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PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIO N

DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIO N DEL TERRORISMO EN ISA

Medellín, enero de 2013

PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO EN ISA

TABLA DE CONTENIDO

1. PROCEDIMIENTOS PARA ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS ................................................................ 3

1.1 CONOCIMIENTO ....................................................................................................................................... 3

1.2 ACTUALIZACIÓN DE DATOS ................................................................................................................... 5

1.3 REPORTES ................................................................................................................................................ 6

1.4 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 7

2. PROCEDIMIENTOS PARA CLIENTES, PROVEEDORES, ALIADOS Y COOPERANTES .......................... 8

2.1. CONOCIMIENTO ...................................................................................................................................... 8

2.2. ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS .................................................... 10

2.3. REPORTES EXTERNOS ....................................................................................................................... 12

2.4. ACTUALIZACIÓN DE DATOS ................................................................................................................ 12

3. MONITOREO DE PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS .................................................................. 12

4. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 13


INTRODUCCIO N

A continuación se describen los procedimientos definidos para dar cumplimiento al acuerdo 74 “Manual para la

Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo” en ISA. El desarrollo de estos

procedimientos están enmarcado en: accionistas e inversionistas, clientes, proveedores, aliados y

cooperantes, indicando en cada caso el responsable de aplicar el control, los procedimientos a aplicar, la

frecuencia, como se verifica su cumplimiento, entre otros aspectos.

1. PROCEDIMIENTOS PARA ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS

1.1 CONOCIMIENTO

Aplicable a Mercado Primario Mercado Secundario

Requisitos

previos

Previo a una emisión o colocación de valores ISA a través de Finanzas Corporativas o del colocador líder contratado, deberá establecer en el prospecto de colocación y en el aviso de oferta como requisito para participar en el proceso de colocación el diligenciamiento del formulario de vinculación con sus anexos por parte de los accionistas e inversionistas. En las colocaciones a través de la subasta la documentación mencionada deberá allegarse a más tardar antes de la hora prevista para la iniciación de la subasta.

Responsable Colocador y/o depositante directo del valor respectivo (intermediario).

Intermediarios que manejen la

operación (Venta/Compra)


Obligaciones del

responsable

Realizar las actividades de conocimiento del accionista e inversionista de acuerdo con la normatividad aplicable.

Como verificar

su cumplimiento

1. Solicitar al responsable la certificación del cumplimiento de tales obligaciones en materia de conocimiento de accionistas e inversionistas. 2. Visitar las instalaciones del colocador y/o depositante (intermediario) en caso de requerir evaluar la documentación y pruebas que acrediten el cumplimiento de la obligación.

Solicitar al responsable la certificación de la aplicación de los procedimientos de prevención del LA/FT aplicados de manera permanente y para casos específicos (tales como pago de dividendos o intereses).

Cuándo verificar

su cumplimiento

Dentro de los 90 días siguientes a la colocación de los títulos.

a) Proceso Permanente: Certificación

Mensual.

b) Casos Específicos:

Pagos de dividendos o intereses:

Accionistas: Trimestral

Inversionistas: Mensual

Situaciones

especiales

1. En caso de colocación de valores a través de varias entidades, el colocador líder recopilará la información y la enviará a ISA. 2. Cuando se coloquen valores en el exterior, la entidad o entidades contratadas certificaran mediante comunicación expedida por el Representante Legal que cumplen la

Cuando se enajenen valores nominativos y

no intervengan entidades vigiladas por la

Superintendencia Financiera de Colombia,

los encargados deberán solicitar el

diligenciamiento del formulario de

vinculación de Accionistas e Inversionistas y


normatividad de LA/FT de ese país. 3. Cuando la normatividad vigente lo permita y sea ISA quien lleve a cabo la colocación directa, deberá aplicar las medidas pertinentes para obtener de los Accionistas e Inversionistas la información que se considere necesaria para su conocimiento y vinculación dando cumplimiento a lo definido en la normatividad aplicable.

realizar las gestiones necesarias para

confirmar los datos suministrados, de

acuerdo a lo establecido en la normatividad.

En los casos que no se diligencie la

totalidad del formulario o le falten anexos

requeridos se deben realizar las acciones

tendientes a completar la información y en

caso de que esta no se obtenga se deberá

considerar como una señal de alerta a

analizar.

1.2 ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Aplicable a Accionistas e Inversionistas cuya participación sea mayor o igual al uno por ciento (1%) del capital

social de la empresa.

Responsable Colocadores, depositantes directos, o intermediarios.

Obligaciones del

responsable

Aplicar los procedimientos internos definidos para la actualización de datos de los inversionistas o

accionistas.


1.3 REPORTES

Tipo de reporte Internos Externos

Contenido a) Operaciones Inusuales y Sospechosas

Comunicación escrita reportando el hallazgo de cualquier

Operación inusual o sospechosa de un accionista o

inversionista.

b) Operaciones en efectivo

Las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o

superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en

moneda legal o a cinco mil dólares de los Estados Unidos

de Norteamérica (USD $5.000) o su equivalente en otras

monedas según la tasa representativa del mercado del día

en que se realice la operación.

Operaciones Sospechosas -ROS-,

información suministrada por parte de

DECEVAL o cualquier otra entidad

designada por la Empresa, con los

hallazgos de la operación sospechosa.

Responsable 1. Administrador de las Acciones y/o custodio de las

Inversiones.

2. El encargado de la emisión, bien sea ISA o el

intermediario contratado, una vez finalizado el periodo de

colocación en el mercado primario.

Oficial de Cumplimiento

Destinatario 1. Oficial de Cumplimiento

2. Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF-

Unidad de Información y Análisis

Financiero –UIAF-


1.4 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Aplicable a Mercado Primario Mercado Secundario

Responsable Colocador líder Administrador de las Acciones y/ o

custodio de las inversiones

Obligaciones del

responsable

Recolectar, conservar y/o enviar la documentación soporte a ISA.

Periodicidad de

envío de

documentación a ISA

Dentro de los 90 días siguientes a la colocación de títulos

de ISA en el mercado primario.

En cualquier momento, cuando se

presente un reporte de operación

inusual o sospechosa.

Documentos

conservados en ISA

El archivo con la información documental sobre las actividades

de cumplimiento de la normatividad aplicable para Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo recolectada por los

diferentes colocadores con ocasión del proceso de emisión y

colocación.

Reportes Internos de Operación Inusual,

Reportes Externos de Operación

Sospechosa y Reportes de Operaciones en

Efectivo, junto con sus documentos soporte.


2. PROCEDIMIENTOS PARA CLIENTES, PROVEEDORES, ALIADOS Y COOPERANTES

2.1. CONOCIMIENTO

2.1.1 Etapa Precontractual

Aplicable a Pedidos Directos Solicitud Privada, Única o Pública de

Oferta

Responsable Administrador del contrato

Cuándo se

aplica

Previo a realizar la selección del proveedor En la solicitud de ofertas

Procedimiento Paso 1:

Verificar en el sistema de información disponible, si el tercero

(cliente, proveedor, aliado o cooperante) ya está registrado y

verificado. En caso afirmativo, se deben los siguientes datos:

Fecha información CCMA: no mayor a un año

Fecha Verificación: no mayor a una semana atrás de la fecha de

consulta

Alertas: No

En el documento de solicitud de oferta,

se debe incluir como requisito el

diligenciamiento y entrega del FUV

(Formulario Único de Vinculación) con

sus respectivos anexos.


Paso 2:

Cuando el tercero no está registrado, verificar si:

Valor del Pedido está entre 0-50 smlmv

Solicitar la evaluación del tercero en el sistema de

información, marcando la opción “FUV no requerido”.

Valor del Pedido es mayor a 50 smlmv

Solicitar la evaluación del tercero en el sistema de

información, con lo cual el sistema enviará un correo

electrónico al tercero para que diligencie y envíe el FUV

(Formato Único de Vinculación).

Consideraciones:

Si el proveedor es Extranjero:

No es requerido que este diligencie el FUV (Formato Único de Vinculación)

Solicitar la evaluación del tercero en el sistema de información indicando que es “Extranjero”

Si la empresa tiene un apoderado en Colombia, este se debe registrar también en el sistema para ser

verificado como Nacional con “FUV no requerido”.


Paso 3:

Una vez realizada la evaluación del tercero, se debe verificar en el sistema de información que el campo

denominado Alerta contenga la palabra NO para todos los miembros que componen el tercero indique

NO. En caso contrario ver (*) numeral 2.1.2

2.1.2 Etapa Contractual

Aplicable a Cualquier tipo de pedido vigente en el cual el tercero no esté exento de cumplir con la normatividad

indicada en el Manual.

Responsable Administrador del contrato

Procedimiento Monitorear en el sistema de información de manera los posibles cambios del tercero en el campo

denominado Alerta.

Consideración: En caso de encontrar en el campo Alerta un contenido diferente a NO, el administrador

del contrato deberá enviar un correo al buzón [email protected] solicitando el análisis de dicha alerta y la

recomendación respectiva para su tratamiento.

Periodicidad Permanente.

2.2. ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS

Aplicable a Clientes, proveedores, aliados y cooperantes, que no estén exentos de cumplir con la normatividad


mailto:[email protected]


Responsable El administrador del contrato o de la relación comercial en el área que detecte la señal de alerta.

Qué se debe

reportar

Aquellas situaciones, operaciones o comportamientos del tercero, que el responsable considere como

inusual y/o sospechoso.

Señales de

Alerta

A continuación se relacionan algunas señales de alerta que pueden ser identificadas, no siendo las únicas:

Terceros que entreguen información incompleta, contradictoria o falsa.

Falta de “tradición” en el mercado de personas jurídicas o naturales recién creadas que entran a

dominar un sector de este.

Precios artificialmente bajos sin justificación comercial alguna.

Amenazan, intentan sobornar o persuaden al empleado de la Empresa para que este omita

procedimientos o favorezca al tercero.

Cambios frecuentes en la actividad comercial del tercero.

Rotación frecuente de domicilio social, cuenta bancaria y/o representantes legales del tercero.

Actos convenios o contratos celebrados con contrapartes de ciertos sectores de la economía, tales

como casas de cambio, empresas de intermediación aduanera, notarías , ONG, empresas

transportadoras etc.

No aparecen en los registros de la Cámara de Comercio de su domicilio.

Destinatario El Oficial de Cumplimiento de ISA, a través del buzón [email protected] para que proceda con el análisis y

gestión requerida del tema.

mailto:[email protected]


2.3. REPORTES EXTERNOS

Responsable Oficial de Cumplimiento

Reportar a UIAF-Unidad de Información y Análisis Financiero (Adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

Contenido Reporte de Operación Sospechosa-ROS ( Aquellas operaciones que luego de ser analizadas se

consideren sospechosas)

2.4. ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Ámbito de

aplicación

Clientes, proveedores, aliados y cooperantes, que no estén exentos de cumplir con la normatividad


Procedimiento El área responsable de la administración del Sistema de Prevención del LA/FT solicitará vía correo

electrónico al tercero, la actualización del Formato Único de Vinculación (FUV) cuando este haya cumplido

el año de vigencia.

Periodicidad Anual

3. MONITOREO DE PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS

Responsable Colocador y/o depositante

directo del valor

respectivo(intermediario)

Intermediarios que manejen la operación tanto para la venta como

para la compra.


Procedimiento Realizar monitoreo permanente de las personas públicamente expuestas en la medida en que dicha

información sea pública.

Reportes Enviar al Oficial de Cumplimiento cualquier señal de alerta que en relación a estos se presente.

4. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Grupos de

archivo en

Administración

Documental

Grupo 1: Conformado por todos los documentos que dan soporte al conocimiento e interpretación del

Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Grupos 2: Conformado por los documentos generados durante o con ocasión de la ejecución de las

actividades contenidas en los procedimientos y en general de los trámites operativos para la prevención

del LA/FT.

Documentos

soporte

Grupo 1:

i) Normas Externas ( Leyes, decretos, circulares, conceptos, etc)

ii) Normas internas ( Manual, procedimientos, conceptos, etc)

iii)Correspondencia externa enviada y recibida

v)Correspondencia interna

vi)Informes

vii)Actas de reuniones

viii)Otros

Grupo 2:


i) Formularios de Vinculación del Accionista y/o inversionista y sus anexos

ii) Formularios de Vinculación de Proveedores, aliados, cooperantes y/o clientes y sus anexos.

iii) Documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa.

Tiempo de

conservación

La empresa deberá conservar los formularios y demás documentos soportes en el Archivo de Gestión los

primeros dos (2) años y posteriormente remitirla al archivo central, sin perjuicio de que posteriormente sea

remitida a un archivo inactivo en medio digital.

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