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Manual Procedimientos 001-2014.doc 102 I. Objetivo: Redacción de un comunicado de prensa en relación a diferentes actividades como donaciones, talleres, capacitaciones o coberturas específicas de las Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, así como actividades interinstitucionales. Comunicado de prensa que se entregará a representantes de medios de comunicación. II. Alcance: Aplica a todas las actividades en donde se solicita apoyo a la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. III. Referencia: x Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993. x Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012. x Plan Nacional de Respuesta –PNR-. x Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE- CONRED. IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se emiten comunicados de prensa para que representantes de medios de comunicación cuenten con información oficial de la actividad que se desarrolla. PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSA Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-05 Versión: 02 Vigencia: Julio, 2014 Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 102

I. Objetivo: Redacción de un comunicado de prensa en relación a diferentes actividades como donaciones, talleres, capacitaciones o coberturas específicas de las Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, así como actividades interinstitucionales. Comunicado de prensa que se entregará a representantes de medios de comunicación.

II. Alcance: Aplica a todas las actividades en donde se solicita apoyo a la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

IV. Responsabilidades:

El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se emiten comunicados de prensa para que representantes de medios de comunicación cuenten con información oficial de la actividad que se desarrolla.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE

COMUNICADO DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 103

V. Definiciones13 Donación: Es el acto de consiste en dar fondos u otros bienes materiales, generalmente por razones de caridad. Muchas organizaciones sin fines de lucro tienen como principal fuente de financiamiento las donaciones de los interesados. Algunos ejemplos son organizaciones de ayuda social, preservación del ambiente e instituciones religiosas. VI. Interacción con otros procedimientos

Agenda institucional diaria. Agenda institucional semanal. Base de protocolo.

VII. Políticas Generales

1. La información para la redacción del comunicado de prensa deberá ser trasladada por la organización, institución, Dirección o Unidad de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED que desarrolla la actividad, contemplando material o recurso donado, valor de la donación, objetivo del acto de donación y la información de las instancias que participaron en la misma.

2. Cuando se trabaja con una organización y se trata de un proyecto en conjunto se debe

considerar un comunicado integrado por ambas partes que se entregará a los periodistas que cubren la actividad de donación.

3. En la actividad deberá participar una persona de la Unidad de Información y Prensa que entregará el comunicado de prensa a los representantes de los medios de comunicación.

13 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE

COMUNICADO DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 104

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

IX. Descripción del procedimiento para redacción comunicado de prensa No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Unidad Información y Prensa

Recepción de información de la actividad por organizaciones o por la Dirección o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.

2 Jefe de Unidad Información y Prensa

Redacción del comunicado de prensa.

3 Jefe de Unidad Información y Prensa

Traslado de comunicado de prensa para edición a la SubDirección de Comunicación Social.

4 SubDirección de Comunicación Social

Edita e indica cambios en el comunicado de prensa.

5 Jefe de Unidad Información y Prensa

Realiza los cambios al comunicado de prensa.

6 Jefe de Unidad Información y Prensa

Imprime comunicado de prensa para distribución en la actividad.

7 Jefe de Unidad Información y Prensa

Entrega del comunicado de prensa a representantes de medios de comunicación.

8 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE

COMUNICADO DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 105

X. Diagrama de flujo del procedimiento para redacción comunicado de prensa

Jefe de Unidad Información y Prensa SubDirección de Comunicación

Social

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE

COMUNICADO DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Recepción deinformación

Redacción delcomunicado

Traslado a sub-dirección de

ComunicaciónSocial

FIN

Realiza loscambios indicados

Entregacomunicado a

medios

Edita e indicacambios

Imprimecomunicado de

prensa

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 106

I. Objetivo: Distribuir diferentes productos institucionales a colabores de las Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-; instituciones de Gobierno; organizaciones nacionales, internacionales y no gubernamentales; cuerpo diplomático en el país; comunicadores sociales; entre otros; para que los destinatarios cuenten con información de primera mano en cuanto a la gestión integral para la reducción del riesgo de desastres.

II. Alcance: Aplica a todos las y los colaboradores de la diferentes Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-; instituciones de Gobierno; organizaciones nacionales, internacionales y no gubernamentales; cuerpo diplomático en el país; comunicadores sociales; entre otros; que trabajen en la problemática de la gestión de riesgo. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 107

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se traslada información institucional a diferentes actores para las acciones correspondientes en el área de ejecución. V. Definiciones14 Monitoreo de medios: Detección de información publicada en los medios de comunicación que impacta a la empresa y su industria. Al detectar dicha información se puede tener un control de la relación con medios de comunicación y también se puede localizar la información que no se desea hacer pública. Riesgo a desastres: Es la probabilidad de que se presente un nivel de consecuencias económicas y sociales adversas en un sitio particular y durante un tiempo definido que exceden niveles socialmente aceptables o valores específicos y a tal grado que la sociedad o un componente de la sociedad afectada encuentre severamente interrumpido su funcionamiento rutinario y no pueda recuperarse de forma autónoma, requiriendo de ayuda y asistencia externa. Incidentes: Circunstancia o suceso que sucede de manera inesperada y que puede afectar al desarrollo de un asunto o negocio, aunque no forme parte de él. Resiliencia: Capacidad de un sistema, comunidad o sociedad, potencialmente expuesta a amenazas, a adaptarse a una situación adversa, resistiendo o cambiando, con el fin de alcanzar y mantener un nivel aceptable en su funcionamiento y estructura. Se determina por el grado en el cual el sistema social es capaz de auto-organizarse para incrementar su capacidad de aprendizaje sobre desastres pasados, con el fin de lograr una mayor protección futura y mejora las medidas de reducción del riesgo de desastres. 14 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 108

VI. Interacción con otros procedimientos

Monitoreo de medios escritos, radiales y televisivos. Diferentes Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Recopilación de información en base de datos de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.

VII. Políticas Generales

1. Los documentos institucionales se deben trasladar a través de la base de correo electrónico de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, respetando el manejo de imagen institucional y los formatos establecidos para cada documento.

2. Todo el material o el documento institucional que se enviará debe contar con el aval de

la Dirección o Unidad de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED que lo emitió.

3. Considerar el tamaño del archivo para enviar a través de correo electrónico, el tener un documento con el peso más del indicado podría generar que muchas personas no conozcan la información.

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 109

IX. Descripción del procedimiento para redacción y envío de documentos institucionales No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED

Traslada todo el material que requiere apoyo al Jefe de Información y Prensa para el envío electrónico a los destinatarios indicados. Entre los productos se cuentan los monitoreos de medios escritos, radales y televisivos, así como otros documentos requeridos

2 Fin del procedimiento. X. Diagrama de flujo del procedimiento para redacción y envío de documentos institucionales

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 110

I. Objetivo: Verificar el contenido que se tomará en cuenta en los diferentes productos comunicacionales que la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, publicará en los espacios de información para la población.

II. Alcance:

Aplica a todo el material que se publicará en los espacios de información que la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED utiliza para compartir a la población recomendaciones, análisis de fenómenos naturales e información sobre incidentes que se presentan en el país. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO EDICIÓN DE TEXTOS PARA

PRODUCTOS COMUNICACIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 111

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello es necesario verificar y editar los textos para todo el material que se divulgará en las herramientas de comunicación. V. Definiciones15 Edición: Preparación de un texto, una obra musical, una película o un programa de radio o televisión para ser publicado o emitido, cuidando de su forma y su contenido. Divulgar: Hacer que un hecho, una noticia, una lengua, un conjunto de conocimientos, etc., llegue a conocimiento de muchas personas. Herramienta: conjunto de instrumentos que se utilizan para desempeñar un oficio o un trabajo determinado. VI. Interacción con otros procedimientos

Publicación en Facebook. Publicación en Twitter. Producción Cápsula Informativa. Producción en CONRED Radio.

VII. Políticas Generales

1. Se solicita a Redes Sociales, Cápsula Informativa y CONRED Radio la elaboración de textos para diferentes usos en los espacios informativos.

15 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO EDICIÓN DE TEXTOS PARA

PRODUCTOS COMUNICACIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 112

2. En los textos debe de considerarse el buen uso de la terminología que la Dirección de

Comunicación Social ha establecido basados en glosarios que la Secretaría Ejecutiva de la CONRED publicó en gestión integral de riesgo a los desastres.

3. Luego de revisión de los textos se trasladará vía correo electrónico a las o los encargados de Redes Sociales, Cápsula Informativa y CONRED Radio para las producciones estipuladas.

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

IX. Descripción del procedimiento para edición de textos para productos comunicacionales. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Unidad Información y Prensa

Solicitud de textos por actividades o conmemoraciones específicas en gestión integral para la reducción de riesgo a los desastres.

2 Jefe de Unidad Información y Prensa

Revisa los textos trabajados por Redes Sociales, Cápsula Informativa y CONRED Radio.

3 Jefe de Unidad Información y Prensa

Corrige los textos y traslada a encargados de Redes Sociales, Cápsula Informativa y CONRED Radio.

4 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO EDICIÓN DE TEXTOS PARA

PRODUCTOS COMUNICACIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 113

X. Diagrama de flujo del procedimiento para edición de textos para productos comunicacionales.

Jefe de Unidad Información y Prensa

PROCEDIMIENTO EDICIÓN DE TEXTOS PARA

PRODUCTOS COMUNICACIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Solicitud de textos

Revisa textostrabajados

Corrige textos

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 114

I. Objetivo: Divulgar las acciones que llevan a cabo las diferentes instancias que conforman el Sistema de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-, en actividades de fortalecimiento a la cultura de prevención en el país. Procesos como talleres, capacitaciones y cursos en donde participan colaboradores de las Direcciones y Unidas de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED; instituciones de Gobierno; organizaciones nacionales, internacionales y no gubernamentales; cuerpo diplomático en el país; comunicadores sociales; iniciativa privada y representantes de medios de comunicación.

II. Alcance: Aplica a todas y todos los colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED; instituciones de Gobierno; organizaciones nacionales, internacionales y no gubernamentales; cuerpo diplomático en el país; comunicadores sociales; iniciativa privada y representantes de medios de comunicación. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

NOTAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 115

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se emiten notas de prensa para dar a conocer de primera mano, las diferentes actividades, cursos y capacitaciones que desarrolla la institución. V. Definiciones16 Taller: Curso, generalmente breve, en el que se enseña una determinada actividad práctica o artística. Curso-taller: Es una modalidad de enseñanza-aprendizaje caracterizada por la interrelación entre la teoría y la práctica, en donde el instructor expone los fundamentos teóricos y procedimentales, que sirven de base para que los alumnos realicen un conjunto de actividades diseñadas previamente y que los conducen a desarrollar su comprensión de los temas al vincularlos con la práctica operante. Capacitación: Capacitación, o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal. Desarrollo de capacidades: Esfuerzos dirigidos al desarrollar de habilidades tanto en la población como en las estructuras de la sociedad, dentro de una comunidad u organización, necesarias para reducir el riesgo. Este proceso implica e involucra el desarrollo de recursos institucionales, financieros, políticos y otros como los tecnológicos en diferentes escalas y sectores de la sociedad. 16 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

NOTAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 116

VI. Interacción con otros procedimientos

Agenda institucional diaria. Agenda institucional semanal. Documentación fotográfica.

VII. Políticas Generales

1. La información que se publica en notas de prensa es en base a las actividades que llevan a cabo las Dirección o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, procesos de capacitación, cursos, talleres en fortalecimiento de la cultura de prevención en el país.

2. La institución también emite notas de prensa en base a actividades que instituciones u

organizaciones que conforman en Sistema CONRED realizan a nivel nacional.

3. Como parte de la emisión de notas de prensa debe solicitarse a la Unidad de Producción fotografías de actividades documentadas y que se llevaron a cabo.

4. Luego de emitida la nota de prensa en la base de Nota de Prensa se procede a informar

a la Unidad de Producción sobre la misma para la publicación en la página web de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

NOTAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 117

IX. Descripción del procedimiento para redacción y envío de notas de prensa No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Unidad Información y Prensa

Recepción de las agendas diaria y semanal de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED para cobertura y redacción de la nota de prensa.

2 Jefe de Unidad Información y Prensa

Redacción de nota de prensa con información de comunicado o de las instancias organizadoras.

3 Jefe de Unidad Información y Prensa

Solicitud de fotografía o infografía a la Unidad de Producción en relación a la nota de prensa que se emitirá.

4 Jefe de Unidad Producción Traslada la fotografía solicitada por el Jefe de Información y Prensa

5 Jefe de Unidad Información y Prensa

Agrega la fotografía al texto de boletín informativo.

6 Jefe de Unidad Información y Prensa

Se agrega el cuadro de recomendaciones en la parte posterior de la base de datos.

7 Jefe de Unidad Información y Prensa

Procede a publicar la nota de prensa e informa a la Unidad Producción para la publicación de la página web.

8 Jefe de Unidad Producción Informa a Web Master de la nota de prensa emitida para la publicación en la página web.

9 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

NOTAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 118

X. Diagrama de flujo del procedimiento para redacción y envío de notas de prensa

Jefe de Unidad Información y Prensa Jefe de Unidad Producción

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE

NOTAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Recepción deinformación en BD

Análisis y procesode información

Solicitud dematerial grafico

FIN

Informa a WebMaster

Agrega materialgrafico

Se agrega cuadrode

recomendaciones

Publica Nota dePrensa

Traslada materialgrafico

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 119

I. Objetivo: Presentar de forma clara, breve y concisa la situación del país luego de una emergencia provocada por fenómenos naturales que contemple la declaratoria de Alerta Anaranjada o Roja Institucional por la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, información basada en Informes de Situación que emite la Dirección de Respuesta. Esta presentación se actualiza tres veces al día: 07:00 horas, 13:00 horas y 17:00 horas.

II. Alcance: Aplica luego de la declaratoria de Alerta Anaranjada o Roja Institucional por la Secretaría Ejecutiva de la CONRED y se basa en los Informes de Situación con datos de personas y daños en infraestructura, se grafica con mapas elaborados por el Sistema de Información Geográfica –SIG- de la institución. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE

PRESENTACIÓN DE SITUACIÓN EN ALERTA ANARANJADA O ALERTA ROJA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 120

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se elabora la presentación de situación que servirá tanto para las autoridades del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres como para medios de comunicación, contando con información verificada y fuente oficial. V. Definiciones17 Presentación: Proceso mediante el cual dispone contenido de un tema para una audiencia. Es una forma de ofrecer y mostrar información de datos y resultados de una investigación. Es utilizado, generalmente, como apoyo para expresar los resultados de una investigación pues con la presentación se dispone de un contenido multimedia que de una referencia sobre el tema y ayude a explicar los datos obtenidos de una investigación. VI. Interacción con otros procedimientos

Informe de situación de la Dirección de Respuesta. Mapas del Sistema de Información Geográfica –SIG-.

VII. Políticas Generales

1. Tomando de base el informe de situación que traslada la Dirección de Respuesta luego de una emergencia y que se declarara Alerta Anaranjada o Roja Institucional, el Jefe de Información y Prensa elaborará la presentación de situación que autoridades del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres conocerán para la toma de decisiones.

17 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE

PRESENTACIÓN DE SITUACIÓN EN ALERTA ANARANJADA O ALERTA ROJA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 121

2. Además del contenido de datos de afectación a personas y daños a infraestructura, también se colocarán mapas que el Sistema de Información Geográfica –SIG-, elaborará con el propósito de indicar las áreas en emergencia.

3. La presentación debe presentarse para autorización a la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED para los cambios que se consideren necesario o para la aprobación de la misma.

4. Luego de aprobada por la Dirección de Comunicación Social debe ser presentada, previo

a la reunión de Consejo Nacional para la Reducción de Desastres, al Secretario(a) Ejecutivo de la CONRED para su aprobación o cambio adicional que se indique.

5. Se debe actualizar la presentación de situación en los horarios establecidos de: 06:00,

13:00 y 17:00 horas, siempre con la información emitida por la Dirección de Respuesta. VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE

PRESENTACIÓN DE SITUACIÓN EN ALERTA ANARANJADA O ALERTA ROJA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 122

IX. Descripción del procedimiento para elaboración de presentación de situación en Alerta Anaranjada o Alerta Roja. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Unidad Información y Prensa

Recibe informe de situación de la Dirección de Respuesta.

2 Jefe de Unidad Información y Prensa

Recibe los mapas elaborados por el Sistema de Información Geográfica –SIG-.

3 Jefe de Unidad Información y Prensa

Presentación es presentada a la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED

4 Dirección de Comunicación Social

Verifica, corrige e indica los cambios que considere necesario realizar a la presentación

5 Jefe de Unidad Información y Prensa

Corrige los cambios sugeridos por la Dirección de Comunicación Social

6 Jefe de Unidad Información y Prensa

Solicita verificación del contenido con el Secretario Ejecutivo de la CONRED previo a su presentación ante el Consejo Nacional para la Reducción de Desastres.

7 Jefe de Unidad Información y Prensa

Con los cambios realizados entrega la presentación de situación final para los usos correspondientes de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED

8 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE

PRESENTACIÓN DE SITUACIÓN EN ALERTA ANARANJADA O ALERTA ROJA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 123

X. Diagrama de flujo del procedimiento para elaboración de presentación de situación en Alerta Anaranjada o Alerta Roja.

Jefe de Unidad Información y Prensa Dirección de Comunicación Social

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE

PRESENTACIÓN DE SITUACIÓN EN ALERTA ANARANJADA O ALERTA ROJA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Recibeinformacion

Recibe mapas delSIG

Se traslada lapresentacion a la

DCS

La direcciónverifica e indica

cambios

Corrige cambios

Solicitaverificación con el

SecretarioEjecutivo

Entregapresentación final

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 124

I. Objetivo: Atender e informar a través de los medios de comunicación hacia la población sobre las acciones que la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, llevan a cabo en el país en la preparación, mitigación, respuesta y recuperación ante las emergencias.

II. Alcance: Aplica directamente a la o el Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED en poder brindar la atención y la información a los representantes de los medios de comunicación, aprovechando el espacio que a través de la televisión, radio y medios impresos pueden utilizarse para fortalecer la cultura de prevención a los desastres. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN E INFORMACIÓN

A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 125

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, por ello se debe aprovechar los espacios que medios de comunicación puedan brindar para compartir las diferentes acciones que la institución lleva a cabo. V. Definiciones18 Medio de comunicación: Instrumentos utilizados en la sociedad contemporánea para informar y comunicar mensajes en versión textual, sonora, visual o audiovisual. Algunas veces son utilizados para comunicar de forma masiva, a millones de personas, como es el caso de la televisión o los diarios impresos o digitales, y otros para transmitir información a pequeños grupos sociales, como es el caso de los periódicos locales o institucionales. Riesgo a desastres: Es la probabilidad de que se presente un nivel de consecuencias económicas y sociales adversas en un sitio particular y durante un tiempo definido que exceden niveles socialmente aceptables o valores específicos y a tal grado que la sociedad o un componente de la sociedad afectada encuentre severamente interrumpido su funcionamiento rutinario y no pueda recuperarse de forma autónoma, requiriendo de ayuda y asistencia externa. Incidentes: Circunstancia o suceso que sucede de manera inesperada y que puede afectar al desarrollo de un asunto o negocio, aunque no forme parte de él. Resiliencia: Capacidad de un sistema, comunidad o sociedad, potencialmente expuesta a amenazas, a adaptarse a una situación adversa, resistiendo o cambiando, con el fin de alcanzar y mantener un nivel aceptable en su funcionamiento y estructura. Se determina por el grado en el cual el sistema social es capaz de auto-organizarse para incrementar su capacidad de aprendizaje sobre desastres pasados, con el fin de lograr una mayor protección futura y mejora las medidas de reducción del riesgo de desastres. 18 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN E INFORMACIÓN

A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 126

VI. Interacción con otros procedimientos

Diferentes Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Recopilación de información en base de datos de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Redacción y envío de cuadro de incidentes.

VII. Políticas Generales

1. Considerando las amenazas naturales a las que Guatemala está expuesta, es necesario tomar en cuenta que los periodistas acuden a la Secretaría Ejecutiva de la CONRED para tener declaraciones oficiales y de la fuente necesaria en la reducción de desastres ya que día a día diferentes incidentes pueden ocurrir.

2. Para brindar una adecuada atención e información a los medios de comunicación es

necesario que la o el Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, cuente con su cuadro de incidentes, participando de los periodistas las diferentes acciones que se llevan a cabo en el país.

3. Como parte de la atención e información a las y los periodistas la o el Portavoz

Institucional deberá compartir fotografías o material en video para que los medios de comunicación tengan acceso a imágenes de los incidentes registrados, siempre y cuando colaboradores de las Direcciones o Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED compartan a la Unidad de Producción de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN E INFORMACIÓN

A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 127

IX. Descripción del procedimiento para atención e información a medios de comunicación. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Portavoz Institucional Recibe a los periodistas quienes consultan sobre las acciones que la Secretaría Ejecutiva de la CONRED lleva a cabo en el país por diferentes amenazas naturales.

2 Portavoz Institucional Apoyándose con su cuadro de incidentes, la o el Portavoz de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, dará declaraciones sobre personas afectadas y daños a la infraestructura del país y compartirá recomendaciones.

3 Portavoz Institucional Trasladará el cuadro de incidentes al periodista que atendió, contenido que servirá para fortalecer la información que el medio de comunicación publique.

4 Fin del procedimiento. X. Diagrama de flujo del procedimiento para atención e información a medios de comunicación.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN E INFORMACIÓN

A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 128

I. Objetivo: Invitar a representantes de medios de comunicación a diferentes actividades que lleva a cabo la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, con el propósito que al emitirlo en los diferentes espacios se traslade la información a la población.

II. Alcance: Aplica directamente a la o el Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED en emitir la convocatoria a medios de comunicación a participar en actos públicos como donaciones, cursos, talleres o encuentros de intercambio de experiencias en reducción de desastres. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE CONVOCATORIA A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

PARA CONFERENCIA DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 129

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, y como parte de la divulgación se deben generar las invitaciones adecuadas a los diferentes medios en el país. V. Definiciones19 Divulgación: Dar a conocer algo y hacerlo público. Normalmente, la palabra divulgación se utiliza para hacer referencia a material informativo de diverso tipo y forma que tiene como objetivo principal hacer públicos de diferentes temáticas al común de la sociedad VI. Interacción con otros procedimientos

Atención e información a medios de comunicación. Redacción y envío de documentos institucionales. Consulta en base de datos de programa que cuenta la Secretaría Ejecutiva de la

CONRED. VII. Políticas Generales

1. Al tener conocimiento sobre una actividad que desean realizar y recibir la solicitud oficial a la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, sobre invitar a los medios de comunicación, se procede a redactar un correo para generar la invitación.

2. En este espacio también debe considerarse el requerimiento de información sobre la

actividad que se invitará. 19 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE CONVOCATORIA A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

PARA CONFERENCIA DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 130

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

IX. Descripción del procedimiento para redacción y envío de convocatoria de medios para conferencia de prensa No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Portavoz Institucional Recibe indicaciones por parte del Jefe de la Unidad de Información y Prensa, para generar una invitación a periodistas para acompañamiento en actividad.

2 Portavoz Institucional Redacta la invitación y traslada el correo para revisión al Jefe de Información y Prensa

3 Jefe de Información y Prensa

Revisa el texto y traslada con cambios a Portavoz Institucional.

4 Portavoz Institucional Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED recibe la información y redacta la invitación para trasladarla vía electrónica con motivo de la actividad.

5 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE CONVOCATORIA A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

PARA CONFERENCIA DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 131

X. Diagrama de flujo del procedimiento para redacción y envío de convocatoria de medios para conferencia de prensa.

Portavoz Institucional Jefe de Información y Prensa

PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN Y ENVÍO DE CONVOCATORIA A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

PARA CONFERENCIA DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Recibeindicaciones,

genera invitacion

Redacta lainvitación

Recibe cambios,edita, traslada vía

electrónica

FIN

Revisa texto ytraslada cambios

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 132

I. Objetivo: Difundir las acciones de prevención, mitigación, respuesta y reconstrucción que las instancias que conforman el Sistema de la Coordinadora Nacional para la Reducción de desastres –CONRED-, llevan a cabo en el país para fortalecer la cultura de prevención solicitando espacios en diferentes medios de comunicación.

II. Alcance: Aplica a las gestiones que la o el Portavoz Institucional deberá realizar para dar a conocer más el trabajo de prevención en el país, para ello solicitará espacios en diferentes medios de comunicación, buscando llegar a la mayor cantidad de personas. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ESPACIOS

EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 133

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, dando a conocer a través de diferentes espacios en medios de comunicación social del país las acciones en prevención de desastres. V. Definiciones20 Prevención: Medida o disposición que se toma de manera anticipa para evitar que suceda una cosa considerada negativa. VI. Interacción con otros procedimientos

Atención e información a medios de comunicación. Redacción y envío de documentos institucionales. Recopilación de información en base de datos.

VII. Políticas Generales

1. Tomando en cuenta las diferentes temporadas que se registran en el país, es necesario mantener la campaña de visitas a medios de comunicación y comentar, explicar y recomendar que hacer al momento de las condiciones que se presentan en el país.

2. Al momento de participar en las entrevistas es necesario hacerse acompañar de

material audiovisual que podrían dar a comprender mejor los lineamientos y procedimientos que se impulsan en el país.

20 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ESPACIOS

EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 134

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

IX. Descripción del procedimiento para solicitud de espacios en medios de comunicación. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Portavoz Institucional Gestiona los espacios con diferentes medios de comunicación para hablar de las acciones que se llevan a cabo.

2 Portavoz Institucional Redacta y planifica las entrevistas en cuanto al día y la hora que se considere necesario realizarlas.

3 Jefe de Información y Prensa

Recibe del Portavoz Institucional las fechas confirmadas para entrevistas en las instalaciones de cada medio de comunicación.

4 Portavoz Institucional Participa en espacios proporcionados por los medios de comunicación, abordando la gestión del riesgo a los desastres.

5 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ESPACIOS

EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 135

X. Diagrama de flujo del procedimiento para solicitud de espacios en medios de comunicación.

Portavoz Institucional Jefe de Información y Prensa

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ESPACIOS

EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Gestiona espaciosen medios

Redacta yplanifica

entrevistas

Participa enespacios de

medios

FIN

Recibe fechasconfirmadas de

entrevistas

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 136

I. Objetivo: Tener a la mano el dato de personas afectadas o daños en infraestructura para que al momento de una solicitud de entrevista por parte de un periodista se cuente con la información actualizada y verificada que trasladará a la población en general.

II. Alcance: Aplica directamente a la o el Portavoz Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED en poder llevar a cabo la recopilación de información sobre los incidentes que en las 24 horas anteriores ocurrieron en el país. Para cumplir con el propósito deberá integrar la información de la base de datos al cuadro de incidentes que la Dirección de Comunicación Social trabaja. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala. Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-96 del 17 de noviembre de 1993.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de

Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN BASE DE DATOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 137

IV. Responsabilidades: El departamento de Información y Prensa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED es el responsable de divulgar información verificada, de calidad y en tiempo real, estableciendo la recopilación de información de la base de datos como elemento para completar el proceso. V. Definiciones21 Bases de datos: Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su uso. Elemento: Parte que, junto con otras, constituye la base de una cosa o un conjunto de cosas materiales o inmateriales. Proceso: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa para elaborarla o transformarla. VI. Interacción con otros procedimientos

Diferentes Direcciones y Unidades de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Redacción y envío de documentos institucionales. Consulta en base de datos de programa que cuenta la Secretaría Ejecutiva de la

CONRED. VII. Políticas Generales

1. Diariamente se deberá ingresar a la base de datos de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED y trasladar la información al formato de cuadro de incidentes que la Dirección de Comunicación Social elaboró. Esta acción debe ser realizada por la o el Portavoz Institucional.

21 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN BASE DE DATOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 138

2. Regularmente forma parte de las primeras acciones que se deben realizar al ingresar a

la oficina para tener y manejar la misma información con la Secretaría Ejecutiva de la CONRED

3. La información en el cuadro de incidentes sirve para indicar la cantidad de personas

afectadas o la situación que ocurrió, es fuente de mucha ayuda para periodistas ya que es información veraz y de fuente oficial. Es un buen recurso para la o el Portavoz Institucional del Sistema CONRED.

VIII. Formatos requeridos

1. Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

IX. Descripción del procedimiento para recopilación de información en base de datos. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Portavoz Institucional Ingresa a base de datos de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED para recopilar la información.

2 Portavoz Institucional Elabora el cuadro de incidentes de las últimas 24 horas para trasladarlo a los destinatarios de los documentos institucionales.

3 Portavoz Institucional Con el cuadro de incidentes en mano, brinda información verificada a los medios de comunicación.

4 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN BASE DE DATOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 139

X. Diagrama de flujo del procedimiento para recopilación de información en base de datos.

Portavoz Institucional

PROCEDIMIENTO PARA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN BASE DE DATOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Ingresa a base dedatos SE-CONRED

Elabora cuadro deincidentes

Brinda informaciónverificada a

medios

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 140

I. Objetivo: Difundir la información generada por las diversas instituciones del Sistema CONRED, con la finalidad de fomentar la cultura de prevención, transmitiendo acciones que la CONRED realiza en los temas de prevención, preparación, mitigación, respuesta y recuperación por medio de la red social.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones e instancias que integran el Sistema CONRED y al público en general con acceso a la red social FACEBOOK. III. Referencia:

3. Decreto Ley 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

4. Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-

5. Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED

6. Plan Nacional de Respuesta

IV. Responsabilidades: Preparar, divulgar, publicar información de calidad, verificada y en tiempo, sobre la temática y la problemática de los desastres, posicionando a la institución, con el fin de fortalecer la cultura de prevención en Guatemala.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FACEBOOK

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 141

V. Definiciones22 Redes Sociales: Se entiende por redes sociales aquellos servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y actividades, o que están interesados en explorar los intereses y las actividades de otros. Los servicios de redes sociales permiten a los usuarios crear un perfil y funciones adicionales, como la capacidad de crear grupos que comparten intereses comunes o afiliaciones, subir videos, y celebrar debates en los foros, entre otros.

Facebook: Es un sitio web gratuito de redes sociales. La idea fundamental de este sitio es crear una comunidad web donde las personas comparten gustos y sentimientos. Cada usuario crea un perfil y puede agregar a cualquier persona que conozca y esté registrada, siempre que acepte su invitación. También ofrece la opción de crear grupos y páginas. En estas se reúnen personas con intereses comunes. En los grupos se pueden añadir fotos, vídeos, mensajes, etc. Las páginas, se crean con fines específicos y a diferencia de los grupos no contienen foros de discusión, ya que están encaminadas hacia marcas o personajes específicos y no hacia ningún tipo de convocatoria. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de Diseño Infografías Procedimiento de Diseño para Web y Redes Sociales Procedimiento para cápsula informativa. Procedimiento para documentación de fotografías. Procedimiento de actualización de vínculos Procedimiento de publicación de boletines y notas de prensa link / URL Procedimiento de publicación de documentos en sitios electrónicos Procedimiento de publicación de mapas interactivos.

Procedimiento de desarrollo de Mini Sitios CONRED Procedimiento de manejo y conducción de radio. Procedimiento de diseño de material para redes sociales.

22 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FACEBOOK

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 142

VII. Políticas

Promover la imagen institucional.

Tener siempre en cuenta que se está representando a la SE-CONRED

La publicación en la red social deberá ser constante, al menos 16 publicaciones diarias.

Dar crédito donde sea necesario y no violar los derechos de autor, de otras personas, instituciones, etc.

Responder a todos los comentarios.

Es importante que todos los comentarios o las respuestas que se den a solicitudes de información sean respondidos en la misma red, en ánimos de ser transparentes.

Si existe duda, no publicar.

Publicar información certera, verificada y en tiempo.

VIII. Formatos requeridos

1. Plan de redes sociales

2. Programación para redes sociales.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FACEBOOK

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 143

IX. Descripción del procedimiento para Manejo de Redes Sociales FACEBOOK: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargado(a) de Redes Sociales

Busca la información para la programación mensual, con mensajes claves a la población en cada una de las campañas que se implementan a nivel nacional.

2 Encargado(a) de Redes Sociales

Elabora textos, para frases, infografías, publicaciones.

3 Encargado(a) de Redes Sociales

Realiza la solicitud de elaboración de diferentes materiales para las publicaciones en las redes sociales. (Infografías, imágenes)

4 Jefatura de Información Recibe la solicitud, revisa y traslada a la Unidad de Producción.

5 Director de Comunicación Social

Aprueba y autoriza infografías y diseños a utilizar.

6 Encargado(a) de Redes Sociales

Elabora la programación diaria.

7 Jefe de Información y Prensa

Revisa y aprueba la programación diaria.

8 Encargado(a) de Redes Sociales

De lunes a viernes se publica cada hora, en base a la programación diaria.

9 Encargado(a) de Redes Sociales

Fines de semana, se publica cada dos horas.

10 Encargado(a) de Redes Sociales

En emergencias se publica cada media hora.

11 Encargado(a) de Redes Sociales

Responde a los comentarios y consultas de los usuarios.

12 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FACEBOOK

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 144

X. Diagrama de flujo del procedimiento para manejo de red social Facebook:

Encargado(a) de Redes Sociales Jefatura de Información Director de Comunicación Social

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FACEBOOK

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICO

Busca informacion

Redacta textospara redes

Solicita diseño deinfografia

Transmite solicituda DCS

Aprueba diseñode infografia

Programacióndiaria de

información

Revisa y apruebaprogramacion

Publicación en lared social

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 145

I. Objetivo: Difundir la información generada por las diversas instituciones del Sistema CONRED, con la finalidad de fomentar la cultura de prevención, transmitiendo acciones que la CONRED realiza en los temas de prevención, preparación, mitigación, respuesta y recuperación por medio de la red social.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones e instancias que integran el Sistema CONRED y al público en general con acceso a la red social TWITTER. III. Referencia:

7. Decreto Ley 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

8. Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-

9. Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED

10. Plan Nacional de Respuesta

IV. Responsabilidades: Preparar, divulgar, publicar información de calidad, verificada y en tiempo, sobre la temática y la problemática de los desastres, posicionando a la institución, con el fin de fortalecer la cultura de prevención en Guatemala.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL TWITTER

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 146

V. Definiciones23 Redes Sociales: Se entiende por redes sociales aquellos servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y actividades, o que están interesados en explorar los intereses y las actividades de otros. Los servicios de redes sociales permiten a los usuarios crear un perfil y funciones adicionales, como la capacidad de crear grupos que comparten intereses comunes o afiliaciones, subir videos, y celebrar debates en los foros, entre otros. Twitter: Es una red de información en la cual la premisa es publicar en 140 caracteres. Debido a la sencillez de la plataforma y el fácil uso, esta red se ha extendido de manera exponencial a las computadoras y teléfonos celulares que cuentan con conexión WiFi, red celular 3G, la Internet regular o incluso vía SMS. Tweet: Se llama así a cada uno de los mensajes de hasta 140 caracteres que deja cualquier usuario de twitter. ReTweet: Existe una funcionalidad en twitter con la que escogemos re-publicar un tweet de otra persona citando a la primera (para darle la autoría que se merece y no robarle el contenido). De esta forma conseguimos hacer llegar a nuestros seguidores un mensaje de alguien a quien seguimos nosotros. Menciones: Podemos hacer referencia a cualquier usuario del sistema -lo sigamos o no- en uno de nuestros tweets incluyendo una '@' antes de su nombre de usuario. Hashtags: Son formas de etiquetar tweets. Al incluir una palabra precedida por '#' estoy marcando esa etiqueta para un tweet. Los hashtags suelen usarse para cuando existe una temática de la que muchos pueden estar hablando, de esta forma se facilita a los usuarios buscar tweets sueltos que hablen de ese tema. 23 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL TWITTER

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 147

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de Diseño Infografías Procedimiento de Diseño para Web y Redes Sociales Procedimiento para cápsula informativa. Procedimiento para documentación de fotografías. Procedimiento de actualización de vínculos Procedimiento de publicación de boletines y notas de prensa link / URL Procedimiento de publicación de documentos en sitios electrónicos Procedimiento de publicación de mapas interactivos. Procedimiento de desarrollo de Mini Sitios CONRED Procedimiento de manejo y conducción de radio. Procedimiento de diseño de material para redes sociales.

VII. Políticas

1. Promover la imagen institucional.

2. Tener siempre en cuenta que se está representando a la SE-CONRED

3. Publicar en la red social en forma constante.

4. Cuidar la ortografía.

5. Utilizar frases y párrafos cortos para facilitar la lectura al internauta.

6. Incluir imágenes con el fin de hacer la lectura más visual y amena.

7. Evitar generalmente el uso del arroba para dirigirse a los dos sexos, ya que es una práctica de mal uso y dificulta la lectura.

8. Mencionar siempre la fuente de donde procede el contenido. Sí este no es propio entonces debe de darse el crédito a quien le corresponda

Si existe duda, no publicar.

Publicar información certera, verificada y en tiempo.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL TWITTER

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 148

VIII. Formatos requeridos

1. Plan de redes sociales

2. Programación para redes sociales.

IX. Descripción del procedimiento para Manejo de Redes Sociales TWITTER: No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Encargado(a) de Redes Sociales Generar la información para la programación mensual, con mensajes claves a la población en cada una de las campañas que se implementan a nivel nacional.

2 Encargado(a) de Redes Sociales Elabora textos, para frases, infografías, publicaciones.

3 Encargado(a) de Redes Sociales Realiza la solicitud de elaboración de diferentes materiales para las publicaciones en las redes sociales. (Infografías, imágenes)

4 Jefe de Información Recibe la solicitud, revisa y traslada a la Unidad de Producción.

5 Director de Comunicación Social

Aprueba y autoriza infografías y diseños a utilizar.

6 Encargado(a) de Redes Sociales Elaborar la programación diaria.

7 Jefe de Información y Prensa Revisa y aprueba la programación diaria.

8 Encargado(a) de Redes Sociales De lunes a viernes se publica cada hora, en base a la programación diaria.

9 Encargado(a) de Redes Sociales Fines de semana, se publica cada dos horas.

10 Encargado(a) de Redes Sociales En emergencias se publica cada media hora.

11 Encargado(a) de Redes Sociales Publica en base a la programación diaria.

12 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL TWITTER

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 149

X. Diagrama de flujo del procedimiento para manejo de red social Twitter:

Encargado(a) de Redes Sociales

Jefatura de Información

Director de Comunicación Social

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL TWITTER

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICO

Busca informacion

Redacta textospara redes

Solicita diseño deinfografia

Transmite solicituda DCS

Aprueba diseñode infografia

Programacióndiaria de

información

Revisa y apruebaprogramacion

Publicación en lared social

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 150

I. Objetivo: Difundir la información generada por las diversas instituciones del Sistema CONRED, con la finalidad de fomentar la cultura de prevención, transmitiendo acciones que la CONRED realiza en los temas de prevención, preparación, mitigación, respuesta y recuperación por medio de la red social.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones e instancias que integran el Sistema CONRED y al público en general con acceso a la red social FACEBOOK, TWITTER Y YOUTUBE. III. Referencia:

11. Decreto Ley 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

12. Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-.

13. Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED.

14. Plan Nacional de Respuesta.

IV. Responsabilidades: Preparar, divulgar, publicar información de calidad, verificada y en tiempo, sobre la temática y la problemática de los desastres, posicionando a la institución, con el fin de fortalecer la cultura de prevención en Guatemala.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 151

V. Definiciones24 Redes Sociales: Se entiende por redes sociales aquellos servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y actividades, o que están interesados en explorar los intereses y las actividades de otros. Los servicios de redes sociales permiten a los usuarios crear un perfil y funciones adicionales, como la capacidad de crear grupos que comparten intereses comunes o afiliaciones, subir videos, y celebrar debates en los foros, entre otros. YouTube: es una plataforma que permite que los usuarios publiquen, vean y compartan vídeos propios. Es idóneo para difundir material audiovisual informativo o didáctico sobre una actividad. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de Diseño Infografías Procedimiento de Diseño para Web y Redes Sociales Procedimiento para cápsula informativa. Procedimiento para documentación de fotografías. Procedimiento de actualización de vínculos Procedimiento de publicación de boletines y notas de prensa link / URL Procedimiento de publicación de documentos en sitios electrónicos Procedimiento de publicación de mapas interactivos. Procedimiento de desarrollo de Mini Sitios CONRED Procedimiento de manejo y conducción de radio. Procedimiento de diseño de material para redes sociales.

24 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 152

VII. Políticas

1. Promover la imagen institucional.

2. Tener siempre en cuenta que se está representando a la SE-CONRED

3. Cuidar la ortografía.

4. Crear contenido interesante que sea único, atractivo e instructivo.

5. Optimizar los "primeros 15 segundos" de un vídeo.

6. Incluir frases de llamada a la acción específicas en el vídeo o a través de anotaciones.

7. Establecer un calendario periódico para el canal y maximizar las inversiones en producción para optimizar la frecuencia con la que se publica contenido.

8. Escribe títulos, etiquetas y descripciones optimizadas para el contenido.

9. Destacar contenido atractivo.

10. Publicar contenido con frecuencia.

Organizar el contenido en conjuntos de vídeos mediante listas de reproducción y respuestas en vídeo.

Crear contenido por temas y guardarlo a través de listas de reproducción.

Documentar información certera, verificada y en tiempo.

VIII. Formatos requeridos

1. Plan de redes sociales

2. Programación para redes sociales.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 153

IX. Descripción del procedimiento para Manejo de Redes Sociales YOUTUBE: No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Unidad de Producción Traslada por medio de correo electrónico el link del producto aprobado.

2 Encargado(a) de Redes Sociales Recibe el link, revisa.

3 Encargado(a) de Redes Sociales Realiza la publicación en redes sociales.

4 Fin del procedimiento. X. Diagrama de flujo del procedimiento para manejo de red social Youtube:

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

Unidad de Producción Encargado(a) de Redes Sociales

INICIO

Traslado viaelectronica del

productoaprobado

Recibe y revisa elproducto

Publica en redsocial

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 154

I. Objetivo: Difundir la información generada por las diversas instituciones del Sistema CONRED, con la finalidad de fomentar la cultura de prevención, transmitiendo acciones que la CONRED realiza en los temas de prevención, preparación, mitigación, respuesta y recuperación por medio de la red social.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones e instancias que integran el Sistema CONRED. Aplica a público en general con acceso a la red social FACEBOOK, TWITTER, YOUTUBE y FLICKR III. Referencia:

15. Decreto Ley 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

16. Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-

17. Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED

18. Plan Nacional de Respuesta

IV. Responsabilidades: Divulgar y publicar información de calidad, verificada y en tiempo, sobre la temática y la problemática de los desastres, posicionando a la institución, con el fin de fortalecer la cultura de prevención en Guatemala.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FLICKR

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 155

V. Definiciones25 Redes Sociales: Se entiende por redes sociales aquellos servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y actividades, o que están interesados en explorar los intereses y las actividades de otros. Los servicios de redes sociales permiten a los usuarios crear un perfil y funciones adicionales, como la capacidad de crear grupos que comparten intereses comunes o afiliaciones, subir videos, y celebrar debates en los foros, entre otros. Flickr: Es una Web que permite almacenar, ordenar, buscar y compartir fotografías y que se utilizará a modo de repositorio de imágenes para complementar el contenido de las publicaciones de los diferentes canales, al igual que en el caso de Youtube con los vídeos. Repositorio: Es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de Diseño Infografías Procedimiento de Diseño para Web y Redes Sociales Procedimiento para cápsula informativa. Procedimiento para documentación de fotografías. Procedimiento de actualización de vínculos Procedimiento de publicación de boletines y notas de prensa link / URL Procedimiento de publicación de documentos en sitios electrónicos Procedimiento de publicación de mapas interactivos. Procedimiento de desarrollo de Mini Sitios CONRED Procedimiento de manejo y conducción de radio. Procedimiento de diseño de material para redes sociales.

25 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE RED SOCIAL FLICKR

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 156

VII. Políticas

1. Promover la imagen institucional. 2. Tener siempre en cuenta que se está representando a la SE-CONRED 3. Cuidar la ortografía. 4. Publicar fotografías de eventos institucionales 5. Publicar fotografías de calidad de las distintas actividades, institucionales, ruedas de

prensa, presentaciones de las distintas direcciones e instituciones del Sistema CONRED 6. Las fotografías deben ser clasificadas en diferentes álbumes según la temática. 7. Tener en cuenta que la versión gratuita tiene un límite de carga mensual de 100 MB (10

MB máximo por foto) 8. La vista de la galería se limita a las 200 imágenes más recientes. 9. La difusión de los materiales publicados en Flickr tiene lugar a través de las otras redes

sociales 10. Documentar información certera, verificada y en tiempo.

VIII. Formatos requeridos

1. Plan de redes sociales

2. Programación para redes sociales.

IX. Descripción del procedimiento para Manejo de Redes Sociales FLICKR: No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Unidad de Producción Traslada por medio de correo electrónico el link del producto aprobado.

2 Encargado(a) de Redes Sociales Recibe el link, revisa.

3 Encargado(a) de Redes Sociales Realiza la publicación en redes sociales.

4 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FLICKR

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 157

X. Diagrama de flujo del procedimiento para manejo de red social Flickr:

Unidad de Producción Encargado(a) de Redes Sociales

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE

RED SOCIAL FLICKR

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Traslado viaelectronica del

productoaprobado

Recibe y revisa elproducto

Publica en redsocial

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 158

I. Objetivo: Producir un archivo digital en donde se adjunta la síntesis de la información que publiquen o difundan medios de comunicación escritos referente a la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados -CONRED- y aquella que sea de interés para la misma, con la finalidad de divulgarla entre colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

II. Alcance: La producción del documento digital está a cargo del Encargado de Monitoreo de Medios que pertenece al Departamento de Información y Prensa de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED. El procedimiento está dirigido a las Unidades de la Dirección de Comunicación Social y las demás Direcciones de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Estrategia de Comunicación para la construcción de una cultura de reducción de

desastres en Guatemala.

Plan Nacional de Respuesta -PNR-

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 159

IV. Responsabilidades: Producir el documento digital, luego el jefe de la Unidad de Información y Prensa es el encargado de enviar el documento digital a colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos. El Web Master es el encargado de publicar el documento digital en el sitio web de CONRED. V. Definiciones26 Monitorear: Observar mediante aparatos especiales el curso de uno o varios parámetros fisiológicos o de otra naturaleza para detectar posibles anomalías. En el caso de monitoreo de medios escritos es la acción de observar las notas que son publicadas en los diferentes medios escritos con relación de un tema en especifico. Síntesis: Composición de un todo por la reunión de sus partes. VI. Interacción con otros procedimientos

Redacción y Envío de documentos institucionales Envío de documentos para su publicación en sitio web Publicación de documentos institucionales en sitio web

VII. Políticas Generales

1. La Dirección de Comunicación Social a través del encargado de monitoreo de medios recopilará la información de medios impresos.

26 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 160

2. La síntesis informativa incluirá las noticias de primeras planas de periódicos de circulación nacional, así como las secciones de negocios, finanzas y deportes, y debe contener los siguientes temas:

a. Primeras planas de los principales periódicos b. Noticias relacionadas a CONRED c. Economía d. Presidencia e. Información general f. Editoriales.

3. Los periódicos marcados con las noticias relevantes y relacionadas con CONRED deben

ser entregadas a la recepción de la Secretaría Ejecutiva de CONRED antes de las 7:30 horas.

a. La recepcionista de la Secretaria Ejecutiva de CONRED debe de trasladar los periódicos a la Asistente de la Secretario Ejecutiva de CONRED.

b. La Asistente del Secretario Ejecutivo de CONRED debe de entregar los periódicos al Secretario Ejecutivo de la institución.

4. El documento digital con la síntesis informativa de las notas relevantes y relacionadas con CONRED debe ser enviada mediante un correo electrónico por el jefe de información y prensa a las 7:30 horas.

a. El monitoreo de medios escritos de los días del fin de semana debe ser enviado el día lunes con el monitoreo de ese día.

VIII. Formatos requeridos

1. La plantilla de monitoreo de medios escritos

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 161

IX. Descripción del procedimiento para monitoreo de medios escritos. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargado de monitoreo de medios

a. Recibe de lunes a viernes los periódicos de mayor circulación a nivel nacional b. Marca las notas relacionadas y relevantes a CONRED c. Realiza la síntesis de las notas relevantes d. Adjunta la síntesis realizada al documento digital e. Lo traslada al Jefe de Información y Prensa para el envío correspondiente.

3 Jefe de Información y Prensa

b. Envío del documento digital con las síntesis de las noticias relevantes y relacionadas a CONRED a colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

4 Web Master a. Publicación del documento digital de la síntesis de las notas relevantes y relacionadas con CONRED en el sitio web de la institución.

5 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 162

X. Diagrama de flujo del procedimiento para medios escritos

Encargado de monitoreo de medios

Jefe de Información y Prensa Web Master

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Recibe de lunes a viernes los periódicos de mayor circulación a

nivel nacional

Marca las notas relacionadas y

relevantes a la CONRED

Realiza la síntesis de las notas relevantes

Lo traslada al Jefe de Información y Prensa

para el envío correspondiente

Envío del documento digital a colaboradores

de la Secretaría Ejecutiva de la

CONRED

Publicación del documento digital en

el sitio electónico de la institución

FIN

Adjunta la síntesis realizada al documento digital

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 163

I. Objetivo: Producir un archivo digital en donde se adjunta la síntesis de la información que publiquen o difundan medios de comunicación en sus noticieros radiales referente a la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados -CONRED- y aquella que sea de interés para la misma, con la finalidad de divulgarla entre colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

II. Alcance: La producción del documento digital está a cargo del Encargado de Monitoreo de Medios que pertenece al Departamento de Información y Prensa de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED. El procedimiento está dirigido a las Unidades de la Dirección de Comunicación Social y las demás Direcciones de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Estrategia de Comunicación para la construcción de una cultura de reducción de

desastres en Guatemala.

Plan Nacional de Respuesta -PNR-.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN RADIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 164

IV. Responsabilidades:

19. El encargado de monitoreo de medios es el responsable de producir el documento

digital. 20. El jefe de la Unidad de Información y Prensa es el encargado de enviar el

documento digital a colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

V. Definiciones27 Monitorear: Observar mediante aparatos especiales el curso de uno o varios parámetros fisiológicos o de otra naturaleza para detectar posibles anomalías. En el caso de monitoreo de medios escritos es la acción de observar las notas que son publicadas en los diferentes medios escritos con relación de un tema en especifico. Síntesis: Composición de un todo por la reunión de sus partes. VI. Interacción con otros procedimientos

Redacción y Envío de documentos institucionales

VII. Políticas Generales

1. La Dirección de Comunicación Social a través del encargado de monitoreo de medios recopilará la información de medios radiales.

27 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN RADIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 165

2. La síntesis informativa incluirá las noticias de primeras planas de periódicos de circulación nacional, así como las secciones de negocios, finanzas y deportes, y debe contener los siguientes temas:

a. Primeras planas de los principales periódicos b. Noticias relacionadas a CONRED c. Economía d. Presidencia e. Información general f. Editoriales

3. El documento digital con la síntesis informativa de las notas relevantes y relacionadas

con CONRED debe ser enviada mediante un correo electrónico por el jefe de información y prensa a las 15:30 horas.

VIII. Formatos requeridos

1. La plantilla de monitoreo de medios radiales.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN RADIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 166

IX. Descripción del procedimiento para el monitoreo de medios de comunicación radiales. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargado de monitoreo de medios

a. Escucha las notas relacionadas y relevantes a CONRED que emiten los medios de comunicación radiales b. Realiza la síntesis de las notas, c. Adjunta la síntesis realizada al documento digital d. Lo traslada al Jefe de Información y Prensa para el envío correspondiente.

2 Jefe de Información y Prensa

a. Envía del documento digital con las síntesis de las noticias relevantes y relacionadas a CONRED a colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

3 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN RADIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 167

X. Diagrama de flujo del procedimiento para medios radiales.

Encargado de monitoreo de medios Jefe de Información y Prensa

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN RADIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Escucha las notas relacionadas a la

CONRED que emiten los medios de

comunicación radiales

Realiza la síntesis de las notas

Lo traslada al Jefe de Información y Prensa

para el envío correspondiente

Envío del documento digital a colaboradores

de la Secretaría Ejecutiva de la

CONRED

FIN

Adjunta la síntesis realizada al documento digital

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 168

I. Objetivo: Producir un archivo digital en donde se adjunta la síntesis de la información que publiquen o difundan medios de comunicación en sus noticieros televisivos referente a la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados -CONRED- y aquella que sea de interés para la misma, con la finalidad de divulgarla entre colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

II. Alcance: La producción del documento digital está a cargo del Encargado de Monitoreo de Medios que pertenece al Departamento de Información y Prensa de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED. El procedimiento está dirigido a las Unidades de la Dirección de Comunicación Social y las demás Direcciones de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Estrategia de Comunicación para la construcción de una cultura de reducción de

desastres en Guatemala.

Plan Nacional de Respuesta -PNR-.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE

MEDIOS DE COMUNICACIÓN TELEVISIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 169

IV. Responsabilidades:

21. El encargado de monitoreo de medios es el responsable de producir el documento digital.

22. El jefe de la Unidad de Información y Prensa es el encargado de enviar el documento digital a colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

V. Definiciones28 Monitorear: Observar mediante aparatos especiales el curso de uno o varios parámetros fisiológicos o de otra naturaleza para detectar posibles anomalías. En el caso de monitoreo de medios escritos es la acción de observar las notas que son publicadas en los diferentes medios escritos con relación de un tema en especifico. Síntesis: Composición de un todo por la reunión de sus partes. VI. Interacción con otros procedimientos

1. Redacción y Envío de documentos institucionales VII. Políticas Generales

1. La Dirección de Comunicación Social a través del Encargado de Monitoreo de Medios recopilará la información de medios televisivos.

28 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE

MEDIOS DE COMUNICACIÓN TELEVISIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 170

2. La síntesis informativa incluirá las noticias de primeras planas de periódicos de circulación nacional, así como las secciones de negocios, finanzas y deportes, y debe contener los siguientes temas:

a. Primeras planas de los principales periódicos b. Noticias relacionadas a CONRED c. Economía d. Presidencia e. Información general f. Editoriales

3. El documento digital con la síntesis informativa de las notas relevantes y relacionadas

con CONRED debe ser enviada mediante un correo electrónico por el jefe de información y prensa a las 15:30 horas.

VIII. Formatos requeridos

1. La plantilla de monitoreo de medios televisivos.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE

MEDIOS DE COMUNICACIÓN TELEVISIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 171

IX. Descripción para el procedimiento de monitoreo de medios de comunicación televisivos: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargado de monitoreo de medios

a. Ve las notas relacionadas y relevantes a CONRED que emiten los medios de comunicación televisivos b. Realiza la síntesis de las notas, c. Adjunta la síntesis realizada al documento digital d. Lo traslada al Jefe de Información y Prensa para el envío correspondiente.

2 Jefe de Información y Prensa

a. Envía del documento digital con las síntesis de las noticias relevantes y relacionadas a CONRED a colaboradores de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, Enlaces Interinstitucionales del Sistema, Organizaciones No Gubernamentales -ONG's-, Organismos Internacionales, Organizaciones Humanitarias y Cuerpos Diplomáticos.

3 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE

MEDIOS DE COMUNICACIÓN TELEVISIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 172

X. Diagrama de flujo del procedimiento para medios televisivos.

Encargado de monitoreo de medios Jefe de Información y Prensa

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO DE

MEDIOS DE COMUNICACIÓN TELEVISIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Ve las notas relacionadas a la

CONRED que emiten los medios de

comunicación radiales

Realiza la síntesis de las notas

Lo traslada al Jefe de Información y Prensa

para el envío correspondiente

Envío del documento digital a colaboradores

de la Secretaría Ejecutiva de la

CONRED

FIN

Adjunta la síntesis realizada al documento digital

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 173

I. Objetivo: Producir un archivo digital en donde se adjunte el análisis de los monitoreos de comunicación (escritos, radiales, televisivos) referentes a la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados -CONRED- y aquella que sea de interés para la misma, con la finalidad de divulgarla con el Jefe de Información y Prensa, Subdirección y Dirección de Comunicación Social y el Secretario Ejecutivo de CONRED

II. Alcance: La producción del archivo digital está a cargo del encargado de monitoreo de medios que pertenece al Departamento de Información y Prensa de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED. El procedimiento está dirigido al Jefe de Información y Prensa, Subdirección y Dirección de Comunicación Social y el Secretario Ejecutivo de CONRED III. Referencia:

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Estrategia de Comunicación para la construcción de una cultura de reducción de

desastres en Guatemala.

Plan Nacional de Respuesta. IV. Responsabilidades:

1. El Encargado de Monitoreo de Medios es el responsable de producir el documento digital.

2. El jefe de la Unidad de Información y Prensa es el encargado de revisar el análisis de medios.

PROCEDIMIENTO PARA ANÁLISIS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 174

V. Definiciones Análisis de medios: Método estadístico usado para ver como los medios de comunicación (radiales, televisivos y escritos) reflejan las acciones que realiza la CONRED. Monitorear: Observar mediante aparatos especiales el curso de uno o varios parámetros fisiológicos o de otra naturaleza para detectar posibles anomalías. En el caso de monitoreo de medios es la acción de sintetizar las notas que son publicadas en los diferentes medios escritos, radiales y televisivos con relación a CONRED. VI. Interacción con otros procedimientos

Monitoreo de medios escritos Monitoreo de medios radiales Monitoreo de medios televisivos Redacción y Envío de documentos institucionales

VII. Políticas

1. La Dirección de Comunicación Social a través del encargado de monitoreo de medios analizará las noticias que emiten sobre CONRED los diferentes medios de comunicación (radiales, televisivos y escritos).

2. El análisis incluirá las noticias de primeras planas de periódicos de circulación nacional,

noticieros radiales y televisivos; así como las secciones de negocios, finanzas y deportes, y debe contener los siguientes temas:

a. Primeras planas de los principales periódicos b. Noticias relacionadas a CONRED c. Economía d. Presidencia e. Información general f. Editoriales.

PROCEDIMIENTO PARA ANÁLISIS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 175

3. El documento digital con el análisis debe ser enviado por el encargado de monitoreo de medios el día lunes, después de que el Jefe de Información y Prensa lo revise.

VIII. Formatos requeridos

1. Plantilla de análisis de medios de comunicación. IX. Descripción del procedimiento para el análisis de medios No. Unidad Administrativa/

PuestoActividad

1 Encargado de monitoreo de medios

a. Selecciona las notas de los monitoreos radiales, televisivos y escritos realizados durante la semana. b. Realiza el análisis de la síntesis de las notas relevantes adjuntadas en los monitoreo de medios escritos, radiales y televisivos realizados durante la semana, c. Traslada al Jefe de Información y Prensa para la revisión correspondiente. d. Envío de análisis de medios de comunicación.

2 Jefe de la unidad de Información y Prensa

a. Revisión del análisis de medios de comunicación.

3 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ANÁLISIS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 176

X. Diagrama de flujo del procedimiento para análisis de medios

Jefe de la unidad de Información y Prensa

Encargado de monitoreo de medios

PROCEDIMIENTO PARA ANÁLISIS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Selecciona las notas de los monitoreos radiales, televisivos y escritos realizados durante la semana.

Realiza el análisis de la síntesis de las notas

relevantes adjuntadas en los monitoreos

Traslada al Jefe de Información y Prensa

para la revisión correspondiente

Envío de análisis de medios de

comunicación

Revisión del análisis de medios de comunicación.

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 177

I. Objetivo: Enviar un correo electrónico en donde se adjunta el enlace web de contenido audiovisual (cápsula informativa, spots,) publicado en el canal de You Tube de CONRED, a la Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia de la República de Guatemala para la difusión a nivel nacional a través del canal televisivo de Gobierno.

II. Alcance: El envío de los enlaces web del contenido audiovisual por medio de un correo electrónico a cargo de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de CONRED. El correo electrónico está dirigido a personal de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de la República de Guatemala III. Referencia:

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Estrategia de Comunicación para la construcción de una cultura de reducción de

desastres en Guatemala.

Plan Nacional de Respuesta -PNR- IV. Responsabilidades: 1. El envío de los enlaces web está a cargo de la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED 2. La Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia de la República de Guatemala divulga el contenido audiovisual en el canal de televisivo del Gobierno

PROCEDIMIENTO PARA ENVÍO DE ENLACES WEB

DE CONTENIDO AUDIOVISUAL PUBLICADO EN CANAL DE YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 178

V. Definiciones29 Enlace web: Es texto de un sitio web que un usuario puede pinchar para tener acceso o conectar con otro documento. VI. Interacción con otros procedimientos

Elaboración de cápsula informativa Elaboración de spots (recomendaciones, mensajes de artistas) Publicación de material audiovisual en el canal de You Tube de CONRED

VII. Políticas Generales

1. La Dirección de Comunicación Social a través del departamento de Producción elaborará material audiovisual que se publicará en el canal de You Tube de CONRED.

2. El enlace web será enviado vía correo electrónico por la dirección de Comunicación

Social a la Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia de la República de Guatemala.

VIII. Formatos requeridos No aplica.

29 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA ENVÍO DE ENLACES WEB

DE CONTENIDO AUDIOVISUAL PUBLICADO EN CANAL DE YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 179

IX. Descripción del procedimiento para envío de enlaces web de contenido audiovisual publicado en canal de you tube No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Dirección de Comunicación Social

a. Produce material audiovisual b. Publica material audiovisual en el canal de You Tube de CONRED c. Envío del enlace web por correo electrónico a la Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia de la República de Guatemala.

2 Secretaria de Comunicación de la Presidencia de la República de Guatemala.

a. Divulgación de material audiovisual de la SE-CONRED a través del canal televisivo del Gobierno

3 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ENVÍO DE ENLACES WEB

DE CONTENIDO AUDIOVISUAL PUBLICADO EN CANAL DE YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 180

X. Diagrama de flujo del procedimiento para envío de enlaces web de contenido audiovisual publicado en canal de you tube

Dirección de Comunicación Social Secretaria de Comunicación de la Presidencia

PROCEDIMIENTO PARA ENVÍO DE ENLACES WEB

DE CONTENIDO AUDIOVISUAL PUBLICADO EN CANAL DE YOUTUBE

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Produce material audiovisual

Envío del enlace web por correo electrónico a la

Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia de la República de Guatemala

Envío de análisis de medios de

comunicación

Divulgación de material audiovisual de la SE-CONRED a través del canal televisivo del

Gobierno

FIN

Produce material audiovisual

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 181

I. Objetivo: Programar y transmitir material radiofónico basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riego a los Desastres, al difundir mensajes para la sensibilización en acciones de reducción de riesgo a los desastres, impulsando el desarrollo integral de la población con un enfoque de participación ciudadana y crear espacios en los que la población pueda expresar y resolver sus dudas acerca de la prevención del riesgo a los desastres.

II. Alcance: Aplica a la población guatemalteca que acceda a la radio de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres; Áreas de la Dirección de Comunicación Social que solicitan material de audio para complementar sus diversos productos e Instituciones del Sistema CONRED que cuentan con espacios en la radio. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

Inciso e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la

Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

Estrategia de Comunicación Social de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONDUCCIÓN

DE CONRED RADIO

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 7

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 182

IV. Responsabilidades: Programar música, spots, audios de sensibilización y recomendaciones producidos en la SE-CONRED. Manejar el Equipo y Consola de Radio durante la Conducción de programas en vivo, en los que se traslada la información recabada en los que se cuenta con entrevistas cada diarias y semanales. Manejar Equipo y Consola de Radio en los espacios que se brindan a entidades e instituciones que forman parte del Sistema CONRED, en los que dan a conocer a la población su labor, avances y actividades, como funcionan y el rol que desempeñan. Apoyar en la grabación y edición de la voz en off de la Cápsula Informativa Producir cápsulas informativas especiales y de seguimiento por incidentes de gran magnitud. Coordinar entrevistas con Directores de las diferentes áreas de la SE-CONRED, artistas y deportistas. Calendarizar la programación mensual y semanal de la radio. Enviar correos informativos de las diferentes actividades, programas y promociones de CONRED Radio. Tomar fotografía a invitados, para publicación en redes sociales.

Grabar en vídeo Entrevistas llevadas a cabo en la cabina, para su posterior publicación en el canal de YouTube CONRED Radio. Transmitir en vivo conferencias de Prensa encabezadas por autoridades Nacionales y del Sistema CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONDUCCIÓN

DE CONRED RADIO

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 7

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 183

Coordinar vía correo electrónico con los enlaces de las diferentes instituciones que tienen espacio en CONRED Radio, para envío de temas a abordar durante el mes. Enviar copias de los programas a los enlaces de las diferentes instituciones que tienen espacio en CONRED Radio. V. Definiciones: Conducción: Traslado de información a través de radio o televisión. Spots: Mensaje radiofónico que consta de mensaje y música con el fin de promover una idea. Voz en off: Técnica de producción en la que se retransmite la voz de un individuo. VI. Interacción con otros procedimientos

Solicitud de productos comunicacionales: Recibir solicitudes de espacio para optar a un programa o entrevista en CONRED Radio.

Gestión de Redes Sociales: Trasladar cronograma de actividades y programas en

CONRED Radio, así como fotografías de los invitados, para su publicación en redes sociales.

Producción de Edición de Cápsula Informativa: Apoyar en la grabación y edición de la voz en off de la Cápsula Informativa.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONDUCCIÓN

DE CONRED RADIO

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 7

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 184

VII. Políticas

1. Los programas tendrán una duración de 55 minutos, respetando los bloques para corte e identificación.

2. Los materiales grabados estarán físicamente en poder del encargado de CONRED Radio

con dos horas de antelación a la hora de transmisión.

3. Los participantes de programas en vivo deben presentarse con 15 minutos de antelación a la hora de la transmisión.

4. En caso de emergencia la programación cotidiana de CONRED Radio se cancela y pasa a

ser un medio de difusión de cápsulas informativas de los incidentes y la atención hacia los mismos.

5. En el caso de los conductores que manejan el equipo de radio:

6. Deben evitar el uso de celulares durante sus programas y redes sociales personales en la

máquina de la radio.

7. Si cuentan con la participación de invitados, deben procurar una adecuada y respetuosa atención, así como explicarles el uso del micrófono y audífonos y asegurarse de modular el sonido de los mismos.

8. Dejar la cabina y las ventanas de programación como les fueron entregadas.

9. Si por alguna otra actividad necesitan que se cubra su programa, deben solicitarlo a

primera hora del día por medio de correo electrónico adjuntando el guión del contenido del mismo, así como los nombres de las canciones a programarse.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONDUCCIÓN

DE CONRED RADIO

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 7

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 185

VIII. Formatos requeridos N/A

IX. Descripción del procedimiento para Manejo y Conducción de CONRED Radio: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Comunicadora CONRED radio

Establece los contenidos generales de la programación de a cuerdo a los objetivos específicos de cada programa y de la Institución, así como controlar la emisión de música, spots, audios de sensibilización y recomendaciones producidos en la SE-CONRED.

2 Comunicadora CONRED radio

Maneja el Equipo y Consola de Radio durante la Conducción de programas en vivo, en los que se traslada la información recabada en los que se cuenta con entrevistas cada diarias y semanales.

3 Comunicadora CONRED radio

Apoya en el manejo de Equipo y Consola de Radio en los espacios que se brindan a entidades e instituciones que forman parte del Sistema CONRED, en los que dan a conocer a la población su labor, avances y actividades, como funcionan y el rol que desempeñan.

4 Comunicadora CONRED radio

Apoya en la grabación y edición de la voz en off de la Cápsula Informativa.

5 Comunicadora CONRED radio

Produce cápsulas informativas especiales y de seguimiento por incidentes de gran magnitud.

6 Comunicadora CONRED radio

Coordina entrevistas con Directores de las diferentes áreas de la SE-CONRED, artistas y deportistas.

7 Comunicadora CONRED radio

Calendariza programación mensual y semanal de la radio.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONDUCCIÓN

DE CONRED RADIO

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 7

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 186

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

8 Comunicadora CONRED radio

Envía correos informativos de las diferentes actividades, programas y promociones de CONRED Radio.

9 Comunicadora CONRED radio

Toma fotografía a invitados, para publicación en redes sociales.

10 Comunicadora CONRED radio

Graba en vídeo Entrevistas llevadas a cabo en la cabina, para su posterior publicación en el canal de YouTube CONRED Radio.

11 Comunicadora CONRED radio

Transmite en vivo conferencias de Prensa encabezadas por autoridades Nacionales y del Sistema CONRED.

12 Comunicadora CONRED radio

Coordina vía correo electrónico con los enlaces de las diferentes instituciones que tienen espacio en CONRED Radio, para envío de temas a abordar durante el mes.

13 Comunicadora CONRED radio

Envía copias de los programas a los enlaces de las diferentes instituciones que tienen espacio en CONRED Radio.

14 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONDUCCIÓN

DE CONRED RADIO

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 6 de 7

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 187

X. Diagrama de flujo del procedimiento para el manejo y conducción de CONRED Radio:

Comunicadora CONRED radio

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONDUCCIÓN

DE CONRED RADIO

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 7 de 7

INICIO

Establece los contenidos

generales de la programación

Maneja el Equipo y Consola

grabación y edición de la

voz en off

entrevistas

programación mensual y semanal

Graba en vídeo Entrevistas

Transmite en vivo

conferencias de Prensa

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 188

I. Objetivo: Desarrollar material radiofónico basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riego a los Desastres, al difundir mensajes para la sensibilización en acciones de reducción de riesgo a los desastres, impulsando el desarrollo integral de la población con un enfoque de participación ciudadana.

II. Alcance: Aplica a la población guatemalteca que acceda a la radio y herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres e Instituciones del Sistema CONRED que cuentan con espacios en la radio. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

Inciso e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la

Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

Estrategia de Comunicación Social de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE CAMPAÑAS

POR TEMPORADA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-24

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

Page 88: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 189

IV. Responsabilidades:

Recabar información de acciones llevadas a cabo por las diferentes áreas de la Institución.

En base a la información recopilada, redacción de guiones radiofónicos. Trasladar los guiones redactados al jefe de información y prensa para su autorización. Locutar y editar los textos previamente autorizados. Musicalizar e insertar efectos de sonido a la voz en off. Trasladar audios finales a Jefe de información y prensa, para su aprobación. Programar audios finales y aprobados en CONRED Radio.

V. Definiciones: Guión Radiofónico: Es la herramienta que permite planificar un programa radiofónico para tener registro de todo el material sonoro que será necesario para la realización del mismo. En el se detallan los pasos que concernirán al programa en cuestión y en función del tipo de programa del cual se trata el mismo necesitará de una mayor o menor exhaustividad, es el elemento fundamental para que los locutores y los técnicos de sonido entiendan y sepan qué sigue y configura un espacio en el programa. Edición: Manipulación de audio digital. Voz en off: Técnica de producción en la que se retransmite la voz de un individuo. VI. Interacción con otros procedimientos

Solicitud de productos comunicacionales: Asignar temas a trabajar para la producción de recomendaciones según las campañas de temporada.

Edición de Textos para Productos Comunicacionales: Trasladar material escrito al jefe

de información y prensa para su aprobación y dar paso a la fase de producción.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE CAMPAÑAS

POR TEMPORADA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-24

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 190

Aprobación final de Productos comunicacionales: Trasladar materiales de audio

finales para su autorización y posterior transmisión en radio. VII. Políticas

1. Las recomendaciones deben tener una duración no mayor de 30 segundos. 2. Los textos y locuciones deben estar aprobados por la Dirección de Comunicación Social.

VIII. Formatos requeridos N/A

IX. Descripción del procedimiento para Producción de Campañas por Temporada: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Información y Prensa

Solicita elaboración de productos comunicacionales con base a necesidades específicas o temporalidad.

2 Comunicadora CONRED radio

Recibe el tema que se debe trabajar y redacta guion de la recomendación o mensaje de sensibilización, trasladándolo al jefe de información y prensa.

3 Jefe de Información y Prensa

Recibe material escrito para su aprobación y dar paso a la fase de producción.

4 Comunicadora CONRED radio

Procede a la fase de locución, edición de la voz en off, musicalización, inserción de efectos de sonido y masterización del audio final, trasladándolo al jefe de información y prensa.

5 Jefe de Información y Prensa

Recibe materiales de audio finales para su autorización y posterior transmisión en radio.

6 Comunicadora CONRED radio

Programa las recomendaciones o mensajes de sensibilización autorizados en CONRED Radio.

7 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE CAMPAÑAS

POR TEMPORADA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-24

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 191

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Producción de Campañas por Temporada:

Jefe de Información y Prensa Comunicadora CONRED radio

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE CAMPAÑAS

POR TEMPORADA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-24

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Solicita elaboración de

productos comunicacional

es

Recibe el tema que se debe

trabajar

redacta guion de la recomendación

o mensaje de sensibilización

Trabaja cambios

Fase de Locución

Programa en la Radio

FIN

Revisión aprobación

NO

SI

Recibe material final

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 192

I. Objetivo: Desarrollar material radiofónico basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riego a los Desastres, al difundir mensajes para la sensibilización en acciones de reducción de riesgo a los desastres, impulsando el desarrollo integral de la población con un enfoque de participación ciudadana.

II. Alcance: Aplica a la población guatemalteca que accesa a la radio y herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres e Instituciones del Sistema CONRED que cuentan con espacios en la radio. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Inciso e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la

Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

Estrategia de Comunicación Social de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE SPOTS

RADIOFÓNICOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 193

IV. Responsabilidades:

Recabar información de acciones llevadas a cabo por las diferentes áreas de la Institución.

En base a la información recopilada, redactar guiones radiofónicos. Trasladar los guiones redactados al jefe de información y prensa para su autorización. Locutar y editar los textos previamente autorizados. Musicalizar e insertar efectos de sonido a la voz en off. Trasladar audios finales al Jefe de información y prensa, sub directora y directora de

comunicación social para su aprobación. Programar audios finales y aprobados en CONRED Radio.

V. Definiciones: Guión Radiofónico: Es la herramienta que permite planificar un programa radiofónico para tener registro de todo el material sonoro que será necesario para la realización del mismo. En el se detallan los pasos que concernirán al programa en cuestión y en función del tipo de programa del cual se trata el mismo necesitará de una mayor o menor exhaustividad, es el elemento fundamental para que los locutores y los técnicos de sonido entiendan y sepan qué sigue y configura un espacio en el programa. Edición: Manipulación de audio digital. Voz en off: Técnica de producción en la que se retransmite la voz de un individuo. VI. Interacción con otros procedimientos

Solicitud de productos comunicacionales: Asignar temas a trabajar para la producción de spots.

Edición de Textos para Productos Comunicacionales: Trasladar material escrito al jefe de información y prensa para su aprobación y dar paso a la fase de producción.

Aprobación final de Productos comunicacionales: Trasladar materiales de audio finales para su autorización y posterior transmisión en radio.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE SPOTS

RADIOFÓNICOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 194

VII. Políticas

1. Los spots deben tener una duración no mayor de 30 segundos. 2. Las locuciones deben estar aprobadas por la Dirección de Comunicación Social.

VIII. Formatos requeridos N/A

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE SPOTS

RADIOFÓNICOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 195

IX. Descripción del procedimiento para Producción de Spots Radiofónicos: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Información y Prensa

Solicita elaboración de productos comunicacionales con base a necesidades específicas o temporalidad.

2 Comunicadora CONRED Radio

Recibe el tema que se debe trabajar y redacta guion del spot, trasladándolo al jefe de información y prensa.

3 Jefe de Información y Prensa

Recibe material escrito para su aprobación y dar paso a la fase de producción.

4 Comunicadora CONRED Radio

Procede a la fase de locución, edición de la voz en off, musicalización, inserción de efectos de sonido y masterización del audio final, trasladándolo al jefe de información y prensa.

5 Jefe de Información y Prensa

Recibe materiales de audio finales para su autorización y posterior transmisión en radio.

6 Comunicadora CONRED Radio

Programa los spots autorizados en CONRED Radio.

7 Comunicadora CONRED Radio

Solicita información de temas a abordar en la cápsula informativa para redacción de texto a locutar.

8 Comunicadora CONRED TV

Traslada información de temas a abordar en la cápsula informativa para redacción de texto a locutar.

9 Comunicadora CONRED Radio

Posterior a la redacción de textos se procede a grabar la locución para el spot promocionando la Cápsula Informativa en CONRED Radio.

10 Comunicadora CONRED TV

Locuta el texto final para spot de promoción de la Cápsula Informativa en CONRED Radio.

11 Comunicadora CONRED Radio

Edita, musicaliza y masteriza el material de audio para el spot final de promoción de la Cápsula Informativa, para su programación en CONRED Radio.

12 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE SPOTS

RADIOFÓNICOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 196

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Producción de Spots Radiofónicos:

Jefe de Información y Prensa Comunicadora CONRED radio

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE SPOTS

RADIOFÓNICOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Solicita elaboración de

productos comunicacionales

Recibe el tema que se debe

trabajar

redacta guion de la recomendación

o mensaje de sensibilización

Trabaja cambios

Fase de Locución

Programa en la Radio

FIN

Revisión aprobación

NO

SI

Recibe material final

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 197

I. Objetivo: Desarrollar material de audio basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riego a los Desastres, al complementar productos audiovisuales para difundir mensajes de sensibilización enfocados en acciones de reducción de riesgo a los desastres, impulsando el desarrollo integral de la población con un enfoque de participación ciudadana.

II. Alcance: Aplica a la población guatemalteca que accesa a la radio y herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres e Instituciones del Sistema CONRED que cuentan con espacios en la radio. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Inciso e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la

Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

(CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

Estrategia de Comunicación Social de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

PROCEDIMIENTO PARA LOCUCIÓN DE VOZ EN OFF

PARA CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-26

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 198

IV. Responsabilidades:

Recibir guión de CONRED TV del Jefe de información y prensa, que contiene la información de acciones llevadas a cabo por las diferentes áreas de la Institución.

En base al guión se procede a la locución y edición de la voz en off. Trasladar audios finales al Técnico Editor de CONRED TV para los usos correspondientes.

V. Definiciones: Voz en off: Técnica de producción en la que se retransmite la voz de un individuo que no está visualmente delante la cámara, durante una producción audiovisual. Edición: Manipulación de audio digital. VI. Interacción con otros procedimientos

Solicitud de productos comunicacionales: trasladar guiónes de CONRED TV para la locución de la voz en off de titulares, notas nacionales, departamentales, centroamericanas, segmento ¿sabías que? y reportajes.

Producción de CONRED TV: Trasladar material de voz en off de titulares, notas

nacionales, departamentales, centroamericanas, segmento ¿sabías que? Y reportajes, para los usos correspondientes.

VII. Políticas

1. El guión debe estar aprobado por la Dirección de Comunicación Social.

VIII. Formatos requeridos N/A

PROCEDIMIENTO PARA LOCUCIÓN DE VOZ EN OFF

PARA CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-26

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 199

IX. Descripción del procedimiento para Locución en Off para CONRED TV: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Información y Prensa

Solicita locución de la voz en off del guión de CONRED TV que contiene titulares, notas nacionales, departamentales, centroamericanas, segmento ¿sabías que? y reportajes.

2 Comunicadora CONRED radio

Recibe el guión de CONRED TV para proceder a la fase de locución y edición de la voz en off.

3 Técnico Editor de CONRED TV

Recibe audios finales de CONRED TV para los usos correspondientes.

4 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA LOCUCIÓN DE VOZ EN OFF

PARA CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-26

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 200

X. Diagrama de flujo del procedimiento para locución de voz en off para CONRED TV: Jefe de Información y Prensa Comunicadora CONRED radio Técnico Editor de CONRED TV

PROCEDIMIENTO PARA LOCUCIÓN DE VOZ EN OFF

PARA CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-26

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Solicita locución de la voz en off

del guión de CONRED TV

Recibe el guión de CONRED TV

locución y edición de la

voz en off

Envía audios a técnico editor

Recibe audios finales de CONRED

TV para usos correspondientes

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 201

I. Objetivo: Mantener la producción de productos audiovisuales basados en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, con la finalidad de promover la cultura de prevención de riesgos a los desastres, difundiendo acciones realizadas en productos audiovisuales para su difusión en las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, impulsando así el desarrollo integral de la población en la gestión de riesgos a los desastres. II. Alcance: Aplica al personal de las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, así como a las diferentes instituciones, organizaciones y entidades del sector público y del sector privado. III. Referencia:

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

Inciso (e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, capítulo 4 Órganos Administrativos.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora

Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED

Plan Nacional de Respuestas PNR

PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE ACTIVIDADES

PARA LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 202

IV. Responsabilidades: La Cápsula Informativa es la responsable de darle cobertura a las diferentes acciones de organización y de participación por el personal de las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, para luego trasladar dicha información a la población guatemalteca a través de las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED. V. Definiciones: Cápsula Informativa: Es una estrategia metodológica dada por una institución para dar un corte informativo de noticias de última hora. Cobertura: Es cubrir el desarrollo total de una actividad en un tema determinado, para posteriormente trasladarla mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. VI. Interacción con otros procedimientos:

Envío diario y semanal por la Encargada de Protocolo de las actividades estipuladas en la agenda institucional.

Solicitud de cobertura de actividades por el personal de las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED

Aprobación a la solicitud de cobertura de actividades por la Directora de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED.

Asignación de cobertura de actividades a la Encargada de productos audiovisuales de CONRED TV y al Camarógrafo Institucional por el Jefe de Información y Prensa y Jefe de Producción.

Coordinación entre Encargada de productos audiovisuales de CONRED TV y Camarógrafo Institucional.

PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE ACTIVIDADES

PARA LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 203

Coordinación entre Encargada de productos audiovisuales de CONRED TV y Camarógrafo Institucional.

Solicitud de transporte ida y vuelta a la asistente de la Directora de la Dirección de Comunicación Social

Coordinación con la persona encargada o grupo organizador de la actividad, para desarrollar dicha cobertura.

Interacción con las personas a entrevistar en la actividad. Realización de entrevistas con las personas destacadas en la actividad. Locución de información de la actividad por la Encargada de productos audiovisuales de

CONRED TV. Edición de locución de información de la actividad por la Encargada de CONRED RADIO. Revisión del producto audiovisual final por el Técnico Editor de CONRED TV. Aprobación del producto audiovisual final por la Directora de la Dirección de

Comunicación Social. Envío del link vía lotus del producto audiovisual final a la Encargada de Redes Sociales y

al Encargado de Monitoreo de Medios. VII. Políticas: La cobertura de actividades se realizará únicamente cuando son desarrolladas por instituciones, organizaciones y entidades del sector público y del sector privado que trabajen en conjunto con la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED. VIII. Formatos requeridos:

Solicitud de cobertura, aprobación de cobertura, asignación de cobertura y aprobación del producto audiovisual final. Recurso: Lotus

Agenda Institucional. Recurso: Lotus Agenda de actividades y Vocativo. Documento

PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE ACTIVIDADES

PARA LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 204

IX. Descripción del procedimiento para cobertura de actividades cápsula informativa:

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Dirección o Unidad solicitante

Elabora solicitud de cobertura de actividades vía lotus dirigida a la Directora de la Dirección de Comunicación Social.

2 Directora de la Dirección de Comunicación Social

Recibe solicitud de cobertura de actividades de organización y de participación por el personal de las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED. Autoriza y la distribuye así: Reenvía la solicitud de cobertura de actividades vía lotus a la Sub-directora, Jefe de Información y Prensa y Jefe de Producción.

3 Jefe de Información y Prensa y Jefe de Producción

Reciben la solicitud de cobertura de actividades autorizada por la Directora de la Dirección de Comunicación Social, luego trasladan información (fecha, hora y lugar) vía lotus a la Encargada de productos audiovisuales CONRED TV y Camarógrafo Institucional para darle cobertura a dicha solicitud.

4 Asistente de la Dirección de Comunicación Social

Solicitud de vehículo ida y vuelta para traslado de dicha actividad.

5 Encargada de Productos Audiovisuales CONRED TV

Desarrolla la cobertura de la actividad con entrevistas y recopilación de información de la actividad.

6 Camarógrafo Institucional

Desarrolla la cobertura de la actividad con documentación en fotografía y video.

7 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Locución de información recopilada.

PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE ACTIVIDADES

PARA LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 205

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

8 Encargada de CONRED RADIO

Edición de la locución.

9 Técnico Editor de CONRED TV

Revisión del producto audiovisual final.

10 Directora de la Dirección de Comunicación Social.

Aprobación del producto audiovisual final

11 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE ACTIVIDADES

PARA LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 6

Page 105: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 206

X. Diagrama de flujo del procedimiento para cobertura de actividades cápsula informativa:

PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE ACTIVIDADES

PARA LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 6 de 6

Unidad solicitante Director DCS

Encargada de Productos

Audiovisuales

Asistente de la DCS

Encargada de CONRED

RADIO

Camarógrafo Institucional

Técnico Editor de

CONRED TV

INICIO

Elabora solicitud de cobertura de

actividades Recibe solicitud

Reenvía la solicitud Para

asignar personal

Locución de información recopilada

Recibe solicitudde cobertura y

solicita personal yvehiculo

Solicita vehiculopara traslado

Desarrolla la cobertura de la

Recibe audiospara edición

Recibe producto ytraslada a la

Direcicon

Envía productoeditado para

revisión

Visto bueno ytraslado parapublicación

Recibe solicitudde apoyo

documentación en fotografía y

video

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 207

I. Objetivo: Editar un producto audiovisual basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, con la finalidad de promover la cultura de prevención de riesgos a los desastres, difundiendo información, acciones realizadas y recomendaciones para su difusión en las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, impulsando así el desarrollo integral de la población en la gestión de riesgos a los desastres. II. Alcance: Aplica al personal de las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, así como a las diferentes instituciones, organizaciones y entidades del sector público y del sector privado. III. Referencia:

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

Inciso (e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, capítulo 4 Órganos Administrativos.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora

Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED

Plan Nacional de Respuestas PNR

PROCEDIMIENTO PARA EDICIÓN DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 208

IV. Responsabilidades:

Edición de Video: roshes, entrevistas, videos de archivo, entrada y salida.

Edición de Fotografía: fotografías actuales, fotografías de archivo.

Edición de Audio: locución de información y recomendaciones.

Musicalización: buscar el fondo musical apropiado.

Grabación de Presentación y Salida. V. Definiciones: Edición de video: es un proceso en el cual un editor coloca fragmentos de vídeo, fotografías, gráficos, efectos digitales o cualquier otro material audiovisual en una cinta de vídeo o un archivo informático llamado master, del que se generarán después las distintas copias. Edición de Fotografía: es un proceso en el cual el editor coloca fotografías con efectos digitales para lograr un producto visual. Edición de audio: es una aplicación automática usada para editar audio, es decir, manipular audio digital.

Musicalización: arte de organizar de modo sensible y con lógica la combinación coherente de silencios y sonidos combinados con la voz humana.

PROCEDIMIENTO PARA EDICIÓN DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

Page 108: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 209

VI. Interacción con otros procedimientos:

Edición de locución de textos por la Encargada de CONRED RADIO.

Solicitud de Video y fotografías al Camarógrafo Institucional.

Grabación de presentación y salida con el apoyo del Camarógrafo Institucional.

Revisión del producto audiovisual final por el Técnico Editor de CONRED TV.

Aprobación del producto audiovisual final por la Directora de la Dirección de Comunicación Social.

Envío del link vía lotus del producto audiovisual final a la Encargada de Redes Sociales y

al Encargado de Monitoreo de Medios. VII. Políticas:

La búsqueda de información tiene que ser de fuentes fidedignas de entidades rectoras nacionales e internacionales en relación a la gestión de riesgos a los desastres.

VIII. Formatos requeridos:

En este procedimiento no aplica.

PROCEDIMIENTO PARA EDICIÓN DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 210

IX. Descripción del procedimiento para edición de la cápsula informativa: No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Encargada de CONRED RADIO Locución final editada.

2 Camarógrafo Institucional Video y fotografías.

3 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Selección de video y fotografías.

4 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Selección de musicalización.

5 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Edición de videos, fotografías, combinando la locución y musicalización.

6 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Selección de efetos y su respectiva aplicación.

7 Técnico Editor de CONRED TV Revisión del producto audiovisual final.

8 Directora de la Dirección de Comunicación Social.

Aprobación del producto audiovisual final.

9 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA EDICIÓN DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 211

X. Diagrama de flujo del procedimiento para edición de la cápsula informativa:

Encargada de Productos

Audiovisuales de CONRED TV

Jefe información y prensa

Encargada de CONRED RADIO

Camarográfo Institucional

Directora de la Dirección de

Comunicación Social.

PROCEDIMIENTO PARA EDICIÓN DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Investiga la información

Trasladainformacióninvestigada

Revisa y devuelvepara la edición de

textos

Recibe aprobacionde temas y elabra

textos paralocucion

Envia infoaprobada

Locucion de textosy traslado para

edicion

Recibe y editalocuciones

Traslado a edicion Fotografía y video Aprueba paradifusión

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 212

I. Objetivo: Mantener la producción de productos audiovisuales basados en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, con la finalidad de promover la cultura de prevención de riesgos a los desastres, difundiendo información y recomendaciones en productos audiovisuales para su difusión en las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, impulsando así el desarrollo integral de la población en la gestión de riesgos a los desastres. II. Alcance: Aplica al personal de las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, así como a las diferentes instituciones, organizaciones y entidades del sector público y del sector privado. III. Referencia:

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

Inciso (e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, capítulo 4 Órganos Administrativos.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora

Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED

Plan Nacional de Respuestas PNR

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 213

IV. Responsabilidades: La Cápsula Informativa es la responsable de investigar la información más actual y relevante relacionada en gestión de riesgos a los desastres, para luego trasladar dicha información a la población guatemalteca a través de las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED V. Definiciones: Cápsula Informativa: Es una estrategia metodológica dada por una institución para dar un corte informativo de noticias de última hora. VI. Interacción con otros procedimientos:

Búsqueda y propuesta de información por la Encargada de productos audiovisuales de CONRED TV.

Aprobación de dicha información por el Jefe de Información y Prensa. Edición de textos con la información aprobada por la Encargada de productos

audiovisuales de CONRED TV. Aprobación de textos editados por el Jefe de Información y Prensa. Locución de textos por la Encargada de productos audiovisuales de CONRED TV. Edición de locución de textos por la Encargada de CONRED RADIO. Revisión del producto audiovisual final por el Técnico Editor de CONRED TV. Aprobación del producto audiovisual final por la Directora de la Dirección de

Comunicación Social. Envío del link vía lotus del producto audiovisual final a la Encargada de Redes Sociales y al Encargado de Monitoreo de Medios.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 214

VII. Políticas:

La búsqueda de información tiene que ser de fuentes fidedignas de entidades rectoras nacionales e internacionales en relación a la gestión de riesgos a los desastres.

VIII. Formatos requeridos:

Aprobación de textos y producto audiovisual final. Recurso: Lotus X. Descripción del procedimiento para producción de información de la cápsula informativa: No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Investiga la información más actual y relevante relacionada en gestión de riesgos a los desastres, para luego trasladar dicha información a la población guatemalteca a través de las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.

2 Jefe de Información y Prensa Aprobación de dicha información.

3 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Edición de textos con la información aprobada.

4 Jefe de Información y Prensa Aprobación de textos editados.

5 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Locución de textos.

6 Encargada de CONRED RADIO Edición de locución de textos.

7 Técnico Editor de CONRED TV Revisión del producto audiovisual final.

8 Directora de la Dirección de Comunicación Social.

Aprobación del producto audiovisual final

9 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 215

X. Diagrama de flujo del procedimiento para producción de información de la cápsula informativa:

Encargada de Productos

Audiovisuales de CONRED TV

Jefe de Información y

Prensa

Encargada de CONRED RADIO

Técnico Editor de CONRED TV

Director de la Dirección de

Comunicación Social.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Investiga la información

Trasladainformacióninvestigada

Revisa y devuelvepara la edición de

textos

Recibe aprobacionde temas y elabra

textos paralocucion

Envia infoaprobada

Locucion de textosy traslado para

edicion

Recibe y editalocuciones

Traslado a edicion Revisión final delproducto

Aprueba paradifusión

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 216

I. Objetivo: Publicación de un producto audiovisual basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, con la finalidad de promover la cultura de prevención de riesgos a los desastres, difundiendo información, acciones realizadas y recomendaciones para su difusión en las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, impulsando así el desarrollo integral de la población en la gestión de riesgos a los desastres. II. Alcance: Aplica al personal de las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, así como a las diferentes instituciones, organizaciones y entidades del sector público y del sector privado. III. Referencia:

Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

Inciso (e) del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, capítulo 4 Órganos Administrativos.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora

Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED

Plan Nacional de Respuestas PNR

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 217

IV. Responsabilidades: Publicación de la cápsula informativa final y aprobada al canal de YOTUBE CONREDGT. Enviar el link de la cápsula informativa a los encargados de redes sociales para su respectiva promoción. V. Definiciones: Publicación: la acción que consiste en hacer del conocimiento general del público determinada información. Link: Elemento de un documento electrónico que permite acceder automáticamente a otro documento o a otra parte del mismo. VI. Interacción con otros procedimientos:

Revisión del producto audiovisual final por el Técnico Editor de CONRED TV. Aprobación del producto audiovisual final por la Directora de la Dirección de

Comunicación Social. Envío del link vía lotus del producto audiovisual final a la Encargada de Redes Sociales y

al Encargado de Monitoreo de Medios. VII. Políticas:

La búsqueda de información tiene que ser de fuentes fidedignas de entidades rectoras nacionales e internacionales en relación a la gestión de riesgos a los desastres.

VIII. Formatos requeridos:

Formato requerido por el canal YOUTUBE. Recurso: Lotus.

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 218

IX. Descripción del procedimiento para publicación de la cápsula informativa: No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Directora de la Dirección de Comunicación Social.

Aprobación del producto audiovisual final.

2 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Publicación del producto audiovisual final, en el canal de YOUTUBE CONREDGT.

3 Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Envío del link vía lotus de la cápsula informativa.

4 Encargada de Redes Sociales y Encargado de Monitoreo de Medios

Promoción de la cápsula informativa.

5 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 219

X. Diagrama de flujo del procedimiento para publicación de la cápsula informativa:

Directora de la Dirección de Comunicación Social.

Encargada de Productos Audiovisuales de CONRED TV

Encargada de Redes Sociales y Encargado de Monitoreo de

Medios

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE LA CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Aprobación del producto

audiovisual final.

Publicación del producto audiovisual final, en el canal de

YOUTUBE CONREDGT.

Envío del link vía lotus de la cápsula

informativa.

Promoción de la cápsula

informativa.

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 220

I. Objetivo: Mantener de forma ordenada los procesos que corresponden a los actos protocolarios que se desarrollen en la SE-CONRED, para dar cumplimiento a la verificación, atención y ejecución correcta de las mismas, en un tiempo prudente para la planificación oportuna de los requerimientos que cada Dirección y Unidad de la SE-CONRED realicen a través de la base de datos de Protocolo.

II. Alcance: Aplica a las Unidades que conforman la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED, apoyando de acuerdo a los requerimientos necesarios para dar a conocer la información institucional que corresponda, como también las Direcciones y Unidades de la SE-CONRED que tengan que ver directamente con dicho proceso. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED- (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos a., b., c., d., e., f., g.)

IV. Responsabilidades:

El Encargado(a) de protocolo tiene como responsabilidad coordinar el desarrollo de los eventos protocolarios de la SE-CONRED, enfocado en la recepción de representantes de medios de comunicación, invitados especiales y autoridades que tienen relación directa e indirecta en el evento que se tenga planificado desarrollar.

PROCEDIMIENTO PARA ACTOS PROTOCOLARIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-31

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 221

Es responsable de proporcionar la atención necesaria a las autoridades que estarán en mesa principal, invitados y representantes de medios de comunicación, dándoles a conocer el lugar que les corresponde, la agenda prevista, comunicados de prensa, vocativos y demás información de relevancia para que el evento transcurra sin ningún inconveniente.

Tiene como responsabilidad coordinar y verificar con la Unidad de Producción y de Información y Prensa de la SE-CONRED brinden la cobertura requerida por los eventos protocolarios, desde la convocatoria a medios de comunicación hasta la inclusión de los eventos en los productos comunicacionales que desarrolla la Secretaria.

V. Definiciones

No aplica VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para instalación de equipo audiovisual en eventos. Procedimiento para documentación fotográfica Procedimiento para documentación de video Procedimiento para convocatoria de medios

VII. Políticas

Los eventos protocolarios de la SE-CONRED son responsabilidad del Encargado(a) de Protocolo de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED, bajo parámetros establecidos en la base de datos de Protocolo de la SE-CONRED.

Se debe trabajar bajo parámetros de imagen, protocolo y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

PROCEDIMIENTO PARA ACTOS PROTOCOLARIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-31

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 222

Se trabaja bajo parámetros establecidos por el Director(a) de Comunicación Social, haciendo el requerimiento de que en temporadas que no son de emergencia, se planifiquen los eventos protocolarios con un lapso mínimo de 3 a 6 semana para verificar el lugar, cobertura y apoyo requerido.

VIII. Formatos requeridos

Base de datos de Protocolo de la SE-CONRED IX. Descripción del procedimiento actos protocolarios: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargada de Protocolo Coordina con el departamento de Mantenimiento, mínimo tres días antes, a través de un correo electrónico, para el montaje correspondiente del salón en donde se realice la actividad (mobiliario y limpieza).

2 Encargada de Protocolo Coordina con la Unidad de Producción, para la instalación del equipo audiovisual, por medio de correo electrónico.

3 Encargada de Protocolo Planifica directamente con las señoras de mantenimiento, para la atención de la actividad, esto incluye: colocar agua pura, café, cristalería y mantelería.

4 Encargada de Protocolo Busca con anticipación, a una persona que pueda apoyar como Maestro de Ceremonias, para conducir el acto.

5 Encargada de Protocolo Elabora tarjetas de sitio de acuerdo al diseño institucional, con los datos de las autoridades que presidan el acto y las mismas, deben ser impresas a color y colocadas por precedencia en la mesa principal.

6 Encargada de Protocolo Elabora la agenda protocolaria y vocativo, luego las traslada a la Directora de la Dirección de la DCS para su autorización, para luego trasladarla a la Unidad o Dirección responsable de la actividad.

PROCEDIMIENTO PARA ACTOS PROTOCOLARIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-31

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 223

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

7 Dirección /Subdirección DCS

Imprime la agenda protocolaria y vocativo autorizados, se arman las carpetas, para luego colocarlas sobre la mesa principal donde cada autoridad se ubicará.

8 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Apoyan en el montaje, el día del evento o un día antes si es posible, el cual debe ser en estilo auditórium, se debe contemplar una mesa principal con el espacio necesario para quienes presidan y cantidad de sillas suficientes, como también para los invitados.

9 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Apoya en la atención necesaria del evento, en base a la planificación realizada con el personal, sobre los servicios que se necesiten.

10 Encargada de Protocolo Realiza el traslado de las astas y banderas de: Guatemala y CONRED, como también de las instituciones que intervienen en el proceso.

11 Unidad de Producción Lleva a cabo la instalación del equipo audiovisual correspondiente y/o necesario, en donde se realice el acto.

12 Encargada de Protocolo Atiende y/o colabora con autoridades, antes, durante y después de la actividad.

13 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Dirige al personal a cargo, para el arreglo y limpieza del salón utilizado.

14 Encargada de Protocolo Informa al personal de mantenimiento, a cargo de los servicios de bebidas, para el retiro y limpieza del área.

15 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ACTOS PROTOCOLARIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-31

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 224

X. Diagrama de flujo procedimiento para Actos Protocolarios:

PROCEDIMIENTO PARA ACTOS PROTOCOLARIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-31

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

Encargada de Protocolo Dirección / Subdirección DCS

Departamento de Mantenimiento –DAF-

Unidad de Producción –DCS-

INICIO

Solicitud de apoyopara actividad

Recibe solicitudpara coordinar

personal

Solicitid de paraasignar tareas

Asigna personalpara montaje Asigna personal

Informa alpersonal para

atender actividad

Montaje de laactividad

Elabora e imprimetarjetas

Elabora agendaprotocolaria

Revisión yautorización de

agenda

Desarrollo deactividad

Impresión deagendas

protocolarias

Traslada y colocacorrectamente

banderasInstalan equipo

Recibe y estapendiente de las

autoridades

Desmontaje deactividad

Retiran equipoutilizado

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 225

I. Objetivo: Mantener de forma ordenada los procesos que corresponden a las conferencias de prensa, para dar cumplimiento a la verificación, atención y ejecución correcta de las mismas, en un tiempo prudente para la planificación oportuna de los requerimientos que cada Dirección y Unidad de la SE-CONRED realicen a través de la base de datos de Protocolo.

II. Alcance: Aplica a las Unidades que conforman la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED, apoyando de acuerdo a los requerimientos necesarios para dar a conocer la información institucional que corresponda, como también las Direcciones de la SE-CONRED que tengan que ver directamente con dicho proceso. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED- (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos a., b., c., d., e., f., g.)

IV. Responsabilidades:

El Encargado(a) de protocolo tiene como responsabilidad coordinar el montaje de Sala de Prensa para la recepción de representantes de medios de comunicación y autoridades que van a interactuar para el traslado de información oficial a la población en general.

PROCEDIMIENTO PARA CONFERENCIAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-32

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 226

Es responsable de proporcionar la atención necesaria a las autoridades que estarán en

mesa principal, dándoles a conocer el lugar que les corresponde, la agenda prevista, vocativos y demás información de relevancia para que el evento transcurra sin ningún inconveniente.

Tiene como responsabilidad coordinar y verificar con la Unidad de Producción que se encuentre habilitado el sonido de la Sala de Prensa para optimizar el tiempo de duración de la Conferencia de Prensa, previsto previamente por las autoridades.

V. Definiciones Conferencia de Prensa: Es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al cual asisten representantes de medios de comunicación para ser informados del acontecer actual.

Vocativos: Conocido como el documento que se emplea en un evento protocolario para identificar el nombre y cargo de las personas que se encuentran en el lugar y que el exponente se dirija a ellos en forma ordenada y respetuosa.

Representantes de medios de comunicación: Son todos aquellos profesionales de la comunicación que laboran para medios de comunicación y tienen como objetivo principal el traslado de la información verificada a la población en general. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para instalación de equipo audiovisual en eventos. Procedimiento para documentación fotográfica Procedimiento para documentación de video Procedimiento para convocatoria de medios

PROCEDIMIENTO PARA CONFERENCIAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-32

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 227

VII. Políticas

El montaje de Conferencia de Prensa es responsabilidad del Encargado(a) de Protocolo de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED, bajo parámetros establecidos en la base de datos de Protocolo de la SE-CONRED.

Se debe trabajar bajo parámetros de imagen, protocolo y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

Se trabaja bajo parámetros establecidos por el Director(a) de Comunicación Social, haciendo el requerimiento de que en temporadas que no son de emergencia, se planifique la Conferencia de Prensa con un lapso mínimo de 1 semana para verificar el lugar, cobertura y apoyo requerido.

VIII. Formatos requeridos

Base de datos de Protocolo de la SE-CONRED IX. Descripción del procedimiento Conferencias de Prensa: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargada de Protocolo Coordina con el departamento de Mantenimiento, mínimo tres días antes, a través de un correo electrónico, para el montaje correspondiente del salón en donde se realice la actividad (mobiliario y limpieza).

2 Encargada de Protocolo Coordina con la Unidad de Producción, para la instalación del equipo audiovisual, por medio de correo electrónico.

3 Encargada de Protocolo Planifica directamente con las señoras de mantenimiento, para la atención de la actividad, esto incluye: colocar agua pura, café, cristalería y mantelería.

PROCEDIMIENTO PARA CONFERENCIAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-32

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 228

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

4 Encargada de Protocolo Busca con anticipación, a una persona que pueda apoyar como Maestro de Ceremonias, para abrir y cerrar la conferencia.

5 Encargada de Protocolo Elabora tarjetas de sitio de acuerdo al diseño institucional, con los datos de las autoridades que presidan la conferencia y las mismas, deben ser colocadas por precedencia. Son impresas a color.

6 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Apoyan en el montaje, el día del evento o un día antes si es posible, el cual debe ser en estilo auditórium, se debe contemplar una mesa principal con el espacio necesario para quienes presidan y cantidad de sillas suficientes, considerando que en estas actividades los medios de comunicación son la prioridad, por lo que debe quedar un espacio prudente para que se ubiquen.

7 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Apoya en la atención necesaria del evento, en base a la planificación realizada con el personal, sobre los servicios que se necesiten.

8 Encargada de Protocolo Realiza el traslado de las astas y banderas de: Guatemala y CONRED, como también de las instituciones que intervienen en el proceso.

9 Unidad de Producción Lleva a cabo la instalación del equipo audiovisual correspondiente, en el lugar donde se realice la conferencia.

10 Encargada de Protocolo Atiende y/o colabora con autoridades, antes, durante y después de la actividad.

11 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Dirige al personal a cargo, para el arreglo y limpieza del salón utilizado.

12 Encargada de Protocolo Informa al personal de mantenimiento, a cargo de los servicios de bebidas, para el retiro y limpieza del área.

13 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA CONFERENCIAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-32

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 229

X. Diagrama de flujo procedimiento Conferencias de Prensa:

PROCEDIMIENTO PARA CONFERENCIAS DE PRENSA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-32

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

Encargada de Protocolo Departamento de Mantenimiento –DAF- Unidad de Producción –DCS-

INICIO

Traslada correo electrónico de

solicitud de apoyo para la actividad

Recibe correo electrónico, para coordinar con su

personal correspondiente

Recibe correo electrónico, asigna

las tareas al personal correspondiente

Traslada correo electrónico de

solicitud de apoyo para la actividad

Recibe correo electrónico, asigna

las tareas al personal correspondiente

Recibe correo electrónico, asigna

las tareas al personal correspondiente

Recibe correo electrónico, asigna

las tareas al personal correspondiente

Recibe correo electrónico, asigna

las tareas al personal correspondiente

Traslada y coloca de forma correcta, las

banderas

Instalan el equipo correspondiente

Traslada y coloca de forma correcta, las

banderas

Retira el montaje y realiza la limpieza

del áreaRetiran el equipo

utilizado

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 230

I. Objetivo: Mantener de forma ordenada los procesos que corresponden a las reuniones Ordinarias y Extraordinarias del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres para garantizar la recepción adecuada de autoridades, el desarrollo de agenda en tiempo prudente así como atender a los requerimientos realizados por el Secretario Ejecutivo de la institución. II. Alcance: Aplica a las Unidades que conforman la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED y todas las Direcciones que tengan relación en el desarrollo de material de apoyo para cada una de las reuniones que sostiene el Consejo Nacional para la Reducción de Desastres. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos i), m) y n).

IV. Responsabilidades:

El Encargado(a) de Protocolo es responsable de garantizar el montaje del salón en donde se reunirá el Consejo Nacional para la Reducción de Desastres a través de la coordinación con las Direcciones de Administrativo, Financiera, Logística y Comunicación Social quienes tendrán a su cargo la atención de autoridades, verificación del equipo audiovisual, entre otros.

Se responsabiliza de velar porque las presentaciones, documentos y carpetas que sean

entregadas a los miembros del Consejo, mantengan la línea de imagen institucional establecida por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES

DEL CONSEJO NACIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-33

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 231

V. Definiciones Consejo Nacional para la Reducción de Desastres: Es el órgano superior de la CONRED, conformado por dependencias, instituciones y organizaciones que designan un representante para participar en la toma de decisiones en el antes, durante y después de una emergencia en Guatemala. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para documentación de video VII. Políticas

El montaje del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres es responsabilidad del Encargado(a) de Protocolo de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED, bajo parámetros establecidos en la base de datos de Protocolo de la SE-CONRED.

Se debe trabajar bajo parámetros de imagen, protocolo y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

Se trabaja bajo parámetros establecidos por el Director(a) de Comunicación Social, haciendo el requerimiento del material a utilizar por el Consejo Nacional para la Reducción de Desastres con un mínimo de 1 semana de anticipación.

VIII. Formatos requeridos

Informe de Monitoreo (Desarrollo Institucional)

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES

DEL CONSEJO NACIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-33

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 232

IX. Descripción del procedimiento Reuniones del Consejo Nacional: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargada de Protocolo Realiza la reservación de los salones Toma de Decisiones y Sesiones, de acuerdo a fecha y horario establecidos por la Secretaría Ejecutiva.

2 Dirección / Subdirección DCS

Designa las presentaciones correspondientes a la Reunión del Consejo Nacional, que recibe de las Direcciones involucradas de acuerdo a los temas de la sesión a realizar.

3 Encargada de Protocolo Coordina con la Unidad de Producción, para la instalación de la cámara y ejecución del programa de grabación.

4 Encargada de Protocolo Planifica directamente con las señoras de mantenimiento, para el montaje de la cristalería correspondiente y la limpieza del salón se realice un día antes del evento.

5 Encargada de Protocolo Ordena los puntos de la agenda de la sesión del Consejo Nacional, en el formato institucional.

6 Encargada de Protocolo Ordena, integra y depura, información de las presentaciones en borrador, para implementar de forma clara y concisa la información en la plantilla institucional de la SE-CONRED.

7 Secretaría Ejecutiva Recibe las presentaciones en la plantilla institucional, dando cumplimiento a los diseños y colores establecidos, para aprobación del Secretario Ejecutivo.

8 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Prepara el montaje de la cristalería correspondiente y la limpieza del salón Toma de Decisiones, se realice un día antes del evento.

9 Centro de Fotocopiado Ejecuta la reproducción de las presentaciones y documentos finales para la sesión del Consejo Nacional.

10 Encargada de Protocolo Distribuye las tarjetas de sitio en los lugares correspondientes del salón Toma de Decisiones, de acuerdo a listado de los miembros del Consejo Nacional, previamente confirmados.

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES

DEL CONSEJO NACIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-33

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 233

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

11 Unidad de Producción Colabora en la instalación de la cámara y ejecuta el programa de grabación.

12 Encargada de Protocolo Concentra toda la información correspondiente a la sesión del Consejo Nacional, en la computadora del salón Toma de Decisiones, dejando listo para la ejecución de la información.

13 Encargada de Protocolo Organiza las presentaciones ya impresas, de acuerdo a la agenda establecida, siendo colocadas en carpetas específicas para las sesiones y son entregadas a cada miembro del Consejo Nacional.

14 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Apoya en la atención de bebidas y/o refrigerio a las autoridades que participan de la reunión.

15 Encargada de Protocolo Informa al personal de mantenimiento, a cargo de los servicios de bebidas, para el retiro y limpieza del área, al finalizar la sesión.

16 Encargada de Protocolo Solicita a la Unidad de Producción, retirar el equipo de grabación.

17 Fin del procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES

DEL CONSEJO NACIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-33

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 234

X. Diagrama de flujo procedimiento Reuniones del Consejo Nacional:

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES

DEL CONSEJO NACIONAL

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Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 235

I. Objetivo: Garantizar de forma ordenada el desarrollo de las visitas guiadas a la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-, para dar cumplimiento a una de las finalidades institucionales como lo es la promoción de una cultura de reducción de desastres en la población guatemalteca. II. Alcance: Aplica a las Unidades que conforman la Dirección de Comunicación Social y a todas las Direcciones que conforman la Secretaria Ejecutiva de CONRED que brindan apoyo para dar a conocer la labor que realiza la institución en la temática de reducción de riesgos a desastres. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED- (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos a., b., c., d., e., f., g.)

IV. Responsabilidades:

El Encargado(a) de Protocolo es responsable de garantizar la coordinación interna de las visitas guiadas con representantes de las distintas Direcciones de la SE-CONRED, quienes tienen a su cargo dar a conocer de manera lúdica la labor institucional e incentivar a niños, jóvenes y adultos a ser parte activa de la labor que se realiza en el país.

Se responsabiliza de velar porque se cumplan con los horarios establecidos en agenda

para las visitas guiadas y se proyecte una imagen institucional adecuada, tanto en el manejo del tema, presencia de representantes institucionales y cordialidad hacia los visitantes a la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-34

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 236

V. Definiciones Visitas guiadas: Se considera así a la recepción de un grupo de personas con interés de conocer un lugar determinado y para lo cual contara con el acompañamiento de uno o más expertos de un tema para aclarar dudas que puedan surgir sobre el lugar visitado. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para instalación de equipo audiovisual en eventos. Procedimiento para documentación fotográfica Procedimiento para documentación de video Procedimiento para convocatoria de medios

VII. Políticas

Las visitas guiadas son autorizadas a través de un oficio dirigido al Secretario Ejecutivo de la CONRED o a la Directora de Comunicación Social, quienes darán su Vo.Bo. para coordinar la fecha y hora en que podrá atenderse determinada visita.

Si las visitas planificadas son de más de 20 personas, se dividen en dos o tres grupos si fuese necesario, logrando así transmitir el mensaje adecuadamente y respetando parámetros de una posible evacuación controlable al momento de una emergencia.

Se debe trabajar bajo parámetros de imagen, protocolo y acciones comunicacionales

establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

Se coordinan visitas guiadas solicitadas con un mínimo de 3 a 6 semanas de

anticipación, para verificar espacios en agenda institucional y tener la certeza de brindar la adecuada atención a la población que solicite conocer la Secretaria Ejecutiva de CONRED.

PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-34

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 237

VIII. Formatos requeridos

Base de datos de Protocolo de la SE-CONRED IX. Descripción del procedimiento Conferencias de Prensa:

No. Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Encargada de Protocolo Planifica el recorrido en las instalaciones de la SE-CONRED, de acuerdo al tiempo con el que disponen los visitantes.

2 Encargada de Protocolo Coordina con varias Direcciones de la SE-CONRED, a través de un correo electrónico, de acuerdo a programación correspondiente para dar una breve explicación de sus áreas, como mínimo cuatro días antes.

3 Encargada de Protocolo Coordina con el departamento de Mantenimiento, mínimo tres días antes, a través de un correo electrónico, para el montaje correspondiente del salón en donde se realice la actividad (mobiliario y limpieza).

4 Encargada de Protocolo Coordina con la Unidad de Producción, para la instalación del equipo audiovisual y documentación del recorrido, por medio de correo electrónico.

5 Encargada de Protocolo Gestiona a una persona, que se encargue de dar la presentación inicial ¿Qué es CONRED?

6 Departamento de Mantenimiento –DAF-

Apoyan en el montaje, el día del evento o un día antes si es posible, el cual debe ser en estilo auditórium y se debe contemplar una mesa principal para instalación de equipo audiovisual.

7 Encargada de Protocolo Atiende a los visitantes en el salón destinado, para dar inicio con la presentación previa al recorrido.

PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-34

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 238

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

8 Encargada de Protocolo Realiza el recorrido planificado: - Video ERI - Sistemas de Alerta Temprana –SAT- - Centro de Transmisiones de Emergencia Nacional –CTE- - Centro de Operaciones de Emergencia Nacional –COE- - Procedimientos Logísticos –Bodega 1 y 2-

9 Fin del procedimiento. X. Diagrama de flujo procedimiento Actos Protocolarios

PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-34

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 239

I. Objetivo: Sistematizar las actividades semanales que llevan a cabo las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Ejecutiva para la Reducción de Desastres –SECONRED- para asegurar la cobertura protocolaria y documental de las mismas. II. Alcance: Aplica a todas las Unidades y Direcciones que conforman la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, dando a conocer a nivel interno y externo las acciones y/o actividades que en gestión integral del riesgo se realizan en el país. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos i), m) y n).

V. Responsabilidades:

Sistematizar y supervisar el cumplimiento de las actividades establecidas en la institución, priorizando aquellas en las que se confirme la presencia de autoridades de la Secretaria Ejecutiva de CONRED.

Supervisar el cumplimiento de actividades internas y externas de la SE-CONRED, cumpliendo aspectos protocolarios que permitan velar por el adecuado uso de la imagen institucional y el adecuado trato al Secretario Ejecutivo de la institución.

PROCEDIMIENTO AGENDAS SEMANALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-35

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 240

Es responsable de velar porque todos los colaboradores de la Secretaria Ejecutiva de CONRED, la Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia –SCSPR- tengan conocimiento de las actividades que semanalmente realiza esta Secretaria, pudiendo atender a la población que requiera información al respecto.

V. Definiciones Agenda: Documento que contiene actividades institucionales a realizar, conteniendo lugar, horario y responsable de cada una de los eventos previstos.

Protocolo: Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales. Actividades: Acciones que se realizan para lograr el involucramiento de un grupo determinado de personas en búsqueda de la promoción de una cultura de reducción de riesgos a desastres en Guatemala.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para instalación de equipo audiovisual en eventos. Procedimiento para documentación fotográfica Procedimiento para documentación de video Procedimiento para convocatoria de medios

VII. Políticas

La sistematización de la agenda institucional es responsabilidad del Encargado(a) de

Protocolo de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED, bajo parámetros establecidos en la base de datos de Protocolo de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO AGENDAS SEMANALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-35

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 241

Se debe trabajar bajo parámetros de imagen y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

Se trabaja bajo parámetros establecidos por el Director(a) de Comunicación Social, haciendo el requerimiento de solicitud de agendas a través de un correo electrónico con un lapso mínimo de 1 semana para planificar la cobertura de eventos.

VIII. Formatos requeridos

Base de datos de Protocolo de la SE-CONRED

PROCEDIMIENTO AGENDAS SEMANALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-35

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 242

IX. Descripción del procedimiento Agendas Semanales institucionales: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargada de Protocolo Solicita por medio de correo electrónico, a todas las asistentes, cc a Directores y Puntos Focales de las Direcciones y Unidades de la SE-CONRED, las agendas correspondientes de la semana próxima, adjuntando el formato institucional para que de acuerdo a los requerimientos que allí se detallan, puedan brindar información.

2 Unidades y Direcciones de la SE-CONRED

Rinden información solicitada, de acuerdo a los formatos institucionales.

3 Encargada de Protocolo Revisa la información recibida, para luego clasificar, depurar y compilar la información de cada Unidad y Dirección de la SE-CONRED.

4 Encargada de Protocolo Lleva a cabo la conversión del documento Word a pdf.

5 Encargada de Protocolo Emite el documento por correo electrónico en pdf a la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia, cc a Director y Subdirector de la DCS de la SE-CONRED, los días viernes.

6 Encargada de Protocolo Remite la información a personal de la Unidad de Producción, Información y Prensa, para uso y efectos de acuerdo a sus funciones.

7 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO AGENDAS SEMANALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-35

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 243

X. Diagrama de flujo procedimiento agendas semanales institucionales:

Encargada de Protocolo Unidades y Direcciones de la SE-CONRED

PROCEDIMIENTO AGENDAS SEMANALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-35

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Solicita por medioelectronicoagendas

semanales

Rindeninformaciónsolicitada

Revisainformación

obtenida

FIN

Generadocumento PDF

Emite documentovía electrónica

Remite informacióna unidad de

información yprensa

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 244

I. Objetivo: Sistematizar las actividades diarias que llevan a cabo las Direcciones y Unidades que conforman la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Ejecutiva para la Reducción de Desastres –SECONRED- para asegurar la cobertura protocolaria y documental de las mismas. II. Alcance: Aplica a todas las Unidades y Direcciones que conforman la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, dando a conocer a nivel interno y externo las acciones y/o actividades que en gestión integral del riesgo se realizan en el país. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la CONRED (Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos i), m) y n).

IV. Responsabilidades:

Sistematizar y supervisar el cumplimiento de las actividades establecidas en la institución, priorizando aquellas en las que se confirme la presencia de autoridades de la Secretaria Ejecutiva de CONRED.

Supervisar el cumplimiento de actividades internas y externas de la SE-CONRED, cumpliendo aspectos protocolarios que permitan velar por el adecuado uso de la imagen institucional y el adecuado trato al Secretario Ejecutivo de la institución.

PROCEDIMIENTO AGENDA INSTITUCIONAL DIARIA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-36

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 245

Es responsable de velar porque todos los colaboradores de la Secretaria Ejecutiva de CONRED tengan conocimiento de las actividades que diariamente realiza esta Secretaria, pudiendo atender a la población que requiera información al respecto.

V. Definiciones Agenda: Documento que contiene actividades institucionales a realizar, conteniendo lugar, horario y responsable de cada una de los eventos previstos.

Protocolo: Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales. Actividades: Acciones que se realizan para lograr el involucramiento de un grupo determinado de personas en búsqueda de la promoción de una cultura de reducción de riesgos a desastres en Guatemala.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para instalación de equipo audiovisual en eventos. Procedimiento para documentación fotográfica Procedimiento para documentación de video Procedimiento para convocatoria de medios

VII. Políticas

La sistematización de la agenda institucional es responsabilidad del Encargado(a) de Protocolo de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED, bajo parámetros establecidos en la base de datos de Protocolo de la SE-CONRED.

Se debe trabajar bajo parámetros de imagen y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

PROCEDIMIENTO AGENDA INSTITUCIONAL DIARIA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-36

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 246

Se trabaja bajo parámetros establecidos por el Director(a) de Comunicación Social, haciendo el requerimiento de solicitud de agendas a través de un correo electrónico con un lapso mínimo de 1 semana para planificar la cobertura de eventos.

VIII. Formatos requeridos

Base de datos de Protocolo de la SE-CONRED IX. Descripción del procedimiento agenda institucional diaria: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargada de Protocolo Consolida actividades diarias, de acuerdo a la agenda institucional semanal y reservaciones de la base de datos de Recursos del Lotus Notes, correspondiente a ese día.

2 Encargada de Protocolo Define la información, colocando únicamente el nombre de la actividad, lugar, horario, contacto y extensión, de la persona encargada o responsable la actividad.

3 Encargada de Protocolo Difunde por medio de correo electrónico, a todo el personal de la Secretaría Ejecutiva de la SE-CONRED, para que estén informados en cuanto a las actividades y/o reuniones del día.

4 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO AGENDA INSTITUCIONAL DIARIA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-36

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 247

X. Diagrama de flujo procedimiento Actos Protocolarios: Encargada de Protocolo

PROCEDIMIENTO AGENDA INSTITUCIONAL DIARIA

Codificación: CONRED-DCS-PO-IP-36

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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INICIO

Consolidaactividades diarias

Define informacion

Difundeinformación por

medio electrónico

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 248

I. Objetivo: Brindar acompañamiento y supervisión de productos audiovisuales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SECONRED- que permitan comunicar a través de video, audio e imágenes gráficas, mensajes concretos enfocados a la reducción de riesgos a desastres en Guatemala. II. Alcance: Aplica a las Unidades de Proyectos e Información y Prensa de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de CONRED, encargadas de velar por la divulgación y comprensión del mensaje de la población a la que va dirigido el mensaje. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-

(Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos a., b., c., d., e., f., g.). IV. Responsabilidades:

La Jefatura de Producción de Comunicación Social es responsable de proponer y supervisar la generación de productos audiovisuales que permitan posicionar la temática en la población vulnerable de áreas urbanas y rurales del país.

La Jefatura de Producción de Comunicación Social tiene como responsabilidad supervisar el funcionamiento y cumplimiento de productos asignados por el Director(a) de Comunicación Social, de acuerdo a las metas establecidas en el Plan Operativo Anual –POA-.

PROCEDIMIENTO REVISIÒN DE MATERIAL AUDIOVISUAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-01

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 249

La Jefatura de Producción es responsable de apoyar en el proceso de divulgación de productos a las Unidades de Proyectos Comunicacionales e Información y Prensa, sugiriendo técnicas y tácticas comunicacionales que posicionen la labor que realiza la SE-CONRED en beneficio de la población guatemalteca.

V. Definiciones

Productos Audiovisuales: Es la producción de contenidos para medios de comunicación audiovisuales; especialmente el cine y al televisión; independientemente del soporte utilizado (film, video, video digital) y del género (ficción, documental, publicidad, etc.).

VI. Interacción con otros procedimientos

Documentación de actividades Cápsula informativa Producción CONRED Radio Unidad de Información y Prensa

VII. Políticas

Proponer y velar por la producción de material audiovisual que cumpla con los parámetros de informar, educar y comunicar a la población sobre las acciones que en gestión integral del riesgo se realizan en Guatemala.

Supervisar la ejecución de producción audiovisual que en la temática de gestión integral del riesgo a los desastres realiza la SE-CONRED, dando cumplimiento a la finalidad de establecer una cultura de reducción de desastres en Guatemala.

PROCEDIMIENTO REVISIÒN DE MATERIAL AUDIOVISUAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-01

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 250

Se trabaja bajo parámetros establecidos en la Dirección de Comunicación Social, recibiendo la solicitud de productos a través de un correo electrónico del Director(a) de Comunicación con un lapso mínimo de 3 a 6 semanas para proceder a realizar acciones concretas para la entrega final del producto requerido.

Se trabaja bajo parámetros de imagen y acciones comunicacionales establecidos por la

Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

Se respetan los objetivos trazados en la Estrategia de Comunicación para la

Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala e de la SE-CONRED, logrando el alcance deseado en el traslado de información.

VIII. Formatos requeridos

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Manual de Imagen Institucional de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional

para la Reducción de Desastres –SECONRED-.

PROCEDIMIENTO REVISIÒN DE MATERIAL AUDIOVISUAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-01

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 251

IX. Descripción del procedimiento para revisión material audiovisual: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Producción Recibe material audiovisual para la revisión respectiva.

2 Jefe de Producción Verifica cumplimiento de imagen institucional.

3 Jefe de Producción Da a conocer sus puntos de vista de acuerdo al material presentado.

4 Jefe de Producción Traslada el material a la Dirección y SubDirección de Comunicación Social para su revisión.

5 Dirección o SubDirección de Comunicación

Revisa y aprueba material audiovisual.

6 Jefe de Información y prensa

Traslada material autorizado para publicarlo en las redes de información de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED

7 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO REVISIÒN DE MATERIAL AUDIOVISUAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-01

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 252

X. Diagrama de flujo del procedimiento para revisión material audiovisual:

Jefe de Producción Dirección y Subdirección de Comunicación Social

Jefe de información y Prensa

PROCEDIMIENTO REVISIÒN DE MATERIAL AUDIOVISUAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-01

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Recibe materialaudiovisual

Verificacumplimiento de

imageninstitucional

Da a conocerpuntos de vista

Trasladamateriales a la

DCS

Revisa y apruebamateriales

Traslada materialautorizado para

publicacion

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 253

I. Objetivo: Verificar el cumplimiento del manejo de imagen y diseño de elementos de la página web de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, herramienta que da conocer el trabajo de preparación, mitigación, respuesta y rehabilitación que la institución lleva a cabo en el país. II. Alcance: Aplica a la Unidad de Producción de la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, el trabajo de visibilidad de la institución hacia la población que se informa a través de internet. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-

(Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos a., b., c., d., e., f., g.)

IV. Responsabilidades:

La Jefatura de Producción de Comunicación Social es responsable de la imagen y diseño de la página web de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, así como de la actualización de la misma con contenido en gestión de riesgo a los desastres que promueva la cultura de prevención en el país.

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÒN DISEÑO PÀGINA WEB

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-02

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 254

La Jefatura de Producción de Comunicación Social tiene como responsabilidad velar por el cumplimiento de la imagen institucional y por lo tanto de la página web, supervisando el funcionamiento y cumplimiento de productos asignados por el Director(a) de Comunicación Social, de acuerdo a las metas establecidas en el Plan Operativo Anual –POA-.

La Jefatura de Producción es responsable de apoyar en el proceso de divulgación de

productos a las Unidades de Proyectos Comunicacionales e Información y Prensa, sugiriendo técnicas y tácticas comunicacionales que posicionen la labor que realiza la SE-CONRED en beneficio de la población guatemalteca.

V. Definiciones Diseño web: Es una actividad que consiste en la planificación, diseño e implementación de sitios web. No es simplemente una aplicación de diseño convencional, ya que requiere tener en cuenta la navegabilidad, interactividad, usabilidad, arquitectura de la información y la interacción de medios como el audio, texto, imagen, enlaces y video. VI. Interacción con otros procedimientos

Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. SubDirección de Comunicación Social de la SE-CONRED Web Master Diseño Gráfico Unidad de Información y Prensa

VII. Políticas

Proponer y velar por que le diseño de la página web cumpla con los parámetros de informar, educar y comunicar a la población sobre las acciones que en gestión integral del riesgo se realizan en Guatemala.

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÒN DISEÑO PÀGINA WEB

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-02

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 255

Supervisar la ejecución del diseño web en la temática de gestión integral del riesgo a los desastres que realiza la SE-CONRED, dando cumplimiento a la finalidad de establecer una cultura de reducción de desastres en Guatemala.

Se trabaja bajo parámetros establecidos en la Dirección de Comunicación Social,

recibiendo la solicitud de productos a través de un correo electrónico del Director(a) de Comunicación con un lapso mínimo de 3 a 6 semanas para proceder a realizar acciones concretas para la entrega final del producto requerido.

Se trabaja bajo parámetros de imagen y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

Se respetan los objetivos trazados en la Estrategia de Comunicación para la

Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala e de la SE-CONRED, logrando el alcance deseado en el traslado de información.

VIII. Formatos requeridos

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción deDesastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Manual de Imagen Institucional de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional

para la Reducción de Desastres –SECONRED-.

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÒN DISEÑO PÀGINA WEB

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-02

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 256

IX. Descripción del procedimiento para supervisión diseño de la página web: No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Dirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED

Indica lineamientos para el diseño de la página web, contenido y material que se encuentra disponible para la población en general.

2 Jefe de Producción Da seguimiento a las indicaciones giradas y traslada el requerimiento a Web Master.

3 Web Master Trabaja en lo requerido y solicita material de apoyo para dar cumplimiento.

4 Jefe de Producción Supervisa el trabajo y diseño de la página web.

5 Jefe de Información Presenta material a la Dirección de Comunicación Social.

6 Dirección o Subdirección de Comunicación

Aprueba el material trabajado para la página web.

7 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÒN DISEÑO PÀGINA WEB

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-02

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 257

X. Diagrama de flujo del procedimiento para supervisión diseño de la página web:

Dirección y Subdirección de

Comunicación Social Jefe de Producción Web Master

Jefe de Información

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÒN DISEÑO PÀGINA WEB

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-02

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Indicalineamientos de

trabajo

Da seguimiento alas instrucciones

Trasladarequerimiento de

trabajo

Trabaja lorequerido e

informa

Supervisa eltrabajo realizado y

trasladainformacion

Presenta elmaterial a la DCS

Aprueba elmaterial publicado

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 258

I. Objetivo: Proponer campañas de comunicación que promuevan la labor que realiza la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SECONRED-, logrando que a través de técnicas y tácticas que promuevan la reducción de riesgos a los desastres en Guatemala. II. Alcance: Aplica a todas las Direcciones y Unidades de la Secretaria Ejecutiva de CONRED así como a la población en general a través del traslado de mensajes claves promovidos en las herramientas de comunicación institucional y de entidades que conforman el Sistema CONRED. III. Referencia:

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-

(Acuerdo Gubernativo 49-2012, Artículo 47, incisos a., b., c., d., e., f., g.) IV. Responsabilidades:

La Jefatura de Producción de Comunicación Social es responsable de proponer campañas de comunicación que permitan posicionar la temática en la población vulnerable de áreas urbanas y rurales del país.

La Jefatura de Producción de Comunicación Social tiene como responsabilidad coordinar la elaboración de productos comunicacionales asignados por el Director(a) de Comunicación Social, de acuerdo a las metas establecidas en el Plan Operativo Anual –

PROCEDIMIENTO PRODUCCIÒN DE

CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-03

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 259

La Jefatura de Producción es responsable de trasladar productos finales de

comunicación para la divulgación de los mismos a través de las Unidades de Proyectos Comunicacionales e Información y Prensa, sugiriendo técnicas y tácticas comunicacionales que posicionen la labor que realiza la SE-CONRED en beneficio de la población guatemalteca.

V. Definiciones Campaña Comunicacional: Se le conoce así a una campaña que busca un cambio social de un grupo de personas o agente de cambio, sus objetivos son el tratar de convencer a los destinatarios para que acepten o modifiquen determinadas ideas, actitudes o conductas frente a una situación determinada.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para documentación fotográfica Procedimiento para documentación de video Procedimiento para diseño grafico

VII. Políticas

Proponer y velar por la generación periódica de campañas de comunicación que cumplan con los parámetros de informar, educar y comunicar a la población sobre las acciones que en gestión integral del riesgo se realizan en Guatemala.

Supervisar la ejecución de productos comunicacionales que en la temática de gestión integral del riesgo a los desastres realiza la SE-CONRED, dando cumplimiento a la finalidad de establecer promover una cultura de reducción de desastres en Guatemala.

Se respetan parámetros establecidos en la Dirección de Comunicación Social, para

proceder a la producción de productos autorizados por el Director(a) de Comunicación Social de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO PRODUCCIÒN DE

CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-03

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 260

Se trabaja bajo parámetros de imagen y acciones comunicacionales establecidos por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de Guatemala -SCSPR-, respetando los canales de comunicación establecidos a través del Plan Nacional de Respuesta -PNR- antes, durante y después de una emergencia.

Se respetan los objetivos trazados en la Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala e de la SE-CONRED, logrando el alcance deseado en el traslado de información.

VIII. Formatos requeridos

Estrategia de Comunicación para la Construcción de una Cultura de Reducción de Desastres en Guatemala elaborada por la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED.

Manual de Imagen Institucional de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional

para la Reducción de Desastres –SECONRED-.

PROCEDIMIENTO PRODUCCIÒN DE

CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-03

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 261

IX. Descripción del procedimiento para producción de campañas institucionales. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de Producción Propone a la Dirección y Subdirección de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED la idea de producción de la campaña comunicacional.

2 Dirección y Subdirección de Comunicación Social

Analizan y la idea presentada y junto con el Jefe de Producción acuerdan la línea a trabajar.

3 Jefe de Producción Trabaja en la idea de la campaña y elabora su plan de trabajo.

4 Jefe de Producción Realiza visita a locaciones para determinar áreas donde trabajará fotografía o video.

5 Jefe de Producción Calendariza las sesiones de trabajo para concretar la producción de la campaña institucional.

6 Jefe de Producción Traslada material de video y fotografía a editores.

7 Jefe de Producción Revisa campaña y solicita las correcciones necesarias.

8 Jefe de Producción Presenta el producto final de la campaña a la Dirección y Subdirección de Comunicación para su aprobación.

9 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PRODUCCIÒN DE

CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-03

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 262

X. Diagrama de flujo del procedimiento para producción de campañas institucionales.

Jefe de Producción Dirección y Subdirección de Comunicación Social

Editores fotografía y video

PROCEDIMIENTO PRODUCCIÒN DE

CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-03

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Propone idea decompaña

Analiza ideaacuerda linea a

trabajar

Elabora plan detrabajo

Visita locaciones

Traslada video yfotografia a

editoresEditan contenido

Revisacampaña

Se trasladan lasmodificaciones

Se presenta elproducto final

Se aprueba parapublicación y

difusión

FIN

Hay cambios

No hay cambios

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 263

I. Objetivo: Mantener la producción de materiales audiovisuales basados en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, con la finalidad de promover la cultura de prevención de riesgos a los desastres, difundiendo información, acciones realizadas y recomendaciones en materiales audiovisuales para su difusión en las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, impulsando así el desarrollo integral de la población en la gestión de riesgos a los desastres. II. Alcance: Aplica a la Dirección de la Comunicación Social y sus dependencias para la socialización de los productos audiovisuales a través de medios de difusión masivos, sitio Web y Redes Sociales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Artículo 47 del reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres -CONRED- de origen natural y provocado acuerdo gubernativo No. 49-2012 capítulo IV órganos administrativos, inciso b.

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

IV. Responsabilidades: Es mantener un estándar de calidad en la producción y edición

audiovisual cuanto al uso correcto de la iconografía y colores que se manejan en la institución por ejemplo el logo, tipo de letras etc. Así también los términos empleados.

PROCEDIMIENTO CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-04

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 264

V. Definiciones:

Renderizado: Término usado en informática para referirse al proceso de generar una imagen o video mediante el cálculo de iluminación. Formato de archivo: Es un estándar que define la manera en que está codificada la información de un archivo. Video: Tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento y transmisión de imágenes por medios electrónicos digitales y análogos. Digital: Cuando usamos la computadora para crear documentos, audio video o imágenes, cada elemento se representa por una cadena de ceros y unos denominados bits. Análogo: Captura de video en cinta magnética o transmisión de imágenes a través ondas. VI. Interacción con otros procedimientos:

AUDIOVISUALES CONRED TV: Apoyar en animación de íconos y figuras que se relacionan a los temas a trataren las Cápsulas informativas diarias y posteriormente revisión del producto final.

COMUNICADORA CONRED RADIO: Con quien se requiere la grabación y edición de audios

para las Cápsulas informativas.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PORTALES WEB DE LAS SE-CONRED: Con quien se comparte la URL para la publicación de videos para el personal de SE-CONRED y público en general.

ENCARGADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Se encarga de

compartir la información en redes sociales.

PROCEDIMIENTO CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-04

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 265

DOCUMENTACIÓN VIDEOTECA: Selección de imágenes de la videoteca para el proceso de edición.

VII. Políticas:

Se espera la aprobación del contenido por parte de la Dirección de Comunicación Social para la producción audiovisual y posterior publicación de los materiales.

VIII. Formatos requeridos:

Grupo de trabajo de expertos MEPG (por sus siglas en inglés). Audio y video entrelazado AVI (por sus siglas en inglés). Formato de video sin comprimir MTS. Windows media video WMV.

PROCEDIMIENTO CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-04

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 266

IX. Descripción del procedimiento para Cápsula Informativa. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Dirección de Comunicación Social

Encargada de revisión y aprobación del guión y producto final.

2 Encargada audiovisuales Conred Tv

Redacción de guión y Proceso de edición y cargar video.

3 Encargado Documentación Grabación del video y descarga de los archivos.

4 Técnico Editor Animaciones y efectos, revisión producto final.

5 Comunicadora CONRED Radio Grabación y edición de audio para cápsula informativa.

6 Web Master Vinculación de Video a sitio electrónico.

7 Encargada de Tecnologías de información y comunicación

Comparte la información a través de redes sociales

Cápsula Informativa

PROCEDIMIENTO CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-04

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 267

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Cápsula Informativa.

Director DCS

Encargada audiovisuales

Conred Tv

Encargado Documentación

Técnico Editor

Comunicadora conred radio

Redes Sociales y

Web Master

PROCEDIMIENTO CÁPSULA INFORMATIVA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-04

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Revisa y apruebael guion del

producto

Redacta el guion yedita videos

grabados

Graba video enlocación

Anima efectosvisuales

Edicion de audio

Publica en sitioelectrónico y

redes sociales

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 268

I. Objetivo: Llevar información al personal de SE-CONRED y al público en general sobre las distintas acciones que realiza la institución con una emisión quincenal dentro de su contenido están las noticias, el segmento ¿Sabías qué?, Centroamérica Avanza y la Entrevista. Se espera la revisión del guión y posterior aprobación por parte de la Dirección de Comunicación Social II. Alcance: Aplica a la Dirección de la Comunicación Social y sus dependencias para la socialización de los productos audiovisuales a través de medios de difusión masivos, sitio Web y Redes Sociales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Artículo 47 del reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres -CONRED- de origen natural y provocado acuerdo gubernativo No. 49-2012 capítulo IV órganos administrativos, inciso b.

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

IV. Responsabilidades: Es mantener un estándar de calidad en cuanto al uso correcto

de la iconografía y colores que se manejan en la institución por ejemplo el logo, tipo de letras etc. Así también los términos empleados.

V. Definiciones Renderizado: Término usado en informática para referirse al proceso de generar una imagen o video mediante el cálculo de iluminación.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 269

Formato de archivo: Es un estándar que define la manera en que está codificada la información de un archivo. Video: Tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento y transmisión de imágenes por medios electrónicos digitales y análogos. Digital: Cuando usamos la computadora para crear documentos, audio video o imágenes, cada elemento se representa por una cadena de ceros y unos denominados bits. Análogo: Captura de video en cinta magnética o transmisión de imágenes a través ondas. VI. Interacción con otros procedimientos:

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PORTALES WEB DE LAS SE CONRED. Con quien se comparte la URL para la publicación de videos para el personal de SE-CONRED y público en general.

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA Y VIDEO DE SE-CONRED: Con

quien se solicita material de video y fotografías para el proceso de edición.

COMUNICADORA CONRED RADIO: Con quien se requiere la grabación y edición de los audios para Conred Tv.

ENCARGADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Se encarga de

compartir la información en redes sociales. VII. Políticas: Se espera la aprobación del contenido por parte de la Dirección de Comunicación Social para la producción audio visual y posterior publicación de los materiales.

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 270

VIII. Formatos requeridos: Grupo de trabajo de expertos MEPG (por sus siglas en inglés). Audio y video entrelazado AVI (por sus siglas en inglés). Formato de video sin comprimir MTS Windows media video WMV IX. Descripción del procedimiento para Conred Tv. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Dirección de Comunicación Social

Encargada de revisión y aprobación del guión para la producción y aprobación del producto final.

2 Jefe de producción Encargado de designar equipo de grabación y personal así como medio de transporte para movilización de equipo.

3 Documentación Grabación en video para las notas.

4 Técnico editor Se encarga de la edición del material y respectivos arreglos (musicalización, colerización, pistas musicales, animaciones, renderización y conversión a los distintos formatos).

5 Comunicadora CONRED radio

Grabación y edición de audio para CONRED Tv.

6 Web Mater Vinculación de Video a sitio electrónico.

7 Encargada de Tecnologías de información y comunicación

Comparte la información a través de redes sociales.

8 Fin Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 271

X. Diagrama de flujo del procedimiento para CONRED TV.

Director DCS

Jefe unidad de

producción

Encargado Documentación

Técnico Editor

Comunicadora CONRED radio

Redes Sociales y

Web Master

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN CONRED TV

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-05

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Revisa y apruebael guion del

producto

Designa Equipode grabacion

Graba video paranotas y

documentaactividades

Edicion delmaterial de video

Edicion de audio

Publica en sitioelectrónico y

redes sociales

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 272

I. Objetivo: Llevar información y recomendaciones al público mediante la utilización de Infografías con animación de los elementos que la conforman, como parte de las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, impulsando así el desarrollo integral de la población en la gestión de riesgos a los desastres.

II. Alcance: Aplica a la Dirección de la Comunicación Social y sus dependencias para la socialización de los productos audiovisuales a través de medios de difusión masivos, sitio Web y Redes Sociales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Artículo 47 del reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres -CONRED- de origen natural y provocado acuerdo gubernativo No. 49-2012 capítulo IV órganos administrativos, inciso b.

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

IV. Responsabilidades: Es mantener un estándar de calidad en cuanto al uso correcto de la iconografía y colores que se manejan en la institución por ejemplo el logo, tipo de letras etc. Así también los términos empleados.

PROCEDIMIENTO PARA INFOGRAFÍAS ANIMADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 273

V. Definiciones:

Renderizado: Término usado en informática para referirse al proceso de generar una imagen o video mediante el cálculo de iluminación. Formato de archivo: Es un estándar que define la manera en que está codificada la información de un archivo. Video: Tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento y transmisión de imágenes por medios electrónicos digitales y análogos. Digital: Cuando usamos la computadora para crear documentos, audio video o imágenes, cada elemento se representa por una cadena de ceros y unos denominados bits. Análogo: Captura de video en cinta magnética o transmisión de imágenes a través ondas. VI. Interacción con otros procedimientos:

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PORTALES WEB DE LAS SE CONRED. Con quien se comparte la URL para la publicación de videos para el personal de SE-CONRED y público en general.

ENCARGADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Se encarga de

compartir la información en redes sociales COMUNICADORA CONRED RADIO: Con quien se requiere la grabación y edición de audios

para las Cápsulas informativas, spots de Tv, Conred Tv y documentales.

PROCEDIMIENTOS DE DISEÑO DE INFOGRAFIAS: Solicitud de elementos de las infografías con el fin de darles animación (movimiento).

PROCEDIMIENTO PARA INFOGRAFÍAS ANIMADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 274

VII. Políticas: Se espera la aprobación del contenido por parte de la Dirección de Comunicación Social para la producción audio visual y posterior publicación de los materiales. VIII. Formatos requeridos:

Grupo de trabajo de expertos MEPG (por sus siglas en inglés). Audio y video entrelazado AVI (por sus siglas en inglés). Formato de video sin comprimir MTS Windows media video WMV

IX. Descripción del procedimiento para infografías animadas. No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Dirección de Comunicación Social

Encargada de revisión y aprobación del producto final.

2 Diseñador gráfico comunicacional

Solicitud de elementos de infografías.

3 Técnico editor Edición de elementos para la animación de la infografía.

4 Web Mater Vinculación de Video a sitio electrónico.

5 Encargada de Tecnologías de información y comunicación

Comparte la información a través de redes sociales.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA INFOGRAFÍAS ANIMADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 275

X. Diagrama de flujo del procedimiento para infografía animada.

Director DCS

Diseñador comunicacional

Técnico Editor

Redes Sociales y

Web Master

PROCEDIMIENTO PARA INFOGRAFÍAS ANIMADAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-06

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Revisa y apruebael guion del

producto

Proporcionaelementos

graficos

Edición deelementosanimación

Publica en sitioelectrónico y

redes sociales

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 276

I. Objetivo: Mantener la producción de materiales audiovisuales basados en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, con la finalidad de promover la cultura de prevención de riesgos a los desastres, difundiendo información, acciones realizadas y recomendaciones en materiales audiovisuales para su difusión en las diferentes herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres SE-CONRED, impulsando así el desarrollo integral de la población en la gestión de riesgos a los desastres.

II. Alcance: Aplica a la Dirección de la Comunicación Social y sus dependencias para la socialización de los productos audiovisuales a través de medios de difusión masivos, sitio Web y Redes Sociales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Artículo 47 del reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres -CONRED- de origen natural y provocado acuerdo gubernativo No. 49-2012 capítulo IV órganos administrativos, inciso b.

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

PROCEDIMIENTO PARA SPOTS DE CAMPAÑAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 277

IV. Responsabilidades: Es mantener un estándar de calidad en cuanto al uso correcto de la iconografía y colores que se manejan en la institución por ejemplo el logo, tipo de letras etc. Así también los términos empleados. V. Definiciones:

Renderizado: Término usado en informática para referirse al proceso de generar una imagen o video mediante el cálculo de iluminación. Formato de archivo: Es un estándar que define la manera en que está codificada la información de un archivo. Video: Tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento y transmisión de imágenes por medios electrónicos digitales y análogos. Digital: Cuando usamos la computadora para crear documentos, audio video o imágenes, cada elemento se representa por una cadena de ceros y unos denominados bits. Análogo: Captura de video en cinta magnética o transmisión de imágenes a través ondas. VI. Interacción con otros procedimientos:

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PORTALES WEB DE LAS SE CONRED. Con quien se comparte la URL para la publicación de videos para el personal de SE-CONRED y público en general.

COMUNICADORA CONRED RADIO: Con quien se requiere la grabación y edición de audios

para las campañas y spots a realizar.

PROCEDIMIENTO PARA SPOTS DE CAMPAÑAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 278

ENCARGADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Se encarga de

compartir la información en redes sociales.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN: Encargada de elaboración del guión técnico y literario, coordinación de vehículo para las tomas, asignación de equipo (cámaras, tripodes, luces, etc.)

VII. Políticas: Se espera la aprobación del contenido por parte de la Dirección de Comunicación Social para la producción audiovisual y posterior publicación de los materiales. VIII. Formatos requeridos:

Grupo de trabajo de expertos MEPG (por sus siglas en inglés). Audio y video entrelazado AVI (por sus siglas en inglés). Formato de video sin comprimir MTS Windows media video WMV

PROCEDIMIENTO PARA SPOTS DE CAMPAÑAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 279

IX. Descripción del procedimiento para Spots Campañas. No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Dirección de Comunicación Social

Encargada de revisión y aprobación del guión para la producción y aprobación del producto final.

2 Jefe de producción Encargado de designar equipo de grabación y personal así como medio de transporte para movilización de equipo.

3 Documentación Grabación, tomas en el lugar previamente asignado.

4 Técnico editor Se encarga de la edición del material y respectivos arreglos (musicalización, colorización, pistas musicales, animaciones, renderización y conversión a los distintos formatos).

5 Comunicadora Conred radio

Grabación y edición de audio para spot.

6 Procedimiento de Actualización de vínculos en sitio electrónico

Vinculación de Video a sitio electrónico.

7 Encargada de Tecnologías de información y comunicación

Comparte la información a través de redes sociales

8 Fin del procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA SPOTS DE CAMPAÑAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 280

X. Diagrama de flujo del procedimiento para spot campañas

Director DCS Encargada

audiovisuales Conred Tv

Encargado Documentación

Técnico Editor

Comunicadora conred radio

Redes Sociales y

Web Master

PROCEDIMIENTO PARA SPOTS DE CAMPAÑAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-07

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Revisa y apruebael guion del

producto

Redacta el guion yedita videos

grabados

Graba video enlocación

Anima efectosvisuales

Edicion de audio

Publica en sitioelectrónico y

redes sociales

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 281

I. Objetivo: Documentar y archivar ideográficamente todas las acciones de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED que fomentan la mitigación, preparación y respuesta; para la publicación de información a la población; dichas acciones son realizadas por medio de la programación de cada una de las direcciones.

II. Alcance: Aplica a la Dirección de Comunicación Social y sus dependencias para la socialización de la información al público en general, producción de spots de videos institucionales, producción de capsulas informativas. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

Artículo 47 del reglamento de la ley de la coordinadora nacional para la reducción de

desastres -CONRED- de origen natural o provocado acuerdo gubernativo NO, 49-2012, capitulo IV, órganos administrativos, inciso b.

Plan nacional de respuesta -PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN DE VIDEO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 282

IV. Responsabilidades:

Documentar (vídeo) las acciones de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED respondiendo a las solicitudes de las diferentes direcciones que en coordinación con la dirección de comunicación social lograrán sus fines.

Archivo general de material vídeo (videoteca) para uso institucional e interinstitucional así como medios televisivos, u otros.

V. Definiciones Videoteca: archivo digital de vídeo clasificado por evento Documentación: proceso documental (gráfico y de vídeo) MTS: Formato de vídeo sin comprimir WMV: Windows media vídeo VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento edición de CONRED TV (compartir imágenes (vídeo) para el noticiero). Procedimiento de edición de capsula informativa (compartir imágenes, y grabación de

entrada y salida (vídeo) para la capsula). Procedimiento de asignación de vehículo (solicitud de vehículo para movilización para

la documentación).

VII. Políticas

Solicitud de documentación (vídeo) a la dirección de comunicación social Solicitud de documentación a la unidad de producción con el jefe de producción Agendar la actividad de la documentación Solicitud de vehículos para movilización al lugar indicado por medio de la asistencia de

comunicación social

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN DE VIDEO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 283

VIII. Formatos requeridos

Grupo de trabajo de expertos MEPG (por sus siglas en inglés). Audio y vídeo entrelazado AVI (por sus siglas en inglés). Formato de vídeo sin comprimir MTS Windows media vídeo WMV

IX. Descripción del procedimiento para documentación de vídeo de SE-CONRED No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 DIRECCÍON DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Recibe solicitud de documentación

2 JEFE DE PRODUCCIÓN Agenda la solicitud de documentación

3 CAMARÓGRAFO Se recibe solicitud de documentación.

4 CAMARÓGRAFO Se verifica lugar en donde se llevará el evento.

5 CAMARÓGRAFO Se solicita la gestión del vehículo para documentación.

6 CAMARÓGRAFO Se procede a preparar el equipo (cámara, trípode, baterías, cables, micrófono) a utilizar.

7 CAMARÓGRAFO Se documenta el evento.

8 CAMARÓGRAFO Se descarga el evento en formato .AVI, MTS

9 CAMARÓGRAFO Se archiva en Videoteca.

10 CAMARÓGRAFO Se socializa imágenes en vídeo con la Unidad de Información y Prensa para su socialización y divulgación.

11 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN DE VIDEO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 284

X. Diagrama de flujo del procedimiento para documentación de vídeo de SE-CONRED

Dirección de Comunicación Social

Jefe de Producción Camarógrafo Unidad de Información y

Prensa

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN DE VIDEO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-08

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Recibe solicitudde documentación

Recibe la solicitudde documentacion

Agenda lasolicitud

Verifica lugar,fecha y hora del

evento

Realiza solicitudde vehículo

Prepara equipospara evento

Se da cobertura alevento

Desmonta elequipo y lo

traslada de vuelta

FIN

Se descarganlos archivos

Se archivaen

videoteca

Socializa lasimágenes

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 285

I. Objetivo: Documentación y archivo fotográfico todas las acciones de la Secretaría Ejecutiva que fomentan la mitigación, preparación y respuesta; para la publicación e información de la población; dichas acciones son realizadas por medio de la programación de cada una de las direcciones. II. Alcance: Aplica a la Dirección de Comunicación Social y sus dependencias para la socialización de la información al público en general. Aplica a todas las direcciones de la secretaría para la elaboración de informes y socialización. III. Referencia: Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No.

18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

Artículo 47 del reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED- de origen natural o provocado acuerdo gubernativo NO, 49-2012, capitulo IV, órganos administrativos, inciso b

Plan nacional de respuesta -PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 286

IV. Responsabilidades:

Documentación de las actividades institucionales programadas por las diferentes direcciones así como visitas guiadas, incidentes (inundaciones, erupciones volcánicas, sismos,); traslado de recursos y otros.

Archivo general de material fotográfico foto teca) para uso institucional e interinstitucional así como medios de prensa u otros.

V. Definiciones Fototeca: archivo digital de imágenes clasificadas por evento Documentación: proceso documental (gráfico o vídeo) JPG: codificación de archivos de imágenes fijas PSD: El formato PSD es nativo del programa para edición de imágenes VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de producción audiovisual (entrega de material fotográfico para edición y producción)

Procedimiento de desarrollo de mini sitios CONRED (entrega de material fotográfico para página web)

Procedimiento de diseño de materiales institucionales (entrega de material fotográfico para diseños institucionales)

Procedimiento de diseño de presentaciones interactivas (entrega de material fotográfico para presentaciones)

Procedimiento de diseño para página web y redes sociales (entrega de material fotográfico para página web y redes sociales (Facebook, twitter. etc.)

Procedimiento de diseño y diagramación (entrega de material fotográfico para diagramación y diseño)

Procedimiento de documentos institucionales (entrega de material fotográfico para documentos internos)

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 287

Procedimiento de edición de capsula informativa (entrega de material fotográfico para capsula informativa)

Procedimiento de redacción de boletines informativos (entrega de material fotográfico para boletines)

Procedimiento de redacción de notas de prensa (entrega de material fotográfico para notas de prensa)

Procedimiento de unidad de proyectos institucionales (entrega de material fotográfico para archivo y socialización de proyectos institucionales)

Procedimiento de manejo de redes sociales (entrega de material fotográfico para el uso de redes sociales)

Procedimiento de asignación de vehículo (movilización hacia el lugar de la documentación)

VII. Políticas

Solicitud de documentación (fotografía) a la dirección de comunicación social Solicitud de documentación a la unidad de producción con el jefe de producción Agendar la actividad de la documentación Solicitud de vehículos para movilización al lugar indicado por medio de la asistencia de

comunicación social VIII. Formatos requeridos JPG formato estándar establecido para imágenes en un computador

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 288

IX. Descripción del procedimiento para documentación fotográfica de SE-CONRED No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 DIRECCÍON DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Recibe solicitud de documentación

2 JEFE DE PRODUCCIÓN Agenda la solicitud de documentación

3 CAMARÓGRAFO Se recibe la solicitud de documentación

4 CAMARÓGRAFO Se verifica lugar en donde se llevará el evento

5 CAMARÓGRAFO Se procede a preparar el equipo (cámara fotográfica, baterías) a utilizar

6 CAMARÓGRAFO Se solicita la gestión del vehículo para documentación

7 CAMARÓGRAFO Se documenta el evento

8 CAMARÓGRAFO Se descarga la documentación en formato JPG

9 CAMARÓGRAFO Se archiva en Fototeca

10 CAMARÓGRAFO Se socializa imágenes en fotografía con la Unidad de Información y Prensa para su socialización y divulgación.

11 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 289

X. Diagrama de flujo del procedimiento para documentación fotográfica de SE-CONRED

Dirección de Comunicación Social

Jefe de Producción Camarógrafo Unidad de Información y

Prensa

PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-09

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Recibe solicitudde documentación

Recibe la solicitudde documentacion

Agenda lasolicitud

Verifica lugar,fecha y hora del

evento

Realiza solicitudde vehículo

Prepara equipospara evento

Se da cobertura alevento

Desmonta elequipo y lo

traslada de vuelta

FIN

Se descarganlos archivos

Se archivaen fototeca

Socializa lasimágenes

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 290

I. Objetivo: Instalar equipo de audio, sonido, cañonera para las actividades y eventos institucionales de la SE-CONRED II. Alcance: Aplica a las diferentes direcciones de la SE-CONRED III. Referencia: Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No.

18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

Artículo 47 del reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres -CONRED- de origen natural o provocado acuerdo gubernativo NO, 49-2012, capitulo IV, órganos administrativos, inciso b

Plan Nacional de Respuesta -PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

IV. Responsabilidades:

Instalar audio para actos protocolarios (himnos) Instalación de sonido, para uso de micrófonos Instalación de cañonera, para uso de presentaciones

PROCEDIMIENTO PARA INSTALACIÒN DE EQUIPO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 291

V. Definiciones

Audio: Sistema de grabación, tratamiento, transmisión y reproducción de sonidos. Protocolo: Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias

diplomáticos y oficiales. Himno Protocolario: versión corta de los himnos nacionales

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de cobertura de actividades (instalación de cañonera y bocinas) Procedimiento de conferencia de prensa (instalación de micrófonos) Procedimiento de actos protocolarios (instalación de himnos protocolarios, micrófonos) Procedimiento de visitas guiadas (instalación de micrófonos, cañonera)

VII. Políticas Solicitud de instalación de audio, micrófonos, cañonera a la sección de Producción VIII. Formatos requeridos

MP3 WAV WMA

PROCEDIMIENTO PARA INSTALACIÒN DE EQUIPO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 292

IX. Descripción del procedimiento para instalación de equipo No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 ENCARGADA DE PROTOCOLO

Solicitud de instalación de equipo (sonido, audio, cañonera)

2 JEFE DE PRODUCCIÓN Agenda la solicitud de documentación

3 CAMAROGRÁFO Se recibe solicitud de documentación

4 CAMARÓGRAFO Se verifica lugar en donde se llevara el evento

5 CAMARÓGRAFO Se hace la solicitud del vehículo

6 CAMARÓGRAFO Se procede a preparar el equipo a utilizar (bocinas, DVD, cables, micrófonos, cañoneras, Laptop, CD de audio.)

7 CAMARÓGRAFO Se cubre el evento

8 CAMARÓGRAFO Se desmonta el equipo del evento

9 Fin del procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA INSTALACIÒN DE EQUIPO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 293

X. Diagrama de flujo del procedimiento para instalación de equipo

Encargado de Protocolo Jefe de Producción Camarógrafo

PROCEDIMIENTO PARA INSTALACIÒN DE EQUIPO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-10

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Solicita instalaciónde equipo

Recibe la solicitudde documentacion

Agenda lasolicitud

Verifica lugar,fecha y hora del

evento

Realiza solicitudde vehículo

Prepara equipospara evento

Se da cobertura alevento

Desmonta elequipo y lo

traslada de vuelta

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 294

I. Objetivo: Diseñar piezas gráficas para la elaboración de una campaña institucional en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, con la finalidad de promover la cultura de prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información tanto para la Institución como para la población de una manera simple y gráfica, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles. II. Alcance: Aplica a todas las Direcciones y Unidades de la SE-CONRED, que tengan a su cargo la elaboración de cualquier tipo de campaña institucional. Se excluye a otras instituciones gubernamentales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49=2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, inciso B.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED. Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED. Manual de manejo de Imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia. Manuales de normas gráficas de las diferentes Instituciones del Sistema CONRED e

iniciativa privada. Plan Institucional de Respuesta –PIR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE

CAMPAÑA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 295

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

IV. Responsabilidades:

La Unidad de Diseño Gráfico, es el responsable de generar el diseño de las piezas gráficas para la elaboración de una campaña institucional requerida por las Direcciones y Unidades de la Institución.

Elaborar, supervisar y colocar las leyendas para eventos de carácter institucional. Supervisar la producción final de los materiales de la campaña institucional en sus

distintos medios. Diseñar los productos que sustenten las campañas y estrategias de imagen

institucional. V. Definiciones30

Plantillas: Una plantilla es un medio que permite guiar, portar, o construir, un diseño o esquema predefinido.

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc)

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Leyenda: Texto, trazado y cortado en unicel, para colocarse sobre una superficie de medidas determinadas.

Dummie: Maqueta gráfica del producto para su visualización por parte del usuario. 30 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE

CAMPAÑA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 296

Campaña institucional: Es aquella que se realiza de modo organizado por una institución y va dirigida a las personas y grupos del entorno social donde se realiza su actividad. Su objetivo es establecer relaciones de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige, para darse a conocer socialmente y proyectar una imagen pública adecuada a sus fines y actividades.

VI. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Revisa y autoriza la

aplicación de la imagen institucional en el documento solicitado. Procedimiento para Documentación Fotográfica: Solicitud de material fotográfico

institucional. Procedimiento de impresión: Impresión de documentos institucionales preliminares en

el Centro de Fotocopiado. Procedimiento de impresión de material institucional: Entrega de arte final para la

impresión de documentos institucionales finales en imprenta. VII. Políticas

1. Toda solicitud de diagramación y diseño de documento institucional que se haga a la Unidad de Diseño Gráfico, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

2. La Unidad de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de Manejo Institucional de la SE-CONRED.

3. Toda la información que se reciba por parte del solicitante para la diagramación y diseño de los documentos institucionales deberá estar en versión final y autorizada.

4. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Departamento de Producción.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE

CAMPAÑA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 297

IX. Descripción del procedimiento para diagramación de documentos institucionales:

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Asigna y registra la solicitud trabajo de diagramación y diseño del documento institucional.

2 Diseñador Gráfico Institucional

Recibe solicitud de trabajo. Procede con la diagramación y diseño del documento institucional utilizando el software necesario para su realización.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar del documento institucional para revisión. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización para la producción del arte final.

5 Jefe de Producción Recibe arte final del documento institucional para difusión.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE

CAMPAÑA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 298

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño y diagramación de documentos institucionales.

Departamento De Producción

Área de Diseño Gráfico

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE

CAMPAÑA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-11

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Asigna la solicitud de

trabajo

Recibe solicitud de trabajo

Elabora diagramación y y diseño según

solicitud

Envio propuesta preliminar según

solicitud

Revisión y aprobación

Producción de arte final

Editar cambios

Envío de arte final

FIN

Recepción de arte final para difusión

Registra Solicitud de

trabajo

Si

NO

1 2

3

4

5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 299

I. Objetivo: Producir materiales institucionales basados en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, con la finalidad de promover la cultura de prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información tanto para la Institución como para la población de una manera simple y gráfica, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles. II. Alcance: Aplica a todas las Direcciones y Unidades de la SE-CONRED, que tengan a su cargo la elaboración de cualquier tipo de materiales institucionales (Invitaciones, diplomas, gafetes, banners, mantas, etiquetas, placas, agendas, encuestas, plantillas, tarjetas de presentación, sobres, logotipos, etc.) Se excluye a otras instituciones gubernamentales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49=2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, inciso B.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED. Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED. Manual de manejo de Imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia. Manuales de normas gráficas de las diferentes Instituciones del Sistema CONRED e

iniciativa privada.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE

MATERIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 300

Plan Institucional de Respuesta –PIR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

IV. Responsabilidades:

La Unidad de Diseño Gráfico, es el responsable de generar la diagramación y diseño de todo material institucional requerido por las Direcciones y Unidades de la Institución.

Elaborar, supervisar y colocar las leyendas de carácter institucional. Diseñar los formatos que integran el catálogo oficial. Impresión de dummies preliminares para visualización y autorización. Diseñar los logotipos institucionales. Supervisar en imprenta la producción de materiales institucionales.

V. Definiciones31

Plantillas: Una plantilla es un medio que permite guiar, portar, o construir, un diseño o esquema predefinido.

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc)

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Leyenda: Texto, trazado y cortado en unicel, para colocarse sobre una superficie de medidas determinadas.

Dummie: Maqueta gráfica del producto para su visualización por parte del usuario. 31 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE

MATERIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 301

VI. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Revisa y autoriza la

aplicación de la imagen institucional en el documento solicitado. Procedimiento para documentación fotográfica: Solicitud de material fotográfico

institucional. Procedimiento de impresión: Impresión de documentos institucionales preliminares en

el Centro de Fotocopiado. Procedimiento de impresión de material institucional: Entrega de arte final para la

impresión de documentos institucionales finales en imprenta. VII. Políticas

3. Toda solicitud de diagramación y diseño de material institucional que se haga a la Unidad de Diseño Gráfico, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

4. La Unidad de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de Manejo Institucional de la SE-CONRED.

5. Toda la información que se reciba por parte del solicitante para la diagramación y diseño de los materiales institucionales deberá estar en versión final y autorizada.

6. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Departamento de Producción.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE

MATERIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

Page 201: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 302

IX. Descripción del procedimiento para diagramación de documentos institucionales:

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Asigna y registra la solicitud trabajo de diagramación y diseño del material institucional.

2 Diseñador Gráfico Institucional

Recibe solicitud de trabajo. Procede con la diagramación y diseño del material institucional utilizando el software necesario para su realización.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar del material institucional para revisión. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización para la producción del arte final.

5 Jefe de Producción Recibe arte final del material institucional para difusión.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE

MATERIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

Page 202: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 303

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño y diagramación de documentos institucionales.

Departamento De Producción

Área de Diseño Gráfico

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE

MATERIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-12

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Asigna la solicitud de

trabajo

Recibe solicitud de trabajo

Elabora diagramación y y diseño según

solicitud

Envio propuesta preliminar según

solicitud

Revisión y aprobación

Producción de arte final

Editar cambios

Envío de arte final

FIN

Recepción de arte final para difusión

Registra Solicitud de

trabajo

Si

NO

1 2

3

4

5

6

Page 203: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 304

I. Objetivo: Producir materiales gráficos para las distintas redes sociales de la institución basados en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, con la finalidad de promover la cultura de prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información tanto para la Institución como para la población de una manera simple y gráfica, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles. II. Alcance: Aplica a la Dirección de Comunicación Social en la Unidad de Información y Prensa quien por medio del Encargado de TICS publica el material en las distintas redes sociales que maneja la SE-CONRED (Facebook, Twitter y Youtube). Se excluye a otras instituciones gubernamentales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49=2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, inciso B.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED. Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED. Manual de manejo de Imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia. Manuales de normas gráficas de las diferentes Instituciones del Sistema CONRED e

iniciativa privada.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE MATERIALES GRÁFICOS

PARA REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

Page 204: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 305

Plan Institucional de Respuesta –PIR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

IV. Responsabilidades:

La Unidad de Diseño Gráfico, es el responsable de generar el diseño del material para las distintas redes sociales institucionales requerido por la Dirección de Comunicación Social.

Elaborar, supervisar y colocar las leyendas de carácter institucional. V. Definiciones32

Plantillas: Una plantilla es un medio que permite guiar, portar, o construir, un diseño o esquema predefinido.

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc)

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Leyenda: Texto, trazado y cortado en unicel, para colocarse sobre una superficie de medidas determinadas.

32 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE MATERIALES GRÁFICOS

PARA REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

Page 205: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 306

Redes Sociales: Son sitios de internet que permiten a las personas conectarse con sus amigos e incluso realizar nuevas amistades, de manera virtual, y compartir contenidos, interactuar, crear comunidades sobre intereses similares: trabajo, lecturas, juegos, amistad, relaciones amorosas, relaciones comerciales, etc.

VI. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Revisa y autoriza la

aplicación de la imagen institucional en el documento solicitado. Procedimiento para documentación fotográfica: Solicitud de material fotográfico

institucional. Procedimiento de Redes Sociales: Coloca los distintos materiales finales en su

respectiva red social. VII. Políticas

1. Toda solicitud de diseño de material gráfico para redes sociales institucionales que se haga a la Unidad de Diseño Gráfico, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

2. La Unidad de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de Manejo Institucional de la SE-CONRED.

3. Toda la información que se reciba por parte del solicitante para la diagramación y diseño de los materiales institucionales deberá estar en versión final y autorizada.

4. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Departamento de Producción.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE MATERIALES GRÁFICOS

PARA REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

Page 206: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 307

IX. Descripción del procedimiento para diagramación de documentos institucionales:

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Asigna y registra la solicitud trabajo de diseño del material gráfico para las redes sociales institucionales.

2 Diseñador Gráfico Institucional

Recibe solicitud de trabajo. Procede con el diseño del material gráfico solicitado.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar de la solicitud de diseño para revisión. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización para la producción del arte final.

5 Jefe de Producción Recibe arte final del material institucional para difusión.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE MATERIALES GRÁFICOS

PARA REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

Page 207: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 308

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño y diagramación de documentos institucionales.

Departamento De Producción Área de Diseño Gráfico

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE MATERIALES GRÁFICOS

PARA REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-13

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Asigna la solicitud de

trabajo

Recibe solicitud de trabajo

Elabora diagramación y y diseño según

solicitud

Envio propuesta preliminar según

solicitud

Revisión y aprobación

Producción de arte final

Editar cambios

Envío de arte final

FIN

Recepción de arte final para difusión

Registra Solicitud de

trabajo

Si

NO

1 2

3

4

5

6

Page 208: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 309

I. Objetivo: Diseñar piezas gráficas para la elaboración de una campaña institucional en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –SE-CONRED-, con la finalidad de promover la cultura de prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información tanto para la Institución como para la población de una manera simple y gráfica, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles. II. Alcance: Aplica a todas las Direcciones y Unidades de la SE-CONRED, que tengan a su cargo la elaboración de cualquier tipo de campaña institucional. Se excluye a otras instituciones gubernamentales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49=2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, inciso B.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED. Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED. Manual de manejo de Imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia. Manuales de normas gráficas de las diferentes Instituciones del Sistema CONRED e

iniciativa privada. Plan Institucional de Respuesta –PIR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

PROCEDIMIENTO DISEÑO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

Page 209: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 310

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

IV. Responsabilidades:

La Unidad de Diseño Gráfico, es el responsable de generar el diseño de las piezas gráficas para la elaboración de una campaña institucional requerida por las Direcciones y Unidades de la Institución.

Elaborar, supervisar y colocar las leyendas para eventos de carácter institucional. Supervisar la producción final de los materiales de la campaña institucional en sus

distintos medios. Diseñar los productos que sustenten las campañas y estrategias de imagen

institucional.

V. Definiciones33

Plantillas: Una plantilla es un medio que permite guiar, portar, o construir, un diseño o esquema predefinido.

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc)

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Leyenda: Texto, trazado y cortado en unicel, para colocarse sobre una superficie de medidas determinadas.

Dummie: Maqueta gráfica del producto para su visualización por parte del usuario. 33 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO DISEÑO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

Page 210: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 311

Campaña institucional: Es aquella que se realiza de modo organizado por una institución y va dirigida a las personas y grupos del entorno social donde se realiza su actividad. Su objetivo es establecer relaciones de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige, para darse a conocer socialmente y proyectar una imagen pública adecuada a sus fines y actividades.

VI. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Revisa y autoriza la

aplicación de la imagen institucional en el documento solicitado. Procedimiento para Documentación Fotográfica: Solicitud de material fotográfico

institucional. Procedimiento de impresión de la Unidad de Asistencia de Producción: Impresión de

dummies para revisión y aprobación de las distintas piezas gráficas.

VII. Políticas 1. Toda solicitud de diseño de piezas gráficas para la elaboración de una campaña

institucional, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

2. La Unidad de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de Manejo Institucional de la SE-CONRED.

3. Toda la información que se reciba por parte del solicitante para el diseño de piezas gráficas para la elaboración de una campaña institucional deberá estar en versión final y autorizada.

4. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Departamento de Producción.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO DISEÑO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

Page 211: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 312

IX. Descripción del procedimiento para diagramación de documentos institucionales:

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Asigna y registra la solicitud trabajo de diseño de piezas gráficas para la elaboración de una campaña institucional.

2 Diseñador Gráfico Institucional

Recibe solicitud de trabajo. Procede con la solicitud de diseño.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar de la solicitud de diseño. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización para la producción del arte final.

5 Jefe de Producción Recibe arte final del documento institucional para difusión.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DISEÑO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

Page 212: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 313

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño y diagramación de documentos institucionales.

Departamento De Producción

Área de Diseño Gráfico

PROCEDIMIENTO DISEÑO DE

DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-14

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Asigna la solicitud de

trabajo

Recibe solicitud de trabajo

Elabora diagramación y y diseño según

solicitud

Envio propuesta preliminar según

solicitud

Revisión y aprobación

Producción de arte final

Editar cambios

Envío de arte final

FIN

Recepción de arte final para difusión

Registra Solicitud de

trabajo

Si

NO

1 2

3

4

5

6

Page 213: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 314

I. Objetivo: Producir materiales gráficos institucionales basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información para la población, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles.

II. Alcance: Aplica a todas las Direcciones y Unidades de la SE-CONRED, que tengan a su cargo la elaboración de documentos, artes y proyectos gráficos. Se excluye a otras instituciones gubernamentales. De igual manera aplica a la población guatemalteca que accesa a las herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres; Áreas de la Dirección de Comunicación Social que solicitan apoyo para la elaboración de materiales institucionales para complementar sus diversos productos. III. Referencia:

Constitución Política de la Républica de Guatemala reformada por acuerdo legislativo Número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, Incido B.

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA MATERIALES

INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 6

Page 214: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 315

Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED.

Manual de manejo de imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencial.

Manuales de normas gráficas de las diferentes instituciones del Sistema CONRED e

Iniciativa Privada.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED).

IV. Responsabilidades:

La unidad de diseño gráfico es el responsable de generar y proporcionar todo material gráfico institucional y comunicacional requerido por las direcciones y unidades de la institución.

Diseñar los productos que sustenten las estrategias de imagen institucional.

Diseñar los formatos que integran el catálogo institucional.

Diseñar logotipos institucionales.

Autorizar la producción de impresos institucionales diversos.

Crear materiales gráficos institucionales de fácil comprensión para la población.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA MATERIALES

INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 6

Page 215: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 316

V. Definiciones34

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc)

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o

anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Leyenda: Texto, trazado y cortado en unicel, para colocarse sobre una superficie de

medidas determinadas.

Dummie: Maqueta gráfica del producto para su visualización por parte del usuario.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Recibe y revisa y corrige el diseño del material institucional elaborado.

Procedimiento de Impresión de Materiales Institucionales: Envío de artes finales para su impresión.

34 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA MATERIALES

INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 317

Procedimiento para Diseño y Diagramación de Documentos Institucionales: Apoyo con la elaboración de materiales y documentos institucionales.

Procedimiento Diseño de Material para Redes Sociales: Apoyo con la elaboración de

materiales para su publicación en redes sociales.

Procedimiento de Diseño de Campaña: Apoyo con la elaboración de materiales que conforman las campañas institucionales.

Procedimiento para Documentación Fotográfica: Solicitud de material fotográfico

institucional. VII. Políticas

1. Toda solicitud de diseño que se haga a la Unidad de Diseño Gráfico, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

2. El área de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de

Manejo Institucional de la SE-CONRED.

3. Todos los textos que se reciban por parte del solicitante para la elaboración de los materiales, deberán de ser los textos finales y autorizados.

4. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Jefe del

Departamento de Producción y por la director(a) de Comunicación Social, para finalmente entregarlo para su difusión.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA MATERIALES

INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 318

IX. Descripción del procedimiento para diseño de materiales institucionales:

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Recibe y registra la solicitud de trabajo. Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico.

2 Diseñador Gráfico Comunicacional

Procede con el diseño del material institucional utilizando el software necesario para su realización.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar del material institucional para revisión y aprobación. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Comunicacional

Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización de elaboraciones de arte final.

5 Jefe de Producción Recibe arte final del material institucional.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA MATERIALES

INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 319

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño de materiales institucionales:

Jefe de Producción Diseñador Gráfico Comunicacional

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA MATERIALES

INSTITUCIONALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-15

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 6 de 6

INICIO

Recibe y registra la solicitud de trabajo.

Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico

Procede con el diseño del material

Recibe la propuesta para

revisión y aprobación

Diseño de ArteFinalSI

Recibe solicitudde cambiosNO

Recibe arte final

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 320

I. Objetivo: Producir materiales gráficos basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información para la población, mediante gráficos de fácil comprensión, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles.

II. Alcance: Aplica a la Unidad de Información de la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED, directamente con el Encargado de TICS que maneja las redes sociales de la Institución, a la Unidad de Producción, específicamente con el Web Master encargado de el mantenimiento y la actualización del sitio electrónico de la Institución y al Técnico Editor que elabora las animaciones de video de las infografías. Se excluye a otras instituciones gubernamentales. De igual manera aplica a la población guatemalteca que acceda a las herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo Número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, Incido B.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA INFOGRAFÍAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 321

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED.

Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED.

Manual de manejo de imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencial.

Manuales de normas gráficas de las diferentes instituciones del Sistema CONRED e

Iniciativa Privada.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED).

IV. Responsabilidades:

La unidad de diseño gráfico es el responsable de generar y proporcionar todo material gráfico institucional y comunicacional requerido por las direcciones y unidades de la institución.

Diseñar infografías de diversos temas.

Presentar la información de una forma gráfica esencial, de fácil comprensión y de memorización rápida.

Prepara las adaptaciones correspondientes de las infografías, para su uso en redes

sociales, a los tamaños adecuados y solicitados.

Adaptar las infografías a los tamaños y formatos solicitados para su publicación en el sitio electrónico de la institución.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA INFOGRAFÍAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 322

V. Definiciones35

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc)

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o

anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Infografía: es una representación visual de los propios textos; en la que intervienen

descripciones, narraciones o interpretaciones, presentadas de manera gráfica normalmente figurativa, que pueden o no coincidir con grafismos abstractos y/o sonidos.

Icono: Es un pictograma que es utilizado para representar una situación, una

instrucción o un texto en especifico. VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Recibe y revisa y corrige el diseño del material institucional elaborado.

35 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA INFOGRAFÍAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 323

Procedimiento para el Manejo de Redes Sociales: Enviar el producto final en sus diferentes adaptaciones para ser utilizadas y publicadas en las redes sociales de la –SE-CONRED-.

Procedimiento de Actualización de Vínculos y Carga de Archivos: Enviar el producto

final en sus diferentes adaptaciones para ser en el sitio electrónico de la –SE-CONRED-.

Procedimiento de Diseño de Infografías (Animación): Enviar elementos de las infografías para su utilización en la elaboración de la animación para video de las mismas.

VII. Políticas

1. Toda solicitud de diseño que se haga a la Unidad de Diseño Gráfico, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

2. El área de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de

Manejo Institucional de la SE-CONRED.

3. Todos los textos que se reciban por parte del solicitante para la elaboración de las infografías, deberán de ser los textos finales y autorizados.

4. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Jefe del

Departamento de Producción y por la director(a) de Comunicación Social, para finalmente entregarlo para su difusión.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA INFOGRAFÍAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 324

IX. Descripción del procedimiento para diseño para infografías

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Recibe y registra la solicitud de trabajo. Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico.

2 Diseñador Gráfico Comunicacional

Procede con el diseño la infografía utilizando el software necesario para su realización.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar de la infografía para revisión y aprobación. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Comunicacional

Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización de elaboraciones diseños finales.

5 Jefe de Producción Recibe diseños finales de las infografías.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA INFOGRAFÍAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 325

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño para infografías:

Jefe de Producción Diseñador Gráfico Comunicacional

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA INFOGRAFÍAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-16

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 6 de 6

INICIO

Recibe y registra la solicitud de trabajo.

Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico

Procede con el diseño del material

Recibe la propuesta para

revisión y aprobación

Diseño de ArteFinalSI

Recibe solicitudde cambiosNO

Recibe arte final

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 326

I. Objetivo: Producir materiales gráficos basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información para la población, mediante gráficos digitales, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles.

II. Alcance: Aplica a la Unidad de Información de la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED, directamente con el Encargado de TICS que maneja las redes sociales de la Institución, a la Unidad de Producción, específicamente con el Web Master encargado del mantenimiento y la actualización del sitio electrónico de la Institución. Se excluye a otras instituciones gubernamentales. De igual manera aplica a la población guatemalteca que accesa a las herramientas comunicacionales de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres. III. Referencia:

Constitución Política de la Républica de Guatemala reformada por acuerdo legislativo Número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, Incido B.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA WEB

Y REDES SOCIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 327

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED.

Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED.

Manual de manejo de imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencial.

Manuales de normas gráficas de las diferentes instituciones del Sistema CONRED e

Iniciativa Privada.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED).

IV. Responsabilidades:

La unidad de diseño gráfico es el responsable de generar y proporcionar todo material gráfico institucional y comunicacional requerido por las direcciones y unidades de la institución.

Diseño de materiales digitales para su utilización en redes sociales y sitio electrónico, con los formatos y tamaños correctos para estos medios.

Correcta utilización de imagen institucional en los materiales digitales que la

requieran. V. Definiciones36

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

36 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA WEB

Y REDES SOCIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 328

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc.)

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o

anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Redes Sociales: Una red social es una estructura social que se puede representar en

forma de uno o varios grafos en el cual los nodos representan individuos (a veces denominados actores) y las aristas relaciones entre ellos.

Web: En informática, la World Wide Web (WWW) o Red informática mundial1

comúnmente conocida como la web, es un sistema de distribución de documentos de hipertexto o hipermedios interconectados y accesibles vía Internet. Con un navegador web, un usuario visualiza sitios web compuestos de páginas web que pueden contener texto, imágenes, vídeos u otros contenidos multimedia, y navega a través de esas páginas usando hiperenlaces.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Recibe y revisa y corrige el diseño del material institucional elaborado.

Procedimiento para el Manejo de Redes Sociales: Enviar el producto final en sus

diferentes adaptaciones para ser utilizadas y publicadas en las redes sociales de la –SE-CONRED-.

Procedimiento de Actualización de Vínculos y Carga de Archivos: Enviar el producto

final en sus diferentes adaptaciones para ser en el sitio electrónico de la –SE-CONRED-.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA WEB

Y REDES SOCIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 329

VII. Políticas

1. Toda solicitud de diseño que se haga a la Unidad de Diseño Gráfico, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

2. El área de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de Manejo Institucional de la SE-CONRED.

3. Todos los textos que se reciban por parte del solicitante para la elaboración de las

infografías, deberán de ser los textos finales y autorizados.

4. Todos los materiales digitales se entregarán en el tamaño exacto solicitado, de igual manera se entregarán en los formatos exactos solicitado.

5. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Jefe del Departamento de

Producción y por la director(a) de Comunicación Social, para finalmente entregarlo para su difusión.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA WEB

Y REDES SOCIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 6

Page 229: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 330

IX. Descripción del procedimiento para diseño para web y redes sociales:

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Recibe y registra la solicitud de trabajo. Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico.

2 Diseñador Gráfico Comunicacional

Procede con el diseño del material digital utilizando el software necesario para su realización.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar del material digital para revisión y aprobación. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Comunicacional

Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización de elaboraciones de formatos finales.

5 Jefe de Producción Recibe formatos finales de los materiales digitales.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA WEB

Y REDES SOCIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 6

Page 230: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 331

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño para web y redes sociales:

Jefe de Producción Diseñador Gráfico Comunicacional

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA WEB

Y REDES SOCIALES

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-17

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 6 de 6

INICIO

Recibe y registra la solicitud de trabajo.

Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico

Procede con el diseño del material

Recibe la propuesta para

revisión y aprobación

Diseño de ArteFinalSI

Recibe solicitudde cambiosNO

Recibe arte final

FIN

Page 231: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 332

I. Objetivo: Producir materiales gráficos basado en los fundamentos éticos, teóricos, metodológicos y técnicos bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED-, con la finalidad de promover la Cultura de Prevención del Riesgo a los Desastres, facilitando la comprensión de la información, utilizando el software y herramientas de diseño disponibles.

II. Alcance: Aplica a la Dirección de Comunicación Social de la SE-CONRED, directamente al departamento administrativo de la Secretaria de la SE-CONRED, al publico al que se le presentará el trabajo final. Se excluye a otras instituciones gubernamentales. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala reformada por acuerdo legislativo Número 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED.

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos, Incido B.

Manual de manejo de Imagen Institucional de la SE-CONRED.

Manual de Políticas de Convivencia de la SE-CONRED.

Manual de manejo de imagen de la Secretaría de Comunicación Social de la

Presidencial.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA PRESENTACIONES INTERACTIVAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 333

Manuales de normas gráficas de las diferentes instituciones del Sistema CONRED e Iniciativa Privada.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres (CONRED).

IV. Responsabilidades:

La unidad de diseño gráfico es el responsable de generar y proporcionar todo material gráfico institucional y comunicacional requerido por las direcciones y unidades de la institución.

Diseñar Presentaciones Interactivas que transmitan de la forma más específica, sencilla y funcional la información que se solicite.

Utilizar el software y las herramientas disponibles necesarias de la mejor manera para

elaborar las Presentaciones Interactivas.

Entregar un trabajo final de alta calidad gráfica tomando en cuenta la finalidad de la Presentación.

V. Definiciones37

Imagen institucional: Se refiere a cómo se percibe una institución. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una institución "significa". La creación de una imagen institucional es un ejercicio en la dirección de la percepción.

Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc)

37 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA PRESENTACIONES INTERACTIVAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 334

Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o

anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente.

Interactividad: La interactividad supone un esfuerzo de diseño para planificar una

navegación entre pantallas en las que el usuario sienta que realmente controla y maneja una aplicación”.

Presentación: Es el proceso mediante el cual dispone contenido de frases comunes de

un tema para una audiencia. Una presentación es una forma de ofrecer y mostrar información de datos y resultados.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de revisión del Departamento de Producción: Recibe y revisa y corrige el diseño del material institucional elaborado.

Procedimiento de la Secretaría Ejecutiva de la -SE-CONRED-: Recibe y revisa y corrige el diseño de la Presentación Interactiva.

Procedimiento para Documentación Fotográfica: Solicitud de material fotográfico

institucional.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA PRESENTACIONES INTERACTIVAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 335

VII. Políticas

1. Toda solicitud de diseño que se haga a la Unidad de Diseño Gráfico, deberá ser autorizada por la Dirección para poder programar la ejecución de la solicitud requerida.

2. El área de Diseño Gráfico deberá apegarse a los lineamientos del Manual de

Manejo Institucional de la SE-CONRED. 3. Todos los textos que se reciban por parte del solicitante para la elaboración de

las infografías, deberán de ser los textos finales y autorizados.

4. El producto final deberá de ser revisado gráficamente por el Jefe del Departamento de Producción y por la director(a) de Comunicación Social, y también deberá pasar por la revisión de la Secretaría Ejecutiva de la -SE-CONRED- para finalmente utilizarse.

VIII. Formatos requeridos

1. Orden por escrito o vía Lotus de la solicitud de trabajo.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA PRESENTACIONES INTERACTIVAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 336

IX. Descripción del procedimiento para diseño para presentaciones interactivas:

c Unidad Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Jefe de Producción Recibe y registra la solicitud de trabajo. Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico.

2 Diseñador Gráfico Comunicacional

Procede con el diseño de la presentación interactiva utilizando el software necesario para su realización.

3 Jefe de Producción Recibe la propuesta preliminar de la presentación interactiva para revisión y aprobación. Se evalúa la necesidad de cambios si fuese necesario.

4 Diseñador Gráfico Comunicacional

Recibe la solicitud de cambios si fuesen necesarios o la autorización para entregar el trabajo final.

5 Jefe de Producción Recibe el trabajo final de la presentación interactiva.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA PRESENTACIONES INTERACTIVAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 6

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 337

X. Diagrama de flujo del procedimiento para diseño para presentaciones interactivas:

Jefe de Producción Diseñador Gráfico Comunicacional

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO PARA PRESENTACIONES INTERACTIVAS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-18

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 6 de 6

INICIO

Recibe y registra la solicitud de trabajo.

Notifica por medio de correo electrónico u orden de trabajo al diseñador gráfico

Procede con el diseño del material

Recibe la propuesta para

revisión y aprobación

Diseño trabajoFinalSI

Recibe solicitudde cambiosNO

Recibe trabajofinal

FIN

Page 237: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Manual Procedimientos 001-2014.doc 338

I. Objetivo:

Contar con un sitio electrónico actualizado que contenga la información referente a las acciones que desarrolla la SE-CONRED en los temas de gestión de riesgo por medio de la actualización de vínculos a sitios relacionados, capsulas informativas, videos, spots institucionales, infografías, planes y guías generados por la SE-CONRED.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones de la SE-CONRED y población en general que accedan a al sitio electrónico para la consulta de información, documentos, archivos digitales, medios radiofónicos y video gráficos. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED.

Inciso “e” del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

IV. Responsabilidades:

Publicar el documentos, infografías, vínculos a capsulas informativas, sitios con información relacionada a la gestión de riesgo, para mantener actualizado y funcional el sitio electrónico en todo momento.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN DE VÍNCULOS,

DOCUMENTOS Y CARGA DE ARCHIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 339

Mantenimiento de la biblioteca de documentos, planes, guías y machotes que la SE-CONRED publica para el uso de las instituciones que integran el Sistema CONRED y el público en general.

Actualización constante de las URL’s hacia los medios audiovisuales producidos por las diferentes instancias de la SE-CONRED para socialización de la información.

V. Definiciones

Vinculo: también llamado enlace, hipervínculo, o hiperenlace es un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto específico del mismo o de otro documento.

Página: es un documento HTML/XHTML o PHP que es accesible generalmente mediante el protocolo HTTP de Internet. A las páginas de un sitio web se accede frecuentemente a través de un URL raíz común llamado portada, que normalmente reside en el mismo servidor físico.

URL: Los URL organizan las páginas en una jerarquía, aunque los hiperenlaces entre ellas controlan más particularmente cómo el lector percibe la estructura general y cómo el tráfico web fluye entre las diferentes partes de los sitios.

Usuario: En informática es aquel que navega en sitios electrónico (o usa cualquier servicio de la Internet) sin identificarse como usuario registrado. En algunos servicios de Internet se dispone de un modo de uso como usuario registrado y otro como usuario anónimo; normalmente, el usuario registrado goza de mayores privilegios.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de capsula informativa: recepción de vínculos a capsula informativa de CONRED.

Procedimiento de CONRED TV: Recepción de vínculos del audiovisual publicado para la publicación en el sitio electrónico.

Procedimiento para Diseño Web y Redes Sociales: Entrega Infografías en sus diferentes adaptaciones para su publicación en el sitio electrónico de CONRED.

Procedimiento para producción de Spots radiofónicos: se reciben los spots de audio para la carga y publicación en la sección específica para este tipo de material.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN DE VÍNCULOS,

DOCUMENTOS Y CARGA DE ARCHIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 340

Procedimiento de Asignación de producción: El jefe de producción recibe los documentos para la carga en el sirio electrónico por parte de la Dirección de Comunicación Social, quien entrega al web master para su publicación en la sección determinada para el caso.

VII. Políticas

Todos los vínculos que se publican deben ser aprobados por el la Dirección de Comunicación Social.

Las infografías publicadas deben ser colocadas en la sección pertinente en el orden cronológico que se han producido.

Los vínculos a Capsula Informativa y CONRED TV se actualizaran de manera automática al momento de que se cargan los videos en el servidor de youtube.

No se cargara ningún contenido en ninguna sección del sitio electrónico sin previa autorización de la Dirección de Comunicación Social.

Todo documento publicado debe ser recibido en versión final, revisado y aprobado por la dirección emisora para su publicación.

VIII. Formatos requeridos N/A

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN DE VÍNCULOS,

DOCUMENTOS Y CARGA DE ARCHIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 341

IX. Descripción del procedimiento para actualización de vínculos, documentos y carga de archivos: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefatura de Producción Recibe materiales de la Dirección de Comunicación Social, documentos, guías, planes que deben ser cargados al sitio.

2 Diseño web y redes sociales

Proporciona elementos gráficos como infografías y banners para su publicación en las secciones específicas para cada caso.

3 Producción audiovisual Se reciben las URL’s de los videos publicados en el servidor de Youtube para la actualización de los vínculos.

4 Producción de Audio Se reciben los archivos en formato MP3 para la carga en el servidor y publicación de vínculos en la sección específica.

5 Web Master Publica documentos y archivos recibidos en el sitio electrónico en las secciones específicas.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN DE VÍNCULOS,

DOCUMENTOS Y CARGA DE ARCHIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 342

X. Diagrama de flujo del procedimiento para actualización de vínculos, documentos y carga de archivos:

Jefatura de producción

Diseño institucional

Producción de audio

Producción audiovisual

Web Master

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN DE VÍNCULOS,

DOCUMENTOS Y CARGA DE ARCHIVOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-19

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Recibe materiales,documentos para

cargar a sitio

Proporcionaelementos

graficos

Audios en formatoMPe

Proporciona Url´sde videoscargados

Se reciben losarchivos y sepublican en la

sección especifica

Recibe reporte deactualizacion

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 343

II. Objetivo:

Contar con sitios electrónicos específicos por tema, actividad o campaña, actualizados que contengan información referente a las acciones que desarrolla la SE-CONRED en los temas de gestión de riesgo por medio de la programación, desarrollo e implementación de portales reducidos para la clasificación de la información en secciones o temas específicos, con la finalidad de implementar un catálogo de sitios relacionales.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones de la SE-CONRED y población en general que accedan a al sitio electrónico y mini sitios de la CONRED que desean informarse. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED.

Inciso “e” del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

IV. Responsabilidades:

Diseño, esquema y desarrollo de sitios resumidos que tienen contenido específico de actividades desarrolladas por la SE-CONRED.

Actualización y mantenimiento de los mini sitios y todo el contenido publicado en ellos.

Creación de sistemas integrados de manera que los mini sitios, y el sitio electrónico estén conectados en todo momento para un fácil acceso a la información publicada.

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLO

DE MINI SITIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 344

V. Definiciones

Mini sitio: (minisite) es una página electrónica en la que se ofrece información específica de un producto, de varios productos o de servicios. Generalmente, un mini sitio es mayormente compuesto por contenido multimedia. Tales como animaciones, introducciones narradas y acompañadas por esquemas visuales.

Vinculo: también llamado enlace, hipervínculo, o hiperenlace es un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto específico del mismo o de otro documento.

Página: es un documento HTML/XHTML o PHP que es accesible generalmente mediante el protocolo HTTP de Internet. A las páginas de un sitio web se accede frecuentemente a través de un URL raíz común llamado portada, que normalmente reside en el mismo servidor físico.

URL: Los URL organizan las páginas en una jerarquía, aunque los hiperenlaces entre ellas controlan más particularmente cómo el lector percibe la estructura general y cómo el tráfico web fluye entre las diferentes partes de los sitios.

Usuario: En informática es aquel que navega en sitios electrónico (o usa cualquier servicio de la Internet) sin identificarse como usuario registrado. En algunos servicios de Internet se dispone de un modo de uso como usuario registrado y otro como usuario anónimo; normalmente, el usuario registrado goza de mayores privilegios.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento de capsula informativa: recepción de vínculos a capsula informativa de CONRED.

Procedimiento de CONRED TV: Recepción de vínculos del audiovisual publicado para la publicación en el sitio electrónico.

Procedimiento para Diseño Web y Redes Sociales: Entrega Infografías en sus diferentes adaptaciones para su publicación en mini sitios de la CONRED. Procedimiento para producción de Spots radiofónicos: se reciben los spots de audio para la carga y publicación en la sección específica para este tipo de material.

Procedimiento de Asignación de producción: El jefe de producción recibe los documentos para la carga en el mini sitio específico, autorizados por parte de la Dirección de Comunicación Social, quien entrega al web master para su publicación en la sección determinada de cada uno de los mini sitios desarrollados para tal propósito.

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLO

DE MINI SITIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 345

VII. Políticas

Todos los vínculos que se publican deben ser aprobados por el la Dirección de Comunicación Social.

Los mini sitios se desarrollan siguiendo una imagen gráfica aprobada por la Dirección de Comunicación social, y contienen información específica de un tema o actividad desarrollada por la SE-CONRED.

Las infografías publicadas deben ser colocadas en la sección pertinente en el orden cronológico que se han producido.

Los vínculos a Capsula Informativa y CONRED TV se actualizarán de manera automática al momento de que se cargan los videos en el servidor de youtube.

No se cargara ningún contenido en ninguna sección de los mini sitios sin previa autorización de la Dirección de Comunicación Social.

Todo documento publicado debe ser recibido en versión final, revisado y aprobado por la dirección emisora para su publicación.

VIII. Formatos requeridos N/A

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLO

DE MINI SITIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 346

IX. Descripción del procedimiento desarrollo de mini sitios de la CONRED: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefatura de Producción Recibe Orden de producción de mini sitio con temática especifica.

2 Diseño web y redes sociales

Diseño preliminar de la parte grafica del mini sitio a ser implementado.

3 Producción audiovisual Genera materiales audiovisuales específicos para el mini sitio y traslado al Web Master para publicación.

4 Producción de Audio Genera materiales radiofónicos para específicos para el mini sitio y traslado al web master para publicación.

5 Web Master

Desarrollo de mini sitios en base a la imagen gráfica aprobada incluyendo todos los elementos proporcionados por las diferentes instancias de la SE-CONRED (documentos, imágenes, archivos, producciones de audio y video).

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLO

DE MINI SITIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 5

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 347

X. Diagrama de flujo del procedimiento para desarrollo de mini sitios de la CONRED:

Jefatura de producción

Diseño institucional

Producción de audio

Producción audiovisual

Web Master

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLO

DE MINI SITIOS

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-20

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 5 de 5

INICIO

Recibe solicitudde produccion de

mini sitio

Realiza diseñopreliminar de

minisitio

Edicion y rediseño

Se entregan artesfinales

Genera materialesradiofónicos

Revisión paraaprobación no

Si

Se envian artesfinales a lasunidades deproducicon

Genera materialesvideo gráficos

Diseño ydesarrollo de

minisitio

Aprobacion finalpara publicar en

internet

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 348

I. Objetivo:

Contar con un sitio electrónico actualizado que contenga la información referente a las acciones que desarrolla la SE-CONRED en los temas de gestión de riesgo por medio de la publicación de Boletines Informativos y Notas de Prensa emitidos por la unidad de información y prensa.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones de la SE-CONRED y población en general que accedan a al sitio electrónico para la consulta de información.

III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED.

Inciso “e” del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

IV. Responsabilidades:

Publicar el contenido de boletines informativos en la sección designada para tal caso en la página, en un tiempo razonable a partir de su publicación en el sistema de Lotus.

Publicar el contenido de notas de prensa en la sección designada para tal caso en la página, en un tiempo razonable a partir de su publicación en el sistema de Lotus.

Proporcionar URL’s del contenido publicado al administrador de redes sociales para su difusión.

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE NOTAS DE PRENSA Y BOLETINES INFORMATIVOSEN EL SITIO ELECTRÓNICO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 349

V. Definiciones

Sito Electrónico: Es una colección de páginas de internet relacionadas y comunes a un dominio de Internet o subdominio en la world wide web en Internet.

Página: es un documento HTML/XHTML o PHP que es accesible generalmente

mediante el protocolo HTTP de Internet. A las páginas de un sitio web se accede frecuentemente a través de un URL raíz común llamado portada, que normalmente reside en el mismo servidor físico.

URL: Los URL organizan las páginas en una jerarquía, aunque los hiperenlaces entre

ellas controlan más particularmente cómo el lector percibe la estructura general y cómo el tráfico web fluye entre las diferentes partes de los sitios.

Usuario: En informática es aquel que navega en sitios electrónico (o usa cualquier

servicio de la Internet) sin identificarse como usuario registrado. En algunos servicios de Internet se dispone de un modo de uso como usuario registrado y otro como usuario anónimo; normalmente, el usuario registrado goza de mayores privilegios.

VI. Interacción con otros procedimientos

Unidad de información y prensa: recepción de notas de prensa y boletines informativos.

Procedimiento de diseño para web y redes sociales: recepción de diseños institucionales y fotografías editadas para la publicación de información.

VII. Políticas

Los boletines y notas de prensa se deben publicar en las secciones específicas designadas para este tipo de contenido y estar visibles y con fácil acceso para los usuarios del sitio.

Toda la información publicada en las secciones de boletines y notas de prensa se debe extraer del sistema Lotus para su publicación, esta información ha sido revisada y autorizada.

Se debe conservar el formato institucional de tipo, tamaño y color de fuente para publicar la información.

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE NOTAS DE PRENSA Y BOLETINES INFORMATIVOSEN EL SITIO ELECTRÓNICO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 350

VIII. Formatos requeridos N/A IX. Descripción del procedimiento para publicación de notas de prensa y boletines informativos en el sitio electrónico: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Unidad de información y prensa

Publicación notas de prensa y boletines informativos en el servidor de Lotus Notes, en las bases de datos específicas para este tipo de contenido.

2 Web Master Extrae la información del servidor de Lotus, imágenes y textos.

3 Web Master Formato a las imágenes para ser utilizadas en el sitio electrónico, publicando la información extraída en las secciones designadas para el caso.

4 Redes Sociales Publica contenido para difusión en redes sociales.

5 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE NOTAS DE PRENSA Y BOLETINES INFORMATIVOSEN EL SITIO ELECTRÓNICO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 351

X. Diagrama de flujo del procedimiento para publicación de notas de prensa y boletines informativos en el sitio electrónico:

Unidad de Información y Prensa Web Master Redes Sociales

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE NOTAS DE PRENSA Y BOLETINES INFORMATIVOSEN EL SITIO ELECTRÓNICO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-21

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 352

I. Objetivo:

Publicar y mantener actualizada la información extraída del Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastre -SISMICEDE- por medio del desarrollo de aplicaciones de interconexión de sistemas que permitan la carga de datos, mapas y emisión de alertas de manera automática a las bases de datos que se publican en el sitio electrónico de la SE-CONRED, para brindar información en tiempo real del los incidentes, declaratorias de alerta, mapas interactivos a la población que consulta el sitio electrónico.

II. Alcance: Aplica a todas las direcciones de la SE-CONRED y población en general que accedan a al sitio electrónico y mini sitios de la CONRED que desean informarse. III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED.

Inciso “e” del Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

IV. Responsabilidades:

Diseño de aplicaciones de interconexión de sistemas de base de datos.

Diseño de plataformas electrónicas para publicar el contenido del SISMICEDE.

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE INFORMACIÓN GENERADA POR LA SE-CONRED COMO PARTE DEL SISMICEDE

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 353

Programación de scripst con la finalidad de interconectar diferentes lenguajes de base de datos para la correcta publicación y difusión de la información.

Diseño de aplicaciones web para el despliegue de mapas interactivos que muestran información de incidentes, albergues, acciones e información relevante en caso de emergencia.

V. Definiciones

Base de datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido.

Scripts: archivo de órdenes, archivo de procesamiento por lotes o guion es un programa usualmente simple, que por lo regular se almacena en un archivo de texto plano. Los script son casi siempre interpretados, pero no todo programa interpretado es considerado un script. El uso habitual de los scripts es realizar diversas tareas como combinar componentes, interactuar con el sistema operativo o con el usuario.

SISMICEDE: Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastre.

VI. Interacción con otros procedimientos

SISMICEDE: extracción directa y automática de la información. VII. Políticas

La información grabada en el SISMICEDE se actualiza de manera automática en el sitio electrónico.

Los mapas interactivos se archivan de manera digital en una base de datos para la consulta.

La actualización de la declaratoria de alerta se realiza de manera automática desplegando mapa de alertas por cada uno de los departamentos del país.

VIII. Formatos requeridos N/A

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE INFORMACIÓN GENERADA POR LA SE-CONRED COMO PARTE DEL SISMICEDE

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 354

IX. Descripción del procedimiento para publicación de información generada por la SE-CONRED como parte del SISMICEDE: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Web Master Desarrollo de aplicación de conexión

2 Web Master Conexión con el SIMICEDE y base de datos en el servidor

3 Web Master Actualiza Aplicaciones

4 Dependencias de la SE-CONRED

Graban información en base de datos de Lotus Notes

5 Web Master Monitorea la publicación automática de información

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE INFORMACIÓN GENERADA POR LA SE-CONRED COMO PARTE DEL SISMICEDE

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 355

X. Diagrama de flujo del procedimiento para publicación de información generada por la se-CONRED como parte del SISMICEDE:

Web Master Dependencias de la SE-CONRED

PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN

DE INFORMACIÓN GENERADA POR LA SE-CONRED COMO PARTE DEL SISMICEDE

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-22

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Desarrollo deaplicacion

Conexión conSISMICEDE

Actualizalas

aplicaciones

Publicainformaciónverificada

Monitoreo deactualizaciónautomatica

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 356

I. Objetivo: Ampliar la documentación fotográfica técnica e informativa de SE-CONRED con la intención de mostrar las acciones de prevención, mitigación y respuesta para ser difundidas a través de redes sociales y medios de comunicación, utilizando las herramientas como cámaras, drones, programas de edición, que permitan alcanzar este propósito.

II. Alcance: Aplica al personal de información y prensa y de producción de la Dirección de Comunicación Social de CONRED.

III. Referencia:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

IV. Responsabilidades:

Documentar las actividades institucionales de la SE-CONRED. Cubrir las visitas de campo del secretario ejecutivo de CONRED. Realizar coberturas de las acciones de respuesta durante una emergencia. Ampliar y organizar el archivo fotográfico de la Dirección de Comunicación Social de

CONRED. Suministrar al personal de información y prensa el material fotográfico para las notas

informativas. Proporcionar al personal de producción el material fotográfico para las campañas

institucionales. Difundir el material fotográfico a medios de comunicación. Administrar la red social Flickr. Capacitación y asesoría en asuntos de fotografía.

PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA TÉCNICA PARA LA

COBERTURA FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 357

V. Definiciones38 Documentación: documento o conjunto de documentos (fotografías), preferentemente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo. Cobertura: conjunto de medios técnicos y humanos que hacen posible una información. Flickr: es un sitio web gratuito que permite almacenar, ordenar, buscar, vender y compartir fotos y videos en línea. La popularidad de Flickr se debe principalmente a su capacidad para administrar imágenes mediante herramientas que permiten al autor etiquetar sus fotografías y explorar y comentar las imágenes de otros usuarios. VI. Interacción con otros procedimientos

Elaboración de campañas publicitarias e institucionales por parte del personal de producción.

Difusión de las diferentes actividades institucionales y de emergencia en las redes sociales.

VII. Políticas

La cobertura fotográfica se realizará de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección de Comunicación Social (institucional, producción y/o respuesta).

Las fotografías deberán realizarse en alta resolución. Las fotografías deberán ser clasificadas y posteriormente archivadas en carpetas que

contengan la fecha y la descripción de la actividad. Las fotografías que se cargan al Flickr deberán estar identificadas con la fecha y

nombre de la actividad, etiquetadas, así como una descripción de la misma. Las fotografías que se socialicen con los medios de comunicación deberán tener la

información relacionada al evento (fecha, lugar, descripción y crédito de la institución). 38 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA TÉCNICA PARA LA

COBERTURA FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 358

Las fotografías que se utilicen para documentar algún evento no podrán ser alteradas bajo ninguna circunstancia, con excepción de las recreaciones para la producción institucional.

En la cobertura de una emergencia deben observarse las normas de seguridad pertinentes para evitar accidentes.

VIII. Formatos requeridos

Presentación de informe de actividades mensual en Lotus. Presentación de informe final de actividades en Lotus.

IX. Descripción del procedimiento para toma de fotografías en la SE CONRED No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Dirección de Comunicación Social

Elabora y envía notificación de cobertura fotográfica y/o solicita material fotográfico a través de Lotus dirigido al técnico fotográfico, obtiene acuse de recibido.

2 Técnico fotográfico Recibe notificación y/o solicitud, organiza agenda de trabajo para la cobertura fotográfica, solicita recursos materiales y de personal necesario para el evento.

3 Asistente de Dirección de Comunicación Social

Recibe solicitud de recursos necesarios para la cobertura fotográfica, gestiona la disponibilidad de los mismos, los organiza y envía orientaciones específicas sobre el tema a cubrir.

4 Técnico Fotográfico Recibe orientación específica sobre el tema a cubrir e informa fecha de la entrega del material fotográfico.

5 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA TÉCNICA PARA LA

COBERTURA FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 359

X. Diagrama de flujo del procedimiento

Dirección de Comunicación Social

Técnico Fotográfico Asistente de Dirección de Comunicación Social

PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA TÉCNICA PARA LA

COBERTURA FOTOGRÁFICA

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-23

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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INICIO Notifica vía correo electrónico sobre cobertura fotográfica. Recibe notificación, solicita recursos necesarios para la cobertura.

Gestiona recursos disponibles para la cobertura.

Organiza los recursos materiales y de personal y orienta sobre la actividad en Recibe orientación sobre la actividad a cubrir e informa fecha de entrega del material fotográfico.

Recibe vía correo electrónico fecha de recepción del material fotográfico.

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 360

I. Objetivo: Optimizar los procesos de agenda, documentación de la Unidad de Producción de la Dirección de Comunicación Social, mediante procesos y calendarización de actividades y solicitudes interna y externas.

II. Alcance: Dirección de Comunicación Social, Unidad de Producción y Protocolo, área de Transportes de la Dirección de Logística. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado Acuerdo Gubernativo numero 49-2012 109-96 artículos 47 estrategia de DCS de la SE-CONRED.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED. Plan Nacional de Respuesta PNR.

IV. Responsabilidades: Asistencia del área de Producción tiene la responsabilidad y compromiso de agendar documentación y reuniones solicitadas por la Dirección de Comunicación Social ya sean interna o externas. V. Definición: Documentación: Grabaciones de noticias o acontecimientos o cobertura de actividades institucionales.

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimientos agenda de la Dirección de Comunicación Procedimiento para documentación de video.

PROCEDIMIENTO PARA AGENDAR DOCUMENTACIÓN Y

REUNIONES DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-24

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 3

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 361

VII. Políticas Establecer agenda de documentación según importancia de la actividad y requerimiento de las diferentes Direcciones de la SE-CONRED, con base a disponibilidad de personal y equipo.

VIII. Formatos requeridos Formato estandarizado en el sistema para la agenda personal IX. Descripción del procedimiento para Agendar documentación y reuniones de la Unidad de Producción: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de la Unidad de Producción, Director (a) Dirección de Comunicación Social

Solicitan por medio de correo electrónico a través del lotus, verbal o en invitación impresa la participación del personal de la Unidad de Producción para la documentación o reuniones al a algún evento actividad o asignación especial.

2 Asistente de la Unidad de Producción

Recibe la solicitud y se ingresa a la base de datos, integrando al personal asignado para dicha actividad o reunión.

3 Asistente de la Unidad de Producción

Solicita vehículo si la actividad es fuera de las instalaciones de la SE-CONRED a través del ares de Transportes de la Dirección de Logística.

4 Asistencia de la Unidad de Producción

Informar al personal asignado a la actividad o reunión de la hora de salida y vehículo asignado.

5 Asistente de la Unidad de Producción

Imprime las solicitudes de agenda y las archiva.

5 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA AGENDAR DOCUMENTACIÓN Y

REUNIONES DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-24

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 3

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 362

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Agendar documentación y reuniones de la Unidad de Producción:

Jefe de la Unidad de Producción, Director (a) Dirección de Comunicación Social

Asistente de la Unidad de Producción

PROCEDIMIENTO PARA AGENDAR DOCUMENTACIÓN Y

REUNIONES DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-24

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 3

INICIO

Solicitan la participación del personal de la Unidad

de Producción para la documentación o reuniones al a algún evento actividad

o asignación especial.

Recibe la solicitud y se ingresa a la base de datos, integrando al

personal asignado para dicha actividad o

reunión

Solicita vehículo si la actividad es fuera de las instalaciones de la SE-CONRED a través del

ares de Transportes de la Dirección de Logística

Informa al personal asignado a la actividad o

reunión de la hora de salida y vehículo

asignado.

FIN

Imprime las solicitudes de agenda

y las archiva.

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 363

I. Objetivo:

Optimizar, el archivo en digital de la Unidad de Producción de la Dirección de Comunicación Social

II. Alcance:

Dirección de Comunicación Social, Unidad de Producción. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado Acuerdo Gubernativo numero 49-2012 109-96 artículos 47 estrategia de DCS de la SE-CONRED.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED. Plan Nacional de Respuesta PNR.

IV. Responsabilidades:

Conservar archivo digital de solicitudes de diagramación, agenda y materiales

entregados por el departamento de producción, productos terminados, artes finales, machote, documentos digitales, los que se respalda con documento firmado del responsable que recibe el material.

V. Definiciones39

Un archivo digital, también es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora en area de producción.

Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y que lo identifica para que su localidad sea efectiva.

39 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVO EN DIGITAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 3

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 364

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento a archivo digital. VII. Políticas

Establecer el documento en el archivo digital con su nombre de identificación actividad y requerimiento de las diferentes direcciones de la SE-CONRED, con base a disponibilidad al área de producción. VIII. Formatos requeridos

N/A IX. Descripción del procedimiento para Archivo en Digital: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe Unidad de Producción

Recibe y traslada los documentos diagramados, agendas y materiales entregados en digital.

2 Asistente de Producción Recibe y archiva con nombre propio para ser identificado fácilmente.

3 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVO EN DIGITAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 3

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 365

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Archivo en Digital:

Jefe Unidad de Producción Asistente de Producción

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVO EN DIGITAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-25

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 3

INICIO

Recibe y traslada los documentos

diagramados, agendas y materiales entregados

en digital.

Recibe Documentos

FIN

Archiva y genera documento digital y

físico

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 366

I. Objetivo:

Optimizar los procesos de préstamo del equipo de Producción, a otras Direcciones de la SE-CONRED, internamente.

II. Alcance: Dirección de Comunicación social Unidad de Producción y personal de las distintas direcciones de la SE-CONRED. III. Referencia:

Reglamento de la Ley de Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado Acuerdo Gubernativo numero 49-2012 109-96 artículos 47 estrategia de DCS de la SE-CONRED.

Estrategia de Comunicación Social de la Secretaria Ejecutiva de la CONRED. Plan Nacional de Respuesta PNR.

IV. Responsabilidades:

La Asistente de la Unidad de Producción tiene la responsabilidad de entregar con documento firmado el equipo especificando las condiciones en que se encuentra y la fecha de devolución, firmado por quien recibe el equipo.

La Asistente de la Unidad de Producción tiene la responsabilidad de recibir en la fecha estipulada el equipo en las mismas condiciones en las que lo entrego, sino fuera así dar aviso de inmediato a su Jefe de Unidad.

V. Definiciones

Compromiso de prestamos de cualquier equipo ante la autorización del DCS área de producción solicitados solo internos de acuerdo a la solicitud de las diferentes direcciones y personal.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL

DE PRÉSTAMO DE EQUIPO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-26

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 3

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 367

VI. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento con el Jefe de la Unidad de Producción Procedimiento con el archivo en digital.

VII. Políticas

Establecer el préstamo vía correo para que la solicitud pueda ser aprobada en actividad y requerimiento de las diferentes direcciones de la SE-CONRED, con base a disponibilidad de personal. VIII. Formatos requeridos Formato Institucional para firma de entrega y recepción de equipo interno IX. Descripción del procedimiento para Control de Préstamo de Equipo: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Unidad de Producción Recibe y traslada la solicitud ya sea por escrito o verbal

2 Asistente de Producción Imprime la solicitud.

3 Asistente de Producción Entrega de equipo solicitado, solicitando firma de recepción por la persona que recibe.

5 Asistente de Producción Recibe el equipo y revisa si viene en las condiciones entregadas y firma de recibido.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL

DE PRÉSTAMO DE EQUIPO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-26

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 2 de 3

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 368

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Control de préstamo de Equipo:

Unidad de Producción Asistente de Producción

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL

DE PRÉSTAMO DE EQUIPO

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-26

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 3

INICIO

Recibe y traslada la solicitud ya sea por

escrito o verbal

Recibe la solicitud y se ingresa a la base de datos, integrando al

personal asignado para dicha actividad o

reunión

FIN

Imprime la solicitud

Entrega de equipo solicitado, solicitando firma de recepción por la persona que recibe.

Entrega de equipo solicitado, solicitando firma de recepción por la persona que recibe.

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 369

I. Objetivo: Encuadernar documentos institucionales, basado en el Manual de imagen institucional bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED, mediante los procesos de rotulación con el material disponible.

II. Alcance: Aplica al personal de la Dirección de Comunicación Social - DCS, Secretaría Ejecutiva de CONRED, que solicitan identificar diversos documentos. III. Referencia:

Constitución política de la República de Guatemala Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

IV. Responsabilidades:

Encuadernación de: Manuales, Folletos, guías didácticas, hojas membretadas, revistas, libros institucionales.

Bloqueo y pegado de material.

Corte final y empaque.

Coordinación de productos: Pegamento para encuadernación Neo Flex

Entrega de producto terminado.

PROCEDIMIENTO PARA ENCUADERNACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 370

V. Definiciones: Bloqueado y pegado de material: Agrupar las hojas y colocarlas el pegamento y/o grapas, colocarle la carátula y luego el corte final. VI. Interacción con otros procedimientos

Diseño y diagramación de documentos institucionales: Solicitar física o vía electrónica los documentos a encuadernar.

Emisión de conocimientos: Solicitar a asistente de la DCS, conocimiento para la entrega de productos terminados. VII. Políticas

Las solicitudes de todos los materiales deben hacerse vía electrónica a través del Jefe producción.

No se realiza ningún trabajo previa autorización del jefe de producción

VIII. Formatos requeridos

1. Solicitud vía correo electrónico al jefe producción, sub directora y directora de la Dirección de Comunicación Social.

PROCEDIMIENTO PARA ENCUADERNACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 371

IX. Descripción del procedimiento para encuadernación institucional: No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargado de Imprenta Encuadernación de documentos. Emparejar las hojas de tal manera que queden uniformemente para poder ser colocadas en las mesa de trabajo, colocarle un peso de aprox. 25Lbs, rayarlo con una cuchilla y aplicarle el pegamento

2 Encargado de Imprenta Bloqueado y pegado de material. Pegarle carátula y contra-carátula, colocarle lomo cuadrado con su respectivo pegamento.

3 Encargado de Imprenta Corte final y empaque. Se procede a limpiar con la guillotina en los tres lados del documento.

4 Encargado de Imprenta Coordinación de productos Pegamento Neo Flex

5 Jefe de producción Entrega de producto terminado. Se solicita a la asistente de la dirección CS, un conocimiento para su respectiva entrega.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ENCUADERNACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 372

X. Diagrama de flujo del procedimiento para encuadernación institucional:

Encargado de Imprenta Jefe de Producción

PROCEDIMIENTO PARA ENCUADERNACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-27

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Encuadernado

Bloqueado ypegado de

material

Corte final yempaque

Coordinación deproductos Neo

Flex

Entrega deproductoterminado

Entrega a quiencorresponde

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 373

I. Objetivo: Elaborar materiales impresos, basado en el Manual de imagen institucional bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED, mediante los procesos de impresión con el equipo disponible.

II. Alcance: Aplica al personal de la Dirección de Comunicación Social - DCS, Secretaría Ejecutiva de CONRED, que solicitan material impreso para complementar sus diversos productos. III. Referencia:

Constitución política de la República de Guatemala Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

IV. Responsabilidades:

Producción Litográfica: Impresión de Guías, Folletos, Formas, Tarjetas, Volantes, Afiches.

Manejo de Equipo: Maquina Offset Ryobi 500NX

Calculo de materiales de Impresión que sirven de complemento a productos de otras

áreas de la -SE-CONRED-

Coordinación de productos: Tintas, solventes, papel.

Entrega de producto terminado.

PROCEDIMIENTO PARA IMPRESIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 1 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 374

V. Definiciones: Offset: La impresión offset es un método de reproducción de documentos e imágenes sobre papel o materiales similares, que consiste en aplicar una tinta, generalmente oleosa, sobre una plancha metálica, compuesta generalmente de una aleación de aluminio. Constituye un proceso similar al de la litografía. Placa: Plancha metálica, que sirve como matriz para la reproducción de las imágenes. VI. Interacción con otros procedimientos

Diseño y diagramación de documentos institucionales: Solicitar física o vía electrónica las imágenes a imprimir. Coordinar la elaboración de placas para maquina offset.

Emisión de conocimientos: Solicitar a asistente de la DCS, conocimiento para la entrega de productos terminados. VII. Políticas

Las solicitudes de todos los materiales deben hacerse vía electrónica a través del Jefe producción.

No se realiza ningún trabajo previa autorización del jefe de producción

VIII. Formatos requeridos

Solicitud vía correo electrónico al jefe producción, sub directora y directora de la Dirección de Comunicación Social.

PROCEDIMIENTO PARA IMPRESIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 375

IX. Descripción del procedimiento para Impresión litográfica No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargado de Imprenta Impresión Litográfica Impresión de Guías, Folletos, Formas, Tarjetas, Volantes, Afiches.: La encargada de Diseño y programación de documentos institucionales, la responsable de informar al jefe de producción que ya está listo el archivo para poder quemar las placas en una fotométrica para la impresión. Preparación del material, se coloca en la prensa de tal manera que no dé lugar a problemas con el funcionamiento.

2 Encargado de Imprenta Manejo de Equipo Maquina Offset Ryobi 500NX: Se prepara la tinta, los químicos, soluciones, wipe, se aceita bien la máquina, se limpian los rodillos de tinta, agua, se coloca la placa y listo para sacar las primeras pruebas. Una vez este todo en orden, color de tinta, paso del papel, agua etc. Se procede la impresión a una velocidad de 3500 hojas x hora. Dicho sea de paso, que si la imagen es CMYK es el mismo procedimiento para cada color. Se corta, para poder seguir con el siguiente paso que es la encuadernación, compaginado, numerado y posteriormente el corte final y empaque para su respectiva entrega.

3 Encargado de Imprenta Cálculo de materiales de Impresión Completo a productos de otras áreas de la SE-CONRED: De ser necesario se solicita a las partes interesadas a la compra de los insumos que se requieran.

4 Encargado de Imprenta Coordinación de productos Tinta, solvente, papel.

5 Jefe de producción Entrega de producto terminado: Se solicita a la asistente de la DCS, el apoyo de un conocimiento para entrega del material terminado.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA IMPRESIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 376

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Impresión institucional:

Encargado de Imprenta Jefe de Producción

PROCEDIMIENTO PARA IMPRESIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-28

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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INICIO

Impresión deplacas

fotometricas

Impresión enmaquina 3500

hojas/hora

Se realiza solicitudde insumos si es

necesario

Coordinación deproductos

Entrega deproductoterminado

Entrega a quiencorresponde

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 377

I. Objetivo: Preparación de materiales para la rotulación institucional, basado en el Manual de imagen institucional bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED, mediante los procesos de rotulación con el material disponible.

II. Alcance: Aplica al personal de la Dirección de Comunicación Social - DCS, Secretaría Ejecutiva de CONRED, que solicitan identificar diversos productos y a la población Guatemalteca. III. Referencia:

Constitución política de la Republica de Guatemala Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

IV. Responsabilidades:

Rotulación de: Vehículos institucionales, Instalaciones, oficinas y documentos

Manejo de Plotter Roland para corte de adhesivo vinil.

Pelado, armado y colocación de vinil

Coordinación de productos: Vinil, Transfer.

Entrega de producto terminado .

PROCEDIMIENTO PARA ROTULACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 378

V. Definiciones:

Pelado, armado y colocación: Proceso por el cual el material a utilizar es cortado por la maquina plotter, limpiando todos los excedentes. Luego se coloca el transfer para su colocación apropiada.

Transfer: Plástico para manipular el vinil cortado y pelado.

VI. Interacción con otros procedimientos

Diseño y diagramación de documentos institucionales: Solicitar física o vía electrónica las imágenes a cortar.

Emisión de conocimientos: Solicitar a asistente de la DCS, conocimiento para la entrega de productos terminados. VII. Políticas Las solicitudes de todos los materiales deben hacerse vía electrónica a través del Jefe producción. No se realiza ningún trabajo previa autorización del jefe de producción VIII. Formatos requeridos Solicitud vía correo electrónico al jefe producción, sub directora y directora de la Dirección de Comunicación Social.

PROCEDIMIENTO PARA ROTULACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 379

IX. Descripción del procedimiento para Rotulación Institucional No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe de producción Rotulación de vehículos: Se recibe del jefe del departamento de producción la solicitud de realizar este tipo de tarea, con las características, medidas, para hacer un cálculo de materiales y así proceder a su solicitud por medio de un pedido de materiales

2 Encargado de Imprenta Manejo de maquina plotter: Una vez ubicado el material en la imprenta se hace el diseño respectivo, colocamos el material vinil en la plotter y empieza el corte de la imagen.

3 Encargado de Imprenta Pelado, armado y colocación de vinil: Con el material ya cortado se comienza a extraer el material que no se cortó hasta dejar solamente la imagen.

4 Encargado de Imprenta Coordinación de productos Transfer, vinil.

5 Jefe de producción Entrega de producto terminado

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA ROTULACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 380

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Rotulación Institucional:

PROCEDIMIENTO PARA ROTULACIÓN INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-29

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Jefe de Producción Encargado de Imprenta

INICIO

Recibe solicitudde producto

Impresión enplotter de producto

solicitado

Arma y coloca vinil

Pega y revisproducto final

Entrega deproductoterminado

Entrega a quiencorresponde

FIN

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 381

I. Objetivo: Preparación de materiales para serigrafía, basado en el Manual de imagen institucional bajo los cuales trabaja la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -SE-CONRED, mediante los procesos de impresión con el material disponible.

II. Alcance: Aplica al personal de la Dirección de Comunicación Social - DCS, Secretaría Ejecutiva de CONRED, que solicitan identificar diversos productos y a la población Guatemalteca. III. Referencia:

Constitución política de la Republica de Guatemala Ley 109-96 Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

Artículo 47 del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo número 49-2012, Capítulo IV, Órganos Administrativos.

IV. Responsabilidades:

Elaboración de Marcos: Colocación de malla, emulsión, quemado de imagen en marco y lavado y fijación de la imagen.

Aplicación de químicos, tinta.

Lavado y resguardo del marco.

Coordinación de productos: Tintas, solventes, papel.

Entrega de producto terminado.

PROCEDIMIENTO PARA SERIGRAFÍA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 382

V. Definiciones:

Marco para serigrafía: Impresión empleada en el método de reproducción de documentos e imágenes sobre cualquier material, y consiste en transferir una tinta a través de una malla tensada en un marco. El paso de la tinta se bloquea en las áreas donde no habrá imagen mediante una emulsión o barniz, quedando libre la zona donde pasará la tinta.

El sistema de impresión es repetitivo, esto es, una vez que el primer modelo se ha logrado, la impresión puede ser repetida cientos y hasta miles de veces sin perder

definición.

Emulsión: Pantalla fotográfica que expuesta a la luz puede capturar una imagen al

colocarla en su superficie. VI. Interacción con otros procedimientos

Diseño y diagramación de documentos institucionales: Solicitar física o vía electrónica las imágenes a imprimir.

Solicitar apoyo a las direcciones de: Logística y administrativa, para la rotulación respectiva.

Emisión de conocimientos:

Solicitar a asistente de la DCS, conocimiento para la entrega de productos terminados. VII. Políticas Las solicitudes de todos los materiales deben hacerse vía electrónica a través del Jefe producción. No se realiza ningún trabajo previa autorización del jefe de producción

PROCEDIMIENTO PARA SERIGRAFÍA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 383

VIII. Formatos requeridos Solicitud vía correo electrónico al jefe producción, sub directora y directora de la Dirección de Comunicación Social. IX. Descripción del procedimiento para Serigrafía Institucional No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Encargado de Imprenta Elabora de marcos: Recibido el archivo digital o impreso, se procede a armar un marco, colocándole la malla, bien fija y estirada, aplicándole la emulsión y colocando la imagen para quemarlo en el marco en un cuarto oscuro.

2 Encargado de Imprenta Aplica químicos, solventes y tintas: Se lava el marco después de sacarlo del cuarto oscuro, con suficiente agua a presión de la manera que quede solo la imagen que no recibió luz. Se aplica la tinta sobre la imagen y se coloca en la superficie donde se ha de transferir la imagen. La duración de secado oscila entre dos y tres horas dependiendo del clima. Se hace una prueba de secado y se procede a empacar.

3 Encargado de Imprenta Lava y resguarda el marco. Después de usarlo que puede durar para unos cuantos cientos si ya no se va a utilizar en marco hay que lavarlo con abundante agua y ponerlo al sol, para su conservación en futuras ocasiones.

4 Encargado de Imprenta Coordina productos Tinta, solvente, papel.

5 Jefe de producción Entrega de producto terminado: Se solicita a la asistente de la DCS, el apoyo para la elaboración de un conocimiento para su entrega.

6 Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA SERIGRAFÍA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 3 de 4

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Manual Procedimientos 001-2014.doc 384

X. Diagrama de flujo del procedimiento para Serigrafía Institucional:

Encargado de Imprenta Jefe de Producción

PROCEDIMIENTO PARA SERIGRAFÍA INSTITUCIONAL

Codificación: CONRED-DCS-PO-P-30

Versión: 02

Vigencia: Julio, 2014

Página: 4 de 4

INICIO

Recibe solicitudde trabajo

Elabora marcos

Aplica quimicos

Lava y resguardamarcos

Inventario deproductos

Entrega a quiencorresponde

FIN

Entrega productoterminado

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dirección de Logística

Marzo, 2017

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1a. Vigencia: 22 / 09 / 2014

1/222

APROBACION DEL DOCUMENTO

Nombre y Puesto Firma

Elaboró: Licda. Evelyn Carina Elias Zeceña. Auxiliar de Procesos Dirección de Logística

Licda. Leslie Virginia Pérez de Mendizábal Coordinadora de procesos administrativos

Revisó: Lic. Carlos Ricardo Valdéz Rodas Director de Logística

Visto Bueno:

Ing. Alejandro Maldonado Secretario Ejecutivo de CONRED

Autorizó: Consejo Nacional para la Reducción de Desastres

No. de Revisión Fecha de Revisión

Consideración del cambio en el documento

0 31 de julio de 2014 Documento de nueva creación.

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APROBACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN SU 1ª. VERSIÓN SEGÚN RESOLUCIÓN CN-14-06-2014

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL- MP Versión: 1a. Vigencia: 22 /09 / 2014 2/222

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APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Nombre y Puesto Firma

Elaboró:

Licda. Leslie Virginia Pérez de Mendizábal Coordinadora de Procesos Administrativos

Revisó:

Sr. Edy Ruíz Director de Logística

Visto Bueno:

Lic. Sergio Roberto García Cabañas Secretario Ejecutivo

Autorizó: Consejo Nacional para la Reducción de Desastres

No. de Revisión Fecha de Revisión Consideración del cambio en el documento

1 28 de febrero de 2017

1a. revisión al Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística (28 de febrero de 2,017)

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 2a. Vigencia: 29 / 03 / 2017 3/222

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APROBACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN SU 2ª. VERSIÓN SEGÚN RESOLUCIÓN CN-04-09-2017.

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 2a. Vigencia: 29 /03 / 2017 4/222

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CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 5/222

No. De Revisión Fecha de Revisión Consideraciones del cambio en el documento

0 31 de julio de 2014

Documento de nueva cración. 1a. Versión del Manual de Procedimientos de la Direccion de Logística aprobada por Consejo Nacional para la Reducción de Desastres en Acta No. 14-2014 confecha 22 de septiembre de 2014 y que consta en la Resolución CN-14-06-2014.

1 28 de febrero de 2017 1a. Revisión al Manual de Procedimientos de la Dirección de

Logística y 2a. Versión para actualización del Manual. Actualización de los siguientes procedimientos:

Código del Procedimiento Departamento Nombre del procedimiento

MP-DLPA-13 Bodega Procedimiento de Egreso de bodega para despacho de Asistencia

Humanitaria por Donación.

MP-DLPA-14 Bodega Procedimiento para Egreso de Recursos de Bodega por Protocolo

de Solicitud de Asistencia Humanitaria.

MP-DLPA-15 Bodega Procedimiento para el Control y Gestión de baja de Llantas,

Baterías y Repuestos Usados.

MP-DLPA-16 Bodega Procedimiento de Ingreso de recursos para abastecimiento de las

bodegas Regionales y Departamentales. MP-DLPA-17 Bodega Procedimiento para la Inspección de las existencias en bodega.

MP-DLPA-18 Bodega

Procedimiento para la Manipulación de la Asistencia Humanitaria.

MP-DLPA-19 Bodega Procedimiento para el Control de Plagas en bodegas de la

Institución.

MP-DLPA-20 Bodega Procedimiento para la rotación de Asistencia Humanitaria por

vencimiento.

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CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Código actual del

procedimiento Nombre del procedimiento actual Departamento

Código que sustituye al

actual Nombre del nuevo procedimiento

MP-DLPA-01 Procedimiento para atención de Requerimientos Externos realizados a la Dirección de Logística.

MP-DLPA-04 Requerimientos Internos realizados a la Dirección de Logística.

MP-DLPA-05Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Robo.

MP-DLPA-06Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Colisión.

MP-DLPA-10Procedimiento para Egreso de Almacèn para Abastecimiento de Cuartos de Reacciòn Inmediata -CRI-

Bodega MP-DLPA-10Procedimiento de Egreso de Recursos para Abastecimiento de Asistencia Humanitaria en las Bodegas Regionales y Departamentales.

Transportes

Sustitución de los siguiente procedimientos:

MP-DLPA-01

MP-DLPA-05

Procedimiento para Atenciòn de requerimietos realizados a la Direcciòn de Logística.

Procedimiento para Activación de Seguro.

Direcciòn de Logística

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 6/222

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INDICE Presentación 1

Objetivo General 2

Procedimientos de la Dirección de Logística

Atención de requerimientos externos realizados a la Dirección de Logística 4

Atención de solicitudes para uso de los salones de reuniones 7

Realización de la primera fase del protocolo de causa y daño 10

Atención de requerimientos internos realizados a la Dirección de Logística

Procedimientos del Departamento de Informática

Asesoría técnica para usuarios de equipo de cómputo 14

Instalación de red integral del datos 18

Mantenimiento y actualización de sistemas informáticos 22

Soporte técnico a problemas de hardware y software 26

Seguridad de la información 30

Instalación de software en estaciones de trabajo 35

Mantenimiento preventivo a estaciones de trabajo 38

Procedimientos del Departamento de Transmisiones

Mantenimiento de equipo de repetición 43

Instalación y mantenimiento de bases de radio 46

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 7/222

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Asignación de equipo de radiocomunicación 48

Mantenimiento de equipo de comunicación radio portátil y celular 51

Daño o extravío de teléfono celular 54

Procedimientos del Departamento de Transportes

Solicitud de transporte para comisiones locales 58

Solicitud de transporte para comisiones departamentales 62

Traslado de recursos 66

Reparación de la flotilla de vehículos 69

Mantenimiento preventivo de la flotilla de vehículos 73

Solicitud de combustible 77

Traslado de recursos interinstitucionales 80

Activación del seguro de vehículos por motivo de robo 83

Activación del seguro de vehículos por motivo de colisión

Procedimientos del Departamento del Sistema de Información Geográfica

Actualización de la información cartográfica a diferentes escalas 87

Integración de la información geográfica a SISMICEDE 92

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. Vigencia: 01-07/2014 8/222

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Elaboración de mapas temáticos 96

Elaboración de mapas de situación 100

Elaboración de mapas de amenaza 105

Elaboración del protocolo de causa y daño 109

Capacitación para la generación de documentos cartográficos sobre geográfica, cartográfica,

topográfica y geodésica 113

Procedimientos del Departamento de Bodega

Egreso de un bien proporcionado en calidad de préstamo 118

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. Vigencia: 01-07/2014 9/222

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 2a. Vigencia: 29 / 03 /2017 10/222

Ingreso de un bien proporcionado en calidad de préstamo 121

Ingreso de bienes por compra 124

Egreso de bienes por compra 126

Egreso de recursos para abastecimiento de asistencia humanitaria en las Bodegas Regionales y Departamentales 129

Egreso de ayuda humanitaria 132

Recepción e ingreso de donaciones en especie 135

Procedimientos que se realizan en alerta roja y anaranjada, según el Plan 138 Institucional de Respuesta

Anexos 166 Formatos y formularios utilizados en la ejecución de procedimientos:

Formulario para verificación del funcionamiento de servicios y equipos en

emergencia Formulario para verificación de funcionamiento de redes y software en caso de

emergencia Formulario de evaluación de equipos de cómputo que es entregado al

Departamento de informática Boleta de entrega de equipo de radiocomunicación Boleta de entrega de equipo de comunicación Solicitud de vehículo para comisiones locales Solicitud de vehículo para comisiones departamentales Tarjeta de egreso a almacén Tarjeta de ingreso a almacén Formulario de salida de bodega Formulario de devolución de bodega

Bibliografía 181

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1a. Vigencia: 22/9/2014 11/222

PRESENTACIÓN

El presente Manual describe de forma textual y gráfica los procedimientos que corresponden a la Dirección de Logística, mismos que son ejecutados en las Subdirecciones y Departamentos que la conforman. Incluye los puestos de cada unidad administrativa que interviene por medio de actividades secuenciales establecidas asignando roles y responsabilidades.

La finalidad del Manual de procedimientos de la Dirección de Logística es optimizar el funcionamiento del sistema logístico de la institución, así mismo mejorar el control interno del área administrativa, lo cual facilitará la toma de acciones correctivas, efectivas y acertadas al momento de presentarse una falla, ya que maximizará el proceso de búsqueda del factor deficiente.

En su calidad de guía y documento de consulta tanto a nivel interno como externo, está sujeto actualizaciones, previa autorización del Director de Logística.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. Vigencia: 22/9/2014 12/222

OBJETIVO GENERAL

Describir de forma clara los procedimientos de cada área de la Dirección de Logística, dándoles un ordenamiento y coherencia con el fin de lograr los resultados y un rendimiento óptimo en la ejecución de las actividades y toma de decisiones, señalando las personas que intervienen en la realización de éstas, así como los documentos o formularios que se utilizan en la ejecución de las mismas.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 13/222

RED DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA

Proceso

Procedimientos:

Codificació

Atención de solicitudes dirigidas a la Dirección de Logística

Procedimiento para atención de requerimientos externos realizados a la Dirección de Logística

MP-DLPA-01

Monitoreo y control de solicitudes para uso de salones de reuniones

Procedimiento de atención de solicitudes para uso de los salones de reuniones

MP-DLPA-02

Gestión de la primera fase de acciones para la elaboración protocolo de causa y daño

Procedimiento para G e s t i ó n de protocolo causa y daño

MP-DLPA-03

Atención de solicitudes dirigidas a la Dirección de Logística

Procedimiento para atención de requerimientos internos realizados a la Dirección de Logística

MP-DLPA-04

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Procedimientos para la Atención de Requerimientos Externos realizados a la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-01 Versión: 1a. Vigencia: 29/03/2017 14/222

I. OBJETIVO:

Atender las solicitudes de servicios y recursos realizadas por instancias externas a la institución, en función de brindar soporte logístico en situación normal como de emergencia

II. ALCANCE: Institución solicitante Recepción Asistente del Despacho Secretario Director de Logística Asistente de Dirección Encargado de Bodega Subdirector Operativo Técnico de Logística

III. REFERENCIAS: : Articulo 48 (segundo párrafo) del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 IV. RESPONSABILIDADES: La Dirección de Logística es la encargada de atender y dar respuestas a las solicitudes realizadas a través del Despacho Superior, previamente autorizadas por el Secretario Ejecutivo. V. DEFINICIONES:

Existencia: Recursos o asistencia humanitaria disponible para la atención de requerimientos. Copia de Seguridad: Fotocopia de documentos importantes que se archivan alternamente. Documentación de soporte: Documentación que respalda cada proceso realizado en la Dirección de

Logística. VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Egreso de asistencia humanitaria

VII. POLÍTICAS Y NORMAS Las instituciones gubernamentales o no gubernamentales que requieran soporte logístico a la SE-CONRED, deberán realizar la solicitud por vía escrita dirigida al Secretario Ejecutivo, a través de un oficio o carta, misma que deberá ser recibida en Recepción donde se le asignará un código identificativo en función de darle continuidad al proceso de respuesta por parte de la Dirección de Logística VIII FORMATOS: N/A

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Procedimientos para la Atención de Requerimientos Externos realizados a la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-O1 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 15/222

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS EXTERNOS REALIZADOS A LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA

UNIDAD

ADMINISTRATIVA / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Institución Solicitante

Recepcionista

Asistente del Despacho

Secretario Ejecutivo

Director de Logística

Secretario Ejecutivo

Asistente del Despacho

Director de Logística

Secretario Ejecutivo

Director de Logística

Asistente de

Dirección

Encargado de Bodega

Subdirector Operativo

Asistente de

Dirección

Auxiliar de Bodega

1

2

2.1 3

4

4.1

5.

5.1

5.1.1

5.2

5.2.1

6

7

8

9

10

11

12

Envía solicitud dirigida al Secretario Ejecutivo, indicando el tipo de asistencia humanitaria requerida y la justificación del requerimiento (cantidad, uso y destino)

Recibe el oficio o carta, asignándole un número correlativo identificativo Traslada oficio o carta a Secretaría Ejecutiva Revisa, clasifica y traslada a Secretario Ejecutivo Analiza requerimiento Envía oficio de solicitud a Director de Logística para confirmación de existencia y/o viabilidad de respuesta Confirma inexistencia y responde no viable el requerimiento al Despacho Responde de no viabilidad debidamente justificado al solicitante Archiva solicitud Confirma existencia y viabilidad de respuesta Devuelve solicitud al Despacho para firma de autorización de despacho Firma y sella la solicitud, autorizando el despacho Recibe la solicitud, gestiona una copia de seguridad y ordena la atención del requerimiento a la Subdirección Operativa Envía la solicitud a la Subdirección Operativa para conformación de expediente Contacta al solicitante y procede a realizar la entrega del requerimiento Informa verbalmente al Subdirector Operativo de lo actuado Informa verbalmente o por correo electrónico de lo actuado al Director. Escanea la documentación de soporte. Actualiza la base de datos. Fin del procedimiento

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Procedimientos para la Atención de Requerimientos Externos realizados a la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-01 Versión: 2a. Vigencia: 29/07/2017 16/225

DIAGRAMA DE FLUJO DE ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS EXTERNOS REALIZADOS A LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-02 Versión: 1a. Vigencia: 22/09/2014 17/225 I.NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE SOLICITUDES PARA USO DE LOS SALONES

DE REUNIONES

II. OBJETIVO:

Llevar un sistema de monitoreo y control de los salones que se brindan en calidad de prétamo para reuniones de la SE-CONRED

III. FRECUENCIA:

Eventual. IV. ALCANCE: Ver área de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, inciso q del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres del Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS

El área de Protocolo es quien tiene la potestad de autorizar o cancelar las reservaciones de uso

de salones para reunión.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-02 Versión: 1a. Vigencia: 22/09/2014 18/225

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES PARA USO DE LOS SALONES DE REUNIONES

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Solicitante 1 Reserva el salón del cual desea disponer para reunión, d d a la espera de la autorización por parte de la Encargada

d Protocolo

Solicitante

2

Realiza llamada telefónica a la Encargada de Protocolo

verificar la autorización.

Encargado de

3

Verificada la reservación y procede a la abre salón 5 minutosplanificación y antes de la hora indicada, junto con la persona responsable de

distribución reunión, haciéndole entrega de todos los recursos con los cuenta el salón (material de oficina, computadora,

i audiovisual etc)

Solicitante

4

Notifica al encargado de los salones para entregar los recursos

mencionados en el paso anterior, posterior a la finalización de la Reunion

5

Finalizado el chequeo del salón, informa a las personas

Encargado de encargadas de limpieza para que procedan a ordenar y limpiar planificación y

distribución

6 Ya teniendo el salón en las mismas condiciones en que fue

Encargado de entregado, procede a cerrarlo. planificación y

distribución

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-02 Versión: 1A. vigencia: 22/09/2014 19/225

DIAGRAMA DE FLUJO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES PARA USO DE LOS SALONES DE REUNIONES

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-03 Versión: 1A. Vigencia: 22/09/2014 20/225 I.NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE PROTOCOLO CAUSA Y DAÑO II. OBJETIVO:

Iniciar las acciones de gestión con el fin de que el Departamento del SIG realice la primera fase para la elaboración de un protocolo de causa y daño

III. FRECUENCIA:

Eventual. IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 47, inciso C del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres del Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-03 Versión: 1A. Vigencia: 22/09//2014 21/225

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Asistente 1 Recibe expediente con la solicitud del protocolo de causa y daño

Asistente

2

Traslada expediente al Departamento del SIG

Jefe del SIG

3

Realiza ubicación geográfica del mapa

Jefe del SIG

4

Traslada expediente a Dirección

Asistente

5

Recibe expediente y elabora oficio para traslado

Director de

6

Revisa expediente y firma hoja de control y oficio de traslado del

Logística mismo a la Dirección de Reconstrucción

Director de

7

Gira instrucciones para traslado de expediente

Logística 8 Traslada expediente a la Dirección de reconstrucción

Asistente Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-03 Versión: 1A. Vigencia: 22/09/2014 22/225

Page 307: PROCEDIMIENTO PARA REDACCIÓN DE COMUNICADO DE PRENSAconred.gob.gt/site/informacion_publica/Manual... · institucional y los formatos establecidos para cada documento. 2. Todo el

Procedimiento para la Atención de Requerimientos Internos realizados a la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-04 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 23/225

I. OBJETIVO: Atender las necesidades y solicitudes realizadas a lo interno de la institución, en función de brindar soporte logístico tanto en situación normal o emergencia.

II. ALCANCE: Dirección solicitante Asistente de Logística Dirección de Logística Subdirector Operativo Jefe del Departamento de Bodega Subdirector operativo Auxiliar de Bodega

III. REFERENCIAS: Articulo 48 (segundo párrafo) del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 IV. RESPONSABILIDADES: La Dirección de Logística es la encargada de atender y dar respuestas a las solicitudes internas de soporte logístico. V. DEFINICIONES:

Copia de seguridad: Fotocopia de la solicitud original Base de datos: Registro digital de información respecto a solicitudes atendidas.

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:

Todos los procedimientos incluidos en el Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

VII. POLÍTICAS Y NORMAS: Las direcciones y/o departamentos de la institución (Oficinas Centrales y Sedes Regionales) que requieran apoyo logístico, en cuanto a los procesos que lleva a cabo la Dirección de Logística a través de sus 5 departamentos, deberán hacerlo por vía escrita por medio de un oficio firmado por el Director o Jefe de cada á´rea. En situaciones previamente justificadas podrán realizar las solicitudes vía correo electrónico o también vía telefónica.

VIII. FORMATOS: N/A

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Procedimiento para la Atención de Requerimientos Internos realizados a la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-04 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 25/225 IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD

ADMINISTRATIVA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Dirección solicitante

Asistente de Logística

Director de Logística

Subdirector Operativo

Jefe de Departamento de

Bodega

Subdirector Operativo

Auxiliar de Bodega

1

2

3

3.1

3.2

4

5

6

7

8

Envío de solicitud ( SE-CONRED) Recibe la solicitud, reproduce una copia de seguridad y la traslada al director. Analiza, emite opinión y verifica disponibilidad del recurso NO disponibilidad Notifica a solicitante de no procer con el requerimiento Fin del procedimiento SI disponibilidad Traslada orden al Subdirector Operativo Recibe solicitud y ordena la respuesta del requerimiento Atiende requerimiento Informa de manera verbal al Subdirector de lo actuado

Informa de manera verbal de lo actuado al Director Actualiza la base de datos, tomando de respaldo el oficio autorizado.. Fin del procedimiento

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Procedimiento para la Atención de Requerimientos Internos realizados a la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-04 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 26/225

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 27/225

RED DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

Proceso

Procedimiento

Codificaci

Supervisión y control de equipos de sistemas de

cómputo

Procedimiento Asesoría Técnica para Usuarios de Equipo de Cómputo

MP-DLPO-01

Procedimiento de instalación de red integral de datos

MP-DLPO-02

Procedimiento de mantenimiento y actualización de sistemas informáticos

MP-DLPO-03

Procedimiento para brindar soporte técnico a problemas de hardware y software

MP-DLPO-04

Procedimiento para seguridad de la información

MP-DLPO-05

Instalación de software en estaciones de trabajo

MP-DLPO-06

Mantenimiento preventivo a estaciones de trabajo

MP-DLPO-07

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 28/225 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA TÉCNICA PARA USUARIOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO II. OBJETIVO:

Atender las necesidades de los usuarios de equipo de cómputo de las direcciones y/o departamentos de la institución, de acuerdo a la forma de operación establecida de los Sistemas de Información.

III. FRECUENCIA:

Eventual. IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal j del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES: Sistemas de información: Es denominado como el conjunto de elementos que administra

los datos e información. Dicha administración permite organizarlos y contar con ellos para su uso posterior, con el fin de cubrir una necesidad o un objetivo. Sistema de Incidentes: Es un sistema que se encarga de registrar cualquier problema

técnico con un numero especifico donde se explica a detalle para su pronta resolución por parte del departamento de informática. Área de soporte técnico: Son todos los servicios que proporcionan asistencia con el hardware

o software de una computadora, o algún otro dispositivo electrónico o mecánico. Generalmente los servicios de soporte técnico tratan de ayudar al usuario a resolver problemas con algún equipo.

VII. FORMATOS: (ver anexo)

NORMAS Las direcciones y/o departamentos de la institución (Oficinas Centrales y Sedes Regionales) que requieran asesoría técnica en cuanto a sistemas de información deberán hacerlo por vía escrita ya sea en un oficio, por medio de correo electrónico o también vía telefónica.

El servicio de asesoría técnica relativo a los sistemas de información se registrara en el sistema de control de incidencias

La oficina de informática deberá brindar asesoría técnica sobre la operación del sistema de información a las diversas direcciones y/o departamentos.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 29/222

PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA TÉCNICA PARA USUARIOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe de

1 Recibe por cualquier vía de las distintas direcciones de institución la solicitud de asesoría técnica debido a dudas en

lDepartamento forma de operación de los Sistemas de Información, l funcionamiento de los mismos o corrección de datos dentro

los sistemas Jefe del

Departamento de 2 Registra la solicitud de asesoría técnica en el Sistema dInformática Incidencias.

Técnico en 3 Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o Informática funcionamiento del Sistema de Información o bien realiza

l corrección respectiva de los datos mal ingresados al sistema.

¿Cuál es la causa de la solicitud de asesoría?

3A En Caso de que la solicitud de asesoría se deba a error operación del usuario:

Técnico en 3A.1 Explica al usuario solicitante la adecuada operación del Informática de Información, personalmente o vía telefónica.

3A.2 Da por finalizada la incidencia y cierra el caso en el sistema incidencias.

Fin

3B

En caso de que la solicitud de asesoría sea

por mal funcionamiento del Sistema de Información:

3B.1 Determina la causa del mal funcionamiento.

3C ¿Cuál es la causa del mal funcionamiento?

En Caso de que se deba a la configuración del equipo 3C.1 cómputo:

3C.2 Explica al usuario solicitante el proceso para la óptima del equipo de cómputo o en su defecto lo traslada área de Soporte Técnico para la evaluación respectiva equipo.

3C.3 Da por finalizada la incidencia y cierra el caso en el sistema incidencias.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 30/225

Técnico en Informática

Técnico en Informática

3D

3D.1

3D.2

3D.3

3E

3E.1

4

Fin

En caso de que se deba a una falla de programación:

Realiza las correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulan las pruebas de validación correspondientes.

Notifica vía telefónica al usuario solicitante que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado para su uso, y en caso de Sedes Regionales, se envía el sistema actualizado por alguno de los medios de comunicación existentes, entiéndase vía correo electrónico (Lotus), FTP, etc.

Cierra incidencia en el

sistema. Fin

En caso en que la solicitud sea corrección de datos mal ingresados al sistema:

Realiza las correcciones pertinentes de los datos dentro del sistema.

Se notifica por cualquier medio que los datos han sido corregidos.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 31/225 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN DE RED INTEGRAL DE DATOS II. OBJETIVO:

Contar con una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas de la institución

III. FRECUENCIA:

Eventual. IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal g del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES: Red integral de datos: La red es una estructura que se enfoca en la interconexión de

computadoras u otros dispositivos que comparten recursos o datos. Concentradores: Es un dispositivo que permite centralizar el cableado de una red y poder

ampliarla. Esto significa que dicho dispositivo recibe una señal y repite esta señal emitiéndola por sus diferentes puertos. Tablas de bases de datos: Una base de datos es el medio de almacenamiento y organización

de información mas común. Permite ordenar, diseñar y visualizar múltiples contenidos las tablas que ordenan la información en categorías denominadas campos creados o ingresados por el usuario.

VII. FORMATOS: (ver anexo)

NORMAS Las áreas de la institución que requieran de la instalación de los servicios de la red integral de datos, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente firmada por el titular del área, así como la autorización del Director; o bien por medio de un correo (Lotus) enviado por el director y dirigido al sub-director de Informática detallando su requerimiento, asimismo deberán ser registradas en el Sistema de Incidencias.

La oficina de informática determinará los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisión física de las áreas de la institución.

La instalación de la red integral de datos dependerá de la ubicación física con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio.

Las fallas que se detecten en la red integral de datos deberán ajustarse para que el usuario tenga acceso

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 32/225

PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN DE RED INTEGRAL DE DATOS

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de Paso DESCRIPCIÓN

Jefe del 1 Recibe de las dependencias internas de la institución, la Departamento de por escrito para instalar o ampliar la red integral de datos.

Informática 2 Revisa la solicitud, la almacena en el sistema de incidencias y

Técnico en a las áreas de la institución que requieran el servicio de Informática de la red integral de datos.

3 Evalúa la viabilidad de la instalación requerida de los servicios la red integral de datos y determina la ubicación y la trayectoria los mismos.

¿Es viable la ubicación para la instalación de la red integral datos?

En caso no ser viable la ubicación para instalar la red 3A de datos:

Técnico en Informática Propone a las áreas de la empresa una nueva ubicación

3A.1 instalar los servicios de la red integral de datos.

Continúa con la actividad número 4.

3B En caso de ser viable la ubicación para instalar la red de datos:

Técnico en Informática 3B.1 Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la

integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar instalación en las áreas de la empresa.

¿Se cuentan en este momento los materiales necesarios?

3C En caso de no contar con los materiales necesarios:

3C.1 Entrega la hoja de requerimientos de materiales en original Técnico en Departamento de Compras para la adquisición del Informática necesario y archiva la copia de la solicitud de manera

permanente.

Departamento de

4

Recibe la solicitud y adquiere el material necesario.

Compras Adquiere los materiales necesarios y los envía al área de

5 para el ingreso correspondiente

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 33/225

Departamento de

6

Realiza la solicitud a bodega utilizando el formato de bodega

sacar los materiales de la misma. Compras

7 Entrega los materials

Continúa con la actividad número 5.

Técnico en 5A En caso de contar con los materiales necesarios: Informática

5A.1 Instala la red integral de datos.

Realiza las pruebas con el escáner de red (Tester Lan) a la integral de datos instalada en las áreas de la empresa, a fin detectar posibles fallas en su funcionamiento.

¿Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos?

Técnico en 5B En caso de existir fallas en la red integral de datos: Informática

5B.1 Corrige las fallas detectadas a la red integral de datos

Continúa con la actividad número 7.

Técnico en Informática

5C

5C.1

6

En caso de existir fallas en la red integral de datos:

Instala el equipo de cómputo en la red integral de datos y le informa verbalmente al usuario que el área ya cuenta con los servicios.

Cierra el caso en el Sistema de

Incidencias. Fin de procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 34/225 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS II. OBJETIVO:

Brindar el soporte y mantenimiento preventivo a los sistemas informáticos de la institución III. FRECUENCIA:

Eventual. IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal j del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS: (ver anexo)

NORMAS Las áreas de la institución que requieran de la instalación de los servicios de la red integral de datos, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente firmada por el titular del área, así como la autorización del Director; o bien por medio de un correo (Lotus) enviado por el director y dirigido al sub-director de Informática detallando su requerimiento, asimismo deberán ser registradas en el Sistema de Incidencias.

La oficina de informática determinará los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisión física de las áreas de la institución.

La instalación de la red integral de datos dependerá de la ubicación física con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio.

Las fallas que se detecten en la red integral de datos deberán ajustarse para que el usuario tenga acceso sin dificultad.

La instalación de los servicios a la red integral de datos procederá sólo si los concentradores cuentan con líneas disponibles para su conexión.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 35/225

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

UNIDAD ADMINISTRATI

VA/AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe del Departamento de Informática

Técnico

en Informáti

ca

Técnico en

Informática

Técnico en

Informática

Jefe del Departamento de Informática

Técnico

en Informáti

ca

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recepción de solicitudes enviadas por las dependencias internas, con el fin de adecuar los Sistemas Informáticos a sus necesidades actuales en el manejo de datos.

Ingresa la solicitud en el sistema de incidencias.

Acude al área y/o departamentos de la institución que solicitan adecuaciones a los sistemas informáticos y realiza las entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades.

Establece compromisos y solicita al área y/o departamento la documentación adicional necesaria que permita recopilar información para realizar las modificaciones al Sistema Informático.

Recibe del área y/o departamento solicitante la documentación adicional y la analiza para obtener mayor información.

Realiza el diagrama de flujo para determinar los movimientos de entrada y salida de información que requiera el Sistema Informático.

Complementa la descripción de métodos con el objetivo de completar la información que permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informático.

Complementa el diccionario de tablas para modificar la base de datos del Sistema Informático.

Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas para complementar de acuerdo a las modificaciones la nueva base de datos

Técnico en

10

Complementa el diagrama de relaciones para determinar la

Informática conexión que existe entre las tablas de la base de datos Sistema Informático con la modificación o mantenimiento de datos del Sistema Informático.

11 Determina las fuentes del Sistema Informático en mantenimiento.

Técnico en 12 Realiza la modificación, el mantenimiento y la programación Informática Sistema Informático.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 36/225

Técnico en

13

Realiza las pruebas de funcionalidad y operación del

Informático y verifica su correcto arranque y funcionamiento

¿Existen fallas en el Sistema? 13.A.

En caso de existir fallas: Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Informático.

Continúa con la actividad número 14 13.B.

En caso de no existir fallas: Complementa el Manual de Usuario en dos tantos, detallando

Informática procedimiento y generalidades para la operación del Informático.

14 Presenta al área y/o departamento solicitante, el Informático modificado e instruye a los usuarios sobre funcionamiento del mismos, además entrega la correspondiente del Manual de Usuario.

15 Cierra la incidencia en el sistema anotando las observaciones de cerrar la misma.

Fin de procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 37/225

PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR SOPORTE TÉCNICO A PROBLEMAS DE HARDWARE Y

SOFTWARE I. OBJETIVO:

Atender y resolver incidencias de los usuarios de todas las dependencias internas de la institución que involucren equipos de cómputo y dispositivos relacionados.

III.FRECUENCIA:

Eventual.

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal j del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

Malware y Ofimática: El malware, también conocido como código maligno, es un software malicioso que tiene como objetivo infiltrarse y dañar una computadora o sistema de información de manera ilegal. Y la ofimática son el conjunto de técnicas o aplicaciones informáticas que se utilizan oficinas para optimizar, automatizar, y mejorar la productividad por medio de herramientas que permiten idear, crear, manipular, transmitir, o almacenar, la información necesaria en una oficina.

VII. FORMATOS: (ver anexo)

NORMAS

Las solicitudes de soporte técnico a estaciones de trabajo se recibirán de las áreas y/o departamentos de la institución vía telefónica, directa o por correo (Lotus).

El tiempo de resolución de una incidencia, depende del grado de dificultad que represente el problema.

Se considera falla menor A los ajustes de configuración, limpieza de virus o malware, inducción en aplicaciones ofimáticas, bloqueos de servicios, etc.

Se considera falla mayor A todo diagnostico que requiera trasladar el equipo al taller de soporte y/o requiera repuestos o cambio.

Documentos que tienen relación en el proceso, en el caso de requerir repuesto o cambio.

- Solicitud de materiales. - Solicitud de bodega. - Formulario inventarios (firmado).

Buzón de Correo electrónico para soporte [email protected]

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 38/225

PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR SOPORTE TÉCNICO A PROBLEMAS DE HARDWARE Y SOFTWARE

UNIDAD

ADMINISTRATIVA No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe del Departamento 1 Recibe de las áreas y/o departamentos de la institución Informática solicitud o reporte de una incidencia.

Técnico en informática 2 Ingresa la solicitud en el sistema de incidencias.

3 Se comunica al área y/o departamento de la institución solicita asistencia, solicitando Información que ayude realizar un diagnostico acertado.

4 Realiza diagnostic

¿Que tipos de fallas pueden encontrarse?

4A Si es falla mayor Si este fuera el caso se traslada el equipo al taller de técnico.

¿El equipo requiere repuestos?

4B En caso de no requerir repuestos

Continua con la actividad numero 6

4C En caso de requerir repuestos

Se le notifica al usuario sobre la necesidad de reemplazo 4C.1 piezas de hardware.

¿Se cuenta con los repuestos necesarios?

4D En caso de contar con repuestos

Continúa con la actividad numero 4ª

Departamento de

4E En caso de no contar con repuestos

Entrega la solicitud de materiales en original al 4E.1 de Compras para la adquisición del repuesto necesario.

Recibe la solicitud y adquiere el material necesario. 4E.2

Adquiere los materiales necesarios y los envía al área 4E.3 bodega.

Realiza la solicitud a bodega por escrito para sacar materiales de la misma.

Técnico en informática 4E.4

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 39/225

Área de Bodega

4E.5

Entrega los repuestos

Llena formulario correspondiente para el manejoinventarios.

Técnico en informática Repara equipo de cómputo 4E.6

Entrega de equipo reparado en el puesto de trabajo 4E.7 Usuario

Verifica con el usuario su correcto funcionamiento. 4E.8

Solicita al usuario la firma del formulario de repuestos 4E.9 inventarios.

Archiva en un fólder o leitz copia de los documentos 4E.10 intervinieron en el proceso.

Técnico en informática

5B

Si es falla menor

5B.1 Se procede a la corrección de la falla o reparación.

5B.2 Se entrega el equipo al usuario

5B.3 Se verifica con el usuario su correcto funcionamiento.

5B.4 Cierra el caso en el Sistema de Incidencias..

Fin de procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 40 / 225

I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA EL RESPALDO Y COPIA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

II. OBJETIVO:

Salvaguardar la información generada por las diferentes direcciones y sistemas de la institución, que permita contar con la información en caso de contingencia o desastre.

III. FRECUENCIA:

diario – semanal – mensual

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal g del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la

Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

Discos SAN (Sistema de almacenamiento en red) Este respaldo es administrado por un software especializado para el efecto, mismo que obedece a la programación según los detalles siguientes.

Lotus Domino : comprende todo el núcleo del sistema Lotus incluyendo configuraciones, Ids, bandejas de correo de usuarios y archivos de almacenamiento con extensiones “nsf”, este se realiza en tres modalidades

Mensual: 19:00 horas del último día del mes. Semanal: 19:00 horas del día viernes de cada semana. Diario Incremental: 22:00 horas de todos los días incluyendo asuetos y días festivos.

SISMICEDE: Conjunto sistemas con almacenamiento de información en bases de datos independientes con extensión “nsf” de tipo documental y de colaboración, forman parte importante en el proceso de sistematización de datos en las emergencias institucionales, las copias de seguridad se realizan de la siguiente forma:

INTRANET WEB: conjunto de aplicaciones web desarrolladas en php con almacenamiento en bases de datos relacionales mysql, sus copias de seguridad se realizan.

Diario Incremental: 22:30 horas de todos los días del año

SITUACION: Grupo de documentos de usuario orientados a brindar informe del estatus actual del país en materia de prevención de desastres, se efectúa.

Diario Diferencial: 22:00 horas de todos los días del año.

ASPEL: Sistema de control de inventarios del almacén de la bodega central, se efectúa copia de seguridad: Diario Completo: 23:00 horas de todos los días del año.

Back up: También conocido como copia de seguridad, permite almacenar una copia de datos en

caso esta llegara a perderse o necesitarse. El Backup permite que la información se traslade a otros lugares diferentes al de origen.

Respaldo a cinta o medio óptico:La cinta magnética es un tipo de medio o soporte de

almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un material magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromito. El tipo de información que se puede almacenar en las cintas magnéticas es variado, como vídeo, audio y datos. El medio óptico son los discos que se utilizan para grabar la información.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 41/225

Sistema de Incidentes: Es un sistema que se encarga de registrar cualquier problema técnico con un numero especifico donde se explica a detalle para su pronta resolución por parte del departamento de informática.

Unidad de tape: Es una unidad de Almacenamiento Masivo de Datos en Cinta, de respuesta rápida y sencilla al problema de las Copias de Seguridad. Ofrecen la ventaja de que el Medio Magnético (Data Cartdridge) es removible, de capacidades casi ilimitadas, confiable y duradero. Ofrecen , además, la posibilidad de grabación de Datos en formato Comprimido, y método de corrección de Errores Avanzado. El Set de cintas es el contenedor de Unidades Tape.

VII. FORMATOS: (ver anexo)

NORMAS El departamento de Informática es responsable de realizar el respaldo diario y semanal de la información de la institución y posterior almacenaje de los medios utilizados.

Este medio debe ser utilizado únicamente en caso de desastres o a solicitud de un ente superior, entiéndase Autoridades de la SE-CONRED.

La administración de los mismos está reservada únicamente al personal autorizado de informática.

El departamento de informática designará a uno o dos operadores de backup para las tareas a efectuarse.

Será utilizado como medio de control, el sistema de gestión de proyectos.

El operador de backup asignado a las tareas deberá actualizar el estatus en el sistema de gestión de proyectos una vez completada su tarea.

Origen de datos Los archivos de origen de datos serán eliminados por el supervisor, almacenando únicamente 3 meses de historia.

Casos Especiales Por ningún motivo debe entregarse dicho medio a otra persona o entidad externa a la SE-CONRED., sin la autorización en conjunto del Secretario Ejecutivo y el Director de Logística.

Si se diera el caso deberá realizarse un acta administrativa correspondiente donde figuran las firmas de común acuerdo de ambas autoridades.

Clasificación de tipos de backup

Backup de bases de datos (sistemas Lotus domino, sistemas web, SISMICEDE, Lotus notes usuarios ) Backup de programas (Aspel almacén).

Documentos por áreas (recursos de red) Documentos oficiales (oficios secretaria ejecutiva, Oficios de IT) Documentos de usuarios (estaciones de trabajo)

Almacenamiento de Respaldos

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 42/225

PROCEDIMIENTO PARA EL RESPALDO Y COPIA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

No. de paso DESCRIPCIÓN

Técnico en Informática u

1A

¿Es respaldo a cinta o a medio óptico?

En caso de respaldo a cinta Ingresa al sistema de gestión de proyectos para hora de programación.

1A.1 Espera hora de programación.

1A.2 Retira la unidad de cinta del día anterior del medio respaldo.

1A.3 Archiva la unidad de tape en el set de cintas corresponda.

1A.4 Coloca la unidad de tape etiquetado con el día actual en dispositivo de backup

1A.5 Verifica el inicio automático de la tarea.

Operador de Backup, Continúa con la actividad 2 personal hace todo el

procedimiento? 1B En caso de respaldo a unidad SAN

Ingresa al sistema de respaldo instalado en la unidad 1B.1 almacenamiento en red.

Verifica si los respaldos programados fueron ejecutados.

¿Existen errores?

1B.2 En caso de no encontrar errores

Si no existe reporte de errores continua con la actividad x

1B.3 En caso de encontrar errores

1B.3.1 Verifica la causa del error

1B.3.2 Identifica la solución al problema detectado

1B.3.3 Realiza correcciones a la configuraciónCorresponda

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 43/225

Proceso de copia y respaldo de informació n

Operador de Backup

Inicia programación

Identifica respaldo a efectuar Magnético / Óptico / SAN

NO Es magnético?

Ingresa al sistema y verifica

SI

programación Ingresa al sistema

y verifica programación

Espera día y hora programada

Espera hora programada

Ingresa al origen de datos y efectúa

Verificación de conectividad

Retira unidad de cinta del día

anterior Proceso de Grabación automatica

Archiva unidad de tape en el set de

cintas Efectúa

verificación de grabación

Coloca la nueva unidad de cinta en

Reliza pruebas de el dispositivo

backup y

comparacion de medidas

Verifica inicio automático de la

tarea

Actualiza estatus en el sistema

Fin

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 44/225 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN ESTACIONES DE TRABAJO II. OBJETIVO:

Proveer al personal de la institución las herramientas informáticas necesarias para realizar sus actividades de trabajo diarias, específicamente con programas que cuenten con licencia autorizada, instalando el software en los equipos del área que lo solicite.

III. FRECUENCIA: Eventual IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal g del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 VI. DEFINICIONES: Licencia: Una licencia o permiso de software es un contrato entre el generador y el consumidor del programa informático, para utilizar el software cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus términos. VII. FORMATOS: (ver anexo)

NORMAS La aplicación de éste servicio por parte del personal de Informática se realizará previo requerimiento efectuado por el director de área, dirigido a la Sub-Dirección de Informática. . En caso de ser software que requiere compra de licencia, ésta estará sujeta a aprobación de presupuesto por la dirección financiera. Nótese que cuando se cita la palabra licencia se hace referencia a software licenciado.

La instalación del Software se llevará a cabo mediante la programación de actividades, verificando el orden de las solicitudes que se presenten y el Tiempo en que se realiza el servicio.

En caso de que no se cuente con la licencia y la Dirección financiera no autorice su compra, no se procederá a instalar el programa solicitado.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 45/100

PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN ESTACIONES DE TRABAJO UNIDAD ADMINISTRATIVA

/ AREA No. de paso DESCRIPCIÓN

Director de área 1 Solicita la instalación del software por escrito o bien correo electrónico (Lotus)

Recibe la solicitud y verifica la factibilidad de Jefe del Departamento 2 instalación del software.

¿Requiere licencia?

En caso de no requerir licencia 3A Continuar con el paso 4

En caso de requerir licencia 3B se verifica licencias disponibles

¿Se cuenta con licencias disponibles?

En caso de contar con licencias 3B.1 Continuar con el paso 4.

En caso de no contar con licencias 3B.2 Entrega la solicitud de materiales en original Departamento de Compras para la adquisición de

Técnico en informática licencia necesaria.

Departamento de Compras

3B.3 Recibe la solicitud y adquiere la licencia.

Técnico en informática

3B.4

Adquiere la licencia necesaria y la envía al área

bodega.

3B.5 Realiza la solicitud a bodega por escrito para sacar licencia.

Área de Bodega 3B.6 Entrega la licencia.

Técnico en informática 4 Instala software

5 Verifica funcionamiento.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 46/225

I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMENTO PREVENTIVO A ESTACIONES DE TRABAJO II. OBJETIVO:

Mantener los equipos de cómputo de la institución operando en óptimas condiciones. III. FRECUENCIA:

Cuatrimestral IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal g del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS El mantenimiento es programado en el sistema de gestión de proyectos, por el supervisor en periodos de cuatro meses, con el objetivo de medir el avance.

El mantenimiento de todos los equipos, debe efectuarse en un periodo de cuatro meses de forma secuencial, a razón de cuatro equipos por día.

El mantenimiento debe efectuarse directamente en el puesto de

trabajo. El técnico debe actualizar diariamente en el sistema su

progreso.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 47/225

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMENTO PREVENTIVO A ESTACIONES DE TRABAJO

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe del 1 Verifica asignación de equipos para efectuar mantenimiento. Departamento de

Informática 2 Coordina con el usuario involucrado para establecer el horario efectuar la operación de mantenimiento.

3 Se dirige al puesto de trabajo del usuario con el equipo especial

4 Realiza el mantenimiento preventive

5 Verifica el funcionamiento del equipo de cómputo.

¿Existen fallos en el equipo?

5A

En caso de no encontrar fallas

Continua en la actividad 7

5B

En caso de encontrar falla mayor

Técnico en informática 5B.1 Efectúa mantenimiento correctivo.

5C

En caso de no contar con repuestos

5C.1 Entrega la solicitud de materiales al departamento de compras original para la adquisición del repuesto necesario.

5C.2 Recibe la solicitud y adquiere el material necesario.

Adquiere los materiales necesarios y los envía al área de bodega. 5C.3

Realiza la solicitud a bodega por escrito para sacar los materiales 5C.4 la misma.

Llena formulario correspondiente para el manejo de inventario 5C.5 repuestos.

5C.6

Solicita al usuario firma de formulario de repuestos e inventarios.

Archiva en un fólder o leitz copia de los documentos

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5C.7 intervinieron en el proceso.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 48/225

UNIDAD ADMINSTRATIV

A/ AREA

No de paso DESCRIPCIÓN

Técnico en

5D

Si es falla menor

informática 5D.1 Procede a la corrección de la falla o reparación.

Departamento de Entrega el equipo al usuario Compras 5D.2

Verifica con el usuario su correcto funcionamiento. Técnico en informática 5D.3 Cierra el caso en el sistema de incidencias.

Fin de procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 49/225

Realiza cronograma cuatrimestral

De mantenimiento

Existen fallos en el equipo?

SI Notifica al usuario Sobre el fallo

Notifica al usuario Sobre el fallo

NO

FIN

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 50/222

RED DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSMISIONES:

Proceso

Procedimiento

Codificación

Mantenimiento de los sistemas de

radiocomunicación institucionales

Mantenimiento de equipo de repetición

MP-DLPO-08

Instalación y mantenimiento de bases de radio

MP-DLPO-09

Asignación de equipo de radiocomunicación

MP-DLPO-10

Mantenimiento de equipo de radiocomunicación

MP-DLPO-11

Daño o extravío de teléfono celular MP-DLPO-12

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

MP-DLPO-08 Versión: 1A. vigencia: 22/09/2014 51/225

I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE REPETICIÓN

II. OBJETIVO:

Mantener en optimas condiciones los equipos de radiocomunicaciones de la institución, mismos que dan cobertura a nivel nacional y son utilizados para el reporte de información diaria.

III. FRECUENCIA:

Quincenal

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal n del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES: Equipo de repetición: Está conformado por 1

antena omnidireccional, antena omnidireccional,

plexor, repetidora,paneles solares, 4 baterías de ciclo profundo

baterías de ciclo profundo

12voltios/105

amperios y 35

mtrs de cableamperios y 35

mtrs de cablemtrs de cable

coaxial RG-8 con sus conectores PL-259.

Puntos de repetición: Son sitios que están ubicados estratégicamente en los Cerros para tener una ampliación de cobertura de la señal para una comunicación a nivel regional y Nacional.

VII. FORMATOS:

NORMAS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

MP-DLPO-08 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 52/225

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE REPETICIÓN UNIDAD

ADMINSTRATIVA/ AREA

No. de Paso DESCRIPCIÓN

Jefe del 1 Analiza el funcionamiento del equipo de repetición, a través Departamento de monitoreo diario de los sitios de repetición

Transmisiones

Jefe del Depto. 2 Traslada la información a la Dirección de Logística si existe falla transmisiones la comunicación, asimismo la traslada a la sección técnica.

Técnico de

3

El Técnico verifica la factibilidad de responder a la solicitud.

transmisiones 4 Si no se puede solucionar, se le informa al Jefe de sobre la razón por la cual no procede la solicitud.

Jefe del Depto. transmisiones 5 Informa al Director vía correo electrónico.

Técnico en 6 Si se puede solucionar, el técnico procede a la ejecución transmisiones requerimiento.

7 Archiva la documentación de soporte, posterior a ser solucionado

8 Notifica por correo electrónico al Jefe de Transmisiones mediante reporte del mantenimiento o reparación efectuada.

9 Posteriormente, el técnico actualiza la base de datos para un de mantenimiento de puntos de repetición.

10 Actualización de la base de datos.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 53/100

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 54/100 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS BASES DE RADIO II. OBJETIVO:

Mantener la comunicación permanente entre el Centro de Transmisiones de emergencia con los operadores voluntarios de las bases del sistema de CONRED, cuyo proceso es de suma importancia ya que permite recabar la información de las condiciones climáticas y realizar las coordinaciones inter institucionales.

III. FRECUENCIA:

Se programa 2 visitas al año para mantenimiento preventivo y/o correctivo IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal n del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 VI. DEFINICIONES:

Instalacion de equipo, se compone de lo siguiente: Base de radio motorola VHF, Antena direccional o ominidireccional, bateria de ciclo profundo de 12voltios/105 amperios, panel solar de 55watts, regulador de panel solar 10amperios/12 voltios, 15 mts. De cable coaxial RG-8 con su conectores PL-259 y mastil de 6mts. De largo. Mantenimiento de Bases de Radio: Se realiza de la siguiente manera; revision de voltaje de la bateria con el tester analizador para ver si esta en buen estado, asi mismo se verifica el nivel de liquido en cada una de sus celdas si le hace falta se nivela con

activador electrolitico, luego se revisa cables de alimentacion para verificar su estado, verificacion de voltaje del panel solar y regulador , limpieza del radio base, verificacion de direccion de la antena y prueba final hacia control Se-Conred de la señal.

VII. FORMATOS:

NORMAS La solicitud debe ser enviada a transmisiones por el delegado regional indicando la base en mal estado, y/o cuando la base es reportada en mal estado por los operadores vía Lotus se acude al lugar para hacer los arreglos pertinentes.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 55/225

PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE BASES DE RADIO

UNIDAD ADMINSTRATIV

A/ AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Solicitante 1 Envía correo electrónico dirigido a la jefatura del Departamento transmisiones de acuerdo a informe de evaluación hecho en el de su jurisdicción.

El Jefe del Departamento 2 Aprueba o rechaza la solicitud de acuerdo a insumos en

de equipo en el Departamento. El Jefe del

Departamento 3 Recibe la autorización por la Dirección de Logística.

El Jefe del Departamento 4 Traslada la solicitud a la sección técnica.

Técnico en transmisiones 5 El Técnico verifica la factibilidad de responder la solicitud.

Técnico en 6 Si no se puede solucionar, se le informa al Jefe de transmisiones sobre las razones por las cuales no procede la solicitud.

Jefe del Depto. 7 Informa al Director y al solicitante vía correo electrónico. transmisiones

8 Archiva la documentación de soporte.

Técnico en 9 Si procede, el técnico procede a la ejecución del requerimiento. trasmisiones

10 Solucionado, el técnico archiva la documentación de soporte.

11 Notifica por correo electrónico al jefe de Transmisiones mediante reporte de mantenimiento efectuado.

12 Actualiza la base de datos para un control de efectuados.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 56/222

I. NOMBRE: ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE RADIOCOMUNICACIÓN (CELULAR Y RADIO)

II. OBJETIVO: Controlar el equipo de radiocomunicación que le es asginado al personal de la SE- CONRED para el ejercicio de sus funciones y/o actividades.

III. FRECUENCIA: Diaria

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 47, inciso n del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres del Acuerdo Gubernativo 49-2012 VI. DEFINICIONES:

Radio portátil: de 16 canales VHF, 5 vatios de potencia,tono de identificacio DMTF O MDC1200 con su trasnformador y cargador inteligente. VII. FORMATOS:

NORMAS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 57/222

ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE RADIOCOMUNICACIÓN (CELULAR Y RADIO)

UNIDAD ADMINISTR

A TIVA /

No. de pa

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Solicitante

Asisente de

Logística

Jefe de trasnmision

es

Jefe de transmision

es

Técnico en transmision

es

Técnico en transmision

es

1

2

3

4

5

6

EL solicitante (empleado de SE-CONRED) de la región envía correo electrónico dirigido a la dirección de logística con el visto bueno de su director.

La Dirección de logística envía copia de correo a la Jefatura de transmisiones indicando si procede de acuerdo si hay en stock disponible del equipo solicitado.

La Jefatura informa a la dirección de logística y usuario que solicita si hay en existencia , de lo contrario quedara pendiente su solicitud cuando ya se tenga en stock en depto. De transmisiones.

El Jefe de transmisiones traslada la solicitud a la sección técnica para preparación del equipo y ser entregado al usuario mediante una boleta de entrega especifica para radio y teléfono.

La Sección técnica procede a la entrega del equipo al usuario proporcionando las instrucciones básicas del manejo y uso adecuado del mismo.

Posteriormente el técnico actualiza la base de datos para un control de celulares y radios que han sido entregados al personal de CONRED

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 58/222

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 59/222 NOMBRE:

MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN, RADIO PORTÁTIL Y CELULAR II. OBJETIVO: Brindar de manera trimestral mantenimiento preventivo al equipo de comunicación de la institución III. FRECUENCIA:

Trimestralmente IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 47, inciso n del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres del Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 60/222

MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN RADIO PORTATIL Y CELULAR

UNIDAD ADMINISTR

A TIVA /

No. de pa

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Jefe de transmision

es

Jefe de transmision

es

Técnico de trasnmision

es

Jefe de transmision

es

Técnico en transmision

es

1

2

3

4

5

6

La Jefatura de transmisiones envía correo a los usuarios de CONRED, trimestralmente indicando que se realizara mantenimiento y revisión del funcionamiento de su equipo asignado .

El Jefe de transmisiones traslada la solicitud a la sección técnica para su revisión y verificación del funcionamiento del equipo.

La sección técnica traslada el diagnostico del equipo a la jefatura indicando si existen algún problema con el equipo o si hay necesidad de cambio de algún accesorio para su buen funcionamiento.

La jefatura gira instrucciones al técnico para que proceda con el servicio de mantenimiento.

La jefatura de transmisiones procede a informar al usuario que su equipo ya esta en optimas condiciones, así mismo le indica si se hizo algún cambio de accesorio.

Posteriormente el técnico actualiza la base de datos para un control de mantenimiento y reparación de radios que han sido revisados y verificados del personal de CONRED

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 61/222

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 62/222

I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO DE DAÑO O EXTRAVÍO DE TELÉFONO CELULAR

II. OBJETIVO: Brindar un servicio de reparación y/o reposición a los equipos de telefonía celular de la institución.

III. FRECUENCIA: Ocasionalmente

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 47, inciso n del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres del Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII FORMATOS: NORMAS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 63/222

PROCEDIMIENTO DE DAÑO O EXTRAVÍO DE TELÉFONO CELULAR

UNIDAD ADMINISTR

A TIVA /

No. de pa

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Solicitante 1 Envía correo electrónico dirigido a la jefatura del Departamento transmisiones , reportando daño , falla del celular o robo del celular.

Jefe de

transmisiones

2 Procede con el bloqueo de la linea si fue por robo o extravío si este fuese en

hora hábiles, de lo contrario el usuario se reporta con control C.T.E. Para dicho bloqueo. Si el teléfono presenta alguna falla proceder con numeral 4 .

Jefe de

transmision

3 Informa al usuario que tiene 3 días hábiles para la entrega de la denuncia

del ministerio publico, así mismo tiene 10 días hábiles para la reposición del celular, de acuerdo al análisis del deducible enviado por el asesor de tigo.

4 Traslada la solicitud al sección técnica. Jefe de

transmisiones

5 Verifica y procede con llevar el equipo al departamento técnico de Tigo para su

Técnico en revisión. transmisiones

6 Informa al Jefe de transmisiones si se pudo resolver el daño del celular o si

tiene que pagar el deducible.

7 Informa al Director y al solicitante vía correo electrónico.

8

Procede a la ejecución del requerimiento.

9 Ya solucionado, el Técnico Archiva la documentación de soporte.

10 Se notifica por correo electrónico al Jefe de Transmisiones mediante un reporte enviado por la sección técnica del la empresa Tigo.

11 Posteriormente el técnico actualiza la base de datos para un control celulares que han sido enviado para revisión.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 64/222

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 65/222

RED DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES:

Proceso

Procedimiento

Codificación

Transporte y gestión de combustible

Solicitud de comisiones locales

Transporte

para

MP-DLPO-12

Solicitud de transporte comisiones departamentales

para MP-DLPO-13

Traslado de recursos

MP-DLPO-14

Reparación de la flotilla de vehículos

MP-DLPO-15

Mantenimiento preventivo de la flotilla de vehículos MP-DLPO-16

Solicitud de combustible

MP-DLPA-04

Traslado de re interinstitucionales

cursos MP-DLPO-17

Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Robo

MP-DLPA-05

Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de colisión

MP-DLPA-06

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 66/222 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TRANSPORTE PARA COMISIONES LOCALES II. OBJETIVO: Brindar un servicio óptimo para el transporte de personas internas y externas a la institución, así como de recursos; en función de la ejecución de las funciones se realizan en la institución

III. FRECUENCIA: Diariamente

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS: Formato para solicitud de vehículos NORMAS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 67/222

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TRASPORTE PARA COMISIONES LOCALES

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Solicitante 1 Llena el formulario de “solicitud de vehiculo para comisión en Ciudad” con todos los datos que se requieren y la firma de su inmediato.

Jefe de Transportes

2

Recibe y verifica disponibilidad de vehículos y pilotos.

2A

En caso de NO contar con Disponibilidad

Jefe de

2A.1

Detiene el trámite inmediatamente e indica al solicitante que no

disponibilidad, para que sea reprogramada la comisión.

2B

En caso de contar con Disponibilidad

Jefe de Transportes

3

Autoriza y firma el formulario para su programación.

4

Traslada el formulario al Sub. Director Operativo de logística para

Solicitante Visto Bueno de la comisión.

Jefe de Transportes

5

Asigna el piloto y vehículo disponible para la comisión programada.

Piloto

Recibe el formulario y vehiculo asignado.

6

Piloto Anota el numero de placa, kilometraje del vehiculo 7 destino y personal que lo acompaña en la bitácora de Transportes.

Reporta a control saliendo de las instalaciones con el personal

Piloto 8 lo acompaña, kilometraje del vehiculo, placas y destino. Entrega formulario en garita al momento de salir de las instalaciones. .

Realiza la comisión asignada. 9

Piloto Se reporta a control ingresando a las instalaciones con el 10 que lo acompaña, kilometraje del vehiculo, placas. Solicita formulario en garita al momento de ingresar a las instalaciones.

Piloto

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 68/222

11 Informa al Jefe de transportes que finalizo la comisión asignada, registra en la bitácora de Transportes el Km. de ingreso y archiva el formulario.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 69/225

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 70/225

PROCEDIMIENTO NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TRANSPORTE PARA COMISIONES DEPARTAMENTALES

II. OBJETIVO: Atender de manera efectiva las solicitudes de transporte para la realización de comisiones al interior de la república

FRECUENCIA: Diario IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS: Formulario de solicitud de combustible y de nombramiento de piloto a comisión, informe para liquidación de viáticos y de combustible

NORMAS La solicitud del servicio vehicular debe hacerla a través de los Formularios de “solicitud de vehiculo para comisiones Departamentales”, en donde informara el tipo de comisión a realizar, el nombre del personal que asistirá, el tipo de vehiculo que requiere y los días que les tomará la comisión.

El solicitante debe agregar el formulario de combustible, que debe ser llenado por el solicitante según el recorrido para la comisión.

Deben estar firmados todos los formularios con las firmas correspondientes.

Toda solicitud debe contar con el Visto Bueno del Director de la Unidad del

solicitante. Solo se autoriza una comisión departamental semanal por Dirección.

Toda solicitud debe firmarla el Jefe del Departamento de Transportes quien autorizará según disponibilidad de vehículos y Pilotos.

Toda solicitud debe contar con el Visto bueno del Director de Logística.

El Jefe del Departamento de Transportes asigna y programa la comisión en el orden en que ingresen las solicitudes.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 71/225

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TRANSPORTE PARA COMISIONES DEPARTAMENTALES

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Solicitante 1 Presenta los Formularios Solicitud de Vehiculo, Solicitud Combustible y pase de salida. para la comisión requerida y con todas las firmas correspondientes.

Jefe de Transportes

2

Recibe y verifica disponibilidad de vehículos y pilotos.

2A

En caso de NO contar con Disponibilidad

Jefe de

2A.1

Detiene el trámite inmediatamente e indica al solicitante que no

disponibilidad, para que sea reprogramada la comisión.

2B

En caso de contar con Disponibilidad

Jefe de Transportes

3

Autoriza y firma los formularios para su programación.

Solicitante

4

Traslada los formularios al Director de logística para el Visto

de la comisión solicitada.

Jefe de Transportes

5

Asigna el piloto y vehiculo disponible para la comisión programada.

Asistente de

Realiza nombramiento del piloto asignado.

Transportes 6

Jefe de

Firma el nombramiento elaborado para que el piloto proceda con

7 tramite de viáticos y combustible

Piloto

Realiza los trámites correspondientes para los viáticos y

8 combustible.

Piloto

Anota el numero de placa, kilometraje del vehiculo

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9 destino y personal que lo acompaña en la bitácora de Transportes.

10 Se reporta a control saliendo de las instalaciones con el

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 72/225

Piloto

11

que lo acompaña, kilometraje del vehiculo, placas y destino. Entrega el pase de salida en garita al momento de salir de

instalaciones. .

Piloto Realiza la comisión asignada. 12

Piloto Se reporta a control ingresando a las instalaciones con el 13 que lo acompaña, kilometraje del vehiculo, placas. Solicita el de salida en garita al momento de ingresar a las instalaciones.

Informa al Jefe de transportes que finalizó la comisión

Piloto 14 registra en la bitácora de Transportes el Km. de ingreso

Jefe de

Realiza la liquidación de viáticos y combustible asignados

Transportes/ Piloto

15

Asistente de transportes Archiva los formularios de la comisión realizada.

16

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 73/222

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 74/222

. NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE RECURSOS II. OBJETIVO: Apoyar a la Dirección de Respuesta en el traslado de los insumos a los Cuartos de Reacción Inmediata- CRI- de las sedes regionales para su abastecimiento

III. RECUENCIA: Mensualmente

IV. ALCANCE:

Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal n del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS Toda solicitud debe contar con el Visto Bueno del Director de Logística.

El departamento de bodega carga los recursos a los camiones para trasladar los recursos.

El Jefe del Departamento Transportes asignará el vehículo disponible de acuerdo al tipo de recurso.

El piloto designado será el encargado de entregar el recurso en el punto y la persona delegada para recibir.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 75/222

PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE RECURSOS UNIDAD

ADMINISTRATIVA

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Director de 1 Realiza la solicitud de recursos al Director de Logística. Respuesta Verifica y autoriza la solicitud para luego trasladar la información a Director de Logística

2 bodega y transportes, incluyendo la cantidad y tipo de recurso.

Bodega 3 Solicita al jefe de Transportes, el vehículo para el traslado del según la cantidad autorizada.

Jefe de Transportes

4 Asigna piloto y vehículo que trasladará el recurso.

Asistente de 5 Realiza nombramiento indicando el destino y días que tardará el transportes traslado de los recursos.

Piloto 6 Recibe la documentación para el trámite de viáticos

Gestiona solicitud de combustible para autorización del Director de Piloto 7 Logística.

Recibe la documentación de Bodega en donde consta el tipo y 8 cantidad del recurso y Usuario que recibirá el mismo.

Coordina con Usuario para el traslado del recurso previa 9 documentación en regal

Realiza reporte a control indicando el nombre o indicativo del 10 personal que lo acompaña, el motivo de la comisión, kilometraje del vehículo y entrega el formulario a garita.

Realiza la comisión asignada. 11 Reporta a control sobre el ingreso a las instalaciones indicando el 12 kilometraje del vehículo, y registra en bitácora el de salida e ingreso archiva el formulario.

Informa al Jede de Transportes que se concluyó con la comisión 13 asignada.

Realiza liquidación de viáticos así como del combustible 14

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 76/222 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN DE LA FLOTILLA DE VEHÍCULOS II. OBJETIVO: Brindar mantenimiento correctivo a la flotilla de vehículos terrestres y marítimos de la institución para que se encuentren en óptimas condiciones y puedan ser utilizados en cualquier momento que se necesite.

III. FRECUENCIA:

Frecuentemente IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS La reparación es programada según la necesidad del vehículo o cuando se reporta un fallo

mecánico. La reparación debe efectuarse lo antes posible para que la unidad continúe funcionando

en la flotilla.

Se realiza una evaluación mecánica de las reparaciones o desperfectos de la flotilla trimestralmente para que puedan ser reparados.

La reparación de la flotilla de las sedes departamentales se programa para efectuarse en las sedes regionales o en la SE-CONRED según sea necesario o que tan complicada sea el desperfecto.

El mecánico debe actualizar en la base de datos del sistema según las reparaciones realizadas.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 77/222

PROCEDIMIENTO PARA REPARACIÓN DE LA FLOTILLA DE VEHÍCULOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe de 1 Informa de algún desperfecto mecánico o reparación de las unidades.

Jefe de

2

Programa la evaluación mecánica de la unidad que

desperfectos mecánicos.

Mecánico

3

Evalúa y revisa el desperfecto de la unidad.

Mecánico

4

Traslada un informe al Jefe de Transportes de la condición de

unidad, como los trabajos necesarios a realizar y los insumos son necesarios.

Mecánico

5

Verifica en almacén que insumos o repuestos hay existentes

realizar la reparación.

5A En caso de no contar con repuestos

5A.1 Jefe de Realiza y entregar el pedido de materiales al Departamento

compras en original para la adquisición de los necesarios.

5A.2 Departamento de Recibe la solicitud para realizar los

compras correspondientes.

5A.3 Asistente de Archiva la copia e ingresa en la base de datos el número Transportes pedido de materiales y lo solicitado.

5A.4 Adquiere los materiales necesarios y los envía al área de

Departamento de compras 5B.

En caso de contar con los Repuestos necesarios

5B.1 Programa la reparación de los vehículos que lo requieran.

5B.2

Inicia a trabajar la unidad.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 78/222

Mecánico

5B.3

Realiza la solicitud a bodega por escrito para sacar los

necesarios.

5B.4 Entrega de los insumos

Mecánico

5B.5

Ingresa en la base de datos que insumos serán utilizados

realizar la reparación.

Bodega 5B.6 Trabaja el vehículo con los insumos necesarios y realizar pruebas correspondientes para comprobar que todo correctamente.

Mecánico

5B.7

Informa al Jefe de Transportes la finalización de la reparación.

5B.8

Supervisa el trabajo realizado para incorporar la unidad a flotilla.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 79/222

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 80/222 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA FLOTILLA DE VEHÍCULOS II. OBJETIVO:

Brindar mantenimiento preventivo a la flotilla de vehículos terrestres y marítimos de la institución para que éstos se mantengan en óptimas condiciones y puedan ser utililzados cuando sea neceario.

III. FRECUENCIA:

Trimestral IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS El mantenimiento es programado según la necesidad del vehiculo con los kilómetros recorridos.

El mantenimiento se tiene programado para cada unidad cada 5,000 Km. en el control de mantenimiento de la flotilla, por el Jefe de Transportes en periodos semanales, con el objetivo de medir los Kilómetros faltantes para el próximo mantenimiento.

El mantenimiento de toda la flotilla, debe efectuarse en un periodo de tres meses de forma secuencial, a razón de tres vehículos por día.

El mantenimiento de la flotilla de las sedes departamentales se programa para efectuarse en las sedes regionales trimestralmente según sea necesario.

El Mecánico debe actualizar en la base de datos constantemente en el sistema según el progreso de mantenimientos.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 81/222

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA FLOTILLA DE VEHÍCULOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe de Transportes

Mecáni

co

Mecáni

co

Jefe de Transportes

Departamento de Compras

Asistente de Transportes

Departamento de compras

Jefe de Transportes

Mecánico

Bodega

Mecánico

1

2

3

3A

3A.1

3A.2

3A.3

3A.4

4

4.1

4.2

4.3

4.4

Verifica el control de mantenimiento de vehículos para saber que unidades lo requieren.

Realiza evaluación de los insumos que sean necesarios para realizar el mantenimiento. (Filtros, lubricantes, bombillas y frenos)

Verifica en almacén que materiales hay existentes para realizar el mantenimiento.

En caso de no contar con repuestos

Realiza y entrega el pedido de materiales al Departamento de compras en original para la adquisición del insumo necesario

Recibe la solicitud para realizar los procedimientos correspondientes.

Archiva la copia e ingresa en la base de datos el número de pedido de materiales y lo solicitado.

Adquiere los materiales necesarios y los envía al área de bodega.

En caso de contar con los insumos necesarios

Programa el mantenimiento de los vehículos que lo requieran.

Realiza la solicitud a bodega por escrito para sacar los insumos necesarios.

Entrega de los insumos

Inicia a trabajar la

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 82/222

Mecánico

4.5

Ingresa en la base de datos que materiales serán utilizados realizar el mantenimiento, así como el Km. en que se realiza

mantenimiento y el próximo Km. correspondiente mantenimiento

Jefe de Transportes

4.6

Trabaja el vehículo con los insumos necesarios y realizar

pruebas correspondientes para corroborar que todo funcionando correctamente.

4.7 Informa al Jefe de Transportes la fiscalización del de la unidad.

4.8 Supervisa el trabajo realizado para incorporar la unidad a flotilla.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 84/222 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE II. OBJETIVO: Adquirir el combustible de la flotilla de vehículos del Departamento de transportes para el cumplimiento

de comisiones locales y departamentales, de acuerdo al procedimiento administrativo adecuado para el manejo y control de combustible.

III. FRECUENCIA:

Frecuentemente IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS: Solicitud de combustible para actividades oficiales

NORMAS El requerimiento de los cupones de combustible se realizará conforme a la necesidad de combustible de la flotilla del Departamento de transportes.

Se solicita al Encargado de combustible según Bitácora de recorrido de los vehículos.

Los vehículos del Departamento de transportes se les suministraran combustible los días Lunes, Miércoles y Viernes de acuerdo a la necesidad del vehiculo.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 85/222

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe de 1 Supervisa el nivel de combustible de la flotilla del Departamento Transportes Transportes para determinar que vehículos necesitan combustible.

Realiza la liquidación de los vehículos que el Jefe de Asistente de 2 crea necesario suministrar combustible según bitácoraTransportes recorrido.

. Supervisa y firma la documentación para la solicitud

Jefe de 3 combustible. Transportes

Traslada la liquidación al Subdirector Operativo para el visto Sub-Director 4 de la documentación.

Operativo Logística

Determina la cantidad de cupones que corresponde asignar,

Encargado de 5 base al kilometraje y al rendimiento combustible

Firma de recibido los cupones de combustible asignados para Asistente de 6 unidad y recibe fotocopia de los mismos. Transportes

Abastece el vehículo y solicita en la gasolinera el comprobante

Asistente de 7 los sellos de las fotocopias de los cupones de Transportes suministrados.

Entrega las fotocopias de los cupones sellados con el ticket por

Asistente de 8 valor de los cupones suministrados. Transportes

Firma la liquidación de combustible y proporciona una copia para Encargado de 9 Departamento de Transportes. combustible

Asistente de Transportes Archiva la copia de la liquidación suministrada de cada unidad.

10

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 85/222

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 87/222 I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA APOYO EN TRASLADO DEL RECURSO INTERNACIONAL

II. OBJETIVO: Facilitar el transporte de recursos proveniente de la cooperación internacional, para su traslado al lugar al cual deba ser entregado.

III. FRECUENCIA: Mensualmente IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS: NORMAS

Toda solicitud debe contar con el Visto Bueno del Director de Logística.

El Jefe del Departamento Transportes asignará el vehículo disponible de acuerdo al tipo de recurso.

El piloto designado realizará el trámite de viáticos y combustible que se requiera para la entrega del recurso.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 88/222

PROCEDIMIENTO PARA APOYO EN TRASLADO DEL RECURSO INTERNACIONAL

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Solicitante 1 Ingresa la solicitud a la Secretaria Ejecutiva de CONRED el tipo y cantidad de recurso que necesita transportar.

2 Traslada la solicitud al Director de Logística Secretaria Ejecutiva

.

Director de Logística

3 Analiza el apoyo y Autoriza

Director de

4

Traslada la solicitud al Jefe de transportes para que coordine con

enlace de la institución solicitante las condiciones del traslado.

Coordina con el enlace el tipo de vehículo que necesita y

Jefe de 5 que requiera sea trasladado el recurso, para determinar el de combustible del vehículo que será asignado.

6

Realiza el nombramiento al piloto designado y

Jefe de Transportes

nombramiento y documentación al piloto para trámite de viáticos.

7

Coordina con el Enlace de la Institución el punto de entrega

Jefe de recurso, teniendo la documentación necesaria para el traslado recurso

8 Reporta a control indicando el nombre o indicativo del personal Piloto lo acompaña, el motivo de la comisión, kilometraje del vehículo

entrega el formulario a garita.

9

Realiza el apoyo asignado.

Piloto Reporta a control del ingreso a las instalaciones indicando 10 kilometraje del vehiculó, y registra en bitácora el de salida e

Piloto y archiva el formulario.

11

Reporta al Jefe de transportes que se finalizo la comisión asignada

Piloto 12 Realiza liquidación de viáticos así como del combustible

Fin del procedimiento

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PROCEDIMIENTO PARA APOYO EN TRASLADO DEL RECURSO INTERNACIONAL

CONRED-DLPA-05 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 90/222

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Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Robo

CONRED-DLPA-05 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 90/222

I. OBJETIVO: Activar el seguro para protección de los automóviles propiedad de CONRED contra riesgos como: Robo total, lesiones a ocupantes y daños a terceros. II. ALCANCE:

Piloto Ajustador Jefe de Transportes Dirección de Logística y Dirección Administrativa

III. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 IV. RESPONSABILIDADES: El Departamento de Transportes es el encargado de iniciar las coordinaciones con la Dirección Administrativa para las gestiones con la aseguradora por motivo de reclamo. La Dirección Administrativa es la responsable de la ejecución de las acciones directas con la empresa aseguradora, en función del proceso de activación del presente procedimiento.

V. DEFINICIONES:

Expertaje a vehículo: Evaluación que se realiza a un vehículo sobre los daños ocasionados por motivo de robo

Deducible sobre vehículo: cantidad de dinero que una persona paga antes de que una compañía de seguros cubra los beneficios descritos en la póliza de seguro.

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: VII. POLITICAS Y NORMAS: NORMAS:

El aviso de robo debe realizarlo el piloto o conductor del vehículo, inmediatamente y estando en el lugar del incidente

El aviso de robo debe realizarse al Jefe del Departamento de Transportes. POLÍTICAS

Una terna compuesta por la Dirección Administrativa, Dirección de Logística y la Dirección involucrada, tendrá a su cargo el análisis y la evaluación del caso para designar el pago del deducible o reposición del vehículo. La información oficial provendrá de la empresa aseguradora, tomando de base el expertaje presentado y con la presencia de un representante de la misma.

VIII. FORMATOS: N/A

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Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Robo

CONRED-DLPA-05 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 91/222

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

AREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Piloto

Ajustador

Piloto

1

2

3

Da aviso del percance al Jefe de Transportes para que inicie las coordinaciones con la Dirección Administrativa y la empresa aseguradora, Evalúa que se cumpla con los requisitos, toma declaración de los hechos, elabora croquis incidente, realiza expertaje y solicita firma en formulario de reclamo por robo al piloto Se presenta a la estación de Policia Nacional Civil y/o Ministerio Publico más cercana a donde sucedió el robo para presentar denuncia de los hechos, describiendo en detalle lo acontecido.

4

4.1

Presenta al Jefe de Transportes los documentos para el expediente de reclamo por robo, procedimiento establecido por la empresa aseguradora. Presenta informe circunstanciado con los anexos siguientes: 1. Copia del pase de salida y/o nombramiento de comisión autorizada por su inmediato superior. 2. Bitácora generada por el sistema. 3. Copia de la denuncia a la Policía Nacional Civil o Ministerio Público, (en el caso de pilotos del Departamento de Transportes), En el caso de Delegados Departamentales, el informe deberá venir con Visto Bueno de su jefe inmediato superior. 1. copia del nombramiento utilizado para la comisión realizada. 2. bitácora emitida por control. 3. Copia de la denuncia de la Policía Nacional Civil o Ministerio Público.

Jefe de Transportes

Dirección Adtiva.

5

6

Recibe documentos, revisa que estén completos y traslada a Dirección Administrativa para la gestión correspondiente del reclamo. Recibe expediente completo y traslada a la empresa aseguradora

Director de Logística

Director Administrativo

7

Recibe expertaje y en conjunto con la Empresa aseguradora, la Dirección Administrativa y el Director del área involucrada verifican de quien es la responsabilidad para pago de deducible por robo.

Piloto y Dirección Administrativa

8

Si la responsabilidad es del Piloto: Realiza Pago Directo del deducible por robo a la empresa aseguradora. (Este proceso es asesorado y con el acompañamiento de la Dirección Administrativa)

Dirección Administrativa

Persona responsable de pago de deducible

Dirección Administrativa y Empresa Aseguradora

8.1 9

10

11

Si la responsabilidad no es del piloto, el deducible lo paga el tercero involucrado o la institución. Realiza pago de deducible de acuerdo a procedimiento establecido Asesora y coordina el pago del deducible ante la Empresa Aseguradora Resuelve caso Fin del procedimiento.

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Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Robo

CONRED-DLPA-05 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 92/222

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CONRED-DLPA-06 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 93/222

Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Colisión

Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Colisión

I. OBJETIVO: Activar el seguro para protección del automóvil propiedad de CONRED, contra riesgos como: Colisión, lesiones a ocupantes y daños a terceros. II. ALCANCE:

Piloto Ajustador / Seguro Empresa Aseguradora Jefe de Transportes Dirección Administrativa Dirección de Logística

III. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal c del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 IV. RESPONSABILIDADES: El Departamento de Transportes es el encargado de iniciar las coordinaciones con la Dirección Administrativa para las gestiones con la aseguradora por motivo de reclamo. La Dirección Administrativa es la responsable de la ejecución de las acciones directas con la empresa aseguradora, en función del proceso de activación del presente procedimiento V. DEFINICIONES:

Expertaje a vehículo: Evaluación que se realiza a un vehículo sobre los daños ocasionados de una colisión.

Deducible sobre vehículo: Cantidad de dinero que una persona paga antes de que una compañía de seguros cubra los beneficios descritos en la póliza de seguro.

Piloto: Es la persona autorizada para conducir los vehículos de la SE-CONRED y que cuenta con los requisitos establecidos.

VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: N/A VII. POLÍTICAS Y NORMAS:

El aviso de la colisión debe realizarla el piloto o conductor del vehículo inmediatamente y en el lugar el incidente.

El aviso se hará al Jefe de Transportes. La Dirección Administrativa es el enlace entre la Dirección de Logística y la empresa Aseguradora,

asimismo es la encargada de realizar las gestiones de los procesos administrativos para el efecto. Una terna compuesta por la Dirección Administrativa, Dirección de Logística y la Dirección

involucrada, tendrá a su cargo el análisis y la evaluación del caso para designar el pago del deducible por colisión. La información oficial provendrá de la empresa aseguradora. Esto tomando de base el expertaje de la empresa aseguradora y con la presencia de un representante de la misma.

VIII. FORMATOS: N/A

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CONRED-DLPA-06 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 93/222

Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Colisión

CONRED-DLPA-06 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017

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Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Robo

CONRED-DLPA-05 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017 94/222

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Procedimiento para Activación del Seguro de Vehículos por motivo de Robo

CONRED-DLPA-05 Versión: 2a. Vigencia: 29/03/2017

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 87/185

RED DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA-

SIG-

Proceso

Procedimiento

Codificación

Seguimiento, monitoreo y control del sistema de información geográfica

Actualización de la información

MP-DLPO-18

Integración de la información

MP-DLPO-19

Elaboración de mapas temáticos

MP-DLPO-20

Elaboración de mapas de situación

MP-DLPO-21 Elaboración de mapas de amenaza

MP-DLPO-22

Elaboración de protocolo de causa y daño

MP-DLPO-23 Capacitación para la generación de documentos cartográficos sobre geográfica, cartográfica,

MP-DLPO-24

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 87/185 I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN CARTOGRÁFICA

A DIFERENTES ESCALAS II. OBJETIVO: Contar con información cartográfica, completa, oportuna y actualizada a través de datos e

información Raster y Vector levantados de forma directa o indirecta de la Entidad. III. FRECUENCIA:

Cuando la información de la entidad gubernamental la tenga disponible. IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal e del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 VI. DEFINICIONES: Raster: Malla o matriz reguladora de celdas de un área determinada

Vector: Un archivo de vector se refiere a un archivo de gráficos que contiene un vector

de imagen, el lunar de una trama o imagen de mapas bits Materia cartográfica: Se encarga del estudio y de la elaboración de los mapas

geográficos, territoriales y de diferentes dimensiones lineales y demás. COGUANOR: La Comisión Guatemalteca de Normas (COGUANOR) es el Organismo Nacional

de Normalización, creada por el Decreto No. 1523 del Congreso de la República del 05 de mayo de 1962. Sus funciones están definidas en el marco de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad, Decreto 78-2005 del Congreso de la República. GTM: Guatemala Transverse Mercator (es un sistema de coordenadas planas para

Guatemala, es un sistema de referencia único para la información Geográfica). ArcGIS: Es el nombre de un conjunto de productos de software en el campo de los Sistemas de

Información Geográfica o SIG. Producido y comercializado por ESRI, bajo el nombre genérico ArcGIS se agrupan varias aplicaciones para la captura, edición, análisis, tratamiento, diseño, publicación e impresión de información geográfica. Estas aplicaciones se engloban en familias temáticas como ArcGIS Server, para la publicación y gestión web, o ArcGIS Móvil para la captura y gestión de información en campo.

VII. FORMATOS:

NORMAS

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La Dirección de Logística en coordinación con la Dirección de Cooperación

deberá planear, realizar y supervisar los procesos aplicados en la obtención de materia cartográfica que se desarrollan en las diferentes instancias gubernamentales para la actualización de la cartografía básica de la Entidad. La Dirección de Logística en coordinación con el resto de Direcciones de la

entidad deberá planear, realizar y supervisar los procesos aplicados en la obtención de materia

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 88/185

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN CARTOGRÁFICA A DIFERENTES ESCALAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe de SIG 1 Recibe oficio de las dependencias, entidades estatales municipales o mediante un proyecto que contiene cartográfica, ofrecida o solicitada, firma acuse de recibido.

Técnico SIG 2 Recibe la información Cartográfica y la revisa previamente si es de manera analógica y digital e informa al Jefe del SIG para revisión.

Jefe SIG 3 Revisa y hace observaciones para agregarle datos y re- a GTM, lo devuelve al Técnico SIG para su corrección.

Recibe y corrige la información y lo entrega al Jefe SIG para Técnico SIG 4 aprobación.

Recibe y aprueba la información Geográfica y entrega copia a Jefe SIG 5 técnicos para que archive el tema raster o vectoria adaptado.

Genera los datos cartográficos raster y vector mediante ArcGis Técnico SIG 6 programa similar según el formato obtenido.

Recibe copia de la información Geográfica y elaboraTécnico SIG II 7 METADATOS correspondiente adquiere datas y adiciona en

documento el inventario de la información obtenida Si se requiere adquirir datos cartográficos complementarios, solicita al Jefe del SIG.

Verifica la integración de información geográfica en formato raster Técnico SIG I 8 Vector a la base de datos existentes e imprime vista resultante.

Informa mensualmente al Jefe del SIG la existencia actual 9 requerimientos necesarios de la información cartográfica e Técnico SIG II vista resultante.

Se entera de la solicitud de datos cartográficos y procede a Jefe SIG 10 al Subdirector de Logística

Subdirector de Recibe la solicitud y obtiene copia y lo entrega a la subdirección Logística 11 Coordinación para gestionar los datos requeridos a

corresponda.

Fin del procedimiento.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 90/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 91/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 92/185 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN GEOGRÁFICA A SISMICEDE II. OBJETIVO: Integrar en cada incidente de la base de datos de SISMICEDE, los atributos referentes a la información geográfica con el fin de que ésta sea localizada geográficamente y generen determinados productos.

III. FRECUENCIA:

Diariamente o cuando sea requerida la actualización de los datos. IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal l del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

SISMICEDE: El Sistema de Manejo de Información en Caso de Emergencia o Desastre -SISMICEDE-, es un sistema óptimo de bases de datos que registra, almacena y preprocesada la información de relevancia para la atención oportuna y efectiva de eventos que pueden desencadenarse en desastres, poniendo a disposición de los tomadores de decisión la información necesaria para su adecuada gestión.

Lotus notes: Es un sistema de software cliente/servidor de colaboración, correo electrónico,

desarrollado Lotus Software. Son aplicaciones empresariales distribuidas por toda la empresa y se puede trabajar de forma más rápida y eficiente.

NORMAS La Dirección de Respuesta deberá otorgar los permisos correspondientes en la base

de datos de SISMICEDE al departamento únicamente para agregar, editar y modificar la información geográfica contenida en los diferentes incidentes de determinado evento. El personal del departamento puede obtener la información de sus diferentes

actualizaciones geográficas así como de otras fuentes, tales como datos de campo o bien contenida en diferentes IDES de diferentes instituciones gubernamentales. El personal debe generar vistas de LOTUS NOTES locales de la base de datos de SISMICEDE o sugerir elevar una determinada vista para poder verificar que los incidentes no posean la información geográfica.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 93/185

PROCEDIMIENTO PARA INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN GEOGRÁFICA A SISMICEDE

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Dirección de 1 Apertura, modifica y consulta incidentes según su fuente de Respuesta confirmados.

Técnico SIG I 2 Se entera periódicamente de la apertura de un numero terminado de incidentes y abre la Base de Datos de incidentes mediante una visita de Lotus Notes analiza los geográficos necesarios para rectificar o ampliarlos.

3 Si el incidente correspondiente no esta ubicado (coordenadas en X y Coordenadas en Y) procede a ubicarlos sistema de Información descrita en el procedimiento de la información cartográfica del departamento, a través software ARCGIS

4 Si logra determinar la ubicación geográfica del incidente procede completar el incidente con la información obtenida de lo procede a buscar a través de otras fuentes

Técnico SIG II 5 Si no existe información en la Base de datos de cartografía del partamento según lo determinado por el técnico SIG I que a consultar otras fuentes

6 Si logra determinar la ubicación geográfica del incidente procede completar el incidente con la información obtenida de lo procede a enviar correo a la dirección de Respuesta para que plíen la información a través de su fuente

7 Se entera verbalmente a través de ambos técnicos SIG I o SIG II Jefe SIG I estado de la información de los Incidentes y estos le indican

cuando este necesite la confección descrita en el para elaborar un mapa de situación e informa verbalmente a ción de Respuesta.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 94/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 95/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 96/185 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPAS TEMÁTICOS II. OBJETIVO: Contar con mapas temáticos que sirvan de apoyo en la planeación del desarrollo de las actividades de la institución así como las obras y acciones de las instancias gubernamentales y municipales mediante la generación de documentos que representen los datos cartográficos actualizados de la entidad.

III. FRECUENCIA:

Cuando la elaboración sea requerida por la entidad gubernamental, persona particular o determinada dirección de la entidad.

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal l del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 VI. DEFINICIONES: Base de datos de cartografía: Es una colección de datos organizados de tal manera que

sirvan para aplicaciones de sistemas de información geográfica (SIG), y permitan el almacenamiento estructurado de los datos, de acuerdo a criterios espaciales, tipos de consultas y gestión de información geográfica VII. FORMATOS:

NORMAS Para la digitalización y edición de la información geográfica contenida en los mapas se aplican los diccionarios de datos vectoriales, topográficos y toponímicos propuestos por el departamento. En el marco de la cartografía oficial del país se consultarán los documentos que contienen la recopilación, normalización y registro de los nombres geográficos, el catálogo de, municipios y localidades y sus límites en la base de datos del Instituto Geográfico Nacional, del Instituto Nacional de Estadística así como las Normas Técnicas para la Normalización geográfica de COGUANOR. La Dirección o unidad solicitante se apegará a las normas, criterios y especificaciones oficia- les de cada uno de los productos cartográficos que se le elaboren. De igual forma considera- rá los documentos teóricos metodológicos actuales, relativo a la producción cartográfica. La Dirección o unidad interna solicitante requerirá la información a través de la base de da- tos de LOTUS NOTES – Solicitudes SIG o bien a través de correo electrónico especificando al Director de Logística, lo contenido en el mapa temático solicitado. La entidad Gubernamental o persona particular solicitara la información de mapas temáticos únicamente con los contenidos que a la entidad le competen en materia de Gestión de Ries- go a desastres a través de la unidad de información pública de la entidad. Si el departamento no posee la información requerida por la unidad, entidad gubernamental o persona particular, éste debe informar los limitantes que existen en cuando a la misma en donde corresponda.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 97/185

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPAS TEMÁTICOS

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Unidad o 1 Solicita a través de la Base de Solicitud de mapas SIG de solicitante Notes, indicando las especificaciones del mapa temático.

Jefe SIG I 2 Se entera a través de correo Automático de la nueva solicitud sada al sistema y programa la fecha de entrega si se posee la formación según las especificaciones.

3 Se entera a través de correo Automático de la nueva solicitud Técnico SIG I sada al sistema

4

Indica al Técnico SIG I Y Técnico SIG II que el mapa esta

do para elaborarse digitalmente

5 Prepara la información necesaria descrita en el procedimiento tualización de la información cartográfica del departamento a rentes escalas y lo envía al Técnico SIG II para la diagramación mapa correspondiente

6 Si no existe información en la Base de datos de cartografía del partamento según lo determinado por el técnico SIG I procede a dicarle al Jefe SIG que esta no se tiene disponible

Técnico SIG II 7 Obtiene los datos e información cartográfica del respaldo y la generación del documento cartográfico digital del proyecto ARCGIS usando el formato necesario de acuerdo al tipo de mento cartográfico solicitado

8 Recibe vía correo electrónico el mapa generado y lo revisa Técnico SIG I modificar los detalles que considere convenientes, finalmente lo

vía con las correcciones necesarias indicándole a unida donde descargar el mapa solicitado o donde recoger el mapa preso si este fuera el caso.

Unidad o 9 Recibe mapa solicitado o información sobre la disponibilidad de Solicitante datos

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 98/185

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPAS TEMÁTICOS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 99/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 100/185 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPA DE SITUACIÓN II. OBJETIVO: Contar con mapas funcionales y descriptivos, en base a la información referente de un determinado evento con la información que se registra en SISMICIDE como herramienta para la oportuna toma de decisiones a nivel táctico y estratégico.

III. FRECUENCIA:

Diariamente o cuando sea requerida la actualización de los mapas IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal l del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 PLANTILLA DE MAPA: Es un documento de mapa (.mxd) a partir del cual se pueden crear

nuevos documentos. Las plantillas pueden incluir capas de mapa base o constituir un surtido de los diseños de página más utilizados. Las plantillas de mapa facilitan la reutilización o la normalización de un diseño en una serie de mapas. BASE DE DATOS DE SITUACION: Es un sistema óptimo de bases de datos que registra, almacena

y preprocesada la información de relevancia para la atención oportuna y efectiva de eventos que pueden desencadenarse en desastres

RESOLUCION 150 DPÍ: Los concepto de resolución y tamaño de imagen a menudo

provocan confusión y malos entendidos, porque en la práctica suelen ser ambiguas. Hay que distinguir:

) Archivo gráfico en la computadora (por ejemplo, de una cámara digital) 2) Copia impresa (por ejemplo, un poster)

RESOLUCION 300 DPI: Es la resolución que debe tener un documento, generalmente es el tamaño que se utiliza para que una impresión tenga una buena calidad, los dpi hace referencia a calidad de imagen no tanto al tamaño, ya que puedes tener una imagen que tenga el tamaño carta que sea de 300 dpi hasta uno de 90x60 cm igualmente que sea de 300. ARCHIVO SHAPEFILE: Es un formato sencillo y no topológico que se utiliza para almacenar

la ubicación geométrica y la información de atributos de las entidades geográficas. GEODATEBASE: Es un modelo que permite el almacenamiento físico de la información geográfica

ya sea en archivos dentro de un sistema de ficheros VII. FORMATOS:

NORMAS En cuanto se disponga de información de Incidentes que ya están aperturados en SISMICECE antes de elaborar el mapa y observando la magnitud de la información debe elegirse un método de conexión adecuado para obtener la información geográfica para la confección del mismo.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 102/185

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPAS DE SITUACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Técnico SIG 1 Identifica a través de la base de datos de Lotus NOTES en la forma SISMICE, los incidentes activos en la misma elaborada en Proceso Integración a SISMICEDE de la Información Geográfica

Elige el método correspondiente de conexión de datos entre 2 Desktop y SISMICEDE. E Importa los datos correspondientes área principal del área de Trabajo de ArcGis Desktop.

Abre una plantilla de mapa de situación previamente elaborada 3 el proceso Elaboración de un Mapa Temático.

Define el formato correspondiente de hoja (Formatos ISO), la 4 bología, el etiquetado de incidentes, fecha, Títulos, y otros tos informativos que considere agregar al mapa

Define el formato correspondiente de hoja (Formatos ISO), la 5 bología, el etiquetado de incidentes, fecha, Títulos, y otros tos informativos que considere agregar al mapa

Verifica en base a la lista de Chequeo correspondiente a los 6 mentos mínimos del mapa de Situación presentado por el SIG y determina si esta correcto la información a presentar.

Realiza los cambios que sean necesarios en el mapa. 7 Exporta el mapa según se considere en los siguientes formatos: 8 resolución de 150 DPI y .pdf 300 DPI

Genera una capa correspondiente (shapefile) y almacenar la 9 mación (en una geodatabase correspondiente a la Descrito en el Proceso Actualización de la información a diferentes escalas

Subdirector de 10 Verifica si el mapa esta elaborado Logística

Recibe indicaciones y se le instruye por medio de correo Dirección de 11 sobre fecha, hora y lugar de la ubicación del nuevo mapa de Respuesta ción generado

Recibe indicaciones y se le instruye por medio de correo Dirección de 12 sobre fecha, hora y lugar de la ubicación del nuevo mapa de

Comunicación ción generado Social

Fin de procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 103/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 104/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 105/185

. NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPAS DE AMENAZA

II. OBJETIVO: Contar con un catálogo de mapas de amenaza que sirvan de apoyo y de referencia en la planeación del desarrollo de las actividades de la institución y de las instancias gubernamentales y municipales mediante la generación de documentos que representen las diferentes amenazas identificadas aplicando una determinada metodología.

III. FRECUENCIA: Cuando la elaboración sea requerida por la entidad gubernamental, persona particular

o determinada dirección de la entidad. Cuando se completen las variables correspondientes a determinada metodología a aplicar.

IV. ALCANCE:

Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal l del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES: GEODATABASE: En su nivel más básico, una geodatabase de ArcGIS es una colección de

datasets geográficos de varios tipos contenida en una carpeta de sistema de archivos común, una base de datos de Microsoft Access o una base de datos relacional multiusuario DBMS VII. FORMATOS:

NORMAS El departamento en coordinación con la unidad de sensoramiento remoto deberá

planear, realizar y supervisar los procesos aplicados en la elaboración de una determinada metodología para aplicar a la amenaza tomando en cuenta las variables requeridas contenidas en diferentes escalas de trabajo.

Contar con información cartográfica de base actualizada. En el marco de la cartografía oficial del país se consultarán los documentos que contienen

la recopilación, normalización y registro de los nombres geográficos, el catálogo de, municipios y localidades y sus límites en la base de datos del Instituto Geográfico Nacional del Instituto Nacional de Estadística así como las Normas Técnicas para la Normalización geográfica de COGUANOR. El personal del departamento puede obtener la información de sus diferentes

actualizaciones geográficas así como de otras fuentes, tales como datos de campo o bien contenida en diferentes IDES de diferentes instituciones gubernamentales y Agencias Espaciales que puedan tener el dato de determinada variable El personal del departamento debe verificar la información contenida en los mapas

de amenaza en base a datos de campo o bien registros de eventos anteriores en un área de muestra para calibrar la metodología y se adapte al área de estudio.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 106/185

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPAS DE AMENAZA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Jefe de SIG I 1 Identifica la metodología a aplicar para determinar la amenaza determinada área, basándose en la escala de trabajo a emplear y disponibilidad de procesamiento de la cantidad de información procesar.

2 Indica al Técnico SIG I Y Técnico SIG II que identifique la ción necesaria para aplicar la metodología basándoles en el dimiento Actualización de la información cartográfica del Mento

3 Se entera a través de correo electrónico de la nueva metodología modificación de esta y prepara la información necesaria a la Solicitada

4 Si no existe información en la Base de datos de cartografía del partamento según lo determinado por el técnico SIG I procede a dicarle al Jefe SIG que esta no se tiene disponible

5 Determina y Analiza si es viable aplicar la metodología en base disponibilidad de información y capacidad de procesamiento si viable procede a enviar solicitud al Técnico SIG I para que este víe información al Técnico SIG II para el procesamiento de los Tos

Técnico SIG II 6 Obtiene los datos e información cartográfica del respaldo y asigna procede a generar el Algebra de Mapas del proyecto en ARCGIS

Técnico SIG I 7 Diagrama el mapa del área correspondiendo a lo procesado y al Jefe SIG para su revisión y aprobación correspondiente

8 Recibe vía correo electrónico el mapa generados y lo revisa modificar los detalles que considere convenientes.

9 Indica al Técnico SIG I Y Técnico SIG II que el mapa esta

10 do para elaborarse digitalmente

Almacena la información en una mapa digital y guarda la 11 ción en formato de Shapefile en una GEODATABASE y pone a

posición los datos donde considere necesario enviar.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 107/185

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE MAPAS DE AMENAZA

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 108/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 109/185 I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE PROTOCOLO DE CAUSA Y DAÑO

II. OBJETIVO:

Contar con un protocolo de causa y daño vigente para la evaluación en la parte geográfica contenida en las solicitudes de un determinado expediente presentado por una entidad gubernamental.

III. FRECUENCIA:

En cuanto se solicite al departamento, verificar un determinado expediente. IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal l del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS:

NORMAS Un expediente con categoría de urgente debe dársele la mayor prioridad en un

plazo máximo de 24 horas, emitir un informe sobre lo verificado en este. Un expediente con categoría de no urgente debe dársele prioridad según el

correlativo que le corresponda en base a los memorándum enviados por la dirección de cooperación a la dirección de logística, estos tendrán un plazo máximo de 05 días para emitir un informe sobre lo verificado en este. El departamento debe generar un catálogo de los expedientes que se platearon, y

contar con una base de datos en forma de shapefile de los mismo, para futuras consultas. Se puede solicitar ampliación de la información de un expediente con la

información geográfica errónea que puede estar contenida en un determinado expediente exclusivamente con la dirección de coordinación a través de correo electrónico o memorándum realizado por la dirección de logística. Los expedientes pueden ser rechazados total o parcialmente en cuanto al tema de

la información geográfica.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 110/185

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE PROTOCOLO DE CAUSA Y DAÑO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Director

de Logística

Jefe de SIG

Técnico SIG I

Jefe SIG

Técnico

SIG II Jefe

SIG

Director de

L í ti

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe oficio de solicitud de revisión de expediente según protocolo de causa y daño vigente e instruye al Jefe del SIG mediante copia de oficio de solicitud para la revisión geográfica del expedientes y archiva oficio original.

Recibe copia de la solicitud lo revisa y determina si es urgente y le informa la preparación de un shapefile al Técnico SIG I

Almacena y prioriza que expedientes deben ser procesados a ra- zón de al menos de dos a tres expedientes diarios si es posible

Plotea la información de coordenadas de la ubicación geográfica de los proyectos de reconstrucción y este indica si la información con- tenida en el expediente es correcta, de lo contrario le indica al Jefe SIG que esta debe ampliarse

Analiza si la información debe ampliarse o sugerir el rechazo total o parcial del expediente mediante copia de oficio de solicitud dirigido al Director de Logística, de lo contrario indica verbalmente al Técni- cos SIG I la confección del Shapefile respectivo para su posterior ploteo.

Elabora mapa de ubicación del shapefile con elementos de descri- tos en la elaboración de un mapa temático elaborado por el Técni- cos SIG I y lo envía al Jefe del SIG vía correo electrónico interno.

Elabora informe del análisis realizado en materia geográfica relacio- nada con el expediente de reconstrucción y adjunta el mapa de ubi- cación como referencia del resultados obtenidos, lo envía al direc- tor de Logística y Archiva la copia del mismo.

Recibe informe del departamento SIG y reporta a la dirección de Reconstrucción a través de un memorando de la continuación del siguiente paso según lo estipulado en el

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 111/185

DIAGRAMA DE FLUJO PARA ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO DE CAUSA Y DAÑO

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 112/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Version: 1A. vigencia: 01-07/2014 113/185 I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN EN MATERIA GEOGRÁFICA, CARTOGRÁFICA, TOPOGRÁFICA Y GEODESIA PARA LA GENERACIÓN DE DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS

II. OBJETIVO: Proporcionar los elementos técnico-metodológicos en materia de geografía, cartografía y topografía a las dependencias u organismos de la administración pública estatal y municipal, a través de la capacitación teórica-práctica para la generación de documentos cartográficos de Gestión de Riesgo a Desastres.

III. FRECUENCIA: Cuando la capacitación sea requerida por la entidad gubernamental, determinada dirección de la entidad.

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48, Literal l del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

MATERIA CARTOGRAFICA: Se encarga del estudio y de la elaboración de los mapas geográficos, territoriales y de diferentes dimensiones lineales y demás.

MATERIA GEOGRAFICA:

El espacio geográfico se analiza las interacciones de los elementos naturales, sociales, económicos, culturales y políticos.

MATERIA TOPOGRAFICA:

Ocupa del estudio de los Métodos Geodésicos o topográficos. Se pretende estudiar los equipos topográficos y sus elementos, con una aplicación elemental de las observaciones que con ellos pueden obtenerse.

MATERIA GEODESICA: Trata del levantamiento y de la representación de la forma y de la superficie de la Tierra, global y parcial, con sus formas naturales y artificiales.

NORMAS La entidad Gubernamental solicitara la capacitación sobre mapas temáticos con

información oficial únicamente de referencia y con los contenidos que a la entidad le competen en mate- ria de Gestión de Riesgo a desastres. La capacitación se impartirá a instancias gubernamentales y municipalidades cuando

exista una petición mediante oficio que justifique el uso de herramientas geográficas para los fines de materia de Gestión de Riesgo a desastres. La capacitación se impartirá a unidades o departamentos cuando exista una petición

me- diante oficio dirigido a la dirección de logística y justifique el uso de herramientas geográfi-

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 115/185

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN EN MATERIA GEOGRÁFICA, CARTOGRÁFICA, TOPOGRÁFICA Y GEODESIA PARA LA GENERACIÓN DE DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Director de

Logística

Sub. Director de Logística

Jefe SIG

Técnico SIG

Jefe SIG

Subdirector de Logística

Jefe SIG

Director de Logísti- ca

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe oficio de solicitud de capacitación de las instancias guberna- mentales instituciones interesados e instruye al Subdirector de Lo- gística mediante copia de oficio de solicitud para la impartición de la capacitación y archiva oficio original.

Recibe copia de la solicitud e informa la preparación de la capacita- ción al Departamento SIG vía correo o mediante copia de la solici- tud y archiva copia.

Se comunica con la instancia gubernamental o institución para la preparación del equipo necesario para la capacitación.

Recibe copia de la solicitud por parte del Subdirector de Logística. Se entera, prepara y respalda los documentos de apoyo y espera a la fecha de capacitación

Apoya en preparar la información necesaria para la capacitación y practica la misma.

En la fecha de capacitación, entrega apuntes digitales a los asisten- tes al curso. Registra la asistencia e imparte la capacitación asig- nada y evalúa los conocimientos adquiridos solo en casos específi- cos al final del curso. Terminada la capacitación de los asistentes en materia geográfica, cartográfica, topográfica y geodésica, repor- ta al Subdirector de Logística de manera verbal el desarrollo y la terminación del mismo. Archiva la copia de la solicitud

Se entera del desarrollo y finalización de la capacitación y así mis- mo reporta al Director de Logística de manera verbal el desarrollo y finalización de la capacitación.

Recibe reporte verbal del curso impartido y a su vez reporta via co- rreo electrónico.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 116/185

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN EN MATERIA GEOGRÁFICA, CARTOGRÁFICA, TOPOGRÁFICA Y GEODESIA PARA LA GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

CARTOGRÁFICOS

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 117/185

RED DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA

Proceso

Procedimiento

Codificación

Monitoreo y control de ingreso y

egreso de recursos a bodega

Egreso de un bien en calidad de préstamo MP-DLPA-06

Ingreso de un bien que fue dado en calidad de préstamo MP-DLPA-07

Ingreso de bienes por compra MP-DLPA-08

Egreso de bienes por compra MP-DLPA-09

Egreso de Recursos para Abastecimiento de Asistencia Humanitaria en las Bodegas Regionales y Departamentales.

MP-DLPA-10

Egreso de ayuda humanitarian MP-DLPA-11

Recepción e ingreso de donaciones en especie MP-DLPA-12

Egreso de bodega para despacho de Asistencia Humanitaria por Donación.

MP-DLPA-13

Egreso de recursos de bodega por protocolo de solicitud de Asistencia Humanitaria.

MP-DLPA-14

Control y gestión de baja de Llantas, Baterías y Repuestos usados.

MP-DLPA-15

Ingreso de recursos para abastecimiento de las bodegas Regionales y Departamentales.

MP-DLPA-16

Inspección de las existencias en bodega. MP-DLPA-17

Manipulación de la Asistencia Humanitaria MP-DLPA-18

Control de plagas en bodegas de la Institución MP-DLPA-19

Rotación de Asistencia Humanitaria por vencimiento MP-DLPA-20

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-06 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 118/185 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA EGRESO DE UN BIEN EN CALIDAD DE PRÉSTAMO

II. OBJETIVO: Controlar la salida del almacén, de un bien proporcinado en calidad de préstamo.

III. FRECUENCIA: Diaria

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES: Almacén: Hace referencia al área de bodega, espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes.

Sistema ASPEL SAE: sistema administrativo empresarial, es un sistema de cómputo que permite lograr una óptima automatización del proceso administrativo, que se utiliza en Almacen/Bodega como herramienta de control.

VII. FORMATOS: Tarjeta de Egreso de Almacén, Salida de bodega

NORMAS Todos los bienes que estén ingresados como activos fijos, deben tener egreso en calidad de

préstamo. Todos los despachos deber ir autorizados por el Director de Logístico

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-06 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 119/185

PROCEDIMIENTO PARA EGRESO DE UN BIEN EN CALIDAD DE PRÉSTAMO

UNIDAD ADMINISTR ATIVA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Dirección de

Logística

Asistente de

Dirección

Auxiliar de

Almacén

Jefe de Bodega

Auxiliar de

Almacé

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe la solicitud del préstamo del bien que se requiere, con visto bueno de Secretaria Ejecutiva

Traslada solicitud autorizada vía correo electrónico a la Unidad Almacén/Bodega

Prepara físicamente el bien a prestar por órdenes giradas por jefe de bodega.

Procede a llenar el formulario de Egreso Almacén de la Contraloría general de Cuentas.

Realiza la salida del recurso del sistema Aspel Sae y se procede a imprimir el documento de egreso de Almacén por préstamo

Revisa y Firma documentos

Se le da una copia al solicitante de lo que se entrega (copia rosada y amarilla) copia amarilla se entrega en garita para que puedan salir con el documento (formulario egreso de almacén)

Archiva documentos

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-06 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 120/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-07 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 121/185 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE UN BIEN QUE FUE DADO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO II. OBJETIVO:

Controlar la devolución al almacén, de un bien que haya salido en calidad de préstamo de la bodega.

III. FRECUENCIA: Diaria

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES: Tarjeta de responsabilidad: documento electrónico que maneja el sistema Aspel-Sae en el

que se carga al personal de la institución los productos que sean egresados en calidad de préstamo. VII. FORMATOS:

Tarjeta de ingreso de almacén Devolución por préstamo

NORMAS

La devolución de un bien, deberá ser supervisada por el Jefe de Bodega.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-07 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 122/185

PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE UN BIEN QUE FUE DADO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO

UNIDAD ADMINISTRATI VA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Solicitante 1 Entrega el bien que fue proporcionado en calidad de préstamo

Auxiliar de

2

Llena el formulario “Devolución a Bodega”

Bodega recibido por bodega original-bodega, copia-solicitante. Anexo No.

3

Revisa el bien físicamente

4

Consulta la Tarjeta de Responsabilidad de

Sistema Aspel

5

Efectúa la devolución en el sistema Aspel y

documento de Devolución por préstamo (anexo 2)

Jefe de Bodega

6

Firma el document

7

Entrega copia del documento al solicitante,

Auxiliar de por préstamo Almacén

8 Archiva los documentos

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-07 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 123/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-08 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 124/185 I. NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE BIENES POR COMPRA II. OBJETIVO:

Registrar los bienes por compra; con el fin de tener una herramienta funcional que permita una rápida recepción, localización, entrega y control de los bienes en inventario

III. FRECUENCIA: Diaria

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES: VII. FORMATOS:

Formulario de Ingreso a Almacén Formulario de Ingreso Almacén de la Contraloría General de Cuentas Documento de ingreso a almacén por compra

NORMAS Los materiales, suministros y bienes deben manejarse considerando las siguientes características:

correcta estiba, que no tengan contacto con el suelo, adecuada manipulación,

preservación de los empaques contemplando su forma, estado (sólido, líquido o gaseoso), tamaño, textura y fragilidad, buscando asegurar su adecuada clasificación y preservación.

2. Según las características de acuerdo con su naturaleza o función, los productos se clasifican

de la manera siguiente: a. No perecederos - Útiles de limpieza. - Útiles y equipo de oficina. - Implementos deportivos. - Bienes, equipo y herramienta

b. Perecederos - Productos alimenticios.

- Productos farmacéuticos.

3. Los productos alimenticios deben estar separados de aquellos materiales o suministros que puedan

contaminarlos. Se debe mantener vigilancia de los productos próximos a vencer, por los que ya entraron en vencimiento se deberán separar mientras se cumple la reposición.

4. Los productos de limpieza, químicos o farmacéuticos, no deben tener contacto directo con el resto de productos, especialmente si contienen componentes eventualmente contaminantes. Para su

manipulaciónse deben tener en cuenta los cuidados mínimos, verificando su vencimiento y rotación. 5. Los útiles de oficina deben estar alejados de lugares húmedos, verificando su vencimiento para el

caso de los que contengan tinta, o que por su naturaleza necesitan rotación constante.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-08 Versión: 1a. Vigencia: 125/185

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE BIENES POR COMPRA

UNIDAD ADMINISTRATI VA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Auxiliar de almacen y

unidad solicitante o

junta de recepcion (cuando aplique)

Unidad de compras

Activos Fijos

Jefe de Bodega y

Solicitante

Auxiliar de

Almacén

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Recibe del Proveedor la Factura y la mercadería a

Almacén/Bodega. Notifica a a la Unidad de Compras de la llegada

de la mercadería.

Verifica físicamente la compra con la factura y copia de la solicitud enviada por la unidad de compras.

Verifica de forma física por la junta receptora cuando las compras son mayores de Q. 90,001.

En caso de un Activo Fijo, notifica a la Unidad de Activos Fijos.

Notifica a la persona que firmo el pedido de materiales para que verifique la mercadería.

Si no cumple con lo solicitado no se da ingreso.

Codifica los bienes donados, los registra al inventario, tarjetas de responsabilidad y controles que especifica el manual de activos fijos.

Ingresa la información al sistema Aspel Sae y se procede a imprimir el documento Ingreso al Almacén

Procede a llenar el formulario de Ingreso Almacén de la Contraloría General de Cuentas

Firma y sella los documentos

Traslada a Compras copia del ingreso de almacén por

compra Archivan los documentos Fin del procedimiento

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I. NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA EGRESO DE BIENES POR COMPRA

II. OBJETIVO:

Realizar las acciones para la salida de los bienes de almacén que tienen egreso como bien fungible

III. FRECUENCIA: Diaria IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS: Formulario de salida de almacén

NORMAS

Todos los despachos deben ir autorizados por el Subdirector de Logística

Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-09 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 126/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-09 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 127/185

PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE BIENES POR COMPRA

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Solicitante Subdirector operativo

Jefe de Bodega

Auxiliar de

almacén Jefe de

bodega

Auxiliar de almacén

1

2

3

4

5

6

7

Llena salida de bodega Autoriza el despacho y firma el documento.

Procede al despacho de los útiles de oficina

Entrega copia rosada al solicitante

Ingresa información al sistema Aspel y se procede a

imprimir el documento de Egreso de Almacén

Revisa y firma documentos de egreso

Archiva los documentos

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-09 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 128/185

Egreso de bienes ingresados por compra

Solicitante Subdirector operativo Jefe de Bodega Auxiliar de Almacén

INICIO

Llena salida de bodega

Autoriza despacho

Ordena al jefe de bodega el despacho

Gira instrucciones

para despachar lo

solicitado

Revisa y firma documentación

de soporte

Ordena que se archive

Entrega lo solicitado

Entrega copia

(rosado) solicitante

Realiza documentació

n sistema aspel

Archiva documento

s

FIN

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Procedimiento de egreso de recursos para abastecimiento de asistencia

humanitaria en las bodegas regionales y bodegas departamentales

MP_DLPA_10 Versión: 2a. vigencia: 89 De 172

I. OBJETIVO: Dar egreso del inventario, los recursos de asistencia humanitaria para atención de los requerimientos realizados por el Encargado de Bodega Regional y/o Departamental, de forma transparente y organizada, con el fin de contar con un sistema que permita el óptimo despacho de recursos. II. ALCANCE:

Encargado de Bodega Regional/Departamental Dirección de Logística Encargado de Bodega/Almacén Auxiliar de Bodega/Almacén Subdirector Operativo Piloto

III. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012 IV. RESPONSABILIDADES:

El responsable del buen estado de los recursos cuando salen del Almacén es el Piloto del camión que

traslada la mercadería, asimismo, es el responsable de reguardar la papelería del egreso de los

recursos que debe devolver firmada y sellada.

Si al abrir el camión, el piloto o la persona asignada para recibir la asistencia humanitaria, se percata

que el marchamo está violado, ambos son los responsables de informar a el Subdirector Operativo

del hallazgo, con el fin de realizar el recuento de los recursos, en función de verificar que estén

completos.

La Bodega Central es la encargada de proveer de asistencia humanitaria a las bodegas regionales o

departamentales habilitadas

DEFINICIONES: Tarjeta de egreso de almacén: Respaldo físico que refleja el movimiento de egreso de un recurso o asistencia humanitaria del inventario general. Sistema Aspel SAE: Programa informático que registra los movimientos de ingreso y egreso de los recursos y/o asistencia humanitaria. Formato de Requerimiento de Asistencia Humanitaria: Documento utilizado por la Dirección de Respuesta con el fin de documentar los requerimientos derivados de un evento o desastre. Método de primeras en entrar y/o primeras en salir (PEPS): Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

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Marchamo de seguridad: Es un sistema de seguridad que tiene por objetivo garantizar que la asistencia humanitaria a transportar llegue completa a su destino. Consiste en colocar un seguro de plástico en el camión, mismo que corresponde a un correlativo que le es asignado en el Departamento de Bodega, previo a su traslado. VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:

Procedimiento de ingreso de recursos para abastecimiento de las bodegas regionales y departamentales

VII. POLÍTICAS / NORMAS: POLÍTICAS:

La Dirección de Respuesta deberá realizar la solicitud de los recursos de manera escrita por medio del

formato de requerimiento de recursos, si por la atención de la emergencia no se puede contar con el

formato establecido, podrán realizar la solicitud a través de correo electrónico, asumiendo la

resposnabilidad y el compromiso de posteriormente sustituirlo por medio del formato establecido.

Los despachos de Recursos, se realizarán únicamente con autorización del Director de Logística o el Secretario Ejecutivo.

NORMAS:

Los productos alimenticios deben estar separados de aquellos materiales o suministros que puedan contaminarlos. Se debe mantener vigilancia de los productos próximos a vencer, por los que ya entraron en vencimiento se deberán separar mientras se cumple la reposición.

Los productos de limpieza, químicos o farmacéuticos, no deben tener contacto directo con el resto de

productos, especialmente si contienen componentes eventualmente contaminantes. Para su manipulación se deben tener en cuenta los cuidados mínimos, verificando su vencimiento y rotación.

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Procedimiento de egreso de recursos para abastecimiento de asistencia

humanitaria en las bodegas regionales y bodegas departamentales

MP_DLPA_10 Versión: 2a. vigencia: 91 De 172

UNIDAD

ADMINISTRATIVA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Encargado de Bodega regional

y/o departamental

Dirección de Logística

Encargado de Bodega/Almacén

Auxiliar de Almacén

Subdirector Operativo

Encargado de Bodega/Almacén

Piloto

Auxiliar de Almacén/Bodega

1

1.1

2

2.1

2.2

3

4

4.1

5

6

7

7.1

7.1.2

8

Elabora solicitud de distribución de recursos Envía formato de solicitud de distribución de recursos a la Dirección de Logística

Recibe formato de solicitud de distribución de recursos del Encargado de Bodega regional y/o departamental, verificando existencias con Bodega Si no hay existencias, se informa a la unidad solicitante Si hay existencias, se traslada la solicitud autorizada al Subdirector Operativo

Prepara lo solicitado para ser despachado

Llena la salida de bodega, asignando el número de marchamo, de acuerdo al control correlativo establecido Procede a llenar el formulario de Tarjeta de Egreso de bodega

Revisa pedido y gira instrucciones para el despacho y/o traslado del requerimiento

Coloca el marchamo en las puertas del camión que transportará los recursos

Transporta y gestiona la firma y sello de los documentos que respaldan la entrega Recibe la papelería, que debe regresar a Bodega con la firma de recibido del área solicitante.

Entrega al solicitante la copia rosada de la tarjeta de egreso de bodega

Opera la salida de los recursos del sistema ASPEL SAE y procede a imprimir el documento. Egreso de almacén

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9

10

Informa al Director de Logística, a la Dirección de Respuesta, Dirección de Comunicación Social y al Secretario Ejecutivo de lo que se despachó por medio de correo electrónico

Archiva documentación de soporte

Fin del procedimiento

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Procedimiento de egreso de recursos para abastecimiento de asistencia

humanitaria en las bodegas regionales y bodegas departamentales

MP_DLPA_10 Versión: 2a. vigencia: 93 De 172

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Manual

CONRED-DLPA-11 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 132/185

I. NOMBRE: EGRESO DE AYUDA HUMANITARIA

II. OBJETIVO:

Retirar de bodega o área de almacén la Asistencia Humanitaria de las donaciones que entrega la SE- CONRED a otras instituciones.

III. FRECUENCIA: Eventual IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI. DEFINICIONES:

VII. FORMATOS: Formulario de egreso de almacén

NORMAS Todos los egresos de bodega que sean por Ayuda Humanitaria deben ser autorizadas por

el Secretario Ejecutivo.

El egreso debe ir acompañado de un Acta realizada por la Dirección de Coordinación.

En las observaciones del Formulario Egreso de Controlaría debe especificar que el egreso es

por Asistencia Humanitaria.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-11 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 133/185

UNIDAD ADMINISTRAT

IVA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Dirección de Logística 1 Recibe la solicitud de la Ayuda Humanitaria que se requiere, visto bueno de Secretaria Ejecutiva

Asistente de Logística 2 Trasladan solicitud vía Lotus a la Unidad Almacén/Bodega y a la Dirección de Coordinación para la elaboración del Acta de

ga.

Jefe de Bodega

3

Ordena que se prepare físicamente la asistencia humanitaria.

Auxiliar Almacén

4 Prepara la asistencia humanitarian

Dirección de Coordinación

5

Entrega acta de donación para el despacho de la donación, revi- sada por la Unidad de Auditoria Interna.

Jefe de Bodega 6

Revisa el acta de entrega y firma la misma.

Auxiliar Almacén

7

Procede a llenar el formulario de Egreso Almacén de la Contralo- ría general de Cuentas.

Auxiliar de almacén

8

Opera la salida de Insumos del sistema Aspel Sae y se procede a imprimir el documento de egreso de Almacén

Jefe de bodega 9

Revisa y Firma documentos

Auxiliar de almacén 10

Se le da una copia al solicitante de lo que se entrega (copia

da y amarilla) copia amarilla se entrega en garita para que dan salir del documento (formulario egreso de almacén)

11

Archiva documentos

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-11 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 134/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-12 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 135/185

I. NOMBRE: RECEPCIÓN E INGRESO DE DONACIONES EN ESPECIE

II. OBJETIVO:

Recibir, ingresar y registrar las donaciones nacionales y extranjeras; con el fin de tener una herramienta funcional que permita una rápida recepción, localización, entrega y control de los bienes en inventario

III. FRECUENCIA: Eventual

IV. ALCANCE: Ver espacio de unidad administrativa en formulario descriptor del procedimiento

V. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012

VI.DEFINICIONES: VII. FORMATOS: Formulario de ingreso a almacén y Documento de ingreso a almacén por donación

1 Los materiales, suministros y bienes deben manejarse considerando las siguientes

características:

correcta estiba, que no tengan contacto con el suelo, adecuada manipulación, preservación de los empaques contemplando su forma, estado (sólido, líquido o gaseoso),

tamaño, textura y fragilidad, buscando asegurar su adecuada clasificación y preservación.

2 Según las características de acuerdo con su naturaleza o función, los productos se clasifican a. No perecederos

- Útiles de limpieza.- Útiles y equipo de oficina.- Implementos deportivos.- Bienes, equipo y herramienta

b. Perecederos- Productos alimenticios.- Productos farmacéuticos.

3 Los productos alimenticios deben estar separados de aquellos materiales o suministros que puedan contaminarlos. Se debe mantener vigilancia de los productos próximos a vencer, por los que ya entraron en vencimiento se deberán separar mientras se cumple la reposición.

4 Los productos de limpieza, químicos o farmacéuticos, no deben tener contacto directo con el resto de productos, especialmente si contienen componentes eventualmente contaminantes. Para su manipulación se deben tener en cuenta los cuidados mínimos, verificando su vencimiento y rotación.

5 Los útiles de oficina deben estar alejados de lugares húmedos, verificando su vencimiento para el caso de los que contengan tinta, o que por su naturaleza necesitan rotación constante.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-12 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 136/185

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DONACIONES EN ESPECIE

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de pa

DESCRIPCIÓN

Dirección de Logística 1 Revisa la donación en especie cuando ingresa al almacén

Dirección de coordinación

2

Verifica que la documentación que respalda la donación esté

Pleta

3

Completa toda la documentación que compaña la donación

4

Elabora acta de recepción

5

Traslada copia de la documentación a la Dirección Financiera y en caso de ser Activo Fijo debe Notificar al Departamento de

Fijos Unidad de activios fijos

6 Codifica los bienes donados, los registra al inventario, tarjetas de responsabilidad y controles que especifica el manual de

jos.

Auxiliar de almacén

7

Procede a llenar el formulario de Ingreso Almacén de la Contraloría General de Cuentas, (Anexo 1)

Se ingresa la información al sistema Aspel Sae y se procede a 8

imprimir el documento Ingreso al almacén por Donación

(Anexo 2)

Jefe de Bodega 9

Revisa que la documentación de respaldo cumpla con lo requerido y firma la aprobación del registro.

Subdirector operativo 10

Traslada a la Dirección de Logística el informe de las donaciones Ingresadas, con copia de los Formularios de Ingreso a Almácen

Director de logística 11

Envía el reporte de Ingreso de Donaciones a la Dirección de Coor- dinación, a la Dirección Administrativa y Dirección

traslada la información al Ministerio de Finanzas.

Auxiliar de bodega

12

Archiva los documentos que soportan la donación

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DLPA-12 Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 137/185

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I. OBJETIVO: Retirar de bodega la Asistencia Humanitaria que se entrega de la SE-CONRED a otras instituciones en calidad de donación. II. ALCANCE: • Dirección de Logística • Asistente de Logística • Subdirector Operativo • jefe de Bodega • Auxiliar de bodega • Dirección de Coordinación III. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 IV. RESPONSABILIDADES: •El Encargado de la bodega regional es el encargado de realizar la inspección de los recursos a ser entregados en donación, en función de verificar que éstos llenen los requisitos de calidad para tal efecto. •El Encargado de la bodega regional debe velar de que la asistencia humanitaria a ser donada contenga la documentación que respalda el proceso. V. DEFINICIONES: • Formulario o tarjeta de egreso de bodega: Documento por medio del cual se registra la salida del inventario de la asistencia humanitaria y mobiliario • Acta de donación: Documento interno institucional, que respalda la donación de un bien o asistencia humanitaria • Sistema Aspel SAE: Programa que registra de manera digital los ingresos y egresos de los recursos, mobiliario y asistencia humanitaria VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS • Inspección de asistencia humanitaria • Rotación de asistencia humanitaria • Procedimiento para la atención de requerimientos internos realizados a la Dirección de Logística

Procedimiento de egreso de bodega para despacho de asistencia humanitaria por donación

MP_DLPA_13 Versión: 1a. vigencia: 100/10

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VII. POLITICAS / NORMAS: • Todos los egresos de bodega que sean por Asistencia Humanitaria deben ser autorizadas por el Secretario Ejecutivo. • El egreso debe ir acompañado de un Acta realizada por la Dirección de Coordinación. • En las observaciones del Formulario Egreso de bodega debe especificar que el egreso es por Asistencia Humanitaria. VIII. FORMATOS REQUERIDOS: 1. Tarjeta de egreso de bodega 2. Acta de entrega de recursos

VIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Dirección de Logística

Asistente de Logística

Jefe de Bodega

Auxiliar bodega Dirección de Logística Subdirector Operativo Jefe de Bodega y Auxiliar de Bodega Auxiliar de bodega Jefe de Bodega

1

2

2.1

2.2

3

4

5

6

7

Recibe la solicitud de la Asistencia Humanitaria que se requiere, con visto bueno de Secretaria Ejecutiva Verifica existencia No disponibilidad Informa a solicitante de no proceder

Si disponibilidad Trasladan solicitud vía correo electrónico a Bodega y a la Dirección de Coordinación para la elaboración del Acta de entrega.

Ordena despacho al Subdirector Operativo

Instruye al Jefe de Bodega para que se prepare físicamente la asistencia humanitaria.

Prepara la asistencia humanitaria

Entrega acta de donación para el despacho de la asistencia humanitaria

Revisa el acta de entrega y firma la misma.

Procedimiento de egreso de bodega para despacho de asistencia humanitaria por donación

MP_DLPA_13 Versión: 1a. vigencia: 101/10

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Auxiliar de Bodega

Jefe de bodega

Auxiliar de Bodega

8 9

10

11

12

Elabora Tarjeta de Egreso de bodega de la Contraloría general de Cuentas.

Firma documentos generados

Opera la salida de Insumos del sistema Aspel Sae y se procede a imprimir el documento de egreso de bodega

Genera y brinda copia al solicitante de lo que se entrega (copia rosada y amarilla) copia amarilla se entrega en garita para que pueda salir del documento (tarjeta de egreso de bodega) Archiva documentos

Archiva documentos de soporte

Fin del procedimiento

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Procedimiento de egreso de recursos de bodega por protocolo de

solicitud de asistencia humanitaria

MP_DLPA_14 Version: 1a. Vigencia: 103 De 172 I. OBJETIVO: Dar egreso del inventario, los recursos de asistencia humanitaria para atención de los requerimientos realizados por la Dirección de Respuesta, de forma transparente y organizada. II. ALCANCE: • Dirección de Respuesta • Dirección de Logística • Subdirector Operativo • Auxiliar de Bodega • Encargado de Bodega • Piloto III. REFERENCIAS: Articulo 48 literal p del Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Acuerdo Gubernativo 49-2012: IV. RESPONSABILIDADES: La Dirección de Respuesta es la encargada de dar inicio al protocolo, enviando a la Dirección de Logística el requerimiento de asistencia humanitaria debidamente sellado y firmado por el Director. El Piloto del camión es el responsable del buen estado de los recursos cuando salen de la bodega, ya que traslada la asistencia humanitaria. Asimismo, debe resguardar la papelería del egreso de los recursos, ya que ésta debe ser devuelta firmada y sellada. V. DEFINICIONES: Tarjeta de egreso de almacén: Respaldo físico que refleja el movimiento de egreso de un recurso o asistencia humanitaria del inventario general. Sistema Aspel SAE: Programa informático que registra los movimientos de ingreso y egreso de los recursos y/o asistencia humanitaria. Formato de Requerimiento de Asistencia Humanitaria: Documento utilizado por la Dirección de Respuesta con el fin de documentar los requerimientos derivados de un evento o desastre. Método de primeras en entrar y/o primeras en salir (PEPS): Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

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Procedimiento de egreso de recursos de bodega por protocolo de

solicitud de asistencia humanitaria

MP_DLPA_14 Versión: 1a. vigencia: 104 De 172 Marchamo de seguridad: Es un sistema de seguridad que tiene por objetivo garantizar que la asistencia humanitaria a transportar llegue completa a su destino. Consiste en colocar un seguro de plástico en el camión, mismo que corresponde a un correlativo que le es asignado en el Departamento de Bodega, previo a su traslado. VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: • Procedimiento para la atención de requerimientos externos realizados a la Dirección de Logística • Procedimiento para la atención de requerimientos internos realizados a la Dirección de Logística VII.FORMATOS: 1. Formulario de salida de bodega 2. Formulario de tarjeta de egreso de bodega 3. Formato de requerimiento de recursos VIII. POLÍTCAS Y NORMAS: NORMAS 1. Los productos alimenticios deben estar separados de aquellos materiales o suministros que puedan contaminarlos. Se debe mantener vigilancia de los productos próximos a vencer, por los que ya entraron en vencimiento se deberán separar mientras se cumple la reposición. 2. Los productos de limpieza, químicos o farmacéuticos, no deben tener contacto directo con el resto de productos, especialmente si contienen componentes eventualmente contaminantes. Para su manipulación se deben tener en cuenta los cuidados mínimos, verificando su vencimiento y rotación. 3. Si al abrir el camión, el piloto o la persona asignada para recibir la asistencia humanitaria, se percata que el marchamo está violado, ambos deben informar a el Subdirector Operativo del hallazgo, con el fin de realizar el recuento de los recursos, en función de verificar que estén completos. POLÍTICAS 1. La Dirección de Respuesta deberá realizar la solicitud de los recursos de manera escrita por medio del formato de requerimiento de recursos, si por la atención de la emergencia no se puede contar con el formato establecido, podrán realizar la solicitud a través de correo electrónico, asumiendo la responsabilidad y el compromiso de posteriormente sustituirlo por medio del formato establecido. 2. Los despachos de Recursos, se realizarán únicamente con autorización del Director de Logística o el Secretario Ejecutivo.

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IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD

ADMINISTRATIVA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Dirección de Respuesta

Dirección de Logística

Subdirector Operativo Auxiliar de

bodega

Encargado de Bodega

Piloto

Auxiliar de Bodega

1

1.1

2

2.1

2.2

3

4

5

5.1

6

7

7.1

7.1.2

8

9

10

Elabora requerimiento de asistencia humanitaria Envía formato de requerimiento de asistencia humanitaria firmado y sellado por el Director o Subdirector de Respuesta a la Dirección de Logística Recibe formato de requerimiento de asistencia humanitaria de la Dirección de Respuesta, verificando existencias con Bodega/Almacén Si no hay existencias, se informa a la unidad solicitante Si hay existencias, se traslada la solicitud autorizada al Subdirector Operativo Revisa pedido impreso y gira instrucciones para el despacho y/o traslado del requerimiento Prepara lo solicitado para ser despachado Llena la salida de bodega, asignando el número de marchamo, de acuerdo al control correlativo establecido Procede a llenar el formulario de Tarjeta de Egreso de bodega de la Contraloría de cuentas Coloca el marchamo en las puertas del camión que transportará los recursos

Transporta los recursos y gestiona la firma y sello de los documentos que respaldan la entrega Recibe la papelería, que debe regresar a Bodega con la firma de recibido del área solicitante.

Entrega al solicitante la copia rosada del egreso de almacén

Opera la salida de los recursos del sistema ASPEL SAE y procede a imprimir el documento. Egreso de almacén Informa al Director de Logística, a la Dirección de Respuesta, Dirección de Comunicación Social y al Secretario Ejecutivo de lo que se despachó por medio de correo electrónico

Archiva documentación de soporte

Fin del procedimiento

Procedimiento de egreso de recursos de bodega por protocolo de

solicitud de asistencia humanitaria

MP_DLPA_14 Versión: 1a. vigencia: 105 De 172

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Procedimiento de egreso de recursos de bodega por protocolo de

solicitud de asistencia humanitaria

MP_DLPA_14 Versión: 1a. vigencia: 106 De 172

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Procedimiento para el control y gestión de baja de llantas, baterías y repuestos usados

MP_DLPA_15 Versión: 1a. vigencia: 107/172

I. OBJETIVO: Cortar con un control de ingreso y egreso de las llantas, baterías y repuestos usados que ya no presenten vida útil, en función de proceder a la baja en el inventario II. ALCANCE: • Dirección de Logística • Jefe del Departamento de Transmisiones /Transportes • Unidad de Activos Fijos (en acompañamiento al proceso) • Unidad de Auditoría interna (en acompañamiento al proceso) • Secretaría Ejecutiva • Subdirector Operativo • Unidad de Asesoría Específica • Auxiliar de bodega III. REFERENCIAS: Artículo 48, inciso C del Reglamento de la Ley de CONRED y artículo 4 del Reglamento de Inventarios de los bienes muebles de la administración pública Acuerdo Gubernativo numero 217-94 IV. RESPONSABILIDADES: El Departamento de Bodega es el encargado de velar por la creación, resguardo y archivo de toda la documentación que respalde las bajas y procedimientos realizados a las llantas y baterías de vehículo. El Departamento de Transmisiones es el encargado de velar por la creación de controles, resguardo y archivo de toda la documentación que respalde las bajas y procedimientos realizados a las baterías. V. DEFINICIONES: Dar de baja un bien : Eliminar del inventario un bien que ya cumplió su vida útil Libro de Actas: Libro cuyas hojas se encuentran avaladas por una autoridad de la institución. En el cual se debe llevar cuenta y razón de los bienes sustitutos y los que serán sustituidos. Dependencias internas: Direcciones, Departamentos o Unidades de una institución VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: N/A

VIII. POLÍTICAS Y NORMAS:

Respecto al control de llantas y baterías • El registro tanto de los bienes a ser sustituidos como los sustitutos, debe llevarse en un libro de control, previamente autorizado por el Director de Logística e implementado en el Departamento de Transportes y en el Departamento de Transmisiones, según sea el caso.

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Procedimiento para el control y gestión de baja de llantas, baterías y repuestos usados

MP_DLPA_15 Versión: 1a. vigencia: 108/172

• El Departamento de Bodega debe velar por la creación, resguardo y archivo de toda la documentación contenida en los expedientes, misma que respaldará las bajas y procedimiento realizado.

Respecto a la gestión de baja del inventario • Los bienes muebles deteriorados o destruidos que no se puedan reparar, los que presenten obsolescencia física o técnica, podrán ser dados de baja, mediante autorización de la máxima autoridad. • El enlace entre la empresa recicladora y la SE-CONRED, es la Unidad de Asesoría Específica. • La verificación física de los bienes a ser dados de baja, estará a cargo de la Dirección de Logística con el respaldo de Auditoría Interna

IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Dirección de Logística

Jefe de departamento de Transmisiones

Jefe de Transportes

Jefe de Transp/Trans.

Dirección de Logística, (Activos Fijos y

Auditoría Interna en acompañamiento)

Dirección de Logística

Secretaría Ejecutiva

1 2

2.1 3 4 5

Autoriza el libro de actas para el registro de llantas y baterías que serán sustituidas y de las que serán retiradas, de vehículos y bases de radio.

Registra en el Libro de control, las bases de radio.

Registra en el Libro de control, las llantas y baterías que serán colocadas en los vehículos y las que serán retiradas. (Registro de entrada y salida)

Informa a la Dirección de Logística por medio escrito, del acumulado de llantas, baterías o bases de radio cuya vida útil ha culminado solicitando su baja del inventario

Identifica los bienes en mal estado para iniciar el proceso de baja, realiza la verificación física de los bienes fungibles, efectuando el conteo y el estado respectivo de los bienes. (La intervención de Auditoría Interna es en calidad de acompañamiento)

Solicita de manera escita a la Secretaría Ejecutiva la autorización para proceder con la gestión oficial de baja de los bienes con el acompañamiento de la Unidad de Auditoría

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Subdirector Operativo

Dirección de Logística

Asesoría Específica

Auxiliar de bodega/

6 7 8 9

10

11

Interna

Autoriza de manera escrita, la baja de los bienes de los registros y traslada a la Dirección de Logística la autorización de baja, con copia a la Unidad de Activos fijos y Auditoría Interna.

Suscribe el acta de constancia para determinar el fin de los bienes sin vida útil, asimismo de la aplicación del procedimiento. En cumplimiento al convenio de Cooperación Interinstitucional entre la CONRED y la Empresa Recicladora, requiere a la Unidad de Asesoría Específica efectuar los trámites para que los inactivos sean entregados a la Empresa recicladora correspondiente Realiza las gestiones para entregar los bienes a la Empresa recicladora con presencia de las dependencias internas involucradas (Activos fijos, Dirección de Logística, Auditoría Interna (esta última en calidad de acompañamiento). Elabora expediente con toda la documentación que respalde la baja de los bienes, especialmente el acta de baja previamente suscrita Archiva expediente Fin del procedimiento

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Procedimiento para el control y gestión de baja de llantas, baterías y repuestos usados

MP_DLPA_15 Versión: 1a. vigencia: 110/172

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Procedimiento de Ingreso de Recursos para Abastecimiento de las

Bodegas Regionales y Departamentales

MP_DLPA_16 Versión: 1ª. vigencia: 111 De 172

I. OBJETIVO: Dar ingreso a los recursos provenientes de la bodega central a las bodegas regionales y departamentales, con el fin de proveer de forma transparente y organizada los recursos y garantizar existencias. II. ALCANCE: • Piloto • Encargado de Bodega

IV. REFERENCIAS: Articulo 48 literal P del Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres IV. RESPONSABILIDADES: El Encargado de la Bodega Regional y/o Departamental es el responsable del resguardo y el adecuado manejo de los recursos de asistencia humanitaria ingresados a la bodega a su cargo. El Encargado de la Bodega Regional y/o Departamental debe velar en todo momento por el abastecimiento de la misma. V. DEFINICIONES: Abastecimiento: Consiste en poner al servicio de las organizaciones que se encargan de la asistencia, los recursos identificados como necesarios y solicitados para la atención de las necesidades detectadas, para lo que se requiere también la identificación de las fuentes y las formas de adquisición. Asistencia humanitaria: Son los recursos, mobiliario, equipo, materiales y equipo humano inclusiva, funcional para la atención de las personas afectadas en una emergencia derivada de un desastre de origen natural o provocado. Bodega Departamental: Almacén de recursos ubicado en un departamento específico del país, encargado de resguardar los recursos enviados de la bodega central, para su distribución. Bodega Regional: Almacén de recursos ubicado en oficinas centrales, en donde se centralizan las acciones administrativas que tienen relación con las bodegas departamentales y regionales. Encargado de bodega regional: Persona contratada para ejecutar funciones y/o actividades para el reguardo de las existencias en la bodega que le sea asignada. Formulario de requerimiento de recursos: Documento para solicitar asistencia humanitaria, creado para la Dirección de Logística para las gestiones administrativas. Tarjeta Kardex para el control de bodega: Herramienta que contiene toda la información de los productos ingresados al almacén. Transporte de la asistencia humanitaria: Es el medio para hacer llegar los suministros al sitio donde son necesarios y cuya estrategia debe tomar en cuenta no solamente los medios requeridos sino las posibilidades reales y las alternativas para la entrega pronta y segura de la asistencia. VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: • Procedimiento para la atención de requerimientos internos realizados a la Dirección de Logística

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Procedimiento de Ingreso de Recursos para Abastecimiento de las

Bodegas Regionales y Departamentales

MP_DLPA_16 Versión: 1ª. vigencia: 112 De 172

VII. POLÍTICAS Y NORMAS: 1. Únicamente pueden ser ingresados a las bodegas regionales o departamentales los requerimientos previamente autorizados por el Secretario Ejecutivo, el Director de Logística o el Subdirector Operativo de Logística. 2. Previo a la descarga de los vehículos, el área debe presentar las condiciones necesarias para el reguardo de los recursos 3. Los recursos que por algún motivo presenten daño o estén mojados, deben ser reportados de inmediato, caso contrario el deterioro será responsabilidad de la persona que recibe y da ingreso a los recursos. VIII. FORMATOS:. 1. Solicitud de recursos para abastecimiento de las bodegas regionales y departamentales 2. Tarjeta de ingreso de almacén 3. Tarjeta de egreso de bodega 4. Tarjeta Kardex para el control de bodega

IX. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ADMINISTRATIVA / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Piloto

Encargado de bodega regional/Departamental

1

2 3

4

5

6

7 8

9

Entrega al Encargado de Bodega Regional/Departamental, la documentación que respalda el envío: (tarjeta de egreso de bodega y Solicitud de requerimiento de recursos para abastecimiento de las bodegas regionales y departamentales) Recibe, revisa y confirma el envío de recursos Descarga vehículo Si hay recursos dañados, deteriorados o mojados lo reporta en la tarjeta de egreso de bodega, con el fin de prever su devolución si fuera necesario Firma y sella de aceptado el envío y entrega documentación nuevamente al piloto Organiza los recursos descargados, asignando un espacio y ambiente adecuado de acuerdo al tipo y forma del mismo Por medio de la tarjeta de egreso de bodega y el documento de Solicitud de requerimiento de recursos para abastecimiento de las bodegas regionales y departamentales, da ingreso al inventario, elabora la tarjeta kardex y alimenta la base de datos para el registro de los recursos

Envía copia de la solicitud de requerimiento de recursos para abastecimiento de las bodegas regionales y departamentales a bodega central Archiva tarjeta kardex Fin del procedimiento

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Procedimiento de Ingreso de Recursos para Abastecimiento de las Bodegas

Regionales y Departamentales

MP_DLPA_16 Versión: 1ª. vigencia: 113 De 172

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I. OBJETIVO: Verificar la fecha de caducidad y el estado de los recursos comestibles que se tengan en

existencia, con el fin de mantener recursos no vencidos en la bodega.

II. ALCANCE: • Encargado de Bodega Regional y/o Departamental • Subdirector Operativo • Auxiliar de Bodega Central III. REFERENCIAS: Articulo 48 literal f del Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres IV. RESPONSABILIDADES: El encargado de la Bodega Regional y/o Departamental es el responsable de examinar el almacén y las existencias de los alimentos por lo menos una vez cada semana para poder tomar acciones previendo la pérdida del producto. V. DEFINICIONES: Fecha de caducidad: Fecha que indica la vida útil del alimento o recurso en calidad de asistencia humanitaria. Asistencia humanitaria: Son los recursos, mobiliario, equipo, materiales y equipo humano inclusive, funcional para la atención de las personas afectadas en una emergencia derivada de un desastre de origen natural o provocado. Formulario de inspección de recursos: Documento que posee varias funciones de verificación de la ayuda humanitaria, entre ellas: • Indica las condiciones físicas que presenta la ayuda humanitaria • Fechas de ingreso y de caducidad de los productos • Sugiere qué hacer con la ayuda humanitaria, si es aceptada o se solicita su cambio o rotación. Empresa proveedora: Empresa que provee un bien o servicio a la SE-CONRED Transcripción de acta: Plasmar las acciones que se realizan para la donación de la asistencia humanitaria, dejando constancia de lo actuado. VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: • Procedimiento para la rotación por vencimiento de asistencia humanitaria VII. FORMATOS: 1. Formulario de inspección de recursos en bodega

VIII. POLÍTICAS Y NORMAS: • Verificar entre la asistencia humanitaria, daños físicos, manchas causadas por el agua y evidencia de hurto en: granos, harina y alimentos procesados • Por medio del formulario de inspección, se deberá verificar en bodega si hay: goteras de techo, ventanas o ventiladores rotos, puertas deformadas o mal cerradas, pisos y paredes rotos o agrietados, señales de entrada de ratones o ratas (fuera del almacén y en los alrededores del mismo)

Procedimiento para la Inspección de las Existencias en Bodega

MP_DLPA_17 Versión: 1a. vigencia: 114 De 172

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• Procedimiento para la rotación por vencimiento de asistencia humanitaria VII. FORMATOS: 1. Formulario de inspección de recursos en bodega VIII. POLÍTICAS Y NORMAS: • Verificar entre la asistencia humanitaria, daños físicos, manchas causadas por el agua y evidencia de hurto en: granos, harina y alimentos procesados • Por medio del formulario de inspección, se deberá verificar en bodega si hay: goteras de techo, ventanas o ventiladores rotos, puertas deformadas o mal cerradas, pisos y paredes rotos o agrietados, señales de entrada de ratones o ratas (fuera del almacén y en los alrededores del mismo)

Procedimiento para la Inspección de las Existencias en Bodega

MP_DLPA_17 Versión: 1a. vigencia: 115 De 172

Encargado de Bodega Regional

y/Departamental

Subdirector Operativo

Auxiliar de Bodega Central

1

2

3

4

5

5.1

5.2

6

Verifica por medio del formulario de inspección de recursos que los productos no presenten golpes o deterioro en su empaque o presentación

Corrobora en cada producto que la fecha de caducidad no esté cercana a 3 meses de vencimiento, para inicio del proceso de rotación

En el caso de que la fecha de caducidad esté a 3 meses, lo registra en el formulario de inspección

Reporta a la Bodega Central lo encontrado por medio del formulario de inspección

Registra el reporte y verifica en el contrato de compra si tiene cambio el producto

De tener cambio por medio del procedimiento para la “rotación por vencimiento de asistencia humanitaria”

Si no tiene cambio, se aplica el procedimiento para el egreso de bodega de asistencia humanitaria por donación

Registra de forma física y digital los documentos que respaldan todo el procedimiento y envía copia al Encargado de Bodega Regional y/o Departamental, según sea el caso

Fin del procedimiento

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Procedimiento para la Inspección de las Existencias en Bodega

MP_DLPA_17 Versión: 1a. vigencia: 116 De 172

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I. OBJETIVO: Determinar las acciones a emplear en función del traslado, recepción e inspección de la

ayuda humanitaria

II. ALCANCE: • Encargado de bodega regional/departamental • Auxiliar de bodega II. REFERENCIAS: Articulo 48 literal P del Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

IV. RESPONSABILIDADES: El Encargado de Bodega es el responsable del resguardo y manejo de la asistencia humanitaria. El Subdirector Operativo de Logística deberá proveerle del equipo y los medios necesarios para la manipulación y movilización adecuada de la asistencia humanitaria. V. DEFINICIONES: Almacenamiento: Permite proteger los suministros mediante un sistema organizado, hasta que puedan ser entregados a su destino final y prever las dotaciones de reserva para necesidades ulteriores. Estibar: Colocar ordenadamente con relación al peso y tamaño un producto sobre otro Asistencia humanitaria: Son los recursos, mobiliario, equipo, materiales y equipo humano inclusive, funcional para la atención de las personas afectadas en una emergencia derivada de un desastre de origen natural o provocado. Encargado de bodega regional: Persona contratada para ejecutar funciones y/o actividades para el reguardo de las existencias en la bodega que le sea asignada. Existencias de almacén: Son todos aquellos recursos o activos que se encuentran en una bodega o almacén para su egreso. Formulario de inspección de recursos: Documento que posee varias funciones de verificación de la ayuda humanitaria, entre ellas: Indica las condiciones físicas que presenta la ayuda humanitaria Fechas de ingreso y de caducidad de los productos Transporte de la asistencia humanitaria: Es el medio para hacer llegar los suministros al sitio donde son necesarios y cuya estrategia debe tomar en cuenta no solamente los medios requeridos sino las posibilidades reales y las alternativas para la entrega pronta y segura de la asistencia. Inspección: Proceso por medio del cual se encuentran características físicas significativas en los productos para ser almacenados en las bodegas, con el fin de determinar cuáles son normales y distinguirlas de aquellas características diferentes. VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS. • Procedimiento de ingreso de recursos para abastecimiento de las bodegas regionales y departamentales • Procedimiento para la inspección de las existencias en bodega

Procedimiento para la Manipulación de la Asistencia Humanitaria

MP_DLPA_18 Versión: 1a. vigencia: 117 De 172

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VII. FORMATOS: 1. Formulario de inspección de recursos en bodega VIII. POLÍTICAS Y NORMAS: • Manipular con estricto cuidado los paquetes y productos para prevenir daños y reducir pérdidas. • Cargar los sacos, no arrastrarlos • Usar carretilla para remover o transportar la asistencia humanitaria • No usar ganchos para trasladar sacos de granos especialmente • No tirar ni dejar caer bolsas de alimentos o sacos de granos • No descargar bajo la lluvia, salvo en casos de emergencia • Nunca mezclar productos de diferente naturaleza en la misma estiba, paleta o lote. • Productos inflamables y materiales peligrosos no deben almacenarse en el almacén general. • Almacenar los alimentos y otros productos de uso o consumo humano, separados o lo más lejos posible de productos químicos y de limpieza

Procedimiento para la Manipulación de la Asistencia Humanitaria

MP_DLPA_18 Versión: 1a. vigencia: 118 De 172

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Procedimiento para la Manipulación de la Asistencia Humanitaria

MP_DLPA_18 Versión: 1a. vigencia: 119 De 172

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Encargado de Bodega regional/ departamental

Auxiliar de Bodega regional/ departamental

Encargado de Bodega regional/ departamental

Auxiliar de Bodega regional/ departamental

Encargado de Bodega regional/ departamental

1

2

3

4

5

6

7

Recibe e ingresa la asistencia humanitaria requerida para abastecimiento

Revisa e inspecciona la asistencia humanitaria, especialmente verifica las fechas de vencimiento de los productos. (ver formulario de inspección de asistencia humanitaria, previamente elaborado)

Si hay recursos dañados, deteriorados o mojados, informa de manera escrita a la Bodega central, con el fin de prever su devolución si fuera necesario

Estiba los productos de manera que éstos estén protegidos de acuerdo a un especio físico y ambiente adecuado

Aplica medidas de mantenimiento e higiene

Organiza y clasifica los productos con el cuidado de separar los recursos químicos, alimenticios y de limpiezas

Recibe la instrucción del Director o Subdirector de Logística para realizar la donación o entrega de los productos de acuerdo al sistema de distribución establecido

Fin del procedimiento

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Procedimiento para la Manipulación de la Asistencia Humanitaria

MP_DLPA_18 Versión: 1a. vigencia: 120 De 172

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I. OBJETIVO: Realizar y coordinar las acciones necesarias para evitar plagas que afecten la

asistencia humanitaria, dentro de las bodegas de la institución.

II. ALCANCE: • Encargado de bodega regional o departamental • Dirección Administrativa • Auxiliar de Bodega • Empresa proveedora del servicio de fumigación II. REFERENCIAS: Articulo 48 literal P del Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley

de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

IV. RESPONSABILIDADES: El Encargado de Bodega regional o departamental es el responsable de llevar un registro de los tratamientos efectuados por la empresa seleccionada. Si se observa algún indicio de insectos o roedores debe contactar inmediatamente al proveedor del control de plagas a través del Subdirector Operativo de la Dirección de Logística quien coordinará con la Dirección Administrativa el servicio. V. DEFINICIONES: Bodega Departamental: Almacén de recursos ubicado en un departamento específico del país, encargado de resguardar los recursos enviados de la bodega central, para su distribución. Bodega Regional: Almacén de recursos ubicado en oficinas centrales, en donde se centralizan las acciones administrativas que tienen relación con las bodegas departamentales y regionales. Controladores de plaga: Persona designada de realizar una fumigación. Plaga: Se denomina así a la irrupción súbita y multitudinaria de insectos, animales u otros organismos de una misma especie que provoca diversos tipos de afectación a los productos almacenados en una bodega, especialmente los alimenticios. VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Procedimiento para la inspección de las existencias en bodega VII. POLÍTICAS Y NORMAS: 1. Los insecticidas y productos fumigatorios para controlar insectos y roedores , son peligrosos para la salud humana y deben ser utilizados solo por personal especializado y entrenado. 2. El almacén debe ser limpiado antes del tratamiento de pulverización o fumigación con insecticidas. 3. Las instrucciones dadas por el equipo autorizado de control de plagas deben ser seguidas estrictamente 4. Si los controladores de plagas utilizan cebo para roedores en alguna de las bodegas o los cuartos de reacción, éste no debe ser tocado ni movido. 5. El Jefe o Encargado de cada bodega debe mantener un control de los tratamientos realizados y los programados para realizar. VIII. FORMATOS: • Formulario de control de plagas y fumigación de bodegas

Procedimiento para el Control de Plagas en Bodegas de la Institución

MP_DLPA_19 Versión: 1a. vigencia: 121 De 172

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UNIDAD

ADMINISTRATIVA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Encargado de Bodega central, regional o

departamental

Dirección Administrativa

Auxiliar de Bodega central

Empresa proveedora del servicio

Encargado de Bodega central, regional o

departamental

Auxiliar de Bodega central

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Procede a identificar las zonas específicas en las cuales existe afectación de algún tipo de plaga

Elabora un cronograma de fumigación anual, con cobertura mensual

Solicita a la Dirección Administrativa el servicio para fumigación durante un año fiscal

Confirma autorización de la programación, indicando la fecha de inicio

En caso de que la fumigación se realice en Bodega Central, se informa a la Dirección de Recursos Humanos para que haga del conocimiento al personal y prestadores de servicios para evitar su acceso a las área de la bodega

Realiza el proceso de control de plagas por parte de la empresa proveedora del servicio

Informa a la Dirección Administrativa sobre la culminación del proceso

Firma de aceptación de satisfacción de servicio

Archiva documentación que respalda el/los servicios

Fin del procedimiento

Procedimiento para el Control de Plagas en Bodegas de la Institución

MP_DLPA_19 Versión: 1a. vigencia: 122 De 172

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Procedimiento para el Control de Plagas en Bodegas de la Institución

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1. FORMULARIO DE CONTROL DE PLAGAS Y FUMIGACIÓN DE BODEGAS

FORMULARIO DE CONTROL DE PLAGAS Y FUNMIGACION DE BODEGAS DE LA CONRED AÑO XXX

No. FECHA TIPO DE SERVICIO NOMBRE DE LA

EMPRESA PROVEDORA

NOMBRE DE LA PERSONA QUE

LA REPRESENTA

NOMBRE DEL ENCARGADO DE

BODEGA

1

MONITOREO/MENSUAL, FUNMIGACION Y

CONTROL DE PLAGAS TRIMESTRAL

Procedimiento para el Control de Plagas en Bodegas de la Institución

MP_DLPA_19 Versión: 1a. vigencia: 124 De 172

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I. OBJETIVO: Contar con un óptimo control de productos alimentarios, con el fin de evitar su expiración dentro de la bodega.

II. ALCANCE: • Encargado de Bodega central, regional o departamental • Subdirección Operativa • Dirección Administrativa • Proveedor • Auxiliar de Bodega central

II. REFERENCIAS: Artículo 48 literal P del Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

IV. RESPONSABILIDADES: El Encargado de la bodega central, regional o departamental es el responsable de llevar un registro de las fechas de vencimiento de la asistencia humanitaria con el fin de contar con un óptimo control para la rotación de los recursos. V. DEFINICIONES: Encargado de bodega central, regional o departamental: Persona contratada para ejecutar funciones y/o actividades para el reguardo de las existencias en la bodega que le sea asignada. Formulario de inspección de recursos: Documento que posee varias funciones de verificación de la ayuda humanitaria, entre ellas: • Indica las condiciones físicas que presenta la ayuda humanitaria • Fechas de ingreso y de caducidad de los productos • Sugiere qué hacer con la ayuda humanitaria, si es aceptada o se solicita su cambio o rotación. Inspección: Proceso por medio del cual se encuentran características físicas significativas en los productos para ser almacenados en las bodegas, con el fin de determinar cuáles son normales y distinguirlas de aquellas características diferentes. Rotación de ayuda humanitaria: Movimiento de cambio de orientación de la ayuda humanitaria, de un punto a otro. Asistencia humanitaria: Son los recursos, mobiliario, equipo, materiales y equipo humano inclusive, funcional para la atención de las personas afectadas en una emergencia derivada de un desastre de origen natural o provocado VI. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: • Procedimiento de ingreso de recursos para abastecimiento de las bodegas regionales y departamentales • Procedimiento para la inspección de las existencias en bodega

Procedimiento para la rotación de asistencia humanitaria por vencimiento

MP_DLPA_20 Versión: 1A. vigencia: 125 De 172

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VII. POLÍTICAS Y NORMAS: • Se pueden hacer las rotaciones de recursos de asistencia humanitaria, necesarias para mantener las existencias en bodega con una vida útil de 12 meses a partir de la primera fecha de entrega a bodega central. • El encargado de Bodega debe consultar en la Dirección Administrativa, las condiciones de la compra y el período en el que se debe solicitar la rotación de los recursos. • Se debe tomar en cuenta que al año de la entrega del producto a la bodega central no se harán más rotaciones, según el Departamento de compras. • Al no tener rotación el producto, se aplicará el procedimiento para el “egreso de bodega de asistencia humanitaria por donación” VIII. FORMATOS:

1. Formulario de inspección de recursos en bodega

Procedimiento para la rotación de asistencia humanitaria por vencimiento

MP_DLPA_20 Versión: 1A. vigencia: 126 De 172

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN

Encargado de Bodega central/Deptal/regional Sub-Dirección Operativa de Logística Dirección Adtiva/ Departamento de Compras Proveedor Encargado de bodega central Sub-Dirección Operativa de Logística Auxiliar de bodega central

1

2

3

4

5

6 7

Corrobora en el formulario de inspección la fecha de vencimiento o caducidad de los productos Informa a la Sub-Dirección Operativa de Logística a través de un correo electrónico de la cantidad, descripción del producto y fecha de vencimiento de los recursos que cumplen con las condiciones para la rotación. Informa a la Dirección de Logística y al Departamento de Compras a través de correo electrónico para que en base a las condiciones de compra según contrato se realicen las coordinaciones con el proveedor. Coordina con el proveedor la rotación de los recursos de la asistencia humanitaria Coordina con el encargado de bodega central el traslado de los recursos reportados para su rotación, en función del proceso de rotación de los recursos en la Bodega Central. Documenta el proceso de la entrega de los recursos al proveedor con un conocimiento y la recepción de los recursos con los envíos que el proveedor presenta. Archiva documentación de soporte Fin del procedimiento

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Procedimiento para la rotación de asistencia humanitaria por vencimiento

MP_DLPA_20 Versión: 1a. vigencia: 127 De 172

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PROCEDIMIENTOS QUE SE REALIZAN DURANTE ALERTA ANARANJADA Y ROJA, DE ACUERDO AL

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 139/185 I.NOMBRE:

PROCEDIMIENTO PARA HABILITACIÓN DEL PUENTE ÁREO II. OBJETIVO:

Habilitar de forma efectiva el puente aéreo para la recepción y distribución de la ayuda humanitaria en alerata naranja y roja.

NORMAS Previamente de establecer los puntos de distribución a los que se enviará la ayuda humanitaria,

la Dirección de Respuesta solicita a la Dirección de Logística de forma escrita (lotus u oficio) que

se habilite el puente Aéreo.

El Encargado del puente áereo coordinará con la Dirección de Respuesta para obtener el nombre de

la persona enlace entre las comunidades donde se enviarán los recursos y la SE-CONRED, y si

fuera necesario sera el responsable de acompañar la aeronave y verificar la entrega de los recursos.

Dicha Dirección deberá entregar nombre de la persona y numero telefónico.

La Dirección de Coordinación es la encargada de gestionar en alquiler, préstamo o arrendamiento

las aeronaves necesarias para el traslado de la ayuda humanitaria

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 140/185

PROCEDIMIENTO PARA HABILITACIÓN DEL PUENTE AÉREO

UNIDAD ADMINISTRATIV

A / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Dirección de

Respuesta

Director de Logística

Encargado de puente

aéreo

Encargado de puente

aéreo

Encargado de puente

aéreo

Encargado de puente aéreo

Enlace asignado

1

2

3

4

5

6

7

Solicita de forma escrita, por medio de un lotus notes o un oficio, la habilitación del puente aéreo

Gira instrucciones al Encargado del Puente aéreo que se

aperture el Puente Aéreo Solicita a la Dirección de Respuesta el listado de los lugares

a donde se enviaran los recursos, previamente establecidos

dando prioridad a las comunidades mas afectadas. Coordina con la Dirección de Respuesta para obtener el

nombre de la persona enlace entre las comunidades donde se

enviarán los recursos y la SE-CONRED. Recibe información de la Dirección de Respuesta y chequea

que los suministros sean cargados a la aeronave, se le da

seguimiento hasta que la aeronave salga de lugar donde fue

cargada. Lleva control de manual de operaciones de cuantas aeronaves

han llegado a cada lugar y cuanta ayuda humanitaria han

entregado para proceder posteriormente a la alimentación

de la base de datos de operaciones aéreas. Para el cierre del puente aéreo el enlace debe dar aviso

al encargado que se abasteció con lo requerido, siendo este

ultimo quien da aviso a control. Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 141/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 142/185

Encargada de 1

Realizar una planificación de acciones en conjnto con el Oficial parqueo y

de seguridad Seguridad

2 Guiar al conductor de cada vehículo que ingrese a Encargada

de parqueo

instalaciones, con el fin de asignarle parqueo

Encargada de

3 Indicarle al conductor del vehículo la forma en que

debeparqueo Estacionarse

Encargada de

4

Posterior a que la persona visitante haya concluido con su

parqueo indicarle el lugar de retorno para salir de las instalaciones

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 143/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 144/185

HABILITACIÓN DE INSTALACIONES FIJAS O MÓVILES

Dirección de Recursos Humanos

Encargada de Área de parqueo

Encargada de Área de parqueo

Encargada de Área de parqueo y Dirección de

Recursos Humanos

Encargada de Área de parqueo

1 Solicita que se habiliten instalaciones necesarias para que el

personal descanse en horarios establecidos por los jefes.

1 Solicita que se habiliten instalaciones necesarias para que el

personal descanse en horarios establecidos por los jefes.

2

Identifica los lugares apropiados que reúnan las condiciones

necesarias para que el personal pueda tomar un descanso 3

Coordina la instalación del mobiliario que se utilizará en el lugar

de descanso. 4

Habilita el lugar de descanso. 5

Realiza monitoreo diario para establecer la necesidad de gestionar

reparaciones

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 145/185

PROCEDIMIENTO NOMBRE:

Soporte Técnico a Problemas de Hardware y Software

OBJETIVO:

Atender y resolver incidencias de los usuarios de todas las dependencias de la Coordinadora Nacional Para La Reducción de Desastres que afecten el desempeño de sus actividades, que involucren equipos de cómputo y dispositivos relacionados.

FRECUENCIA:

En emergencia NORMAS

La solicitud de soporte técnico a estaciones de trabajo se recibirá de las áreas y/o departamentos de la institución vía telefónica, directa, por correo (Lotus).

El tiempo de resolución de una incidencia, depende del grado de dificultad que represente el problema.

Se considera falla menor A los ajustes de configuración, limpieza de virus o malware, inducción en aplicaciones ofimáticas, bloqueos de servicios, etc. Se considera falla mayor A todo diagnostico que requiera trasladar el equipo al taller de soporte y/o requiera repuestos o cambio. Documentos que tienen relación en el proceso, en el caso de requerir repuesto o cambio. - Solicitud de materiales. - Solicitud de bodega. - Formulario inventarios (firmado). Buzón de Correo electrónico para soporte [email protected]

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 146/185

UNIDAD ADMINISTRATIVA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Solicitante 1 Se recibe de las áreas y/o departamentos de institución la solicitud o reporte de una incidencia.

Jefe del Departamento Informática 2 Ingresa la solicitud en el sistema de incidencias.

Se comunica al área y/o departamento de la 3 que solicita asistencia, solicitando Información que

a realizar un diagnostico acertado.

4 Se procede a realizar el diagnostico

¿Que tipos de fallas pueden encontrarse?

5A Si es falla mayor Si este fuera el caso se traslada el equipo al taller soporte técnico.

¿El equipo requiere repuestos?

5A.1 En caso de no requerir repuestos

Continua con la actividad numero 6

5A.2 En caso de requerir repuestos

Se le notifica al usuario sobre la necesidad de de piezas de hardware.

¿Se cuenta con los repuestos necesarios?

En caso de contar con repuestos 5A.3

Continua con la actividad numero 5A.11

Técnico en informática 5A.4 En caso de no contar con repuestos

Entrega la solicitud de materiales en original Departamento de Compras para la adquisición repuesto necesario.

Departamento de Compras

5A.5 Recibe la solicitud y adquiere el material necesario.

Técnico en informática Se espera la adquisición del material. 5A.6

Técnico en informártica Espera tiempo prudencial. 5A.7

Departamento de Adquiere los materiales necesarios y los envía al 5A.8 de bodega.

Técnico en informática

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 147/185

Área de Bodega

5A.9

Realiza la solicitud a bodega por escrito para sacar materiales de la misma.

Entrega los repuestos

Técnico en informática 5A.10 Llena formulario correspondiente para el manejo

5A.11 inventarios.

Se procede a la reparación del equipo 5A.12

Se entrega el equipo reparado en el puesto de trabajo 5A.13 Usuario

Se verifica con el usuario su correcto funcionamiento. 5A.14

Se solicita al usuario firme formulario de repuestos inventarios.

5A.15 Archiva en un fólder o leitz copia de los documentos intervinieron en el proceso.

5A.16 Continua con la actividad numero 9

5B

Si es falla menor

6 Se procede a la corrección de la falla o reparación.

Se entrega el equipo al usuario 7

Se verifica con el usuario su correcto funcionamiento. 8

Cierra el caso en el Sistema de Incidencias..

9 Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 148/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 149/185

PROCEDIMIENTO NOMBRE:

Activación de COE

Alterno OBJETIVO:

Asegurar el funcionamiento adecuado, en todo momento de los servidores y el equipo informático, asignado al personal y enlaces dentro del COE Nacional

FRECUENCIA:

En emergencia.

NORMAS La solicitud de activación del COE alterno será recibida de la Dirección de Logística vía telefónica, directa, por correo electrónico (Lotus).

Consideraciones

Se debe contar con stock de insumos de conectividad ó la habilitación de recurso presupuestario para ejecutar procesos de compras (Pedido de materiales).

Para los equipos de cómputo que participan en la implantación del COE Alterno se consideran dos alternativas de adquisición.

Obteniéndolos en calidad de préstamo por usuarios de la SE-CONRED Adquirirlos atreves de entidades externas, Gubernamentales o internacionales (Pma

ONU,Comtelca), e inclusive por medio de convenios con empresas privadas como (Microsoft)

El proceso comprende los siguientes ítems:

Ejecución de verificación de funcionamientos. Verificación de equipos del cuarto de servidores. Verificación de funcionamiento de equipos de redundancia energética. Verificación del funcionamiento de los equipos de cómputo del COE.

Personal requerido para los

procedimientos: Técnico de redes. Técnico programador. Jefe de Informática

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 150/185 Descripción de Procedimientos

PLANTEAMIENTO PROPÓSITO RESPONSABLE

Ejecución de verificación de funcionamientos.

Verificar el estado del hardware con la ayuda del formulario Chek-list (FORM.IT002), la función principal es facilitar la revisión del estado de los equipos y agilizar el tiempo de respuesta de los

Técnico de redes

Verificación de equipos del cuarto de servidores.

Proporcionar información específica de la temperatura, estado y funcionamiento de los servidores, con el fin de proporcionar la información necesaria al técnico para resolver cualquier problemática, además, permite cerciorarse si en caso contrario, los equipos

Técnico programador

Verificación de

funcionamiento de equipos de redundancia

energética.

Establecer en qué estado se encuentran los UPS que suministran energía redundante al COE y detallar el estado del cuarto de servidores. De esta manera se establecen los pasos a seguir por el técnico responsable para solucionar cualquier

Técnico de redes

Verificación del funcionamiento de

los equipos de cómputo del

Verificar el buen funcionamiento de los equipos de cómputo y video conferencia de los salones y COE para plantear soluciones correctivas, en el caso de

Técnico de redes

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 151/185

PROCEDIMIENTO UNIDAD

ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Jefe de Informática 1 Planificación de acciones tras la notificación de de COE Alterno.

Técnico de Red I 2 Iniciar el proceso de adquisición de equipos FORM-IT004

Se evalúa si existen equipos para cubrir la Jefe de Informática 3 según resultado de FORM-IT004.

¿Se cuenta con los equipos necesarios para cubrir Jefe de Informática 4 emergencia?

En caso de contar con los equipos necesarios

Continua con la actividad numero 5

Técnico de Red 2 4A En caso de no contar con equipos

Se notifica a la Dirección de Logística

Jefe de Informática 4B.1 Evalúa la posibilidad de adquirir equipos con públicas, privadas o entidades internacionales

Dirección de Logística 4B.2 ¿Es factible la adquisición de equipos mediante mecanismo?

Dirección de Logística 4B.3 En caso afirmativo

Se reciben los equipos y continua con la actividad 6 Técnico de Red II

5

Jefe de Informática

Jefe de Informática

Departamento de

5A

6

6A

En caso Negativo

Redactar informe y continuar en la actividad 11

¿Se cuenta con los insumos

necesarios? En caso de no contar

con insumos Elaborar pedido de

materiales

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 152/185

Técnico de Red I

6A.1 Comprar insumos

6A.2 Retirar insumos de bodega

Continuar con la actividad 7

En caso de contar con insumos

Técnico de Red i y II 7 Equipar y brindar conectividad + servicios

Técnico de Red I,II Técnico de Internet 8 Brindar soporte técnico a los usuarios del COE Alterno.

En caso de terminar la emergencia

Técnico de Red I y II Devolver equipos adquiridos 9

Técnico de Red I Terminar el llenado del FORM-IT004 10

FIN

Jefe de Informática

5A

En caso Negativo

Redactar informe y continuar en la actividad 11

6

¿Se cuenta con los insumos necesarios?

En caso de no contar con insumos

Jefe de Informática 6A Elaborar pedido de materiales

Departamento de 6A.1 Comprar insumos

Técnico de Red I 6A.2 Retirar insumos de bodega

Continuar con la actividad 7

En caso de contar con insumos

Técnico de Red i y II 7 Equipar y brindar conectividad + servicios

Técnico de Red I,II Técnico de Internet 8 Brindar soporte técnico a los usuarios del COE Alterno.

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 153/185

Técnico de Red I y II

9

En caso de terminar la emergencia

Devolver equipos adquiridos

Técnico de Red I Terminar el llenado del FORM-IT004 10

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 154/185

Se r requerim

cibe iento

de ción

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 155/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 156/185

UNIDAD ADMINISTRATIV

A

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Técnico de Red i 1 Verificación según formulario FORM-IT002.

2 ¿Se encontraron errores en la verificación?

En caso de no encontrar errores

3 Se continua con la actividad 10

En caso de encontrar errores

Jefe de Informatica 4 Se procede a la confirmación de la falla

Jefe de Informatica 5 Se identifica el proceso de corrección de falla según resultado de la evaluación y se asigna responsable.

[ Tecnico de Red i Tecnico de Red II 6 Se apertura un caso en el sistema de Incidencias

Tecnico Programador Tecnico de Internet ]

7 Se ejecuta la tarea de rectificación de la fallo Técnico Asignado

8 Se documenta agregando seguimientos al sistema Técnico Asignado incidencia.

9 Se finaliza la incidencia Técnico Asignado

10 Se archiva FORM-IT002 Se archiva formulario

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 157/185

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 158/185

PROCEDIMIENTO NOMBRE:

Monitoreo de enlaces de internet y red de área local en

emergencia OBJETIVO:

Monitorear y verificar el buen funcionamiento de los enlaces de internet y red de área local de datos en todo momento tanto en la Secretaria Ejecutiva como en las Sedes Regionales, monitorear y verificar el buen funcionamiento del Sistema Lotus, específicamente la base de datos SISMICEDE y correo electrónico..

FRECUENCIA:

En emergencia

NORMAS El monitoreo y verificación de funcionamiento deberá iniciarse desde que la emergencia da inicio hasta su culminación. Si en alguna revisión existiera algún tipo de problema deberá crearse un numero de incidente en el sistema de gestión de incidentes denominado GLPI, y llevar un seguimiento detallado del problema hasta alcanzar su solución. El proceso comprende los siguientes items Copia de seguridad Servicio de seguridad perimetral Enlaces de datos en cedes regionales Núcleo del sistema Lotus Domino Sistema de información SISMICEDE Servicio de correo electrónico basado en la plataforma Lotus Enlaces de internet en la SE-CONRED y monitoreo de volcanes Personal requerido para los procedimientos:

Técnico en redes Técnico de internet

PLANTEAMIENTO PROPÓSITO RESPONSIBLE Ejecución de verificación

de funcionamientos.

Plantear problemas concretos en

funciones específicas escritas en el

Check-List (FORM-IT003) para facilitar la

resolución de problemas y ejecutar el

plan de acción del departamento de

informática. Cada aspecto se indica con

un SI o un NO según sea el

planteamiento, en caso que la

Técnico de redes

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 159/185 numero de incidente donde se explique

el

Copia de seguridad

Realizar un Back Up con el propósito

de contar con los datos en caso sea

necesario recuperarlos ante distintos

eventos que requieran la realización

del plan de emergencia. De esta

manera restaurar una cantidad de

archivos que corran riesgo de perderse

por fallas en el sistema u otras

causas; además, permite llevar

información almacenada a cualquier

lugar cuando sea necesario el

Técnico programador

Protocolos de seguridad

Evitar problemas de robo de

información, reproducción no autorizada

o ingreso al sistema por personas que

no pertenezcan al departamento de

informática. Dicha revisión tiene el

objetivo de confirmar que los equipos y

servidores estén bloqueados con

contraseñas para evitar inconvenientes

con la información, además, el Data

Center debe quedar bajo llave y

cumplir con las especificaciones

Técnico de redes

Servicio de seguridad perimetral

Verificar que la seguridad de los

equipos esté activa y que se cuente

con los métodos básicos para evitar

cualquier tipo de malware, spyware,

virus, código malicioso, intrusos o tráfico

en la red como consecuencia de spam

que ingresa a

Técnico de redes

Enlaces de datos en cedes regionales

Proporcionar información de la

conectividad de los datos en la cedes

regionales. De esta manera se pretende diagnosticar

Técnico de internet

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 160/185 servicios básicos que proporciona la

empresa. El técnico responsable debe

restaurar cualquier inconveniente para facilitar el trabajo de entrada y salida

de

Núcleo del sistema Lotus Domino

En caso de existir problemas con el

sistema Lotus, diagnosticar y resolver dichos inconvenientes por medio de la

configuración directa con el núcleo del sistema. Se requiere diagnosticar si es

un simple error de ejecución o una circunstancia grave que requiere la

total

Técnico de internet

Sistema de información SISMICEDE

Localizar problemas en la base de

datos del SISMICEDE provocados por

mal ingreso de información o por el

simple hecho de una baja en sistema

que ocasione desperfectos técnicos que

afecten

Técnico programador

Servicio de correo electrónico basado en la plataforma Lotus

Resolver cualquier problema relacionado

con la transferencia de datos en una cuenta de correo electrónico de la

plataforma Lotus, cualquier caso de error en una cuenta de correo personal

no será resuelta en casos de emergencia, ya que se prioriza la

correcta ejecución de los datos y servicios dentro de la institución.

Técnico de internet

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Enlaces de internet en la SE- CONRED y monitoreo de volcanes

En caso de emergencia se planea

evaluar el estado de las conexiones de red de internet con el fin de no

interrumpir la comunicación y la circulación de información a través de

la web. El técnico responsable verificará la estabilidad de la conexión con la

ayuda de un programa asistente que contribuye al análisis de problemas

para agilizar el trabajo del

Técnico de internet

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UNIDAD ADMINISTRATIVA

/ AREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Técnico de Red I 1 Ejecución de verificación de funcionamiento FORM-IT003.

Verificación de los formularios

Jefe de Informática 2 ¿En la verificación (FORM-IT003) se encontraron problemas?

Técnico 3 Programador

En caso de no existir problemas

Continuar con la actividad 7

Técnico de Red I 4 En caso de existir problemas

Técnico de Red I

Registrar el problema en el sistema de incidentes

Técnico de Internet 5

Identificar el problema y asignarlo a técnico responsable según corresponda en problema y tipo

6 Dar solución al problema utilizando mecanismos correctivos.

7 Cerrar el incidente en el sistema

Fin del procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE VERIFICACION DEL SISTEMA DE RADIOCOMUNICACION ALERTA ROJA

UNIDAD ADMINISTRAT IVA

/ AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Jefe de

1 Recibe la solicitud atravez del C.T.E( Centro de transmisiones reporte del monitoreo de los Canales del Sistema de

Transmisiones

Tecnico de

transmisiones

2

Procede con la verificacion del funcionamiento de los canales del sistema si estan funcionando correctamente en las consolas Zetron de despacho de canales en el C.T.E.

Se informa del status actual del funcionamiento de 3 radiocomunicacion.

Jefe de

Prepara equipo para instalacion para sustitucion de equipo

transmisiones 4 sistema.

Tecnico de transmisiones

5

Coordina personal tecnico para el traslado hacia el punto para reparacion del equipo dañado.

Realiza iforme del equipo ya funcionando en optimas di i6

Actualiza de la bases de datos de transmisiones del equipo que 7 al que se daño.

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 164/185

PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DEL EQUIPO QUE SE REPORTA COMO DAÑADO.

UNIDAD ADMINISTRATI

VA/ AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Jefe de 1 Recibe la Solicitud de Mantenimiento o Reparación de Transmi- Telecomunicaciones siones

Técnico de 2 Verifica si hay en existencia insumos para mantenimiento y/o reparación Transmi- siones

3 Coordina personal tecnico para el traslado hacia el punto para del equipo dañado.

4

Realiza informe del equipo ya funcionando en optimas condiciones.

5 Llena Boleta de control de mantenimiento con especificaciones procedimiento

6 Actualiza de Base de datos

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 166/185

ANEXOS:

FORMULARIOS Y FORMATOS UTILIZADOS EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIEINTOS

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 167/185

CHEK-LIST VERIFICACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE SERVICIOS Y EQUIPOS EN EMERGENCIA

INSTRUCCIONES: Llene el siguiente Chek-list de acuerdo a la evaluación del hardware según lo indique cada inciso. En caso que la respuesta sea NO escriba en la tercera casilla el número de incidente generado en el sistema GLPI, correspondiente al problema especifico de la opción previamente marcada.

DATA CENTERTemperatura del Data Center adecuada (De 17° a 19° centígrados). S

INO

Número de inciden

Hay algún servidor alertado. S N Número de

Se encuentran funcionando adecuadamente los discos Ethernet. S

INO

Número de inciden

Se encuentran funcionando adecuadamente los switch Ethernet. S

INO

Número de inciden

Se encuentra funcionando adecuadamente el KVM. S N Número de

Se encuentran funcionando adecuadamente los dispositivos de Cintas magnéticas. S

INO

Número de inciden

Se encuentran funcionando adecuadamente los dispositivos de almacenamiento S

INO

Número de inciden

Se encuentran funcionando adecuadamente los dispositivos de red Inalámbrica (wireless). S

INO

Número de inciden

REDUNDANCIA ENERGÉTICALos UPS que suministran energía redundante al COE y cuarto de servidores se encuentran en perfecto funcionamiento.

SI

NO

Número de inciden

La planta generadora está en perfecto estado. S N Número de

COELos equipos del COE. Se encuentran operando en condiciones normales S

INO

Número de incidenLos equipos de cómputo y video conferencia de

los salones operan con normalidad SI

NO

Número de inciden

Elaboró _Fecha / /_ Hora :

Firma

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CHECK-LIST

VERIFICACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE REDES Y SOFTWARE EN CASO DE EMERGENCIA

INSTRUCCIONES: Llene el siguiente Check-list de acuerdo a la evaluación según el requerimiento que indique cada inciso. En caso que la respuesta sea NO escriba en la tercera casilla el número de incidente correspondiente al problema especifico de la opción previamente marcada.

SERVICIOS

Copia de seguridad realizada. S N Número de

Los protocolos de seguridad se encuentran activos. SI

NO

Número de inciden

El servicio de seguridad perimetral (firewall, anti virus y anti spam) operan correctamente S

INO

Número de inciden

Se encuentran funcionando adecuadamente los enlaces de datos de cedes regionales S

INO

Número de incidenLos servicios que provee el controlador de dominio para

la administración de estaciones de trabajo de la red local se encuentran funcionando adecuadamente.

SI

NO

Número de inciden

El núcleo del sistema Lotus Domino opera correctamente. SI

NO

Número de inciden

El sistema de información SISMICEDE se encuentra funcionando adecuadamente. S

INO

Número de inciden

El servicio de correo electrónico basado en la plataforma Lotus opera en condiciones óptimas. S

INO

Número de inciden

Se encuentran funcionando adecuadamente los enlaces de internet en la SE-CONRED y de monitoreo de S

INO

Número de inciden

Elaboró Fecha / / Hora :

Firma EQUIPO DE CÓMPUTO

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 169/185

EVALUACIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO AL MOMENTO DE SU ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

El siguiente equipo de cómputo entregado por del departamentodel departamento

, el día del mes de del año 20 , será revisado por el departamento de informática con el fin de registrar su estado, el cual está siendo entregado voluntariamente y en calidad de préstamo por la activación del COE alterno por la emergencia _. La persona que autoriza la entrega del equipo debe asegurarse que el mismo no sea imprescindible en situaciones de emergencia y debe estar dispuesto a entregarlo cuando la situación lo requiera.

TIPO DE EQUIPO:

Laptop Computadora de escritorio

Marca DELL HP Compaq Otr Modelo Serie

Detalles: ESCALA DE EVALUACIÓN DEL ESTADO DEL EQUIPO:

E EXCELENTE Funciona correctamente. R REGULAR Funciona, pero tiene errores

de funcionamiento. D DEFECTUOS No funciona correctamente. ESTADO FÍSICO

Monitor E R D ESPECIFICACIÓN CPU (En caso que sea de

escritorio)

E

R

D

ESPECIFICACIÓN

Teclado E R D ESPECIFICACIÓN Mouse E R D ESPECIFICACIÓN Bocinas E R D ESPECIFICACIÓN Webcam E R D ESPECIFICACIÓN Unidad de CD E R D ESPECIFICACIÓN Tarjetas de memoria E R D ESPECIFICACIÓN Fuente de Poder E R D ESPECIFICACIÓN Modem E R D ESPECIFICACIÓN Micrófono E R D ESPECIFICACIÓN Memorias USB E R D ESPECIFICACIÓN Disco duro E R D ESPECIFICACIÓN Cargador E R D ESPECIFICACIÓN Batería E R D ESPECIFICACIÓN Tarjeta madre E R D ESPECIFICACIÓN

ESTADO LOGICO Programas instalados E R D ESPECIFICACIÓN Anti virus actualizado y

funcional

E

R

D

ESPECIFICACIÓN

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 170/185

Ejecución de programas E R D ESPECIFICACIÓN Salida de video E R D ESPECIFICACIÓN Salida de audio y sonido E R D ESPECIFICACIÓN Colores nítidos en la pantalla E R D ESPECIFICACIÓN Sistema Lotus E R D ESPECIFICACIÓN Conectividad (LAN e internet) E R D ESPECIFICACIÓN

OBSERVACIONES:

Firma o sello de la persona que recibe Firma o sello de la persona que entrega

DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Yo recibí el equipo de computo en las mismas condiciones en las que fue entregado voluntariamente y en calidad de préstamo al departamento de informática para la activación de un COE alterno según el plan de emergencia.

FIRMA O SELLO DE RECIBIDO

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BOLETA DE ENTREGA DE EQUIPO DE RADIOCOMUNICACIÓN

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BOLETA DE ENTREGA DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN

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OFICIO DE SOLICITUD DE VEHÍCULO

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 174/185

BOLETA DE SOLICITUD DE VEHÍCULO, COMISIONES LOCALES

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 181/185

BIBLIOGRAFIA

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de desastres, Acuerdo gubernativo No. 49-2012

Plan Institucional de Respuesta, apartado Funciones de la Dirección de Logística Recomendaciones prácticas sobre Donaciones Humanitarias del programa mundial

de alimentos para la agricultura y alimentación. El derecho a la alimentación en emergencias Manual para el jefe de Almacén de ayuda alimentaria. Programa Mundial de

alimentos Normativa para uso de teléfonos celulares asignados por la Secretaría Ejecutiva de

CONRED.

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Manual Procedimientos 001-2014.doc

Manual de Procedimientos de la Dirección, Subdirecciones y Departamentos de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 173

PROCEDIMIENTOS QUE SE REALIZAN DURANTE ALERTA ANARANJADA Y ROJA, DE ACUERDO AL

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 174

I.NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA HABILITACIÓN DEL PUENTE ÁREO

II. OBJETIVO:

Habilitar de forma efectiva el puente aéreo para la recepción y distribución de la ayuda humanitaria en alerata naranja y roja.

NORMAS Previamente de establecer los puntos de distribución a los que se enviará la ayuda humanitaria, la

Dirección de Respuesta solicita a la Dirección de Logística de forma escrita (lotus u oficio) que se

habilite el puente Aéreo.

El Encargado del puente áereo coordinará con la Dirección de Respuesta para obtener el nombre de la

persona enlace entre las comunidades donde se enviarán los recursos y la SE-CONRED, y si fuera

necesario sera el responsable de acompañar la aeronave y verificar la entrega de los recursos. Dicha

Dirección deberá entregar nombre de la persona y numero telefónico.

La Dirección de Coordinación es la encargada de gestionar en alquiler, préstamo o arrendamiento las

aeronaves necesarias para el traslado de la ayuda humanitaria

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 175

PROCEDIMIENTO PARA HABILITACIÓN DEL PUENTE AÉREO

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN

Dirección de Respuesta

Director de Logística

Encargado de puente aéreo

Encargado de puente aéreo

Encargado de puente aéreo

Encargado de puente aéreo

Enlace asignado

1

2

3

4

5

6

7

Solicita de forma escrita, por medio de un lotus notes o un oficio, la habilitación del puente aéreo

Gira instrucciones al Encargado del Puente aéreo que se aperture

el Puente Aéreo

Solicita a la Dirección de Respuesta el listado de los lugares a

donde se enviaran los recursos, previamente establecidos dando

prioridad a las comunidades mas afectadas.

Coordina con la Dirección de Respuesta para obtener el nombre

de la persona enlace entre las comunidades donde se enviarán

los recursos y la SE-CONRED.

Recibe información de la Dirección de Respuesta y chequea que

los suministros sean cargados a la aeronave, se le da seguimiento

hasta que la aeronave salga de lugar donde fue cargada.

Lleva control de manual de operaciones de cuantas aeronaves han

llegado a cada lugar y cuanta ayuda humanitaria han entregado

para proceder posteriormente a la alimentación de la base de

datos de operaciones aéreas.

Para el cierre del puente aéreo el enlace debe dar aviso al

encargado que se abasteció con lo requerido, siendo este ultimo

quien da aviso a control.

Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección, Subdirecciones y Departamentos de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 177

Encargada de 1

Realizar una planificación de acciones en conjnto con el Oficial de parqueo y Oficial

de seguridad Seguridad

2 Guiar al conductor de cada vehículo que ingrese a las Encargada de

parqueo instalaciones, con el fin de asignarle parqueo

Encargada de

3 Indicarle al conductor del vehículo la forma en que debe

parqueo estacionarse

Encargada de

4

Posterior a que la persona visitante haya concluido con su gestión,

parqueo indicarle el lugar de retorno para salir de las instalaciones

Fin del procedimiento

I.NOMBRE: PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y CONTROL DEL ÁREA DE PARQUEO DE VEHÍCULOS

II. OBJETIVO:

Garantizar el adecuado funcionamiento de las áreas de parqueo de la institución

NORMAS

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 179

HABILITACIÓN DE INSTALACIONES FIJAS O MÓVILES

Dirección de Recursos Humanos

Encargada de Área de parqueo

Encargada de Área de parqueo

Encargada de Área de parqueo y Dirección de

Recursos Humanos

Encargada de Área de parqueo

1 Solicita que se habiliten instalaciones necesarias para que el

personal descanse en horarios establecidos por los jefes.

2

Identifica los lugares apropiados que reúnan las condiciones

necesarias para que el personal pueda tomar un descanso 3

Coordina la instalación del mobiliario que se utilizará en el lugar

de descanso.

4

Habilita el lugar de descanso.

5

Realiza monitoreo diario para establecer la necesidad de gestionar

reparaciones

Fin del procedimiento

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 180

PROCEDIMIENTO NOMBRE:

Soporte Técnico a Problemas de Hardware y Software

OBJETIVO:

Atender y resolver incidencias de los usuarios de todas las dependencias de la CoordinadoraNacional Para La Reducción de Desastres que afecten el desempeño de sus actividades, queinvolucren equipos de cómputo y dispositivos relacionados.

FRECUENCIA:

En emergencia NORMAS

La solicitud de soporte técnico a estaciones de trabajo se recibirá de las áreas y/o departamentos de la institución vía telefónica, directa, por correo (Lotus).

El tiempo de resolución de una incidencia, depende del grado de dificultad que represente el problema.

Se considera falla menor A los ajustes de configuración, limpieza de virus o malware, inducción en aplicaciones ofimáticas, bloqueos de servicios, etc. Se considera falla mayor A todo diagnostico que requiera trasladar el equipo al taller de soporte y/o requiera repuestos o cambio. Documentos que tienen relación en el proceso, en el caso de requerir repuesto o cambio. - Solicitud de materiales. - Solicitud de bodega. - Formulario inventarios (firmado). Buzón de Correo electrónico para soporte [email protected]

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 181

UNIDAD ADMINISTRATIVA /AREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Solicitante 1 Se recibe de las áreas y/o departamentos de la institución la solicitud o reporte de una incidencia.

Jefe del Departamento de Informática 2 Ingresa la solicitud en el sistema de incidencias.

Se comunica al área y/o departamento de la institucion 3 que solicita asistencia, solicitando Información que ayude

a realizar un diagnostico acertado.

4 Se procede a realizar el diagnostico

¿Que tipos de fallas pueden encontrarse?

5A Si es falla mayor Si este fuera el caso se traslada el equipo al taller de soporte técnico.

¿El equipo requiere repuestos?

5A.1 En caso de no requerir repuestos

Continua con la actividad numero 6

5A.2 En caso de requerir repuestos

Se le notifica al usuario sobre la necesidad de reemplazo de piezas de hardware.

¿Se cuenta con los repuestos necesarios?

En caso de contar con repuestos 5A.3

Continua con la actividad numero 5A.11

Técnico en informática 5A.4 En caso de no contar con repuestos

Entrega la solicitud de materiales en original al Departamento de Compras para la adquisición del repuesto necesario.

Departamento de Compras 5A.5 Recibe la solicitud y adquiere el material necesario.

Técnico en informática Se espera la adquisición del material. 5A.6

Técnico en informártica Espera tiempo prudencial. 5A.7

Departamento de compras Adquiere los materiales necesarios y los envía al área 5A.8 de bodega.

Técnico en informática

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Manual de Procedimientos de la Dirección, Subdirecciones y Departamentos de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 182

Área de Bodega

5A.9

Realiza la solicitud a bodega por escrito para sacar los materiales de la misma.

Entrega los repuestos

Técnico en informática 5A.10 Llena formulario correspondiente para el manejo de

5A.11 inventarios.

Se procede a la reparación del equipo 5A.12

Se entrega el equipo reparado en el puesto de trabajo al 5A.13 usuario

Se verifica con el usuario su correcto funcionamiento. 5A.14

Se solicita al usuario firme formulario de repuestos e inventarios.

5A.15 Archiva en un fólder o leitz copia de los documentos que intervinieron en el proceso.

5A.16 Continua con la actividad numero 9

5B

Si es falla menor

6 Se procede a la corrección de la falla o reparación.

Se entrega el equipo al usuario 7

Se verifica con el usuario su correcto funcionamiento. 8

Cierra el caso en el Sistema de Incidencias..

9 Fin del procedimiento

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Manual de Procedimientos de la Dirección, Subdirecciones y Departamentos de Logística

CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 183

Revisa solicitud y la ingresa al

sistema

Se comunica con el usuario

Solicitando mas informacion

Se efectúa el diagnostico

Soporte Tecnico

Informatica Compras Bodega

Recibe la Solicitud A

Se notifica al usuario

Se tiene existencia?

NO

Realiza solicitud de Materiales y la

entrega al Departamento

SI

Es falla Elabora la

Mayor? solicitud a bodega

SI

Se traslada el Llena formulario

equipo al taller de manejo de soporte inventarios

NO

Requiere SI A Se procede a repuestos? reparación de el

equipo

NO

Corrección de la Se entrega el falla o reparación equipo al puesto

de trabajo

Se entrega el Se verifica su equipo al usuario funcionamiento

con el usuario

Verificación en conjunto con el

usuario

Cierra el caso en el sistema de incidencias

FIN

Recibe la solicitud

Adquiere los repuestos y los

ingresa a bodega

Notifica el ingreso de los repuestos a

Soporte tecnico

Entrega los repuestos

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PROCEDIMIENTO NOMBRE:

Activación de COE Alterno

OBJETIVO:

Asegurar el funcionamiento adecuado, en todo momento de los servidores y el equipo informático, asignado al personal y enlaces dentro del COE Nacional

FRECUENCIA:

En emergencia.

NORMAS La solicitud de activación del COE alterno será recibida de la Dirección de Logística vía telefónica, directa, por correo electrónico (Lotus).

Consideraciones

Se debe contar con stock de insumos de conectividad ó la habilitación de recurso presupuestario para ejecutar procesos de compras (Pedido de materiales).

Para los equipos de cómputo que participan en la implantación del COE Alterno se consideran dos alternativas de adquisición.

Obteniéndolos en calidad de préstamo por usuarios de la SE-CONRED Adquirirlos atreves de entidades externas, Gubernamentales o internacionales (Pma

ONU,Comtelca), e inclusive por medio de convenios con empresas privadas como (Microsoft) El proceso comprende los siguientes ítems:

Ejecución de verificación de funcionamientos. Verificación de equipos del cuarto de servidores. Verificación de funcionamiento de equipos de redundancia energética. Verificación del funcionamiento de los equipos de cómputo del COE.

Personal requerido para los procedimientos:

Técnico de redes. Técnico programador. Jefe de Informática

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 185

Descripción de Procedimientos

PLANTEAMIENTO PROPÓSITO RESPONSABLE

Ejecución de verificación de funcionamientos.

Verificar el estado del hardware con la ayuda del formulario Chek-list (FORM.IT002), la función principal es facilitar la revisión del estado de los equipos y agilizar el tiempo de respuesta de los encargados en el departamento de informática.

Técnico de redes

Verificación de equipos del cuarto de servidores.

Proporcionar información específica de la temperatura, estado y funcionamiento de los servidores, con el fin de proporcionar la información necesaria al técnico para resolver cualquier problemática, además, permite cerciorarse si en caso contrario, los equipos funcionaran perfectamente.

Técnico programador

Verificación de

funcionamiento de equipos de redundancia

energética.

Establecer en qué estado se encuentran los UPS que suministran energía redundante al COE y detallar el estado del cuarto de servidores. De esta manera se establecen los pasos a seguir por el técnico responsable para solucionar cualquier inconveniente.

Técnico de redes

Verificación del funcionamiento de los

equipos de cómputo del COE.

Verificar el buen funcionamiento de los equipos de cómputo y video conferencia de los salones y COE para plantear soluciones correctivas, en el caso de ser necesario.

Técnico de redes

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PROCEDIMIENTO UNIDAD

ADMINISTRATIVA /AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Jefe de Informática 1 Planificación de acciones tras la notificación de activación de COE Alterno.

Técnico de Red I 2 Iniciar el proceso de adquisición de equipos FORM-IT004

Se evalúa si existen equipos para cubrir la emergencia Jefe de Informática 3 según resultado de FORM-IT004.

¿Se cuenta con los equipos necesarios para cubrir la Jefe de Informática 4 emergencia?

En caso de contar con los equipos necesarios

Continua con la actividad numero 5

Técnico de Red 2 4A En caso de no contar con equipos

Se notifica a la Dirección de Logística

Jefe de Informática 4B.1 Evalúa la posibilidad de adquirir equipos con entidades públicas, privadas o entidades internacionales

Dirección de Logística 4B.2 ¿Es factible la adquisición de equipos mediante este mecanismo?

Dirección de Logística 4B.3 En caso afirmativo

Se reciben los equipos y continua con la actividad 6 Técnico de Red II

5

Jefe de Informática

Jefe de Informática

Departamento de Compras

5A

6

6A

En caso Negativo

Redactar informe y continuar en la actividad 11

¿Se cuenta con los insumos necesarios?

En caso de no contar con insumos

Elaborar pedido de materiales

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Técnico de Red I

6A.1 Comprar insumos

6A.2 Retirar insumos de bodega

Continuar con la actividad 7

En caso de contar con insumos

Técnico de Red i y II 7 Equipar y brindar conectividad + servicios

Técnico de Red I,II Técnico de Internet 8 Brindar soporte técnico a los usuarios del COE Alterno.

En caso de terminar la emergencia

Técnico de Red I y II Devolver equipos adquiridos 9

Técnico de Red I Terminar el llenado del FORM-IT004 10

FIN

Jefe de Informática

5A

En caso Negativo

Redactar informe y continuar en la actividad 11

6

¿Se cuenta con los insumos necesarios?

En caso de no contar con insumos

Jefe de Informática 6A Elaborar pedido de materiales

Departamento de Compras 6A.1 Comprar insumos

Técnico de Red I 6A.2 Retirar insumos de bodega

Continuar con la actividad 7

En caso de contar con insumos

Técnico de Red i y II 7 Equipar y brindar conectividad + servicios

Técnico de Red I,II Técnico de Internet 8 Brindar soporte técnico a los usuarios del COE Alterno.

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Técnico de Red I y II

9

En caso de terminar la emergencia

Devolver equipos adquiridos

Técnico de Red I Terminar el llenado del FORM-IT004 10

Fin del procedimiento

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Evaluar la

posibilidad de adquirir equipos

con entidades públicas, privadas u organizaciones

Solicitud de materiales

Adquisición de equipos

(Ejecu ció n d e F O R M-I T 0 0 4)

PMA(ONU) COMTELCA

Asignación de lugar para equipar

el COE alterno

Equipar el COE alterno

Dar servicio de soporte técnico siempre que se

requiera

Devolver los equipos.

(Al terminar la emergencia )

Finalizar la ejecución de la FORM -IT004

Iinformática en casos de emergencia (Activación de COE Alterno)

Informática

Compras

Dirección de Logística

Emite activación de COE Alterno

Recepcion de materiales

INICIO

e

¿ Se cuenta con la cantidad

de equipos solicitados ?

NO

SI

SI

¿ Se cuenta con los insumos

requeridos?

NO

¿Es posible la adquisición de

equipos?

SI

FIN NO

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 189

Se r requerim

activa COE

cibe iento de

ción de Alterno

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NOMBRE: Aseguramiento del funcionamiento de equipos y Servidores

OBJETIVO:

Asegurar el funcionamiento adecuado, en todo momento de los servidores y el equipo informático, asignado al personal y enlaces dentro del COE Nacional.

FRECUENCIA: En emergencia.

NORMA

Toda actividad realizada bajo el presente procedimiento deberá ser validada únicamente vía FORM- IT002

Actividades que evalúa el FORM-IT002 Ejecución de verificación de funcionamiento de equipos relacionados. Verificación de equipos del cuarto de servidores. Verificación de funcionamiento de equipos de redundancia energética. Verificación del funcionamiento de los equipos de cómputo del COE. Personal requerido para los procedimientos:

Jefe de Informática Técnico de redes. Técnico programador.

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 191

UNIDAD ADMINISTRATIVA

/AREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Técnico de Red i 1 Verificación según formulario FORM-IT002.

2 ¿Se encontraron errores en la verificación?

En caso de no encontrar errores

3 Se continua con la actividad 10

En caso de encontrar errores

Jefe de Informatica 4 Se procede a la confirmación de la falla

Jefe de Informatica 5 Se identifica el proceso de corrección de falla según el resultado de la evaluación y se asigna técnico responsable.

[ Tecnico de Red i Tecnico de Red II 6 Se apertura un caso en el sistema de Incidencias

Tecnico Programador Tecnico de Internet ]

7 Se ejecuta la tarea de rectificación de la fallo Técnico Asignado

8 Se documenta agregando seguimientos al sistema de Técnico Asignado incidencia.

9 Se finaliza la incidencia Técnico Asignado

10 Se archiva FORM-IT002 Se archiva formulario

Fin del procedimiento

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Verificación de equipos de computo del COE

Verificación de equipos del cuarto

de servidores

Verificación de funcionamiento de

equipos de redundancia energética

INICIO

Ejecución de verificación de FORM-IT002

Error en procesos de verificación

NO

SI

Informar al técnico

programador

Informar al técnico de redes

Solucionar problemas

FIN

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PROCEDIMIENTO NOMBRE:

Monitoreo de enlaces de internet y red de área local en emergencia

OBJETIVO:

Monitorear y verificar el buen funcionamiento de los enlaces de internet y red de área local de datosen todo momento tanto en la Secretaria Ejecutiva como en las Sedes Regionales, monitorear yverificar el buen funcionamiento del Sistema Lotus, específicamente la base de datos SISMICEDE ycorreo electrónico..

FRECUENCIA:

En emergencia

NORMAS El monitoreo y verificación de funcionamiento deberá iniciarse desde que la emergencia da inicio hasta su culminación. Si en alguna revisión existiera algún tipo de problema deberá crearse un numero de incidente en el sistema de gestión de incidentes denominado GLPI, y llevar un seguimiento detallado del problema hasta alcanzar su solución. El proceso comprende los siguientes items Copia de seguridad Servicio de seguridad perimetral Enlaces de datos en cedes regionales Núcleo del sistema Lotus Domino Sistema de información SISMICEDE Servicio de correo electrónico basado en la plataforma Lotus Enlaces de internet en la SE-CONRED y monitoreo de volcanes Personal requerido para los procedimientos:

Técnico en redes Técnico de internet Técnico programador

PLANTEAMIENTO PROPÓSITO RESPONSABLE Ejecución de verificación de

funcionamientos. Plantear problemas concretos en funciones

específicas escritas en el Check-List

(FORM-IT003) para facilitar la resolución

de problemas y ejecutar el plan de acción

del departamento de informática. Cada aspecto se indica con un SI o un NO según

sea el planteamiento, en caso que la

respuesta sea NO se debe crear un

Técnico de redes

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numero de incidente donde se explique el

problema que se encontró con el servicio.

Copia de seguridad

Realizar un Back Up con el propósito de

contar con los datos en caso sea necesario

recuperarlos ante distintos eventos que

requieran la realización del plan de

emergencia. De esta manera restaurar una

cantidad de archivos que corran riesgo de

perderse por fallas en el sistema u otras

causas; además, permite llevar información

almacenada a cualquier lugar cuando sea

necesario el traslado en momentos de

alerta o emergencias graves.

Técnico programador

Protocolos de seguridad

Evitar problemas de robo de información,

reproducción no autorizada o ingreso al

sistema por personas que no pertenezcan

al departamento de informática. Dicha

revisión tiene el objetivo de confirmar que

los equipos y servidores estén bloqueados

con contraseñas para evitar inconvenientes

con la información, además, el Data Center

debe quedar bajo llave y cumplir con las

especificaciones técnicas del FORM-IT002

en la sección de Data Center.

Técnico de redes

Servicio de seguridad perimetral

Verificar que la seguridad de los equipos

esté activa y que se cuente con los

métodos básicos para evitar cualquier tipo

de malware, spyware, virus, código

malicioso, intrusos o tráfico en la red como

consecuencia de spam que ingresa a

diario, en ocasiones de manera masiva.

Técnico de redes

Enlaces de datos en cedes regionales Proporcionar información de la conectividad

de los datos en la cedes regionales. De

esta manera se pretende diagnosticar

problemas de red o enlaces con los

Técnico de internet

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 195

servicios básicos que proporciona la

empresa. El técnico responsable debe

restaurar cualquier inconveniente para

facilitar el trabajo de entrada y salida de

datos en caso de emergencia.

Núcleo del sistema Lotus Domino

En caso de existir problemas con el

sistema Lotus, diagnosticar y resolver

dichos inconvenientes por medio de la

configuración directa con el núcleo del

sistema. Se requiere diagnosticar si es un

simple error de ejecución o una

circunstancia grave que requiere la total

atención del técnico.

Técnico de internet

Sistema de información SISMICEDE

Localizar problemas en la base de datos

del SISMICEDE provocados por mal

ingreso de información o por el simple

hecho de una baja en sistema que

ocasione desperfectos técnicos que afecten

la productividad de los afectados.

Técnico programador

Servicio de correo electrónico basado en la plataforma Lotus

Resolver cualquier problema relacionado

con la transferencia de datos en una cuenta

de correo electrónico de la plataforma

Lotus, cualquier caso de error en una

cuenta de correo personal no será resuelta

en casos de emergencia, ya que se prioriza

la correcta ejecución de los datos y

servicios dentro de la institución.

Técnico de internet

Enlaces de internet en la SE- CONRED y monitoreo de volcanes

En caso de emergencia se planea evaluar

el estado de las conexiones de red de

internet con el fin de no interrumpir la

comunicación y la circulación de

información a través de la web. El técnico

responsable verificará la estabilidad de la

conexión con la ayuda de un programa

asistente que contribuye al análisis de

Técnico de internet

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problemas para agilizar el trabajo del

departamento de informática.

UNIDAD ADMINISTRATIVA /

AREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Técnico de Red I 1 Ejecución de verificación de funcionamiento FORM-IT003.

Verificación de los formularios

Jefe de Informática 2 ¿En la verificación (FORM-IT003) se encontraron problemas?

Técnico 3 Programador

En caso de no existir problemas

Continuar con la actividad 7

Técnico de Red I 4 En caso de existir problemas

Técnico de Red I

Registrar el problema en el sistema de incidentes

Técnico de Internet 5

Identificar el problema y asignarlo a técnico responsable según corresponda en problema y tipo

6 Dar solución al problema utilizando mecanismos correctivos.

7 Cerrar el incidente en el sistema

Fin del procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE VERIFICACION DEL SISTEMA DE RADIOCOMUNICACION ALERTA ROJA

UNIDAD ADMINISTRAT

IVA / AREA

No. de paso

DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Jefe de

1 Recibe la solicitud atravez del C.T.E( Centro de transmisiones Conred ), el reporte del monitoreo de los Canales del Sistema de comunicaciones.

Transmisiones

Tecnico de

transmisiones

2

Procede con la verificacion del funcionamiento de los canales del sistema si estan funcionando correctamente en las consolas Zetron de despacho de canales en el C.T.E.

Se informa del status actual del funcionamiento de sistema de 3 radiocomunicacion.

Jefe de

Prepara equipo para instalacion para sustitucion de equipo dañado en el

transmisiones 4 sistema.

Tecnico de transmisiones

5

Coordina personal tecnico para el traslado hacia el punto para reparacion del equipo dañado.

Realiza iforme del equipo ya funcionando en optimas condiciones.

6

Actualiza de la bases de datos de transmisiones del equipo que sustituyo 7 al que se daño.

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PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DEL EQUIPO QUE SE REPORTA COMO DAÑADO.

UNIDAD ADMINISTR

ATIVA / AREA

No. de paso DESCRIPCIÓN FORMULARIO A UTILIZAR

Jefe de 1 Recibe la Solicitud de Mantenimiento o Reparación de Equipo Transmi- Telecomunicaciones siones

Técnico de 2 Verifica si hay en existencia insumos para mantenimiento y/o reparación Transmi- siones

3 Coordina personal tecnico para el traslado hacia el punto para reparacion del equipo dañado.

4

Realiza informe del equipo ya funcionando en optimas condiciones.

5 Llena Boleta de control de mantenimiento con especificaciones del procedimiento

6 Actualiza de Base de datos

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ANEXOS:

FORMULARIOS Y FORMATOS UTILIZADOS EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIEINTOS

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 202

CHEK-LIST VERIFICACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE SERVICIOS Y EQUIPOS EN EMERGENCIA

INSTRUCCIONES: Llene el siguiente Chek-list de acuerdo a la evaluación del hardware según lo indique cada inciso. En caso que la respuesta sea NO escriba en la tercera casilla el número de incidente generado en el sistema GLPI, correspondiente al problema especifico de la opción previamente marcada.

DATA CENTER Temperatura del Data Center adecuada (De 17° a 19° centígrados). SI NO Número de

incidente

Hay algún servidor alertado. SI NO Número de incidente

Se encuentran funcionando adecuadamente los discos Ethernet. SI NO Número de

incidente

Se encuentran funcionando adecuadamente los switch Ethernet. SI NO Número de

incidente

Se encuentra funcionando adecuadamente el KVM. SI NO Número de incidente

Se encuentran funcionando adecuadamente los dispositivos de Cintas magnéticas. SI NO Número de

incidente

Se encuentran funcionando adecuadamente los dispositivos de almacenamiento (Storage). SI NO Número de

incidente

Se encuentran funcionando adecuadamente los dispositivos de red Inalámbrica (wireless). SI NO Número de

incidente

REDUNDANCIA ENERGÉTICA Los UPS que suministran energía redundante al COE y cuarto de servidores se encuentran en perfecto funcionamiento.

SI NO

Número de incidente

La planta generadora está en perfecto estado. SI NO Número de incidente

COE Los equipos del COE. Se encuentran operando en condiciones normales SI NO Número de

incidente

Los equipos de cómputo y video conferencia de los salones operan con normalidad SI NO Número de

incidente

Elaboró _Fecha / /_ Hora :

Firma

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 203

CHECK-LIST

VERIFICACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE REDES Y SOFTWARE EN CASO DE EMERGENCIA

INSTRUCCIONES: Llene el siguiente Check-list de acuerdo a la evaluación según el requerimiento que indique cada inciso. En caso que la respuesta sea NO escriba en la tercera casilla el número de incidente correspondiente al problema especifico de la opción previamente marcada.

SERVICIOS

Copia de seguridad realizada. SI NO Número de incidente

Los protocolos de seguridad se encuentran activos. SI NO Número de incidente

El servicio de seguridad perimetral (firewall, anti virus y anti spam) operan correctamente SI NO Número de

incidente

Se encuentran funcionando adecuadamente los enlaces de datos de cedes regionales SI NO Número de

incidente

Los servicios que provee el controlador de dominio para la administración de estaciones de trabajo de la red local se encuentran funcionando adecuadamente.

SI NO

Número de incidente

El núcleo del sistema Lotus Domino opera correctamente. SI NO Número de incidente

El sistema de información SISMICEDE se encuentra funcionando adecuadamente. SI NO Número de

incidente

El servicio de correo electrónico basado en la plataforma Lotus opera en condiciones óptimas. SI NO Número de

incidente

Se encuentran funcionando adecuadamente los enlaces de internet en la SE-CONRED y de monitoreo de volcanes. SI NO Número de

incidente

Elaboró Fecha / / Hora :

Firma EQUIPO DE CÓMPUTO

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 204

EVALUACIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO AL MOMENTO DE SU ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

El siguiente equipo de cómputo entregado por del departamento , el día del mes de del año 20 , será revisado por el departamento de informática con el fin de registrar su estado, el cual está siendo entregado voluntariamente y en calidad de préstamo por la activación del COE alterno por la emergencia _. La persona que autoriza la entrega del equipo debe asegurarse que el mismo no sea imprescindible en situaciones de emergencia y debe estar dispuesto a entregarlo cuando la situación lo requiera.

TIPO DE EQUIPO:

Laptop Computadora de escritorio

Marca DELL HP Compaq Otro Modelo Serie

Detalles: ESCALA DE EVALUACIÓN DEL ESTADO DEL EQUIPO:

E EXCELENTE Funciona correctamente.

R REGULAR Funciona, pero tiene errores de funcionamiento.

D DEFECTUOSO No funciona correctamente.

ESTADO FÍSICO DEL EQUIPO Monitor E R D ESPECIFICACIÓN CPU (En caso que sea de

escritorio)

E

R

D

ESPECIFICACIÓN

Teclado E R D ESPECIFICACIÓN Mouse E R D ESPECIFICACIÓN Bocinas E R D ESPECIFICACIÓN Webcam E R D ESPECIFICACIÓN Unidad de CD E R D ESPECIFICACIÓN Tarjetas de memoria E R D ESPECIFICACIÓN Fuente de Poder E R D ESPECIFICACIÓN Modem E R D ESPECIFICACIÓN Micrófono E R D ESPECIFICACIÓN Memorias USB E R D ESPECIFICACIÓN Disco duro E R D ESPECIFICACIÓN Cargador E R D ESPECIFICACIÓN Batería E R D ESPECIFICACIÓN Tarjeta madre E R D ESPECIFICACIÓN

ESTADO LOGICO DEL EQUIPO Programas instalados E R D ESPECIFICACIÓN Anti virus actualizado y

funcional

E

R

D

ESPECIFICACIÓN

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 205

Ejecución de programas E R D ESPECIFICACIÓN Salida de video E R D ESPECIFICACIÓN Salida de audio y sonido E R D ESPECIFICACIÓN Colores nítidos en la pantalla E R D ESPECIFICACIÓN Sistema Lotus E R D ESPECIFICACIÓN Conectividad (LAN e internet) E R D ESPECIFICACIÓN

OBSERVACIONES:

Firma o sello de la persona que recibe Firma o sello de la persona que entrega

DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Yo recibí el equipo de computo en las mismas condiciones en las que fue entregado voluntariamente y en calidad de préstamo al departamento de informática para la activación de un COE alterno según el plan de emergencia.

FIRMA O SELLO DE RECIBIDO

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 206

BOLETA DE ENTREGA DE EQUIPO DE RADIOCOMUNICACIÓN

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BOLETA DE ENTREGA DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 208

OFICIO DE SOLICITUD DE VEHÍCULO

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 209

BOELTA DE SOLICITUD DE VEHÍCULO, COMISIONES LOCALES

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 210

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 211

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CONRED-DL-MP Versión: 1A. vigencia: 01-07/2014 216 BIBLIOGRAFIA

Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de desastres,

Acuerdo gubernativo No. 49-2012 Plan Institucional de Respuesta, apartado Funciones de la Dirección de Logística Recomendaciones prácticas sobre Donaciones Humanitarias del programa mundial

de alimentos para la agricultura y alimentación. El derecho a la alimentación en emergencias

Manual para el jefe de Almacén de ayuda alimentaria. Programa Mundial de alimentos

Normativa para uso de teléfonos celulares asignados por la Secretaría Ejecutiva de CONRED.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 1 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

Aprobación del Documento

Nombre y Puesto Firma

Elaboró

Kenny Benjamín Villatoro García Encargado de Acciones de Personal

Revisó

Licda. Zoila Angélica Vásquez Pérez Directora de Recursos Humanos

Visto Bueno

Ing. Carlos Alejandro José Maldonado Lutomirsky

Autorizó

Consejo Nacional para la Reducción de Desastres

Acta No. 1-2015 Resolución CN-01—05-2015

Control de Revisiones

No. de Revisión

Fecha de Revisión

Consideración del cambio en el documento

00

31 de julio

de 2014

Actualización de documento. Versión realizada por la Dirección de Recursos Humanos

01

4 de diciembre de 2014

Modificación y actualización de los procedimientos de Reclutamiento, Selección y Desarrollo de Personal; Elaboración de nómina mensual 021, 022; Reclutamiento y selección de prestadores de servicios reglón presupuestario 029; Proceso de Inducción al personal de nuevo ingreso; Carné Institucional; Evaluación del Desempeño; Proceso de Capacitación; Actividades Motivacionales; Elaboración de nómina mensual de los renglones presupuestarios 021, 022 y 011; Elaboración de nómina mensual del renglón presupuestario 029; Administración de pago de prestaciones e indemnización; Elaboración de constancias; Elaboración de contratos 029; Toma de posesión 021 Y 022; Control de Asistencia; Administración de Expediente; Suspensión o alta por maternidad, por enfermedad, por accidente; Suspensión por permiso de estudios; Rescisión de contratos 021 Y 022.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 2 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

Contenido Página Presentación 03

Objetivos 03

Base Legal 04

Organigrama 05

Alcance 05

Definiciones 06

Simbología 07

Procedimientos de Reclutamiento, Selección y Desarrollo de Personal 09

Procedimientos de Acciones de Personal 24

Procedimientos de Nóminas 41

Anexo: Certificación Punto Resolutivo Acta 1-2015, Resolución CN-01-05-2015

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 3 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

PRESENTACIÓN

La Dirección de Recursos Humanos es la encargada de asesorar al despacho superior de la

Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, en cuanto a la

administración del personal y tiene como responsabilidad primordial administrar eficientemente

el Capital Humano de la institución. En este contexto y en razón de la importancia que reviste

contar con herramientas de apoyo administrativo que permitan desarrollar con eficiencia las

funciones y cumplir con los objetivos de la Dirección, se actualizó el “Manual de Procedimientos

de la Dirección de Recursos Humanos” a partir de las atribuciones que se le han conferido.

El presente manual se constituye en una modificación y actualización de los procedimientos de

cada una de las áreas que conforman la Dirección, lo que permite aumentar la capacidad de

coordinación, coadyuvando así a la realización de los objetivos institucionales.

Lo anterior se fundamenta en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y la

segregación de funciones entre los servidores públicos, tomando en consideración que los

procesos son dinámicos y cambiantes en cumplimiento a la legislación vigente en Guatemala.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 4 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

OBJETIVO GENERAL:

Proporcionar a los empleados y prestadores de servicios de la Dirección de Recursos Humanos

una herramienta clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las

diferentes actividades de la Dirección, para propiciar una mejora continua institucional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Estandarizar los procesos y procedimientos que se desarrollan en las diferentes áreas

administrativas de la Dirección con el fin de promover e interiorizar en los empleados una

cultura de mejoramiento continuo.

Presentar de una forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los

procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo

administrativo de la Dirección.

Facilitar la implementación de los procedimientos administrativos para lograr un trabajo

eficiente.

BASE LEGAL:

El fundamento legal que le da vida a la modificación y actualización del presente manual, se

encuentra en la Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República, Reglamento de

la Ley de Servicio Civil, Decreto 109-96 Ley de CONRED y Acuerdo Gubernativo 49-2012

Reglamento Orgánico Interno de SE-CONRED, Normas Generales del Control Interno

Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas y Acuerdo Gubernativo 318-2003.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 5 de 47

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ORGANIGRAMA:

ALCANCE:

Aplica a todos los servidores públicos y prestadores de servicios de la Dirección de Recursos

Humanos de la SE-CONRED, que tengan a su cargo los procesos de reclutamiento, selección,

desarrollo, acciones de personal y nóminas de salarios, honorarios, prestaciones e

indemnización.

Dirección de Recursos Humanos

Subdirección de Recursos Humanos

Asesoría Jurídica

Acciones de Personal

Reclutamiento, Selección y

Desarrollo de Personal

Área de Nóminas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 6 de 47

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DEFINICIONES:

Acciones: Realización organizada de una iniciativa individual o grupal enfocada en dar respuestas puntuales a situaciones concretas, o para la creación de condiciones más favorables, usando los medios disponible. Constancia Laboral: Es el documento escrito que extiende una empresa, confirmando que una persona prestó o presta servicios laborales por cierto período en sus instalaciones, por lo general se entregan bajo petición del interesado, como referencia laboral. Entrevista: Proceso que consiste en seleccionar el recurso humano calificado, para el desempeño efectivo de los puestos del servicio por oposición, así como asesorar la ejecución del proceso de reclutamiento y selección de personal, aplicando normas e instrumentos que determinen la eficiente captación y dotación de personal. Evaluación Curricular: Es el proceso participativo de delinear, obtener y analizar información útil para contrastarla contra un patrón, para la toma de decisiones alternativas respecto a la concepción, estructura, funcionamiento y resultados del currículo. Evaluación Psicométrica: Es un instrumento estandarizado que se utiliza para medir la inteligencia, habilidades mentales, aptitudes, desempeño, actitudes, valores, intereses, personalidad o cualquier otro atributo de los individuos. De acuerdo al tipo de prueba aplicada se podrá obtener un esquema de la personalidad, capacidades, estado afectivo y emocional, así como la integración al medio ambiente y a la sociedad. Nóminas: Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos, servicios o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la institución como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. Procedimiento: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Reclutamiento: Puede definirse como un conjunto de procedimientos utilizados con el fin de atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico en una determinada institución. Servidor Público: Persona natural que ejerce las funciones correspondientes a un empleo público, su vínculo se realiza a través de un acto administrativo unilateral de nombramiento. Vacante: Plaza o cargo que permanece libre sin que nadie lo ocupe.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 7 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

SIMBOLOGÍA

SIMBOLO REPRESENTA

Inicio / Final del procedimiento: Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará loa palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN

Descripción de actividad: Se debe describir brevemente dentro del símbolo la actividad desarrollada. En la parte superior izquierda, se anotará el número consecutivo de la actividad, la cual deberá coincidir con el asignado en la descripción delo Procedimiento. Debe mantener un tamaño uniforme en todo el diagrama de flujo.

Decisión: Se emplea cuando la actividad se requiere preguntar si algo procede o o, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.

Actividad combinada: Se utiliza en los casos en que un mismo paso se realiza una operación u una verificación.

Archivo definitivo: Marca el fin de la participación de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, a excepción de que se emplee en otros procedimientos..

Archivo temporal: Se utiliza cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un periodo de tiempo indefinido, para después utilizarlo en otra actividad, significa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación,

Conector de hoja en un mismo procedimiento: Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene, dentro del símbolo se anotará la letra “A” par el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto.

Conector de procedimiento: Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otros. Es importante anotar, dentro del símbolo, el nombre del proceso del cual de deriva o hacia donde va.

Anexo de documentos: indica que dos o a documento se anexan para concentrarse en un solo paquete, el cual permite identificar las copia o juegos de los documentos existentes.

Formato impreso: Representa formas impresas, documentos, reportes, listados, etc. y se anota después de cada operación indicando dentro del símbolo el nombre del formato, cuando se requiera indicar el numero de copias de formatos utilizados o que existen en una operación se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda.

Formato no impreso: Indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no está impreso; se distingue del anterior únicamente en la forma, las demás especificaciones para su uso son iguales.

Inspección: El cuadro es utilizado como símbolo de inspección, verificación, revisión o bien cuando se examine una acción, un formato o una actividad, así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-MP-01 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 8 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

SIMBOLO REPRESENTA

Línea continua: Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están realizando en el área. Su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical y se utiliza en una sola dirección para unir cualquier actividad.

Línea con guiones: Es empleada para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información, invariablemente, deberá salir de una inspección o actividad combinada, puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continua.

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PROCEDIMIENTOS DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-RSYDP-09 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 9 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

PRESENTACIÓN El proceso de reclutamiento, selección y contratación es importante para cualquier dependencia pública. Se realiza de acuerdo con las necesidades de las diferentes direcciones que correspondan, requisitos del manual de descripción de puestos correspondientes y conforme a la Ley y Reglamento de Servicio Civil y el Acuerdo Gubernativo de aprobación de salario. Este manual presenta la forma de cómo debe llevarse a cabo el procedimiento de reclutamiento, selección y contratación para las personas en los renglones 021, 022, 029 y 189, añadiendo información adicional para identificar, atraer y seleccionar a los candidatos idóneos con las competencias y cualidades requeridas. La finalidad del presente manual, puede resumirse en una descripción detallada de todos los procesos involucrados en el reclutamiento, selección y contratación. Se cree firmemente que todo lo relacionado con la administración de personas, es una tarea muy delicada e importante de ser tratada, ya que la dinámica del ser humano es determinada por una serie de condiciones internas y externas que afectan su comportamiento. OBJETIVO: Realizar de una forma eficiente y transparente con base en la ley, las acciones de Administración y Gestión del Recurso Humano para la mejora continua del personal de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. ALCANCE: El presente manual se aplica para todo el personal de la SE-CONRED.

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PROCEDIMIENTOS DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-RSYDP-010 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 10 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 021 Y 022 No. De paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTOS ACTIVIDAD

1 Director(a) de Recursos Humanos Recibe solicitud de contratación de personal para puesto vacante

2 Subdirector(a) de Recursos Humanos Consulta el Manual de Puestos y Funciones para verificar el perfil de puesto a ocupar y lanzar la convocatoria

3 Prestador(a) de Servicios 029 Establece la modalidad de convocatoria de los candidatos a cubrir puesto vacante.

4 Prestador(a) de Servicios 029 Recibe la curricula y los documentos que acreditan la preparación académica y experiencia laboral de los candidatos.

5 Prestador(a) de Servicios 029

Realiza la evaluación curricular de los candidatos mediante herramientas establecidas, verificando mediante la documentación que las personas reúnan los requisitos para cada puesto y especialidad

6 Prestador(a) de Servicios 029 Archiva la papelería de los candidatos no seleccionados.

7 Prestador(a) de Servicios 029 Convoca a entrevista, evaluación psicométrica y específica a los candidatos elegibles para la plaza.

8 Prestador(a) de Servicios 029 Verificar la información proporcionada por los candidatos: referencias personales y laborales.

9 Prestador(a) de Servicios 029 Interpreta las evaluaciones psicométricas y entrevista redactando informe del proceso

10 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y firma el informe de propuestas de candidatos seleccionados.

11 Director(a) de Recursos Humanos Traslada informe a la Dirección solicitante para que seleccione al candidato y solicite la contratación.

12 Director(a) de Recursos Humanos Recibe la solicitud oficial para la contratación del candidato seleccionado

13 Prestador(a) de Servicios 029 Notifica vía telefónica al candidato seleccionado para que complete papelería para su contratación

14 Prestador(a) de Servicios 029 Archiva los expedientes de los candidatos que no fueron seleccionadas.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-011 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 11 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 021 Y 022

SUBDIRECTOR (A) DE RECURSOS HUMANOS

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS PRESTADOR(A) DE SERVICIOS 029

Man

ual d

e Pro

cedi

mie

ntos

001-

2015

INICIO

Recibe solicitud de contratación de personal para puesto

vacante

Consulta Manual de Puestos y Funciones para verificar el perfil del puesto y lanzar

convocatoria

Establece la modalidad de convocatoria de los candidatos

a cubrir el puesto vacante

Realiza evaluación curricular de los

candidatos

Convoca a los candidatos elegibles a entrevista,

evaluación psicométrica y específica

Verifica información proporcionada por los

candidatos

Interpreta las evaluaciones y entrevistas redactando informe

final del proceso

Revisa y firma el informe de propuestas de candidatos

seleccionados

Traslada informe a la Dirección solicitante para que seleccione al candidato idóneo para el puesto vacante y solicite su contratación

Recibe la solicitud oficial para la contratación del candidato

seleccionado

Archiva los expedientes de los candidatos que no fueron

seleccionados

FIN

Archiva la papelería de los candidatos no seleccionados

SI

NO

Recibe la curricula y documentos que acredita la preparación y experiencia de

los candidatos

Notifica vía telefónica al candidato seleccionado para

que complete papelería para su contratación

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-012 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 12 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PRESTADORES DE SERVICIOS RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 No. De paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTOS ACTIVIDAD

1 Director(a) de Recursos Humanos Recibe solicitud y Términos de Referencia debidamente autorizada por el Secretario Ejecutivo, para la contratación de servicios técnicos o profesionales

2 Subdirector(a) de Recursos Humanos Revisa términos de referencia y determina perfil del candidato a convocar

3 Prestador(a) de Servicios 029 Establece la modalidad de convocatoria para cubrir la necesidad de servicios

4 Prestador(a) de Servicios 029 Recibe la curricula y documentos que acrediten la preparación académica y experiencia de los candidatos.

5 Prestador(a) de Servicios 029 Confronta la documentación con el fin de que las personas reúnan los requisitos establecidos en los Términos de Referencia.

6 Prestador(a) de Servicios 029 Realiza la evaluación curricular de los candidatos mediante herramientas establecidas

7 Prestador(a) de Servicios 029 Archiva la papelería de los candidatos no seleccionados

8 Prestador(a) de Servicios 029 Convoca a entrevista, evaluación psicométrica y específica a los candidatos elegibles

9 Prestador(a) de Servicios 029 Verifica la información proporcionada por los candidatos.

10 Prestador(a) de Servicios 029 Interpreta las evaluaciones y entrevistas redactando informe final del proceso.

11 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y firma el informe de propuestas de candidatos seleccionados.

12 Director(a) de Recursos Humanos Traslada informe a la Dirección solicitante para que seleccione al candidato idóneo para prestar el servicio requerido y solicite la contratación.

13 Director(a) de Recursos Humanos Recibe la solicitud oficial para la contratación del candidatos seleccionado.

14 Prestador(a) de Servicios 029 Notifica vía telefónica al candidato seleccionado para que complete papelería para su contratación.

15 Prestador(a) de Servicios 029 Archiva los expedientes de los candidatos que no fueron seleccionados

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-013 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 13 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PRESTADORES DE SERVICIOS RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029

SUBDIRECTOR (A) DE RECURSOS HUMANOS

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS PRESTADOR(A) DE SERVICIOS 029

Man

ual d

e Pro

cedi

mie

ntos

001

-201

5

INICIO

Recibe solicitud y términos de referencia autorizados por el

Secretario Ejecutivo

Revisa términos de referencia y determina perfil del candidato

a convocar

Establece modalidad de convocatoria para cubrir la

necesidad de servicios

Realiza evaluación curricular de los

candidatos

Convoca a los candidatos elegibles a entrevista,

evaluación psicométrica y específica

Verifica información proporcionada por los

candidatos

Interpreta las evaluaciones y entrevistas redactando informe

final del proceso

Revisa y firma el informe de propuestas de candidatos

seleccionados

Traslada informe a la Dirección solicitante para que seleccione al candidato idóneo para prestar el

servicio requerido y solicite su contratación

Recibe la solicitud oficial para la contratación del candidato

seleccionado

Archiva los expedientes de los candidatos que no fueron

seleccionados

FIN

Archiva la papelería de los candidatos no seleccionados

SI

NO

Recibe la curricula y documentos que acredita la preparación y experiencia de

los candidatos

Notifica vía telefónica al candidato seleccionado para

que complete papelería para su contratación

Confronta la documentación presentada por los candidatos

con los Términos de Referencia.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-014 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 14 de 47

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: PROCESO DE INDUCCIÓN AL PERSONAL DE NUEVO INGRESO No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTOS ACTIVIDAD

1 Director(a) de Recursos Humanos Establece fechas para los procesos de inducción.

2 Subdirector(a) de Recursos Humanos Realiza convocatoria para inducir al personal y prestadores de servicios de nuevo ingreso.

3 Prestador(a) de Servicios 029 Reserva un salón y coordina la ejecución del proceso de inducción.

4 Prestador(a) de Servicios 029 Solicita a los participantes evalúen el proceso mediante el llenado de la herramienta específica.

5 Prestador(a) de Servicios 029

Coordina la realización de la visita guiada por las instalaciones de la SE-CONRED, en la cual se presenta al personal y prestadores de servicios de reciente ingreso con el personal que trabaja en la institución.

6 Prestador(a) de Servicios 029 Elabora informe de la ejecución del proceso de inducción y traslada al Director (a) de Recursos Humanos para el visto bueno Correspondiente.

7 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y firma el informe del proceso de inducción ejecutado.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-015 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 15 de 47

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PROCESO DE INDUCCIÓN AL PERSONAL DE NUEVO INGRESO

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS PRESTADOR(A) DE SERVICIOS 029

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Estableces fechas para los procesos de inducción

Reserva un salón y coordina la ejecución del proceso de

inducción

Coordina visita guiada por la SE-CONRED presentando al personal

y prestadores de servicios de nuevo ingreso

Elabora informe de la ejecución del proceso de inducción y

traslada al Director(a) de Recursos Humanos.

Solicita a los participantes evalúen el proceso mediante el

llenado de una herramienta específica

Realiza convocatoria para inducir al personal y

prestadores de servicios de nuevo ingreso.

Revisa y firma el informe del proceso de inducción ejecutado

FIN

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-016 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 16 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CARNÉ INSTITUCIONAL No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTOS ACTIVIDAD

1 Subdirector(a) de Recursos Humanos Coordina con la Dirección de Comunicación Social la toma de fotografías para el personal y/o prestadores de servicios de nuevo ingreso.

2 Subdirector(a) de Comunicación Social Establece calendario para la toma de fotografías.

3 Prestador(a) de Servicios 029 Convoca al personal y/o prestadores de servicios para la toma de fotografías.

4 Prestador(a) de Servicios 029 Genera listado que contenga, nombre completo, nombre del puesto que desempeña o de la dirección o unidad para la cual presta servicios y CUI del DPI

5 Subdirector(a) de Recursos Humanos Solicita a la Dirección de Logística, Subdirección de Informática la emisión de carnés mediante oficio adjuntando listado generado.

6 Subdirector(a) de Recursos Humanos Recibe y revisa los carnés emitidos por la Dirección de Logística, Subdirección de Informática.

7 Prestador(a) de Servicios 029 Entrega los carnés al personal y/o prestadores de servicios, generando registro correspondiente.

8 Prestador(a) de Servicios 029 Archiva los registros de entrega de dichos carnés.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-017 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 17 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

CARNÉ INSTITUCIONAL

SUBDIRECTOR(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

PRESTADOR(A) DE SERVICIOS 029

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Coordinar con la Dirección de Comunicación Social la toma de

fotografías para personal y/o prestadores de servicios de

nuevo ingreso

Establece calendario para la toma de fotografías

Convocar al personal y/o prestadores de servicios para la

toma de fotografía

Solicitar a la Dirección de Logística, Subdirección de Informática la emisión de carnés mediante un oficio

adjuntando listado generado.

Entrega los carnés al personal y/o prestadores de servicios

generando registro correspondiente.

FIN

Recibe y revisa los carnés emitidos por la Dirección de Logística, Subdirección de

Informática

Archiva los registros de entrega de dichos carnés.

Genera listado que contenga datos de los empleados y/o

prestadores de servicios

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-018 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 18 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTOS ACTIVIDAD

1 Director (a) de Recursos Humanos Elabora o actualiza las herramientas de evaluación de acuerdo a los niveles jerárquicos de la institución en conjunto con el Prestador(a) de Servicios.

3 Subdirector(a) de Recursos Humanos Convoca por medio electrónico y escrito al personal para la evaluación del desempeño.

4 Prestador(a) de Servicios 029 Aplica herramienta de evaluación al personal.

5 Prestador(a) de Servicios 029 Clasifica, pondera y analiza cada herramienta aplicada, con el fin de establecer los resultados.

6 Prestador(a) de Servicios 029 Tabula la información de cada una de las herramientas aplicadas.

7 Prestador(a) de Servicios 029 Elabora el informe de evaluación del desempeño.

8 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y envía copia del informe al Secretario Ejecutivo.

9 Director(a) de Recursos Humanos

Envía a cada Director, una copia de los resultados plasmados en el informe de evaluación del desempeño, correspondiente al área a cargo, asimismo solicita que proceda a compartir dichos resultados con su personal.

10 Subdirector(a) de Recursos Humanos Identifica al personal que obtuvo resultado por debajo del promedio para investigar las causas.

11 Subdirector(a) de Recursos Humanos Da seguimiento a los casos identificados y solicita en el término de un mes, un informe cada Director para verificar la corrección de la(s) falta(s) identificadas

12 Subdirector(a) de Recursos Humanos Levanta acta administrativa para finiquitar el proceso.

13 Subdirector(a) de Recursos Humanos Otorga un tiempo final de un mes para la corrección de las faltas identificadas.

14 Director(a) de Recursos Humanos Solicita al Director(a) de Área suscriba acta administrativa y la remita a la Dirección de Recursos Humanos para iniciar proceso disciplinario.

15 Director(a) de Recursos Humanos Procede a sancionar según Ley del Servicio Civil, elaborando acta respectiva.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-019 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 19 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

PRESTADOR(A) DE SERVICIOS 029

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Elabora o actualiza las herramientas de evaluación de

acuerdo a los niveles jerárquicos de la institución

Aplica herramienta de evaluación al personal

Tabula la información de cada una de las herramientas

aplicadas

Elabora informe de evaluación del desempeño

Clasifica, pondera y analiza cada herramienta aplicada, con

el fin de establecer los resultados

Convoca por medio electrónico y escrito al personal para la evaluación del desempeño

Revisa y envia copia del informe al Secretario ejecutivo

FIN

Envía a cada Director(a) de Área una copia de los

resultados plasmados en el informe y solicita comparta los

mismos con su personal

Identifica al personal que obtuvo resultado por debajo del promedio para investigar

causas

Da seguimiento a los casos y verifica en el término de un mes la

corrección de las faltas

Levanta acta administrativa para finiquitar el proceso

SI

Otorga un tiempo final de un mes para la correción de las faltas identificadas

NO

Solicita al Director(a) de Área suscriba acta administrativa y la

remita a la Dirección de Recursos Humanos para iniciar

proceso disciplinario

Procede a sancionar según Ley de Servicio Civil elaborando

acta respectiva.

NO SI

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-020 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 20 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTOS ACTIVIDAD

1 Director(a) de Área Identifica necesidades de capacitación con base en la evaluación del desempeño.

2 Prestador(a) de Servicios 029 Elabora Diagnóstico de Necesidades de Capacitación por Dirección en conjunto con el respectivo Director(a) de Área.

3 Subdirector(a) de Recursos Humanos Analiza el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación y determina los objetivos a cumplir.

4 Prestador(a) de Servicios 029 Elabora un plan de capacitación, formación o desarrollo dependiendo de la necesidad o necesidades identificadas.

5 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y aprueba el plan de capacitación.

6 Prestador(a) de Servicios 029 Implementa el programa de capacitación con el personal.

7 Prestador(a) de Servicios 029 Diseña una herramienta de evaluación para aplicar después de cada capacitación.

8 Subdirector(a) de Recursos Humanos Brinda a los participantes retroalimentación después de aplicado el instrumento de evaluación.

9 Prestador(a) de Servicios 029 Elabora un informe final con los resultados obtenidos.

10 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y aprueba informe.

11 Prestador(a) de Servicios 029 Socializa el informe con los Directores de Área que participaron en el proceso.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-021 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 21 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

CAPACITACIÓN

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

PRESTADOR(A) DE SERVICIOS 029

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOSDIRECTOR(A) DE AREA

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Identifica necesidades de capacitación con base en la evaluación del desempeño

Elabora Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

por Dirección en conjunto con el respectivo Director

Analiza el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación y

determina los objetivos a cumplir

Elabora un plan de capacitación formación o desarrollo

dependiendo de la necesidad o necesidades identificadas

Implementa el programa de capacitación con el personal.

Diseña una herramienta de evaluación para aplicar después

de cada capacitación

Brinda a los participantes retroalimentación después de

aplicado el instrumento de evalluación

FIN

Revisa y avala el informe elaborado

Revisa y aprueba el plan de capacitación.

Elabora un informe final con los resultados obtenidos

Socializa el informe con los Directores de Área que

participaron en el proceso.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-022 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 22 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ACTIVIDADES MOTIVACIONALES No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTOS ACTIVIDAD

1 Prestador(a) de Servicios 029 Elabora planificación de las actividades motivacionales a desarrollar durante el año con su respectivo presupuesto.

2 Subdirector(a) de Recursos Humanos Revisa y traslada para su aprobación.

3 Director(a) de Recursos Humanos Avala y traslada al Secretario Ejecutivo la planificación para su aprobación

4 Prestador(a) de Servicios 029 Gestiona los fondos necesarios para el desarrollo de las actividades planificadas (fondos institucionales o cooperación).

5 Prestador(a) de Servicios 029 Coordinar la ejecución de la planificación con las Direcciones de Comunicación Social, Administrativa, Financiera y Coordinación.

6 Subdirector(a) de Recursos Humanos

Convoca al personal o grupo de personas invitadas, dicha convocatoria se realiza por medio de correo electrónico, indicándole, motivo, fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la actividad.

7 Prestador(a) de Servicios 029 Coordina la ejecución de la(s) actividad(es) motivacional(es).

8 Prestador(a) de Servicios 029 Liquida los gastos efectuados y elabora el informe respectivo.

9 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y da visto bueno al informe.

10 Prestador(a) de Servicios 029 Archiva el informe y la documentación de soporte de las actividades realizadas.

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RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-RH-RSYDP-023 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 23 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

ACTIVIDADES MOTIVACIONALES.

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

PRESTADOR(A) DE SERVICIOS 029

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Elabora planificación de las actividades motivacionales a

desarrollar durante el año con su respectivo presupuesto.

Gestiona los fondos necesarios para el desarrollo de las

actividades planificadas (fondos institucionales o cooperación)

Coordina la ejecución de la planificación con las

Direcciones de Comunicación Social, Administrativa,

Financiera y Coordinación.

Convoca al personal o grupo de personas invitadas a través de

correo electrónico

Liquida los gastos efectuados y elabora el informe respectivo

FIN

Revisa y traslada para su aprobación

Coordina la ejecución de la(s) actividad(es) motivacional(es).

Revisa y da visto bueno al informe.

Archiva el informe y la documentación de soporte de

las actividades realizadas.

Avala y traslada al Secretario Ejecutivo la planificación para

su aprobación

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-024 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 24 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

PRESENTACIÓN La Unidad Administrativa de Procedimientos de Acciones de Personal es la encargada de llevar el registro del proceso de contratación, traslados, despidos, licencias, ascensos, amonestaciones y asistencias de los servidores públicos que laboran en cada una de las dependencias de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, así como establecer y aplicar los instrumentos que permitan monitorear el comportamiento de los mismos. OBJETIVO: Realizar de una forma eficiente y apegada a la ley, las acciones de Administración y Gestión del Recurso Humano para alcanzar una mejora continua del personal de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED. ALCANCE: El presente manual es de aplicación para todo el personal de la Dirección de Recursos Humanos de la SE-CONRED. BASE LEGAL: El fundamento legal que da vida a la creación y actualización del presente procedimiento o manual se encuentra en la Ley y Reglamento de Servicio Civil, Código de Trabajo, Ley y Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Acuerdo Gubernativo No.49-2012, Acuerdo Gubernativo No.185-2008, Ley de Contrataciones del Estado, Controlaría General de Cuentas y Superintendencia de Administración Tributaria.

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-025 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 25 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal Revisa base de datos para verificar las solicitudes realizadas.

2 Encargado(a) de Acciones de Personal

Atiende solicitud con un máximo de tres días para entregar la constancia, las mismas son solicitadas y entregadas los días lunes, miércoles y viernes.

3 Encargado(a) de Acciones de Personal Elabora constancia teniendo de soporte el expediente personal del solicitante.

4 Encargado(a) de Nóminas Confronta la información con expedientes, solicita correcciones si fuera necesario y firma

5 Director(a) o Subdirector(a) de Recursos Humanos Firma avalando la constancia

6 Encargado(a) de Acciones de Personal Entrega original de constancia y se envía copia de constancia con firma de recibido al archivo respectivo y archivo paralelo.

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-026 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 26 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS

SUBDIRECTOR(A) O SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS

HUMANSO

ENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONAL ENCARGADO(A) DE NÓMINAS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Revisa base de datos para verificar las solicitudes

realizadas.

Atiende solicitud con un máximo de 3 días para la

entrega.

Se elabora constancia teniendo como soporte el expediente

personal

Confronta información con el expediente, solicita

correcciones y firma

Entrega original al interesado y archiva copia de recibido para expediente y archivo paralelo

Firma avalando la constancia

Fin

NO

SI

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-027 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 27 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CONTRATOS 029 No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal Recibe oficio de contratación con autorización del Secretario Ejecutivo y verifica disponibilidad presupuestaria

2 Director(a) de Recursos Humanos Rúbrica y traslada al Despacho del Secretario Ejecutivo

3 Secretario Ejecutivo Autoriza contratación

4 Encargado(a) Acciones de Personal Elabora contrato con expediente completo y se traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica para revisión y rúbrica

5 Encargado(a) Acciones de Personal Convoca a Prestador de Servicios para firma de contratos.

6 Encargado(a) Acciones de Personal Recibe contrato firmado con fianza correspondiente y traslada a Director(a) de Recursos Humanos para firma.

7 Director(a) de Recursos Humanos Firma contrato.

8 Encargado(a) Acciones de Personal Envía fotocopia de los contratos a la Contraloría General de Cuentas.

9 Encargado(a) Acciones de Personal Archiva contrato original y fianza original en el expediente personal del Prestador de Servicios.

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-028 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 28 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

ELABORACIÓN DE CONTRATOS 029

SECRETARIO EJECUTIVOENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONAL

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Recibe oficio de contratación y verifica

disponibilidad presupuestaria.

Rubrica y traslada solicitud al despacho. Autoriza contratación

Elabora contrato con expediente completo y traslada

a la Dirección de Asesoría Jurídica para revisión y rubrica

Recibe contrato firmado con fianza correspondiente y traslada a Director(a) de

Recursos Humanos para firma.

Convoca a prestador de servicios para firma del

contratado

Fin

Firma contrato

Envía fotocopia de contratos a Contraloría General de

Cuentas.

Archiva contrato y fianza original en el expediente personal del Prestador de

Servicios

NO SI

SI

NO

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-029 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 29 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DE POSESIÓN 021 Y 022 No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal Recibe oficio de contratación y verifica disponibilidad presupuestaria

2 Director(a) de Recursos Humanos Rúbrica y traslada al Secretario Ejecutivo

3 Secretario Ejecutivo Autoriza contratación

4 Encargado(a) de Acciones de Personal Elabora contrato y acuerdo de aprobación con expediente completo , se traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica para revisión y rúbrica

5 Encargado(a) de Acciones de Personal Suscribe acta de toma de posesión y reporta alta a la Contraloría General de Cuentas

6 Encargado(a) de Acciones de Personal Elabora acuerdo de nombramiento y envía para revisión y rubrica a la Dirección de Asesoría Jurídica para traslado de acuerdos al Secretario Ejecutivo

7 Secretario Ejecutivo Aprueba acuerdo de aprobación y nombramiento

8 Encargado(a) de Acciones de personal Recibe contrato firmado por el Servidor Público con fianza correspondiente y traslada para firma.

9 Director(a) de Recursos Humanos Firma contrato.

10 Encargado(a) de Acciones de Personal Emite oficio para la inscripción en Probidad en los casos que aplican.

11 Encargado(a) de Acciones de Personal Envía fotocopia de contrato a la Contraloría General de Cuentas

12 Encargado(a) de Acciones de Personal Archiva contrato y fianza original en expediente personal

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-030 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 30 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

TOMA DE POSESIÓN 021 Y 022

SECRETARIO EJECUTIVOENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONAL

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Recibe oficio de contratación y verifica

disponibilidad presupuestaria

Rubrica y traslada solicitud al Secretario Ejecutivo. Autoriza contratación

Elabora contrato y acuerdo de aprobación con expediente

completo, traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica

para revisión y rúbrica

Elabora acuerdo de nombramiento y envía para revisión y rubrica a Asesoría

Jurídica para traslado al Secretario Ejecutivo

Suscribe acta de toma de posesión y reporta alta a la

Contraloría General de Cuentas.

Fin

Aprueba acuerdo de aprobación y nombramiento

Recibe contrato firmado por el Servidor Público con finanza

correspondiente y traslada para firma

Firma de contrato

Emite oficio para la inscripción de Probidad en los casos que

aplican.

Envía fotocopia de contratos a Contraloría General de

Cuentas.

Archiva contrato y fianza original en expediente personal

NO SI NO

SI

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-031 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 31 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ASISTENCIA No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal Registra huella del servidor recientemente contratado en el reloj biométrico.

2 Encargado(a) de Acciones de Personal Extrae y organiza la información registrada en el reloj biométrico.

3 Encargado(a) de Acciones de Personal Emite oficios de notificación a Directores de Área adjuntando reporte de asistencia del personal a su cargo.

4 Subdirector(a) de Recursos Humanos Revisa y firma oficios de notificación

5 Encargado(a) de Acciones de Personal Envía oficios a Directores de Área.

6 Encargado(a) de Acciones de Personal Elabora base de datos del personal con faltas justificadas e injustificadas.

7 Encargado(a) de Acciones de Personal Elabora recordatorios o llamadas de atención para el personal por faltas injustificadas según base de datos.

8 Encargado(a) de Acciones de Personal Archiva en el expediente de cada trabajador los recordatorios o llamadas de atención.

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-032 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 32 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

CONTROL DE ASISTENCIA

ENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONAL

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Registra huella del servidor en reloj biométrico

Emite oficio de notificación a Directores de Área adjuntando

reporte de asistencia del personal a su cargo

Revisa y firma los oficios de notificación

Archiva recordatorios o llamadas de atención en expediente personal

Envía oficio a Directores de Área

Extrae y organiza la información registrada en el reloj biométrico

Elabora base de datos del personal con faltas justificadas e injustificadas

Fin

Elabora recordatorios o llamadas de atención para el personal por faltas injustificadas según base de datos

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-033 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 33 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTE No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal

Recibe documentación completa con oficio de autorización de contratación aprobado por el Secretario Ejecutivo incluyendo el informe del proceso de Reclutamiento y Selección

2 Encargado(a) de Acciones de Personal Organiza la documentación en expediente de persona contratada.

3 Encargado(a) de Acciones de Personal Adjunta hoja de datos actualizada, solicitud de trabajo o prestación de servicios al expediente.

4 Encargado(a) de Acciones de Personal Archiva por color, dependiendo del renglón presupuestario a contratar.

5 Encargado(a) de Acciones de Personal Actualiza documentación del personal y prestadores de servicios constantemente.

6 Encargado(a) de Acciones de Personal Lleva registro y control con base a la nómina de los expedientes del personal y prestadores de servicios.

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-034 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 34 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTE

ENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONALE

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Recibe documentación, completa con oficio de autorización de contratación, aprobado por el

Secretario Ejecutivo

Adjunta hoja de datos actualizada, solicitud de trabajo o prestación de

servicios al expediente

Fin

Archiva por color según el reglón de contratación

Organiza la documentación de personal contratado

Lleva registro y control con base a la nomina de los expedientes del

personal y prestadores de servicios

Actualiza documentación del personal y prestadores de servicios

constantemente

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-035 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 35 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: SUSPENSIÓN O ALTA POR MATERNIDAD, POR ENFERMEDAD O POR ACCIDENTE

No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal Recibe suspensión o informe de Alta del IGSS por maternidad, enfermedad o accidente

2 Encargado(a) de Acciones de Personal Suscribe acta de entrega de puesto o de toma de posesión

3 Encargado(a) de Acciones de Personal Traslada acta a Director(a) de Recursos Humanos

4 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y firma acta.

5 Servidor(a) Público(a) Firma acta de toma de posesión o entrega de puesto

6 Encargado(a) de Acciones de Personal Archiva documentación en el expediente personal y acta original en el libro móvil de la Contraloría General de Cuentas

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-036 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 36 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

SUSPENSIÓN O ALTA POR MATERNIDAD, POR ENFERMEDAD O POR ACCIDENTE

SERVIDOR(A) PÚBLICO(A)ENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONAL

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Recibe suspensión o informe de Alta del IGSS por maternidad,

enfermedad o accidente

Revisa y firma acta

Suscribe acta de entrega de puesto o de toma de posesión

Archiva documentación en el expediente personal y acta

original en el libro móvil de la Contraloría General de Cuentas

Traslada acta a Director(a) de Recursos Humanos

FIN

Firma acta de entrega de puesto o de toma de poseción

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-037 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 37 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: SUSPENSIÓN POR PERMISO DE ESTUDIOS No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) Acciones de Personal

Recibe y revisa solicitud de Servidor Público con autorización del Director(a) del Área correspondiente, adjuntando documentación de soporte de Universidad

2 Director(a) de Recursos Humanos Da visto bueno a la solicitud

3 Encargado(a) Acciones de Personal Envía expediente personal del Servidor Público a Dirección Jurídica para emisión de Resolución

4 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y firma resolución

5 Encargado(a) Acciones de Personal Notifica Resolución al interesado y suscribe acta de autorización de licencia

6 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y firma acta de autorización de licencia

7 Encargado(a) Acciones de Personal Suscribe Acta para toma de posesión al cumplirse el período autorizado para la Licencia

8 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y firma acta de toma de posesión

9 Servidor(a) Público(a) Firma acta de toma de posesión

10 Encargado(a) Acciones de Personal Archiva acta original en el libro móvil de la Contraloría General de Cuentas y fotocopia en expediente personal

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-038 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 38 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

SUSPENSIÓN POR PERMISO DE ESTUDIOS

SERVIDOR(A) PÚBLICOENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONAL

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Recibe y revisa solicitud con autorización del Director(a) del Área correspondiente, adjunta

documentación de soporte.

Enviar expediente personal para emisión de resolución a la dirección de Asesoría Juridica

Revisa y firma resolución.

Revisa y firma acta de autorización de licencia

Notifica resolución al servidor público y suscribe acta de autorización de licencia

FIN

Suscribe acta de toma de posesión al finalizar período

autorizado

Da visto bueno a la solicitud

Firma acta de toma de posesión de puesto

NO

SI

Archiva acta original en libro móvil y fotocopia en expediente personal

Revisa y firma acta de toma de posesión

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-039 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 39 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESCISIÓN DE CONTRATOS 021 Y 022 No. De paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal Recibe solicitud de Rescisión de Contrato autorizada por el Director(a) de Área correspondiente quien adjunta información de soporte.

2 Director(a) de Recursos Humanos Revisa, rubrica y traslada al Secretario Ejecutivo

3 Secretario Ejecutivo Aprueba la rescisión

4 Encargado(a) de Acciones de Personal Elabora Acuerdo de Rescisión y se traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica para revisión y rúbrica

5 Subdirector(a) Recursos Humanos Revisa, rubrica y traslada al Secretario Ejecutivo el Acuerdo para firma

6 Secretario Ejecutivo Firma Acuerdo de Rescisión

7 Encargado(a) de Acciones de personal Suscribe acta de rescisión de contrato y reporta bajas ante la Contraloría General de Cuentas

8 Encargado(a) de Acciones de personal Elabora oficio para informar al servidor público que debe darse de baja en probidad

9 Director(a) de Recursos Humanos Firma oficio para que el servidor público informe movimiento de baja

10 Encargado(a) de Acciones de Personal, Subdirector(a) de Recursos Humanos ó Director(a) de Recursos Humanos

Notifica al Servidor Público el Acuerdo de Rescisión, se procede a firmar el acta, y se le informa por escrito sobre el cierre de Probidad ante la Contraloría General de Cuentas y hace entrega de la Hoja de Solvencia de Sellos.

11 Encargado(a) de Acciones de Personal Archiva documentación correspondiente en expediente personal

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PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES DE PERSONAL

CODIFICACIÓN: CONRED-DRRHH-AP-040 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 40 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

RESCISIÓN DE CONTRATOS 021 Y 022

SECRETARIO EJECUTIVOENCARGADO(A) DE ACCIONES DE PERSONAL

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Recibe solicitud con autorización del Director(a) del Área correspondiente, adjunta

información de soporte.

Revisa, rubrica y traslada solicitud al Secretario Ejecutivo. Aprueba resicisión

Firma Acuerdo de Rescisión

Elabora acuerdo de Rescisión y traslada para revisión y rubrica a la dirección de Asesoría Jurídica.

FIN

Firma oficio para que el servidor público informe

movimiento de baja

Suscribe acta de entrega de puesto y reporta bajas a la

Contraloría General de Cuentas.

Elabora oficio para informar al servidor público que debe darse

de baja en probidad.

Notifica el Servidor público Acuerdo de Recisión, se procede a firmar acta, y se informa sobre el cierre de Probidad y hace entrega

de Hoja de Solvencia de Sellos

Archiva documentación correspondiente en expediente

personal.

NO

SI

Revisa, rubrica y traslada al Secretario Ejecutivo.

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PROCEDIMIENTOS DE NÓMINAS

CODIFICACIÓN: CONRED-RRHH PN-041 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 41 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

PRESENTACIÓN Responsable de administrar nóminas de pago de salarios y honorarios, controlar y registrar salarios devengados, bonos, complementos personales, prestaciones de Ley de cada uno de los servidores públicos, así como efectuar descuentos de conformidad con la Ley y liquidación mensual del servicio del Seguro vigente. OBJETIVO: Diseñar y procesar toda la información necesaria sobre el recurso humano, para realizar los pagos y deducciones correspondientes al personal y prestadores de servicios, a fin de que sus remuneraciones les sean pagadas oportunamente. ALCANCE: El presente manual aplica para todo el personal de la Dirección de Recursos Humanos de la SE-CONRED.

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PROCEDIMIENTOS DE NÓMINAS

CODIFICACIÓN: CONRED-RRHH PN-042 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 42 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE NOMINA MENSUAL DE LOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS 021, 022 y 011

No. De

Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Nóminas Revisa movimientos (altas y bajas) dentro de los renglones presupuestarios 021, 022 y 011, y cualquier otro movimiento que se registre.

2 Encargado(a) de Nóminas

Revisa y aplica descuentos de ley, suspensiones de IGSS, informes de alta por maternidad, enfermedad o accidente, descuentos judiciales y descuentos institucionales.

3 Encargado(a) de Nóminas Realiza los cálculos matemáticos y verifica la información.

4 Encargado(a) de Nóminas Traslada nómina y documentos de soporte de movimientos de personal para su revisión.

5 Subdirector(a) de Recursos Humanos Revisa y confronta con la documentación de soporte, firma y traslada según corresponda

6 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y aprueba la nómina.

7 Encargado(a) de Nóminas Recibe y traslada a la Dirección Financiera para el proceso de pago.

8 Encargado(a) de Nóminas Archiva nómina y su documentación de soporte.

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PROCEDIMIENTOS DE NÓMINAS

CODIFICACIÓN: CONRED-RRHH PN-043 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 43 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

ELABORACIÓN DE NOMINA MENSUAL DE LOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS 021, 022 y 011

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

ENCARGADO(A) DE NOMINAS

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Revisa movimientos de altas y bajas de los renglones 021, 022,

011 y cualquier otro movimiento.

Revisa y aplica descuentos de Ley, suspenciones, descuentos

judiciales e institucionales

Realiza cálculos matemáticos y verifica información.

FIN

Traslada nómina y documentos de soporte para su revisión

Revisa y confronta la documentación de

soporte firma y traslada.

Revisa y aprueba la nómina

Recibe y traslada a la Dirección Financiera para el proceso de

pago.

Archiva nómina con documentos de soporte

NO

SI

NO

SI

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PROCEDIMIENTOS DE NÓMINAS

CODIFICACIÓN: CONRED-RRHH PN-044 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 44 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE NÓMINA MENSUAL DEL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029

No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargada de Nóminas Revisa los movimientos (altas y bajas) dentro del renglón presupuestario 029 y revisa de contratos

2 Encargada de Nóminas Realiza los cálculos matemáticos y verifica información.

3 Encargada de Nóminas Traslada nómina y documentos de soporte de movimientos de personal para su revisión

4 Subdirectora de Recursos Humanos Revisa y confronta con la documentación de soporte, firma y traslada según corresponda

5 Director(a) Revisa y aprueba la nómina.

6 Encargada de Nóminas Recibe y traslada a la Dirección Financiera para el proceso de pago.

7 Encargada de Nóminas Archiva nómina y su respectiva documentación de soporte.

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PROCEDIMIENTOS DE NÓMINAS

CODIFICACIÓN: CONRED-RRHH PN-045 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 45 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

ELABORACIÓN DE NOMINA MENSUAL MENSUALES REGLÓN PRESUPUESTARIO 029

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

ENCARGADO(A) DE NOMINAS

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Revisa movimientos de altas y bajas del renglón

presupuestario 029 y revisa contratos.

Realiza cálculos matemáticos y verifica información.

FIN

Traslada nómina y documentos de soporte para su revisión

Revisa y confronta con la documentación de

soporte, firma y traslada

Revisa y aprueba la nómina

Recibe y traslada a la Dirección Financiera para el proceso de

pago

Archiva nómina con documentos de soporte

NO

SI

NO

SI

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PROCEDIMIENTOS DE NÓMINAS

CODIFICACIÓN: CONRED-RRHH PN-046 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 46 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES E INDEMNIZACIÓN No. De Paso UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Encargado(a) de Acciones de Personal Recibe constancia de solvencia (Hoja de Sellos) por parte del interesado

2 Encargado(a) de Acciones de Personal Verifica que todos los documentos estén completos en el expediente y traslada a la Dirección de Asesora Jurídica para la emisión de la resolución.

3 Director(a) de Asesoría Jurídica Analiza el expediente para determinar si procede el pago de indemnización.

4 Director(a) de Asesoría Jurídica Emite resolución y entrega conjuntamente con el expediente.

5 Encargado(a) de Acciones de Personal Traslada el expediente completo con resolución.

6 Encargado(a) de Nóminas Realiza cálculos matemáticos, emite nómina de pago y la traslada.

7 Subdirector (a) de Recursos Humanos

Revisa y confronta la nómina con la documentación de soporte, trasladando como corresponde

8 Director(a) de Recursos Humanos Revisa y aprueba la nómina.

9 Encargado(a) de Nóminas Traslada nómina a la Dirección Financiera para el pago correspondiente.

10 Encargado(a) de Nóminas Archiva nóminas con la documentación de soporte

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PROCEDIMIENTOS DE NÓMINAS

CODIFICACIÓN: CONRED-RRHH PN-047 Versión: 3A. Vigencia: 23/01/2015 Página 47 de 47

Manual Procedimientos 002-2015.doc

ADMINISTRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES E INDEMNIZACIÓN

DIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

ENCARGADO(A) DE NOMINAS

SUBDIRECTOR(A) DE RECURSOS HUMANOS

ENCARGADO(A) DE NÓMINAS

DIRECTOR(A) DE ASESORÍA JURIDICA

Man

ual P

roce

dim

ient

os 0

02-2

015

INICIO

Recibe constancia de solvencia (Hoja de Sellos) por parte del

interesado

Verifica que el expediente esté completo y traslada a la

Dirección de Asesoría Jurídica para emisión de resolución

FIN

Analiza expediente para determinar si procede pago de indemnización

Traslada expediente completo con resolución

Realiza cálculos matemáticos, emite nomina

de pago y la traslada.Revisa y aprueba la

nómina

Traslada nómina a la Dirección Financiera para el

pago correspondiente

Revisa y confronta la nómina con la

documentación de soporte, trasladando como corresponde

Archiva nómina con documentos de soporte

NO

SI

Emite resolución y entrega conjuntamente con el

expediente NO

SI

NO

SI

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