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DECRETO NÚMERO 466-2010-DMySC (de 17 de diciembre de 2010)

Por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO)”.

LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas. Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que mediante Nota Núm.DA-368-2009/mh de 30 de diciembre de 2009 de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO), solicitó a la Contraloría General de la República, la oficialización del documento denominado “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO)”. Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.

No 26718 Gaceta Oficial Digital, martes 08 de febrero de 2011 1

Que este documento ha sido revisado y analizado mediante Memorando Núm.-1917Leg-AJI de 19 de abril de 2010 de la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República, quien comunicó que no ha tenido objeción al respecto.

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO)”. ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto regirá a partir de su promulgación. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Dado en la ciudad de Panamá, el 17 de diciembre de 2010.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

EDWIN RAÚL HERRERA

Secretario General


REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA SOLICITUD Y PAGO DE VIÁTICOS DE LA AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y

DEFENSA DE LA COMPETENCIA (ACODECO) P.18.12.10

Diciembre de 2010


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA

Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T.

Subdirector

GEONIS BORRERO ARMANDO ÁLVAREZ G.

Asistentes Ejecutivos

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

LEÓN A. WONG

Supervisor

MAYLIN DEL C. DURÁN C. ABRAHAM I. MUÑIZ S.

Analistas


DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER A. CERRUD G. Director

FERNANDO ARCIA Subdirector

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ALVAREZ DE LA CRUZ Director

WILFREDO RÍOS Asesor Jurídico

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES P. Directora


REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y

DEFENSA DE LA COMPETENCIA

DESPACHO SUPERIOR

PEDRO MEILÁN NÚÑEZ Administrador General

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

YARIBEL RUIZ

Directora

HUMBERTO CASTILLO Subdirector

EQUIPO TÉCNICO

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

XENIA ALCIBAR ISRAEL ORTIZ

Jefes

AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y DEFENSA DE LA COMPETENCIA

YADIRA ALMARIO

Jefa de Auditoría Interna

BORIS QUINTO Auditor

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MÓNICA HAAYEN

Jefa de Tesorería

ELVIA MARTÍNEZ Jefa de Presupuesto

MELISSA DE SICILIA

Jefe de Contabilidad


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Documento B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación

II. CONTROLES INTERNOS A. Marco Conceptual B. Controles Generales C. Controles Internos para el Área de Presupuesto D. Controles Internos para el Área de Tesorería E. Controles Internos para el Área de Contabilidad Gubernamental

III. PROCEDIMIENTOS A. Procedimiento para Solicitud de Viáticos Dentro del País B. Procedimiento para Solicitud de Viáticos al Exterior del País C. Procedimiento para Entrega del Viáticos a través de Caja Menuda D. Procedimiento para Confección, Registro y Entrega del Cheque de Viáticos

FORMULARIOS


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia, han desarrollado el documento “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia”, con el propósito de establecer los mecanismos necesarios para la administración, operación y control de los viáticos, en atención a las necesidades más apremiantes de cada unidad operativa, en forma oportuna, que se generan en la Institución para las funciones que le corresponden. Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Administración, para efectuar la labor de control y buen uso de los recursos para el pago de los viáticos. El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios, que deben ser de uso obligatorio para la tramitación de los viáticos. El primer capítulo se refiere a los Aspectos Generales, en él se incluyen los temas inherentes a el objetivo del documento, la base legal que corresponde a los conceptos normativos en los cuales se orientan los controles y procedimientos y el ámbito de aplicación del manual. El segundo capítulo contiene los controles internos aplicables a las diferentes actividades, referentes al pago de los viáticos, que se realizan en la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia. El tercer capítulo describe los procedimientos aplicables para la solicitud y pago de viáticos en la ACODECO. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Documento Proveer de un instrumento de control interno que agilice y regule efectivamente la solicitud y el pago de viáticos por alimentación, hospedaje y transporte de los servidores públicos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia, a quienes se les ha asignado misiones oficiales dentro y fuera del país y cumplir con la responsabilidad de Rendir Cuentas de acuerdo a las normas establecidas.

B. Base legal • Constitución Política de la República de Panamá. • Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General. • Ley Núm.45 de 31 de octubre de 2007, que dicta normas sobre protección al

consumidor y defensa de la competencia y otra disposición. Gaceta Oficial 25914.

• Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, que aprueba el estatuto orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el procedimiento administrativo general y dicta disposiciones especiales.

• Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999 de la Contraloría General de la República, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.

• Ley de las Normas de Administración Presupuestaria, vigente. • Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. • Decreto Núm.420 de 26 de septiembre de 2005, “Por lo cual se adopta el

Manual General de Contabilidad Gubernamental”. • Guías Básica sobre el Procedimiento para la Rendición, Examen y Finiquito de

Cuentas de los Agentes y Empleados de Manejo, Enero 2009. • Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas de las

Entidades Públicas, vigente. • Reglamento Interno de la ACODECO.

C. Ámbito de Aplicación El contenido de este documento es aplicable a todos los servidores públicos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia y de aquellos que le prestan un servicio y requieran el pago de viático, alimentación y transporte por misiones asignadas.

II. CONTROLES INTERNOS A. Marco Conceptual

1. Ámbito de Aplicación a. Las Normas de Control Interno Gubernamental son aplicables a todos los

organismos que tengan a su cargo la custodia o el manejo de fondos o bienes del Estado Panameño. Pueden considerarse como estándares mínimamente aceptables, que facilitan a las instituciones una guía para


instituir controles internos y proporcionan a los auditores criterios para evaluarlos.

2. Responsabilidad por el Diseño, Funcionamiento y Evaluación de la Estructura de Control Interno a. El Administrador de la ACODECO será responsable del establecimiento,

desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también serán responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones.

b. Cada Dirección y/o Unidad Administrativa - Operativa tiene la obligación de programar y controlar las misiones oficiales de sus funcionarios, siguiendo criterios de eficiencia, eficacia y de economía. En igual medida debe controlar las partidas de viáticos dentro del país, para alimentación y transporte.

c. Corresponde a las unidades de Auditoría Interna, la revisión y evaluación de la estructura del control interno en los términos de las presentes Normas, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la Contraloría General de la República en esta materia.

B. Controles Generales

1. Integridad y Principios Éticos a. El Administrador y demás servidores públicos están obligados a cumplir las

normas éticas y conductuales de la ACODECO, tales como los Principios Éticos de los Servidores Públicos y el Código de Ética de sus respectivas profesiones.

2. Filosofía y Estilo de Operación a. La Administración debe señalar a los servidores públicos la importancia del

control interno. El nivel directivo de las instituciones públicas debe establecer planes de mejoramiento para asegurar que los controles sean apropiados, así como gestionar los recursos para asegurar el logro de los objetivos y metas.

3. Autoridad y Responsabilidad a. La ACODECO debe elaborar manuales de funciones que establezcan las

descripciones de categorías operativas en los cuales se detallen las responsabilidades de los servidores públicos.

b. La correcta aplicación de las normas corresponde a la Dirección de Administración y Finanzas, que velará por el cumplimiento del reglamento, por su ejecución y oportuna actualización cuando las circunstancias cambien, sin perjuicio de los controles internos y responsabilidad de las demás Direcciones y Unidades Administrativas.

c. Las transacciones deberán ser autorizadas por aquellas personas que actúan dentro del ámbito de su competencia. Las autorizaciones deben estar documentadas y ser comunicadas explícitamente al titular de la institución y a los empleados, incluyendo los términos y condiciones específicos conforme a las cuales se concede una autorización.

d. El viático del Secretario(a) General o de los Directores Generales o Regionales, Coordinador Regional, Jefes de Unidades y Oficinas, debe


autorizarlo el Administrador(a) General o el Subadministrador(a) o funcionario que se delegue.

e. Las misiones oficiales que incluyan sábado y domingo o días feriados deberán ser justificadas ante las autoridades responsables y se completará la Solicitud de Viático (Formulario Núm.1).

f. Se debe evitar en lo posible, aprobar misiones oficiales de funcionarios a otras provincias, cuando en éstas exista el personal con capacidad y experiencia para realizar el mismo trabajo. Cuando esto ocurra, se adjuntará al informe de la misión realizada, una breve explicación sobre las razones que sustentaron el gasto.

g. El trámite de viático al exterior debe realizarse con quince (15) días de anticipación.

h. Los viáticos hacia el interior del país deben ser solicitados en un mínimo de cinco (5) días laborables.

i. Cuando se trate de transporte y alimentación en operativos diarios, se pagará a través de la Caja Menuda de Viático habilitada para tales efectos, para proveer del recurso económico oportuno al funcionario que realiza la misión.

j. Para los viáticos completos que no excedan los dos días, máximo dos personas, se pagará con la Caja Menuda, siempre que exista suficiente fondo para cubrirlos.

k. Los reembolsos de la Caja Menuda deben realizarse oportunamente, para no incurrir en insuficiencia de recursos y se realizará como lo indica el manual de caja menuda vigente.

l. Cuando la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia, no provea el vehículo oficial, sufragará el transporte de acuerdo a la tarifa vigente del transporte de servicio público.

m. Cuando la misión se cumpla en un día, sólo se reconocerán como viáticos, los gastos de transporte y alimentación. En caso de que deba cumplirse en el lugar habitual de trabajo, fuera de las horas laborables, podrá reconocerse el gasto de alimentación y transporte con cargo a dichas partidas. Estos pagos se harán de acuerdo con el reglamento que determine la ACODECO y en ningún caso excederán la tabla general de viáticos que establezca el Ministerio de Economía y Finanzas.

n. Viáticos en el exterior del país. En los casos en que sea necesario enviar a funcionarios en misiones oficiales fuera del país, el titular de la ACODECO que solicite la autorización para el viaje presentará al Ministerio de la Presidencia la petición de autorización con no menos de quince días de antelación a la fecha de partida. Esta autorización solamente será revocada por el Ministerio de la Presidencia.

o. La solicitud debe tener la siguiente información: el nombre del o los funcionario(s) que viajará(n), el país o los países que visitará(n); el motivo del viaje; los resultados esperados de la misión; el costo total del viaje, desglosando los gastos de transporte y de viáticos del funcionario, y el detalle de la ruta.


4. Documentos y Archivos a. La estructura del control interno y todas las transacciones deben estar

debidamente documentadas. b. La administración de ACODECO a través de la Dirección de

Administración y Finanzas será responsable de salvaguardar la documentación correspondiente, debidamente ordenada y disponible para los tribunales competentes y de la Contraloría General de la República, de acuerdo a las disposiciones que rigen sobre la materia.

c. Los servidores públicos deberán rendir un informe sustantivo sobre los resultados de la misión oficial realizada, ya sea en el interior o exterior, a su superior jerárquico.

d. De ser el pago de viático a través de Caja Menuda, se utilizarán los controles establecidos en el Manual de Caja Menuda vigente.

C. Controles Internos para el Área de Presupuesto

1. Control Previo de los Compromisos Presupuestarios a. Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de

gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

b. La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está referida al registro y afectación, y al pago, de las respectivas asignaciones previstas para el logro de las metas programadas.

c. Es importante que exista un nivel de revisión interna, que verifique si la operación que se compromete, corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.

d. Este mecanismo de control permite mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios disponibles, así como sobre los montos comprometidos que permanecen pendientes de ejecución.

e. Los montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación del gasto establecida, ni los calendarios de compromisos aprobados en la asignación presupuestaria.

D. Controles Internos para el Área de Tesorería

1. Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores a. La ACODECO debe implementar medidas de seguridad adecuadas para el

giro de cheques, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

b. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto a la utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc. Los procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:

• Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar


cheques en blanco para operaciones futuras. • Uso de sellos protectores que impidan la alteración de los montos

consignados. • Uso de muebles con cerradura, adecuados para guardar los cheques en

cartera y los cheques no utilizados • Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que

faciliten la práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones. • Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas

bancarias en casos de cheques extraviados. • Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben

anularse y perforarse. c. La tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques; por

ello es conveniente que las instalaciones físicas del Departamento de Tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc., según la necesidad de cada situación.

d. El titular de la ACODECO debe establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado de montos importantes de las cuentas bancarias del Fondo General. Asimismo, es conveniente efectuar los pagos, a través de entidades del sistema financiero. Además del efectivo de la Caja Menuda.

2. Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos a. Los formularios establecidos para las operaciones de egresos de fondos, deben

estar membreteados y prenumerados con el logo y nombre de la ACODECO para su uso en la Tesorería.

b. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, comprobantes de pago, para el egreso de fondos, con el objeto de clasificar y sistematizar la información de presupuesto, tesorería y contabilidad, así como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.

c. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector público para el procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que sean membreteados y prenumerados por la ACODECO antes de su utilización.

d. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la ACODECO y prenumerarlo está orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc.) obligando además a un mayor cuidado en su custodia.

e. Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronológicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos prenumerados no utilizados (por modificaciones al formulario), o formulados incorrectamente deben anularse, archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulación.

f. El Formulario Núm.1 “Solicitud de Viáticos”, es de uso único para pagar al funcionario identificado para realizar la misión; debe contener la información inherente a la misión (nombre de la Dirección u Oficina, Departamento, Sección o Unidad a que pertenece el funcionario, nombre completo del mismo, número de posición y cédula, duración y lugar de la


misión, detalle de la misión y transporte). Este documento no debe presentar tachones, borrones o alteraciones.

g. Para realizar el pago del viáticos a través de cheque, se genera el Formulario Núm.4 “Gestión de Cobro” a través del sistema.

h. El Formulario Núm.5 “Comprobante de Pago – Cheque”, es el documento oficial utilizado para desembolsar cantidades de dinero por el valor de la Solicitud de Viáticos, cuando no se paga a través de caja menuda.

i. De ser el pago de viáticos a través de Caja Menuda se utilizará el Formulario Núm.2. “Solicitud de Caja Menuda y el Formulario Núm.3 Comprobante de Caja Menuda”.

j. De suspenderse la misión, deberá devolver el cheque o dinero integro. De no completarse la misión por algún motivo se podrá reprogramar la misma o suspender, para ello se completa el Formulario Núm.6 “Devolución de Dinero”.

3. Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería a. Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo

PAGADO con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización. b. Los comprobantes de pago estandarizados del sector público, se emiten para

cada operación de gasto o salida de fondos y deben estar respaldados por su respectivo documento fuente. Esta documentación, para ser sustentadora, debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.

c. El sello restrictivo inutiliza los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar además, el número del cheque girado, número de cuenta corriente y entidad bancaria y la fecha del pago.

d. Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de gasto, debidamente respaldados, deben ser marcados con el sello restrictivo que indique en forma visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.

4. Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo a. Para su manejo y control debe elaborarse procedimientos pertinentes que

deben ser aprobados por el titular de la ACODECO, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes:

• Justificación y autorización correspondiente del nivel superior de la ACODECO para su apertura.

• Indicación del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y los niveles de autorización que comprenda como mínimo, al jefe responsable de la ejecución del gasto y al Jefe responsable de la administración financiera o quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.

• Designación para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el libro de bancos.

• Establecimiento de procedimientos y plazos de rendición y reposición


del fondo. • Elaboración de informes periódicos de rendición de fondos, indicando

los montos, función, programa, actividad o proyecto, que corresponda presupuestariamente.

b. Corresponde a la administración velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

c. El transporte dentro de las áreas urbanas y suburbanas durante horas laborables, se reconocerá de acuerdo a la tarifa establecida del transporte selectivo.

d. El transporte para trasladarse a otros corregimientos, distritos, provincias, se reconocerá de acuerdo a la tarifa establecida del transporte colectivo vigente.

e. Cuando se trate de misión oficial en el mismo distrito, donde participen de uno a tres funcionarios, siempre y cuando éstos salgan de un mismo lugar y no se cuente con vehículo oficial, se reconocerá el transporte selectivo para una sola carrera.

f. A los funcionarios asignados para laborar en un lugar fijo, fuera de la sede, se les reconocerá transporte hasta dos días seguidos y deberán cumplir su jornada completa de trabajo. No se reconocerá transporte a los funcionarios que laboren sábado y domingo en su horario regular de trabajo, debido a jornada especial de trabajo, excepto si se trata de días nacionales, festivos oficiales.

g. Al funcionario que reciba viáticos para realizar misión oficial al interior del país, se le reconocerá adicionalmente, transporte de su residencia a la Terminal de Transporte y de ésta al lugar de hospedaje y de éste al lugar de trabajo y viceversa, al iniciar y finalizar la misión (primer día y último día de la misión), de acuerdo a las tarifas de transporte selectivo vigentes), siempre y cuando la ACODECO no les provea de transporte institucional para esa movilización.

h. Al funcionario que reciba viáticos para realizar misión oficial al interior del país, y la entidad le provee de transporte, se le reconocerá adicionalmente, transporte de su residencia al lugar de Salida o Sede de la ACODECO y de ésta a la residencia, al iniciar y finalizar la misión (primer día y último día de la misión), de acuerdo a las tarifas de transporte selectivo vigentes).

i. Al funcionario que realice misión oficial al exterior del país, se le reconocerá transporte de su hogar al aeropuerto, del aeropuerto al lugar de hospedaje y viceversa (primer día y último día de la misión), según lo que establezca la ley.

j. El funcionario tiene la obligación de reintegrar a la Dirección de Administración y Finanzas la suma no utilizada del viático, de los días que no se realizó la misión. El reintegro debe hacerse en veinticuatro (24) horas hábiles. Cada oficina o enlace administrativo velará por el cumplimiento de esta disposición. Esto se hará con una declaración jurada ante las autoridades.

k. Las tarifas y zonas vigentes, determinan el precio del transporte de funcionarios y se calculará en base a la tarifa oficial para el servicio de


transporte, sea colectivo o selectivo. Las circunscripciones territoriales, se fundamentan en la división política a nivel provincial y distrital.

l. Cuando un funcionario participe en un evento internacional, cuya duración no exceda de diez días laborables y la institución patrocinadora del exterior no cubra la totalidad de los viáticos, recibirá la diferencia del viático establecido para misiones oficiales. En los casos en que la institución patrocinadora del exterior cubra los gastos, se apoyará al funcionario con un diferencial del 30% del viático establecido para misiones oficiales.

m. Sólo se permitirá el pago de viáticos por medio de cheques, a las misiones en el exterior del país y aquellas que superen los dos días en el interior del país.

n. Los cheques que se emitan para los viáticos, se ejecutarán de la cuenta del Fondo General de la ACODECO, cuenta Núm.04-97-007-05 del Banco Nacional de Panamá.

o. Los viáticos que se paguen en efectivo para viaje en misión oficial dentro del territorio nacional se reconocerán por concepto de alimentación, transporte y hospedaje de acuerdo a las disposiciones vigentes de la Caja Menuda.

E. Controles Internos para el Área de Contabilidad

1. Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental a. La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de

contabilidad gubernamental para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.

b. La ACODECO es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los parámetros señalados por la normatividad aplicable, el cual está diseñada para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de la administración, así como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e información financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.

c. Una organización adecuada del procesamiento contable proporciona seguridad razonable sobre la validez de la información que produce. La eficiencia de la organización contable constituye un elemento del control interno, orientado a que:

• Las operaciones se efectúen de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la ACODECO.

• Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período correspondiente.

• La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables establecidas y declaradas por la ACODECO.

• Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

2. Control de Saldos Pendientes de Rendición de Cuenta y/o Devolución Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser


adecuadamente controladas, con el objeto de velar por la apropiada rendición documentada o devolución de montos no utilizados. a. La contabilidad es un mecanismo de control financiero que permite evitar la

acumulación de recursos sin rendición de cuenta oportuna y apropiada. Cumple su rol cuando informa periódicamente sobre la situación, plazos y naturaleza de este tipo de operaciones.

b. El Departamento de Tesorería debe implementar procedimientos de control y de información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestión eficiente.

c. Cuando la misión se realiza en tiempo menor al programado o no se utiliza la totalidad de los días pagados por otras razones, el funcionario debe devolver el excedente en un término no mayor de dos días del retorno de la misión.

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para Solicitud de Viáticos Dentro del País 1. Unidad Administrativa Solicitante

El servidor público designado completa el Formulario Núm.1 Solicitud de Viáticos, en el cual se detallan los datos pertinentes a la misión que se realizará, fecha, destinos donde se realizará la misión, costo, personal que asistirá, y el Formulario Núm.2 Solicitud de Caja Menuda de ser necesario. Además, adjunta la justificación de la Misión Oficial: por Agenda, Temario, Curso, Giras de Trabajo, Invitación para participar en eventos, entre otros. Remite al Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante.

Nota: Los costos de la misión se establecen conforme a las Normas de Administración Presupuestaria, aplicables. Si el viático se paga a través del Fondo de General, no se completa la Solicitud de Caja Menuda.

2. Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante Recibe la programación de la misión, la Solicitud de Viáticos y la Solicitud de Caja Menuda, verifica la información, si guarda relación; de presentar inconformidad notifica a la Unidad Administrativa Solicitante para que subsane la misma o desista de la misión. De no presentar inconvenientes firma, sella las solicitudes (dependiendo del caso) y remite a la Dirección de Administración y Finanzas la Solicitud de Viáticos o al Departamento de Tesorería la Solicitud de Viáticos y la Solicitud de Caja Menuda, si es en efectivo.

Nota: Los pagos que se hagan en efectivo, deben cumplir con los requisitos dispuestos en el manual de Caja Menuda vigente. Ver procedimiento C.

3. Dirección de Administración y Finanzas Recibe de las diversas Direcciones Solicitantes, la Solicitud de Viáticos, junto con la Programación de Trabajo, verifica que esté debidamente sellada y firmada por las autoridades pertinentes, autoriza el pago a través del Fondo General. Firma y sella el formulario de Solicitud de Viáticos y remite los documentos al Departamento de Tesorería. Ver procedimiento D.


B. Procedimiento para Solicitud de Viáticos al Exterior del País

Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Dirección de la Unidad Solicitante 1. Unidad Administrativa Solicitante

Elabora nota para solicitar la aprobación o desaprobación del viático por parte del Ministro de la Presidencia, adjunta la programación de trabajo que contempla misiones oficiales por Agenda, Temario, Curso, Giras de trabajo, Invitación para Participar en eventos, entre otros), se remite a la Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante.

Nota: Consulta disponibilidad presupuestaria para el trámite del viático. 2. Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante

Recibe la nota y documentación sustentadora, verifica la información; de estar de acuerdo, remite con la documentación al Administrador General.

3. Administración General Recibe la nota y documentación sustentadora, evalúa y autoriza firmando la nota para su envío. Remite al Ministro de la Presidencia, para el visto bueno.

4. Ministerio de la Presidencia Recibe la nota para la aprobación o desaprobación del viático al exterior y la documentación sustentadora de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia. Firma y sella la nota aprobando o desaprobando la misión al exterior, sella documentación sustentadora y remite a la ACODECO.

Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia 5. Administración General

Recibe nota del Ministro y la documentación sustentadora para el viaje al exterior. Remite la nota con la aprobación o desaprobación y los documentos sustentadores a la Unidad Administrativa Solicitante.

6. Unidad Administrativa Solicitante Recibe la nota y la documentación sustentadora y se tramita el viático igual que como el procedimiento A.


Nota: de no ser aprobada la misión no se continúa con el trámite.

C. Procedimiento para Entrega del Viáticos a través de Caja Menuda Departamento de Tesorería o Administración Regional 1. Jefe o Responsable de la Autorización

Recibe: los Formularios Núm.2 y 1 Solicitud de Caja Menuda y Solicitud de Viáticos respectivamente, con la Programación de Trabajo, verifica que el formulario contenga las firmas respectivas de autorización. De estar de acuerdo, da instrucciones al Custodio para que complete el Formulario Núm.3 Comprobante de Caja Menuda, con la información contenida en el formulario de Solicitud de Caja Menuda, autorizado.

2. Custodio Recibe la Solicitud de Caja Menuda, Solicitud de Viáticos y la documentación sustentadora, verifica el contenido del documento, constata la existencia de fondos (presupuestarios y financieros) y verifica el estatus del funcionario para quien se le pide entregar dinero. Completa el Formulario Núm.3 Comprobante de Caja Menuda y remite al servidor público responsable para la autorización.

3. Jefe o Responsable de la Autorización Recibe el Comprobante de Caja Menuda, revisa la información contenida en el mismo, firma autorizando el desembolso. Entrega el Comprobante al Custodio.

4. Custodio Cumplida la verificación y autorización, firma el Comprobante de Caja Menuda conjuntamente con el servidor público que recibe el dinero, como constancia de la entrega/recibo del dinero.


Unidad Administrativa Solicitante 5. F

n) la misión recibe el recurso económico

ar el reembolso se hará como lo indica el Manual de Caja enuda vigente.

gistro y Entrega del Cheque de Viáticos 1. D

gramación de la Misión), verifica

staria, de no existir disponibilidad devuelve la documentación y termina el

disponibilidad, ingresa los datos de la Solicitud de Viáticos a través del

puesto. 2.

n la que se ite al Departamento de Contabilidad.

3. ticos,

mentos fuentes al Departamento de Tesorería. 4.

Recibo del sistema y el Formulario Núm.4 Gestión de Cobro del

uncionario(s) El (los) empleado(s) que realiza (correspondiente. Firma de recibido. Nota: Para realizM

D. Procedimiento para Confección, Re

epartamento de Contabilidad Recibe la Solicitud de Viáticos y documentos sustentadores (nota de aprobación del Ministro en los casos de misión al exterior, Proque contenga las firmas que autorizan la misma. Se comunica con el Departamento de Presupuesto para conocer la disponibilidad presupuetrámite. De existir SIAFPA. Remite al Departamento de PresuDepartamento de Presupuesto Recibe la Solicitud de Viáticos, bloquea la partida presupuestaria coafecta la solicitud de viático y remDepartamento de Contabilidad Contabiliza el compromiso contingente y devengado de la Solicitud de Viáremite el formulario y los docuDepartamento de Tesorería Recibe el formulario de Solicitud de Viáticos y los documentos sustentadores y genera el SIAFPA.


El supervisor verifica la información, autoriza la emisión de Cheque. Imprime el Formulario Núm.5 Comprobante de Pago – Cheque, el Jefe firma: Solicitud de Viáticos, Gestión de Cobro y Comprobante de Pago del Cheque, como

s al Departamento de Contabilidad. 5.

remite a la

6.

n y nota de

Cheque y la Gestión de Cobro. 7. O

io de fiscalización para determinar la

a Gestión de Cobro y remite con ento de Tesorería.

8.

embolsos van a solicitarse.

firma, archiva el compr

misión. De no ser completada deberá hacer la devolución que corresponda.

constancia. Remite con los documentos fuenteDepartamento de Contabilidad Recibe Comprobante de Pago – Cheque, la Solicitud de Viáticos y la Gestión de Cobro, contabiliza el pago del cheque, firma el Comprobante de Pago yDirección de Administración y Finanzas o a la Administración General. Dirección de Administración y Finanzas o Administración General Recibe Comprobante de Pago – Cheque, Gestión de Cobro y documentación sustentadora (Solicitud de Viáticos, Programación de la Misióaprobación del Ministro cuando sea el trámite de viáticos al exterior. Coteja la información y firma autorizando el

ficina de Fiscalización en la ACODECO Recibe: Comprobante de Pago – Cheque, Gestión de Cobro y documentación sustentadora, realiza el examen prevaprobación o subsanación de la misma. De no presentar objeción, refrenda el Cheque y lla documentación al DepartamDepartamento de Tesorería El funcionario encargado de la entrega de cheques recibe el Comprobante de Pago – Cheque y la documentación sustentadora (Gestión de Cobro, Solicitud de Viáticos, Programación de la Misión y nota de aprobación del Ministro), ordenacronológicamente los comprobantes en cartera, cuyos reSe realiza la entrega del cheque en el sistema SIAFPA. Entrega el Cheque un día hábil antes de la misión al (los) funcionario(s) que realizará(n) la misión correspondiente, una vez éste firme el Comprobante, y lo devuelva al Departamento de Tesorería para que revise la

obante firmado por ambos y documentación sustentadora. Nota: Al regresar de la misión el (los) funcionario(s), realizará(n) una declaración jurada, donde informa el resultado de la


FORMULARIOS


Formulario Núm.1


Formulario Núm.1

Reverso


Formulario Núm.1 SOLICITUD DE VIÁTICOS

A. OBJETIVO: Controlar cantidad de dinero que se solicite a través de la solicitud de viáticos que se solicitan para realizar las misiones oficiales.

B. ORIGEN: Unidad Solicitante. C. CONTENIDO: 1. No: Número de control de la emisión de los formularios.

2. El suscrito: 3. Ha autorizado al Señor: Nombre del funcionario que recibirá el viático. 4. Portador de la Cédula No.: Número de identidad personal del solicitante del

viático. 5. Que se desempeña como: Posición que ocupa en la ACODECO. 6. En (Unidad Administrativa): Unidad Administrativa a la que pertenece. 7. Posición No: Número de la planilla a que pertenece funcionario

que solicita los viáticos. 8. Planilla: Número de planilla a la que pertenece el

funcionario. 9. Salario: Sueldo mensual por el cual está contratado.

10. Para que realice las siguiente labores:

Actividades que realizará en la misión a realizar.

11. En Interior, Exterior del País o Lugar Habitual de Trabajo:

Seleccione una de las opciones donde se realizará la misión.

12. Lugar de la Labor: Lugar donde se realizará la misión. 13. Transporte de la Institución o

Transporte Público: Seleccione una de las dos opciones con la cual se ira a la misión.

14. Fecha: Fecha en que se utilizará el viático solicitado. 15. Origen: Lugar donde se saldrá de la misión. 16. Destino: Lugar donde se realizará la misión. 17. Tipo de Transporte: Vehículo que se utilizará en la misión. 18. Monto: Cantidad de dinero que se utilizará en la misión. 19. Total: Cantidad de dinero total que se utilizará en la

misión. 20. Hora de Salida ACODECO Hora de salida a la misión. 21. Fecha: Fecha cuando salen a la misión. 22. Hora de Llegada ACODECO: Hora de regreso de la misión. 23. Fecha: Fecha cuando se regresa de la misión. 24. Fecha de la Solicitud: Día mes y año cuando se confecciona la solicitud. 25. Firma del Funcionario: Rúbrica del funcionario que se designará a la

misión. 26. Cédula: Número de identidad personal del funcionario que

realizará la misión.


27. Partida Presupuesta: Anota los códigos presupuestarios que serán afectados.

28. Valor: Cantidad que se utilizará del presupuesto. 29. Observaciones: Observaciones con respecto a la misión. 30. Revisado Contabilidad: Funcionario encargado del registro del formulario. 31. Comprometido Presupuesto: Firma del analista responsable de los códigos

presupuestarios. 32. Director o Jefe Responsable

de la Solicitud: Rúbrica del funcionario designado en la autorización.

33. Autorizado Dirección de Administración y Finanzas:

Rúbrica de la Dirección de Administración y Finanzas.

34. Contraloría General: Refrendo del fiscalizador designado en la ACODECO.

Detalle del Viático

35. Fecha: Cuando se realizará estos gastos. 36. Desayuno: Costo del desayuno por día. 37. Almuerzo: Costo del almuerzo por día. 38. Cena: Costo del almuerzo por día. 39. Hospedaje: Costo del hospedaje por día. 40. Total: Costo total por día. 41. Total: Gran total de los gastos en los días de la misión.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamentote Tesorería. Copia: Unidad Administrativa Solicitante.


Formulario Núm.2



DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/REGIONAL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

SOLICITUD DE CAJA MENUDA

Panamá _________________________ de _____________ de

___________________________

Unidad Administrativa Solicitante: _____________________________________

Entréguese a: _______________________________________________________

La suma de: _______________________________________________ B/._______

En Concepto de : ____________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

Solicitado por: Autorizado por:

________________________ _____________________Nombre Nombre

________________________ ____________________ Firma Firma


Formulario Núm.2 SOLICITUD DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Autorizar la Solicitud al funcionario para la adquisición

de recursos para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Institución., cuando las Unidades Administrativas Solicitante se encuentren físicamente alejadas tanto del que autoriza como del custodio.

B. ORIGEN: Unidades Administrativas Solicitante.

C. CONTENIDO: 1. Panamá: Día, mes y año cuando se prepara el documento. 2. Unidad Administrativa

Solicitante: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

3. Entréguese a: Nombre completo del funcionario a quien va a realizar la compra o a realizar la misión oficial.

4. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 5. En concepto de: Explicación, precisa y concisa de la labor o el gasto a

realizar. 6. Solicitado por: Nombre y Firma del funcionario asignado por la Unidad

Administrativa Solicitante, para autorizar la entrega de fondos.

7. Autorizado por: Nombre y Firma del jefe o funcionario que autoriza. D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Custodio del Fondo Copia: Archivo de la Unidad Administrativa Solicitante.

Nota: Esta Solicitud puede ser recibida a través de sistemas de correspondencia interna

(INTRANET), bajo responsabilidad del funcionario que autoriza dicha solicitud (password y nombre del usuario)


Formulario Núm.3



DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Núm. _________

COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

Panamá __________ de ______________ de ______

Unidad Administrativa Solicitante:____________________________________________Entréguese a: ____________________________________________________________La suma de: __________________________________________________ B/. ________

En concepto de:___________________________________________________________

PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA

Adelanto: ________________________________________________ B/. __________ Importe de Factura:________________________________________ __________ Sobrante: ________________________________________________ __________ Proveedor:_______________________________________________________________

CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO VALOR

B/.

____________________ __________________ __________________________ Autorizado por (firma) Entregado por (firma) Nombre del que recibe (letra Imprenta)

Firma: _________________________Cédula: ________________________


Formulario Núm.3 COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Formalizar la autorización de desembolso de los recursos y su entrega subsiguiente, para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Institución.

B. ORIGEN: Unidad Administrativa Solicitante. C. CONTENIDO: 1. Institución: Nombre de la Institución. 2. Núm.: Numeración secuencial establecida por la oficina. 3. Panamá: Día, mes y año cuando se prepara el documento. 4. Unidad Administrativa

Solicitante: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

5. Entréguese a: Nombre completo del funcionario a quien se le entrega el dinero.

6. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 7. En concepto de: Explicación, precisa y concisa del gasto a realizar. PARA USO DEL CUSTODIO 8. Adelanto: Suma entregada por el custodio. 9. Importe de la Factura:

Suma efectivamente pagada, según la factura sustentadora.

10. Sobrante: Diferencia entre el adelanto entregado y el importe del desembolso, según factura.

11. Proveedor: Nombre de la persona natural o jurídica que proporcionó el bien o servicio.

12. Códigos Presupuestario Financiero:

Lo indicado, con los importes respectivos.

13. Valor: Monto en balboas que corresponde al gasto. 14. Firmas:

(Autorizado por: Entregado por: Nombre del que recibe☺

Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza el desembolso, entrega el dinero y el que recibe (en este último caso, nombre, firma y número de cédula).

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Custodio del Fondo – Para utilizarlo en el reembolso, (Al

momento de confeccionar el reembolso, el custodio debe enviar adicional una copia para ser enviada al MEF en los casos de reembolso de Fondo Rotativo. El original queda en archivo en la Unidad de Contabilidad, Norma de Control Interno 3.3.4.6).

1ra. Copia Custodio del Fondo – Archivo Consecutivo. 2da. Copia Unidad Administrativa Solicitante.

Observaciones: Para una mejor conservación y manejo del documento, se recomienda que el mismo tenga las siguientes dimensiones: 7 x 71/2 (pulgadas). Dependiendo de los costos, se recomienda que las copias sean de distintos colores. Por efectos de control, no se permite el uso de marquillas mecánicas para suplantar las firmas autógrafas de los funcionarios.


Formulario Núm.4


Formulario Núm.4

GESTIÓN DE COBRO

NOMBRE DEL CAMPO

DESCRIPCIÓN DEL CAMPO

Institución: Nombre de la institución a la que se presenta la Gestión de Cobro (GC)

Número: Uso Oficial Número secuencial colocado por la entidad receptora de la GC

Fecha: Uso Oficial Fecha de recepción de la GC en la entidad Hora: Uso Oficial Hora de recepción de la GC en la entidad Tesoro Nacional (TN):

Uso Oficial Opcional, marque con una “X” cuando el pago será por el Tesoro Nacional (TN)

Fondo Institucional: Uso Oficial Opcional, marque con una “X” cuando el pago será por un Fondo Institucional (FI)

Nombre del Fondo: Uso Oficial Opcional, coloque el nombre del Fondo Institucional por el que se efectuará el pago.

A FAVOR DE Nombre: Nombre o razón social del propietario inicial del crédito. Cédula o RUC: Cédula de identidad personal o número de Registro Único del

Contribuyente, del titular del crédito. Fecha: Fecha de confección de la GC. Firma Representante Legal:

Rúbrica del titular del crédito.

Endosar a: Opcional, Nombre o razón social del adjudicatario del crédito. Fecha: Opcional, Fecha del endoso. Cédula o RUC: Opcional, Número de cédula de identidad personal o de Registro

Único del Contribuyente, del adjudicatario del crédito. Firma: Opcional, Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de

Cobro al adjudicatario. DETALLE SUSTENTADOR DEL PAGO

Contrato Núm.: Opcional, Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Addenda Núm.: Opcional, Número de addenda, si el contrato ha sido modificado en alguna de sus partes.

Convenio Núm.: Opcional, Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Resolución Núm.: Opcional, Número de resolución, si el acto contractual está respaldado por este documento.

Orden de Compra Núm.:

Opcional, Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Descripción del bien o servicio brindado:

Redacción descriptiva con la que se define clara y brevemente el bien o servicio brindado y el periodo al que corresponde el cobro.

VALORES EN BALBOAS Valor Bruto: Valor en Balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se


sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien o servicio brindado.

Retención X garantía ( %):

Opcional, sólo para Obras. Incluya cifra porcentual y coloque la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto por el % consignado en el documento contractual para la retención por garantía.

Anticipo: Opcional sólo para Obras. Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación. Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual por el Valor Bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada.

ITBMS: Incluya la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto por 5%.

Impuesto Selectivo al Consumo:

Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: Licores, servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes de joyas, bienes mueble de lujo (yates, helicópteros, etc.)

Retención del 50% del ITBMS:

Cantidad resultante de dividir entre dos el valor colocado en el ITBMS. Coloque la cantidad únicamente si el documento contractual es por un monto mayor a B/.20,000.00 y si los ingresos del año anterior fueron mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS)

Monto Total a Cobrar en Letras:

Frase que describe el monto de la GC.

Valor Total en Número:

Valor en símbolos numéricos que representa el monto de la GC.

REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL Tesorería: Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida a la

unidad administrativa. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI.

Fecha de entrada y salida en Tesorería:

Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad de Tesorería Institucional. Opcional: Fecha de salida Para pagos por el FI, día de entrega del cheque o constancia de transferencia al proveedor. Para pagos por el TN, día en que se remite la transacción, la GC y la documentación sustentadora a la DGT.

Sello de Presupuesto: Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo cuando se trate de cuentas directas).

Sello de Contabilidad:

Sello, fecha y firma.

Autorización: Firma del responsable institucional o del funcionario delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la Unidad Administrativa Autorizadora.


Sello de Unidad de Transporte, Control de Combustible o su equivalente:

Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el pago por suministro de combustible, a través del Convenio Marco de Suministro de Combustible a Entidades del Estado. Sello, fecha y firma al reverso

Sello por registro presupuestario efectuado por personal de la CGR:

Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas, cuyos registros presupuestarios son efectuados por la Contraloría General, a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG). Sello, fecha y firma al reverso

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Fiscalización: Sello, fecha y firma del fiscalizador y Sello, fecha y firma del Jefe

de Fiscalización. Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300,000.00 o según lo indique el Decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por el Contralor General para delimitar dicha responsabilidad.

Refrendo: Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado según el monto de la GC.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA - (Sólo para pagos por el TN)

Sello de Contabilizado:

Sello, firma y fecha.

Sello de Digitalizado: Sello, firma y fecha. Sello de Gestión de Pago:

Sello, firma y fecha. Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el TN.


Formulario Núm.5

REPÚBLICA DE PANAMÁ BANCO NACIONAL DE PANAMÁ

COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE

Panamá ,____________ de 20____

Páguese a la Orden de _________________________________________________

B/. _______________

_________________________________________________ Dólares U.S.A.

BANCO NACIONAL DE PANAMÁ

PANAMÁ REPÚBLICA DE PANAMÁ CUENTA NÚM.: ____________________

Administrador General Contraloría General de la República

COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE Núm.: __________

Nombre______________________________________ Fecha______________ de 20_____

Descripción Cuenta Financiera Debe Haber Haber

Verificado por:

Fiscalización

Vo.Bo. Unidad de Contabilidad

Recibido por:

Cédula: Fecha:

Cu e n t a

O f i c i a l

Núm.: _______


Formulario Núm.5

COMPROBANTE DE PAGO - CHEQUE A. OBJETIVO: Comprobar el pago de compromisos de la Autoridad de

Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia a través del documento oficial.

B. ORIGEN: Departamento de Tesorería. C. CONTENIDO:

1. Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado del formulario. 2. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque. 3. Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario. 4. B/.: Importe en números del monto del cheque. 5. Balboas Dólares U.S.A.: Cantidad protegida en número por el monto del cheque. 6. Firmas Autorizadas: Rúbrica del Administrador General o quien delegue y del

funcionario de Contraloría autorizado para tal fin. 7. Cuenta Núm.: Número de la cuenta que será afectada 8. Comprobante de Pago – Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado del comprobante. 9. Nombre: Nombre del beneficiario. 10. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque

comprobante. 11. Descripción: Concepto por el cual se gira el comprobante. 12. Cuenta

Financiera: Código de las cuentas afectadas en la transacción. 13. Debe y Haber: Detalle del importe registrado de las cuentas afectadas. 14. Verificado por

Fiscalización: Nombre y firma del funcionario de la Contraloría que fiscaliza la operación.

15. Vº Bº - Departamento de Contabilidad: Nombre y firma del jefe de Contabilidad responsable de la

confección del formulario. 16. Recibido por: Nombre y firma del beneficiario. 17. Cédula: Número de Identificación Personal del beneficiario.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Unidad Administrativa Solicitante/Beneficiario. Copia1ra. y documentos Sustentadores: Departamento de Contabilidad. Copia2da: Departamento de Tesorería.


Formulario Núm.6 REPÚBLICA DE PANAMÁ


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

DEVOLUCIÓN DE DINERO Fecha: /____/____/____/ Por este medio le informamos que la misión programada para los días ____________________ del mes de _____________de___________ la cual se realizaría en los siguientes lugares: ____________________________, __________________________ y _______________________.

2. Se llevó a cabo parcialmente 2. No se llevó a cabo Explique: __________________________________________________________________

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Cantidad a devolver_____________________________________ B/._____________

Cantidad en letras imprenta Los viáticos o gastos pagados no utilizados en esta misión serán devueltos al:

1. Fondo General En Efectivo En Cheque

Cheque Núm. ____________ 3. Caja Menuda

______________________________ _________________________

Nombre del Empleado Público Firma Empleado Público

__________________________ Jefe del Departamento

SELLO Nota: Esta información será comprobada por Auditoría Interna contra los documentos

sustentadores, en caso de inconsistencia se aplicará el reglamento interno. Ambas acciones deberán ser realizadas mediante memorando a la Dirección de Administración y Finanzas.


Formulario Núm.6 DEVOLUCIÓN DE DINERO

A. OBJETIVO: Conocer la forma como se devolverá el dinero del viático no

utilizado. B. ORIGEN: Departamento de Tesorería C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque. 2. Para los días ____: Días cuando se debió realizar o se realizó parcialmente la

misión programada. 3. El mes de_______: Mes cuando se realizaría o se realizó parcialmente la misión

programada. 5. de ____________: Año cuando se realizaría o se realizó parcialmente la misión

programada. 6. Los siguientes lugares: Lugares donde se debió realizar o se realizó parcialmente la

misión programada. 7. Selección una de las dos

Opciones: Se llevó a cabo parcialmente o no se llevó a cabo. 8. Explique: Escriba el motivo por el cual se suspendió la misión. 9. Cantidad a Devolver: Escriba la cantidad de dinero en letra imprenta y en balboas. 10. Los viáticos devueltos al: Fondo General (en efectivo o cheque) o a la Caja Menuda. 11. Nombre del Empleado

Público: Nombre del responsable de los viáticos. 12. Cédula: Número de identidad personal del empleado público

responsable. 13. Firma: Firma del empleado público responsable de los viáticos. 14. Jefe del Departamento: Firma de la Jefatura o Dirección responsable del empleado. 15. Sello: Sello del Departamento o Dirección responsable. D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Tesorería. Copia.: Unidad Administrativa Solicitante.


procedimientos administrativos para el … · edwin raÚl herrera . secretario general . no 26718...

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