y

los presupuestos diarios o semanales se utili$an para el control real del e&ectivo'

se utili$a para evaluar la solvencia de un negocio y para evaluar su capacidad de

generar &lu*os de e&ectivo positivos en periodos &uturos' muestra las entradas y

salidas de e&ectivo y e&ectivo e#uivalente y se presentan clasi&icadas en

actividades de inversión, &inanciamiento y de operación para #ue pueda ser

comparado al momento de su e*ecución, con la in&ormación de la estructura del

estado de &lu*o de e&ectivo.



/e&le*a los e6cedentes y los d+&icits #ue se pueden presentar a los largo del

periodo #ue )ace re&erencia.

%uestra &inancieramente el impacto de la política de cr+dito a los clientes y la

política de cr+dito de los proveedores.

El presupuesto de e&ectivo permite anticipar cuando )abr" un &altante de e&ectivo y

tomar a tiempo las medidas necesarias para de&inir la &uente de &ondos, #ue

pueden ser propios o a*enos. Est" compuesto por cuatro &lu*os mayores #ue son el

cobro a clientes, pago a proveedores, transacciones periódicas de ingresos y pago

de pr+stamos.

9..9 C,/t$,! &e #a/*,-K

C,/*%!%a*%1/ #a/*a$%aK 0onsiste en la comparación de los registros de las

operaciones #ue lleva la empresa con respecto a los ingresos y egresos, contra el

saldo del banco a trav+s del estado de cuenta, con la &inalidad de veri&icar #ue no

e6istan omisiones y determinar el saldo real, proceder a reali$ar las correcciones o

a*ustes necesarios en los libros contables de la empresa, o el reclamo al banco.

a conciliación bancaria se reali$a por#ue es comCn #ue los saldos bancarios no

coincidan con los registros contables #ue lleva la empresa por una o m"s de las

siguientes ra$ones:

aG 0)e#ues pendientes de cobro por parte de los bene&iciarios de los mismos,

tambi+n llamados c)e#ues en circulación.

bG Error del banco en el registro de depósitos bancarios en otra cuenta a*ena a

la empresa.

cG 0)e#ues rec)a$ados por &alta de &ondos o cual#uier otra causa.

dG Errores en el registro de la cuenta bancaria al momento de cobro.registrar el

eG 0argos y abonos e&ectuados por los bancos, ya sea por intereses,

comisiones y otras operaciones #ue no est"n registrados por la empresa.



'++ C,/t$,! &e! *,#$,K as ventas a cr+dito son una imperiosa necesidad para captar

&ondos de los clientes. Siempre #ue se implanten políticas crediticias, se debe

mantener un estricto control sobre el "rea de cr+dito y la administración del cobro,

no sólo por#ue pueden ocasionar p+rdidas por &alta de pago, sino por#ue #ue

es la principal y m"s inmediata &uente de &ondos.

5na empresa puede reali$ar muc)as ventas, superar a sus competidores si est"

dispuesta a conceder libremente volumen y pla$os, pero en de&initiva, cr+ditos de

esa naturale$a pueden terminar con dic)a empresa, si no dispone de los

controles adecuados' es por ello esencial #ue un departamento de cr+ditos est+

preparado para controlar t+cnicamente estos asuntos, desde el primer contacto

)asta el &inal &eli$ de la venta cobrada.

El control del cobro se inicia con la &i*ación de metas de cobro mensual por

vendedor y segmento' +ste debe ser reali$ado a partir de los saldos de cartera por

vendedor al cierre del mes anterior. Se debe reali$ar un an"lisis de antigLedad de

saldos y con base a los días cr+dito autori$ados a cada cliente, se determina el

monto o meta de cobro del mes' por lo mismo se debe llevar diariamente, un

control de ingresos en cuentas bancarias contra los recibos de ca*a emitidos yli#uidados en cuentas por cobrar.

'++ C,/t$,! &e %/6e/ta$%,-K El rubro de inventarios es generalmente la cuenta de

mayor signi&icado dentro del activo corriente, no solo por su cuantía, sino

por#ue de su mane*o proceden las utilidades de la empresa' de a)í la importancia

#ue tiene la implementación de un adecuado sistema de control interno.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un

departamento de compras, el cual debe gestionar las compras de los inventarios

siguiendo el proceso de compras.



a &unción del departamento de compras, reali$ar las ad#uisiciones necesarias en

el momento debido, con la cantidad y calidad re#uerida y a un precio adecuado,

de las mercaderías para la venta y otros productos y servicios.

P$,*e-, &e *,@$a-K a organi$ación debe asegurarse #ue el producto

ad#uirido cumple con los re#uisitos de compra especi&icados. El tipo y alcance del

control aplicado al proveedor y al producto ad#uirido, depende de la importancia

de su posterior comerciali$ación y el e&ecto #ue puede causar en los clientes.

a administración debe evaluar y seleccionar los proveedores en &unción de su

capacidad para suministrar productos de acuerdo con los re#uisitos de la

organi$ación. Debe establecerse los criterios para la selección, evaluación y lareevaluación, y mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones de

cual#uier acción necesaria #ue se derive de las mismas.

A&u%-%*%1/ &e I/6e/ta$%,K 0onsiste en ad#uirir los inventarios, materiales y

e#uipo necesarios, para el logro de los ob*etivos de la empresa #ue deben

a*ustarse a las condiciones de precio, calidad, cantidad, entrega y pago. 5na ve$

recibido el producto #ue se solicitó, veri&icar #ue cumplan con los re#uisitos antes

mencionados para aceptarlo y darle ingreso.

C,@$a- a#a-te*%%e/t,K Al combinar las &unciones de compras con las de

administración de inventarios, se garanti$a la disponibilidad de producto al cliente,

y del suministro o servicio a la empresa.

A!a*e/aeK Es el proceso de recepción, clasi&icación, ubicación y control de las

mercancías de acuerdo sus dimensiones, peso y medidas' el bene&icio de llevar

control de las e6istencias en las bodegas, es el de mantener los inventarios

su&icientes para cubrir adecuadamente las necesidades de comerciali$ación' es

decir, #ue la inversión en este rubro no sea de&iciente ni e6cesiva.



C,-t,-K %antener actuali$ado los listados del costo de todos los productos

ad#uiridos, para determinar correctamente los precios de lista o de venta.

Va!ua*%1/K El nventario debe estar valuado al costo de compra o de producción.

C,/te,- >0-%*,-K 0onsiste en reali$ar periódicamente, recuento &ísico de las

e6istencias reales, para con&rontarlo contra el inventario registrado en el sistema,

para determinar di&erencias y designar responsabilidades.

Sa!6a7ua$&a &e! %/6e/ta$%,K os inventarios deben resguardarse en almacenes

tec)ados, libre de e6posición a los elementos de la naturale$a, y mantener el

acceso restringido a personal a*eno a su mane*o como medida de control interno

para evitar &altantes o di&erencias por errores o irregularidades.

P1!%5a &e -e7u$,K Debe contratarse una póli$a de seguro para proteger contra

toda clase de riesgos a #ue est+n e6puestos los inventarios.

9..> C,/t$,! &e *ue/ta- @,$ @a7a$ @$,6ee&,$e-K

El saldo de estas cuentas, representan las obligaciones contraídas por la comprade mercaderías para la venta, suministros y gastos de operación #ue deben

pagarse en el periodo contable. os gastos m"s comunes en una empresa

comercial son: sueldos, prestaciones laborales, al#uileres, )onorarios, publicidad,

agua, lu$, tel+&ono, papelería y Ctiles, gastos de mantenimiento, gastos de venta y

gastos de administración.

5n sistema para el control interno para estos rubros considera dos conceptos o

procesos &undamentales' la autori$ación y la veri&icación. a autori$ación es la

etapa inicial, cuando se toman las decisiones acerca de los compromisos #ue el

negocio va a asumir y los desembolsos #ue se reali$ar"n y la veri&icación

comprende todo el proceso de asegurar #ue se e&ectCan solamente desembolsos



autori$ados y #ue +stos se )acen de acuerdo a los t+rminos y condiciones

acordadas.

Estos dos conceptos o procesos est"n in)erentes a todo negocio' y se debe

entender #ue el propósito del control sobre estas obligaciones, es el de diseñar los

procedimientos m"s e&ectivos para salvaguardar los bienes y recursos de la

empresa y contribuir a una operación e&ica$ y e&iciente.

Aut,$%5a*%1/K

a etapa de autori$ación dentro del proceso de crear la obligación, empie$a

cuando la empresa &ormali$a el compromiso, con un proveedor o contratista. Se

asume este compromiso, con base a criterios preestablecidos, #ue provienen delpresupuesto y antes de eso, del plan y la estrategia del negocio.

En la autori$ación se puede considerar m"s de un paso o nivel de aprobación' por

e*emplo, una persona o departamento puede proponer cierto desembolso, el cual

estaría evaluado y aprobado por otra persona de un nivel superior dentro de la

empresa, antes de comprometerse &ormalmente con el proveedor o contratista.

C,/t$,! &e aut,$%5a*%,/e-K

7ara las aprobaciones de todos los gastos y compromisos, debe )aber varios

niveles de autori$ación con el &in de evitar despil&arros, compras no

presupuestadas, compras #ue no son de vital importancia para la gestión del

negocio, o gastos destinados a actividades personales e innecesarias.

9.@ P$e-e/ta*%1/ e/ !,- e-ta&,- >%/a/*%e$,-

El capital de traba*o se presenta en el Estado de Situación 4inanciera, en el activo

circulante y en el pasivo circulante, segCn sean derec)os u obligaciones de corto

pla$o, es decir, #ue deben reali$arse, venderse, recuperarse o pagarse dentro del

periodo contable.



E@$e-a C,e$*%a!"S+A+ E@$e-aGuatea!te*a

E-ta&, &e S%tua*%1/ F%/a/*%e$a a! ) &e &%*%e#$e'()( Ca@%ta! &e T$a#a,

ACTIVOACTIVO CORRIENTE 8

88 0AJA - (AN0PS

89 05EN1AS 7P/ 0P(/A/

8 N!EN1A/PS

PASIVOPASIVO A CORTO PLAZO 8

98 7/P!EEDP/ES

99 A0/EEDP/ES 0P/1P

9 05EN1AS 7P/ 7AA/ 9<

=

%75ES1PS 7P/ 7AA/

= <<9.==

9.? A/4!%-%- >%/a/*%e$, &e! *a@%ta! &e t$a#a,

El capital de traba*o est" constituido por lo #ue podríamos llamar capital en

circulación del negocio' se calcula por la di&erencia entre el activo circulante y el

pasivo circulante. El capital de traba*o da vida a la empresa, girando y circulando

para alcan$ar sus ob*etivos. os principales rubros #ue integran son el dinero,

mercancías, cuentas por cobrar, deudas a pagar sobre las mercancías y otras

obligaciones de corto pla$o. a circulación del capital de traba*o de las empresas

comerciales se puede resumir en cinco actividades b"sicas #ue deben

interrelacionarse para un me*or an"lisis &inanciero.

8. C,@$a$K

as empresas comerciales se dedican a la compraventa de mercancías' lo

primero #ue se reali$a es la compra, al contado y al cr+dito' esta operación

representa en gran parte el +6ito de la actividad comercial de la empresa, pues de

la correcta plani&icación de las e6istencias para la venta, depender" su desarrollo y

rentabilidad.



9. Ve/&e$K

a actividad de vender las mercaderías #ue se tienen disponibles, es la #ue

concreta la generación de ingresos #ue para #ue se produ$can ganancias,

re#uiere de una e&ectiva administración y aceptación en el mercado. En la venta

es donde se agrega la ganancia #ue el empresario espera recibir en la reali$ación

de sus productos' el costo en #ue &ue ad#uirida la mercadería m"s la ganancia

esperada constituye el precio de venta al pCblico, el #ue tendr" #ue irse a*ustando,

de acuerdo a la demanda y competencia. a venta puede reali$arse al contado

como al cr+dito.

. C,#$a$K

0omo resultado de las ventas al cr+dito, se origina el registro de la operación decobros, en el rubro cuentas por cobrar, y su recuperación se opera con el cargo a

la cuenta de ca*a o bancos y abono a las cuentas por cobrar clientes.

<. Pa7a$K

Est" operación est" relacionada con la compra al cr+dito, y origina la cuenta de

proveedores, y al reali$arse el pago provoca disminución del pasivo y del activo

por el desembolso de e&ectivo.

>. Ot$a- ,@e$a*%,/e-K

Dentro de este concepto se registran las operaciones de gastos generales y otros,

como pago de planillas, impuestos e intereses. Su movimiento son los ingresos

de cuentas de activo, creación de cuentas de gastos, retiro de e&ectivo o creación

de cuentas de pasivo. 7ara comprender me*or la circulación del capital de traba*o

dentro de la actividad comercial de la empresa, se presenta la gr"&ica siguiente:



O*PRASCosto‐GastoInventarioCentas !or Pa"ar

VE2TASC#ientesPe$i$osCentas !or Co%rarE&e'tivo

5ode-a%es&ac:o

CDIn(entarioIn(entario

Pa-o aPro(eedores + otros

Gesti"ne/ecti(a de la obran8a

TESORER1AIn"resos Pro!iosFinan'ia(iento

DE/ecti(o CE/ecti(o RÉ%ITOSA$(inistra'i)n $e CarteraPo#*ti'as

G$4>%*a + C%$*u!a*%1/ &e! *a@%ta! &e t$a#a, e/ u/a e@$e-a *,e$*%a!+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+

a C%*!, &e *,/6e$-%1/ &e! e>e*t%6,K El ciclo de conversión del e&ectivo se centra

sobre el periodo de tiempo #ue ocurre desde #ue la empresa )ace compras )asta

#ue recibe los &lu*os de entrada de e&ectivo. El e&ectivo constituye el elemento

m"s importante para #ue el ciclo comercial de la empresa &uncione

correctamente' en todo caso la administración del negocio, debe considerar

&inanciar no solamente los activos no corrientes, sino tambi+n el ciclo de

conversión de e&ectivo.

5n ob*etivo esencial de la empresa, es reducir lo m"s pronto posible el ciclo de

conversión del e&ectivo, ya #ue esto implica precisamente obtener recursos #ue

deben invertirse en sus operaciones' para cumplir con este ob*etivo, e6isten

Cnicamente tres &ormas.



8. /educción del periodo de conversión del inventario a trav+s del procesamiento

y ventas m"s r"pidas y e&icientes de los productos.

9. /educción de las cuentas por cobrar a trav+s de una mayor celeridad en los

cobros.

. E6tensión del periodo de di&erimiento de las cuentas por pagar a trav+s del

retardamiento de los pagos.

a determinación de cada uno de estos ciclos y su con*ugación &inal en el ciclo de

e&ectivo de la empresa, permite conocer la repercusión de las decisiones

&inancieras relacionadas con el activo y pasivo circulante en los re#uerimientos detesorería y de esta &orma se podr"n ir a*ustando las políticas del capital de traba*o

seguidas por la entidad.

bG Ra5,/e- &e !%u%&e5K

as ra$ones de li#uide$ se utili$an para determinar la capacidad #ue tiene una

empresa para satis&acer sus obligaciones de corto pla$o' a partir de ellas, se

puede obtener elementos de *uicio sobre la solvencia de e&ectivo actual de laempresa y su capacidad para permanecer solvente en caso de situaciones

adversas. En esencia, se debe comparar las obligaciones de corto pla$o los

recursos de corto pla$o disponibles para satis&acer dic)as obligaciones.

a solvencia de una empresa se mide al establecer la di&erencia entre el activo

disponible y las obligaciones contraídas a un pla$o menor de un año' es decir, la

capacidad de los bienes y del e&ectivo su&iciente para pagar las obligaciones acorto pla$o.

Ee@!,K 1omando de base los estados &inancieros de la Empresa 0omercial,

S.A. al 8 de diciembre 9=8=:



1otal de Activos 0irculantes: .9,>@<,<;.==

1otal de 7asivos 0irculantes: . ?<?,;99.==

S,!6e/*%aK

Activo 0irculante .9,>@<,<;.==

7asivo 0irculante . ?<?,;99.==

T 8++(

Este resultado muestra #ue la empresa es solvente, lo #ue signi&ica #ue la

empresa si en este momento decide cubrir todas sus obligaciones corrientes, le

#ueda un margen en relación a cada #uet$al #ue debe, de dos #uet$ales con tres

centavos para seguir operando.

%ientras mayor sea +sta ra$ón, mayor es la capacidad de la empresa para pagar

sus deudas' sin embargo, esta ra$ón debe ser considerada como una medida

cruda de li#uide$ por#ue no considera la li#uide$ de los componentes individuales

de los activos circulantes. Se considera, en general, #ue una empresa #ue tenga

activos circulantes integrados principalmente por e&ectivo y cuentas por cobrar

circulantes tiene m"s li#uide$ #ue una empresa cuyos activos circulantes

consisten b"sicamente de inventarios' en consecuencia, se debe ir a )erramientas

de an"lisis m"s estrictas si se #uiere )acer una evaluación critica de la li#uide$ de

la empresa.

P$ue#a &e! 4*%&,

5na guía algo m"s precisa para la li#uide$ es la ra$ón r"pida o de la prueba del

"cido:

Dentro de los activos circulantes se encuentra el inventario con un valor de

8,<@,==.==

A*%&,K Activo 0irculante HBG nventarios 9,>@<,<;.== B

8,<@,==.== 7asivo 0irculante

.?<?,;99.==

T8+)+(

Esta ra$ón se calcula igual #ue la circulante, e6cepto #ue e6cluye los inventarios,

por considerarse la parte menos li#uida de los activos circulantes de la empresa.



Se concentra en el e&ectivo, los valores negociables y las cuentas por cobrar en

relación con las obligaciones circulantes, por lo #ue proporciona una medida m"s

correcta de la li#uide$ de la empresa.

En este caso el resultado indica la li#uide$ inmediata #ue tiene la empresa para

pagar sus deudas a corto pla$o, por cada #uet$al de deuda, tiene un #uet$al con

treinta centavos para poder cubrirlas.

cG Ca@%ta! Net, &e T$a#a,

Esta ra$ón mide la capacidad crediticia ya #ue representa el margen de seguridad

para los acreedores o bien la capacidad de pagar de la empresa para cubrir sus

deudas a corto pla$o, es decir es el dinero con #ue la empresa cuenta para

reali$ar sus operaciones normales.

Ca@%ta! Net, &e T$a#a, Q Activo 0irculante B 7asivo 0irculante.

Este índice indica la cantidad con la #ue cuenta la empresa para reali$ar sus

operaciones normales, despu+s de )aber cubierto sus obligaciones a corto

pla$o.

Dete$%/a*%1/ &e! *a@%ta! /et, &e t$a#a,+E@$e-a C,e$*%a!"

S+A+ E@$e-aGuatea!te*a

Dete$%/a*%/ &e! Ca@%ta! Net, &e T$a#a, a! ) &e &%*%e#$e ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE 888 0AJA - (AN0PS

89 05EN1AS 7P/ 0P(/A/

8 N!EN1A/PS PASIVOPASIVO A CORTO PLAZO 8

98 7/P!EEDP/ES

99 A0/EEDP/ES 0P/1P

9 05EN1AS 7P/ 7AA/

9< %75ES1PS 7P/ 7AA/

CAPITAL NETO DE TRABAJO 8



& Me&%*%1/ &e !a- *ue/ta- @,$ *,#$a$K 5na de las medidas para conocer la

inversión #ue se tiene en cuentas por cobrar es la relación de la inversión al

capital neto de traba*o y se obtienen a trav+s de la siguiente ra$ón:

Cue/ta- @,$ *,#$a$ a *a@%ta! /et, &e t$a#a,K

0uentas por cobrar netas <,<?=.== T +'

0apital neto de traba*o 8,@9>,>8@.==

El resultado anterior representa el porcenta*e de inversión #ue la empresa tiene en

el rubro de cuentas por cobrar, el 9.@8 restante de capital neto se invirtió en el

resto de activos circulantes netos. Esto signi&ica #ue esta empresa traba*a en su

mayoría con ventas al contado, cr+ditos a menores de = días, o se utili$andescuentos por pronto pago.

Ptra de las medidas para conocer la relevancia de la inversión en cuentas por

cobrar es la proporción #ue guarda dentro del activo circulante, a trav+s de la

siguiente ra$ón:

Cue/ta- @,$ *,#$a$ a a*t%6, *%$*u!a/teK

0uentas por cobrar <,<?=.== T '+

Activo circulante 9,>@<,<;.==

El resultado anterior revela la importancia #ue la inversión en cuentas por cobrar

tiene el total de la inversión del activo circulante.

Cue/ta- @,$ *,#$a$ a 6e/ta-K

0uentas por cobrar <,<?=.== T +(

!entas netas a cr+dito @,;?<,===.==

El resultado revela el porcenta*e de las ventas anuales #ue est"n pendientes de

ser li#uidadas por los clientes. Si se toma en cuenta el valor del rubro de

inventarios, se puede decir #ue el porcenta*e de cr+dito es ba*o.



El promedio de cobros se obtiene tomando como base el resultado de la ra$ón

cuentas por cobrar a ventasF multiplicado por los días del año H>G para obtener

los días de cr+dito, o por 89 para obtener los meses, pla$o promedio de cuentas

por cobrar.

Cue/ta- @,$ *,#$a$ &0a- e/ e! a?, Q &0a- &e *a$te$a

=.=?= > '

Cue/ta- @,$ *,#$a$ e-e- e/ e! a?, Q e- &e *a$te$a

=.=?= 89 (+

Esta medida es v"lida en empresas cuyo ciclo &inanciero no implica variaciones

importantes en sus ventas mensuales promedio.

V%7%!a/*%a -,#$e !,- -a!&,- @e/&%e/te- &e *,#$,K a administración del cobro

se reali$a a trav+s de un in&orme conocido como Estado de 0uenta por

antigLedad de saldosF. Esta )erramienta permite mantener al día las cuentas por

cobrar, pues pone al descubierto la situación de la cartera con toda claridad a una

&ec)a determinada.

H

e R,ta*%1/ &e %/6e/ta$%,-K a rotación de inventarios determina el tiempo #ue

tarda en reali$arse el inventario, es decir, en venderse. Entre m"s alta sea larotación, signi&ica #ue las mercaderías permanecen menos tiempo en el almac+n,

lo #ue es resultado de una buena administración y gestión de los inventarios.

Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercaderías en la bodega, menor

ser" el capital de traba*o invertido en los inventarios. 5na empresa #ue venda sus

A/t%7e&a& (( )( )( TOTAL

Sua- 8 +' 8 )"(+( 8 8 "(+((

P,$*e/tae H ' )H )((



inventarios en un mes, re#uerir" m"s recursos #ue una empresa #ue vende sus

inventarios en una semana.

a rotación de inventarios ser" m"s

adecuada entre m"s se ale*e de 8. 5narotación de > signi&ica #ue los inventarios se venden diariamente.

as políticas de inventarios de la empresa deben conducir a conseguir una alta

rotación de inventarios, para lograr ma6imi$ar la utili$ación de los recursos

disponibles.

Se calcula dividiendo el importe de los inventarios entre el importe del costo de

ventas.

R,ta*%1/ &e %/6e/ta$%,-K

0osto de ventas .<,@;=,<==.== T 6e*e-+

nventario promedio . @;,?==.==

Esto #uiere decir, #ue la rotación del inventario durante el año, &ue de veces, o

dic)o de otra &orma, los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses H89IG.

as mercancías permanecieron 9 meses en el almac+n antes de ser vendidas.

P!a5, @$,e&%, &e %/6e/ta$%,-K

Días del año > T )

/otación de

/epresenta el promedio de días #ue un artículo permanece en el inventario de la

empresa.

I/6e/ta$%,- a *a@%ta! /et, &e t$a#a,K

/epresenta la parte #ue constituyen los inventarios de capital neto de traba*o.

nventarios .8,<@,==.== T H

0apital neto de traba*o .8,@9>,>8@.==



Si el resultado es superior al 8== del capital de traba*o, puede generalmente

indicar una sobre e6istencia en inventarios.

I/6e/ta$%,- a a*t%6, *%$*u!a/teK

/epresenta la parte #ue constituye los inventarios del total de los activos

circulantes.

nventarios .8,<@,==.== T H

Activo circulante .9,>@<,<;.==

Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participación, dependiendo de

la política de inversión #ue se #uiera mantener.

I/6e/ta$%,- a a*t%6,- t,ta!e-K

/epresenta la participación #ue los inventarios tienen en el total de los activos

nventarios .8,<@,==.==

Activo total .,=>,?;.==

T

Esta ra$ón muc)as veces no da a conocer #ue tipo de negocio es, comercial o

industrial, dependiendo del grado de inversión #ue se tenga.

I/6e/ta$%,- a *a@%ta! *,/ta#!eK

/epresentan la parte de la propiedad de los accionistas #ue )a sido invertida en

inventarios.

nventarios .8,<@,==.==

0apital contable .8,?=,8@<.==

T '

&G R,ta*%1/ &e *ue/ta- @,$ @a7a$ @$,6ee&,$e-K

Sirve para calcular el nCmero de veces #ue las cuentas por pagar se convierten en

e&ectivo en el transcurso del año.



0ompras al cr+dito

0uentas por pagarproveedores

,@>?,<==.== T )(+ 6e*e-+

8,<?=.==

P!a5, @$,e&%, &e *ue/ta- @,$ @a7a$ @$,6ee&,$e-K

7ermite conocer el grado de e&iciencia de las cuentas por pagar y mide la

&recuencia en días con #ue se pagan dic)as cuentas. 7ermite vislumbrar las

normas de pago de la empresa.

Días del año

/otación de cuentas por pagarproveedores

> T &0a-+

8=.;

C4!*u!, >,$a &%$e*taK

0uentas por pagar proveedores U> T 8,<?=.==

0ompras al cr+dito .,@>?,<==.==

U>T &0a-+

C%*!, ,@e$at%6,K

Es el tiempo #ue transcurre desde el inicio del proceso de producción )asta el

cobro del dinero por la venta de un producto terminado. En el caso de las

empresas comerciales es desde la &ec)a en #ue se ad#uiere el inventario )asta el

cobro del dinero por la venta de ese inventario.

Días cuentas por R Días inventario9; R 8 T (

C%*!, &e *,/6e$-%1/ &e e>e*t%6,K

Es la cantidad de tiempo #ue los recursos de una empresa se mantienen

invertidos' se calcula restando del ciclo operativo el periodo promedio de pago.

0iclo operativo B Días cuentas por pagar proveedores



;= T H &0a-+



.8 De>%/%*%1/

CAP=TULO III

CONTROL INTERNO

a administración es un proceso #ue consiste en la distribución y asignación

correcta de recursos de la empresa para poder alcan$ar e&icientemente los

ob*etivos establecidos por medio de actividades de planeación, organi$ación,

dirección y control.

7ara entender a #u+ se re&iere el control interno, es Ctil &ormular la siguiente

pregunta: Vest"n guiados los es&uer$os administrativos a la reali$ación deseada

de los ob*etivosW 7ara responder a esta pregunta se necesita la evaluación de los

resultados. Si los resultados no est"n dentro de lo #ue ra$onablemente se espera,

se aplican medidas correctivas. Esta evaluación y corrección, si es necesaria,

constituye el traba*o del control interno.

a &inalidad del control interno es asegurar #ue las actividades #ue se reali$an,

concuerden con los planes. Elcontrol interno debe estar relacionado con las

acciones actuales. En otras palabras, se re&iere a una regulación de lo #ue est"

sucediendo en el momento.

0ontrolar signi&ica establecer los mecanismos de alarma y acción en casos activos

o latentes. El control implica veri&icar #ue los procesos de gestión y operación se

lleven a cabo de acuerdo con los planes de traba*o.

5n control actCa como incentivo a tener actitudes positivas. os controles poco

e&ectivos, caducos o inoperantes promueven la percepción de impunidad y por lo

tanto abre los espacios para ilícitos.

El sistema de control interno es un instrumento de gestión #ue comprende el plan

de la empresa, con*untos y procedimientos adoptados para salvaguardar su

patrimonio, veri&icar la e6actitud y veracidad de su in&ormación &inanciera y



administrativa, promover la e&iciencia en las operaciones, estimular las políticas y

comprender el cumplimiento de las metas y ob*etivos programados. Algunas de

sus )erramientas son los organigramas, manuales de &unciones, manuales o

normas de procedimientos internos, matri$ de autori$acionesF H;:9G.

C,/t$,! %/te$/, *,/ta#!eK Son a#uellas medidas #ue se relacionan con la

protección de los activos y la con&iabilidad de la in&ormación contable y &inanciera,

e*emplo, los comprobantes contables prenumerados.

5na debilidad de control interno no implica necesariamente #ue los registros sean

erróneos, pero si e6iste la posibilidad #ue los estados &inancieros puedan contener

errores.

C,/t$,! %/te$/, a&%/%-t$at%6,K Son a#uellas medidas #ue se relacionan

principalmente con la e&iciencia operacional y la observación de políticas

establecidas en el "rea de la organi$ación, e*emplo, las medidas de seguridad y

los accesos restringidos.

.9 I@,$ta/*%a

Aun#ue la &unción del control interno por lo general se )alla en el Cltimo lugar de la

lista de las &unciones administrativas, es una de las responsabilidades b"sicas de

un empresario #ue administra su negocio. En muc)os aspectos se le puede

considerar como la esencia de la administración, y es la &unción #ue da signi&icado

y pro&undidad a las dem"s &unciones.

a importancia del control interno se basa en el )ec)o de #ue la labor del

empresario consiste en lograr los resultados en cada "rea &uncional de la

empresa, y aun#ue es el personal el #ue debe reali$ar el traba*o, corresponde al

empresario la responsabilidad de los resultados' en otras palabras, se debe

desarrollar y utili$ar el sistema de control interno para asegurar el nivel deseado



de logros' y #ue dic)o sistema, permitir" saber en todo momento y sin

contratiempos si el traba*o es adecuado.

. O#et%6,-

El control interno en la administración del capital de traba*o permite o&recer

)erramientas para la evaluación del nivel de solvencia de la empresa a partir de la

in&ormación &inanciera y la interrelación de los conceptos de rentabilidad de los

activos corrientes &rente al costo de los pasivos corrientes.

7ara llevar a cabo +ste propósito el control interno como un sistema debe incluir

todas las medidas adoptadas por la organi$ación con los siguientes ob*etivos:

aG 7roteger los recursos de la empresa contra despil&arros, &raudes e

ine&iciencia.

bG Asegurar la e6actitud y con&iabilidad de los datos contables y operacionales.

cG Asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

.< E-t$u*tu$a &e! *,/t$,! %/te$/,

7ara contar con un sistema de control interno adecuado #ue ayude en la

administración del capital de traba*o es necesario conocer los elementos #ue lo

con&orman y son los siguientes:

.<.8 A#%e/te &e *,/t$,!

Este representa el e&ecto colectivo de varios &actores en establecer, reali$ar o

mitigar la e&ectividad de los procedimientos y políticas e incluye:

aG a &iloso&ía y estilo de operación de la gerencia.

bG Estructura organi$acional de la entidad.



cG 4uncionamiento del conse*o de administración y sus comit+s, en particular el

comit+ de auditoría.

dG %+todos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al

desempeño incluyendo auditoría interna.

eG 7olíticas y pr"cticas de personal.

&G Di&erentes in&luencias e6ternas #ue a&ectan las operaciones y pr"cticas de la

entidad.

.<.9 S%-tea *,/ta#!e

Este consiste en m+todos y registros establecidos para identi&icar, reunir, anali$ar,

clasi&icar, registrar e in&ormar las transacciones de una entidad, así como

mantener la contabili$ación del activo y pasivo. 5n sistema contable e&ectivo,

toma en cuenta el establecimiento de m+todos y registros #ue:

aG denti&ican y registran todas las transacciones validas.

bG Describen oportunamente todas las transacciones con su&iciente detalle para

permitir la adecuada clasi&icación de las mismas, para incluirse en la

in&ormación &inanciera.

cG 0uanti&ican el valor de las operaciones de modo #ue se registre el valor

monetario adecuado en los estados &inancieros.

dG Determinan el periodo en #ue las transacciones ocurren permitiendo

registrarlas en el periodo contable apropiado.

eG 7resentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en

los estados &inancieros.



.<. P$,*e&%%e/t,- &e *,/t$,!

Son a#uellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y del

sistema contable, establecidos por la gerencia, para proporcionar una seguridad

ra$onable de poder lograr los ob*etivos especí&icos de la entidad. Estos ob*etivos

incluyen di&erentes ob*etivos organi$ativos y de procesamiento de datos' así

mismo pueden integrarse componentes especí&icos del ambiente de control y del

sistema contable. 7or lo general pueden catalogarse como procedimientos

correspondientes a:

aG Debida autori$ación de la transacción y actividades, las cuales se deben

reali$ar con el cumplimiento de las etapas de autori$ación, aprobación,

e*ecución y registro.

bG Segregación de &unciones #ue disminuyen las oportunidades para cual#uier

persona de estar en posibilidades de perpetrar, ocultar errores y obligaciones

en el curso normal de sus &unciones, asignando a di&erentes personas las

responsabilidades de autori$ar las transacciones, registrarlas y custodiar los

activos' la rotación de empleados &ortalece el control interno.

cG Diseño y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar a asegurar

el registro adecuado de transacciones y )ec)os' e*emplo, la documentación

prenumerada para órdenes de compra, &acturas de venta, c)e#ues,

comprobantes de ingreso, egreso y traspaso.

dG Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y uso de activos y

registros.

eG Ar#ueos independientes de desempeño y evaluación debida de ci&ras

registradas.



os procedimientos constituyen un componente del sistema de control interno, los

cuales se crean para obtener in&ormación detallada, ordenada, sistem"tica e

integral y #ue contiene todas las instrucciones, responsabilidades e in&ormación

sobre políticas, &unciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones

o actividades #ue se reali$an en una organi$ación.

as empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control

interno, tienen #ue preparar los procedimientos integrales, los cuales son los #ue

&orman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,

estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las "reas, generando

in&ormación Ctil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y

autocontrol y ob*etivos #ue participen en el cumplimiento de la &unciónempresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, constituye una

)erramienta de apoyo para la dirección de cual#uier empresa con el ob*etivo de

moderni$arse, cambiar y producir los me*ores resultados, con calidad y e&iciencia.

a evaluación del sistema de control interno por medio de los procedimientos

a&ian$a las &ortale$as de la empresa &rente a la gestión. En virtud de ello, se )ace

necesario reali$ar el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el

punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios #ue se

necesitan para alcan$ar y rati&icar la e&iciencia, e&ectividad, e&icacia y economía de

todos los procesos.

.<..8 L,- @$,*e-,- @$,*e&%%e/t,-+

5n proceso es el con*unto de actividades interrelacionadas o #ue interactCan para

trans&ormar entradas en salidas. 5n proceso est" compuesto por m+todos y

procedimientos.



a Norma SP ;===:9=== de&ine al procedimiento como la &orma especi&icada para

llevar a cabo una actividad o un proceso, #ue puede estar o no documentado.

os procedimientos sirven como puentes entre los departamentos, son líneas

esenciales para la gestión e&ica$ de cual#uier organi$ación. 5n procedimiento se

puede de&inir como la &orma especi&icada de llevar a cabo una actividad o un

proceso.

1odas las actividades #ue reali$a el )ombre de manera natural est"n regidas por

procesos y procedimientos, y es a trav+s de ellos #ue en &orma documentada se

trans&ieren los conocimientos y la e6periencia de generación en generación.

os procedimientos tienen un &ormato y estructura de&inida, pero su redacción est"

determinada por las actividades #ue reali$a cada organi$ación.

os procesos y procedimientos de uso cotidiano en las organi$aciones

generalmente son verbales, es decir, no est"n documentados. ncluso, muc)as

veces por &alta de esta in&ormación y sensibili$ación acerca de su importancia, se

modi&ican o desvirtCan los procedimientos o procesos, &recuentemente de acuerdo

con el )umor o presión del traba*ador.

os procedimientos #ue se usan dentro de las organi$aciones, generalmente son

in&ormales y se pueden comprobar &"cilmente a trav+s de costumbres y )"bitos de

las personas' los procesos y procedimientos #ue est"n documentados, adem"s de

asegurar la repetitividad de un traba*o, permiten #ue el usuario siga tran#uilamente

por un camino seguro previamente probado' adem"s, al usarlos continuamente

est" capacitado para irlos me*orando.

El contar con procedimientos documentados puede ayudar a reducir el tiempo de

aprendi$a*e de un nuevo puesto #ue re#uiere una persona, lo #ue ayuda a #ue



dic)a persona empiece a producir e&ica$mente en menos tiempo del #ue

emplearía si no contara con documentos.

5sando adecuadamente procedimientos documentados, las personas ganan dos

cosas: precisión y velocidad. Si la persona es nueva, adicionalmente gana

conocimiento y e6periencia.

1odos los procedimientos documentados deben ser redactados de manera

sencilla, sin ambigLedades y ser entendibles' adem"s indicar los m+todos a

utili$ar y los criterios #ue deben cumplirse.

.<..9 P,!0t%*a- @$,*e&%%e/t,-as políticas indican ue )acerF, y los procedimientos describen en detalle y paso

a paso 0omo )acerloF' en otras palabras, las políticas muestran lo #ue la

dirección de la organi$ación )a decidido )acer en una situación determinada y los

procedimientos &ormali$an la implementación de las políticas.

A partir de las políticas se pueden desarrollar los procedimientos y viceversa' es

decir, #ue a partir del desarrollo de los procedimientos, se descubren y proponen

políticas #ue la organi$ación re#uiere' tanto las políticas como los procedimientos,

deben tener un propósito bien de&inido, por lo cual, al desarrollarlos es muy

importante no perder de vista.

5na política es re&or$ada e implantada a trav+s de al menos, un procedimiento, y

todo procedimiento, es re&or$ado con por lo menos, una política' o sea #ue una

política sin procedimientos se puede #uedar solamente en buenos deseos, y un

procedimiento sin política, est" incompleto. as políticas revisten al procedimiento

d"ndole cuerpo y &uncionalidad, y los procedimientos aseguran la implementación

de las políticas. Dic)o de otra manera, las políticas y los procedimientos son las

dos caras de una misma moneda, se complementan mutuamente.



a &orma de asegurar #ue las políticas, procesos o procedimientos se me*oren, es

document"ndolos para #ue puedan ser usados, revisados, anali$ados, depurados

y me*orados de una manera &ormal y e&ica$.

0uando se empie$an a documentar los procesos, sistemas y actividades de la

organi$ación en manuales, esto parece una actividad tediosa y sin mayor

trascendencia, sin embargo, con el paso del tiempo, el uso real de los manuales y

el involucramiento del e#uipo y de todos los colaboradores del e#uipo, se

reconoce el valor de toda la in&ormación, conocimientos y e6periencia allí

plasmados.

.<.. U-, &e !,- @$,*e&%%e/t,-KaG ActCan como puntos de re&erencia para el personal nuevo y disminuyen la

necesidad de capacitación verbal.

bG De&inen las responsabilidades y la autoridad.

cG Ayudan a identi&icar el por #u+ se cometieron errores.

dG Evitan #ue se cometan errores e irregularidades.

.<..< E-t$u*tu$a >,$at, &e u/ @$,*e&%%e/t, &,*ue/ta&,

TITULO

Nombre del procedimiento.

8. O#et%6,

Describe concretamente lo #ue se espera con la aplicación del procedimiento.



9. A!*a/*e

0ontiene el o las "reas de aplicación del procedimiento.

. Re-@,/-a#%!%&a&e-

Se re&ieren a las &unciones de los participantes en los procedimientos.

<. N,$at%6aK

En esta sección se colocan las normas yIo políticas #ue se deben cumplir para

#ue las actividades o acciones del procedimiento se lleven a cabo.

>. P$,*e&%%e/t,

Se presentan los pasos a seguir, las acciones a reali$ar indicando el HlosG

responsableHsG de la acción. El procedimiento se puede presentar en &orma de

te6to narrativa, en diagramas de &lu*o o en &orma es#uem"tica. Es importante

#ue en todas estas &ormas siempre se deba indicar la acción y el responsable

de e*ecutarla.

. A/e,-

Esta sección es opcional y en ella se ubican los ane6os de los procedimientos,#ue sirven para me*orar el entendimiento del procedimiento, los cuales pueden

ser: &ormularios, listas o algCn documento relacionado.

+) F,$a-

a &inalidad de las &ormas impresas es el recaudar in&ormación en las "reas de

la organi$ación #ue la genera, constituyen un comprobante #ue garanti$a la

operación. Se re&iere a la variedad de &ormatos #ue utili$a la organi$ación para

plasmar sus operaciones.

El diseño y particularidades del &ormato dependen de la necesidad de cada

organi$ación. os aspectos generales

mínimo cada &ormato son los siguientes:y comunes #ue debe tener como



8. Debe ser un modelo sencillo

9. Estar diseñado cuidadosamente con todos los espacios necesarios.

. Debe contener toda la in&ormación necesaria.

aG NCmero de correlativo

bG 4ec)a

cG 0onceptos

dG 0antidades

eG !alores

&G 4irmas de autori$acióngG 4irma de la persona #ue elaboró

)G 4irma de revisado.

as principales &ormas y &ormularios #ue se utili$an en una empresa

comerciali$adora de productos de consumo masivo son:

aG 4acturas

bG Notas de cr+dito y d+bito

cG /ecibos de ca*a

dG Solicitudes de &ondos

eG 0)e#ues vouc)er

&G 0ontraseñas de pago

gG ngresos y egresos de bodega

)G Solicitudes de cr+dito

iG 7edidos

*G Xrdenes de compra

KG !ales de ca*a c)ica

lG 4ormatos de registro.



.> C,@,/e/te- &e! *,/t$,! %/te$/,

+H+) E/t,$/, &e *,/t$,!

El entorno de control marca la pauta del &uncionamiento de una empresa e in&luye

en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos

los dem"s componentes del control interno, aportando disciplina y estructuraF

H8>:>G.

os &actores del entorno de control incluyen la integridad, los valores +ticos y la

capacidad de los empleados de la empresa, la &iloso&ía de la dirección y el estilo

de gestión, la manera en #ue la dirección asigna autoridad y las

responsabilidades.

.>.9 E6a!ua*%1/ &e $%e-7,-

a evaluación de riesgos consiste en la identi&icación y el an"lisis de los riesgos

relevantes para la consecución de los ob*etivos, y sirve de base para determinar

cómo )an de ser gestionados los riesgos. Debido a #ue las condiciones

económicas, industriales, legislativas y operativas continCan cambiando, es

necesario disponer de mecanismos para identi&icar y a&rontar los riesgos

asociados con el cambioF H8>:>G.

Se re#uiere una evaluación cuidadosa de los riesgos y de las dem"s disciplinas

#ue de manera integrada y co)erente de&inen el rumbo de la empresa. a

evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una ve$ para siempre. Debe

ser un proceso continuo, una actividad b"sica de la organi$ación, como la

evaluación continua de la utili$ación de los sistemas de in&ormación o la me*ora

continua de los procesos.

.>.9.8 A/4!%-%- @$e6e/*%1/ &e $%e-7,-

Es el estudio de los eventos #ue tienen e&ecto sobre la actividad de la empresa y

#ue repercute en el capital de traba*o. Estos riesgos deben ser administrados a



trav+s de la aplicación de estrategias #ue permitan evitar y reducir los costos #ue

generan.

El control interno cuenta con procedimientos de control para la protección de los

activos, la cobertura adecuada de las posibles contingencias y la veri&icación de

los sistemas de preservación y registro, por esta ra$ón, el Auditor interno debe

tomar en cuenta las limitaciones de la e&ectividad de estos instrumentos las cuales

son las siguientes:

aG Nunca garanti$a el cumplimiento de sus ob*etivos.

bG Solo brinda seguridad ra$onable.

cG El costo est" ligado al bene&icio #ue proporciona.dG Se direcciona )acia transacciones repetitivas no e6cepcionales.

eG Se puede presentar error )umano por ser mal entendidos.

&G 7otencialidad de colusión para evadir controles #ue dependen de la

segregación de &unciones.

gG !iolación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.

Se debe reali$ar un an"lisis de los procedimientos elaborados con una

retroalimentación continua para encontrar posibles &allas y controlarlas lo m"s

pronto posible para evitar problemas de mayor magnitud.

os procedimientos de control interno elaborados ayudan a medir los riesgos

asociados directamente al capital de traba*o. Estos riesgos son: el riesgo de

mercado, el riesgo de li#uide$ y el riesgo de cr+dito.

.>.9.9 R%e-7, &e e$*a&,

Este es un riesgo e6ógeno, se corre por las actividades a*enas a la empresa y

#ue est"n relacionadas con problemas de competitividad, precios, insatis&acción

de las e6igencias de los clientes. os negocios est"n su*etos a &luctuaciones en las



ventas, lo cual repercute en las utilidades y en la disponibilidad de capital de

traba*o.

A/4!%-%-K

Se debe reali$ar a trav+s de la rotación de inventarios y pla$o medio de reali$ación

de los inventarios.

Re*,e/&a*%1/K

as estrategias de la empresa deben estar encaminadas al crecimiento constante

de las ventas a trav+s del apoyo de mercadeo, la colocación e impulsación de los

productos para #ue los clientes intermediarios puedan despla$arlos, y de la

propaganda y publicidad, #ue ayude a estimular la demanda.

.>.9. R%e-7, &e !%u%&e5

Es un riesgo endógeno, generado por la misma empresa como consecuencia de

una mala política de cr+dito, &alta de gestión de cobro y cali&icación de clientes.

No debe con&undirse la li#uide$ con la solvencia' la li#uide$ es la capacidad de

pago de las obligaciones corrientes con activos circulantes de &"cil conversión en

e&ectivo y la solvencia incluye todos los rubros del circulante, para medir lacapacidad de pago de las obligaciones corrientes.

A/4!%-%-K

El an"lisis del riesgo de li#uide$ se debe reali$ar a trav+s de las pruebas de

solvencia' esta prueba muestra la cantidad de activos corrientes #ue la empresa

posee para cubrir cada #uet$al adeudado a corto pla$o.

a li#uide$ inmediata o prueba del acido muestra la cantidad de e&ectivo y de

activos de &"cil conversión en e&ectivo #ue la empresa posee para poder cubrir

cada #uet$al adeudado a corto pla$o.



Re*,e/&a*%1/K

a estrategia a seguir es la aplicación de una política crediticia e&ectiva #ue

permita mantener una cartera sana y evitar el riesgo de &alta de li#uide$ de la

empresa.

.>.9.< R%e-7, &e *$.&%t,

Es un riesgo endógeno derivado de la &alta de control interno y de una e&ectiva

gestión crediticia. 5n principio &undamental es #ue el riesgo del cr+dito aparece

ante cual#uier operación con pago di&erido, y persiste )asta #ue se )a cobrado

íntegramente el importe de la venta. as Cnicas ventas #ue no representan un

riesgo de cr+dito son las #ue se reali$an al contado.

A/4!%-%-K

( a ( &0a- ) a ( &0a- ) a ( &0a- ) a )'( &0a- TOTAL

/iesgo ba*o /iesgo ba*o /iesgo alto /iesgo alto /iesgo

Re*,e/&a*%1/K

as estrategias de recuperación de cartera segCn el pla$o de otorgamiento del

cr+dito son las siguientes:

aG Sa!&,- &e ( a ( &0a-K 0obro &le6ible a trav+s de llamadas tele&ónicas, envíos

de &a6 o de cartas de cobro.

bG Sa!&,- &e ) a ( &0a-K 0obro rígido a trav+s de visitas personales,

negociación de la deuda y suspensión de despac)os.

cG Sa!&,- &e ) a ( &0a-K 0obro rígido a trav+s de negociación y planes de

pagos.

dG Sa!&,- &e ) a )'( &0a-K 0obro rígido a trav+s de procedimientos de cobro

e6tra*udicial y *udicial.



.>.9.> R%e-7, ,@e$at%6,

Es un riesgo endógeno derivado del incumplimiento de planes, políticas y

procedimientos y de la &alta de un control interno adecuado. os riesgos pueden

tener su origen en el comportamiento )umano como accidentes causados por

personal poco diligente, &raudes de los gerentes, incompetencia del e#uipo

directivo, des)onestidad de los administradores, incumplimiento de las

obligaciones por parte del personal o negligencia en el desarrollo de sus &unciones

en lo #ue concierne a los empleados.

C,/>!%*t,- &e %/te$e-e-

Se entiende por con&licto de intereses, las situaciones en #ue, en la toma de

decisiones, la integridad y *uicio del inter+s primario, tiende a estar in&luenciado por un inter+s secundario, de tipo generalmente económico.

Re*,e/&a*%,/e-K

aG 7ro)ibir a los empleados dar o recibir regalos u otro tipo de compensación en

dinero o en especie #ue a a&ecte la toma de decisiones'

bG 7ro)ibir la contratación de &amiliares de empleados'

cG 1odas las operaciones se deben reali$ar a precios acorde con la situación del

mercado'

dG /eali$ar todas las operaciones de contratación, compra, y otorgamiento de

cr+ditos con base a las políticas y procedimientos establecidos.

E! >$au&eK

Es el proceso de enri#uecimiento ilícito por medio de engaños, en el #ue normas

privadas o pCblicas son violadas, sin la participación o conocimiento de la parte

a&ectada. El &raude se distingue de la corrupción por el componente de engaño. 5n

&raude es normalmente el resultado de &allas en los controles internos, el diseño



institucional y la in&raestructura +tica de la empresa. El &raude puede ser la

perdida de activos: nventarios, cobran$as, e&ectivo' &raude con c)e#ues, abuso en

cuenta de gastos' &raude a trav+s de la nomina, entre otros, ocasionan incremento

en los costos de operación, desorden organi$acional, perdida de la con&ian$a de

los colaboradores internos y daños a la imagen empresarial.

5n sistema de control interno es tan &uerte como su elemento m"s d+bil. No

importa #ue tan bien diseñado se encuentre, por#ue si de algo se puede estar

seguro es de #ue los criminales siempre encontrar"n brec)as o debilidades en la

operación y cometer cual#uier cantidad de crímenes #ue pueden ocasionar daños

&inancieros o de imagen a las empresas.

0uando no e6isten políticas, planes, normas y procedimientos #ue garanticen un

control interno e&ectivo sobre las actividades de la empresa, la debilidad del control

interno, se mani&iesta en todas las unidades administrativas y operativas, lo cual

contribuye a #ue se presenten riesgos operativos en las siguientes "reas:

Ge$e/*%a 7e/e$a!K

Abuso de autoridad, instrucciones no procedentes, incumplimiento de políticas

aprobadas por el 0onse*o de administración.

De@a$tae/t, &e *,@$a-K

0on&lictos de intereses en las compras o en contratación de servicios.

De@a$tae/t, &e !,70-t%*aK

4altantes en inventarios, &altantes en la entrega del producto al cliente, pago de

&letes no reali$ados, entre otros.

De@a$tae/t, &e 6e/ta-K

Jineteo de e&ectivo, apropiación indebida de &ondos producto del cobro,

adulteración de documentos por tac)aduras en las ci&ras, otorgamiento de



descuentos a clientes no autori$ados, precios m"s ba*os para ciertos clientes,

utili$ación de códigos de clientes para &acturar a amigos o &amiliares generando

con&lictos de ntereses.

De@a$tae/t, &e *$.&%t,- *,#$,-K

Aplicar cobros a clientes de contado con boletas de clientes de cr+dito para

*inetear e&ectivo, emitir notas de cr+dito no autori$adas, apropiación indebida de

&ondos, eliminar saldos de la cartera, p+rdida de documentos de cr+dito.

De@a$tae/t, &e te-,$e$0aK

Emitir c)e#ues a &avor de terceras personas no registradas como proveedores de

la empresa, reali$ar pagos por un monto mayor al registrado, pagar &acturas

&alsas, pagar duplicados de documentos, robo de c)e#ues, &alsi&icación de &irmas.

E/*a$7a&, &e! >,/&, &e *aa *2%*aK

0ancelar gastos &icticios o personales, adulterar la suma de los reembolsos de

&ondos &i*os, &altantes por apropiación indebida de &ondos, &alsi&icación de &irmas.

C,/ta#%!%&a&K0ontabili$ar y pagar &acturas &alsas' contabili$ar y pagar duplicados de

documentos' adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones

bancarias' eliminar registros contables.

Re*u$-,- 2ua/,-K

ncluir dentro de la planilla a empleados ine6istentes' trasladar la planilla por un

monto mayor al autori$ado' seguir pagando a empleados #ue ya &ueron dados deba*a' no descontar de planilla los descuentos por pr+stamos.

Se$6%*%,- au%!%a$e-K

Apropiarse de suministros' violar normas de seguridad interna.



Re*,e/&a*%,/e-K

as estrategias a aplicar para evitar o reducir los riesgos deben estar de&inidas en

los manuales de políticas y procedimientos de control interno para garanti$ar la

&uncionabilidad de las "reas operativas y estrat+gicas de la empresa' el

&ortalecimiento del control interno a lo largo del pleno de la empresa constituye la

me*or estrategia de protección.

Deben crearse políticas anti&raude tomando en cuenta los siguientes elementos:

8G D%-ua&%$K n)ibir la intención de cometer &raude.

9G P$e6e/%$K Di&icultar la comisión de un &raude.

G Dete*ta$K Detectar ante, durante o posterior al acto de &raude.

<G M%t%7a$K Detiene el &raude, puede ser desde la sospec)a.

>G A/a!%5a$K denti&icar y entender los e&ectos del &raude.

G N,$a$K Emitir políticas para administrar el &raude.

@G I/6e-t%7a$K Pbtiene evidencia para soportar las actividades derivadas.

?G P$,*e-a$K 0onducir acciones legales derivadas del &raude.

.>.9. R%e-7, &e -%/%e-t$,-K

as empresas est"n e6puestas a todo tipo de riesgo contra daños #ue pueden

a&ectar sus operaciones corrientes.

Re*,e/&a*%1/K

a empresa debe mantener una póli$a de seguro contra daños: transportes,

incendios, ve)ículos automotores, servicios o conservación de activos &i*os, robo y

)urto, responsabilidades civiles, terremoto, accidentes laborales, daños o



per*uicios a terceros, o la propiedad, ocasionados por culpa o dolo de los

&uncionarios, delegados, empleados o personas #ue aparentemente o

ra$onablemente le representen.

.>. A*t%6%&a&e- &e *,/t$,!

as actividades de control son las políticas y los procedimientos #ue ayudan a

asegurar #ue se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa'

ayudan a asegurar #ue se tomen las medidas necesarias para controlar los

riesgos relacionados con la consecución de los ob*etivos de la empresaF. H@:>G

Deben establecerse y a*ustarse políticas y procedimientos #ue ayuden a conseguir

una seguridad ra$onable de #ue se llevan a cabo en &orma e&ica$ las accionesconsideradas necesarias para a&rontar los riesgos #ue e6isten respecto a la

consecución de los ob*etivos de la unidad.

.>.< I/>,$a*%1/ *,u/%*a*%1/

2ay #ue identi&icar, recopilar y comunicar la in&ormación pertinente en &orma y

pla$o #ue permitan cumplir a cada empleado sus responsabilidades. os sistemas

in&orm"ticos producen in&ormes #ue contienen in&ormación operativa, &inanciera y

datos sobre el cumplimiento de las normas #ue permiten dirigir y controlar el

negocio de &orma adecuadaF H8>:G.

En la actualidad no se concibe la gestión de una empresa sin sistemas de

in&ormación.

.>.> Su@e$6%-%1/ ,/%t,$e,

os sistemas de control interno re#uieren supervisión' es decir, un proceso #ue

comprueba #ue se mantiene el adecuado &uncionamiento del sistema a lo largo del

tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada,

evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosasF H8>:@G.



El alcance y la &recuencia de las evaluaciones periódicas dependen esencialmente

de una evaluación de los riesgos y de la e&icacia de los procesos de supervisión

continuada. as de&iciencias detectadas en el control interno deben ser

noti&icadas a niveles superiores' mientras #ue la alta dirección y el conse*o de

administración, deben ser in&ormados de los aspectos signi&icativos observados.

Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de

#ue el proceso &unciona segCn lo previsto. Esto es muy importante por#ue a

medida #ue cambian los &actores internos y e6ternos, los controles #ue una ve$

resultaron idóneos y e&ectivos, pueden de*ar de ser adecuados y de dar a la

dirección, la ra$onable seguridad #ue o&recían antes.

+ P$%/*%@%,- &e! *,/t$,! %/te$/,

7ara la elaboración de los procedimientos se tienen #ue tomar en cuenta los

principios del control interno:

aG U/a @e$-,/a /, &e#e te/e$ a -u *a$7, u/a ,@e$a*%1/ *,@!etaK

Este principio se considera por las siguientes ra$ones:

8. ue la empresa depende del individuo #ue conoce el procedimiento desde

su inicio )asta el &in.

9. 7ara evitar #ue una persona sea imprescindible.

. 7ara poder aplicar cambios en procedimientos para me*orarlo.

<. Si no est" la persona encargada, no se reali$a la operación y puede

provocar problemas mayores como seria la parali$ación de labores

dependiendo cual sea la operación.

>. ui$" la m"s importante es #ue se di&iculta la veri&icación y por lo tanto

tienen tambi+n la oportunidad de reali$ar operaciones dolosas o

&raudulentas.



bG La $e-@,/-a#%!%&a& @a$a e! &e-e@e?, &e *a&a ,#!%7a*%1/ &e#e -e$ >%a

e/ *a&a @e$-,/aK

Este principio consiste en #ue cada persona de acuerdo a sus atribuciones,

cono$ca la responsabilidad de lo #ue procesa' #ue est+ consciente del origen de

la operación, especialmente de las consecuencias de lo #ue +l )ace y cu"l o

cu"les ser"n los pasos a seguir en otras unidades.

cG De#e u-a$-e @$ue#a- &e ea*t%tu&K

mplica #ue dentro del mismo procedimiento )ayan &unciones #ue al e*ecutarse

demuestren la veracidad o &alsedad de lo #ue se in&orma' en otras palabras, sin

#ue signi&i#ue #ue el traba*o se repita, se puede auto veri&icar el procedimiento.

Pcasionalmente se cometen errores y estos se locali$an en un sistema de control

interno donde se implantan estas pruebas de e6actitud.

dG De#e $,ta$-e !,- e@!ea&,- e/ *ua/t, a !,- @ue-t,-K

Se pretende #ue no siempre una operación la )aga la misma persona, lo #ue da

como resultado las siguientes venta*as:

8. No )ay dependencia de determinados empleados.

9. No se dan muc)as oportunidades de llevar a cabo operaciones

&raudulentas.

. 2ay m"s colaboración de todos los empleados, pues varios empleados

conocen una misma actividad.

<. os empleados no tienden a sentir tedioso su traba*o, al tener oportunidad

de cambiar su rutina.

eG L,- e@!ea&,- &e#e/ te/e$ u/a >%a/5a+

Es aplicable especialmente a a#uellas personas #ue dentro de la empresa

mane*an valores, y persigue #ue la empresa tenga un respaldo por su mala

utili$ación.



&G La- %/-t$u**%,/e- &e#e/ &a$-e @,$ e-*$%t,+

Este principio pretende #ue no )aya ninguna instrucción #ue se ignore por el

personal, #ue debe atenderlas y #ue de )ec)o el empleado, se sienta obligado a

cumplir con la responsabilidad ante lo #ue )a #uedado claramente establecido por

escrito a trav+s de procedimientos.

gG Ut%!%5a$ &%-@,-%t%6,- &e @$ue#a a! e*a/%5a$ !a *,/ta#%!%&a&K

Este principio tiene su ra$ón ante el )ec)o #ue la administración mantiene

vigilancia en las operaciones de auditoría interna y e6terna' de igual &orma #ue el

gobierno &iscali$a' el sistema debe permitir el acceso a sus representantes para

veri&icar la in&ormación.



CAP=TULO IV



CONSUMO MASIVO+

+) A/te*e&e/te-

a empresa 0omerciali$adora de 7apel, S.A., ubicada en la ciudad capital de

uatemala, se dedica a la compra y venta de productos de consumo masivo en el

ramo de papeles suaves.

El 0onse*o de Administración consciente de la importancia #ue tiene la correctaadministración y gestión del capital de traba*o, en virtud de #ue +ste constituye el

elemento motor y generador de rentabilidad, decidió contratar un pro&esional de la

0ontaduría 7Cblica y Auditoría para ocupar el cargo de Auditor nterno, y como

primer traba*o a reali$ar le designó la elaboración de procedimientos de control

interno para el capital de traba*o, #ue proporcione una seguridad ra$onable para

poder lograr los ob*etivos de la empresa.

7ara reali$ar estos procedimientos, &ue necesario plani&icar el traba*o a desarrollar

partiendo de la descripción del per&il de la organi$ación, la estructura

organi$acional de la empresa, la determinación de la cadena de valor,

levantamiento de in&ormación a trav+s de cuestionarios de gestión y &inalmente la

elaboración de dic)os procedimientos.

a elaboración de estos procedimientos es Ctil para el lector por#ue lo orienta en

el conocimiento de la problem"tica e6istente sobre la &alta de procedimientos de

control interno en las cuentas del capital de traba*o en este tipo de empresas' y

para las empresas, #ue sirva de medio de consulta a la )ora de elaborar

procedimientos de control interno.



<.9 Met,&,!,70a ut%!%5a&aK

as t+cnicas a utili$ar para evaluar la situación actual en la empresa

0omerciali$adora de 7apel, S.A. son las siguientes:

aG Cue-t%,/a$%,-K 0on esta t+cnica se solicita in&ormación general sobre normas,

políticas y procedimientos e6istentes en cada departamento. El tipo de

cuestionario utili$ado en +sta investigación contiene preguntas cerradas, por lo

#ue &ue necesario utili$ar la t+cnica de la entrevista directa.

bG E/t$e6%-ta-K 7ara completar in&ormación se entrevista a cada empleado

responsable de la administración del capital de traba*o utili$ando la cedula

respectiva para indagar #u+ )ace, como lo )ace y para #u+ lo )ace. osentrevistados identi&ican los procesos en #ue se involucran y los describen

detalladamente para proceder a su an"lisis y discusión.

cG O#-e$6a*%1/ &%$e*taK Esta es otra t+cnica #ue se utili$ó como complemento

de la t+cnica del cuestionario y la entrevista personal, para lograr mayor

&idelidad de la in&ormación recabada, observando a los empleados en la

e*ecución de sus actividades directamente.

dG A/4!%-%- &e !a %/>,$a*%1/K /ecopilada la in&ormación, se procede al an"lisis

de la misma, y con base en +sta, se redactan en borrador los procedimientos.

+'+) Re*,@%!a*%1/ &e !a %/>,$a*%1/K

5tili$ando las t+cnicas mencionadas en el punto anterior, se procedió a recopilar la

in&ormación en los departamentos siguientes:

8G Departamento de compras.

9G (odega de productos terminados.

G Departamento de ventas.

<G Departamento de &acturación.



>G Departamento de cr+ditos y cobros.

G Departamento de tesorería.

@G Departamento de contabilidad.

7ara la gestión del proyecto, el Auditor nterno presentó el siguiente cronograma

en donde se &i*an las &ec)as previstas de comien$o y &inal en la elaboración de los

procedimientos.

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+AUDITORIA INTERNA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

NACTIVIDAD

M &%*)( e/e))

D ) ) ' ( )( ) '

) PRIMERA FASEK D%a7/,-t%*,ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CADENA DE VALOR

CUESTIONARIOS" ENTREVISTAS Y OBSERVACION.ES1XN DE 0P%7/AS '.ES1XN DE 0P%7/AS (PDE.A ).ES1XN DE !EN1AS '.ES1XN DE !EN1AS 4A015/A0XN )

.ES1XN DE 0/YD1PS -0P(/PS '

.ES1XN DE 1ESP/E/ZA '0PN1/P, N1E/NP 0PN1A(,E )INTEGRACION DE LA INFORMACION

' SEGUNDA FASEK E!a#,$a*%1/ &e @$,*e&%%e/t,-PROCEDIMIENTOS PARA EL CAPITAL DE TRABAJO7/P0ED%EN1PS .ES1XN DE 0P%7/AS H7/P0ED%EN1PS .ES1XN 0P%E/0A, H7/P0ED%EN1PS .ES1XN DE 0/YD1PS 7/P0ED%EN1PS .ES1XN DE 1ESP/E/A

TERCERA FASEK I/>,$e &e Au&%t,$%a I/te$/aN4P/%E DE A5D1P/A N1E/NA )

TOTAL D=AS DE TRABAJO+



<. E-t$u*tu$a ,$7a/%5a*%,/a! &e !a e@$e-aK

0omerciali$adora de 7apel, S.A. H0opasaG es una sociedad mercantil creada y

reconocida de con&ormidad con las leyes de la /epublica de uatemala, inscrita

en el /egistro %ercantil de la /epublica de uatemala, ba*o el nCmero @,?;8,

&olio ;==, libro 9=; de empresas mercantiles, de &ec)a => de mayo de 9==9' en la

superintendencia de administración tributaria HSA1G con el nCmero 89<>@' est"

ubicada en el comple*o de P&ibodegas en la <= calle 8><9 $ona 89, ciudad de

uatemala, tel+&ono: 9@88?;8, sus instalaciones son arrendadas.

El giro de la empresa es la importación, distribución, representación,

comerciali$ación y la compra venta de mercaderías en general y toda clase de

productos derivados del papel, con&orme a su ob*eto mercantil desarrolla lasactividades de comerciali$ación de productos de consumo masivo en el ramo de

papeles suaves, )igi+nicos papel toilette, servilletas, &aciales, toallas de cocina,

toallas de manos, y otros productos y actividades relacionadas con el papel.

a empresa cuenta con derec)os de e6clusividad de distribución de la empresa

productora, #uien e6ige no traba*ar líneas de la competencia. 7ara ello la

empresa cuenta con un e#uipo de e*ecutivos de ventas #uienes atienden los

distintos segmentos del mercado a trav+s del sistema de preventa.

El mercado meta de 0omerciali$adora de 7apel, S.A., abarca toda la /epublica de

uatemala, segmentados geogr"&icamente como $ona central, $ona norte, $ona

oriente, $ona occidente y $ona sur' los tipos de clientes est"n segmentados de

acuerdo al volumen de compra, así como por la categoría de productos como

Distribuidores, Distribuidores Junior, %ayoristas, Semi mayoristas,

Supermercados, nstitucionales, clientes especiales y minoristas' cada segmento

tiene un listado distinto de precios.

El 0anal de Distribución, n&orm"tica y Servicios enerales de la empresa se

reali$a a trav+s de los servicios contratados como outsourcing.



0omerciali$adora de 7apel, S.A. se rige por la siguiente organi$ación:

a A-a#!ea Ge/e$a! &e A**%,/%-ta-K Est" integrada por los accionistas &undadores

de la sociedad, es el órgano supremo de la sociedad #ue toma las decisiones

de mayor importancia.

# C,/-e, &e A&%/%-t$a*%1/K Est" integrado por personas elegidas por la

asamblea general de accionistas' es el órgano de dirección #ue est" &acultada

para crear acciones normativas, de planeación, evaluación y control.

* Au&%t,$0a I/te$/aK Su &unción b"sica es programar y e*ecutar las auditorias

operativas, administrativas y &ortalecer el control interno en todas las "reas de la

empresa.

& Ge$e/*%a 7e/e$a!K Es la principal responsable de todas las actividades de la

empresa &rente al 0onse*o de Administración. El erente general coordina y

supervisa el traba*o de todos los departamentos con el propósito de cumplir con

los ob*etivos de la empresa y la &unción b"sica es dirigir las operaciones de

compra y venta de mercaderías y las administrativas.

e A-%-te/te &e 7e$e/*%aK Se encarga de asistir a la gerencia general en

actividades relacionadas a recursos )umanos, servicios generales y operativos de

la empresa.

> De@a$tae/t, &e *,@$a-K Es el encargado de coti$ar, comprar, recibir y

controlar las e6istencias en los inventarios #ue la empresa necesita para su

proceso de ventas, así como de todas las compras de bienes y servicios

necesarios para la operación.

7 De@a$tae/t, &e Me$*a&e, Ve/ta-K Es el encargado de la distribución y venta

de los productos. Est" integrado por E*ecutivos de ventas mayoristas, de

supermercados e institucionales.



Asamblea General deAccionistas

onse!o deAdministraci"n

A#ditor$a Interna

Gerencia General

Asistente de

-100-

2 De@a$tae/t, &e L,70-t%*aK Es el encargado de la custodia y mane*o del

inventario, de la &acturación y despac)o de los pedidos a los clientes.

% De@a$tae/t, &e C$.&%t,- C,#$,-K Su &unción principal es la

administración e&iciente y e&ica$ de las cuentas por cobrar a clientes.

De@a$tae/t, &e Te-,$e$0aK Sus &unciones son la administración de los ingresos

y egresos de tesorería, organi$ar y controlar los &lu*os de e&ectivo y custodia

de valores.

De@a$tae/t, &e C,/ta#%!%&a&K Sus &unciones b"sicas son el registro de todas

las operaciones contables, el an"lisis de costos y preparación de in&ormación&inanciera.

G$4>%*a H+ O$7a/%7$aa e-t$u*tu$a! &e C,e$*%a!%5a&,$a &e Pa@e!" S+A+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+



%irecci"n omercial %irecci"n 'inanciera

%e&artamento%e&artamento%e&artamentode om&rasde Ventasde Lo-$stica

%e&artamentode r,ditos + obros

%e&artamento%e&artamentode Tesorer$ade ontabilidad

Rec#rsos.#manos

-101-

<.< Dete$%/a*%1/ &e !a *a&e/a &e 6a!,$K

as actividades #ue generan valor en la empresa comerciali$adora de productos

de consumo masivo 0omerciali$adora de 7apel, S.A. son las siguientes:

<.<.8 A*t%6%&a&e- @$%a$%a-K

C,@$a-K a compra de mercaderías para la venta constituye el punto de partida

para la operación del negocio.

Ve/ta- e$*a&e,K as ventas y el mercadeo son actividades #ue concretan la

generación de ingresos para #ue se produ$can ganancias.

C$.&%t,-K El otorgar cr+ditos a los clientes genera una venta*a competitiva #ue

genera valor y bene&icios al mercado a trav+s del proceso de ventas al cr+dito ynegociación de deudas, autori$ación de cr+ditos y pedidos.

De-@a*2,-K El servicio de entrega y despac)o de &orma e&iciente genera valor

agregado a los clientes a trav+s de un e&iciente nivel de servicio.

<.<.9 A*t%6%&a&e- -e*u/&a$%a-K

A&%/%-t$a*%1/K a empresa debe contar con una administración a trav+s de

gestiones #ue garanticen la e&icacia organi$ativa.

F%/a/5a-K a actividades comerciales deben tener todo el respaldo del "rea

&inanciera para garanti$ar #ue las operaciones se realicen ba*o el marco *urídico

guatemalteco sin per*udicar el negocio en marc)a de la empresa, así como

proveer los recursos necesarios para la operación.

I/>,$4t%*aK a empresa provee de los e#uipos y sistemas necesarios para la

operación e&iciente y controlada de todas las actividades.

Re*u$-, 3ua/,K El recurso )umano es el elemento m"s valioso en la

organi$ación y de +l depende el desempeño de la empresa.



G$4>%*a + Ca&e/a &e 6a!,$ &e C,e$*%a!%5a&,$a &e Pa@e!" S+A+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+

+H P$,*e&%%e/t,- &e C,/t$,! I/te$/,K

7ara elaborar los procedimientos de control interno de la gestión del capital de

traba*o, el Auditor nterno se encargar" de establecer los aspectos relevantes a

tomar en cuenta y son los siguientes:

aG Autori$ación de transacciones y actividades.

bG Segregación de &unciones.

cG Diseño y uso de documentos y registros apropiados.

dG Dispositivos de seguridad.

eG Ar#ueos independientes.

<.>.8 N,$a- @,!0t%*a-Se deben contemplar todas las políticas y las normas generadas por las

autoridades de la empresa y #ue regulan y orienten la operación de los

procedimientos, de tal manera #ue se disponga de criterios y lineamientos

generales y especí&icos #ue persigan los &ines determinados. Se debe establecer

principalmente políticas de con&lictos de inter+s, para evitar #ue los



administradores de la gestión del capital de traba*o abusen poniendo en primer

lugar, sus ob*etivos personales y de*en en segundo plano los intereses de la

empresa.

7or otra parte se encuentran las políticas para la administración del capital de

traba*o, #ue orientan las decisiones acerca de activos y pasivos circulantes de la

empresa, y como su combinación in&luye en las características de riesgo y

rendimiento, #ue contribuya positivamente al valor de la misma. as políticas

b"sicas son los niveles &i*ados como metas para cada cuenta de los activos

circulantes y su &inanciamiento.



<.>.9 Cue-t%,/a$%, 7e-t%1/ &e *,@$a-+

COMERCIALIZADORA DE PAPEL S+A+

CUESTIONARIO

P+T+ N,+ K CCI()3e*2, J+L+V+V+Fe*2aK ))')(Re6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK ))')(

GESTI62 %E O*PRAS

P$e7u/ta SI N N O#-e$6a*%,/e

) VAl e&ectuar compras, se utili$anórdenes de compra pre numeradasW

Son órdenes decompra

' VSe re#uiere una orden de compra por

cada compraW

VSe emite una re#uisición por cada compraW

Vas &unciones de ad#uisición decompras son reali$adas por personasdistintasW

H Vas re#uisiciones son autori$adas por personal autori$adoW

VSe reali$an coti$aciones, antes deelegir al proveedorW

V7ara autori$ar una comprason re#ueridas varias

V7ara decidir la compra se anali$a y seelige la me*or o&erta, tomando encuenta el precio, calidad, &ec)a deentrega y condiciones de pagoW

El

erente

VSe solicitan documentos legales a losproveedores para su registro en labase de datos de proveedoresW

)(

V/e#uiere una orden de compra eldepartamento de bodega para dar ingreso bodega del producto ad#uiridoW

))

V1odas las compras est"n respaldadascon &actura legalW



+H+ Cue-t%,/a$%, 7e-t%1/ &e *,@$a- #,&e7a+

COMERCIALIZADORA DE PAPEL S+A+ P+T+ N,+ K CCI('

CUESTIONARIO

3e*2, @,$K J+L+V+V+Fe*2aK '))'

)(Re6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK '))')(

GESTIÓN DE COMPRAS BODEGA P$e7u/ta SI NO NA O#-e$6a*%,/e-

VSe cuentan, se revisan y se comparan) los artículos ad#uiridos con la &actura del

proveedor al momento de recibirseW

' VSe veri&ica #ue los productos ad#uiridos

)an sido recibidos de con&ormidadWVEl *e&e de bodega veri&ica #ue los datos

de las &acturas recibidas contengan losdatos correctos de la empresa: Nombre,Dirección, 4ec)a, NitW

VSe cote*an los precios de &acturacióncontra las órdenes de comprasW

H VSe emite algCn documento por larecepción de &acturas a los proveedoresW

Solo contraseñade pago.

Se )ace la

anotación en laVSe noti&ica al departamento de

contabilidad respecto a las devolucionessobre comprasW

&actura y sesolicita nota decr+dito alproveedor.

VEl "rea de bodega es segura y elacceso est" restringido a personal noautori$adoW

V1ienen acceso a la bodega personasa*enas a este departamentoW VSe elaboran inventarios &ísicos

periódicamenteWVSe veri&ica periódicamente la e6istenciade los bienes #ue no son mercaderíasresguardados en la bodegaW

)) VSe &actura la mercadería en mal estadopara darle de ba*a del inventarioW

No, solo &in demes.

)(



<.>.< Cue-t%,/a$%, 7e-t%1/ &e 6e/ta-+

COMERCIALIZADORA DE PAPEL S+A+ P+T+ N,+ K CCI(3e* ,$K J+L+V+V+Fe*2 '')')(

CUESTIONARIORe6%-a&, C+A+V+P+Fe*2 '')')(

GESTIÓN DE T P$e7u/ta SI N N O#-e$6a*%,/e) VE6iste un listado de

clientes autori$adosW' VE6isten listados de precios de ventaW

VE6iste &ormulario de pedido donde elcliente &irma de con&ormidadW

V1odos los &ormularios de pedido est"n&irmados por el clienteW

0uando elpedido es por tel+&ono o por correo, no se

H VSe cote*an los pedidos recibidos conel listado de clientes autori$adosW

/e&. Numeral 8.

VSe lleva un correlativo o control de lospedidos por vendedorW

VSon autori$adas las ventas al cr+dito

y contado por parte del departamentode cr+ditos antes cargar el producto alcamión, &acturarlo y despac)arloW

Autori$a

el erenteeneral.

VSon revisados los precios de ventaantes de emitir la &acturacorrespondienteW

VSe e&ectCan e imprimen resCmenesdiarios de ventasW

)(

VE6iste veri&icación de los resCmenesde ventas contra las &acturas &ísicasW

))

VSon atendidos los clientespor representante de ventas

designadoW

os

clientesprincipales

)'

VSe asignan metas de ventasmensuales por vendedorW



+H+H Cue-t%,/a$%, 7e-t%1/ &e 6e/ta- >a*tu$a*%1/+


CUESTIONARIO

7.1.N,+ K CCI( 3e*2, @,$KJ+L+V+V+ Fe*2aK ')')(

Re6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK ')')(

GESTIÓN DE VENTAS FACTURACIÓN P$e7u/ta SI NO NA O#-e$6a*%,/e-

) Vas &acturas son emitidas solo por personal autori$adoW

' VSe conservan en una "rea protegida ycon acceso restringido las &acturas ynotas de cr+dito utili$adas y por utili$arWVas &acturas y notas de cr+dito llenan

los re#uisitos de ley para constituirsecomo un documento legalW

Vas &acturas y notas de cr+dito est"ndebidamente autori$adas por la SA1W

Vas &acturas y notas de cr+dito sonemitidas respetando el orden de

correlativo de los documentos y &ec)asW

Va persona #ue registra el au6iliar deventas es la misma #ue opera los

registros contablesW

VE6iste una persona autori$ada eindependiente del &acturador para revisar el cr+dito de los clientesW

El erenteeneral da

instruccionesdirectas al *e&e de

&acturación.

VE6isten ventas y despac)os #ue no se&acturanW

VEst"n autori$ados los transportistas

para cobrar &acturas contra entrega demercaderíaW

VSe entregan las &acturas oportunamenteal departamento de cr+ditos para sudistribución o custodiaW

))VSe les entrega nuevas cargas a los

7edidos urgentessolicitados por elerente eneral.

os transportistastardean )astacinco días parali#uidar.

transportistas con documentospendientes de li#uidarW

H

)(



e

r

o

P$e7u/ta S N N O# $6a*%,/e

)

'

Vas devoluciones son autori$adas porla erencia de !entasW

Esta

&unción

en al.)

VEl cliente &irma de con&ormidad en la&actura cuando recibe el productoW

)

V2an e6istido &altantes de producto enla entrega de los transportistas alclienteW

El

producto&altante se le

)H

VSe le )ace algCn recargo altransportista por los &altantes en lasentregasW

Se le cobraal preciode

&acturación

)

VSe anulan &acturas &recuentementeW 7or variomoti

vs.



<.>. Cue-t%,/a$%, 7e-t%1/ &e *$.&%t,- *,#$,-+


CUESTIONARIO

P+T+ N,+ K CCI(H3e*2, @,$K J+L+V+V+Fe*2aK ')'

)(Re6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK ')')(

GESTIÓN DE CRÉDITOS Y COBROS P$e7u/ta SI NO NA O#-e$6a*%,/e-

) VSe tienen políticas de&inidas sobre laaprobación de cr+ditosW

El erenteeneral decidelas aprobaciones.

' VE6isten procedimientos para establecer el límite de cr+ditoW

Vos límites de cr+dito son autori$adospor el erente de 0r+ditosW

VE6isten criterios de autori$ación decr+ditosW

H VE6iste un comit+ de cr+ditos #ueapruebe límites y pla$os mayoresW

VE6iste una base de datos generales de identi&icación para clientes actuali$ada

#ue sea comprobable contradocumentosW

os autori$a elerente eneral.

os cr+ditos se

autori$an acriterio delerente eneral.1odas lasdecisiones del

cr+dito las tomael erente

eneral.

os e6pedientesde los clientes notienen papeleríalegal #ueidenti&i#ue a losclientes.

VE6iste personal responsable de ingresar los datos de los clientes al sistemaW

VEs el erente de 0r+ditos#uien autori$a pedidos y despac)osW

Solamente seingresan losdatos b"sicos de&acturación.

os autori$a elerente eneral.



P$e7u/ta S N N O#-e$6a*%,/e

VE6isten saldos declientes sobregiradosW

N o e6istenc ontroles

ade cuados

est a actividad.

)(

A criterio del

VSe actuali$an periódicamente los límites erenteeneral y dede cr+dito de los clientesW

volumende

))

VSe operan en el sistema los cobrosa clientes oportunamenteW

Se operansemanalmente.

)'

VE6isten casos en #ue se emitennotas de cr+dito y con &recuenciaW

Descuentos

promocionales a clientes

especialesdeterminadospor erencia

)

VSe comparan los saldos de la cuentacorriente con el diario mayor generalperiódicamenteW

Al cierre demesCnicamente.

)

VSe )an recibido c)e#ues #ue)an resultado rec)a$adosW

)VSe )an tomado acciones correctivaspara evitar el rec)a$o de c)e#uesW

)

V/eali$an descuento por pronto pago opor volumen de compraW

7or volumen decompra y a

clientes #ue laerenciaeneral

)

VSe otorgan descuentos por

pronto pagoW

)

VSe otorgan descuentos por volumende ventasW

A los clientes#ue la

ener al

)

VSe calcula el pla$o medio de cobran$aW



P$e7u/ta S N N O#-e$6a*%,/e-

'(

V/eali$an ventas a empleados de laempresaW

')

VSe imprime la cartera de clientes cadacierre de mesW

''

VSe con&irman periódicamente lossaldos directamente con los clientesW

'

VE6iste personal responsable delos cobros a clientesW

El !endedor.

'

VE6iste personal responsable dereali$ar los depósitosW

El !endedor.

'H

VSon depositados en el (anco elc)e#ue o el e&ectivo, el mismo día de sucobran$aW

1ardan )astatres días para

reali$ar los

'

VSon endosados inmediatamentelos c)e#ues recibidosW

El vendedor notiene

+sta

'

VSe emite el recibo deca*a correspondiente al

cobran$aW

'

VEl vendedor llena toda la E6istenalteracion

es,re#uerida en el &ormulario de recibode

'

V0uadran los deposito de ca*a emitidoscontra la boleta de depósito bancarioW

a mayoríade

(

VEl vendedor li#uida su cobran$ai#uidan una

semanadespu+s dereali$ar el

m"6imo al día siguiente de reali$adoelcobroW

)

VE6iste control sobre los correlativos derecibos de ca*aW

'

VE6iste control sobre la recepción dec)e#ues post&ec)adosW

Est"n encustodia de los

vendedores.



P$e7u/ta S

INO

NA

O#-e$6a*%,/e-

VE6iste control sobre losc)e#ues rec)a$adosW

VSe practican ar#ueos periódicos a losvendedoresW

Solamente selleva un registro

de losdocumentos#ue le &ueronentregados al

vendedor &acturas, notas

de cr+dito,recibos de ca*a.

H

VE6iste alteración de documentos decr+dito emitidos, recibos de ca*a ydepósitos bancariosW

os recibos deca*a contienealteraciones otac)aduras por errores en laemisión por parte de losvendedores

Vas notas de cr+dito emitidas por descuentos y otros conceptos, est"n

debidamente autori$adasW

7or

erenci

VSe reali$a corte de &orma a todos losdocumentos emitidos por eldepartamento de cr+ditos y cobrosW

VSe establecen metas de cobros porvendedor o segmentosW

VSe usa solicitud de cr+dito #ue registrela in&ormación de los clientes, y laaprobación de cr+dito asignadoW

Se usa solouna )o*a con

datosgenerales

VE6iste &ormulario de solicitud de notas de Se emiten a(

cr+dito #ue soporte losdescuentos concedidos a los

solicitudverbal del



+H+ Cue-t%,/a$%, 7e-t%1/ &e te-,$e$0a+


CUESTIONARIO

P+T+ N,+ K CCI(3e*2, J+L+V+V+Fe*2aK ')')(

Re6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK ')')(

GESTIÓN DE TESORER=A P$e7u/ta SI N N O#-e$6a*%,/e) VE6iste veri&icación de todos los

ingresos en e&ectivoW

'VSe con&irma con el estado de cuentabancario los depósitos por pago de losclientesW

VSe reali$an ar#ueos de ca*a por

personal independiente y autori$adopara tal e&ectoW

VSe reali$a corte de ca*a diariamenteW

HVSe reali$a conciliaciones bancariaspara determinar las di&erencias contrael registro de ingresosW

as reali$acontabilidad

pero no reportalas di&erencias

a cr+ditos y

VSe concilian los saldos del au6iliar decuentas por cobrar contra el diario

mayor generalW

VE6iste segregación de &uncionesentre la persona #ue registra lasoperaciones de cartera y #uien controlalos ingresos a ca*aW

VSe deposita el e&ectivo o c)e#ues elmismo día de recibida la cobran$a por todos los vendedoresW

No e6istenormapara esta

VSe deposita el e&ectivo en

&orma íntegraW

)(

VE6iste veri&icación de la concordanciade los registros de cartera y losdepósitos bancarios antes de ser registrados contablementeW

))

V7ara el tr"mite de c)e#ues setraslada la solicitud con su debida

Sonautori$adas

por el



P$e7u/ta S N N O#-e$6a*%,/e

)'

VE6iste un procedimiento escrito sobrela emisión de c)e#uesW

)

Va persona encargada de la emisiónde c)e#ues, prepara, &irma y remite elc)e#ue con la documentación desoporte respectivoW

)

Vos c)e#ues ladosapropiadamente sellados y arc)ivadospara su inutili$aciónW

)H

Vos talonarios de c)e#ues de todas

SegCnobservación losc)e#ues est"nen el "rea de

contabilidad sinninguna

medida de

cuentas bancarias se custodian

con su&icientes medidas deseguridadW

)

VAutori$a &uncionario responsablelas obligaciones contraídas

Elerent

su pagoW

)

VE6iste monto m"6imo depago establecido con &ondos

de ca*a c)icaW

2astapor

>==.==

autori$ados

)

V1odos los pagos se e&ectCan Solo los#uee6ceden

c)e#ueW

)

VSe le coloca el títuloNP NEP0A(EF en todos

emitidosW' VSe emiten c)e#ues al portadorW

' VSe &irman c)e#ues en blancoW

''

VSe usa c)e#ues )er paraEl diseño delvouc)er no es

el adecuado.emisión de c)e#uesW

'

Vos c)e#ues se reali$an en&orma sistemati$adaW

Se usa)o*a

'

V7ara emitir c)e#ues, las Solamente la&irma delerente

bancarias est"n registradas con &irmasmancomunadasW



P$e7u/ta S N N O#-e$6a*%,/e-

'H

VSe emiten los c)e#ues de pagos aproveedores un día especí&icoW

'

VSe inutili$an las &acturas y soportes derecepción con sello de 7AADPF)aciendo re&erencia al c)e#ueantes de ser &irmadoW

'

V1iene el encargado del &ondo dee&ectivo acceso a los registros

'

V/ecibe los estados de cuentabancarios una persona distinta a la #ueemite c)e#ues y reali$a depósitos

'

VSe lleva control de la disponibilidad dee&ectivo diariamenteW

(

Vas personas #ue custodian losvalores de la empresa tienen &ian$a de

)

Vos valores, documentos y e&ectivo#ue amparan las transacciones detesorería se encuentran resguardadosen ca*a &uerteW

Se llevan enun arc)ivo

corriente ba*ollave.

'

V0u"ndo se trata de la ad#uisición deun servicio, se veri&ica #ue +sta se )ayarecibido de con&ormidadW

Solo con la

&irma delerente

eneral se da



+H+ Cue-t%,/a$%, *,/t$,! %/te$/, *,/ta#!e+


CUESTIONARIO

P+T+ N,+ K CCI(3e*2, J+L+V+V+Fe*2aK ()')(

Re6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK ()')(

CONTROL INTERNO CONTABLE P$e7u/ta SI N N O#-e$6a*%,/e

)VE6iste un cat"logo de cuentas paraclasi&icar adecuadamente

las operaciones

' VEl sistema de contabilidades computari$adoW

Vas póli$as contables son registradasen el sistema contableW

VE6iste un adecuado sistema dearc)ivo para salvaguardar lain&ormación contableW

H VSe llevan al día los libros contablese6igidos por la legislación vigenteW

V2ay una persona especí&ica #uedetermine los impuestos #ue debenpagarseW

VE6iste una persona especí&ica #uevigile el cumplimiento de lasobligaciones &iscalesW

VSe llevan los libros de compras yventas, para preparar la declaración del!AW

VSon conciliados los saldos decontabilidad Diario %ayor eneralcontra el au6iliar de clientes y

)(

VE6iste segregación de &unciones

entre la persona #ue registra el asientocontable y las personas #ue opera elau6iliar de clientes y au6iliar deproveedoresW

))

VSe concilian oportunamente lascuentas bancariasW



P$e7u/ta SI

V0oncilia la cuenta bancaria, personalNO NA O#-e$6a*%,/e-

)' distinto del #ue prepara la nomina y ladistribución de c)e#uesW

) VSe reali$a cuadre de ingresos diarioscontra depósitosW

) VSe reali$a conteo del inventario &ísicoperiódicamenteW

VSe reali$a conciliaciones mensuales

)H entre el au6iliar de e6istencias demercaderías y el diario mayor generalW

) VSe veri&ican los costos de los productoscompradosWVSe lleva control de los correlativos de la

) numeración de documentos contables, yde las &ec)as de emisiónWVSe cote*an las ci&ras del libro de

) compras y ventas contra los documentos&ísicosW

VE6iste una adecuada segregación de&unciones entre &acturación, cr+ditos,

tesorería y contabilidadW

'(VSe revisa #ue las cuentas contablesaplicadas en el registro de los c)e#ues

sean correctasWVSe veri&ica #ue todos los c)e#uesemitidos sean registrados en el sistemacontableW

'' VSe veri&ica &ísicamente los c)e#uesemitidos con los registros au6iliaresW

)

')



E%ULA %E E2TREVISTAEm&resa3 Co(er'ia#i+a$ora $e Pa!e#,S-A-%e&artamento3 Tesorer*a2ombre3 Jan P.re+

ar-o3'ec:a3

Asistente $e e(isi)n $e '/e0es1234131545

?=Indicar el nombre + el car-o del res&onable de3

Csto$ia $e e&e'tivo

Csto$ia $e '/e0es

As!e'tos 'onta%#es

In&or(es

Otros6

>= Indicar el res&onsable7 la /rec#encia + #na descri&ci"n de

c"mo7 &ara ;#,7 + c#0ndo reali8a las acti(idades de s#de&artamento

Con'i#ia'iones%an'arias

E(isi)n $e '/e0es

Pa"os $e No(inas

Otros6

2ombre +rma3



E%ULA %E O5SERVAI62 %IRETA

Em&resa3 Co(er'ia#i+a$ora $e Pa!e#, S-A-%e&artamento3 Tesorer*a2ombre3 Jan P.re+ar-o3 Asistente $e e(isi)n $e '/e0es

'ec:a3 1234131545

2O*5RE %EL PROESOO5SERVA%O3

2ombre + rma3



<. INFORME DE AUDITORIA INTERNACOPASA AI()'())

uatemala, 8 de enero de 9=88

Se?,$e-C,/-e, &e A&%/%-t$a*%1/C,e$*%a!%5a&,$a &e Pa@e!" S+A+

Estimados señores:

En cumplimiento a la asignación recibida y al plan de Auditoría nterna, reali$amos

la revisión de los procedimientos de control interno desarrollados por la

Administración y #ue son aplicados en los procesos de gestión del capital de

traba*o de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

0omo parte de nuestras pruebas comprendimos y evaluamos los procedimientos

e6istentes para determinar su &uncionalidad.

Debido a las limitaciones in)erentes en los procedimientos de control interno,

pueden ocurrir errores e irregularidades y no ser detectados. 1ambi+n, la

proyección de cual#uier evaluación de los controles internos a períodos &uturos

est" su*eta al riesgo de #ue los procedimientos se conviertan en inadecuados,

debido a cambios en las condiciones o #ue la e&ectividad del diseño y

&uncionamiento de las políticas y procedimientos pueda deteriorarse.

Aun cuando el propósito de nuestra consideración de los procedimientos de

control interno no &ue proveer una seguridad sobre los mismos, ciertos asuntos

llamaron nuestra atención los cuales deseamos in&ormarles. os asuntos, los

cuales consideramos durante nuestra auditoría se incluyen en el in&orme ad*unto

con nuestras recomendaciones considerando lo siguiente:

5na de&iciencia de control e6iste cu"ndo: 8G 5n procedimiento de control est"

diseñado, implementado u operado de tal &orma #ue no puede prevenir, o detectar

y corregir, oportunamente los errores en los procesos' ó 9G Se carece de un



procedimiento control necesario para prevenir, o detectar y corregir,

oportunamente los errores en los procesos.

Durante la auditoría identi&icamos las siguientes de&iciencias de control interno,

#ue se describen en el documento ad*unto:

1ítulo del )alla$go 8 B Estructura organi$acional.

1ítulo del )alla$go 9 B Diseño institucional y +tica empresarial.

1ítulo del )alla$go B 7olíticas y procedimientos.

1ítulo del )alla$go < B 4ormularios.

Nuestra consideración de los procedimientos de control interno no necesariamente

revela todos los aspectos de dic)os procedimientos #ue podrían ser de&icienciasen el control interno.

Se presenta ad*unto al presente in&orme para su revisión, aprobación e

implementación los procedimientos de control interno diseñados para la correcta

gestión del capital de traba*o de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

a in&ormación contenida en este in&orme es de car"cter con&idencial y est"

encaminada al &ortalecimiento del sistema de control interno establecido en laempresa y por lo tanto es Cnicamente para conocimiento y usos interno del

0onse*o de Administración.

Agradeciendo la colaboración recibida de parte del personal de la empresa para la

reali$ación del presente traba*o, estamos a su disposición para ampliar o aclarar

su contenido.

Atentamente,

ic. Jos+ uis !argas !el"s#ue$

Auditor nterno



3ALLAZGOSK

3a!!a57, )K E-t$u*tu$a ,$7a/%5a*%,/a!

El organigrama representa en &orma es#uem"tica la estructura de la organi$ación,

las &unciones de los órganos #ue integran cada unidad administrativa, los niveles

*er"r#uicos, los grados de autoridad, responsabilidad, las líneas de comunicación y

coordinación e6istentes.

a empresa 0omerciali$adora de 7apel, S.A. cuenta con un organigrama pero su

organi$ación no es &uncional pues a pesar #ue se tienen establecidos niveles de

autoridad, los empleados generalmente ignoran a #uien acudir cuando necesitanayuda o soporte para el desarrollo de sus actividades, lo #ue ocasiona retraso en

su traba*o y duplicidad de mandos.

El personal carece de una cultura organi$acional #ue apoye la con&ian$a y la

aceptación de riesgos. a autoridad se centrali$a en el erente eneral de la

empresa, lo #ue impide la participación e&ectiva de las dem"s erencias y mandos

medios en el desarrollo de la empresa, desaprovec)ando los bene&icios del traba*oen e#uipo como resultado de una correcta delegación de autoridad.

Esta &alta de organi$ación provoca #ue el empleado o subordinado no asuma la

responsabilidad #ue le corresponde, ya #ue no cuenta con un rango de autoridad

delegada y de responsabilidad e6igida' y como consecuencia de esto, los *e&es no

in&orman en todos los casos por escrito, de las tareas asignadas.

7or otra parte, no e6isten procedimientos por escrito #ue &ortale$can debidamente

el cumplimiento de los compromisos de cada unidad administrativa, ni políticas

generales de la administración sobre el mane*o de con&lictos de intereses y de las

operaciones relacionadas con el capital de traba*o.



Re*,e/&a*%,/e-K

7ara corregir estas debilidades se debe elaborar procedimientos #ue proporcionen

en &orma ordenada, la in&ormación b"sica de la organi$ación y &uncionamiento de

cada unidad responsable, como una re&erencia obligada para lograr el

aprovec)amiento de los recursos con el desarrollo e&ectivo de sus &unciones

encomendadas.

os procedimientos deben precisar las &unciones #ue corresponden a cada unidad

administrativa, para evitar duplicidad de &unciones, detectar omisiones y deslindar

responsabilidades' colaborar en la e*ecución correcta de las actividades asignadas

al personal y proporcionar uni&ormidad en el desarrollo de los procesos'

permitiendo a)orro de tiempo y es&uer$os en la reali$ación de las &unciones, y deesta manera evitar la repetición de instrucciones y directrices. Adem"s #ue sirvan

de medio de inducción para integrar al personal de nuevo ingreso, &acilitando su

incorporación a las distintas "reas de la empresa.

3a!!a57, 'K D%-e?, %/-t%tu*%,/a! .t%*a e@$e-a$%a!

as políticas establecidas por 0omerciali$adora de 7apel, S.A. se rigen por

órdenes verbales de parte del erente eneral de la empresa, lo #ue )a

provocado problemas de seguimiento y cumplimiento del "rea relacionada con las

ventas, compras, la administración del inventario, autori$ación de pedidos y control

de cartera.

as operaciones de 1esorería son administradas por el erente eneral #uien

posee &irma en todas las cuentas bancarias y puede girar c)e#ues por todos los

gastos e inversiones #ue reali$a la empresa solo con su aprobación verbal

propiciando riesgos por errores e irregularidades.



a empresa carece de políticas generales para mane*ar los con&lictos de intereses,

evitar reali$ar ventas dentro de la organi$ación' y pro)ibición sobre la contratación

de &amiliares de los empleados.

Re*,e/&a*%1/K

Segregar las &unciones en las actividades para #ue las autori$aciones sean

reali$adas de acuerdo con procedimientos autori$ados por el 0onse*o de

Administración.

3a!!a57, K P,!0t%*a- @$,*e&%%e/t,-

a empresa carece de políticas, procedimientos escritos para cada departamento,#ue sirvan de guía en la reali$ación de las actividades de acuerdo con sus

re#uerimientos especí&icos, debido a la concentración de &unciones en la erencia

eneral y a las instrucciones verbales emitidas por este &uncionario.

Re*,e/&a*%1/K

a administración debe crear políticas y procedimientos

participación de los erentes de "rea en su elaboración.

#ue involucren la

3a!!a57, K F,$u!a$%,-

Se revisaron los e6pedientes de apertura de clientes de cr+dito y no e6iste ningCn

&ormulario de solicitud de cr+dito debidamente &irmado por los clientes, ni la

autori$ación del límite y pla$o de cr+dito, por la &alta de iniciativa del administrador

de la cartera para documentar los cr+ditos concedidos a los clientes.

Re*,e/&a*%1/K

Diseñar &ormularios de solicitud de apertura de clientes de contado y de solicitud

de cr+dito #ue contenga datos generales del cliente, re&erencias comerciales,

contrato de cr+dito y del tr"mite de la aprobación del cr+dito.



C,/*!u-%1/K

0omo consecuencia de los resultados obtenidos en la evaluación de la estructura

organi$acional y los procedimientos de 0omerciali$adora de 7apel, S.A., se

determino #ue e6isten de&iciencias de organi$ación y control, #ue ponen en riesgo

el capital de traba*o de la empresa, por lo #ue se procedió a elaborar

procedimientos de control interno #ue incluyen normas, políticas generales sobre

la gestión del capital de traba*o para #ue contribuyan con el correcto

&uncionamiento de las operaciones de la empresa y #ue el 0onse*o de

Administración pueda obtener in&ormación &inanciera ra$onable sobre la gestión

e&iciente del capital de traba*o.

ic. Jos+ uis !argas !el"s#ue$

Auditor nterno



COMERCIALIZADORA DE PAPEL, S.A.

G$a>%*a +

Procedimientos control interno para el capital de trabajo.

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a



=NDICE

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+=NDICE DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CAPITAL DE TRABAJO

)'H

)()))')))H))

))'(')'''''H'

'''()'

;REAT=TULO DEL PROCEDIMIENTO CO N,

COMPRAS

GESTIÓN DE COMPRAS 0P =8

/E.S1/P DE 7/P!EEDP/ES 0P =9

0P%1Y DE 0P%7/AS 0P =:

COMPRAS 0P =<

7/P0ED%EN1P DE 0P%7/AS 0P =>

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 0P =

0PN1/P, DE .AS1PS 0P =@

INVENTARIOS 0P =?

0PN1/P, DE N!EN1A/PS 0P =;

VENTAS Y LOG=STICA

GESTIÓN COMERCIAL !E =8

VENTAS !E =9

7/E0PS DE !EN1A !E =:

A,%A0ENA%EN1P -7/ESE/!A0PN DE ,P =8

7/P0ED%EN1PS DE 4A015/A0XN ,P =9

4A015/A0PN DE %5ES1/AS ,P =:1/ANS7P/1E -DES7A02P ,P =<

CRÉDITOS

GESTIÓN DE CRÉDITOS Y COBROS 0/ =8

CUENTAS POR COBRAR CLIENTES 0/ =9/E.S1/P DE 0,EN1ES 0/ =:

0P%1Y DE 0/YD1PS 0/ =<

A51P/A0XN DE 7EDDPS 0/ =>

A015A,A0XN DE ,%1ES DE 0/YD1P 0/ =

.ES1XN DE 0P(/P 0/ =@

0P(/P D4E/DP 0/ =?

0P(/P DE 02E5ES /E02AADPS 0/ =;

NP1AS DE 0/YD1P 4S0A, 0/ 8=

TESORER=A

GESTIÓN DE TESORER=A 1E =8CAJA Y BANCOS 1E =9

4,5JPS DE 0AJA 1E =:

0PN1/P, DE ,PS N./ESPS 1E =<

0AJA 020A 1E =>

0PN1/P, E%SXN DE 02E5ES 1E =



P$,*e&%%e/t,- &e 7e-t%1/ &e *,@$a-

o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a de

Emisi"n3 %e&artament

o de'ec:a de

Vi-encia3 4 4

TITULO3 Gesti"n de om&ras)

)+ O#et%6,

De&inir las directrices a seguir para el adecuado proceso de compras y

contrataciones, siendo obligatorio su cumplimiento para garanti$ar el buen

&uncionamiento en la ad#uisición de del inventario para la venta, así como de los

bienes y servicios re#ueridos por la empresa.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al Departamento de compras, logística, ventas y todos

los departamentos #ue re#uieran bienes o servicios, su campo de aplicación son

todas las transacciones relacionadas con el proceso de compras.

. N,$a- @,!0t%*a-

as normas relativas a la gestión de compras #ue deben observarse son: El

registro de proveedores' El comit+ de compras' os procedimientos de compras'

0ontrol de gastos' 0ontrol de inventario y Almacenamiento y preservación del

inventario.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

+) A&%/%-t$a*%1/ &e !a- *,@$a-[nicamente el departamento de compras es el encargado de coti$ar, comprar,

recibir y controlar las e6istencias en los inventarios #ue la empresa necesita para

su proceso de ventas.



%antener una comunicación din"mica y constante con los e*ecutivos de la

empresa, #ue directa o indirectamente determinan cuales ser"n los programas de

ventas, para conocerl

abastecer las necesida

<.9 P$%/*%@a!e- >u/

aG 7roveer en &orma o

necesita para comerciali$ar.

bG Administrar e&icientemente las compras, gestionando los me*ores precios, sin

e6poner la calidad, el servicio y la garantía.

cG Pbtener los me*ores precios negociando descuentos con los proveedores.

dG Ad#uirir las mercaderías de los proveedores me*or posicionados dentro del

ramo.

eG (uscar la rentabilidad de la empresa a trav+s de la me*or optimi$ación de los

recursos disponibles.

&G Asegurar el buen servicio de los proveedores #ue incluye la entrega r"pida y la

calidad adecuada de los productos.

gG %antener un control de las e6istencias de inventario en las bodegas.

)G (uscar &uentes de abastecimiento o proveedores nuevos.iG estionar *untamente con la erencia general y Dirección comercial, la

comerciali$ación de nuevos productos.

*G levar el control de los límites y pla$os de cr+dito otorgados por los

proveedores, así como el vencimiento de &acturas #ue puedan a&ectar alguna

gestión de pedido.

KG Negociar con los proveedores pla$os de pago mayores con el ob*etivo de

reducir el ciclo de conversión de e&ectivo.

lG %antener actuali$ados las listas de precios de todos los productos, tanto en

precio de compra como de venta.

os y reali$aroportunament

e los pasosne

cesariospara

%,/e- &e! &e@a$tae/t, *,@$a-

portuna del inventario de mercaderías e la



<. I/>,$a*%1/ $e@,$te-

El Departamento de compras debe mantener un control de todas sus operaciones.

%antendr" en su arc)ivo permanente la siguiente in&ormación.

aG /egistro de proveedores.

bG 0orrelativo de órdenes de compra.

cG 0atalogo de productos.

dG istas de precios.

<.< Su#@$,*e-,- &e *,@$a-

aG Detección de necesidades

bG Autori$ación de re#uisiciones

cG Elaboración de órdenes de compradG /ecepción de órdenes de compra

eG /eversión de recibo de órdenes de compra

&G !alidación de la &actura contra la orden de compra en todos los medios

posibles.

G$4>%*a + O$7a/%7$aa a/a!0t%*, &e@a$tae/t, &e *,@$a-+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+

ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR

Auditor Interno Dirección Financiera Consejo de Administración



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n deom&ras

'ec:a deVi-encia3

4 4TITULO3 Re-istro de Pro(eedores)

)+ O#et%6,

Establecer los re#uisitos necesarios para la elección y registro de proveedores de

bienes y servicios.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a la erencia de compras, 0omit+ de compras y

contrataciones.

. N,$a- @,!0t%*a-

7ara la selección de proveedores siempre deben prevalecer los principios de

)onorabilidad, transparencia y +tica.

Se debe promover una competencia sana entre proveedores para obtener elm"6imo valor agregado para la empresa.

Desarrollar buenas relaciones con los proveedores para bene&icio mutuo a largo

pla$o, con altos est"ndares de calidad, cumplimiento y e&iciencia.

.8 Reu%-%t,- @a$a !a -e!e**%1/ &e @$,6ee&,$e-

Se registraran como proveedores Cnicamente a a#uellas empresas #ue est+n

legalmente establecidas y #ue deseen prestar servicios o vender mercaderías, de

acuerdo a las políticas establecidas por 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

7ara cali&icar como proveedor de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. se deben llenar

los siguientes re#uisitos:



aG Estar legalmente inscrito en el /egistro %ercantil y en la SA1.

bG lenar el &ormulario“S,!%*%tu& &e Re7%-t$, &e P$,6ee&,$ WFX()”" el cual

consta de la siguiente estructura:

8G Datos de la empresa proveedora9G 0ontactos con el proveedor

G /e&erencia de principales clientes

<G n&ormación de principales productos.

>G 7olítica de descuentos

G 7olítica de cr+dito

@G 7olítica de garantía de calidad.

?G Apoyo y servicio

;G Pbligaciones de los proveedores

8=G Ptros aspectos a considerar

88G Pbservaciones

89G 4irma y sello de solicitud.

cG Aceptar las condiciones y políticas de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

dG 7resentar los documentos legales siguientes:

Pe$-,/a %/&%6%&ua!K

8. 4otocopia de c+dula de vecindad.

9. 4otocopia de patente de comercio.

. 4otocopia de constancia de la Cltima nscripción y modi&icación al registro

tributario uni&icado H/15G o carn+ del N1.

Pe$-,/a u$0&%*aK

8. 4otocopia de 0+dula de vecindad.9. 4otocopia de 7atente de comercio y 7atente de sociedades.

. 4otocopia de Acta de constitución de sociedad.

<. 4otocopia de Acta de representación legal.

>. 4otocopia de nscripción en el /egistro %ercantil del representante legal.



. 4otocopia de constancia de la Cltima nscripción y modi&icación al /egistro

1ributario 5ni&icado H/15G.

.9 O#!%7a*%,/e- &e !,- @$,6ee&,$e-

Son obligaciones de los proveedores:

aG 7roporcionar todos los lineamientos

productos.

y especi&icaciones necesarias de los

bG De&inir e in&ormar el procedimiento de entrega de mercaderías.

cG Entregar los productos y las &acturas correspondientes, con la oportunidad

pactada y en el lugar acordado en un pla$o no mayor del indicado en la

coti$ación, a partir de la &ec)a de la orden de compra de #ue se trate.dG aranti$ar la calidad y cantidad de las mercaderías.

eG Noti&icar oportunamente las variaciones en los precios de las mercaderías.

. Cat4!,7, &e @$,6ee&,$e-

El Departamento de compras debe mantener un cat"logo de proveedores

actuali$ado y anualmente debe ser evaluado por el comit+ de compras.

.< C!a-%>%*a*%1/ &e @$,6ee&,$e-

os proveedores de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. se clasi&ican de la siguiente

&orma:

P$,6ee&,$e- t%@, “A”

Son todos a#uellos #ue proveen de mercancías para la venta. Se consideran

críticos por el tipo de producto #ue proporcionan a la empresa.

P$,6ee&,$e- t%@, “B”

Son todos a#uellos #ue proveen mercancías para la venta, pero de productos

complementarios en el porta&olio de productos de #ue o&rece la empresa.

P$,6ee&,$e- t%@, “C”

Son asignados en esta categoría los proveedores #ue son una segunda opción de

compra para la empresa en el momento en #ue no se puedan ad#uirir de los

proveedores tipo AF



P$,6ee&,$e- t%@, “E”

Son todos a#uellos a los #ue se les compra eventualmente por montos menores y

su producto no es determinante en la gestión comercial.

P$,6ee&,$e- t%@, “S”

Son todos a#uellos #ue proveen suministros o servicios.

.> C,$$e!at%6, &e *1&%7,- P!a5,- &e *$.&%t, @,$ t%@, &e @$,6ee&,$

os códigos de proveedores se asignan de acuerdo a su categoría y los pla$os de

cr+dito aceptados por 0omerciali$adora de 7apel, S.A. est"n autori$ados de

acuerdo al tipo de proveedor como sigue:

P$,6ee&,$ C1&%7, C,/&%*%,/e-

1ipo A 8=,=== en adelante 0r+dito P!a5,= días

1ipo ( 9=,=== en adelante 0r+dito = días

1ipo 0 =,=== en adelante

1ipo E <=,=== en adelante0r+dito <> días

0r+dito y contado = días

1ipo S >=,=== en adelante 0r+dito = días

<. Re-@,/-a#%!%&a&

El Departamento de contabilidad es el responsable de la apertura en el sistema de

todos los códigos de proveedor ya sean de bienes como de servicios a trav+s de

la administración del modulo de cuentas por pagar #ue incluye:

aG A&%/%-t$a*%1/ &e !a #a-e &e &at,- &e @$,6ee&,$e-+ Son a#uellos datos

in)erentes al proveedor, los cuales deben ser Cnicos e irrepetibles, tales

como: Nombre comercial, /a$ón social, domicilio &iscal, dirección comercial,tel+&onos, nCmero de identi&icación tributaria HN1G, entre otros.

bG Mae-t$, &e t%@,- &e @$,6ee&,$e-+ Son los di&erentes tipos de proveedor

clasi&icados en un grupo especí&ico y sirve para controlar la distribución de

las compras.



cG Mae-t$, &e @!a5,- &e *$.&%t,+ Son los pla$os #ue los proveedores

conceden a la empresa y los cuales est"n de&inidos en el sistema.

dG Mae-t$, &e *,/&%*%,/e- &e @a7,+ Son las condiciones de pago en las

#ue se negocia la compra, ya sea pago anticipado, contra entrega o al

cr+dito.

os datos maestros son de suma importancia para el mane*o de los proveedores

por lo tanto deben mantenerse actuali$ados, para esto se designa al 0ontador

general como el responsable de la validación de la in&ormación.

>. P$,*e&%%e/t, $e7%-t$, &e @$,6ee&,$e-N ACTIVIDAD RESPONSABLE

) Ca!%>%*a*%1/ &e @$,6ee&,$e-K /ecibe A-%-te/te &e *,@$a-

proveedor la papelería necesaria para su

en el sistema.

' 1raslada al erente de compras para el an"lisis

aceptación:

A/a!%-%- &e a*e@ta*%/K os aspectos a Ge$e/te &e *,@$a-+

para la aceptación de proveedores son:

aG /evisión de la solicitud H4\=8G

bG Acercamiento a los datos valederos.

cG nvestigación tele&ónica de re&erencias.

dG nvestigación en n&ornet.

eG /evisión de catalogo de productos.

&G !isita al &uturo proveedor.

EvalCa la ra$onabilidad de la documentación,

&in de conocer la con&iabilidad del

prestado o bien ad#uirido, así como veri&icar

no e6ista con&licto de intereses entre el

de la compañía y los prestadores de



evaluando los siguientes puntos:

aG Antecedentes del proveedor o prestador

servicios, considerando el tener la evidencia

#ue el proveedor cuenta con un domicilio

establecido.

bG iro del negocio de acuerdo al

prestado.

De/e7a*%/K n&orma al proveedor y A-%-te/te &e

e6pediente se arc)iva como

rescindidos.

H A@$,#a*%/K 1raslada la papaleria A-%-te/te &e

Departamento de contabilidad para su registroel sistema.

Re7%-t$,K /egistra en el sistema los datos C,/ta&,$ 7e/e$a!

proveedor de acuerdo al &ormulario H4\=8G

asigna el codigo del proveedor de acuerdo con

tipo de proveedor y de servicio.

N,t%>%*a*%1/K n&orma al personal involucrado Ge$e/te &e *,@$a-

t+rminos y las condiciones ba*o las cuales

acepta al proveedor, la asignación del código

identi&icación del proveedor. 1ambien si

proveedor no cali&ica.

A$*2%6,K Arc)iva la solicitud, las A-%-te/te &e

coti$aciones, notas de cr+dito y d+bito, recibos

ca*a, documentos de cambio en la base de

y seguimiento.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





COMERCIALIZADORA DE PAPEL, S.A.

Departamento de Compras

40 a!!e "#$4% &ona "%, '(dad )(atema!a. PB*+

%""-"/ SOLICITUD DE RE)ISTRO DEPROVEEDOR 10"

T'po de Pro2eedor+ Mercaderías para la Venta: Maquila: Código ro!eedor:

"uministros: Mo#iliario $ %quipo: "er!icios: Categoría:

&utsourcing: 'ransporte: ersonal: (rea:

)om#re Comercial:

*a+ón "ocial:

Dirección:

Municipio: Departamento:

aís: 'el,onos:

.Fa/: %-Mail:

agina e#:

*egistro Mercantil )o .Folio:

2i#ro:. Fec3a: atente de Comercio )o.

.Folio: 2i#ro:. .Categoria:

Acti!idad económica principal:

CO3TACTOS CO3 EL PROVEEDOR

%jecuti!o rincipal:

'el,ono directo: %/tension:

Celular: Correo electrónico:

%jecuti!o "uplente:

'el,ono directo:

%/tension: Celular:



REERE3CIA PRI3CIPALES CLIE3TES.

)om#re del Cliente: 'el,ono:



I3ORMACIO3 PRI3CIPALES PRODUCTOS

roducto Marca rocedencia.



POLITICA DE DESCUE3TOS

LA POLITICA DE DESCUE3TOS APLICA POR+

Volumen de Compra:

Frecuencia de Compra:

ronto ago:

POLITICA DE CRDITO

Contado: Anticipado: Contra %ntrega:

Cr,dito 14 días: Cr,dito 50 días: Cr,dito 64 días: Cr,dito 70 días: Cr,dito 80 días:

Carta de Cr,dito: &tros:

POLITICA DE )ARA3TIA DE CALIDAD

LA POLITICA DE )ARA3TIA DE CALIDAD SE E5ECUTA POR+

roducto en mal estado:

Fec3a de !encimiento:

&tros:

APO6O 6 SERVICIO

&rece entrega inmediata del producto:

&rece ser!icio post-!enta:

&rece apo$o pu#licitario:

&tros:



OBLI)ACIO3ES DE LOS PROVEEDORES

E! pro2eedor se o7!'8a a+a9 roporcionar todos los lineamientos $ especiicaciones necesarias1

#9 Deinir e inormar el procedimiento de entrega de mercaderías1c9 %ntregar los productos $ la o las acturas correspondientes con la oportunidad pactada $ en el lugar acordado

en un pla+o no ma$or del indicado en la coti+ación a partir de la ec3a de la orden de compra de que setrate1

d9 ;aranti+ar la calidad $ cantidad de los productos1

OTROS ASPECTOS A CO3SIDERAR

%l pro!eedor tiene relación de 3asta un tercer grado de consanguinidad o primero de ainidad con alg<n

accionista o uncionario de la empresa: "I )&

)om#re del accionista o uncionario:

OBSERVACIO3ES

DOCUME3TOS A AD5U3TAR

a9 Fotocopia de atente de Comercio

#9 Fotocopia de Inscripción en el *egistro Mercantil

c9 Fotocopia del Documento de Identiicación del *epresentante 2egal

d9 Fotocopia de la Inscripción de la *epresentación 2egal en el *egistro Mercantil

e9 Fotocopia del *'= actuali+ado1

Por este med'o 9a8o onstar :(e !a 'n;orma'<n antes desr'ta es 2er=d'a, a(tor'&>ndose a

D'str'7('dora de Pape!, S.A. a rea!'&ar !as on;'rma'ones :(e ons'dere pert'nentes. As= m'smo se

aepta :(e (n de!e8ado de !a empresa 2's'te n(estras 'nsta!a'ones.

'rma de! Representante Le8a!+ Se!!o Pro2eedor+

USO E*CLUSIVO DE DISTRIBUIDORA DE PAPEL, S.A.

APROBADA+ CATE)ORIA ASI)3ADA+ ?A@ ?B@ ?C@ ?E@

RECAZADA+ MOTIVO+

EVALUADOR+ )ERE3TE DE COMPRAS+

AUTORIZADO+

OPERADO POR+



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

om&ras

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 omit, de om&ras)

8. O#et%6,

/eali$ar las compras apegados al presupuesto aprobado, cumpliendo con los

principios de austeridad, transparencia y +tica.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al Departamento de compras, logística, contabilidad y

ventas.

. N,$a- @,!0t%*a-

No podr"n presentarse a autori$ación, solicitudes de compra #ue no cumplan con

la in&ormación y documentos b"sicos: Solicitud de registro de proveedores H4\=8G

con su papelería legal, las tres coti$aciones reali$adas por el Departamento de

compras.

No se autori$ar"n compras #ue impli#uen con&lictos de intereses.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

El 0omit+ de compras tiene a su cargo las siguientes responsabilidades:

aG Aprobar o rec)a$ar las compras mayores a >=,===.== #ue no est+npresupuestadas.

bG Anali$ar e identi&icar la me*or opción de compra, de las coti$aciones

presentadas por el Departamento de compras.



cG Anali$ar y aprobar la contratación de servicios de outsourcing.

dG /evisión del directorio de proveedores una ve$ al año.

eG Actuali$ación del manual de políticas y procedimientos de compras.

&G !elar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la

empresa para garanti$ar las ad#uisiciones de los bienes o servicios

contratados por la empresa.

+) E! *,%t. &e *,@$a-

El comit+ de compras est" integrado por:

aG erente de compras

bG erente de ventas

cG 0ontador general

dG erente de logística

eG erente re#uirente

>. P$,*e&%%e/t, &e! *,%t. &e *,@$a-

N ACTIVIDAD RESPONSABLE

) Reu/%,/e-K 7ara el conocimiento, revisión y

autori$ación de las compras y gastos #ue le

competen segCn los montos establecidos, el

comit+ de compras se reunir" #uincenalmente

o en cual#uier momento en #ue se necesite

autori$ar compras urgentes segCn

C,%t. &e *,@$a-



necesidades del Departamento de ventas u

departamento.

' D,*ue/t,-K 7resenta los documentos Ge$e/te &e *,@$a-

coti$ación e investigación de proveedores.

E6a!ua*%1/K EvalCa los riesgos y C,%t. &e *,@$a-

importantes para la autori$ación de las compras

contrataciones.

A*ue$&,-K 4ormali$a por escrito y &irman por C,/ta&,$ 7e/e$a!

menos por tres participantes de los

del mismo.

H Re7%-t$,K as resoluciones del comit] Ge$e/*%a &e *,@$a-

compras #uedan registradas y su arc)ivoen custodia de la erencia de compras.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+

ELABORADO POR REVISADO POR AU TORIZADO POR

Auditor Interno Dirección Financiera Consejo de



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

om&ras

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 om&ras)

De-*$%@*%1/ *ue/ta- &e ,$/a!%5a*%1/

C,@$a-K

Es una cuenta nominal del costo de ventas. En esta cuenta incluimos todas las

mercancías #ue compramos durante el

venderlas.período contable con el ob*eto de

En general, incluir" en la cuenta compras, la ad#uisición de mercancía #ue

normalmente entran en la empresa para venderlas y cumplir con el ob*eto para el

cual &ue creada.

No incluir" en esta cuenta la compra de terrenos ma#uinarias, edi&icios, e#uipos,instalaciones, etc.

a cuenta 0ompras tendr" siempre saldo deudor.

Esta cuenta est" relacionada con el nventario disponible para la venta y la cuenta

de 7roveedores.

Se genera cuando se ingresan al sistema las &acturas por compra de mercaderías.





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

om&ras

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Procedimiento de om&ras)

8. O#et%6,

Establecer los pasos a seguir para la gestión de compras reali$adas por

0omerciali$adora de 7apel, S.A.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al Departamento de compras.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) C,/>!%*t,- &e %/te$e-e-

Est" pro)ibido #ue socios, &uncionarios y otros empleados de 0omerciali$adora de

7apel, S.A. se constituyan como proveedores de bienes y servicios de la empresa.

Se debe considerar primero el inter+s de la empresa en todas las decisiones de

compra, por sobre el inter+s particular de las "reas.

Se pro)íbe a los &uncionarios de la empresa, recibir dadivas o cual#uier otro tipo

de compensación de parte de los proveedores.

.9 F%/a/*%a%e/t, &e @$,6ee&,$e-No comprar al contado, se debe obtener el mayor &inanciamiento de los

proveedores. 7or lo tanto el Departamento de compras debe negociar pla$os

especiales con los proveedores, con la &inalidad de obtener el mayor pla$o de

&inanciamiento y debe in&ormar a 1esorería sobre las condiciones negociadas con

los proveedores. Sin embargo el Departamento de compras solicitar" anticipos a



proveedores Cnicamente cuando se )ayan re#uerido en la coti$ación

seleccionada.

. E@aue-

Se pro)íbe alterar, per o cambiar el

embala*e o empa#ue original de la mercadería, ni sus marcas o eti#uetas, a

menos #ue las modi&icaciones o alteraciones sean aprobadas por el proveedor.

.< P$,6ee&,$ /%*, e/ e! @a0-

Si solo e6iste un proveedor en el país o no e6isten, se debe consultar con

proveedores del e6terior.

.> A!u%!e$ &e eu%@,-

Se debe considerar la conveniencia de al#uilar e#uipos en ve$ de comprarlos, la

no utili$ación del e&ectivo en &orma masiva puede permitir utili$arlo como capital de

traba*o.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

+) C,@$a-

1oda compra de bienes o contratación de servicios, debe reali$arla Cnicamente el

Departamento de compras, considerando las características e indicaciones

especí&icas re#ueridas.

Es responsabilidad del Departamento de compras ad#uirir las mercaderías para la

venta, así como los insumos, materiales y e#uipo necesarios para el logro de los

ob*etivos de la empresa, los cuales deben a*ustarse a los lineamientos de precio,

calidad, cantidad, condiciones de entrega, y condiciones de pago' una ve$ recibido

el producto, es necesario veri&icar #ue se cumplan con los re#uisitos mencionados.

7roveer a todas las "reas de la empresa de papelería y Ctiles, enseres de

mantenimiento, materiales, suministros y material publicitario.

&e !a- e$*a&e$0a-remover, modi&icar, re eti#uetar, ocultar,



<.9 I/6e/ta$%,-

a empresa debe conservar en inventario los productos en cantidades adecuadas

a &in de satis&acer la demanda de los clientes' para tal e&ecto el Departamento de

compras debe reali$ar en el tiempo

proveedores.

oportuno las órdenes de compra a los

<. Reue$%%e/t, &e *,@$a-

1oda solicitud de compra de mercaderías, de otros bienes o servicios, debe

reali$arse a trav+s del &ormulario de /e#uerimiento de compraF.

El /e#uerimiento de compra debe contar con el visto bueno del erente de "rea

solicitante #uien debe evaluar:

aG Justi&icación de la compra.

bG E6istencia en inventario.

cG 7resupuesto.

1oda gestión de compra debe indicar en &orma precisa y detallada, las

características t+cnicas y &ísicas, con el propósito de &acilitar las coti$aciones, la

comparación y la selección del proveedor.

<.< Aut,$%5a*%1/ &e! $eue$%%e/t, &e *,@$a

os /e#uerimientos de compra deben evaluarse previamente a la reali$ación del

proceso de compra, veri&icando si )ay e6istencia del bien, evaluando si es

necesario reali$ar la compra.

os /e#uerimientos de compra deben ser aprobados previamente por el erente

de compras yIo el erente de "rea.



<.> C,t%5a*%,/e-

1odas las compras mayores a 8,===.== deben coti$arse por lo menos con tres

proveedores di&erentes, contemplando características )omog+neas y los

re#uerimientos solicitados.

Nombre del proveedor, precio del producto, garantía, tiempo de entrega y otros

datos importantes.

os documentos de soporte de las coti$aciones deben ad*untarse en el

/e#uerimiento de compra correspondiente.

<. E*e@*%,/e-Se e6ceptCan los casos en los #ue )ay Cnicamente un proveedor. 7ara aclarar

esta situación se anotar"n las observaciones en la gestión correspondiente.

No se )ar" coti$ación en los casos en #ue se )aya gestionado una compra del

mismo producto en los Cltimos #uince días.

No se )ar" coti$ación con los proveedores #ue son socios comerciales de la

empresa a trav+s de contratos de e6clusividad y #ue est+n debidamente

autori$ados por el 0onse*o de Administración y con #uienes se mantienen

relaciones comerciales mutuamente bene&iciosas.

<.@ Se!e**%1/ &e !a *,t%5a*%1/

7ara seleccionar la coti$ación m"s conveniente se deben considerar los siguientes

aspectos:

aG 0alidad del artículo en cuanto a durabilidad, seguridad, etc.

bG arantía y respaldo del proveedor.



cG 7recio

dG 1iempo de entrega

eG Servicio

&G %antenimiento y

gG 0ategoría del proveedor.

)G 0ondiciones de 7ago.

<.? A@$,#a*%1/ &e !a- *,@$a-

1odas las compras deben ser autori$adas por los &uncionarios de acuerdo al

monto de las mismas:

aG erente de compras 2asta 9>,===.==

bG erente general 2asta >=,===.==

cG 0omit+ de compras %ayores a >=,===.==

En caso de ausencia temporal de un &uncionario con atribuciones de aprobación,

+ste debe asignar por escrito a un delegado, no obstante, a su regreso debe

con&irmar las autori$aciones reali$adas en su ausencia.

Est" pro)ibido &raccionar las compras para incluirlas dentro de los límites de

aprobación correspondiente o para reali$arlas a trav+s de ca*a c)ica.



<.; Pe&%&,-

El proveedor podr" sugerir un pedido inicial #ue ayude a la empresa a lograr la

me*or combinación de e6istencias de mercadería con el &in de me*orar la

posibilidad de +6ito del negocio.

a composición de todos los pedidos posteriores de mercadería son

responsabilidad e6clusiva de la empresa.

<.8= E%-%1/ &e 1$&e/e- &e *,@$a

1odo abastecimiento de productos debe reali$arse Cnica y e6clusivamente con

órdenes de compra. 5na

compra correspondiente. ve$ aprobada la compra se debe emitir la orden de

>. P$,*e&%%e/t, &e *,@$a-


) Reue$%%e/t, &e *,@$a-K EvalCa Ge$e/te &e *,@$a-

e6istencia en inventarios de mercaderías y

productos, así como su rotación y necesidad

compra.' C,t%5a*%,/e-K /eali$a tres coti$aciones si A-%-te/te &e

compras son mayores a 8,===.== o ninguna

caso de proveedores #ue son socios

Aut,$%5a*%1/K Autori$a la emisión de la orden Ge$e/te &e *,@$a-

compra correspondiente. C,%t. &e *,@$a-

Ó$&e/e- &e *,@$aK Emite la orden de A-%-te/te &e

la cual debe ser clara y e6acta en cuanto a

condiciones de la compra, tales como:

aG Nombre del proveedor

bG 0antidad a comprar

cG Descripción de los bienes o servicios

dG 7recio unitario



con&ormidad.

H

eG 7recio total

&G 0ondiciones de pago y otros.

Pa7,- a/t%*%@a&,-K Solicita emisión de Ge$e/te &e *,@$a-

con una solicitud de &ondos para reali$ar

compras de contado cuando así se determina.

E/60, &e ,$&e/ &e *,@$aK Envía la orden A-%-te/te &e *,@$a-

compra al proveedor seleccionado para #ue

realice el despac)o correspondiente.

C,/>%$a*%1/K 0on&irma el envío de la orden A-%-te/te &e *,@$a-

compra, directamente con el proveedor.

C,@$aK 0on&irma la aceptación del pedido P$,6ee&,$

procede a abastecer de los productos oservicios re#ueridos.

Re*e@*%1/ &e! !a- e$*a&e$0a-K 0oordinan A-%-te/te &e *,@$a-

recepción del producto, de manera #ue sea desu

Je>e &e #,&e7a

)(

I/*u@!%%e/t, &e! @e&%&,K

E/t$e7aK Si el proveedor no cumple con la

entrega o la negociación pactada, se reali$anlas gestiones para la compra a la segunda

me*or opción.

Re*e@*%1/ @a$*%a!K En algunos casos se

recibe parte de las compras de acuerdo a las

disponibilidades de producto #ue reporten los

proveedores. /eali$an a*ustes en la orden de

compra o ingresar Cnicamente al inventario las

cantidades recibidas y solicitan al proveedor

una nota de cr+dito.

De>e*t,-K Si e6isten artículos con de&ectos, se

comunican inmediatamente con el proveedor

para su reempla$o o devolución.

Ge$e/te &e

*,@$a- Je>e

&e #,&e7a



))

Ca!%&a&K Si el producto presenta una calidad

distinta a la solicitada, se comunica al erente

de compras para #ue se compre con la

segunda opción, cuidando #ue el tiempo de

entrega no a&ecte las actividades comerciales

de la empresa. Se veri&ica el inventario de

reserva.

P$e*%,K Si se recibe mercaderías con precio

m"s ba*o o alto en relación a la orden de

compra, se reali$a una validación de la &actura

contra la orden de compra, in&orma al erente

de compras, #uien autori$a si se ingresa alsistema o se solicita nota de cr+dito,

re&acturación o se vuelve a emitir otra orden de

compra debidamente *usti&icada.

Cu@!%%e/t, &e! @e&%&,K 0uando el

proveedor cumple con el pedido segCn la orden

de compra, el Je&e de bodega aceptar" la

compra, observando el cumplimiento delprocedimiento de “C,/t$,! &e %/6e/ta$%,-”

Je>e &e #,&e7a





F,$a-K

O$&e/ &e *,@$a

D tos de 4acturaci_n: ORDEN DE COMPRACOM CIALIZADORA DE PAPEL" S+A+ 3 o. 0 0 0 0 0 "

a!!e )H' 5,/a )'+ FEC3AKNITK )'H

PROVEEDOR

NOMBRE Fa*tu$aK

CODIGOK Fe*2aK

CONTACTOK Va!,$K

DIRECCIONK P!a5,+

TELEFONO+ C2eueK

FORMA DE CONTAD CREDITO DIAS Re*%#,K

C,&%7, U+ PRODUCTO Ca/t%&a& C,-t, U+ T,ta!

Va!,$ e/ Let$a-K 8

CONDICIONESK) E! /e$,

&e eL,- a$t%*u!,- A&u/ta$ *,@%a

La e@$e-a-e *,/&%*%,/e-$e

H S% e!

-ta O$&e/ &e C,@$a &e#e %/&%*a$-e e/ !a>a*tu$ -e$6%*%,- &e#e/ >a*tu$a$-e *,, !,&e-*$%#e !a O &e !a Fa*tu$a a -ta O$&e/ &eC,@$a$e-e$6a e! &e$e*2, a &e6,!6e$ !a e$*a&e$%a@,$ ue$%&a- , e-ta$ >ue$a &e! @!a5, &et%e@, &e e/t $ /, a/%>%e-ta /%/7u/a,#e*%/ @,$ !a- *,/&%*%, a- -e &a$[/ @,$ a*e@ta&a-+

a a $e*%#%$+$&e/ &e C,@$a+

e-ta$ e/ a! e-ta&," /,!!e/a$ !a- $e7a+/e- e-t%@u!a&a- a! $e*%#%$ e-taO$&e/

K(( a )K(( 2$-+ AUTORIZACION

<'=E!a a&, @,$

<'=



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

om&ras

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 #entas &or Pa-ar 4 Pro(eedores)

De-*$%@*%1/ *ue/ta- &e ,$/a!%5a*%1/

La- Cue/ta- @,$ Pa7a$ < P$,6ee&,$e-K

Es una cuenta del pasivo corriente en la #ue se contabili$an las deudas #ue la

empresa ad#uiere con los proveedores tanto nacionales como del e6terior por la

compra al cr+dito de mercaderías destinadas para la venta.

P$,6ee&,$e- Na*%,/a!e-K

Esta cuenta se utili$a para registrar a los proveedores locales, por compra de

mercadería. El saldo normal de esta cuenta es acreedor.

Se abona con la compra de mercaderías al cr+dito y al inicio de cada e*ercicio

contable. Se carga con el pago #ue se realice a cada proveedor.

P$,6ee&,$e- &e! Ete$%,$

Esta cuenta se utili$a para registrar a los proveedores del e6tran*ero.

Esta cuenta est" relacionada con las cuentas de 0ompras e nventarios.

Se genera cuando se ingresan al sistema las &acturas por compra de mercaderías

al cr+dito.





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

om&ras

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 ontrol de Gastos)

8. O#et%6,

Asegurar #ue los gastos reali$ados son los necesarios para el desarrollo de la

operación.

9. A!*a/*e

astos de ventas, gastos de administración y gastos de &inanciamiento, generados

por las "reas &uncionales de la empresa.

. N,$a- @,!0t%*a-

1odos los gastos ordinarios y e6traordinarios deben estar debidamente &irmados

por el erente de "rea.

Deben evaluarse con cuidado los gastos para cada "rea o centro deresponsabilidad.

a plani&icación de gastos debe involucrar a todos los niveles de la administración.

+) Ga-t,-

os gastos normales para el &uncionamiento de la empresa son:

+)+) Ga-t,- -,#$e *,@$a-

4let

0arga y descarga

mp

es yacarreos

estos



+)+'

astos generales

7ublicidad

Arrendamientos

4leteo

Seguros

.8. Ga-t,- &e A&%/%-t$a*%1/

Sueldos

7restaciones laborales

astos generales

Arrendamientos

2onorarios

7apelería y Ctiles

Suscripciones

.8.< Ga-t,- &e >%/a/*%a%e/t,

ntereses0omisiones por documentos descontados

1odos los gastos adicionales deben ser debidamente autori$ados por el comit+ de

compras.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad de cada erente de "rea, autori$ar los gastos necesarios y

e6clusivos para el uso de las operaciones de la empresa.

Es responsabilidad del Departamento de compras, la veri&icación de la

ra$onabilidad de los gastos.

Es responsabilidad del Departamento de contabilidad la veri&icación de la

recepción de los bienes o servicios ad#uiridos.

Ga-t,- &e 6e/ta-

Sueldos

0omisiones

7restaciones



>. P$,*e&%%e/t, &e *,/t$,! &e 7a-t,-


) Aut,$%5a*%1/K Determina el grado de Ge$e/te &e *,@$a-

para ad#uirir un compromiso con un proveedor C,%t. &e *,@$a-

contratista, evalCa si el gasto esta dentro

listado de gastos autori$ados por

administración para poder operar.

' Caa *2%*aK 7aga los gastos por atención E/*a$7a&, >,/&, >%,

clientes, las &acturas deben estar autori$adas

el reverso por el erente de "rea.

Ga-t,- et$a,$&%/a$%,-K Justi&ica los Ge$e/te -,!%*%ta/te

e6traordinarios demostrando el costoIbene&icio.Este an"lisis es presentado al 0omit+ de

debidamente pre autori$ado por el erente

"rea para su evaluación y autori$ación.

C!a-%>%*a*%1/K 0lasi&ica los gastos de acuerdo C,/ta&,$ 7e/e$a!

los tipos de gastos autori$ados por

administración: astos de compras, astos

ventas, astos de Administración y astos

4inanciamiento.

H Re7%-t$,K /egistra en el libro de compras C,/ta&,$ 7e/e$a!

gastos y en póli$as contables

lleva un control sobre los re#uisitos legales y

pago de los mismos.

Ve$%>%*a*%1/K !eri&ica #ue los productos Au&%t,$0a %/te$/a

servicios se )ayan recibido íntegramente.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n deom&ras

'ec:a deVi-encia3

4 4TITULO3 In(entarios

De-*$%@*%1/ *ue/ta- &e ,$/a!%5a*%1/

I/6e/ta$%,-

os inventarios son bienes tangibles #ue se tienen para la venta en el curso

ordinario del negocio.

a base de toda empresa comercial es su nventario y en esta cuenta se registran

todas las mercaderias para la venta y esta integrado por varias subcuentas, el

tratamiento contable es el mismo para todas, el saldo de esta cuenta es deudor. A

continuacion se describen todas las subcuentas:

Se carga con el valor de las compras ya sean locales, o importaciones #ue se

reali$an en un periodo determinado.

Se abonan con todas las salidas por venta, deterioro por vencimiento de

productos, entrega de muestras.

Se generan en el sistema cuando son ingresados los productos disponibles para laventa.





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:

e Emisi"n3F4?4>??

Gesti"n de

om&ras

'ec:a de Vi-encia3

?B4>4>??TITULO3 ontrol de In(entarios

8. O#et%6,

De&inir el procedimiento para el ingreso, egreso y control del nventario en la

bodega de mercaderías para la venta.

9. A!*a/*e

Departamento de ogística, (odega de mercaderías, Departamento de compras,

Departamento de contabilidad.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) E/t$a&a- a #,&e7a

1odo producto debe ser recibido Cnicamente con la orden de compra debidamente

autori$ada por el Departamento de compras y la &actura del proveedor.

.9 Sa!%&a- &e #,&e7a

as salidas de bodega de mercaderías para la venta se deben reali$ar Cnicamente

con la emisión de la &actura correspondiente. os re#uerimientos de suministros y

otros inventarios se deben reali$ar Cnicamente con Salida de bodega.

. E/t$e7a &e e$*a&e$0a-

Se pro)íbe la entrega de mercaderías a los vendedores, e6ceptu"ndose las

muestras de productos debidamente &acturadas al código correspondiente.

.< De6,!u*%,/e- -,#$e 6e/ta-

as devoluciones deben de estar respaldad de

transporte.

s y *usti&icadas para evitar los osto



<. Re-@,/-a#%!%&a&

+) A&%/%-t$a*%1/

El Je&e de

bodega e

recepción de

merca

e ga,

la

&acturación, almacenamiento, despac)os y coordinación de las e6istencias con el

Departamento de compras y registros con el Departamento de contabilidad.

El Asistente de compras es responsable de coordinar con el Je&e de (odega, lasórdenes de compra de los productos #ue recibir" para #ue realice el control

respectivo. El erente de compras es responsable adem"s de la supervisión con

Je&e de (odega de las e6istencias para el cumplimiento adecuado de los

procedimientos asignados.

<.9 Re7%-t$,

El Departamento de contabilidad es el responsable del registro de las entradas al

inventario de mercaderías a trav+s del ingreso de los productos por medio del

&ormulario de ngreso a (odega y la &actura cambiaria. Así mismo de los a*ustes al

inventario por di&erencias o errores en la operación #ue est+n debidamente

autori$adas por el erente de ogística, previo conteo &ísico de los inventarios.

>. P$,*e&%%e/t, &e %/7$e-,- a #,&e7a < $e*e@*%1/ &e e$*a&e$0a-


) Ó$&e/e- &e *,@$aK Envía al Je&e de bodega

las órdenes de compra autori$adas, las cuales

contendr"n los precios y cantidades de los

productos, así como las especi&icaciones y

condiciones de la compra para su respectivo

ingreso.

A-%-te/te &e *,@$a-

s el responsable de los sos y egresos de

erías, registro de las salidas de la bodega a trav+s



'

H

A$*2%6,K Arc)iva en orden cronológico las

órdenes de compra recibidas del Departamento

de compras.

Re6%-%1/K En la &ec)a de recepción de las

mercaderías por parte del proveedor, el Je&e de

bodega revisa lo siguiente:

aG ue todo producto #ue ingrese a bodega cuente

con su orden de compra debidamente

autori$ada por el departamento de compras y

#ue cuadren los productos, cantidades,

unidades de medida, precio, el total de la

&actura vs. orden de compra y codi&icación por cada ítem recibido.

bG ue la &actura cambiaria contenga la in&ormación

legal necesaria: Nombre, domicilio &iscal, N1,

entre otros.

De/e7a*%1/K Si la &actura no cuadra con la

orden de compra, no recibe la mercadería,

in&orma al erente de compras #ue elre#uerimiento de la orden de compra no cuadra

con la &actura.

Re*!a,K /eali$a el reclamo y da seguimiento

correspondiente al proveedor y comunica al

Je&e de bodega el t+rmino y pla$o acordado con

el proveedor.

Je>e &e #,&e7a

Je>e &e #,&e7a

Je>e &e #,&e7a

Ge$e/te &e *,@$a-

Ge$e/te &e *,@$a-

A-%-te/te &e *,@$a-

Je>e &e #,&e7a

recibido y &acturado.

Re>a*tu$a*%1/K Si los datos de &acturación no

son los correctos, solicita al proveedor la

emisión de una nueva &actura corregida.

A*e@ta*%1/K 0uando resulte con&orme, sella y

&irma la &actura original anota la &ec)a y )ora de



)(

))

)'

recepción del pedido en el original.

D,*ue/t,-K 0onserva una copia de la &actura

para su arc)ivo en el e6pediente de

proveedores, entrega al proveedor la &actura

original sellada, #ue sirve para #ue el proveedor

solicite contraseña de pago en el departamento

de contabilidad.

I/7$e-, a #,&e7aK 0on la copia de la

&actura, elabora un ngreso a bodega, el

mismo #ue se e&ectuar" en original y dos

copias, el cual debe trasladar al Departamento

de contabilidad.Re7%-t$,K ngresa las mercaderías al sistema

de inventarios teóricos.

A!a*e/aeK Supervisa la recepción,

clasi&icación y control del inventario de acuerdo

con sus dimensiones.

Je>e &e #,&e7a

Je>e &e #,&e7a

A-%-te/te &e*,/ta#%!%&a&

Je>e &e

#,&e7a

H+)

P$,*e&%%e/t, &e e7$e-,- &e #,&e7a


)

'

Me$*a&e$0a-K 7ara los egresos de

las mercaderías de bodega se

debe tomar en cuenta los “P$,*e&%%e/t,- &e

>a*tu$a*%1/” HP =9G. Su%/%-t$,-

,t$,-K 7ara la salida de

suministros y otros inventarios como librería,

Ctiles y enseres, material promocional y otros,

se deber" reali$ar llenando un &ormulario de

Salida de bodega.

Je>e &e #,&e7a

Je>e &e #,&e7a



H+' P$,*e&%%e/t, &e t,a >0-%*a &e %/6e/ta$%,-


) T,a >0-%*a &e %/6e/ta$%,K /eali$a Je>e &e #,&e7a

&ísicos a los inventarios ba*o su

para cerciorase de la e6istencia &ísica de

mismos vs. el inventario teórico registrado

contabilidad.

' Fe*2a-K os conteos deben Je>e &e #,&e7a

semanalmente y para ello almacena

mercaderías de &orma ordenada para &acilitar

labor, elige un día de poco movimiento ytenga disponibilidad de tiempo, e in&orma

Auditor nterno.

C,/t$,! %/te$/,K /eali$a conteos a C,/ta&,$ 7e/e$a!

inventarios &ísicos periódicamente y de Au&%t,$0a %/te$/a

sorpresiva. /eali$a un inventario &ísico al

de mes para cote*arlo contablemente en valores

cantidades para garanti$ar la ra$onabilidad de

ci&ras registradas en los estados &inancieros.

A$*2%6,K De*a evidencia del conteo, con la Au&%t,$0a %/te$/a

de los responsables del levantamiento

inventario.

H E-ta&, &e !,- %/6e/ta$%,-K n&orma sobre Je>e &e #,&e7a

e6istencia de productos obsoletos, productos

mal estado, producto deteriorado,

responsabilidades o solicitando loscorrespondientes, toda ve$ estos

debidamente *usti&icados y documentados

traslada al 0ontador general.

Re7%-t$, &e !,- au-te-K /eali$a el a*uste a C,/ta&,$ 7e/e$a!



inventarios de*ando evidencia de las

operaciones reali$adas *unto a la solicitud

correspondiente. Au&%t,$0a %/te$/a

Ge$e/*%a &e *,@$a-

encargados del mane*o de inventarios por los

&altantes en los conteos reali$ados, e in&orma al

Departamento de recursos )umanos.

E%-te/*%a-K Determina el inventario mínimo

#ue se debe tener almacenado en bodega y el

inventario de seguridad, para garanti$ar el

despac)o oportuno a los clientes.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)%e&artamento de Lo-istica

'E.A3PRO%UTO TER*I2A%O OTROS3

PROVEE%OR32o) %E 'ATURA3

JE'E %E 5O%EGA3 O2TA5ILI%A%3

ORIGI2AL3 O2TA5ILI%A%

2o) ?

I2GRESO A 5O%EGA

A2TI%A% TOTAL3

F,$a-K

I/7$e-, a #,&e7aK

CODIGO DESCRIPCION UM CANTIDAD COSTO TOTAL



O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)%e&artamento de Lo-istica 2o) ?

SOLIITA%O POR3 AUTORIZA%O POR3 %ESPA.A%O POR3 REI5I%O POR3

ORIGI2AL3 5O%EGA

Sa!%&a &e B,&e7aK

SALIDA DE BODEGA

FEC3AK DEPARTAMENTOK

CODIGO

ARTICULO

DESCRIPCION DEL ARTICULO CANTIDAD U M



+ P$,*e&%%e/t,- 7e-t%1/ *,e$*%a!

o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3VE2

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n omercial 'ec:a deVi-encia3

4 4TITULO3 Gesti"n de (entas + mercadeo

)+ O#et%6,

Establecer los lineamientos para llevar a cabo el proceso de ventas y las

actividades #ue comprenden la toma de pedidos, el apoyo de los diversos

departamentos #ue intervienen en el proceso de venta.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al erente general, Director comercial y al

Departamento de ventas y todas sus divisiones.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) P,!0t%*a- a ,#-e$6a$ Se deben observar los “P$,*e&%%e/t,- &e Ge-t%1/ &e *$.&%t,- *,#$,-”

H0/E =8 al =;G y “P$,*e&%%e/t,- &e >a*tu$a*%1/” HP =9 y =G.

.9 C,u/%*a*%1/ *,/ e! *!%e/te

a Dirección comercial debe mantener disposiciones e&icaces para la

comunicación con los clientes relativas a in&ormación sobre el producto, las

consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modi&icaciones y la

retroalimentación del cliente, incluyendo sus #ue*as.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad de la Dirección comercial establecer la organi$ación,

determinar los procedimientos, dirigir y coordinar el traba*o del personal de ventas.



Determinar el presupuesto de ventas y asignar las tareas al e#uipo de ventas, así

como velar por el cumplimiento de los ob*etivos de ventas y cobros.

<.8 E-tu&%, &e e$*a&,-

El Departamento el

comportamiento d mo

y la &orma de satis&acerlas, investigar sus )"bitos de compra, lugares,

pre&erencias, vali+ndose de su &uer$a de ventas o de intermediarios. a erencia

general y la Dirección comercial deben &i*ar los ob*etivos y determinar las

actividades comerciales de la empresa.

<.9 P$e-u@ue-t, &e 6e/ta-

a Dirección comercial debe coordinar las actividades #ue permitan reali$ar el

presupuesto anual de ventas estimando el c"lculo del volumen probable de

ventas, para controlar los gastos y presupuestar la utilidad del periodo. El

presupuesto debe reali$arse por meses, "reas geogr"&icas, segmentos y

productos.

<. C,@$a-El Director comercial debe coordinar con el "rea de compras el abastecimiento de

producto para #ue e6ista disponibilidad de inventarios para la venta.

<.< C$.&%t,

El Departamento de ventas debe cumplir con las políticas de cr+ditos establecidas

para la apertura de clientes nuevos, otorgamiento de cr+ditos, gestión de cobro,

depósitos y li#uidación de cobros entre otros.

<.> D%-t$%#u*%1/

El Departamento de ventas debe coordinar la distribución del producto con el "rea

de logística, d"ndoles prioridad a los clientes tipo AF y a a#uellos clientes #ue

est+n dentro de los t+rminos de cr+dito establecidos.

de mercadeo y ventas reali$ar estudios sobre

e los consumidores para detectar sus necesidades de



<. P$e*%,- &e 6e/ta

%antener actuali$ado los precios de venta de los productos por cada segmento,

debidamente autori$ado por la Dirección de la empresa.

<.@ C!a-%>%*a*%1/ &e *!%e/te-

Se clasi&icaran a los clientes de acuerdo a su segmento de mercado de la

siguiente &orma:

aG Ma,$%-ta-K son los clientes #ue reali$an compras en un volumen #ue est"

dentro del promedio general. 7or lo general, son clientes #ue reali$an

compras )abituales.

bG D%-t$%#u%&,$e-K son a#uellos #ue reali$an compras en mayor cantidad, a talpunto #ue su participación en las ventas totales puede alcan$ar entre el >=

y el ?=. Es &undamental para la empresa retenerlos plani&icando e

implementando un con*unto de actividades #ue tengan un alto grado de

personali$ación, de tal manera, #ue se )aga sentir al cliente como muy

importante y valioso para la empresa.

cG D%-t$%#u%&,$e- Ju/%,$K son a#uellos #ue reali$an compras en mayor

cantidad, pero por deba*o de los Distribuidores normales, y por lo tanto

tienen un precio distinto.

dG Se%a,$e,: son a#uellos clientes cuyo volumen de compras est" por

deba*o del promedio, por lo general, a este tipo de clientes pertenecen los

de compra ocasional.

eG Su@e$e$*a&,-K son clientes especiales ya #ue su &orma de distribución y

aceptación del mercado le da oportunidad a la empresa de llegar a

consumidores #uienes buscan una importante variedad de productos,

marcas, precios y estilos.



&G I/-t%tu*%,/a!e- D%-t$%#u%&,$e-K son clientes con una estructura establecida

para poder distribuir los productos a empresas, restaurantes, bancos, entre

otros.

gG I/-t%tu*%,/a!e- D%$e*t,-K estos son clientes usuarios de los productos de

la empresa para consumo directo los cuales son atendidos directamente

por 0opasa.

1ambi+n se clasi&ican a los clientes de acuerdo al volumen de ventas y record

crediticio como clientes, A, ( y 0.

<.? P$,,*%,/e-" ,>e$ta-" &e-*ue/t,- ue-t$a-

El Director comercial es el Cnico responsable de autori$ar promociones, o&ertas y

descuentos especiales #ue ayudan a estimular la demanda de los productos,

me*orar la rotación de las ventas #ue permitan reali$ar el inventario sin ocasionar

p+rdidas.

<.; De-*ue/t,- >ue$a &e >a*tu$a

No reali$ar descuentos adicionales &uera de la &acturación, con el ob*etivo derecuperar por lo menos el ;? de lo &acturado, el 9 corresponder" al descuento

por pronto pago a los veinticinco días.

<.8= Cata!,7, &e @$,&u*t,-

7or ser una empresa dedicada a satis&acer las necesidades b"sicas de los clientes

o&rece una gran variedad de productos &uncionales y de consumo masivo de

acuerdo a la categoría o segmento de mercado, entre los cuales se encuentran:

8G 7apel 2igi+nico %on*a (lanca

9G 7apel 2igi+nico 4loral

G 7apel 2igi+nico Suave

<G 7apel 2igi+nico Supernatural



>G 7apel 2igi+nico Status

G Servilleta 4loral

@G 1oalla %on*a (lanca

?G 1oalla 4loral

;G 1oalla decorada Serviclass

8=G 7apel 2igi+nico Jumbo /oll

88G 1oalla nter&orld

89G Dispensadores de papel

<.88 Su@e$6%-%1/

os Supervisores de ventas deben velar por el cumplimiento de los ob*etivos del

Departamento de ventas, reali$ar c)e#ueos e in&ormes de las actividades de la

competencia, monitoreo de precios y espacios en los puntos de venta, evaluación

de los vendedores para el sostenimiento y desarrollo del segmento a su cargo.

os Supervisores de !entas deben reali$ar veri&icación de &acturas de cr+dito a los

clientes de los !endedores a su cargo' por lo tanto, esta veri&icación debe ser uno

de los aspectos #ue invariablemente el Supervisor incluya como asunto a tratar en

sus visitas diarias a los clientes.

Se debe comprometer a los Supervisores de ventas en la labor de con&irmación y

recuperación del cr+dito de sus !endedores. Deben reali$ar labores como otorgar

el visto bueno a la solicitud de cr+dito, revisar el estado de cuenta semanal de

cada vendedor y darle seguimiento de cobro *untamente con el vendedor.

<.89 Ve/&e&,$e-os vendedores deben cumplir con las visitas a los clientes con su ruta lógica de

venta y cobro, el vendedor debe o&recer el catalogo de productos #ue traba*a la

empresa, así como e6plicar a los clientes las políticas de venta, despac)o y

cr+dito, entro otros, así como e*ercer el cobro de saldos vencidos.



<.8 A-%-te/te- &e 6e/ta-

ngreso y seguimiento de pedidos, nivel de servicio a la &uer$a de ventas.

<.8< Me$*a&e$%-ta-

0ubrir la ruta de los clientes asignados, colocación y limpie$a del producto, velar

por los espacios asignados en los puntos de venta.

>. P$,*e&%%e/t, &e 6e/ta-


) T,a &e @e&%&,-K !isita a los clientes Ve/&e&,$

acuerdo a su ruta diaria asignada

&recuencia de visita' c)e#uea e6istenciasproducto, toma el pedido llenando la

in&ormación: productos, cantidad sugerida

cliente, montos.

' F%$a &e !,- @e&%&,-K Solicita la &irma en Ve/&e&,$

“F,$u!a$%, &e @e&%&,” H4!=8G a los

cuando la visita es personal.

Pe&%&,- 60a te!e>1/%*aK 0uando los Ve/&e&,$

reali$an pedidos vía tele&ónica, el vendedor

en observaciones esta situación y anota

nombre de la persona #ue reali$o el pedido.

Ate/*%1/ a *!%e/te-K leva un Ve/&e&,$

seguimiento a los clientes, visita de

periódica para establecer una buena relación

comunicación con el mismo.

H A@,, a !a 6e/taK (usca el apoyo de los Ve/&e&,$ Su@e$6%-,$

Departamentos para proporcionar una

inmediata a los clientes #ue solicitan

sobre los productos, re#uisitos de

despac)os, etc.



Se$6%*%, a! *!%e/teK 1odos los Departamentos

de la empresa mantienen una completa actitud

de servicio al cliente tanto interno como e6terno.

N%6e! &e -e$6%*%,K !elar por el cumplimiento de

las visitas, e*ecución de la venta, ingresos de

pedidos, programación de los despac)os y

entrega de mercadería en coordinación con el

departamento de cr+ditos y de logística con el

ob*etivo de mantener el nivel de servicio en

menos días de inventario.

F%*2a- &e *!%e/te-K EvalCa la gestión de las

rutas de los vendedores a trav+s de &ic)as declientes #ue contengan la siguiente in&ormación:

aG Datos del cliente y su clasi&icación

bG 4recuencia de la visita

cG 4orma de pago y pla$os

dG 4ec)a de la Cltima visita reali$ada

eG !olumen de los pedidos del año anterior

&G !olumen de pedidos previstos para el añoactual

gG 0antidad despac)ada en el Cltimo pedido

)G a gama de productos con #ue se traba*a

iG 0omo y en #u+ cantidad traba*an con la

competencia.

*G Pbservaciones.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+

T,&, e! @e$-,/a!

A&%/%-t$a&,$

&e 6e/ta-

A&%/%-t$a&,$

&e 6e/ta-



G$4>%*a + O$7a/%7$aa a/a!0t%*, &e@a$tae/t,&e

6e/ta-+





O5SERVAIO2ES3

'E.A3

'IR*A %EL VE2%E%OR3 'IR*A %EL LIE2TE3

ESTE %OU*E2TO 2O ES 'ATURA O2TA5LE)

%ISTRI5UI%ORA %E PAPEL7 S)A)%EPARTA*E2TO %E VE2TAS

PE%I%O2o) ?

2O*5RE %EL LIE2TE3'V?O%IGO LIE2TE3

%IAS %E RE%ITO3ESTRITO O2TA%O3 O%IGO VE2%E%OR3

F,$a-K

F,$u!a$%, &e @e&%&,-+

PRO%U

TO

O% %ESRIP PRESE2T EKISTE PE%IPR

EI

TOTA

'&'A2 D%2 %DI D& >



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3O*

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

omercial

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Ventas

De-*$%@*%1/ *ue/ta- &e ,$/a!%5a*%1/

Ve/ta-

Es una transacción mercantil o de negocio, #ue representa la entrega de un

artículo de comercio, una partida de mercancía, propiedad o bien, a cambio de

e&ectivo, promesa de pago o e#uivalente en dinero, se registra y se consigna en

&unción de la cantidad en e&ectivo este representa el principal ingreso de la

empresa.

!entas es una cuenta nominal de ingresos.

as cuentas relacionadas con la venta son:

nventarios, #ue constituye el giro normal del negocio, la venta de mercaderías.

as cuentas de 0a*a y (ancos cuando la venta se reali$a al estricto contado.

0uentas por cobrar B 0lientes cuando la venta se reali$a al cr+dito.

Se generan con la &acturación de los pedidos.





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3VE2

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n omercial 'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Precios de Venta)

8. O#et%6,

Establecer la estrategia de precios determinando y asignando los precios de venta

de acuerdo al costo de ad#uisición de los productos, condiciones del mercado y

macroeconómicas del país, velando siempre por la generación de rentabilidad

para la empresa.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a la erencia general, Dirección comercial, Dirección de

&inan$as, y los Departamentos de contabilidad, 0r+ditos y Auditoría interna.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) Re/ta#%!%&a&7ara determinar los precios de venta se debe tomar en cuenta en primer lugar la

generación de rentabilidad para la empresa, tomando en cuenta los siguientes

ob*etivos:

8. Pbtener dinero

9. Desarrollarse

. %antenerse en el tiempo

<. Alcan$ar nuevos mercados

>.

. %antener un nivel de servicio e&iciente.

@.

1ener productos yser

vicios de buenacalidad

ograr la &idelidad los clientes.



+'

El p

pod

siguientes m+todos:

.9.8 M.t,&, &e *,-t,-

0onsiste en sumar todos los costos del producto y luego añadirle el de margen

de ganancia deseada.

.9.9 M.t,&, &e @$,e&%, &e e$*a&,

0onsiste en determinar el precio de venta, bas"ndose en el promedio de los

precios de los productos similares #ue e6istan en el mercado a trav+s del estudio

del mercado.

7ara de&inir los precios de venta, se debe &ormular la siguiente interrogante:

V0u"nto creemos #ue estarían dispuestos a pagar por nuestros productos dados

los precios de los productos de nuestra competenciaW' dadas las características

del producto, sus bene&icios, su e6clusividad, la identi&icación de la marca, el lugar

de la venta y canal de distribución.

El decidirse por precios medios, es decir, precios cercanos al precio promedio del

mercado, se tiene la venta*a de poder mane*ar precios ba*os, y la desventa*a de

#ue son los de mayor competencia, pero esto tendría un resultado a mediano

pla$o el cual sería tener una demanda mayor y presencia en el mercado donde

nuestros clientes podr"n conocer y utili$ar nuestros productos a un precio

accesible.

- en cuanto al optar por precios altos, se tiene la venta*a de lograr un mayor

margen de ganancia, pero la desventa*a de la posibilidad de perder clientes y #ue

la competencia aprovec)a posicionarse en el mercado #ue atendemos.

Dete$%/a*%1

/ &e !,- @$e*%,- &e 6e/ta

onetario #ue se le asigna a los productos para la venta.

r determinar "l ser" el o los precios de venta se usar"n y anali$ar"n los



.9. I/>!a*%1/

El aumento en los precios de venta se debe determinar de acuerdo y en &unción a

la in&lación del país.

. E6a!ua*%1/

Determinar cu"les son los costos de ad#uisición de los productos comprados,

tratando de ale*arse lo m"s posible del punto de e#uilibrio donde los costos son

iguales a las ventas.

De la mano de estas re&erencias debemos en&ocarnos al mercado al cual

dirigiremos los productos, los cuales podr"n tener tendencias #ue los di&erenciasigni&icativamente y de la misma &orma la asignación de precios.

0ompetir con un precio m"s ba*o daría mayores posibilidades de aumentar el

nCmero de clientes, así como la &recuencia de compra de nuestro producto, pero

con la desventa*a de #ue adem"s de tener un ba*o margen de ganancia, al optar

por precios ba*os necesitamos una buena reducción de gastos y tener una

logística de distribución apropiada para poder minimi$ar el costo de traslado.

.< C,/6e/%,- *,/ @$,6ee&,$e-

7ara tener un precio estable en comparación a los precios promedios del mercado

se deben reali$ar convenios con los proveedores para garanti$ar la estabilidad de

los precios por lo menos durante tres meses.

.> T%@,- &e @$e*%,-

A cada tipo de cliente se le otorgar" un descuento de acuerdo al volumen de su

compra, partiendo del precio de lista el cual debe ser calculado sobre un margen

de > sobre el costo de producto, de esta &orma se asegurar" un precio especial

para cada uno de ellos y poder mane*ar el margen segCn el volumen de venta #ue

reali$amos.



T%@,- &e Ca/a! @a$a a-%7/a*%1/ &e @$e*%,-

Ca/a! De-*ue/t,

Distribuidor >

%ayorista

%ayorista *unior 9

!enta al detalle 7recio de lista

Supermercados 7recio negociado

nstitucionales 7recio negociado

El tener estos canales de distribución le ayudara a tener una estrategia de venta

bien de&inida, para cada uno lo cual asegura un aumento en las ventasimplementando reba*as, o&ertas etc. as cuales pueden ser dirigidas a cada uno

esto podr" mantener su participación y presencia en el mercado, lo cual le permite

tener una me*or estrategia de precios &rente a la competencia.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad de la erencia general, Dirección comercial y Dirección

&inanciera autori$ar y velar por #ue los precios de venta se mantengan

actuali$ados de acuerdo a la estructura de costos y condiciones del mercado.

Evaluando el riesgo de mercado constantemente, para poder o&recer precios

competitivos y #ue generen rentabilidad para la empresa, satis&aciendo los

re#uisitos de los clientes.

Es responsabilidad del Departamento de contabilidad mantener actuali$ados los

costos de ad#uisición de las mercaderías para poder evaluar periódicamente los

costos &rente a los precios de venta.

Es responsabilidad del Departamento de cr+ditos el ingreso al sistema de los

precios autori$ados así como las promociones y o&ertas.



Es responsabilidad del Departamento de cr+ditos y cobros ingresar en la base de

datos el tipo de precio #ue se le asignar" a cada cliente.

Es responsabilidad

del Auditor nterno reali$ar revisiones diarias, semanal ymensual de los precios asignados, #ue la estructura de precios vigentes est+

debidamente autori$ada y #ue coincida con la &acturación &inal.

>. P$,*e&%%e/t, &e a-%7/a*%1/ &e @$e*%,-


) Dete$%/a*%1/ &e !,- *,-t,-K C,/ta&,$ 7e/e$a!

actuali$ados los costos de las

ad#uiridas, ya #ue +stos constituyen uno de

instrumentos m"s importantes en la &i*ación

precios de venta.

' E6a!ua*%1/K EvalCan los precios en el mercado GG DC DF

los costos de ad#uisición de los

Anali$an cuales son las consecuencias

de las decisiones tomadas. EvalCan

incidencias en los costos de la empresa.el impacto en el mercado #ue atiende la

Dete$%/a*%1/ &e !a 7a/a/*%a GG DC DF

Determinan el porcenta*e de ganancia marginal

con ello se determinan los precios por

tomando en cuenta los costos y gastos

operación.

F%a*%1/ &e @$e*%,-K 4i*an los precios GG DC DFsegmento o canal.

H Aut,$%5a*%1/ &e !%-ta &e @$e*%,-K Se autori$a GG DC DF

listas de precios o&iciales, las cuales

entregadas a todo el personal de ventas para

utili$ación.



)(

I/7$e-, a! -%-tea &e @$e*%,-K raba en el

sistema de precios por segmento, los precios

autori$ados, o&ertas y promociones.

Ve$%>%*a*%1/K !eri&ica #ue el precio ingresado al

sistema este de acuerdo al solicitado en el

&ormulario de “S,!%*%tu& a-%7/a*%1/ &e

@$e*%,” H4!=9G

A-%7/a*%1/ &e t%@, &e @$e*%,K Asigna el tipo

de precio en el sistema cuando crea el

código del cliente yIo cuando es solicitado por

el Departamento de ventas a trav+s del

&ormulario de “C,$$e**%1/ a !a #a-e &e &at,-”H40=G.

Re7%-t$,K %antiene un arc)ivo permanente de

todos los cambios reali$ados al sistema de

precios y o&ertas.

Re6%-%1/K !eri&ica #ue los precios de venta

coincidan contra la estructura de precios

A-%-te/te &e *$.&%t,-

Ge$e/te &e *$.&%t,-

Ge$e/te &e *$.&%t,-

Se*$eta$%a &e *$.&%t,-

Au&%t,$ %/te$/,

GG < DC < DF Q Ge$e/*%a 7e/e$a!" D%$e*t,$ *,e$*%a!" D%$e*t,$ >%/a/*%e$,+





F,$a-K

F,$at, -,!%*%tu& a-%7/a*%1/ &e @$e*%,-K

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+DIRECCION COMERCIAL

SOLICITUD ASIGNACIÓN DE PRECIO

FEC3A SOLICITUDK

FEC3A DE VIGENCIAK De!K A!K

CÓDIGO CLIENTEK

NOMBRE DEL CLIENTEK )o 0 0 0 1

TIPO DE PRECIOK

FV('CÓDIGO DEDESCUENTOK

VENTAS CONT

CÓDIGO PRODUCTO DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTOP$e*

%,

P$e

*%,C,-t,

AUTORIZACIÓNK

DIRECCIÓNFINANCIERA

GERENCIAGENERAL

DIRECCIÓN COMERCIAL

USO DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS

RECIBIDOPORK

FEC3AK

3ORAKREVISADO GERENTE DECRÉDITOSK

OPERADO ASISTENTE DE CRÉDITOSK

FEC3AK

3ORAK



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3LOG

Re(isado&or3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n

omercial

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Almacenamiento + Preser(aci"n del In(entario)

)+ O#et%6,-

Establecer los lineamientos para llevar a cabo el almacenamiento y preservación

del inventario.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al Departamento de logística.

. N,$a- @,!0t%*a-

a empresa debe preservar la con&ormidad del producto durante el proceso interno

y la entrega al destino previsto. Esta preservación debe incluir la identi&icación,

manipulación, embala*e, almacenamiento y protección.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Pptimi$ar y asegurar el correcto abastecimiento desde el ingreso a bodega, )astala entrega al cliente &inal.

>. P$,*e&%%e/t, &e @$e-e$6a*%1/ &e! %/6e/ta$%,


) P$e-e$6a*%1/ &e! %/6e/ta$%,K Asegura #ue se

veri&i#uen los siguientes lineamientos para la

preservación adecuada del inventario:

aG !eri&ica #ue las tarimas tengan base de

cartón.

bG Almacena las mercaderías libre de

)umedad, de aceites y grasas.

cG !eri&ica #ue el producto no este e6puesto

Je>e &e #,&e7a



'

directamente a los rayos del sol.

dG !eri&ica #ue se mantenga un control de plagas

eG Se cerciora #ue el producto este separado

de tomacorrientes, cables o l"mparas #ue

puedan provocar un incendio.

&G 7ro)íbe al todo el personal &umar dentro de

las instalaciones.

gG 7ro)íbe reali$ar traba*os de soldadura o

similares cerca del producto.

)G !ela por #ue el producto sea movido con

montacargas y pallets.

iG nstruye a los montacarguistas para #ue no#uemen el producto con el escape del

mismo.

*G ndica no golpear el producto con elementos

de in&raestructura.

KG Delega la carga del producto con el debido

cuidado para evitar devoluciones.

I&e/t%>%*a*%1/ &e @$,&u*t,-K denti&ica losproductos por medio del empa#ue primario o

presentación comercial.

Ma/e, &e %/6e/ta$%,-K 0ada producto tendr"

asignado por lo menos dos &ilas del mismo

producto en la bodega.

El producto para cambio de locación a bodega

de despac)o o para carga &inal es tomado de

una misma &ila de producto )asta #ue se

terminen las e6istencias de esa &ila. 5na ve$

#ue se termine la e6istencia de la primera &ila,

se toma de la segunda &ila consecutivamente

)asta terminar las &ilas asignadas a cada

Je>e &e #,&e7a

Au%!%a$e- &e #,&e7a



siguiente &ila a utili$ar mediante banderines

ad)eridos a la tarima. 0uando ingrese

producto, +ste es marcado para #ue se

primero el m"s antiguo, a &in de #ue la

productos se despac)en de acuerdo rotación

primeras entradas primeras salidas.

R,ta*%1/K !eri&ica periódicamente #ue se Je>e &e #,&e7a

adecuadamente la rotación de los productos

asegurar el cumplimiento del sistema de

basada en el m+todo &i&o.

H E-t%#aK 7resentación 869< 88= &ardos Au%!%a$e- &e #,&e7a

una tarima con camas de 88 &ardos. 9como m"6imo por estiba.

7resentación <689 = &ardos en una tarima,

camas de &ardos. 9 tarimas como m"6imo

estiba.

De6,!u*%,/e-K Evita #ue se Je>e &e #,&e7a

devoluciones de producto por mal mane*o

producto por las siguientes causas:

8G %ercadería no solicitada.

9G %ercadería &acturada y no despac)ada.

G %ercadería dañada en transporte.

P$,6ee&u$0aK /esguarda y clasi&ica segCn Je>e &e #,&e7a

naturale$a en lugares adecuados para evitar

deterioro y &acilitar el control de inventarios.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





F,$a-K

C,/t$,! @a$a !a @$e-e$6a*%1/ &e! I/6e/ta$%,K

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+ P+T+ N,+K3e*2, @,$K J+L+V+V+

Fe*2aKRe6%-a&, C+A+V+PFe*2aK

PRESERVACIÓN DEL INVENTARIO

PRODUCTO

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO

CUIDADOS - / OBSERVACIONES

Pa!e#7i"ieni'o

Presenta'ion

'o(er'ia#

Li%re $e /(e$a$E8!osi'ion a# so#Contro# $e !#a"as

PRODUC PRESENTACIOALMACENAMIENTO

ESTIBA - / OBSERVACIONES

Pa!e#7i"ieni'o

Far$os $e4912

445 Far$os en 4 tar(ina 'on'a(as $e 44, 1 tari(as(:8i(o !or esti%a- Se

Pa!e#7i"ieni'o

Far$os $e2941

;5 Far$os en 4 tar(ina 'on'a(as $e ;, 1 tari(as(:8i(o !or esti%a- Se

PRODUC IDENTIFICACIALMACENAMIENTO

CONTROL - / OBSERVACIONES

Veri<'a'i=n <si'a 4 ve+ !orRota'i=n PEPSF(i"a'i=n 'a$a > (eses

PRODUC IDENTIFICACIALMACENAMIENTO

MANEJO - / OBSERVACIONESMonta'ar"asPa##etsMana#

PRODUC IDENTIFICACI

ALMACENAMIENTO

PROTECCI]N - / OBSERVACIONESSe rea#i+aron tra%a?os $eRot#os $e No F(ar



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3LOG

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n

omercial

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Procedimientos de 'act#raci"n)

)+ O#et%6,-

Asegurar el cumplimiento e&iciente de la &acturación y entrega de pedidos,

agili$ando el despac)o de los pedidos re#ueridos por el Departamento de ventas

para mantener un nivel de servicio aceptable.

%antener un control de los documentos de credito #ue soportan el cobro.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a los Departamentos de ogística, !entas, 0r+ditos y

clientes.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) Fa*tu$a *a#%a$%a

7ara la &acturación se utili$ar" 4actura 0ambiaria #ue es un titulo de cr+dito #ue

respalda la reali$ación de la venta de mercaderías la cual puede ser cancelada al

cr+dito o de contado. as &acturas cambiarias deben ser emitidas Cnicamente si

cuentan con un pedido y la autori$ación correspondiente.

.9 E%-%1/ &e Fa*tu$aEst" pro)ibido despac)ar producto de bodega sin #ue se )aya emitido la &actura

correspondiente.



. Fa*tu$a*%1/ %/e&%ata

El Je&e de &acturación debe velar por #ue el proceso de ingresos de pedidos y

&acturación se acelere así como despac)ar y entregar a los clientes las

mercaderías de &orma r"pida con el ob*etivo #ue los días cr+dito no se alarguen y

#ue el cobro se realice de manera oportuna para el me*or mane*o del &lu*o de ca*a.

.< S%-tea &e >a*tu$a*%1/

Est" pro)ibido emitir e imprimir &acturas en otro programa o sistema #ue no sea el

autori$ado por 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

.> C,$$e!at%6%&a& e%-%1/ &e >a*tu$a

El Je&e de &acturación debe llevar un control estricto de la correlatividad num+rica yde &ec)as de las &acturas cambiarias, veri&icando #ue la serie y la numeración del

&ormato pre impreso coincidan con la serie y numeración #ue genera el sistema de

&acturación.

. Re>a*tu$a*%,/e-

Est"n pro)ibidas las re&acturaciones por cual#uier motivo, por lo #ue el vendedor

debe veri&icar #ue los datos de &acturación sean los correctos. El erente de

ventas debe darle seguimiento a los precios y o&ertas y #ue estas est+n generadas

en el sistema para evitar di&erencias y en consecuencia devoluciones.

.@ D%$e**%1/ &e &e-@a*2,

El Departamento de cr+ditos ingresa en la base de datos de cuentas por cobrar

por cada cliente, una dirección de despac)o o entrega del producto. Se pro)íbe

entregar el producto a una dirección distinta a la registrada en el sistema e

impresa en la &actura WDe-@a*2a&, aK

a erencia de ventas podr" solicitar a 0r+ditos y cobros la creación de varios

puntos de envió a trav+s del &ormulario de “C,$$e**%1/ a !a #a-e &e &at,-”

H40=G.



.? N,ta- &e *a$7a

1odo ve)ículo de transporte de mercadería no podr" salir de la empresa sin su

respectiva nota de carga emitida por el Je&e de &acturación, así mismo debe

entregar la copia verde de la &actura cambiaria en la garita de seguridad como

constancia de la salida del producto. a nota de carga es el documento #ue

respalda el pago de &letes reali$ados.

.; E/t$e7a &e e$*a&e$0a-

ogística debe velar por #ue se entregue total e íntegramente el producto a los

clientes, para evitar #ue +stos )agan descuentos por &altantes al momento de

gestionar el cobro.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad del departamento de ogística coordinar y plani&icar los

despac)os con respaldo a los documentos legales.

Es responsabilidad de ogística la emisión de &acturas cambiarias y notas de

cr+dito por devolución Cnicamente por personal de &acturación debidamente

autori$ado.

Es responsabilidad de &acturación controlar el inventario de &acturas cambiarias y

notas de cr+dito por devolución para evitar #ue no se pueda &acturar por &alta de

e6istencia de &ormas.

Es responsabilidad de 4acturación entregar a 0r+ditos y cobros todas las &acturas,

órdenes de compra, albaranes, contraseñas y notas de cr+dito por devolución,

debidamente &irmadas por los clientes.

Es responsabilidad de 0r+ditos y cobros la recepción de los documentos y

veri&icación del soporte de cobro a trav+s de los documentos de cr+dito.



>. P$,*e&%%e/t, &e >a*tu$a*%1/ &e-@a*2,


) Aut,$%5a*%1/ &e @e&%&,-K 7ara reali$ar Je>e &e >a*tu$a*%1/

actividades de &acturación se debe observar

procedimiento de “Aut,$%5a*%1/ &e

H0/E =<G

' C,/-,!%&a*%1/ &e *a$7a-K mprime reporte en Je>e &e >a*tu$a*%1/

cual aparecen todos los pedidos solicitados

vendedores. /evisa cada pedido y calcula

la base de 9< unidades, #ue se utili$a

consolidar la capacidad est"ndar del camión.

La/5a%e/t, &e! @e&%&,K 0onsolida las Je>e &e >a*tu$a*%1/de acuerdo a la capacidad y ruta, procede

lan$ar el pedido para poder imprimir la nota

carga.

N,ta &e *a$7aK /ecibe la nota de carga, y Je>e &e #,&e7a

al au6iliar de bodega.

H P$e@a$a*%1/ &e !a *a$7aK 7repara la carga en Au%!%a$ &e #,&e7a

"rea asignada.

Ca$7a &e *a%1/K nspecciona la carga Au%!%a$ &e #,&e7a

producto solicitado en la nota de carga la

regresa a &acturación.

C,/>%$a*%1/ &e Pe&%&,K 0on&irmar el Je>e &e >a*tu$a*%1/

segCn la nota de carga.

Fa*tu$a*%1/K Emite &actura, el sistema reba*a Je>e &e >a*tu$a*%1/

inventario y carga cuentas por cobrar clientes.

E/t$e7a &e e$*a&e$0a- &e >a*tu$a-K Ge$e/te &e !,70-t%*a#ue se documente la entrega de

asegur"ndose de reunir los siguientes re#uisitos:

aG !eri&icar #ue los clientes reciben el producto.

bG Señalar la &ec)a de recepción.



)(

))

cGdenti&icar el nombre completo de la persona

#uien recibe.

dG /ecabar su &irma autógra&a.

eG1ramitar contraseñas de pago, órdenes de

pedido yIo albaranes, por lo #ue +stos son

los documentos #ue respaldan la entrega de la

mercadería.

L%u%&a*%1/ &e &,*ue/t,-K í#uida el

documento: 4actura original &irmada y sellada,

copia amarilla &irmada y sellada ó contraseña

de pago al Departamento de &acturación.

D%-t$%#u*%1/ &e &,*ue/t,-K Entrega losdocumentos y &acturas emitidas diariamente a

m"s tardar un día despu+s de entregado el

producto al cliente, segCn su distribución de la

siguiente &orma:

O$%7%/a!K C$.&%t,- *,#$,-

0on &irma y sello de recibido de parte del

cliente, contraseña de pago, albar"n yIo ordende compra para el tr"mite de la misma.

R,-a&aK C,/ta#%!%&a&

En correlativo sin #ue &alte ninguna.

Ce!e-teK C$.&%t,-

En correlativo sin #ue &alte ninguna.

Aa$%!!aK C!%e/te

7ara #ue el cliente registre contablemente el

ingreso de producto a su bodega.

Ve$&eK B,&e7a

En correlativo sin #ue &alte ninguna. Debe ser

entregada por la garita de seguridad al Je&e

de &acturación.

T$a/-@,$t%-ta-

Je>e &e >a*tu$a*%1/

Se7u$%&a&



) A/u!a*%1/ &e >a*tu$a-K as &acturas Ge$e/te &e *$.&%t,-

anuladas Cnicamente por el Je&e de

con el visto bueno del erente de cr+ditos,

nota de cr+dito &iscal la cual carga nuevamente

inventario los productos &acturados y abona 060.

) A/u!a*%1/ &e >a*tu$a- *,/ -e!!,K Si la &actura Je>e &e >a*tu$a*%1/

anular no generó salida de inventario, como

e*emplo #ue se salte el correlativo, +sta se

anular Cnicamente con sello de anuladoF y

ser &irmada por el Je&e de &acturación.

una &actura se anule con sello de anulado el

completo debe ser trasladado al Departamentocontabilidad para su arc)ivo en el correlativo

&acturas.

) A/u!a*%1/ &e >a*tu$a- *,/ /,ta &e Je>e &e >a*tu$a*%1/

0uando una &actura reba*e el inventario, la

se debe anular con nota de cr+dito &iscal, +sta

debe entregar a contabilidad la copia rosada de

&actura y la rosada de la nota de cr+dito. El

de copias y la original deben ser entregadas

cr+ditos y cobros #uien llevara un control

arc)ivar solamente las &acturas anuladas

orden de &ec)a, nCmero y por mes.

) Va!%&a*%1/ &e >a*tu$a-K Emite reporte de A-%-te/te &e *$.&%t,-

las &acturas emitidas durante el día, en el cual

detallan los nCmeros, &ec)a, valor y cliente, con

cual se validar" la recepción de las mismas.

) Fa*tu$a- >a!ta/te-K De las &acturas Je>e &e >a*tu$a*%1/

&acturación debe e6plicar la &ec)a en #ue

entregar" al Departamento de cr+ditos.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,



H+) P$,*e&%%e/t, e%-%1/ &e /,ta- &e *$.&%t, @,$ &e &e6,!u*%,/e-


) N,ta- &e *$.&%t, @,$ &e6,!u*%1/K Al Je>e &e >a*tu$a*%1/

devoluciones de los despac)os, emite nota

cr+dito &iscal por la devolución por las

causas:

8G No se encontró al cliente.

9G %ercadería no solicitada.

G Di&erencias en precios de &acturación.

<G El pedido &ue duplicado.

>G /ecibe solamente en días especí&icos.

G Dirección incorrecta.@G (lo#ueo de carreteras.

?G El negocio estaba cerrado.

;G 4alta de espacio disponible.

8=G7roblemas de calidad.

88G7edido anulado.

89GError en la &ec)a de envió.

8G%ercadería &acturada y no despac)ada.

8<G7oca rotación.

8>G%ercadería dañada en transporte.

' I/7$e-, >0-%*, &e! @$,&u*t,K Emite nota Je>e &e #,&e7a

devolución Cnicamente si se con&irma el

&ísico del producto.

F%$a- &e $e-@,/-a#%!%&a&K as notas Je>e &e >a*tu$a*%1/

devolución son &irmadas por el Je&e de Je>e &e #,&e7a

como responsable de la emisión y del Je&ebodega como responsable del mane*o

inventario.

Aut,$%5a*%1/ &e &e6,!u*%,/e-K El piloto T$a/-@,$te-

comunica con el Je&e de &acturación in&ormando



H

problema de entrega.

Ge-t%1/ &e! 6e/&e&,$K Se comunica con Ve/&e&,$

)(

))

cliente para darle solución al problema para

evitar #ue devuelva el producto.

Aut,$%5a*%1/ &e !a &e6,!u*%1/K Si no se

logra solucionar el problema, el Je&e de

&acturación autori$a al piloto #ue regrese el

producto a la empresa.

N,ta &e &e6,!u*%1/K El Je&e de bodega

veri&ica el ingreso del producto y emite nota de

devolución #ue trasladar" al Je&e de &acturación

para la emisión de la nota de cr+ditocorrespondiente.

E%-%1/ &e /,ta &e *$.&%t,K Emite nota de

cr+dito &iscal en el sistema, la cual carga el

inventario y abona cuentas por cobrar clientes.

D%-t$%#u*%1/ /,ta- &e *$.&%t, @,$

&e6,!u*%1/K O$%7%/a!" *,@%a aa$%!!a *,@%a

6e$&eK C$.&%t,- *,#$,-+ En correlativo sin

#ue &alte ninguna.

C,@%a $,-a&aK C,/ta#%!%&a&+ En correlativo

sin #ue &alte ninguna.

C,$te &e >,$a-K /eali$a corte de &ormas

diario de los documentos emitidos por

&acturación: &acturas cambiarias, notas de

cr+dito por devoluciones, ingresos a bodega.

C%e$$e e/-ua!K n&orma a 0r+ditos #ue ya

cerro la &acturación del mes indicando el

nCmero de la Cltima &actura emitida y la Cltima

nota de cr+dito por devolución emitida para

Je>e &e >a*tu$a*%1/

Je>e &e #,&e7a

Je>e &e >a*tu$a*%1/

C,/ta&,$ 7e/e$a!

Je>e &e >a*tu$a*%1/



G$4>%*a )(+ O$7a/%7$aa a/a!0t%*, &e@a$tae/t, &e !,70-t%*a+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+





F,$a-K

C,$$e**%1/ a !a #a-e &e &at,-K

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+ DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBROS+

CORRECCION A BASE DE DATOS DEL CLIENTEFC(

5A1E%AA DE DE CODIGO

CLIENTEK NOMBRE DEL CLIENTEK

UUUENA/ 5N0A%EN1E E ES7A0P EN (AN0P DE A 0P//E00PN DESEADAUUU

POR ESTE MEDIO SE SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBROS" 3ACER LAS SIGUIENTES CORRECCIONES A LA BASE DE DATOS DE CLIENTESK

8 NP%(/E P /APN SP0A:

WA@!%*a/ U/%*ae/te C!%e/te- &e C,/ta&,

9 /E7/ESEN1AN1E EA:

No. DE 0ED5A: HD7G

< NP%(/E DE E/EN1E DE 0P%7/AS:

> D/E00PN EN1DAD:

D/E00PN DE DES7A02P:

@ A7A/1ADP 7PS1A:

? 1EE4PNP:

; 4A :̀

8= NP%(/E EN0A/A/DP:

88 ASNA/ E 0EN1E A !ENDEDP/:

%P1!P:

89 1E/%NPS DE 7AP: 7AP DE 0/ED1P: DAS.

8 %1E DE 0/ED1P:

8< 0A%(P DE /57P: ASNA/ A /57P: 17P DE 0EN1E:

8> 0A%(P 0PDP DE DES05EN1P: DE: A:

8 0/EA/ P1/A D/E00PN DE DES7A02P:

OBSERVACIONESK .

C LIENTE VENDEDOR SUPERVISOR DE VENTAS GERENTE DE



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3LOG

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n

omercial

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 'act#raci"n de *#estras)

8. O#et%6,

%antener un control de las muestras entregadas a los clientes y consumidores

para promocionar los productos de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. asi como los

entregados por donación o para uso interno.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica los Departamentos de !entas, 0r+ditos, 4acturación y

clientes.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) Fa*tu$a*%1/ &e ue-t$a-

1odo producto utili$ado para muestras para clientes, &uturos clientes, e6)ibición en

eventos, regalos a visitantes, donaciones a entidades no lucrativas o a personal de

la empresa, debe ser &acturado a nombre de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

H/e#uerimientosG.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad de ventas y logística el ingreso de pedidos por re#uerimientos

de muestras.

Es responsabilidad del solicitante de muestras documentar la entrega al

bene&iciario.

Es responsabilidad de cr+ditos y cobros emitir nota de cr+dito interna *usti&icada

para cancelar las &acturas por re#uerimientos de muestras.

<.8 Aut,$%5a*%1/ &e %/7$e-, &e @e&%&,- @,$ ue-t$a-

Est"n &acultados para autori$ar el ingreso de pedidos por muestras, los Directores

de la empresa, erente de mercadeo, erentes de ventas y Supervisores de

ventas.



>. P$,*e&%%e/t, >a*tu$a*%1/ &e ue-t$a-


) S,!%*%tu& &e ue-t$a-K Solicita la Ve/&e&,$S,!%*%ta/te

del envío de muestras para sus clientes.

' Aut,$%5a*%1/K Autori$a el envío de las Ge$e/te , Su@e$6%-,$

*usti&icando la solicitud. &e 6e/ta-+

I/7$e-, &e @e&%&,- &e ue-t$a-K Envía A-%-te/te &e 6e/ta-

correo a cr+ditos y cobros indicando el nCmero

pedido y responsable de la solicitud.

S,@,$teK El correo impreso se ad*untar" a A-%-te/te &e *$.&%t,-

&actura para tener identi&icado al responsable.

H Aut,$%5a*%1/K Autori$a el pedido en el Ge$e/te &e *$.&%t,-para su &acturación y despac)o.

Fa*tu$a*%1/ &e-@a*2,K 4actura y entrega Je>e &e >a*tu$a*%1/

muestras ya sea al cliente o al vendedor.

Ca/*e!a*%1/ &e >a*tu$a- @,$ ue-t$a-K A-%-te/te &e *$.&%t,-

nota de cr+dito interna a cada &actura emitida

nombre de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

deben estar *usti&icadas con la &irma yIo sello

recibido de parte del bene&iciario.

Fa*tu$a*%1/ &e ue-t$a- a Je>e &e #,&e7a

$e7%-t$a&,-K Si el bene&iciario es cliente de

empresa debe &irmar y sellar de recibido

ad*untar el &ormulario de /e#uerimiento

%uestras.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





O%IGO LIE2TE)

O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)%e&artamento de Ventas REQUERI*IE2TO %E *UESTRAS2O*5RE%EL LIE2TE) 2o) ?

'E.A3

2o) PE%I%O3

%IREIO2 %EL LIE2TE3 2o) 'ATURA3

2O*5RE%E LA PERSO2A QUE REI5E3 TELE'O2O3

O5SERVAIO2ES3

SOLIITA%O POR AUTORIZA%O POR E2TREGA%O POR REI5I%O LIE2TE

ORIGI2AL O2TA5ILI%A%

F,$a-K

Reue$%%e/t, &e ue-t$a-K

CODIGO DE DESCRIPCION UNIDAD DE CANTIDA



-?00-

o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3LOG

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n

omercial

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Trans&orte + %es&ac:o de Pedidos)

8. O#et%6,-

/educir los tiempos de demora de atención al cliente para #ue el nivel de servicio

al cliente sea el adecuado

%antener un control sobre la e6istencia de los inventarios.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica los Departamentos de 4acturación, 0ompras, y !entas.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) T$a/-@,$te

El sistema de transporte de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. es contratado como

un servicio outsourcing o &uera de pla$a.

.9 C,/>!%*t, &e %/te$e-e-

7ara la contratación de las empresas transportistas, se deben tomar en cuenta el

“P$,*e&%%e/t, &e *,@$a-” H0P% =<G para evitar con&lictos de intereses.

. P$,2%#%*%1/ &e *,#$,-

Se pro)íbe a los transportistas reali$arclientes.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

1ener comunicación constante con el

cobros de &acturas directamente a los

Departamento de distribución para la

asignación de rampas y carga de camiones de clientes.



-?01-

El Je&e de &acturación es el responsable de plani&icar y coordinar los despac)os

segCn los itinerarios.

>. P$,*e&%%e/t, t$a/-@,$te &e-@a*2, &e @e&%&,-

N ACTIVIDAD RESPONSABLE) A/4!%-%- &e @e&%&,- @,$ &e-@a*2a$K Se Je>e &e >a*tu$a*%1/

el despac)o de productos de acuerdo al A(0

clientes y $onas geogr"&icas de acuerdo a

siguientes directrices:

' P$%,$%&a&K os clientes AF son la Je>e &e >a*tu$a*%1/

principal para el despac)o.

os pedidos de mayor valor.

os pedidos de clientes #ue llenen la

de un camión.

os clientes (F y 0F de una misma

geogr"&ica #ue en con*unto llenen la capacidad

un camión.

0uando el valor del &lete para despac)os

sea menor del 8= del valor de la &actura, y

departamentales menor del .0uando el camión sea utili$ado por lo menos

;= de su capacidad.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,





o&asa

PROE%I*IE2TOS"di-o3

RE29mero3

?

'ec:a de Emisi"n3>B4?4>??

Gesti"n de r,ditos'ec:a de Vi-encia3 ?B4>4>??TITULO3 Gesti"n de r,ditos + obros)

+ P$,*e&%%e/t,- 7e-t%1/ &e *$.&%t,-

)+ O#et%6,

%antener una adecuada administración y control de las cuentas por cobrar de la

empresa, a traves del seguimiento de las normas y procedimientos de cr+ditos y

cobros para mantener una cartera sana y lograr el capital de traba*o adecuado o

necesario.

'+

EsteA!*a/*e

procedimiento aplica al Departamento de cr+ditosy cobros, su campo de

aplicación son todas las transacciones relacionadas con el proceso de ventas

tanto al cr+dito como de contado.

+

+)N,$a- @,!0t%*a-

C,/>!%*t,- &e I/te$e-e-

Est" pro)ibido #ue socios, &uncionarios y otros empleados de 0omerciali$adora de

7apel, S.A. se constituyan como clientes de la empresa.

Se pro)íbe a los &uncionarios de la empresa, recibir dadivas o cual#uier otro tipo

de compensación de parte de los clientes.

+ Re-@,/-a#%!%&a&

+) A&%/%-t$a*%1/ &e !a- *ue/ta- @,$ *,#$a$ *!%e/te-

El Departamento de cr+ditos y cobros es una unidad de la Dirección de &inan$as,

tiene dentro de sus ob*etivos minimi$ar l

con la &inalidad de evitar la morosidad en las cuentas por cobrar.

s riesgos de las iones de



Es el responsable de administrar, coordinar, &iscali$ar y velar por #ue se cumplan

las n

+'

El D

doc

&acturas cambiarias, notas de cr+dito, notas de d+bito, notas de cargo por c)e#ues

rec)a$ados, recibos de ca*a, &ormatos de li#uidación, &ormatos de solicitud de

notas de cr+dito, corrección a la base de datos, solicitudes de cr+dito, así como la

li#uidación en el sistema de los cobros reali$ados.

<. Se7u%%e/t, &e *,#$,

El Departamento de cr+ditos y cobros dar" seguimiento oportuno a las cuentas

por cobrar dentro de los lapsos de tiempo establecidos por la organi$ación' velar"

por #ue la cartera este actuali$ada diariamente y dar" apoyo a la gestión del

vendedor directamente con los clientes a trav+s de llamadas tele&ónicas y

visitas a los mismos. os vendedores deben atender las llamadas y responder a

los cuestionamientos del Departamento de cr+ditos y cobros en lo

concerniente al seguimiento de cobro, documentos, visitas a clientes *untamentecon los vendedores, saldos morosos, pedidos, solicitudes de cr+dito y

con&irmación de saldos.

<.< I/>,$a*%1/ *,u/%*a*%1/

0r+ditos y cobros velar" por el cumplimiento de las di&erentes normas y

procedimientos de cr+ditos así como in&ormar acerca de cual#uier situación

anómala o incumplimiento de los mismos.

<.> P$%/*%@a!e- >u/*%,/e- &e *$.&%t,- *,#$,-

aG 0rear e implementar normas y procedimientos de cr+ditos y cobros.

bG !elar el cumplimiento de las normas y procedimientos de cr+ditos y cobros.

cG mplementar controles internos #ue prevengan y minimicen los riesgos.

ormas yprocedimient

os de cr+ditos y cobros de la empresa.

Cu-t,&%a !%u%&a*%1/ &e !a- *ue/ta- @,$

*,

#$a$

o de la custodia &ísica de

mentos de cr+dito y el Cnico autori$ado para entregar a los vendedores



dG An"lisis de la cartera.

eG 0obro administrativo.

&G Pperación de li#uidación de cobros.

gG Elaboración de indicadores de cr+ditos.

)G Autori$ación de pedidos.

iG !isitas a clientes.

*G Apertura de códigos de clientes en el sistema.

KG Pperación de documentos &iscales.

lG Pperaciones de cartera en el sistema.

mG 0alculo de comisiones.

nG Atención al Departamento de ventas.

oG Atención a clientes.pG 0on&irmación de saldos de cartera.

#G Auditoria de cartera a vendedores.

<. C,$$e!at%6,- &e &,*ue/t,- &e *$.&%t,-

0r+ditos y cobros debe mantener el control de los correlativos de los siguientes

documentos:

aG Notas de cr+dito &iscal por descuentos.

bG Notas de cr+dito &iscal por devoluciones.

cG Notas de cr+dito internas

dG Notas internas de cargo por c)e#ues rec)a$ados.

eG Notas de debito &iscal.

&G Notas de debito internas.

gG /ecibos de ca*a por vendedor

)G 4acturas anuladas

<.@ I/>,$a*%1/ $e@,$te-

0r+ditos y cobros proporcionar" estados de cuenta a todos los vendedores para el

seguimiento de cobro, &ormularios y &ormatos para las actividades de cr+ditos así



Gerente de r,ditos +obran8as

Secretaria der,ditos

Asistente de r,ditos +obran8as

A#iliar de r,ditos +obran8as *ensa!ero obrador

como in&ormación tele&ónica de saldos de documentos y estatus crediticio. Así

mismo mantendr" en su arc)ivo permanente la siguiente in&ormación.

aG Estado de cuenta por vendedor de cierre mensual.

bG Estado de cuenta resumido de cierre mensual.

cG /eporte diario de cobros.

dG 0ontrol de ar#ueos de documentos.

eG 0ontrol de tipos de documentos emitidos durante el mes.

&G n&ormes de cr+ditos y cobros.

G$4>%*a ))+ O$7a/%7$aa a/a!0t%*, De@a$tae/t, &e *$.&%t,- *,#$,-K

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 #entas &or cobrar 4 lientes)

De-*$%@*%1/ &e *ue/ta- ,$/a!%5a*%1/

Cue/ta- @,$ *,#$a$ C!%e/te-K

as cuentas por cobrar B clientes representan derec)os e6igibles originados por

ventas' cuentas por cobrar #ue representan los derec)os e6igibles provenientes

de la venta de bienes de operaciones relacionadas con el giro del negocio.

/epresenta los importes de los productos, mercancías o servicios &acturados y

entregados a clientes #ue se encuentran pendientes de cobro. En esta cuenta se

re&le*an todas las transacciones comerciales de la entidad por los productos #ue

comerciali$a, independientemente de sí su &orma de cobro &ue de contado o se

entregaron a cr+dito.

as cuentas relacionadas con las 0uentas por 0obrar B 0lientes son:

!entas cuando la operación comercial se reali$a al cr+dito.

0a*a y (ancos cuando los clientes cancelan o abonan los saldos.

Descuentos sobre !entas: cuando se conceden descuentos por pronto pago o

descuentos especiales.

Se generan con la &acturación de los pedidos.





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Re-istro de lientes

8. O#et%6,-

Establecer los re#uisitos necesarios para la apertura de códigos de clientes

nuevos ya sean de contado como de cr+dito, anali$ar y aprobar el limite y pla$o de

cr]dito para un cliente nuevo.

ue la in&ormación legal #ue soporta la venta al cr+dito a clientes est+

*uridicamente documentada.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a la erencia de ventas, Supervisores de ventas,

!endedores, erente de cr+ditos, Asistentes de cr+ditos y 0omit+ de cr+ditos.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) Cue/ta- @,$ *,#$a$K

nicia cuando se emite en el sistema una &actura cambiaria por venta reali$ada a

los clientes, los cuales est"n registrados en el sistema de acuerdo a los siguientes

grupos:

aG 0lientes de 0r+dito

bG 0lientes de 0ontado

cG 1ransportistas

dG (odegas de la empresa.



El propósito de la creación de un cliente es la carga de los registros maestros de

los deudores para mantener in&ormación en el sistema de cuentas por cobrar.

.9 C1&%7,- &e *!%e/te- @a$a 6e/ta- &e *,/ta&,

7ara poder reali$ar ventas de contado, es necesario #ue se llene el &ormato de

“S,!%*%tu& a@e$tu$a &e *,&%7, &e *,/ta&,” H40=9G, llenando todos los datos

re&eridos en el mismo el cual deber ser &irmado por el 0liente, !endedor,

Supervisor y erente de ventas.

. S,!%*%tu& &e *$.&%t,

Es la )erramienta b"sica de credito #ue tiene el propósito de identi&icar plenamente al su*eto de cr+dito por medio de los datos consignados en el

&ormulario especi&ico debidamente elaborado por el erente de cr+ditos y cobros.

Estos documentos se utili$ar"n Cnicamente para los clientes de cr+dito, y servir"n

de respaldo para la empresa para apoyar un proceso de cobro *udicial en caso #ue

sea necesario. El erente de cr+ditos debe veri&icar #ue +ste documento est+

debidamente con&eccionado.

.< Reu%-%t,- @a$a ,t,$7a$ *$&%t,-

7ara entrar en la categoría de cliente de cr+dito se debe llenar la “S,!%*%tu& &e

*$.&%t,” H40=8G con el visto bueno del Supervisor de ventas y la erencia de

ventas #uienes tambi+n son responsables de de la recuperación del cr+dito

otorgado por la empresa.

a aprobación del cr+dito est" de&inida en el cumplimiento de las cl"usulas y

condiciones establecidas en la solicitud de cr+dito con contrato de cuenta

corriente. a solicitud de cr+dito de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. contiene la

siguiente in&ormación:



.<.8 E-t$u*tu$a &e !a -,!%*%tu& &e *$.&%t,

aG Datos generales del propietario, representante legal o administrador Cnico.

bG Datos de la empresa.

cG /e&erencias bancarias y tar*etas de cr+dito.

dG /e&erencias comerciales.

eG 7ersonas autori$adas para e&ectuar compras y pedidos.

&G 0ontrato de cr+dito.

gG 7ersonas #ue recomiendan

ventasGel cr+dito H!endedor, Supervisor, erente de

)G Autori$ación erente de cr+ditos y Director 4inanciero.

iG /e#uisitos de la solicitud de cr+dito.

*G Pbservaciones.

.<.9 Reu%-%t,- &e !a S,!%*%tu& &e C$.&%t,

D,*ue/t,- !e7a!e- &e! *!%e/te+

Pe$-,/a %/&%6%&ua!K

I/&%-@e/-a#!e-K

8. 4otocopia de c+dula de vecindad.

9. 4otocopia de patente de comercio.

. 4otocopia de constancia de la Cltima nscripción y modi&icación al registro

tributario uni&icado H/15G o carn+ del N1.

C,@!ee/ta$%a-K

8. 4otocopia de &acturas del negocio.

9. 4otocopia recibo de pago de agua, lu$ o tel+&ono de la dirección del

negocio.

. 4otocopia de &acturas de proveedores #ue le venden al cr+dito.

Pe$-,/a u$0&%*aK

I/&%-@e/-a#!e-K

8. 4otocopia de 0+dula de vecindad.



9. 4otocopia de 7atente de comercio y 7atente de sociedades.

. 4otocopia de Acta de constitución de sociedad.

<. 4otocopia de Acta de representación legal.

>. 4otocopia de nscripción en el /egistro %ercantil del representante legal.

. 4otocopia de constancia de la Cltima nscripción y modi&icación al /egistro

1ributario 5ni&icado. H/15G

C,@!ee/ta$%a-K


9. 4otocopia de recibo de pago de agua, lu$, o tel+&ono de la dirección del

negocio.


A-,*%a*%,/e-K

I/&%-@e/-a#!e-K

8. 4otocopia de 0+dula de vecindad

9. 4otocopia de nombramiento de Administrador [nico.

. 4otocopia de nscripción del Administrador [nico en el /egistro 0ivil.

<. 4otocopia de Acta de 0onstitución e nscripción en el /egistro 0ivil.

>. 4otocopia de constancia de la Cltima inscripción y modi&icación al /egistro

1ributario 5ni&icado. H/15G.

C,@!ee/ta$%a-K


9. 4otocopia recibo de pago de agua, lu$ o tel+&ono de la dirección del

negocio.


7ara poder darle tr"mite a la Solicitud de 0r+dito es indispensable #ue se llenen

todas las casillas de la misma, así como ad*untar la papelería correspondiente.



0ada compra debe estar amparada por una orden de compra yIo pedido

debidamente &irmado y sellado. El encargado de la bodega debe llevar el control

de estos pedidos como soporte del ingreso de los pedidos al sistema.

7ara otorgar el cr+dito el cliente debe reali$ar tres compras de contado promedio

al monto del cr+dito solicitado.

.> C,$$e!at%6, &e *1&%7,-

os códigos de clientes o rangos de nCmeros son códigos num+ricos a trav+s de

los cuales se identi&ican de &orma unívoca a los clientes, estos códigos est"n

asociados a los grupos o tipos de clientes.

El departamento de cr+ditos y cobros asigna un código num+rico en correlativo del

8@8=== en adelante para códigos de cliente de cr+dito y contado.

. C1&%7,- &e *!%e/te-

Est" pro)ibido utili$ar el código de un cliente para &acturarle a otra persona o

cliente #ue est+ o no registrado como cliente de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

.@ P!a5,- &e *$.&%t,

os pla$os de cr+dito concedidos por 0omerciali$adora de 7apel, S.A. est"n

autori$ados de acuerdo al tipo de cliente como sigue:

Se7e/t, P!a5, &e *$.&%t,

%ayoristas y Distribuidores = días

nstitucionales directos = días

nstitucionales distribuidores <> días

Supermercados = días

Supermercados especiales <> días



.? Ca-,- e-@e*%a!e-

En casos especiales y dependiendo del tipo de cliente así como del volumen de

ventas, solamente el 0omit+ de 0r+ditos podr" autori$ar pla$os mayores a los

establecidos en cada segmento.

.; L%%te- &e *$.&%t,

a asignación del límite de cr+dito depender" del promedio de volumen de venta

mensual #ue realice el cliente'

crediticias.así como de la investigación de sus re&erencias

os límites de cr+dito son autori$ados de la siguiente &orma:

aG 0reditos )asta por 8>=,===.== son autori$ados por el erente de cr+ditos y

Dirección 4inanciera.bG 0reditos mayores a 8>=,===.== son autori$ados por el 0omit+ de cr+ditos.

.8= T%@,- &e @$e*%,

0reditos y cobros es el reponsable de ingresar a la maestra de clientes el tipo de

precio asignado a cada cliente' 0omerciali$adora de 7apel, S.A. cuenta con oc)o

segmentos o tipos de cliente y dos internos, cada uno de ellos tiene asignado un

tipo de precio segCn su clasi&icaci_n, los cuales tienen #ue ser delimitados en laSolicitud de cr+dito o &ormato de Apertura de codigos de contado debidamente

autori$ados por la Dirección comercial para ser registrados en la maestra de

clientes.

G$u@, Se7e/t, C,&%7,

=8 %ayoristas %-

=9 Distribuidores D%

= Distribuidores *unior DJ

=< Semimayoreo S%

=> Supermercados S5

= 2ipermercados O%



G$u@, Se7e/t, C,&%7,

=@ nstitucionales distribuidores D

=? nstitucionales directos D

=; 1ransportistas SD

8= Almacenes SD

<. Re-@,/-a#%!%&a&

+) A@e$tu$a &e *1&%7,- &e *!%e/te-

El Departamento de cr+ditos y cobros es el responsable de la apertura en el

sistema de todos los códigos de cliente ya sean de cr+dito como de contado a

trav+s de la administración del modulo de cuentas por cobrar #ue incluye:

aG Administración de la base de datos de clientes. Son a#uellos datos in)erentes

al cliente, los cuales deben ser Cnicos e irrepetibles, tales como: /a$ón social,

dirección comercial, dirección &iscal, tel+&ono, nCmero de identi&icación

tributaria HN1G, entre otros.

bG Administración de las direcciones de despac)o. Son las direcciones a las

cuales el cliente solicita le sea entregada la mercadería.

cG %aestro de códigos de descuento por tipo de cliente. Son los descuentos #ue

la empresa le otorga a sus clientes, los cuales est"n registrados en el sistema

de acuerdo a su segmento.

dG %aestro de tipos de clientes. Son los distintos segmentos del mercado

clasi&icados en un grupo especí&ico y sirve para controlar la distribución de lasventas.

eG %aestro de pla$os de cr+dito. Son los pla$os #ue la empresa concede a sus

clientes y los cuales est"n de&inidos en el sistema.



&G %aestro de &ormas de pago. Son las &ormas de pago #ue la empresa acepta a

determinados deudores por el tipo de riesgo #ue conlleva su recuperación.

os datos maestros son de suma importancia para el mane*o de las cuentas por

cobrar y la gestión de ventas, por lo tanto deben mantenerse actuali$ados, para

esto se designa al Asistente de cr+ditos como el responsable de la validación de la

in&ormación.

<.9 C,#$,- a *!%e/te- &e *,/ta&,

El vendedor y supervisor de ventas ser^n responsables de darle seguimiento de

cobro a los clientes de contado.

>. P$,*e&%%e/t, a@e$tu$a &e *!%e/te- /ue6,-N ACTIVIDAD RESPONSABLE

) V%-%ta a! *!%e/teK Pbserva la in&raestructura Ve/&e&,$

cliente para recomendar el otorgamiento

cr+dito.

' Reu%-%t,-K lena *untamente con el cliente Ve/&e&,$ *!%e/te

solicitud de apertura de código de contado y

solicitud de cr+dito

Ve$%>%*a*%1/ &e !a @a@e!e$0aK lena todas Ve/&e&,$

casillas de las solicitudes y veri&ica #ue

documentos legales del cliente est+n completos.

V%-t, #ue/, &e !a Ge$e/*%a &e 6e/ta-K Ge$e/te &e 6e/ta-

si es conveniente o no, traba*ar con el cliente

estudio.

H Ve/ta- &e *,/ta&,K /eali$a tres compras C!%e/te

contado promedio al monto del cr+dito solicitado.

A@e$tu$a &e *1&%7, &e *,/ta&,K Entrega Ve/&e&,$

Departamento de cr+ditos para la asignación

código correspondiente.

A-%7/a*%1/ &e *1&%7,K Asigna código de Ge$e/te &e *$.&%t,-



y limite de 8.== para #ue el pedido #uede

retenido en el sistema.

Aut,$%5a*%1/ &e !,- @e&%&,-K Solicita la

autori$ación del pedido para poder &acturar la

venta, caso contrario no se podr" &acturar, ya

#ue el sistema no permite la emisión de la

&actura si no es autori$ado a trav+s del sistema

de cuentas por cobrar.

F,$a &e @a7,K a &orma de pago puede ser

en e&ectivo, trans&erencia electronica, c)e#ue

de ca*a, o c)e#ue de la empresa, deposita

previamente en el mismo banco del librador en donde la empresa posee cuenta bancaria.

Ve$%>%*a*%1/K !eri&ica #ue el depósito se

encuentre disponible en las cuentas de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. para poder

autori$arlo.

Aut,$%5a*%1/ &e @e&%&,K Autori$a el pedido

para su &acturación y despac)o.A/4!%-%- @a$a !a aut,$%5a*%1/ &e!*$.&%t,+

Anali$a los siguientes aspectos:

aG !eri&ica las tres compras de contado.

bG !eri&ica si el cliente )a tenido cr]dito con

la empresa con otro nombre.

cG /evisa de la solicitud de cr+dito.

dG Acercamiento a los datos valederos.eG nvestiga las re&erencias crediticias.

&G nvestiga en n&ornet.

gG !isita al &uturo cliente.

Aut,$%5a*%,/ &e! *$.&%t,+

Ve/&e&,$

Ve/&e&,$

)(

Ge$e/te &e *$.&%t,-

))

Ge$e/te &e *$.&%t,-

)'

Ge$e/te &e *$.&%t,-

)

Ge$e/te &e *$.&%t,-



concedido.

De/e7a*%1/K Devuelve el e6pediente.

T$[%te+ El tiempo de tramite de toda solicitud

cr+dito es de cinco dias )"biles a partir de

&ec)a de recepción, toda ve$ )aya cumplido

sus tres compras de contado y cumplido

todos los re#uisitos.

) N,t%>%*a*%1/+ n&orma al erente de Ge$e/te &e *$.&%t,-

Supervisor y !endedor los t+rminos y

condiciones ba*o las cuales se concede el

así como la asignación del código

identi&icación del cliente. n&orma el motivo dedenegación si el cliente no cali&ica.

) A$*2%6,K Asignado el código del cliente Se*$eta$%a &e *$.&%t,-

e6pediente en el cual arc)iva la solicitud

autori$ación de cr+dito' posteriormente

documentos #ue soporten las transacciones

el cliente como los son &acturas, envios, notas

cr+dito y d+bito &iscales, notas de cargo

c)e#ues rec)a$ados, recibos de ca*a,

de va, documentos de cambio en la base

datos y seguimiento de cobro. os

deben mantenerse en orden y al día,

mantener la in&ormación disponible para

revisión de los movimientos del cliente.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





COMERCIALIZADORA DE PAPEL, S.A.Departamento de Crd'tos Co7ros40 a!!e "#$4% &ona "%, )(atema!a, C'(dad. PB*

%""-"/ SOLICITUD APERTURA CODI)O DECO3TADO C0%

Fec3a de *ecepción@ @

Fec3a de *esolución Código Cliente:@ @

ersona Indi!idual: ersona rídica: &tros: 'ipo de Cliente:

Código de Vendedor )om#re del Vendedor Código de Descuento:

DATOS DE LA EMPRESA

)om#re Comercial:

*a+ón "ocial:

Dirección del )egocio:

Municipio: Departamen

Dirección entrega de Mercadería:

Municipio:

'el,onos:

Fa/:.

)om#re del "olicitante:.

)o1 De C,dula: &rden *egistr

&B"%*VACI&)%":

to: )I':

Departamento:.

%-Mail:

o: .%/tendida en:

Firma del "olicitante "ello de la %mpresa

USO E*CLUSIV O DE COMERCIALIZADORA DE PAPEL, S.A.

)om#re del Vendedor:

)om#re del "uper!isor:

Vo1 Bo1 ;erencia de Ventas:

Firma:

Firma:

Firma:

AUTORIZA CIO3 DEPARTAME3TO DE CREDITOS



COMERCIALIZADORA DE PAPEL, S.A.40 a!!e "#$4% &ona "%, )(atema!a, C'(dad.3IT+ "%4#/$

SOLICITUD DE CREDITO C0"

Fec3a de *ecepción@ @ Fec3a de *esolución@ @ Código de Cliente1ersona Indi!idual: ersona urídica: &tros: 'ipo de Cliente:

Código de Vendedor )om#re del Vendedor Código de Descuento:

DATOS PERSO3ALES DEL PROPIETARIO, REPRESE3TA3TE LE)AL O ADMI3ISTRADOR U3ICO.

rimer )om#re "egundo )om#re rimer Apellido "egundo Apellido

Apellido de Casada roesión

2ugar de )acimiento

Fec3a de )acimiento: DíaMes Ao )it:

)o De C,dula: &rden *egistro %/tendida en:

"i no es guatemalteco indique nacionalidad )o1 asaporte

%stado Ci!il: Casado "oltero Di!orciado =nido

"e/o: Femenino Masculino

Dirección de *esidencia:

'el,ono residencia:

DATOS DE LA EMPRESA

)om#re Comercial:

*a+ón "ocial:

Inscrita en el *egistro Mercantil #ajo el )o1:

Folio: .2i#ro: Categoría:

Dirección del )egocio:

Municipio: Departamento:.

)I': Dirección entrega de Mercadería:

Dirección para Co#ros:

'el,onos: Fa/:

%-Mail: orario de agos:

'iempo de esta#lecido el negocio:



REERE3CIAS BA3CARIAS 6 CREDITICIAS

Cuentas Bancarias: BA)C&"

)o1 Cuenta: Banco: A3orroMonetario )o1 Cuenta: Banco: A3orro

Monetario )o1 Cuenta: Banco: A3orroMonetario

'arjetas de Cr,dito: 'A*%'A"

)o1 'arjeta: %misor: 2ocal

Internacional )o1 'arjeta: %misor: 2ocal

Internacional )o1 'arjeta: %misor: 2ocal

Internacional

*eerencias Comerciales: %M*%"A 'el,onos: Monto del Cr,dito:

'el,onos: Monto del Cr,dito: REERE3CIAS AMILIARES

)om#re: arentesco:

*esidencia:

'el,onos:

)om#re:

PERSO3AS AUTORIZADAS A EECTUAR COMPRAS 6 PEDIDOS

)om#re: )o de C,dula:

)om#re: )o de C,dula: Aceptamos $ reconocemos como nuestras las o#ligaciones

contraídas en todos los documentos que se utilicen para el co#roAsí como las condiciones en ellas esta#lecidas $a sea que dic3os documentos est,n irmados por mi o cualquier

empleado o ersonal 2ugar $ Fec3a:

Firma delropietario

CO3TRATO DE CREDITO

%n la ciudad de ;uatemala el día de del ao. lossuscritos en mi carEcter de *epresentante 2egal de laentidad Comerciali+adora de apel "1A1 personería que acredito con el acta de mi nom#ramiento autori+ada en estaciudad el día de de por el )otario. documento de#idamente inscrito en el *egistro Mercantil ;eneral de la *ep<#lica con el n<mero olio .del li#ro de "ociedades Mercantiles con !igencia indeinida *eg1 )o1 . olio .li#ro de

Au/iliares de Comercio %/pediente )o1 $ de aos de edad estado ci!il de nacionalidad proesión u oicio conresidencia en quien en lo sucesi!o se denominarEel Deudor Con!enimos cele#rar el presente contrato de cr,dito conteniendo las siguientes clEusulas:PRIMERA+ O7FetoG+ apelera Internacional "ociedad Anónima autori+arE un cr,dito a nom#re de . para que sea utili+ada e/clusi!amente en la compra de productos deComerciali+adora de apel "ASE)U3DA+ Em's'<n (so de! Crd'toG+ Comerciali+adora de apel "1A1 otorgarE un cr,dito Gen lo sucesi!o H%l Cr,dito9 por unmonto de G>1 .9 $ el pla+o para pagarlo es de díascalendario a partir de la ec3a de reci#ida la mercadería a nom#re del Deudor quien solo podrE 3acer uso del cr,dito en la compra de



TERCERA+ T't(!o de Crd'toG+ ara garanti+ar el cumplimiento de la o#ligación se utili+arE Factura Cam#iaria como título de Cr,dito en lacompra!enta de mercaderías1 %n caso de e/tra!ío o deterioro de la actura cam#iaria o del documento de cr,dito de que trate el presentecontrato serE 'itulo %jecuti!o suiciente $ de pla+o !encido así como la certiicación conta#le donde consta el saldo insoluto del Deudor CUARTA+ De2o!('<n de Merader=aG+ %n caso de de!olución de mercadería por no ser de la calidad cantidad o características pactadas o #ien por deterioro o mala presentación de la misma %l Deudor de#erE inormar a Comerciali+adora de apel "1A1 dentro de las seis 3orassiguientes de reci#ida la mercadería si la transacción se eectuara en el departamento de ;uatemala o #ien dentro de las doce 3oras si latransacción se eect<a en alg<n departamento distinto1 ara tal eecto el deudor de#e solicitar al empleado de Comerciali+adora de apel"1A1 su nom#re $ el puesto que desempaa así como la 3ora en que se eectuó el mismo1 'ranscurrido dic3o pla+o se tendrE por #ien

reci#ida $ a entera satisacción del deudor la mercadería entregada por Comerciali+adora de apel "1A1 $ en consecuencia ,sta queda li#eradade cualquier reclamo posterior HUI3TA+ Estado de C(entaG+ Comerciali+adora de apel "1A1 periódicamente emitirE %stado de Cuenta que e/presarE a la ec3a de corteel monto adeudado1 %l estado de cuenta serE en!iado a la dirección comunicada por escrito por el Cliente1 Cualquier reclamo por alta derecepción del %stado de cuenta de#erE e/presarse por escrito1 %l %stado de Cuenta indicarE el cr,dito !igente $ cargos eectuados al mismo1SE*TA+ Mod';'a'<n de !=m'tesG+ Comerciali+adora de apel "1A1 estE acultada para reducir o aumentar en cualquier momento $ cuantas!eces lo estime con!eniente el límite de cr,dito en orma unilateral $ de#erE notiicarlo al Cliente por cualquier medio escrito o #ien mediantela simple indicación del nue!o límite en los %stados de Cuenta que se le estarEn en!iando al Cliente1 %s entendido que luego de 3a#,rselenotiicado el nue!o límite de Cr,dito $ ,ste so#repasare el mismo estarE acultando a Comerciali+adora de apel "1A1 a proceder de acuerdo alo estipulado en el presente contrato1SEPTIMA+ Car8osG+ Jl Cliente estE o#ligado a pagar a Comerciali+adora de apel "1A1 %l tres por ciento G5K9 mensual por atraso en el pago1 OCTAVA+ 3ormas de pa8oG+ "i el cliente se e/cede en el límite de cr,dito que le 3u#iera sido ijado incurrirE en incumplimiento de estecontrato $ de#erE pagar de inmediato el so#regiro sin perjuicio de los otros derec3os de Comerciali+adora de apel "1A1 $ mientras no lo

pague serE considerado en estado de mora con respecto a su saldo deudor13OVE3A Imp(estos otros 8astosG 'odos los pagos que el Cliente de#e eectuar a Comerciali+adora de apel "1A1 serEn li#res detodo impuesto retención cargos tasas ar#itrios limitación de cualquier genero1 %n caso que Comerciali+adora de apel "1A1 se !iere o#ligadoa incurrir en cualquiera de estos gastos el Cliente reem#olsara los mismos1

DECIMA Var'a'ones de ar8os montosG+ todos los porcentajes montos tasas pagos limites de cr,dito pla+os etc,tera pre!istosen este contrato en la solicitud de cr,dito o en documentos ane/os aplica#les a cargos intereses ser!icios etc,tera que de#e cu#rir el Cliente podrEn ser !ariados unilateralmente en cualquier tiempo por Comerciali+adora de apel "1A1 pero la !ariación surtirE sus eectosautomEticamente1DECIMA PRIMERA+ Imp(ta'<n de pa8osG los pagos que realice le Cliente se imputarEn en el siguiente orden: A9 Intereses B9;astos de co#ran+a judiciales o e/trajudiciales C9 cualquier cargo $ D9 deuda de principal1DECIMA SE)U3DA+ Aspetos prosa!es !e8a!es ap!'a7!es+ A9 Comerciali+adora de apel "1A1 podrE rescindir o resol!er el Cr,ditosin necesidad de declaración judicial cuando el Cliente deje de cancelar su actura pendiente en consecuencia el pago del saldo en la !íaejecuti!a sir!iendo como titulo eecti!o el acta notarial le!antada so#re los saldos deudores B9 %l Cliente acepta como #uenas $ e/actas lascuentas que se le ormulen $ como liquido e/igi#le $ de pla+o !encido el saldo que se co#re $ para los eectos de esta unción renuncia aluero de su domicilio $ se somete al ju+gado que designe Comerciali+adora de apel "1A1 C9 %l Cliente renuncia a toda prorroga de

pla+o que pudiere corresponder por 3a#,rsele aceptado a#onos o cuotas despu,s de !encimiento o por 3a#,rsele concedido un pla+o perentorio o no para la cancelación de las cantidades !encidas1 D9 %l presente contrato se regirE por las le$es de la *ep<#lica de ;uatemala1D9 'odo a!iso o notiicación que de#e eectuarse al Cliente se 3arE a la dirección indicada en este contrato $ serE !alida en cualquier notiicación que en dic3o lugar se eect<e sal!o que el Cliente 3u#iere dado a!iso por escrito a Comerciali+adora de apel "1A1 del cam#io delugar para reci#ir a!isos $@o notiicación de#iendo el nue!o lugar estar situado dentro de la *ep<#lica de ;uatemala1DECIMA TERCERA+ o7ro F(d''a! o etraF(d''a!G %n caso de co#ro judicial o e/trajudicial por medio de a#ogado u oicina de co#ran+ael Cliente reconocerE $ pagarE a Comerciali+adora de apel "1A1 todos los gastos $ 3onorarios incurridos dieridos todos a la promesa

estimatoria de Comerciali+adora de apel "ADECIMA CUARTA+ Code(dorG or este medio nos constituimos iadores $ codeudores solidarios $ mancomunados de

a a!or de Comerciali+adora de apel "1A1 a eecto de garanti+ar a esta <ltima el pago de todas las o#ligaciones a cargo del mencionado Cliente que se produ+ca por ra+ón del contrato que antecede sin ninguna limitación desuma1 %sta ian+a persistirE durante toda la !igencia del presente contrato $ sus prórrogas $ 3asta la eecti!a cancelación o terminacióndel mismo 3acemos propias todas las renuncias $ estipulaciones otorgadas en dic3o contrato por el Cliente a a!or de Comerciali+adora deapel "1A1 'odos 3emos leído íntegramente lo escrito en este contrato $ #ien impuestos de su contenido o#jeto $ eectos legales loratiicamos aceptamos $ irmamos en la ciudad de el día .de de 1

FF F

De(dor Code(dor Representante Le8a!.AUTE3TICA+ %n la ciudad de ;uatemala el de de $o el inrascrito notario do$ eque las irmas que anteceden son aut,nticas por 3a#er sido puestas en mi presencia el día de 3o$ por los seores

quienes se identiican con las c,dulasde !ecindad )<mero de orden $ de *egistro e/tendidas en *especti!amente que el tercero de los signatarios irmo en su carEcter de*epresentante 2egal de la entidad denominada Comerciali+adora de apel "1A1 $ para el eecto me puso a la !ista sunom#ramiento contenido en acta notarial de ec3a. de de autori+ada en esta ciudad

por el notario

que la representación que se ejercita es

suicientemente amplia para el presente acto $a que estE de#idamente inscrita en el *egistro Mercantil ;eneral de la *ep<#lica$ que para constancia de los signatarios irman nue!amente conmigo al pie del presente contrato 1

F F. F

De(dor Code(dor Representante Le8a!.



USO E*CLUSIVO DE COMERCIALIZADORA DE PAPEL, S.A.

Personas :(e reom'endan e! Crd'to+

)om#re del Vendedor: Firma:

)om#re del "uper!isor: Firma:

Vo1 Bo1 ;erencia de Ventas: Firma:

AUTORIZACIO3 DEL CREDITO

Se 2er';'o !a 'n;orma'<n onten'da en !a presente so!''t(d se a(tor'&a e! rd'to 7aFo !as s'8('entes ond''ones+

2imite Autori+ado Código Asignado:

la+o: Código de Vendedor:

;erente de Cr,ditos: Vo1 Bo1 Dirección Financiera:

Fec3a:

&#ser!aciones:

REHUISITOS DE LA SOLICITUD DE CRDITO+

Persona Ind'2'd(a!+ Pape!er=a B>s'a

Fotocopia de c,dula de !ecindad1Fotocopia de patente de comercio1Fotocopia de constancia de la <ltima Inscripción $ modiicación al registro tri#utario uniicado G*'=9 o carn, del )I'1

Persona 5(r=d'a+ Pape!er=a B>s'a

Fotocopia de C,dula de !ecindad1Fotocopia de atente de comercio $ atente de sociedades1Fotocopia de Acta de constitución de sociedad1Fotocopia de Acta de representación legal1Fotocopia de Inscripción en el *egistro Mercantil del representante legal1Fotocopia de constancia de la <ltima inscripción $ modiicación al *egistro 'ri#utario =niicado1 G)I'9

Pape!er=a omp!ementar'a+

1 Fotocopia de acturas del negocio1? Fotocopia reci#o de pago de agua lu+ o tel,ono de la dirección del negocio15 Fotocopia de acturas de pro!eedores que le !enden al cr,dito1O7ser2a'ones+

1 ara darle trEmite a la "olicitud de Cr,dito es indispensa#le que llenen todas las casillas así como adjuntar la papelería1

? Cada compra de#erE estar amparada por una orden de compra $@o pedido de#idamente irmado $ sellado por el



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

Re(isado&or3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 omit, de r,ditos)

8. O#et%6,-

7roponer los lineamientos para la atenci_n de clientes #ue no cumplen de primera

entrada con los re#uisitos para el otorgamiento de cr+ditos.

Autori$ar cr+ditos y pedidos anali$ando los riesgos #ue conllevan por estar &uera

de los par"metros delimitados en el sistema.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a los Departamentos de !entas, 0r+ditos y 0lientes.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) Pa@e!e$0a #4-%*aNo podr"n presentarse a autori$ación, solicitudes de cr+dito #ue no cumplan con

la in&ormación y documentos b"sicos: Solicitud de cr+dito debidamente &irmada

con la recomendación del !endedor, Supervisor y erente de ventas, cedula de

vecindad del cliente, patente de comercio y registro tributario uni&icado.

.9 C,/>!%*t,- &e %/te$e-e-

No se autori$ar"n cr+ditos #ue impli#uen con&lictos de intereses.

. I/te7$a/te-

El comit+ de cr+ditos estar" integrado por:

aG Director &inanciero

bG Director comercial



cG erente de cr+ditos y cobros

dG erente de ventas

eG Supervisor de ventas

<. Re-@,/-a#%!%&a&

El 0omit+ de 0r+ditos tiene a su cargo las siguientes responsabilidades:

aG Autori$ar el otorgamiento de cr+ditos a clientes #ue no cumplan de primera

entrada con las políticas de cr+ditos.

bG Evaluar el riesgo en el otorgamiento de dic)os cr+ditos.

cG Autori$ar límites de cr+dito mayores a 8>=,===.==

dG Autori$ar pla$os de cr+dito mayores a = días.

eG Autori$ar pedidos retenidos #ue ameriten la autori$ación del comit+.

&G Evaluar convenios con clientes para recuperación de saldos morosos.

gG An"lisis para el traslado de saldos a cuentas incobrables.

>. P$,*e&%%e/t, &e! *,%t. &e *$.&%t,-


) Reu/%,/e-K Se reune cada #uince dias C,%t. &e *$.&%t,-

tratar los asuntos relacionados con

actividades para las cuales &ue creado.

se )ar^n reuniones eventuales o en

momento en #ue se necesite autori$ar cr]ditos

pedidos urgentes.

' Ca-,-K 7resentan los casos #ue ameriten Ve/ta- C$.&%t,-



H

autori$aci_n del comit].

A/a!%-%-K Se anali$an y evaluan los riesgos #ue

conllevan la autori$ación de cr+ditos yIo

pedidos voluminosos.

A*ue$&,-K os acuerdos del comit] de creditos

se &ormali$ar^n por escrito y ser^n &irmados por

todos los integrantes del mismo.

Re7%-t$,K as resoluciones del comit] de

cr]ditos para autori$aci_n de cr]ditos

#uedar^n registradas en el &ormulario

Re-,!u*%/ &e! C,%t. &e C$&%t,-” H40=<G

en el cual se anotar^n los siguientes aspectos:aG Datos generales del cliente.

bG 0ondiciones crediticias.

cG Autori$aci_n de limite y pla$o.

dG 0riterios de cobro

eG Pbservaciones

&G 4irmas de autori$aci_n.

C,@$,%-,K Da cumplimiento a los acuerdosy compromisos contraídos con el 0omit+ de

cr+ditos.

Se7u%%e/t,K Da el seguimiento a los

acuerdos emitidos para evitar #ue el riesgo

de cr+dito se mantenga latente.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+

C,%t. &e *$.&%t,-

Ge$e/te &e *$.&%t,-

Ge$e/te &e *$.&%t,-

De@t,+ &e Ve/ta-

Ge$e/te &e *$.&%t,-





COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+COMITÉ DE CREDITOS

RESOLUCION COMITÉ DE CRÉDITOS+

FC(

CODIGO CLIENTEK

NOMBRE DEL

CLIENTEK

FEC3AK

VENDEDORK

) CONDICIONES CREDITICIASKC2e* L%-t S,!%*%tu& &e C$&%t, *,@!etaK

SI NOPbservaciones:

Pbservaciones:

Pbservaciones.

I/6e-t%7a*%/ e/ I/>,$/etK

Re>e$e/*%a- *$e&%t%*%a-K /e&erencia 8

/e&erencia 9

/e&erencia

SI NO

TIPO DE CLIENTE

B C

Pbservaciones:

C,@$a- &e *,/ta&,K Ninguna

0ompras

7romedio: 8+

' AUTORIZACION DE LIMITE Y PLAZOK

L%%te &e C$&%t, aut,$%5a&,K 8+ US^

Pbservaciones:

P!a5, &e! *$e&%t,K &%a-+ )H &%a-+ ( &_a-+ ` &e ( &_a-+

Pbservaciones:

CRITERIOS DE COBRANZAK

OBSERVACIONESK

USO COMITÉ DE CREDITOS+

D%$e*t,$ F%/a/*%e$, D%$e*t,$ C,e$*%a! Ge$e/te &e C$.&%t,-

Ge$e/te &e Ve/ta- Su@e$6%-,$ &e Ve/ta-

AA B C

A B C



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 A#tori8aci"n de Pedidos)

8. O#et%6,

Establecer los criterios a tomar en cuenta para la autori$aci_n de los pedidos #ue

por ra$ones de limite y pla$o #uedan retenidos en el sistema.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a los Departamentos de !entas, 0r+ditos y ogística.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) I/7$e-, &e @e&%&,-

1odos los pedidos recibidos de los clientes deben ser ingresados al sistema sin

e6cepción alguna, para llevar el control de los despac)os por reali$ar, así como de

la cartera morosa de los clientes y al mismo tiempo controlar la gestión de losE*ecutivos de ventas.

.9 Pe$-,/a! aut,$%5a&, @a$a %/7$e-a$ @e&%&,-

1odos los pedidos deben ser ingresados al sistema, Cnicamente por personal de

logística, autori$ado para tal e&ecto.

. T,a &e @e&%&,-os pedidos deben ser dictados, o enviados por correo electrónico Cnicamente por

el vendedor responsable de su ruta, segCn asignación de clientes.



<. Re-@,/-a#%!%&a&

+) D%*ta&, &e @e&

Es responsabilidad del !endedor dictar sus pedidos al Departamento de logística y

cuadrar las cantidade as

entregas.

<.9 L%u%&a*%1/ &e *,#$,-

Es responsabilidad del vendedor li#uidar sus cobros y tramitar sus notas de cr+dito

oportunamente para evitar #ue los pedidos #ueden retenidos.

<. O@e$a*%1/ &e *,#$a/5a

Es responsabilidad del Departamento de cr+ditos operar oportunamente el cobro,

notas de cr+dito y eliminación de centavos.

<.< Aut,$%5a*%1/ &e @e&%&,-

El erente de cr+ditos es el responsable de la autori$ación en el sistema de los

pedidos. El sistema de cuentas por cobrar blo#uear^ todo pedido de a#uellos

clientes #ue )ayan sobrepasado el limite y pla$o de cr+dito autori$ado, por lo #ue

el !endedor solicitar" al erente de cr+ditos la autori$ación de los pedidos.

<.> Se7u%%e/t,

El erente de ventas dar" seguimiento a todos los pedidos #ue #uedan retenidos

en el sistema y se comunicar" con el erente de cr+ditos para conocer acerca del

estatus de cada uno de ellos.

lamar" a sus E*ecutivos de venta para presionar a la gestión de cobran$a,li#uidación de cobros. 1ambien se comunciar" con los clientes indicandoles las

causas del atraso en la atención de sus pedidos.

Se comprometer" con el erente de cr+ditos a cumplir con promesas de pago de

clientes en pro6imas &ec)as a &in de #ue la venta no se vea a&ectada.

%&,-

en unidades y valores ra evitar di&erencias en



>. P$,*e&%%e/t, &e aut,$%5a*%1/ &e @e&%&,-


) Ruta &e 6e/ta-K Entrega mensualmente Su@e$6%-,$ &e 6e/ta-

vendedor la ruta a cubrir.

' Pa-,- @a$a !a 6e/taK 7re acercamiento a Ve/&e&,$

de la identi&icación de necesidades del cliente:

aG Acercamiento Hsi es cobro o ventaG

bG /evisión de e6istencias

cG P&recimiento de bene&icios

dG %ane*o de ob*eciones

eG 0ierre de la venta

T,a &e! @e&%&,K Antes de &ormali$ar la Ve/&e&,$ del pedido, identi&ica las necesidades

producto.

I/7$e-, &e! @e&%&, a! -%-teaK ngresa A-%-te/te &e -e$6%*%,

sistema correctamente el pedido dictado por

vendedor. El pedido debe ser cuadrado con

sistema y el dato proporcionado en .

H Fa*tu$a*%1/ &e @e&%&,-K Emite Je>e &e >a*tu$a*%1/

autom"tica sin retención de cr+ditos cuando

pedido ingresado cumple con los par"metros

cr+ditos delimitados en el sistema de cuentas

cobrar, los cuales son pla$o y límite de cr+dito,

no cumple con +stos, los pedidos

retenidos por el sistema de cr+ditos.

Pe&%&,- $ete/%&,-K Solicita la liberación de A-%-te/te &e -e$6%*%,

pedidos #ue #uedan retenidos. L%#e$a*%1/ &e @e&%&,-K 7ara autori$ar Ge$e/te &e *$.&%t,-

pedidos retenidos, el erente de cr+ditos

en el sistema de cuentas por cobrar, el monto y

antigLedad de los saldos. Dependiendo del



de cliente y de la causa de la retención,

tomar" su criterio para la autori$ación del

mismo a trav+s de una clave especial,

anali$ando los siguientes aspectos:

aG 0ondiciones crediticias del cliente.

bG AntigLedad del cliente.

cG 1ipo de cliente.

dG 2istorial del cliente.

eG /ec)a$o de c)e#ues.

&G Saldo actual.

gG imite de cr+dito actual.

)G 0obros no li#uidados.iG Notas de cr+dito pendientes de aplicar.

*G Negociación especial.

Ca-,- e-@e*%a!e-+ Dependiendo del tipo de

cliente, compromiso de pago o negociaci_n, el

0omit+ de cr+ditos autori$a pedidos de clientes

#ue se encuentra &uera de los parametros

crediticios.C,/>%$a*%1/ &e! @e&%&, a! *!%e/te+ n&orma al

cliente la aceptación o denegación del pedido,

el tiempo de entrega, asi como las

observaciones correspondientes.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+

C,%t. &e *$.&%t,-

Ve/&e&,$





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Act#ali8aci"n de Limites de r,dito)

)+ O#et%6,

Establecer los pasos a seguir para la actuali$aci_n de los lmites de cr+dito de los

clientes.

9. A!*a/*e


+

+)

7ara

N,$a- @,!0t%*a-

Pa@e!e$0a

actuali$ar un límite de cr+dito es necesario #ue el e6pediente del cliente

cuente con toda la papelería de cr+dito b"sica.

+' Aut,$%5a*%1/ &e !0%te-

as modi&icaciones en los límites de cr+dito deben ser aprobadas por los mismos

niveles de aprobación segCn procedimiento “Re7%-t$, &e C!%e/te-” H0/E =9G.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

os erentes de !entas y de 0r+ditos deben velar por #ue los límites de cr+dito

est+n apegados al promedio de ventas mensual de los clientes para evitar #ue los

pedidos #ueden retenidos y se minimicen los riesgos de cobrabilidad.

El Departamento de ventas es el responsable de solicitar la actuali$ación de los

límites de cr+dito.



El Departamento de cr+ditos es el responsable de registrar en el sistema la

actuali$ación de los límites de cr+dito.

>. P$,*e&%%e/t, &e a*tua!%5a*%1/ &e !0%te- &e *$.&%t,


) Pa@e!e$0a &e *$.&%t,-K Si el cliente cuenta Ve/&e&,$

papelería de cr+dito b"sica, para la

del límite de cr+dito, llena el &ormulario

“C,$$e**%1/ a !a Ba-e &e Dat,-”

especi&ica en la casilla No. 8 el monto de

solicitado. Este &ormulario es &irmado por

0liente, Supervisor y erente de ventas.' S,!%*%tu& &e *$.&%t,K 7ara los clientes #ue Ve/&e&,$

tengan papelería de cr+dito b"sica

se debe solicitar al cliente #ue llene

“S,!%*%tu& &e C$.&%t,” H40=8G especi&icando

se trata de una modi&icación de datos y

ad*untar la papelería especi&icada en

procedimiento “Re7%-t$, &e C!%e/te-” H0/E

A*tua!%5a*%1/K 0uando se trate de Ve/&e&,$

actuali$ación, identi&ica el cliente con el

#ue se le asignó y luego llenar los campos con

in&ormación #ue se desea modi&icar, así como

re&erencias comerciales y bancarias #ue

dic)a solicitud.

F%$a-K 4irman la Solicitud de Ve/&e&,$" Su@e$6%-,$"

recomendando el monto del límite de Ge$e/te &e 6e/ta-+propuesto en base al promedio de ventas y plan

proyección de crecimiento del cliente. lenan

in&ormación re&erente a comentarios

recomendaciones.



H

Reu%-%t,K 1oda solicitud para la actuali$ación

de los límites de cr+dito #ue involucre

modi&icación de la ra$ón social o nombre del

negocio individual, debe llenar papelería de

cr+dito b"sica completa.

A/4!%-%- &e !0%te- &e *$.&%t,K Anali$a la

solicitud de actuali$ación de límites de cr+dito

en un pla$o m"6imo de cinco H>G días )"biles y

emite un in&orme noti&icando al erente de

ventas sobre el resultado del estudio.

7ara actuali$ar el límite de cr+dito evalCa los

siguientes aspectos:aG AntigLedad del cliente.

bG 1ipo de cliente.

cG n&raestructura del cliente.

dG 7romedio de ventas mensuales.

eG 7lan de crecimiento.

&G 0omportamiento de cobro.

Re7%-t$, &e !0%te- e/ e! -%-teaK 7rocedea registra en el sistema el nuevo límite de

cr+dito, y de*ar" constancia por escrito en el

e6pediente del cliente.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+

Ve/&e&,$

Ge$e/te &e *$.&%t,-

Ge$e/te &e *$.&%t,-


Auditor Interno Dirección Financiera Consejo de



F,$a-K

C,$$e**%1/ a !a #a-e &e &at,-K

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+DEPARTAMENTO DE CREDITOS YCOBROS+

CORRECCION A BASE DE DATOS DEL CLIENTE

5A1E%AA DE DE CODIGO

CLIENTEK NOMBRE DEL CLIENTEK

UUUENA/ 5N0A%EN1E E ES7A0P EN (AN0P DE A 0P//E00PN DESEADAUUU

FC(

POR ESTE MEDIO SE SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBROS" 3ACER LAS SIGUIENTESCORRECCIONES A LA BASE DE DATOS DE CLIENTESK

8 NP%(/E P /APN SP0A:

WA@!%*a/ U/%*ae/te C!%e/te- &e C,/ta&,

9 /E7/ESEN1AN1E EA:

No. DE 0ED5A: HD7G

< NP%(/E DE E/EN1E DE 0P%7/AS:

> D/E00PN EN1DAD:

D/E00PN DE DES7A02P:

@ A7A/1ADP 7PS1A:

? 1EE4PNP:

; 4A :̀

8= NP%(/E EN0A/A/DP:

88 ASNA/ E 0EN1E A !ENDEDP/:

%P1!P:

89 1E/%NPS DE 7AP: 7AP DE 0/ED1P: DAS.

8 %1E DE 0/ED1P:

8< 0A%(P DE /57P: ASNA/ A /57P: 17P DE 0EN1E:

8> 0A%(P 0PDP DE DES05EN1P: DE: A:

8 0/EA/ P1/A D/E00PN DE DES7A02P:

OBSERVACIONESK .

CLIENTEVENDEDOR SUPERVISOR GERENTE DE

VENTASGERENTE DE CREDITOS+



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 Gesti"n de obro)

8. O#et%6,-

Establecer los pasos a seguir para la gestión de cobro de cr+ditos concedios por

la empresa a su vencimiento' mantener un control de todos los ingresos en

las cuentas bancarias de la empresa' mantener actuali$ada las cuentas por

cobrar para #ue los pedidos ingresados sean &acturados autom"ticamente.

9. A!*a/*e


. N,$a- @,!0t%*a-

+) Ca-,- &e Ét%*a

Se considerar" caso de +tica todas a#uellas actividades ilícitas o irregularidades

cometidas por parte de #uienes mane*an valores de la empresa como lo sonapropiación de &ondos, *ineteo de e&ectivo, aplicación de descuentos no

autori$ados, alteración de documentos, emisión indebida de documentos.

.9 O$&e/ &e! *,#$,

Se deben cobrar todas las &acturas de acuerdo a la &ec)a de vencimiento en orden

y sin e6cepción, no se debe cancelar una &actura reciente y de*ar pendiente de

cobro una &actura m"s antigua.

. E%-%1/ &e $e*%#,- &e *aa

Se autori$a Cnicamente a los !endedores y al personal del Departamento de

cr+ditos y cobros reali$ar cobros a nombre de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

Es obligación, emitir recibo de ca*a por cada cobro de documentos de cr+dito.



.< Fe*2a- &at,- &e !,- &e@1-%t,-

/eali$ar los depósitos bancarios el mismo díaen #ue se recibe el cobro. El

vendedor debe veri&icar antes de salir del banco #ue la boleta este certi&icada a

nombre de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. por el valor correspondiente.

.> Re*e@*%1/ &e *2eue-

Al recibir c)e#ues el vendedor debe veri&icar #ue +stos llenen los re#uisitos

&ormales para evitar el rec)a$o de los mismos: lugar y &ec)a, valor en nCmeros,

valor en letras y &irma, así como recibir c)e#ues Cnicamente a nombre de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. con sello o escritura de “NO NEGOCIABLE”+

. C,@$a &e *2eue- &e *aa , 7e$e/*%a

0uando se reciban c)e#ues de bancos en los cuales 0omerciali$adora de 7apel,

S.A. no tiene cuenta, se debe comprar c)e#ue de ca*a para asegurarse los &ondos

y evitar el rec)a$o de c)e#ues, o cuando un cliente nuevo realice una compra

voluminosa de contado.

.@ E/&,-, &e *2eue-Endosar inmediatamente todos los c)e#ues recibidos a nombre de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. con todos los datos especi&icados en el sello de

endoso y &irmarlo.

.? P$,2%#%*%,/e- -,#$e $e*e@*%1/ &e *2eue-

Se pro)íbe recibir c)e#ues a nombre de empleados para posteriormente

endosarlo a la empresa.

Se pro)íbe recibir c)e#ues de terceras personas.

Est" pro)ibido li#uidar cobros con c)e#ues de las cuentas personales del

vendedor.



Est" pro)ibida la recepción de c)e#ues pos&ec)ados como pago de ventas de

contado.

.; C,#$, e/ e>e*t%6,

1odos los cobros en e&ectivo deben ser depositados inmediatamente en las

cuentas bancarias de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. en el banco m"s cercano al

lugar del cobro para poder continuar con la ruta de cobro y venta, evitando de esta

&orma el riesgo de asaltos.

.8= De@1-%t,- e>e*tua&,- @,$ !,- *!%e/te-

Si se reciben depósitos e&ectuados por el cliente a las cuentas de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. se debe especi&icar en el recibo de ca*a en la

casilla de observaciones #ue el cliente reali$o el mismo. El cliente debe &irmar el

recibo de ca*a con&irmando dic)a situación ya #ue no coincidir"n las &ec)as de la

boleta contra la &ec)a de emisión del recibo de ca*a.

.88 E/t$e7a &e >a*tu$a- a !,- *!%e/te-

Se entregaran las &acturas originales a los clientes cuando +stas est+n totalmente

canceladas.

.89 Ta!,/a$%,- &e $e*%#,- &e *aa

El !endedor es el responsable del mane*o de su talonario de recibos de ca*a. 7or

ningCn motivo debe entregar su talonario a ningCn otro !endedor, Supervisor o

erente de ventas. No es permitido #ue un vendedor le cobre a &acturas a otro

vendedor.

.8 A!te$a*%1/ &e &,*ue/t,-

Se pro)íbe al personal de ventas y cr+ditos la alteración de cual#uier documento,

&ormularios o &ormatos de cr+dito establecidos.



.8< L%u%&a*%1/ &e! *,#$,

1odos los cobros reali$ados en el día deben ser reportados y li#uidados a m"s

tardar al día siguiente a primera )ora al departamento de cr+ditos y cobros vía &a6,

correo electrónico u otro medio a trav+s del &ormato de “I/>,$e D%a$%, &e

L%u%&a*%1/ &e C,#$,-” H40=G y con&irmarlo con el personal de cr+ditos, para la

actuali$ación de la cartera y la liberación autom"tica de pedidos.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

+) Ge-t%1/ &e! *,#$,

El !endedor es el responsable de la gestión de cobro directamente con el cliente y

debe cumplir con esta actividad en el pla$o establecido. Debe revisar su cartera ydeterminar #ue &acturas son las #ue vencer"n y solicitarlas al Departamento de

cr+ditos y cobros #uien entregar" los documentos listados, el vendedor debe

&irmar de recibido.

Es responsabilidad del vendedor cobrar completa e íntegramente las &acturas

cambiarias y conceder el descuento por pronto pago si procede.

<.9 Re7%-t$, &e !a *,#$a/5a a#,/,-

Es responsabilidad de cr+ditos y cobros registrar y controlar el cobro diario y

operarla en el sistema.

Es responsabilidad de cr+ditos y cobros emitir notas de cr+dito por descuentos por

pronto pago.

Es responsabilidad de cr+ditos y cobros la corrección en el sistema de errores en

el registro del cobro a trav+s de reversos de pago.



<. Se7u%%e/t, &e *,#$,

a erencia de ventas debe reunirse semanalmente con los vendedores para

anali$ar y coordinar todas las cuentas por cobrar y establecer &ec)as de

cumplimiento de ob*etivos de cobro para mantener una cartera sana basada en las

normas y procedimientos establecidos y parametri$ados en el sistema.

El Departamento de cr+ditos participar" activamente en la gestión del cobro a

trav+s del seguimiento de cobro tele&ónico y visitas a clientes.

<.< C,#$,

os deudores tienen de&inidas las condiciones de pago en sus datos maestros y

en las &acturas impresas se puede conocer la &ec)a de vencimiento. 0uando losclientes no cumplen con el pago se e&ectCan las gestiones de cobro.

El propósito del cobro es aplicar los cobros y abonos en la cuenta de deudores.

Se entiende por abono al pago e&ectuado por un cliente, identi&icando a #ue

&actura o &acturas aplica el mismo. Esta actividad se debe reali$ar diariamente en

las *ornadas de cobro por los cobradores y vendedores. os cobros pueden ser

parciales #ue es una parte #ue abona a una &actura y cobros completos, #ue es

cuando un deudor li#uida totalmente la &actura.

<.> Cue/ta- #a/*a$%a- @a$a &e@1-%t,-

os c)e#ues recibidos a nombre de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. deben ser

depositados en la cuenta del mismo banco librador del c)e#ue en las cuales la

empresa posee cuenta, con esto se evitar" tener c)e#ues rec)a$ados y permitir"

obtener la disponibilidad inmediata de &ondos.

7roporcionar a los clientes los nCmeros de cuenta bancaria para #ue ellos puedan

reali$ar los depósitos a la cuenta y así se disponga del e&ectivo de manera

inmediata, sobre todo a los clientes del "rea departamental, ya #ue las distancias



y la regionali$ación de rutas puede generar atrasos en el cobro y perdida de parte

del cliente del descuento por pronto pago.

<. T$a/->e$e/*%a- e!e*t$1/%*a-

!arios clientes cuentan con banca en línea y por esa vía cancelan sus cr+ditos,

por lo #ue 1esorería entregara diariamente a cr+ditos y cobros los pagos

electrónicos de los clientes.

Estos a su ve$ son entregados al vendedor para #ue proceda a reali$ar el recibo

de ca*a correspondiente y li#uide el cobro.

<.@ E%-%1/ &e $e*%#,- &e *aaos recibos de ca*a deben emitirse de la siguiente &orma:

Dat,- &e! *!%e/teK

C1&%7, &e C!%e/teK Numeración del sistema.

N,#$e &e! C!%e/teK Nombre completo del cliente.

Fe*2a &e E%-%1/K a &ec)a en #ue se est" emitiendo.

D%$e**%1/ &e! *!%e/teK ona, municipio y departamento.

Va!,$ &e! $e*%#,K

Va!,$ t,ta! &e! $e*%#, e/ uet5a!e-KEl valor debe coincidir con el total

del depósito.

De-*$%#%$ !a %/>,$a*%1/ &e! @a7, &e >a*tu$a-K

Fe*2a &e Fa*tu$aK 4ec)a de emisión.

Ne$, &e Fa*tu$aK Serie y nCmero.Va!,$ , Sa!&, &e Fa*tu$aK Saldo actual de la &actura.

De-*ue/t,K 9 pronto pago y otros.

Va!,$ @a7a&,K !alor #ue se operar" en el sistema.

Sa!&,K Saldo #ue le #uedar" al documento.



Dat,- *,@!ee/ta$%,-K

Va!,$ t,ta! &e! $e*%#, e/ !et$a-K !alor en uet$ales.

O#-e$6a*%,/e-K Si las )ubiere, en el caso de

c)e#ues post &ec)ados, la &ec)a de

cobro.

F,$a &e @a7,K

E>e*t%6,K %arcarlo con una `.

C2eueK Anotar nCmero de c)e#ue y banco

librador.

C1&%7, &e 6e/&e&,$K

Ve/&e&,$ C,#$a&,$K 0ódigo de vendedor.

P,$ C,@a!K 4irma del vendedor.

D%-t$%#u*%1/ &e *,@%a-K

Priginal: 0liente.

0opia amarilla: 0orrelativo de cr+ditos y cobros.

0opia rosada: 0ontabilidad.

0opia verde: E6pediente del cliente.

<.? Cua&$e &e $e*%#,- &e@1-%t,-

El total de recibos emitidos debe cuadrar con el total del depósito de lo contrario

cr+ditos no recibir" ningCn documento para li#uidarlo en el sistema )asta #ue )aya

sido corregido.

1odos los recibos de ca*a deben ser entregados al departamento de cr+ditos y

cobros #uien veri&icar" #ue estos est+n emitidos correctamente sin ninguna

alteración o tac)adura y #ue sean legibles.

El erente de cr+ditos podr" ra$onar los recibos en los casos en #ue el cliente

pague anticipadamente y #ue posteriormente se tenga #ue agregar en el recibo el

nCmero de &actura. Así mismo en los casos #ue *usti&icadamente lo amerite.



<.; A/u!a*%1/ &e $e*%#,- &e *aa

os recibos de ca*a #ue anule el vendedor tienen #ue ser entregados al

Departamento de cr+ditos y cobros, el original y sus tres copias. Anotar el título de

AN5ADPF y observaciones se debe escribir el motivo por el cual &ue anulado.

Así mismo velar por #ue no sean demasiados los recibos anulados. 0r+ditos y

cobros anular" con sello de “ANULADO” el recibo y todas sus copias.

<.8= Pe$&%&a , $,#, &e &,*ue/t,-

En el caso de p+rdida o #ue al vendedor le sean robados los documentos de cobro

así como su talonario de recibos de ca*a, +ste debe )acer la denuncia ante las

autoridades correspondientes y presentar una &otocopia de la misma alDepartamento de cr+ditos #uien reali$ar" un ar#ueo de documentos para soportar

los correlativos y el soporte de cobro a trav+s de certi&icaciones contables.

>. P$,*e&%%e/t, &e 7e-t%1/ &e *,#$,-


) E%-%1/ &e e-ta&,- &e *ue/taK Entrega al

vendedor su estado de cuenta en donde

aparece la siguiente in&ormación:

aG 0ódigo y nombre de los clientes

bG 4acturas con su &ec)a de emisión, &ec)a de

vencimiento, monto original, saldo a la

&ec)a, así como la antigLedad de los saldos.

Re6%-%1/ &e 6e/*%%e/t,-K /evisa los

vencimientos de todas las &acturas dentro del

tiempo de su visita segCn ruta establecida.

S,!%*%tu& &e >a*tu$a-K Solicita la entrega de

los documentos originales para e*ercer el cobro.

E/t$e7a &e &,*ue/t,-K Entrega los

documentos solicitados por el vendedor, y

A-%-te/te &e *$.&%t,-

' Ve/&e&,$

Ve/&e&,$

A-%-te/te &e *$.&%t,-



)

listado el cual el vendedor &irma como

de la custodia de los mismos.

H Ruta &e *,#$,-K !isita a sus clientes y Ve/&e&,$

el cobro directamente con el cliente de acuerdo

su ruta y vencimiento de &acturas.

E%-%1/ &e $e*%#, &e *aaK Al momento Ve/&e&,$

recibir e&ectivo o c)e#ues, el vendedor emite

recibo de ca*a correspondiente' entrega la

original, solamente si es cancelada totalmente.

De@1-%t, &e !,- *,#$,-K Ve/&e&,$

inmediatamente el e&ectivo en el banco

cercano al lugar en donde se reali$o el cobro.el caso de recibir c)e#ues, continua su ruta

cobro y deposita al &inal del día.

L%u%&a*%1/K Al concluir su ruta de cobro, Ve/&e&,$

(

y depositar la cobran$a en los bancos del

sistema, el vendedor llenar su “I/>,$e &%a$%,

&e !%u%&a*%1/ &e *,#$,-” H40=>G.

Cua&$e &e !%u%&a*%1/K ngresa la in&ormación

el in&orme diario de cobros, el cual cuadra

contra la suma de todos recibos y boletas de

depósito.

E/60, &e %/>,$e &%a$%, &e *,#$,-K Envía

su in&orme diario de cobros vía correo

electrónico o por medio de &a6 el mismo día o

a primera )ora del día siguiente

Ve/&e&,$

Ve/&e&,$



H+) P$,*e&%%e/t, &e ,@e$a*%1/ &e !,- *,#$,-K


)

'

H

Re*e@*%1/ &e !%u%&a*%1/K /ecibe la

li#uidación vía &a6, correo electrónico.

Re6%-%1/K /evisa #ue la li#uidación recibida

este legible.

Fe*2a &e &e@1-%t,-K /evisa #ue los depósitos

est+n reali$ados dentro de la &ec)a estipulada.

H5n día m"6imoG de la &ec)a del recibo, la

&ec)a y )ora del depósito y la &ec)a en #ue lo

est" li#uidando.

Cua&$eK Suma la li#uidación antes de operarlaen el sistema, para veri&icar si cuadra con el

total reportado de lo contrario el vendedor

tendr" #ue volver a enviar su li#uidación ya

corregida.

O@e$a*%1/K Ppera la li#uidación en el sistema

y la cuadra contra el reporte de li#uidación #ue

genera el sistema.

E%-%1/ &e /,ta- &e *$.&%t,K !eri&ica si

e6isten descuentos del 9 por pronto pago y

emite las notas de cr+dito Cnicamente a

a#uellos cobros #ue est+n dentro del pla$o de

los veinticinco H9>G días.

V%-t, #ue/,K Da el visto bueno a la

li#uidación diaria.

A-%-te/te &e

*$.&%t,- A-%-te/te

&e *$.&%t,-

A-%-te/te &e

*$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-



H+' P$,*e&%%e/t, &e !%u%&a*%1/ a$ue, &e &,*ue/t,- &e *$.&%t,


)

'

Fe*2a- &e !%u%&a*%1/K Se presenta a li#uidar

los documentos de cobro al Depto. de cr+ditos

en los días y )orarios establecidos.

D,*ue/t,- a @$e-e/ta$K 7resenta

los documentos en orden y

completos para reali$ar un ar#ueo estricto de

los siguientes documentos. Re*%#,- &e *aaK

C,@%a $,-a&aK Engrapado con la (oleta de

depósito.

C,@%a aa$%!!aK Suelta y en orden correlativo.C,@%a 6e$&eK Suelta y en orden correlativo.

Re*%#,- A/u!a&,-K 0ompleto Anulado y con

*usti&icación.

F,t,*,@%a- &e $e*%#,-K 0on &otocopia

de c)e#ues pos&ec)ados.

Ta!,/a$%, &e $e*%#,-K os recibos #ue no

)an sido utili$ados.

Fa*tu$a-K

4acturas o contraseñas originales #ue no

&ueron cobradas.

N,ta- &e C$.&%t,K

0opias verdes &irmadas de recibido por parte

del cliente.

C2e*!%-t &e !%u%&a*%1/ &e *,#$,-K lena la

primera parte del “C2e!%-t &e !%u%&a*%1/ &e

*,#$a/5a a$ue,” H40=@G ad*untando los

documentos mencionados.

A$ue, &e !%u%&a*%,/e- $e*%#,-K !eri&ica

todas las li#uidaciones #ue se recibieron vía &a6

Ve/&e&,$

Ve/&e&,$

Ve/&e&,$

A-%-te/te &e *$.&%t,-



H

correo contra los recibos y boletas de depósito.

A$ue, &e #,!eta- &e &e@1-%t,K !eri&ica la

boleta de depósito monetario, banco donde &ue

depositado, el nCmero de cuenta, nombre de

la cuenta, &ec)a del depósito y &orma de

depósito, He&ectivo, c)e#ue propio o c)e#ue de

otro bancoG. L%u%&a*%1/ e/ e! -%-teaK

0ompara todos los datos li#uidados en el

sistema contra los recibos y boletas &ísicas.

Re6e$-,-K Si e6isten errores en la operación de

las li#uidaciones las corrige llenando el

&ormulario de “Re7%-t$, $e6e$-%1/ &e,@e$a*%1/ &e &,*ue/t,- e/ e! -%-tea”

H40=?G.

Re6%-%1/ >0-%*a &e $e*%#,- &e *aaK /evisa

#ue los recibos est+n emitidos correctamente, y

#ue estos no est+n alterados y sin tac)aduras.

A$ue, &e >a*tu$a-K /evisa las &acturas #ue el

vendedor no cobro contra el estado de cuentaactuali$ado para asegurarse #ue la cartera este

8== documentada. Si e6istiese &altante de

algCn documento el vendedor no podr" salir a

ruta )asta #ue aclare su situación.

C2eue- @,->e*2a&,-K Entrega &otocopia de

los c)e#ues pos&ec)ados con su respectivo

recibo de ca*a para documentar el correlativo de

recibos y llevar el control de los c)e#ues

pos&ec)ados.

Ta!,/a$%, &e $e*%#,- &e *aaK /evisa el

talonario de recibos de ca*a, veri&ica #ue todos

los recibos est+n en su talonario y en orden

A-%-te/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

Ve/&e&,$

A-%-te/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

)(

))

)'



revisó el cumplimiento de las políticas de cobro

anota las observaciones correspondientes.

) I/-,!6e/*%a e/ e! a$ue,K 0uando e6ista Ge$e/te &e *$.&%t,-

&altante de los documentos ar#ueados, in&orma

erente de ventas para #ue con*untamente

tome la decisión de no de*ar salir a ruta

vendedor )asta #ue solvente su situación.

) Ca-,- &e .t%*aK 0uando un vendedor Re*u$-,- 3ua/,-

sorprendido en un caso de +tica, debe ser Au&%t,$0a %/te$/a

de sus labores, se practica ar#ueo

documentos y una auditoria de la ruta a su

para determinar los valores #ue debendescontados de su li#uidación laboral.

) S,!6e/*%a e/ e! a$ue,K mprime la A-%-te/te &e *$.&%t,-

actuali$ada y traslada el 0)ecKlist de cobros

erente de cr+ditos para revisión de la cartera.

) Se7u%%e/t, &e *a$te$aK n&orma al erente Ve/&e&,$

cr+ditos acerca del estatus de los clientes

saldos vencidos y las &ec)a de cobro.

) E/t$e7a &e -,!6e/*%aK Entrega solvencia Ge$e/te &e *$.&%t,-

vendedor, )aci+ndole las

correspondientes.

) E/t$e7a &e @a@e!e$0aK Entrega los A-%-te/te &e *$.&%t,-

de cobro para la siguiente #uincena.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





.EQUE2o) 5A2O

O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)%e&artamento de r,ditos + obros calle ?B4> 8ona ?>) P5K3 >F???H

REI5O %E AJASERIE MAM

%IREIO2 %EL LIE2TE3 Q)

E2 LETRAS3

O5SERVAIO2ES3

Los c:e;#es se reciben ba!o reser(a de cobro) En caso de rec:a8o el &a-o ;#edar0 sin (alide8) E'ETIVO3

'OR*A%E PAGO

O%IGOVE2%E%OR3 ') POR OPAL3

ORIGI2AL LIE2TE

F,$a-K

Re*%#, &e *aa

CODIGOC 2O*5RE%EL LIE2TE)

FEC3A FACTURA SALDO DESCUENT PAGADO SALDO

@ @ @ @

@ @ @ @

@ @ @ @

Se!!, &e e/&,-, &e *2eue-

%e&os itar en

ta) 5anco3 O*E R IAL IZA%ORA %E

PAPE L 7 S )A)' ac t#ra3 R



Cue/ta- #a/*a$%a- &e C,e$*%a!%5a&,$a &e Pa@e!" S+A+

BANCO MONED N,+ CTA+ TIPO DE CUENTA

GT CONTINENTAL 8TZ ((((H( De@1-%t,- M,/eta$%,-AGROMERCANTIL 8TZ '(H(( De@1-%t,- M,/eta$%,-

INDUSTRIAL 8TZ ((H((' De@1-%t,- M,/eta$%,-INTERNACIONAL 8TZ )((( De@1-%t,- M,/eta$%,-REFORMADOR 8TZ )H(' De@1-%t,- M,/eta$%,-BANRURAL 8TZ (('( De@1-%t,- M,/eta$%,-

TRABAJADORES 8TZ )((('H( De@1-%t,- M,/eta$%,-

I/>,$e &%a$%, &e *,#$,-+

O*ERIALIZA%ORA %E

PAPEL7 S)A) %EPARTA*E2TO

%E RE%ITOS N O5ROS)INFORME DIARIO DE LI8UIDACION DE COBROS+

2O*5RE VE2%E%OR3 FC(

?>@BHF????>?

CO

N,

SERI

N,

VALOR

DESC+'

OTR

EFECTIVO

C3E8UE BANCO

DEPOSITO

N,

N,

FEC

SU5

TO

8 8

UA%RA%O O2TRAQO5SERVAIO2ES3

?>@B

'E.A N .ORA %E REI5I%O3 OPERA%O POR3 'E.A N .ORA %E OPERAI623



COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+ DEPARTAMENTO DE CREDITOS YCOBROS+

VENDEDORK FEC3AK\\\\\\\\ \\\\\INICIOK\\\\\\\\\\\\

VENDEDORN RE8UERIMIENTO DE DOCUMENTOS S N N OBSERVACIONES

8 /ecibos rosados engrapados con boleta de deposito

9 /ecibos amarillos sueltos y en orden correlativo

/ecibos verdes sueltos y en orden correlativo

< /ecibos anulados *uego completo anulado y con *usti&icación

> /ecibos ra$onados con autori$ación de erente de 0r+ditos

4otocopias de recibos de ca*a con c)e#ues pos&ec)ados

@ 1alonario de recibos de ca*a #ue no )ayan sido utili$ados

? 4acturas o contraseñas originales #ue no )ayan sido

; Notas de credito verdes con &irma de recibido de los clientes

CREDITOS Y COBROS

N VERIFICACION FISICA S N N OBSERVACIONES

8 0uadran las li#uidaciones contra recibos y boletas

9

0uadran las &ec)as de recibos contra &ec)as y )ora de

las boletas de deposito

Estan li#uidados los cobros en el tiempo apropiado.

Hma6imo 8 dia )"bilG

<

os depositos bancarios estan a nombre de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. por el valor

> Se depositaron los c)e#ues en el banco correspondiente.

Se anoto en el recibo de ca*a la &orma de pago

@ 0oincide la &orma de pago con la boleta de depósito

? /ecibos emitidos correctamente sin alteraciones y

; Se ar#uearon integramente los recibos no utli$ados

8 Se ar#uearon integramente los recibos anulados

8 Se ar#uearon las &acturas no cobradas

8 Se revisaron los correlativos de recibos de ca*a amarillos.

8

Se ar#uearon los c)e#ues pos&ec)ados Hendosados

y a nombre de 0omerciali$adora de 7apel, S.A.G

8 Ptros:

O5SERVAIO2ES

<'= VE2%E%OR <'= ASISTE2TE %E

RE%ITOS

SOLVE2IA3 <'= GERE2TE %E RE%ITOS)



COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBROS

FC(

REGISTRO REVERSION DE OPERACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMAFEC3AK

SE NUMERO SERIE

FACTURA NOTA CREDITO FISCAL

NOTA DEBITO FISCAL RECIBO DE CAJA

NOTA CREDITO NOTA DEBITO INTERNA

FEC3AK

CLIENTEK CODIGOK \

VALOR REVERSOK REFERENCIAK

SE REVERSA EL PRESENTE DOCUMENTO POR LOS SIGUIENTES MOTIVOSK

ERROR ENK INCORRECTO CORRECTO

) MONTO DEL RECIBOK

' VALOR LI8UIDADO

CODIGO DE BANCOK

NUMERO DE RECIBOK

H NUMERO DE DEPOSITOK

DOCUMENTO AFECTOK

APLICACIÓN DE OTRO TIPO DE DOCUMENTOK

CODIGO DE VENDEDORK

NO SE CAMBIO EL PREFIJO DEL DOCUMENTO

)( OTROSK

OBSERVACIONESK

RESPONSABLE DEL ERRORK REVERSADO PORK

V,+ B,+ GERENTE DE CREDITOS



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 obro %i/erido)

8. O#et%6,

%antener un control de los c)e#ues pos&ec)ados recibidos a nombre de

0omerciali$adora de 7apel, S.A.

9. A!*a/*e


. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad del vendedor el cumplimiento del cobro a clientes.

Es responsabilidad de cr+ditos y cobros controlar los correlativos de los recibos de

ca*a tomando en cuenta el cobro de c)e#ues pos&ec)ados.

<. N,$a-K

Se deben observar las normas descritas en el procedimiento “Ge-t%1/ &e *,#$,”

H0/E =G.

>. P$,*e&%%e/t, &e *,#$, &%>e$%&,


) C2eue- @,->e*2a&,-K !isita a los clientes Ve/&e&,$

adelanta los cobros recibiendopos&ec)ados.

' E%-%1/ &e $e*%#, &e *aaK Emite recibo de Ve/&e&,$

por la recepción de c)e#ues pos&ec)ados,

anota en la casilla de observaciones la &ec)a

#ue el c)e#ue pos&ec)ado debe ser cobrado.



E/&,-, &e *2eue- @,->e*2a&,-K Ve/&e&,$

inmediatamente el c)e#ue pos&ec)ado.

P!a5, &e! *,#$, &%>e$%&,K 1odos los Ve/&e&,$

pos&ec)ados deben ser depositados en el

en la &ec)a indicada en el c)e#ue.

H De-*ue/t, @$,/t, @a7,K 1oma en cuenta #ue el Ve/&e&,$

pla$o de cr+dito es de = días sin descuento y

9> días con descuento por pronto pago.

Fa!ta &e >,/&,-K Si el c)e#ue pos&ec)ado Ve/&e&,$ C!%e/te

tiene &ondos en la &ec)a de su

autom"ticamente pierde el descuento por

pago. C,/t$,! &e &,*ue/t,-K Entrega &otocopia Ve/&e&,$

recibo de ca*a y el c)e#ue pos&ec)ado para

el control del correlativo de recibos de ca*a

como del total de los c)e#ues pos&ec)ados.

C,/t$,! &e! *,#$, &%>e$%&,K leva un registro A-%-te/te &e

los c)e#ues pos&ec)ados entregados por

vendedor cuando se presente a li#uidar.

Re7%-t$,K leva un registro del saldo al cierre C,/ta&,$ 7e/e$a!

los c)e#ues pos&ec)ados.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 obro de :e;#es Rec:a8ados)

)+ O#et%6,-

Establecer una guía especi&ica para el registro operación y seguimiento de

recuperación oportuna de un c)e#ue rec)a$ado, reduciendo al m"6imo la cartera

de c)e#ues rec)a$ados.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a !endedores, Departamentos de 1esoreria,

0ontabilidad, 0reditos y cobros y a todos los clientes

c)e#ue.#ue e&ectCan pagos con

. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad del !endedor gestionar el cobro y recepción y depósitos dec)e#ues basado en el procedimiento de “Ge-t%1/ &e C,#$,” H0/E =G, para

evitar #ue +stos resulten rec)a$ados por el banco.

Es responsabilidad del vendedor la recuperación del saldo por c)e#ues

rec)a$ados.

Es responsabilidad de 0ontabilidad recibir del banco y trasladar al departamento

de cr+ditos y cobros todos los c)e#ues rec)a$ados.

Es responsabilidad del Departamento de contabilidad la conciliación en la cuenta

bancaria correspondiente.



Es responsabilidad de 1esorería conciliar con 0ontabilidad la disponibilidad diaria

en las cuentas en base a ingresos, egresos y c)e#ues rec)a$ados.

Es responsabilidad del Departamento de cr+ditos recibir los c)e#ues rec)a$ados y

operarlos como un cargo nuevo en la cartera, así como gestionar su recuperación.

<. N,$a-

+) C2eue- $e*2a5a&,-

os c)e#ues rec)a$ados son documentos de cr+dito devueltos por el banco #ue

&ueron recibidos por +ste a trav+s de un depósito bancario y operados en la cuenta

de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. como un c)e#ue por compensar o por

acreditar, y #ue al momento de li#uidarlo, el mismo no &ue posible acreditarlo a la

cuenta de la empresa por alguna de las siguientes ra$ones:

<.9 Cau-a- &e $e*2a5, &e *2eue-

8G Ser cuenta cancelada.

9G No tener cuenta el librador G No tener su&icientes &ondos y el tenedor rec)a$ó pago parcial

<G 4alta de endoso.

>G Endoso ncorrecto.

G 4altar &irma del librador.

@G 4altar una &irma.

?G 4irma del librador no registrada.

;G 4irma del librador incorrecta.

8=G /evocatoria de orden de pago.

88G Alteración del c)e#ue.

89G Ser talonario a*eno.

8G 4altar sello ante &irma.

8<G 4altar sello de o&icina.



8>G /edacción incorrecta.

8G Ser presentado despu+s de meses de emitido.

8@G No tener &ondos disponibles a su presentación.

8?G Prden *udicial.

8;G /eserva de cobro e6terior.

9=G No ser c)e#ue ni giro.

98G No ser a cargo de este banco.

99G /eserva de cobro local.

9G 4altar sello cobrese por compensaciónF

9<G Ser talonario no con&irmado.

9>G No lograrse con&irmación HagenciaG.

9G No tener su&icientes &ondos y se o&rece pago parcial del saldo disponible.9@G Ser c)e#ue no negociable.

>. P$,*e&%%e/t, *,#$, &e *2eue- $e*2a5a&,-


) Ge-t%1/ &e *,#$,-K /eali$a los depósitos de Ve/&e&,$

cobran$a de c)e#ues al dia y

pos&ec)ados segCn politica de depósitos.

' Re*2a5, &e *2eue-K /ec)a$a los c)e#ues Ba/*,

cual#uiera de las 9@ causas descritas y reali$a

debito a la cuenta de la empresa.

Re*e@*%1/ &,*ue/t, &e $e*2a5,K /ecibe A-%-te/te *,/ta#!e

banco las notas de debito por

rec)a$ados, las traslada al Departamentocr+ditos y cobros para su registro, operación

recuperación.

Re7%-t$, *,/ta#!eK /egistra en la A-%-te/te *,/ta#!e

bancaria el rec)a$o del c)e#ue.



H E/t$e7a &e /,ta &e &e#%t,K 1raslada la nota A-%-te/te *,/ta#!e

debito al erente de cr+ditos para la gestión

cobro correspondiente.

Re6%-%1/K /evisa #ue al dorso del Ge$e/te &e *$.&%t,-

rec)a$ado este el sello de endoso de la

con todos los datos del mismo para identi&icar

cliente y vendedor y poder operar la nota

cargo en la cartera correspondiente.

Re7%-t$, *ue/ta *,$$%e/teK Ppera en el A-%-te/te &e *$.&%t,-

los c)e#ues rec)a$ados creando nota de cargo

por c)e#ue rec)a$ado H0\G con la in&ormación

#ue se detalla a continuación:aG NCmero de la nota de cargo

bG enerales del cliente

cG 0ódigo del vendedor

dG a re&erencia del cobro

eG !alor de la nota de cargo

&G 4ec)a emisión del c)e#ue

gG (anco librador

)G NCmero de c)e#ue

iG 4ec)a del c)e#ue

*G 0ausa del rec)a$o

KG NCmero de recibo

lG 4ec)a del recibo

mG NCmero de nota de d+bito del banco

nG 4ec)a de la nota de d+bito del banco.

4otocopia del c)e#ue y boleta de rec)a$o.

Ca$7,- a&%/%-t$at%6,-K Emite nota de

debito &iscal con cargos administrativos de

8==.==, y si &uera el caso del pago de una

&actura a la cual se le reali$o el 9 de

A-%-te/te &e *$.&%t,-



)(

))

)'

)

)

procede a elaborar notas de d+bito por estos

conceptos las cuales deben ser cobradas al

cliente.

F%$a &e /,ta- &e *a$7, &e#%t,K 4irma los

documentos emitidos para gestionar el cobro

correspondiente.

Ge-t%/ &e *,#$, &e *2eue- $e*2a5a&,-K

n&orma inmediatamente al vendedor, para #ue

proceda a visitar al cliente y e6igirle el reintegro

del c)e#ue rec)a$ado m"s los cargos

administrativos.

E/t$e7a a! 6e/&e&,$K Entrega al vendedor elc)e#ue rec)a$ado original, la nota de cargo y

las notas de d+bito para #ue visite al cliente y

gestione la recuperación del cobro.

P!a5, &e $e*u@e$a*%1/K Debe recuperar el

cobro del c)e#ue rec)a$ado de &orma

inmediata, pero tomando en cuenta las

distancias y en algunos casos los tipos declientes o la causa del rec)a$o se &i*an cinco

H>G das como m"6imo para #ue este pueda

ser recuperado.

E%-%/ &e $e*%#, &e *aaK 0uando el cliente

cancela, el vendedor emite recibo de ca*a, con

la di&erencia #ue en ve$ de cancelar la &actura

#ue generó el cobro original, cancela la nota de

cargo H0\G emitida por el c)e#ue rec)a$ado.

Re@*%/ &e e! *,#$,K os c)e#ues

rec)a$ados deben ser cobrados en e&ectivo

Hsi es menor a 8=,===.==G o con c)e#ue de

ca*a en el caso de clientes de contado' en el

Ge$e/te &e *$.&%t,-

Ge$e/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

Ve/&e&,$

Ve/&e&,$

Ve/&e&,$



pueden recibir otros c)e#ue o

dependiendo del tipo de cliente, su

crediticio y la causa del rec)a$o.

) 3%-t,$%a! &e $e*2a5,-K /evisa el )istorial de Ge$e/te &e *$.&%t,-

clientes y cuando se registran m"s de

rec)a$os, se le indica al vendedor #ue ya

debe recibirle c)e#ues al cliente reincidente.

) C2eue- @$,te-ta&,-K En el caso de rec)a$o Ve/&e&,$

c)e#ues de clientes #ue tienen

&inancieros, los c)e#ues deben ser

dentro de los #uince dias calendario a su

de emisi_n, para poder e*ercer lapor la via *udicial.

) C,/t$,! &e *2eue- $e*2a5a&,-K leva A-%-te/te &e *$.&%t,-

reporte mensual de los c)e#ues rec)a$ados

evaluar la reincidencia de los rec)a$os.

) Cua&$e *,/ *,/ta#%!%&a&+ 0uadra el reporte C,/ta&,$ 7e/e$a!

cr+ditos contra la conciliación bancaria

por el departamento de contabilidad.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3RE

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

r,ditos

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 2otas de r,dito 'iscal)

)+ O#et%6,

%antener el control sobre la emisión de notas de credito &iscales por descuentos

por pronto pago, descuentos especiales y otros.

9. A!*a/*e


. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad del !endedor el cumplimiento del cobro a clientes en el pla$o

estipulado para #ue las notas de cr+dito por

cr+ditos y cobros.pronto pago sean emitidas por

Es responsabilidad del !endedor solicitar la emisión de notas de cr+dito por otrosconceptos.

Es responsabilidad del Departamento de cr+ditos y cobros la emisión de notas de

cr+dito por descuentos por pronto pago y las solicitadas por el Departamento de

ventas.

<. N,$a-

+) N,ta &e *$.&%t, >%-*a!

Es un documento contable, #ue sirve para reba*ar saldos de la cartera de clientes,

se emite por las siguientes causas:



C,/*e@t,K E%-,$K

aG Devoluciones sobre ventas Departamento de &acturación

bG Anulación de &acturas Departamento de &acturación

cG Descuento del 9 por pronto pago Departamento de cr+ditos y cobros

dG Descuentos sobre ventas Departamento de cr+ditos y cobros

eG Depuración de cartera Departamento de cr+ditos y cobros

<.9 De-*ue/t, @,$ @$,/t, @a7,

Este descuento autori$ado es del dos por ciento H9G, y se otorgar" a clientes #ue

cancelen sus &acturas dentro de los veinticinco H9>G días de la &ec)a de recepción

del producto, se otorgar" segCn el tipo de cliente, y Cnicamente a los clientes #ue

la erencia de ventas determine. 1ambi+n se otorga este descuento a clientes

especiales con pago a = días. a erencia de ventas debe trasladar a cr+ditos y

cobros un listado de clientes con esa condición para poder operar las notas de

cr+dito por dic)o concepto.

El erente de cr+ditos podr" autori$ar descuentos del 9 por pronto pago aa#uellos cobros #ue est+n &uera del pla$o de los 9> días autori$ados, tomando en

consideración los siguientes aspectos:

aG 4ec)a de &acturación vs. 4ec)a de entrega del producto.

bG El vendedor se encuentra en otra ruta.

cG El vendedor se encuentra de vacaciones.

dG El vendedor se encuentra li#uidando el día de vencimiento de los 9> días.

eG El vendedor se encuentra en una reunión e6traordinaria de ventas.

&G os clientes est"n de vacaciones.

gG El vencimiento de los 9> días &ue día s"bado o domingo.



)G El vencimiento de los 9> días &ue un &eriado.

iG (lo#ueo de carreteras o casos &ortuitos.

*G Solicitud de los clientes por una causa en especial.

>. P$,*e&%%e/t, t$4%te &e /,ta- &e *$.&%t, >%-*a!


) N,ta- &e *$.&%t, @,$ &e-*ue/t, @,$ A-%-te/te &e *$.&%t,-

@a7,K Ppera autom"ticamente las notas

cr+dito por el 9 de descuento por pronto

cuando proceda, toda ve$ no )ayadescuento por otro concepto, reportado en

li#uidación diaria de cobros.

' Fe*2a- &e !,- &e@1-%t,-K !eri&ica la &ec)a de A-%-te/te &e *$.&%t,-

&actura y la &ec)a del depósito para contar

veinticinco días autori$ados.

T$a%te &e /,ta- &e *$.&%t, @,$ Ve/&e&,$

*,/*e@t,-K Solicita la emisión de la nota

cr+dito, *usti&icando las ra$ones por las

e6isten di&erencias entre la &ec)a de emisión de

&actura y la &ec)a del depósito bancario.

Re6%-%1/K EvalCa los casos y autori$a o Ge$e/te &e *$.&%t,-

el descuento.

H Ot$,- &e-*ue/t,-K 0uando se Ve/&e&,$

descuentos por pronto pago y descuentos

solicita la emisión de nota de cr+dito con&ormulario “S,!%*%tu& &e E%-%1/

D,*ue/t,-” H40=>G, el cual es &irmado por

0liente, !endedor, Supervisor y erente

ventas.



D%>e$e/*%a- &e @$e*%,-K Est"n pro)ibidas las

solicitudes de emisión de notas de cr+dito por

di&erencias en precios e6ceptuando las

e6traordinarias autori$adas por la Dirección

comercial, las cuales deben llevar el soporte de

autori$ación respectivo ya #ue las notas de

cr+dito por este rubro est"n su*etas a auditoria

de precios.

T$4%teK 1ramita en tiempo todas las notas de

cr+dito por descuentos sobre ventas

autori$ados por la erencia de ventas

cumpliendo con lo estipulado en la ey delmpuesto al !alor Agregado !A articulo 8@

p"rra&o y < Así mismo, las notas de debito o

cr+dito segCn corresponda, deben registrarse

en la contabilidad del vendedor de bienes o

prestador de servicios, dentro del pla$o de dos

meses, contados a partir de la &ec)a en #ue &ue

emitida la &actura #ue ser" modi&icada o

cancelada por medio de los re&eridos

documentos, en los cuales deben consignarse

el nCmero y la &ec)a de la &actura por la #ue se

emitieron. En el caso de las notas de debito o

cr+dito, si no se registran dentro de los dos

meses #ue indica el p"rra&o anterior, el

contribuyente no tendr" derec)o al

reconocimiento del cr+dito &iscal

correspondienteF Ga-t,-K as notas de cr+dito

pueden ser por:

aG (oni&icación no entregada al cliente.

Di&erencia en precios.

Ge$e/te &e 6e/ta-

Ve/&e&,$

D%$e*t,$ *,e$*%a!



)(

))

)'

)

)

)H

)

dG 7lan de crecimiento.

eG Descuento por aniversarios de clientes.

&G 4ondo promocional.

Aut,$%5a*%1/ &e e%-%1/ &e /,ta- &e*$.&%t,K

Autori$a la emisión de las notas de cr+dito.

E%-%1/ &e N,ta- &e C$.&%t, F%-*a!K Emite

la nota de cr+dito, &irma y traslada para &irma de

autori$ación.

Ve$%>%*a*%1/K !eri&ica #ue las notas de cr+dito

)ayan sido grabadas en el sistema decuentas por cobrar.

E/t$e7a &e !a- /,ta- &e *$.&%t, a !,- *!%e/te-K

Entrega la nota de cr+dito original al cliente.

C,/-ta/*%a &e $e*%#%&,K 4irma yIo sella la

copia verde de recibido. El vendedor

devolver" al departamento de cr+ditosla

copia verde debidamente

&irmada yIo sellada para llevar el correlativo

correspondiente ya #ue este es un

re#uerimiento de la Superintendencia

de Administración 1ributaria

HSA1G. ey del !A articulo 8@ p"rra&o 9 las

notas de debito o cr+dito, segCn corresponda,

deben emitirse y entregarse, la original al

ad#uiriente de los bienes y servicios y la copiarespectiva, con &irma y sello de recepción,

#uedar" en poder del emisorF C,/ta#%!%&a&K a

copia rosada es entregada diariamente al

Departamento de contabilidad.

Ge$e/te &e

*$.&%t,- A-%-te/te

&e *$.&%t,-

C,/ta&,$ 7e/e$a!

Ve/&e&,$

C!%e/te-

Ve/&e&,$

A-%-te/te &e *$.&%t,-



)

)

)

'(

nota de cr+dito &iscal debe reali$arse con la

autori$ación del erente de cr+ditos y cobros.

N,ta &e *$.&%t, @,$ &e6,!u*%1/K Se anula

&ísicamente todo el *uego y el 0ontador general

debe reali$ar el a*uste al inventario a trav+s

del sistema.

N,ta &e *$.&%t, @,$ &e-*ue/t,-K Se debe

anular con nota de debito &iscal por el mismo

monto y concepto.

C,/t$,!K leva un control de las anulaciones

a trav+s de un arc)ivo de estos documentos

debidamente autori$ados.E%-te/*%a-K levan un control del inventario

de notas de cr+dito &iscal para evitar atrasos por

&alta de e6istencia de &ormularios.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+

C,/ta&,$ 7e/e$a!

Ge$e/te &e *$.&%t,-

A-%-te/te &e *$.&%t,-

Je>e &e >a*tu$a*%1/

A-%-te/te &e

*$.&%t,-





F,$a-K

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+ DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBROS

SOLICITUD DE EMISIÓN DE DOCUMENTOSK 4E02A:

NP1A DE 0/ED1P N1E/NA: NP1A DE 0/ED1P 4S0A:

NP1A DE 0A/P N1E/NA: NP1A DE DE(1P 4S0A:

/E0(P 7P/ 7AP: 4A015/A:

ATENTAMENTE SOLICITO AL DEPARTAMENTO DE CREDITOS LA EMISION DEL DOCUMENTO 8UE SESEbALA ASOCIADO A LOS DOCUMENTOS SIGUIENTESK

FACTURA SERIE6 No-6

4E02A:

%PN1P

NOMRE DEL CLIENTE6 0PDP No.

VENDEDOR6

0PDP No.

EL VALOR 8UE DEBE CONSIGNARSE EN EL DOCUMENTO SOLICITADO ES DEK

POR LOS MOTIVOS SIGUIENTES:

US^ Q.

8G DES05EN1P P1P/ADP DE

9G DES05EN1P 7P/ D4E/EN0A DE 7/E0P 7A01ADP 0PN E 0EN1E:

G DES05EN1P P1P/ADP DE 7P/ 7/PN1P 7AP

<G P1/PS DES05EN1PS:

>G 0A/P 7P/ D4E/EN0A DE 7/E0P 7A01ADP 0PN E 0EN1E:

G 0A/P 7P/ 4E1E NP 0P(/ADP:

@G 0A/P 7P/ AS1PS J5D0AES:

?G P1/PS 0A/PS:

DESCRIPCION DE DIFERENCIA EN PRECIOS

CANTID PRECIOS PRECIOS DIFERENCI

PRODUCTO FARDO : FARDO : FARDO TOTAL :

‐

OBSERVACIONES:

TOTAL

CLIENTE SUPERVISOR GERENTE DE

VEN

TAS GERENTE DE

CREDITOS



+)( P$,*e&%%e/t,- 7e-t%1/ &e te-,$e$0a

o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3TES

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n deTesorer$a

'ec:a deVi-encia3

4 4TITULO3 Gesti"n de Tesorer$a)

)+ O#et%6,

%antener una adecuada administración y control de los ingresos y egresos del

e&ectivo de la empresa, a traves del seguimiento de las normas y procedimientos

de cobros, y tesorería, con el ob*etivo de mantener el indice de li#uide$ adecuado

o necesario.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al Departamento de tesorería, su campo de aplicación

son todas las transacciones relacionadas con el mane*o del capital de traba*o.

. Re-@,/-a#%!%&a&

+) A&%/%-t$a*%1/ &e !a te-,$e$0aEl Departamento de tesorería es una unidad de la Dirección de &inan$as, tiene

dentro de sus ob*etivos organi$ar y controlar los &lu*os de e&ectivo de entradas y

salidas de acuerdo al presupuesto de e&ectivo.

.9 Cu-t,&%a a/e, &e 6a!,$e-

El Departamento de tesorería es el encargado de la custodia &ísica de los

documentos #ue soportan las operaciones de ingresos y egresos de tesorería:

Estados de cuenta bancarios, talonarios de c)e#ues, vouc)er de c)e#ues

pagados, contraseñas de pago, talonario de vales de ca*a c)ica y solicitudes de

&ondos.



. I/>,$a*%1/ *,u/%*a*%1/

1esorería velar" por el cumplimiento de las di&erentes normas y procedimientos en

el mane*o del e&ectivo.

.< P$%/*%@a!e- >u

aG E*ecución adecua

bG Evitar p+rdidas por concepto de &raudes o robos.

cG aranti$ar la e6actitud contable de los ingresos, pagos y saldos del e&ectivo.

dG %antener el saldo su&iciente para )acer los pagos necesarios y a&rontar

emergencias.

eG Evitar mantener ci&ras grandes de dinero ocioso.

&G Emisión de c)e#ues.gG 7rogramación de pago a proveedores.

.> C,$$e!at%6,- &e &,*ue/t,- &e te-,$e$0a

1esorería debe mantener el control de los correlativos de los siguientes

documentos:

aG 0orrelativos de c)e#ues de las di&erentes cuentas bancarias.

bG 0orrelativos de las solicitudes de &ondos.

. I/>,$a*%1/ $e@,$te-

1esorería mantendr" en su arc)ivo permanente la siguiente in&ormación.

aG 0ontrol de ingresos mensuales.

bG 0ontrol de pago a proveedores.

cG 0ontrol de pago de gastos.

dG 0ontrol de emisión de c)e#ues.

eG 0onciliaciones bancarias validadas por contabilidad.

/*%,/e- &e te-,$e$0a

a de los



G$4>%*a )'+ O$7a/%7$aa a/a!0t%*, &e! De@a$tae/t, &e te-,$e$0a+

Fue/teK E!a#,$a*%1/ @$,@%a+





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3TES

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

Tesorer$a

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 a!a + 5ancos)

De-*$%@*%1/ *ue/ta- &e ,$/a!%5a*%1/

Caa Ba/*,-

El rubro ca*a y bancos comprenden lo disponible representado por los medios de

pago en e&ectivo y sus e#uivalentes de e&ectivo.

Caa Ge/e$a!Esta cuenta representa el e&ectivo #ue posee la empresa a una &ec)a especí&ica

para reali$ar pagos mínimos, sin necesidad de emitir c)e#ue.

Ba/*,-

Esta cuenta muestra todo lo disponible #ue se tiene en los bancos del sistema

tanto en depósitos monetarios, como en depósitos de a)orro e inversión.

Estas cuentas se cargan cuando se reali$an depósitos por ingresos por ventas alcontado yIo cobros de ventas al cr+dito, y se abonan cuando se reali$an pagos.

as cuentas relacionadas con 0a*a y (ancos son:

!entas, cuando estas se reali$an al contado.

0uentas por 0obrar B 0lientes, cuando se reali$a la gestión de cobran$a.

0uentas por 7agar B 7roveedores, cuando se reali$an pagos a proveedores.





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3TES

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

Tesorer$a

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 'l#!os de a!a)

8. O#et%6,-

Establecer el presupuesto de ingresos y egresos #ue permita mantener la cantidad

su&iciente de dinero para poder operar.

0umplir con los compromisos de pago a proveedores y a otras instituciones.

1ener ba*o control los cobros de dinero #ue adeudan los clientes.

%e*orar el uso del dinero y la rentabilidad de la empresa.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a la Dirección &inanciera y a los Departamentos de

1esorería, 0r+ditos y 0ontabilidad.

. N,$a- @,!0t%*a-

%antener el e&ectivo su&iciente para la operación de la empresa, asegur"ndose

contar con recursos para tener capacidad de maniobra.

!igilar la e6posición del dinero ante la in&lación y devaluación de la moneda,

obteniendo los rendimientos óptimos en la inversión de e&ectivo en inversiones

temporales.

%antener en cuentas bancarias generadoras de intereses los e6cesos temporales

de e

os

&ectivo.

egresos de e&ectivo eben reali$ar con base al esupuesto o &lu*o de



os pagos a proveedores deben ser con base a los días cr+dito negociados por el

Departamento de compras.

El Departamento de 1esorería no debe mantener dinero en e&ectivo en custodia.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

El Departamento de

cobros del mes.cr+ditos es el responsable de reali$ar el presupuesto de

El Departamento de contabilidad es el responsable de conciliar el saldo de ca*a del

mes anterior.

El 1esorero es el responsable de determinar los porcenta*es de pago de gastos de

acuerdo a las cuentas por pagar y proveedores, así como de los desembolsos al

contado, pago de intereses, prestamos e impuestos.

>. P$,*e&%%e/t,

%ensualmente se debe reali$ar el presupuesto de ca*a para poder programar los

ingresos y desembolsos de e&ectivo.

Actuali$ar la in&ormación de los movimientos de ingresos y egresos y comparar el

presupuesto con los valores reales e investigar las causas de di&erencias

importantes.

H+ P$,*e&%%e/t, *,/t$,! &e >!u, &e *aa


) P$,e**%1/ &e %/7$e-,-+ Establece los Ge$e/te &e *$.&%t,-

estimados por cobros de cr+ditos, ventascontado y otros ingresos, y lo traslada

1esorería.

' Pa7, a P$,6ee&,$e-K Determina los pagos Te-,$e$, 7e/e$a!

proveedores y cuentas por pagar duranteel



periodo de acuerdo al pla$o de cr+dito

autori$ado. E7$e-,-K 0alcula las compras de

contado, gastos y otros, tomando en cuenta

todos los pagos #ue debería reali$ar al estricto

contado.

Ga-t,- ,@e$at%6,-K Establece los gastos

operativos #ue servir"n para el &uncionamiento

para poder operar.

Pa7,- &e N,%/a-K Establece el monto de la

nomina a pagar durante el mes y traslada a

1esorería.

Pa7,- F%/a/*%a%e/t," I@ue-t,-" I/te$e-e-" &%6%&e/&,-K Establece los montos a pagar

por estos conceptos.

P$e@a$a*%1/ &e! >!u, , @$e-u@ue-t, &e *aaK

0on la in&ormación de la estimación de los

cobros, las ventas de contado, cobros de

pr+stamos concedidos por la empresa, pago de

nomina, pago de los gastos de operación, pagoa proveedores, ingresos y egresos varios,

procede a preparar el &lu*o de ca*a.

A/4!%-%-K Anali$a las dependencias entre

ingresos y egresos.

Ge$e/te &e *,@$a-

D%$e*t,$ >%/a/*%e$,

H Re*u$-,- 3ua/,-

D%$e*t,$ >%/a/*%e$,

C,/ta#%!%&a&

Te-,$e$, 7e/e$a!

D%$e*t,$ >%/a/*%e$,





F,$a-K

F!u, , @$e-u@ue-t, &e *aaK

COMERCIALIZADORA DE PAPEL" S+A+

DEPARTAMENTO DE TESORER=A

P+T+ N,+K3e*2, @,$K J+L+V+V+Fe*2aKRe6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK

FLUJO DE CAJA

PRESUPUEST REAL VARIACION

SALDO INICIALB INGRESOS

!entas al contado0obros a clientesPtros ingresos

TOTAL INGRESOSB EGRESOS

0ompras al contadoastos de operación7agos a proveedores/etenciones0ompra de activos &i*osastos &inancierosntereses &inancierosntereses por pr+stamosPtros gastos

Amorti$ación de 7r+stamoSu#t,ta!mpuestos, !A,5S, S/ e SPSu#t,ta!7royectos

TOTAL EGRESOS

SALDO FINAL



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3TES

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

Tesorer$a

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 ontrol de los In-resos)

)+ O#et%6,-

Establecer normas #ue permitan un adecuado control de movimientos de ingresos

e&ectuados en el día, y determinar la disponibilidad diaria de &ondos.

Establecer los procedimientos necesarios para la adecuada a administración del

e&ectivo y sus e#uivalentes.

!eri&icar la autenticidad del saldo en libros, así como #ue los movimientos

registrados sean por operaciones normales de la empresa.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica a los Departamentos de 1esorería, 0r+ditos y !entas.

. N,$a-

+) Re*e@*%1/ &e %/7$e-,-

!eri&icar con el departamento de cr+ditos y cobros #ue todos los ingresos

presupuestados se reciban de acuerdo al plan de cobro para garanti$ar la

disponibilidad de &ondos.

.9 Re*e@*%1/ &e *2eue-

os vendedorescobradores deben veri&icar #ue los c)e#ues recibidos llenen los

re#uisitos &ormales para evitar el rec)a$o de los mismos: lugar y &ec)a, valor en

nCmeros, valor en letras y &irma, así como recibir c)e#ues Cnicamente a nombre

de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. con sello o escritura de “NO NEGOCIABLE”.



+

Ends recibidos a nombre de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. con todos los datos especi&icados en el sello de

end

.< E%-%1/ &e $e*%#,- &e *aa

Es obligación de todo empleado autori$ado de recibir ingresos a nombre de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. de emitir el recibo de ca*a correspondiente.

7ara el control de los ingresos se utili$aran los recibos de ca*a debidamente

prenumerados, los cuales son administrados y controlados por el Departamento

de cr+ditos y cobros.

.> De@,-%t, &e !,- *,#$,-

1odo ingreso de e&ectivo o c)e#ue debe ser depositado integra y oportunamente

en las cuentas bancarias de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. Siempre se debe

veri&icar #ue la boleta est+ certi&icada a nombre de la empresa por el valor

correspondiente.

. Cue/ta- #a/*a$%a- @a$a &e@1-%t, &e *,#$,-

%antener cuentas bancarias en los bancos del sistema de mayor cobertura en el

paíscon la &inalidad deevitar

el tiempo de la compensación para el cobro de

c)e#ues recibidos a nombre de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. Así mismo se

evitar" el rec)a$o de c)e#ues de &orma signi&icativa.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

El Departamento de tesorería es el responsable de administrar los ingresos de

e&ectivo y e#uivalentes de acuerdo a las siguientes operaciones.

aG Depósitos.

bG 0obros.

E/&,-, &e *2eue-

osar inmediatamente todos losc)e#ue

so segCn política de cr+ditos.



cG 7r+stamos (ancarios.

dG ntereses.

eG Aportaciones.

Es responsabilidad de 0r+ditos y cobros registrar en el sistema los ingresos por

concepto de cobro.

Es responsabilidad del Departamento de ventas reali$ar el cobro y depositar los

ingresos en las cuentas bancarias autori$adas por la empresa.

Es responsabilidad de 1esorería, controlar los ingresos del e&ectivo y actuali$ar el&lu*o de e&ectivo diariamente.

Es responsabilidad de 0ontabilidad reali$ar las conciliaciones bancarias de las

cuentas bancarias de la empresa.

a custodia de los activos en e&ectivo est" separada de las operaciones de

registro.

a &unción de registro est" subdividida en varios empleados. os ingresos por

cobro son operados por el Departamento de cr+ditos y cobros a trav+s del modulo

de cuentas por cobrar li#uidación de cobros' os ingresos por pr+stamos son

registrados por el Departamento de contabilidad.

El Departamento de tesorería no puede registrar en el sistema los ingresos por

recepción de cobro, ni registra cargos en cuentas por pagar a proveedores por lo#ue no tiene accesos a los módulos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar,

Cnicamente a la emisión de los pagos a trav+s del saldo por pagar.



>. P$,*e&%%e/t, *,/t$,! &e %/7$e-,-


) C,#$,-+ E*erce la gestión de cobran$a

y deposita en las

cuentas bancarias de

0omerciali$adora de 7apel, S.A. y envía su

li#uidación al Departamento de cr+ditos y

cobros. Re7%-t$, &e %/7$e-,-K Ppera la

cobran$a y emite in&orme diario de cobros el

cual traslada al Departamento de tesorería.

F!u, &e *aaK !eri&ica los ingresos por banco y

los compara contra la li#uidación e in&orme decobros diario y actuali$a el &lu*o de ca*a.

C,/*%!%a*%1/ &e %/7$e-,-K 0oncilia el saldo

contable vs. 4lu*o de ca*a y reporte diario de

cobros.

I/>,$e &e &%-@,/%#%!%&a&K 7repara in&orme

de la disponibilidad diaria para programación de

desembolsos.

Ve/&e&,$

' A-%-te/te &e *$.&%t,-

Te-,$e$, 7e/e$a!

Au%!%a$ &e

*,/ta#%!%&a&

H Te-,$e$, 7e/e$a!





o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3TES

29mero3B

'ec:a de Emisi"n3>F4?4>??

Gesti"n de Tesorer$a'ec:a de Vi-encia3?B4>4>??

TITULO3 a!a :ica)

)+ O#et%6,

Establecer normas #ue permitan un adecuado control de los gastos menores #ue

no ameritan la emisión de un c)e#ue, así como el mane*o de los &ondos de ca*a

c)ica.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al Encargado del &ondo de ca*a c)ica, Departamentos

de tesorería y contabilidad, así como todo empleado #ue solicite &ondos para

pagar gastos urgentes propios de la operación de la empresa.

. N,$a- @,!0t%*a-

P$,2%#%*%,/e-K

aG No se permite el cambio de c)e#ues a empleados con el &ondo de ca*a c)ica.

bG Est" pro)ibido reali$ar pr+stamos a empleados del &ondo de ca*a c)ica.

cG No deben reali$arse pagos de &acturas #ue no est+n ra$onadas y autori$adas

por el erente o Je&e de "rea.

dG No se puede entregar e&ectivo sin la presentación del vale de ca*a c)icadebidamente autori$ado por el erente o Je&e de "rea.

eG 7or ra$ones de costos y mantener e6istencia en proveeduría, no se podr"n

usar los &ondos de ca*a c )ica para compra de nseres de mantenimiento,



papeleríay Ctiles o materiales y suministros Hsalvo en casos urgentes y

previamente comunicados y aprobados por el Departamento de comprasG.

&G Est" pro)ibido reintegrar gastos a los vendedores del &ondo de ca*a c)ica.

gG Se pro)íbe recibir &acturas por gastos mayores a . >==.==

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad del Encargado de ca*a c)ica mantener ba*o su custodia los

valores entregados, en un lugar seguro y ba*o llave.

El Encargado de ca*a c)ica debe mantener integrado el saldo de la ca*a c)ica con

valores en e&ectivo, vales y &acturas.

!elar" tambi+n por pagar Cnicamente &acturas debidamente autori$adas por el

erente o Je&e de "rea *usti&icando el gasto y #ue +stas se encuentren sin

alteraciones o tac)aduras.

Re*%#%$ /%*ae/te >a*tu$a- *,/ !a -%7u%e/te %/>,$a*%1/K

/a$ón social: 0omerciali$adora de 7apel, S.A.

N1: 89<>@

Dirección: <= calle 8><9, $ona 89, uatemala.



>. P$,*e&%%e/t, &e *aa *2%*a


) A-%7/a*%1/ &e >,/&, >%,K Asigna un &ondo Au&%t,$0a I/te$/a

de ca*a c)ica adecuado a las necesidades

operación de la empresa.

' Cu-t,&%a &e! >,/&, >%,K /ecibe la cantidad E/*a$7a&, >,/&, >%,

cinco mil #uet$ales e6actos H.>,===.==G

e&ectivo para atender de &orma oportuna

#ue deben cumplir con los re#uisitos, los

deben corresponder a pagos urgentes y por

monto )asta por #uinientos #uet$ales

H>==.==G. Ta!,/a$%, &e 6a!e-K %antiene un E/*a$7a&, >,/&, >%,

prenumerado de vales de ca*a c)ica y

distribución es:

O$%7%/a!K Encargado del &ondo de ca*a c)ica.

C,@%a aa$%!!aK Solicitante.

Reue$%%e/t, &e e>e*t%6,K 1odo S,!%*%ta/te

de e&ectivo es solicitado a trav+s del vale de

c)ica en donde se describe la cantidad

nCmeros y letras, el concepto del gasto &irma

autori$ación, nombre y &irma del solicitante,

del encargado del &ondo.

H Re6%-%1/K /evisa el vale y las &irmas E/*a$7a&, >,/&, >%,

autori$ación para poder entregar el e&ectivo

solicitante.

P!a5, &e !%u%&a*%1/K i#uida el vale de S,!%*%ta/tec)ica en un pla$o de m"6imo de 9 días.

Se7u%%e/t,K 0umplido este pla$o si E/*a$7a&, >,/&, >%,

solicitante no li#uida el vale, el encargado

&ondo debe comunicarse con el erente o Je&e



"rea para #ue solvente la situación.

L%u%&a*%1/ &e! 6a!eK Anota en el vale E/*a$7a&, >,/&, >%,

E/*a$7a&, >,/&, >%,

E/*a$7a&, &e >,/&,

C,/ta&,$ 7e/e$a!

Au&%t,$%aC,/ta#%!%&

a&

)(

))

)'

los nCmeros de &acturas con las cuales es

li#uidado y debe ad*untarlas. Sumar el total de

las &acturas, y recibir el vuelto en caso lo

)ubiese para poder cuadrar el valor del vale.

I/ut%!%5a*%1/ &e 6a!e- >a*tu$a-K nutili$a

todos los vales y &acturas pagados con el &ondo

de ca*a c)ica con un sello &ec)ador con el título

“Pa7a&, Caa C2%*a”

L%u%&a*%1/ $ee#,!-, &e *aa *2%*aK

0uando el saldo del &ondo llegue a un 9>,prepara li#uidación de gastos de ca*a c)ica,

llena el &ormulario de “L%u%&a*%1/ &e 7a-t,-

&e *aa *2%*a” H41=9G, ad*unta los documentos,

la cual es revisada por el Departamento de

contabilidad para su registro correspondiente'

una ve$ aprobada se repone el &ondo &i*o, el

cual debe ser solicitado a trav+s de una

“S,!%*%tu& &e >,/&,-”. Re7%-t$,K 0ada cierre

de mes reali$a li#uidación de la ca*a c)ica.

A$ue, &e *aa *2%*aK 7ractican ar#ueos

sorpresivos, llenando el &ormulario “A$ue, &e

*aa *2%*a” H41=8G.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)%e&artamento de Tesorer$a

VALE % E AJA .IA3 2o) ? Q)

I*P OR TE E2 LETR AS3

O2EP TO % EL GASTO3

% EP AR TA* E2TO3

LIQUI%A%O O2 'ATURAS 2o)

'E.A3 AUTORIZA%O POR3 REI5I%O POR3 E2ARGA%O 'O2%O 'IJO3

ORIGI2AL3 AJA .IA

PAGA%O AJA .IA'E.A3 O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)

F,$a-K Va!e

&e *aa *2%*a

Se!!, &e %/ut%!%5a*%1/ &e 6a!e- >a*tu$a-

O 2 T R O L



A$ue, &e *aa *2%*a


CONTROL INTERNO

P+T+ N,+K

3e*2, @,$K J+L+V+V+

Fe*2aK

Re6%-a&, @,$K C+A+V+P+Fe*2aK

AR8UEO DE CAJA C3ICA

FT()INTEGRACION DEL CANTIDAD SUBTOTAL TOTAL REF+ PT

DENOMINACION BILLETESK 9==.=

8==.=

>=.==

9=.==

8=.==

>.==

8.== 8

DENOMINACION MONEDASK 8.==

=.>=

=.9>

=.8=

=.=>

=.=8 8

INTEGRACION DEVALESK

8

FACTURASK

8

TOTAL AR8UEOK 8

FONDO FIJOK 8

SOBRANTEFALTANTE 8

Mos valores descritos #ue obran en mi poder, son propiedad de 0omerciali$adora de 7apel, S.A. y &ueron contadosen mi presencia y devueltos a mi entera satis&accion, #uedado con&orme con el resultado del ar#ueo practicadoM

E/*a$7a&, &e! F,/&,K Au&%t,$ C,/ta&,$

FEC3AK 3ORAK



L%u%&a*%1/ &e 7a-t,- &e *aa *2%*a


CUENTA CONTABLEK ))(+) CAJA C3ICA

P+T+ N,+K3e*2, @,$K J+L+V+V+

Fe*2aKRe6%-a&, C+A+V+P+Fe*2aK

LI8UIDACION DE GASTOS DE CAJA C3ICA

FT('

N PROVEEDORN,+

FACTU FEC3 VALOR TIPO DE GASTO C2e

8

9

<

>

A

@

?

;

888888888

89

T,ta! &e Ga-t,- 8

F,/&, F%, 8

Re@,-%*%1/ &e! 8

E/*a$7a&, &e! F,/&,K A-%-te/te &e C,/ta#%!%&a&+

Fe*2aK



o&asaPROE%I*IE2TOS

"di-o3TES

29mero3

'ec:a deEmisi"n3

Gesti"n de

Tesorer$a

'ec:a de

Vi-encia3 4 4TITULO3 ontrol de emisi"n de c:e;#es)

)+ O#et%6,

%antener un control de las actividades para la emisión y entrega de c)e#ues para

pagos de cuentas por pagar y proveedores.

9. A!*a/*e

Este procedimiento aplica al Director &inanciero, 1esorero general, Au6iliar de

emisión de c)e#ues y Departamento de contabilidad.

. N,$a- @,!0t%*a-

+) Aut,$%5a*%1/ &e @a7,-

os gastos menores a >==.== deben ser cancelados por medio de la ca*a c)ica.

os egresos mayores a >==.== deben cancelarse Cnicamente con c)e#ue.

.9 S,!%*%tu& &e >,/&,-

1odo c)e#ue ser" emitido Cnicamente con Solicitud de 4ondos debidamente

autori$ada, e6ceptuando los pagos a proveedores, los cuales deben ser

autori$ados por la Dirección &inanciera a trav+s de los sugeridos de pago. as

Solicitudes de &ondos deben ser pre numeradas.

. C2eue- 6,u*2e$

Se utili$aran 0)e#ues vouc)er para llevar un control de los egresos y mane*o de

las cuentas bancarias, así como tener constancia de #ue se reali$ó el pago y #ue

se contabili$ó en las cuentas correspondientes.



..8 C2eue-

os c)e#ues deón:

8G Nombre del b

9G No. de cuenta

G No. de c)e#ue

<G ugar y &ec)a

>G !alor en nCmeros H#uet$alesG

G 7agado a la orden de

@G !alor en letras Hla cantidad deG

?G /e&erencia;G 7rimera &irma autori$ada

8=GSegunda &irma autori$ada

..9 V,u*2e$

El !ouc)er del c)e#ue debe llevar la siguiente in&ormación:

8G 0ódigo de 7roveedor.

9G No. de Solicitud de 4ondos.

G No. de c)e#ue.

<G 0uenta contable.

>G Nombre de la cuenta contable.

G Jornali$ación

@G /esponsable de la emisión.

?G /esponsable de la revisión.

;G /esponsable de la autori$ación.

8=GNombre y &irma y No. de cedula de #uien recibe el c)e#ue.

88G4ec)a de entrega.

ben contener la siguientein&ormaci

anco librador

bancaria



.< F%$a- aut,$%5a&a-

as cuentas bancarias son bipersonales ya #uedeben llevar dos &irmas

mancomunadas debidamente registradas, la primera &irma es la del 1esorero

general y la segunda del Director &inanciero.

.> F%$a &e *2eue- e/ #!a/*,

Se pro)íbe la &irma de c)e#ues en blanco.

. Be/e>%*%a$%,-

1odos los c)e#ues emitidos deben ser nominativos, no se podr"n emitir c)e#ues

al portadorF. 1odos los c)e#ues deben ser emitidos a nombre de la empresaproveedora de bienes o servicios debidamente registrada en la base de datos de

proveedores. WVe$ @$,*e&%%e/t,K COM (' “Re7%-t$, &e P$,6ee&,$e-”

1odo c)e#ue emitido debe llevar el título de “NO NEGOCIABLE”, con el ob*etivo

de #ue sea cobrado Cnicamente por el bene&iciario #uien nos )a vendido los

bienes o servicios ad#uiridos.

.@ C2eue- a/u!a&,-

1odos los c)e#ues #ue sean anulados deben mutilarse, y para su inutili$ación se

deben sellar de “ANULADO”.

.? C,/*%!%a*%1/ #a/*a$%a

as cuentas bancarias deben ser conciliadas mensualmente. Deben controlarse e

investigarse adecuadamente los c)e#ues #ue llevan m"s de un mes en

circulación.

.; P$,2%#%*%,/e-

El Departamento de tesorería no podr" recibir los c)e#ues pagados o rec)a$ados

por el banco, esta es una &unción del Departamento de contabilidad.



El Departamento de tesorería no podr" recibir los estados de cuenta mensuales

girados por el banco, esta es una &unción del Departamento de contabilidad.

El Departamento de tesorería no podr" preparar nomina o remuneraciones, esta

es una &unción del Departamento de recursos )umanos.

El Departamento de tesorería no podr" entregar directamente los c)e#ues a los

proveedores, lo )ar" la recepcionista con listado #ue contenga el listado de los

c)e#ues debidamente autori$ado por el 1esorero general y Director &inanciero.

<. Re-@,/-a#%!%&a&

Es responsabilidad del Departamento de tesorería la administración de la gestiónde egresos de acuerdo a las siguientes operaciones.

aG iro de c)e#ues

bG 7ago a proveedores

cG Amorti$ación de pr+stamos

dG 0)e#ues rec)a$ados

eG ntereses

&G 0omisiones y gastos bancarios.

Es responsabilidad del 1esorero general mantener ba*o su custodia todos los

c)e#ues de las distintas cuentas bancarias de la empresa.

Es responsabilidad de 0ontabilidad el ingreso al sistema de las cuentas por pagar

y proveedores al sistema.

Es responsabilidad del Au6iliar de emisión de c)e#ues ingresar y emitir c)e#ues

de pago de las cuentas por pagar y proveedores, así como de las Solicitudes de

&ondos ya sean por anticipos a proveedores y gastos de la empresa.



>. P$,*e&%%e/t, e%-%1/ &e *2eue- < *ue/ta- @,$ @a7a$ @$,6ee&,$e-


) Re7%-t$, &e *ue/ta- @,$ @a7a$ @$,6ee&,$e-K Au%!%a$ &e

ngresa la in&ormación sobre los productos *,/ta#%!%&a&

servicios ad#uiridos al sistema de

incluyendo la &ec)a en #ue se debe

segCn los pla$os convenidos.

' A$*2%6,K Arc)iva una copia de la &actura con Au%!%a$ &e

correspondiente asiento de diario. Arc)iva *,/ta#%!%&a&

&actura original en un control de proveedores

orden al&ab+tico.

Pa7, *,@$a- &e *,/ta&,K n&orma a Ge$e/te &e *,@$a-proveedores #ue para pagar una &actura

contado, +sta debe ser recibida por su

como mínimo > días )"biles previos al

esperado de pago.

D%-@,/%#%!%&a&K Emite diariamente un reporte Te-,$e$, 7e/e$a!

la disponibilidad de e&ectivo, donde muestra

dinero disponible, el de los ingresos a

durante el mes así como las obligaciones

pagar durante las dos siguientes &ec)as de pago.

H I/-u>%*%e/*%a &e >,/&,-K En caso de #ue Te-,$e$, 7e/e$a!

tenga su&iciente dinero disponible, el

negocia con los proveedores con promesas

pago. 7ara ello es importante contar con

buena relación personal con los proveedores.

C2eue- 6,u*2e$K 1odos los pagos mayores Te-,$e$, 7e/e$a!>==.== deben reali$arse por medio de

!ouc)er.

S,!%*%tu&e- &e >,/&,-K ngresa las Au%!%a$ e%-%1/ &e

contables y las cuentas de &lu*o al *2eue-



)(

))

)'

)

)

)H

previamente codi&icadas por el Departamento

de contabilidad y autori$adas por la Dirección

&inanciera. Ystas deben indicar los montos en

nCmeros y letras' la *usti&icación de la solicitud y

la autori$ación correspondiente.

Su7e$%&,- &e @a7, a @$,6ee&,$e-K /eali$a

un an"lisis de los sugeridos de pago a

proveedores de acuerdo al vencimiento de las

&acturas y a la disponibilidad en las cuentas

bancarias.

P$,7$aa*%1/ &e @a7,-K 5na ve$ emitido el

sugerido de pago procede a ingresar los datosde las &acturas a pagar.

Va!%&a*%1/K /evisa la validación de los

c)e#ues #ue posteriormente son emitidos,

luego se procede a la generación de los

mismos.

I/6a!%&a*%1/ &e >a*tu$a-K 1odas las &acturas

pagadas con c)e#ues deben ser inutili$adascon el sello “Pa7a&, C2eue N,+” y anotar el

c)e#ue correspondiente.

Re@,$te- &e e%-%1/ &e *2eue-K

Diariamente se generan reportes de &lu*o de

ca*a de acuerdo a los bancos de donde se

emitieron los c)e#ues.

E/t$e7a &e *2eue-K os c)e#ues son

entregados a los proveedores en la /ecepción

el día y en el )orario de pago asignado.

P$,2%#%*%1/ &e e/t$e7a+ 7or ningCn motivo se

entregaran los c)e#ues de proveedores a

ningCn empleado de la empresa.

Te-,$e$, 7e/e$a!

Au%!%a$ e%-%1/

&e *2eue-

C,/ta&,$ 7e/e$a!

Au%!%a$ e%-%1/

&e *2eue-

Te-,$e$, 7e/e$a!

Re*e@*%,/%-ta

Re*e@*%,/%-ta

Re*e@*%,/%-ta



persona #ue recibe. Así mismo debe presentar

contraseña de pago, y recibo de ca*a.

) Pa7,- &e I@ue-t,- ,t$,-K /eali$a el pago Te-,$e$, 7e/e$a!

trav+s de (ancasat, y los gastos como

el+ctrica, agua, tele&onía, tar*etas de cr+dito

responsabilidad del 1esorero general mandarlos

pagar a trav+s del mensa*ero de la

debiendo previamente llenar la solicitud de

correspondiente de cada una de las &acturas.

) Pa7, &e /,%/aK /eali$a pago de nomina Te-,$e$, 7e/e$a!

medio de acreditamiento a la cuenta de Re*u$-,- 3ua/,-

empleados.) A$*2%6, &e !,- *2eue-K os vouc)ers de Au%!%a$ e%-%1/ &e

c)e#ues entregados se separan dependiendo *2eue-

banco para su arc)ivo correspondiente en

ascendente en su respectivo leit$ por mes.

) C,$te &e >,$a-K E&ectCa corte de &ormas de Au&%t,$ %/te$/,

c)e#ues emitidos. Se veri&ica el Cltimo C,/ta&,$ 7e/e$a!

emitido en el día contra el primero del

siguiente por emitir.

F%/ &e! @$,*e&%%e/t,+





O2TRASEA%E PAGO32o ) ?

O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A) calle ?B4> 8ona ?>7 P5K >F???H %e&artamento de Tesorer$a

REI5I*OS %E3Para s# &a-o7 &re(ia re(isi"n + a&robaci"n las si-#ientes /act#ras ori-inales3

'ATURA 'E.A VALOR Q) 2o) OR%E2 %E O*PRA

TOTAL Q)Entre-a de c:e;#es 9nicamente con la &resentaci"n de la contrasea de &a-o)

.orario3 Viernes de ?3 a ?F3 :rs)

REI5I%O POR3 'IR*A N SELLO

F,$a-K

C,/t$a-e?a &e @a7,K



'IR*A N 2O*5RE3

REGISTRO O2TA5LE

O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)%EPARTA*E2TO %E TESORERIA

SOLIITU% %E 'O2%OS

PAGUESE A LA OR%E2 %E3

LA A2TI%A% %E3 US3

E2 LETRAS3

E2 O2EPTO %E3

'ATURA 2o)3OR%E2 %E O*PRA 2o)3LIQUI%AIO23

'IR*A N 2O*5RE3 'IR*A3 'IR*A3

O2TROL

SOLIITA%O POR3 Vo)5o) GERE2IA %E AREAVo)5o) %IREIO2 'I2A2IERA

2o) ?

'E.A SOLIITU%3 REQUERI%O PARA3

Q)

S,!%*%tu& &e >,/&,-

USO EKLUSIVO %E O2TA5ILI%A%3

UE2TA 2O*5RE %E LA UE2TA %E5E .A5ER



PAGA%O .EQUE 2o)

'E.A3 O*ERIALIZA%ORA %E PAPEL7 S)A)

C2eue- V,u*2e$K

COMERCIALIZADORA DE PAPEL, S.A

CUE3TA 3o. 004$"%-#0$/

LUGAR Y FEC3AK

PAGUESE A LA ORDEN

DEK LA CANTIDAD DEK

REFK FIRMA AUTORIZADAK

C3E8UE N,+ (((()

H.

8UETZALES

FIRMA AUTORIZADAK

C,&%7, N,+ &e S,!%*%tu&K C2eue N,+ (((()

CUENTA N,+K NOMBRE DE LA CUENTA DEBE 3ABERK

.E.O POR3 REVISA%O

POR3

AUTORIZA%O POR3 REI5I%O

POR3

'IR*A

E%ULA3

'E.A

3

TESORERIA O2TA5IL %IREIO2 2O*5RE LIE2TE

ORIGI2AL3 PROVEE%OR

Se!!, &e %/2a#%!%ta*%1/ &e >a*tu$a-K



A$ue, &e *2eue$a-K

COMERCIALIZADORA DE PAPEL"

S+A+ CONTROL INTERNO

P+T+ N,+K

3e*2, @,$K J+L+V+V+

Fe*2aK

Re6%-a&, C+A+V+P+

Fe*2aK

AR8UEO DE C3E8UES MES DE DICIEMBRE '()(+

N VERIFICACION CTA+ DEL ALDOCUMENT

OS C3ECX

8Q1 0PN1NEN1A =@@

9 A/P%E/0AN1 9=>==<;?<

ND5S1/A ==>==9?

<ND5S1/A ==<89?>=

>N1E/NA0PNA 8==<=;

/E4P/%ADP/ 8??>=?9

@(AN/5/A <==9=?

?1/A(AJADP/ES 8=?==9@>=



+)) Aut,$%5a*%1/



TRABAJO+

os procedimientos de control interno para el capital de traba*o &ueron diseñados y

coordinados por el Auditor nterno, preparado en con*unto por todos los

departamentos involucrados en los procesos relacionados con el capital detraba*o, avalado por el 0onse*o de Administración de la empresa por lo #ue su

aplicación es obligatoria para toda la organi$ación.

Elaborado por:Au&%t,$ I/te$/,

0oordinado por:

Au&%t,$ I/te$/,

/evisado por:

D%$e**%1/ F%/a/*%e$a

Autori$ado por:

P$e-%&e/te C,/-e, &e A&%/%-t$a*%1/

4ec)a:

4ec)a de !igencia:



CONCLUSIONES

Despu+s de anali$ar el desarrollo de este traba*o de tesis, se llegó a las siguientes

conclusiones:

8. a &alta de procedimientos de control interno #ue orienten correctamente la

reali$ación de las actividades relacionadas con el capital de traba*o en las

empresas comerciali$adoras de productos de consumo masivo, ocasiona en la

organi$ación, duplicidad de &unciones, colusión por la carencia de segregación

de &unciones, riesgos operativos por errores e irregularidades, y debilidades en

la &i*ación de los grados de autoridad y responsabilidad.

9. os resultados obtenidos con el desarrollo de este traba*o de tesis, con&irman

#ue la Empresa 0omerciali$adora de 7roductos de 0onsumo %asivo

investigada, carecía de procedimientos de control interno para gestionar

adecuadamente las cuentas del capital de traba*o, lo #ue )a ocasionado

debilidades en la organi$ación, y riesgos operativos en el activo y pasivo

corriente.

. as pruebas de control reali$adas, evidencian las de&iciencias en los procesos

actuales, lo #ue permite proponer los procedimientos de control interno para el

capital de traba*o #ue &ortale$can el sistema de control interno como propuesta

a los riesgos in)erentes.

<. os procedimientos de control interno #ue se incluyen en el capítulo ! de este

traba*o de tesis, &ueron diseñados para #ue al ser aplicados a las actividades

del capital de traba*o, guíen correctamente su e*ecución, corri*an las

debilidades de organi$ación detectadas en el proceso de investigación y

minimicen los riesgos operativos para la e&iciente administración de los

recursos circulantes.



RECOMENDACIONES

0on base en las conclusiones se llegó a las recomendaciones siguientes:

8. a empresa 0omerciali$adora de 7apel, S.A. debe aplicar los procedimientos

diseñados en este traba*o de tesis, para lograr corregir las debilidades de

organi$ación e6istentes y minimi$ar los riesgos operativos del capital de

traba*o.

9. a administración de la empresa investigada, debe revisar permanentemente

los procedimientos de control interno diseñados con este estudio, para

actuali$arlos y sistemati$arlos con&orme a las necesidades #ue sur*an en la

organi$ación, respecto a las operaciones del capital de traba*o.

. Auditoría nterna debe vigilar la correcta aplicación de los procedimientos

diseñados en este traba*o de tesis, para lograr e&iciencia operativa y de

gestión del capital de traba*o, la salvaguarda de los activos circulantes y evitar

#ue ocurran errores e irregularidades, oportunamente.

<. a e6istencia de procedimientos de control interno para el capital de traba*o no

elimina la posibilidad de #ue ocurran errores e irregularidades, sin embargo,

contribuye a la reducción de los mismos, por lo #ue el 0ontador 7Cblico y

Auditor debe in&ormar periódicamente sobre las evaluaciones aportando las

recomendaciones necesarias para me*orar las condiciones actuales.



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procedimientos+de+control+interno

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