PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

I. OBJETIVO: Dar legalidad al contrato de matrimonio, mediante el cual libre y espontánemante se unen dos personal con el fin de vivir juntos.

II. ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio y la entrega de los documentos correspondientes y termina con la entrega de Registro Civil de Matrimonio y la respectiva escritura

III. DOCUMENTOS - Caracterización del proceso de Registro Civil DE APOYO: - Decreto. 960 / 70

- Decreto 1260/70 Art. 118, 67 - 72- Decreto 2668/88- Código Civil Art. 137, 113- Dec. 2817/2006- Ley 1395/2009- Instructivo Expedición de Copias de Escrituras

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REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

IV. DEFINICIONES:

MATROMONIO CIVIL:

Es un contrato entre un hombre y una mujer que se unen para vivir juntos y formar una familia, y puede ser celebrado por Notario o Juez Municipal. Dec. 2668 / 88

V. CONDICIONES GENERALES:

N/A

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REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

VI. DIAGRAMA DE FLUJO

Solicitud del Servicio

Radicación de documentos

Fijar fecha y hora del matrimonio

Diligenciar Edicto

Firma Edicto

Fijar el edicto

Quitar el edicto

Estampar sello del(a) Notario(a)

Firmar el Edicto

Elaborar minuta

Diligenciar el Libro de Varios

Firmar el Libro de Varios

Legitimar a los hijos(si los hay)

Cancela el Valor del acto

Imprimir la escritura original

Celebración de la ceremonia

Enviar Escritura con soportes a la Registraduria Nacional del Estado Civil

Diligenciar el Registro Civil de Matrimonio

Autorizar el Registro Civil de Matrimonio

Archivar el Registro Civil y entregar copias

Notificación del matrimonio a las Notarias o Registraduria

Registrar el número del serial del Registro Civil y archivar carpeta

Entrega de los documentos a protocolo

Fin

Inicio

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VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓNFRECUENCI

AREGISTRO

RESPONSABLE

Solicitud del Servicio

Se acercan a la Notaria con los documentos necesarios , con presentación de la solicitud formulada por escrito (Art. 2 y 4 Dec. 2668 / 88):-Registros civiles expedidos con vigencia no mayor a 3 meses a la fecha de la solicitud- Documentos de identidad originales y fotocopias- Registro Civil de Nacimiento de los Contrayentes- Registros civiles de los hijos si los hubiere- Si son segundas nupcias, sentencia de divorcio o nulidad, Registro Civil de matrimonio anterior con las respectivas notas marginales (igualmente en el Registro de Nacimiento)- Si son extranjeros, visa, certificado autentico de soltería o sentencia de divorcio (si los documentos están en otro idioma, traducción oficial), estos documentos deberán tener una vigencia inferior a 3 meses. Art. 4 Dec. 2668 / 88- Si es divorcio con hijos menores, el inventario solemne de bienes. Dec. 2817/2006

Nota: En caso de matrimonio católico se presenta las fotocopias de las cedulas y la partida de matrimonio autenticada por la diócesis y se pasa al paso 11.

Cuando sea solicitado el

servicio

Registros civiles de los Contrayentes y de los Hijos (si los hay)

Copia de Documentos de identidad de los Contrayentes

Sentencia de divorcio o nulidad, (si son segundas nupcias)

Inventario de bienes (Si hay divorcio con hijos menores)

Visa, certificado autentico de soltería o sentencia de divorcio (si son extranjeros),

Partida de matrimonio

Contrayentes

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB

LE

Radicación de documentos

Recibir los documentos requeridos para el acto y radicar los documentos de acuerdo al acto.

Cuando se solicite el servicio

Radicación de

documentos/Notario 2000

Asesor Jurídico

Fijar fecha y hora del

matrimonio

Fijar fecha y hora del matrimonio teniendo en cuenta los cinco días de fijación del edicto, El matrimonio debe realizarse máximo dentro de los 6 meses siguientes al momento en que se quita la fijación del edicto

Cuando se radiquen los documentos

EdictoAsesor Jurídico

Diligenciar Edicto

Escribe en la parte superior de la solicitud la fecha y hora del matrimonio. Con los documentos diligencia el edicto y le estampa el sello del Notario(a)

Una vez recibidos los documentos Edicto

Asesor Jurídico

Firma Edicto Firma el edictoUna vez se ha hecho el edicto

Edicto firmado

Notario(a)

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENC

IAREGISTRO

RESPONSABLE

Fija el edictoFija el edicto en la cartelera a primera hora del día hábil siguiente; allí debe permanecer 5 días hábiles

Una vez el Edicto ha

sido firmado por el(a)

Notario(a)

Edicto firmado por el (a) Notario(a)

Asesor Jurídico

Desfijar el edicto

Transcurridos los 5 días al final de la jornada, se desfija el edicto.

Transcurridos los 5 días,

posteriores a su fijación

N/AAsesor Jurídico

Estampar sello del(a) Notario(a)

Imprime en el anverso del edicto, la nota de desfijación del mismo, hora y fecha y estampa el sello del Notario(a)

Transcurridos los 5 días,

posteriores a su fijación

Edicto con sello del Notario(a)

Nota desfijacion

Asesor Jurídico

Elaborar la escritura

Elabora escritura pública de matrimonio, con los datos que aparecen en la Hoja de Ruta y los anexos. Art. 6 Decreto 2668/88

Previa realización

de la ceremonia

EscrituraDigitador(a) de escrituración

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB

LE

Diligenciar el Libro de

Varios

En caso de legitimación de hijos diligenciar el Libro de Varios, en “Legitimación”

Previa realización de la

ceremoniaLibro de Varios

Coordinador de Registro

Civil / Auxiliar escrituración

Firmar el Libro de Varios

Firmar el folio del libro varios en el que legitiman sus hijos

Previa realización de la

ceremoniaLibro de Varios Contrayentes

Legitimar a los hijos

(si los hay)

En caso de que los hijos legitimados hayan sido registrados en esta Notaria, buscar el respectivo original del Registro de Nacimiento de los hijos en el que anota su legitimación en la parte inferior indicando folio y tomo del libro de varios. De no haber sido registrados en esta Notaria, se procede a informar a los esposos que deben llevar copia del folio de libro de varios y del registro civil de matrimonio a dicha Notaria para que allí elaboren la respectiva nota.

Nota: En caso de ser matrimonio católico pasa a diligenciar el registro civil de matrimonio inmediatamente y continua con el procedimiento.

Previa realización de la

ceremonia

Original del Registro de Nacimiento de los hijos con nota de su

legitimacióno

Copia del folio de libro de varios y del

registro civil de matrimonio

Coordinador de Registro

Civil / Auxiliar escrituración

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REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSABL

E

Facturar el acto

Liquida el valor a cancelar por el matrimonio. Elabora y entrega factura. Informa a los Contrayentes que pueden pasar a recoger copias de la escritura en 3 días hábiles

Previa realización de la

ceremoniaFactura

Coordinador Financiero

Cancela el Valor del acto

Cancela el Valor del acto y recibe factura Previa realización de la

ceremonia

Factura cancelada

Contrayente

Celebración de la ceremonia

Presentes los contrayentes, da lectura a la escritura de matrimonio

Una vez se cuenta con la

Escritura original y todos los soportes

N/A Notario(a)

Enviar Escritura con soportes a la

Registraduría Nacional del Estado Civil

Asigna número y fecha a la escritura además de pasar la escritura y los documentos sellados con el número a la Coordinadora de Registro Civil

Una vez celebrado el

matrimonio civil

Copia de la Escritura

y soportesCoordinador Financiero

Diligenciar el Registro Civil de

Matrimonio

Diligenciar el Registro Civil de Matrimonio de acuerdo a los documentos anexos. Anotar las iniciales de quien hizo el Registro Civil de Matrimonio, antes del nombre del notario

Una vez celebrado el

matrimonio civil

Diligenciar el Registro Civil

de Matrimonio

Coordinador de Registro Civil

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REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB

LE

Autorizar el Registro Civil de Matrimonio

Revisar y autorizar el Registro Civil de MatrimonioUna vez

celebrado el matrimonio civil

Autorización del Registro

Civil de Matrimonio

Asesor Jurídico

Archivar el Registro Civil

y entregar copias

Archivar el Registro Civil con las copias en la carpeta.1 copia se envía con el informe mensual a la Registraduría2 copia Se entrega a los Esposos

Una vez autorizado el Registro Civil

Original y copias del

Registro Civil

Coordinador de Registro

Civil

Comunicación del

matrimonio a las Notarias o Registraduría

El día siguiente al Matrimonio se envía comunicación del matrimonio a las Notarias o Registraduría, en donde se encuentran sentados los registros de nacimiento de los esposos, a fin de que en dicha Notaria se haga la nota marginal al Registro Civil de Nacimiento en el que conste su matrimonio.

El día siguiente a la celebración del

Matrimonio

Notificación del

matrimonio a las Notarias o Registraduría

Asesor Jurídico

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI

AREGISTRO

RESPONSABLE

Registrar el número del serial del

Registro Civil y archivar carpeta

Anotar en la parte superior derecha de la copia de la escritura el número del serial del Registro Civil de Matrimonio y archiva en la carpeta de antecedentes.

Nota: Saltar este paso en caso de matrimonio católico.

Una vez se tenga la Escritura

totalmente diligenciada

Registrar el número del serial

del Registro Civil y Escritura con

soportes listos para archivo

Coordinador de Registro Civil

Entrega de los documentos a

protocolo

Entrega de la Escritura con los documentos soporte, a protocolo, para archivo:•Copia de las notificaciones a las Notarias o Registradurias• Edicto original• Solicitud original• Registros civiles de los contrayentes y de los hijos a legitimar• Fotocopias de las cédulas• Factura

Nota: En caso de matrimonio católico entregar:•Partida de matrimonio•Registros civiles de los contrayentes y de los hijos a legitimar•Copia de las notificaciones a las Notarias o Registradurias•Fotocopias de las cédulas

Una vez finiquitado el

acto y se cuente con la

Escritura completa y con

todos los documentos

soporte

N/A Asesor Jurídico

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REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

VIII ANEXOS:

Solicitud por escrito Documento de identificación de los contrayentes Edicto publicado por 5 días Escritura Pública de Matrimonio Inscripción de Matrimonio en el Registro Civil Comunicación a los lugares en los cuales está registrado el nacimiento de los

contrayentes Registro Civil de los hijos a legitimar si los hay

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REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

Aprueba_____________________________Representante del Notario

Autoriza_____________________________Notario

Elabora_____________________________Coordinador de Calidad

Revisa_____________________________Asesor Jurídico